CN115208996A - 信息处理系统、数据管理装置及方法、存储介质、计算机装置 - Google Patents

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Abstract

本发明涉及信息处理系统、数据管理装置、数据管理方法、存储介质以及计算机装置，其目的在于减轻数据处理执行结果访问的操作负担。本发明的信息处理系统包括数据管理装置(10)和数据处理装置(20)，其中的数据管理装置(10)具有用于将从一个以上的终端中的某个终端发送的数据保存到第一存储部中的存储处理部(12)；用于将第一存储部中的数据送往数据处理装置(20)的发送部(13)；以及，用于从数据处理装置(20)取得第一识别信息，控制第一识别信息在第二存储部中的保存的第一取得部(137)，第一识别信息用于从数据处理装置(20)的外部访问该数据处理装置的数据执行结果，第二存储部用于保存被送往某个终端的信息。

Description

信息处理系统、数据管理装置及方法、存储介质、计算机装置
技术领域
本发明涉及信息处理系统、数据管理装置、数据管理方法、存储介质以及计算机装置。
背景技术
众所周知，文档管理系统是用于把工作中创建的的文档作为电子数据进行管理的系统。
另外还有如专利文献1(JP特开2008-259211号公报)公开的对电子式文档进行OCR(Optical Character Recognition，光学字符识别)等处理的系统也广为所知。
但现有技术中，当文档处理系统对文档管理系统管理的文档执行处理时，用户需要进行繁杂的操作。例如，用户需要从文档管理系统下载文档，并将该文档上传到文档处理系统，然后手动输入对该文档执行处理的指令。在此基础上，用户为了访问该处理的结果，还需要对文档处理系统输入一些操作指示。
发明内容
本发明是鉴于上述问题提出的技术方案，其目的在于减轻数据处理执行结果访问的操作负担。
为了解决上述问题，本发明提供一种包括数据管理装置和数据处理装置的信息处理系统，其特征在于，所述数据管理装置具有存储处理部，用于将从一个以上的终端中的某一个终端发送的数据保存到第一存储部中；发送部，用于将保存在所述第一存储部中的数据送往所述数据处理装置；以及第一取得部，用于从所述数据处理装置取得第一识别信息，控制所述第一识别信息在第二存储部中的保存，所述第一识别信息用于从所述数据处理装置的外部访问所述数据处理装置对所述数据所执行的处理的结果，所述第二存储部用于保存被送往所述一个以上的终端中的某一个终端的信息。
本发明的效果在于能够减轻数据处理执行结果访问的操作负担。
附图说明
图1是第一实施方式的信息处理系统1的构成示意图。
图2是第一实施方式的文档管理装置10的硬件结构框图。
图3是第一实施方式的文档管理装置10及文档处理装置20的功能结构框图。
图4是第一实施方式的信息处理系统1所执行的处理步骤的时序图。
图5是上传画面的示意图。
图6是第一实施方式中步骤S106结束时对象元数据状态的示意图。
图7是在第一实施方式中采用的工作流程信息的示意图。
图8是任务一览画面的示意图。
图9是第一实施方式的步骤S113结束时对象元数据状态的示意图。
图10是元数据确认画面的示意图。
图11是会计处理画面的示意图。
图12是第一实施方式的步骤S121结束时对象元数据状态的示意图。
图13是第二实施方式的信息处理系统1所执行的处理步骤的时序图。
图14是第二实施方式中步骤S113a结束时对象元数据状态的示意图。
图15是第二实施方式中步骤S121结束时对象元数据状态的示意图。
图16是第三实施方式的文档管理装置10及文档处理装置20的功能结构框图。
图17是第三实施方式的信息处理系统1所执行的处理步骤的时序图。
图18是第三实施方式中采用的一例工作流程信息的示意图。
图19是第三实施方式中步骤S113b结束时对象元数据状态的示意图。
图20是第三实施方式中步骤S206结束时对象元数据状态的示意图。
图21是第四实施方式的信息处理系统1所执行的处理步骤的时序图。
图22是第四实施方式中采用的工作流程信息的示意图。
具体实施方式
以下参考附图说明本发明的实施方式。
[第一实施方式]
图1是第一实施方式中的信息处理系统1的一例构成的示意图。图1示出的信息处理系统1包括一个以上的用户终端30、文档管理装置10以及文档处理装置20。各用户终端30通过LAN(Local Area Network)或互联网等网络与文档管理装置10及文档处理装置20连接。
文档管理装置10是以电子方式保管(存储)文档的一台以上计算机。文档是与书面文件相对应的概念。文档在虚拟空间中作为例如文档文件和元数据受到管理。文档文件是指表示文档本身的数据(以下称为“文档文件”)，例如保存了扫描纸质文书而得到的图像数据的文件，或保存了用文档创建应程序以电子方式创建的数据的文件等。元数据是指包含有关于文档的信息的数据，例如文档的书籍信息和文档文件的记载内容。管理系统通过管理各个文档的元数据，使得以元数据为检索关键字的高效检索成为可能。管理系统还具有工作流程功能，按照工作流程中定义的顺序，将有关于某个文档的工作指示输出给一个或多个用户。在本实施方式中将账单作为是文档的一个示例。
文档处理装置20是对文件执行规定处理的一台以上的计算机。文档处理装置20执行的处理可以根据文档种类而不同。例如，如果文档是账单，则文档处理装置20执行OCR处理(文档的数据结构分析)，或用于输入到会计软件中的会计处理等。构成文档处理装置20的一台以上的计算机的一部分或者全部可以与构成文档管理装置10的一台以上的计算机相同。
用户终端30是文档管理装置10及文档处理装置20的用户所利用的PC(PersonalComputer)、智能电话或平板电脑等终端。用户终端30向用户提供文档管理装置10和文档处理装置20各自的用户界面。在本实施方式中，作为用户出现的人物是销售员、销售审批员、会计员及会计审批员四个人。这四个人既可以分别使用不同用户终端30，也可以其中两个以上的用户使用同一个用户终端30。
