CN108475356A - 信息处理装置、信息处理方法及程序 - Google Patents

Abstract

本发明使人容易发现所需的商务文书。账单管理装置1包含：账单数据存储部12，当通过网络从终端装置接收到向特定收件人发送的账单数据时，将所接收到的账单数据与收件人的邮件地址及账单数据的发出者的邮件地址建立关联并存储；公司外联系数据存储部13，存储与每个账单数据建立关联的公司外联系数据；及数据处理部11，从公司外联系数据中检索出与经由终端装置输入的文字的检索请求一致的文字，并将与包含一致文字的公司外联系数据建立关联的账单数据的内容显示在终端装置的处理画面上。

Description

信息处理装置、信息处理方法及程序

技术领域

本发明涉及一种信息处理装置、信息处理方法及程序。

背景技术

已知能实现整个公司或整个企业集团的商务文书(例如账单等)的阅览及其信息的集中管理的技术。

例如已知如下信息处理装置，其包含：第1存储部，存储将特定用户的用户特定信息及至少1个固有信息与每个用户建立关联的用户信息；生成部，使用第1存储部所存储的固有信息及用户特定信息，基于规定的规则，对每个用户生成代码；第2存储部，存储商务文书信息，所述商务文书信息包含存储在第1存储部中的用户信息所具备的第1用户的用户特定信息；及处理部，当接收到来自用户信息存储在第1存储部的第2用户的、对于商务文书信息的访问请求时，判断第1用户的第1代码与第2用户的第2代码是否一致，在第1代码与第2代码一致的情况下，将对于存储在第2存储部中的第1用户所创建的商务文书信息的访问权限赋予所述第2用户。

[背景技术文献]

[专利文献]

专利文献1：国际公开第2015/049948号

发明内容

[发明要解决的问题]

例如，考虑对方就接收到的商务文书进行询问的情况。

当接收到多个商务文书时，难以立即找出相应的商务文书。因此，如果能够容易地检索出集中管理的商务文书则比较方便。

在一个方面，本发明的目的在于使人容易发现所需的商务文书。

[解决问题的手段]

为了达成所述目的，提供公开的信息处理装置。该信息处理装置包含商务文书数据存储部、文本数据存储部、及显示部。

在商务文书数据存储部中，当通过网络从终端装置接收到向特定收件人发送的商务文书数据时，将所接收的商务文书数据与收件人的识别信息及商务文书数据的发出者的识别信息建立关联并存储。

在文本数据存储部中，存储与每个商务文书数据建立关联的文本数据。

显示部从文本数据中检索出与经由终端装置而输入的文字的检索请求一致的文字，将与包含一致文字的文本数据建立关联的商务文书数据的内容显示在终端装置的处理画面上。

[发明的效果]

在一方式中，可使人容易发现所需的商务文书。

附图说明

图1是表示第1实施方式的账单管理系统的图。

图2是对登录后的终端装置所显示的画面的一例进行说明的图。

图3是表示实施方式的账单管理装置的硬件构成的图。

图4是表示实施方式的账单管理装置的功能的框图。

图5是对账单数据的一例进行说明的图。

图6是对概要显示部所显示的信息进行说明的图。

图7是对概要显示部所显示的信息进行说明的图。

图8是对退回的账单数据的处理进行说明的图。

图9是对公司外联系数据的一例进行说明的图。

图10是对附件数据的一例进行说明的图。

图11是对历史数据存储部所存储的数据的一例进行说明的图。

图12是对历史数据存储部所存储的数据的一例进行说明的图。

图13是表示在历史显示模式时信息显示部所显示的数据的一例的图。

图14是对备忘录数据的一例进行说明的图。

图15是表示公司外联系一览的一例的图。

图16是表示公司外联系一览的一例的图。

图17是对查找账单数据时的数据处理部的处理进行说明的流程图。

图18是表示第2实施方式的管理画面的图。

图19是表示第2实施方式的账单管理装置的功能的框图。

图20是对权限数据存储部的内容进行说明的图。

具体实施方式

以下，参照附图，对实施方式的账单管理系统进行详细说明。

＜第1实施方式＞

图1是表示第1实施方式的账单管理系统的图。

第1实施方式的账单管理系统10中，账单管理装置1经由因特网或专线等网络而连接到终端装置2a、2b、2c。

终端装置2a、2b、2c是分别配置在不同公司的会计部门的装置，终端装置2a配置在A公司，终端装置2b配置在B公司，终端装置2c配置在C公司等。作为终端装置2a、2b、2c，例如可列举台式PC(Personal Computer，个人计算机)、笔记本PC、平板终端、智能手机等。

账单管理装置1与终端装置2a、2b、2c安装着Web(网络)程序。终端装置2a、2b、2c经由Web浏览器而与账单管理装置1进行与账单相关的账单数据的交换。此外，在本实施方式中，例示了账单数据的交换，但账单是商务文书的一例，本发明并不限定于账单的交换。作为商务文书的其它示例，例如可列举报价单或订货单等。

以下，将账单管理系统10设为A公司、B公司、C公司的各会计负责人利用的系统来进行说明。

A公司、B公司、C公司的各会计负责人分别使用分配给自己的Email(电子邮件)地址等在账单管理装置1进行用户注册，由此准备好访问账单管理装置1所构筑的账单处理系统的环境。

其后，例如通过由A公司的会计负责人操作终端装置2a，而使账单管理装置1在连接于终端装置2a的显示器显示登录画面。会计负责人通过在登录画面输入邮件地址及密码，而能够登录到账单管理装置1所提供的服务。此外，邮件地址为识别会计负责人的识别信息的一例。

