JP2005216138A - 統合文書管理システム及び統合文書管理システム用プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】あらゆる文書データ作成用のアプリケーションをインストールすることなく、さまざまな文書データを表示することのできる統合文書管理システムを提供することを課題とする。
【解決手段】ネットワークを通じて外部データベースにアクセスし、この外部データベースに登録されている文書データの属性を表す属性データを生成すると共に、この文書データ内の文字や記号を認識するための文字認識データを含むインデックスデータを生成する属性データ・インデックスデータ生成手段と、前記文書データのイメージデータを生成するイメージデータ生成手段とを備える。
【選択図】図１

Description

この発明は、様々なファイルサーバに分散管理されている文書データを統合して管理、検索、表示することのできる統合文書管理システム及び統合文書管理システム用プログラムに関する。

従来の統合文書管理システムでは、様々なデータ形式で別々のデータベース（以下、ＤＢ（Ｄａｔａ Ｂａｓｅ）と略す）等に登録された膨大な量の文書データを管理するために、統合文書管理システムに文書データを直接登録するか、もしくは、分散されて保管されている文書データからインデックス情報のみを抽出し、これを検索情報として管理するものが一般的であった（例えば、特許文献１参照。）。

特開平１１−３５３３０９号公報

しかし、従来の統合文書管理システムでは、下記のような課題があった。
すなわち、登録すべき電子データを作成したアプリケーションが検索するクライアントに存在しないと、検索結果で得られた文書データの参照をすることができなかった。

文書データは様々なアプリケーションによって作成されているため、あらゆる文書データを閲覧するためには、文書データの検索を行うクライアント側において全てのアプリケーションをインストールすることが必要であり、現実性に欠けていた。

従って、本発明は、あらゆる文書データ作成用のアプリケーションをインストールすることなく、さまざまな文書データを表示することのできる統合文書管理システムを提供することを目的とする。

本発明の統合文書管理システムは、ネットワークを通じて外部データベースにアクセスし、この外部データベースに登録されている文書データの属性を表す属性データを生成すると共に、この文書データ内の文字や記号を認識するための文字認識データを含むインデックスデータを生成する属性データ・インデックスデータ生成手段と、前記文書データのイメージデータを生成するイメージデータ生成手段とを備える。

また、前記属性データ・インデックスデータ生成手段が生成するインデックスデータには、各文書データ内の文字、記号または単語の位置を表す文字位置データが含まれる。

さらに、前記属性データ・インデックスデータ生成手段が生成するインデックスデータに基づいて、特定の文書データを検索するための検索処理実行手段を備える。

本発明の統合文書管理システム用プログラムは、コンピュータに、ネットワークを通じて外部データベースにアクセスし、この外部データベースに登録されている文書データの属性を表す属性データを生成する機能と、前記文書データ内の文字や記号を認識するための文字認識データを含むインデックスデータを生成する機能と、前記文書データのイメージデータを生成する機能とを実現させるためのプログラムである。

本発明の統合文書管理システムは、ネットワークを通じて外部データベースにアクセスし、この外部データベースに登録されている文書データの属性を表す属性データを生成すると共に、この文書データ内の文字や記号を認識するための文字認識データを含むインデックスデータを生成する属性データ・インデックスデータ生成手段と、前記文書データのイメージデータを生成するイメージデータ生成手段とを備えるので、複数のファイルサーバ等に分散的に登録されている文書データを統合的に管理することができる。また、各文書データが様々なファイル形式を有する場合でも、検索した文書をイメージデータとして表示するので、その文書データのファイルを開くためのアプリケーションをクライアント端末にインストールしなくても、文書データを表示することができる。

本発明の統合文書管理システムでは、他のコンピュータ上、あるいは、他のコンピュータのＤＢ内に存在する文書データを検索し、インデックスデータの抽出または表示用データの作成を行い、これらのデータを当該システムのＤＢに登録する。ここで抽出したインデックスデータに対応する文書データを表示する際は、全て本システムで用いるアプリケーションにより表示可能なものに変換する。

