JP7311897B2 - 情報処理装置、表示方法およびプログラム - Google Patents
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Description
また、ビジネス文書に関連づけられたメモや添付データで、未読のものを簡易にチェックできれば便宜である。
1つの側面では、本発明は、ビジネス文書単位で情報の一元管理を図ることを目的とする。
<実施の形態>
図1は、実施の形態の請求書管理システムを示す図である。
以下、請求書管理システム10をA社、B社、C社の各経理担当者が利用するものとして説明する。
このように、電子上で請求書原本そのもの電子化し、処理することができる。従って、紙やPDFによる請求書の管理や保管の手間を省くことができる。
一般的な請求書データのやりとりと同じく、「経理担当者が請求書データを受信する」という表現を用いる場合がある。
なお、請求書管理装置1と各端末装置2a、2b、2cとの請求書データのやりとりは暗号化されるのが好ましい。
図2は、ログイン後の端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。
図2に示す管理画面110は、端末装置2aに表示される画面の一例である。
図2に示すように、経理担当者は、メールソフトウェアのような感覚で請求書データの作成、発行、閲覧、編集等をすることができる。
これにより、管理画面110を閲覧している経理担当者は、添付ファイルや社外連絡について確認漏れを抑制することができる。
以下、開示の請求書管理システムをより具体的に説明する。
図3は、実施の形態の請求書管理装置のハードウェア構成を示す図である。
図3に示すようなハードウェア構成の請求書管理装置1内には、以下のような機能が設けられる。
図4は、実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。
図5は、請求書データの一例を説明する図である。
本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
送受信日時の欄には、当該請求書データを送受信した日時のうち、最新の日時が格納される。
担当者ステータスの欄には、当該経理担当者から見た請求書データのステータス(処理に関する進捗)が設定される。
相手ステータスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者から見た請求書データのステータスが設定される。
担当者アドレスの欄には、当該経理担当者のメールアドレスが格納される。
担当者名の欄には、当該経理担当者の所属および名前が格納される。
相手アドレスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者のメールアドレスが格納される。
<管理画面>
データ処理部11は、経理担当者の操作に応じて図2に示す管理画面110を端末装置2a等に表示する。
ステータス表示部112には、請求書管理システムにログインしている経理担当者が取り扱う請求書データの数がステータス毎に表示される。
大きく分けて、ステータス表示部112には受信BOX、下書き、送信BOXおよび送受信BOXの欄が設けられている。
データ処理部11は、経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データを受信BOXに割り振る。
経理担当者は、支払済のステータスの請求書データを集計することで、入金明細を把握することができる。
ステータス表示部112に表示される数字は、それぞれ、割り振られたステータスの数が表示されている。
例えば、ステータス表示部112の未開封の欄には、受信した請求書データのうち、経理担当者が未確認の請求書データの数が表示される。
なお、ステータス表示部112の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
データ処理部11は、経理担当者が作成し、保存したが、送信先の経理担当者に未送信の請求書データを下書きに割り振る。
データ処理部11は、経理担当者が送信した請求書データを送信BOXに割り振る。
ステータス表示部112の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
これらのステータスは、請求書データを送受信した双方の経理担当者の管理画面上にそれぞれ同じものが表示される。
図6は、概要表示部に表示される情報を説明する図である。
図7(a)に示す概要113c、113d、113eは、いずれも請求書データD2についての概要を示している。
また、他の例として、図7(b)に示す概要113f、113gは、いずれも請求書データD3についての概要を示している。
再び図2に戻って説明する。
なお、データ処理部11は、請求書データの請求書IDを請求書表示部114に表示するようにしてもよい。
経理担当者は、管理画面110上にて請求書表示部114に表示されている請求書の処理が可能である。
具体的には、請求書データのステータスに応じて、請求書を処理するためのボタンが請求書表示部114に表示される。
図2では、ステータスが未開封の請求書データを選択したときに表示されるボタンを示している。
請求書表示部114には、確認ボタン114b、およびコピーボタン114cが設けられている。
再び図2に戻って説明する。
<社外連絡ボタン>
図8は、社外連絡データの一例を説明する図である。
本実施の形態では社外連絡データがテーブル化されて記憶されている。
社外連絡データ管理テーブルT2には、ID、時間、および文言の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
連絡者アドレスの欄には、当該社外連絡データを作成した作成者のメールアドレスが格納されている。
時間の欄には、社外連絡データの作成日時が格納されている。
文言の欄には社外連絡の内容が格納されている。
<添付ファイルボタン>
図9は、添付ファイルデータの一例を説明する図である。
本実施の形態では添付ファイルデータがテーブル化されて記憶されている。
添付ファイルデータ管理テーブルT3には、ID、時間、および添付データの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
