JP6425156B2 - 情報処理装置、情報処理方法およびプログラム - Google Patents
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- G06Q10/00—Administration; Management
- G06Q10/10—Office automation; Time management
Description
また、ビジネス文書に関連づけられたメモや添付データの種類によっては、複数人で共有したいデータもあれば、個別に管理したいデータもある。
1つの側面では、本発明は、ビジネス文書単位で情報の一元管理を図ることを目的とする。
<実施の形態>
図1は、実施の形態の請求書管理システムを示す図である。
以下、請求書管理システム10をA社、B社、C社の各経理担当者が利用するものとして説明する。
このように、電子上で請求書原本そのもの電子化し、処理することができる。従って、紙やPDFによる請求書の管理や保管の手間を省くことができる。
一般的な請求書データのやりとりと同じく、「経理担当者が請求書データを受信する」という表現を用いる場合がある。
なお、請求書管理装置1と各端末装置2a、2b、2cとの請求書データのやりとりは暗号化されるのが好ましい。
図2は、ログイン後の端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。
図2に示す管理画面110は、端末装置2aに表示される画面の一例である。
図2に示すように、経理担当者は、メールソフトウェアのような感覚で請求書データの作成、発行、閲覧、編集等をすることができる。
なお、管理画面110の詳細については、後に詳述する。
以下、開示の請求書管理システムをより具体的に説明する。
図3は、実施の形態の請求書管理装置のハードウェア構成を示す図である。
図3に示すようなハードウェア構成の請求書管理装置1内には、以下のような機能が設けられる。
図4は、実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。
図5は、請求書データの一例を説明する図である。
本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
送受信日時の欄には、当該請求書データを送受信した日時のうち、最新の日時が格納される。
担当者ステータスの欄には、当該経理担当者から見た請求書データのステータス(処理に関する進捗)が設定される。
相手ステータスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者から見た請求書データのステータスが設定される。
担当者アドレスの欄には、当該経理担当者のメールアドレスが格納される。
担当者名の欄には、当該経理担当者の所属および名前が格納される。
相手アドレスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者のメールアドレスが格納される。
<管理画面>
データ処理部11は、経理担当者の操作に応じて図2に示す管理画面110を端末装置2a等に表示する。
ステータス表示部112には、請求書管理システムにログインしている経理担当者が取り扱う請求書データの数がステータス毎に表示される。
大きく分けて、ステータス表示部112には受信BOX、下書き、送信BOXおよび送受信BOXの欄が設けられている。
データ処理部11は、経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データを受信BOXに割り振る。
経理担当者は、支払済のステータスの請求書データを集計することで、入金明細を把握することができる。
ステータス表示部112に表示される数字は、それぞれ、割り振られたステータスの数が表示されている。
例えば、ステータス表示部112の未開封の欄には、受信した請求書データのうち、経理担当者が未確認の請求書データの数が表示される。
なお、ステータス表示部112の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
データ処理部11は、経理担当者が作成し、保存したが、送信先の経理担当者に未送信の請求書データを下書きに割り振る。
データ処理部11は、経理担当者が送信した請求書データを送信BOXに割り振る。
ステータス表示部112の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
これらのステータスは、請求書データを送受信した双方の経理担当者の管理画面上にそれぞれ同じものが表示される。
図6は、概要表示部に表示される情報を説明する図である。
図7(a)に示す概要113c、113d、113eは、いずれも請求書データD2についての概要を示している。
また、他の例として、図7(b)に示す概要113f、113gは、いずれも請求書データD3についての概要を示している。
再び図2に戻って説明する。
なお、データ処理部11は、請求書データの請求書IDを請求書表示部114に表示するようにしてもよい。
経理担当者は、管理画面110上にて請求書表示部114に表示されている請求書の処理が可能である。
具体的には、請求書データのステータスに応じて、請求書を処理するためのボタンが請求書表示部114に表示される。
図2では、ステータスが未開封の請求書データを選択したときに表示されるボタンを示している。
請求書表示部114には、確認ボタン114b、返送ボタン114cおよびコピーボタン114dが設けられている。
返送された請求書データを受信した経理担当者の管理画面上では、ステータス表示部の返送戻りの数字を1つ増やす。
<返送戻り処理>
図8は、返送戻りの請求書データの処理を説明する図である。
経理担当者がステータスが返送戻りを選択し、概要表示部113に表示された請求書の
請求書表示部114には、訂正ボタン114e、および破棄ボタン114fが設けられている。
なお、請求元の経理担当者および請求先の経理担当者は破棄された請求書データについて、破棄後も閲覧することができる。
再び図2に戻って説明する。
<社外連絡ボタン>
図9は、社外連絡データの一例を説明する図である。
本実施の形態では社外連絡データがテーブル化されて記憶されている。
社外連絡データ管理テーブルT2には、ID、時間、および文言の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
連絡者アドレスの欄には、当該社外連絡データを作成した作成者のメールアドレスが格納されている。
時間の欄には、社外連絡データの作成日時が格納されている。
文言の欄には社外連絡の内容が格納されている。
<添付ファイルボタン>
図10は、添付ファイルデータの一例を説明する図である。
本実施の形態では添付ファイルデータがテーブル化されて記憶されている。
添付ファイルデータ管理テーブルT3には、ID、時間、および添付データの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
