JP4682563B2 - 文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は文書管理に関し、より詳細には文書情報とその関連情報とに対してそれぞれ版数管理を行い、個別に検索してその検索結果と共に対応する情報を併せて表示することを可能とする文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムに関する。

製品や製造、検査等の規定を定めた規格文書は、関連部門に対して通知書とともに配布されるのが一般的である。この通知書は配付する規格文書の重要度や開示範囲、役務情報に加えて変更内容（変更の場合）、適用範囲などの情報が記載され規格文書と強い関連性を有しており、規格文書に対する関連情報（以降、通知書のことを関連情報と言う）であると言える。従って、規格文書と関連情報とはセットで管理することが求められるが、従来の文書管理システムをそのまま利用するため関連情報を規格文書に組み入れて一体の情報として管理される場合が多い。このようにすれば、規格文書と関連情報は電子ファイル化されて版数が付与されて記憶領域に格納され、検索やネットワークを介した文書配布、履歴管理などの文書管理の機能をそのまま利用できるからである。

関連性のある文書を別々に管理する方法も提案されている。例えば、構造化された元情報とこの元情報に付加される付加情報とをそれぞれの構造化データベースの階層化された論理構造を同一にしてデータベース上の位置を対応させる方法が提案されている。これにより、何れか一方から他方を参照できるようにしている。（特許文献１）。
特開２００３−２８８３６５号公報

上記に示したように、規格文書情報と関連情報とを一体化して管理している場合が多いが、文書管理システムで検索を行って必要な規格文書情報または関連情報を取り出そうとすると検索精度が著しく悪く、必要とする情報を見つけるのに多くの時間を要する、と言う問題があった。さらに、規格文書と通知書とは常に１対１に対応して作成されるものではなく１対Ｎとなる場合があり（例えば、規格文書はそのままで関連情報の重要度や開示範囲のみを変更したい、と言った場合など）、このような場合はより２つの情報（規格文書情報と関連情報）の混在が著しくなり検索精度はますます悪くなる。従って、規格文書情報と関連情報とは別個に管理することが望ましく、しかも何れの情報からも参照できることが望まれる。

前述した特許文献１の方法は双方の情報から他方の情報を参照できるが、構造化文書であることが前提であり、従来から作成されている規格文書情報とその関連情報をそのまま適用することは困難である。

本発明の目的は、規格文書情報とその関連情報を別々に管理し、一方の情報から他方の情報を参照できる文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムを提供することにある。

本発明の文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムは以下のように構成される。
（１）第１の発明
第１の発明は文書管理システムの登録に関するもので、文書情報とそれに関連する関連情報を個別に版数を付与し登録するものである。

その原理を図１を用いて説明する。第１の発明は、図１に示すように版数付与手段１０、対応記録手段２０および情報格納手段３０で構成する。

版数付与手段１０は、文書情報と関連情報または関連情報のみの登録において所定の規則でそれぞれに版数を付与する。ここで、文書情報および関連情報はテキスト情報であってもイメージ情報であってもよいものとする。

対応記録手段２０は、版数付与手段１０で版数が付与された文書情報と関連情報との対応関係を管理テーブルに記録する。

情報格納手段３０は、文書情報と関連情報とを記憶領域にそれぞれ個別に格納しておく。

本構成により文書情報とその関連情報は所定の規則で版数が付けられ、別個に格納されながら対応関係を有して管理することができる。
（２）第２の発明
第２の発明も文書管理システムの登録に関するもので、文書情報と関連情報との登録の形態の違いで版数付与の方法を定めるものである。即ち、文書情報と関連情報とを登録する場合は、文書情報の版数はアップさせ関連情報は初版(即ち、第1版)となる版数を付与する。関連情報のみの登録の場合は版数をアップさせる。このことは、文書情報に変更がなされた場合はその通知書でもある関連情報も新たに作成されるので、文書情報は版数アップ、関連情報は初版とするものである。関連情報のみが登録される状態は、文書情報はそのままで関連情報に変更があった場合であるので関連情報のみを版数アップさせることになる。
（３）第３の発明
第３の発明は前述した文書管理システムに検索機能を有するもので、その検索は文書情報または関連情報の何れでも独立して検索でき、検索結果に基づいて他方の情報の表示を行うものである。

