JPWO2017073102A1 - 情報処理装置、情報処理方法およびプログラム - Google Patents

情報処理装置、情報処理方法およびプログラム Download PDF

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Abstract

所望のビジネス文書を容易に発見させること。請求書管理装置1は、端末装置から特定の受取人に向けて送信された請求書データをネットワークを通じて受信すると、受信した請求書データを、受取人のメールアドレスと、請求書データの発行者のメールアドレスとを関連づけて記憶する請求書データ記憶部12と、請求書データ毎に関連づけられた社外連絡データを記憶する社外連絡データ記憶部13と、端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードを社外連絡データから検索し、一致するワードを含む社外連絡データに関連づけられた請求書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させるデータ処理部11と、を有する。図4

Description

本発明は情報処理装置、情報処理方法およびプログラムに関する。
会社全体または企業グループ全体のビジネス文書(例えば、請求書等)の閲覧とその情報の一元管理を可能とする技術が知られている。
例えば、ユーザを特定するユーザ特定情報と少なくとも1つの固有の情報とをユーザ毎に関連づけたユーザ情報を記憶する第1の記憶部と、第1の記憶部に記憶される固有の情報とユーザ特定情報とを用いて所定の規則に基づきユーザ毎にコードを生成する生成部と、第1の記憶部に記憶されているユーザ情報が備える第1のユーザのユーザ特定情報を含むビジネス文書情報を記憶する第2の記憶部と、第1の記憶部にユーザ情報が記憶されている第2のユーザからのビジネス文書情報へのアクセス要求を受け付けると、第1のユーザの第1のコードと、第2のユーザの第2のコードが一致するか否かを判断し、第1のコードと第2のコードとが一致する場合、第2の記憶部に記憶されている第1のユーザが作成したビジネス文書情報へのアクセス権限を前記第2のユーザに付与する処理部と、を備える情報処理装置が知られている。
国際公開第2015/049948号
例えば、受け取ったビジネス文書について、相手から問い合わせがあった場合を考える。
複数のビジネス文書を受け取ると、即座に該当するビジネス文書を見つけ出すのが困難である。このため、一元管理されているビジネス文書を容易に検索できれば便宜である。
1つの側面では、本発明は、所望のビジネス文書を容易に発見させることを目的とする。
上記目的を達成するために、開示の情報処理装置が提供される。この情報処理装置は、ビジネス文書データ記憶部と、テキストデータ記憶部と、表示部とを有している。
ビジネス文書データ記憶部には、端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信したビジネス文書データを、受取人の識別情報と、ビジネス文書データの発行者の識別情報とが関連づけられて記憶される。
テキストデータ記憶部には、ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータが記憶される。
表示部は、端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードをテキストデータから検索し、一致するワードを含むテキストデータに関連づけられたビジネス文書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させる。
1態様では、所望のビジネス文書を容易に発見させることができる。
第1の実施の形態の請求書管理システムを示す図である。 ログイン後の端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。 実施の形態の請求書管理装置のハードウェア構成を示す図である。 実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。 請求書データの一例を説明する図である。 概要表示部に表示される情報を説明する図である。 概要表示部に表示される情報を説明する図である。 返送戻りの請求書データの処理を説明する図である。 社外連絡データの一例を説明する図である。 添付ファイルデータの一例を説明する図である。 履歴データ記憶部に記憶されるデータの一例を説明する図である。 履歴データ記憶部に記憶されるデータの一例を説明する図である。 履歴表示モード時に情報表示部に表示されるデータの一例を示す図である。 メモデータの一例を説明する図である。 社外連絡一覧の一例を示す図である。 社外連絡一覧の一例を示す図である。 請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明するフローチャートである。 第2の実施の形態の管理画面を示す図である。 第2の実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。 権限データ記憶部の内容を説明する図である。
以下、実施の形態の請求書管理システムを、図面を参照して詳細に説明する。
<第1の実施の形態>
図1は、第1の実施の形態の請求書管理システムを示す図である。
第1の実施の形態の請求書管理システム10は、請求書管理装置1が、インターネットや専用線等のネットワークを介して端末装置2a、2b、2cに接続されている。
端末装置2aは、A社、端末装置2bはB社、端末装置2cはC社等、端末装置2a、2b、2cは、それぞれ異なる会社の経理部門に配置されている装置である。端末装置2a、2b、2cとしては、例えばデスクトップPC、ノートPC、タブレット端末、スマートフォン等が挙げられる。
請求書管理装置1と、端末装置2a、2b、2cはWebプログラムを実装している。端末装置2a、2b、2cは、Webブラウザを介して請求書に関する請求書データを請求書管理装置1とやりとりする。なお、本実施の形態では請求書データのやりとりを例示するが、請求書はビジネス文書の一例であり、本発明は請求書のやりとりに限定されない。ビジネス文書の他の例としては、例えば見積書や注文書等が挙げられる。
以下、請求書管理システム10をA社、B社、C社の各経理担当者が利用するものとして説明する。
A社、B社、C社の各経理担当者は、それぞれ自己に割り当てられたEmailアドレス等を用いて請求書管理装置1にユーザ登録を行うことにより、請求書管理装置1が構築する請求書処理システムにアクセスする環境を整える。
その後、例えばA社の経理担当者が端末装置2aを操作することにより、請求書管理装置1が端末装置2aに接続されたモニタにログイン画面を表示させる。経理担当者はログイン画面にメールアドレスおよびパスワードを入力することにより、請求書管理装置1が提供するサービスにログインすることができる。なお、メールアドレスは、経理担当者を識別する識別情報の一例である。
