JP2004302981A - 電子データ管理システム - Google Patents
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Abstract
【課題】グループに関連づけて管理される電子データの検索において、ユーザが目的の電子データの属するグループを容易に把握できる電子データ管理システムを提供すること。
【解決手段】保持部２０は、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する。検索条件受付部２２は、電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける。検索実行部２４は、検索条件受付部２２によって受け付けられた検索条件に基づいて電子データを検索する。表示部２８は、複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示する。表示態様制御部２６は、表示部２８によって表示される各グループ標示画像の表示態様を、検索実行部２４による検索結果に基づいて制御する。
【選択図】 図２
【解決手段】保持部２０は、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する。検索条件受付部２２は、電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける。検索実行部２４は、検索条件受付部２２によって受け付けられた検索条件に基づいて電子データを検索する。表示部２８は、複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示する。表示態様制御部２６は、表示部２８によって表示される各グループ標示画像の表示態様を、検索実行部２４による検索結果に基づいて制御する。
【選択図】 図２
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は電子データ管理システム、電子データ管理システムの制御方法及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
複数の電子データ（例えば文書等）をグループに分けて管理する電子データ管理システムが知られている。このような電子データ管理システムでは、ユーザは関連ある文書を同じグループにまとめておくことができる。また、このような電子データ管理システムでは一般的に検索機能が備えられており、ユーザはこの検索機能を利用することによって、電子データ管理システムにおいて管理される電子データのなかから目的の電子データを見つけることができる。以上のような電子データ管理システムに関しては、検索結果として得られた電子データ名を表示させるとともに、当該電子データの属するグループの識別情報を表示させるものが開示されている（特許文献１）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−１２５８４２号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、以上のような電子データ検索システムの検索機能では、検索の結果得られる電子データ名や当該電子データの属するグループの識別情報はリスト表示されるのが一般的であった。このため、ユーザは目的の文書がまとめられているグループを容易に把握することができなかった。
【０００５】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであって、その目的は、グループに関連づけて管理される電子データの検索において、ユーザが目的の電子データの属するグループを容易に把握できる電子データ管理システム、電子データ管理システムの制御方法及びプログラムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明に係る電子データ管理システムでは、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する保持手段と、前記電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける検索条件受付手段と、前記検索条件に基づいて、前記電子データを検索する検索実行手段と、前記複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示する表示手段と、前記表示手段によって表示されるグループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行手段による検索結果に基づいて制御する表示態様制御手段と、を含むことを特徴とする。
【０００７】
また、本発明に係る電子データ管理システムの制御方法は、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する保持手段を含む電子データ管理システムの制御方法であって、前記電子データを検索するための検索条件の指定を受け付けるための検索条件受付ステップと、前記検索条件に基づいて、前記電子データを検索するための検索実行ステップと、前記複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示させるための表示ステップと、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行ステップにおける検索結果に基づいて制御するための表示態様制御ステップと、を含むことを特徴とする。
【０００８】
また、本発明に係るプログラムは、電子データ管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する保持手段、前記電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける検索条件受付手段、前記検索条件に基づいて、前記電子データを検索する検索実行手段、前記複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示する表示手段、及び、前記表示手段によって表示されるグループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行手段による検索結果に基づいて制御する表示態様制御手段、として前記コンピュータを機能させるためのプログラムである。
【０００９】
本発明では、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する。電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける。この検索条件に基づいて、電子データの検索を実行する。そして、複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示するとともに、各グループ標示画像の表示態様を検索結果に基づいて制御する。本発明によれば、各グループ標示画像の表示態様が検索結果に基づいて制御されるため、ユーザが目的の電子データの属するグループを容易に把握できるようになる。
【００１０】
また、本発明の一態様では、前記複数のグループ情報の少なくとも１つには、下位階層のグループ情報が関連づけられ、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行手段による検索結果のうち前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報及び当該グループ情報より下位階層のグループ情報に関するものに基づいて制御することを特徴とする。こうすれば、各グループ標示画像の表示態様を、検索結果のうち各グループ標示画像に対応するグループ情報及び当該グループ情報より下位階層のグループ情報に関するものに基づいて制御することができるようになる。
【００１１】
また、本発明の一態様では、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索条件を満足し、かつ、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報に関連づけられる電子データ数に基づいて制御することを特徴とする。こうすれば、各グループ標示画像に対応するグループ情報に関連づけられ、かつ、検索条件を満足する電子データの数に基づいて、各グループ標示画像の表示態様を制御することができるようになる。
【００１２】
この態様では、前記複数のグループ情報の少なくとも１つには、下位階層のグループ情報が関連づけられようし、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索条件を満足し、かつ、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データ数にさらに基づいて制御するようにしてもよい。こうすれば、各グループ標示画像の表示態様を、各グループ標示画像に対応するグループ情報に関連づけられる電子データ又は当該グループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データのうち検索結果を満足するものの数に基づいて制御することができるようになる。
【００１３】
また、本発明の一態様では、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報に関連づけられる電子データの前記検索条件に対する関連度情報に基づいて制御することを特徴とする。こうすれば、各グループ標示画像に対応するグループ情報に関連づけられる電子データの検索条件に対する関連度情報に基づいて、各グループ標示画像の表示態様を制御することができるようになる。
【００１４】
この態様では、前記複数のグループ情報の少なくとも１つには、下位階層のグループ情報が関連づけられるようにし、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データの前記検索条件に対する関連度情報にさらに基づいて制御するようにしてもよい。こうすれば、各グループ標示画像の表示態様を、各グループ標示画像に対応するグループ情報又は当該グループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データの検索条件に対する関連度情報に基づいて制御することができるようになる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態について図面に基づき詳細に説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。同図に示すように、この文書管理システム１０は、文書管理サーバ（文書管理装置）１４とクライアント（端末）１６とを含んで構成されている。文書管理サーバ１４は、例えばＣＰＵ、ハードディスク記憶装置、ディスプレイ及び入力装置を備えた公知のサーバコンピュータシステムにより構成される。また、クライアント１６は、例えばＣＰＵ、ハードディスク記憶装置、ディスプレイ及び入力装置を備えた公知のパーソナルコンピュータにより構成される。文書管理サーバ１４とクライアント１６とは、ＬＡＮ１２等の通信ネットワークによって相互にデータ授受可能に通信接続されている。
【００１７】
