JP2022161442A - 情報処理システム、データ管理装置、データ管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】データに対する処理の実行結果へアクセスするための操作負担を軽減すること。【解決手段】データ管理装置とデータ処理装置とを含む情報処理システムにおいて、前記データ管理装置は、１以上の端末のいずれかから送信されるデータを第１の記憶部に記憶する記憶処理部と、前記第１の記憶部に記憶されたデータを前記データ処理装置へ送信する送信部と、前記データ処理装置による前記データに対する処理の結果を前記データ処理装置の外部からアクセス可能にするための第１の識別情報を前記データ処理装置から取得して、前記１以上の端末のいずれかへ送信される情報を記憶する第２の記憶部への前記第１の識別情報の記憶を制御する第１の取得部と、を有する。【選択図】図３

Description

本発明は、情報処理システム、データ管理装置、データ管理方法及びプログラムに関する。

業務において作成されるドキュメントを電子的なデータとして管理するドキュメント管理システムが知られている。

また、電子的なドキュメントに対してＯＣＲ（Optical Character Recognition）等の処理を行うシステムも知られている（例えば、特許文献１）。

しかしながら、従来技術では、ドキュメント管理システムが管理するドキュメントに対してドキュメント処理システムに処理を実行させる場合、ユーザは煩雑な操作が要求された。例えば、ユーザは、ドキュメント管理システムからドキュメントをダウンロードして、ドキュメント処理システムへ当該ドキュメントをアップロードした上で、当該ドキュメントに対する処理の実行指示を手入力する必要が有る。その上で、ユーザは、当該処理の結果にアクセスするために、ドキュメント処理システムに対して何らかの操作指示を入力する必要が有った。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、データに対する処理の実行結果へアクセスするための操作負担を軽減することを目的とする。

そこで上記課題を解決するため、データ管理装置とデータ処理装置とを含む情報処理システムにおいて、前記データ管理装置は、１以上の端末のいずれかから送信されるデータを第１の記憶部に記憶する記憶処理部と、前記第１の記憶部に記憶されたデータを前記データ処理装置へ送信する送信部と、前記データ処理装置による前記データに対する処理の結果を前記データ処理装置の外部からアクセス可能にするための第１の識別情報を前記データ処理装置から取得して、前記１以上の端末のいずれかへ送信される情報を記憶する第２の記憶部への前記第１の識別情報の記憶を制御する第１の取得部と、を有する。

データに対する処理の実行結果へアクセスするための操作負担を軽減することができる。

第１の実施の形態における情報処理システム１の構成例を示す図である。 第１の実施の形態におけるドキュメント管理装置１０のハードウェア構成例を示す図である。 第１の実施の形態におけるドキュメント管理装置１０及びドキュメント処理装置２０の機能構成例を示す図である。 第１の実施の形態における情報処理システム１が実行する処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 アップロード画面の構成例を示す図である。 第１の実施の形態におけるステップＳ１０６の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。 第１の実施の形態において適用されるワークフロー情報の一例を示す図である。 タスク一覧画面の表示例を示す図である。 第１の実施の形態におけるステップＳ１１３の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。 メタデータ確認画面の表示例を示す図である。 経理処理画面の表示例を示す図である。 第１の実施の形態におけるステップＳ１２１の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。 第２の実施の形態における情報処理システム１が実行する処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 第２の実施の形態におけるステップＳ１１３ａの終了時の対象メタデータの状態を示す図である。 第２の実施の形態におけるステップＳ１２１の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。 第３の実施の形態におけるドキュメント管理装置１０及びドキュメント処理装置２０の機能構成例を示す図である。 第３の実施の形態における情報処理システム１が実行する処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 第３の実施の形態において適用されるワークフロー情報の一例を示す図である。 第３の実施の形態におけるステップＳ１１３ｂの終了時の対象メタデータの状態を示す図である。 第３の実施の形態におけるステップＳ２０６の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。 第４の実施の形態における情報処理システム１が実行する処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 第４の実施の形態において適用されるワークフロー情報の一例を示す図である。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、第１の実施の形態における情報処理システム１の構成例を示す図である。図１において、情報処理システム１は、１以上のユーザ端末３０、ドキュメント管理装置１０及びドキュメント処理装置２０を含む。各ユーザ端末３０は、ＬＡＮ（Local Area Network）又はインターネット等のネットワークを介してドキュメント管理装置１０及びドキュメント処理装置２０に接続する。

ドキュメント管理装置１０は、ドキュメントを電子的に保管（記憶）する１以上のコンピュータである。ドキュメントとは、文書に対応する概念である。ドキュメントは、仮想空間において、例えば、ドキュメントファイル及びメタデータとして管理される。ドキュメントファイルとは、ドキュメント自体を示すデータ（以下、「ドキュメントファイル」という。）である。例えば、紙文書をスキャンした画像データを格納するファイルや、文書作成用のアプリケーションによって電子的に作成されたデータを格納するファイル等がドキュメントファイルに相当する。メタデータとは、ドキュメントに関連する情報を含むデータである。例えば、ドキュメントの書誌情報や、ドキュメントファイルの記載内容当該メタデータの一例である。管理システムは、各ドキュメントについてメタデータを管理することで、メタデータを検索キーとする効率的な検索を可能にする。管理システムは、また、ワークフロー機能を有し、ワークフローに定義された順番に、或るドキュメントに関する作業指示を１又は複数のユーザに対して出力する。なお、本実施の形態では、請求書がドキュメントの一例であるとする。

ドキュメント処理装置２０は、ドキュメントに対して所定の処理を実行する１以上のコンピュータである。ドキュメント処理装置２０が実行する処理は、ドキュメントの種別に応じて異なってもよい。例えば、ドキュメントが請求書であれば、ドキュメント処理装置２０は、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理(ドキュメントのデータ構造の解析)や会計ソフトへインプットするための経理処理等を実行する。なお、ドキュメント処理装置２０を構成する１以上のコンピュータの一部又は全部は、ドキュメント管理装置１０を構成する１以上のコンピュータと同じでもよい。

ユーザ端末３０は、ドキュメント管理装置１０及びドキュメント処理装置２０のユーザが利用するＰＣ（Personal Computer）、スマートフォン又はタブレット端末等の端末である。ユーザ端末３０は、ドキュメント管理装置１０及びドキュメント処理装置２０のそれぞれのユーザインタフェースをユーザに提供する。本実施の形態において、ユーザとしての登場人物は、営業担当者、営業承認者、経理担当者及び経理承認者の４人である。これら４人は、それぞれ異なるユーザ端末３０を利用してもよいし、いずれか二人以上のユーザは、同じユーザ端末３０を利用してもよい。

営業担当者は、例えば、営業部門の担当者である特定の個人である。営業担当者は、請求書を受け取ると、当該請求書のドキュメントファイルをドキュメント管理装置１０へアップロード（登録）する。

営業承認者は、例えば、営業部門において営業担当者の上司である特定の個人である。営業承認者は、営業担当者がアップロードしたドキュメントファイルの内容（すなわち、請求書の内容）を審査する。

経理担当者は、例えば、経理部門の担当者である特定の個人である。経理担当者は、営業承認者によって承認された請求書について、経理部門において必要な作業（以下、「経理作業」という。）を行う。例えば、経理担当者は、請求書の内容を入力したり、所定の伝票の入力をしたりする。なお、経理作業は、ドキュメント管理装置１０には依存しない作業である。一方で、経理作業では、請求書の内容の入力の補助のためにドキュメント処理装置２０が利用される。具体的には、ドキュメント処理装置２０は、請求書のドキュメントファイルに対してＯＣＲ処理等を実行することで、請求書の内容示すテキストデータを生成する。したがって、経理担当者は、請求書の内容の全てを手入力する必要はなく、当該テキストデータにおけるＯＣＲの誤認識の部分を訂正することで、経理作業の負荷を軽減することができる。

