JP2002373110A - 共通文書の管理システム - Google Patents
共通文書の管理システムInfo
- Publication number
- JP2002373110A JP2002373110A JP2001180197A JP2001180197A JP2002373110A JP 2002373110 A JP2002373110 A JP 2002373110A JP 2001180197 A JP2001180197 A JP 2001180197A JP 2001180197 A JP2001180197 A JP 2001180197A JP 2002373110 A JP2002373110 A JP 2002373110A
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- document
- common
- department
- document file
- url
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Pending
Links
Landscapes
- Information Transfer Between Computers (AREA)
- Document Processing Apparatus (AREA)
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】 共通文書をＷＥＢ上で電子ファイル化して管
理し、共通文書の変更・修正作業及び関連部門へ内容通
知を自動化し、関連部門での内容確認・対応処理状況を
把握し、未対応の関連部門への注意・督促を容易に促す
ことで、管理部門の作業工数削減と関連部門での適正な
書類更新とができる共通文書の管理システムを提供する
点にある。 【解決手段】 図１に示すように、本実施の形態に係る
共通文書の管理システムは、インターネット１００など
のネットワークを介して接続された文書管理サーバー５
０と、文書管理部門（文書発行部門）６０の端末と、文
書情報が送られる複数の関連部門（配布先部門）７０の
端末とで概略構成される。
理し、共通文書の変更・修正作業及び関連部門へ内容通
知を自動化し、関連部門での内容確認・対応処理状況を
把握し、未対応の関連部門への注意・督促を容易に促す
ことで、管理部門の作業工数削減と関連部門での適正な
書類更新とができる共通文書の管理システムを提供する
点にある。 【解決手段】 図１に示すように、本実施の形態に係る
共通文書の管理システムは、インターネット１００など
のネットワークを介して接続された文書管理サーバー５
０と、文書管理部門（文書発行部門）６０の端末と、文
書情報が送られる複数の関連部門（配布先部門）７０の
端末とで概略構成される。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は共通文書管理システ
ムに関し、特にネットワークを利用した共通文書の管理
システムに属する。
ムに関し、特にネットワークを利用した共通文書の管理
システムに属する。
【０００２】
【従来の技術】従来、ＩＳＯ規定にみられるように、規
定ドキュメント類の改訂などが頻繁に行われる場合は、
その関連部門への通達、受領確認処理など膨大な工数が
かかる処理作業を行っている。
定ドキュメント類の改訂などが頻繁に行われる場合は、
その関連部門への通達、受領確認処理など膨大な工数が
かかる処理作業を行っている。
【０００３】文書管理業務における共通文書などは、一
旦策定した後も、組織変更やその他の要因により変更修
正が加わるものであるが、これに関係する改訂作業及び
確認作業は迅速さが要求される。特に、規定類などの共
通文書については、修正・変更の都度、関連部門への連
絡確認を書面文書の受渡しで行っており、これらの処理
について多くの時間と工数をかけ、また、頻繁な修正な
どが必要とされるときは、配布部門の担当者はこれらの
処理作業に多くの時間をかけて対応している。
旦策定した後も、組織変更やその他の要因により変更修
正が加わるものであるが、これに関係する改訂作業及び
確認作業は迅速さが要求される。特に、規定類などの共
通文書については、修正・変更の都度、関連部門への連
絡確認を書面文書の受渡しで行っており、これらの処理
について多くの時間と工数をかけ、また、頻繁な修正な
どが必要とされるときは、配布部門の担当者はこれらの
処理作業に多くの時間をかけて対応している。
【０００４】特開２０００−３０５８７３号公報には、
文書を集中的に管理することができ、また、これらの文
書が相互に関連する場合には関連情報を容易に参照でき
るようにした文書管理システムについての記載がされて
いる。
文書を集中的に管理することができ、また、これらの文
書が相互に関連する場合には関連情報を容易に参照でき
るようにした文書管理システムについての記載がされて
いる。
【０００５】この文書管理システムでは、文書の登録を
行う者はその文書の書誌的なデータを添付書類と共に電
子メールでメールサーバーに送信し、文書管理装置で
は、これを文書取得部が受信し、文書変換部が文書をウ
ェブブラウザで閲覧することのできる文書形式に変換
し、採番登録部がその文書の番号を付け、リンク設定部
が文書中に存在する採番済みの文書とリンクを付け、登
録文書通知部は文書の到着を関係者に通知することで、
文書格納部に格納された文書はウェブブラウザで閲覧可
能となる。
行う者はその文書の書誌的なデータを添付書類と共に電
子メールでメールサーバーに送信し、文書管理装置で
は、これを文書取得部が受信し、文書変換部が文書をウ
ェブブラウザで閲覧することのできる文書形式に変換
し、採番登録部がその文書の番号を付け、リンク設定部
が文書中に存在する採番済みの文書とリンクを付け、登
録文書通知部は文書の到着を関係者に通知することで、
文書格納部に格納された文書はウェブブラウザで閲覧可
能となる。
【０００６】また、特開２００１−１０１３２４号公報
には、文書の最新版、旧版、廃止、配布に至る承認処理
を電子的なワークフローによって管理する文書管理シス
