JP5200633B2 - 文書管理装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置及びプログラムに関する。

テキスト文書データや音声データ、マルチメディアデータなどの電子文書（以下単に文書とも呼ぶ）をサーバに登録し、ユーザの要求に応じてその文書を提供することが行われている。また、電子文書に対して一意な識別子を付与し、ユーザが入力した識別子に対応する電子文書を提供するシステムも知られている。また、別の公知のシステムでは、電子文書を紙に印刷する場合に、電子文書の識別子をコード化して紙文書に埋め込み、紙文書を複写する際にその紙文書に埋め込まれた識別子を認識し、その識別子に対応した電子文書を取得し、紙に印刷する。

特許文献１に開示されたシステムでは、コンテンツコピー機は、コンテンツＩＤが埋め込まれたコンテンツのコピー原稿からコンテンツＩＤを読み取り、読み取ったコンテンツＩＤとコピーイベント属性の情報とをネットワークを介してコンテンツＩＤ管理センタへ送信する。コンテンツＩＤ管理センタは、受信したコンテンツＩＤからそのコンテンツの原本を取得し、新しいコンテンツＩＤを付与して、そのコンテンツＩＤとコピーイベント属性の情報とを記録し、その新しいコンテンツＩＤをコンテンツの原本に対して埋め込んでコピー要求元へ返す。コンテンツコピー機は、それをコピー結果として出力する。このシステムにおいて、コンテンツＩＤ管理センタは、コンテンツコピー機から受信したコンテンツＩＤに応じて、新たなコンテンツＩＤを発行した場合、その新しいコンテンツＩＤのコピー元が前述の受信したコンテンツＩＤであることを記録する（例えば特許文献１の第４１段落末尾）。

ところで、文書に対して操作が行われた場合に、操作前の文書から操作後の文書が派生したことを示す派生関係を記録し、その記録を用いてサービスを提供することが提案されている。

例えば特許文献２には、組織の部門で文書に対する更新や追加などを共有するためのシステムが提案されている。このシステムでは、電子文書に対してユーザから副本ＩＤを伴う要求を受け取ると、文書管理サーバは、その要求が示す操作を実行し、新たな副本ＩＤをそのユーザに返す。そして、その新たな副本ＩＤを受け取った副本ＩＤの子とする関係を派生関係ツリーに追加する。派生関係ツリーには、組織の部門を代表する基点ノードを設定することができる。基点ノードの子孫の副本ＩＤを伴った更新要求がユーザから来ると、文書管理サーバは、その副本ＩＤから派生関係ツリーを遡り、最初に見つかった基点ノードに更新情報を登録する。副本ＩＤを伴った閲覧要求に対しては、その副本ＩＤから派生関係ツリーを遡り、最初に見つかった基点ノードに登録された更新情報をユーザに返す。

特開２００２−０１６７８８号公報 特開２００８−００３８４７号公報

文書間の派生関係を記録して利用するシステムを、いずれかのユーザが登録した文書を各ユーザに配布し、各ユーザがその文書に対して編集を施した結果の文書を収集する場合、最終的な編集結果を収集するには工夫が必要である。

例えば、フォーム文書を各ユーザに配布し、各ユーザがそのフォーム文書に記入した結果を収集する場合には、派生関係を記録するシステムに登録された各ユーザの最新の文書を収集することが考えられる。しかし、ユーザにとっての最新の文書が必ずしもその文書の最終的な記入結果とは限らず、求める記入結果以外のものが多数収集されてしまう。

本発明は、文書の派生関係を記録するシステムにおいて、最終的な編集結果を収集できるようにすることを目的とする。

本発明の１つの側面は、情報処理装置から、第１の文書に対して行われた操作の種類と、当該操作の結果である第２の文書と、を受け取って互いに対応づけて記憶する記憶手段であって、前記第１の文書が前記記憶手段に既に登録されている場合には、前記第２の文書の親が前記第１の文書であることを示す派生関係を更に記憶する記憶手段と、収集指示に応じて、前記記憶手段に記憶された派生関係群のなす木群の中の前記収集指示に指定された文書の属する木に含まれる文書の中から、自分自身に対応する操作の種類が文書編集であり、かつ前記木群における自分自身の子孫の文書の中に、対応する操作の種類が文書編集である文書をもたない文書を、収集対象文書として特定し、特定した収集対象文書を前記記憶手段から収集して提供する文書提供手段と、を備え、前記文書提供手段は、前記指定された文書の属する木の中のリーフに該当する各文書を特定すると共に、（ａ）注目文書に対応づけて前記記憶手段に記憶された操作の種類が文書編集であるか否かを判定する判定処理、（ｂ）前記判定処理で判定された操作の種類が文書編集である場合には当該注目文書を前記収集対象文書として特定する処理、（ｃ）前記判定処理で判定された操作の種類が文書編集でない場合には前記記憶手段に記憶された前記派生関係における当該注目文書の親文書を次の注目文書とする処理、（ｄ）特定された前記リーフの文書ごとに、当該リーフの文書を最初の注目文書として前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを開始し、当該繰り返しの中で前記（ｂ）により前記収集対象文書が特定されると、当該リーフの文書についての前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを終了する処理、を実行する、ことを特徴とする文書管理装置である。

本発明の別の側面は、情報処理装置から、第１の文書に対して行われた操作の種類と、当該操作の結果である第２の文書と、を受け取って互いに対応づけて記憶する記憶手段であって、前記第１の文書が前記記憶手段に既に登録されている場合には、前記第２の文書の親が前記第１の文書であることを示す派生関係を更に記憶する記憶手段と、収集指示に応じて、前記記憶手段に記憶された派生関係群のなす木群の中の前記収集指示に指定された文書の属する木に含まれる文書の中から、自分自身に対応する操作の種類が公開操作であり、かつ前記木群における自分自身の子孫の文書の中に、対応する操作の種類が公開操作である文書をもたない文書を、収集対象文書として特定し、特定した収集対象文書を前記記憶手段から収集して提供する文書提供手段と、を備え、前記文書提供手段は、前記指定された文書の属する木の中のリーフに該当する各文書を特定すると共に、（ａ）注目文書に対応づけて前記記憶手段に記憶された操作の種類が公開操作であるか否かを判定する判定処理、（ｂ）前記判定処理で判定された操作の種類が公開操作である場合には当該注目文書を前記収集対象文書として特定する処理、（ｃ）前記判定処理で判定された操作の種類が公開操作でない場合には前記記憶手段に記憶された前記派生関係における当該注目文書の親文書を次の注目文書とする処理、（ｄ）特定された前記リーフの文書ごとに、当該リーフの文書を最初の注目文書として前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを開始し、当該繰り返しの中で前記（ｂ）により前記収集対象文書が特定されると、当該リーフの文書についての前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを終了する処理、を実行する、ことを特徴とする文書管理装置である。