経理承認者は、例えば、経理部門において経理担当者の上司である特定の個人である。経理承認者は、経理作業の結果を審査する。

なお、上記４人は、必ずしも別の人物でなくてもよい。

図２は、第１の実施の形態におけるドキュメント管理装置１０のハードウェア構成例を示す図である。図２のドキュメント管理装置１０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置１００、補助記憶装置１０２、メモリ装置１０３、ＣＰＵ１０４、及びインタフェース装置１０５等を有する。

ドキュメント管理装置１０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体１０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。

メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。ＣＰＵ１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従ってドキュメント管理装置１０に係る機能を実行する。インタフェース装置１０５は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。

なお、ドキュメント処理装置２０及びユーザ端末３０も、図２が示すようなハードウェア構成を有してもよい。

図３は、第１の実施の形態におけるドキュメント管理装置１０及びドキュメント処理装置２０の機能構成例を示す図である。図３において、ドキュメント管理装置１０は、ＵＩ部１１、ドキュメント管理部１２及びワークフロー制御部１３を有する。これら各部は、ドキュメント管理装置１０にインストールされた１以上のプログラムが、ＣＰＵ１０４に実行させる処理により実現される。ドキュメント管理装置１０は、また、ドキュメント記憶部１４、メタデータ記憶部１５及びワークフロー情報記憶部１６を利用する。これら各記憶部は、例えば、補助記憶装置１０２、又はドキュメント管理装置１０にネットワークを介して接続可能な記憶装置等を用いて実現可能である。

ドキュメント記憶部１４は、ドキュメントファイルを記憶するデータベースである。メタデータ記憶部１５は、ドキュメントのメタデータを記憶するデータベースである。ワークフロー情報記憶部１６は、１以上のワークフロー情報を記憶するデータベースである。ワークフロー情報とは、ワークフローの定義を示す情報をいう。

ＵＩ部１１は、ドキュメント管理装置１０に関するユーザインタフェース（画面）をユーザ端末３０へ提供する。

ドキュメント管理部１２は、ユーザ端末３０からアップロードされたドキュメントファイルや当該ドキュメントファイルに係るドキュメントのメタデータの管理を行う。ドキュメント管理部１２は、ドキュメントファイルについてはドキュメント記憶部１４へ記憶し、メタデータについてはメタデータへ記憶する。ドキュメント管理部１２は、同じドキュメントに関するドキュメントファイルとメタデータとを関連付ける。

ワークフロー制御部１３は、ドキュメント管理部１２によって管理されるドキュメントについて、ワークフロー情報記憶部１６に予め記憶されているワークフローに従った処理を制御する。ワークフローの制御において、ワークフロー制御部１３は、ワークフローを構成するタスクの制御や、外部システム（本実施の形態ではドキュメント処理装置２０）とのやり取り等を行う。図３において、ワークフロー制御部１３は、ワークフロー情報取得部１３１、対象フロー情報特定部１３２、遷移検知部１３３、アサイン部１３４、アップロード部１３５、処理結果識別子取得部１３６及び処理結果取得部１３７を有する。

ワークフロー情報取得部１３１は、ワークフロー情報記憶部１６に記憶されている全てのワークフロー情報を取得する。なお、ワークフロー情報は、開始トリガ、及び１以上のタスクの定義を実行順に含む。２以上のタスクを含むワークフロー情報は、実行順が前のタスクから実行順が後のタスクへの遷移条件も含む。なお、開始トリガとは、ワークフロー情報が示すワークフローの開始条件を示す情報である。

対象フロー情報特定部１３２は、ワークフロー情報取得部１３１が取得した１以上のワークフロー情報の中から、開始トリガが満たされたワークフロー情報に係るワークフローを実行対象として特定する。

遷移検知部１３３は、実行対象とされているワークフローに関して遷移条件の充足を検知する。

アサイン部１３４は、いずれかのユーザ（本実施の形態では、営業担当者、営業承認者、経理担当者又は経理承認者）への作業のアサインに係るタスクへ実行対象が遷移した場合に、当該アサインのための処理を実行する。

アップロード部１３５は、ドキュメント処理装置２０へのドキュメントファイルのアップロードのタスクへ実行対象が遷移した場合に、当該アップロードを実行する。

処理結果識別子取得部１３６は、アップロード部１３５によってアップロードされたドキュメントファイルに対するドキュメント処理装置２０による処理結果の取得先を示す処理結果識別子を、ドキュメント処理装置２０から取得する。

処理結果取得部１３７は、アップロード部１３５によってアップロードされたドキュメントファイルに対するドキュメント処理装置２０による処理結果をドキュメント処理装置２０から取得する。

ドキュメント処理装置２０は、ＵＩ部２１及びドキュメント処理部２２を有する。これら各部は、ドキュメント処理装置２０にインストールされた１以上のプログラムが、ドキュメント処理装置２０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。

ＵＩ部２１は、ドキュメント処理装置２０に関するユーザインタフェース（画面）をユーザ端末３０へ提供する。

ドキュメント処理部２２は、ドキュメント処理装置２０にアップロードされたドキュメントに関して所定の処理を実行する。例えば、ドキュメント処理部２２は、ドキュメントに対してＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理を実行する。

以下、情報処理システム１が実行する処理手順について説明する。図４は、第１の実施の形態における情報処理システム１が実行する処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。

ステップＳ１０２以降が実行される前のタイミングにおいて、ワークフロー制御部１３のワークフロー情報取得部１３１は、ワークフロー情報をワークフロー情報記憶部１６から取得する（Ｓ１０１－１、Ｓ１０１－２）。ワークフロー制御部１３の対象フロー情報特定部１３２は、取得された各ワークフロー情報について開始トリガの充足の有無を監視する。

その後、営業担当者が請求書を受け取ると（Ｓ１０２）、営業担当者が利用するユーザ端末３０は、営業担当者の指示に応じ、当該請求書のドキュメントファイル（以下、「対象ドキュメントファイル」という。）をドキュメント管理装置１０へアップロード（送信）する（Ｓ１０３）。なお、営業担当者の指示は、例えば、ＵＩ部１１が提供するアップロード画面を介して入力される。

図５は、アップロード画面の構成例を示す図である。図５が示すように、アップロード画面５１０は、アップロード対象のドキュメントのファイル名と、当該ドキュメント（以下、「対象ドキュメント」という。）の種別（ドキュメント種別）との入力の受け付けが可能である。営業担当者が利用するユーザ端末３０は、アップロード画面５１０に対して入力されたファイル名に係る対象ドキュメントファイルと、アップロード画面５１０に対して入力されたドキュメント種別を示す文字列（以下、当該文字列を単に「ドキュメント種別」という。）とをドキュメント管理装置１０へ送信する。

なお、ドキュメント種別とは、例えば、見積書、請求書等、ドキュメントの内容に基づいてドキュメント群を区分した場合に、対象ドキュメントが属する区分を示す情報である。請求書のドキュメントの種別は「請求書」である。本実施の形態において、ドキュメント種別は、ドキュメントに対して実行すべきワークフローの特定等に利用される。したがって、例えば、情報処理システム１が、請求書に対する専用のシステムであり、全てのドキュメントに対して同じワークフローが実行されるのであれば、ドキュメント種別の入力は不要とされてもよい。