テム及び文書管理方法について記載がされている。
には、文書の最新版、旧版、廃止、配布に至る承認処理
を電子的なワークフローによって管理する文書管理シス
テム及び文書管理方法について記載がされている。
【０００７】環境文書管理システム上では、文書に関す
る申請を受容すると、予め設定された各承認者に対して
承認メールがプッシュ配信される。承認メールには承認
画面へのＵＲＬリンクを含んでもよい。また、指定期間
内に承認手続きが行われない場合には、更に催促メール
を自動配信する。承認された最新文書や改版は関係ユー
ザへの事前告知や配布が行われる。新規文書の登録申請
や改版申請、及びこれら文書申請に関する承認、承認後
の事前告知、配布からなる一連のプロセスが、ネットワ
ーク上で、システム管理者とユーザ間で双方向且つ対話
型のコミュニケーションにより電子処理することができ
る。また、これら一連の処理プロセスの進捗状況や管理
をネットワーク上で一元的に行うことができるという内
容である。
る申請を受容すると、予め設定された各承認者に対して
承認メールがプッシュ配信される。承認メールには承認
画面へのＵＲＬリンクを含んでもよい。また、指定期間
内に承認手続きが行われない場合には、更に催促メール
を自動配信する。承認された最新文書や改版は関係ユー
ザへの事前告知や配布が行われる。新規文書の登録申請
や改版申請、及びこれら文書申請に関する承認、承認後
の事前告知、配布からなる一連のプロセスが、ネットワ
ーク上で、システム管理者とユーザ間で双方向且つ対話
型のコミュニケーションにより電子処理することができ
る。また、これら一連の処理プロセスの進捗状況や管理
をネットワーク上で一元的に行うことができるという内
容である。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来技
術には以下に掲げる問題点があった。
術には以下に掲げる問題点があった。
【０００９】文書管理業務において、処理作業が多くな
ると、配布部門の担当者は処理業務に支障をきたす場合
がある。また、受領確認を要求された部門でも、受領書
の返送、共通文書ファイルへの差し替え作業などの負担
が増える。特に、規定類などの文書管理業務の改訂など
に関しては、修正・変更作業、配布先部門間との確認文
書のやりとりが膨大な作業となり、本来業務以外の補助
作業として簡単に処理できなくなる。
ると、配布部門の担当者は処理業務に支障をきたす場合
がある。また、受領確認を要求された部門でも、受領書
の返送、共通文書ファイルへの差し替え作業などの負担
が増える。特に、規定類などの文書管理業務の改訂など
に関しては、修正・変更作業、配布先部門間との確認文
書のやりとりが膨大な作業となり、本来業務以外の補助
作業として簡単に処理できなくなる。
【００１０】また、従来技術に記載されたような、予め
設定された配布先に配布文書を自動的に送る方法や、相
互応答が必要不可欠である限られた対象における申請・
承認の情報送受信自動化だけでは、ＩＳＯ規定など膨大
な書類の新規追加や変更などに関して文書変更文書管理
部門だけでなく文書変更の内容を技術的に管理する部門
など各々の文書発行・技術責任関連部門から、関連部門
（配布先部門）に送られた膨大な新規・訂正の書類の受
取り状況、閲覧状況、訂正書類の更新状況など確認・処
理状況を把握し、未対応の配布先部門に処理を督促する
というきめ細かい作業に対応するのは多大な労力が必要
となるという問題点があった。
設定された配布先に配布文書を自動的に送る方法や、相
互応答が必要不可欠である限られた対象における申請・
承認の情報送受信自動化だけでは、ＩＳＯ規定など膨大
な書類の新規追加や変更などに関して文書変更文書管理
部門だけでなく文書変更の内容を技術的に管理する部門
など各々の文書発行・技術責任関連部門から、関連部門
（配布先部門）に送られた膨大な新規・訂正の書類の受
取り状況、閲覧状況、訂正書類の更新状況など確認・処
理状況を把握し、未対応の配布先部門に処理を督促する
というきめ細かい作業に対応するのは多大な労力が必要
となるという問題点があった。
【００１１】本発明は斯かる問題点を鑑みてなされたも
のであり、その目的とするところは、共通文書をＷＥＢ
上で電子ファイル化して管理し、共通文書の変更・修正
作業及び関連部門へ内容通知を自動化し、関連部門での
内容確認・対応処理状況を把握し、未対応の関連部門へ
の注意・督促を容易に促すことで、管理部門の作業工数
削減と関連部門での適正な書類更新とができる共通文書
の管理システムを提供する点にある。
のであり、その目的とするところは、共通文書をＷＥＢ
上で電子ファイル化して管理し、共通文書の変更・修正
作業及び関連部門へ内容通知を自動化し、関連部門での
内容確認・対応処理状況を把握し、未対応の関連部門へ
の注意・督促を容易に促すことで、管理部門の作業工数
削減と関連部門での適正な書類更新とができる共通文書
の管理システムを提供する点にある。
【００１２】
【課題を解決するための手段】請求項１記載の本発明の
要旨は、インターネットなどのネットワークを利用した
共通文書の管理システムであって、予め設定された形式
の文書ファイルを文書管理部門の端末から受信し、マー
クアップ言語に変換して、文書ファイル保存サーバーに
設定されたＵＲＬに登録する文書ファイル自動ＷＥＢ化
手段と、前記文書ファイルや前記ＵＲＬを特定する文書
情報を含む通知文書を電子メールに添付して、予め登録
された前記文書ファイルの関係する部門リストの端末に
送信し、該端末を操作する担当者に前記ＵＲＬにおける
前記文書ファイルの閲覧を促す変更通知自動配信手段
と、前記部門リストに対応する配布先部門における前記
文書ファイルの閲覧の状況を示す受領確認状況レベルを
前記配布先部門の端末から受信し、前記受領確認状況レ
ベルに対応する通知を前記文書管理部門の端末に送信す
る配布先受領状況管理手段とを備えることを特徴とする
共通文書の管理システムに存する。請求項２記載の本発
明の要旨は、前記受領確認状況レベルは、前記ＵＲＬへ
アクセスしてＵＲＬ閲覧の完了を示す第１のレベルを含
むことを特徴とする請求項１に記載の共通文書の管理シ