销售员是特定的个人，例如销售部门中的人员。销售员在收到账单后，将该账单的文档文件上传(登记)到文档管理装置10。
销售审批员是例如销售部门中销售员上司的特定的个人。销售审批员审核销售员上传的文档文件的内容(即账单内容)。
会计员是特定的个人，例如会计部门的人员。会计员对经过销售审批员批准的账单实施会计部门必要的操作(以下简称“会计业务”)。比如，会计员输入账单的内容，或者输入规定的传票。会计业务是不依赖于文档管理装置10的作业。另一方面，在会计业务中利用文档处理装置20用来帮助输入账单内容。具体而言，文档处理装置20通过对账单的文档文件实施OCR处理等，创建表示账单内容的文本数据。因此，会计员不需要手动输入账单的全部内容，通过更正该文本数据中OCR的误识别部分，可以减轻会计业务的负担。
会计审批员是特定的个人，例如会计部门中会计员的上司。会计审批员审批会计业务的结果。
上述四个人也不一定是同一个人。
图2是第一实施方式中的文档管理装置10的一例硬件结构框图。图2的文档管理装置10具有分别以总线B相互连接的驱动装置100、辅助存储装置102、存储装置103、CPU104以及接口装置105等。
实现文档管理装置10中的处理的程序由CD-ROM等记录介质101提供。当把保存程序的记录介质101设置到驱动装置100中时，程序经由驱动装置100从记录介质101安装到辅助存储装置102中。但是，程序的安装不一定要通过记录媒体101进行，也可以通过网络从其他计算机下载。辅助存储装置102存储安装了的程序，同时，保存必要的文件和数据等。
当有程序启动指令时，存储装置103从辅助存储装置102中读取程序后保存该程序。CPU104按照保存在存储装置103中的程序，执行文档管理装置10具有的相关功能。接口装置105被用来作为连接网络的接口。
文档处理装置20以及用户终端30也可以具有如图2所示的硬件结构。
图3是第一实施方式中的文档管理装置10及文档处理装置20的一例功能结构框图。图3中文档管理装置10具有UI部11、文档管理部12以及工作流程控制部13。这些功能部通过使CPU104执行一个以上安装在文档管理装置10中的程序的处理来实现。文档管理装置10还利用文档存储部14、元数据存储部15以及工作流程信息存储部16。这些存储部例如可以用辅助存储装置102、或者可以通过网络连接到文档管理装置10的存储装置等来实现。
文档存储部14是保存文档文件的数据库。元数据存储部15是保存文档的元数据的数据库。工作流程信息存储部16是保存一个以上工作流程信息的数据库。工作流程信息是指表示工作流程定义的信息。
UI部11向用户终端30提供与文档管理装置10相关的用户界面(画面)。
文档管理部12对从用户终端30上传的文档文件和该文档文件的文档的元数据进行管理。文档管理部12将文档文件保存到文档存储部14中，将元数据保存元数据存储部15中。文档管理部12将同一个文档的文档文件和元数据建立关联。
工作流程控制部13按照预先保存在工作流程信息存储部16中的工作流程，控制对文档管理部12管理的文档执行的处理。在工作流程的控制中，工作流程控制部13进行构成工作流程的任务的控制、与外部系统(本实施方式中为文档处理装置20)的交流等。在图3中，工作流程控制部13具有工作流程信息取得部131、对象流程信息决定部132、转移检测部133、分配部134、上传部135、处理结果标识符取得部136以及处理结果取得部137。
工作流程信息取得部131取得工作流程信息存储部16中保存的所有工作流程信息。工作流程信息按照执行顺序包括开始触发器、以及一个以上任务的定义。包含2个以上任务的工作流程信息还包括从执行顺序较前的任务转移到执行顺序较后的任务的转移条件。开始触发器是指表示工作流程信息所表示的工作流程开始的开始条件的信息。
对象流程信息决定部132从工作流程信息取得部131取得的一个以上的工作流程信息中，将满足开始触发器的工作流程信息所对应的工作流程定为执行对象。
转移检测部133检测被定为执行对象的工作流程中的转移条件是否满足。
分配部134在执行对象转移到向某个用户(在本实施方式中为销售员、销售审批员、会计员或会计审批员)分配作业任务时，执行用于该分配的处理。
上传部135在执行对象转移到向文档处理装置20上传文档文件的任务时，实施该上传。
处理结果标识符取得部136从文档处理装置20取得处理结果标识符，该处理结果标识符表示文档处理装置20对于上传部135上传的文档文件的的处理结果的取得目的地。
处理结果取得部137从文档处理装置20取得文档处理装置20对上传部135上传的文档文件执行的处理结果。
文档处理装置20具有UI部21及文档处理部22。这些部通过安装在文档处理装置20中一个以上的程序使文档处理装置20的CPU执行的处理来实现。
UI部21向用户终端30提供文档处理装置20的用户界面(画面)。
文档处理部22对上传到文档处理装置20的文档执行指定的处理。例如，文档处理部22对文档执行OCR(Optical Character Recognition)处理。
以下说明信息处理系统1执行的处理步骤。图4是第一实施方式的信息处理系统1执行的处理步骤的一例时序图。
在步骤S102以后的处理被执行之前的期间中，工作流程控制部13的工作流程信息取得部131从工作流程信息存储部16取得工作流程信息(S101-1、S101-2)。工作流程控制部13的对象流程信息决定部132对取得的各工作流程信息，监视开始触发器是否被触发。
而后，当销售员接收到账单后(S102)，销售员使用的用户终端30按照销售员的指示，将该账单的文档文件(以下称为“对象文档文件”。)上传(发送)到文档管理装置10(S103)。销售员通过例如UI部11提供的上传画面，输入指示。
图5是上传画面的一例构成的示意图。如图5所示，上传画面510可以受理上传对象的文档的文件名和该文档(以下称为“对象文档”)的种类(文件种类)的输入。销售员使用的用户终端30将上传画面510上输入的文件名的对象文档文件、以及表示上传画面510上输入的文档种类的字符串(以下将该字符串简称为“文档种类”。)送往文档管理装置10。