ＵＩ部１１は、アップロードされた対象ドキュメントファイル及びドキュメント種別（以下、「対象種別」という。）を受信すると、対象ドキュメントファイル及び対象種別の保存をドキュメント管理部１２に要求する（Ｓ１０４）。ドキュメント管理部１２は、対象ドキュメントファイルに対して新たなドキュメントＩＤ（以下、「対象ドキュメントＩＤ」という。）を割り当てて、対象ドキュメントＩＤに関連付けて対象ドキュメントファイルをドキュメント記憶部１４へ保存する（Ｓ１０５）。続いて、ドキュメント管理部１２は、対象ドキュメントＩＤ及び対象種別が関連付いたメタデータ（以下、「対象メタデータ」という。）をメタデータ記憶部１５に保存する（Ｓ１０６）。

図６は、第１の実施の形態におけるステップＳ１０６の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。図６が示すように、第１の実施の形態において、対象メタデータは、ドキュメントＩＤ、ドキュメント種別、日付、金額及び処理結果識別子等の項目を含む。ステップＳ１０６の終了時点では、これらの項目のうち、ドキュメントＩＤ及びドキュメント種別を含む新たなメタデータがメタデータ記憶部１５に記憶される。

続いて、ドキュメント管理部１２は、新たなドキュメントの保存をワークフロー制御部１３に通知する（Ｓ１０８）。この際、ドキュメント管理部１２は、対象ドキュメントＩＤ及び対象種別をワークフロー制御部１３へ通知する。ワークフロー制御部１３の対象フロー情報特定部１３２は、ドキュメント管理部１２から通知された対象種別に基づいて、ワークフロー情報記憶部１６に記憶されている１以上ワークフロー情報の中から対象ドキュメントに対して適用するワークフロー情報を特定する。

図７は、第１の実施の形態において適用されるワークフロー情報の一例を示す図である。図７は、上の行から順に、開始トリガ、１以上のタスク及び１以上の遷移条件、並びに終了条件を含む。

図７の開始トリガである「ドキュメント（請求書）の保存」は、ドキュメント種別が請求書であるドキュメントが保存されたことを示す。ステップＳ１０８では、ドキュメントの保存と、対象種別（「請求書」）が通知されている。したがって、ここでは、図７が示すワークフロー情報が適用対象とされる。なお、開始トリガは、ドキュメントの保存に限られない。例えば、特定の時刻の到来やその他の各種のイベントが開始トリガとして設定されてもよい。

タスクは、ワークフローを構成する処理である。図７において、上の行のタスクほど、実行順が先である。

遷移条件は、当該遷移条件の直前のタスクから当該遷移条件の直後のタスクへ遷移するために満たされるべき条件である。図７のワークフロー情報は、タスク１～タスク５の５つのタスクを含むため、４つの遷移条件を含む。

終了条件は、ワークフローを終了するために満たされるべき条件である。

なお、本実施の形態では、便宜上、ワークフロー情報の構成を簡略化しているが、ワー 以下、図７が示すワークフロー情報を「対象フロー情報」という。

ワークフロー制御部１３のアサイン部１３４は、対象フロー情報の開始トリガが満たされたため、対象フロー情報（図７）のタスク１の定義（「営業承認者の審査」）に基づいて、対象ドキュメントに対するタスク１（「営業承認者の審査」）のアサインを営業承認者へ通知する（Ｓ１０８）。図７において、タスク１の定義は、「営業承認者の審査」として抽象化されて表現されているが、実際には、「営業承認者」の識別情報をタスクの実行者として含み、「審査」の識別情報をタスクの内容として含む、コンピュータが理解可能な情報である。この点はワークフロー情報の他の項目の定義についても同様である。

なお、営業承認者へタスク１のアサインの通知は、営業承認者に対応するメールアドレス宛にメールが送信されることで実現されてもよい。又は、営業承認者によるドキュメント管理装置１０へのログインに応じて、アサイン部１３４が当該アサインを通知してもよい。アサインの通知方法については、他のユーザについても同様である。なお、アサイン部１３４は、タスクをアサインするたびに、アサイン先のユーザのユーザＩＤに関連付けて、対象ドキュメントＩＤと、アサインしたタスクを示す情報とを補助記憶装置１０２等へ記憶する。しがって、アサイン部１３４は、各ユーザに対してどのドキュメントに対するどのタスクがアサインされているのかを把握可能である。また、アサイン部１３４は、タスクをアサインするたびに、対象ドキュメントＩＤに関連付けて、対象ドキュメントに関してアサインされたタスクを示す情報（いずれのワークフロー情報のいずれのタスクであるのかを示す情報）を補助記憶装置１０２等へ記憶する。したがって、アサイン部１３４は、各ドキュメントについて、いずれのワークフローのいずれのタスクまでが実行されているのかを把握することが可能である。

タスク１のアサインを通知された営業承認者が利用するユーザ端末３０は、営業承認者による操作に応じ、タスク一覧画面を表示する。例えば、ユーザ端末３０は、営業承認者によるドキュメント管理装置１０へのログイン、又はログイン後の所定の操作に応じてタスク一覧画面を表示してもよい。又は、ユーザ端末３０は、タスクのアサインを通知するメールに含まれるＵＲＬ（アサインされたタスクに対応するＵＲＬ）の選択に応じてタスク一覧画面を表示してもよい。いずれの場合であっても、タスク一覧画面は、表示先のユーザ（以下、「対象ユーザ」という。）が特定されている状態で表示される。ここでの対象ユーザは、営業承認者である。

図８は、タスク一覧画面の表示例を示す図である。図８が示すように、タスク一覧画面５２０は、タスク一覧領域５２１、プレビュー領域５２２、メタデータ確認ボタン５２３、完了ボタン５２４及び却下ボタン５２５を含む。

タスク一覧領域５２１は、対象ユーザに対してアサインされているタスクの一覧を示す領域である。例えば、ＵＩ部１１は、タスク一覧画面５２０の生成に際し、対象ユーザに対してアサインされているタスクの一覧を取得し、当該一覧をタスク一覧領域５２１へ含める。なお、タスク一覧領域５２１に係る各タスクには、当該タスクの適用対象のドキュメントのドキュメントＩＤが関連付けられている。

プレビュー領域５２２は、タスク一覧領域５２１において選択されたタスクに係るドキュメントファイルを表示する領域である。例えば、ユーザ端末３０は、タスク一覧領域５２１においていずれかのタスクが選択されると、当該タスクに関連付けられているドキュメントＩＤをドキュメント管理部１２へ送信する。ドキュメント管理部１２は、当該ドキュメントＩＤに対応するドキュメントファイルをドキュメント記憶部１４から取得する。ドキュメント管理部１２は、当該ドキュメントファイルをユーザ端末３０へ送信する。ユーザ端末３０は、当該ドキュメントファイルをプレビュー領域５２２へ表示する。

なお、タスク一覧画面５２０の表示手順は、他のユーザ（経理担当者、経理承認者）についても同様である。

営業承認者は、タスク一覧画面５２０のタスク一覧領域５２１において対象ドキュメントに対応するタスクを選択する。その結果、対象ドキュメントファイルがプレビュー領域５２２に表示される。営業承認者は、プレビュー領域５２２に表示された対象ドキュメントファイル（すなわち、請求書）を参照して、対象ドキュメントの審査を行う。営業承認者は、審査の結果、問題が無ければ、完了ボタン５２４を選択し、問題が有れば却下ボタン５２５を選択する。ユーザ端末３０は、選択されたボタンに応じた審査結果（「完了」又は「却下」）及び対象ドキュメントＩＤをドキュメント管理装置１０へ送信する（Ｓ１０９）。

