JP2015210578A - 文書管理プログラム、文書管理方法及び文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】大量の文書を管理する場合や、類似するメモが記入された電子付箋が多い場合においても閲覧したい記載を効率的に検索することができる文書管理プログラム、文書管理方法及び文書管理システムを提供する。
【解決手段】電子文書に貼り付けられた電子付箋１４００、１４１０、１４２０を一覧表示する際に、電子文書中の電子付箋１４００、１４１０、１４２０に対応する箇所１４０１、１４１１、１４２１を併せて一覧表示する。この場合において、電子付箋に対応する箇所とは、電子付箋に重複する行１４０１や電子付箋に重複する行を含む段落１４１１、電子付箋から引き出された画像オブジェクト（例えば、矢印）が重複する行１４２１であって、ユーザーが指定したものをいう。
【選択図】図１４

Description

本発明は、文書管理プログラム、文書管理方法及び文書管理システムに関し、特に、電子付箋を利用して文書検索を行う技術に関する。

いわゆる裁判の一件記録には、訴状や弁論用紙、準備書面、答弁書、証拠説明書など多数の文書が含まれている。また、これらの文書は１つの裁判に関係する文書であるから類似の記載も多数存在する。従来、弁護士はこれらの文書を精読し、必要な個所には付箋を貼って後の参照の用に供している。このような一件記録についても文書の電子管理が求められており、特に、付箋情報の管理が実用上、重要になる。

このような電子管理に利用できる技術として、従来、電子文書に電子付箋を付与した文書の整理や検索が知られている。また、電子付箋を一覧表示したり、電子付箋に記入されたメモに指定された語が含まれているか否かによって、電子付箋を特定したりする技術もある。更に、電子付箋の一覧において電子付箋を指定すると、当該電子付箋のリンク情報を利用して、電子文書中の当該電子付箋が張り付けられたページを表示する技術もある。

特開２００８−０９７０７４号公報 特開２００４−０１３４１６号公報

しかしながら、電子付箋には簡単なメモしか記入されないことが多いので、大量の文書を管理する場合や類似するメモが多い場合には、検索結果として多数の電子付箋が表示される等して、閲覧したい記載を見つけるのが難しくなるおそれがある。
本発明は、上述のような問題に鑑みて為されたものであって、大量の文書を管理する場合や、類似するメモが記入された電子付箋が多い場合においても閲覧したい記載を効率的に検索することができる文書管理プログラム、文書管理方法及び文書管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明に係る文書管理プログラムは、電子付箋を貼り付けられた電子文書の管理処理をコンピューターに実行させる文書管理プログラムであって、電子付箋と、電子付箋を貼り付けられた電子文書の一部を対応付けて記憶する記憶ステップと、電子付箋を一覧表示する表示ステップと、を含み、前記表示ステップは、前記電子付箋に併せて、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部を表示することを特徴とする。

このようにすれば、電子付箋を一覧表示する際に、電子付箋そのものだけでなく、電子文書中の関連する部分を併せて一覧表示するので、電子文書中のユーザー所望の箇所を迅速に発見することができる。
この場合において、電子文書上における電子付箋の表示範囲または移動範囲に重複する１以上の行を、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第１の範囲指定ステップを含むのが望ましい。

また、電子文書上における電子付箋の表示範囲または移動範囲に重複する１以上の行の先頭行から所定数の行と、当該先頭行から当該先頭行を含む段落の末尾までと、の少なくとも一方を、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第２の範囲指定ステップを含むとしても良く、更に、前記第２の範囲指定ステップは、前記所定数をユーザーから受け付けても良い。

また、電子付箋上に表示された所定のリンクポイントに重複する行から所定数の行と、当該重複行から当該重複行を含む段落の末尾までと、の少なくとも一方を、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第３の範囲指定ステップを含んでも良い。この場合において、前記リンクポイントが電子付箋上に複数表示されており、前記第３の範囲指定ステップは、ユーザーが指定したリンクポイントに重複する行を前記重複行としても良い。

また、前記リンクポイントの表示の要否の指定をユーザーから受け付けるリンクポイント表示ステップを含めば更に好適である。
また、電子付箋に記入された語をキーワードとして、当該キーワードを含む文又は段落を、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第４の範囲指定ステップを含んでも良いし、電子付箋に記入された複数の語をキーワードとして、当該キーワードの何れかが最初に現れる文から最後に現れる文までを、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第５の範囲指定ステップを含んでも良い。

また、電子文書上における電子付箋の表示範囲または移動範囲に重複する図、図とその説明文、線図で囲繞されたカラム及び見出し文の少なくとも１つを、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第６の範囲指定ステップを含んでも良い。このようにすれば、文書管理プログラムのユーザーが、閲覧を希望するページに到達するのを更に容易にすることができる。

そして、前記第１から第６の範囲指定ステップのうちの２以上から、何れによって範囲指定を行うかをユーザーに選択させる選択受付ステップを含めば、更に好適である。
また、前記第１から第６の範囲指定ステップのうち少なくとも１つは、指定範囲を示す範囲指定アイコンを併せて表示しても良い。そして、ユーザーに前記範囲指定アイコンの大きさを変更させることによって、前記指定範囲を変更させる範囲変更ステップを含めば、ユーザーによる範囲指定を更に柔軟かつ容易にすることができる。

また、電子文書が画像文書である場合に、少なくとも指定範囲内の行を識別する行識別ステップを含めば、画像文書に対しても本発明を適用することができる。
また、本発明に係る文書管理プログラムは、前記表示ステップが、電子付箋が有する情報をソートキーとして、一覧表示する電子付箋の順序をソートすることを特徴とする。この場合において、前記表示ステップは、電子付箋の記入者の識別情報、記入日時、電子付箋の重要性を示す情報及び電子付箋の種類の少なくとも一つを当該電子付箋に併せて表示するのが望ましい。