即ち、文書情報および関連情報は別個に格納し管理情報を持つものであるので独立した検索が可能であり、さらに管理テーブルを参照することにより対応する他方の情報の表示ができるものである。
（４）第４の発明
第４の発明は第１の発明に基づいた文書管理方法である。
（５）第５の発明
第５の発明は第１の発明に基づいた文書管理プログラムである。

第１の発明により、文書情報とその関連情報との対応関係を保ちながら別々に文書管理を行うことが可能となる。

第２の発明により、文書情報と関連情報との登録形態に基づいて合理的に版数付与がなされるので、文書情報と関連情報との関係を明確に管理できる。

第３の発明により、文書情報と関連情報とを独立して検索できるので検索精度が向上する。また、検索結果で得られた情報に対応する他方の情報（文書情報を検索したのであれば、関連情報が他方の情報となる）を参照できる。

第４の発明および第５の発明により、文書情報とその関連情報との対応関係を保ちながら別々に文書管理を行うことができる文書管理方法および文書管理プログラムの提供ができる。

本発明の実施例について図２から図６を用いて説明する。図２は文書管理システムの構成を説明する図である。

文書管理システムは文書管理サーバ１００に利用者端末２００と管理者端末３００がネットワークを介して接続している。利用者端末２００は例えばパーソナル・コンピュータであり利用者が文書管理サーバ１００にアクセスして規格情報等の検索を行ったり、検索結果をダウンロードしたりする。管理者端末３００も、例えばパーソナル・コンピュータであり、文書管理の管理者がこの管理者端末３００を用いて文書管理サーバ１００に対して文書情報やその関連情報の登録を行う。登録する文書情報および関連情報はテキストデータであってもイメージデータであってもよく、もし管理をイメージデータで行うのであれば管理者端末３００にイメージ・リーダーがある方がよい。文書管理サーバ１００と利用者端末２００または管理者端末３００とを結ぶ通信回線は、ＬＡＮ（Local Area Network）やWAN(Wide Area Network)などである。
文書管理サーバ１００は、データやプログラムを制御するＣＰＵ(Central ProcessingUnit)１１０、利用者端末２００や管理者端末３００との通信を制御する通信制御部１２０、文書管理を行う文書管理プログラム１３０、規格文書情報および関連情報を管理するデータを記憶した管理テーブル１４０、規格文書の情報を格納した規格文書情報ＤＢ１５０および関連情報を格納した関連情報ＤＢ１６０から構成する。

文書管理プログラム１３０は、規格文書情報や関連情報を登録するための登録部１３１と登録された情報の検索を行う検索部１３２からなる。

管理テーブル１４０は、セットとして登録した規格文書情報と関連情報の全体を管理するマスタ管理テーブル１４１と、規格文書情報ＤＢ１５０に格納した規格文書情報を管理する規格管理テーブル１４２および関連情報ＤＢ１６０に格納した関連情報を管理する関連管理テーブル１４３からなる。それぞれのデータ例を図３に示す。

図３（ａ）はマスタ管理テーブル１４１のデータ例を示すもので、マスタＩＤ、規格文書名称、規格文書情報ＩＤ、規格文書情報最新版数、関連情報ＩＤ、関連情報最新版数等の各フィールドから構成する。マスタＩＤは規格文書情報と関連情報とのセットを識別するためのＩＤでセットに対して付与されるものであり、規格文書情報最新版数と関連情報最新版数はそれぞれの持つ最新版数を示している。図３（ａ）のデータ例では、規格文書名が「○○○検査規格」でその文書のＩＤは「ＡＢＣ」、最新版数は「０３」版であり（規格文書情報の最新版数が「０３」版であると言うことは、「０１」版〜「０３」版までの３つの版の規格文書情報を格納管理していることになる）、関連情報についてはＩＤが「ＸＹＺ」でその関連情報の最新版数は「０２」版であることを示している。そして、この規格文書情報と関連情報のセットとしてのＩＤは「ＸＸ００１２３４５」である。

