WO2017073102A1 - 情報処理装置、情報処理方法およびプログラム - Google Patents

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WO2017073102A1
WO2017073102A1 PCT/JP2016/064609 JP2016064609W WO2017073102A1 WO 2017073102 A1 WO2017073102 A1 WO 2017073102A1 JP 2016064609 W JP2016064609 W JP 2016064609W WO 2017073102 A1 WO2017073102 A1 WO 2017073102A1
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WO
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data
business document
document data
invoice
terminal device
Prior art date
Application number
PCT/JP2016/064609
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English (en)
French (fr)
Inventor
手島太郎
Original Assignee
Ｂａｎｋ Ｉｎｖｏｉｃｅ株式会社
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Priority to US15/957,535 priority patent/US20180239813A1/en

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/30—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor of unstructured textual data
    • G06F16/33—Querying
    • G06F16/3331—Query processing
    • G06F16/334—Query execution
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q30/00—Commerce
    • G06Q30/04—Billing or invoicing
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
    • G06F16/93—Document management systems
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/06—Resources, workflows, human or project management; Enterprise or organisation planning; Enterprise or organisation modelling
    • G06Q10/063—Operations research, analysis or management

Definitions

  • the present invention relates to an information processing apparatus, an information processing method, and a program.
  • a technology that enables browsing of business documents (for example, bills) of the entire company or the entire corporate group and unified management of the information is known.
  • a first storage unit that stores user information in which user identification information for identifying a user and at least one unique information are associated with each user, unique information stored in the first storage unit, and user identification And storing business document information including user specifying information of the first user included in the user information stored in the first storage unit and a generation unit that generates a code for each user based on a predetermined rule using the information And receiving a request for access to business document information from a second user whose user information is stored in the first storage unit, a first code of the first user, It is determined whether or not the second codes of the two users match, and if the first code and the second code match, the first user stored in the second storage unit creates To business document information A processing unit to grant access rights to said second user, the information processing apparatus including a is known.
  • the present invention aims to make it easier to find a desired business document.
  • the information processing apparatus includes a business document data storage unit, a text data storage unit, and a display unit.
  • the business document data storage unit receives the received business document data, the recipient identification information, and the issuer of the business document data. Is stored in association with the identification information.
  • the text data storage unit stores text data associated with each business document data.
  • the display unit searches the text data for a word that matches the word search request input via the terminal device, and displays the contents of the business document data associated with the text data including the matching word on the processing screen of the terminal device. To display.
  • a desired business document can be easily found.
  • FIG. 1 is a diagram illustrating a bill management system according to the first embodiment.
  • the bill management device 1 is connected to the terminal devices 2a, 2b, and 2c via a network such as the Internet or a dedicated line.
  • the terminal device 2a is a company A
  • the terminal device 2b is a company B
  • the terminal device 2c is a company C
  • the terminal devices 2a, 2b, and 2c are devices that are arranged in accounting departments of different companies.
  • Examples of the terminal devices 2a, 2b, and 2c include a desktop PC, a notebook PC, a tablet terminal, and a smartphone.
  • the bill management apparatus 1 and the terminal apparatuses 2a, 2b, and 2c are implemented with a Web program.
  • the terminal devices 2a, 2b, and 2c exchange bill data related to bills with the bill management apparatus 1 via a Web browser.
  • the exchange of bill data is exemplified, but the bill is an example of a business document, and the present invention is not limited to the exchange of bills.
  • Other examples of business documents include, for example, quotations and purchase orders.
  • the invoice management system 10 will be described as being used by accounting personnel of Company A, Company B, and Company C.
  • the bill management device 1 displays a login screen on a monitor connected to the terminal device 2a.
  • the accountant can log in to the service provided by the bill management apparatus 1 by entering the e-mail address and password on the login screen.
  • the e-mail address is an example of identification information for identifying an accountant.
  • the terminal devices 2a, 2b, and 2c can execute, via the invoice management device 1, processing related to invoice data obtained by digitizing the original invoice after login.
  • processing types include creation, transmission / reception, browsing, and editing of bill data.
  • the accounting officer of company A issues an invoice to company B
  • the accounting officer of company A operates the terminal device 2a, and the billing address is displayed on the management screen displayed after login. Create an invoice for B.
  • invoice data specifying the mail address of the accounting staff (recipient) of company B is transmitted to the destination of the created invoice.
  • the bill management apparatus 1 stores the transmitted bill data.
  • the invoice data is not directly exchanged between the terminal devices 2a, 2b, and 2c, but all the invoice data created by the terminal devices 2a, 2b, and 2c and transmitted to the invoice destination is the invoice management device 1. Is stored and handled like shared data.
  • the bill management apparatus 1 gives the terminal devices 2a, 2b, and 2c authority to view and edit bill data as necessary. In this way, the original bill itself can be digitized and processed electronically. Therefore, it is possible to save the trouble of managing and storing bills using paper or PDF.
  • the invoice data is not directly exchanged between the terminal devices 2a, 2b, and 2c.
  • an accountant from company A When invoice data is sent to the email address of the company's accounting staff, the expression "accounting staff will receive invoice data" may be used, as is the case with general invoice data exchanges. is there.
  • the exchange of bill data between the bill management apparatus 1 and each terminal device 2a, 2b, 2c is preferably encrypted.
  • FIG. 2 is a diagram illustrating an example of a screen displayed on the terminal device after login.
  • the management screen 110 illustrated in FIG. 2 is an example of a screen displayed on the terminal device 2a.
  • the accountant can create, issue, view, edit, etc. invoice data as if it were mail software.
  • the accounting staff of company A cannot rewrite the invoice data once transmitted.
  • the accounting staff of Company B cannot rewrite the invoice data. If the invoice data is incomplete, invoice data with a different version number will be reissued.
  • the old version of the invoice data is stored in the invoice management device 1 without being discarded, and can be viewed at any time.
  • the invoice management device 1 also manages the version number of the invoice data, searches for the new version of invoice data from the old version of the invoice data, and searches for the old version of the invoice data from the new version of the invoice data. Can also be done easily. Details of the management screen 110 will be described later. Hereinafter, the disclosed bill management system will be described more specifically.
  • FIG. 3 is a diagram illustrating a hardware configuration of the bill management apparatus according to the embodiment.
  • the entire bill management apparatus 1 is controlled by a CPU (Central Processing Unit) 101.
  • a RAM (Random Access Memory) 102 and a plurality of peripheral devices are connected to the CPU 101 via a bus 108.
  • the RAM 102 is used as a main storage device of the bill management apparatus 1.
  • the RAM 102 temporarily stores at least part of an OS (Operating System) program and application programs to be executed by the CPU 101.
  • the RAM 102 stores various data used for processing by the CPU 101.
  • a hard disk drive (HDD: Hard Disk Drive) 103, a graphic processing device 104, an input interface 105, a drive device 106, and a communication interface 107 are connected to the bus 108.
  • the hard disk drive 103 magnetically writes and reads data to and from the built-in disk.
  • the hard disk drive 103 is used as a secondary storage device of the bill management apparatus 1.
  • the hard disk drive 103 stores an OS program, application programs, and various data.
  • a semiconductor storage device such as a flash memory can be used.
  • a monitor 104 a is connected to the graphic processing device 104.
  • the graphic processing device 104 displays an image on the screen of the monitor 104a in accordance with a command from the CPU 101.
  • Examples of the monitor 104a include a display device using a CRT (Cathode Ray Tube), a liquid crystal display device, and the like.
  • the keyboard 105a and the mouse 105b are connected to the input interface 105.
  • the input interface 105 transmits signals sent from the keyboard 105a and the mouse 105b to the CPU 101.
  • the mouse 105b is an example of a pointing device, and other pointing devices can also be used. Examples of other pointing devices include a touch panel, a tablet, a touch pad, and a trackball.
  • the drive device 106 reads data recorded on a portable recording medium such as an optical disc on which data is recorded so as to be readable by reflection of light or a USB (Universal Serial Bus) memory.
  • a portable recording medium such as an optical disc on which data is recorded so as to be readable by reflection of light or a USB (Universal Serial Bus) memory.
  • data recorded on the optical disc 200 is read using a laser beam or the like.
  • the optical disc 200 include Blu-ray (registered trademark), DVD (Digital Versatile Disc), DVD-RAM, CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory), CD-R (Recordable) / RW (ReWritable), and the like. .
  • the communication interface 107 is connected to the network 50.
  • the communication interface 107 transmits / receives data to / from other computers or communication devices via the network 50.
  • FIG. 3 shows the hardware configuration of the bill management apparatus 1
  • other computers such as the terminal device 2a can also be realized with the same hardware configuration.
  • the following functions are provided in the bill management apparatus 1 having a hardware configuration as shown in FIG.
  • FIG. 4 is a block diagram illustrating functions of the bill management apparatus according to the embodiment.
  • the invoice management device 1 includes a data processing unit 11, an invoice data storage unit 12, an external contact data storage unit 13, an attached file data storage unit 14, a history data storage unit 15, and a memo data storage unit 16. have.
  • the data processing unit 11 displays the management screen 110 shown in FIG. 2 on the terminal device 2a or the like according to the operation of the accountant.
  • the data processing unit 11 executes processing according to the exchange of bill data performed via the management screen 110.
  • the data processing unit 11 distributes and stores the invoice data received by the invoice management device 1, external contact (described later), notes, and the like created by the accounting staff in each storage unit.
  • the invoice data storage unit 12 stores the invoice data received by the invoice management device 1 for each accountant (specifically, for each e-mail address of the accountant).
  • the invoice data received by the invoice management device 1 is created as invoice data sent by the billing accountant to the billing accountant, or drafted by the billing accountant (issuer) Invoice data is included.
  • FIG. 5 is a diagram for explaining an example of bill data.
  • data is stored in the form of a table.
  • the invoice data management table T1 includes columns for invoice ID, transmission / reception, transmission / reception date / time, person in charge status, partner status, person in charge address, person in charge name, and partner address. Information arranged in the horizontal direction is associated with each other.