１つの態様では、文書管理装置は、前記収集指示に対応づけて起点文書の指定を受け付ける手段を更に備え、前記文書提供手段は、前記収集指示に対応づけて起点文書が指定された場合は、前記記憶手段に記憶された派生関係群のなす木群の中の前記収集指示に指定された文書の属する木の中の、前記起点文書を根とする部分木に含まれる文書の中から、前記収集対象文書を特定する、ことを特徴とする。

別の態様では、前記記憶手段は、第１の文書に対して行われた操作の種類と、当該操作の結果である第２の文書と、に対応づけて、当該操作の時刻と当該操作を指示した操作者を更に記憶し、前記文書提供手段は、同一の操作者に対応づけられた複数の文書を収集対象文書として特定した場合に、それら複数の収集対象文書の中の操作の時刻が最新のもののみを提供する。

図１は、文書利用管理システムの概略構成の例を示すブロック図である。このシステムは、インターネットやローカル・エリア・ネットワーク等のネットワーク３０を介して接続された文書管理サーバ１０とクライアント端末２０−１，２０−２，・・・（以下、クライアント端末２０と総称する）から構成される。

クライアント端末２０の例について図２を用いて説明する。クライアント端末２０は、ユーザが文書を操作するために用いる端末であり、パーソナルコンピュータ、デジタル複写機などがその一例である。クライアント端末２０は、図２に示すように、文書操作部２００及び登録処理部２１０を備える。

文書操作部２００は、文書に対する操作を実行する手段である。文書に対する操作には、例えば、文書の表示（ユーザから見れば「閲覧」）、編集、印刷出力、紙文書の読み取り、紙文書の複写、等がある。図では、文書操作部２００を１つだけ示したが、それら個々の操作を別々の操作部（例えば、編集用のアプリケーション、読取制御用のアプリケーションなど）が担当してもよい。例えば、文書操作部２００がワードプロセッサ等の電子文書を作成・編集するためのソフトウエアであれば、文書操作部２００は、ユーザの指示に応じて電子文書を表示したり、電子文書に編集を加えたりする。文書操作部２００は、文書に対して操作を行った場合、その操作の結果を表す識別子（ＩＤ）付き文書３００を出力する。

ＩＤ付き文書３００は、図３に示すように、メタ情報３１０と文書内容３２０を含んだ電子文書である。文書内容３２０は、文書操作部２００の操作の結果生成された文書の内容データである。文書操作部２００が電子文書を作成・編集するためのソフトウエアであれば、文書内容３２０はそのソフトウエアによる編集の結果生成される文書ファイルである。また、文書操作部２００が電子文書を印刷する装置であれば、文書内容３２０は、例えば、印刷される電子文書の内容データとすればよい。また、文書操作部２００が紙文書をスキャンする装置又は紙文書を複写する装置であれば、文書内容３２０は、例えば、その紙文書を読み取って得られる画像データとすればよい。

メタ情報３１０は、文書管理のための情報であり、管理ＩＤ３１２，親ＩＤ３１４，及びログ情報３１６を含む。

管理ＩＤ３１２は、当該ＩＤ付き文書３００自体の一意な識別情報である。親ＩＤ３１４は、当該ＩＤ付き文書３００の親のＩＤ付き文書の管理ＩＤである。すなわち、本実施形態では、あるＩＤ付き文書と、このＩＤ付き文書に対して操作を加えた結果得られる新たなＩＤ付き文書とを、親と子の関係として取り扱う。第１のＩＤ付き文書を操作して第２のＩＤ付き文書が得られた場合、第１のＩＤ付き文書は第２のＩＤ付き文書の親であり、第２のＩＤ付き文書は第１のＩＤ付き文書の子である。したがって、例えば、管理ＩＤ「Ａ」のＩＤ付き文書を文書操作部２００で操作して、その結果得られた新たなＩＤ付き文書の管理ＩＤが「Ｂ」である場合、後者のメタ情報３１０における管理ＩＤ３１２は「Ｂ」であり、親ＩＤ３１４は「Ａ」である。このような親子の関係を、以下では「（管理ＩＤの）派生関係」という。

なお、本システムに未登録の電子文書を新たに登録する操作を実行した場合や、未登録の紙文書をスキャン又は複写する操作を実行した場合（この場合、紙文書を読み取った画像を文書内容とするＩＤ付き文書が生成され、本システムに登録される）に生成されるＩＤ付き文書３００では、親ＩＤ３１４は空（すなわち、親は存在しない）となる。

ログ情報３１６は、当該ＩＤ付き文書が生成された際の操作についての、各種のログ項目の情報である。ログ項目には、例えばその操作が行われた時刻、その操作の種別、その操作を指示したユーザ（操作者）などがあるが、もちろんこれに限るものではない。操作の種別には、例えば登録（本システムに新規の文書を登録すること）、閲覧、編集（文書内容の変更、更新）、印刷、スキャン、紙文書の複写、等がある。例えば、ユーザが文書操作部２００を用いて第１のＩＤ付き文書に対して編集を加え、編集完了の指示を行った場合、その結果生成される第２のＩＤ付き文書のログ情報３１６は、編集完了の時刻と、その編集を指示したユーザの識別情報と、操作の種別として「編集」と、を含んだものとなる。