IDの欄には、添付データを添付した際に画面に表示されていた請求書データ(添付データが関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
時間の欄には、添付データの添付日時が格納されている。
添付データの欄には添付データの名前が格納されている。
<履歴ボタン>
データ処理部11は、今までの双方の経理担当者の操作履歴を履歴データ記憶部15に記憶しておく。
図11および図12は、履歴データ記憶部に記憶されるデータの一例を説明する図である。
本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
データ処理部11は、請求書データ毎に履歴データ管理テーブルT4を作成する。版数が異なれば、履歴データ管理テーブルT4は異なる。
図13は、履歴表示モード時に情報表示部に表示されるデータの一例を示す図である。
<メモボタン>
図14は、メモデータの一例を説明する図である。
本実施の形態ではメモデータがテーブル化されて記憶されている。
IDの欄には、経理担当者がメモを作成した際に画面に表示されていた請求書データ(メモが関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
時間の欄には、メモデータの作成日時が格納されている。
文言の欄には請求書データに関連づけられたメモの内容が格納されている。
添付データの欄には、請求書データに関連づけられた添付データが格納されている。
図15は、請求先の経理担当者の情報表示部に表示されるメモの一例を説明する図である。図15は、特許出願の際のメモの一例を示している。
図16は、請求元の経理担当者の情報表示部に表示されるメモの一例を説明する図である。
図16に示す請求書表示部114には、図15に示す請求書データと同じデータが表示されている。
それ以外にも「斉藤さんに連絡する。」というメモが表示されている。
なお、情報表示部121に表示されたデータを削除する場合は、例えば情報表示部121の削除したいデータ上で右クリックする等、種々の方法が考えられる。
<社外連絡一覧表示ボタン>
図17および図18は、社外連絡一覧の一例を示す図である。
これにより、社外連絡にて用いた用語に基づき請求書データを容易に見つけることができる。
次に、請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明する。
図19は、請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明するフローチャートである。
[ステップS1] データ処理部11は、社外連絡一覧表示ボタン119の選択を受け付けるとステップS2に遷移する。
[ステップS4] データ処理部11は、入力された検索ワードを含む社外連絡のみを社外連絡一覧画面119aに表示する。
[ステップS5] データ処理部11は、表示された文言の選択を受け付けるとステップS6に遷移する。
以上で図19の説明を終了する。
また、電子署名処理やタイムスタンプ処理等を施さなくてもよいので、税務調査のために紙の請求書をPDF化する等の手間を削減することができる。
また、メモボタン118を設けることにより、共通の請求書データに対し、経理担当者固有のメモ、添付データを関連づけて一元管理することができる。
なお、請求書管理装置1が行った処理が、複数の装置によって分散処理されるようにしてもよい。
2a、2b、2c 端末装置
10 請求書管理システム
11 データ処理部
12 請求書データ記憶部
13 社外連絡データ記憶部
14 添付ファイルデータ記憶部
15 履歴データ記憶部
16 メモデータ記憶部
T1 請求書データ管理テーブル
T2 社外連絡データ管理テーブル
T3 添付ファイルデータ管理テーブル
T4 履歴データ管理テーブル
T5 版数データ管理テーブル
T6 メモデータ管理テーブル
Claims (4)
- 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、
前記受取人または前記発行者により前記ビジネス文書データに関連づけられたメモデータを、前記ビジネス文書データの識別情報および前記受取人または前記発行者の識別情報に関連づけて記憶するメモデータ記憶部と、
前記ビジネス文書データの内容を前記受取人が操作する端末装置の処理画面上に表示させる際に、前記メモデータ記憶部を参照し、表示させるビジネス文書データに関連づけられた前記受取人のメモデータを前記処理画面上に表示させ、前記ビジネス文書データの内容を前記発行者が操作する端末装置の処理画面上に表示させる際に、前記メモデータ記憶部を参照し、表示させるビジネス文書データに関連づけられた前記発行者のメモデータを前記処理画面上に表示させる制御部と、
を有することを特徴とする情報処理装置。 - 前記メモデータは、テキストデータと添付データの少なくとも一方を含む請求項1に記載の情報処理装置。
- 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、前記受取人または前記発行者により前記ビジネス文書データに関連づけられたメモデータを、前記ビジネス文書データの識別情報および前記受取人または前記発行者の識別情報に関連づけて記憶するメモデータ記憶部とを備えるコンピュータが、
前記ビジネス文書データの内容を前記受取人が操作する端末装置の処理画面上に表示させる際に、前記メモデータ記憶部を参照し、表示させるビジネス文書データに関連づけられた前記受取人のメモデータを前記処理画面上に表示させ、前記ビジネス文書データの内容を前記発行者が操作する端末装置の処理画面上に表示させる際に、前記メモデータ記憶部を参照し、表示させるビジネス文書データに関連づけられた前記発行者のメモデータを前記処理画面上に表示させる、
ことを特徴とする情報処理方法。 - 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、前記受取人または前記発行者により前記ビジネス文書データに関連づけられたメモデータを、前記ビジネス文書データの識別情報および前記受取人または前記発行者の識別情報に関連づけて記憶するメモデータ記憶部とを備えるコンピュータに、
前記ビジネス文書データの内容を前記受取人が操作する端末装置の処理画面上に表示させる際に、前記メモデータ記憶部を参照し、表示させるビジネス文書データに関連づけられた前記受取人のメモデータを前記処理画面上に表示させ、前記ビジネス文書データの内容を前記発行者が操作する端末装置の処理画面上に表示させる際に、前記メモデータ記憶部を参照し、表示させるビジネス文書データに関連づけられた前記発行者のメモデータを前記処理画面上に表示させる、
処理を実行させることを特徴とするプログラム。
Applications Claiming Priority (3)
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JP2016230593 | 2016-11-28 | ||
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