ドキュメント管理装置１０のＵＩ部１１は、当該審査結果及び対象ドキュメントＩＤを受信すると、当該審査結果及び対象ドキュメントＩＤをワークフロー制御部１３へ通知する（Ｓ１１０）。ワークフロー制御部１３の遷移検知部１３３は、ＵＩ部１１から通知された審査結果が「完了」であれば、対象ドキュメントＩＤに係る対象フロー情報（図７）に基づいて、タスク１からタスク２への遷移条件（「完了」）が満たされたことを検知する。そこで、ワークフロー制御部１３のアップロード部１３５は、対象フロー情報のタスク２の定義（「ドキュメント処理装置２０へのアップロード」）に基づいて、対象ドキュメントファイルをドキュメント管理部１２を経由して取得する。続いて、アップロード部１３５は、対象ドキュメントファイルをドキュメント処理装置２０のドキュメント処理部２２へアップロード（送信）する（Ｓ１１１－１）。なお、当該審査結果が「却下」である場合、タスク１からタスク２への遷移条件は満たされないため、ステップＳ１１１－１は実行されない。遷移条件が満たされない場合に、遷移先のタスクが実行されない点は、他の遷移条件についても同様である。

ドキュメント処理装置２０のドキュメント処理部２２は、対象ドキュメントファイルを受信すると、対象ドキュメントファイルに対して所定の処理を実行する。本実施の形態では、ドキュメント処理部２２は、アップロードされたドキュメントファイルに対してＯＣＲ処理等のテキストデータの抽出（生成）処理を実行する。すなわち、ドキュメント処理部２２は、対象ドキュメントファイルの記載内容を含むテキストデータを生成する。なお、対象ドキュメントファイルは、画像データでなくてもよい。例えば、対象ドキュメントファイルは、特定のアプリケーションに依存した形式のデータであってもよい。この場合、ドキュメント処理部２２は、当該形式のデータをテキストデータに変換することで、対象ドキュメントファイルの記載内容を含むテキストデータを生成すればよい。ドキュメント処理部２２は、所定の処理（ＯＣＲ処理）の結果であるテキストデータに外部からアクセス可能にするための識別情報（以下、「処理結果識別子」という。）を生成する。ドキュメント処理部２２は、当該処理結果識別子（以下、「対象処理結果識別子」という。）に関連付けて処理結果（テキストデータ）及び対象ドキュメントファイル（すなわち、処理対象のデータ）を保存しておく。なお、処理結果識別子は、例えば、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）である。すなわち、処理結果識別子は、ドキュメント処理部２２による処理結果をネットワーク上に公開するための識別情報であるともいえる。続いて、ドキュメント処理部２２は、対象処理結果識別子を含む応答をワークフロー制御部１３へ送信する（Ｓ１１１－２）。

ワークフロー制御部１３の処理結果識別子取得部１３６は、対象処理結果識別子を受信（取得）すると、タスク２の一連の処理として、対象ドキュメントについて、メタデータ記憶部１５への対象処理結果識別子の記憶を制御する。具体的には、処理結果識別子取得部１３６は、対象ドキュメントＩＤを指定して、対象メタデータへの対象処理結果識別子の設定（対象処理結果識別子のメタデータとしての保存）をドキュメント管理部１２に要求する（Ｓ１１２）。

ドキュメント管理部１２は、処理結果識別子取得部１３６からの要求に応じ、メタデータ記憶部１５に記憶されているメタデータのうち、当該要求に指定されている対象ドキュメントＩＤに対応する対象メタデータに対して対象処理結果識別子を設定する（Ｓ１１３）。

図９は、第１の実施の形態におけるステップＳ１１３の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。図９が示すように、ステップＳ１１３の終了時点において、対象メタデータは、処理結果識別子としてのＵＲＬを含む。

続いて、ドキュメント管理部１２は、対象処理結果識別子の設定完了をワークフロー制御部１３へ通知する（Ｓ１１４）。斯かる通知は、対象ドキュメントＩＤを含む。

ワークフロー制御部１３の遷移検知部１３３は、設定完了の通知に基づき、対象ドキュメントＩＤに係る対象フロー情報（図７）においてタスク２からタスク３への遷移条件（「設定完了」）が満たされたことを検知する。そこで、アサイン部１３４は、対象フロー情報のタスク３の定義（「経理担当者の経理作業」）に基づいて、対象ドキュメントに対するタスク３（「経理担当者の経理作業」）のアサインを経理担当者へ通知する（Ｓ１１５）。タスク３のアサインを通知された経理担当者が利用するユーザ端末３０は、経理担当者による操作に応じ、タスク一覧画面５２０（図８）を表示する。

ここで、タスク３（「経理担当者の経理作業」）において経理担当者が行いたいことは、対象ドキュメントに関する経理作業である。経理作業は、対象ドキュメント（請求書）の記載内容等を入力することであるが、当該記載内容は、ドキュメント処理装置２０による処理結果としてドキュメント処理装置２０に記憶されている。したがって、当該処理結果を入手することができれば、経理作業を効率化することができる。但し、経理担当者が当該処理結果を入手するためには、経理担当者が当該処理結果の取得先を知る必要が有る。そこで、経理担当者は、タスク一覧画面５２０のメタデータ確認ボタン５２３を選択する。経理担当者が利用するユーザ端末３０は、メタデータ確認ボタン５２３の選択に応じ、メタデータ確認画面を表示する。

図１０は、メタデータ確認画面の表示例を示す図である。図１０が示すように、メタデータ確認画面５３０は、対象メタデータを表示する画面である。この時点において、対象メタデータは図９に示した通りであるため、日付及び金額の値は空である。但し、この時点において経理担当者にとって必要な情報は、ドキュメント処理装置２０による処理結果の取得先を示す処理結果識別子である。したがって、経理担当者は、処理結果識別子としてのＵＲＬを利用して当該処理結果にアクセスすることができる。

なお、メタデータ確認画面５３０が表示するメタデータは、例えば、メタデータ確認ボタン５２３の選択に応じてユーザ端末３０がドキュメント管理装置１０から取得する。具体的には、ユーザ端末３０は、メタデータ確認ボタン５２３が選択されると、タスク一覧領域５２１（図８）において選択されているタスクに対応するドキュメントＩＤを含む、メタデータの取得要求をドキュメント管理部１２へ送信する。ドキュメント管理部１２は、当該ドキュメントＩＤに対応付けられてメタデータ記憶部１５に記憶されているメタデータを取得し、当該メタデータをユーザ端末３０へ送信する。その結果、ユーザ端末３０は、当該メタデータを含むメタデータ確認画面５３０を表示することができる。このように、メタデータ記憶部１５に記憶されたメタデータは、ユーザ端末３０へ送信されていることが予定されている。換言すれば、メタデータ記憶部１５は、ユーザ端末３０へ送信される情報を記憶する記憶部であるといえる。そこで、処理結果識別子取得部１３６は、対象処理結果識別子がユーザ端末３０へ送信されるようにするために、ステップＳ１１２において、メタデータ記憶部１５への対象処理結果識別子の記憶を制御するのである。