文書管理サーバ１４は、主にクライアント１６からアクセスされるサーバコンピュータであり、Ｗｅｂ版文書管理サービスを提供するようになっている。この文書管理サービスは、ＨＴＴＰに則り、ＷＷＷ形式で複数のクライアント１６のそれぞれに対して提供される。この文書管理サービスでは、ユーザは電子文書をアップロードすることによって文書管理サーバ１４に登録することができる。また、ユーザは文書を格納する（関連づける）ためのフォルダを設定できるようになっており、アップロードした文書を１又は複数のフォルダに関連づけておくことができるようになっている。そして、フォルダには他のフォルダを格納できるようになっている。このため、この文書管理サービスでは文書とフォルダによる階層構造によって、ユーザは文書を整理して登録しておくことができるようになっている。アップロードされた文書は、文書やフォルダに設定されるアクセス権に応じて、他のユーザが検索、ダウンロード、参照及び編集できるようになっている。文書管理サービスのこれらの機能によって、ユーザ同士は文書を共有できるようになっており、このため知識や情報の共有を図ることができるようになっている。より詳しくは後に述べる。
【００１８】
上記文書管理サービスは、例えば文書管理サーバ１４にインストールされているサーブレットプログラムによって実現される。このプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の情報記憶媒体を介して、或いはインターネット等の各種データ通信回線を介して文書管理サーバ１４に供給される。文書管理サーバ１４には、さらにＨＴＴＰＤがインストールされており、一方、クライアント１６には、公知のＷｅｂブラウザがインストールされている。このため、クライアント１６においてＷｅｂブラウザを起動し、そこから上記サーブレットプログラムにアクセスすることにより、ユーザは文書管理サービスを利用することができるようになっている。
【００１９】
また、本実施形態に係る文書管理システム１０では文書の属性項目による検索や全文検索が可能となっており、ユーザは文書管理サーバ１４で管理される文書のなかから目的の文書を見つけることができるようになっている。文書管理システム１０では、特に検索結果を反映させたフォルダ階層表示を行うことによって、ユーザが目的の文書が格納されるフォルダを容易に把握できるようになっている。以下、かかる機能について具体的に説明する。
【００２０】
図２は、文書管理システム１０において実現される機能ブロックのうち本発明に関連するものを中心として示す図である。同図に示すように、文書管理システム１０は保持部２０、検索条件受付部２２、検索実行部２４、表示態様制御部２６及び表示部２８を含んで構成される。ここで、保持部２０、検索条件受付部２２、検索実行部２４、表示態様制御部２６及び表示部２８は文書管理サーバ１４に設けられるようにすればよい。
【００２１】
これらの機能のうち、保持部２０は、例えば公知のハードディスク記憶装置やデータベースマネジメントシステムを含んで構成される。また、検索条件受付部２２、検索実行部２４、表示態様制御部２６及び表示部２８は、ＣＰＵ、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ、公知の通信インタフェースを含んで構成され、コンピュータである文書管理サーバ１４がＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な各種情報記憶媒体を介して提供されるプログラムやダウンロード等により提供されるプログラムを実行することによって実現される。
【００２２】
保持部２０は、本発明の電子データの一例としての複数の文書の各々を複数のフォルダ（グループ情報）のうち少なくとも１つに関連づけて記憶する。フォルダには下位階層のフォルダを関連づけるようにしてもよい。すなわち、保持部２０は複数の文書をフォルダ階層構造によって保持する。保持部２０は属性情報データベースを含んでいる。属性情報データベースは公知のデータベースマネジメントシステムによって構成される。属性情報データベースには文書やフォルダの属性情報が記憶される。文書に関する属性情報は、例えばタイトル、概要、説明、所有者、作成日時、最終更新日時や当該文書が格納されるフォルダ等である。フォルダに関する属性情報は、例えばフォルダ名、所有者や当該フォルダが格納されるフォルダ（上位階層フォルダ）等である。また、文書（文書データ）自体は、保持部２０に公知のファイルシステムに則して記憶される。文書データ自体の記憶場所は属性情報データベースによって管理される。さらに、保持部２０は文書の全文検索を可能にするための公知の検索エンジンを含んでいる。検索エンジンでは文書の索引（インデックス）情報が記憶される。全文検索の方式としては、文字成分表方式、Ｎ文字インデックス（Ｎ−ｇｒａｍ）方式、パトリシアツリー方式、パターン認識方式、形態素解析方式、概念検索、係り受け関係インデックス方式その他の検索方式を利用することができる。文書の索引情報は、文書の登録又は更新が行われる場合に生成され記憶される。
【００２３】
検索条件受付部２２は、文書を検索するための検索条件の指定を受け付ける。例えば、検索条件受付部２２は、図３に示すような検索条件指定画面をクライアント１６に表示させる。そして、この検索条件指定画面において指定入力された検索条件の内容を示すデータ（クライアント１６から送信される）を受信する。検索条件の内容を示すデータは、例えば文書の属性項目とその属性項目に対するキーワードとの組合せや全文検索のためのキーワード等を含んでいる。検索条件指定画面の詳細については後述する。
【００２４】
検索実行部２４は、検索条件受付部２２によって受け付けられた検索条件に基づいて、文書の検索を実行する。検索実行部２４は、検索条件を満足する文書の属性情報を取得する。例えば検索条件が文書の属性情報に対するキーワードである場合には、保持部２０の属性情報データベースに対して当該キーワード等を指定した問い合わせを行い、対象属性項目にキーワードを含む文書を、検索条件を満足する文書として取得する。また、検索条件が全文検索のためのキーワードである場合には、保持部２０の検索エンジンに記憶される索引情報に基づいて全文検索を実行する。この場合、検索条件に関連性ある文書、例えば文書中にキーワードを含む文書を、検索条件を満足する文書として取得するとともに、その各文書につき関連度ポイントについても検索結果として取得する。
【００２５】
表示部２８は、保持部２０において保持される複数のフォルダのうち少なくとも一部について、各フォルダに対応するフォルダアイコン（グループ標示画像）をクライアント１６のディスプレイに表示させる。フォルダに下位階層のフォルダが関連づけられる場合において、フォルダアイコンが表示されるフォルダのうち少なくとも１つを指定する操作を受け付けた場合には、表示部２８は当該指定されたフォルダに関連づけられる下位階層の各フォルダに対応するフォルダアイコンを、その指定されたフォルダに関連づけられた文書とともに一覧表示させるようにしてもよい。
【００２６】
表示態様制御部２６は、表示部２８によって表示される各フォルダアイコンの表示態様を、検索実行部２４による検索結果に基づいて制御する。フォルダアイコンの表示態様は、例えばフォルダアイコンの表示色、表示サイズ、模様、デザインや図柄等である。また、フォルダアイコンの表示態様の制御としては、以上の表示態様を変化させたり、フォルダアイコンに関連づけて所定情報（例えば、検索結果に基づく情報）を表示させることが含まれる。表示態様制御部２６は、例えば検索実行部２４による検索結果のうち各フォルダに関連するものに基づいて、各フォルダアイコンの表示態様を決定するようにすればよい。また表示態様制御部２６は、例えば検索実行部２４による検索結果のうち各フォルダ又は各フォルダより下位階層のフォルダに関連するものを併せて用いて、各フォルダアイコンの表示態様を決定するようにしてもよい。
【００２７】
例えば、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンの表示態様を、各フォルダに所属する文書のうち、検索条件を満足する文書の数に基づいて制御する。この場合において、複数のフォルダの少なくとも１つに下位階層のフォルダが関連づけられる場合には、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンの表示態様を、検索条件を満足し、かつ、各フォルダより下位階層のフォルダに所属する文書数にさらに基づいて制御するようにしてもよい。つまり、フォルダＡについて検索条件を満足する文書が２つ、フォルダＡに関連づけられた下位階層のフォルダＢについて検索条件を満足する文書が３つ格納されている場合には、フォルダＡの表示態様は文書数「５」に基づくものとなる。以上の場合、表示態様制御部２６は、検索実行部２４による検索結果に基づいて、各フォルダ直下（又は各フォルダ以下の下位階層）に関連づけられ、かつ、検索条件を満足する文書数を取得し、当該文書数に基づいて、各フォルダアイコンの表示態様を制御するようにすればよい。このとき、当該文書数を各フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにしてもよい。
【００２８】
また例えば、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンの表示態様を、各フォルダに所属する文書の検索条件に対する関連度情報、例えば関連の程度を示す関連度ポイント等に基づいて制御する。この場合において、複数のフォルダの少なくとも１つには下位階層のフォルダが関連づけられる場合には、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンの表示態様を、各フォルダより下位階層のフォルダに所属する文書の前記検索条件に対する関連度情報にさらに基づいて制御するようにしてもよい。つまり、フォルダＡについて検索条件に対する各文書の関連度ポイントの合計値が２０ポイント、フォルダＡに関連づけられた下位階層のフォルダＢについて検索条件に対する各文書の関連度ポイントの合計値が３０ポイントである場合には、フォルダＡの表示態様は関連度ポイント「５０」に基づくものとなる。以上の場合、表示態様制御部２６は、検索実行部２４による検索結果に基づいて、各フォルダ直下（及び各フォルダ以下の下位階層）に関連づけられる各文書の検索条件に対する関連度ポイントを合計した関連度ポイント合計を取得し、当該関連度ポイント合計に基づいて、各フォルダアイコンの表示態様を制御するようにしてもよい。このとき、当該関連度ポイント合計を各フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにしてもよい。
【００２９】
さらに例えば、表示態様制御部２６は、各フォルダに関連づけられ、かつ、検索条件を満足する文書の属性情報、例えば文書名等を、検索実行部２４による検索結果に基づいて、各フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにしてもよい。
【００３０】
具体的には、表示部２８及び表示態様制御部２６は、例えば図４〜図１０に示すような検索結果出力画面や階層表示画面をクライアント１６のディスプレイに表示させるためのＨＴＭＬデータを生成し、これをクライアント１６に送信する。検索結果出力画面や階層表示画面については後述する。
【００３１】
また、表示態様制御部２６では、検索結果とフォルダアイコンの表示態様とを対応づけている。例えば、検索結果に基づいてフォルダアイコンの表示色、表示サイズ、模様、デザインや図柄等の表示態様を変化させるために、表示態様制御部２６にはフォルダアイコンを表示させるための画像データを所定種類記憶させるようにすればよい。そして、これらの画像データは検索結果、例えば文書数や関連度ポイントの所定範囲と対応づけるようにすればよい。この場合、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンを表示させるための画像データとして、これら画像データのうちいずれかを検索結果に基づいて決定するようにすればよい。そして、各フォルダアイコンとして当該フォルダについて決定された画像データに基づく画像が表示されるように、階層表示画面を表示させるためのＨＴＭＬデータの所定部分に当該画像データへのリンク情報を設定するようにすればよい。なお、画像データへのリンク情報において、画像データに基づく画像を表示させる場合の表示態様、例えば表示サイズを指定できるような場合には、このリンク情報を各フォルダに関連づけられる文書に係る検索結果に基づいて制御するようにしてもよい。こうすれば、必要な画像データの種類を減らすことができるようになる。