なお、文書操作部２００が、操作した文書を暗号化してもよい。この暗号化は、本システムに準拠した文書操作部２００ならば、復号できるようなものとする。この場合、文書操作部２００が出力するＩＤ付き文書３００の文書内容３２０は、暗号化されることにより、本システムに準拠した文書操作部２００でないと復号できなくなる。したがって、ＩＤ付き文書３００が操作される場合には文書操作部２００が用いられるので、文書操作部２００がその操作を検知し、その操作の内容が文書操作部２００から文書管理サーバ１０に通知される。なお、文書内容３２０だけでなく、後述するメタ情報３１０（またはその一部）に対しても暗号化を施してもよい。

図２の説明に戻り、文書操作部２００は、操作結果として上述のようなＩＤ付き文書３００を作成するために、ＩＤ割り当て部２０２及び派生関係組込部２０４を備える。ＩＤ割り当て部２０２は、操作結果のＩＤ付き文書３００に一意な管理ＩＤを付与する手段である。管理ＩＤは、少なくとも本システム内で一意な識別情報である必要がある。例えば、操作の結果生成するＩＤ付き文書３００（ただし管理ＩＤ３１２を除いたもの）のハッシュ値を求め、このハッシュ値をその文書３００のＩＤ付き文書とすればよい。ハッシュ関数としてSHA-256（SHA-256はNISTがFIPS180-2で定めた256ビットのハッシュ値を持つ暗号学的ハッシュ関数である）などのような耐衝突性を持つ暗号学的ハッシュ関数を用いれば、実用上十分な一意性を持つ管理ＩＤを生成することができる。もちろん、システム内で一意な管理ＩＤを各クライアント端末２０で生成する方法は、これに限らない。管理ＩＤを、クライアント端末２０固有の識別情報を含むものとすれば、システム内で一意な管理ＩＤを各クライアント端末２０で生成することができる。

派生関係組込部２０４は、操作結果の文書に対しＩＤ割り当て部２０２が割り当てた新たな管理ＩＤ３１２と、その操作の元になった親文書の管理ＩＤである親ＩＤ３１４（新規登録の場合は、親ＩＤは無し）と、その操作についての履歴を表すログ情報３１６と、を含むメタ情報３１０を生成する。そして、派生関係組込部２０４は、そのメタ情報３１０を操作結果の文書内容に付加することにより、操作後のＩＤ付き文書３００を生成して出力する。

登録処理部２１０は、文書操作部２００が出力したＩＤ付き文書３００を文書管理サーバ１０に登録するための処理を実行する。このように各クライアント端末２０が、自ら実行した操作の結果であるＩＤ付き文書３００を文書管理サーバ１０に登録することにより、文書管理サーバ１０は各ＩＤ付き文書３００間の派生関係を把握することができる。

文書操作部２００が操作の結果出力するＩＤ付き文書３００は、通常の文書ファイルと同様、電子的にコピーしたり、電子メールに添付するなどの方法で他の人宛に送信したりすることができる。他の人からＩＤ付き文書３００を受け取った人が、自分のクライアント端末２０の文書操作部２００を用いてそのＩＤ付き文書３００を操作すると、その操作に応じて新たな管理ＩＤを付与されたＩＤ付き文書が生成されることになる。

また、文書操作部２００が電子文書を印刷する場合、管理ＩＤを生成し、その電子文書の印刷結果にその管理ＩＤを埋め込んでもよい。管理ＩＤの埋め込みは、例えば電子文書の印刷画像に、管理ＩＤを示すコード画像を重畳する等の方法で行うことができる。この場合、文書操作部２００は、その管理ＩＤや操作種別「印刷」等のメタ情報を含んだＩＤ付き文書を文書管理サーバ１０に登録する。なお、ＩＤ付き文書を印刷した場合には、そのＩＤ付き文書の管理ＩＤを親ＩＤ３１４として含んだＩＤ付き文書が生成される。印刷操作に対応するＩＤ付き文書には、印刷された画像を示すページ記述言語データやビットマップ画像データなどの印刷データを、文書内容３２０として組み込んでもよい。

また、管理ＩＤが埋め込まれた紙文書を文書操作部２００が読み取った場合、文書操作部２００は、その読み取り操作に対して新たな管理ＩＤを付与し、読み取り結果の画像を文書内容３２０として含んだＩＤ付き文書を生成して文書管理サーバ１０に登録する。このＩＤ付き文書の親ＩＤ３１４には、紙文書から読み取った管理ＩＤがセットされる。管理ＩＤが埋め込まれた紙文書の複写の際には、上述した読み取り時と印刷時の処理が実行される。

次に、文書管理サーバ１０の例について説明する。文書管理サーバ１０は、システム内の複数のクライアント端末２０から送られてくるＩＤ付き文書３００を蓄積し、蓄積した情報に基づきユーザに各種のサービスを提供する。図４に示すように、文書管理サーバ１０は、文書ＤＢ１００，派生関係ＤＢ１１０，文書登録部１３０，要求処理部１４０を備える。

文書ＤＢ１００は、クライアント端末２０から送られてきたＩＤ付き文書３００のうちの文書内容３２０を格納するデータベース（ＤＢ）である。文書ＤＢ１００に格納された各文書内容３２０は、一意な内容ＩＤにより管理される。内容ＩＤとしては、例えば当該文書内容の暗号学的ハッシュ関数によるハッシュ値を用いてもよいが、これに限定されるものではない。クライアント端末２０が内容ＩＤを付与してもよく、この場合、内容ＩＤをメタ情報３１０に組み込んでもよい。

文書登録部１３０は、クライアント端末２０から受信したＩＤ付き文書の中の文書内容を文書ＤＢ１００に、メタ情報を派生関係ＤＢ１１０に、それぞれ登録する。そのうち、メタ情報の登録を担当するのが派生関係登録部１３２である。