経理担当者が、メタデータ確認画面５３０に表示された対象処理結果識別子としてのＵＲＬをクリック、又は当該ＵＲＬをブラウザへ入力すると、ステップＳ１１６の経理処理が実行される。当該経理処理において、経理担当者が利用するユーザ端末３０は、まず、当該ＵＲＬへアクセスする。斯かるアクセスは、ドキュメント処理装置２０のＵＩ部２１に対する、対象ドキュメントに対応する処理結果（ＯＣＲ結果）の取得要求に相当する（Ｓ１１６－１）。ＵＩ部２１は、当該取得要求に応じ、アクセス対象の当該ＵＲＬに対応付けられて記憶されている処理結果及び対象ドキュメントファイルをドキュメント処理部２２から取得する（Ｓ１１６－２）。ＵＩ部２１は、当該処理結果及び対象ドキュメントファイルを含む経理処理画面の画面データを生成し、当該ユーザ端末３０へ送信する（Ｓ１１６－１）。当該ユーザ端末３０は、当該画面データに基づいて経理処理画面を表示する。

図１１は、経理処理画面の一例を示す図である。図１１が示すように、経理処理画面５４０は、プレビュー領域５４１、請求書情報領域５４２及び仕訳伝票領域５４３等を含む。プレビュー領域５４１は、対象ドキュメントファイルが表示される領域である。請求書情報領域５４２は、対象ドキュメントの記載内容が表示される領域である。経理処理画面５４０の初期状態において、請求書情報領域５４２の各項目には、対象ドキュメントファイルに対するドキュメント処理部２２による処理結果（ＯＣＲ結果）が表示される。仕訳伝票領域５４３は、経理作業において経理担当者が入力する領域である。なお、経理担当者は、請求書情報領域５４２の内容について誤り（すなわち、ドキュメント処理部２２による誤認識等）の有無を確認する。請求書情報領域５４２において誤っている項目が有る場合、経理担当者は、当該項目の内容を修正する。

経理担当者が請求書情報領域５４２の修正及び仕訳伝票領域５４３の入力を終え、確定ボタン５４４を選択すると、ユーザ端末３０は、請求書情報領域５４２の内容及び仕訳伝票領域５４３の内容をＵＩ部２１へ送信する（Ｓ１１６－１）。ＵＩ部２１は、請求書情報領域５４２の内容及び仕訳伝票領域５４３の内容の保存をドキュメント処理部２２へ要求する（Ｓ１１６－２）。ドキュメント処理部２２は、対象処理結果識別子に対応付けられて記憶されている処理結果を、当該請求書情報領域５４２の内容によって上書きする。その結果、例えば、ドキュメント処理部２２によるＯＣＲの誤認識等に対する修正が当該処理結果へ反映される。以上によって経理作業が終了する。

経理作業が終了すると、経理担当者は、ユーザ端末３０が表示するタスク一覧画面５２０（図８）のタスク一覧領域５２１において対象ドキュメントに対応するタスクが選択された状態において、完了ボタン５２４を選択する。ユーザ端末３０は、選択された完了ボタン５２４に応じた経理処理結果（「完了）及び対象ドキュメントＩＤをドキュメント管理装置１０へ送信する（Ｓ１１７）。

ドキュメント管理装置１０のＵＩ部１１は、当該経理処理結果及び対象ドキュメントＩＤを受信すると、当該経理処理結果及び対象ドキュメントＩＤをワークフロー制御部１３へ通知する（Ｓ１１８）。ワークフロー制御部１３の遷移検知部１３３は、ＵＩ部１１から通知された経理処理結果が「完了」であれば、対象ドキュメントＩＤに係る対象フロー情報（図７）に基づいて、タスク３からタスク４への遷移条件（「完了」）が満たされたことを検知する。そこで、ワークフロー制御部１３の処理結果取得部１３７は、対象フロー情報のタスク２の定義（「ドキュメント処理装置２０から処理結果を取得」）に基づいて、ドキュメント処理装置２０のドキュメント処理部２２から処理結果を取得する（Ｓ１１９－１、Ｓ１１９－２）。

続いて、処理結果取得部１３７は、タスク４の一連の処理として、取得した処理結果について、対象メタデータへの設定をドキュメント管理部１２に要求する（Ｓ１２０）。斯かる要求には、対象ドキュメントＩＤが含まれる。

ドキュメント管理部１２は、処理結果取得部１３７からの要求に応じ、メタデータ記憶部１５に記憶されているメタデータのうち、当該要求が含む対象ドキュメントＩＤに対応する対象メタデータに対して当該処理結果を設定する（Ｓ１２１）。

図１２は、第１の実施の形態におけるステップＳ１２１の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。図１２が示すように、ステップＳ１２１の終了時点において、対象メタデータは、日付及び金額を含む。なお、図１２の値は、便宜上、図１１の値と整合していない。また、本実施の形態は、ドキュメント処理部２２による処理結果の一部がメタデータに設定される例を示す。但し、ドキュメント処理部２２による処理結果の全部がメタデータに設定されてもよい。

続いて、ドキュメント管理部１２は、処理結果の設定完了をワークフロー制御部１３へ通知する（Ｓ１２２）。斯かる通知は、対象ドキュメントＩＤを含む。

ワークフロー制御部１３の遷移検知部１３３は、設定完了の通知に基づき、対象ドキュメントＩＤに係る対象フロー情報（図７）においてタスク４からタスク５への遷移条件（「設定完了」）が満たされたことを検知する。そこで、アサイン部１３４は、対象フロー情報（図７）のタスク５の定義（「経理承認者の審査」）に基づいて、対象ドキュメントに対するタスク５（「経理承認者の審査」）のアサインを経理承認者へ通知する（Ｓ１２３）。

タスク５のアサインを通知された経理承認者が利用するユーザ端末３０は、経理承認者による操作に応じ、タスク一覧画面５２０（図８）を表示する。ここで、経理承認者がどのような作業を行うかについては任意である。例えば、経理承認者は、タスク一覧画面５２０のメタデータ確認ボタン５２３を選択してメタデータ確認画面５３０を表示させてもよい。この場合、経理承認者は、メタデータ確認画面５３０に含まれている処理結果識別子としてのＵＲＬをクリック、又は当該ＵＲＬをブラウザへ入力することで、当該処理結果識別子に対応する処理結果を参照して、経理作業の結果を確認もよい。

経理承認者は、経理作業の結果を承認する場合、タスク一覧画面５２０（図８）のタスク一覧領域５２１において対象ドキュメントに対応するタスクが選択された状態において、完了ボタン５２４を選択する。ユーザ端末３０は、選択された完了ボタン５２４に応じた審査結果（「完了）及び対象ドキュメントＩＤをドキュメント管理装置１０へ送信する（Ｓ１２４）。ドキュメント管理装置１０のＵＩ部１１は、当該審査結果及び対象ドキュメントＩＤを受信すると、当該審査結果及び対象ドキュメントＩＤをワークフロー制御部１３へ通知する（Ｓ１２５）。ワークフロー制御部１３の遷移検知部１３３は、ＵＩ部１１から通知された審査結果が「完了」であれば、対象ドキュメントＩＤに係る対象フロー情報（図７）に基づいて、対象フロー情報に係るワークフローの終了条件が満たされたことを検知する。

なお、上記では、処理結果識別子がＵＲＬである例について説明したが、ドキュメント処理装置２０の外部から処理結果にアクセス可能な識別情報であれば、ＵＲＬ以外の識別情報が処理結果識別子として利用されてもよい。

上述したように、第１の実施の形態によれば、ドキュメント管理装置１０からドキュメント処理装置２０に対してドキュメントファイルが自動的にアップロードされる。したがって、ドキュメント管理装置１０からドキュメントファイルをダウンロードしてドキュメント処理装置２０へアップロードするといったユーザによる操作を不要にすることができる。但し、ドキュメント管理装置１０からのアップロードに応じてドキュメント処理装置２０が当該ドキュメントファイルに対して処理を実行する場合、ユーザ（経理担当者）がドキュメント処理装置２０による処理結果を入手するのが困難になってしまう。ユーザが直接的にドキュメント処理装置２０に対して処理の実行指示を入力しているわけではないため、ユーザは、当該実行指示に対する応答として当該処理結果を得ることができないからである。