终端装置2a、2b、2c在登录后，能够经由账单管理装置1来执行与将账单原件本身电子化所得的账单数据相关的处理。作为处理的种类，例如可列举账单数据的创建、发送接收、阅览、编辑等。

例如，当A公司的会计负责人向B公司发出账单时，A公司的会计负责人通过操作终端装置2a，在登录后所显示的管理画面创建以B公司作为付款方的账单。然后，向所创建的账单的收件人指定为B公司的会计负责人(收件人)的邮件地址发送账单数据。所发送的账单数据由账单管理装置1保管。

也就是说，终端装置2a、2b、2c间不直接交换账单数据，而是由账单管理装置1来保管在终端装置2a、2b、2c中创建、并发送到付款方的所有账单数据，且像共享数据那样进行处理。而且，账单管理装置1视需要将账单数据的阅览、编辑权限赋予给终端装置2a、2b、2c。

这样一来，能够通过电子手段将账单原件本身电子化，并进行处理。因此，能够节省利用纸或PDF进行账单的管理及保管的工时。

此外，如上所述，终端装置2a、2b、2c间不直接交换账单数据，但在以下的说明中，为了使说明便于理解，有时，例如在A公司的会计负责人以B公司的会计负责人的邮件地址为收件地址发送账单数据的情况下，与一般的账单数据的交换相同地，使用“会计负责人接收账单数据”的表达。

此外，优选将账单管理装置1与各终端装置2a、2b、2c的账单数据的交换加密。

图2是对登录后的终端装置所显示的画面的一例进行说明的图。

图2所示的管理画面110是终端装置2a所显示的画面的一例。

如图2所示，会计负责人能够像使用邮件软件那样来进行账单数据的创建、发出、阅览、编辑等。

这里，在所述示例中，A公司的会计负责人无法改写已经发送的账单数据。另外，B公司的会计负责人也无法改写账单数据。在账单数据存在缺点的情况下，要重新发出版本数不同的账单数据。另外，不废弃旧版的账单数据而由账单管理装置1保管，成为随时可以阅览的状态。进而，账单管理装置1也进行账单数据的版本数管理，从而也能够容易地根据旧版的账单数据来检索新版的账单数据，或根据新版的账单数据来检索旧版的账单数据。

此外，将于下文对管理画面110的详细情况进行详述。

以下，对公开的账单管理系统进行更具体的说明。

图3是表示实施方式的账单管理装置的硬件构成的图。

账单管理装置1是利用CPU(Central Processing Unit，中央处理单元)101来控制装置整体。在CPU101，经由总线108而连接着RAM(Random Access Memory，随机存取存储器)102及多个周边机器。

RAM102用作账单管理装置1的主存储装置。在RAM102中，暂时存储要使CPU101执行的OS(Operating System，操作系统)的程序及应用程序的至少一部分。另外，在RAM102中，存储利用CPU101进行的处理中所要使用的各种数据。

在总线108，连接着硬盘驱动器(HDD：Hard Disk Drive)103、图形处理装置104、输入接口105、驱动装置106、及通信接口107。

硬盘驱动器103对内置磁盘磁性地进行数据的写入及读出。硬盘驱动器103用作账单管理装置1的二次存储装置。在硬盘驱动器103中，存储OS的程序、应用程序、及各种数据。此外，作为二次存储装置，也可以使用闪存等半导体存储装置。

在图形处理装置104连接着显示器104a。图形处理装置104根据来自CPU101的命令，将图像显示在显示器104a的画面。作为显示器104a，可列举使用CRT(Cathode RayTube，阴极射线管)的显示装置或液晶显示装置等。

在输入接口105连接着键盘105a与鼠标105b。输入接口105将从键盘105a或鼠标105b传来的信号发送到CPU101。此外，鼠标105b为指点装置的一例，也可以使用其它指点装置。作为其它指点装置，例如可列举触摸面板、平板、触摸板、轨迹球等。

驱动装置106读取例如以可通过光反射进行读取的方式记录数据的光盘、或USB(Universal Serial Bus，通用串行总线)存储器等可搬运的记录媒体中所记录的数据。例如，当驱动装置106为光学驱动装置时，利用激光光等来读取光盘200中所记录的数据。作为光盘200，可列举Blu-ray(注册商标)、DVD(Digital Versatile Disc，数字多功能盘)、DVD-RAM、CD-ROM(Compact Disc Read Only Memory，光盘只读存储器)、CD-R(Recordable，可录光盘)/RW(Rewritable，可改写光盘)等。

通信接口107连接到网络50。通信接口107经由网络50而与其它计算机或通信机器之间发送接收数据。

通过如上的硬件构成，能够实现本实施方式的处理功能。此外，在图3中表示了账单管理装置1的硬件构成，但终端装置2a等其它计算机也可以通过同样的硬件构成实现。

在如图3所示的硬件构成的账单管理装置1内，设置了如以下的功能。

图4是表示实施方式的账单管理装置的功能的框图。

账单管理装置1包含数据处理部11、账单数据存储部12、公司外联系数据存储部13、附件数据存储部14、历史数据存储部15、及备忘录数据存储部16。

数据处理部11根据会计负责人的操作而将图2所示的管理画面110显示在终端装置2a等。数据处理部11执行与经由管理画面110进行的账单数据的交换相应的处理。例如，数据处理部11将账单管理装置1所接收的账单数据、或会计负责人所创建的公司外联系(下述)或备忘录等分配到各存储部进行存储。