端末装置2a、2b、2cは、ログイン後に、請求書の原本そのものを電子化した請求書データに関する処理を、請求書管理装置1を介して実行することができる。処理の種別としては、例えば、請求書データの作成、送受信、閲覧、編集等が挙げられる。
例えば、A社の経理担当者がB社宛に請求書を発行する際には、A社の経理担当者は、端末装置2aを操作することにより、ログイン後に表示される管理画面にて請求先をB社とする請求書を作成する。そして、作成した請求書の送付先にB社の経理担当者(受取人)のメールアドレスを指定した請求書データを送信する。送信された請求書データは、請求書管理装置1が保管する。
すなわち、端末装置2a、2b、2c間で請求書データを直接やりとりするのではなく、端末装置2a、2b、2cで作成され、請求先に送信された全ての請求書データは請求書管理装置1が保管し共有データのような取扱いとなる。そして、請求書管理装置1は、必要に応じて請求書データの閲覧、編集権限を端末装置2a、2b、2cに与える。
このように、電子上で請求書原本そのもの電子化し、処理することができる。従って、紙やPDFによる請求書の管理や保管の手間を省くことができる。
なお、前述したように、端末装置2a、2b、2c間で請求書データを直接やりとりするのではないが、以下の説明では、説明を分かり易くするために、例えばA社の経理担当者からB社の経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データが送信された場合、一般的な請求書データのやりとりと同じく、「経理担当者が請求書データを受信する」という表現を用いる場合がある。
なお、請求書管理装置1と各端末装置2a、2b、2cとの請求書データのやりとりは暗号化されるのが好ましい。
図2は、ログイン後の端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。
図2に示す管理画面110は、端末装置2aに表示される画面の一例である。
図2に示すように、経理担当者は、メールソフトウェアのような感覚で請求書データの作成、発行、閲覧、編集等をすることができる。
ところで、前述した例では、A社の経理担当者は、一度送信した請求書データは書き替えることができない。また、B社の経理担当者も請求書データを書き替えることができない。請求書データに不備がある場合は、版数の異なる請求書データを再発行することになる。また、旧版の請求書データは、破棄されずに請求書管理装置1が保管し、いつでも閲覧できる状態になる。さらに、請求書管理装置1は、請求書データの版数管理も行い、旧版の請求書データから新版の請求書データを検索したり、新版の請求書データから旧版の請求書データを検索することも容易に行うことができる。
なお、管理画面110の詳細については、後に詳述する。
以下、開示の請求書管理システムをより具体的に説明する。
図3は、実施の形態の請求書管理装置のハードウェア構成を示す図である。
請求書管理装置1は、CPU(Central Processing Unit)101によって装置全体が制御されている。CPU101には、バス108を介してRAM(Random Access Memory)102と複数の周辺機器が接続されている。
RAM102は、請求書管理装置1の主記憶装置として使用される。RAM102には、CPU101に実行させるOS(Operating System)のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、RAM102には、CPU101による処理に使用する各種データが格納される。
バス108には、ハードディスクドライブ(HDD:Hard Disk Drive)103、グラフィック処理装置104、入力インタフェース105、ドライブ装置106、および通信インタフェース107が接続されている。
ハードディスクドライブ103は、内蔵したディスクに対して、磁気的にデータの書き込みおよび読み出しを行う。ハードディスクドライブ103は、請求書管理装置1の二次記憶装置として使用される。ハードディスクドライブ103には、OSのプログラム、アプリケーションプログラム、および各種データが格納される。なお、二次記憶装置としては、フラッシュメモリ等の半導体記憶装置を使用することもできる。
グラフィック処理装置104には、モニタ104aが接続されている。グラフィック処理装置104は、CPU101からの命令に従って、画像をモニタ104aの画面に表示させる。モニタ104aとしては、CRT(Cathode Ray Tube)を用いた表示装置や、液晶表示装置等が挙げられる。
入力インタフェース105には、キーボード105aとマウス105bとが接続されている。入力インタフェース105は、キーボード105aやマウス105bから送られてくる信号をCPU101に送信する。なお、マウス105bは、ポインティングデバイスの一例であり、他のポインティングデバイスを使用することもできる。他のポインティングデバイスとしては、例えばタッチパネル、タブレット、タッチパッド、トラックボール等が挙げられる。
ドライブ装置106は、例えば、光の反射によって読み取り可能なようにデータが記録された光ディスクや、USB(Universal Serial Bus)メモリ等の持ち運び可能な記録媒体に記録されたデータの読み取りを行う。例えば、ドライブ装置106が光学ドライブ装置である場合、レーザ光等を利用して、光ディスク200に記録されたデータの読み取りを行う。光ディスク200には、Blu−ray(登録商標)、DVD(Digital Versatile Disc)、DVD−RAM、CD−ROM(Compact Disc Read Only Memory)、CD−R(Recordable)/RW(ReWritable)等が挙げられる。
通信インタフェース107は、ネットワーク50に接続されている。通信インタフェース107は、ネットワーク50を介して、他のコンピュータまたは通信機器との間でデータを送受信する。
以上のようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。なお、図3には請求書管理装置1のハードウェア構成を示したが、端末装置2a等、他のコンピュータも同様のハードウェア構成で実現することができる。
図3に示すようなハードウェア構成の請求書管理装置1内には、以下のような機能が設けられる。
図4は、実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。
請求書管理装置1は、データ処理部11と、請求書データ記憶部12と、社外連絡データ記憶部13と、添付ファイルデータ記憶部14と、履歴データ記憶部15と、メモデータ記憶部16とを有している。
データ処理部11は、経理担当者の操作に応じて図2に示す管理画面110を端末装置2a等に表示する。データ処理部11は、管理画面110を介して行われる請求書データのやり取りに応じた処理を実行する。例えば、データ処理部11は、請求書管理装置1が受信した請求書データや、経理担当者が作成した社外連絡(後述)やメモ等を各記憶部に振り分けて記憶させる。
