JP2001265760A

JP2001265760A - 文書履歴管理装置および文書履歴管理方法

Info

Publication number: JP2001265760A
Application number: JP2000073633A
Authority: JP
Inventors: Toshiaki Okabe; 俊昭岡部; Hidenori Oka; 秀宣岡; Katsuyuki Kondo; 勝行近藤
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2000-03-16
Filing date: 2000-03-16
Publication date: 2001-09-28
Anticipated expiration: 2020-03-16
Also published as: JP3867470B2

Abstract

(57)【要約】【課題】文書の操作トレース処理、文書状態把握等を
効率的に実行可能とした文書履歴管理装置および文書履
歴管理方法を提供する。【解決手段】各操作を１つの記録処理単位として記録
する操作履歴管理部と、ユーザの指定した任意タイミン
グで、文書情報としてのデータ履歴を格納管理するデー
タ履歴管理部とを設けた。さらに操作履歴、データ履歴
それぞれに格納されたデータに基づいて異なる履歴情報
を検索可能な履歴検索部を設けた構成とした。本構成に
より、例えばワークフローを用いた文書の生成プロセス
における各プロセスでの操作情報、操作理由等を容易に
トレース可能となり、かつ各時点での文書状態等を明確
に知ることが可能となる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書履歴管理装置
および文書履歴管理方法に関する。特に、文書、図面等
の様々なドキュメントをデータベースによって管理した
構成において、文書に関する新規作成、更新、削除等の
操作履歴、データ履歴を管理する装置および方法に関す
る。より具体的にはユーザの指示によるタイミングで履
歴情報を格納し、操作履歴とデータ履歴とを同期したデ
ータとして格納することにより、履歴情報のトレース、
管理を効率的に実行可能とした文書履歴管理装置および
文書履歴管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、多くのビジネス分野において作
成される文書は、例えば説明文書、設計図面、イメージ
写真、各種マニュアル、仕様書等、個別に作成された文
書を統合したドキュメントの複合体として作成される場
合が多い。このような説明文書、設計図面、イメージ写
真、各種マニュアル、仕様書等の個々の文書は、それぞ
れのデータベースに格納され管理される。また、ある製
品の製造、販売を行なう場合、製品に関する企画、提
案、設計、設計変更、複数の承認処理、精算、物流、販
売、サポート、販売情報管理等、一連の業務が時系列的
に進行することが多いが、これらのプロセスの中では、
製品に関連する文書に対する様々な処理、例えば新規文
書の追加、不要文書の削除、あるいは作成済み文書の更
新等の処理が行われる。

【０００３】これらの文書の追加、削除、更新処理の操
作に関する情報は、ログ情報として蓄積され、例えば何
らかの問題発生時にログ情報からその操作を特定する等
の処理が一般に行われている。

【０００４】例えばユーザによる文書の作成、更新、削
除等の履歴を履歴情報として記録しておき、操作種類や
時間等を指定して検索を行なうことにより、文書検索が
可能なシステムや、あるいは複雑な操作手順を時系列的
に記録しておき、他のユーザが同一の処理を行ないたい
とする場合、その記録された操作手順を提示することに
より、ユーザを支援するシステムが開発されている。し
かし、履歴管理を単に一定時間毎に記録したり、すべて
の操作について記録することは不要な記録データとして
のログの発生する可能性が高く、そのログ情報から特定
情報を検出する際にも、膨大な記録情報からの検索が必
要となるという欠点がある。

【０００５】このような欠点を解決し、ログ情報の取扱
いを容易にする履歴管理方法を開示した従来技術として
特開平１１−２５００３８号に記載の「情報処理システ
ムおよび同システムの操作履歴管理方法」がある。本特
許公開公報には、ユーザまたはシステムが一連の操作を
行なっている最中に、時系列で連続的に記録される操作
履歴の適切な箇所に処理の区切りまたは目的の切り替え
などを示すマークを置く構成を開示している。区切りを
記録するタイミングは、予め指定したタイミングまたは
一定時間毎としている。このような区切りの設定構成に
より、操作履歴を、後日、調査あるいは使用する場合に
効率的な処理を可能としている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
従来技術、特開平１１−２５００３８号に記載の「情報
処理システムおよび同システムの操作履歴管理方法」に
開示されている操作履歴に対する区切の設定は、例え
ば、予め指定された時間おき、処理ウィンドウを閉じた
タイミング、あるいは操作端末の起動時または終了時
等、所定の時間あるいはシステムに予め設定されたタイ
ミングに依存する構成となっている。従って、このシス
テム設定期間内においては、区切は設定されず、その期
間の操作が多い場合等には、ユーザが後で操作履歴をト
レースする場合、特定の操作情報を得るのに時間がかか
るという欠点がある。