ステムに存する。請求項３記載の本発明の要旨は、前記
受領確認状況レベルは、前記ＵＲＬから前記文書ファイ
ルのダウンロードを示す第２のレベルを含むことを特徴
とする請求項１又は２に記載の共通文書の管理システム
に存する。請求項４記載の本発明の要旨は、前記受領確
認状況レベルは、前記文書ファイルをハードコピーなど
に出力処理することを示す第３のレベルを含むことを特
徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の共通文書の
管理システムに存する。請求項５記載の本発明の要旨
は、前記受領確認状況レベルは、前記電子メールを開封
したことを示すレベルを含むことを特徴とする請求項１
乃至４のいずれかに記載の共通文書の管理システムに存
する。請求項６記載の本発明の要旨は、前記配布先受領
状況管理手段は、予め設定された時間、又は、所定の時
間ごとに、処理作業の確認の送信をしていない前記配布
先部門の端末に対して、該当する処理作業を行うように
督促のする通知メールを送ることを特徴とする請求項１
乃至５のいずれかに記載の共通文書の管理システムに存
する。請求項７記載の本発明の要旨は、前記共通文書
は、ＩＳＯ規定などの規定書であることを特徴とする請
求項１乃至６のいずれかに記載の共通文書の管理システ
ムに存する。請求項８記載の本発明の要旨は、前記通知
文書は、前記文書ファイルが掲示される前記ＵＲＬの情
報と前記文書ファイルの特定をできる情報とを有する文
書情報を含むことを特徴とする請求項１乃至７のいずれ
かに記載の共通文書の管理システムに存する。請求項９
記載の本発明の要旨は、請求項１乃至８のいずれかに記
載の共通文書の管理システムを利用し、規定文書を含む
文書を管理する共通文書の管理方法に存する。請求項１
０記載の本発明の要旨は、請求項１乃至８のいずれかに
記載の共通文書の管理システムを利用した規定書の管理
方法であって、文書ファイル自動ＷＥＢ化手段が、予め
設定された形式の文書ファイルを文書管理部門の端末か
ら受信し、マークアップ言語に変換してＵＲＬに登録す
る第１のステップと、変更通知自動配信手段が、前記文
書ファイルや前記ＵＲＬを特定する文書情報を含む通知
文書を電子メールに添付して、予め登録された前記文書
ファイルの関係する部門リストの端末に送信し、該端末
を操作する担当者に前記ＵＲＬにおける前記文書ファイ
ルの閲覧を促す第２のステップと、配布先受領状況管理
手段が、前記部門リストに対応する配布先部門における
前記文書ファイルの閲覧の状況を示す受領確認状況レベ
ルを前記配布先部門の端末から受信し、前記受領確認状
況レベルに対応する通知を前記文書管理部門の端末に送
信する第３のステップとを備えることを特徴とする規定
書の管理方法に存する。請求項１１記載の本発明の要旨
は、前記第１のステップは、ＩＳＯ規定書を前記マーク
アップ言語に変換するステップを含むことを特徴とする
請求項１０に記載の規定書の管理方法に存する。請求項
１２記載の本発明の要旨は、請求項１０又は１１に記載
の規定書の管理方法を実行可能なプログラムが記録され
た記憶媒体に存する。
要旨は、インターネットなどのネットワークを利用した
共通文書の管理システムであって、予め設定された形式
の文書ファイルを文書管理部門の端末から受信し、マー
クアップ言語に変換して、文書ファイル保存サーバーに
設定されたＵＲＬに登録する文書ファイル自動ＷＥＢ化
手段と、前記文書ファイルや前記ＵＲＬを特定する文書
情報を含む通知文書を電子メールに添付して、予め登録
された前記文書ファイルの関係する部門リストの端末に
送信し、該端末を操作する担当者に前記ＵＲＬにおける
前記文書ファイルの閲覧を促す変更通知自動配信手段
と、前記部門リストに対応する配布先部門における前記
文書ファイルの閲覧の状況を示す受領確認状況レベルを
前記配布先部門の端末から受信し、前記受領確認状況レ
ベルに対応する通知を前記文書管理部門の端末に送信す
る配布先受領状況管理手段とを備えることを特徴とする
共通文書の管理システムに存する。請求項２記載の本発
明の要旨は、前記受領確認状況レベルは、前記ＵＲＬへ
アクセスしてＵＲＬ閲覧の完了を示す第１のレベルを含
むことを特徴とする請求項１に記載の共通文書の管理シ
ステムに存する。請求項３記載の本発明の要旨は、前記
受領確認状況レベルは、前記ＵＲＬから前記文書ファイ
ルのダウンロードを示す第２のレベルを含むことを特徴
とする請求項１又は２に記載の共通文書の管理システム
に存する。請求項４記載の本発明の要旨は、前記受領確
認状況レベルは、前記文書ファイルをハードコピーなど
に出力処理することを示す第３のレベルを含むことを特
徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の共通文書の
管理システムに存する。請求項５記載の本発明の要旨
は、前記受領確認状況レベルは、前記電子メールを開封
したことを示すレベルを含むことを特徴とする請求項１
乃至４のいずれかに記載の共通文書の管理システムに存
する。請求項６記載の本発明の要旨は、前記配布先受領
状況管理手段は、予め設定された時間、又は、所定の時
間ごとに、処理作業の確認の送信をしていない前記配布
先部門の端末に対して、該当する処理作業を行うように
督促のする通知メールを送ることを特徴とする請求項１
乃至５のいずれかに記載の共通文書の管理システムに存
する。請求項７記載の本発明の要旨は、前記共通文書
は、ＩＳＯ規定などの規定書であることを特徴とする請
求項１乃至６のいずれかに記載の共通文書の管理システ
ムに存する。請求項８記載の本発明の要旨は、前記通知
文書は、前記文書ファイルが掲示される前記ＵＲＬの情
報と前記文書ファイルの特定をできる情報とを有する文
書情報を含むことを特徴とする請求項１乃至７のいずれ
かに記載の共通文書の管理システムに存する。請求項９
記載の本発明の要旨は、請求項１乃至８のいずれかに記
載の共通文書の管理システムを利用し、規定文書を含む
文書を管理する共通文書の管理方法に存する。請求項１
０記載の本発明の要旨は、請求項１乃至８のいずれかに
