JP2005202501A - 資産管理システムおよびその方法ならびにプログラム、資産管理サーバ装置 - Google Patents

Abstract

【課題】過去の財産を生かしながら、資産管理、棚卸精度の向上をはかる。
【解決手段】本発明は、資産データをコンピュータによって管理する資産管理システムであって、通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得するデータ取得部３１と、前記取得した資産テータから必要なデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付け、資産管理データベースに登録するデータ組立登録部３２とを備える。
【選択図】 図２

Description

本発明は、資産データをコンピュータによって管理する、資産管理システムおよびその方法ならびにプログラムに関する。

従来、固定資産の確認は、帳簿を用いて現場を確認することで対応してきた。すなわち、帳簿に記載されたデータが実際に建物内などのどこにあるかを探し出し、現物と見比べることで、確認作業がなされていた。固定資産の登録数が少ない場合は、どこに何があるかを係員が記憶しておくことで把握することが可能であるが、固定資産の登録数の増大や、建物内の敷地面積が広い場合、係員は、必ずしも全てを記憶しておくことができず、エリア毎に複数人が記憶することとなり、固定資産を特定し、把握することが難しくなりつつある。

一方、コンピュータの導入により資産管理を行う方法が従来から多数提案されている。例えば、固定資産の照合を誰でも短時間で用意に行えるようにすると共に、ホストコンピュータにある固定資産データをハンディターミナル側で改訂できるようにした固定資産管理システム（例えば、特許文献１参照）、工事内容の登録後、工事費用の固定資産への編入処理を自動で行い、担当者の作業負担を軽減した固定資産管理システム（例えば、特許文献２参照）等々である。
このような特許文献１、特許文献２に開示された技術によれば、固定資産の照合、あるいは工事費用の固定資産への編入処理の際に担当者の負荷は大幅に軽減される。
特開平７−３１１８０号公報 特開２００２−４９７３１号公報

しかしながら、膨大な固定資産の中から必要な資産データを検索するだけでもかなりの工数を要し、工数が増えればヒューマンエラーによる誤操作やデータ損失の可能性もあるという問題点がある。
また、過去の資産情報を参照する際には、本社が管理するデータから印刷された一覧を参照し、あるいは個人的に作成したデータを参照することが行なわれていたが、その資産データが実際に必要とする資産データであるか確認する手法がなかった。資産データと実際の資産との整合は、工事や資産の登録を行った人の記憶や、当時の状況を知る人の記憶など曖昧な情報を頼らないと確認することができず、棚卸等の際に資産の特定が困難であった。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、資産に係わる過去のデータをベースに、写真データと設置場所データを付加して管理することで、過去の財産を生かしながら資産管理、棚卸精度の向上をはかった、資産管理システムおよびその方法ならびにプログラム、資産管理サーバ装置を提供することを目的とする。

上記した課題を解決するために本発明は、資産データをコンピュータによって管理する資産管理システムであって、通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得するデータ取得部と、前記取得した資産テータから管理対象となるデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付け、資産管理データベースに登録するデータ組立登録部と、を備えたことを特徴とする。

本発明によれば、通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得し、当該取得した資産テータから必要なデータを抽出し、抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付けて管理することで、棚卸等の際に資産の特定が容易になり、過去の財産を生かしながら、資産管理、棚卸精度の向上をはかった、資産管理システムを提供することができる。特に、固定資産の確認を行う場合に、短時間で容易に固定資産の対象となる現物を効率よく特定することができる。

また、本発明において、資産勘定科目の勘定連番コードをキーに、前記資産データ、前記写真データ、前記設置場所の関連付けを行うことを特徴とする。
本発明によれば、資産勘定科目の勘定連番コードをキーに関連付けがなされるため、過去の財産を生かしたシステム構築が可能となり、また、そのシステムで資産管理に必要な情報が簡単に閲覧、検索、抽出ができ、資産内容の確認、調査を効率良く遂行することができる。

また、本発明において、前記取得した資産データと前記抽出した資産データとの差分を求めて確認を要する資産を抽出する整合性検証部と、前記確認を要する資産につき、前記登録、もしくは除廃却のための削除に関する更新処理を行うデータ更新処理部と、を備えたことを特徴とする。
本発明によれば、取得した資産データと抽出した資産データとの差分を求めて確認を要する資産を抽出し、登録、もしくは除廃却のための削除に関する更新処理を行うことで、棚卸や除廃却が適確に行え、上記内容が満足できる仕組みを必要最小限の工数と費用で効率的に構築することが可能である。

