JP4876734B2 - 文書利用管理システム及び方法、文書管理サーバ及びそのプログラム - Google Patents
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Description
まず、実施形態のシステムのベースとなる、副本ショートカットを用いた文書利用管理システムについて説明する。
"id=1234567, host=foo.fujixerox.co.jp,createDate=2005/05/24 11:12:34"
・電子文書の正本が文書管理サーバに登録される。
・ユーザに対しては、電子文書の実体データの代わりに副本scが提供される。副本scには、副本IDが含まれる。なお、副本scを用いて文書管理サーバ10上の正本に関する何らかの操作を行う場合、正本を管理する文書管理サーバ10を特定する必要がある。このために、副本scには、対応する正本を管理する文書管理サーバ10を特定する情報を含めてもよい。
・文書管理サーバは、提供した副本scの副本IDと、それに対応する正本との対応関係を管理する。(上述の例では、副本ID−正本対応関係をログ管理部19のログレコードに含める形で管理したが、対応関係のデータは、両者の対応が分かればどのようなデータ形式であってもよい。)
・文書管理サーバ上の文書に対して何らかの操作を行う際には、操作を行う端末が持つ副本scの副本IDがそのサーバに送られる。
・文書管理サーバは、端末から受け取った副本IDに対応する正本を副本ID−正本対応関係に基づき特定し、正本に関して、要求された操作を行う。
・文書管理サーバは、正本に関する操作を行った場合、新たな副本IDを生成し、この副本IDを操作を要求したクライアント端末に送る。これを受け取ったクライアント端末は、要求に用いた副本scの副本IDを、受け取った新たな副本IDへと更新する。
・文書管理サーバは、クライアント端末からの要求に含まれていた副本IDと、その要求に係る操作を行ったことにより生成した新たな副本IDとの対応関係である、副本ID派生関係を管理する。
・文書管理サーバは、クライアント端末から電子文書の閲覧など、電子文書の実体データを必要とする操作を指示された場合、正本のコピーである副本文書データを提供する。副本文書データは、クライアント端末上で動作するビューワの管理するメモリ上の領域にのみ存在し、ディスク上には保存できない設定となっている。
以上のようなシステムでは、電子文書を閲覧するユーザに、その電子文書の履歴情報を提供することができる。
次に、文書管理サーバ10に登録された電子文書が、ユーザからユーザへと流通する過程で、内容に更新が加えられる場合を考える。登録された電子文書は、複数の経路に枝分かれして流通することがあり、その各経路で別々の更新が行われる場合がある。電子文書の流通形態の1つとして、電子文書に更新が加えられた場合に、その更新がその電子文書の流通経路におけるその更新の下流にのみ影響するようにする方式が考えられる。副本scを用いてこのような更新方式を実現する仕組みを以下に説明する。
この制御情報は、派生関係のツリーにおいてイベント種別が「文書更新」であるノード(すなわちログデータにおいて、イベント種別が「文書更新」であるログレコード)に設定でき、そのノードの更新情報に対してアクセスできる期限を規定する。
この制御情報は、派生関係ツリーにおいてイベント種別が「文書更新」であるノード(すなわちログレコード)に設定でき、そのノードの更新情報に対してアクセスできる回数の上限を規定する。この制御情報は、文書更新イベントの際に、その更新を行ったユーザが設定することができる。また、文書更新の後で、その更新を行ったユーザ、又はシステム管理者などの特権ユーザが、設定できるようにすることもできる。更新を行ったユーザ、または特権ユーザがこの制御情報を設定する方式は、「アクセス期限」の場合と同様でよい。
この制御情報は、派生関係ツリーの任意のノードに設定できる。あるノードにこの制御情報が設定されている場合、ユーザがそのノードから派生した副本sc(すなわちツリーにおいてそのノードの子孫にある副本ID)を用いて電子文書を開いた場合、その電子文書に対して更新・追記ができないようにする。更新・追記には、文書内容の更新、追加データの付加及び添付文書の付加などが含まれる、禁止は、それら各項目ごとに設定できるようにしてもよい。
この制御情報は、派生関係ツリーの任意のノードに設定でき、この制御情報が設定されたノードの子孫の副本scを用いた電子文書へのアクセスの制限内容を記述する。アクセス制限の種類には、例えば(完全に)閲覧不可という制限や、条件付きで閲覧可能という制限などがある。条件付き閲覧可能という制限には、例えば、特定のサブネットからのみ閲覧可能というものや、特定の役割を持つユーザのみ閲覧可能というものがある。前者の場合、アクセス制限のパラメータの一つとして、その特定のサブネットを示すアドレス範囲などの情報が指定される。また、後者の「特定の役割」は、例えば本システムに接続された組織情報管理データベース上で定義された役職などから選ばれ、アクセス制限のパラメータの一つとして設定される。例えば、「○○事業部の課長以上にのみ閲覧可能」というアクセス制限があるノードに設定された場合、あるユーザがそのノードから派生した副本scを用いて電子文書を開こうとすると、文書管理サーバ10は、そのユーザの役割を組織情報管理データベースから求め、そのアクセス制限に記述された条件を満足する場合には閲覧を許可し、そうでない場合は閲覧を許可しない。すなわち、ユーザがある副本scを用いて文書管理サーバ10に電子文書の閲覧要求を行った場合、文書管理サーバ10は、その副本scの副本IDからルートへと派生関係ツリーを遡る経路でアクセス制限の制御情報が設定されたノードがあるか否かを調べ、あればその制限情報の値に従って、そのユーザに副本ファイルを提供するか否かを判定する。経路の中に「アクセス制限」が設定されたノードが複数ある場合は、例えば、その中に1つでも当該ユーザに閲覧を認めないような条件があれば、そのユーザに副本ファイルを提供しないようにしてもよい。
この制御情報は、電子文書本体の更新が行われた場合に、どの段階の電子文書を表示するかを指定する。全体管理方式での文書更新を採用する場合には、「バージョンXを表示する」(Xはバージョン番号)、「派生関係ツリーを遡る過程で最初に見つかったバージョンを表示する」、「原本(文書登録イベントで登録された文書)を表示する」などの指定ができる。また、差分管理方式で文書更新を行う場合には、「(ユーザが使用した副本scから)派生関係ツリーを遡る過程にある全ての差分データを反映させた文書を表示する」、「派生関係ツリーのルートから(ユーザが使用した副本scまでの経路にある)特定のノードまでの差分データを反映させた文書を表示する」(特定のノードはこの制御情報のパラメータとして設定する)、「原本を表示する」などの指定ができる。この制御情報は、派生関係ツリーにおける任意のノードに設定できる。
