JP6190549B1 - 文書処理システム - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は，文書処理システムを提供することを目的とする。【解決手段】記入項目が定められている原文書に対して，ＯＣＲによるテキスト認識用の項目欄である認識用領域に関する情報の設定を受け付け，認識用領域を備えた原文書をひな形文書として出力するひな形文書処理部と，ひな形文書に記入がされた記入済文書を受け付けて，その記入済文書における認識用領域に対してテキスト認識処理を実行する記入済文書処理部と，認識用領域に関する情報に基づいて，記入済文書から認識用領域を表示しない状態の提出文書を生成し，出力をする提出文書処理部と，を備える文書処理システムである。【選択図】 図１

Description

本発明は，文書処理システムに関する。

各種文書の写しを保管する場合，従来は，その文書を複写機で複写するなどして，紙媒体で保管することが多かった。しかし文書の写しを紙媒体で保管することは保管スペースが必要となり，最近では，文書をスキャナなどで読み取り，電子化して保管することもある。

そのような場合，単に読み取っただけでは誰の文書か，あるいはどのような内容の文書であるかを特定できないため，特に企業などでは，その電子化した文書（以下，「電子化文書」という）が誰の文書であるか，あるいはどのような内容の文書であるかの情報と紐付けて管理することが多い。その場合，誰の文書であるか，どのような内容の文書であるかの情報を入力してそれによって紐付けを行うことが考えられる。しかし，文書が多い場合には紐付けの作業負担が重くなる。

そこで電子化文書についてＯＣＲ機能などを利用して，電子化文書に記載されている文字，特に個人を識別可能な氏名の項目欄をテキスト化して，氏名などの情報を自動的に電子化文書に紐付けて管理をすることが考えられる。

さらに，電子化文書について，機密情報（特定の担当者のみに取り扱わせることが望ましい秘密情報，たとえば暗証番号，パスワード，クレジットカード番号，個人番号（マイナンバー），その他の秘密情報）を入れ込み，その文書を出力したい場合もある。かかる場合にも，電子化文書についてＯＣＲ機能などを利用して，電子化文書に記載されている文字，特に個人を識別可能な氏名の項目欄に記入されている文字をテキスト化して，氏名などの情報を認識した上で，その氏名に紐付けられた機密情報を特定して，特定した機密情報を当該電子化した文書の所定欄に入れ込み，それを出力することが行われる（特許文献１乃至特許文献３）。

特許第５７８２２０３号 特許第５８２７４４０号 特許第５９４０２０３号

株式会社複合研ディーエル，"ＯＣＲの能力｜入力支援システム"，インターネット＜ＵＲＬ：https://www.fk-data.com/abilityofocr.html＞

しかし上述のいずれの場合においても，電子化文書に対してＯＣＲ機能を利用してテキスト化する場合，氏名の欄を自動認識しても，その精度が高いとはいえない場合が多い。たとえば非特許文献１に記載のように，日本語の手書き文字の認識率は９３％程度に過ぎない。そのため，自動認識したテキストについては，担当者によるチェックが必須である。これは，日本語がひらがな，漢字，カタカナを含んでおり，特に漢字は，外形が類似するものも多くあるためである。

一方，手書き数字や手書き英字の認識率は，日本語の手書き文字よりも高いことが知られている。たとえば非特許文献１では日本語の手書き文字の認識率が９３％であるのに対し，手書き数字の認識率は９９．５％と高い。

そこで，電子化文書に対してＯＣＲ機能を利用してテキスト化する場合，日本語の手書き文字ではなく，手書き数字などに対して認識を行うことで，個人との紐付けの精度を向上させることが考えられる。

しかし，記入項目があらかじめ定められている文書もある。そのような文書には，個人を特定する情報の項目欄が氏名以外には実質的に存在していないこともある。そうすると，当該文書をスキャナなどで読み取り電子化文書としても，個人を特定する情報として氏名の項目欄しかなく，認識精度を向上させることが困難である。

本発明者は上記課題に鑑み，本発明の文書処理システムを発明した。

第１の発明は，記入項目が定められている原文書に対して，ＯＣＲによるテキスト認識用の項目欄である認識用領域に関する情報の設定を受け付け，前記認識用領域を備えた原文書をひな形文書として出力するひな形文書処理部と，前記ひな形文書に記入がされた記入済文書を受け付けて，その記入済文書における認識用領域に対してテキスト認識処理を実行する記入済文書処理部と，前記認識用領域に関する情報に基づいて，前記記入済文書から前記認識用領域およびその記載事項を表示しない状態の提出文書を生成し，出力をする提出文書処理部と，を備える文書処理システムである。

本発明のように構成することで，原文書にテキスト認識率の高い項目欄が含まれていない場合であっても，当該文書を電子化した際に，原文書に追加して設定したテキスト認識用の項目欄をＯＣＲによってテキスト認識することができる。そして提出する際に必要な提出文書の出力時には，当該テキスト認識のために用いた項目欄は表示されていないので，そのまま提出文書として用いることができる。このような構成によって，文書とテキスト認識した情報とを紐付けることを可能とせしめる。

上述の発明において，前記記入済文書処理部は，さらに，前記テキスト認識処理で認識したテキストに基づいて，対応する関連情報を直接的または間接的に特定する，文書処理システムのように構成することができる。
また，上述の発明において，前記記入済文書処理部は，さらに，前記テキスト認識処理で認識したテキストに基づいて，対応する機密情報を直接的または間接的に特定する，文書処理システムのように構成することができる。