記載の共通文書の管理システムを利用した規定書の管理
方法であって、文書ファイル自動ＷＥＢ化手段が、予め
設定された形式の文書ファイルを文書管理部門の端末か
ら受信し、マークアップ言語に変換してＵＲＬに登録す
る第１のステップと、変更通知自動配信手段が、前記文
書ファイルや前記ＵＲＬを特定する文書情報を含む通知
文書を電子メールに添付して、予め登録された前記文書
ファイルの関係する部門リストの端末に送信し、該端末
を操作する担当者に前記ＵＲＬにおける前記文書ファイ
ルの閲覧を促す第２のステップと、配布先受領状況管理
手段が、前記部門リストに対応する配布先部門における
前記文書ファイルの閲覧の状況を示す受領確認状況レベ
ルを前記配布先部門の端末から受信し、前記受領確認状
況レベルに対応する通知を前記文書管理部門の端末に送
信する第３のステップとを備えることを特徴とする規定
書の管理方法に存する。請求項１１記載の本発明の要旨
は、前記第１のステップは、ＩＳＯ規定書を前記マーク
アップ言語に変換するステップを含むことを特徴とする
請求項１０に記載の規定書の管理方法に存する。請求項
１２記載の本発明の要旨は、請求項１０又は１１に記載
の規定書の管理方法を実行可能なプログラムが記録され
た記憶媒体に存する。
【００１３】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて詳細に説明する。
に基づいて詳細に説明する。
【００１４】図１は、本実施の形態に係る共通文書の管
理システムの概略構成を示す図である。
理システムの概略構成を示す図である。
【００１５】図１に示すように、本実施の形態に係る共
通文書の管理システムは、インターネット１００などの
ネットワークを介して接続された文書管理サーバー５０
と、文書管理部門（文書発行部門）６０の端末と、文書
情報が送られる複数の関連部門（配布先部門）７０の端
末とで概略構成され、文書管理サーバー５０は文書ファ
イル自動ＷＥＢ化機能（文書ファイルＨＴＭＬ変換機
能、文書ファイル自動ＷＥＢ化手段）１０と変更通知自
動配信機能（変更通知自動配信手段）２０と、配布先受
領状況管理機能（配布先受領状況管理手段）３０と文書
ファイル保存サーバー４０とを備える。
通文書の管理システムは、インターネット１００などの
ネットワークを介して接続された文書管理サーバー５０
と、文書管理部門（文書発行部門）６０の端末と、文書
情報が送られる複数の関連部門（配布先部門）７０の端
末とで概略構成され、文書管理サーバー５０は文書ファ
イル自動ＷＥＢ化機能（文書ファイルＨＴＭＬ変換機
能、文書ファイル自動ＷＥＢ化手段）１０と変更通知自
動配信機能（変更通知自動配信手段）２０と、配布先受
領状況管理機能（配布先受領状況管理手段）３０と文書
ファイル保存サーバー４０とを備える。
【００１６】文書ファイル自動ＷＥＢ化機能１０は、通
知文書が付加され、予め設定された形式の文書ファイル
Ｆ０１が文書管理サーバー５０にアップロードＤ０１さ
れると、この文書ファイルＦ０１を自動的にＨＴＭＬ形
式などマークアップ言語に変換してＵＲＬに登録する。
また、文書ファイルＦ０１には、この文書ファイルＦ０
１の内容について概要を示した文書情報を含む通知文書
が付加される。この通知文書は電子メールに添付され送
信される。
知文書が付加され、予め設定された形式の文書ファイル
Ｆ０１が文書管理サーバー５０にアップロードＤ０１さ
れると、この文書ファイルＦ０１を自動的にＨＴＭＬ形
式などマークアップ言語に変換してＵＲＬに登録する。
また、文書ファイルＦ０１には、この文書ファイルＦ０
１の内容について概要を示した文書情報を含む通知文書
が付加される。この通知文書は電子メールに添付され送
信される。
【００１７】変更通知自動配信機能２０は、予め登録さ
れた関連部門７０の部門リスト（送付先リスト）に対し
て文書情報を自動的に通知する電子メール通知（自動メ
ール配信）Ｔ０１を行う。この電子メール通知Ｔ０１
は、アップロードされた文書ファイルＦ０１が掲示され
るＵＲＬ情報、文書ファイルＦ０１の概略内容、規定番
号及び文書タイトルを有する文書情報を含む文書管理部
門６０からの通知文書が添付される。
れた関連部門７０の部門リスト（送付先リスト）に対し
て文書情報を自動的に通知する電子メール通知（自動メ
ール配信）Ｔ０１を行う。この電子メール通知Ｔ０１
は、アップロードされた文書ファイルＦ０１が掲示され
るＵＲＬ情報、文書ファイルＦ０１の概略内容、規定番
号及び文書タイトルを有する文書情報を含む文書管理部
門６０からの通知文書が添付される。
【００１８】配布先受領状況管理機能３０は、配布先部
門７０において各々のＵＲＬ閲覧Ｃ０１を含む処理作業
の確認がなされた時点で、受領確認状況（受領確認状況
レベル）の通知を発行元（文書管理部門）６０に連絡す
る自動受領確認通知を端末に送信する。また、同時に、
送付先リストにおける受領確認状況の履歴がアップデー
トされ、配布先部門７０における受領確認状況をＷＥＢ
上で管理することができ、未確認部門への閲覧促進が可
能となる。
門７０において各々のＵＲＬ閲覧Ｃ０１を含む処理作業
の確認がなされた時点で、受領確認状況（受領確認状況
レベル）の通知を発行元（文書管理部門）６０に連絡す
る自動受領確認通知を端末に送信する。また、同時に、
送付先リストにおける受領確認状況の履歴がアップデー
トされ、配布先部門７０における受領確認状況をＷＥＢ
上で管理することができ、未確認部門への閲覧促進が可
能となる。
【００１９】文書ファイル保存サーバー４０は、文書フ
ァイルＦ０１やＨＴＭＬ形式の文書ファイルＦ０１を保
存する。
ァイルＦ０１やＨＴＭＬ形式の文書ファイルＦ０１を保
存する。
【００２０】受領確認状況の一例をあげると、第１のレ
ベルであるＵＲＬ閲覧Ｃ０１の完了、第２のレベルであ
る変更・修正文書（文書ファイル）Ｆ０１のダウンロー
ドの有無、第３のレベルである変更・修正文書（文書フ
ァイル）Ｆ０１の印刷完了状況などである。
ベルであるＵＲＬ閲覧Ｃ０１の完了、第２のレベルであ
る変更・修正文書（文書ファイル）Ｆ０１のダウンロー
ドの有無、第３のレベルである変更・修正文書（文書フ