そこで、本実施の形態では、当該処理結果の取得先を示す処理結果識別子がドキュメント処理装置２０からドキュメント管理装置１０へ応答される。ドキュメント管理装置１０は、当該処理結果識別子を、ユーザが利用するユーザ端末３０へ送信される情報を記憶するメタデータ記憶部１５へ保存する。その結果、ユーザは、当該処理結果識別子を利用して当該処理結果に容易にアクセスすることができる。

したがって、本実施の形態によれば、（様々なユーザが関与する）ワークフローの途中であっても、当該ワークフローの対象であるデータに対する処理の実行結果へアクセスするための操作負担を軽減することができる。

次に、第２の実施の形態について説明する。第２の実施の形態では第１の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第１の実施の形態と同様でもよい。

図１３は、第２の実施の形態における情報処理システム１が実行する処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図１３中、図４と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

図１３が示すように、第２の実施の形態では、図４におけるステップＳ１１１－２、Ｓ１１２、Ｓ１１３が、それぞれＳ１１１－２ａ、Ｓ１１２ａ、Ｓ１１３ａに置換される。

ステップＳ１１１－２ａにおいて、ドキュメント処理部２２は、対象処理結果識別子に加えて、対象処理結果識別子に係る処理結果（例えば、ＯＣＲ結果）を含む応答をワークフロー制御部１３へ送信する。

ワークフロー制御部１３の処理結果識別子取得部１３６は、対象処理結果識別子及び当該処理結果を受信すると、タスク２の一連の処理として、対象ドキュメントについて、メタデータ記憶部１５への対象処理結果識別子及び当該処理結果の記憶を制御する。具体的には、処理結果識別子取得部１３６は、対象メタデータへの対象処理結果識別子及び当該処理結果の設定（対象処理結果識別子及び当該処理結果のメタデータとしての保存）をドキュメント管理部１２に要求する（Ｓ１１２ａ）。斯かる要求には、対象ドキュメントＩＤが含まれる。

ドキュメント管理部１２は、処理結果識別子取得部１３６からの要求に応じ、メタデータ記憶部１５に記憶されているメタデータのうち、当該要求が含む対象ドキュメントＩＤに対応する対象メタデータに対して対象処理結果識別子及び当該処理結果を設定する（Ｓ１１３ａ）。

図１４は、第２の実施の形態におけるステップＳ１１３ａの終了時の対象メタデータの状態を示す図である。図９が示すように、ステップＳ１１３ａの終了時点において、対象メタデータは、処理結果識別子に加え、ドキュメント処理部２２による処理結果に含まれている日付及び金額をも含む。

図１３における以降の処理手順は、第１の実施の形態（図４）と同じである。なお、ステップＳ１１９－１～Ｓ１２１においては、改めて処理結果が取得され、当該処理結果によって対象メタデータの日付及び金額が上書きされる。

図１５は、第２の実施の形態におけるステップＳ１２１の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。

ステップＳ１１９において改めて処理結果が取得されるのは、ステップＳ１１１ａにおいて取得された処理結果には、ドキュメント処理部２２によるＯＣＲ処理の誤認識等が含まれており、斯かる誤認識が経理作業において修正されている可能性が有るからである。すなわち、ステップＳ１１９では、ステップＳ１１１ａにおいて取得される処理結果に対して修正が加えられた処理結果が取得される可能性が有るからである。

このような可能性を表現するために、図１５は、図１４における日付及び金額が修正された例を示す。具体的には、図１４では、日付、金額のそれぞれに対して「２０２７／０２／２２」、「７，０００，０００円」が設定されているが、図１５では、「２０２１／０２／２２」、「１，０００，０００円」が設定されている。これは、経理担当者によって日付及び金額がこのように修正されたことを示す。但し、ドキュメント処理部２２による誤認識が無かった場合には、図１４と図１５の内容は同じとなる。

上述したように、第２の実施の形態によれば、第１の実施の形態と同様の効果を得ることができる。また、第２の実施の形態によれば、ステップＳ１１３ａにおいて、対象ドキュメントのメタデータ（日付、金額）に対して仮の値が設定されるため、ステップＳ１１３ａの終了後において、メタデータに基づく対象ドキュメントの検索等を可能とすることができる。

次に、第３の実施の形態について説明する。第３の実施の形態では第１又は第２の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第１又は第２の実施の形態と同様でもよい。

図１６は、第３の実施の形態におけるドキュメント管理装置１０及びドキュメント処理装置２０の機能構成例を示す図である。図１６中、図３と同一部分には同一符号を付し、その説明は省略する。

図１６において、ドキュメント管理装置１０のワークフロー制御部１３は、更に、ファイルＩＤ取得部１３８を有する。

図１７は、第３の実施の形態における情報処理システム１が実行する処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図１７中、図４と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は適宜省略する。

ステップＳ１０１～Ｓ１０７は、図４と同じである。但し、図１７では、ステップＳ１０１において取得されるワークフロー情報（すなわち、対象フロー情報）が図７とは異なる。

図１８は、第３の実施の形態において適用されるワークフロー情報の一例を示す図である。図１８が示すワークフロー情報において開始トリガは図７と同じであるが、タスク１とタスク２とが図７に対して入れ替わっている。すなわち、図１８では、「ドキュメント処理装置２０へのアップロード」がタスク１とされている。

そこで、ステップＳ１０７に続いて、アップロード部１３５は、対象ドキュメントファイルをドキュメント処理装置２０のドキュメント処理部２２へアップロード（送信）する（Ｓ１１１－１）。

対象ドキュメントファイルの受信に応じてドキュメント処理装置２０のドキュメント処理部２２が実行する処理は、基本的には上記各実施の形態と同じである。但し、第３の実施の形態のドキュメント処理部２２は、この時点では、処理結果識別子は生成しない。その替わりに、ドキュメント処理部２２は、対象ドキュメントファイルに対する識別情報としてファイルＩＤを生成する。ドキュメント処理部２２は、ファイルＩＤに関連付けて処理結果（ＯＣＲ結果等）を記憶する。この際、ドキュメント処理部２２は、当該ファイルＩＤ（以下、「対象ファイルＩＤ」という。）に対する処理結果へのアクセスを制限（禁止）するために当該処理結果に対してロック（アクセス制限）をかける。したがって、ドキュメント処理部２２は、当該ロックが解除されるまで、当該処理結果に対するアクセスを制限（禁止）する。続いて、ドキュメント処理部２２は、対象ファイルＩＤ及び当該処理結果を含む応答をワークフロー制御部１３へ送信する（Ｓ１１１－２ｂ）。但し、この時点において処理結果は送信されなくてもよい。

ワークフロー制御部１３のファイルＩＤ取得部１３８は、対象ファイルＩＤを受信すると、タスク２の一連の処理として、対象ドキュメントについて、メタデータ記憶部１５への対象ファイルＩＤ及び当該処理結果の記憶を制御する。具体的には、ファイルＩＤ取得部１３８は、対象ドキュメントＩＤを指定して、対象メタデータへの対象ファイルＩＤ及び当該処理結果の設定をドキュメント管理部１２に要求する（Ｓ１１２ｂ）。

ドキュメント管理部１２は、ファイルＩＤ取得部１３８からの要求に応じ、メタデータ記憶部１５に記憶されているメタデータのうち、当該要求に指定されている対象ドキュメントＩＤに対応する対象メタデータに対して対象ファイルＩＤ及び当該処理結果を設定する（Ｓ１１３ｂ）。