【０００７】また、履歴情報として記録されるのは、例
えば文書を作成した、更新した、あるいは削除したとい
った明示的な操作履歴のみであり、例えば、ある文書の
現在の状態、例えば新規文書であるのか、改訂版である
のか、あるいはすでに承認された文書であるのか、却下
された文書であるのかとっいった状態をその操作履歴か
ら知ることはできない。

【０００８】本発明は、上述のような問題点に鑑みてな
されたものであり、文書を作成した、更新した、あるい
は削除したといった明示的な操作履歴データの他に、新
規文書であるとか、更新文書であるとか、あるいは改訂
版である等のヒストリーや、承認待ち、作成中、却下等
の文書の状態（またはプロセス）等の文書情報を記録し
たデータ履歴を格納するとともに、操作履歴およびデー
タ履歴を同期をとって関連付けた情報として保持管理す
ることにより、文書の状態把握や、問題が発生した場合
の操作トレース処理等を効率的に実行可能とした文書履
歴管理装置および文書履歴管理方法を提供することを目
的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明の第1の側面は、
文書に関する各処理についての履歴を格納し管理する文
書履歴管理装置において、操作単位で、操作履歴の格納
処理を実行する操作履歴管理部と、ユーザによる指示に
基づいて、操作対象である文書の文書情報としてのデー
タ履歴の格納処理を実行するデータ履歴管理部と、を有
することを特徴とする文書履歴管理装置にある。

【００１０】さらに、本発明の文書履歴管理装置の一実
施態様は、前記操作履歴および前記データ履歴の各々に
設定されたデータフィールドのデータに基づいて相互の
データの検索処理を実行する履歴検索部を有することを
特徴とする。

【００１１】さらに、本発明の文書履歴管理装置の一実
施態様において、前記操作履歴および前記データ履歴の
各々は、処理の日または日時データを含むデータ構成を
有することを特徴とする。

【００１２】さらに、本発明の文書履歴管理装置の一実
施態様において、前記データ履歴は、1以上の文書を関
係文書として設定したドキュメントセットの識別子を格
納した構成を持ち、同一ドキュメントセットに関するデ
ータ履歴の生成順を示すヒストリー識別子を含む構成を
有することを特徴とする。

【００１３】さらに、本発明の文書履歴管理装置の一実
施態様において、前記操作履歴中にユーザが任意のタイ
ミングで設定した区切りマークを格納する構成としたこ
とを特徴とする。

【００１４】さらに、本発明の文書履歴管理装置の一実
施態様は、前記データ履歴中に区切りマークを格納する
構成としたことを特徴とする。

【００１５】さらに、本発明の第２の側面は、文書に関
する各処理についての履歴を格納し管理する文書履歴管
理方法において、操作単位で、操作履歴の格納処理を実
行するステップと、ユーザによる指示に基づいて、操作
対象である文書の文書情報としてのデータ履歴の格納処
理を実行するステップと、を有することを特徴とする文
書履歴管理方法にある。

【００１６】さらに、本発明の文書履歴管理方法の一実
施態様において、前記操作履歴および前記データ履歴の
各々に設定されたデータフィールドのデータに基づいて
検索条件を設定し、該設定された検索条件に基づく検索
処理を前記操作履歴および前記データ履歴の相互の履歴
データ間において実行する構成であることを特徴とす
る。

【００１７】さらに、本発明の文書履歴管理方法の一実
施態様において、前記操作履歴および前記データ履歴の
各々は、処理の日または日時データを含むデータである
ことを特徴とする。

【００１８】さらに、本発明の文書履歴管理方法の一実
施態様において、前記データ履歴は、1以上の文書を関
係文書として設定したドキュメントセットの識別子を格
納した構成を持ち、同一ドキュメントセットに関するデ
ータ履歴の生成順を示すヒストリー識別子を含むことを
特徴とする。

【００１９】さらに、本発明の文書履歴管理方法の一実
施態様において、前記操作履歴中にユーザが任意のタイ
ミングで設定した区切りマークを格納することを特徴と
する。