文档种类是指，比如根据估价单、账单等文档的内容来对一系列文档进行分类时，表示对象文档所属分类的信息。账单的文档的种类为“账单”。在本实施方式中，文档种类被用来决定文档需执行的工作流程等。而当信息处理系统1是用于账单的专用系统时，对所有的文件实施相同的工作流程，在这种情况下，也可以不需要文件种类的输入。
UI部11收到上传的对象文档文件及文档种类(以下称为“对象种类”)后，向文档管理部12提出对象文档文件及对象种类的保存请求(S104)。文档管理部12把新的文档ID分配给对象文档文件(以下称为“对象文档ID”)，并建立对象文档文件与对象文档ID的关联后，将对象文档文件保存到文档存储部14(S105)。接着，文档管理部12将对象文档ID和对象种类建立了关联的元数据(以下称为“对象元数据”)保存到元数据存储部15中(S106)。
图6是第一实施方式中的步骤S106结束时对象元数据状态的示意图。如图6所示，在第一实施方式中对象元数据包括文档ID、文档种类、日期、金额以及处理结果标识符等项目。在步骤S106结束时，在这些项目中，包含文档ID及文档种类的新元数据被保存在元数据存储部15中。
接着，文档管理部12通知工作流程控制部13新文档的保存(S107)。此时，文档管理部12把对象文档ID及对象种类通知给工作流程控制部13。工作流程控制部13的对象流程信息决定部132根据文档管理部12通知的对象种类，从保存在工作流程信息存储部16中的一个以上工作流程信息中找出适用于对象文档的工作流程信息。
图7是第一实施方式中适用的一例工作流程信息的示意图。图7从上方开始依次包含开始触发器、一个或多个任务及一个或多个转移条件、以及结束条件。
图7的开始触发器“文档(账单)保存”表示保存了文档种类为账单的文档。在步骤S108中，通知了文档的保存和对象种类(账单)。所以，在此图7所示的工作流程信息被作为适用对象。开始触发器并不限于文档的保存。也可以将例如特定时刻的到来或其他各种事件设定为开始触发器。
任务是工作流程中的处理。在图7中，越是上方的任务，执行顺序就越早。
转移条件是从该转移条件之前的任务转移到该转移条件之后的任务所需要满足的条件。图7的工作流程信息由于包含任务1～任务5这5个任务，因此包含4个转移条件。
结束条件是要结束工作流程所需要满足的条件。
另外，在本实施方式中为了方便起见，简化了工作流程信息的构成，但以下将图7所示的工作流程信息称为"对象流程信息"。
由于满足对象流程信息的开始触发器，工作流程控制部13的分配部134根据对象流程信息(图7)中任务1的定义(销售审批员审批)，通知销售审批员被分配了对象文档的任务1(销售审批员审批)(S108)。在图7中，任务1的定义被抽象化表示为“销售审批员审批”，但实际上，其中包含作为任务执行者的“销售审批员”的识别信息，以及作为任务内容的“审批”的识别信息，因此是计算机可以理解的信息。这一点在工作流程信息的其他项目的定义中也一样。
把任务1分配给销售审批员的通知也可以通过对销售审批员的邮件地址发送邮件来实现。或者，也可以随着销售审批员登录文档管理装置10，由分配部134通知该任务。其他用户的任务通知方法与此相同。每当分配任务时，分配部134把将对象文档ID以及表示分配了的任务的信息与分配对象的用户的用户ID建立关联后保存到辅助存储装置102等中。因此，分配部134能够把握对各用户分配了哪个文档的哪个任务。另外，每当分配任务时，分配部134把表示关于对象文档所分配的任务的信息(表示是哪个工作流程信息的哪个任务的信息)与对象文档ID建立关联后保存到辅助存储装置102等中。因此，分配部134能够把握对各文档执行到了哪个工作流程的哪个任务。
被通知分配了任务1的销售审批员使用的用户终端30按照销售审批员的操作，显示任务一览画面。例如，用户终端30也可以根据销售审批员在文档管理装置10上的登录或登录后的规定操作，显示任务一览画面。或者，用户终端30也可以根据包含在通知任务分配的邮件中的URL(与分配的任务对应的URL)的选择，显示任务一览画面。无论在哪一种情况下，任务一览画面都是显示对象的用户(以下称为“对象用户”。)被确定状态下显示。在此的对象用户是销售审批员。
图8是一例任务一览画面的示意图。如图8所示，任务一览画面520包括任务一览区域521、预览区域522、元数据确认按钮523、结束按钮524以及驳回按钮525。
任务一览区域521是表示分配给对象用户任务的一览的区域。例如，UI部11在生成任务一览画面520时，取得分配给对象用户的任务一览，将该一览包含在任务一览区域521中。任务一览区域521中的各项任务与该任务适用对象的文档的文档ID建立关联。
预览区域522是显示在任务一览区域521中受到选择的任务的文档文件的区域。例如，任务一览区域521中某个任务受到选择后，用户终端30将与该任务相关联的文档ID发送到文档管理部12。文档管理部12从文档存储部14取得与该文档ID对应的文档文件。文档管理部12将该文档文件发送到用户终端30。用户终端30在预览区域522中显示该文档文件。
其他用户(会计员、会计审批员)的任务一览画面520的显示顺序与此相同。
销售审批员在任务一览画面520的任务一览区域521中选择与对象文档对应的任务。其结果，对象文档文件显示在预览区域522中。销售审批员将参考预览区域522中显示的对象文档文件(即账单)来审核对象文档。如果审批结果为没有问题，则销售审批员选择结束按钮524，而如果有问题，则选择驳回按钮525。用户终端30将与选择的按钮对应的审批结果(“结束”或“驳回”)以及对象文档ID送往文档管理装置10(S109)。