【００３２】
図３〜図１０は、文書管理サービスに係る各種画面（Ｗｅｂページ）の一例を示す図である。これらの画面は、ユーザがクライアント１６においてＷｅｂブラウザを起動し、そこから上記サーブレットプログラムにアクセスすることによって、クライアント１６に備えられたディスプレイにおいて表示される。すなわち、これらの画面は、文書管理サーバ１４にインストールされたサーブレットプログラムによってクライアント１６からの要求に応じて生成され、クライアント１６に返信されるＨＴＭＬファイルに基づいて表示される。
【００３３】
図３は、検索条件指定画面の一例を示す図である。同図に示すように、この検索条件指定画面では、文書管理サーバ１４において管理される文書を検索するための検索条件を指定入力することができるようになっている。例えば文書の各属性項目に対するキーワードや全文検索のためのキーワードを検索条件として指定入力できるようになっている。文書の属性項目には例えばタイトル（文書名）、所有者（作成者）、作成日時、更新日時や種類等が含まれる。
【００３４】
また、この検索条件指定画面の下部には「階層表示に反映」ボタンと「検索実行」ボタンとが設けられている。クライアント１６においてマウス等のポインティングデバイスによりユーザがこれらのボタンをクリックすると、同画面で指定入力された検索条件の内容を示すデータがクライアント１６から文書管理サーバ１４に送信されるようになっている。例えば所定属性項目に対しキーワードが指定された場合には当該所定属性項目を識別する情報と当該キーワードの組合せが、属性項目が指定されずキーワードだけが指定された場合（すべての属性項目に対してキーワードが指定された場合）にはその旨を示すデータとキーワードとの組合せが、全文検索のためのキーワードが指定された場合にはその旨を示すデータとキーワードとの組合せが、検索条件の内容を示すデータとして文書管理サーバ１４に送信される。具体的には、「階層表示に反映」ボタンには、文書管理サーバ１４にインストールされている階層表示画面生成用サーブレットプログラムが関連づけられており、「検索実行」ボタンには、文書管理サーバ１４にインストールされている検索結果出力画面生成用サーブレットプログラムが関連づけられている。そして、ユーザがこれらのボタンをクリックすると、階層表示画面生成用サーブレットプログラム又は検索結果出力画面生成用サーブレットプログラムが、同画面で指定入力された検索条件の内容を引数として起動されるようになっている。
【００３５】
文書管理サーバ１４において検索結果出力画面生成用サーブレットプログラムが起動されると、クライアント１６から送信される検索条件の内容に基づいて文書の検索が実行される。そして、その検索結果を表示するためのＨＴＭＬファイルが出力される。図４は、検索結果出力画面生成用サーブレットプログラムによって出力されるＨＴＭＬファイルに基づき、クライアント１６において表示される検索結果出力画面の一例を示す図である。同図に示すように、この検索結果出力画面では、検索条件指定画面で指定された検索条件を満足する文書、或いは検索条件に対して関連性ある文書の一覧が表示される。文書の一覧には、文書のタイトル、格納されているフォルダ、内容の一部、所有者、更新日時、文書データのサイズが表示される。文書のタイトル表示は当該文書（当該文書データ）へのリンクとなっている。ユーザがタイトル表示をクリックすると、当該文書データがクライアント１６にダウンロードされたり、当該文書の内容がクライアント１６のディスプレイに表示されたりするようになっている。同様に登録場所表示は当該フォルダへのリンクとなっている。ユーザが登録場所表示をクリックすると、当該フォルダの内容、すなわち当該フォルダに格納されている文書やフォルダの一覧がクライアント１６のディスプレイに表示されるようになっている。
【００３６】
また、この検索結果出力画面の右上部には「階層表示に反映」ボタンが設けられている。「階層表示に反映」ボタンには、検索条件指定画面の場合と同様に、文書管理サーバ１４にインストールされている階層表示画面生成用サーブレットプログラムに関連づけられている。クライアント１６においてユーザが同ボタンをクリックすると、検索条件指定画面で指定された検索条件の内容を示すデータが、クライアント１６から文書管理サーバ１４に送信されるようになっている。検索条件の内容を示すデータは、検索結果出力画面を表示するためのＨＴＭＬデータに含まれるようになっている。すなわち、検索結果出力画面には検索条件の内容が保持されるようになっている。このため、ユーザが同ボタンをクリックした場合に、検索条件の内容を引数として階層表示画面生成用サーブレットプログラムを起動できるようになっている。
【００３７】
文書管理サーバ１４において階層表示画面生成用サーブレットプログラムが起動されると、クライアント１６から送信される検索条件の内容に基づいて文書の検索が実行され、その検索結果を反映させた階層表示画面を表示するためのＨＴＭＬファイルが出力される。先に述べたように、文書管理サーバ１４では文書及びフォルダは階層的に管理されている。階層表示画面は、文書管理サーバ１４で保持される複数のフォルダのうち少なくとも一部について、その階層関係を表示するものである。文書管理システム１０では、この階層表示画面に特に検索結果を反映できるようになっている。以下、検索結果を反映させた階層表示画面について説明する。以下に説明する階層表示画面は、階層表示画面生成サーブレットプログラムによって出力されるＨＴＭＬファイルに基づき、クライアント１６のディスプレイに表示される。
【００３８】
図５は、階層表示画面の一例を示している。同図に示すように、階層表示画面には各フォルダを示す画像であるフォルダアイコンが表示される。各フォルダアイコンには各フォルダ名が関連づけて表示される。フォルダアイコン同士は、文書管理サーバ１４で保持されるフォルダ階層構造に基づいて関連づけられている。階層表示画面には、文書管理サーバ１４に登録されたすべてのフォルダが表示されるようにしてもよいし、一部のフォルダのみが必要に応じて表示されるようにしてもよい。本実施の形態では、後述するように、階層表示画面に検索結果が反映されるようになっており、検索結果の文書を含むフォルダが少なくとも表示されるようになっている。
【００３９】
階層表示画面では、フォルダアイコンやフォルダ名表示は各々リンクボタンとなっている。フォルダを指定する操作、例えば各フォルダアイコンや各フォルダ名表示のクリックがなされると、当該フォルダに含まれる文書やフォルダ（これらを示すアイコン）が表示されるようになっている。具体的には、フォルダアイコンやフォルダ名表示には階層表示画面生成用サーブレットプログラムが関連づけられている。これらがクリックされると、同画面の現在の表示状態を示すデータとともに、指定されたフォルダを識別する情報が文書管理サーバ１４に送信されるようになっている。文書管理サーバ１４では、階層表示画面生成用サーブレットプログラムがこれらを引数として起動されるようになっている。そして、クライアント１６に表示される階層表示画面が、階層表示画面生成用サーブレットプログラムによって出力されるＨＴＭＬファイルに基づいて更新される。また、例えば階層表示画面を表示するためのＨＴＭＬファイルにフォルダ階層構造および検索結果を示すデータを保持させておくようにしてもよい。こうすれば、例えばフォルダアイコンやフォルダ名表示がクリックされた場合に、クライアント１６側でこれらのデータに基づいて階層表示画面を更新できるようになる。
【００４０】
また、同図に示す階層表示画面では、各フォルダアイコンの表示色が各フォルダ直下に含まれる文書のうち検索条件を満足するものの数（以下、フォルダ内検索結果数）に基づくものとなっている。例えば、フォルダ内検索結果数とフォルダアイコンの表示色とが関連づけられており、各フォルダアイコンの表示色はこれに基づいて決定されるようになっている。フォルダ内検索結果数とフォルダアイコンの表示色との関連づけは、例えばフォルダ内検索結果数が「０」の場合は黄色、「１〜５」の場合はオレンジ色、「６〜１０」の場合はピンク色、「１１〜」の場合は赤色というように、フォルダ内検索結果数の範囲と表示色とを関連づけるようにすればよい。フォルダ内検索結果数が「０」の場合は通常表示色とし、１以上のフォルダ内検索結果数について複数の範囲を設け、各範囲に表示色を対応づけるようにすればよい。同画面の右上部には、フォルダ内検索結果数の範囲とフォルダアイコンの表示色とが関連づけて表示されている。同図の例は、「富士太郎のフォルダ」直下には検索条件を満足する文書が１１以上格納されていることを示している。また、「６Ｇ」フォルダ直下には検索条件を満足する文書が６以上１０以下格納されていることを示している。さらに、「富士次郎のフォルダ」直下には検索条件を満足する文書が１以上５以下格納されていることを示している。同図に示す階層表示画面によれば、ユーザは各フォルダアイコンの表示色によって、目的の文書が格納されているフォルダを容易に把握することができ、また当該フォルダに目的の文書がどのくらい含まれているか、目的の文書の文書管理サーバ１４における分布状況等を把握することができる。
【００４１】
階層表示画面は、例えば図６に示すようにしてもよい。同図に示す階層表示画面では、各フォルダアイコンの表示サイズがフォルダ内検索結果数に基づくものとなっている。すなわち、フォルダ内検索結果数の範囲とフォルダアイコンの表示サイズとが関連づけられており、各フォルダアイコンの表示サイズはこれに基づいて決定されるようになっている。同図に示す階層表示画面によれば、ユーザは各フォルダアイコンの表示サイズによって、目的の文書が格納されているフォルダを容易に把握することができ、また当該フォルダに目的の文書がどのくらい含まれているか、目的の文書の文書管理サーバ１４における分布状況等を把握することができる。
【００４２】
なお、図５又は図６において、フォルダ内検索結果数とフォルダアイコンの表示態様、例えば表示色又は表示サイズとの関連づけを、文書管理システム１０全体において検索条件を満足する文書の総数（以下、検索結果総数）に基づいて制御するようにしてもよい。例えば検索結果総数が２０以上である場合には、図５又は図６においてフォルダ内検索結果数の各範囲を「０」、「１−１０」、「１１−２０」及び「２０−」というように変化させるようにしてもよい。或いは、フォルダ内検索結果数の範囲の種類を「０」、「１−５」、「６−１０」、「１１−１５」、「１６−２０」及び「２１−」というように増減するようにしてもよい。
【００４３】
階層表示画面は、例えば図７に示すようにしてもよい。同図に示す階層表示画面では、フォルダ内検索結果数を各フォルダアイコンに関連づけて表示するようになっている。同画面において、検索条件を満足する文書が存在しないフォルダについては、フォルダ内検索結果数の表示を制限、例えば表示しないようにすると好適である。同図に示す階層表示画面によれば、ユーザは各フォルダアイコンに関連づけて表示されるフォルダ内検索該当文書数によって、目的の文書が格納されているフォルダを容易に把握することができ、また当該フォルダに目的の文書がどのくらい含まれているか、目的の文書の文書管理サーバ１４における分布状況等を把握することができる。
【００４４】
階層表示画面は、例えば図８に示すようにしてもよい。同図に示す階層表示画面では、各フォルダ直下に含まれ、かつ、検索条件を満足する文書を示す文書アイコンや当該文書に関する情報、例えば文書名を各フォルダアイコンに関連づけて表示するようになっている。同図に示す階層表示画面によれば、ユーザは各フォルダアイコンに関連づけて表示される文書アイコンや文書名表示によって、目的の文書が格納されているフォルダを容易に把握することができ、また当該フォルダに目的の文書がどのくらい含まれているか、目的の文書の文書管理サーバ１４における分布状況等を把握することができる。