【００２０】さらに、本発明の文書履歴管理方法の一実
施態様において、前記データ履歴中に区切りマークを格
納することを特徴とする。

【００２１】さらに、本発明の第３の側面は、文書に関
する各処理についての履歴を格納し管理する文書履歴管
理処理をコンピュータ・システム上で実行せしめるコン
ピュータ・プログラムを提供するプログラム提供媒体で
あって、前記コンピュータ・プログラムは、操作単位
で、操作履歴の格納処理を実行するステップと、ユーザ
による指示に基づいて、操作対象である文書の文書情報
としてのデータ履歴の格納処理を実行するステップと、
を有することを特徴とするプログラム提供媒体にある。

【００２２】本発明の第３の側面に係るプログラム提供
媒体は、例えば、様々なプログラム・コードを実行可能
な汎用コンピュータ・システムに対して、コンピュータ
・プログラムをコンピュータ可読な形式で提供する媒体
である。媒体は、ＣＤやＦＤ、ＭＯなどの記憶媒体、あ
るいは、ネットワークなどの伝送媒体など、その形態は
特に限定されない。

【００２３】このようなプログラム提供媒体は、コンピ
ュータ・システム上で所定のコンピュータ・プログラム
の機能を実現するための、コンピュータ・プログラムと
提供媒体との構造上又は機能上の協働的関係を定義した
ものである。換言すれば、該提供媒体を介してコンピュ
ータ・プログラムをコンピュータ・システムにインスト
ールすることによって、コンピュータ・システム上では
協働的作用が発揮され、本発明の他の側面と同様の作用
効果を得ることができるのである。

【００２４】本発明のさらに他の目的、特徴や利点は、
後述する本発明の実施例や添付する図面に基づくより詳
細な説明によって明らかになるであろう。

【００２５】

【発明の実施の形態】以下、図を用いて本発明の文書履
歴管理装置および文書履歴管理方法の実施の形態を詳し
く説明する。

【００２６】

【実施例】本発明の文書履歴管理装置の実施例構成を図
１を用いて説明する。図１に示すように、本発明の文書
履歴管理装置１００は、様々なデータベース制御アプリ
ケーションによって管理される複数のデータベース１０
８に格納されたデータを統合的に管理するシステムとし
て構成される。なお、ここで示す例は複数のデータベー
スを持つ例について説明するが、単独のデータベース中
のデータを取り扱う処理構成としてもよい。

【００２７】各クライアントシステム１０９は、ＷＥＢ
ブラウザ１１０を介してデータ表示を行なう。また、ウ
エブ（ＷＥＢ）ブラウザ１１０の表示を利用して、図示
しないキーボード、マウス等のデータ入力手段を介した
データ入力により、文書履歴管理装置１００を介してデ
ータベース１０８に格納されているデータの抽出、検
索、編集、更新、格納等の処理を行なう。なお、ＷＥＢ
ブラウザはユーザインタフェースの一例であり、ＷＥＢ
ブラウザ以外の態様による表示構成とすることも可能で
ある。

【００２８】データベース１０８の各々には、例えば説
明文書、設計図面、イメージ写真、各種マニュアル、仕
様書等、複数の個別に作成された文書が、データベース
（ＤＢ）アクセス制御部１０７の管理のもとに格納され
ている。

【００２９】図１に示すように、文書履歴管理装置１０
０は、操作履歴管理部１０１、操作履歴情報データベー
ス１０２、データ履歴管理部１０３、データ履歴情報デ
ータベース１０４、履歴検索部１０５とを有する。

【００３０】各構成要素の説明の前に、本発明の文書履
歴管理装置１００において管理されるドキュメントセッ
ト、およびドキュメントセットを構成する各文書の構
成、および各種操作により格納される操作履歴、データ
履歴の例について簡単に説明する。

【００３１】図１に示すデータベース１０８には、図２
に示す様々なプロセス、「新規作成」、「設計変更」、
「更新」、「検索」、「承認」、「却下」…、これらの
プロセス間に生成される様々な文書が保管されたりある
いはデータベースから削除される。これらの各ステップ
を経過する間に実行されたユーザによる様々な操作は操
作履歴として保管される。すなわち、新たな操作があっ
た時点で操作履歴情報として操作履歴管理部１０１が操
作履歴情報データベース１０２に保管する。また、例え
ば新規文書、あるいは更新文書等、新たなデータが生成
されると、ユーザの指示に基づいて、データ履歴管理部
１０３の管理のもとにデータ履歴情報データベースにそ
の文書情報が格納される。すなわち、操作履歴は、新た
な操作に応じて格納されるが、データ履歴は、ユーザに
よる指示に基づいて生成され格納される。