文档管理装置10的UI部11收到该审批结果及对象文档ID后，将该审批结果及对象文档ID通知给工作流程控制部13(S110)。如果UI部11收到的通知的审批结果为“结束”，则工作流程控制部13的转移检测部133根据与对象文档ID相关的对象流程信息(图7)，检测到满足从任务1转向任务2的转移条件(“结束”)。对此，工作流程控制部13的上传部135根据对象流程信息的任务2的定义(“上传到文档处理装置20”)，经由文档管理部12取得对象文档文件。接着，上传部135将对象文档文件上传(发送)到文档处理装置20的文档处理部22(S111-1)。而当该审批结果为“驳回”时，由于未满足从任务1转向任务2的转移条件，因此不执行步骤S111-1。其他转移条件在未满足转移条件时也不执行转移目的地的任务，与上述相同。
文档处理装置20的文档处理部22收到对象文档文件后，对对象文档文件执行指定的处理。在本实施方式中，文档处理部22对上传的文档文件执行OCR处理等文本数据的提取(创建)处理。即，文档处理部22创建包括对象文档文件记载内容的文本数据。对象文档文件也可以不是图像数据。例如，对象文档文件可以是依赖于特定应用程序的格式的数据。在这种情况下，文档处理部22通过将该格式的数据转换为文本数据，创建包括对象文档文件的记载内容的文本数据即可。文件处理部22创建用于从外部访问规定处理(OCR处理)的结果，也就是文本数据的标识信息(以下称为“处理结果标识符”)。文件处理部22将处理结果(文本数据)及对象文档文件(即处理对象的数据)与该处理结果标识符(以下称为“对象处理结果标识符”)建立关联后保存。处理结果标识符是例如URL(Uniform Resource Locator)。即，处理结果标识符也可以说是用于在网络上公开文档处理部22的处理结果的识别信息。接着，文档处理部22将包含对象处理结果标识符的答复送往工作流程控制部13(S111-2)。
工作流程控制部13的处理结果标识符取得部136收到(取得)对象处理结果标识符后，控制对对象文档执行任务2的一系列处理，把对象处理结果标识符保存到元数据存储部15中。具体而言，处理结果标识符取得部136指定对象文档ID，向文档管理部12提出对象处理结果标识符在对象元数据中的设定请求(作为对象处理结果标识符的元数据进行保存)(S112)。
文档管理部12根据来自处理结果标识符取得部136的请求，将对象处理结果标识符设定到保存在元数据存储部15中的元数据之中与该请求中指定的对象文档ID对应的对象元数据中(S113)。
图9是第一实施方式中的步骤S113结束时对象元数据状态的示意图。如图9所示，在步骤S113结束时，对象元数据包含作为处理结果标识符的URL。
接着，文档管理部12通知工作流程控制部13对象处理结果标识符设定完毕(S114)。该通知中包括对象文档ID。
工作流程控制部13的转移检测部133根据设定完毕的通知，检测到满足与对象文档ID相关的对象流程信息(图7)中从任务2转到任务3的转移条件(“设定完毕”)。对此，分配部134根据对象流程信息的任务3的定义(“会计员的会计作业”)，通知会计员对象文档的任务3(“会计员的会计作业”)的分配(S115)。收到任务3分配通知的会计员所使用的用户终端30按照会计员的操作，显示任务一览画面520(图8)。
在此，在任务3(“会计员的会计作业”)中，会计员需要执行与对象文档相关的会计作业。会计作业是输入对象文件(账单)中记载的内容等，该内容作为文档处理装置20的处理结果被保存在文档处理装置20中。因此，如果能够获得该处理结果，就能够提高会计作业效率。不过，要获得该处理结果，会计员必须知道该处理结果的来源。对此，会计员选择任务一览画面520的元数据确认按钮523。会计员使用的用户终端30按照元数据确认按钮523的选择，显示元数据确认画面。
图10是一例元数据确认画面的示意图。如图10所示，元数据确认画面530是显示对象元数据的画面。此时，由于对象元数据如图9所示，因此日期及金额的值为空栏。不过，在这个时间点会计员所需要的信息是表示文档处理装置20取得处理结果的取得目的地的处理结果标识符。因此，会计员可以利用作为处理结果标识符的URL来访问该处理结果。
在此，用户终端30可以通过例如选择元数据确认按钮523，从文档管理装置10取得元数据确认画面530所显示的元数据。具体而言，用户终端30在元数据确认按钮523受到选择后，将包含与任务一览区域521(图8)中选择的任务对应的文档ID的元数据的取得请求送往文档管理部12。文档管理部12取得保存在元数据存储部15中与该文档ID相关联的元数据，将该元数据送往用户终端30。其结果，用户终端30便能够显示包含该元数据的元数据确认画面530。这样，保存在元数据存储部15中的元数据被发送到用户终端30。换言之，可以将元数据存储部15视为保存被送往用户终端30的信息的存储部。为此，处理结果标识符取得部136为了将对象处理结果标识符送往用户终端30，在步骤S112中，控制对象处理结果标识符在元数据存储部15中的保存。
会计员点击元数据确认画面530中显示的作为对象处理结果标识符的URL，或者将该URL输入到浏览器后，执行步骤S116的会计处理。在该会计处理中，会计员所使用的用户终端30首先访问该URL。该访问相当于向文档处理装置20的UI部21提出对象文件对应的处理结果(OCR结果)的取得请求(S116-1)。UI部21按照该取得请求，从文档处理部22取得访问对象的与该URL相对应地保存的处理结果以及对象文档文件(S116-2)。UI部21创建包含该处理结果和对象文档文件的会计处理画面的画面数据，并将该画面数据送往该用户终端30(S116-1)。该用户终端30根据该画面数据显示会计处理画面。
图11是一例会计处理画面的示意图。如图11所示，会计处理画面540包括预览区域541、账单信息区域542以及日记账账单区域543等。预览区域541是对象文档文件的显示区域。账单信息区域542是对象文档中记载的内容的显示区域。在会计处理画面540的初始状态下，在账单信息区域542的各项目中显示文档处理部22的对象文档文件处理结果(OCR结果)。日记帐账单区域543是在会计作业中由会计员输入的区域。会计员核查账单信息区域542的内容有无错误(即文件处理部22的错误识别等)。如果账单信息区域542中有错误项目，会计员修改该项目的内容。