また、本発明は、資産データを管理する資産管理サーバ装置であって、通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得するデータ取得部と、前記取得した資産テータから管理対象となるデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付け、資産管理データベースに登録するデータ組立登録部と、を備えたことを特徴とする。

また、本発明は、資産データをコンピュータによって管理する資産管理方法であって、通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得するステップと、前記取得した資産テータから管理対象となるデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付け、資産管理データベースに登録するステップと、を有することを特徴とする。

また、本発明は、資産データをコンピュータによって管理する資産管理システムに用いられるプログラムであって、通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得する処理と、前記取得した資産テータから管理対象となるデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付け、資産管理データベースに登録する処理と、をコンピュータに実行させることを特徴とする。

図１は、本発明の資産管理システムのシステム構成を説明するために引用した図である。図１において、符号１は、例えば本社に設置されるセンタサーバであり、事業所単位に設置され、本発明の資産管理システムが実装される資産管理サーバ３とは、通信回線２を介して接続される。通信回線２は、専用回線であっても公衆回線であっても良い。資産管理サーバ３には、ＬＡＮ（Local Area Network）５経由で事業所端末４が複数接続されている。

図１を用いて本発明の資産管理方法の概略フローを説明すれば以下のようになる。資産管理サーバ３は、まず、本社のセンタサーバ１からおおもとの資産データ、ここでは、施設固定資産システムデータを通信回線２経由でダウンロード入手する。そして、担当が事業所端末４を操作することにより事業所が必要とする資産データを抽出し、当該抽出した資産データに、資産現物の写真データ（デジタルカメラにより撮影した画像）、および設置場所を示すレイアウト図（ＣＡＤ図面）に関するデータを貼付、あるいはリンクしてデータベース登録する。
また、事業所の担当は、随時データベースの保守を行い、必要に応じて検索、整合性検証を行い、帳簿の出力ならびに棚卸等の際に写真やレイアウト図を用いて現物の特定を行う。図９に、施設固定資産管理台帳の一例が示されている。特徴的には、管理台帳としての書誌事項の他に、対照となる資産の写真と、設置場所のレイアウト図が示されていることである。

図２は、図１に示す資産管理サーバ３の内部構成を機能展開して示したブロック図である。
資産管理サーバ３は、資産管理ＤＢ３０と、データ取得部３１と、データ組立登録部３２と、整合性検証部３３と、データ更新処理部３４と、検索要求応答処理部３５で構成される。

データ取得部３１は、通信回線２を介して接続されるセンタサーバ１等外部システムから資産データを取得する機能を持ち、データ組立登録部３２は、データ取得部３１を介して取得した資産テータから必要なデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のレイアウトデータを関連付け、資産管理ＤＢ３０に登録する機能を持つ。
なお、資産管理ＤＢ３０への資産データの登録は、資産勘定科目の勘定連番コードをキーに、資産データ、資産現物の写真データ、設置場所ＣＡＤ図面データを紐付けることによって行われる

整合性検証部３３は、データ取得部３１を介して取得した資産データと、抽出した資産データとの差分を求めて確認を要する資産を抽出する機能を持ち、データ更新処理部３４は、確認を要する資産につき、登録、もしくは除廃却のための削除に関する更新処理を行う機能を持つ。
検索要求応答処理部３５は、事業所端末４を介して発せられる検索要求を受付け、資産管理ＤＢ３０を検索して管理台帳等、必要とするデータを検索応答として要求のあった事業所端末４に提供する機能を持つ。

資産管理ＤＢ３０のデータ構造の一例が図３に示されている。資産管理ＤＢ３０は、場所区分、建物、フロア、番地、勘定、品目、資産ＮＯ、勘定連番、レイアウト図ＮＯ、棟名称、資産名称、管理部門、設置部門、当初取得金額、現在取得金額、取得年月日、最終更新日の各データフィールドから構成され、更に、写真データとレイアウト図が上記したデータフィールドの一つである勘定連番に紐付けられ、写真データが現物写真データベースとして、レイアウト図が構内レイアウト図面データベースとして記憶されている。
検索要求応答処理部３５は、図３の下部に示すように条件設定（取得年月日、期間、建物条件、勘定条件、品目条件、勘定連番）がなされることによる絞込み検索が可能である。