IDの欄には、添付データを添付した際に画面に表示されていた請求書データ(添付データが関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
時間の欄には、添付データの添付日時が格納されている。
添付データの欄には添付データの名前が格納されている。
<メモボタン>
図10は、メモデータの一例を説明する図である。
本実施の形態ではメモデータがテーブル化されて記憶されている。
IDの欄には、経理担当者がメモを作成した際に画面に表示されていた請求書データ(メモが関連づけられた請求書データ)の請求書IDが格納されている。
時間の欄には、メモデータの作成日時が格納されている。
文言の欄には請求書データに関連づけられたメモの内容が格納されている。
添付データの欄には、請求書データに関連づけられた添付データが格納されている。
図11は、請求先の経理担当者の情報表示部に表示されるメモの一例を説明する図である。図11は、特許出願の際のメモの一例を示している。
なお、情報表示部121に表示されたデータを削除する場合は、例えば情報表示部121の削除したいデータ上で右クリックする等、種々の方法が考えられる。
<社外連絡一覧表示ボタン>
図12は、社外連絡一覧の一例を示す図である。
これにより、社外連絡にて用いた用語に基づき請求書データを容易に見つけることができる。
次に、請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明する。
図14は、請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明するフローチャートである。
[ステップS1] データ処理部11は、社外連絡一覧表示ボタン119の選択を受け付けるとステップS2に遷移する。
[ステップS4] データ処理部11は、入力された検索ワードを含む社外連絡のみを社外連絡一覧画面119aに表示する。
[ステップS5] データ処理部11は、表示された文言の選択を受け付けるとステップS6に遷移する。
以上で図14の説明を終了する。
図15および図16は、管理画面を説明する図である。
図17は、アイコンを選択したときの管理画面を説明する図である。
齋藤さんがアイコンA2を選択すると、確認済の社外連絡に加え、未確認の社外連絡が情報表示部121に表示される。
[ステップS21] データ処理部11は、管理画面110の表示を受け付けると、ステップS22に遷移する。
[ステップS23] データ処理部11は、アイコンA2の選択を待機する。アイコンA2が選択されると、ステップS24に遷移する。
[ステップS24] データ処理部11は、社外連絡データ管理テーブルT2を参照し、未確認の社外連絡を情報表示部121に表示する。
また、電子署名処理やタイムスタンプ処理等を施さなくてもよいので、税務調査のために紙の請求書をPDF化する等の手間を削減することができる。
また、請求書管理装置1が行った処理が、複数の装置によって分散処理されるようにしてもよい。
2a、2b、2c 端末装置
10 請求書管理システム
11 データ処理部
12 請求書データ記憶部
13 社外連絡データ記憶部
14 添付ファイルデータ記憶部
15 履歴データ記憶部
16 メモデータ記憶部
T1 請求書データ管理テーブル
T2 社外連絡データ管理テーブル
T3 添付ファイルデータ管理テーブル
T6 メモデータ管理テーブル
Claims (3)
- 第1のユーザから第2のユーザに向けて作成された所定のデータを記憶する記憶部と、
ステータス毎にまとめられた、前記所定のデータの概要の一覧を画面内に表示させ、前記所定のデータに関し、前記第1のユーザから前記第2のユーザに向けた連絡事項がある度に、前記連絡事項の種別に応じた所定の識別子を前記概要に表示させ、前記第2のユーザが、前記識別子が表示された概要内の前記識別子を選択すると、前記所定のデータの内容を表示し、前記第1のユーザと前記第2のユーザとの過去の連絡事項と今回の連絡事項とを時系列で、同一画面内の前記所定のデータの内容の表示箇所とは別個の表示箇所に表示し、前記識別子の表示を前記概要から消去する処理部と、
を有することを特徴とする情報処理装置。 - コンピュータが、
ステータス毎にまとめられ、予め記憶されている第1のユーザから第2のユーザに向けて作成された所定のデータの概要の一覧を画面内に表示させ、
前記所定のデータに関し、前記第1のユーザから前記第2のユーザに向けた連絡事項がある度に、前記連絡事項の種別に応じた所定の識別子を前記概要に表示させ、前記第2のユーザが、前記識別子が表示された概要内の前記識別子を選択すると、前記所定のデータの内容を表示し、前記第1のユーザと前記第2のユーザとの過去の連絡事項と今回の連絡事項とを時系列で、同一画面内の前記所定のデータの内容の表示箇所とは別個の表示箇所に表示し、前記識別子の表示を前記概要から消去する、
ことを特徴とする表示方法。 - コンピュータに、
ステータス毎にまとめられ、予め記憶されている第1のユーザから第2のユーザに向けて作成された所定のデータの概要の一覧を画面内に表示させ、
前記所定のデータに関し、前記第1のユーザから前記第2のユーザに向けた連絡事項がある度に、前記連絡事項の種別に応じた所定の識別子を前記概要に表示させ、前記第2のユーザが、前記識別子が表示された概要内の前記識別子を選択すると、前記所定のデータの内容を表示し、前記第1のユーザと前記第2のユーザとの過去の連絡事項と今回の連絡事項とを時系列で、同一画面内の前記所定のデータの内容の表示箇所とは別個の表示箇所に表示し、前記識別子の表示を前記概要から消去する、
処理を実行させることを特徴とするプログラム。
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できるシリーズ編集部,できるOutlook 2013 初版,単行本,初版,日本,東京:株式会社インプレス,2015年07月02日,第24-25,36-37,66-67,90-92,178-179頁,ISBN:978-4-8443-3614-3 |
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