【００４５】
以上では、図５又は図６において、各フォルダ直下に含まれる文書のうち検索条件を満足するものの数に基づいて、各フォルダアイコンの表示色や表示サイズを変化させるようにしたが、例えば全文検索の結果を階層表示に反映させるような場合には、各フォルダ直下に含まれる各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値に基づいて、各フォルダアイコンの表示色や表示サイズを変化させるようにしてもよい。同様に、図７においては、各フォルダ直下に含まれる各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値を各フォルダアイコンに関連づけて表示するようにしてもよい。
【００４６】
また以上では、図５又は図６において、各フォルダ直下に含まれる文書のうち検索条件を満足するものの数（又は各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値）に基づいて、各フォルダ画像の表示色や表示サイズを変化させるようにしたが、各フォルダ以下の下位階層のフォルダに含まれる文書を対象に加えるようにしてもよい。すなわち、各フォルダ直下に含まれる文書だけでなく、各フォルダ配下の下位階層のフォルダに含まれる文書をも対象として検索条件を満足するものの数等を取得し、各フォルダアイコンの表示色や表示サイズを当該文書数等に基づいて決定するようにしてもよい。なお、「フォルダ以下の下位階層のフォルダ」には、フォルダ以下の下位階層に存在するすべてのフォルダが含まれる。すなわち、対象のフォルダ直下に含まれるフォルダだけでなく、そのさらに下位階層に存在するフォルダ（例えば、対象のフォルダ直下に含まれるフォルダのさらに直下に含まれるフォルダ等）も含まれる。
【００４７】
この場合、階層表示画面を図９に示すようにしてもよい。すなわち、以上では図５又は図６において、検索条件を満足する文書（又は検索条件に関連性ある文書）を直下に含むフォルダが表示されるように、フォルダ階層構造を展開して表示させるようにしたが、図９に示すようにルート（最上位階層）直下のフォルダのみをまずは表示させるようにしてもよい。このとき、各フォルダアイコンの表示色や表示サイズは、各フォルダ直下及びその下位階層に存在する文書であって検索条件を満足するものの数（又は各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値）に基づいて決定するようにすればよい。そして、表示されるフォルダのうちいずれかを指定する操作、例えばフォルダアイコン又はフォルダ名表示のクリックがなされた場合に、当該フォルダ直下に含まれるフォルダを示すフォルダアイコン及びフォルダ名を、当該フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにすればよい。また、当該フォルダ直下に検索条件を満足する文書が存在する場合には、当該文書を示す文書アイコンや文書名を当該フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにすればよい。例えば、同図の例において「ドキュメント技術開発センタ」フォルダアイコンがクリックされた場合には、図１０に示すような階層表示画面が表示されるようにすればよい。同図に示すように、新たに表示される各フォルダアイコンの表示色は、各フォルダ直下及びその下位階層に存在する文書であって検索条件を満足するものの数に基づくものとなっている。
【００４８】
次に、文書管理システム１０において実行される処理について説明する。図１１は、階層表示画面生成用サーブレットプログラムによって実行される処理を示している。本処理は、例えば検索条件指定画面（図３）や検索結果出力画面（図４）において「階層表示に反映」ボタンがクリックされた場合に実行されるものであり、クライアント１６に階層表示画面（図５等）を表示させるためのものである。
【００４９】
同図に示すように、まず検索条件受付部２２が検索条件の内容を取得する（Ｓ１０１）。すなわち、検索条件受付部２２はクライアント１６から送信された検索実行要求を示すデータを受信する。この検索実行要求には、ユーザが検索条件指定画面において指定入力した検索条件の内容が含まれている。検索条件受付部２２は、この検索実行要求に基づいて検索条件の内容を取得する。
【００５０】
次に、検索実行部２４が、Ｓ１０１において取得された検索条件に基づいて文書の検索を実行する（Ｓ１０２）。検索条件が文書の属性情報に対するキーワードである場合には、保持部２０の属性情報データベースに対して、当該キーワードを指定した問い合わせを行い、検索条件を満足する文書の文書ＩＤ、文書名、格納フォルダその他所定の属性情報を取得する。また、検索条件が全文検索のためのキーワードである場合には、保持部２０の検索エンジンに記憶されるインデックス情報に基づいて全文検索を実行する。この場合、全文検索の結果として、文書中に当該キーワードを含む文書について、その属性情報及び当該キーワードに対する関連度ポイントを取得する。
【００５１】
次に、表示態様制御部２６は、Ｓ１０２において取得された検索結果に基づいて、検索条件を満足する文書を格納するフォルダのフォルダ名、親フォルダ（当該フォルダが格納されるフォルダ）等の属性情報を取得する（Ｓ１０３）。また、以上取得された各フォルダごとに、検索条件を満足する文書をいくつ格納するかについても取得する。全文検索の場合には、各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値についても取得する。
【００５２】
次に、表示部２８及び表示態様制御部２６は、階層表示画面において表示対象となるフォルダを特定する（Ｓ１０４）。例えば、以下に示すフォルダを表示対象として特定するようにすればよい。すなわち、ａ）検索条件を満足する文書を直下に含むフォルダ、ｂ）当該フォルダを直下又はその下位階層に含むフォルダ、ｃ）以上のフォルダと上位階層フォルダを同じくするフォルダ、ｄ）ルート（最上位階層）直下にあるフォルダ、のいずれかに該当するフォルダを表示対象として判断するようにすればよい。この場合、表示部２８及び表示態様制御部２６は保持部２０の属性情報データベースから文書管理システム１０におけるすべてのフォルダに関する属性情報を読み出す。そして、読み出した属性情報とＳ１０３において取得した属性情報とに基づいて、上記のいずれかに該当するフォルダを特定する。なお、文書管理サーバ１４におけるすべてのフォルダを表示対象としてもよい。また、以上に該当するフォルダであっても、フォルダに設定されたアクセス権に基づいて表示対象から除外するようにしてもよい。
【００５３】
次に、表示部２８及び表示態様制御部２６は、階層表示画面をクライアント１６のディスプレイに表示させるためのＨＴＭＬデータを生成する（Ｓ１０５）。このＨＴＭＬデータの生成は、Ｓ１０３において取得された属性情報等と、Ｓ１０４において取得された表示対象フォルダに関する情報と、に基づいて行われる。具体的には、Ｓ１０４において取得された表示対象フォルダに関する情報に従い、階層表示画面にフォルダアイコンを表示させるべく、ＨＴＭＬデータの所定部分にフォルダアイコンを表示させるための画像データへのリンク情報を設定する。この場合、画像データは、各フォルダにおける検索条件を満足する文書数に基づいて決定されるようにすればよい。または、画像データは、各フォルダにおける各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値に基づいて決定されるようにしてもよい。なお、リンク情報に画像データの表示態様を制御するための情報を設定できる場合には、このリンク情報を以上の文書数や関連度ポイント合計値に基づいて設定するようにしてもよい。
【００５４】
そして、表示部２８及び表示態様制御部２６は、Ｓ１０５において生成されたＨＴＭＬデータをクライアント１６に送信する（Ｓ１０６）。クライアント１６ではこのＨＴＭＬデータが受信され、このＨＴＭＬデータに基づいて階層表示画面がディスプレイに表示される。以上で本処理は終了する。
【００５５】
以上説明した文書管理システム１０によれば、フォルダの階層関係を表示する階層表示画面において、各フォルダの表示態様が検索結果に基づくものとなる。このため、階層表示画面は検索結果を反映させたものとなり、検索結果が視覚的に表示されることとなるため、ユーザは検索条件を満足する文書や検索条件に対する関連度が高い文書が保存されているフォルダを容易に把握することができるようになる。この結果、ユーザは目的の文書が保存されているフォルダを容易に把握することができるようになる。また、ユーザは検索条件を満足する文書や検索条件に対する関連度が高い文書の文書管理サーバ１４における分布状況を把握することができるようになる。例えば、関連度の高いフォルダの分布状況を把握することができるようになる。また例えば、検索条件を文書の更新日時に対するものとすることによって、文書やフォルダの利用状況、ひいては文書管理サービスの利用状況を把握することができるようになる。
【００５６】
なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではない。
【００５７】
以上では、本発明の実施の形態として文書管理システムを例に説明したが、本発明は文書管理システムに限らず、例えばファイルや電子メール等のあらゆる種類の電子データを管理するシステムに適用することができるものである。
【００５８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、グループに関連づけて管理される電子データの検索において、ユーザが目的の電子データの属するグループを容易に把握できるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの機能ブロック図である。
【図３】検索条件指定画面の一例を示す図である。
【図４】検索結果出力画面の一例を示す図である。
【図５】階層表示画面の一例を示す図である。
【図６】階層表示画面の一例を示す図である。
【図７】階層表示画面の一例を示す図である。
【図８】階層表示画面の一例を示す図である。
【図９】階層表示画面の一例を示す図である。
【図１０】階層表示画面の一例を示す図である。
【図１１】階層表示画面生成用サーブレットプログラムの処理を示すフロー図である。
【符号の説明】
１０ 文書管理システム、１２ ＬＡＮ、１４ 文書管理サーバ（文書管理装置）、１６ クライアント、２０ 保持部、２２ 検索条件受付部、２４ 検索実行部、２６ 表示態様制御部、２８ 表示部。
【発明の属する技術分野】
本発明は電子データ管理システム、電子データ管理システムの制御方法及びプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
複数の電子データ（例えば文書等）をグループに分けて管理する電子データ管理システムが知られている。このような電子データ管理システムでは、ユーザは関連ある文書を同じグループにまとめておくことができる。また、このような電子データ管理システムでは一般的に検索機能が備えられており、ユーザはこの検索機能を利用することによって、電子データ管理システムにおいて管理される電子データのなかから目的の電子データを見つけることができる。以上のような電子データ管理システムに関しては、検索結果として得られた電子データ名を表示させるとともに、当該電子データの属するグループの識別情報を表示させるものが開示されている（特許文献１）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−１２５８４２号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、以上のような電子データ検索システムの検索機能では、検索の結果得られる電子データ名や当該電子データの属するグループの識別情報はリスト表示されるのが一般的であった。このため、ユーザは目的の文書がまとめられているグループを容易に把握することができなかった。