図４〜図６は、本発明実施形態の動作を説明するために引用したフローチャートであり、それぞれ、登録処理、確認処理、整合性検証処理におけるブログラムの処理手順を示す。また、図７、図８は、本発明実施形態で用いられる画面構成の一例、図９は、施設固定資産管理台帳の一例を示す図である。
以下、図４〜図９を参照しながら、図１〜図３に示す本発明実施形態の動作について詳細に説明する。

図７にメイン画面の一例が示されている。メイン画面は、検索登録メニューとメンテナンスメニューから成り、検索登録メニューにおける「資産データの一覧」ボタンを押すと、画面上に登録されている資産の一覧表が例えば、図１０のような表示がされる。ここでは、図１０に示される場所区分、建物、フロア、番地、勘定、品目、資産Ｎo、写真コード、レイ図コード、勘定連番、建物名称、資産名称の項目以外に、管理部門、設置部門、当初取得価額、現在取得価額、取得年月日、データ更新日、担当者等の項目についても表示させるようにしてもよい。また、資産の一覧表中、「詳細」ボタンを押すとその資産の詳細画面（例えば、図９に示す管理台帳ような表示画面）が開く。この画面においては、例えば、資産の管理データ（帳簿データ）が表示されるとともに、対象のとなる資産の写真と、その設置場所を示すレイアウト図が表示される。この対象となる資産の写真には、写真中のどの物品が対象の現物であるかを特定しやすいように、丸印などの図形によって囲まれている。なお、図形で囲むとともに、矢印などによって、対象物を指し示す図形を付加してもよい。また、レイアウト図は、設置場所を含むその建物のフロアの設計図面を利用するようにしてもよい。
一方、メイン画面の「絞込検索」ボタンを押すと、条件入力画面（例えば、図３の下部に示す）が開き、ここで、各条件を選択して「検索開始」ボタンを押すと、検索要求応答処理部３５による資産管理ＤＢ３０の検索が始まる。「検索開始」ボタンを押すと、検索結果画面が出現し、更にソートを実行することができる。また、別の条件で絞込検索を行いたい場合は、再度条件入力画面に別条件を入力して「検索開始」ボタンを押すことになる。

メイン画面の「確認用資産データ一覧」ボタンを押すと、確認用資産一覧表が表示される。確認用資産一覧表は、各種チェック用に使用し、確認ボタンである「Ｙｅｓ」ボタンを押すとチェックされた資産の一覧表が表示され、「詳細」ボタンを押すとその資産の詳細画面が表示される。
なお、メンテナンスメニューは、資産現物の写真や設置場所を示すレイアウト図登録のときに使用され、システム稼動中にこのボタンが押されることはない。また、「設置場所確認」ボタンは、備品等の設置場所を確認するときに使用されるボタンである。

図４に示す登録処理のフローチャートにおいて、まず、資産管理サーバ３のデータ取得部３１は、センタサーバ１から通信回線２経由で施設固定資産データをダウンロード受信する（Ｓ４１）。これを受けたデータ組立登録部３２は、事業所端末４を操作することにより生成される担当者からの指示に基づき必要データを抽出する（Ｓ４２）。この抽出は、例えば、事業所端末４から入力される指示に基づき、施設固定資産データに含まれる事業所を特定するコード等が付されているデータを対象として抽出される。さらに、データ組立登録部３２は、併せて資産現物の写真と設置場所を示すレイアウトを、事業所端末４から入力される指示に基づいて、その勘定連番に紐付ける作業を行う（Ｓ４３）。続いて、図８に示される「更新」ボタンが押されたときに（Ｓ４４−Ｙｅｓ）、資産管理ＤＢ３０中に事業所固定資産データを生成し、資産管理ＤＢ３０に保存する（Ｓ４５）。

図５に示す確認処理のフローチャートにおいて、ここではまず資産一覧画面が表示されているとする（Ｓ５１）。資産一覧画面中、選択された資産の「詳細」ボタンが押された場合（Ｓ５２“ＯＮ”）、その詳細画面が表示される（Ｓ５３）。
詳細画面において、「更新画面へ」ボタンが押された場合（Ｓ５４“更新”）、図８に示す更新画面に遷移し（Ｓ５７）、この更新画面において「除廃却更新」ボタンが押された場合（Ｓ５８“ＯＮ”）、除廃却履歴の入力取り込みが可能になる（Ｓ５９）。また、Ｓ５４において、「除廃却」ボタンが押された場合（Ｓ５４“除廃却”）、除廃却履歴が表示される（Ｓ５６）。一方、Ｓ５４において、「印刷」ボタンが押された場合、図９にその一例が示される資産管理台帳が印刷される（Ｓ５５）。