ァイル）Ｆ０１の印刷完了状況などである。
【００２１】処理作業の確認は、文書ファイルＦ０１へ
のアクセスであるＵＲＬ閲覧Ｃ０１が行われたときの第
１のレベル、ＷＥＢ上で文書ファイルＦ０１のダウンロ
ードが行われたときの第２のレベル及び文書ファイルＦ
０１の印刷などが行われたときの第３のレベルである。
端末において各々の処理作業ごとに作業処理の終了確認
を通知するための実行ボタンが表示され、マウスのクリ
ックなど入力機器の操作に従い第１のレベルから第３の
レベルまでの操作履歴が文書ファイル保存サーバー４０
に通知される。
のアクセスであるＵＲＬ閲覧Ｃ０１が行われたときの第
１のレベル、ＷＥＢ上で文書ファイルＦ０１のダウンロ
ードが行われたときの第２のレベル及び文書ファイルＦ
０１の印刷などが行われたときの第３のレベルである。
端末において各々の処理作業ごとに作業処理の終了確認
を通知するための実行ボタンが表示され、マウスのクリ
ックなど入力機器の操作に従い第１のレベルから第３の
レベルまでの操作履歴が文書ファイル保存サーバー４０
に通知される。
【００２２】文書ファイル保存サーバー４０を利用する
ことで、文書管理部門６０は、配布先部門７０の閲覧状
況（閲覧履歴）を常にＷＥＢ上で管理することができ、
未対応部門への第１のレベルから第３のレベルまでの実
行を督促することで閲覧の周知徹底を図ることができ
る。
ことで、文書管理部門６０は、配布先部門７０の閲覧状
況（閲覧履歴）を常にＷＥＢ上で管理することができ、
未対応部門への第１のレベルから第３のレベルまでの実
行を督促することで閲覧の周知徹底を図ることができ
る。
【００２３】次に、共通文書の管理システムを用いた方
法を説明する。
法を説明する。
【００２４】図２は、本実施の形態に係る共通文書の管
理システムにおける動作の流れの一例を示すフローチャ
ートである。
理システムにおける動作の流れの一例を示すフローチャ
ートである。
【００２５】文書ファイル自動ＷＥＢ化機能１０は、文
書管理部門６０の端末からの予め設定された形式の文書
ファイルＦ０１を受信し、ＨＴＭＬ形式（マークアップ
言語）に変換し（ステップＳ０１）、このＨＴＭＬ形式
のファイルをＵＲＬに登録する（ステップＳ０２）。
書管理部門６０の端末からの予め設定された形式の文書
ファイルＦ０１を受信し、ＨＴＭＬ形式（マークアップ
言語）に変換し（ステップＳ０１）、このＨＴＭＬ形式
のファイルをＵＲＬに登録する（ステップＳ０２）。
【００２６】変更通知自動配信機能２０は、予め登録さ
れた関連部門７０の部門リスト（送付先リスト）に対応
する端末に対して文書情報を含む通知文書を自動的に通
知する（ステップＳ０３）。
れた関連部門７０の部門リスト（送付先リスト）に対応
する端末に対して文書情報を含む通知文書を自動的に通
知する（ステップＳ０３）。
【００２７】配布先受領状況管理機能３０は、ＵＲＬ閲
覧Ｃ０１を含む処理作業の確認がされた通知を文書ファ
イル保存サーバー４０が受信したかどうか監視をする
（ステップＳ０４）。
覧Ｃ０１を含む処理作業の確認がされた通知を文書ファ
イル保存サーバー４０が受信したかどうか監視をする
（ステップＳ０４）。
【００２８】通知を受信した場合（図中、Ｙｅｓ）、受
領確認状況の通知を文書管理部門６０に連絡する自動受
領確認通知を端末に送信し（ステップＳ０５）、登録さ
れている送付先リストにおける受領確認状況の履歴をア
ップデートする（ステップＳ０６）。
領確認状況の通知を文書管理部門６０に連絡する自動受
領確認通知を端末に送信し（ステップＳ０５）、登録さ
れている送付先リストにおける受領確認状況の履歴をア
ップデートする（ステップＳ０６）。
【００２９】ステップＳ０４において、通知を受信しな
いときに（図中、Ｎｏ）、予め設定された時間、又は、
所定の時間ごとに処理作業の確認を受信していない配布
先部門７０の端末に対して、該当する処理作業を行うよ
うに督促の通知をし（通知メールを送る）（ステップＳ
０７）、ステップＳ０４に戻る。
いときに（図中、Ｎｏ）、予め設定された時間、又は、
所定の時間ごとに処理作業の確認を受信していない配布
先部門７０の端末に対して、該当する処理作業を行うよ
うに督促の通知をし（通知メールを送る）（ステップＳ
０７）、ステップＳ０４に戻る。
【００３０】なお、ステップＳ０４における処理作業
は、第１のレベルであるＵＲＬ閲覧Ｃ０１の完了、第２
のレベルである変更・修正文書Ｆ０１のダウンロードの
有無、第３のレベルである変更・修正文書Ｆ０１の印刷
完了状況を含む。
は、第１のレベルであるＵＲＬ閲覧Ｃ０１の完了、第２
のレベルである変更・修正文書Ｆ０１のダウンロードの
有無、第３のレベルである変更・修正文書Ｆ０１の印刷
完了状況を含む。
【００３１】以上により、文書管理部門６０は、配布先
部門７０における受領確認状況を随時ＷＥＢ上で管理す
ることができ未確認部門への閲覧の督促ができる。
部門７０における受領確認状況を随時ＷＥＢ上で管理す
ることができ未確認部門への閲覧の督促ができる。
【００３２】また、ＵＲＬに登録する文書は、ＩＳＯ規
定などの共通文書だけでなく一般の文書も利用し、メー
ルにＵＲＬを参照する指示を含む通知文書を付加して送
ることで、文書管理部門６０に限らず通知文書の発行部
門（図示せず）において送付先でのＵＲＬ閲覧を把握で
き、ＷＥＢ上のＵＲＬにおけるアプリケーションすべて
に応用が可能である。
定などの共通文書だけでなく一般の文書も利用し、メー
ルにＵＲＬを参照する指示を含む通知文書を付加して送
ることで、文書管理部門６０に限らず通知文書の発行部
門（図示せず）において送付先でのＵＲＬ閲覧を把握で
き、ＷＥＢ上のＵＲＬにおけるアプリケーションすべて
に応用が可能である。
【００３３】更に、セキュリティを考慮すれば、通知文
書を含むメールを利用したＷＥＢ上における文書閲覧を
利用して、国内、海外問わず、いつでもどこでも誰で
も、遅滞なく更新されたＩＳＯ規定のような追加変更が
頻繁に行われる膨大な量の文書閲覧ができる環境を有す
ることができる。その結果、グローバルカンパニーに適
した文書管理を行うことが可能となる。