図３（ｂ）は規格管理テーブル１４２のデータ例を示すもので、規格文書情報ＩＤ、版数、関連情報ＩＤ、関連情報最新版数、登録日、作成部署、格納アドレス等のフィールドから構成する。このデータ例では、規格文書情報が「ＡＢＣ」のＩＤであり、その版数は「０３」版で、対応する関連情報は「ＸＹＺ」のＩＤを持ちその最新版数は「０２」版である。そして、この規格文書情報は「２００４年８月１７日」に登録され、規格文書情報を作成した部署は「検査部」でその情報の規格文書情報ＤＢ１５０の格納アドレスは「３５ＤＢ」であることを示している。このデータは、規格文書情報の版数分作成されることになる。

図３（ｃ）は関連管理テーブル１４３のデータ例を示すもので、関連情報ＩＤ、版数、規格文書情報ＩＤ、規格文書情報版数、登録日、作成部署、格納アドレス等の各フィールドから構成する。このデータ例では、関連情報が「ＸＹＺ」のＩＤであり、その版数は「０１」版で、対応する規格文書情報は「ＡＢＣ」のＩＤを持ちその版数は「０３」版である。そして、この関連情報は「２００４年８月１７日」に登録され、関連情報を作成した部署は「生産管理部」でその情報の関連情報ＤＢ１６０の格納アドレスは「ＡＦ１２」であることを示している。このデータは、関連情報の版数分作成されることになる。

ここで、規格文書情報の版数と関連情報の版数との関係を図４を用いて説明する。図４の規格文書情報ＤＢ１５０には規格文書情報ＩＤが「ＡＢＣ」で「０１」、「０２」および「０３」の３つの版数を持つ規格文書情報が格納されている状態を示している。一方、関連情報ＤＢ１６０には規格文書情報ＩＤ「ＡＢＣ」に対して作成された関連情報（関連情報ＩＤは「ＸＹＺ」）が格納されている。これらの関連情報は、規格文書情報「ＡＢＣ」の各版数に対して作成されたものであるが、図４では規格文書情報の版数と対応する関連情報を明確にするため、関連情報の版数の前に規格文書情報の版数を付けて表している。例えば規格文書情報の「０１」版に対する関連情報は「０１−０１」、「０１−０２」および「０１−０３」版である。同様に「０２」版の規格文書情報に対する関連情報は「０２−０１」版のみ、「０３」版の規格文書情報に対する関連情報は「０３−０１」と「０３−０２」の２つの版数である。即ち、規格文書情報のある版数に対する関連情報は１：Ｎの関係にある。これらの関係は、規格管理テーブル１４２と関連管理テーブル１４３から知ることができ、規格管理テーブル１４２からは関連情報最新版数により何版までの関連情報が作成されているかを知ることができる。また、関連管理テーブル１４３からは、その版数の関連情報の規格文書情報は何版のものであるかを知ることができる。

次に、文書管理システムの文書管理サーバ１００の登録処理と検索処理のフローを説明する。

図５は登録処理のフローを示すもので、文書管理の管理者が管理者端末３００から登録する規格文書情報と関連情報とを文書管理サーバ１００に送信して登録する場合の文書管理サーバ１００の処理を示すものである。

まず文書管理サーバ１００はステップ１００（以降、Ｓ１００と表現する）で登録の様態を管理者に問い合わせる（即ち、新規登録か更新登録かを問い合わせる）。更新の場合はＳ１１０に進み、マスタ管理テーブル１４１を参照して登録している規格文書情報と関連情報とをリスト表示し、管理者に更新対象の情報を選択させる。管理者からの選択情報を取得し、該当する情報の最新版数をマスタ管理テーブル１４１から求める（Ｓ１１０、Ｓ１２０）。