  • the bill ID column an ID unique to bill data for managing bill data is stored. This bill ID is assigned to the bill data by the data processing unit 11 when the bill management apparatus 1 receives the bill data.
  • a classification indicating whether the bill data is received bill data or transmitted bill data as viewed from the accounting staff is set. Specifically, “receive” is set for received invoice data, and “transmit” is set for transmitted invoice data.
  • the latest date / time of the date / time when the bill data is transmitted / received is stored in the field of date / time of transmission / reception.
  • the status of the invoice data viewed from the person in charge of accounting is set.
  • the other party status column the status of the invoice data as viewed from the other accounting person who exchanges the invoice data is set.
  • the statuses set in the person-in-charge status column and the other party status column include “not opened”, “returning”, “destroyed”, “confirmed”, “paid”, “storage box”, “sent” "Returned”, “Returned Return”, “Discarded”, and "Payd”. The contents of each status will be described in detail later.
  • the mail address of the accounting staff is stored in the staff address column. In the column of the person in charge, the affiliation and name of the person in charge of accounting are stored. In the other party address column, the mail address of the accountant of the other party who exchanges the bill data is stored.
  • the information stored in the invoice data management table includes the company name of the accounting person in charge, the company name of the other accounting person to exchange the invoice data, Information included in general invoices, such as zip code, address, affiliation, billing amount, and designated account name of transfer destination.
  • the data processing unit 11 displays the management screen 110 shown in FIG. 2 on the terminal device 2a or the like according to the operation of the accounting staff.
  • the management screen 110 includes a user information display unit 111, a status display unit 112, a summary display unit 113, an invoice display unit 114, an external contact button 115, an attached file button 116, a history button 117, a memo button 118, and an external contact list.
  • a display button 119, a memo list display button 120, an information display unit 121, and an information input unit 122 are displayed.
  • the user information display unit 111 displays information (user information) related to the accounting person who has logged into the bill management system.
  • information user information
  • FIG. 2 as an example, the name of the company to which the accountant belongs, the department name, the surname, and the mail address of the accountant are displayed.
  • the status display unit 112 displays the number of invoice data handled by the accounting staff logged in to the invoice management system for each status. Broadly speaking, the status display section 112 has columns for reception BOX, draft, transmission BOX, and transmission / reception BOX.
  • the data processing unit 11 allocates invoice data destined for the mail address of the accounting staff to the reception BOX.
  • the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1. Then, out of the invoice data whose person-in-charge address matches “bbb@xxmail.co.jp”, an overview of the invoice data whose transmission / reception column is “reception” is displayed on the summary display unit 113.
  • the breakdown of the status of the invoice data allocated to the receiving BOX is “unopened”, “returning”, “destroyed”, “confirmed”, “paid”, “storage box” There is.
  • the “unopened” status is a status that the data processing unit 11 allocates to the invoice data that has not been confirmed by the accounting staff among the invoice data allocated to the reception BOX.
  • the status of “Returning” is a status that the data processing unit 11 assigns to the invoice data that is returned to the accounting officer of the billing source from the invoice data assigned to the reception BOX.
  • the status of “Destroyed” indicates that the invoice data assigned to the receiving BOX was discarded by the accounting officer of the billing source after the accounting officer returned the received invoice data to the accounting officer of the billing source. This is a status assigned by the data processing unit 11 to the invoice data.
  • the “confirmed” status is a status assigned by the data processing unit 11 to the invoice data allocated to the reception BOX, which is read by the accounting staff and selected the confirmation button (described later). .
  • the “paid” status is assigned by the data processing unit 11 to the invoice data assigned to the receiving BOX by the accountant who has made a payment and selected the payment button (not shown). Status.
  • the accounting staff can grasp the payment details by aggregating the invoice data with the paid status.
  • the status of “storage box” is a status that is assigned by the data processing unit 11 to the invoice data whose status is “paid” and that is transferred to the storage box by the accounting staff at an arbitrary timing.
  • Each of the numbers displayed on the status display unit 112 indicates the number of allocated statuses. For example, in the unopened column of the status display unit 112, the number of invoice data that has not been confirmed by the accounting staff among the received invoice data is displayed. In the storage box column of the status display unit 112, no particular number is displayed.
  • the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1. Then, the data processing unit 11 displays, on the summary display unit 113, an overview of the invoice data whose person-in-charge status is unopened among the invoice data whose person-in-charge address matches “bbb@xxmail.co.jp”. To do.
  • the data processing unit 11 creates and saves the accounting staff, but allocates unsent invoice data to the transmission destination accounting staff as drafts.
  • the data processing unit 11 allocates the invoice data transmitted by the accounting staff to the transmission BOX.
  • the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1. Then, out of the invoice data whose person-in-charge address matches “bbb@xxmail.co.jp”, an overview of the invoice data whose transmission / reception column is “transmission” is displayed on the summary display unit 113.
  • the breakdown of the status of the invoice data allocated to the transmission BOX includes “sent”, “returned return”, “discarded”, “paid”, and “storage box”.
  • the “sent” status is a status that is assigned by the data processing unit 11 to invoice data that has not been processed by the billing accountant among the invoice data assigned to the transmission BOX.
  • the status of “Return Return” is a status assigned by the data processing unit 11 to the invoice data returned from the accounting staff at the billing destination among the invoice data assigned to the transmission BOX.
  • the person in charge of accounting can process the invoice data returned from the invoice destination.
  • the “discarded” status is a status assigned by the data processing unit 11 to the invoice data discarded by the accounting officer of the billing source out of the invoice data returned from the accounting officer of the billing destination.
  • the “payment completed” status is data processing for the invoice data allocated to the transmission BOX, for which the accounting officer of the billing source confirmed the payment and selected the deposit button (not shown). This is a status assigned by the unit 11.
  • the status of “storage box” is a status that is assigned by the data processing unit 11 to the invoice data that is transferred to the storage box at an arbitrary timing by the accounting staff among the invoice data whose status is “paid”. No particular number is displayed in the storage box column of the status display unit 112.
  • the summary display unit 113 displays a summary of the invoice data corresponding to the status selected by the accountant in the status display unit 112. As an overview, if it is the received invoice data, the company name of the billing source, the subject, the payment date and time, and the status of the transmitting side and the receiving side are displayed. These statuses are displayed on the management screens of both accounting staff who sent and received the bill data.
  • FIG. 6 and 7 are diagrams illustrating information displayed on the summary display unit.
  • the bill data summary 113 a displayed on the summary display unit 113 of the management screen 110 viewed by the billing accountant and the summary display unit 113 of the management screen 110 viewed by the billing accountant.
  • the billing source shown in FIG. 6 is ABC Co., Ltd.
  • the invoice data D1 whose subject is XXwork is “Send” in the status display section on the management screen of the terminal device operated by the billing accountant. It has entered “Sai”.
  • the billing accounting officer selects “Sent” in the status display area, the billing destination is ⁇ Corporation, the subject is XXwork, and the status of the billing accounting officer Is displayed on the summary display section 113 to indicate that “sent” and the status of the billing accountant are “unopened”.
  • the outlines 113c, 113d, and 113e shown in FIG. 7 (a) all indicate the outline of the invoice data D2.
  • the data processing unit 11 displays the summary display unit 113 of the management screen 110 of the terminal device operated by the billing accountant. Is changed from the summary 113c to the summary 113d.
  • the data processing unit 11 manages the terminal device management screen 110 operated by the billing accountant.
  • the information displayed on the summary display unit 113 is changed from the summary 113d to the summary 113e.
  • outlines 113f and 113g shown in FIG. 7B show outlines of the bill data D3.
  • the data processing unit 11 displays the summary display unit 113 on the management screen of the terminal device operated by the billing accountant. The displayed information is changed from the summary 113f to the summary 113g.
  • the data processing unit 11 displays the details of the bill data on the bill display unit 114.
  • the contents of the invoice displayed on the invoice display section 114 are the same as the existing (paper or PDF based) invoice, except that an address display section 114a and various buttons described later are provided.
  • the data processing unit 11 displays the mail address of the sender accountant (from) on the address display unit 114a.
  • the data processing unit 11 displays the mail address of the accounting person (to) as the transmission destination.
  • the data processing unit 11 may display the bill ID of the bill data on the bill display unit 114.
  • the accountant can process the invoice displayed on the invoice display unit 114 on the management screen 110. Specifically, a button for processing a bill is displayed on the bill display unit 114 in accordance with the status of the bill data.
  • FIG. 2 shows a button displayed when invoice data whose status is unopened is selected.
  • the invoice display unit 114 is provided with a confirmation button 114b, a return button 114c, and a copy button 114d.
  • the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1. Then, the person-in-charge status of the invoice data displayed on the invoice display unit 114 is changed to “confirmed”. Further, the data processing unit 11 decreases the “unopened” number in the status display unit 112 by one and increases the “confirmed” number by one.
  • the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1. Then, the person-in-charge status of the invoice data displayed on the invoice display unit 114 is changed to “returning”, and the partner status is changed to “returning return”. Further, the data processing unit 11 decreases the “unopened” number in the status display unit 112 by one and increases the “returning” number by one. On the management screen of the accounting staff who has received the returned invoice data, the return / return number in the status display section is incremented by one.
  • the data processing unit 11 When the copy button 114d is selected by the accounting staff, the data processing unit 11 creates new bill data in which the billing source and billing company names and addresses of the bill data are replaced. Then, the data processing unit 11 stores information on the bill data created in the bill data management table T1. At this time, the status of the person in charge of the invoice data is “draft”, and the partner status is blank.
  • FIG. 8 is a diagram for explaining processing of return / return invoice data.
  • the data processing unit 11 invoices the invoice data corresponding to the summary of the selected invoice. It is displayed on the display unit 114.
  • the mail address of the billing accountant is displayed on the address display portion 114a.
  • the bill display unit 114 is provided with a correction button 114e and a discard button 114f.