会计员结束账单信息区域542的修改以及日记账账单区域543的输入，选择确定按钮544后，用户终端30将账单信息区域542的内容及日记账账单区域543的内容送往UI部21(S116-1)。UI部21向文档处理部22请求保存账单信息区域542的内容及日记帐账单区域543的内容(S116-2)。文档处理部22用该请求书信息区域542的内容，改写与对象处理结果标识符对应存储的处理结果。其结果，例如，文档处理部22实施的OCR错误识别等的修改被反映到该处理结果中。至此，会计作业结束。
会计作业结束后，会计员在用户终端30上显示的任务一览画面520(图8)的任务一览区域521中对象文档所对应的任务被选择的状态下，选择结束按钮524。用户终端30将与所选择的结束按钮524对应的会计处理结果(“结束”)以及对象文档ID送往文档管理装置10(S117)。
文档管理装置10的UI部11收到该会计处理结果和对象文档ID后，将该会计处理结果和对象文档ID通知给工作流程控制部13(S118)。如果UI部11通知的会计处理结果为“结束”，则工作流程控制部13的转移检测部133根据与对象文档ID相关联的对象流程信息(图7)，检测到满足从任务3转向任务4的转移条件(“结束”)。此时，工作流程控制部13的处理结果取得部137根据对象流程信息的任务4的定义(“从文档处理装置20取得处理结果”)，从文档处理装置20的文档处理部22取得处理结果(S119-1、S119-2)。
接着，作为任务4的一系列处理，处理结果取得部137向文档管理部12提出所取得的处理结果在对象元数据中的设定请求(S120)。该请求包括目标文档ID。
文档管理部12按照来自处理结果取得部137的请求，把该处理结果设定到保存在元数据存储部15中的元数据之中与该请求中所包含的对象文档ID相对应的对象元数据中(S121)。
图12是第一实施方式中的步骤S121结束时对象元数据状态的示意图。如图12所示，在步骤S121结束时，对象元数据包括日期和金额。为方便起见，图12的值与图11的值不一致。本实施方式显示文档处理部22所处理的处理结果中一部分被设定为元数据的例子。但是，也可以将文档处理部22的处理结果全部设定为元数据。
接着，文档管理部12通知工作流程控制部13处理结果设定完毕(S122)。该通知包括对象文档ID。
工作流程控制部13的转移检测部133根据设定完毕通知，检测到与对象文档ID相关联的对象流程信息(图7)满足从任务4转到任务5的转移条件(“设定完毕”)。而后，分配部134根据对象流程信息(图7)的任务5的定义(“会计审批员的审批”)，把对象文档的任务(“会计审批员审批”)分配通知给会计审批员(S123)。
收到任务5分配通知的会计审批人所使用的用户终端30按照会计审批员的操作，显示任务一览画面520(图8)。在此，会计审批员执行任意作业。例如，会计审批员可以选择任务一览画面520上的元数据确认按钮523，显示元数据确认画面530。在这种情况下，会计审批员可以点击元数据确认画面530中包含的作为处理结果标识符的URL，或者将该URL输入到浏览器中，参考与该处理结果标识符对应的处理结果，审核会计作业的结果。
当批准会计作业结果时，会计审批员在任务一览画面520(图8)的任务一览区域521中对象文档所对应的任务受到选择的状态下，选择结束按钮524。用户终端30将与受到选择的完成按钮524对应的审批结果(“结束”)和对象文档ID送往文档管理装置10(S124)。文档管理装置10的UI部11在收到该审批结果和对象文档ID后，将该审批结果及对象文档ID通知给工作流程控制部13(S125)。如果从UI部11通知的审批结果为“结束”，则工作流程控制部13的转移检测部133根据与对象文档ID相关联的对象流程信息(图7)，检测到满足对象流程信息的工作流程的结束条件。
以上说明了处理结果标识符为URL的例子，除了URL，如果是能够从文档处理装置20的外部访问处理结果的识别信息，也可以作为处理结果标识符来使用。
如上所述，第一实施方式从文档管理装置10自动向文档处理装置20上传文档文件。因此，可以不需要从文档管理装置10下载文档文件并上传到文档处理装置20的用户操作。此时，文档处理装置20响应来自文档管理装置10的上传对该文档文件执行处理。但在这种情况下，用户(会计员)难以获得文档处理装置20的处理结果。这是因为用户并不是直接在文档处理装置20中输入执行处理的指示，所以用户无法获得该执行指示的应答，即无法得到其处理结果。
对此，在本实施方式中，由文档处理装置20把表示该处理结果取得目的地的处理结果标识符作为应答传送给文档管理装置10。文档管理装置10将该处理结果标识符保存到元数据存储部15中，该元数据存储部15保存将被送往用户所利用的用户终端30的信息。其结果，用户可以利用该处理结果标识符，容易地访问该处理结果。
因此，本实施方式即使在(各种各样的用户参与的)工作流程的途中，也能够减轻在对该工作流程对象的数据所执行的处理的执行结果进行访问时的操作负担。
[第二实施方式]
以下说明第二实施方式。第二实施方式中只说明与第一实施方式的不同之处。因此，对于没有特别提及的部分，可视为与第一实施方式相同。
图13是第二实施方式的信息处理系统1所执行的处理步骤的一例时序图。图13中对与图4相同的步骤标注相同的步骤编号，省略其说明。
如图13所示，第二实施方式中图4中的步骤S111-2、S112、S113分别被改为S111-2a、S112a、S113a。
在步骤S111-2a中，除了对象处理结果标识符之外，文档处理部22还将包含与对象处理结果标识符相关的处理结果(例如OCR结果)的应答发送到工作流程控制部13。