【０００５】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであって、その目的は、グループに関連づけて管理される電子データの検索において、ユーザが目的の電子データの属するグループを容易に把握できる電子データ管理システム、電子データ管理システムの制御方法及びプログラムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明に係る電子データ管理システムでは、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する保持手段と、前記電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける検索条件受付手段と、前記検索条件に基づいて、前記電子データを検索する検索実行手段と、前記複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示する表示手段と、前記表示手段によって表示されるグループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行手段による検索結果に基づいて制御する表示態様制御手段と、を含むことを特徴とする。
【０００７】
また、本発明に係る電子データ管理システムの制御方法は、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する保持手段を含む電子データ管理システムの制御方法であって、前記電子データを検索するための検索条件の指定を受け付けるための検索条件受付ステップと、前記検索条件に基づいて、前記電子データを検索するための検索実行ステップと、前記複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示させるための表示ステップと、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行ステップにおける検索結果に基づいて制御するための表示態様制御ステップと、を含むことを特徴とする。
【０００８】
また、本発明に係るプログラムは、電子データ管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する保持手段、前記電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける検索条件受付手段、前記検索条件に基づいて、前記電子データを検索する検索実行手段、前記複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示する表示手段、及び、前記表示手段によって表示されるグループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行手段による検索結果に基づいて制御する表示態様制御手段、として前記コンピュータを機能させるためのプログラムである。
【０００９】
本発明では、複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する。電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける。この検索条件に基づいて、電子データの検索を実行する。そして、複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示するとともに、各グループ標示画像の表示態様を検索結果に基づいて制御する。本発明によれば、各グループ標示画像の表示態様が検索結果に基づいて制御されるため、ユーザが目的の電子データの属するグループを容易に把握できるようになる。
【００１０】
また、本発明の一態様では、前記複数のグループ情報の少なくとも１つには、下位階層のグループ情報が関連づけられ、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行手段による検索結果のうち前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報及び当該グループ情報より下位階層のグループ情報に関するものに基づいて制御することを特徴とする。こうすれば、各グループ標示画像の表示態様を、検索結果のうち各グループ標示画像に対応するグループ情報及び当該グループ情報より下位階層のグループ情報に関するものに基づいて制御することができるようになる。
【００１１】
また、本発明の一態様では、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索条件を満足し、かつ、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報に関連づけられる電子データ数に基づいて制御することを特徴とする。こうすれば、各グループ標示画像に対応するグループ情報に関連づけられ、かつ、検索条件を満足する電子データの数に基づいて、各グループ標示画像の表示態様を制御することができるようになる。
【００１２】
この態様では、前記複数のグループ情報の少なくとも１つには、下位階層のグループ情報が関連づけられようし、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索条件を満足し、かつ、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データ数にさらに基づいて制御するようにしてもよい。こうすれば、各グループ標示画像の表示態様を、各グループ標示画像に対応するグループ情報に関連づけられる電子データ又は当該グループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データのうち検索結果を満足するものの数に基づいて制御することができるようになる。
【００１３】
また、本発明の一態様では、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報に関連づけられる電子データの前記検索条件に対する関連度情報に基づいて制御することを特徴とする。こうすれば、各グループ標示画像に対応するグループ情報に関連づけられる電子データの検索条件に対する関連度情報に基づいて、各グループ標示画像の表示態様を制御することができるようになる。
【００１４】
この態様では、前記複数のグループ情報の少なくとも１つには、下位階層のグループ情報が関連づけられるようにし、前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データの前記検索条件に対する関連度情報にさらに基づいて制御するようにしてもよい。こうすれば、各グループ標示画像の表示態様を、各グループ標示画像に対応するグループ情報又は当該グループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データの検索条件に対する関連度情報に基づいて制御することができるようになる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態について図面に基づき詳細に説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。同図に示すように、この文書管理システム１０は、文書管理サーバ（文書管理装置）１４とクライアント（端末）１６とを含んで構成されている。文書管理サーバ１４は、例えばＣＰＵ、ハードディスク記憶装置、ディスプレイ及び入力装置を備えた公知のサーバコンピュータシステムにより構成される。また、クライアント１６は、例えばＣＰＵ、ハードディスク記憶装置、ディスプレイ及び入力装置を備えた公知のパーソナルコンピュータにより構成される。文書管理サーバ１４とクライアント１６とは、ＬＡＮ１２等の通信ネットワークによって相互にデータ授受可能に通信接続されている。
【００１７】
文書管理サーバ１４は、主にクライアント１６からアクセスされるサーバコンピュータであり、Ｗｅｂ版文書管理サービスを提供するようになっている。この文書管理サービスは、ＨＴＴＰに則り、ＷＷＷ形式で複数のクライアント１６のそれぞれに対して提供される。この文書管理サービスでは、ユーザは電子文書をアップロードすることによって文書管理サーバ１４に登録することができる。また、ユーザは文書を格納する（関連づける）ためのフォルダを設定できるようになっており、アップロードした文書を１又は複数のフォルダに関連づけておくことができるようになっている。そして、フォルダには他のフォルダを格納できるようになっている。このため、この文書管理サービスでは文書とフォルダによる階層構造によって、ユーザは文書を整理して登録しておくことができるようになっている。アップロードされた文書は、文書やフォルダに設定されるアクセス権に応じて、他のユーザが検索、ダウンロード、参照及び編集できるようになっている。文書管理サービスのこれらの機能によって、ユーザ同士は文書を共有できるようになっており、このため知識や情報の共有を図ることができるようになっている。より詳しくは後に述べる。
【００１８】
上記文書管理サービスは、例えば文書管理サーバ１４にインストールされているサーブレットプログラムによって実現される。このプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の情報記憶媒体を介して、或いはインターネット等の各種データ通信回線を介して文書管理サーバ１４に供給される。文書管理サーバ１４には、さらにＨＴＴＰＤがインストールされており、一方、クライアント１６には、公知のＷｅｂブラウザがインストールされている。このため、クライアント１６においてＷｅｂブラウザを起動し、そこから上記サーブレットプログラムにアクセスすることにより、ユーザは文書管理サービスを利用することができるようになっている。
【００１９】
また、本実施形態に係る文書管理システム１０では文書の属性項目による検索や全文検索が可能となっており、ユーザは文書管理サーバ１４で管理される文書のなかから目的の文書を見つけることができるようになっている。文書管理システム１０では、特に検索結果を反映させたフォルダ階層表示を行うことによって、ユーザが目的の文書が格納されるフォルダを容易に把握できるようになっている。以下、かかる機能について具体的に説明する。
【００２０】
図２は、文書管理システム１０において実現される機能ブロックのうち本発明に関連するものを中心として示す図である。同図に示すように、文書管理システム１０は保持部２０、検索条件受付部２２、検索実行部２４、表示態様制御部２６及び表示部２８を含んで構成される。ここで、保持部２０、検索条件受付部２２、検索実行部２４、表示態様制御部２６及び表示部２８は文書管理サーバ１４に設けられるようにすればよい。
【００２１】
これらの機能のうち、保持部２０は、例えば公知のハードディスク記憶装置やデータベースマネジメントシステムを含んで構成される。また、検索条件受付部２２、検索実行部２４、表示態様制御部２６及び表示部２８は、ＣＰＵ、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ、公知の通信インタフェースを含んで構成され、コンピュータである文書管理サーバ１４がＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な各種情報記憶媒体を介して提供されるプログラムやダウンロード等により提供されるプログラムを実行することによって実現される。
【００２２】