また、前記表示ステップがソートキーとする情報は、電子付箋の記入者の識別情報、記入日時、電子付箋の重要性を示す情報及び電子付箋の種類の少なくとも一つを含むのが好適である。
また、本発明に係る文書管理プログラムは、前記表示ステップによる表示に先立って、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部がテキストである場合に、当該テキストの先頭から最初の句点までを削除する第１の削除ステップを含むことを特徴とする。

また、前記表示ステップによる表示に先立って、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部がテキストである場合に、当該テキストの先頭にある接続詞を削除する第２の削除ステップを含むことを特徴とする。
更に、前記表示ステップによる表示に先立って、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部がテキストである場合に、当該テキストの最後の句点より後を削除する第３の削除ステップを含むことを特徴とする。このようにすれば、テキストから不要な部分を削除して見易くすることができる。

なお、前記電子付箋の表示範囲は、電子文書の書字方向の直交方向についてサイズ変更可能であるとしても良い。
また、本発明に係る文書管理方法は、電子付箋を貼り付けられた電子文書の管理する文書管理方法であって、電子付箋と、電子付箋を貼り付けられた電子文書の一部を対応付けて記憶する記憶ステップと、電子付箋を一覧表示する表示ステップと、を含み、前記表示ステップは、前記電子付箋に併せて、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部を表示することを特徴とする。このようにすれば、本発明に係る文書管理プログラムと同様の効果を得ることができる。

また、本発明に係る文書管理システムは、本発明に係る文書管理プログラムを実行する文書管理装置と、前記文書管理装置に相互通信可能に接続され、原稿から画像文書を生成する機能、画像文書から文字認識によりテキスト文書を生成する機能、及び印刷機能を有する画像形成装置と、を備え、前記文書管理装置は、画像形成装置が生成した画像文書に貼り付けられた電子付箋の一覧表示データを生成し、前記画像形成装置は、前記文書管理装置が生成した一覧表示データを印刷することを特徴する。

文書管理装置の主要な構成を示す図である。 電子付箋に対応するテキストを切り出す処理を示すフローチャートである。 電子付箋を例示する図である。 Ｙ座標と行番号の対応関係を説明する図である。 テキストの切り出し範囲を例示する図であって、（ａ）は書字方向が横書きのテキストを例示し（ｂ）は縦書きのテキストを例示する。 電子付箋のサイズ変更の前後における画面表示を例示する図であって、（ａ）は変更前、（ｂ）は変更後を示している。 電子付箋の移動範囲に対応するテキストを切り出す処理を示すフローチャートである。 電子付箋の移動範囲をテキストの切り出し範囲とする操作を例示する図である。 本体部分に他のオブジェクトを付加した電子付箋を例示する図であり、（ａ）には矢印、（ｂ）には引き出し線、また（ｃ）には吹き出しが例示されている。 サーチャブルＰＤＦのレイヤー構造を説明する図である。 キーワードが１つの場合のキーワード検索によるテキストの切り出し範囲を説明する表である。 キーワードが２つの場合のキーワード検索によるテキストの切り出し範囲を説明する表である。 切り出されたテキストを例示する表である。 電子付箋の一覧表示を例示する図である。 電子付箋の一覧表示の別の例を示す図である。 電子付箋を一覧表示する処理を示すフローチャートである。 電子付箋情報の内訳を例示する図である。 テキストの不要部分を削除する処理を示すフローチャートである。 電子付箋を例示する図である。 電子付箋を例示する図である。 本発明の変形例に係る文書管理システムのシステム構成を例示する図である。

以下、本発明に係る文書管理プログラム、文書管理方法及び文書管理システムの実施の形態について、文書管理装置を例にとり、図面を参照しながら説明する。
［１］第１の実施の形態
本発明の第１の実施の形態について説明する。
（１−１）文書管理装置の構成
まず、本実施の形態に係る文書管理装置の構成について説明する。

本実施の形態に係る文書管理装置は、ユーザーが持ち運びできる可搬型の情報処理端末（いわゆるタブレット端末）であって、電子文書管理用のアプリケーションプログラム（以下、「文書管理アプリ」という。）がインストールされている。文書管理装置は、文書管理アプリを実行することにより、電子文書を閲覧したり、電子文書に電子付箋を貼り付けたりすることができる。

図１に示されるように、文書管理装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１、メモリ１０２、タッチパネル１０３、タッチパネルコントローラー１０４、スピーカー１０５、マイク１０６、通信用ＬＳＩ（Large Scale Integration）１０７、アンテナ１０８及びカメラ１０９から構成される。
メモリ１０２は、不揮発性のメモリと作業用のメモリとから構成される。不揮発性のメモリには、文書管理アプリと多数の電子文書ファイルとが記憶されている。これらの他、文書管理装置１を制御するための各種のコンピュータープログラムや、設定情報などもメモリ１０２に記憶されている。

電子文書ファイルは、例えば、ＰＤＦ（Portable Document Format）データであって、本文データと付加データとから構成される。付加データは、ユーザーがタッチパネル操作により文書管理アプリを利用して本文データに付加される電子付箋データである。
タッチパネル１０３は、入力デバイスであるタッチパッド１３１と、表示デバイスである液晶ディスプレイ（LCD：Liquid Crystal Display）１３２とを含む。

タッチパッド１３１は、静電容量方式や、電磁誘導方式、抵抗膜方式等の入力方式を用いたタッチセンサを含み、ＬＣＤ１３２に重畳して設けられている。タッチパッド１３１は、透明部材で構成され、ＬＣＤ１３２に表示された画像が見えるように構成されている。ＬＣＤ１３２の背後には、光源であるＬＥＤ（Light Emitting Diode）が位置し、ＬＣＤ１３２のバックライトとして機能する。