【００３２】図１に戻り、本発明の文書履歴管理装置１
００を構成する操作履歴情報管理部１０１、操作履歴デ
ータベース１０２、データ履歴管理部１０３、データ履
歴データベース１０４、履歴検索部１０５の詳細につい
て説明する。

【００３３】まず、データ履歴管理部１０３の管理する
データ履歴情報データベース１０４に格納されるデータ
構成例を図３、図４を用いて説明する。データ履歴管理
部１０３の管理するデータ履歴情報は、図１のデータベ
ース１０８に格納されている文書、または1以上の文書
を関係文書として設定したドキュメントセットの各々に
関する文書情報として設定される。文書情報はシステム
に共通に定義されたシステム定義属性データと、ユーザ
が任意にフィールドを設定してデータを格納できるユー
ザ定義属性データとから構成される。図３に示すデータ
はシステム定義属性の例あり、図４に示すデータは、ユ
ーザ定義属性の例である。

【００３４】図３には、上段に履歴管理なしとされるデ
ータ形式のシステム定義属性、下段に履歴管理ありとさ
れるデータ形式のシステム定義属性の例を示している。
（ａ）履歴管理なしの形式においては、ドキュメントセ
ットの識別子であるドキュメントセットＩＤに対応付け
られて、そのドキュメントセットを作成した日を格納す
る「作成日」フィールド、作成者を格納する「作成者」
フィールド、さらに、ユーザ定義属性の識別子としての
「ユーザ定義ＩＤ」フィールドが設けられている。

【００３５】下段に示す（ｂ）履歴管理ありの形式にお
いては、（ａ）の形式のフィールドの他に、文書、ドキ
ュメントセットの更新順、改訂順を示す「ヒストリーＩ
Ｄ」フィールド、初期版、改訂版等の具体的なヒストリ
ー種別を示す「ヒストリー名」、および「ドキュメント
セット名」、「更新日時」、「更新者」、「文書に関す
るコメント」、さらに、それぞれの文書が承認待ち、作
成開始、承認済み等、先の図２の上段で説明したプロセ
スのどのステップ位置にあるかの状態データを格納する
「状態」フィールドが設けられている。図に示す例で
は、「更新日時」として時間データが記録されている
が、これはシステムに応じて、日のみあるいは秒単位ま
で記録する構成としてもよい。

【００３６】図４には、文書情報管理部１０３の管理す
る文書情報データベース１０４に格納されるデータ中の
ユーザ定義属性のサンプルを示す。ユーザ定義属性は、
ユーザが任意フィールドを設定してデータを格納するフ
ィールドである。この例では、先の図３のユーザ定義Ｉ
Ｄフィールドにおいて設定されたＩＤに対応する形式の
データ格納構成を持つ。（ａ）がユーザ定義ＩＤ＝１の
データ形式であり、「ドキュメントセットＩＤ」、「ヒ
ストリーＩＤ」、「設計変更Ｎｏ．」、「車種」、「品
番」の各フィールドが設定された形式である。（ｂ）
は、ユーザ定義ＩＤ＝２のデータ形式であり、「ドキュ
メントセットＩＤ」、「ヒストリーＩＤ」、「設計部
門」の各フィールドが設定された形式である。これら
は、文書の種類に応じてユーザが任意に各フィールドを
設定できる。

【００３７】次に、本発明の文書履歴管理装置において
使用されるドキュメントセットの概念について簡単に説
明する。図５に本発明の文書履歴管理装置において使用
されるドキュメントセットおよびドキュメントセット内
の文書間の関係を説明するサンプルを示す。図５に示す
ドキュメントセットＡ，５０１は、ドキュメントセット
に含まれる様々な文書を有する。例えば文書Ａ，５０２
は、ドキュメントセットＡ，５０１に登録された初期版
の文書であり、文書Ｂ，５０３は、ドキュメントセット
Ａ，５０１に登録された改訂版の文書である。この場
合、文書Ａ，５０２は、ヒストリーＩＤに「１」が設定
され、ヒストリー名として「初期版」が設定される。ま
た、文書Ｂ，５０３は、ヒストリーＩＤに「２」が設定
され、ヒストリー名として「改訂版」が設定される。