派生関係ＤＢ１１０は、そのようなＩＤ付き文書３００のうち、派生関係の情報を主としたメタ情報を蓄積するデータベースである。図５に、派生関係ＤＢ１１０のデータ内容の一例を示す。図５に示した表における１行の情報が、１つのＩＤ付き文書３００に対応するメタ情報レコードである。この例では、各ＩＤ付き文書３００の管理ＩＤに対応づけて、親ＩＤ、操作種類、操作者、操作時刻、文書内容の内容ＩＤ、及び「リーフ」フラグの各項目が登録されている。「リーフ」フラグは、当該文書が派生関係群が構成する木におけるリーフ（葉）であるか否かを表すフラグである。図示例ではリーフである文書はそのフラグが「１」に、そうでない文書は「０」にセットされている。以上に挙げた項目のうち、管理ＩＤと親ＩＤのペア以外の項目は、例示したものに限られない。管理目的上必要な項目を記録すればよい。

なお、図５は派生関係ＤＢ１１０が管理するデータを内容の観点から表現したものにすぎず、具体的な表現形式或いはデータベース形式を規定するものではない。例えば、派生関係ＤＢ１１０は、一般的なリレーショナルデータベースとして構築することもできるし、管理ＩＤを除くメタ情報を記述したＸＭＬ(eXtensible Markup Language)文書を、管理ＩＤをキーとして登録したデータベースとして構築することもできる。

図５に示した派生関係ＤＢ１１０のデータ内容は、図６のような木構造を成す。これは、管理ＩＤをノードとし、管理ＩＤ間の親子関係をエッジとする木構造である。

図５〜図６の例が示す文書の履歴を時系列順に説明すると、以下のようになる。この例は、あるユーザが申請書等のフォーム（ひな形文書）を本システムに登録し、他のユーザがそのフォームに対して記入を行い、記入済みフォームを本システムに登録する業務の流れを表している。

この例ではまず、フォームの「登録」操作がＸ部門の部長であるユーザＡのクライアント端末で実行される。「登録」操作は、文書管理サーバ１０に未登録の文書（すなわち、管理ＩＤを有していない文書）を当該サーバ１０に登録するための操作である。この操作に応じて管理ＩＤが"1"、親ＩＤが空、操作種別が「登録」であるメタ情報と、その文書の文書内容とを含むＩＤ付き文書"１"がユーザＡのクライアント端末から文書管理サーバ１０に送られる。これに応じ、文書管理サーバ１０は、そのＩＤ付き文書"1"中の文書内容を文書ＤＢ１００へ、メタ情報を派生関係ＤＢ１１０にそれぞれ登録する。登録された文書内容は内容ＩＤ"Content1"に対応づけて管理される。なお、この時点では、この文書"1"のリーフフラグは"1"である。その後、ユーザＡは、登録したＩＤ付き文書をＸＸ課の課長であるユーザＢ，ＹＹ課の課長であるユーザＤなどに配布する。この配布は、例えば、電子メールにそのＩＤ付き文書を添付して各ユーザに送信することにより、行うことができる。

次に、ユーザＢが自分のクライアント端末２０の文書操作部２００でそのＩＤ付き文書"1"（フォーム）をＸＸ課用に編集する。この場合、ユーザＢが、文書操作部２００でＩＤ付き文書"1"を開くと、文書内容"Content1"が提示され、ユーザＢはこの文書内容に対して編集を加える。ユーザＢが編集を終えて文書を閉じると、文書操作部２００は、その編集の結果としてＩＤ付き文書"2"を生成し、文書管理サーバ１０に登録する。ＩＤ付き文書"2"には、管理ＩＤ"2"、親ＩＤ"1"、操作種別「編集」、操作者"Ｂ"などの項目を含んだメタ情報３１０と、編集後の文書内容３２０とが含まれる。ＩＤ付き文書"2"の文書内容は、編集操作により元のものから変わっているので、その文書内容は新たな内容ＩＤ"Content2"と対応づけて文書ＤＢ１００に登録される。このとき、文書管理サーバ１０は、登録されたＩＤ付き文書"2"中のメタ情報の親ＩＤの値が"1"であることから、派生関係ＤＢ１１０中のＩＤ付き文書"1"のリーフフラグを"1"から"0"に変更し、ＩＤ付き文書"2"のリーフフラグを"1"にセットする。このように、文書管理サーバ１０は、新たに登録されたＩＤ付き文書中の親ＩＤを管理ＩＤとして持つ文書のリーフフラグが"1"の場合、そのフラグを"0"に変更する。またその新たに登録されたＩＤ付き文書は必ずリーフなので、その文書のリーフフラグは"1"にセットする。その後、ユーザＢは、編集後のフォーム（ＩＤ付き文書"2"）をＸＸ課の課員（例えばユーザＣ）に電子メール等で配布する。

次に、ユーザＣがユーザＢから配布されたフォームの記入欄に対して記入を行うと、図５に示す管理ＩＤ"3"のＩＤ付き文書が文書管理サーバ１０に登録される。ここで、フォームに対する記入は、「編集」操作として記録される。

また、ユーザＤがユーザＡから受け取ったフォーム（ＩＤ付き文書"1"）をＹＹ課用に編集すると、図５に示す管理ＩＤ"4"のＩＤ付き文書が文書管理サーバ１０に登録される。そして、ユーザＤがそのＹＹ課用のフォームの記入欄に記入を行うと、管理ＩＤ"5"のＩＤ付き文書が文書管理サーバ１０に登録される。更にユーザＤが、記入内容の確認のために、登録した記入済みの文書"5"を閲覧すると、その閲覧操作を示す管理ＩＤ"6"のＩＤ付き文書が文書管理サーバ１０に登録される。また、ＹＹ課の課員であるユーザＥがフォーム記入の参考のためにユーザＤの記入結果（ＩＤ付き文書"5"）を閲覧すると、その閲覧操作を示す管理ＩＤ"7"のＩＤ付き文書が文書管理サーバ１０に登録される。そして、ユーザＥがユーザＤから受け取ったフォーム（ＩＤ付き文書"4"）の記入欄に記入を行うと、図５に示す管理ＩＤ"8"のＩＤ付き文書が文書管理サーバ１０に登録される。