在账单数据存储部12中，账单管理装置1所接收的账单数据是针对每个会计负责人(具体来说，针对每个会计负责人的邮件地址)存储的。账单管理装置1所接收的账单数据包含开账单方的会计负责人向付款方的会计负责人发送的账单数据、及开账单方的会计负责人(发出者)作为草稿创建的账单数据。

图5是对账单数据的一例进行说明的图。

在本实施方式中，将数据表格化存储。

在账单数据管理表格T1中，设置了账单ID、发送接收、发送接收日期时间、负责人状态、对方状态、负责人地址、负责人姓名、及对方地址的栏。横向排列的信息彼此相互建立关联。

在账单ID的栏中，存储着用来管理账单数据的账单数据固有的ID。该账单ID是在账单管理装置1接收到账单数据的时点由数据处理部11分配给账单数据的。

在发送接收的栏中，设定了表示对相应会计负责人来说相应账单数据是接收的账单数据或是发送的账单数据的分类。具体来说，如果是接收的账单数据则设定为“接收”，如果是发送的账单数据则设定为“发送”。

在发送接收日期时间的栏中，存储着发送接收相应账单数据的日期时间中最新的日期时间。

在负责人状态的栏中，设定对相应会计负责人而言的账单数据的状态(与处理相关的进度)。

在对方状态的栏中，设定对进行相应账单数据的交换的对方的会计负责人而言的账单数据的状态。

设定在负责人状态的栏及对方状态的栏的状态中，有“未开封”、“退还中”、“对方废弃”、“已确认”、“已支付”、“保管箱”、“已发送”、“退回”、“已废弃”、“已进账”。对于各状态的内容，于下文进行详细叙述。

在负责人地址的栏中，存储相应会计负责人的邮件地址。

在负责人姓名的栏中，存储相应会计负责人的所属及姓名。

在对方地址的栏中，存储进行相应账单数据的交换的对方的会计负责人的邮件地址。

此外，作为账单数据管理表格所存储的信息，除了图示的信息以外，也包含相应会计负责人的公司名、进行相应账单数据的交换的对方的会计负责人的公司名、各公司的邮政编码、地址、所属、请求金额、收款人的指定账户名等一般账单所包含的信息。

＜管理画面＞

数据处理部11根据会计负责人的操作而将图2所示的管理画面110显示在终端装置2a等。

在管理画面110中，显示利用者信息显示部111、状态显示部112、概要显示部113、账单显示部114、公司外联系按钮115、附件按钮116、历史按钮117、备忘录按钮118、公司外联系一览显示按钮119、备忘录一览显示按钮120、信息显示部121、及信息输入部122。

在利用者信息显示部111，显示登录到账单管理系统的会计负责人的相关信息(利用者信息)。在图2中，作为一例，显示会计负责人所属的公司名、部门名、姓氏、及会计负责人的邮件地址。

在状态显示部112，按状态显示登录到账单管理系统的会计负责人所处理的账单数据的数量。

在状态显示部112，大致分类设置了收件箱、草稿、发件箱及收发件箱的栏。

数据处理部11将以会计负责人的邮件地址为收件地址的账单数据分配到收件箱。

当会计负责人选择收件箱时，数据处理部11参照账单数据管理表格T1。然后，将负责人地址与“bbb@xxmail.co.jp”一致的账单数据中发送接收的栏为“接收”的账单数据的概要显示在概要显示部113。

如图2所示，分配到收件箱的账单数据的状态的细目有“未开封”、“退还中”、“对方废弃”、“已确认”、“已支付”、“保管箱”。

“未开封”的状态是数据处理部11对于分配到收件箱的账单数据中会计负责人未确认的账单数据所分配的状态。

“退还中”的状态是数据处理部11对于分配到收件箱的账单数据中由会计负责人退还给开账单方的会计负责人的账单数据所分配的状态。

“对方废弃”的状态是数据处理部11对于如下账单数据所分配的状态，该账单数据是分配到收件箱的账单数据中、由会计负责人将所接收的账单数据退还给开账单方的会计负责人后，开账单方的会计负责人废弃的账单数据。

“已确认”的状态是数据处理部11对于分配到收件箱的账单数据中、会计负责人已阅览并选择确认按钮(下述)的账单数据所分配的状态。

“已支付”的状态是数据处理部11对于分配到收件箱的账单数据中，已经由会计负责人进行收款并选择支付按钮(未图示)的账单数据所分配的状态。

会计负责人通过合计已支付的状态的账单数据，而能够掌握收款明细。

“保管箱”的状态是数据处理部11对于状态为“已支付”的账单数据中、会计负责人在任意时序转移到保管箱的账单数据所分配的状态。

状态显示部112所显示的数字分别显示被分配的状态的数量。

例如，在状态显示部112的未开封的栏中，显示所接收的账单数据中会计负责人未确认的账单数据的数量。

此外，在状态显示部112的保管箱的栏中未显示数字。

当会计负责人阅览分配到“未开封”、“退还中”、“对方废弃”、“已确认”、“已支付”、“保管箱”的各BOX的账单数据的内容时，选择状态显示部112的相应部位即可。

例如，当会计负责人选择收件箱时，数据处理部11参照账单数据管理表格T1。然后，数据处理部11将负责人地址与“bbb@xxmail.co.jp”一致的账单数据中、负责人状态为未开封的账单数据的概要显示在概要显示部113。

数据处理部11将由会计负责人创建、保存但未发送给发送目标的会计负责人的账单数据分配到草稿。

数据处理部11将会计负责人已发送的账单数据分配到发件箱。

当会计负责人选择发件箱时，数据处理部11参照账单数据管理表格T1。然后，将负责人地址与“bbb@xxmaU.co.jp”一致的账单数据中发送接收的栏为“发送”的账单数据的概要显示在概要显示部113。