書を含むメールを利用したＷＥＢ上における文書閲覧を
利用して、国内、海外問わず、いつでもどこでも誰で
も、遅滞なく更新されたＩＳＯ規定のような追加変更が
頻繁に行われる膨大な量の文書閲覧ができる環境を有す
ることができる。その結果、グローバルカンパニーに適
した文書管理を行うことが可能となる。
【００３４】なお、本実施の形態においては、本発明は
それに限定されず、本発明を適用する上で好適な共通文
書の管理システムに適用することができる。
それに限定されず、本発明を適用する上で好適な共通文
書の管理システムに適用することができる。
【００３５】また、上記構成部材の数、位置、形状等は
上記実施の形態に限定されず、本発明を実施する上で好
適な数、位置、形状等にすることができる。
上記実施の形態に限定されず、本発明を実施する上で好
適な数、位置、形状等にすることができる。
【００３６】なお、各図において、同一構成要素には同
一符号を付している。
一符号を付している。
【００３７】
【発明の効果】本発明は以上のように構成されているの
で、以下に掲げる効果を奏する。
で、以下に掲げる効果を奏する。
【００３８】ＩＳＯ規定などの多量の文書管理での頻繁
な更正に対応して、関連部門への連絡を行う文書管理業
務における多大な時間、工数を削減でき、また、関連部
門は遅滞なく更新情報を閲覧することができる。
な更正に対応して、関連部門への連絡を行う文書管理業
務における多大な時間、工数を削減でき、また、関連部
門は遅滞なく更新情報を閲覧することができる。
【００３９】ＷＥＢ上の電子ファイルで管理することに
より、迅速な、修正作業、変更通知作業が可能となる。
より、迅速な、修正作業、変更通知作業が可能となる。
【００４０】共通文書を電子文書ファイルとしてサーバ
ーで一元管理することで、他部門に回覧する文書でも、
各々の関連部門で、従来のハードコピーのような文書フ
ァイルを保管する必要がなく、ファイル保管場所の省ス
ペースも期待できる。
ーで一元管理することで、他部門に回覧する文書でも、
各々の関連部門で、従来のハードコピーのような文書フ
ァイルを保管する必要がなく、ファイル保管場所の省ス
ペースも期待できる。
【００４１】通知文書を含むメールを利用したＷＥＢ上
における共通文書の管理システムを利用することで、国
内、海外など場所を問わず、また、登録された誰でも、
遅滞なく更新されたＩＳＯ規定のような追加変更が頻繁
に行われる膨大な量の文書から必要な部分を閲覧ができ
る環境を有することができる。
における共通文書の管理システムを利用することで、国
内、海外など場所を問わず、また、登録された誰でも、
遅滞なく更新されたＩＳＯ規定のような追加変更が頻繁
に行われる膨大な量の文書から必要な部分を閲覧ができ
る環境を有することができる。
【図１】本発明の実施の形態に係る共通文書の管理シス
テムの概略構成を示す図である。
テムの概略構成を示す図である。
【図２】本実施の形態に係る共通文書の管理システムに
おける動作の流れの一例を示すフローチャートである。
おける動作の流れの一例を示すフローチャートである。
Ｃ０１ ＵＲＬ閲覧 Ｄ０１ アップロード Ｆ０１ 変更・修正文書（文書ファイル） Ｔ０１ 電子メール通知（自動メール配信） １０ 文書ファイル自動ＷＥＢ化機能（文書ファイルＨ
ＴＭＬ変換機能、文書ファイル自動ＷＥＢ化手段） ２０ 変更通知自動配信機能（変更通知自動配信手段） ３０ 配布先受領状況管理機能（配布先受領状況管理手
段） ４０ 文書ファイル保存サーバー ５０ 文書管理サーバー ６０ 発行元（文書管理部門） ６０ 文書管理部門（文書発行部門） ７０ 関連部門（配布先部門） １００ インターネット
ＴＭＬ変換機能、文書ファイル自動ＷＥＢ化手段） ２０ 変更通知自動配信機能（変更通知自動配信手段） ３０ 配布先受領状況管理機能（配布先受領状況管理手
段） ４０ 文書ファイル保存サーバー ５０ 文書管理サーバー ６０ 発行元（文書管理部門） ６０ 文書管理部門（文書発行部門） ７０ 関連部門（配布先部門） １００ インターネット
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.7 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 17/21 ５７０ Ｇ０６Ｆ 17/21 ５７０Ｚ ５９６ ５９６Ｚ
Claims (12)
- 【請求項１】 インターネットなどのネットワークを利
用した共通文書の管理システムであって、 予め設定された形式の文書ファイルを文書管理部門の端
末から受信し、マークアップ言語に変換して、文書ファ
イル保存サーバーに設定されたＵＲＬに登録する文書フ
ァイル自動ＷＥＢ化手段と、 前記文書ファイルや前記ＵＲＬを特定する文書情報を含
む通知文書を電子メールに添付して、予め登録された前
記文書ファイルの関係する部門リストの端末に送信し、
該端末を操作する担当者に前記ＵＲＬにおける前記文書
ファイルの閲覧を促す変更通知自動配信手段と、 前記部門リストに対応する配布先部門における前記文書
ファイルの閲覧の状況を示す受領確認状況レベルを前記
配布先部門の端末から受信し、前記受領確認状況レベル
に対応する通知を前記文書管理部門の端末に送信する配
布先受領状況管理手段とを備えることを特徴とする共通
文書の管理システム。 - 【請求項２】 前記受領確認状況レベルは、前記ＵＲＬ
へアクセスしてＵＲＬ閲覧の完了を示す第１のレベルを
含むことを特徴とする請求項１に記載の共通文書の管理
システム。 - 【請求項３】 前記受領確認状況レベルは、前記ＵＲＬ
から前記文書ファイルのダウンロードを示す第２のレベ
ルを含むことを特徴とする請求項１又は２に記載の共通
文書の管理システム。 - 【請求項４】 前記受領確認状況レベルは、前記文書フ
ァイルをハードコピーなどに出力処理することを示す第
３のレベルを含むことを特徴とする請求項１乃至３のい
ずれかに記載の共通文書の管理システム。 - 【請求項５】 前記受領確認状況レベルは、前記電子メ
ールを開封したことを示すレベルを含むことを特徴とす
る請求項１乃至４のいずれかに記載の共通文書の管理シ