以上、派生関係ＤＢ１１０のデータ内容を例に取り、本システムにおける文書操作の情報の登録の様子を説明した。

図４の説明に戻り、要求処理部１４０は、クライアント端末２０からの管理ＩＤを含んだサービス要求に応じて、派生関係ＤＢ１１０を用いたサービスを提供する。要求処理部１４０が提供するサービスとしては、例えば、サービス要求中の管理ＩＤに対応する文書の最新版を検索するサービスがある。また別の例として、サービス要求中の管理ＩＤに対応する始祖の文書（オリジナル文書）又はその始祖についてのログ情報を提供するサービスを挙げることができる。また、別の例として、その管理ＩＤの来歴、すなわち始祖からその管理ＩＤまでに文書が経てきた操作の履歴（例えば誰がいつどんな操作をしたのかを示す情報のリスト）を提供するサービスもある。また、更に別の例として、管理ＩＤに対応するフォーム原本に対する、各ユーザの記入結果を回収するサービスもある。

サービス要求は、クライアント端末２０に保持されたＩＤ付き文書に基づき発せられる。例えば、ユーザがクライアント端末２０の文書操作部２００によりＩＤ付き文書を開いた場合に、文書操作部２００が、派生関係を用いたサービスのメニューを提供し、そのメニューの中からユーザが所望するサービスの指定を受け付ける。そして、そのＩＤ付き文書の管理ＩＤと指定されたサービスを示すコードとを含むサービス要求を文書管理サーバ１０の要求処理部１４０に送信する。なお、管理ＩＤと、サービスを示すコード以外に、指示を行ったユーザの識別情報や、ユーザの入力した認証情報などといった他の情報を、クライアント端末２０から要求処理部１４０に送信するようにしてもよい。

また、別の例として、ＩＤ付き文書というオブジェクト種類に対して、そのようなサービスのメニューを対応づけてクライアント端末２０のオペレーティングシステムに登録しておいてもよい。この場合、図７に示すように、オペレーティングシステムが提供するファイル管理画面４００に表示されたＩＤ付き文書のアイコン４１０又は４１４に対し、ユーザが右ボタンクリックなどの所定の操作を行った場合、オペレーティングシステムが、ＩＤ付き文書に対応づけられたメニュー４２０を画面表示する。図示例では、ＩＤ付き文書のアイコン４１０又は４１４には、本システムのＩＤ付き文書であることを示すマーク４１１により、他の種類のファイル４１２と区別可能となっている。ユーザがメニュー４２０上の各サービス項目の中から、所望のものを選択すると、クライアント端末２０は、選択されたサービス項目の実行を文書管理サーバ１０に要求する。

また別の例として、ユーザによるサービスの指定を一つの「操作」と捉え、その「操作」に対して新たに管理ＩＤを付与することも考えられる。この場合、指定されたサービスのコードを操作種別として含み、指定の際に用いられた元のＩＤ付き文書の管理ＩＤを親ＩＤとして含んだＩＤ付き文書を生成し、このＩＤ付き文書をサービス要求として文書管理サーバ１０に送ってもよい。この場合、要求処理部１４０は、受け取ったＩＤ付き文書内の操作種別の情報に基づき提供すべきサービスを判定し、同じくＩＤ付き文書内の親ＩＤを、派生関係を遡る処理の起点とする。

要求処理部１４０は、クライアント端末２０からサービス要求を受けた場合、そのサービス要求中に指定された管理ＩＤを起点に、派生関係ＤＢ１１０に登録された管理ＩＤと親ＩＤとの派生関係が構成する木を走査（トラバース）し、その走査の結果得られた情報を用いて、ユーザから要求されたサービスを実行する。

以下、サービス要求の一例として、「記入済みフォーム回収」が要求された場合の要求処理部１４０の処理手順を、図８を参照して説明する。以下では、派生関係ＤＢ１１０内のデータ内容が図５及び図６に例示したものである時に、ユーザＡが、自分のクライアント端末２０内にあるＩＤ付き文書"1"を対象として、「記入済みフォーム回収」の要求を行った場合を具体例として用いて説明する。

この手順では、要求処理部１４０は、クライアント端末２０から受け取った「記入済みフォーム回収」要求から、処理対象として含まれる管理ＩＤを取り出し、その管理ＩＤを起点に、ＩＤ付き文書の派生関係を遡り、ルート（根）を特定する（Ｓ１）。すなわち、例えば、その管理ＩＤに対応するレコードを派生関係ＤＢ１１０から求め、そのレコード内の親ＩＤを求め、その親ＩＤを管理ＩＤとして持つレコードを更に調べる、という処理を繰り返すことで、ルートを特定することができる。

ルートを特定すると、そのルートを起点として、派生関係ＤＢ１１０のレコードの親ＩＤ・管理ＩＤの対応関係を親から子に探索していくことで、そのルートから派生する木に含まれるリーフ（葉）の文書（の管理ＩＤ）をすべて特定する（Ｓ２）。木の探索は、周知のアルゴリズムで行えばよい。そして、特定した各リーフ文書をそれぞれ注目文書とし、注目文書ごとにステップＳ４〜Ｓ７の処理を実行する。

すなわち、ステップＳ４では、１つの注目文書の管理ＩＤに対応するレコードを派生関係ＤＢ１１０から取得し（Ｓ４）、そのレコードに含まれる操作種別の値が「編集」であるか否かを判定する（Ｓ５）。「編集」でなければ、そのレコード中の親ＩＤを次の注目文書とし（Ｓ６）、ステップＳ４に戻る。「編集」であれば、その注目文書の管理ＩＤを提供リストに追加する（Ｓ７）。ここで、提供リストは、要求された処理の処理結果を求めるための材料となる情報を蓄積するために、要求処理部１４０が管理するリストである。ステップＳ４〜Ｓ７により、リーフである注目文書から木をルートへと遡る過程で、最初に見つかった操作種別「編集」に対応する文書が特定され、提供リストに入れられる。特定された文書は、自分自身に対応する操作種別が「編集」であり、自分の子孫に操作種別が「編集」である文書を持たない。すべての注目文書（リーフ）についてＳ４〜Ｓ７の処理を行うことで、処理対象に指定された文書と同じフォームを用いた記入（編集）済みの文書であって、その子孫が編集を受けていないものをすべて提供リストに集めることができる。