また、本発明の統合文書管理システム用プログラムは、本発明の統合文書管理システムに必要とされる機能を実現させるためのプログラムである。
なお、本システムのＤＢに登録するために作成する表示用データは、全てこのシステムで用いるアプリケーションにより表示可能なものである。

図１は、本発明の統合文書管理システムの構成を示す図である。
図２は、本発明の統合文書管理システムで用いるファイルやデータの構造を概略的に示す図である。
図１において、文書管理サーバ１０とクライアント端末１１は、ネットワーク１２で接続されている。また、文書管理サーバ１０は、ネットワーク１２を通じてファイルサーバＡ、Ｂにアクセス可能に構成されている。

ファイルサーバＡとファイルサーバＢは、別々のサーバであり、これらのサーバのＤＢには、さまざまなアプリケーションで作成された文書データが分散登録されている。
なお、図１には説明の便宜上、ファイルサーバを２つしか示さないが、ファイルサーバの数は幾つでもよい。同様に、クライアント端末１１の数も幾つでもよい。

文書管理サーバ１０は、属性データ・インデックスデータ生成手段１０Ａと、登録・検索処理実行手段１０Ｂと、ＤＢ１０Ｃとを備える。
属性データ・インデックスデータ生成手段１０Ａは、各文書データの属性に関する「属性データファイル」を生成する機能と、様々なサーバのＤＢに分散登録された文書データファイルから「インデックスデータファイル」を生成する機能とを備える。

登録・検索処理実行手段１０Ｂは、属性データ・インデックスデータ生成手段１０Ａによって抽出された文書データをＤＢ１０Ｃに登録する機能と、クライアント端末１１からの文書検索要求に応じ、該当する文書データの表示用データファイルをクライアント端末１１に送信する機能とを備える。

属性データ・インデックスデータ生成手段１０Ａが様々なサーバのＤＢに分散登録された文書データファイルを検索するために用いるファイルは、各文書データの所在が分かるものであれば足りるため、例えば、図２（Ａ）に示すように、サーバ名及びフォルダ名からなるファイルであればよい。

また、「属性データファイル」には、図２（Ｂ）に示すように、文書データの固有の識別子（ＩＤ（Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ））、その文書データ固有の「ファイル名」、その文書データのファイルが登録されているＤＢを有する「サーバ名」、その文書データのファイルが登録されているフォルダの名称である「フォルダ名」、及び、その文書データの「更新日」が登録されている。この属性データファイル内に登録されている各データを属性データという。

また、「インデックスデータファイル」には、属性データファイル内で用いられるものと共通の識別子（ＩＤ）、文書データをイメージデータとして表示するための「表示用データ」、文書データ内の文字や記号を認識するためのデータである「文字認識データ」、及び、各文書データ内の文字、記号または単語の位置（すなわち、文字認識データ内における位置）を表す「文字位置データ」の３つのデータが登録されている。このインデックスデータファイル内に登録されている各データをインデックスデータという。
なお、本明細書及び特許請求の範囲では、「文字や記号」には数字も含まれるものとする。

これら３つのデータは、属性データ・インデックスデータ生成手段１０Ａが様々なサーバのＤＢに分散登録された文書データファイルを検索する際に生成される。
従って、属性データ・インデックスデータ生成手段１０Ａは、文書データのイメージデータである表示用データを生成するイメージデータ生成手段としての役割も担う。
また、ここでは、インデックスデータファイルに表示用データが含まれている場合について説明するが、本発明の範囲はこのような形態に限定されるものではなく、表示用データをインデックスデータから独立させてもよい。

ここで、表示用データのファイル形式は、例えば、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）等のように、特にアプリケーションを追加しなくても、いずれのクライアント端末１１においても表示可能なイメージデータのファイル形式にすればよい。