本発明のように構成することで，テキスト認識の結果に基づいて，関連情報，機密情報を特定することができる。

上述の発明において，前記記入済文書処理部は，前記特定した関連情報を前記記入済文書に対応付けて保存する，文書処理システムのように構成することができる。

本発明のように構成することで，関連情報を記入済文書に対応付けることができる。

上述の発明において，前記ひな形文書処理部は，さらに，前記機密情報を入れ込むための領域の情報の設定を受け付け，前記記入済文書処理部は，前記受け付けた記入済文書において前記機密情報を入れ込むための領域に，前記特定した機密情報を入れ込む，文書処理システムのように構成することができる。

本発明のように構成することで，テキスト認識した結果に基づいて特定した機密情報を，記入済文書の所定の領域に入れ込むことができる。

上述の発明において，前記ひな形文書処理部は，さらに，前記認識用領域を表示しない状態とする情報の設定を受け付け，前記提出文書処理部は，前記受け付けた前記認識用領域に関する情報と前記認識用領域を表示しない状態とする情報とに基づいて，前記認識用領域を表示しない状態とする情報で前記認識用領域の表示状態を変更することで，前記記入済文書から前記認識用領域およびその記載事項を表示しない状態の提出文書を生成する，文書処理システムのように構成することができる。

記入済文書に基づいて提出文書を生成する際には，本発明のような処理を適用することができる。

上述の発明において，前記ひな形文書処理部は，前記認識用領域として前記テキスト認識の認識率が高い情報の項目欄の設定を受け付ける，文書処理システムのように構成することができる。

上述の発明において，前記ひな形文書処理部は，前記認識用領域として，数字および／または英字による情報の項目欄の設定を受け付ける，文書処理システムのように構成することができる。

文書，とくに日本語による文書をテキスト認識するのはその精度が高いとはいえず，誤認識も発生する。そのため，認識用領域として認識率の高い情報，とくに数字，英字を記入する項目欄を設定することが好ましい。

第１の発明は，本発明のように構成することでも実現できる。すなわち，記入項目が定められている原文書に対する，ＯＣＲによるテキスト認識用の項目欄である認識用領域に関する情報と，前記原文書の書式を識別するための書式識別情報とを対応づけて記憶する書式定義記憶部と，前記書式定義記憶部に記憶する情報に基づいて，前記認識用領域が前記原文書に表示された状態のひな形文書を出力するひな形文書出力処理部と，前記ひな形文書の項目欄に記入がされた記入済文書を受け付ける記入済文書受付処理部と，前記記入済文書に対応する書式識別情報に基づいて，前記認識用領域を前記書式定義記憶部から特定して，前記特定した認識用領域に対してテキスト認識処理を実行するＯＣＲ処理部と，前記記入済文書の出力指示を受け付けると，前記認識用領域およびその記載事項を表示させない状態の提出文書を生成する提出文書生成処理部と，前記生成した提出文書を出力する提出文書出力処理部と，を備える文書処理システムのように構成することができる。

第１の発明は，本発明のプログラムをコンピュータに読み込ませることで実現できる。すなわち，コンピュータを，記入項目が定められている原文書に対して，ＯＣＲによるテキスト認識用の項目欄である認識用領域に関する情報の設定を受け付け，前記認識用領域を備えた原文書をひな形文書として出力するひな形文書処理部，前記ひな形文書に記入がされた記入済文書を受け付けて，その記入済文書における認識用領域に対してテキスト認識処理を実行する記入済文書処理部，前記認識用領域に関する情報に基づいて，前記記入済文書から前記認識用領域およびその記載事項を表示しない状態の提出文書を生成し，出力をする提出文書処理部，として機能させる文書処理プログラムである。

本発明の文書処理システムを用いることによって，記入項目があらかじめ定められている文書であって，文書にテキスト認識率の高い項目欄が含まれていない場合であっても，当該文書を電子化した際に，原文書に追加して設定したテキスト認識用の項目欄をＯＣＲによってテキスト認識することで必要な情報を読み取ることができる。これによって，文書と所定の情報，たとえば個人とを紐付けることを可能とせしめる。また，その文書を出力する場合には，不要である当該項目欄を削除した上で出力させるので，その文書をそのまま提出に用いることができる。

本発明の文書処理システムの全体の構成の一例を模式的に示す図である。 コンピュータのハードウェア構成の一例を模式的に示す図である。 本発明の文書処理システムの全体の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。 ひな形文書に関する処理の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。 記入済文書に関する処理の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。 提出文書に関する処理の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。 原文書の一例を模式的に示す図である。 ひな形文書の一例を模式的に示す図である。 書式定義記憶部の一例を模式的に示す図である。 記入済文書の一例を模式的に示す図である。 記入済文書記憶部の一例を模式的に示す図である。 関連情報として社員情報を記憶している場合の関連情報記憶部の一例を模式的に示す図である。 記入済文書の横に，テキスト認識の結果を表示させた画面の一例を模式的に示す図である。 提出文書の一例を模式的に示す図である。 実施例３における文書処理システムの全体の構成の一例を模式的に示す図である。 実施例３における書式定義記憶部の一例を模式的に示す図である。 実施例３における記入済文書に関する処理の処理プロセスの一例を示すフローチャートである。 給与所得の源泉徴収票が記入済文書として読み込まれた場合の一例を模式的に示す図である。 図１８の記入済文書である給与所得の源泉徴収票が提出文書処理部における処理の結果，提出文書として生成された場合の一例を模式的に示す図である。