ステム。 - 【請求項６】 前記配布先受領状況管理手段は、予め設
定された時間、又は、所定の時間ごとに、処理作業の確
認の送信をしていない前記配布先部門の端末に対して、
該当する処理作業を行うように督促のする通知メールを
送ることを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載
の共通文書の管理システム。 - 【請求項７】 前記共通文書は、ＩＳＯ規定などの規定
書であることを特徴とする請求項１乃至６のいずれかに
記載の共通文書の管理システム。 - 【請求項８】 前記通知文書は、前記文書ファイルが掲
示される前記ＵＲＬの情報と前記文書ファイルの特定を
できる情報とを有する文書情報を含むことを特徴とする
請求項１乃至７のいずれかに記載の共通文書の管理シス
テム。 - 【請求項９】 請求項１乃至８のいずれかに記載の共通
文書の管理システムを利用し、規定文書を含む文書を管
理する共通文書の管理方法。 - 【請求項１０】 請求項１乃至８のいずれかに記載の共
通文書の管理システムを利用した規定書の管理方法であ
って、 文書ファイル自動ＷＥＢ化手段が、予め設定された形式
の文書ファイルを文書管理部門の端末から受信し、マー
クアップ言語に変換してＵＲＬに登録する第１のステッ
プと、 変更通知自動配信手段が、前記文書ファイルや前記ＵＲ
Ｌを特定する文書情報を含む通知文書を電子メールに添
付して、予め登録された前記文書ファイルの関係する部
門リストの端末に送信し、該端末を操作する担当者に前
記ＵＲＬにおける前記文書ファイルの閲覧を促す第２の
ステップと、 配布先受領状況管理手段が、前記部門リストに対応する
配布先部門における前記文書ファイルの閲覧の状況を示
す受領確認状況レベルを前記配布先部門の端末から受信
し、前記受領確認状況レベルに対応する通知を前記文書
管理部門の端末に送信する第３のステップとを備えるこ
とを特徴とする規定書の管理方法。 - 【請求項１１】 前記第１のステップは、ＩＳＯ規定書
を前記マークアップ言語に変換するステップを含むこと
を特徴とする請求項１０に記載の規定書の管理方法。 - 【請求項１２】 請求項１０又は１１に記載の規定書の
管理方法を実行可能なプログラムが記録された記憶媒
体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001180197A JP2002373110A (ja) | 2001-06-14 | 2001-06-14 | 共通文書の管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001180197A JP2002373110A (ja) | 2001-06-14 | 2001-06-14 | 共通文書の管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002373110A true JP2002373110A (ja) | 2002-12-26 |
Family
ID=19020654
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001180197A Pending JP2002373110A (ja) | 2001-06-14 | 2001-06-14 | 共通文書の管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2002373110A (ja) |
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2006072558A (ja) * | 2004-08-31 | 2006-03-16 | Fujitsu Ltd | 文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラム |
| US7392252B2 (en) | 2004-11-05 | 2008-06-24 | Fujitsu Limited | System, apparatus, and method for processing information, and computer program, and recording medium |
| JP2009151402A (ja) * | 2007-12-19 | 2009-07-09 | Hitachi Ltd | 組織情報変更反映方法およびシステム |
| US8676747B2 (en) | 2010-03-23 | 2014-03-18 | Konica Minolta Business Technologies, Inc. | Document management apparatus, document management method, and computer-readable non-transitory storage medium storing document management program |
-
2001
- 2001-06-14 JP JP2001180197A patent/JP2002373110A/ja active Pending
Cited By (5)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2006072558A (ja) * | 2004-08-31 | 2006-03-16 | Fujitsu Ltd | 文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラム |
| JP4682563B2 (ja) * | 2004-08-31 | 2011-05-11 | 富士通株式会社 | 文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラム |
| US7392252B2 (en) | 2004-11-05 | 2008-06-24 | Fujitsu Limited | System, apparatus, and method for processing information, and computer program, and recording medium |