請求書データ記憶部12には、請求書管理装置1が受信した請求書データが、経理担当者毎(具体的には、経理担当者のメールアドレス毎)に記憶される。請求書管理装置1が受信する請求書データは、請求元の経理担当者が請求先の経理担当者宛に送信した請求書データや、請求元の経理担当者(発行者)が下書きとして作成した請求書データが含まれる。
図5は、請求書データの一例を説明する図である。
本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
請求書データ管理テーブルT1には、請求書ID、送受信、送受信日時、担当者ステータス、相手ステータス、担当者アドレス、担当者名、および相手アドレスの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
請求書IDの欄には、請求書データを管理するための請求書データ固有のIDが記憶されている。この請求書IDは、請求書管理装置1が請求書データを受信した時点でデータ処理部11が請求書データに割り振る。
送受信の欄には、当該経理担当者から見て当該請求書データが、受信した請求書データなのか送信した請求書データなのかを示す区分が設定される。具体的には、受信した請求書データであれば「受信」、送信した請求書データであれば「送信」が設定される。
送受信日時の欄には、当該請求書データを送受信した日時のうち、最新の日時が格納される。
担当者ステータスの欄には、当該経理担当者から見た請求書データのステータス(処理に関する進捗)が設定される。
相手ステータスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者から見た請求書データのステータスが設定される。
担当者ステータスの欄および相手ステータスの欄に設定されるステータスには、「未開封」、「返送中」、「先方破棄」、「確認済」、「支払済」、「保管箱」、「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「入金済」がある。各ステータスの内容については、後に詳述する。
担当者アドレスの欄には、当該経理担当者のメールアドレスが格納される。
担当者名の欄には、当該経理担当者の所属および名前が格納される。
相手アドレスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者のメールアドレスが格納される。
なお、請求書データ管理テーブルに記憶される情報としては、図示した情報以外にも、当該経理担当者の会社名、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者の会社名、各会社の郵便番号、住所、所属、請求金額、振込先の指定口座名等、一般的な請求書に含まれる情報が含まれる。
<管理画面>
データ処理部11は、経理担当者の操作に応じて図2に示す管理画面110を端末装置2a等に表示する。
管理画面110には、利用者情報表示部111、ステータス表示部112、概要表示部113、請求書表示部114、社外連絡ボタン115、添付ファイルボタン116、履歴ボタン117、メモボタン118、社外連絡一覧表示ボタン119、メモ一覧表示ボタン120、情報表示部121、および情報入力部122が表示されている。
利用者情報表示部111には、請求書管理システムにログインしている経理担当者に関する情報(利用者情報)が表示される。図2では一例として経理担当者が所属する会社名、部署名、名字、および経理担当者のメールアドレスが表示されている。
ステータス表示部112には、請求書管理システムにログインしている経理担当者が取り扱う請求書データの数がステータス毎に表示される。
大きく分けて、ステータス表示部112には受信BOX、下書き、送信BOXおよび送受信BOXの欄が設けられている。
データ処理部11は、経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データを受信BOXに割り振る。
経理担当者が受信BOXを選択すると、データ処理部11は、請求書データ管理テーブルT1を参照する。そして、担当者アドレスが「bbb@xxmail.co.jp」に一致する請求書データのうち、送受信の欄が「受信」の請求書データの概要を概要表示部113に表示する。
図2に示すように、受信BOXに割り振られた請求書データのステータスの内訳は、「未開封」、「返送中」、「先方破棄」、「確認済」、「支払済」、「保管箱」がある。
「未開封」のステータスは、受信BOXに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が未確認の請求書データに対してデータ処理部11が、割り振るステータスである。
「返送中」のステータスは、受信BOXに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が請求元の経理担当者に返送した請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。
「先方破棄」のステータスは、受信BOXに割り振られた請求書データのうち、受信した請求書データを経理担当者が請求元の経理担当者に返送した後に、請求元の経理担当者が破棄した請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。
「確認済」のステータスは、受信BOXに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が閲覧し、確認ボタン(後述)を選択した請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。
「支払済」のステータスは、受信BOXに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が入金を行い、支払ボタン(図示せず)を選択した請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。
経理担当者は、支払済のステータスの請求書データを集計することで、入金明細を把握することができる。
「保管箱」のステータスは、ステータスが「支払済」の請求書データのうち、経理担当者が任意のタイミングで保管箱に移した請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。
ステータス表示部112に表示される数字は、それぞれ、割り振られたステータスの数が表示されている。
例えば、ステータス表示部112の未開封の欄には、受信した請求書データのうち、経理担当者が未確認の請求書データの数が表示される。
なお、ステータス表示部112の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
「未開封」、「返送中」、「先方破棄」、「確認済」、「支払済」、「保管箱」の各BOXに割り振られている請求書データの内容を経理担当者が閲覧する場合には、ステータス表示部112の該当箇所を選択すればよい。