  • the data processing unit 11 changes the status of the invoice data displayed on the invoice display unit 114 to “discarded”. Also, the data processing unit 11 decrements the “returned return” number in the status display unit 112 by one. Also, history information is added.
  • the data processing unit 11 changes the status of the bill data displayed on the bill display unit 114 to “discarded”. As a result, the numbers “transmission BOX” and “return return” in the status display unit 112 are decreased by one. Note that the billing accountant and billing accountant can view the discarded invoice data even after discarding.
  • the billing accountant can view the discarded invoice data by selecting “Discarded” in the status display section 112.
  • the accounting staff at the billing destination can view the discarded bill data by selecting “Destination discard” on the status display section 112.
  • the data processing unit 11 switches the management screen 110 to the external contact input mode.
  • the data processing unit 11 uses the document (text data) input to the information input unit 122 and confirmed by pressing the enter key of the keyboard as an external contact to be sent to the accountant's mail.
  • the address and the bill data displayed on the bill display unit 114 are stored in the external contact data storage unit 13 in association with the bill data.
  • FIG. 9 is a diagram for explaining an example of external contact data.
  • external contact data is stored as a table.
  • the external contact data management table T2 has columns for ID, time, and wording. Information arranged in the horizontal direction is associated with each other.
  • the ID column stores the invoice ID of the invoice data (invoice data associated with the external contact data) displayed on the invoice display unit 114 when the accounting staff created the external contact data. ing.
  • the contact address column the mail address of the creator who created the external contact data is stored.
  • the time column the creation date and time of external contact data is stored. The contents of external contact are stored in the word column.
  • the data processing unit 11 refers to the external contact data management table T2 with respect to the invoice data displayed on the invoice display unit 114, and displays the external contacts input so far in time series. It is displayed on the information display unit 121 together with the creation date.
  • the information display unit 121 displays external contact information entered by the accounting staff at both the invoice data source and destination. For this reason, by using this external contact input mode, both accounting staff can communicate like a chat. It should be noted that other processing (downloading, converting to pdf) related to the bill data displayed by the accounting staff on the bill data display unit 114 is displayed on the information display unit 121 together with the date and time when the processing was executed. It may be. Thereby, it is possible to grasp the processing history of both accounting staff.
  • the data processing unit 11 switches the management screen 110 to the attached file mode.
  • the data processing unit 11 clicks and drags on the information input unit 122 and confirms the attached data determined by pressing the enter key on the keyboard, etc.
  • the file data is stored in the attached file data storage unit 14 in association with the invoice data displayed at 114.
  • FIG. 10 is a diagram illustrating an example of attached file data.
  • the attached file data is stored as a table.
  • the attached file data management table T3 has columns of ID, time, and attached data. Information arranged in the horizontal direction is associated with each other.
  • the ID column stores the invoice ID of the invoice data (invoice data associated with the attached data) displayed on the screen when the attached data is attached.
  • the time column the attachment date and time of the attached data is stored.
  • the name of the attached data is stored in the attached data column.
  • the data processing unit 11 refers to the attached file data management table T3 regarding the invoice data displayed on the invoice display unit 114, and displays information on the attached files so far in time series. Is displayed on the information display unit 121.
  • the data processing unit 11 stores the operation histories of both accountants so far in the history data storage unit 15.
  • 11 and 12 are diagrams illustrating an example of data stored in the history data storage unit. In the present embodiment, data is stored in the form of a table.
  • the data processing unit 11 creates a history data management table T4 for each invoice data. If the version number is different, the history data management table T4 is different.
  • the history data management table T4 includes columns for invoice ID, operation, transmission / reception date / time, person-in-charge status, partner status, person-in-charge address, and partner address. Information arranged in the horizontal direction is associated with each other.
  • the operation column the operation executed by the accountant is set.
  • the contents of the other columns are the same as those in the bill data management table T1, and thus the description thereof is omitted.
  • the version number data management table T5 has columns of a first version ID, a second version ID, and a third version ID. Information arranged in the horizontal direction is associated with each other.
  • the invoice ID assigned by the data processing unit 11 when the accounting person creates invoice data and selects the save button (not shown) displayed on the management screen 110 is displayed.
  • the third edition ID field when the third edition of the invoice data to which the second edition ID is assigned is created and the save button (not shown) displayed on the management screen 110 is selected, the data The bill ID assigned by the processing unit 11 is stored.
  • FIG. 12 the columns up to the third version are shown. However, when the fourth version of invoice data is created, the data processing unit 11 is newly created in the column of the version number data management table T5. The invoice ID of the invoice data is added. The same applies to the fifth and subsequent versions.
  • the data processing unit 11 switches the management screen 110 to the history display mode. Specifically, the data processing unit 11 refers to the history data management table T4 and the version number data management table T5, and displays the history regarding the exchange of the bill data displayed on the bill display unit 114 in time series. Displayed on the unit 121.
  • FIG. 13 is a diagram illustrating an example of data displayed on the information display unit in the history display mode.
  • the information display unit 121 displays a version number display unit 121a for displaying the version number of the bill data and a history display unit 121b for displaying a history regarding the exchange of the bill data.
  • the data processing unit 11 refers to the history data management table T4, and displays the exchange of bill data on the history display unit 121b in chronological order.
  • the invoice data displayed on the invoice display unit 114 has been created and transmitted by Mr. Saito who is the accounting officer of the transmission source. Mr. Teshima returned the invoice data, Mr. Saito corrected the invoice data, created the second version of the invoice data, and Mr. Saito destroyed the first version of the invoice data It is described.
  • the data processing unit 11 refers to the version number data management table T5 and identifies the corresponding invoice data.
  • the data processing unit 11 For example, if the invoice ID of the first version of the invoice data is “001”, the data processing unit 11 The bill data whose bill ID is “015” is specified. Then, referring to the history data management table T4, the exchange of bill data is displayed on the history display unit 121b in time series. In the example shown in FIG. 13B, it is described that Mr. Saito is in the draft stage of the created second version of the invoice data.
  • FIG. 14 is a diagram illustrating an example of memo data.
  • the memo data is stored as a table.
  • the memo data management table T6 has columns for ID, time, and wording. Information arranged in the horizontal direction is associated with each other.
  • the ID column stores the invoice ID of the invoice data (invoice data associated with the memo) displayed on the screen when the accountant created the memo.
  • the creation date and time of memo data is stored.
  • the contents of the memo are stored in the wording column.
  • the data processing unit 11 refers to the memo data storage unit 16 and relates the invoice data displayed on the invoice display unit 114 to the memos input so far in the time series. 121 is displayed. ⁇ External contact list display button>
  • the data processing unit 11 refers to the external contact data storage unit 13 in which data related to external contact is stored, and the invoice for the accountant is in charge.
  • the external contact list screen (external contact list screen) is displayed on the management screen 110 in chronological order.
  • 15 and 16 are diagrams showing an example of the external contact list.
  • the accounting person X exchanges external information about the invoice data ⁇ with the accounting person Y at 10:00, 11:00 and 12:00 on the same day, and the accounting person X accounts for the invoice data ⁇ . It is assumed that external contacts were exchanged with the person in charge Z at 10:30, 11:30, and 12:30 on the same day.
  • an external contact list screen 119a as shown in FIG. 15 is displayed on the management screen of the terminal device operated by the accounting person X.
  • the external contact list screen 119a displays a record of external contacts exchanged with other accounting staff in units of time series instead of invoice data units.
  • the external contact list screen 119a includes a search input unit 119b.
  • search request When the accounting person X inputs a search word and presses the enter key (search request), the data processing unit 11 specifies an external contact including a document that matches the search word.
  • the accounting staff X inputs “thank you” to the search input unit 119 b and presses the enter key, so that the data processing unit 11 reads “Thank you” at 12:00 and 12 : 30 “Thank you” is displayed as a search result.
  • the data processing unit 11 displays the contents of the invoice data ⁇ associated with the external contact data including the wording. It is displayed on the bill display unit 114. Thereby, the invoice data can be easily found based on the term used in the external communication.
  • the accounting staff may directly click the wording if the wording is found on the external contact list screen 119a without inputting the search word in the search input unit 119b. Also by this operation, the data processing unit 11 displays the contents of the invoice data associated with the external contact data including the wording on the invoice display unit 114. Next, processing of the data processing unit when finding invoice data will be described.
  • FIG. 17 is a flowchart for explaining the processing of the data processing unit when finding invoice data.
  • Step S1 Upon receiving selection of the outside contact list display button 119, the data processing unit 11 proceeds to step S2.
  • Step S2 The data processing unit 11 refers to the external contact data management table T2. Then, all external contact data in which the mail address of the accounting person displayed in the user information display unit 111 is stored in the contact address column is extracted. Then, the data processing unit 11 displays the extracted words of the external contact data on the external contact list screen 119a in time series. Thereafter, the process proceeds to step S3.
  • Step S3 The data processing unit 11 determines whether a search word is input to the search input unit 119b. When a search word is input (Yes in step S3), the process proceeds to step S4. If no search word is input (No in step S3), the process proceeds to step S5. [Step S4] The data processing unit 11 displays only external contacts including the input search word on the external contact list screen 119a. [Step S5] When the data processing unit 11 receives selection of the displayed wording, the data processing unit 11 proceeds to step S6.
  • the data processing unit 11 refers to the external contact data management table T2. Then, the bill ID of the external contact data including the wording is specified. Then, the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1, and displays the contents of the invoice data having the invoice ID that matches the specified invoice ID on the invoice display unit 114. This is the end of the description of FIG.
  • the data processing unit 11 refers to the memo data storage unit 16 in which data relating to external communication is stored, and relates to the invoices handled by the accountant.
  • a memo list screen (memo list screen) is displayed on the management screen 110 in time series.