【００３８】また、ドキュメントセットＢ５０４に含ま
れる文書Ｃ，５０５は、ドキュメントセットＢ，５０４
に登録された初期版の文書であり、ヒストリーＩＤに
「１」が設定され、ヒストリー名として「初期版」が設
定される。

【００３９】このように、データ履歴情報管理部１０３
の管理する履歴情報データベース１０２には、その文
書、ドキュメントセットの更新順、改訂順を示す「ヒス
トリーＩＤ」フィールド、および初期版、改訂版等の具
体的なヒストリー種別を示す「ヒストリー名」が設けら
れており、各文書またはドキュメントセットの生成順、
生成理由等を把握可能な構成となっている。

【００４０】このデータ履歴情報は、ユーザの指定タイ
ミナグにおいていつでも生生可能である。図１に示すク
ライアントシステム１０９を用いてウエブ（ＷＥＢ）ブ
ラウザに文書を取り出して、編集、更新処理を実行する
ユーザは、例えば編集処理が終了した時点で、その文書
の文書情報をデータ履歴として残したいと考えた場合
は、データ履歴管理部１０３に対するアクセスを実行し
て、図３および図４で説明した文書情報を構成する属性
情報として必要な情報を設定して履歴情報データベース
１０４に格納する。この際、更新日付データ等は、予め
自動登録される構成としておく。

【００４１】一方、図１に示す操作履歴管理部１０１
は、クライアントシステム１０９を操作するユーザの各
操作、例えば文書の登録、更新、削除、検索等の各処理
に応じてその操作情報を操作履歴情報データベース１０
２に格納する。

【００４２】操作履歴情報データベース１０２に格納さ
れる操作情報の例を図６に示す。操作履歴は、図６に示
すように操作順にログナンバが付与され、順にその操作
内容が記録される。

【００４３】図６に示す例では、「ログナンバ」フィー
ルドの他に、「操作種別」、「操作名」、「文書名」、
「操作日」、「操作者」、「操作理由」、「結果」、
「エラーメッセージ」の各フィールドが設けられてい
る。これらの各フィールドに対する入力データは、ユー
ザの操作に応じて操作履歴管理部１０１が自動的に操作
履歴情報データベース１０２に記録する。なお、図６に
示す例では、「更新日時」として時間データが記録され
ているが、これはシステムに応じて、日のみあるいは秒
単位まで記録する構成としてもよい。

【００４４】「結果」、「エラーメッセージ」は、操作
結果がデータとして反映されて登録されたか否か、登録
されなかった場合にのエラーの種類が示される。例え
ば、ログナンバ３の更新処理において、「結果」が
「否」として設定され、「エラーメッセージ」として
「アップデートエラー」が格納されている。これは、ロ
グナンバ３の更新処理が失敗し、更新データの登録処理
がエラーになったことを示す。

【００４５】このような場合、従来の履歴管理構成で
は、このアップデートエラーに対応する更新文書がどこ
に存在し、またその更新内容がどのようなものであった
のかについての解析が困難になる。一方、本発明の文書
履歴管理装置においては、操作履歴とは独立にデータ履
歴をデータ履歴管理部１０３の管理のもとにデータ履歴
情報データベース中に格納としており、操作履歴情報か
らは取得できない情報をデータ履歴情報から得ることが
可能となるので、エラーの原因となった理由を解明でき
る可能性が高くなる。

【００４６】例えば、図６に示す操作履歴に示される更
新データエラーに対応する時点のデータ履歴を参照すれ
ば、その更新内容の詳細を知ることが可能となる。操作
履歴、データ履歴にはその登録日時が設定されており、
その日時からデータの前後関係は明らかになる。

【００４７】図１に示す履歴検索部１０５は、操作履歴
情報データベース１０２またはデータ履歴情報データベ
ース１０４に格納された各履歴情報の検索処理を実行す
る処理部である。図１において、クライアントシステム
１０９は、ＷＥＢブラウザ１１０を介してドキュメント
セット、あるいはドキュメントセットを構成する文書に
関する操作履歴またはデータ履歴についての検索を実行
することができる。クライアントシステム１０９は、例
えば図３、図４に示すデータ履歴情報中のドキュメント
セットを指定する処理や、特定のフィールドを指定し
て、更新日時、更新者等を指定して、所定の検索式を生
成して履歴検索部１０５に出力することにより、検索式
に基づいて、対応するデータ履歴情報をデータ履歴情報
データベース１０４から取り出すことができる。