例えば、経理担当者が受信BOXを選択すると、データ処理部11は、請求書データ管理テーブルT1を参照する。そして、データ処理部11は、担当者アドレスが「bbb@xxmail.co.jp」に一致する請求書データのうち、担当者ステータスが未開封の請求書データの概要を、概要表示部113に表示する。
データ処理部11は、経理担当者が作成し、保存したが、送信先の経理担当者に未送信の請求書データを下書きに割り振る。
データ処理部11は、経理担当者が送信した請求書データを送信BOXに割り振る。
経理担当者が送信BOXを選択すると、データ処理部11は、請求書データ管理テーブルT1を参照する。そして、担当者アドレスが「bbb@xxmail.co.jp」に一致する請求書データのうち、送受信の欄が「送信」の請求書データの概要を概要表示部113に表示する。
図2に示すように、送信BOXに割り振られた請求書データのステータスの内訳には、「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「入金済」、「保管箱」がある。
「送信済」のステータスは、送信BOXに割り振られた請求書データのうち、請求先の経理担当者が支払処理を行っていない請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。
「返送戻り」のステータスは、送信BOXに割り振られた請求書データのうち、請求先の経理担当者から戻ってきた請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。経理担当者は、請求先から戻ってきた請求書データについての処理が可能となる。
「破棄済」のステータスは、請求先の経理担当者から戻ってきた請求書データのうち、請求元の経理担当者が破棄した請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。
「入金済」のステータスは、送信BOXに割り振られた請求書データのうち、請求元の経理担当者が入金を確認し、入金ボタン(図示せず)を選択した請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。
「保管箱」のステータスは、ステータスが「入金済」の請求書データのうち、経理担当者が任意のタイミングで保管箱に移した請求書データに対してデータ処理部11が割り振るステータスである。
ステータス表示部112の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「入金済」、「保管箱」の各BOXに入っている請求書データの内容を閲覧する場合には、その箇所を選択すればよい。
概要表示部113には、前述したように、経理担当者がステータス表示部112にて選択したステータスに対応する請求書データの概要が表示される。概要としては、受信した請求書データであれば、請求元の会社名、件名、支払日時、および送信側、受信側のステータスが表示される。
これらのステータスは、請求書データを送受信した双方の経理担当者の管理画面上にそれぞれ同じものが表示される。
図6および図7は、概要表示部に表示される情報を説明する図である。
図6では、請求先の経理担当者が閲覧する管理画面110の概要表示部113に表示される請求書データの概要113aと、請求元の経理担当者が閲覧する管理画面110の概要表示部113に表示される概要113bとを図示している。
すなわち、図6に示す請求元が株式会社ABCであり、件名が○○workの請求書データD1については、請求元の経理担当者が操作する端末装置の管理画面上ではステータス表示部の「送信済」に入っている。請求元の経理担当者がステータス表示部の「送信済」を選択した際には、請求書データD1について、請求先が□□株式会社、件名が○○work、請求元の経理担当者のステータスが「送信済」、請求先の経理担当者のステータスが「未開封」である旨が概要表示部113に表示される。
また、ステータスの遷移を確認することにより、請求元の経理担当者は容易に請求先の経理担当者の処理の進捗を確認することができる。このため、双方の経理担当者が、各請求書データについて今どのような状態にあるのかを、リアルタイムに確認することができる。
図7(a)に示す概要113c、113d、113eは、いずれも請求書データD2についての概要を示している。
請求先の経理担当者が請求書データD2を閲覧し、確認ボタン(後述)を選択すると、データ処理部11は、請求元の経理担当者が操作する端末装置の管理画面110の概要表示部113に表示される情報を概要113cから概要113dに変更する。
その後、請求先の経理担当者が請求書データD2の支払処理を行い、支払済ボタン(後述)を選択すると、データ処理部11は、請求元の経理担当者が操作する端末装置の管理画面110の概要表示部113に表示される情報を概要113dから概要113eに変更する。
また、他の例として、図7(b)に示す概要113f、113gは、いずれも請求書データD3についての概要を示している。
請求先の経理担当者が請求書データD3を閲覧し、返送ボタン(後述)を選択すると、データ処理部11は、請求先の経理担当者が操作する端末装置の管理画面の概要表示部113に表示される情報を概要113fから概要113gに変更する。
再び図2に戻って説明する。
概要表示部113に表示された請求書データの概要が経理担当者により選択されると、データ処理部11は、請求書データの詳細を請求書表示部114に表示する。請求書表示部114に表示される請求書の内容は、アドレス表示部114aおよび後述する各種ボタンを供えること以外は、既存の(紙やPDFベースの)請求書と同じである。
経理担当者が受信BOXに割り振られた請求書データを閲覧する場合には、データ処理部11は、送信元の経理担当者(from)のメールアドレスをアドレス表示部114aに表示する。
また、経理担当者が下書きまたは送信BOXに割り振られた請求書データを閲覧する場合には、データ処理部11は、送信先の経理担当者(to)のメールアドレスを表示する。
なお、データ処理部11は、請求書データの請求書IDを請求書表示部114に表示するようにしてもよい。
経理担当者は、管理画面110上にて請求書表示部114に表示されている請求書の処理が可能である。
具体的には、請求書データのステータスに応じて、請求書を処理するためのボタンが請求書表示部114に表示される。
図2では、ステータスが未開封の請求書データを選択したときに表示されるボタンを示している。
請求書表示部114には、確認ボタン114b、返送ボタン114cおよびコピーボタン114dが設けられている。
経理担当者により確認ボタン114bが選択されると、データ処理部11は、請求書データ管理テーブルT1を参照する。そして、請求書表示部114に表示されている請求書データの担当者ステータスを「確認済」に変更する。また、データ処理部11は、ステータス表示部112の「未開封」の数字を1つ減らし、「確認済」の数字を1つ増やす。