本発明の文書処理システム１の全体の構成の一例を図１に示す。また，本発明の文書処理システム１を実現するコンピュータのハードウェア構成の一例を図２に示す。

コンピュータには，プログラムの演算処理を実行するＣＰＵなどの演算装置７０と，情報を記憶するＲＡＭやハードディスクなどの記憶装置７１と，演算装置７０の処理結果や記憶装置７１に記憶する情報をインターネットやＬＡＮなどのネットワークを介して送受信する通信装置７４とを有している。また，ディスプレイなどの表示装置７２と，キーボードやポインティングデバイス（マウスやテンキーなど）などの入力装置７３とを有していてもよい。

なお，各図面では，各コンピュータが一台のコンピュータで実現される場合を示したが，複数台のコンピュータにその機能が分散配置され，実現されても良い。また，本発明における各手段は，その機能が論理的に区別されているのみであって，物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。たとえば，文書処理システム１は，サーバやクラウドサーバなどで機能しており，文書処理システム１を操作する操作者のコンピュータからの操作で機能してもよい。

文書処理システム１は，ひな形文書処理部１０と記入済文書処理部２０と提出文書処理部３０とを有する。

ひな形文書処理部１０は，記入項目があらかじめ定められている文書（以下，「原文書」という）をスキャナなどで読み取って，後述する処理により生成したひな形の文書（以下，「ひな形文書」という）を生成する。ひな形文書処理部１０は，原文書受付処理部１１とひな形文書生成処理部１２と書式定義記憶部１３とひな形文書出力処理部１４とを有する。なお，原文書，ひな形文書には，紙媒体，電子媒体による文書の双方を含む。

記入済文書処理部２０は，ひな形文書の各項目欄に所定事項が記入された文書（以下，「記入済文書」という）をスキャナなどで読み取って電子化文書としてＯＣＲによるテキスト認識処理などを行う。記入済文書処理部２０は，記入済文書受付処理部２１と記入済文書記憶部２２とＯＣＲ処理部２３と特定処理部２４とを有する。なお，記入済文書には，紙媒体，電子媒体による文書の双方を含む。

提出文書処理部３０は，記入済文書のうち，提出文書として出力する際の処理を行う。提出文書とは，記入済文書のうち，認識用領域およびその記載事項が削除された文書である。提出文書処理部３０は，提出文書生成処理部３１と提出文書出力処理部３２とを有する。なお，提出文書には，紙媒体，電子媒体による文書の双方を含む。

原文書受付処理部１１は，記入項目があらかじめ定められている文書（原文書）を，スキャナや，ＭＦＰ（Multifunction Peripheral ：多機能周辺装置）のスキャナ機能などで読み取って電子化して入力を受け付ける。原文書を電子化した場合のファイル形式としてはＰＤＦのほか，画像形式など，任意のファイル形式が利用可能である。原文書受付処理部１１で受け付ける原文書の一例を図７に示す。

ひな形文書生成処理部１２は，原文書受付処理部１１で入力を受け付けた原文書に対して，その書式を識別するための書式識別情報を割り当てる。書式識別情報としては自動的に付加してもよいし，操作者からの入力を受け付けてもよい。さらに，その文書の名称（書式名）などをさらに対応づけることが好ましい。

またひな形文書生成処理部１２は，原文書の任意の箇所に，後述する記入済文書処理部２０のＯＣＲ処理部２３におけるテキスト認識処理で読み取る領域である認識用領域の設定を受け付ける。たとえば社員コードなど，ＯＣＲ処理部２３におけるテキスト認識処理で認識精度が高い，数字および／または英字による情報の記載が可能な項目欄を認識用領域として設定を受け付ける。設定された認識用領域は，原文書上に表示されるほか，認識用領域の座標情報も，後述の書式定義記憶部１３に記憶させる。

さらに，後述する提出文書処理部３０の提出文書生成処理部３１で認識用領域を表示しない処理を実行するため，原文書の余白部分を消去用領域として設定を受け付けてもよい。この場合，認識用領域を重畳可能な大きさ（認識用領域以上の大きさ）であることが好ましいが，それに限定されるものではない。なお，設定された消去用領域の座標情報も，後述の書式定義記憶部１３に記憶させる。なお，消去用領域とは，後述する提出文書を出力するため，認識用領域を消去するために認識用領域に重畳して表示させる領域である。

なお，操作者が認識用領域と消去用領域をともに設定するようにしてもよいし，操作者が認識用領域を設定すると，認識用領域の大きさに基づいて，それを消去可能な，認識用領域に重畳可能な大きさの消去用領域の枠が原文書上に表示され，操作者にその確定を受け付けるようにしてもよい。また，原文書において，情報（文字や枠線など）が存在しない領域を余白領域として識別し，消去用領域の枠をその領域に表示するようにしてもよい。また，複数の消去用領域の候補を表示させ，操作者による選択を受け付けてもよい。