保持部２０は、本発明の電子データの一例としての複数の文書の各々を複数のフォルダ（グループ情報）のうち少なくとも１つに関連づけて記憶する。フォルダには下位階層のフォルダを関連づけるようにしてもよい。すなわち、保持部２０は複数の文書をフォルダ階層構造によって保持する。保持部２０は属性情報データベースを含んでいる。属性情報データベースは公知のデータベースマネジメントシステムによって構成される。属性情報データベースには文書やフォルダの属性情報が記憶される。文書に関する属性情報は、例えばタイトル、概要、説明、所有者、作成日時、最終更新日時や当該文書が格納されるフォルダ等である。フォルダに関する属性情報は、例えばフォルダ名、所有者や当該フォルダが格納されるフォルダ（上位階層フォルダ）等である。また、文書（文書データ）自体は、保持部２０に公知のファイルシステムに則して記憶される。文書データ自体の記憶場所は属性情報データベースによって管理される。さらに、保持部２０は文書の全文検索を可能にするための公知の検索エンジンを含んでいる。検索エンジンでは文書の索引（インデックス）情報が記憶される。全文検索の方式としては、文字成分表方式、Ｎ文字インデックス（Ｎ−ｇｒａｍ）方式、パトリシアツリー方式、パターン認識方式、形態素解析方式、概念検索、係り受け関係インデックス方式その他の検索方式を利用することができる。文書の索引情報は、文書の登録又は更新が行われる場合に生成され記憶される。
【００２３】
検索条件受付部２２は、文書を検索するための検索条件の指定を受け付ける。例えば、検索条件受付部２２は、図３に示すような検索条件指定画面をクライアント１６に表示させる。そして、この検索条件指定画面において指定入力された検索条件の内容を示すデータ（クライアント１６から送信される）を受信する。検索条件の内容を示すデータは、例えば文書の属性項目とその属性項目に対するキーワードとの組合せや全文検索のためのキーワード等を含んでいる。検索条件指定画面の詳細については後述する。
【００２４】
検索実行部２４は、検索条件受付部２２によって受け付けられた検索条件に基づいて、文書の検索を実行する。検索実行部２４は、検索条件を満足する文書の属性情報を取得する。例えば検索条件が文書の属性情報に対するキーワードである場合には、保持部２０の属性情報データベースに対して当該キーワード等を指定した問い合わせを行い、対象属性項目にキーワードを含む文書を、検索条件を満足する文書として取得する。また、検索条件が全文検索のためのキーワードである場合には、保持部２０の検索エンジンに記憶される索引情報に基づいて全文検索を実行する。この場合、検索条件に関連性ある文書、例えば文書中にキーワードを含む文書を、検索条件を満足する文書として取得するとともに、その各文書につき関連度ポイントについても検索結果として取得する。
【００２５】
表示部２８は、保持部２０において保持される複数のフォルダのうち少なくとも一部について、各フォルダに対応するフォルダアイコン（グループ標示画像）をクライアント１６のディスプレイに表示させる。フォルダに下位階層のフォルダが関連づけられる場合において、フォルダアイコンが表示されるフォルダのうち少なくとも１つを指定する操作を受け付けた場合には、表示部２８は当該指定されたフォルダに関連づけられる下位階層の各フォルダに対応するフォルダアイコンを、その指定されたフォルダに関連づけられた文書とともに一覧表示させるようにしてもよい。
【００２６】
表示態様制御部２６は、表示部２８によって表示される各フォルダアイコンの表示態様を、検索実行部２４による検索結果に基づいて制御する。フォルダアイコンの表示態様は、例えばフォルダアイコンの表示色、表示サイズ、模様、デザインや図柄等である。また、フォルダアイコンの表示態様の制御としては、以上の表示態様を変化させたり、フォルダアイコンに関連づけて所定情報（例えば、検索結果に基づく情報）を表示させることが含まれる。表示態様制御部２６は、例えば検索実行部２４による検索結果のうち各フォルダに関連するものに基づいて、各フォルダアイコンの表示態様を決定するようにすればよい。また表示態様制御部２６は、例えば検索実行部２４による検索結果のうち各フォルダ又は各フォルダより下位階層のフォルダに関連するものを併せて用いて、各フォルダアイコンの表示態様を決定するようにしてもよい。
【００２７】
例えば、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンの表示態様を、各フォルダに所属する文書のうち、検索条件を満足する文書の数に基づいて制御する。この場合において、複数のフォルダの少なくとも１つに下位階層のフォルダが関連づけられる場合には、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンの表示態様を、検索条件を満足し、かつ、各フォルダより下位階層のフォルダに所属する文書数にさらに基づいて制御するようにしてもよい。つまり、フォルダＡについて検索条件を満足する文書が２つ、フォルダＡに関連づけられた下位階層のフォルダＢについて検索条件を満足する文書が３つ格納されている場合には、フォルダＡの表示態様は文書数「５」に基づくものとなる。以上の場合、表示態様制御部２６は、検索実行部２４による検索結果に基づいて、各フォルダ直下（又は各フォルダ以下の下位階層）に関連づけられ、かつ、検索条件を満足する文書数を取得し、当該文書数に基づいて、各フォルダアイコンの表示態様を制御するようにすればよい。このとき、当該文書数を各フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにしてもよい。
【００２８】
また例えば、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンの表示態様を、各フォルダに所属する文書の検索条件に対する関連度情報、例えば関連の程度を示す関連度ポイント等に基づいて制御する。この場合において、複数のフォルダの少なくとも１つには下位階層のフォルダが関連づけられる場合には、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンの表示態様を、各フォルダより下位階層のフォルダに所属する文書の前記検索条件に対する関連度情報にさらに基づいて制御するようにしてもよい。つまり、フォルダＡについて検索条件に対する各文書の関連度ポイントの合計値が２０ポイント、フォルダＡに関連づけられた下位階層のフォルダＢについて検索条件に対する各文書の関連度ポイントの合計値が３０ポイントである場合には、フォルダＡの表示態様は関連度ポイント「５０」に基づくものとなる。以上の場合、表示態様制御部２６は、検索実行部２４による検索結果に基づいて、各フォルダ直下（及び各フォルダ以下の下位階層）に関連づけられる各文書の検索条件に対する関連度ポイントを合計した関連度ポイント合計を取得し、当該関連度ポイント合計に基づいて、各フォルダアイコンの表示態様を制御するようにしてもよい。このとき、当該関連度ポイント合計を各フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにしてもよい。
【００２９】
さらに例えば、表示態様制御部２６は、各フォルダに関連づけられ、かつ、検索条件を満足する文書の属性情報、例えば文書名等を、検索実行部２４による検索結果に基づいて、各フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにしてもよい。
【００３０】
具体的には、表示部２８及び表示態様制御部２６は、例えば図４〜図１０に示すような検索結果出力画面や階層表示画面をクライアント１６のディスプレイに表示させるためのＨＴＭＬデータを生成し、これをクライアント１６に送信する。検索結果出力画面や階層表示画面については後述する。
【００３１】
また、表示態様制御部２６では、検索結果とフォルダアイコンの表示態様とを対応づけている。例えば、検索結果に基づいてフォルダアイコンの表示色、表示サイズ、模様、デザインや図柄等の表示態様を変化させるために、表示態様制御部２６にはフォルダアイコンを表示させるための画像データを所定種類記憶させるようにすればよい。そして、これらの画像データは検索結果、例えば文書数や関連度ポイントの所定範囲と対応づけるようにすればよい。この場合、表示態様制御部２６は、各フォルダアイコンを表示させるための画像データとして、これら画像データのうちいずれかを検索結果に基づいて決定するようにすればよい。そして、各フォルダアイコンとして当該フォルダについて決定された画像データに基づく画像が表示されるように、階層表示画面を表示させるためのＨＴＭＬデータの所定部分に当該画像データへのリンク情報を設定するようにすればよい。なお、画像データへのリンク情報において、画像データに基づく画像を表示させる場合の表示態様、例えば表示サイズを指定できるような場合には、このリンク情報を各フォルダに関連づけられる文書に係る検索結果に基づいて制御するようにしてもよい。こうすれば、必要な画像データの種類を減らすことができるようになる。
【００３２】
図３〜図１０は、文書管理サービスに係る各種画面（Ｗｅｂページ）の一例を示す図である。これらの画面は、ユーザがクライアント１６においてＷｅｂブラウザを起動し、そこから上記サーブレットプログラムにアクセスすることによって、クライアント１６に備えられたディスプレイにおいて表示される。すなわち、これらの画面は、文書管理サーバ１４にインストールされたサーブレットプログラムによってクライアント１６からの要求に応じて生成され、クライアント１６に返信されるＨＴＭＬファイルに基づいて表示される。
【００３３】
図３は、検索条件指定画面の一例を示す図である。同図に示すように、この検索条件指定画面では、文書管理サーバ１４において管理される文書を検索するための検索条件を指定入力することができるようになっている。例えば文書の各属性項目に対するキーワードや全文検索のためのキーワードを検索条件として指定入力できるようになっている。文書の属性項目には例えばタイトル（文書名）、所有者（作成者）、作成日時、更新日時や種類等が含まれる。
【００３４】
また、この検索条件指定画面の下部には「階層表示に反映」ボタンと「検索実行」ボタンとが設けられている。クライアント１６においてマウス等のポインティングデバイスによりユーザがこれらのボタンをクリックすると、同画面で指定入力された検索条件の内容を示すデータがクライアント１６から文書管理サーバ１４に送信されるようになっている。例えば所定属性項目に対しキーワードが指定された場合には当該所定属性項目を識別する情報と当該キーワードの組合せが、属性項目が指定されずキーワードだけが指定された場合（すべての属性項目に対してキーワードが指定された場合）にはその旨を示すデータとキーワードとの組合せが、全文検索のためのキーワードが指定された場合にはその旨を示すデータとキーワードとの組合せが、検索条件の内容を示すデータとして文書管理サーバ１４に送信される。具体的には、「階層表示に反映」ボタンには、文書管理サーバ１４にインストールされている階層表示画面生成用サーブレットプログラムが関連づけられており、「検索実行」ボタンには、文書管理サーバ１４にインストールされている検索結果出力画面生成用サーブレットプログラムが関連づけられている。そして、ユーザがこれらのボタンをクリックすると、階層表示画面生成用サーブレットプログラム又は検索結果出力画面生成用サーブレットプログラムが、同画面で指定入力された検索条件の内容を引数として起動されるようになっている。
【００３５】
文書管理サーバ１４において検索結果出力画面生成用サーブレットプログラムが起動されると、クライアント１６から送信される検索条件の内容に基づいて文書の検索が実行される。そして、その検索結果を表示するためのＨＴＭＬファイルが出力される。図４は、検索結果出力画面生成用サーブレットプログラムによって出力されるＨＴＭＬファイルに基づき、クライアント１６において表示される検索結果出力画面の一例を示す図である。同図に示すように、この検索結果出力画面では、検索条件指定画面で指定された検索条件を満足する文書、或いは検索条件に対して関連性ある文書の一覧が表示される。文書の一覧には、文書のタイトル、格納されているフォルダ、内容の一部、所有者、更新日時、文書データのサイズが表示される。文書のタイトル表示は当該文書（当該文書データ）へのリンクとなっている。ユーザがタイトル表示をクリックすると、当該文書データがクライアント１６にダウンロードされたり、当該文書の内容がクライアント１６のディスプレイに表示されたりするようになっている。同様に登録場所表示は当該フォルダへのリンクとなっている。ユーザが登録場所表示をクリックすると、当該フォルダの内容、すなわち当該フォルダに格納されている文書やフォルダの一覧がクライアント１６のディスプレイに表示されるようになっている。