タッチパネル１０３は、タッチパネルコントローラー１０４と接続されている。タッチパネルコントローラー１０４は、タッチパッド１３１へのユーザーの指やスタイラスペン１２０等の接触を検出し、検出している間、単位時間（例えば、２０ミリ秒）毎に、その接触位置の座標値（ｘ，ｙ）をＣＰＵ１０１に出力する。
スピーカー１０５は音声を出力し、マイク１０６は音声を集音する。

通信用ＬＳＩ１０７は、アンテナ１０８とＣＰＵ１０１とに接続され、ＣＰＵ１０１により制御される。通信用ＬＳＩ１０７は、アンテナ１０８を介して、インターネット等の通信網に接続する。そして、パーソナルコンピューター、タブレット端末、スマートフォン、携帯電話機、ウェブサーバ等の他のコンピューターとの間で、画像データ、文字データ、音声データ等を送受信する。

カメラ１０９は、ＣＭＯＳ（Complementary Metal Oxide Semiconductor）イメージセンサとレンズとを含み、レンズから入射した光をＣＭＯＳイメージセンサで検出して画像データを生成する。
ＣＰＵ１０１は、メモリ１０２、タッチパネルコントローラー１０４、スピーカー１０５、マイク１０６、通信用ＬＳＩ１０７及びカメラ１０９と接続されている。ＣＰＵ１０１は、メモリ１０２に記憶されているコンピュータープログラムを実行することにより、各種の機能を実現する。

（１−２）文書管理アプリの動作
次に、ＣＰＵ１０１が文書管理アプリを実行することにより提供される文書管理機能について説明する。
（１−２−１）電子付箋の一覧情報の生成機能（その１）
まず、電子付箋の一覧情報を生成する機能について説明する。

本実施の形態においては、ユーザーがタッチパネル操作によって電子付箋を張り付ける際に、当該電子付箋の一覧情報を生成することによって、後の一覧の用に供する。この一覧情報には、テキスト内の電子付箋が貼り付けられた位置に対応する部分のテキストもまた含まれる。
図２は、電子付箋に対応するテキストを切り出す処理を示すフローチャートである。図２に示されるように、ユーザーが電子付箋を貼り付けたら（Ｓ２０１：ＹＥＳ）、電子付箋の開始端のＹ座標ｙ１を取得する（Ｓ２０２）。

図３は、電子付箋を例示する図である。図３に示されるように、文書管理アプリのユーザーは、電子文書３００に対して電子付箋３０１を貼り付けることができる。電子文書３００として表示されたテキストの行方向をＸ方向とし、Ｘ方向に直交する方向をＹ方向とする。また、Ｙ座標値は、テキストの当該ページの始めの行から終わりの行に向かって増大する。

電子付箋３０１は長方形状をしており、２辺はＸ方向に平行に、他の２辺はＹ方向に平行になっている。電子付箋３０１中の最も小さいＹ座標を開始端のＹ座標ｙ１といい、逆に最も大きいＹ座標を終了端のＹ座標ｙ２という。テキストの書字方向が横書きである場合には、開始端は上端であり、終了端は下端である（図３（ａ））。また、テキストの書字方向が縦書きである場合には、開始は右端であり、終了端は左端である（図３（ｂ））。

また、テキストと電子付箋とでフォント種別やフォントサイズが異なっていても良く、電子付箋のフォント種別やフォントサイズはユーザーに指定させても良い。また、電子付箋の長方形領域のサイズについてもユーザーに指定させても良いし、電子付箋内に記入されたメモのフォントサイズや文字数に応じて電子付箋３０１のサイズを決定しても良い。
次に、電子付箋の上端のＹ座標ｙ１がテキストの何行目に位置するかを算出する（Ｓ２０３）。テキストの各行はＹ方向に概ね等間隔に並んでいるので、例えば、Ｙ座標が１００から１０９は１行目、１１０から１１９は２行目等のようにＹ座標と行番号との間に対応関係が存在する（図４）。この対応関係から座標ｙ１が位置する行番号Ｌ１を得ることができる。例えば、座標ｙ１が１０５であって、１行目のＹ座標が１００から１０９である場合には、行番号Ｌ１が１となる。

同様に、電子付箋の下端のＹ座標ｙ２を取得して（Ｓ２０４）、Ｙ座標ｙ２が位置する行の行番号Ｌ２を算出する（Ｓ２０５）。以下、電子付箋の上端のＹ座標ｙ１が位置する行を「開始行」といい、下端のＹ座標ｙ２が位置する行を「終了行」という。
次に、電子付箋の一覧に加えるべきテキストの範囲を表す切り出し座標を算出する（Ｓ２０６）。切り出し座標とは、ステップＳ２０２からＳ２０５までで算出した開始行Ｌ１の行頭の始点座標（Ｘ１、ｙｕ）、終了行Ｌ２の行末の終点座標（Ｘ２、ｙｖ）である（図５）。

なお、始点のＸ座標Ｘ１は、全行についても共通する行頭のＸ座標であり、終点のＸ座標Ｘ２は行末のＸ座標である。また、例えば、開始行Ｌ１のＹ座標が１００から１０９の場合には、始点のＹ座標ｙｕは１００となり、終了行Ｌ２のＹ座標が１２０から１２９に場合には、終点のＹ座標ｙｖは１２９となる。
その後、算出した切り出し座標で指定された範囲内のテキストを切り出して（Ｓ２０７）、当該電子付箋の一覧情報としてメモリ１０２に記憶する（Ｓ２０８）。記憶される一覧情報は、切り出されたテキストの他、電子付箋の貼り付け位置（リンクポイントの座標）とサイズ（縦横の幅）、電子付箋に記入されたメモとそのフォント種別、フォントサイズ等である。