如图2所示，分配到发件箱的账单数据的状态的细目中，有“已发送”、“退回”、“已废弃”、“已进账”、“保管箱”。

“已发送”的状态是数据处理部11对于分配到发件箱的账单数据中、付款方的会计负责人未进行支付处理的账单数据所分配的状态。

“退回”的状态是数据处理部11对于分配到发件箱的账单数据中、从付款方的会计负责人退还的账单数据所分配的状态。会计负责人可对从付款方退还来的账单数据进行处理。

“已废弃”的状态是数据处理部11对于从付款方的会计负责人退还来的账单数据中、已经由开账单方的会计负责人废弃的账单数据所分配的状态。

“已进账”的状态是数据处理部11对于分配到发件箱的账单数据中、已经由开账单方的会计负责人确认收款并选择收款按钮(未图示)的账单数据所分配的状态。

“保管箱”的状态是数据处理部11对于状态为“已进账”的账单数据中由会计负责人在任意的时序转移到保管箱的账单数据所分配的状态。

在状态显示部112的保管箱的栏中未显示数字。

当要阅览“已发送”、“退回”、“已废弃”、“已进账”、“保管箱”的各BOX中的账单数据的内容时，选择该部位即可。

如上所述，在概要显示部113，显示与会计负责人在状态显示部112选择的状态相对应的账单数据的概要。作为概要，如果是接收的账单数据，则显示开账单方的公司名、件名、支付日期时间、及发送侧、接收侧的状态。

这些状态在发送接收账单数据的双方会计负责人的管理画面上分别显示相同的状态。

图6及图7是对概要显示部所显示的信息进行说明的图。

在图6中，图示付款方的会计负责人所阅览的管理画面110的概要显示部113所显示的账单数据的概要113a、及开账单方的会计负责人所阅览的管理画面110的概要显示部113所显示的概要113b。

也就是说，对于图6所示的开账单方为ABC股份有限公司、件名为○○work的账单数据D1，在由开账单方的会计负责人操作的终端装置的管理画面上，进入状态显示部的“已发送”。当开账单方的会计负责人选择状态显示部的“已发送”时，对于账单数据D1，在概要显示部113显示付款方为□□股份有限公司、件名为○○work、开账单方的会计负责人的状态为“已发送”、付款方的会计负责人的状态为“未开封”的主旨。

另外，通过确认状态的变迁，而开账单方的会计负责人能够容易地确认付款方的会计负责人的处理进度。因此，双方的会计负责人能够实时地确认各账单数据当前处于何种状态。

图7(a)所示的概要113c、113d、113e均表示关于账单数据D2的概要。

当付款方的会计负责人阅览账单数据D2，并选择确认按钮(下述)时，数据处理部11将由开账单方的会计负责人操作的终端装置的管理画面110的概要显示部113所显示的信息从概要113c变更为概要113d。

其后，当付款方的会计负责人进行账单数据D2的支付处理，并选择已支付按钮(下述)时，数据处理部11将由开账单方的会计负责人操作的终端装置的管理画面110的概要显示部113所显示的信息从概要113d变更为概要113e。

另外，作为另一例，图7(b)所示的概要113f、113g均表示关于账单数据D3的概要。

当付款方的会计负责人阅览账单数据D3并选择退还按钮(下述)时，数据处理部11将由付款方的会计负责人操作的终端装置的管理画面的概要显示部113所显示的信息从概要113f变更为概要113g。

再次回到图2进行说明。

当由会计负责人选择概要显示部113所显示的账单数据的概要时，数据处理部11将账单数据的详细情况显示在账单显示部114。账单显示部114所显示的账单的内容除了具备地址显示部114a及下述各种按钮以外，与既存的(基于纸或PDF的)账单相同。

当会计负责人阅览分配到收件箱的账单数据时，数据处理部11将发送方的会计负责人(from)的邮件地址显示在地址显示部114a。

另外，当会计负责人阅览草稿或分配到发件箱的账单数据时，数据处理部11显示发送目标的会计负责人(to)的邮件地址。

此外，数据处理部11也可以将账单数据的账单ID显示在账单显示部114。

会计负责人能够在管理画面110上进行账单显示部114所显示的账单的处理。

具体来说，根据账单数据的状态，在账单显示部114显示用来对账单进行处理的按钮。

在图2中，表示选择状态为未开封的账单数据时所显示的按钮。

在账单显示部114，设置了确认按钮114b、退还按钮114c及复制按钮114d。

当由会计负责人选择确认按钮114b时，数据处理部11参照账单数据管理表格T1。然后，将账单显示部114所显示的账单数据的负责人状态变更为“已确认”。另外，数据处理部11将状态显示部112的“未开封”的数字减1，将“已确认”的数字加1。

当由会计负责人选择退还按钮114c时，数据处理部11参照账单数据管理表格T1。然后，将账单显示部114所显示的账单数据的负责人状态变更为“退还中”，将对方状态变更为“退回”。另外，数据处理部11将状态显示部112的“未开封”的数字减1，将“退还中”的数字加1。

在接收到退还的账单数据的会计负责人的管理画面上，将状态显示部的退回的数字加1。

当由会计负责人选择复制按钮114d时，数据处理部11创建将相应账单数据的开账单方与付款方的公司名及地址替换后的新账单数据。然后，数据处理部11在账单数据管理表格T1中存储所创建的账单数据的相关信息。这时，相应账单数据的负责人状态为“草稿”，对方状态成为空栏。