次に、Ｓ１２０で管理者が選択した情報を基に、更新する情報は規格文書情報と関連情報か、または関連情報のみかを判断し、規格文書情報と関連情報である場合Ｓ１４０に進み、端末から送信された規格文書情報と関連情報を取得する。規格文書情報の版数はＳ１２０で求めた規格文書情報最新版数に「＋１」を加えたものとし、関連情報の版数は「０１」版とする。そして、マスタ管理テーブル１４１の規格文書情報最新版数および関連情報最新版数を更新する（Ｓ１３０〜Ｓ１６０）。

管理者が入力した規格文書情報の作成部署名や作成者名などの管理情報を取得し、この情報を規格管理テーブル１４２に追加する。そして、取得した規格文書情報を規格文書情報ＤＢ１５０に格納する。関連情報についても同様に関連情報の管理情報を取得し、関連管理テーブル１４３に管理情報を追加、関連情報を関連情報ＤＢ１６０に格納する（Ｓ１７０〜Ｓ２２０）。

次に、Ｓ１３０において登録情報が関連情報のみの場合について説明する。端末から送信された関連情報を取得し、この関連情報の版数をＳ１２０で取得した関連情報最新版数に「＋１」を加えたものとし、マスタ管理テーブル１４１と規格管理テーブル１４２に関連情報最新版数を更新する（Ｓ２３０〜Ｓ２５０）。以降Ｓ２００に進む。

次に新規登録の場合は、まず端末から送信された規格文書情報と関連情報とを取得し、マスタＩＤ、規格文書情報ＩＤおよび関連情報ＩＤを新たに付与するとともに、規格文書情報と関連情報の版数を共に「０１」版とする。そして、管理者に規格文書の文書名等を入力させこの情報を取得して、先のＩＤと版数の情報をマスタ管理テーブルに追加する。（Ｓ２６０〜Ｓ２９０）。以降は、Ｓ１７０に進み、更新登録で説明したようにそれぞれの管理テーブルに管理情報を追加し、送信された規格文書情報と関連情報とをそれぞれ規格文書情報ＤＢ１５０および関連情報ＤＢ１６０に格納する。

続いて、文書管理サーバ１００の検索処理のフローを図６を用いて説明する。この処理は、利用者が利用者端末２００から入力した検索キーワードを基に文書管理サーバ１００が検索を行い、検索結果を利用端末２００に送信し表示させる処理を示すものである。

まず文書管理サーバ１００はステップ３００で端末（利用者端末３００）に対し検索対象の情報が規格文書情報か関連情報かの何れかを選択させ、その情報を取得する（Ｓ３００）。

検索対象が規格文書情報であるときＳ３１０に進み、検索のためのキーワードの入力を利用者に求める。入力されたキーワードを取得して規格文書情報ＤＢ１５０内を検索し、検索された規格文書情報のリストを端末に送信する。利用者がこのリストを見て入力した指定情報を取得し、この指定の規格文書情報を端末に送信する。文書管理サーバ１００はこの送信に引き続いて送信した規格文書情報の関連情報を表示するかどうか、を利用者に問い合わせる。利用者が関連情報の表示を求めるようであれば、その関連情報を関連管理テーブル１４３を参照して関連情報ＤＢ１６０から抽出し、端末に送信する。利用者が関連情報を必要としなければ、そのまま終了となる（Ｓ３１０〜Ｓ３６０）。

Ｓ３００で検索対象が関連情報であるときはＳ３７０に進み、規格文書情報を検索する場合と同様に検索のためのキーワードを取得して関連情報ＤＢ１６０内を検索する。検索された関連情報のリストを端末に送信し、利用者から指定された関連情報を端末に送信する。そして、対応する規格文書情報の表示を利用者が求めるようであれば規格管理テーブル１４２を参照して規格文書情報ＤＢ１５０から対応する規格文書情報を抽出して端末に送信する（Ｓ３７０〜Ｓ４２０）。