すべてのリーフについてＳ４〜Ｓ７の処理が終わると、要求処理部１４０は、提供リストに含まれる各管理ＩＤに対応するＩＤ付き文書を文書ＤＢ１００及び派生関係ＤＢ１１０から求め、求めたＩＤ付き文書群をクライアント端末２０に返す（Ｓ８）。

図５及び図６の例において、ユーザＡがＩＤ付き文書"1"を操作して「記入済みフォーム回収」を指示した場合、図８の処理手順によれば、ユーザＣ，Ｄ，Ｅの記入結果であるＩＤ付き文書"3"，"5"，"8"がユーザＡに提供されることになる。

なお、同じ図５及び図６の例を対象に、派生関係により構成される木の中で各ユーザの最新の文書を収集する方式で文書を収集した場合、ＩＤ付き文書"1"，"2"，"3"，"6"，"8"が収集されることになる。この収集結果には、フォームそのもの（文書"1"）や、ＸＸ課用に特化したフォーム（文書"2"）が含まれており、これらは記入済みフォームではない。

これに対し、図８の手順によれば、個々のリーフに最も近い編集（すなわち記入）済みの文書が抽出されるので、文書"1"や文書"2"というフォームそのものが収集されてしまう可能性は低くなる。すなわち、フォームに対してあるユーザが記入を行えば、その記入結果が操作種別「編集」に対応する文書として文書管理サーバ１０に登録されるので、そのフォームが記入済みフォームとして収集されることはない。

図８の手順では、記入済みフォームの収集範囲は「記入済みフォーム回収」の指示に含まれる管理ＩＤを含んだ木全体であったが、その代わりにその木の中の１つの部分木を収集範囲とすることもできる。例えば、回収指示に用いたＩＤ付き文書をルートとする部分木を収集範囲としてもよい。部分木のルートは指定されているので、部分木に属する各文書はそのルートから派生関係を辿ることで特定できる。

例えば、図５及び図６の例において、ＹＹ課の課長であるユーザＤが課内の記入済みフォームを回収したい場合、ＩＤ付き文書"4"を用いて「記入済みフォーム回収」の指示を行えばよい。また、回収結果を課ごとに分類する場合にも、同様の手法が利用できる。

指示のために用いられたＩＤ付き文書を自動的に部分木のルートとする代わりに、そのＩＤ付き文書の祖先の各文書を表示し、指示を発したユーザにその中から収集範囲の部分木のルートを選択させてもよい。

なお、収集範囲を木全体とするか、指定されたルートからの部分木とするかを、ユーザに指定させてもよい。

さて、図９は、図６の派生関係において、ユーザＤが記入内容の確認のためにＩＤ付き文書"6"を閲覧した結果、記入間違いを発見したために更にその文書"6"に編集を加えたときの派生関係を示している。編集結果は、ＩＤ付き文書"9"として登録されている。この図９の派生関係に対し、上述の図８の処理を適用すると、今度はＩＤ付き文書"3"，"8"，"9"が収集されることになる。すなわち、記入間違いを含んだＩＤ付き文書"5"の代わりに、その修正結果であるＩＤ付き文書"9"が収集される。

次に、実施形態の変形例を説明する。この変形例を説明するに当たり、図１０に示す派生関係の例をまず説明する。図１０の木構造に対応する派生関係ＤＢ１１０内のデータ内容を図１１に示す。

この派生関係は、次のような操作により生成される。すなわち、まず部長であるユーザＡが部内用のフォームを文書管理サーバ１０に登録し、次にユーザＢがＸＸ課用にフォームを編集し、更にＸＸ課内のユーザＣがそのフォームに記入を行う。また、ユーザＤが部内用のフォームをＹＹ課用に編集し、次にＹＹ課内のユーザＥがそのフォームに記入を行う。その後ユーザＤがＹＹ課用のフォームに修正を加え、その修正後のフォームに対しユーザＥが記入をし直す。また、ユーザＤがその修正後のフォームに対して記入を行う。

図１０及び図１１に示す派生関係群に対し、仮に図８の処理手順で記入済みフォームの回収を行うと、ＩＤ付き文書"3"，"5"，"7"，"8"が収集される。ここで、ＩＤ付き文書"5"，"7"は共にユーザＥの記入済みフォームであり、そのうち文書"5"は修正前のフォームに記入を行ったものであるため、収集しなくて良いものである。
そこで、この変形例では、操作種別が「編集」である文書であり、かつ自分の子孫に操作種別が「編集」である文書を持たない文書を収集したときに、その中に同一のユーザが編集した文書がある場合には、操作時刻が最新のもののみを選択する。
この変形例の処理手順を図１２に示す。この手順では、図８の手順と同様、ステップＳ１〜７の処理を行うことで、操作種別が「編集」である文書であり、かつ自分の子孫に操作種別が「編集」である文書を、提供リストに収集する。そして、その提供リスト内の各文書の操作者属性を派生関係ＤＢ１１０から求め、操作者が同一である文書があれば、そのような文書の中から操作時刻属性の値がもっとも新しいもの以外を提供リストから削除する（Ｓ１１）。そして、その提供リスト内の各文書を要求元のユーザに提供する（Ｓ８）。

次に、第２の変形例を説明する。以上の例では、編集結果の文書を収集の対象とした。これに対し、この第２の変形例では文書に対する操作種別の一つに「公開」操作を導入し、「公開」操作が行われた文書のみを収集の対象とする。「公開」操作は、文書を他者に公開する意思を表示するための操作である。「公開」操作は、例えばＩＤ付き文書に対して実行可能なメソッドの１つとして実装されている。例えば、ユーザがフォルダ内のファイルやフォルダを一覧表示する画面上で、ＩＤ付き文書のアイコン上にカーソルを置いて右クリック等の所定の操作を行うと、操作メニューの１項目として「公開」が提示され、その項目をユーザが選択すると「公開」操作が実行される。「公開」操作では、文書内容は変化せず、「公開」が行われた旨の履歴情報が文書管理サーバ１０に登録される。