【００４８】また、操作履歴情報についても、クライア
ントシステム１０９は、検索を実行することができ、例
えば図６に示す操作履歴情報中の操作種別を指定する処
理や、操作日時、操作者等を指定して、所定の検索式を
生成して履歴検索部１０５に出力することにより、検索
式に基づいて、対応する操作履歴情報を操作履歴情報デ
ータベース１０２から取り出すことができる。

【００４９】例えば、上述した図６に示す操作履歴情報
から更新エラーがみつかったとき、その更新履歴情報に
格納されている操作者「山田」、操作日時「００／０２
／２１，１４：２０」等を設定して、データ履歴の検索
を実行することにより、対応する操作に関するデータ履
歴を取得することが可能となる。この場合、検索範囲と
して設定する操作日時データは、操作履歴に格納された
日時の前後、所定幅のデータとして設定することが好ま
しい。

【００５０】また、上述の逆の態様として、データ履歴
情報データベースに格納されたデータ履歴情報中に、そ
の理由が不明確なデータがある場合には、そのデータ履
歴のフィールドにっ設定されたデータに基づいて操作履
歴の検索を実行して、その不明確なデータについて、ど
のような操作が実行されているかを確認することが可能
となる。

【００５１】例えば、図３に示すデータ履歴の下段
（ｂ）において、ドキュメントセットＩＤ１の３つのデ
ータ中、ヒストリーＩＤ＝３の３番目のドキュメントセ
ットの状態が「却下」となっているが、このデータ履歴
に相当する文書が却下となるまでの操作について知りた
い場合には、このデータ履歴の各フィールドに設定され
たデータを検索条件として検索式を生成して履歴検索部
１０５に出力することにより、検索式に基づいて、対応
する操作履歴情報を操作履歴情報データベース１０２か
ら取り出すことができる。

【００５２】このように、本発明の操作履歴管理装置お
よび履歴管理方法では、操作を記録単位として記録する
操作履歴管理部と、ユーザの指定によって文書情報とし
てのデータ履歴を格納管理するデータ履歴管理部とを設
け、それぞれのデータについて検索可能な履歴検索部を
設けたことにより、文書の生成プロセスにおける操作情
報、操作理由等を容易にかつ明確に知ることが可能とな
る。

【００５３】図７は、本発明の操作履歴管理装置におい
てドキュメントセットの属性の編集を実行する場合に実
行されるデータ履歴および操作履歴の格納処理例をフロ
ーとして示した図である。この処理フローについて説明
する。

【００５４】図７のステップＳ７０１は、図１に示すク
ライアントシステム１０９がウエブ（ＷＥＢ）ブラウザ
１１０上で、文書情報を取り出して表示し、文書の属性
の編集を行なうステップである。文書の属性は、先に、
図３、図４で説明したデータ履歴情報データベース１０
４に格納される履歴情報に相当する。

【００５５】ステップＳ７０２では、この属性編集が、
すでにデータベースに格納された属性データの上書き処
理として実行されるか否かが判定される。上書き処理と
して実行するか否かは、クライアントシステム１０９を
操作するユーザによる指定に基づく。上書き処理として
実行される場合は、ステップＳ７０３に進み、最新ヒス
トリーの属性更新処理がデータ履歴管理部１０３におい
て実行される。

【００５６】さらに、属性更新処理の完了に応じて、操
作履歴管理部１０２がその更新処理に対応する操作ログ
としての操作履歴情報を生成して操作履歴情報データベ
ース１０２に格納する。

【００５７】一方、属性の編集処理が上書き処理ではな
く、新たな属性データの生成処理として実行される場合
には、ステップＳ７０２の判定がＮｏとなり、ステップ
Ｓ７０５に進み、新たな属性データとしてのヒストリー
が生成され、データ履歴管理部１０３の管理のもとに新
たなデータ履歴がデータ履歴情報データベース１０４に
格納される。具体的には、例えば図３に示すドキュメン
トセット１についての新たな属性データを生成する処理
を行なう場合、すでに登録済みのドキュメントセット１
のヒストリーＩＤは、図３（ｂ）に示すようにすでに
「３」まで付与済みであるので、新たなヒストリーＩＤ
「４」が設定された新たな属性データがデータ履歴情報
データベース１０４に格納される。なお、新規の属性デ
ータ中、編集対象となっている登録済みの属性データと
変更のないフィールドのデータは、編集対象のフィール
ド・データがそのまま利用（コピー）される。