このような属性データとインデックスデータは、属性データ・インデックスデータ生成手段１０Ａによって生成された後に、登録・検索処理実行手段１０ＢによってＤＢ１０Ｃに登録される。
また、クライアント端末１１から検索処理の要求があった場合は、登録・検索処理実行手段１０Ｂは、ＤＢ１０Ｃ内に登録された文書データのファイルに対して、全文検索や部分検索等の検索処理を実行する。

図３は、本発明の統合文書管理システムの属性データ・インデックスデータ生成手段における処理手順を示すフローチャートである。
まず、プログラムが起動されることにより処理がスタートし、ステップＳ１では、図２（Ａ）に示す様々なサーバのＤＢに分散登録された文書データファイルを検索するために用いるファイルに基づき、ファイル内で指定されたファイルサーバ内の指定されたフォルダ内に登録されたデータを検索する。
この処理は、前記ファイル内に指定された全てのファイルについて一定時間毎に繰り返し行う処理であり、例えば、図１に示すファイルサーバＡ、ＢのＤＢに分散登録された全ての文書データに対して検索を行うものである。

次にステップＳ２では、検索したデータが属性データ内に存在するか否かを判定する。
「存在しない」と判定した場合は、フローはステップＳ３に進行し、属性データファイルに新たな行を設け、検索によって新たに見付かったデータにＩＤを付与し、ファイル名、サーバ名、フォルダ名、及び、そのデータの更新日を属性データファイル内の新たに設けた行に登録する。

フローはステップＳ４に進行し、その文書データのインデックスデータ（表示用データ、文字認識データ及び文字位置データ）を生成し、インデックスデータファイル内にＩＤと共に登録する。
これによりフローは終了する。
なお、このインデックスデータに含まれる表示用データのファイル形式は、例えばＪＰＥＧでよい。

ステップＳ２において、検索したデータが属性データ内に「存在する」と判定した場合は、フローはステップＳ５に進行し、ＩＤが同一の文書データ同士の更新日を比較する。
ステップＳ２での検索の結果として見付かった文書データの更新日と同一である場合は、フローはステップＳ６に進行し、インデックスデータ（表示用データ、文字認識データ及び文字位置データ）の内容を更新登録しない。
これによりフローは終了する。

ステップＳ５において、ステップＳ２での検索の結果として見付かった文書データの更新日と異なる場合は、ステップＳ７に進行し、インデックスデータ（表示用データ、文字認識データ及び文字位置データ）の内容を再生成して更新登録する。
これによりフローは終了する。

図４は、本発明の統合文書管理システムの登録・検索処理実行手段における処理手順を示すフローチャートである。
クライアント端末１１から検索処理の要求があると、検索処理プログラムが起動して処理がスタートする。
ステップＳ１０では、クライアント端末１１において検索条件が利用者から入力（指定）されると、検索処理を開始する。

続くステップＳ１１では、インデックスデータファイルにアクセスし、利用者から指定された検索条件を用いて検索処理を行う。
ステップＳ１２では、検索処理の結果としてヒットした文書データがあったかいなかを判定する。

文書データがヒットした場合は、フローはステップＳ１３に進行し、インデックスデータ内でヒットした全ての文書データのＩＤに対応する属性データの一覧を表示する。
フローはステップＳ１４に進行し、属性データの一覧のうち、利用者に選択された属性データがあるか否かを判定する。即ち、利用者が探している文書データが見付かっている場合は、利用者がクライアント端末１１の画面上に表示される属性データの一覧から目的の文書データを選択するため、ステップＳ１４では、その選択の有無を判定することになる。

利用者によって属性データが選択された場合は、フローはステップＳ１５に進行し、利用者によってクライアント端末１１の画面上に表示される属性データの一覧から文書データが指定されると、フローはステップＳ１６に進行する。
続くステップＳ１６では、ステップＳ１５で指定された文書データの表示用データをクライアント端末１１のモニタに表示する。
これによりフローは終了する。