この変形例を説明するに当たり、図１３に示す派生関係の例をまず説明する。図１３の木構造に対応する派生関係ＤＢ１１０内のデータ内容を図１４に示す。

この派生関係は、次のような操作により生成される。すなわち、まず部長であるユーザＡが部内用のフォームを文書管理サーバ１０に登録し、次にユーザＢがＸＸ課用にフォームを編集し、更にＸＸ課内のユーザＣがそのフォームに記入を行う。ユーザＣはその記入結果を公開すると判断した場合、その記入結果のＩＤ付き文書に対して公開操作を行う。この公開操作によりＩＤ付き文書"4"が文書管理サーバ１０に登録される。また、ユーザＤが部内用のフォームをＹＹ課用に編集し、次にそのユーザＤ自身がそのフォームに記入を行い、更にその記入結果を公開する（ＩＤ付き文書"7"）。更に、ユーザＤは、いったん公開した記入結果に対して修正が必要になったので、それに対して編集操作を行い、その編集結果を公開する（ＩＤ付き文書"9"）。また、ＹＹ課内のユーザＥがＹＹ課用のフォームに対して記入を行い、その記入結果を公開する（ＩＤ付き文書"11"）。

この第２の変形例において、公開された記入済みフォームのみを回収するには、図８に例示した手順において、ステップＳ５及びＳ７で、操作種別が「公開」である文書を提供リストに追加すればよい。これにより、操作種別が「公開」であるＩＤ付き文書の中から、自分の子孫に操作種別が「公開」である文書を持たないものを回収できる。図１３の例では、ユーザＤがＩＤ付き文書"7"及び"9"の２つを公開しているが、この変形例では、そのうち修正後の文書"9"のみが収集される。

以上の例では、操作種別が「編集」または「公開」であるＩＤ付き文書の中から、自分の子孫に操作種別が「編集」または「公開」である文書を持たないものを求めるに当たり、派生関係群が構成する木をリーフから遡っていったが、これは一例に過ぎない。

以上に例示した実施形態及び各変形例の文書管理サーバ１０及びクライアント端末２０は、例えば、汎用のコンピュータに上述の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図１５に示すように、ＣＰＵ１０００等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１００２およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）１００４等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１００６を制御するＨＤＤコントローラ１００８、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース１０１０、ローカル・エリア・ネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース１０１２等が、たとえばバス１０１４を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス１０１４に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース１０１０経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ１０１６、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ１０１８、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭ１００２に読み出されＣＰＵ１０００等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。なお、それら機能モジュール群のうちの一部又は全部を、専用ＬＳＩ(Large Scale Integration)、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit、特定用途向け集積回路）又はＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等のハードウエア回路として構成してもよい。

文書利用管理システムの概略構成の例を示すブロック図である。 クライアント端末の内部構成の例を示すブロック図である。 ＩＤ付き文書のデータ構造の例を模式的に示す図である。 文書管理サーバの内部構成の例を示すブロック図である。 ＩＤ付き文書の派生関係群がなす木構造を図式化して表す図である。 派生関係ＤＢのデータ内容の例を示す図である。 ＩＤ付き文書のアイコンを表示した表示画面の例を示す図である。 記入済みフォーム回収要求に対する要求処理部の処理手順の一例を示すフローチャートである。 図６に示した状況からある文書の修正がなされた場合の派生関係の木構造を示す図である。 ＩＤ付き文書の派生関係群がなす木構造の別の例を図式化して表す図である。 図１０の木構造に対応する派生関係ＤＢのデータ内容の例を示す図である。 変形例における記入済みフォーム回収処理の手順の一例を示す図である。 ＩＤ付き文書の派生関係群がなす木構造の別の例を図式化して表す図である。 図１３の木構造に対応する派生関係ＤＢのデータ内容の例を示す図である。 コンピュータのハードウエア構成の一例を示す図である。

符号の説明

１０ 文書管理サーバ、２０ クライアント端末、３０ ネットワーク、１００ 文書ＤＢ、１１０ 派生関係ＤＢ、１３０ 文書登録部、１３２ 派生関係登録部、１４０ 要求処理部、２００ 文書操作部、２０２ ＩＤ割り当て部、２０４ 派生関係組込部、２１０ 登録処理部、３００ ＩＤ付き文書。

Claims (6)