図１９は、第３の実施の形態におけるステップＳ１１３ｂの終了時の対象メタデータの状態を示す図である。図１９が示すように、ステップＳ１１３ｂの終了時点において、対象メタデータはファイルＩＤを含む。但し、この時点において、対象メタデータは、処理結果識別子を含まない。

続いて、ドキュメント管理部１２は、対象ファイルＩＤ等の設定完了をワークフロー制御部１３へ通知する（Ｓ１１４ｂ）。斯かる通知は、対象ドキュメントＩＤを含む。

ワークフロー制御部１３の遷移検知部１３３は、設定完了の通知に基づき、対象ドキュメントＩＤに係る対象フロー情報（図１８）においてタスク１からタスク２への遷移条件（「設定完了」）が満たされたことを検知する。そこで、アサイン部１３４は、対象フロー情報（図１８）のタスク２の定義（「営業承認者の審査」）に基づいて、対象ドキュメントに対するタスク２（審査）のアサインを営業承認者へ通知する（Ｓ１０８）。なお、当該タスク２は、第１の実施の形態におけるタスク１と同じである。したがって、タスク２に関して、第１の実施の形態におけるタスク１と同様にステップＳ１０８～Ｓ１１０が実行される。

ステップＳ１１０に続いて、ワークフロー制御部１３の遷移検知部１３３は、ＵＩ部１１から通知された審査結果が「完了」であれば、対象ドキュメントＩＤに係る対象フロー情報（図１８）に基づいて、タスク２からタスク３への遷移条件（「完了」）が満たされたことを検知する。そこで、ワークフロー制御部１３の処理結果識別子取得部１３６は、対象フロー情報のタスク３の定義（「ドキュメント処理装置２０から処理結果識別子の取得」）に基づいて、当該タスク３の制御を行う。

まず、処理結果識別子取得部１３６は、対象ドキュメントＩＤを指定して、対象ファイルＩＤの取得をドキュメント管理部１２へ要求する（Ｓ２０１）。ドキュメント管理部１２は、対象ドキュメントＩＤに対応する対象メタデータ（図１９）から対象ファイルＩＤを取得する（Ｓ２０２－１、Ｓ２０２－２）。ドキュメント管理部１２は、取得した対象ファイルＩＤを処理結果識別子取得部１３６へ通知する（Ｓ２０３）。

続いて、処理結果識別子取得部１３６は、対象ファイルＩＤを指定して、処理結果識別子の取得要求をドキュメント処理装置２０のドキュメント処理部２２へ送信する（Ｓ２０４－１）。ドキュメント処理部２２は、対象ファイルＩＤに関連付けられている処理結果に対する処理結果識別子（対象処理結果識別子）を生成し、対象処理結果識別子を当該処理結果に関連付ける。したがって、対象処理結果識別子は、対象ファイルＩＤにも対応付く。なお、ドキュメント処理部２２は、対象処理結果識別子の生成に伴い、対象処理結果識別子に関連付く処理結果に対するロックを解除する。続いて、ドキュメント処理部２２は、対象処理結果識別子を含む応答を処理結果識別子取得部１３６へ送信する（Ｓ２０４－２）。

処理結果識別子取得部１３６は、対象処理結果識別子を受信すると、タスク３の一連の処理として、対象ドキュメントについて、メタデータ記憶部１５への対象処理結果識別子の記憶を制御する。具体的には、処理結果識別子取得部１３６は、対象ドキュメントＩＤを指定して、対象メタデータへの対象処理結果識別子の設定（対象処理結果識別子のメタデータとしての保存）をドキュメント管理部１２に要求する（Ｓ２０５）。

ドキュメント管理部１２は、処理結果識別子取得部１３６からの要求に応じ、メタデータ記憶部１５に記憶されているメタデータのうち、当該要求に指定されている対象ドキュメントＩＤに対応する対象メタデータに対して対象処理結果識別子を設定する（Ｓ２０６）。

図２０は、第３の実施の形態におけるステップＳ２０６の終了時の対象メタデータの状態を示す図である。図２０が示すように、ステップＳ２０６の終了時点において、対象メタデータは、処理結果識別子を含む。

続いて、ドキュメント管理部１２は、対象処理結果識別子の設定完了をワークフロー制御部１３へ通知する（Ｓ２０７）。斯かる通知は、対象ドキュメントＩＤを含む。

ワークフロー制御部１３の遷移検知部１３３は、設定完了の通知に基づき、対象ドキュメントＩＤに係る対象フロー情報（図１８）においてタスク３からタスク４への遷移条件（「設定完了」）が満たされたことを検知する。第３の実施の形態における対象フロー情報（図１８）のタスク４以降は、第１の実施の形態における対象フロー情報（図７）のタスク３以降と同じである。したがって、以降においては、図４におけるタスク３以降の処理（Ｓ１１５～Ｓ１２５）と同じ処理が実行される。

上述したように、第３の実施の形態によれば、第１の実施の形態と同様の効果を得ることができる。

また、第３の実施の形態では、営業承認者による承認前にドキュメントファイルがドキュメント処理装置２０へアップロードされる。この場合、営業承認者によって承認が行われていない対象ドキュメントについて、経理担当者による経理作業が着手可能状態となってしまのは好ましくない。そこで、第３の実施の形態では、ドキュメント処理装置２０へのドキュメントファイルへのアップロード時ではなく、営業承認者によって承認が行われた後に、ドキュメント処理装置２０による処理結果に対する対象処理結果識別子が対象メタデータに設定される。そうすることで、営業承認者によって承認が行われる前に、経理担当者による経理作業が行われてしまうことを回避することができる。

なお、ドキュメント処理部２２による処理結果に対するロック及びロックの解除は、ワークフロー情報のタスクとして定義されてもよい。

次に、第４の実施の形態について説明する。第４の実施の形態では上記各形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、上記各実施の形態と同様でもよい。

図２１は、第４の実施の形態における情報処理システム１が実行する処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図２１中、図４と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

図２１のステップＳ１０１では、図７とは異なるワークフロー情報が対象フロー情報として取得される。

図２２は、第４の実施の形態において適用されるワークフロー情報の一例を示す図である。図２２のワークフロー情報は、図７のワークフロー情報からタスク４と、タスク４からタスク５への遷移条件とが削除されたものである。その結果、図７のタスク５が、図２２においてタスク４となっている。ここで、図７のタスク４は、ドキュメント処理装置２０からの処理結果の取得である。第４の実施の形態において、当該タスク４の定義が不要となるのは、第４の実施の形態では、ドキュメント処理部２２からワークフロー制御部１３に対して処理結果が通知されるからである。

ドキュメント処理部２２からワークフロー制御部１３に対する処理結果の通知を可能とするため、図２１では、図４のステップＳ１１１－１が、ステップＳ１１１－１ｃに置き換えられる。

ステップＳ１１１－１ｃにおいて、アップロード部１３５は、対象ドキュメントファイルと共に、通知先識別子をドキュメント処理装置２０のドキュメント処理部２２へアップロード（送信）する。通知先識別子とは、処理結果の通知先（コールバック先）を示す識別情報である。例えば、本実施の形態において、当該処理結果の通知先は処理結果取得部１３７である。したがって、通知先識別子は、例えば、処理結果取得部１３７が処理結果を受信するためのアドレス情報（例えば、ＵＲＬ）である。