＜退回处理＞

图8是对退回的账单数据的处理进行说明的图。

当会计负责人选择状态为退回，并选择显示在概要显示部113的账单的概要时，数据处理部11将与所选择的账单的概要相对应的账单数据显示在账单显示部114。在该情况下，在地址显示部114a显示付款方的会计负责人的邮件地址。

在账单显示部114设置了修改按钮114e、及废弃按钮114f。

当由会计负责人选择修改按钮114e时，数据处理部11将账单显示部114所显示的账单数据的状态变更为“已废弃”。另外，数据处理部11将状态显示部112的“退回”的数字减1。另外，追加历史信息。

当由会计负责人选择废弃按钮114f时，数据处理部11将账单显示部114所显示的账单数据的状态变更为“已废弃”。由此，状态显示部112的“发件箱”及“退回”的数字减1。

此外，开账单方的会计负责人及付款方的会计负责人对于已废弃的账单数据，在废弃后也可以阅览。

具体来说，开账单方的会计负责人可通过选择状态显示部112的“已废弃”来阅览已废弃的账单数据。另外，付款方的会计负责人可通过选择状态显示部112的“对方废弃”来阅览已废弃的账单数据。

再次回到图2进行说明。

对于收发件箱，分配收件箱及发件箱内的所有账单数据中除已废弃的账单数据、分配到保管箱的账单数据、及分配到草稿的账单数据以外的数据。

＜公司外联系按钮＞

当由会计负责人选择公司外联系按钮115时，数据处理部11将管理画面110切换为公司外联系输入模式。在该公司外联系输入模式下，数据处理部11将输入到信息输入部122、且已按下键盘的回车键等而确定的文书(文本数据)作为公司外联系而与相应会计负责人的邮件地址及账单显示部114所显示的账单数据建立关联，并存储在公司外联系数据存储部13。

图9是对公司外联系数据的一例进行说明的图。

在本实施方式中，将公司外联系数据表格化存储。

在公司外联系数据管理表格T2中，设置了ID、时间、及主题的栏。横向排列的信息彼此相互建立关联。

在ID的栏中，存储着会计负责人创建公司外联系数据时显示在账单显示部114的账单数据(与公司外联系数据建立关联的账单数据)的账单ID。

在联系人地址的栏中，存储着创建相应公司外联系数据的创建者的邮件地址。

在时间的栏中，存储着公司外联系数据的创建日期时间。

在主题的栏中，存储着公司外联系的内容。

另外，在公司外联系输入模式下，数据处理部11就账单显示部114所显示的账单数据，参照公司外联系数据管理表格T2，将至今为止输入的公司外联系以时间序列与创建日期时间一并显示在信息显示部121。

在信息显示部121，显示账单数据的发送方、发送目标双方的会计负责人本人输入的公司外联系。因此，通过使用该公司外联系输入模式，使得双方的会计负责人能够进行网络聊天那样的交换。

此外，也可以将会计负责人对账单数据显示部114所显示的账单数据进行的相关其它处理(下载、pdf化)与执行该处理的日期时间一并显示在信息显示部121。由此，能够掌握双方会计负责人的处理历史。

＜附件按钮＞

当由会计负责人选择附件按钮116时，数据处理部11将管理画面110切换为附件模式。在该附件模式下，数据处理部11将在信息输入部122点击、拖拽，并按下键盘的回车键等而确定的附件数据与相应会计负责人的邮件地址及账单显示部114所显示的账单数据建立关联，并存储在附件数据存储部14。

图10是对附件数据的一例进行说明的图。

在本实施方式中，将附件数据表格化存储。

在附件数据管理表格T3中，设置了ID、时间、及附件数据的栏。横向排列的信息彼此相互建立关联。

在ID的栏中，存储着添加附件数据时画面所显示的账单数据(与附件数据建立关联的账单数据)的账单ID。

在时间的栏中，存储着附件数据的添加日期时间。

在附件数据的栏中，存储着附件数据的名称。

另外，在文件模式下，数据处理部11就账单显示部114所显示的账单数据，参照附件数据管理表格T3，将与至今为止添加的附件相关的信息以时间序列显示在信息显示部121。

＜历史按钮＞

数据处理部11将至今为止双方会计负责人的操作历史存储在历史数据存储部15。

图11及图12是对历史数据存储部所存储的数据的一例进行说明的图。

在本实施方式中，将数据表格化存储。

数据处理部11针对每个账单数据创建历史数据管理表格T4。如果版本数不同，则历史数据管理表格T4不同。

在历史数据管理表格T4中，设置了账单ID、操作、发送接收日期时间、负责人状态、对方状态、负责人地址、及对方地址的栏。横向排列的信息彼此相互建立关联。

在操作的栏中，设定了由会计负责人所执行的操作。对于除此以外的栏的内容，因为与账单数据管理表格T1相同，所以省略说明。

如图12所示，在版本数数据管理表格T5中，设置了第1版ID、第2版ID、第3版ID的栏。横向排列的信息彼此相互建立关联。

在第1版ID的栏中，存储着在会计负责人创建账单数据并选择管理画面110所显示的保存按钮(未图示)的时点，由数据处理部11分配的账单ID。

在第2版ID的栏中，存储着在创建被分配第1版ID的账单数据的第2版并选择管理画面110所显示的保存按钮(未图示)时，由数据处理部11分配的账单ID。

在第3版ID的栏中，存储着在创建被分配第2版ID的账单数据的第3版并选择管理画面110所显示的保存按钮(未图示)时，由数据处理部11分配的账单ID。

此外，在图12中，图示了到第3版为止的栏，但在创建第4版的账单数据时，数据处理部11在版本数数据管理表格T5的栏中追加新创建的账单数据的账单ID。第5版以后也相同。