なお、ステップＳ１２において、文書データがヒットしなかった場合は、フローはステップＳ１０にリターンする。
また、ステップＳ１４において、利用者によって属性データが選択されなかった場合は、フローはステップＳ１０にリターンする。

本発明の統合文書管理システムは、ネットワークを通じて外部データベースにアクセスし、この外部データベースに登録されている文書データの属性を表す属性データを生成すると共に、この文書データ内の文字や記号を認識するための文字認識データを含むインデックスデータを生成する属性データ・インデックスデータ生成手段と、前記文書データのイメージデータを生成するイメージデータ生成手段とを備えるので、複数のファイルサーバ等に分散的に登録されている文書データを統合的に管理することができる。また、各文書データが様々なファイル形式を有する場合でも、検索した文書をイメージデータとして表示するので、その文書データのファイルを開くためのアプリケーションをクライアント端末にインストールしなくても、文書データを表示することができる。
また、前記属性データ・インデックスデータ生成手段が生成するインデックスデータには、各文書データ内の文字、記号または単語の位置を表す文字位置データが含まれるので、複数のファイルサーバ等に分散的に登録されている文書データの検索用のインデックスを提供することができる。
さらに、前記属性データ・インデックスデータ生成手段が生成するインデックスデータに基づいて、特定の文書データを検索するための検索処理実行手段を備えるので、クライアント端末からの検索要求に応じて様々なファイルサーバに分散管理された文書を統合的かつ容易に検索することができる。
本発明の統合文書管理システム用プログラムは、コンピュータに、ネットワークを通じて外部データベースにアクセスし、この外部データベースに登録されている文書データの属性を表す属性データを生成する機能と、前記文書データ内の文字や記号を認識するための文字認識データを含むインデックスデータを生成する機能と、前記文書データのイメージデータを生成する機能とを実現させるためのプログラムであるので、複数のファイルサーバ等に分散的に登録されている文書データを統合的に管理することができる。また、各文書データが様々なファイル形式を有する場合でも、検索した文書をイメージデータとして表示するので、その文書データのファイルを開くためのアプリケーションをクライアント端末にインストールしなくても、文書データを表示することができる。

本発明の統合文書管理システムの構成を示す図である。 本発明の統合文書管理システムで用いるファイルやデータの構造を概略的に示す図である。 本発明の統合文書管理システムの属性データ・インデックスデータ生成手段における処理手順を示すフローチャートである。 本発明の統合文書管理システムの登録・検索処理実行手段における処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ 文書管理サーバ、１０Ａ 属性データ・インデックスデータ生成手段、１０Ｂ 登録・検索処理実行手段、１０Ｃ ＤＢ、１１ クライアント端末、１２ ネットワーク、Ａ ファイルサーバ、Ｂ ファイルサーバ。

Claims (4)

1. ネットワークを通じて外部データベースにアクセスし、この外部データベースに登録されている文書データの属性を表す属性データを生成すると共に、この文書データ内の文字や記号を認識するための文字認識データを含むインデックスデータを生成する属性データ・インデックスデータ生成手段と、
   前記文書データのイメージデータを生成するイメージデータ生成手段と
   を備えることを特徴とする統合文書管理システム。
2. 前記属性データ・インデックスデータ生成手段が生成するインデックスデータには、各文書データ内の文字、記号または単語の位置を表す文字位置データが含まれることを特徴とする請求項１記載の統合文書管理システム。
3. 前記属性データ・インデックスデータ生成手段が生成するインデックスデータに基づいて、特定の文書データを検索するための検索処理実行手段をさらに備えることを特徴とする請求項１または２記載の統合文書管理システム。
4. コンピュータに、
   ネットワークを通じて外部データベースにアクセスし、この外部データベースに登録されている文書データの属性を表す属性データを生成する機能と、
   前記文書データ内の文字や記号を認識するための文字認識データを含むインデックスデータを生成する機能と、
   前記文書データのイメージデータを生成する機能と
   を実現させるための統合文書管理システム用プログラム。

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