経理担当者により返送ボタン114cが選択されると、データ処理部11は、請求書データ管理テーブルT1を参照する。そして、請求書表示部114に表示されている請求書データの担当者ステータスを「返送中」に変更し、相手ステータスを「返送戻り」に変更する。また、データ処理部11は、ステータス表示部112の「未開封」の数字を1つ減らし、「返送中」の数字を1つ増やす。
返送された請求書データを受信した経理担当者の管理画面上では、ステータス表示部の返送戻りの数字を1つ増やす。
経理担当者によりコピーボタン114dが選択されると、データ処理部11は、当該請求書データの請求元と請求先の社名および住所が入れ替えられた新たな請求書データを作成する。そして、データ処理部11は、請求書データ管理テーブルT1に作成した請求書データに関する情報を格納する。このとき、当該請求書データの担当者ステータスは、「下書き」、相手ステータスは空欄となる。
<返送戻り処理>
図8は、返送戻りの請求書データの処理を説明する図である。
経理担当者がステータスが返送戻りを選択し、概要表示部113に表示された請求書の概要を選択すると、データ処理部11は、選択された請求書の概要に対応する請求書データを請求書表示部114に表示する。この場合、アドレス表示部114aには、請求先の経理担当者のメールアドレスが表示される。
請求書表示部114には、訂正ボタン114e、および破棄ボタン114fが設けられている。
経理担当者により訂正ボタン114eが選択されると、データ処理部11は、請求書表示部114に表示されている請求書データのステータスを「破棄済」に変更する。また、データ処理部11は、ステータス表示部112の「返送戻り」の数字を1つ減らす。また、履歴情報が追加される。
経理担当者により破棄ボタン114fが選択されると、データ処理部11は、請求書表示部114に表示されている請求書データのステータスを「破棄済」に変更する。これにより、ステータス表示部112の「送信BOX」および「返送戻り」の数字が1つ減る。
なお、請求元の経理担当者および請求先の経理担当者は破棄された請求書データについて、破棄後も閲覧することができる。
具体的には、請求元の経理担当者はステータス表示部112の「破棄済」を選択することにより、破棄された請求書データを閲覧することができる。また、請求先の経理担当者はステータス表示部112の「先方破棄」を選択することにより、破棄された請求書データを閲覧することができる。
再び図2に戻って説明する。
送受信BOXには、受信BOXおよび送信BOXに入っている全ての請求書データのうち、破棄された請求書データと保管箱に割り振られた請求書データと下書きに割り振られた請求書データを除くデータが割り振られている。
<社外連絡ボタン>
経理担当者により社外連絡ボタン115が選択されると、データ処理部11は、管理画面110を社外連絡入力モードに切り替える。この社外連絡入力モードでは、データ処理部11は、情報入力部122に入力され、キーボードのエンターキーを押す等して確定された文書(テキストデータ)を、社外連絡として、当該経理担当者のメールアドレスおよび請求書表示部114に表示されている請求書データに関連づけて社外連絡データ記憶部13に記憶する。
図9は、社外連絡データの一例を説明する図である。
本実施の形態では社外連絡データがテーブル化されて記憶されている。
社外連絡データ管理テーブルT2には、ID、時間、および文言の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
IDの欄には、経理担当者が社外連絡データを作成した際に請求書表示部114に表示されていた請求書データ(社外連絡データに関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
連絡者アドレスの欄には、当該社外連絡データを作成した作成者のメールアドレスが格納されている。
時間の欄には、社外連絡データの作成日時が格納されている。
文言の欄には社外連絡の内容が格納されている。
また、社外連絡入力モードでは、データ処理部11は、請求書表示部114に表示されている請求書データに関し、社外連絡データ管理テーブルT2を参照し、これまで入力された社外連絡を時系列で作成日時とともに情報表示部121に表示する。
情報表示部121には、請求書データの送信元、送信先双方の経理担当者自身が入力した社外連絡が表示される。このため、この社外連絡入力モードを用いることにより、双方の経理担当者は、チャットのようなやりとりが可能である。
なお、経理担当者が請求書データ表示部114に表示されている請求書データに関する他の処理(ダウンロード、pdf化)が、その処理が実行された日時とともに情報表示部121に表示されるようになっていてもよい。これにより、双方の経理担当者の処理の履歴を把握することができる。
<添付ファイルボタン>
経理担当者により添付ファイルボタン116が選択されると、データ処理部11は、管理画面110を添付ファイルモードに切り替える。この添付ファイルモードでは、データ処理部11は、情報入力部122にクリック&ドラッグされ、キーボードのエンターキーを押す等して確定された添付データを、当該経理担当者のメールアドレスおよび請求書表示部114に表示されている請求書データに関連づけて添付ファイルデータ記憶部14に記憶する。
図10は、添付ファイルデータの一例を説明する図である。
本実施の形態では添付ファイルデータがテーブル化されて記憶されている。
添付ファイルデータ管理テーブルT3には、ID、時間、および添付データの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
IDの欄には、添付データを添付した際に画面に表示されていた請求書データ(添付データが関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
時間の欄には、添付データの添付日時が格納されている。
添付データの欄には添付データの名前が格納されている。
また、ファイルモードでは、データ処理部11は、請求書表示部114に表示されている請求書データに関し、添付ファイルデータ管理テーブルT3を参照し、これまでに添付された添付ファイルに関する情報を時系列で情報表示部121に表示する。
<履歴ボタン>
データ処理部11は、今までの双方の経理担当者の操作履歴を履歴データ記憶部15に記憶しておく。
図11および図12は、履歴データ記憶部に記憶されるデータの一例を説明する図である。
本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
データ処理部11は、請求書データ毎に履歴データ管理テーブルT4を作成する。版数が異なれば、履歴データ管理テーブルT4は異なる。
履歴データ管理テーブルT4には、請求書ID、操作、送受信日時、担当者ステータス、相手ステータス、担当者アドレス、および相手アドレスの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
操作の欄には、経理担当者が実行した操作が設定されている。それ以外の欄の内容については、請求書データ管理テーブルT1と同様であるので説明を省略する。