なお、電子付箋の貼り付け位置は、横書きテキストの場合には長方形領域の左上の頂点の座標によって指定され、縦書きテキストの場合には長方形領域の右上の頂点の座標によって指定される。
また、電子付箋のサイズは、タッチパネル操作によってユーザーが指定することができても良い。この場合においては、まず、デフォルトサイズの電子付箋が表示された後、ユーザーに電子付箋のサイズを変更させる。電子付箋の貼り付け完了を以てサイズ変更も完了されたものとして、上記の処理が実行される。

図６は、電子付箋のサイズ変更の前後における画面表示を例示する図であって、（ａ）は変更前、（ｂ）は変更後を示している。図６においては、テキストが表示画面（液晶パネル１３２）の中央に表示されており、テキストの左右の網掛け部分（文書枠の外側）は余白になっている。電子付箋は文書枠の外側にはみ出して表示しても良い。
図６（ｂ）においては、図６（ａ）よりも電子付箋の高さ（Ｙ方向の大きさ）が拡大されており、表示されるメモの文字数も増えている。電子付箋の高さは拡大しても良いだけでなく、縮小しても良い。電子付箋が縮小された結果、メモの文字数が電子付箋に表示可能な文字数を超える場合には、メモの一部のみが表示される。

電子付箋の貼り付けは、例えば、電子付箋に対するユーザー操作が所定時間以上なされない場合や、電子付箋以外の部分に対してタッチパネル操作がなされた場合に完了したものと判定することができる。
（１−２−２）電子付箋の一覧情報の生成機能（その２）
電子付箋の一覧情報に含めたいテキストが多い場合には、ユーザーに次のように範囲指定させても良い。

図７は、電子付箋の移動範囲に対応するテキストを切り出す処理を示すフローチャートである。なお、図７において、図２に対応するステップには同じ符号が付与されている。以下、図２との差異点に着目して説明する。
図７と図２の差異は、ステップＳ２０５の後、ステップＳ２０６の前に追加されたステップＳ７０１からステップＳ７０８までの処理にある。これらのステップにおいては、電子付箋の貼り付けが完了するまでに、電子付箋がＹ方向に移動した範囲全体がテキストの切り出し範囲とされる。

すなわち、電子付箋の貼り付けが完了しておらず（Ｓ７０１：ＮＯ）、電子付箋が移動された場合には（Ｓ７０２：ＹＥＳ）、まず、電子付箋の開始端のＹ座標ｙ１´を取得する（Ｓ７０３）。取得したＹ座標ｙ１´が元のＹ座標ｙ１よりも小さい場合には（Ｓ７０４：ＹＥＳ）、テキストの切り出し範囲が開始端側に拡張されたと判断して、取得したＹ座標ｙ１´を新たにテキストの切り出し範囲の開始端のＹ座標ｙ１とする（Ｓ７０５）。

取得したＹ座標ｙ１´がＹ座標ｙ１以上である場合や（Ｓ７０４：ＮＯ）、ステップＳ７０５の処理の後、今度は、電子付箋の終了端のＹ座標ｙ２´を取得する（Ｓ７０６）。取得したＹ座標ｙ２´が元のＹ座標ｙ２よりも大きい場合には（Ｓ７０７：ＹＥＳ）、テキストの切り出し範囲が終了端側に拡張されたと判断して、取得したＹ座標ｙ２´を新たにテキストの切り出し範囲の終了端のＹ座標ｙ２とする（Ｓ７０８）。

取得したＹ座標ｙ２´がＹ座標ｙ２以下である場合や（Ｓ７０７：ＮＯ）、ステップＳ７０８の処理の後、ステップＳ７０１に進んで上記の処理を繰り返す。また、電子付箋の貼り付けが完了したらステップＳ２０６に進む。
図８は、電子付箋の移動範囲をテキストの切り出し範囲とする操作を例示する図である。図８において電子付箋は矢印７００に沿って初期位置７０１から最終位置７０４まで順に移動する。まず、初期位置において、開始端のＹ座標ｙ１と終了端のＹ座標ｙ２とが取得される。次に、位置７０２においては、電子付箋の上端のＹ座標ｙ１´は座標値ｙ１よりも大きいので採用されないが、下端（終了端１）のＹ座標ｙ２´は座標値ｙ２よりも大きいので新たな終了端の座標値として採用される。

次に、位置７０３においては、上端のＹ座標ｙ１´は開始端のＹ座標ｙ１よりも大きく、下端のＹ座標ｙ２´は終了端１のＹ座標ｙ２よりも小さいので、何れも採用されない。同様にして、最終位置７０４においては、上端のＹ座標ｙ１´は採用されないが、下端（終了端２）のＹ座標ｙ２´は、終了端の座標値ｙ２として採用される。
このようにして、得られた開始端のＹ座標ｙ１と終了端のＹ座標ｙ２とからテキストの切り出し範囲が指定される。

このようにすれば、電子付箋のサイズよりも広い範囲をテキストの切り出し範囲としてユーザーに指定させることができる。
（１−２−３）電子付箋の一覧情報の生成機能（その３）
電子付箋が長方形状の本体部分だけからなる場合を例にとったが、当該本体部分に対して他のオブジェクト、例えば、矢印や引き出し線、吹き出し等のオブジェクトを付加しても良い。このような場合には、上記と同様に長方形状の本体部分だけからテキストの切り出し範囲を指定しても良いし、付加したオブジェクト部分も含めてテキストの切り出し範囲を指定しても良い。