【００５８】次に、ステップＳ７０６では、ステップＳ
７０５の処理に応じて、操作履歴管理部１０２がその処
理に対応する操作ログとしての操作履歴情報を生成して
操作履歴情報データベース１０２に格納する。

【００５９】上述のように、本発明の履歴情報管理装置
および履歴情報管理方法は、操作履歴情報と、文書情報
としてのデータ履歴情報とを独自に格納して、管理する
とともに、履歴検索部による各履歴の検索を可能とする
ことにより、操作履歴データに基づいてデータ履歴を検
索する処理と、データ履歴に基づいて操作履歴を検索す
ることが可能となり、履歴情報のトレースを正確かつ容
易に実行することができる。

【００６０】なお、上述の操作履歴情報中に、ユーザに
より明示的に指示される区切り情報を記録する構成とし
てもよい。例えば、ユーザが任意のタイミングで生成す
るデータ履歴の格納処理タイミングを操作履歴に対する
区切りの設定タイミングとして設定し、そのタイミング
で区切りマークを操作履歴に格納すれば、操作履歴を見
て、区切りマークのある点において、データ履歴が生成
されていることが判別され、その時点のデータ履歴を取
得することによって詳細な文書情報を得ることが可能と
なる。

【００６１】なお、上述のデータ履歴情報中に、ユーザ
により明示的に指示される区切り情報を記録する構成と
してもよい。例えば、複数文書に対する一括した更新処
理を行なう場合に、最初に編集を開始したデータ履歴
と、最後に更新処理を終了したデータ履歴に区切りマー
クを設定しておく構成とすることにより、データ履歴お
よび操作履歴から、その２つの区切りマークの期間に実
行された編集更新対象となった文書を容易に識別するこ
とが可能となる。本発明の履歴情報管理装置および履歴
情報管理方法は、ユーザが任意のタイミングでデータ履
歴を作成することが可能であり、区切りマークも任意の
タイミングで設定できる。従って、必要な履歴データで
あるとユーザが認識したデータに対応させて区切りマー
クを設定することができる。

【００６２】一般に、文書、図面の作成処理が一連の複
数処理として実行されることが予めわかっている場合に
は、それらの順序、承認処理ステップ等を設定したワー
クフローを用いて行なうことが多い。このようなワーク
フローを用いて行なう文書作成処理においては、過去の
バージョンの文書、図面について、例えば却下された図
面があることが分かっている場合であっても、その理
由、状況を把握しにくい場合がある。本発明の履歴情報
管理装置および履歴情報管理方法によれば、文書、図面
を特定することにより、その文書情報としてのデータ履
歴を抽出可能であり、さらに、データ履歴から操作履歴
を調べることが可能であるので、効率的な履歴の把握処
理が可能となる。

【００６３】以上、特定の実施例を参照しながら、本発
明について詳解してきた。しかしながら、本発明の要旨
を逸脱しない範囲で当業者が該実施例の修正や代用を成
し得ることは自明である。すなわち、例示という形態で
本発明を開示してきたのであり、限定的に解釈されるべ
きではない。本発明の要旨を判断するためには、冒頭に
記載した特許請求の範囲の欄を参酌すべきである。

【００６４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書履歴
管理装置および文書履歴管理方法によれば、操作履歴情
報と、文書情報としてのデータ履歴情報とを独自に格納
して、管理するとともに、履歴検索部による各履歴デー
タの相互検索を可能としたことにより、操作履歴データ
に基づいてデータ履歴を検索する処理、あるいはデータ
履歴に基づいて操作履歴を検索することが可能となり、
履歴情報のトレースを正確かつ容易に実行することが可
能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書履歴管理装置の構成を示すブロッ
ク図である。

【図２】本発明の文書履歴管理装置の処理の概念を説明
する図である。

【図３】本発明の文書履歴管理装置のデータ履歴情報デ
ータベースに格納されているデータ構成例（システム定
義属性）を示す図である。

【図４】本発明の文書履歴管理装置のデータ履歴情報デ
ータベースに格納されているデータ構成例（ユーザ定義
属性）を示す図である。

【図５】本発明の文書履歴管理装置の管理対象である文
書およびドキュメントセットの例を説明する図である。

【図６】本発明の文書履歴管理装置の操作履歴情報デー
タベースに格納されているデータ構成例を示す図であ
る。

【図７】本発明の文書履歴管理装置における属性データ
編集処理における履歴データの取得処理について説明す
るフロー図である。

【符号の説明】

１００文書履歴管理装置１０１操作履歴管理部１０２履歴情報データベース１０３データ履歴情報管理部１０４データ履歴情報データベース１０５履歴検索部１０７データベースアクセス制御部１０８データベース１０９クライアントシステム１１０ウエブ（ＷＥＢ）ブラウザ５０１，５０４ドキュメントセット５０２，５０３，５０５文書