図12に示すように、版数データ管理テーブルT5には、第1版ID、第2版ID、第3版IDの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
第1版IDの欄には、経理担当者が請求書データを作成し、管理画面110に表示される保存ボタン(図示せず)を選択した時点でデータ処理部11が割り振った請求書IDが格納されている。
第2版IDの欄には、第1版IDが割り振られた請求書データの第2版が作成され、管理画面110に表示される保存ボタン(図示せず)が選択されたときに、データ処理部11が割り振った請求書IDが格納されている。
第3版IDの欄には、第2版IDが割り振られた請求書データの第3版が作成され、管理画面110に表示される保存ボタン(図示せず)が選択されたときに、データ処理部11が割り振った請求書IDが格納されている。
なお、図12には、第3版までの欄を図示したが、第4版の請求書データが作成されたときには、データ処理部11は、版数データ管理テーブルT5の欄に新たに作成された請求書データの請求書IDを追加する。第5版以降も同様である。
そして、経理担当者により履歴ボタン117が選択されると、データ処理部11は、管理画面110を履歴表示モードに切り替える。具体的には、データ処理部11は、履歴データ管理テーブルT4および版数データ管理テーブルT5を参照し、請求書表示部114に表示されている請求書データのやりとりに関する履歴を時系列で情報表示部121に表示する。
図13は、履歴表示モード時に情報表示部に表示されるデータの一例を示す図である。
情報表示部121には請求書データの版数を表示する版数表示部121aと、請求書データのやりとりに関する履歴を表示する履歴表示部121bとが表示される。
データ処理部11は、履歴データ管理テーブルT4を参照し、請求書データのやりとりを時系列で履歴表示部121bに表示する。図13(a)に示す例では、請求書表示部114に表示されている請求書データを、送信元の経理担当者である斉藤さんが作成し、送信したこと、送信先の経理担当者である手島さんが当該請求書データを返送したこと、斉藤さんが当該請求書データを訂正し、第2版の請求書データを作成したこと、また、斉藤さんが第1版の請求書データを破棄したことが記載されている。
また、経理担当者により他の版数が選択されると、データ処理部11は、版数データ管理テーブルT5を参照し、該当する請求書データを特定する。図12に示す例では、例えば、第1版の請求書データの請求書IDが「001」であれば、経理担当者により第2版の請求書データが選択されると、データ処理部11は、請求書IDが「015」の請求書データを特定する。そして、履歴データ管理テーブルT4を参照し、請求書データのやりとりを時系列で履歴表示部121bに表示する。図13(b)に示す例では、作成した第2版の請求書データを斉藤さんが下書き段階であることが記載されている。
<メモボタン>
経理担当者によりメモボタン118が選択されると、データ処理部11は、管理画面110をメモ入力モードに切り替える。このメモ入力モードでは、データ処理部11は、情報入力部122に入力され、キーボードのエンターキーを押す等して確定された文字等を、メモとして、当該経理担当者のメールアドレスおよび請求書表示部114に表示されている請求書データに関連づけてメモデータ記憶部16に記憶する。このメモは、メモを作成した者しか閲覧することができない。
図14は、メモデータの一例を説明する図である。
本実施の形態ではメモデータがテーブル化されて記憶されている。
メモデータ管理テーブルT6には、ID、時間、および文言の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
IDの欄には、経理担当者がメモを作成した際に画面に表示されていた請求書データ(メモが関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
時間の欄には、メモデータの作成日時が格納されている。
文言の欄にはメモの内容が格納されている。
また、メモ入力モードでは、データ処理部11は、メモデータ記憶部16を参照し、請求書表示部114に表示されている請求書データに関し、これまで入力されたメモを時系列で情報表示部121に表示する。
<社外連絡一覧表示ボタン>
経理担当者により社外連絡一覧表示ボタン119が選択されると、データ処理部11は、社外連絡に関するデータが記憶されている社外連絡データ記憶部13を参照し、当該経理担当者が担当する請求書に関する社外連絡の一覧画面(社外連絡一覧画面)を時系列で管理画面110上に表示する。
図15および図16は、社外連絡一覧の一例を示す図である。
図15に示すように、経理担当者Xが請求書データαについて経理担当者Yとそれぞれ同日の10時、11時、12時に社外連絡をやりとりし、経理担当者Xが請求書データβについて経理担当者Zとそれぞれ同日の10時30分、11時30分、12時30分に社外連絡をやりとりしたものとする。
この場合、経理担当者Xが操作している端末装置の管理画面上には、図15に示すような社外連絡一覧画面119aが表示される。この社外連絡一覧画面119aには、請求書データ単位ではなく時系列単位に他の経理担当者とやりとりした社外連絡の記録が表示される。
この社外連絡一覧画面119aは、検索入力部119bを備えている。経理担当者Xが検索ワードを入力し、エンターキーを押すこと(検索要求)により、データ処理部11は、検索ワードに一致する文書を含む社外連絡を特定する。
例えば図16に示すように、経理担当者Xは、「ありがとう」を検索入力部119bに入力し、エンターキーを押すことにより、データ処理部11は、12:00の「ありがとうございました」と12:30の「ありがとうございます」を検索結果として表示する。経理担当者Xは、例えば、12:00の「ありがとうございました」を選択し、クリックすることにより、データ処理部11は、当該文言を含む社外連絡データに関連づけられた請求書データαの内容を請求書表示部114に表示する。
これにより、社外連絡にて用いた用語に基づき請求書データを容易に見つけることができる。
なお、経理担当者は、検索入力部119bに検索ワードを入力しなくとも、社外連絡一覧画面119aに該当する文言が見つかれば、その文言を直接クリックするようにしてもよい。この動作によってもデータ処理部11は、当該文言を含む社外連絡データに関連づけられた請求書データの内容を請求書表示部114に表示する。
次に、請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明する。
図17は、請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明するフローチャートである。
[ステップS1] データ処理部11は、社外連絡一覧表示ボタン119の選択を受け付けるとステップS2に遷移する。