図９は、本体部分に他のオブジェクトを付加した電子付箋を例示する図であり、（ａ）には矢印、（ｂ）には引き出し線、また（ｃ）には吹き出しが例示されている。付加したオブジェクト部分も含めてテキストの切り出し範囲を指定する場合には、図９に示されるように、付加したオブジェクト部分も含めて電子付箋の開始端や終了端が特定される。
更に、テキストの切り出し範囲の指定は、上記の他に、行数や段落を指定することによって行っても良い。例えば、横書きテキストの場合には、電子付箋の長方形領域の左上の頂点をリンクポイントとして、リンクポイントのＹ座標ｙ１を含む段落の先頭行から終了行までをテキストの切り出し範囲とすれば良い。なお、先頭行と最終行とは何れも改行の有無を以て判断される。
（１−２−４）電子付箋の一覧情報の生成機能（その４）
電子文書の中にはサーチャブルＰＤＦのように、テキストデータについてキーワード検索が可能なものもある。例えば、サーチャブルＰＤＦにおいては、図１０に示されるように、文書画像上に透明テキストが重畳して表示され、更に、透明テキストの上に電子付箋が表示される。

なお、図１０においては、説明の便宜上、透明テキスト中の文字を黒色で描いているが、実際には文字通り透明に表示され、ユーザーは見ることができない。文書画像がビットマップデータ等の画像データであるのに対して、透明テキストはテキストデータであるのでキーワード検索を行うことができる。
このように、電子文書がテキストデータについてキーワード検索可能である場合には、電子付箋に記入されたメモを利用して、次のようにテキストの切り出し範囲を指定しても良い。

例えば、電子付箋に記入されたメモをキーワードとして、当該キーワードをテキストの先頭から順に検索する。そして、検索の結果、見つかったキーワードを含む文や段落をテキストの切り出し範囲としても良い。一方、キーワードが発見されなかった場合には、テキストの切り出しは行わない（図１１）。
また、キーワードが複数発見された場合には、テキストの先頭に最も近い箇所で発見されたキーワードから、テキストの末尾に最も近い箇所で発見されたキーワードまでを行単位や段落単位で切り出しても良い。

更に、電子付箋に記入されたメモがブランクや改行、コロン、セミコロン、句読点などのデリミターで区切られている場合には、当該デリミターで区切られた複数のキーワードが指定されているとして処理しても良い。
例えば、電子付箋に記入されたメモによってキーワード１、２が指定されている場合に、まず、テキストの先頭からキーワード１を検索して、最初に発見された行を特定する。次に、テキストの先頭からキーワード２を検索して、最後に発見された行を特定する。なお、テキストの末尾からキーワード２を検索して、最初に発見された行を特定しても良い。

そして、図１２に示されるように、キーワード１、２が共に発見された場合には、キーワード１からキーワード２までをテキストの切り出し範囲とする。また、キーワード１のみが発見された場合には、キーワード１からテキストの最終行までを、キーワード２のみが発見された場合には、テキストの先頭行からキーワード２までをテキストの切り出し範囲とする。更に、キーワード１、２が何れも発見されなかった場合には、テキスト全体を切り出し範囲としても良い。

また、次のようにしても良い。例えば、複数のキーワードをそれぞれテキストの先頭から順に検索して、テキストの先頭に最も近い箇所で発見されたキーワードから、テキストの末尾に最も近い箇所で発見されたキーワードまでを行単位や段落単位で切り出しても良い。
図１３は、切り出されたテキストを例示する表である。図１３に例示されるように、第１、２番目の電子付箋では、電子付箋の貼り付け位置からテキストの切り出し範囲が指定されているのに対して、第３番目においては、電子付箋に記入されたメモを利用したキーワード検索によってテキストが切り出されている。具体的には、キーワード１「意味する用語」を含む最初の行Ｌ１が特定され、キーワード２「知的所有権」を含む最後の行Ｌ２が特定され、行Ｌ１から行Ｌ２までのテキストが切り出されている。

（１−２−５）電子付箋の一覧表示
次に、文書管理アプリよる電子付箋を一覧表示する機能について説明する。
上述のようにして生成された電子付箋の一覧情報を参照して、文書管理アプリは、電子付箋を一覧表示する。
図１４は、電子付箋の一覧表示を例示する図である。図１４に示されるように、文書管理装置１の液晶ディスプレイ１３２には、電子付箋１４０１、１４１１及び１４２１がそれぞれ電子文書から切り出されたテキスト１４００、１４１０及び１４２０に重ねて一覧表示されている。

このように一覧表示すれば、電子付箋に記入されたメモだけでなく、当該電子付箋に対応してテキストも併せて画像表示されるので、電子文書中でユーザーが閲覧を希望している箇所を従来よりも早く特定することができる。また、元の電子文書がそのままの形で表示され、従って、閲覧希望箇所がそのまま表示されるので、一覧表示された電子付箋に記入されたメモが電子文書の閲覧したい箇所に対応付けられているか否かが判断し易い。

図１５は、電子付箋の一覧表示の別の例を示す図である。図１５においては、電子付箋や切り出されたテキストそのものが一覧表示されるのではなく、何れもテキストデータとして一覧表示される。すなわち、右欄には電子付箋１４０１、１４１１及び１４２１に記入されたメモがテキスト表示され、左欄には切り出されたテキストがテキスト表示される。

このようにすれば、画像表示する場合よりも電子付箋ごとの表示面積を小さくすることができるので、画像表示する場合よりも多くの電子付箋を一画面に表示することができる。このため、電子付箋が多数に上る場合には、所望の電子付箋を探して画面のスクロールを繰り返す回数を減らすことができるので、ユーザーの利便性を高めることができる。
図１６は、電子付箋を一覧表示する処理を示すフローチャートである。図１６に示されるように、文書管理アプリは、まずメモリ１０２に記憶されている電子付箋情報を参照する（Ｓ１６０１）。この電子付箋情報は、例えば、図１７に示されるような情報が電子付箋ごとに含まれている。