  • the bill data is not directly exchanged between the terminal devices 2a, 2b, and 2c, but is generated by the terminal devices 2a, 2b, and 2c and transmitted to the billing destination. All the invoice data is stored in the invoice management apparatus 1 and handled as shared data. For this reason, the billing accountant can obtain the original bill by printing out the bill data. In addition, since it is not necessary to perform digital signature processing, time stamp processing, and the like, it is possible to reduce the trouble of converting a paper bill into PDF for tax examination.
  • the information display unit 121 displays external contact information entered by the accounting staff at both the invoice data source and destination. For this reason, by using this external contact input mode, both accounting staff can communicate like a chat.
  • the invoice data is transmitted, information is stored in the invoice data management table T1, and the status of subsequent exchanges is managed on the invoice data management table T1. For this reason, the accounting staff is freed from the work of reorganizing the invoice into a data sheet by manual input.
  • FIG. 18 is a diagram illustrating a management screen according to the second embodiment.
  • the invoice management system according to the second embodiment is different from the first embodiment in that browsing authority and editing authority are given to other users. Specifically, as shown in FIG. 18, it is shown that Mr. Suzuki, the sales manager, is logged in to the user information display unit 111 of the management screen 110 a of the second embodiment.
  • the user information display unit 111 is provided with a selection tab 111a.
  • Mr. Suzuki has the authority to view invoice data destined for the accounting staff of all sales departments.
  • the destination is not the billing data billing address but the mailing address of the billing data when the billing data is transmitted.
  • the data processing unit 11 displays the name, affiliation, and e-mail address of the person who is permitted to browse on the viewed person display unit 111b.
  • Mr. Suzuki can view the invoice data of the selected accountant by selecting the desired accountant displayed on the viewed person display unit 111b.
  • the data processing unit 11 displays the same information displayed on the management screen when Mr. Sato logs into the system on a monitor connected to the terminal device.
  • FIG. 19 is a block diagram illustrating functions of the bill management apparatus according to the second embodiment.
  • the bill management apparatus 1a according to the second embodiment includes an authority data storage unit 17 in which data relating to browsing authority is stored.
  • FIG. 20 is a diagram illustrating the contents of the authority data storage unit.
  • authority data is stored in a table.
  • the authority data management table T7 there are provided a column of a permitted person address and a person being viewed address. Information arranged in the horizontal direction is associated with each other.
  • the mail address of the person who can view the bill data addressed to others is set in the column of the authorized person address.
  • the mail address of the person who reads the invoice data by the authorized person is set.
  • a maximum of three viewer addresses are set, but it goes without saying that the number of viewers may be four or more.
  • the data processing unit 11 refers to the authority data management table T7 when the selection tab 111a is selected by the user. Then, it is determined whether or not a mail address that matches the user's mail address exists in the browsing authorized person address.
  • the data processing unit 11 refers to the invoice data management table T1. Then, identify the record whose email address that matches the email address set in the address of the person being viewed is set in the person-in-charge address. To extract.
  • the data processing unit 11 displays the extracted affiliation and person-in-charge names together with the mail address on the viewed person display unit 111b. Thereby, it is possible to view the invoice data sent to other people that can be browsed by the user.
  • addressed to another person is not the billing data billing address but the mailing address of the billing data sending address.
  • the same effect as that of the first embodiment can be obtained.
  • the bill management system of the second embodiment it is possible to browse bill data sent to other people that can be browsed by the user.
  • an example in which the viewing authority is given has been described, but an editing authority for the invoice data sent to another person may be given.
  • the processing performed by the bill management apparatus 1 may be distributed by a plurality of devices.
  • the bill management apparatus 1 is configured to include each storage unit such as the bill data storage unit 13.
  • each storage unit is clouded and separated from the data processing unit 11. It may be provided in the place.
  • the information processing apparatus, information processing method, and program of the present invention have been described based on the illustrated embodiment. However, the present invention is not limited to this, and the configuration of each unit has the same function. Any configuration can be substituted. Moreover, other arbitrary structures and processes may be added to the present invention. Further, the present invention may be a combination of any two or more configurations (features) of the above-described embodiments.
  • the above processing functions can be realized by a computer.
  • a program describing the processing contents of the functions of the bill management apparatuses 1 and 1a is provided.
  • the program describing the processing contents can be recorded on a computer-readable recording medium.
  • the computer-readable recording medium include a magnetic storage device, an optical disk, a magneto-optical recording medium, and a semiconductor memory.