この制御情報は、電子文書の追加データまたは添付文書の表示態様を制御する情報である。表示態様には、派生関係ツリー上の各ノードに設定された追加データ・添付文書のうち、「最新の情報だけを表示する」、「全ての情報を表示する」、「それらの情報をまったく表示しない」などのレベルがある。この制御情報は、派生関係ツリーにおける任意のノードに設定できる。
Claims (15)
- 電子文書を管理する文書管理サーバと電子文書を利用するクライアントとを含む文書利用管理システムであって、
前記文書管理サーバは、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対する操作に対応づけられた新たな操作IDを発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するID処理手段と、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に対して操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録する属性記録手段と、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供手段と、
前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記属性情報の公開条件を規定する制御情報を記録する制御情報記録手段と、
を備え、
前記クライアントは、
電子文書に関する操作要求に応じて文書管理サーバから受け取った操作IDをその電子文書に対応する操作IDとして保存する操作ID管理手段と、
前記操作ID管理手段により保存された操作IDを指定してユーザから操作指示を受けた場合に、その操作IDを伴った要求を文書管理サーバへと送る要求手段と、
を備え、
前記応答データ提供手段は、前記制御情報記録手段により記録された制御情報に従い、前記利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を前記応答データに含めるか否かを制御する、
ことを特徴とする文書利用管理システム。 - 請求項1記載の文書利用管理システムであって、
前記制御情報は、当該制御情報が設定された操作IDに対応づけて記録された属性情報についての公開条件を規定するものである、
ことを特徴とする文書利用管理システム。 - 請求項1記載の文書利用管理システムであって、
前記制御情報は、当該制御情報が設定された操作IDに対して、前記派生関係において子孫となる操作IDに対応づけて記録された属性情報についての公開条件を規定するものである、
ことを特徴とする文書利用管理システム。 - 請求項1記載の文書利用管理システムであって、
前記制御情報は、前記利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れるいずれかの操作IDに対応付けられている、
ことを特徴とする文書利用管理システム。 - 請求項1記載の文書利用管理システムであって、
前記属性情報は、前記電子文書の更新情報又は前記電子文書に付加された付加情報を含み、
前記応答データ提供手段は、前記利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた更新情報又は付加情報と、前記操作IDに対応づけられた電子文書とを含む応答データを提供する、
ことを特徴とする文書利用管理システム。 - 電子文書を管理する文書管理サーバと電子文書を利用するクライアントとを含む文書利用管理システムであって、
前記文書管理サーバは、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対する操作に対応づけられた新たな操作IDを発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するID処理手段と、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に対して操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録する属性記録手段と、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供手段と、
前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記電子文書に対する更新又は前記電子文書に対する付加情報の付加を許可するか否かを示す制御情報を記録する制御情報記録手段と、
ユーザからの要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に、前記電子文書に対する更新又は前記電子文書に対する付加情報の付加を禁止する制御情報が設定された操作IDがある場合、前記電子文書に対する更新又は前記電子文書に対する付加情報の付加を禁止するよう制御する更新制御手段と、
を備え、
前記クライアントは、
電子文書に関する操作要求に応じて文書管理サーバから受け取った操作IDをその電子文書に対応する操作IDとして保存する操作ID管理手段と、
前記操作ID管理手段により保存された操作IDを指定してユーザから操作指示を受けた場合に、その操作IDを伴った要求を文書管理サーバへと送る要求手段と、
を備える、
ことを特徴とする文書利用管理システム。 - 電子文書を管理する文書管理サーバと電子文書を利用するクライアントとを含む文書利用管理システムであって、
前記文書管理サーバは、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対する操作に対応づけられた新たな操作IDを発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するID処理手段と、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に対して操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録する属性記録手段と、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供手段と、
を備え、