次に、文書管理アプリは、電子付箋情報に従い、欄を設けて、電子付箋を表示する（Ｓ１６０２）。更に、電子付箋情報に従って、当該電子付箋に対応するテキストが表示される（Ｓ１６０３）。
図１４の場合には電子付箋そのものと切り出されたテキストとが欄内に画像表示され、図１５の場合には電子付箋に記入されたメモと切り出されたテキストとが欄内にテキスト表示される。

（１−２−６）一覧表示のソート処理
複数の電子付箋情報を一覧表示する場合には、電子付箋情報を一覧表示する順序も重要である。
図１７は、電子付箋情報としてメモリ１０２に記憶される情報を表にまとめたものである。図１７に示されるように、電子付箋情報として、電子付箋の作成日時、更新日時、作成者の識別情報、電子付箋が貼り付けられた電子文書に関する情報、電子付箋が貼り付けられた座標、テキストの切り出し範囲の指定方法、重要度、背景色、文字色、枠色、意味、メモデータ及びテキストデータが記憶される。なお、テキストデータは、図１０に例示したように、文書画像とテキストとの両方を含んでいる。

これらの情報のうちメモデータとテキストデータとを一覧表示する場合を図１４、１５において例示したが、文書管理アプリは電子付箋を一覧表示する際に、電子付箋情報に含まれる他の情報も併せて一覧表示しても良い。
また、電子付箋を一覧表示する際には、電子付箋の作成者ＩＤや作成日時、更新日時、重要度、切り出し方法などの何れかを参照してソートしても良い。例えば、作成日時の新しい順に電子付箋を一覧表示しても良いし、重要度の高い順に一覧表示しても良い。また、電子付箋の作成者ＩＤの順に電子付箋を一覧表示しても良く、作成者ＩＤが番号であれば番号の大きさ順にしても良いし、氏名であれば五十音順やアルファベット順にソートしても良い。

更に、電子付箋を一覧表示した後に、ユーザーが指定した情報をキーにして再度ソートし直しても良い。このようにすれば、ユーザーが閲覧希望箇所を見つけるのに有用である。
（１−２−７）テキストの不要部分の削除
電子付箋を一覧表示するに当たっては、切り出したテキストを更に見易くするために、テキストから不要部分を削除しても良い。図１８は、テキストの不要部分を削除する処理を示すフローチャートである。

図１８に示されるように、文書管理アプリは、テキストを一覧表示するのに先立って、当該テキストを精査して、１文の途中から開始している場合には（Ｓ１８０１：ＹＥＳ）、当該テキストの先頭から最初の句点までを削除する（Ｓ１８０２）。前半部分が欠けている文章は一覧表示に加える必要が無く、また、テキストの意味のある部分を見辛くするおそれがあると考えられるからである。

テキストが１文の冒頭から開始している場合や（Ｓ１８０１：ＮＯ）、ステップＳ１８０２の処理の後、テキストの先頭が接続語から開始しているか否かを確認する。接続語から開始している場合には（Ｓ１８０３：ＹＥＳ）、先立つ文の無い接続語は不要であると考えられるので、当該接続語を削除する（Ｓ１８０４）。これによって一覧表示するテキストを見易くすることができる。

更に、テキストの先頭に接続語が無い場合や（Ｓ１８０３：ＮＯ）、ステップＳ１８０４の処理の後、テキストの末尾から精査して、一分の途中でテキストが終了している場合には（Ｓ１８０５：ＹＥＳ）、テキスト中の最後の句点よりも後の部分を削除する（Ｓ１８０６）。このようにすれば、後半部分が欠けているために意味を理解することができない文章を削除して、テキストを理解し約することができる。

テキストが句点で終了している場合や（Ｓ１８０５：ＮＯ）、ステップＳ１８０６の処理の後、文書管理アプリはテキストの不要部分を削除する処理を終了する。
［２］第２の実施の形態
次に、本発明の第２の実施の形態について説明する。
本実施の形態に係る文書管理装置１は、上記第１の実施の形態に係る文書管理装置１と概ね同様の構成を備える一方、テキストの切り出し範囲の指定方法において相違している。以下、主に相違点に着目して説明する。また、上記第１の実施の形態において共通する符号等については本実施の形態においてもそのまま流用する。

本実施の形態においては、電子付箋のリンクポイントによって切り出すテキストの指定を行う。図１９は、本実施の形態に係る電子付箋を例示する図である。
図１９（ａ）に示されるように、電子付箋１９０１は長方形状をしており、四隅に三角形で表示されたリンクポイント１９０２、１９０３が設けられている。何れかのリンクポイントがタッチされると、当該リンクポイントの表示色または表示パターンが変化し、選択され、アクティブ状態になったことが表示される。図１９（ａ）においては、右上のリンクポイント１９０２の表示状態が他の３つのリンクポイント１９０３と異なっており、アクティブ状態にあることが分かる。

図１９のように、書字方向が横書きである場合には、アクティブ状態にされたリンクポイント１９０２は、アクティブ状態にされた時点における電子付箋の上辺が重複する行の行末にリンクされる。書字方向が縦書きである場合には、例えば、電子付箋の右辺が重複する行の行頭にリンクしても良い。
何れかのリンクポイントがアクティブ状態にされた後、電子付箋を移動させると、図１９（ｂ）に示されるように、当該リンクポイントからリンク位置に向かうオブジェクト（図では、矢印オブジェクト１９０４）が表示され、リンク位置が示される。