【００３６】
また、この検索結果出力画面の右上部には「階層表示に反映」ボタンが設けられている。「階層表示に反映」ボタンには、検索条件指定画面の場合と同様に、文書管理サーバ１４にインストールされている階層表示画面生成用サーブレットプログラムに関連づけられている。クライアント１６においてユーザが同ボタンをクリックすると、検索条件指定画面で指定された検索条件の内容を示すデータが、クライアント１６から文書管理サーバ１４に送信されるようになっている。検索条件の内容を示すデータは、検索結果出力画面を表示するためのＨＴＭＬデータに含まれるようになっている。すなわち、検索結果出力画面には検索条件の内容が保持されるようになっている。このため、ユーザが同ボタンをクリックした場合に、検索条件の内容を引数として階層表示画面生成用サーブレットプログラムを起動できるようになっている。
【００３７】
文書管理サーバ１４において階層表示画面生成用サーブレットプログラムが起動されると、クライアント１６から送信される検索条件の内容に基づいて文書の検索が実行され、その検索結果を反映させた階層表示画面を表示するためのＨＴＭＬファイルが出力される。先に述べたように、文書管理サーバ１４では文書及びフォルダは階層的に管理されている。階層表示画面は、文書管理サーバ１４で保持される複数のフォルダのうち少なくとも一部について、その階層関係を表示するものである。文書管理システム１０では、この階層表示画面に特に検索結果を反映できるようになっている。以下、検索結果を反映させた階層表示画面について説明する。以下に説明する階層表示画面は、階層表示画面生成サーブレットプログラムによって出力されるＨＴＭＬファイルに基づき、クライアント１６のディスプレイに表示される。
【００３８】
図５は、階層表示画面の一例を示している。同図に示すように、階層表示画面には各フォルダを示す画像であるフォルダアイコンが表示される。各フォルダアイコンには各フォルダ名が関連づけて表示される。フォルダアイコン同士は、文書管理サーバ１４で保持されるフォルダ階層構造に基づいて関連づけられている。階層表示画面には、文書管理サーバ１４に登録されたすべてのフォルダが表示されるようにしてもよいし、一部のフォルダのみが必要に応じて表示されるようにしてもよい。本実施の形態では、後述するように、階層表示画面に検索結果が反映されるようになっており、検索結果の文書を含むフォルダが少なくとも表示されるようになっている。
【００３９】
階層表示画面では、フォルダアイコンやフォルダ名表示は各々リンクボタンとなっている。フォルダを指定する操作、例えば各フォルダアイコンや各フォルダ名表示のクリックがなされると、当該フォルダに含まれる文書やフォルダ（これらを示すアイコン）が表示されるようになっている。具体的には、フォルダアイコンやフォルダ名表示には階層表示画面生成用サーブレットプログラムが関連づけられている。これらがクリックされると、同画面の現在の表示状態を示すデータとともに、指定されたフォルダを識別する情報が文書管理サーバ１４に送信されるようになっている。文書管理サーバ１４では、階層表示画面生成用サーブレットプログラムがこれらを引数として起動されるようになっている。そして、クライアント１６に表示される階層表示画面が、階層表示画面生成用サーブレットプログラムによって出力されるＨＴＭＬファイルに基づいて更新される。また、例えば階層表示画面を表示するためのＨＴＭＬファイルにフォルダ階層構造および検索結果を示すデータを保持させておくようにしてもよい。こうすれば、例えばフォルダアイコンやフォルダ名表示がクリックされた場合に、クライアント１６側でこれらのデータに基づいて階層表示画面を更新できるようになる。
【００４０】
また、同図に示す階層表示画面では、各フォルダアイコンの表示色が各フォルダ直下に含まれる文書のうち検索条件を満足するものの数（以下、フォルダ内検索結果数）に基づくものとなっている。例えば、フォルダ内検索結果数とフォルダアイコンの表示色とが関連づけられており、各フォルダアイコンの表示色はこれに基づいて決定されるようになっている。フォルダ内検索結果数とフォルダアイコンの表示色との関連づけは、例えばフォルダ内検索結果数が「０」の場合は黄色、「１〜５」の場合はオレンジ色、「６〜１０」の場合はピンク色、「１１〜」の場合は赤色というように、フォルダ内検索結果数の範囲と表示色とを関連づけるようにすればよい。フォルダ内検索結果数が「０」の場合は通常表示色とし、１以上のフォルダ内検索結果数について複数の範囲を設け、各範囲に表示色を対応づけるようにすればよい。同画面の右上部には、フォルダ内検索結果数の範囲とフォルダアイコンの表示色とが関連づけて表示されている。同図の例は、「富士太郎のフォルダ」直下には検索条件を満足する文書が１１以上格納されていることを示している。また、「６Ｇ」フォルダ直下には検索条件を満足する文書が６以上１０以下格納されていることを示している。さらに、「富士次郎のフォルダ」直下には検索条件を満足する文書が１以上５以下格納されていることを示している。同図に示す階層表示画面によれば、ユーザは各フォルダアイコンの表示色によって、目的の文書が格納されているフォルダを容易に把握することができ、また当該フォルダに目的の文書がどのくらい含まれているか、目的の文書の文書管理サーバ１４における分布状況等を把握することができる。
【００４１】
階層表示画面は、例えば図６に示すようにしてもよい。同図に示す階層表示画面では、各フォルダアイコンの表示サイズがフォルダ内検索結果数に基づくものとなっている。すなわち、フォルダ内検索結果数の範囲とフォルダアイコンの表示サイズとが関連づけられており、各フォルダアイコンの表示サイズはこれに基づいて決定されるようになっている。同図に示す階層表示画面によれば、ユーザは各フォルダアイコンの表示サイズによって、目的の文書が格納されているフォルダを容易に把握することができ、また当該フォルダに目的の文書がどのくらい含まれているか、目的の文書の文書管理サーバ１４における分布状況等を把握することができる。
【００４２】
なお、図５又は図６において、フォルダ内検索結果数とフォルダアイコンの表示態様、例えば表示色又は表示サイズとの関連づけを、文書管理システム１０全体において検索条件を満足する文書の総数（以下、検索結果総数）に基づいて制御するようにしてもよい。例えば検索結果総数が２０以上である場合には、図５又は図６においてフォルダ内検索結果数の各範囲を「０」、「１−１０」、「１１−２０」及び「２０−」というように変化させるようにしてもよい。或いは、フォルダ内検索結果数の範囲の種類を「０」、「１−５」、「６−１０」、「１１−１５」、「１６−２０」及び「２１−」というように増減するようにしてもよい。
【００４３】
階層表示画面は、例えば図７に示すようにしてもよい。同図に示す階層表示画面では、フォルダ内検索結果数を各フォルダアイコンに関連づけて表示するようになっている。同画面において、検索条件を満足する文書が存在しないフォルダについては、フォルダ内検索結果数の表示を制限、例えば表示しないようにすると好適である。同図に示す階層表示画面によれば、ユーザは各フォルダアイコンに関連づけて表示されるフォルダ内検索該当文書数によって、目的の文書が格納されているフォルダを容易に把握することができ、また当該フォルダに目的の文書がどのくらい含まれているか、目的の文書の文書管理サーバ１４における分布状況等を把握することができる。
【００４４】
階層表示画面は、例えば図８に示すようにしてもよい。同図に示す階層表示画面では、各フォルダ直下に含まれ、かつ、検索条件を満足する文書を示す文書アイコンや当該文書に関する情報、例えば文書名を各フォルダアイコンに関連づけて表示するようになっている。同図に示す階層表示画面によれば、ユーザは各フォルダアイコンに関連づけて表示される文書アイコンや文書名表示によって、目的の文書が格納されているフォルダを容易に把握することができ、また当該フォルダに目的の文書がどのくらい含まれているか、目的の文書の文書管理サーバ１４における分布状況等を把握することができる。
【００４５】
以上では、図５又は図６において、各フォルダ直下に含まれる文書のうち検索条件を満足するものの数に基づいて、各フォルダアイコンの表示色や表示サイズを変化させるようにしたが、例えば全文検索の結果を階層表示に反映させるような場合には、各フォルダ直下に含まれる各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値に基づいて、各フォルダアイコンの表示色や表示サイズを変化させるようにしてもよい。同様に、図７においては、各フォルダ直下に含まれる各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値を各フォルダアイコンに関連づけて表示するようにしてもよい。
【００４６】
また以上では、図５又は図６において、各フォルダ直下に含まれる文書のうち検索条件を満足するものの数（又は各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値）に基づいて、各フォルダ画像の表示色や表示サイズを変化させるようにしたが、各フォルダ以下の下位階層のフォルダに含まれる文書を対象に加えるようにしてもよい。すなわち、各フォルダ直下に含まれる文書だけでなく、各フォルダ配下の下位階層のフォルダに含まれる文書をも対象として検索条件を満足するものの数等を取得し、各フォルダアイコンの表示色や表示サイズを当該文書数等に基づいて決定するようにしてもよい。なお、「フォルダ以下の下位階層のフォルダ」には、フォルダ以下の下位階層に存在するすべてのフォルダが含まれる。すなわち、対象のフォルダ直下に含まれるフォルダだけでなく、そのさらに下位階層に存在するフォルダ（例えば、対象のフォルダ直下に含まれるフォルダのさらに直下に含まれるフォルダ等）も含まれる。
【００４７】
この場合、階層表示画面を図９に示すようにしてもよい。すなわち、以上では図５又は図６において、検索条件を満足する文書（又は検索条件に関連性ある文書）を直下に含むフォルダが表示されるように、フォルダ階層構造を展開して表示させるようにしたが、図９に示すようにルート（最上位階層）直下のフォルダのみをまずは表示させるようにしてもよい。このとき、各フォルダアイコンの表示色や表示サイズは、各フォルダ直下及びその下位階層に存在する文書であって検索条件を満足するものの数（又は各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値）に基づいて決定するようにすればよい。そして、表示されるフォルダのうちいずれかを指定する操作、例えばフォルダアイコン又はフォルダ名表示のクリックがなされた場合に、当該フォルダ直下に含まれるフォルダを示すフォルダアイコン及びフォルダ名を、当該フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにすればよい。また、当該フォルダ直下に検索条件を満足する文書が存在する場合には、当該文書を示す文書アイコンや文書名を当該フォルダアイコンに関連づけて表示させるようにすればよい。例えば、同図の例において「ドキュメント技術開発センタ」フォルダアイコンがクリックされた場合には、図１０に示すような階層表示画面が表示されるようにすればよい。同図に示すように、新たに表示される各フォルダアイコンの表示色は、各フォルダ直下及びその下位階層に存在する文書であって検索条件を満足するものの数に基づくものとなっている。