然后，当由会计负责人选择历史按钮117时，数据处理部11将管理画面110切换为历史显示模式。具体来说，数据处理部11参照历史数据管理表格T4及版本数数据管理表格T5，将与账单显示部114所显示的账单数据的交换相关的历史以时间序列显示在信息显示部121。

图13是表示在历史显示模式时信息显示部所显示的数据的一例的图。

在信息显示部121，显示了显示账单数据的版本数的版本数显示部121a、及显示与账单数据的交换相关历史的历史显示部121b。

数据处理部11参照历史数据管理表格T4，将账单数据的交换以时间序列显示在历史显示部121b。在图13(a)所示的例中，记载了：发送方的会计负责人齐藤创建、发送了账单显示部114所显示的账单数据；发送目标的会计负责人手岛退还了相应账单数据；齐藤修改了相应账单数据，并创建了第2版的账单数据；以及齐藤废弃了第1版的账单数据。

另外，当由会计负责人选择其它版本数时，数据处理部11参照版本数数据管理表格T5，特定出相应的账单数据。在图12所示的例中，例如，如果第1版的账单数据的账单ID为“001”，则当由会计负责人选择第2版的账单数据时，数据处理部11特定出账单ID为“015”的账单数据。然后，参照历史数据管理表格T4，将账单数据的交换以时间序列显示在历史显示部121b。在图13(b)所示的例中，记载了齐藤处于所创建的第2版的账单数据的草稿阶段。

＜备忘录按钮＞

当由会计负责人选择备忘录按钮118时，数据处理部11将管理画面110切换到备忘录输入模式。在该备忘录输入模式下，数据处理部11将输入到信息输入部122并按下键盘的回车键等而确定的文字等作为备忘录而与相应会计负责人的邮件地址及账单显示部114所显示的账单数据建立关联，并存储在备忘录数据存储部16。该备忘录只有创建备忘录的人可以阅览。

图14是对备忘录数据的一例进行说明的图。

在本实施方式中，将备忘录数据表格化存储。

在备忘录数据管理表格T6中，设置了ID、时间、及主题的栏。横向排列的信息彼此相互建立关联。

在ID的栏中，存储着会计负责人创建备忘录时画面所显示的账单数据(与备忘录建立关联的账单数据)的账单ID。

在时间的栏中，存储着备忘录数据的创建日期时间。

在主题的栏中，存储着备忘录的内容。

另外，在备忘录输入模式下，数据处理部11参照备忘录数据存储部16，就账单显示部114所显示的账单数据，将至今为止输入的备忘录以时间序列显示在信息显示部121。

＜公司外联系一览显示按钮＞

当由会计负责人选择公司外联系一览显示按钮119时，数据处理部11参照存储着与公司外联系相关的数据的公司外联系数据存储部13，将与相应会计负责人所负责的账单相关的公司外联系的一览画面(公司外联系一览画面)以时间序列显示在管理画面110上。

图15及图16是表示公司外联系一览的一例的图。

如图15所示，会计负责人X就账单数据α与会计负责人Y分别于同日10时、11时、12时进行公司外联系的交换，会计负责人X就账单数据β与会计负责人Z分别于同日10时30分、11时30分、12时30分进行公司外联系的交换。

在该情况下，在会计负责人X所操作的终端装置的管理画面上，显示如图15所示的公司外联系一览画面119a。在该公司外联系一览画面119a，并非以账单数据为单位，而是以时间序列为单位显示与其他会计负责人进行交换的公司外联系的记录。

该公司外联系一览画面119a具备检索输入部119b。通过由会计负责人X输入检索文字并按下回车键(检索请求)，而由数据处理部11特定出包含与检索文字一致的文书的公司外联系。

例如，如图16所示，会计负责人X通过在检索输入部119b输入“感谢”，并按下回车键，而由数据处理部11显示12：00的“深表感谢”与12：30的“十分感谢”作为检索结果。会计负责人X例如通过选择并点击12：00的“深表感谢”，而由数据处理部11将与包含相应主题的公司外联系数据建立关联的账单数据α的内容显示在账单显示部114。

由此，能够基于公司外联系中所使用的用语容易地查找账单数据。

此外，会计负责人即使不在检索输入部119b输入检索文字，只要找到了与公司外联系一览画面119a相应的主题，也可以直接点击该主题。通过该动作，数据处理部11也将与包含相应主题的公司外联系数据建立关联的账单数据的内容显示在账单显示部114。

接下来，对查找账单数据时的数据处理部的处理进行说明。

图17是对查找账单数据时的数据处理部的处理进行说明的流程图。

[步骤S1]数据处理部11受理公司外联系一览显示按钮119的选择时，移行到步骤S2。

[步骤S2]数据处理部11参照公司外联系数据管理表格T2。然后，提取联系人地址的栏中存储着利用者信息显示部111正显示的会计负责人的邮件地址的所有公司外联系数据。然后，数据处理部11将所提取的公司外联系数据的主题以时间序列显示在公司外联系一览画面119a。其后，移行到步骤S3。

[步骤S3]数据处理部11判断检索输入部119b是否已输入检索文字。在输入了检索文字的情况下(步骤S3的是(Yes))，移行到步骤S4。如果未输入检索文字(步骤S3的否(No))，则移行到步骤S5。