  • the magnetic storage device include a hard disk drive, a flexible disk (FD), and a magnetic tape.
  • the optical disc include a DVD, a DVD-RAM, and a CD-ROM / RW.
  • the magneto-optical recording medium include MO (Magneto-Optical disk).
  • the computer that executes the program stores, for example, the program recorded on the portable recording medium or the program transferred from the server computer in its own storage device. Then, the computer reads the program from its own storage device and executes processing according to the program. The computer can also read the program directly from the portable recording medium and execute processing according to the program. In addition, each time a program is transferred from a server computer connected via a network, the computer can sequentially execute processing according to the received program.
  • processing functions described above can be realized by an electronic circuit such as a DSP (Digital Signal Processor), an ASIC (Application Specific Integrated Circuit), or a PLD (Programmable Logic Device).
  • DSP Digital Signal Processor
  • ASIC Application Specific Integrated Circuit
  • PLD Programmable Logic Device

Abstract

所望のビジネス文書を容易に発見させること。 請求書管理装置１は、端末装置から特定の受取人に向けて送信された請求書データをネットワークを通じて受信すると、受信した請求書データを、受取人のメールアドレスと、請求書データの発行者のメールアドレスとを関連づけて記憶する請求書データ記憶部１２と、請求書データ毎に関連づけられた社外連絡データを記憶する社外連絡データ記憶部１３と、端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードを社外連絡データから検索し、一致するワードを含む社外連絡データに関連づけられた請求書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させるデータ処理部１１と、を有する。

Description

情報処理装置、情報処理方法およびプログラム
　本発明は情報処理装置、情報処理方法およびプログラムに関する。
　会社全体または企業グループ全体のビジネス文書（例えば、請求書等）の閲覧とその情報の一元管理を可能とする技術が知られている。
　例えば、ユーザを特定するユーザ特定情報と少なくとも１つの固有の情報とをユーザ毎に関連づけたユーザ情報を記憶する第１の記憶部と、第１の記憶部に記憶される固有の情報とユーザ特定情報とを用いて所定の規則に基づきユーザ毎にコードを生成する生成部と、第１の記憶部に記憶されているユーザ情報が備える第１のユーザのユーザ特定情報を含むビジネス文書情報を記憶する第２の記憶部と、第１の記憶部にユーザ情報が記憶されている第２のユーザからのビジネス文書情報へのアクセス要求を受け付けると、第１のユーザの第１のコードと、第２のユーザの第２のコードが一致するか否かを判断し、第１のコードと第２のコードとが一致する場合、第２の記憶部に記憶されている第１のユーザが作成したビジネス文書情報へのアクセス権限を前記第２のユーザに付与する処理部と、を備える情報処理装置が知られている。
国際公開第２０１５／０４９９４８号
　例えば、受け取ったビジネス文書について、相手から問い合わせがあった場合を考える。
　複数のビジネス文書を受け取ると、即座に該当するビジネス文書を見つけ出すのが困難である。このため、一元管理されているビジネス文書を容易に検索できれば便宜である。
　１つの側面では、本発明は、所望のビジネス文書を容易に発見させることを目的とする。
　上記目的を達成するために、開示の情報処理装置が提供される。この情報処理装置は、ビジネス文書データ記憶部と、テキストデータ記憶部と、表示部とを有している。
　ビジネス文書データ記憶部には、端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信したビジネス文書データを、受取人の識別情報と、ビジネス文書データの発行者の識別情報とが関連づけられて記憶される。
　テキストデータ記憶部には、ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータが記憶される。
　表示部は、端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードをテキストデータから検索し、一致するワードを含むテキストデータに関連づけられたビジネス文書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させる。
　１態様では、所望のビジネス文書を容易に発見させることができる。
第１の実施の形態の請求書管理システムを示す図である。 ログイン後の端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。 実施の形態の請求書管理装置のハードウェア構成を示す図である。 実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。 請求書データの一例を説明する図である。 概要表示部に表示される情報を説明する図である。 概要表示部に表示される情報を説明する図である。 返送戻りの請求書データの処理を説明する図である。 社外連絡データの一例を説明する図である。 添付ファイルデータの一例を説明する図である。 履歴データ記憶部に記憶されるデータの一例を説明する図である。 履歴データ記憶部に記憶されるデータの一例を説明する図である。 履歴表示モード時に情報表示部に表示されるデータの一例を示す図である。 メモデータの一例を説明する図である。 社外連絡一覧の一例を示す図である。 社外連絡一覧の一例を示す図である。 請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明するフローチャートである。 第２の実施の形態の管理画面を示す図である。 第２の実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。 権限データ記憶部の内容を説明する図である。
　以下、実施の形態の請求書管理システムを、図面を参照して詳細に説明する。
　＜第１の実施の形態＞
　図１は、第１の実施の形態の請求書管理システムを示す図である。
　第１の実施の形態の請求書管理システム１０は、請求書管理装置１が、インターネットや専用線等のネットワークを介して端末装置２ａ、２ｂ、２ｃに接続されている。
　端末装置２ａは、Ａ社、端末装置２ｂはＢ社、端末装置２ｃはＣ社等、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃは、それぞれ異なる会社の経理部門に配置されている装置である。端末装置２ａ、２ｂ、２ｃとしては、例えばデスクトップＰＣ、ノートＰＣ、タブレット端末、スマートフォン等が挙げられる。
　請求書管理装置１と、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃはＷｅｂプログラムを実装している。端末装置２ａ、２ｂ、２ｃは、Ｗｅｂブラウザを介して請求書に関する請求書データを請求書管理装置１とやりとりする。なお、本実施の形態では請求書データのやりとりを例示するが、請求書はビジネス文書の一例であり、本発明は請求書のやりとりに限定されない。ビジネス文書の他の例としては、例えば見積書や注文書等が挙げられる。
　以下、請求書管理システム１０をＡ社、Ｂ社、Ｃ社の各経理担当者が利用するものとして説明する。
　Ａ社、Ｂ社、Ｃ社の各経理担当者は、それぞれ自己に割り当てられたＥｍａｉｌアドレス等を用いて請求書管理装置１にユーザ登録を行うことにより、請求書管理装置１が構築する請求書処理システムにアクセスする環境を整える。
　その後、例えばＡ社の経理担当者が端末装置２ａを操作することにより、請求書管理装置１が端末装置２ａに接続されたモニタにログイン画面を表示させる。経理担当者はログイン画面にメールアドレスおよびパスワードを入力することにより、請求書管理装置１が提供するサービスにログインすることができる。なお、メールアドレスは、経理担当者を識別する識別情報の一例である。
　端末装置２ａ、２ｂ、２ｃは、ログイン後に、請求書の原本そのものを電子化した請求書データに関する処理を、請求書管理装置１を介して実行することができる。処理の種別としては、例えば、請求書データの作成、送受信、閲覧、編集等が挙げられる。
　例えば、Ａ社の経理担当者がＢ社宛に請求書を発行する際には、Ａ社の経理担当者は、端末装置２ａを操作することにより、ログイン後に表示される管理画面にて請求先をＢ社とする請求書を作成する。そして、作成した請求書の送付先にＢ社の経理担当者（受取人）のメールアドレスを指定した請求書データを送信する。送信された請求書データは、請求書管理装置１が保管する。
　すなわち、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ間で請求書データを直接やりとりするのではなく、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃで作成され、請求先に送信された全ての請求書データは請求書管理装置１が保管し共有データのような取扱いとなる。そして、請求書管理装置１は、必要に応じて請求書データの閲覧、編集権限を端末装置２ａ、２ｂ、２ｃに与える。
　このように、電子上で請求書原本そのもの電子化し、処理することができる。従って、紙やＰＤＦによる請求書の管理や保管の手間を省くことができる。
　なお、前述したように、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ間で請求書データを直接やりとりするのではないが、以下の説明では、説明を分かり易くするために、例えばＡ社の経理担当者からＢ社の経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データが送信された場合、一般的な請求書データのやりとりと同じく、「経理担当者が請求書データを受信する」という表現を用いる場合がある。
　なお、請求書管理装置１と各端末装置２ａ、２ｂ、２ｃとの請求書データのやりとりは暗号化されるのが好ましい。
　図２は、ログイン後の端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。
　図２に示す管理画面１１０は、端末装置２ａに表示される画面の一例である。
　図２に示すように、経理担当者は、メールソフトウェアのような感覚で請求書データの作成、発行、閲覧、編集等をすることができる。
　ところで、前述した例では、Ａ社の経理担当者は、一度送信した請求書データは書き替えることができない。また、Ｂ社の経理担当者も請求書データを書き替えることができない。請求書データに不備がある場合は、版数の異なる請求書データを再発行することになる。また、旧版の請求書データは、破棄されずに請求書管理装置１が保管し、いつでも閲覧できる状態になる。さらに、請求書管理装置１は、請求書データの版数管理も行い、旧版の請求書データから新版の請求書データを検索したり、新版の請求書データから旧版の請求書データを検索することも容易に行うことができる。
　なお、管理画面１１０の詳細については、後に詳述する。
　以下、開示の請求書管理システムをより具体的に説明する。
　図３は、実施の形態の請求書管理装置のハードウェア構成を示す図である。
　請求書管理装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ１０１には、バス１０８を介してＲＡＭ（Random Access Memory）１０２と複数の周辺機器が接続されている。
　ＲＡＭ１０２は、請求書管理装置１の主記憶装置として使用される。ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１による処理に使用する各種データが格納される。
　バス１０８には、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ:Hard Disk Drive）１０３、グラフィック処理装置１０４、入力インタフェース１０５、ドライブ装置１０６、および通信インタフェース１０７が接続されている。
　ハードディスクドライブ１０３は、内蔵したディスクに対して、磁気的にデータの書き込みおよび読み出しを行う。ハードディスクドライブ１０３は、請求書管理装置１の二次記憶装置として使用される。ハードディスクドライブ１０３には、ＯＳのプログラム、アプリケーションプログラム、および各種データが格納される。なお、二次記憶装置としては、フラッシュメモリ等の半導体記憶装置を使用することもできる。