ひな形文書生成処理部１２で生成した，原文書の書式識別情報，名称，認識用領域に関する情報，消去用領域に関する情報などは，後述の書式定義記憶部１３に記憶させる。認識用領域が設定された原文書をひな形文書という。図８にひな形文書の一例を模式的に示す。なお図８のひな形文書のうち，消去用領域は書式定義記憶部１３に消去用領域としてその領域の座標が記憶されているのみであり，ひな形文書において表示されなくてもよい。

書式定義記憶部１３は，ひな形文書，書式識別情報，名称，認識用領域に関する情報，消去用領域に関する情報などを対応付けて記憶している。書式定義記憶部１３の一例を図９に示す。認識用領域に関する情報としては認識用領域の表示位置を示す座標情報，認識用領域に記載される項目の情報を識別する認識用情報種別がある。また消去用領域に関する情報としては消去用領域の座標情報がある。

ひな形文書出力処理部１４は，操作者などの所定の者からの要求に応じて，ひな形文書の出力処理を実行する。ひな形文書出力処理部１４は，書式定義記憶部１３に記憶した情報に基づいて，出力の際に，認識用領域として設定された座標に，認識用領域を描画した上で出力をする。なお，出力時に認識用領域を描画するほか，あらかじめひな形文書上に認識用領域を描画しておき，それをそのまま出力してもよい。なお，ひな形文書出力処理部１４は，紙媒体でプリンタによって出力することが好ましいが，電子媒体のまま，記入を行う者がタブレットと電子ペンを利用するなどによって記入可能な形式で出力するようにしてもよい。

記入済文書受付処理部２１は，紙媒体や電子媒体のひな形文書の所定項目に所定事項が記入された文書（記入済文書）の入力を受け付ける。記入済文書が紙媒体の場合，原文書受付処理部１１と同様に，スキャナや，ＭＦＰ（Multifunction Peripheral ：多機能周辺装置）のスキャナ機能などで読み取って電子化して入力を受け付ける。電子化した場合のファイル形式としてはＰＤＦのほか，画像形式など，任意のファイル形式が利用可能である。なお，記入済文書では，ひな形文書における認識用領域の項目欄に，所定の情報が記入されている。記入済文書受付処理部２１で受け付ける記入済文書の一例を図１０に示す。なお，図１０では認識用領域に「１２３４」が「社員コード」として記入されている。なお，手書きであってもよいし，タイプで記入されていてもよい。

記入済文書受付処理部２１では，記入済文書の入力を受け付けるほか，操作者の操作により書式名の入力等を受け付けることで，書式定義記憶部１３を参照して，書式識別情報を特定する。また，入力を受け付けた記入済文書について，その文書を識別するための文書識別情報を割り当てる。文書識別情報は自動的に付加してもよいし，操作者からの入力を受け付けてもよい。入力を受け付けた記入済文書は，後述する記入済文書記憶部２２に記憶させる。

記入済文書記憶部２２は，記入済文書について，文書識別情報と，特定した書式識別情報，記入済文書の記憶領域へのパスなどの情報を対応付けて記憶している。図１１に記入済文書記憶部２２の一例を模式的に示す。

ＯＣＲ処理部２３は，記入済文書受付処理部２１で特定した書式識別情報に基づいて，書式定義記憶部１３を参照して認識用領域を特定する。たとえば書式識別情報が図１１のように，「１０５０２」の書式の文書を受け付けていた場合，書式定義記憶部１３から認識用領域として「（ｘ７，ｙ７）−（ｘ８，ｙ８）」を特定する。そして，ＯＣＲ処理部２３は，特定した領域に対して，テキスト認識処理を実行する。記入済文書が図１０の場合，テキスト「１２３４」を認識する。

特定処理部２４は，ＯＣＲ処理部２３で特定したテキストに基づいて，記入済文書に対応する関連情報を特定する。たとえばＯＣＲ処理部２３で社員コードをテキストとして認識した場合，その記入済文書に記載されている社員を，関連情報として特定する。この場合，特定処理部２４は，任意の関連情報を記憶する関連情報記憶部（図示せず）を参照することができる。たとえば，関連情報記憶部として，図１２に示すように社員情報を記憶している場合，それを参照することで，対応する社員を特定する。なお，ここで特定した関連情報をファイル名などとして用い，記入済文書に対応付けて記憶させてもよい。

なお，特定処理部２４は，特定した関連情報を表示して，必要に応じて，操作者から情報の入力を受け付けてもよい。たとえば，図１３に示すように，記入済文書の横に，テキストの認識結果を表示させる。この場合，少なくともＯＣＲ処理部２３で認識したテキストのみを表示させればよいが，さらに，特定処理部２４で特定した関連情報も抽出して表示させるとよい。これにより，操作者は認識したテキストの相違を判断するよりも容易に，誤認識であるかを把握することができ，修正するかの判断をより容易に行うことができる。