前記クライアントは、
電子文書に関する操作要求に応じて文書管理サーバから受け取った操作IDをその電子文書に対応する操作IDとして保存する操作ID管理手段と、
前記操作ID管理手段により保存された操作IDを指定してユーザから操作指示を受けた場合に、その操作IDを伴った要求を文書管理サーバへと送る要求手段と、
を備え、
前記操作IDに対応づけて記録される属性情報は、当該電子文書の更新操作の結果得られた更新バージョンの文書データを含み、
前記応答データ提供手段は、前記利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる操作IDに対応づけて記録された更新バージョンの文書データを含む応答データを提供する、
ことを特徴とする文書利用管理システム。 - 請求項7記載の文書利用管理システムであって、
前記文書管理サーバは、前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記電子文書の原本又は1以上の前記更新バージョンのうちのいずれをユーザに提供するか規定する制御情報を記録する制御情報記録手段、を更に備え、
前記応答データ提供手段は、前記利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる操作IDに対応づけられた前記原本又は前記更新バージョンの文書データのうちいずれを応答データに含めるかを、前記制御情報記録手段により記録された制御情報に従って決定する、
ことを特徴とする文書利用管理システム。 - 電子文書を管理する文書管理サーバと電子文書を利用するクライアントとを含む文書利用管理システムであって、
前記文書管理サーバは、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対する操作に対応づけられた新たな操作IDを発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するID処理手段と、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に対して操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録する属性記録手段と、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴って受け取った操作IDに対して所定の手続を施すことで派生操作IDを求め、前記派生操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供手段と、
前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記属性情報の公開条件を規定する制御情報を記録する制御情報記録手段と、
を備え、
前記クライアントは、
電子文書に関する操作要求に応じて文書管理サーバから受け取った操作IDをその電子文書に対応する操作IDとして保存する操作ID管理手段と、
前記操作ID管理手段により保存された操作IDを指定してユーザから操作指示を受けた場合に、その操作IDを伴った要求を文書管理サーバへと送る要求手段と、
を備え、
前記応答データ提供手段は、前記制御情報記録手段により記録された制御情報に従い、前記派生操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を前記応答データに含めるか否かを制御する、
ことを特徴とする文書利用管理システム。 - 電子文書を管理する文書管理サーバと電子文書を利用するクライアントとを含むシステムにおける文書利用管理方法であって、
前記文書管理サーバは、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対応づけられた新たな操作IDをそのユーザに発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するステップと、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録するステップと、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴う操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供ステップと、
前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記属性情報の公開条件を規定する制御情報を記録する制御情報記録ステップと、
を実行し、
前記クライアントは、
電子文書に関する操作要求に応じて文書管理サーバから受け取った操作IDをその電子文書に対応する操作IDとして保存するステップと、
前記操作ID管理手段により保存された操作IDを指定してユーザから操作指示を受けた場合に、その操作IDを伴った要求を文書管理サーバへと送るステップと、
を実行し、
前記応答データ提供ステップでは、記制御情報記録ステップにより記録された制御情報に従い、前記利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を前記応答データに含めるか否かを制御する、
ことを特徴とする文書利用管理方法。 - ユーザに提供した電子文書を管理する文書管理サーバであって、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対応づけられた新たな操作IDをそのユーザに発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するID処理手段と、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に対して操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録する属性記録手段と、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴う操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供手段と、
前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記属性情報の公開条件を規定する制御情報を記録する制御情報記録手段と、
を備え、
前記応答データ提供手段は、前記制御情報記録手段により記録された制御情報に従い、前記利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を前記応答データに含めるか否かを制御する、