[步骤S4]数据处理部11只将包含输入的检索文字的公司外联系显示在公司外联系一览画面119a。

[步骤S5]数据处理部11当受理了所显示的主题的选择时，移行到步骤S6。

[步骤S6]数据处理部11参照公司外联系数据管理表格T2。然后，特定出包含相应主题的公司外联系数据的账单ID。然后，数据处理部11参照账单数据管理表格T1，将具有与所特定出的账单ID一致的账单ID的账单数据的内容显示在账单显示部114。

以上，结束图17的说明。

再次回到图2进行说明。当由会计负责人选择备忘录一览显示按钮120时，数据处理部11参照存储着与公司外联系相关的数据的备忘录数据存储部16，将与相应会计负责人所负责的账单相关的备忘录的一览画面(备忘录一览画面)以时间序列显示在管理画面110上。

如上所述，根据账单管理系统10，在终端装置2a、2b、2c间并非直接交换账单数据，而是由账单管理装置1保管在终端装置2a、2b、2c创建、且发送给付款方的所有账单数据，从而成为像共享数据那样的处理。因此，付款方的会计负责人通过打印账单数据而能够获得账单的原件。

另外，可以不实施电子署名处理或时间戳处理等，所以能够削减为了进行税务调查而将纸质账单PDF化等的工时。

在信息显示部121，显示账单数据的发送方、发送目标双方的会计负责人本人输入的公司外联系。因此，通过使用该公司外联系输入模式，双方的会计负责人能够进行网络聊天那样的交换。

在发送账单数据的时点，将信息存储在账单数据管理表格T1中，其后的交换的状态是在该账单数据管理表格T1上进行管理。因此，使会计负责人免于进行通过手动输入来将账单重新归纳到数据表单的作业。

＜第2实施方式＞

接下来，对第2实施方式的账单管理系统进行说明。

以下，对于第2实施方式的账单管理系统，以与所述第1实施方式的不同之处为中心进行说明，对于相同事项，省略其说明。

图18是表示第2实施方式的管理画面的图。

第2实施方式的账单管理系统与第1实施方式的不同之处在于将阅览权限及编辑权限赋予其他用户。

具体来说，如图18所示，在第2实施方式的管理画面110a的利用者信息显示部111，表示营业本部长铃木已经登录。在利用者信息显示部111，设置了选项卡111a。

这里，设为铃木拥有阅览以各营业科所有会计负责人为收件地址的账单数据的权限。这里所说的收件地址并非指账单数据的付款方，而是指发送账单数据时收件人的邮件地址。

通过由铃木选择该选项卡111a，而由数据处理部11在被阅览者显示部111b显示允许阅览的人员的姓名、所属、及邮件地址。

铃木通过选择显示在被阅览者显示部111b的所希望的会计负责人，而能够阅览所选择的会计负责人的账单数据。例如，当选择佐藤时，数据处理部11将与佐藤登录系统时管理画面所显示的信息相同的信息显示在连接在终端装置的显示器。

另外，当选择法人营业部全体时，数据处理部11将以法人营业部所属的所有会计负责人的邮件地址为收件地址的账单数据的相关管理画面显示在连接在终端装置的显示器。

以下，对第2实施方式的账单管理装置的处理进行说明。

图19是表示第2实施方式的账单管理装置的功能的框图。

第2实施方式的账单管理装置1a包含存储与阅览权限相关的数据的权限数据存储部17。

图20是对权限数据存储部的内容进行说明的图。

在本实施方式中，将权限数据表格化存储。

在权限数据管理表格T7中，设置了准许阅览者地址及被阅览者地址的栏。横向排列的信息彼此相互建立关联。

准许阅览者地址的栏中，设定了能够阅览发向他人的账单数据的人员的邮件地址。

被阅览者地址的栏中，设定了账单数据被准许阅览者阅览的人员的邮件地址。

此外，在图20中，设定了最多3人的被阅览者地址，但显然被阅览者的人数也可以是4人以上。

数据处理部11当由利用者选择了选项卡111a时，参照权限数据管理表格T7。然后，判断与利用者的邮件地址一致的邮件地址是否属于准许阅览者地址。

与利用者的邮件地址一致的邮件地址如果属于准许阅览者地址，那么数据处理部11参照账单数据管理表格T1。然后，特定出与被阅览者地址栏中所设定的邮件地址一致的邮件地址设定在负责人地址的记录，从所特定出的记录的负责人姓名的栏提取所属及负责人姓名。

数据处理部11将所提取的所属及负责人姓名与邮件地址一并显示在被阅览者显示部111b。由此，能够阅览相应利用者可阅览的、发送给他人的账单数据。这里所说的发送给他人并非指账单数据的付款方，而是指发送账单数据时的收件人的邮件地址。

根据第2实施方式的账单管理系统，获得与第1实施方式相同的效果。

而且，根据第2实施方式的账单管理系统，进而能够阅览相应利用者可阅览的发送给他人的账单数据。

此外，在本实施方式中，对赋予阅览权限的示例进行了说明，也可以赋予发送给他人的账单数据的编辑权限。

此外，账单管理装置1所进行的处理也可以由多个装置进行分散处理。

另外，在本实施方式中，设为账单管理装置1包含账单数据存储部13等各存储部的构成，但并不限定于此，各存储部也可以云端化，设置在与数据处理部11不同的场所。

以上，基于图示的实施方式，对本发明的信息处理装置、信息处理方法及程序进行了说明，但本发明并不限定于此，各部的构成可以置换为具有相同功能的任意构成。另外，也可以对本发明附加其它任意构成物或步骤。