[ステップS2] データ処理部11は、社外連絡データ管理テーブルT2を参照する。そして、連絡者アドレスの欄に利用者情報表示部111に表示されている経理担当者のメールアドレスが格納されている全ての社外連絡データを抽出する。そして、データ処理部11は、抽出した社外連絡データの文言を時系列で社外連絡一覧画面119aに表示する。その後、ステップS3に遷移する。
[ステップS3] データ処理部11は、検索入力部119bに検索ワードが入力されたか否かを判断する。検索ワードが入力された場合(ステップS3のYes)、ステップS4に遷移する。検索ワードが入力されていなければ(ステップS3のNo)、ステップS5に遷移する。
[ステップS4] データ処理部11は、入力された検索ワードを含む社外連絡のみを社外連絡一覧画面119aに表示する。
[ステップS5] データ処理部11は、表示された文言の選択を受け付けるとステップS6に遷移する。
[ステップS6] データ処理部11は、社外連絡データ管理テーブルT2を参照する。そして、当該文言を含む社外連絡データの請求書IDを特定する。そして、データ処理部11は、請求書データ管理テーブルT1を参照し、特定した請求書IDに一致する請求書IDを持つ請求書データの内容を請求書表示部114に表示する。
以上で図17の説明を終了する。
再び図2に戻って説明する。経理担当者により、メモ一覧表示ボタン120が選択されると、データ処理部11は、社外連絡に関するデータが記憶されているメモデータ記憶部16を参照し、当該経理担当者が担当する請求書に関するメモの一覧画面(メモ一覧画面)を時系列で管理画面110上に表示する。
以上述べたように、請求書管理システム10によれば、端末装置2a、2b、2c間で請求書データを直接やりとりするのではなく、端末装置2a、2b、2cで作成され、請求先に送信された全ての請求書データは請求書管理装置1が保管し共有データのような取扱いとなる。このため、請求先の経理担当者は、請求書データをプリントアウトすることで請求書の原本を入手することができる。
また、電子署名処理やタイムスタンプ処理等を施さなくてもよいので、税務調査のために紙の請求書をPDF化する等の手間を削減することができる。
情報表示部121には、請求書データの送信元、送信先双方の経理担当者自身が入力した社外連絡が表示される。このため、この社外連絡入力モードを用いることにより、双方の経理担当者は、チャットのようなやりとりが可能である。
請求書データを送信した時点で請求書データ管理テーブルT1に情報が記憶され、その後のやり取りのステータスは、この請求書データ管理テーブルT1上で管理される。このため、経理担当者は、手入力により請求書をデータシートにまとめ直す作業から開放される。
<第2の実施の形態>
次に、第2の実施の形態の請求書管理システムについて説明する。
以下、第2の実施の形態の請求書管理システムについて、前述した第1の実施の形態との相違点を中心に説明し、同様の事項については、その説明を省略する。
図18は、第2の実施の形態の管理画面を示す図である。
第2の実施の形態の請求書管理システムは、閲覧権限や編集権限を他のユーザに与える点が第1の実施の形態と異なっている。
具体的には、図18に示すように、第2の実施の形態の管理画面110aの利用者情報表示部111には、営業本部長の鈴木さんがログインしていることが示されている。利用者情報表示部111には、選択タブ111aが設けられている。
ここで、鈴木さんは、各営業課全ての経理担当者を宛先とする請求書データを閲覧する権限を有しているものとする。ここでいう宛先とは、請求書データの請求先ではなく、請求書データを送信する際に送り先のメールアドレスを言う。
鈴木さんがこの選択タブ111aを選択することにより、データ処理部11は、被閲覧者表示部111bに閲覧が許可されている者の名前、所属とメールアドレスを表示する。
鈴木さんは、被閲覧者表示部111bに表示された希望する経理担当者を選択することにより、選択した経理担当者の請求書データを閲覧することができる。例えば、佐藤さんが選択された場合には、データ処理部11は、佐藤さんがシステムにログインしたときに管理画面に表示される情報と同じ情報を、端末装置に接続されたモニタに表示する。
また、法人営業部全てを選択した場合は、データ処理部11は、法人営業部に所属している全ての経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データに関する管理画面を、端末装置に接続されたモニタに表示する。
以下、第2の実施の形態の請求書管理装置の処理を説明する。
図19は、第2の実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。
第2の実施の形態の請求書管理装置1aは、閲覧権限に関するデータが記憶される権限データ記憶部17を備えている。
図20は、権限データ記憶部の内容を説明する図である。
本実施の形態では権限データがテーブル化されて記憶されている。
権限データ管理テーブルT7には、閲覧許可者アドレスおよび被閲覧者アドレスの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
閲覧許可者アドレスの欄には、他人宛の請求書データを閲覧することができる者のメールアドレスが設定されている。
被閲覧者アドレスの欄には、閲覧許可者により請求書データを閲覧される者のメールアドレスが設定されている。
なお、図20では、最大3人の被閲覧者アドレスが設定されているが、被閲覧者の数は、4人以上であってもよいのは言うまでもない。
データ処理部11は、利用者により選択タブ111aが選択されると、権限データ管理テーブルT7を参照する。そして、利用者のメールアドレスに一致するメールアドレスが、閲覧許可者アドレスに存在するか否かを判断する。
利用者のメールアドレスに一致するメールアドレスが、閲覧許可者アドレスに存在すれば、データ処理部11は、請求書データ管理テーブルT1を参照する。そして、被閲覧者アドレスの欄に設定されているメールアドレスに一致するメールアドレスが担当者アドレスに設定されているレコードを特定し、特定したレコードの担当者名の欄から、所属および担当者名を抽出する。
データ処理部11は、抽出した所属および担当者名をメールアドレスとともに被閲覧者表示部111bに表示する。これにより、当該利用者が閲覧可能な、他人宛に送られた請求書データを閲覧することができる。ここでいう他人宛とは、請求書データの請求先ではなく、請求書データを送信する際の送り先のメールアドレスを言う。
第2の実施の形態の請求書管理システムによれば、第1の実施の形態と同様の効果が得られる。
そして、第2の実施の形態の請求書管理システムによれば、さらに、当該利用者が閲覧可能な、他人宛に送られた請求書データを閲覧することができる。
なお、本実施の形態では、閲覧権限を与える例を説明したが、他人宛に送られた請求書データの編集権限を与えるようにしてもよい。
なお、請求書管理装置1が行った処理が、複数の装置によって分散処理されるようにしてもよい。
また、本実施の形態では、請求書管理装置1が請求書データ記憶部13等各記憶部を備える構成としたが、これに限らず、各記憶部はクラウド化され、データ処理部11と別個の場所に設けられていても良い。