図６に示す整合性検証処理のフローチャートにおいて、整合性検証部３３は、センタサーバ１からダウンロードされた施設固定資産データと、事業所固定資産管理データとを比較する（Ｓ６１）。その結果得られる差分により確認を要するか否かを判定する（Ｓ６２、Ｓ６３）。ここでは、比較対象となる事業所のコードと一致する事業所を示すコードが付されている施設固定資産データとが比較される。
そして、確認を要するものについてはデータ更新処理部３４を起動し、登録、あるいは除廃却のための削除処理を実行して資産管理ＤＢ３０を更新する（Ｓ６４）。ここでの更新処理の中には、写真データやレイアウト図の貼付漏れ等も含まれる。

以上説明のように本発明は、資産に係わる過去のデータをベースに、写真データと設置場所データを付加して管理することで、過去の財産を生かしながら資産管理、棚卸精度の向上をはかった、資産管理システムを提供するものである。
このことにより、現有資産が明確化され、また、資産管理データと写真とレイアウト図を一体化しているため、現物の特定が容易になる。更に、過去の財産をベースにシステム構築を行っているため、必要最小限の工数と費用で資産管理に必要な情報が簡単に閲覧、検索、抽出ができ、資産内容の確認、調査が効率よく遂行できる。また、棚卸、除廃却を適確に行うことができる。

なお、図２に示す、データ取得部３１、データ組立登録部３２、整合性検証部３３、データ更新処理部３４、検索要求応答処理部３５のそれぞれで実行される手順をコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録し、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することによって本発明の資産管理システムを実現することができる。ここでいうコンピュータシステムとは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含む。

また、「コンピュータシステム」は、ＷＷＷシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）も含むものとする。
また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。
また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組合せで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。

以上、この発明の実施形態につき、図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。

本発明のシステム構成を説明するために引用した図である。 資産管理サーバの内部構成を機能展開して示した図である。 資産管理ＤＢのデータ構造の一例を示す図である。 本発明実施形態の動作を示すフローチャートである。 本発明実施形態の動作を示すフローチャートである。 本発明実施形態の動作を示すフローチャートである。 本発明実施形態のメイン画面構成の一例を示す図である。 本発明実施形態の更新画面構成の一例を示す図である。 施設固定資産管理台帳の一例を示す図である。 資産の一覧表の一例を示す図である。

符号の説明

１…センタサーバ、２…通信回線、３…資産管理サーバ、４…事業所端末、５…ＬＡＮ、３０…資産管理ＤＢ、３１…データ取得部、３２…データ組立登録部、３３…整合性検証部、３４…データ更新処理部、３５…検索要求応答処理部

Claims (6)

1. 資産データをコンピュータによって管理する資産管理システムであって、
   通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得するデータ取得部と、
   前記取得した資産テータから管理対象となるデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付け、資産管理データベースに登録するデータ組立登録部と、
   を備えたことを特徴とする資産管理システム。
2. 資産勘定科目の勘定連番コードをキーに、前記資産データ、前記写真データ、前記設置場所の関連付けを行うことを特徴とする請求項１に記載の資産管理システム。
3. 前記取得した資産データと前記抽出した資産データとの差分を求めて確認を要する資産を抽出する整合性検証部と、
   前記確認を要する資産につき、前記登録、もしくは除廃却のための削除に関する更新処理を行うデータ更新処理部と、
   を備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の資産管理システム。
4. 資産データを管理する資産管理サーバ装置であって、
   通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得するデータ取得部と、
   前記取得した資産テータから管理対象となるデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付け、資産管理データベースに登録するデータ組立登録部と、
   を備えたことを特徴とする資産管理サーバ装置。
5. 資産データをコンピュータによって管理する資産管理方法であって、
   通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得するステップと、
   前記取得した資産テータから管理対象となるデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付け、資産管理データベースに登録するステップと、
   を有することを特徴とする資産管理方法。
6. 資産データをコンピュータによって管理する資産管理システムに用いられるプログラムであって、
   通信回線を介して接続される外部システムから資産データを取得する処理と、
   前記取得した資産テータから管理対象となるデータを抽出し、当該抽出された資産データのそれぞれに、該当する資産の写真データおよび設置場所のデータを関連付け、資産管理データベースに登録する処理と、
   をコンピュータに実行させるプログラム。
   

Images