　グラフィック処理装置１０４には、モニタ１０４ａが接続されている。グラフィック処理装置１０４は、ＣＰＵ１０１からの命令に従って、画像をモニタ１０４ａの画面に表示させる。モニタ１０４ａとしては、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）を用いた表示装置や、液晶表示装置等が挙げられる。
　入力インタフェース１０５には、キーボード１０５ａとマウス１０５ｂとが接続されている。入力インタフェース１０５は、キーボード１０５ａやマウス１０５ｂから送られてくる信号をＣＰＵ１０１に送信する。なお、マウス１０５ｂは、ポインティングデバイスの一例であり、他のポインティングデバイスを使用することもできる。他のポインティングデバイスとしては、例えばタッチパネル、タブレット、タッチパッド、トラックボール等が挙げられる。
　ドライブ装置１０６は、例えば、光の反射によって読み取り可能なようにデータが記録された光ディスクや、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等の持ち運び可能な記録媒体に記録されたデータの読み取りを行う。例えば、ドライブ装置１０６が光学ドライブ装置である場合、レーザ光等を利用して、光ディスク２００に記録されたデータの読み取りを行う。光ディスク２００には、Ｂｌｕ－ｒａｙ（登録商標）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ－ＲＡＭ、ＣＤ－ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＣＤ－Ｒ（Recordable）／ＲＷ（ReWritable）等が挙げられる。
　通信インタフェース１０７は、ネットワーク５０に接続されている。通信インタフェース１０７は、ネットワーク５０を介して、他のコンピュータまたは通信機器との間でデータを送受信する。
　以上のようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。なお、図３には請求書管理装置１のハードウェア構成を示したが、端末装置２ａ等、他のコンピュータも同様のハードウェア構成で実現することができる。
　図３に示すようなハードウェア構成の請求書管理装置１内には、以下のような機能が設けられる。
　図４は、実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。
　請求書管理装置１は、データ処理部１１と、請求書データ記憶部１２と、社外連絡データ記憶部１３と、添付ファイルデータ記憶部１４と、履歴データ記憶部１５と、メモデータ記憶部１６とを有している。
　データ処理部１１は、経理担当者の操作に応じて図２に示す管理画面１１０を端末装置２ａ等に表示する。データ処理部１１は、管理画面１１０を介して行われる請求書データのやり取りに応じた処理を実行する。例えば、データ処理部１１は、請求書管理装置１が受信した請求書データや、経理担当者が作成した社外連絡（後述）やメモ等を各記憶部に振り分けて記憶させる。
　請求書データ記憶部１２には、請求書管理装置１が受信した請求書データが、経理担当者毎（具体的には、経理担当者のメールアドレス毎）に記憶される。請求書管理装置１が受信する請求書データは、請求元の経理担当者が請求先の経理担当者宛に送信した請求書データや、請求元の経理担当者（発行者）が下書きとして作成した請求書データが含まれる。
　図５は、請求書データの一例を説明する図である。
　本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
　請求書データ管理テーブルＴ１には、請求書ＩＤ、送受信、送受信日時、担当者ステータス、相手ステータス、担当者アドレス、担当者名、および相手アドレスの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
　請求書ＩＤの欄には、請求書データを管理するための請求書データ固有のＩＤが記憶されている。この請求書ＩＤは、請求書管理装置１が請求書データを受信した時点でデータ処理部１１が請求書データに割り振る。
　送受信の欄には、当該経理担当者から見て当該請求書データが、受信した請求書データなのか送信した請求書データなのかを示す区分が設定される。具体的には、受信した請求書データであれば「受信」、送信した請求書データであれば「送信」が設定される。
　送受信日時の欄には、当該請求書データを送受信した日時のうち、最新の日時が格納される。
　担当者ステータスの欄には、当該経理担当者から見た請求書データのステータス（処理に関する進捗）が設定される。
　相手ステータスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者から見た請求書データのステータスが設定される。
　担当者ステータスの欄および相手ステータスの欄に設定されるステータスには、「未開封」、「返送中」、「先方破棄」、「確認済」、「支払済」、「保管箱」、「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「入金済」がある。各ステータスの内容については、後に詳述する。
　担当者アドレスの欄には、当該経理担当者のメールアドレスが格納される。
　担当者名の欄には、当該経理担当者の所属および名前が格納される。
　相手アドレスの欄には、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者のメールアドレスが格納される。
　なお、請求書データ管理テーブルに記憶される情報としては、図示した情報以外にも、当該経理担当者の会社名、当該請求書データをやり取りをする相手の経理担当者の会社名、各会社の郵便番号、住所、所属、請求金額、振込先の指定口座名等、一般的な請求書に含まれる情報が含まれる。
　＜管理画面＞
　データ処理部１１は、経理担当者の操作に応じて図２に示す管理画面１１０を端末装置２ａ等に表示する。
　管理画面１１０には、利用者情報表示部１１１、ステータス表示部１１２、概要表示部１１３、請求書表示部１１４、社外連絡ボタン１１５、添付ファイルボタン１１６、履歴ボタン１１７、メモボタン１１８、社外連絡一覧表示ボタン１１９、メモ一覧表示ボタン１２０、情報表示部１２１、および情報入力部１２２が表示されている。
　利用者情報表示部１１１には、請求書管理システムにログインしている経理担当者に関する情報（利用者情報）が表示される。図２では一例として経理担当者が所属する会社名、部署名、名字、および経理担当者のメールアドレスが表示されている。
　ステータス表示部１１２には、請求書管理システムにログインしている経理担当者が取り扱う請求書データの数がステータス毎に表示される。
　大きく分けて、ステータス表示部１１２には受信ＢＯＸ、下書き、送信ＢＯＸおよび送受信ＢＯＸの欄が設けられている。
　データ処理部１１は、経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データを受信ＢＯＸに割り振る。
　経理担当者が受信ＢＯＸを選択すると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、担当者アドレスが「bbb@xxmail.co.jp」に一致する請求書データのうち、送受信の欄が「受信」の請求書データの概要を概要表示部１１３に表示する。
　図２に示すように、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのステータスの内訳は、「未開封」、「返送中」、「先方破棄」、「確認済」、「支払済」、「保管箱」がある。
　「未開封」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が未確認の請求書データに対してデータ処理部１１が、割り振るステータスである。
　「返送中」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が請求元の経理担当者に返送した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「先方破棄」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、受信した請求書データを経理担当者が請求元の経理担当者に返送した後に、請求元の経理担当者が破棄した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「確認済」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が閲覧し、確認ボタン（後述）を選択した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「支払済」のステータスは、受信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、経理担当者が入金を行い、支払ボタン（図示せず）を選択した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　経理担当者は、支払済のステータスの請求書データを集計することで、入金明細を把握することができる。
　「保管箱」のステータスは、ステータスが「支払済」の請求書データのうち、経理担当者が任意のタイミングで保管箱に移した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　ステータス表示部１１２に表示される数字は、それぞれ、割り振られたステータスの数が表示されている。
　例えば、ステータス表示部１１２の未開封の欄には、受信した請求書データのうち、経理担当者が未確認の請求書データの数が表示される。
　なお、ステータス表示部１１２の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
　「未開封」、「返送中」、「先方破棄」、「確認済」、「支払済」、「保管箱」の各ＢＯＸに割り振られている請求書データの内容を経理担当者が閲覧する場合には、ステータス表示部１１２の該当箇所を選択すればよい。
　例えば、経理担当者が受信ＢＯＸを選択すると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、データ処理部１１は、担当者アドレスが「bbb@xxmail.co.jp」に一致する請求書データのうち、担当者ステータスが未開封の請求書データの概要を、概要表示部１１３に表示する。
　データ処理部１１は、経理担当者が作成し、保存したが、送信先の経理担当者に未送信の請求書データを下書きに割り振る。
　データ処理部１１は、経理担当者が送信した請求書データを送信ＢＯＸに割り振る。
　経理担当者が送信ＢＯＸを選択すると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、担当者アドレスが「bbb@xxmail.co.jp」に一致する請求書データのうち、送受信の欄が「送信」の請求書データの概要を概要表示部１１３に表示する。
　図２に示すように、送信ＢＯＸに割り振られた請求書データのステータスの内訳には、「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「入金済」、「保管箱」がある。
　「送信済」のステータスは、送信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、請求先の経理担当者が支払処理を行っていない請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「返送戻り」のステータスは、送信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、請求先の経理担当者から戻ってきた請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。経理担当者は、請求先から戻ってきた請求書データについての処理が可能となる。
　「破棄済」のステータスは、請求先の経理担当者から戻ってきた請求書データのうち、請求元の経理担当者が破棄した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「入金済」のステータスは、送信ＢＯＸに割り振られた請求書データのうち、請求元の経理担当者が入金を確認し、入金ボタン（図示せず）を選択した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　「保管箱」のステータスは、ステータスが「入金済」の請求書データのうち、経理担当者が任意のタイミングで保管箱に移した請求書データに対してデータ処理部１１が割り振るステータスである。
　ステータス表示部１１２の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
　「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「入金済」、「保管箱」の各ＢＯＸに入っている請求書データの内容を閲覧する場合には、その箇所を選択すればよい。
　概要表示部１１３には、前述したように、経理担当者がステータス表示部１１２にて選択したステータスに対応する請求書データの概要が表示される。概要としては、受信した請求書データであれば、請求元の会社名、件名、支払日時、および送信側、受信側のステータスが表示される。
　これらのステータスは、請求書データを送受信した双方の経理担当者の管理画面上にそれぞれ同じものが表示される。
　図６および図７は、概要表示部に表示される情報を説明する図である。