その後、経理処理が終了し、対象ドキュメントに関する処理結果が確定すると、ドキュメント処理部２２は、通知先識別子宛てに当該処理結果を送信する（Ｓ３０１）。

処理結果取得部１３７が当該処理結果を受信すると、ステップＳ１２０以降の処理手順が実行される。

上述したように、第４の実施の形態によれば、第１の実施の形態と同様の効果を得ることができる。

また、第４の実施の形態では、経理作業が反映された処理結果がドキュメント処理装置２０からドキュメント管理装置１０へ自動的に送信される。したがって、経理担当者は、タスク一覧画面５２０の完了ボタン５２４を選択する必要はない。換言すれば、経理処理画面５４０の確定ボタン５４４の選択によって、タスク一覧画面５２０の完了ボタン５２４の選択を兼ねることができる。その結果、経理担当者の作業負担を更に軽減することができる。

なお、ユーザ端末３０は、通信機能を備えた装置であれば、特定の種類の装置に限られない。ユーザ端末３０は、例えば、画像形成装置、ＰＪ（Projector：プロジェクタ）、ＩＷＢ（Interactive White Board：相互通信が可能な電子式の黒板機能を有する白板）、デジタルサイネージ等の出力装置、ＨＵＤ（Head Up Display）装置、産業機械、撮像装置、集音装置、医療機器、ネットワーク家電、ノートＰＣ（Personal Computer）、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、デジタルカメラ、ウェアラブルＰＣまたはデスクトップＰＣ等であってもよい。

また、上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

また、各実施形態に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。

ある実施形態では、ドキュメント管理装置１０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。同様に、ドキュメント処理装置２０は、互いに通信するように構成された複数のコンピューティングデバイスを含むことができる。

さらに、ドキュメント管理装置１０およびドキュメント処理装置２０は、開示された処理ステップを様々な組み合わせで共有するように構成できる。例えば、所定の機能部によって実行されるプロセスは、ドキュメント処理装置２０によって実行され得る。同様に、所定の機能部の機能は、ドキュメント処理装置２０によって実行することができる。また、ドキュメント管理装置１０とドキュメント処理装置２０の各要素は、１つのサーバ装置にまとめられていても良いし、複数の装置に分けられていても良い。

なお、上記各実施の形態において、ドキュメント管理装置１０は、データ管理装置の一例である。ドキュメント処理装置２０は、データ処理装置の一例である。ドキュメント管理部１２は、記憶処理部の一例である。アップロード部１３５は、送信部の一例である。処理結果識別子取得部１３６は、第１の取得部の一例である。ドキュメント記憶部１４は、第１の記憶部の一例である。処理結果識別子は、第１の識別情報の一例である。メタデータ記憶部１５は、第２の記憶部の一例である。ファイルＩＤ取得部１３８は、第２の取得部の一例である。ファイルＩＤは、第２の識別情報の一例である。通知先識別子は、第３の識別情報の一例である。処理結果取得部１３７は、第３の取得部の一例である。営業担当者は、第１のユーザの一例である。経理担当者は、第２のユーザの一例である。

以上、本発明の実施の形態について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１ 情報処理システム
１０ ドキュメント管理装置
１１ ＵＩ部
１２ ドキュメント管理部
１３ ワークフロー制御部
１４ ドキュメント記憶部
１５ メタデータ記憶部
１６ ワークフロー情報記憶部
２０ ドキュメント処理装置
２１ ＵＩ部
２２ ドキュメント処理部
３０ ユーザ端末
１００ ドライブ装置
１０１ 記録媒体
１０２ 補助記憶装置
１０３ メモリ装置
１０４ ＣＰＵ
１０５ インタフェース装置
１３１ ワークフロー情報取得部
１３２ 対象フロー情報特定部
１３３ 遷移検知部
１３４ アサイン部
１３５ アップロード部
１３６ 処理結果識別子取得部
１３７ 処理結果取得部
１３８ ファイルＩＤ取得部
Ｂ バス

特開２００８－２５９２１１号公報

Claims (8)

1. データ管理装置とデータ処理装置とを含む情報処理システムであって、
   前記データ管理装置は、
   １以上の端末のいずれかから送信されるデータを第１の記憶部に記憶する記憶処理部と、
   前記第１の記憶部に記憶されたデータを前記データ処理装置へ送信する送信部と、
   前記データ処理装置による前記データに対する処理の結果を前記データ処理装置の外部からアクセス可能にするための第１の識別情報を前記データ処理装置から取得して、前記１以上の端末のいずれかへ送信される情報を記憶する第２の記憶部への前記第１の識別情報の記憶を制御する第１の取得部と、
   を有することを特徴とする情報処理システム。
2. 前記第１の取得部は、更に、前記処理の結果を取得して、前記第２の記憶部への前記処理の結果の記憶を制御する、
   を有することを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
3. 前記データ管理装置は、
   前記送信部が前記データ処理装置へ送信した前記データに対する第２の識別情報を前記データ処理装置から取得して、前記第２の記憶部への前記第２の識別情報の記憶を制御する第２の取得部を有し、
   前記第１の取得部は、前記第１の記憶部に記憶されたデータについて、前記１以上の端末のいずれかから所定の通知が受信された後に、前記第２の記憶部が記憶する前記第２の識別情報に対応する前記第１の識別情報を前記データ処理装置から取得する、
   ことを特徴とする請求項２記載の情報処理システム。
4. 前記送信部は、更に、前記処理の結果の通知先を示す第３の識別情報を前記データ処理装置へ送信し、
   前記データ管理装置は、
   前記第３の識別情報を通知先として前記データ処理装置が送信した前記処理の結果を取得する第３の取得部、
   を有することを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
5. 前記記憶処理部は、第１のユーザが利用する端末ら送信されるデータを前記第１の記憶部に記憶し、
   前記第１の取得部は、前記第１のユーザとは異なる第２のユーザが利用する端末へ送信される情報を記憶する第２の記憶部への前記第１の識別情報の記憶を制御する、
   ことを特徴とする請求項１乃至４いずれか一項記載の情報処理システム。
6. １以上の端末のいずれかから送信されるデータを第１の記憶部に記憶する記憶処理部と、
   前記第１の記憶部に記憶されたデータをデータ処理装置へ送信する送信部と、
   前記データ処理装置による前記データに対する処理の結果を前記データ処理装置の外部からアクセス可能にするための第１の識別情報を前記データ処理装置から取得して、前記１以上の端末のいずれかへ送信される情報を記憶する第２の記憶部への前記第１の識別情報の記憶を制御する第１の取得部と、
   を有することを特徴とするデータ管理装置。
7. １以上の端末のいずれかから送信されるデータを第１の記憶部に記憶する記憶処理手順と、
   前記第１の記憶部に記憶されたデータをデータ処理装置へ送信する送信手順と、
   前記データ処理装置による前記データに対する処理の結果を前記データ処理装置の外部からアクセス可能にするための第１の識別情報を前記データ処理装置から取得して、前記１以上の端末のいずれかへ送信される情報を記憶する第２の記憶部への前記第１の識別情報の記憶を制御する第１の取得手順と、
   をコンピュータが実行することを特徴とするデータ管理方法。
8. １以上の端末のいずれかから送信されるデータを第１の記憶部に記憶する記憶処理手順と、
   前記第１の記憶部に記憶されたデータをデータ処理装置へ送信する送信手順と、
   前記データ処理装置による前記データに対する処理の結果を前記データ処理装置の外部からアクセス可能にするための第１の識別情報を前記データ処理装置から取得して、前記１以上の端末のいずれかへ送信される情報を記憶する第２の記憶部への前記第１の識別情報の記憶を制御する第１の取得手順と、
   をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

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