| JP2009151402A (ja) * | 2007-12-19 | 2009-07-09 | Hitachi Ltd | 組織情報変更反映方法およびシステム |
| US8676747B2 (en) | 2010-03-23 | 2014-03-18 | Konica Minolta Business Technologies, Inc. | Document management apparatus, document management method, and computer-readable non-transitory storage medium storing document management program |
Similar Documents
| Publication | Publication Date | Title |
|---|---|---|
| US6932523B1 (en) | Printing system including a printer and client devices connected by a network | |
| US20080221952A1 (en) | Workflow management system, workflow management server, progress management method, and storage medium | |
| US6892223B1 (en) | System and method of displaying information on desktop | |
| JP2002259676A (ja) | 文書管理・ｅｄｉシステム連携装置、文書管理・ｅｄｉシステム連携方法、情報記録媒体及び文書処理プログラム | |
| JP2001014327A (ja) | 中間処理管理システム、中間処理管理方法および中間処理管理用プログラムを記録した記録媒体 | |
| JP5312730B2 (ja) | 移動端末でファイルを操作するための方法およびシステムならびに対応するコンピュータプログラムおよび対応するコンピュータ読取り可能な記憶媒体 | |
| JP5476998B2 (ja) | 情報管理装置、情報管理方法、及び情報管理システム | |
| JP2002373110A (ja) | 共通文書の管理システム | |
| US20030135557A1 (en) | Distributed revision block service | |
| JP2005063253A (ja) | クリニカルフロー実行方法、及び、クリニカルフロー実行システム | |
| CN104246776B (zh) | 用于指示知识产权(ip)提交的计算机系统 | |
| JPH1023062A (ja) | 文書管理システム | |
| US20100094941A1 (en) | Information processing method, electronic mail processing method, information processing apparatus, electronic mail processing apparatus and computer readable medium | |
| US20050179922A1 (en) | Methods and apparatus for providing printer drivers to a user | |
| JP2006221224A (ja) | 自動アップデート装置と自動アップデート中継装置と自動アップデート中継方法と自動アップデート中継プログラムおよび自動アップデートシステム | |
| US7640372B2 (en) | Information processing apparatus, control method thereof, program, and storage medium | |
| US7152208B2 (en) | Apparatus managing document distribution | |
| JP2004185402A (ja) | 固定資産管理システムと資産管理プログラム | |
| JP5349449B2 (ja) | 廃棄物許可証管理システム、管理サーバ及び廃棄物許可証管理プログラム | |
| JP5780321B2 (ja) | 情報処理装置、プログラム、情報管理システム、及び情報管理方法 | |
| JP2003288313A (ja) | クレーム処理方法、クレーム応答方法、クレーム処理コンピュータ、クレーム応答コンピュータ、クレーム処理プログラムとクレーム応答プログラム及びそれらのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 | |
| JP2021140431A (ja) | 通信メッセージ変換方法、通信メッセージ変換装置、及び通信メッセージ変換プログラム | |
| JP3501708B2 (ja) | クライアント・サーバ間情報伝送システム | |
| JP2004213380A (ja) | 電子入稿管理装置及びその制御方法、電子入稿管理システム、プログラム | |
| JP2004303138A (ja) | 画像編集サービスシステム及び画像編集サービス方法 |
Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| A131 | Notification of reasons for refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131 Effective date: 20060117 |
|
| A02 | Decision of refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A02 Effective date: 20060704 |