以上、文書管理サーバ１００の登録と検索のフローを述べた。このように規格文書情報と関連情報とを個別に管理し、管理テーブルを設けることにより対応する情報の相互の参照が可能となる。

また、図３に示すマスタ管理テーブル１４１、規格管理テーブル１４２および関連管理テーブル１４３を参照することにより、規格文書情報と関連情報とを対応させながら履歴を作成し、利用者端末に表示させることも可能である。

また、実施例では文書を規格文書（規格を定めた文書）としたが、本発明は規格文書に限定するものではない。ある文書に対応して作成される情報（関連情報）であれば本発明の文書管理システムの適用は可能である。

以上の実施例に関し、さらに以下の付記を開示する。
（付記１）
文書情報と該文書情報に関連する関連情報とを管理する文書管理システムであって、
前記文書情報と前記関連情報との登録、または前記関連情報のみの登録に際して、所定の規則に基づいて該文書情報と該関連情報とにそれぞれ版数を付与する版数付与手段と、
版数が付与された前記文書情報と前記関連情報との対応関係を管理テーブルに記録する対応記録手段と、
前記文書情報と前記関連情報とを記憶領域にそれぞれ格納する情報格納手段と
を有することを特徴とする文書管理システム。
（付記２）
前記版数付与手段は、前記文書情報と前記関連情報との登録の場合は該文書情報を版数アップし該関連情報の版数を初版とする版数を付与し、前記関連情報のみの登録の場合は該関連情報のみを版数アップする版数を付与する
ことを特徴とする付記１記載の文書管理システム。
（付記３）
前記文書管理システムは、登録された前記文書情報および前記関連情報をそれぞれ独立に検索し、検索された情報に基づいて前記管理テーブルを参照して対応する文書情報または関連情報を該検索された情報とともに表示する検索手段
を更に有することを特徴とする付記１または付記２記載の文書管理システム。
（付記４）
文書情報と該文書情報に関連する関連情報とを管理する文書管理方法であって、
前記文書情報と前記関連情報との登録、または前記関連情報のみの登録に際して、所定の規則に基づいて該文書情報と該関連情報とにそれぞれ版数を付与する版数付与手順と、
版数が付与された前記文書情報と前記関連情報との対応関係を管理テーブルに記録する対応記録手順と、
前記文書情報と前記関連情報とを記憶領域にそれぞれ格納する情報格納手順と
を有することを特徴とする文書管理方法。
（付記５）
文書情報と該文書情報に関連する関連情報とを管理する文書管理プログラムであって、
前記文書情報と前記関連情報との登録、または前記関連情報のみの登録に際して、所定の規則に基づいて該文書情報と該関連情報とにそれぞれ版数を付与する版数付与手段と、
版数が付与された前記文書情報と前記関連情報との対応関係を管理テーブルに記録する対応記録手段と、
前記文書情報と前記関連情報とを記憶領域にそれぞれ格納する情報格納手段と
をコンピュータに機能させるための文書管理プログラム。
（付記６）
前記文書管理システムは、前記管理テーブルを参照して対応する文書情報または関連情報の履歴を表示する履歴表示手段
を更に有することを特徴とする付記３記載の文書管理システム。

発明の原理図である。 文書管理システムの構成例である。 管理テーブルのデータ例である。 規格文書情報と関連情報との対応関係を説明する図である。 文書管理サーバの登録処理フロー例である。 文書管理サーバの検索処理フロー例である。

符号の説明

１０ 版数付与手段
２０ 対応記録手段
３０ 情報格納手段
１００ 文書管理サーバ
１１０ ＣＰＵ
１２０ 通信制御部
１３０ 文書管理プログラム
１３１ 登録部
１３２ 検索部
１４０ 管理テーブル
１４１ マスタ管理テーブル
１４２ 規格管理テーブル
１４３ 関連管理テーブル
１５０ 規格文書情報ＤＢ
１６０ 関連情報ＤＢ
２００ 利用者端末
３００ 管理者端末