工作流程控制部13的处理结果标识符取得部136在收到对象处理结果识别符和该处理结果后，控制对象文档执行任务2的一系列处理，把处理结果识别符和该处理结果保存到元数据存储部15中。具体而言，处理结果标识符取得部136向文档管理部12提出对对象元数据进行对象处理结果标识符和该处理结果的设定请求(作为对象处理结果标识符和该处理结果的元数据来保存)(S112a)。该请求包括目标文档ID。
文档管理部12根据来自处理结果标识符取得部136的请求，将对象处理结果标识符及该处理结果设定到保存在元数据存储部15中的元数据之中与该请求所包含的对象文档ID相对应的对象元数据中(S113a)。
图14是第二实施方式中步骤S113a结束时对象元数据状态的示意图。如图14所示，在步骤S113a结束时，对象元数据除了处理结果标识符之外，还包括文档处理部22的处理结果中包含的日期及金额。
图13中步骤S113a以后的处理步骤与第一实施方式的图4中的处理相同。另外，在步骤S119-1～S121中，重新取得处理结果，用该处理结果来改写对象元数据的日期及金额。
图15是第二实施方式中步骤S121结束时的对象元数据状态的示意图。
在步骤S119中重新取得处理结果是为了在会计作业中修改在步骤S111a中取得的处理结果中所包含的由文件处理部22进行的OCR处理的错误识别等。也就是说，在步骤S119中，能够获得对在步骤S111a中取得的处理结果进行了修改的处理结果。
对此，图15显示一个修改图14中的日期和金额的例子。具体而言，在图14中，日期、金额分别被设定为“2027/02/22”、“7,000,000元”，但在图15中被设定为“2021/02/22”、“1,000,000元”。这表明会计员对日期和金额进行了修改。但是，在文件处理部22没有错误识别的情况下，图14和图15的内容相同。
如上所述，第二实施方式能够得到与第一实施方式相同的效果。除此之外，第二实施方式在步骤S113a中，对象文档的元数据(日期、金额)被设定暂定值，因此在步骤S113a结束后，能够进行基于元数据的对象文档的检索等。
[第三实施方式]
以下说明第三实施方式。在第三实施方式中仅对与第一或第二实施方式的不同之处进行说明。因此，对于没有特别提及的部分，可以视为与第一或第二实施方式相同。
图16是第三实施方式中的文档管理装置10及文档处理装置20的一例功能结构框图。图16中对与图3相同的部分标注相同的符号，并省略其说明。
在图16中，文档管理装置10的工作流程控制部13还具有文件ID取得部138。
图17是第三实施方式的信息处理系统1所执行的处理步骤的一例时序图。图17中对与图4相同的步骤标注相同的步骤编号，适当省略其说明。
步骤S101～S107与图4相同。但是，在图17中，在步骤S101取得的工作流程信息(即，对象流程信息)与图7不同。
图18是第三实施方式采用的一例工作流程信息的示意图。在图18所示的工作流程信息中，开始触发器与图7相同，但任务1和任务2是把图7的任务1和任务2作了交换。也就是图18中“上传到文档处理装置20”被作为任务1。
于是，在步骤S107后，上传部135将对象文档文件上传(发送)到文档处理装置20的文档处理部22(S111-1)。
收到对象文档文件后，文档处理装置20的文档处理部22执行的处理基本上与上述各实施方式相同。不过，第三实施方式的文档处理部22在该时刻不生成处理结果标识符。取而代之的是，文档处理部22创建文件ID，用来作为对象文档文件的识别信息。文档处理部22将处理结果(OCR结果等)与文件ID建立关联后保存。此时，文档处理部22对该处理结果上锁(访问限制)，用以限制(禁止)对与该文件ID(以下称为“对象文件ID”)对应的处理结果的访问。因此，解锁之前，文档处理部22限制(禁止)对该处理结果的访问。接着，文档处理部22将包含对象文件ID及该处理结果的应答发送到工作流程控制部13(S111-2b)。不过，此时也可以不发送处理结果。
工作流程控制部13的文件ID取得部138在收到对象文件ID后，控制对对象文档执行任务2的一系列处理，把对象文件ID以及该处理结果保存到元数据存储部15中。具体而言，文件ID取得部138指定对象文档ID，向文档管理部12提出对象文件ID及该处理结果在对象元数据中的设定请求(S112b)。
文档管理部12根据来自文件ID取得部138的请求，把对象文件ID及该处理结果设定到保存在元数据存储部15中的元数据之中与在该请求中指定的对象文档ID对应的对象元数据中(S113b)。
图19是第三实施方式中的步骤S113b结束时对象元数据状态的示意图。如图19所示，在步骤S113b的结束时，对象元数据包含文件ID，但不包括处理结果标识符。
接着，文档管理部12通知工作流程控制部13对象文件ID等设定完毕(S114b)。该通知包括目标文档ID。
工作流程控制部13的转移检测部133根据设定完毕的通知，检测到与对象文档ID相关联的对象流程信息(图18)中满足从任务1转到任务2的转移条件(“设定完毕”)。因此，分配部134根据对象流程信息(图18)的任务2的定义(“销售审批员的审批”)，通知销售审批员对象文档的任务2(审查)的分配(S108)。另外，该任务2与第一实施方式中的任务1相同。因此，关于任务2，与第一实施方式中的任务1一样地执行步骤S108～S110。
步骤S110后，如果从UI部11通知的审批结果为“结束”，则工作流程控制部13的转移检测部133根据与对象文档ID相关联的对象流程信息(图18)，检测到满足从任务2向任务3的转移条件(“结束”)。因此，工作流程控制部13的处理结果标识符取得部136根据对象流程信息的任务3的定义(“从文档处理装置20取得处理结果标识符”)，进行该任务3的控制。
首先，处理结果标识符取得部136指定对象文档ID，向文档管理部12提出取得对象文件ID的请求(S201)。文档管理部12从与对象文档ID对应的对象元数据(图19)取得对象文件ID(S202-1、S202-2)。文档管理部12将取得的对象文件ID通知给处理结果标识符取得部136(S203)。