【００４８】
次に、文書管理システム１０において実行される処理について説明する。図１１は、階層表示画面生成用サーブレットプログラムによって実行される処理を示している。本処理は、例えば検索条件指定画面（図３）や検索結果出力画面（図４）において「階層表示に反映」ボタンがクリックされた場合に実行されるものであり、クライアント１６に階層表示画面（図５等）を表示させるためのものである。
【００４９】
同図に示すように、まず検索条件受付部２２が検索条件の内容を取得する（Ｓ１０１）。すなわち、検索条件受付部２２はクライアント１６から送信された検索実行要求を示すデータを受信する。この検索実行要求には、ユーザが検索条件指定画面において指定入力した検索条件の内容が含まれている。検索条件受付部２２は、この検索実行要求に基づいて検索条件の内容を取得する。
【００５０】
次に、検索実行部２４が、Ｓ１０１において取得された検索条件に基づいて文書の検索を実行する（Ｓ１０２）。検索条件が文書の属性情報に対するキーワードである場合には、保持部２０の属性情報データベースに対して、当該キーワードを指定した問い合わせを行い、検索条件を満足する文書の文書ＩＤ、文書名、格納フォルダその他所定の属性情報を取得する。また、検索条件が全文検索のためのキーワードである場合には、保持部２０の検索エンジンに記憶されるインデックス情報に基づいて全文検索を実行する。この場合、全文検索の結果として、文書中に当該キーワードを含む文書について、その属性情報及び当該キーワードに対する関連度ポイントを取得する。
【００５１】
次に、表示態様制御部２６は、Ｓ１０２において取得された検索結果に基づいて、検索条件を満足する文書を格納するフォルダのフォルダ名、親フォルダ（当該フォルダが格納されるフォルダ）等の属性情報を取得する（Ｓ１０３）。また、以上取得された各フォルダごとに、検索条件を満足する文書をいくつ格納するかについても取得する。全文検索の場合には、各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値についても取得する。
【００５２】
次に、表示部２８及び表示態様制御部２６は、階層表示画面において表示対象となるフォルダを特定する（Ｓ１０４）。例えば、以下に示すフォルダを表示対象として特定するようにすればよい。すなわち、ａ）検索条件を満足する文書を直下に含むフォルダ、ｂ）当該フォルダを直下又はその下位階層に含むフォルダ、ｃ）以上のフォルダと上位階層フォルダを同じくするフォルダ、ｄ）ルート（最上位階層）直下にあるフォルダ、のいずれかに該当するフォルダを表示対象として判断するようにすればよい。この場合、表示部２８及び表示態様制御部２６は保持部２０の属性情報データベースから文書管理システム１０におけるすべてのフォルダに関する属性情報を読み出す。そして、読み出した属性情報とＳ１０３において取得した属性情報とに基づいて、上記のいずれかに該当するフォルダを特定する。なお、文書管理サーバ１４におけるすべてのフォルダを表示対象としてもよい。また、以上に該当するフォルダであっても、フォルダに設定されたアクセス権に基づいて表示対象から除外するようにしてもよい。
【００５３】
次に、表示部２８及び表示態様制御部２６は、階層表示画面をクライアント１６のディスプレイに表示させるためのＨＴＭＬデータを生成する（Ｓ１０５）。このＨＴＭＬデータの生成は、Ｓ１０３において取得された属性情報等と、Ｓ１０４において取得された表示対象フォルダに関する情報と、に基づいて行われる。具体的には、Ｓ１０４において取得された表示対象フォルダに関する情報に従い、階層表示画面にフォルダアイコンを表示させるべく、ＨＴＭＬデータの所定部分にフォルダアイコンを表示させるための画像データへのリンク情報を設定する。この場合、画像データは、各フォルダにおける検索条件を満足する文書数に基づいて決定されるようにすればよい。または、画像データは、各フォルダにおける各文書の検索条件に対する関連度ポイントの合計値に基づいて決定されるようにしてもよい。なお、リンク情報に画像データの表示態様を制御するための情報を設定できる場合には、このリンク情報を以上の文書数や関連度ポイント合計値に基づいて設定するようにしてもよい。
【００５４】
そして、表示部２８及び表示態様制御部２６は、Ｓ１０５において生成されたＨＴＭＬデータをクライアント１６に送信する（Ｓ１０６）。クライアント１６ではこのＨＴＭＬデータが受信され、このＨＴＭＬデータに基づいて階層表示画面がディスプレイに表示される。以上で本処理は終了する。
【００５５】
以上説明した文書管理システム１０によれば、フォルダの階層関係を表示する階層表示画面において、各フォルダの表示態様が検索結果に基づくものとなる。このため、階層表示画面は検索結果を反映させたものとなり、検索結果が視覚的に表示されることとなるため、ユーザは検索条件を満足する文書や検索条件に対する関連度が高い文書が保存されているフォルダを容易に把握することができるようになる。この結果、ユーザは目的の文書が保存されているフォルダを容易に把握することができるようになる。また、ユーザは検索条件を満足する文書や検索条件に対する関連度が高い文書の文書管理サーバ１４における分布状況を把握することができるようになる。例えば、関連度の高いフォルダの分布状況を把握することができるようになる。また例えば、検索条件を文書の更新日時に対するものとすることによって、文書やフォルダの利用状況、ひいては文書管理サービスの利用状況を把握することができるようになる。
【００５６】
なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではない。
【００５７】
以上では、本発明の実施の形態として文書管理システムを例に説明したが、本発明は文書管理システムに限らず、例えばファイルや電子メール等のあらゆる種類の電子データを管理するシステムに適用することができるものである。
【００５８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、グループに関連づけて管理される電子データの検索において、ユーザが目的の電子データの属するグループを容易に把握できるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの機能ブロック図である。
【図３】検索条件指定画面の一例を示す図である。
【図４】検索結果出力画面の一例を示す図である。
【図５】階層表示画面の一例を示す図である。
【図６】階層表示画面の一例を示す図である。
【図７】階層表示画面の一例を示す図である。
【図８】階層表示画面の一例を示す図である。
【図９】階層表示画面の一例を示す図である。
【図１０】階層表示画面の一例を示す図である。
【図１１】階層表示画面生成用サーブレットプログラムの処理を示すフロー図である。
【符号の説明】
１０ 文書管理システム、１２ ＬＡＮ、１４ 文書管理サーバ（文書管理装置）、１６ クライアント、２０ 保持部、２２ 検索条件受付部、２４ 検索実行部、２６ 表示態様制御部、２８ 表示部。
Claims (8)
- 複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する保持手段と、
前記電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける検索条件受付手段と、
前記検索条件に基づいて、前記電子データを検索する検索実行手段と、
前記複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示する表示手段と、
前記表示手段によって表示されるグループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行手段による検索結果に基づいて制御する表示態様制御手段と、
を含むことを特徴とする電子データ管理システム。 - 請求項１に記載の電子データ管理システムにおいて、
前記複数のグループ情報の少なくとも１つには、下位階層のグループ情報が関連づけられ、
前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行手段による検索結果のうち前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報及び当該グループ情報より下位階層のグループ情報に関するものに基づいて制御することを特徴とする電子データ管理システム。 - 請求項１に記載の電子データ管理システムにおいて、
前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索条件を満足し、かつ、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報に関連づけられる電子データ数に基づいて制御することを特徴とする電子データ管理システム。 - 請求項３に記載の電子データ管理システムにおいて、
前記複数のグループ情報の少なくとも１つには、下位階層のグループ情報が関連づけられ、
前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索条件を満足し、かつ、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データ数にさらに基づいて制御することを特徴とする電子データ管理システム。 - 請求項１、３、４のいずれかに記載の電子データ管理システムにおいて、
前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報に関連づけられる電子データの前記検索条件に対する関連度情報に基づいて制御することを特徴とする電子データ管理システム。 - 請求項５に記載の電子データ管理システムにおいて、
前記複数のグループ情報の少なくとも１つには、下位階層のグループ情報が関連づけられ、
前記表示態様制御手段は、前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記グループ標示画像の各々に対応するグループ情報より下位階層のグループ情報に関連づけられる電子データの前記検索条件に対する関連度情報にさらに基づいて制御することを特徴とする電子データ管理システム。 - 複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する保持手段を含む電子データ管理システムの制御方法であって、
前記電子データを検索するための検索条件の指定を受け付けるための検索条件受付ステップと、
前記検索条件に基づいて、前記電子データを検索するための検索実行ステップと、
前記複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示させるための表示ステップと、
前記グループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行ステップにおける検索結果に基づいて制御するための表示態様制御ステップと、
を含むことを特徴とする電子データ管理システムの制御方法。 - 電子データ管理システムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムであって、
複数の電子データの各々を複数のグループ情報のうち少なくとも１つに関連づけて保持する保持手段、
前記電子データを検索するための検索条件の指定を受け付ける検索条件受付手段、
前記検索条件に基づいて、前記電子データを検索する検索実行手段、
前記複数のグループ情報のうち少なくとも一部について、各グループ情報に対応するグループ標示画像を表示する表示手段、及び、
前記表示手段によって表示されるグループ標示画像の各々の表示態様を、前記検索実行手段による検索結果に基づいて制御する表示態様制御手段、
として前記コンピュータを機能させるためのプログラム。
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