以上、本発明の情報処理装置、情報処理方法およびプログラムを、図示の実施の形態に基づいて説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、各部の構成は、同様の機能を有する任意の構成のものに置換することができる。また、本発明に、他の任意の構成物や工程が付加されていてもよい。
また、本発明は、前述した各実施の形態のうちの、任意の2以上の構成(特徴)を組み合わせたものであってもよい。
なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、請求書管理装置1、1aが有する機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記憶装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリ等が挙げられる。磁気記憶装置には、ハードディスクドライブ、フレキシブルディスク(FD)、磁気テープ等が挙げられる。光ディスクには、DVD、DVD−RAM、CD−ROM/RW等が挙げられる。光磁気記録媒体には、MO(Magneto-Optical disk)等が挙げられる。
プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたDVD、CD−ROM等の可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。
プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータからプログラムが転送される毎に、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。
また、上記の処理機能の少なくとも一部を、DSP(Digital Signal Processor)、ASIC(Application Specific Integrated Circuit)、PLD(Programmable Logic Device)等の電子回路で実現することもできる。
1、1a 請求書管理装置
2a、2b、2c 端末装置
10 請求書管理システム
11 データ処理部
12 請求書データ記憶部
13 社外連絡データ記憶部
14 添付ファイルデータ記憶部
15 履歴データ記憶部
16 メモデータ記憶部
17 権限情報記憶部
T1 請求書データ管理テーブル
T2 社外連絡データ管理テーブル
T3 添付ファイルデータ管理テーブル
T4 履歴データ管理テーブル
T5 版数データ管理テーブル
T6 メモデータ管理テーブル
T7 権限データ管理テーブル

Claims (7)

  1. 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、
    前記ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータを記憶するテキストデータ記憶部と、
    端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードを前記テキストデータから検索し、一致するワードを含むテキストデータに関連づけられた前記ビジネス文書データの内容を前記端末装置の処理画面上に表示させる表示部と、
    を有することを特徴とする情報処理装置。
  2. 端末装置を介した発行者または受取人のビジネス文書データの閲覧または編集要求に応じて前記ビジネス文書データ記憶部を参照し、該当するビジネス文書データの閲覧または編集の権限を付与する権限付与部と、
    閲覧または編集に応じて変化する前記ビジネス文書データの発行者、受取人それぞれの処理に関する進捗を管理する進捗管理部とをさらに有する請求項1に記載の情報処理装置。
  3. 前記ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータを前記テキストデータの作成日時とともに記憶するテキストデータ記憶部と、
    前記ビジネス文書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させる際に、前記添付データ記憶部を参照し、表示させるビジネス文書データに関連づけられた添付データを時系列で前記処理画面上に表示させる表示部とをさらに有する請求項1に記載の情報処理装置。
  4. 前記ビジネス文書データの発行者、受取人それぞれの処理の進捗を発行者、受取人それぞれの端末装置の処理画面上にリアルタイム表示させる表示部を備える請求項1ないし3のいずれかに記載の情報処理装置。
  5. 端末装置を介した発行者または受取人のビジネス文書データの閲覧または編集要求に応じて前記ビジネス文書データ記憶部を参照し、該当するビジネス文書データの編集の権限を付与する権限付与部と、
    前記ビジネス文書データの編集に応じて前記ビジネス文書データの版数が更新されると、更新前のビジネス文書データの識別情報と更新後のビジネス文書データの識別情報とを関連づけて記憶する版数情報記憶部とをさらに有し、
    前記表示部は、更新前または更新後のビジネス文書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させる際に、表示させるビジネス文書データの版数を切り替える情報を処理画面上に併せて表示させることを特徴とする請求項1ないし4のいずれかに記載の情報処理装置。
  6. 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、前記ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータを記憶するテキストデータ記憶部とを備えるコンピュータが、
    端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードを前記テキストデータから検索し、
    一致するワードを含むテキストデータに関連づけられた前記ビジネス文書データの内容を前記端末装置の処理画面上に表示させる、
    ことを特徴とする情報処理方法。
  7. 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、前記ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータを記憶するテキストデータ記憶部とを備えるコンピュータに、
    端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードを前記テキストデータから検索し、
    一致するワードを含むテキストデータに関連づけられた前記ビジネス文書データの内容を前記端末装置の処理画面上に表示させる、
    処理を実行させることを特徴とするプログラム。
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