接着，处理结果标识符取得部136指定对象文件ID，将处理结果标识符的取得请求送往文档处理装置20的文档处理部22(S204-1)。文档处理部22创建与对象文件ID相关联的处理结果的处理结果标识符(对象处理结果标识符)，并将对象处理结果标识符与该处理结果建立关联。因此，对象处理结果标识符也与对象文件ID对应。另外，文档处理部22伴随着对象处理结果标识符的创建，对与对象处理结果标识符相关联的处理结果进行解锁。接着，文档处理部22将包含对象处理结果标识符的应答送往处理结果标识符取得部136(S204-2)。
处理结果标识符取得部136收到对象处理结果标识符后，控制对对象文档执行任务3的一系列处理，把对象处理结果标识符保存到元数据存储部15中。具体而言，处理结果标识符取得部136指定对象文档ID，向文档管理部12提出对象处理结果标识符在对象元数据中的设定请求(作为对象处理结果标识符的元数据进行保存)(S205)。
文档管理部12根据来自处理结果标识符取得部136的请求，将对象处理结果标识符设定到元数据存储部15中保存的元数据之中对与该请求中指定的对象文档ID对应的对象元数据中(S206)。
图20是第三实施方式中的步骤S206结束时对象元数据状态的示意图。如图20所示，在步骤S206结束时，对象元数据包括处理结果标识符。
接着，文档管理部12通知工作流程控制部13对象处理结果标识符设定完毕(S207)。该通知包括目标文档ID。
工作流程控制部13的转移检测部133根据设定完毕的通知，检测到满足与对象文档ID相关的对象流程信息(图18)中从任务3转到任务4的转移条件(“设定完毕”)。第三实施方式的对象流程信息(图18)的任务4之后与第一实施方式的对象流程信息(图7)的任务3以后相同。因此，之后的步骤中执行的处理与图4中任务3以后的处理(S115～S125)相同。
如上所述，第三实施方式能够得到与第一实施方式相同的效果。
此外，在第三实施方式中，销售审批员的批准前文档文件被上传到文档处理装置20。此时，会计员可开始对未经销售审批员批准的对象文档进行会计处理，而这中情况是不允许的。对此，在第三实施方式中，不是在向文档处理装置20上传文档文件时，而是在销售审批员审批之后，将对文档处理装置20的处理结果的对象处理结果标识符设定到对象元数据中。这样，就可以避免会计员在销售审批员审批前进行会计工作。
文档处理部22对处理结果的锁定及解锁也可以定义为工作流程信息的任务。
[第四实施方式]
以下说明第四实施方式。在第四实施方式中，对与上述各方式的不同点进行说明。因此，没有特别提及之处可以与上述各实施方式相同。
图21是第四实施方式的信息处理系统1所执行的处理步骤的一例时序图。图21中，对与图4相同的步骤标注相同的步骤编号，并省略说明。
在图21的步骤S101中，取得的对象流程信息与图7的工作流程信息不同。
图22是第四实施方式中采用的一例工作流程信息的示意图。图22的工作流程信息与图7的工作流程信息的不同是删除了图7所示的工作流程信息中的任务4和从任务4转移到任务5的转移条件。这样，图7的任务5变成了图22的任务4。图7的任务4是从文档处理装置20取得处理结果，对此，第四实施方式中不需要该任务4的定义，这是因为在第四实施方式中，由文档处理部22向工作流程控制部13发出处理结果的通知。
图21中图4的步骤S111-1被改为步骤S111-1c，用于由文档处理部22向工作流程控制部13发出处理结果的通知。
在步骤S111-1c中，上传部135将通知目的地标识符与对象文档文件一起上传(发送)到文档处理装置20的文档处理部22。通知对象识别符是表示处理结果的通知目的地(回调目的地)的标识信息。例如，在本实施方式中，该处理结果的通知目的地是处理结果取得部137。因此，通知目的地标识符例如是用于处理结果取得部137接收处理结果的地址信息(例如URL)。
之后，当会计处理结束，对象文档的处理结果确定后，文档处理部22以通知目的地标识符为目的地，发送该处理结果(S301)。
处理结果取得部137收到该处理结果后，执行步骤S120以后的处理步骤。
如上所述，第四实施方式能够得到与第一实施方式相同的效果。
另外，第四实施方式将反映了会计作业的处理结果从文档处理装置20自动发送到文档管理装置10。因此，会计员不需要选择任务一览画面520上的完成按钮524。换言之，通过选择会计处理画面540的确定按钮544，可以兼顾任务一览画面520的完成按钮524的选择。其结果，能够进一步减轻会计员的作业负担。
进而，用户终端30只要是具备通信功能的装置便可，并不限于特定种类的装置。用户终端30可以是例如图像形成装置、PJ(Projector，投影仪)、IWB(Interactive WhiteBoard，具有可相互通信的电子式黑板功能的白板)、数字标牌等输出装置、HUD(Head UpDisplay，抬头显示器)装置、产业机械、摄像装置、收音装置、医疗器械、网络家电、笔记本电脑(个人计算机)、移动电话、智能手机、平板电脑、游戏机、PDA(Personal DigitalAssistant，个人数字助理)、数码相机、可穿戴PC或台式PC等。
上述实施方式的各项功能可以通过一个或多个处理电路来实现。本文中的“处理电路”是指，如同通过电路安装的处理器，被编程为通过软件执行各项功能的处理器、被设计成执行上述各项功能的ASIC(Application Specific Integrated Circuit，专用集成电路)、DSP(Digital Signal Processor，数字信号处理器)、FPGA(Field Programmable GateArray，现场可编程门阵列)和以往的电路模块等的器件。
每个实施方式中描述的设备仅代表用来实施本文公开的实施方式的多个计算环境的其中之一。
在一个实施例中，文档管理设备10包括多个计算设备，例如服务器群集。多个计算设备被配置为通过任何类型的通信链路(包括网络、共享存储器等)彼此通信，以执行本文中所公开的处理。类似地，文档处理设备20可以包括被配置为彼此通信的多个计算设备。