このリンク位置は、テキストの切り出しにも参照される。本実施の形態においては、電子付箋の貼り付け完了時に、リンク位置の行から電子付箋の下辺が重複する行までがテキストの切り出し範囲として、テキストが切り出され、電子付箋情報がメモリ１０２に記憶される。
［３］第３の実施の形態
次に、本発明の第３の実施の形態について説明する。

本実施の形態に係る文書管理装置１もまた、上記第１の実施の形態に係る文書管理装置１と概ね同様の構成を備える一方、テキストの切り出し範囲の表示方法において相違している。以下、主に相違点に着目して説明する。また、上記第１の実施の形態において共通する符号等については本実施の形態においてもそのまま流用する。
図２０は、本実施の形態に係る電子付箋を例示する図である。

図２０（ａ）には、電子付箋の上辺に重複する行から下辺に重複する行までをテキストの切り出し範囲とする場合が示されており、長方形状の電子付箋２００１の左辺を両方向矢印２００２とすることによって、テキストの切り出し範囲が明示される。このようにすれば、文書管理装置１のユーザーにとって、テキストの切り出し範囲が分かり易くなる。
また、図２０（ｂ）のように、電子付箋２０１１の左辺の長さと、当該左辺上に表示され、テキストの切り出し範囲を表示する両方向矢印２０１２の長さとが異なっていても良い。このようにすれば、電子付箋に記入されたメモの分量に応じて電子付箋２０１１の大きさを変えたとしても、両方向矢印２０１２の長さを変えずに済む。また、テキストの切り出し範囲が広い場合であっても、電子付箋を大きくする必要が無いので、電子付箋によって覆い隠されるテキストを少なくすることができる。

［４］変形例
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明が上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり、以下のような変形例を実施することができる。
（１）上記実施の形態においては、長方形状の本体と、当該本体に付加されたオブジェクトとからなる電子付箋の表示範囲または移動範囲に重複する行をテキストとして切り出す場合について説明したが、本発明がこれに限定されないのは言うまでも無く、これに代えて次のようにしても良い。

すなわち、電子付箋の開始端が重複する行から所定の行数分をテキストとして切り出しても良い。或いは、電子付箋の開始端が重複する行から当該行を含む段落の末尾までを切り出しても良い。このようにすれば、電子付箋の表示範囲の大きさに関わらず、ユーザーが希望する行数をテキストとして切り出すことができる。
（２）上記実施の形態においては、電子付箋の長方形領域の四隅にリンクポイントが配置されている場合について説明したが、本発明がこれに限定されないのは言うまでも無く、電子付箋上の他の位置にリンクポイントを設けても良い。また、リンクポイントを表すアイコンは三角形以外の図形であっても良い。

（３）上記実施の形態においては、テキストの切り出し範囲を指定する方法について説明したが、テキストの切り出し範囲の指定時には、併せて候補となっているテキストの切り出し範囲を表示しても良い。例えば、電子文書の書字方向に直交する方向の線分、矢印、括弧などを表示しても良い。また、候補となっているテキストの文字色を変更したり、反転表示したり、マーカー表示したりしても良い。

（４）上記実施の形態においては、行や段落を単位としてテキストを切り出す範囲を指定する場合について説明したが、本発明がこれに限定されないのは言うまでも無く、これに代えて、電子付箋に重複する図や図とその説明文、線図によって囲繞されたカラム、見出し文などを単位としてテキストを切り出す範囲を指定させても良い。このようにすれば、更に、ユーザーの希望に忠実にテキストを切り出すことができるので、電子付箋の一覧表示の有用性を高めることができる。

（５）上記実施の形態においては、特に言及しなかったが、電子文書がテキスト文書ではなく画像文書である場合には、テキストの切り出し範囲を指定する際に、当該箇所を文字認識（OCR：Optical Character Recognition）によって行や段落を抽出しても良い。なお、この場合には、個々の文字を識別しなくても。行や段落さえ識別できればテキストを切り出すことができる。

（６）上記実施の形態においては、文書管理装置１単体について説明したが、本発明がこれに限定されないのは言うまでも無く、複数の装置からなる文書管理システムとしても良い。図２１は、本変形例に係る文書管理システムのシステム構成を示す図である。図２１に示されるように、文書管理システム２１００は、画像形成装置（MFP：Multi-Function Peripheral）２１０１と文書管理サーバー２１０２とをＬＡＮ（Local Area Network）にて相互通信可能に接続したシステムである。

文書管理サーバー２１０２には、上述のような文書管理アプリが搭載されている。また、画像形成装置２１０１は、スキャナー部とプリンター部とを備えており、スキャナー部で読み取った原稿画像に対して文字認識を実行することによって、原稿画像からテキストデータやサーチャブルＰＤＦデータを生成することができる。
また、画像形成装置２１０１は、ユーザーに対する情報表示や指示入力の受け付けを行う操作パネルを備えている。画像形成装置２１０１は、文書管理サーバー２１０２が生成した電子付箋の一覧表示データに対して、操作パネルに対するユーザー操作に従って、ソート処理やプリント処理を実行する。このようにすれば、大量の電子文書から所望の箇所を抽出して印刷するユーザーの手間を軽減することができる。

（７）本願発明は、上記の文書管理プログラムを実行することによって使用される方法であるとしても良い。そのような方法を使用することによっても、上記と同様の効果を得ることができる。

本発明に係る文書管理プログラム、文書管理方法及び画像形成装置は、電子付箋を利用して文書検索を行うプログラム、方法及び装置として有用である。

１…………文書管理装置
１０３……タッチパネル
３０１……電子付箋
２１００…文書管理システム

Claims (23)