　図６では、請求先の経理担当者が閲覧する管理画面１１０の概要表示部１１３に表示される請求書データの概要１１３ａと、請求元の経理担当者が閲覧する管理画面１１０の概要表示部１１３に表示される概要１１３ｂとを図示している。
　すなわち、図６に示す請求元が株式会社ＡＢＣであり、件名が○○ｗｏｒｋの請求書データＤ１については、請求元の経理担当者が操作する端末装置の管理画面上ではステータス表示部の「送信済」に入っている。請求元の経理担当者がステータス表示部の「送信済」を選択した際には、請求書データＤ１について、請求先が□□株式会社、件名が○○ｗｏｒｋ、請求元の経理担当者のステータスが「送信済」、請求先の経理担当者のステータスが「未開封」である旨が概要表示部１１３に表示される。
　また、ステータスの遷移を確認することにより、請求元の経理担当者は容易に請求先の経理担当者の処理の進捗を確認することができる。このため、双方の経理担当者が、各請求書データについて今どのような状態にあるのかを、リアルタイムに確認することができる。
　図７（ａ）に示す概要１１３ｃ、１１３ｄ、１１３ｅは、いずれも請求書データＤ２についての概要を示している。
　請求先の経理担当者が請求書データＤ２を閲覧し、確認ボタン（後述）を選択すると、データ処理部１１は、請求元の経理担当者が操作する端末装置の管理画面１１０の概要表示部１１３に表示される情報を概要１１３ｃから概要１１３ｄに変更する。
　その後、請求先の経理担当者が請求書データＤ２の支払処理を行い、支払済ボタン（後述）を選択すると、データ処理部１１は、請求元の経理担当者が操作する端末装置の管理画面１１０の概要表示部１１３に表示される情報を概要１１３ｄから概要１１３ｅに変更する。
　また、他の例として、図７（ｂ）に示す概要１１３ｆ、１１３ｇは、いずれも請求書データＤ３についての概要を示している。
　請求先の経理担当者が請求書データＤ３を閲覧し、返送ボタン（後述）を選択すると、データ処理部１１は、請求先の経理担当者が操作する端末装置の管理画面の概要表示部１１３に表示される情報を概要１１３ｆから概要１１３ｇに変更する。
　再び図２に戻って説明する。
　概要表示部１１３に表示された請求書データの概要が経理担当者により選択されると、データ処理部１１は、請求書データの詳細を請求書表示部１１４に表示する。請求書表示部１１４に表示される請求書の内容は、アドレス表示部１１４ａおよび後述する各種ボタンを供えること以外は、既存の（紙やＰＤＦベースの）請求書と同じである。
　経理担当者が受信ＢＯＸに割り振られた請求書データを閲覧する場合には、データ処理部１１は、送信元の経理担当者（ｆｒｏｍ）のメールアドレスをアドレス表示部１１４ａに表示する。
　また、経理担当者が下書きまたは送信ＢＯＸに割り振られた請求書データを閲覧する場合には、データ処理部１１は、送信先の経理担当者（ｔｏ）のメールアドレスを表示する。
なお、データ処理部１１は、請求書データの請求書ＩＤを請求書表示部１１４に表示するようにしてもよい。
　経理担当者は、管理画面１１０上にて請求書表示部１１４に表示されている請求書の処理が可能である。
　具体的には、請求書データのステータスに応じて、請求書を処理するためのボタンが請求書表示部１１４に表示される。
　図２では、ステータスが未開封の請求書データを選択したときに表示されるボタンを示している。
　請求書表示部１１４には、確認ボタン１１４ｂ、返送ボタン１１４ｃおよびコピーボタン１１４ｄが設けられている。
　経理担当者により確認ボタン１１４ｂが選択されると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、請求書表示部１１４に表示されている請求書データの担当者ステータスを「確認済」に変更する。また、データ処理部１１は、ステータス表示部１１２の「未開封」の数字を１つ減らし、「確認済」の数字を１つ増やす。
　経理担当者により返送ボタン１１４ｃが選択されると、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、請求書表示部１１４に表示されている請求書データの担当者ステータスを「返送中」に変更し、相手ステータスを「返送戻り」に変更する。また、データ処理部１１は、ステータス表示部１１２の「未開封」の数字を１つ減らし、「返送中」の数字を１つ増やす。
　返送された請求書データを受信した経理担当者の管理画面上では、ステータス表示部の返送戻りの数字を１つ増やす。
　経理担当者によりコピーボタン１１４ｄが選択されると、データ処理部１１は、当該請求書データの請求元と請求先の社名および住所が入れ替えられた新たな請求書データを作成する。そして、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１に作成した請求書データに関する情報を格納する。このとき、当該請求書データの担当者ステータスは、「下書き」、相手ステータスは空欄となる。
　＜返送戻り処理＞
　図８は、返送戻りの請求書データの処理を説明する図である。
　経理担当者がステータスが返送戻りを選択し、概要表示部１１３に表示された請求書の概要を選択すると、データ処理部１１は、選択された請求書の概要に対応する請求書データを請求書表示部１１４に表示する。この場合、アドレス表示部１１４ａには、請求先の経理担当者のメールアドレスが表示される。
　請求書表示部１１４には、訂正ボタン１１４ｅ、および破棄ボタン１１４ｆが設けられている。
　経理担当者により訂正ボタン１１４ｅが選択されると、データ処理部１１は、請求書表示部１１４に表示されている請求書データのステータスを「破棄済」に変更する。また、データ処理部１１は、ステータス表示部１１２の「返送戻り」の数字を１つ減らす。また、履歴情報が追加される。
　経理担当者により破棄ボタン１１４ｆが選択されると、データ処理部１１は、請求書表示部１１４に表示されている請求書データのステータスを「破棄済」に変更する。これにより、ステータス表示部１１２の「送信ＢＯＸ」および「返送戻り」の数字が１つ減る。
　なお、請求元の経理担当者および請求先の経理担当者は破棄された請求書データについて、破棄後も閲覧することができる。
　具体的には、請求元の経理担当者はステータス表示部１１２の「破棄済」を選択することにより、破棄された請求書データを閲覧することができる。また、請求先の経理担当者はステータス表示部１１２の「先方破棄」を選択することにより、破棄された請求書データを閲覧することができる。
　再び図２に戻って説明する。
　送受信ＢＯＸには、受信ＢＯＸおよび送信ＢＯＸに入っている全ての請求書データのうち、破棄された請求書データと保管箱に割り振られた請求書データと下書きに割り振られた請求書データを除くデータが割り振られている。
　＜社外連絡ボタン＞
　経理担当者により社外連絡ボタン１１５が選択されると、データ処理部１１は、管理画面１１０を社外連絡入力モードに切り替える。この社外連絡入力モードでは、データ処理部１１は、情報入力部１２２に入力され、キーボードのエンターキーを押す等して確定された文書（テキストデータ）を、社外連絡として、当該経理担当者のメールアドレスおよび請求書表示部１１４に表示されている請求書データに関連づけて社外連絡データ記憶部１３に記憶する。
　図９は、社外連絡データの一例を説明する図である。
　本実施の形態では社外連絡データがテーブル化されて記憶されている。
　社外連絡データ管理テーブルＴ２には、ＩＤ、時間、および文言の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
　ＩＤの欄には、経理担当者が社外連絡データを作成した際に請求書表示部１１４に表示されていた請求書データ（社外連絡データに関連づけられた請求書データ）の請求書ＩＤが格納されている。
　連絡者アドレスの欄には、当該社外連絡データを作成した作成者のメールアドレスが格納されている。
　時間の欄には、社外連絡データの作成日時が格納されている。
　文言の欄には社外連絡の内容が格納されている。
　また、社外連絡入力モードでは、データ処理部１１は、請求書表示部１１４に表示されている請求書データに関し、社外連絡データ管理テーブルＴ２を参照し、これまで入力された社外連絡を時系列で作成日時とともに情報表示部１２１に表示する。
　情報表示部１２１には、請求書データの送信元、送信先双方の経理担当者自身が入力した社外連絡が表示される。このため、この社外連絡入力モードを用いることにより、双方の経理担当者は、チャットのようなやりとりが可能である。
　なお、経理担当者が請求書データ表示部１１４に表示されている請求書データに関する他の処理（ダウンロード、ｐｄｆ化）が、その処理が実行された日時とともに情報表示部１２１に表示されるようになっていてもよい。これにより、双方の経理担当者の処理の履歴を把握することができる。
　＜添付ファイルボタン＞
　経理担当者により添付ファイルボタン１１６が選択されると、データ処理部１１は、管理画面１１０を添付ファイルモードに切り替える。この添付ファイルモードでは、データ処理部１１は、情報入力部１２２にクリック＆ドラッグされ、キーボードのエンターキーを押す等して確定された添付データを、当該経理担当者のメールアドレスおよび請求書表示部１１４に表示されている請求書データに関連づけて添付ファイルデータ記憶部１４に記憶する。
　図１０は、添付ファイルデータの一例を説明する図である。
　本実施の形態では添付ファイルデータがテーブル化されて記憶されている。
　添付ファイルデータ管理テーブルＴ３には、ＩＤ、時間、および添付データの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
　ＩＤの欄には、添付データを添付した際に画面に表示されていた請求書データ（添付データが関連づけられた請求書データ）の請求書ＩＤが格納されている。
　時間の欄には、添付データの添付日時が格納されている。
　添付データの欄には添付データの名前が格納されている。
　また、ファイルモードでは、データ処理部１１は、請求書表示部１１４に表示されている請求書データに関し、添付ファイルデータ管理テーブルＴ３を参照し、これまでに添付された添付ファイルに関する情報を時系列で情報表示部１２１に表示する。
　＜履歴ボタン＞
　データ処理部１１は、今までの双方の経理担当者の操作履歴を履歴データ記憶部１５に記憶しておく。
　図１１および図１２は、履歴データ記憶部に記憶されるデータの一例を説明する図である。
　本実施の形態ではデータがテーブル化されて記憶されている。
　データ処理部１１は、請求書データ毎に履歴データ管理テーブルＴ４を作成する。版数が異なれば、履歴データ管理テーブルＴ４は異なる。
　履歴データ管理テーブルＴ４には、請求書ＩＤ、操作、送受信日時、担当者ステータス、相手ステータス、担当者アドレス、および相手アドレスの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
　操作の欄には、経理担当者が実行した操作が設定されている。それ以外の欄の内容については、請求書データ管理テーブルＴ１と同様であるので説明を省略する。
　図１２に示すように、版数データ管理テーブルＴ５には、第１版ＩＤ、第２版ＩＤ、第３版ＩＤの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
　第１版ＩＤの欄には、経理担当者が請求書データを作成し、管理画面１１０に表示される保存ボタン（図示せず）を選択した時点でデータ処理部１１が割り振った請求書ＩＤが格納されている。
　第２版ＩＤの欄には、第１版ＩＤが割り振られた請求書データの第２版が作成され、管理画面１１０に表示される保存ボタン（図示せず）が選択されたときに、データ処理部１１が割り振った請求書ＩＤが格納されている。
　第３版ＩＤの欄には、第２版ＩＤが割り振られた請求書データの第３版が作成され、管理画面１１０に表示される保存ボタン（図示せず）が選択されたときに、データ処理部１１が割り振った請求書ＩＤが格納されている。
　なお、図１２には、第３版までの欄を図示したが、第４版の請求書データが作成されたときには、データ処理部１１は、版数データ管理テーブルＴ５の欄に新たに作成された請求書データの請求書ＩＤを追加する。第５版以降も同様である。
　そして、経理担当者により履歴ボタン１１７が選択されると、データ処理部１１は、管理画面１１０を履歴表示モードに切り替える。具体的には、データ処理部１１は、履歴データ管理テーブルＴ４および版数データ管理テーブルＴ５を参照し、請求書表示部１１４に表示されている請求書データのやりとりに関する履歴を時系列で情報表示部１２１に表示する。
　図１３は、履歴表示モード時に情報表示部に表示されるデータの一例を示す図である。
　情報表示部１２１には請求書データの版数を表示する版数表示部１２１ａと、請求書データのやりとりに関する履歴を表示する履歴表示部１２１ｂとが表示される。
　データ処理部１１は、履歴データ管理テーブルＴ４を参照し、請求書データのやりとりを時系列で履歴表示部１２１ｂに表示する。図１３（ａ）に示す例では、請求書表示部１１４に表示されている請求書データを、送信元の経理担当者である斉藤さんが作成し、送信したこと、送信先の経理担当者である手島さんが当該請求書データを返送したこと、斉藤さんが当該請求書データを訂正し、第２版の請求書データを作成したこと、また、斉藤さんが第１版の請求書データを破棄したことが記載されている。
　また、経理担当者により他の版数が選択されると、データ処理部１１は、版数データ管理テーブルＴ５を参照し、該当する請求書データを特定する。図１２に示す例では、例えば、第１版の請求書データの請求書ＩＤが「００１」であれば、経理担当者により第２版の請求書データが選択されると、データ処理部１１は、請求書ＩＤが「０１５」の請求書データを特定する。そして、履歴データ管理テーブルＴ４を参照し、請求書データのやりとりを時系列で履歴表示部１２１ｂに表示する。図１３（ｂ）に示す例では、作成した第２版の請求書データを斉藤さんが下書き段階であることが記載されている。
　＜メモボタン＞