関連情報記憶部に記憶する関連情報としては，原文書に記入する項目欄に対応する情報であることが好ましいが，それに限定されるものではない。

提出文書生成処理部３１は，記入済文書記憶部２２に記憶する記入済文書について，操作者から出力することの入力を受け付けると，当該選択された記入済文書に対応する書式識別情報に基づいて，書式定義記憶部１３を参照して，認識用領域と消去用領域の各領域の情報を取得する。たとえば書式識別情報が「１０５０２」であった場合，認識用領域として「（ｘ７，ｙ７）−（ｘ８，ｙ８）」，消去用領域として「（ｘ５，ｙ５）−（ｘ６，ｙ６）」とを取得する。そして認識用領域と消去用領域の大きさを，たとえば座標情報から幅，高さを算出することで比較し，比較結果に基づいて，消去用領域を拡大または縮小あるいはそのままでデータを生成する。すなわち，認識用領域が重畳可能な大きさに消去用領域を拡大，縮小あるいはそのままとして生成する。そして，生成した消去用領域のデータを，認識用領域に重畳して出力することで，認識用領域が表示されない状態にして提出文書として生成する処理を実行する。

このような消去処理は，後述する提出文書出力処理部３２で出力する際に表示されない状態となればよく，たとえば認識用領域の位置に消去用領域のデータを埋め込んでもよいし，レイヤーを設けてこれを重ねることによって，消去用領域のデータを埋め込んだような外観となるようにしてもよいなど，いかなる方法であってもよい。記入済文書から認識用領域が消去された文書を「提出文書」とよぶ。

提出文書出力処理部３２は，提出文書生成処理部３１において，記入済文書から認識用領域が消去された提出文書の出力処理を実行する。なお，提出文書出力処理部３２は，紙媒体でプリンタによって出力することが好ましいが，電子媒体のまま，提出先の所定の形式で出力するようにしてもよい。この際に出力される提出文書の一例を図１４に示す。

つぎに本発明の文書処理システム１の処理プロセスの一例を図３乃至図６のフローチャートを用いて説明する。

まず企業などの文書処理システム１を利用する操作者は，自らが操作するコンピュータから文書処理システム１にアクセスし，ひな形文書に関する処理を実行させる（Ｓ１００）。まず，ひな形文書を生成するため，たとえば図７などの原文書をスキャナなどで読み取らせる。

スキャナは原文書を電子化し，それを原文書受付処理部１１で受け付ける（Ｓ１１０）。なお，原文書があらかじめ電子化されている場合には，その入力を原文書受付処理部１１で受け付ければよい。

原文書受付処理部１１で電子化した原文書を受け付け後，書式識別情報が割り当てられ，書式定義記憶部１３に記憶される。また，操作者は，原文書の任意の箇所に，認識用領域を設定する操作を行い，その操作入力をひな形文書生成処理部１２で受け付ける（Ｓ１２０）。受け付けた認識用領域に関する情報，たとえばその領域の座標情報，認識用領域に記入される情報の種別などの情報は，書式識別情報に対応付けて書式定義記憶部１３に記憶させる。

さらに，操作者は，原文書の余白部分に，消去用領域の設定をする操作を行い，その操作入力をひな形文書生成処理部１２で受け付ける。受け付けた消去用領域に関する情報，たとえばその領域の座標情報は，書式識別情報に対応付けて書式定義記憶部１３に記憶させる。

以上のようにして原文書に基づいてひな形文書を生成すると，ひな形文書生成処理部１２は，書式識別情報に対応付けてそれを記憶させる。

そして，ひな形文書への記入を行う記入者や，企業で所定の業務を行う担当者など，各種の操作者が操作するコンピュータからの要求に応じて，ひな形文書の出力を，ひな形文書出力処理部１４が行う（Ｓ１３０）。この際には，出力するひな形文書の書式定義記憶部１３に記憶する認識用領域に関する情報に基づいて，出力の際に，認識用領域として設定された座標に，認識用領域を描画した上で，プリンタなどで出力を行う。

以上のようにして出力した紙媒体または電子媒体のひな形文書（図８）に対して，記入者が各項目欄への記入を行う。そして，それを企業の所定の操作者などに提出後，文書処理システム１は，記入済文書に関する処理を実行する（Ｓ２００）。

まず，文書処理システム１の操作者は，図１０などの記入済文書をスキャナなどで読み取らせる。スキャナは記入済文書を電子化し，それを記入済文書受付処理部２１で受け付ける（Ｓ２１０）。なお，記入済文書があらかじめ電子化されている場合には，その入力を記入済文書受付処理部２１で受け付ければよい。受け付けた記入済文書は，文書識別情報が割り当てられて，記入済文書記憶部２２に記憶される。また，受け付けた記入済文書に対応付けて書式識別情報を特定し，対応付けて記入済文書記憶部２２に記憶される。

そしてＯＣＲ処理部２３は，記入済文書受付処理部２１で特定した書式識別情報に基づいて，書式定義記憶部１３を参照して認識用領域を特定し，テキスト認識処理を実行する（Ｓ２２０）。これによって，記入済文書が図１０の場合，テキスト「１２３４」を認識する。

ＯＣＲ処理部２３によってテキスト認識処理を実行後，特定処理部２４は，認識したテキストに基づいて，記入済文書に対応する関連情報，たとえば社員などを，所定の関連情報記憶部を参照することで特定する（Ｓ２３０）。