Claims (4)

1. 文書情報と、前記文書情報に関連して一つ以上が作成される関連情報とを管理する文書管理システムであって、
   前記文書情報と前記関連情報との対応関係を、それぞれの識別子と版数情報とで対応付けた管理テーブルと、
   前記文書情報と前記関連情報との登録の場合は、前記管理テーブルを参照して前記文書情報の最新版数を求め、前記文書情報の最新版数に対して版数アップした版数を前記文書情報に付与すると共に前記関連情報の版数を初版とする版数を付与し、前記関連情報のみの登録の場合は、前記管理テーブルを参照して、前記関連情報に対応する文書情報の最新版数を求め、当該文書情報の最新版数に対応する関連文書の版数の内最大の版数である、前記関連情報の最新版数を求め、前記関連情報の最新版数に対して版数アップした版数を前記関連情報に付与する版数付与手段と、
   前記文書情報と前記関連情報とに付与された版数の情報、または前記関連情報のみに付与された版数の情報に基づいて前記管理テーブルを更新する管理テーブル更新手段と、
   前記登録する文書情報と関連情報とを記憶領域にそれぞれ格納する情報格納手段と
   を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書管理システムは、登録された前記文書情報および前記関連情報をそれぞれ独立に検索し、検索された情報に基づいて前記管理テーブルを参照して対応する文書情報また
   は関連情報を前記検索された情報とともに表示する検索手段
   を更に有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 文書情報と、前記文書情報に関連して一つ以上が作成される関連情報とを管理する文書管理方法であって、
   コンピュータが、
   前記文書情報と前記関連情報との登録の場合は、前記文書情報と前記関連情報との対応
   関係をそれぞれの識別子と版数情報とで対応付けた前記管理テーブルを参照して前記文書情報の最新版数を求め、前記文書情報の最新版数に対して版数アップした版数を前記文書情報に付与すると共に前記関連情報の版数を初版とする版数を付与し、前記関連情報のみの登録の場合は、前記管理テーブルを参照して、前記関連情報に対応する文書情報の最新版数を求め、当該文書情報の最新版数に対応する関連文書の版数の内最大の版数である、前記関連情報の最新版数を求め、前記関連情報の最新版数に対して版数アップした版数を前記関連情報に付与する版数付与手順と、
   前記文書情報と前記関連情報とに付与された版数の情報、または前記関連情報のみに付与された版数の情報に基づいて前記管理テーブルを更新する管理テーブル更新手順と、
   前記登録する文書情報と関連情報とを記憶領域にそれぞれ格納する情報格納手順と
   を実行することを特徴とする文書管理方法。
4. 文書情報と、前記文書情報に関連して一つ以上が作成される関連情報とを管理する文書管理プログラムであって、
   前記文書情報と前記関連情報との登録の場合は、前記文書情報と前記関連情報との対応関係をそれぞれの識別子と版数情報とで対応付けた前記管理テーブルを参照して前記文書
   情報の最新版数を求め、前記文書情報の最新版数に対して版数アップした版数を前記文書
   情報に付与すると共に前記関連情報の版数を初版とする版数を付与し、前記関連情報のみ
   の登録の場合は、前記管理テーブルを参照して、前記関連情報に対応する文書情報の最新版数を求め、当該文書情報の最新版数に対応する関連文書の版数の内最大の版数である、前記関連情報の最新版数を求め、前記関連情報の最新版数に対して版数アップした版数を前記関連情報に付与する版数付与手順と、
   前記文書情報と前記関連情報とに付与された版数の情報、または前記関連情報のみに付与された版数の情報に基づいて前記管理テーブルを更新する管理テーブル更新手順と、
   前記登録する文書情報と関連情報とを記憶領域にそれぞれ格納する情報格納手順と
   をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
   

Images