另外，文档管理装置10和文档处理装置20可以配置为以各种组合的方式来共享所公开的处理步骤。例如，由指定功能部执行的处理可以由文档处理装置20执行。同样，指定功能部的功能可以由文档处理装置20执行。另外，文档管理装置10和文档处理装置20的各个要素既可以纳入一个服务器装置，也可以划分为多个装置。
最后，上述各实施方式中文档管理装置10是数据管理装置的一个例子。文档处理装置20是数据处理装置的一个例子。文档管理部12是存储处理部的一个例子。上传部135是发送部的一个例子。处理结果标识符取得部136是第一取得部的一个例子。文件存储部14是第一存储部的一个例子。处理结果识别符是第一识别信息的一个例子。元数据存储部15是第二存储部的一个例子。文件ID取得部138是第二取得部的一个例子。文件ID是第二识别信息的一个例子。通知目的地标识符是第三识别信息的一个例子。处理结果取得部137是第三取得部的一个例子。销售员是第一用户的一个示例。会计员是第二个用户的一个示例。
以上详述了本发明的实施方式，但是本发明并不限于该特定的实施方式，本发明可以在本发明要旨的范围内进行各种变形或更改。
符号说明
1信息处理系统，10文档管理装置，11UI部，12文档管理部，13工作流程控制部，14文档存储部，15元数据存储部，16工作流程信息存储部，20文档处理装置，21UI部，22文档处理部，30用户终端，100驱动装置，101记录介质，102辅助存储装置，103存储器装置，104CPU，105接口装置，131工作流程信息取得部，132对象流程信息确定部，133转移检测部，134任务部，135上传部，136处理结果标识符取得部，137处理结果取得部，138文件ID取得部，B总线。

Claims (9)

1.一种信息处理系统，其中包括数据管理装置和数据处理装置，其特征在于，所述数据管理装置具有
存储处理部，用于将从一个以上的终端中的某一个终端发送的数据保存到第一存储部中；
发送部，用于将保存在所述第一存储部中的数据送往所述数据处理装置；以及
第一取得部，用于从所述数据处理装置取得第一识别信息，控制所述第一识别信息在第二存储部中的保存，所述第一识别信息用于从所述数据处理装置的外部访问所述数据处理装置对所述数据所执行的处理的处理结果，所述第二存储部用于保存被送往所述一个以上的终端中的某一个终端的信息。
2.根据权利要求1所述的信息处理系统，其特征在于，所述第一取得部进一步取得所述处理结果，来控制所述处理结果在所述第二存储部中的保存。
3.根据权利要求2所述的信息处理系统，其特征在于，
所述数据管理装置具有第二取得部，用于从所述数据处理装置取得第二识别信息，控制所述第二识别信息在所述第二存储部中的保存，
所述第二识别信息是用于识别由所述发送部送往所述数据处理装置的所述数据的识别信息，所述第一取得部在从所述一个以上的终端中的某一个终端收到关于保存在所述第一存储部中的数据的规定通知后，从所述数据处理装置取得与所述第二存储部中保存的所述第二识别信息对应的所述第一识别信息。
4.根据权利要求1所述的信息处理系统，其特征在于，
所述发送部进一步将表示所述处理结果的通知目的地的第三识别信息送往所述数据处理装置，
所述数据管理装置还具有第三取得部，用于将所述第三识别信息作为通知目的地，来取得所述数据处理装置发送的所述处理结果。
5.根据权利要求1至4中任一项所述的信息处理系统，其特征在于，
所述存储处理部将从第一用户所利用的终端发送的数据保存在所述第一存储部中，
所述第一取得部控制所述第一识别信息在第二存储部中的保存，所述第二存储部保存被送往与所述第一用户不同的第二用户所利用的终端的信息。
6.一种数据管理装置，其特征在于，具有
存储处理部，用于将从一个以上的终端中的某一个终端发送的数据保存到第一存储部中；
发送部，用于将保存在所述第一存储部中的数据送往所述数据处理装置；以及
第一取得部，用于取得第一识别信息，来控制所述第一识别信息在第二存储部中的保存，所述第一识别信息是用于从所述数据处理装置的外部访问所述数据处理装置对所述数据所执行的处理的结果的识别信息，所述第二存储部用于保存被送往所述一个以上的终端中的某一个终端的信息。
7.一种数据管理方法，其特征在于，可供计算机执行以下步骤，
存储处理步骤，将从一个以上的终端中的某一个终端发送的数据保存到第一存储部中；
发送步骤，将保存在所述第一存储部中的数据送往所述数据处理装置；以及
第一取得步骤，取得第一识别信息，控制所述第一识别信息在第二存储部中的保存，所述第一识别信息是用于从所述数据处理装置的外部访问所述数据处理装置对所述数据所执行的处理的结果的识别信息，所述第二存储部用于保存被送往所述一个以上的终端中的某一个终端的信息。
8.一种计算机可读的存储介质，其特征在于，其中保存可供计算机执行以下步骤的程序，
存储处理步骤，将从一个以上的终端中的某一个终端发送的数据保存到第一存储部中；
发送步骤，将保存在所述第一存储部中的数据送往所述数据处理装置；以及
第一取得步骤，取得第一识别信息，控制所述第一识别信息在第二存储部中的保存，所述第一识别信息是用于从所述数据处理装置的外部访问所述数据处理装置对所述数据所执行的处理的结果的识别信息，所述第二存储部用于保存被送往所述一个以上的终端中的某一个终端的信息。
9.一种计算机装置，其中具备保存程序的存储装置和处理器，通过所述处理器执行所述程序，实现以下步骤，
存储处理步骤，将从一个以上的终端中的某一个终端发送的数据保存到第一存储部中；
发送步骤，将保存在所述第一存储部中的数据送往所述数据处理装置；以及
第一取得步骤，取得第一识别信息，控制所述第一识别信息在第二存储部中的保存，所述第一识别信息是用于从所述数据处理装置的外部访问所述数据处理装置对所述数据所执行的处理的结果的识别信息，所述第二存储部用于保存被送往所述一个以上的终端中的某一个终端的信息。
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