1. 情報処理装置から、第１の文書に対して行われた操作の種類と、当該操作の結果である第２の文書と、を受け取って互いに対応づけて記憶する記憶手段であって、前記第１の文書が前記記憶手段に既に登録されている場合には、前記第２の文書の親が前記第１の文書であることを示す派生関係を更に記憶する記憶手段と、
   収集指示に応じて、前記記憶手段に記憶された派生関係群のなす木群の中の前記収集指示に指定された文書の属する木に含まれる文書の中から、自分自身に対応する操作の種類が文書編集であり、かつ前記木群における自分自身の子孫の文書の中に、対応する操作の種類が文書編集である文書をもたない文書を、収集対象文書として特定し、特定した収集対象文書を前記記憶手段から収集して提供する文書提供手段と、
   を備え、
   前記文書提供手段は、前記指定された文書の属する木の中のリーフに該当する各文書を特定すると共に、
   （ａ）注目文書に対応づけて前記記憶手段に記憶された操作の種類が文書編集であるか否かを判定する判定処理、
   （ｂ）前記判定処理で判定された操作の種類が文書編集である場合には当該注目文書を前記収集対象文書として特定する処理、
   （ｃ）前記判定処理で判定された操作の種類が文書編集でない場合には前記記憶手段に記憶された前記派生関係における当該注目文書の親文書を次の注目文書とする処理、
   （ｄ）特定された前記リーフの文書ごとに、当該リーフの文書を最初の注目文書として前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを開始し、当該繰り返しの中で前記（ｂ）により前記収集対象文書が特定されると、当該リーフの文書についての前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを終了する処理、
   を実行する、ことを特徴とする文書管理装置。
2. 情報処理装置から、第１の文書に対して行われた操作の種類と、当該操作の結果である第２の文書と、を受け取って互いに対応づけて記憶する記憶手段であって、前記第１の文書が前記記憶手段に既に登録されている場合には、前記第２の文書の親が前記第１の文書であることを示す派生関係を更に記憶する記憶手段と、
   収集指示に応じて、前記記憶手段に記憶された派生関係群のなす木群の中の前記収集指示に指定された文書の属する木に含まれる文書の中から、自分自身に対応する操作の種類が公開操作であり、かつ前記木群における自分自身の子孫の文書の中に、対応する操作の種類が公開操作である文書をもたない文書を、収集対象文書として特定し、特定した収集対象文書を前記記憶手段から収集して提供する文書提供手段と、
   を備え、
   前記文書提供手段は、前記指定された文書の属する木の中のリーフに該当する各文書を特定すると共に、
   （ａ）注目文書に対応づけて前記記憶手段に記憶された操作の種類が公開操作であるか否かを判定する判定処理、
   （ｂ）前記判定処理で判定された操作の種類が公開操作である場合には当該注目文書を前記収集対象文書として特定する処理、
   （ｃ）前記判定処理で判定された操作の種類が公開操作でない場合には前記記憶手段に記憶された前記派生関係における当該注目文書の親文書を次の注目文書とする処理、
   （ｄ）特定された前記リーフの文書ごとに、当該リーフの文書を最初の注目文書として前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを開始し、当該繰り返しの中で前記（ｂ）により前記収集対象文書が特定されると、当該リーフの文書についての前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを終了する処理、
   を実行する、ことを特徴とする文書管理装置。
3. 前記収集指示に対応づけて起点文書の指定を受け付ける手段を更に備え、
   前記文書提供手段は、
   前記収集指示に対応づけて起点文書が指定された場合は、前記記憶手段に記憶された派生関係群のなす木群の中の前記収集指示に指定された文書の属する木の中の、前記起点文書を根とする部分木に含まれる文書の中から、前記収集対象文書を特定する、
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
4. 前記記憶手段は、第１の文書に対して行われた操作の種類と、当該操作の結果である第２の文書と、に対応づけて、当該操作の時刻と当該操作を指示した操作者を更に記憶し、
   前記文書提供手段は、同一の操作者に対応づけられた複数の文書を収集対象文書として特定した場合に、それら複数の収集対象文書の中の操作の時刻が最新のもののみを提供する、
   ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
5. コンピュータを、
   情報処理装置から、第１の文書に対して行われた操作の種類と、当該操作の結果である第２の文書と、を受け取って互いに対応づけて記憶する記憶手段であって、前記第１の文書が前記記憶手段に既に登録されている場合には、前記第２の文書の親が前記第１の文書であることを示す派生関係を更に記憶する記憶手段、
   収集指示に応じて、前記記憶手段に記憶された派生関係群のなす木群の中の前記収集指示に指定された文書の属する木に含まれる文書の中から、自分自身に対応する操作の種類が文書編集であり、かつ前記木群における自分自身の子孫の文書の中に、対応する操作の種類が文書編集である文書をもたない文書を、収集対象文書として特定し、特定した収集対象文書を前記記憶手段から収集して提供する文書提供手段、
   として機能させるためのプログラムであって、
   前記文書提供手段は、前記指定された文書の属する木の中のリーフに該当する各文書を特定すると共に、
   （ａ）注目文書に対応づけて前記記憶手段に記憶された操作の種類が文書編集であるか否かを判定する判定処理、
   （ｂ）前記判定処理で判定された操作の種類が文書編集である場合には当該注目文書を前記収集対象文書として特定する処理、
   （ｃ）前記判定処理で判定された操作の種類が文書編集でない場合には前記記憶手段に記憶された前記派生関係における当該注目文書の親文書を次の注目文書とする処理、
   （ｄ）特定された前記リーフの文書ごとに、当該リーフの文書を最初の注目文書として前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを開始し、当該繰り返しの中で前記（ｂ）により前記収集対象文書が特定されると、当該リーフの文書についての前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを終了する処理、
   を実行する、ことを特徴とするプログラム。
6. コンピュータを、
   情報処理装置から、第１の文書に対して行われた操作の種類と、当該操作の結果である第２の文書と、を受け取って互いに対応づけて記憶する記憶手段であって、前記第１の文書が前記記憶手段に既に登録されている場合には、前記第２の文書の親が前記第１の文書であることを示す派生関係を更に記憶する記憶手段、
   収集指示に応じて、前記記憶手段に記憶された派生関係群のなす木群の中の前記収集指示に指定された文書の属する木に含まれる文書の中から、自分自身に対応する操作の種類が公開操作であり、かつ前記木群における自分自身の子孫の文書の中に、対応する操作の種類が公開操作である文書をもたない文書を、収集対象文書として特定し、特定した収集対象文書を前記記憶手段から収集して提供する文書提供手段、
   として機能させるためのプログラムであって、
   前記文書提供手段は、前記指定された文書の属する木の中のリーフに該当する各文書を特定すると共に、
   （ａ）注目文書に対応づけて前記記憶手段に記憶された操作の種類が公開操作であるか否かを判定する判定処理、
   （ｂ）前記判定処理で判定された操作の種類が公開操作である場合には当該注目文書を前記収集対象文書として特定する処理、
   （ｃ）前記判定処理で判定された操作の種類が公開操作でない場合には前記記憶手段に記憶された前記派生関係における当該注目文書の親文書を次の注目文書とする処理、
   （ｄ）特定された前記リーフの文書ごとに、当該リーフの文書を最初の注目文書として前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを開始し、当該繰り返しの中で前記（ｂ）により前記収集対象文書が特定されると、当該リーフの文書についての前記（ａ）〜（ｃ）の繰り返しを終了する処理、
   を実行する、ことを特徴とするプログラム。

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