另外，本发明也可以将所述各实施方式中任意2种以上的构成(特征)加以组合。

此外，所述的处理功能可通过计算机实现。在该情况下，提供记录了账单管理装置1、1a所具有的功能的处理内容的程序。通过使计算机执行该程序，而在计算机上实现所述处理功能。记录了处理内容的程序可预先记录在计算机可读取的记录媒体中。作为计算机可读取的记录媒体，可列举磁存储装置、光盘、磁光记录媒体、半导体存储器等。作为磁存储装置，可列举硬盘驱动器、软盘(FD)、磁带等。作为光盘，可列举DVD、DVD-RAM、CD-ROM/RW等。作为磁光记录媒体，可列举MO(Magneto-Optical disk，光盘)等。

为了使程序流通，例如售卖记录该程序的DVD、CD-ROM等可搬运式记录媒体。另外，也可以将程序预先存储在服务器计算机的存储装置中，经由网络来从服务器计算机向其它计算机传送该程序。

执行程序的计算机例如将记录在可搬运式记录媒体中的程序或从服务器计算机传送的程序存储在自身的存储装置中。然后，计算机从自身的存储装置读取程序，并按照程序执行处理。此外，计算机也可以从可搬运式记录媒体直接读取程序，并按照该程序执行处理。另外，计算机也可以每当从经由网络连接的服务器计算机传送程序时，逐次按照所接收的程序执行处理。

另外，也可以通过DSP(Digital Signal Processor，数字信号处理器)、ASIC(Application Specific Integrated Circuit，应用专用集成电路)、PLD(ProgrammableLogic Device，可编程逻辑器件)等电子电路来实现所述的处理功能的至少一部分。

[符号的说明]

1、1a：账单管理装置

2a、2b、2c：终端装置

10：账单管理系统

11：数据处理部

12：账单数据存储部

13：公司外联系数据存储部

14：附件数据存储部

15：历史数据存储部

16：备忘录数据存储部

17：权限信息存储部

T1：账单数据管理表格

T2：公司外联系数据管理表格

T3：附件数据管理表格

T4：历史数据管理表格

T5：版本数数据管理表格

T6：备忘录数据管理表格

T7：权限数据管理表格

Claims (7)

1.一种信息处理装置，其特征在于包含：

商务文书数据存储部，当通过网络从终端装置接收到向特定收件人发送的商务文书数据时，将所接收到的所述商务文书数据与所述收件人的识别信息、及所述商务文书数据的发出者的识别信息建立关联并存储；

文本数据存储部，存储与每个所述商务文书数据建立关联的文本数据；及

显示部，从所述文本数据中检索出与经由终端装置而输入的文字的检索请求一致的文字，并将与包含一致文字的文本数据建立关联的所述商务文书数据的内容显示在所述终端装置的处理画面上。

2.根据权利要求1所述的信息处理装置，其还包含：权限赋予部，根据发出者或收件人经由终端装置的商务文书数据的阅览或编辑请求，参照所述商务文书数据存储部，赋予相应的商务文书数据的阅览或编辑的权限；及

进度管理部，对因阅览或编辑而发生变化的所述商务文书数据的发出者、收件人各自的处理的相关进度进行管理。

3.根据权利要求1所述的信息处理装置，其还包含：文本数据存储部，将与每个所述商务文书数据建立关联的文本数据和所述文本数据的创建日期时间一并存储；及

显示部，当在终端装置的处理画面上显示所述商务文书数据的内容时，参照所述附件数据存储部，以时间序列在所述处理画面上显示与所要显示的商务文书数据建立关联的附件数据。

4.根据权利要求1至3中任一项信息处理装置，其还包含显示部，所述显示部将所述商务文书数据的发出者、收件人各自的处理进度实时显示在发出者、收件人各自的终端装置的处理画面上。

5.根据权利要求1至4中任一项信息处理装置，其还包含：权限赋予部，根据发出者或收件人经由终端装置的商务文书数据的阅览或编辑请求，参照所述商务文书数据存储部，赋予相应的商务文书数据的编辑权限；及

版本数信息存储部，当所述商务文书数据的版本数因所述商务文书数据的编辑而被更新时，将更新前的商务文书数据的识别信息与更新后的商务文书数据的识别信息建立关联并存储；且

所述显示部当将更新前或更新后的商务文书数据的内容显示在终端装置的处理画面上时，在处理画面上一并显示切换所要显示的商务文书数据的版本数的信息。

6.一种信息处理方法，其特征在于：使计算机从文本数据中检索出与经由终端装置而输入的文字的检索请求一致的文字，

将与包含一致文字的文本数据建立关联的商务文书数据的内容显示在所述终端装置的处理画面上，且

所述计算机包含：所述商务文书数据存储部，当通过网络从终端装置接收到向特定的所述收件人发送的所述商务文书数据时，将所接收到的所述商务文书数据与所述收件人的识别信息、及所述商务文书数据的所述发出者的识别信息建立关联并存储；及文本数据存储部，存储与每个所述商务文书数据建立关联的所述文本数据。

7.一种程序，其特征在于使计算机执行如下处理：

从文本数据中检索出与经由终端装置而输入的文字的检索请求一致的文字，

将与包含一致文字的文本数据建立关联的商务文书数据的内容显示在所述终端装置的处理画面上，且

所述计算机包含：所述商务文书数据存储部，当通过网络从终端装置接收到向特定的所述收件人发送的所述商务文书数据时，将所接收到的所述商务文书数据与所述收件人的识别信息、及所述商务文书数据的所述发出者的识别信息建立关联并存储；及文本数据存储部，存储与每个商务文书数据建立关联的所述文本数据。