ことを特徴とする文書管理サーバ。 - ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対応づけられた新たな操作IDをそのユーザに発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するID処理手段、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に対して操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録する属性記録手段、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴う操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供手段、
前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記属性情報の公開条件を規定する制御情報を記録する制御情報記録手段、
としてコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
前記応答データ提供手段は、前記制御情報記録手段により記録された制御情報に従い、前記利用要求に伴って受け取った操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を前記応答データに含めるか否かを制御する、
ことを特徴とするプログラム。 - 電子文書を管理する文書管理サーバと電子文書を利用するクライアントとを含む文書利用管理システムにおける文書管理方法であって、
前記文書管理サーバは、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対する操作に対応づけられた新たな操作IDを発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するステップと、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に対して操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録するステップと、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴って受け取った操作IDに対して所定の手続を施すことで派生操作IDを求め、前記派生操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供ステップと、
前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記属性情報の公開条件を規定する制御情報を記録する制御情報記録ステップと、
を実行し、
前記クライアントは、
電子文書に関する操作要求に応じて文書管理サーバから受け取った操作IDをその電子文書に対応する操作IDとして保存するステップと、
前記操作ID管理手段により保存された操作IDを指定してユーザから操作指示を受けた場合に、その操作IDを伴った要求を文書管理サーバへと送るステップと、
を実行し、
前記応答データ提供手段は、前記制御情報記録手段により記録された制御情報に従い、前記派生操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を前記応答データに含めるか否かを制御する、
ことを特徴とする文書利用管理方法。 - ユーザに提供した電子文書を管理する文書管理サーバであって、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対する操作に対応づけられた新たな操作IDを発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するID処理手段と、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に対して操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録する属性記録手段と、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴って受け取った操作IDに対して所定の手続を施すことで派生操作IDを求め、前記派生操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供手段と、
前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記属性情報の公開条件を規定する制御情報を記録する制御情報記録手段と、
を備え、
前記応答データ提供手段は、前記制御情報記録手段により記録された制御情報に従い、前記派生操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を前記応答データに含めるか否かを制御する、
ことを特徴とする文書管理サーバ。 - ユーザからの操作要求に応じて電子文書に操作を行った場合に、その電子文書に対する操作に対応づけられた新たな操作IDを発行すると共に、その新たな操作IDをその操作要求に伴って受け取った操作IDの子とする派生関係を記録するID処理手段、
ユーザからの操作要求に応じて電子文書に対して操作を行った場合に、その操作に関する属性情報を、その操作に対応する操作IDに対応づけて記録する属性記録手段、
ユーザから電子文書の利用要求を受けた場合に、その利用要求に伴って受け取った操作IDに対して所定の手続を施すことで派生操作IDを求め、前記派生操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を含む応答データをそのユーザに提供する応答データ提供手段、
前記派生関係における操作IDに対応づけて、前記属性情報の公開条件を規定する制御情報を記録する制御情報記録手段、
としてコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
前記応答データ提供手段は、前記制御情報記録手段により記録された制御情報に従い、前記派生操作IDから前記派生関係のルートノードまでの経路に現れる少なくとも1つの操作IDに対応づけられた属性情報を前記応答データに含めるか否かを制御する、
ことを特徴とするプログラム。
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