このようにして特定した情報に基づいて，記入済文書を対応付けて記入済文書記憶部２２に記憶させることで，記入済文書がどの社員のものであるかなどの紐付けが容易となる。

そして所定のタイミングで記入済文書について，官公庁などの提出先に提出するため，出力をする提出文書出力処理を実行する（Ｓ３００）。すなわち，記入済文書記憶部２２に記憶する記入済文書について，操作者から出力することの入力を受け付けると（Ｓ３１０），提出文書生成処理部３１は，当該選択された記入済文書に対応する書式識別情報に基づいて，書式定義記憶部１３を参照して，認識用領域と消去用領域の各領域の情報を取得する。

そして，認識用領域と消去用領域の大きさの比較結果に基づいて，消去用領域が認識用領域に重畳可能とするように，拡大したり，縮小したり，あるいはその大きさのまま，消去用領域のデータを生成し，消去用領域のデータを，認識用領域に重畳して出力することで消去処理を実行して提出文書を生成する（Ｓ３２０）。

そして提出文書出力処理部３２が，Ｓ３２０で生成した提出文書を紙媒体でプリンタなどから出力をする（Ｓ３３０）。これによって，図１４に示すように提出文書について，提出可能な紙媒体で出力される。また電子媒体のまま提出可能な場合には，電子化した提出文書をそのまま提出すればよい。

上述の実施例１では，認識用領域のほかに消去用領域を設定し，認識用領域の消去処理の際に消去用領域のデータで消去をする方法を示したが，消去用領域を設けなくてもよい。たとえば，書式定義記憶部１３に記憶する認識用領域の座標情報の範囲を，あらかじめ定められた色，たとえば白色で上書きするなどであってもよい。

またひな形文書に対して，直接，タブレットや電子ペンなどを用いて，記入が行われる場合には，ひな形文書生成処理部１２では，原文書受付処理部１１で受け付けた原文書にレイヤを設け，そのレイヤに認識用領域が描画されるようにしてもよい。

このようにレイヤに認識用領域が描画された場合，記入済文書受付処理部２１は，電子化されたまま記入済文書を受け付けることとなるので，認識用領域のレイヤは保持されたままとなる。そのため，提出文書生成処理部３１が認識用領域を消去する場合，認識用領域が描画されるレイヤを削除することで，消去用領域を設けずに認識用領域の消去処理が可能となる。

実施例１および実施例２の異なる実施態様として，記入済文書に機密情報を入れ込み，それが表示された提出文書を出力する場合を説明する。本実施例における文書処理システム１のシステム構成の一例を図１５に示す。

本実施例の文書処理システム１では，さらに機密情報記憶部２５を備える。

本実施例のひな形文書生成処理部１２では，認識用領域の設定の際などに，原文書に，後述する機密情報処理部において機密情報を入れ込む領域の領域情報の入力を受け付けて，書式識別情報に対応付けて書式定義記憶部１３に記憶させる。本実施例における書式定義記憶部１３の一例を図１６に示す。

本実施例の特定処理部２４では，ＯＣＲ処理部２３で認識したテキストに基づいて機密情報記憶部２５に記憶する，対応する機密情報を特定し，それを書式定義記憶部１３に記憶した，機密情報を入れ込む領域に，当該特定した機密情報を入れ込む処理を実行する。ここで機密情報を入れ込む処理を実行することで，記入済文書の機密情報を入れ込む領域に，特定した機密情報が項目欄の情報として記載されることとなる。

機密情報記憶部２５は，機密情報を記憶する。機密情報は，好ましくは認識用領域に記入される項目欄の情報に対応付けられていることがよいが，それに限定されない。たとえば機密情報が個人番号の場合，認識用領域に記入される社員コードの情報に対応付けられていることが好ましい。また，社員コードと直接対応していなくても，関連情報記憶部に記憶する関連情報と対応付けられていてもよい。たとえば機密情報記憶部２５では氏名と個人番号とが対応付けて記憶されており，関連情報記憶部で社員コードと氏名とが対応付けて記憶されている。この場合，特定処理部２４が，認識用領域に記入される社員コードの情報に基づいて関連情報記憶部を参照して氏名を特定し，特定した指名に基づいて機密情報記憶部２５を参照してその個人番号を特定する。

特定処理部２４は，認識用領域に記入される項目欄の情報に基づいて，直接的または間接的に，機密情報記憶部２５に記憶される機密情報を特定し，記入済文書の機密情報を入れ込む領域に，当該特定した機密情報を入れ込む処理を実行する。

つぎに本実施例における文書処理システム１の処理プロセスの一例を図３，図４，図６，図１７のフローチャートを用いて説明する。

まず企業などの文書処理システム１を利用する操作者は，自らが操作するコンピュータから文書処理システム１にアクセスし，ひな形生成処理を実行させる（Ｓ１００）。まず，ひな形文書を生成するため，たとえば図７などの原文書をスキャナなどで読み取らせる。

スキャナは原文書を電子化し，それを原文書受付処理部１１で受け付ける（Ｓ１１０）。なお，原文書があらかじめ電子化されている場合には，その入力を原文書受付処理部１１で受け付ければよい。

原文書受付処理部１１で原文書を受け付け後，書式識別情報が割り当てられ，書式定義記憶部１３に記憶される。また，操作者は，原文書の所定箇所に，認識用領域を設定する操作を行い，その操作入力をひな形文書生成処理部１２で受け付ける（Ｓ１２０）。受け付けた認識用領域に関する情報，たとえばその領域の座標情報，認識用領域に表示する項目欄やそこに表示する項目欄の名称などの情報は，書式識別情報に対応付けて書式定義記憶部１３に記憶させる。