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者近藤勝行神奈川県川崎市高津区坂戸３丁目２番１号ＫＳＰＲ＆Ｄビジネスパークビル富士ゼロックス株式会社内Ｆターム(参考） 5B009 SA14 VA02 5B075 ND03 NR20 UU06 5B082 EA10 FA11 GA05 GA14 GC03 GC04

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項1】文書に関する各処理についての履歴を格納
し管理する文書履歴管理装置において、操作単位で、操作履歴の格納処理を実行する操作履歴管
理部と、ユーザによる指示に基づいて、操作対象である文書の文
書情報としてのデータ履歴の格納処理を実行するデータ
履歴管理部と、を有することを特徴とする文書履歴管理装置。
【請求項２】前記文書履歴管理装置は、さらに、前記操作履歴および前記データ履歴の各々に設定された
データフィールドのデータに基づいて相互のデータの検
索処理を実行する履歴検索部を有することを特徴とする
請求項１に記載の文書履歴管理装置。
【請求項３】前記操作履歴および前記データ履歴の各々
は、処理の日または日時データを含むデータ構成を有す
ることを特徴とする請求項１または２に記載の文書履歴
管理装置。
【請求項４】前記データ履歴は、1以上の文書を関係文
書として設定したドキュメントセットの識別子を格納し
た構成を持ち、同一ドキュメントセットに関するデータ
履歴の生成順を示すヒストリー識別子を含む構成を有す
ることを特徴とする請求項１乃至３いずれかに記載の文
書履歴管理装置。
【請求項５】前記操作履歴中にユーザが任意のタイミン
グで設定した区切りマークを格納する構成としたことを
特徴とする請求項１乃至４いずれかに記載の文書履歴管
理装置。
【請求項６】前記データ履歴中に区切りマークを格納す
る構成としたことを特徴とする請求項１乃至５いずれか
に記載の文書履歴管理装置。
【請求項７】文書に関する各処理についての履歴を格納
し管理する文書履歴管理方法において、操作単位で、操作履歴の格納処理を実行するステップ
と、ユーザによる指示に基づいて、操作対象である文書の文
書情報としてのデータ履歴の格納処理を実行するステッ
プと、を有することを特徴とする文書履歴管理方法。
【請求項８】前記文書履歴管理方法において、さらに、前記操作履歴および前記データ履歴の各々に設定された
データフィールドのデータに基づいて検索条件を設定
し、該設定された検索条件に基づく検索処理を前記操作
履歴および前記データ履歴の相互の履歴データ間におい
て実行する構成であることを特徴とする請求項７に記載
の文書履歴管理方法。
【請求項９】前記操作履歴および前記データ履歴の各々
は、処理の日または日時データを含むデータであること
を特徴とする請求項７または８に記載の文書履歴管理方
法。
【請求項１０】前記データ履歴は、1以上の文書を関係
文書として設定したドキュメントセットの識別子を格納
した構成を持ち、同一ドキュメントセットに関するデー
タ履歴の生成順を示すヒストリー識別子を含むことを特
徴とする請求項７乃至９いずれかに記載の文書履歴管理
方法。
【請求項１１】前記操作履歴中にユーザが任意のタイミ
ングで設定した区切りマークを格納することを特徴とす
る請求項７乃至１０いずれかに記載の文書履歴管理方
法。
【請求項１２】前記データ履歴中に区切りマークを格納
することを特徴とする請求項７乃至１１いずれかに記載
の文書履歴管理方法。
【請求項１３】文書に関する各処理についての履歴を格
納し管理する文書履歴管理処理をコンピュータ・システ
ム上で実行せしめるコンピュータ・プログラムを提供す
るプログラム提供媒体であって、前記コンピュータ・プ
ログラムは、操作単位で、操作履歴の格納処理を実行するステップ
と、ユーザによる指示に基づいて、操作対象である文書の文
書情報としてのデータ履歴の格納処理を実行するステッ
プと、を有することを特徴とするプログラム提供媒体。