1. 電子付箋を貼り付けられた電子文書の管理処理をコンピューターに実行させる文書管理プログラムであって、
   電子付箋と、電子付箋を貼り付けられた電子文書の一部を対応付けて記憶する記憶ステップと、
   電子付箋を一覧表示する表示ステップと、を含み、
   前記表示ステップは、前記電子付箋に併せて、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部を表示する
   ことを特徴とする文書管理プログラム。
2. 電子文書上における電子付箋の表示範囲または移動範囲に重複する１以上の行を、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第１の範囲指定ステップを含む
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理プログラム。
3. 電子文書上における電子付箋の表示範囲または移動範囲に重複する１以上の行の先頭行から所定数の行と、当該先頭行から当該先頭行を含む段落の末尾までと、の少なくとも一方を、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第２の範囲指定ステップを含む
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理プログラム。
4. 前記第２の範囲指定ステップは、前記所定数をユーザーから受け付ける
   ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理プログラム。
5. 電子付箋上に表示された所定のリンクポイントに重複する行から所定数の行と、当該重複行から当該重複行を含む段落の末尾までと、の少なくとも一方を、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第３の範囲指定ステップを含む
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理プログラム。
6. 前記リンクポイントが電子付箋上に複数表示されており、
   前記第３の範囲指定ステップは、ユーザーが指定したリンクポイントに重複する行を前記重複行とする
   ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理プログラム。
7. 前記リンクポイントの表示の要否の指定をユーザーから受け付けるリンクポイント表示ステップを含む
   ことを特徴とする請求項５又は６に記載の文書管理プログラム。
8. 電子付箋に記入された語をキーワードとして、当該キーワードを含む文又は段落を、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第４の範囲指定ステップを含む
   ことを特徴とする請求項１から７の何れかに記載の文書管理プログラム。
9. 電子付箋に記入された複数の語をキーワードとして、当該キーワードの何れかが最初に現れる文から最後に現れる文までを、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第５の範囲指定ステップを含む
   ことを特徴とする請求項１から８の何れかに記載の文書管理プログラム。
10. 電子文書上における電子付箋の表示範囲または移動範囲に重複する図、図とその説明文、線図で囲繞されたカラム及び見出し文の少なくとも１つを、電子付箋に対応付けて記憶する電子文書の範囲指定として受け付ける第６の範囲指定ステップを含む
    ことを特徴とする請求項１から９の何れかに記載の文書管理プログラム。
11. 前記第１から第６の範囲指定ステップのうちの２以上から、何れによって範囲指定を行うかをユーザーに選択させる選択受付ステップを含む
    ことを特徴とする請求項３から１０の何れかに記載の文書管理プログラム。
12. 前記第１から第６の範囲指定ステップのうち少なくとも１つは、指定範囲を示す範囲指定アイコンを併せて表示する
    ことを特徴とする請求項２から１１の何れかに記載の文書管理プログラム。
13. ユーザーに前記範囲指定アイコンの大きさを変更させることによって、前記指定範囲を変更させる範囲変更ステップを含む
    ことを特徴とする請求項１２に記載の文書管理プログラム。
14. 電子文書が画像文書である場合に、少なくとも指定範囲内の行を識別する行識別ステップを含む
    ことを特徴とする請求項１から１３の何れかに記載の文書管理プログラム。
15. 前記表示ステップは、電子付箋が有する情報をソートキーとして、一覧表示する電子付箋の順序をソートする
    ことを特徴とする請求項１から１４の何れかに記載の文書管理プログラム。
16. 前記表示ステップは、電子付箋の記入者の識別情報、記入日時、電子付箋の重要性を示す情報及び電子付箋の種類の少なくとも一つを当該電子付箋に併せて表示する
    ことを特徴とする請求項１から１５の何れかに記載の文書管理プログラム。
17. 前記表示ステップがソートキーとする情報は、電子付箋の記入者の識別情報、記入日時、電子付箋の重要性を示す情報及び電子付箋の種類の少なくとも一つを含む
    ことを特徴とする請求項１５に記載の文書管理プログラム。
18. 前記表示ステップによる表示に先立って、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部がテキストである場合に、当該テキストの先頭から最初の句点までを削除する第１の削除ステップを含む
    ことを特徴とする請求項１から１７に記載の文書管理プログラム。
19. 前記表示ステップによる表示に先立って、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部がテキストである場合に、当該テキストの先頭にある接続詞を削除する第２の削除ステップを含む
    ことを特徴とする請求項１から１８に記載の文書管理プログラム。
20. 前記表示ステップによる表示に先立って、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部がテキストである場合に、当該テキストの最後の句点より後を削除する第３の削除ステップを含む
    ことを特徴とする請求項１から１９に記載の文書管理プログラム。
21. 前記電子付箋の表示範囲は、電子文書の書字方向の直交方向についてサイズ変更可能である
    ことを特徴とする請求項１から２０の何れかに記載の文書管理プログラム。
22. 電子付箋を貼り付けられた電子文書の管理する文書管理方法であって、
    電子付箋と、電子付箋を貼り付けられた電子文書の一部を対応付けて記憶する記憶ステップと、
    電子付箋を一覧表示する表示ステップと、を含み、
    前記表示ステップは、前記電子付箋に併せて、当該電子付箋に対応付けられた電子文書の一部を表示する
    ことを特徴とする文書管理方法。
23. 請求項１から２１の何れかに記載の文書管理プログラムを実行する文書管理装置と、
    前記文書管理装置に相互通信可能に接続され、原稿から画像文書を生成する機能、画像文書から文字認識によりテキスト文書を生成する機能、及び印刷機能を有する画像形成装置と、を備え、
    前記文書管理装置は、画像形成装置が生成した画像文書に貼り付けられた電子付箋の一覧表示データを生成し、
    前記画像形成装置は、前記文書管理装置が生成した一覧表示データを印刷する
    ことを特徴する文書管理システム。