さらに，操作者は，原文書の余白部分に，消去用領域の設定を行い，その操作入力をひな形文書生成処理部１２で受け付ける。受け付けた消去用領域に関する情報，たとえばその領域の座標情報は，書式識別情報に対応付けて書式定義記憶部１３に記憶させる。

加えて，操作者は，機密情報を入れ込む領域を設定する操作を行い，その操作入力をひな形文書生成処理部１２で受け付ける。受け付けた機密情報を入れ込む領域の座標情報は，書式識別情報に対応付けて書式定義記憶部１３に記憶させる。

以上のようにして原文書に基づいてひな形文書を生成すると，ひな形文書生成処理部１２は，書式識別情報に対応付けてそれを記憶させる。

そして，ひな形文書への記入を行う記入者や，企業で所定の業務を行う担当者など，各種の操作者からが操作するコンピュータからの要求に応じて，ひな形文書の出力を，ひな形文書出力処理部１４が行う（Ｓ１３０）。この際には，出力するひな形文書の書式定義記憶部１３に記憶する認識用領域に関する情報に基づいて，出力の際に，認識用領域として設定された座標に，認識用領域を描画した上で，プリンタなどで出力を行う。

以上のようにして出力した紙媒体または電子媒体のひな形文書（図８）に対して，記入者が各項目欄への記入を行う。そして，それを企業の所定の操作者などに提出後，文書処理システム１は，記入済文書読取処理を実行する（Ｓ２００）。

まず，文書処理システム１の操作者は，図１０などの記入済文書をスキャナなどで読み取らせる。スキャナは記入済文書を電子化し，それを記入済文書受付処理部２１で受け付ける（Ｓ２１０）。なお，記入済文書があらかじめ電子化されている場合には，その入力を記入済文書受付処理部２１で受け付ければよい。受け付けた記入済文書は，文書識別情報が割り当てられて，記入済文書記憶部２２に記憶される。また，受け付けた記入済文書に対応付けて書式識別情報を特定し，対応付けて記入済文書記憶部２２に記憶される。

そしてＯＣＲ処理部２３は，記入済文書受付処理部２１で特定した書式識別情報に基づいて，書式定義記憶部１３を参照して認識用領域を特定し，テキスト認識処理を実行する（Ｓ２２０）。これによって，記入済文書が図１０の場合，テキスト「１２３４」を認識する。

ＯＣＲ処理部２３によってテキスト認識処理を実行後，特定処理部２４は，認識したテキストに基づいて，機密情報記憶部２５を参照し，対応する機密情報を特定する（Ｓ２３０）。そして，特定処理部２４は，書式識別情報に基づいて書式定義記憶部１３を参照して機密情報を入れ込む領域を特定し，その領域に，特定した機密情報を入れ込む処理を実行する（Ｓ２４０）。

以上のような処理を実行することで，記入済文書に機密情報を入れ込むことが可能となる。

そして所定のタイミングで記入済文書について，官公庁などの提出先に提出するため，出力をする提出文書出力処理（Ｓ３００）を実行するが，以降の処理は実施例１と同様であるため説明を省略する。

上述の実施例１乃至実施例３において，ＯＣＲ処理部２３は，認識用領域のみについてテキスト認識処理を行うのではなく，さらに記入済文書の一以上の項目欄についてテキスト認識処理を行ってもよい。この場合，ひな形文書の一以上の項目欄に，テキスト認識の対象となる補助領域の設定がひな形文書において行われ，それが書式定義記憶部１３に記憶されている。そしてＯＣＲ処理部２３は記入済文書の書式識別情報に基づいて書式定義記憶部１３を参照する際に，認識用領域のみらならず，補助領域の座標情報を抽出し，それらに基づいてテキスト認識処理を行うように構成をしてもよい。

この場合，認識用領域でのテキスト認識の結果と，補助領域でのテキスト認識の結果に齟齬が生じる可能性がある。その場合，特定処理部２４は，認識用領域のテキスト認識の結果を優先的に利用してその処理を実行する。すなわち，認識用領域のテキスト認識の結果に基づいて，それと一致するまたは類似する関連情報，機密情報を関連情報記憶部，機密情報記憶部２５から特定し，その中から，さらに補助領域でのテキスト認識の結果に基づいて，一致するまたは類似する関連情報，機密情報を関連情報記憶部，機密情報記憶部２５から特定することで絞込の処理を行う。

補助領域は氏名の項目欄のほか生年月日の項目欄など，関連情報，機密情報を一意に特定可能な程度，一または複数設定されていてもよい。

図１８に，給与所得の源泉徴収票が記入済文書として読み込まれた場合の一例を模式的に示す。図１８では認識用領域として社員コードの項目欄が設けられており，補助領域として氏名の項目欄が設定されている。また機密情報を入れ込む領域として個人番号（マイナンバー）の項目欄が設定されている。また認識用領域と補助領域での認識の結果，補助領域による認識では氏名として「伊藤 英治」，「伊藤 英一」の２名が特定されており，社員コードとしては「０９０００３」が認識されている。

図１９に，図１８の記入済文書が提出文書処理部３０における処理の結果，提出文書として生成された場合の一例を模式的に示す。図１９では認識用領域が表示されておらず，また機密情報を入れ込む領域に個人番号が入れ込まれている。

このように，本実施例を用いることで，認識の精度を向上させることもできる。

本発明の文書処理システム１を用いることによって，記入項目があらかじめ定められている文書であって，文書にテキスト認識率の高い項目欄が含まれていない場合であっても，当該文書を電子化した際に，原文書に追加して設定したテキスト認識用の項目欄をＯＣＲによってテキスト認識することで必要な情報を読み取ることができる。これによって，文書と所定の情報，たとえば個人とを紐付けることを可能とせしめる。また，その文書を出力する場合には，不要である当該項目欄を削除した上で出力させるので，その文書をそのまま提出に用いることができる。

１：文書処理システム
１０：ひな形文書処理部
１１：原文書受付処理部
１２：ひな形文書生成処理部
１３：書式定義記憶部
１４：ひな形文書出力処理部
２０：記入済文書処理部
２１：記入済文書受付処理部
２２：記入済文書記憶部
２３：ＯＣＲ処理部
２４：特定処理部
２５：機密情報記憶部
３０：提出文書処理部
３１：提出文書生成処理部
３２：提出文書出力処理部
７０：演算装置
７１：記憶装置
７２：表示装置
７３：入力装置
７４：通信装置

Claims (10)

1. 記入項目が定められている原文書に対して，ＯＣＲによるテキスト認識用の項目欄である認識用領域に関する情報の設定を受け付け，前記認識用領域を備えた原文書をひな形文書として出力するひな形文書処理部と，
   前記ひな形文書に記入がされた記入済文書を受け付けて，その記入済文書における認識用領域に対してテキスト認識処理を実行する記入済文書処理部と，
   前記認識用領域に関する情報に基づいて，前記記入済文書から前記認識用領域およびその記載事項を表示しない状態の提出文書を生成し，出力をする提出文書処理部と，
   を備えることを特徴とする文書処理システム。
2. 前記記入済文書処理部は，さらに，
   前記テキスト認識処理で認識したテキストに基づいて，対応する関連情報を直接的または間接的に特定する，
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理システム。
3. 前記記入済文書処理部は，さらに，
   前記テキスト認識処理で認識したテキストに基づいて，対応する機密情報を直接的または間接的に特定する，
   ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書処理システム。
4. 前記記入済文書処理部は，
   前記特定した関連情報を前記記入済文書に対応付けて保存する，
   ことを特徴とする請求項２に記載の文書処理システム。
5. 前記ひな形文書処理部は，さらに，
   前記機密情報を入れ込むための領域の情報の設定を受け付け，
   前記記入済文書処理部は，
   前記受け付けた記入済文書において前記機密情報を入れ込むための領域に，前記特定した機密情報を入れ込む，
   ことを特徴とする請求項３に記載の文書処理システム。
6. 前記ひな形文書処理部は，さらに，
   前記認識用領域を表示しない状態とする情報の設定を受け付け，
   前記提出文書処理部は，
   前記受け付けた前記認識用領域に関する情報と前記認識用領域を表示しない状態とする情報とに基づいて，前記認識用領域を表示しない状態とする情報で前記認識用領域の表示状態を変更することで，前記記入済文書から前記認識用領域およびその記載事項を表示しない状態の提出文書を生成する，
   ことを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかに記載の文書処理システム。
7. 前記ひな形文書処理部は，
   前記認識用領域として前記テキスト認識の認識率が高い情報の項目欄の設定を受け付ける，
   ことを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかに記載の文書処理システム。
8. 前記ひな形文書処理部は，
   前記認識用領域として，数字および／または英字による情報の項目欄の設定を受け付ける，
   ことを特徴とする請求項１から請求項７のいずれかに記載の文書処理システム。
9. 記入項目が定められている原文書に対する，ＯＣＲによるテキスト認識用の項目欄である認識用領域に関する情報と，前記原文書の書式を識別するための書式識別情報とを対応づけて記憶する書式定義記憶部と，
   前記書式定義記憶部に記憶する情報に基づいて，前記認識用領域が前記原文書に表示された状態のひな形文書を出力するひな形文書出力処理部と，
   前記ひな形文書の項目欄に記入がされた記入済文書を受け付ける記入済文書受付処理部と，
   前記記入済文書に対応する書式識別情報に基づいて，前記認識用領域を前記書式定義記憶部から特定して，前記特定した認識用領域に対してテキスト認識処理を実行するＯＣＲ処理部と，
   前記記入済文書の出力指示を受け付けると，前記認識用領域およびその記載事項を表示させない状態の提出文書を生成する提出文書生成処理部と，
   前記生成した提出文書を出力する提出文書出力処理部と，
   を備えることを特徴とする文書処理システム。
10. コンピュータを，
    記入項目が定められている原文書に対して，ＯＣＲによるテキスト認識用の項目欄である認識用領域に関する情報の設定を受け付け，前記認識用領域を備えた原文書をひな形文書として出力するひな形文書処理部，
    前記ひな形文書に記入がされた記入済文書を受け付けて，その記入済文書における認識用領域に対してテキスト認識処理を実行する記入済文書処理部，
    前記認識用領域に関する情報に基づいて，前記記入済文書から前記認識用領域およびその記載事項を表示しない状態の提出文書を生成し，出力をする提出文書処理部，
    として機能させることを特徴とする文書処理プログラム。

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