　経理担当者によりメモボタン１１８が選択されると、データ処理部１１は、管理画面１１０をメモ入力モードに切り替える。このメモ入力モードでは、データ処理部１１は、情報入力部１２２に入力され、キーボードのエンターキーを押す等して確定された文字等を、メモとして、当該経理担当者のメールアドレスおよび請求書表示部１１４に表示されている請求書データに関連づけてメモデータ記憶部１６に記憶する。このメモは、メモを作成した者しか閲覧することができない。
　図１４は、メモデータの一例を説明する図である。
　本実施の形態ではメモデータがテーブル化されて記憶されている。
　メモデータ管理テーブルＴ６には、ＩＤ、時間、および文言の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
　ＩＤの欄には、経理担当者がメモを作成した際に画面に表示されていた請求書データ（メモが関連づけられた請求書データ）の請求書ＩＤが格納されている。
　時間の欄には、メモデータの作成日時が格納されている。
　文言の欄にはメモの内容が格納されている。
　また、メモ入力モードでは、データ処理部１１は、メモデータ記憶部１６を参照し、請求書表示部１１４に表示されている請求書データに関し、これまで入力されたメモを時系列で情報表示部１２１に表示する。
　＜社外連絡一覧表示ボタン＞
　経理担当者により社外連絡一覧表示ボタン１１９が選択されると、データ処理部１１は、社外連絡に関するデータが記憶されている社外連絡データ記憶部１３を参照し、当該経理担当者が担当する請求書に関する社外連絡の一覧画面（社外連絡一覧画面）を時系列で管理画面１１０上に表示する。
　図１５および図１６は、社外連絡一覧の一例を示す図である。
　図１５に示すように、経理担当者Ｘが請求書データαについて経理担当者Ｙとそれぞれ同日の１０時、１１時、１２時に社外連絡をやりとりし、経理担当者Ｘが請求書データβについて経理担当者Ｚとそれぞれ同日の１０時３０分、１１時３０分、１２時３０分に社外連絡をやりとりしたものとする。
　この場合、経理担当者Ｘが操作している端末装置の管理画面上には、図１５に示すような社外連絡一覧画面１１９ａが表示される。この社外連絡一覧画面１１９ａには、請求書データ単位ではなく時系列単位に他の経理担当者とやりとりした社外連絡の記録が表示される。
　この社外連絡一覧画面１１９ａは、検索入力部１１９ｂを備えている。経理担当者Ｘが検索ワードを入力し、エンターキーを押すこと（検索要求）により、データ処理部１１は、検索ワードに一致する文書を含む社外連絡を特定する。
　例えば図１６に示すように、経理担当者Ｘは、「ありがとう」を検索入力部１１９ｂに入力し、エンターキーを押すことにより、データ処理部１１は、１２：００の「ありがとうございました」と１２：３０の「ありがとうございます」を検索結果として表示する。経理担当者Ｘは、例えば、１２：００の「ありがとうございました」を選択し、クリックすることにより、データ処理部１１は、当該文言を含む社外連絡データに関連づけられた請求書データαの内容を請求書表示部１１４に表示する。
　これにより、社外連絡にて用いた用語に基づき請求書データを容易に見つけることができる。
　なお、経理担当者は、検索入力部１１９ｂに検索ワードを入力しなくとも、社外連絡一覧画面１１９ａに該当する文言が見つかれば、その文言を直接クリックするようにしてもよい。この動作によってもデータ処理部１１は、当該文言を含む社外連絡データに関連づけられた請求書データの内容を請求書表示部１１４に表示する。
　次に、請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明する。
　図１７は、請求書データを見つけるときのデータ処理部の処理を説明するフローチャートである。
　［ステップＳ１］　データ処理部１１は、社外連絡一覧表示ボタン１１９の選択を受け付けるとステップＳ２に遷移する。
　［ステップＳ２］　データ処理部１１は、社外連絡データ管理テーブルＴ２を参照する。そして、連絡者アドレスの欄に利用者情報表示部１１１に表示されている経理担当者のメールアドレスが格納されている全ての社外連絡データを抽出する。そして、データ処理部１１は、抽出した社外連絡データの文言を時系列で社外連絡一覧画面１１９ａに表示する。その後、ステップＳ３に遷移する。
　［ステップＳ３］　データ処理部１１は、検索入力部１１９ｂに検索ワードが入力されたか否かを判断する。検索ワードが入力された場合（ステップＳ３のＹｅｓ）、ステップＳ４に遷移する。検索ワードが入力されていなければ（ステップＳ３のＮｏ）、ステップＳ５に遷移する。
　［ステップＳ４］　データ処理部１１は、入力された検索ワードを含む社外連絡のみを社外連絡一覧画面１１９ａに表示する。
　［ステップＳ５］　データ処理部１１は、表示された文言の選択を受け付けるとステップＳ６に遷移する。
　［ステップＳ６］　データ処理部１１は、社外連絡データ管理テーブルＴ２を参照する。そして、当該文言を含む社外連絡データの請求書ＩＤを特定する。そして、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照し、特定した請求書ＩＤに一致する請求書ＩＤを持つ請求書データの内容を請求書表示部１１４に表示する。
　以上で図１７の説明を終了する。
　再び図２に戻って説明する。経理担当者により、メモ一覧表示ボタン１２０が選択されると、データ処理部１１は、社外連絡に関するデータが記憶されているメモデータ記憶部１６を参照し、当該経理担当者が担当する請求書に関するメモの一覧画面（メモ一覧画面）を時系列で管理画面１１０上に表示する。
　以上述べたように、請求書管理システム１０によれば、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ間で請求書データを直接やりとりするのではなく、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃで作成され、請求先に送信された全ての請求書データは請求書管理装置１が保管し共有データのような取扱いとなる。このため、請求先の経理担当者は、請求書データをプリントアウトすることで請求書の原本を入手することができる。
　また、電子署名処理やタイムスタンプ処理等を施さなくてもよいので、税務調査のために紙の請求書をＰＤＦ化する等の手間を削減することができる。
　情報表示部１２１には、請求書データの送信元、送信先双方の経理担当者自身が入力した社外連絡が表示される。このため、この社外連絡入力モードを用いることにより、双方の経理担当者は、チャットのようなやりとりが可能である。
　請求書データを送信した時点で請求書データ管理テーブルＴ１に情報が記憶され、その後のやり取りのステータスは、この請求書データ管理テーブルＴ１上で管理される。このため、経理担当者は、手入力により請求書をデータシートにまとめ直す作業から開放される。
　＜第２の実施の形態＞
　次に、第２の実施の形態の請求書管理システムについて説明する。
　以下、第２の実施の形態の請求書管理システムについて、前述した第１の実施の形態との相違点を中心に説明し、同様の事項については、その説明を省略する。
　図１８は、第２の実施の形態の管理画面を示す図である。
　第２の実施の形態の請求書管理システムは、閲覧権限や編集権限を他のユーザに与える点が第１の実施の形態と異なっている。
　具体的には、図１８に示すように、第２の実施の形態の管理画面１１０ａの利用者情報表示部１１１には、営業本部長の鈴木さんがログインしていることが示されている。利用者情報表示部１１１には、選択タブ１１１ａが設けられている。
　ここで、鈴木さんは、各営業課全ての経理担当者を宛先とする請求書データを閲覧する権限を有しているものとする。ここでいう宛先とは、請求書データの請求先ではなく、請求書データを送信する際に送り先のメールアドレスを言う。
　鈴木さんがこの選択タブ１１１ａを選択することにより、データ処理部１１は、被閲覧者表示部１１１ｂに閲覧が許可されている者の名前、所属とメールアドレスを表示する。
　鈴木さんは、被閲覧者表示部１１１ｂに表示された希望する経理担当者を選択することにより、選択した経理担当者の請求書データを閲覧することができる。例えば、佐藤さんが選択された場合には、データ処理部１１は、佐藤さんがシステムにログインしたときに管理画面に表示される情報と同じ情報を、端末装置に接続されたモニタに表示する。
　また、法人営業部全てを選択した場合は、データ処理部１１は、法人営業部に所属している全ての経理担当者のメールアドレスを宛先とする請求書データに関する管理画面を、端末装置に接続されたモニタに表示する。
　以下、第２の実施の形態の請求書管理装置の処理を説明する。
　図１９は、第２の実施の形態の請求書管理装置の機能を示すブロック図である。
　第２の実施の形態の請求書管理装置１ａは、閲覧権限に関するデータが記憶される権限データ記憶部１７を備えている。
　図２０は、権限データ記憶部の内容を説明する図である。
　本実施の形態では権限データがテーブル化されて記憶されている。
　権限データ管理テーブルＴ７には、閲覧許可者アドレスおよび被閲覧者アドレスの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
　閲覧許可者アドレスの欄には、他人宛の請求書データを閲覧することができる者のメールアドレスが設定されている。
　被閲覧者アドレスの欄には、閲覧許可者により請求書データを閲覧される者のメールアドレスが設定されている。
　なお、図２０では、最大３人の被閲覧者アドレスが設定されているが、被閲覧者の数は、４人以上であってもよいのは言うまでもない。
　データ処理部１１は、利用者により選択タブ１１１ａが選択されると、権限データ管理テーブルＴ７を参照する。そして、利用者のメールアドレスに一致するメールアドレスが、閲覧許可者アドレスに存在するか否かを判断する。
　利用者のメールアドレスに一致するメールアドレスが、閲覧許可者アドレスに存在すれば、データ処理部１１は、請求書データ管理テーブルＴ１を参照する。そして、被閲覧者アドレスの欄に設定されているメールアドレスに一致するメールアドレスが担当者アドレスに設定されているレコードを特定し、特定したレコードの担当者名の欄から、所属および担当者名を抽出する。
　データ処理部１１は、抽出した所属および担当者名をメールアドレスとともに被閲覧者表示部１１１ｂに表示する。これにより、当該利用者が閲覧可能な、他人宛に送られた請求書データを閲覧することができる。ここでいう他人宛とは、請求書データの請求先ではなく、請求書データを送信する際の送り先のメールアドレスを言う。
　第２の実施の形態の請求書管理システムによれば、第１の実施の形態と同様の効果が得られる。
　そして、第２の実施の形態の請求書管理システムによれば、さらに、当該利用者が閲覧可能な、他人宛に送られた請求書データを閲覧することができる。
　なお、本実施の形態では、閲覧権限を与える例を説明したが、他人宛に送られた請求書データの編集権限を与えるようにしてもよい。
　なお、請求書管理装置１が行った処理が、複数の装置によって分散処理されるようにしてもよい。
　また、本実施の形態では、請求書管理装置１が請求書データ記憶部１３等各記憶部を備える構成としたが、これに限らず、各記憶部はクラウド化され、データ処理部１１と別個の場所に設けられていても良い。
　以上、本発明の情報処理装置、情報処理方法およびプログラムを、図示の実施の形態に基づいて説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、各部の構成は、同様の機能を有する任意の構成のものに置換することができる。また、本発明に、他の任意の構成物や工程が付加されていてもよい。
　また、本発明は、前述した各実施の形態のうちの、任意の２以上の構成（特徴）を組み合わせたものであってもよい。
　なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、請求書管理装置１、１ａが有する機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記憶装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリ等が挙げられる。磁気記憶装置には、ハードディスクドライブ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ等が挙げられる。光ディスクには、ＤＶＤ、ＤＶＤ－ＲＡＭ、ＣＤ－ＲＯＭ／ＲＷ等が挙げられる。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto-Optical disk）等が挙げられる。
　プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ－ＲＯＭ等の可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。
　プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータからプログラムが転送される毎に、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。
　また、上記の処理機能の少なくとも一部を、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＰＬＤ（Programmable Logic Device）等の電子回路で実現することもできる。
　１、１ａ　請求書管理装置
　２ａ、２ｂ、２ｃ　端末装置
　１０　請求書管理システム
　１１　データ処理部
　１２　請求書データ記憶部
　１３　社外連絡データ記憶部
　１４　添付ファイルデータ記憶部
　１５　履歴データ記憶部
　１６　メモデータ記憶部
　１７　権限情報記憶部
　Ｔ１　請求書データ管理テーブル
　Ｔ２　社外連絡データ管理テーブル
　Ｔ３　添付ファイルデータ管理テーブル
　Ｔ４　履歴データ管理テーブル
　Ｔ５　版数データ管理テーブル
　Ｔ６　メモデータ管理テーブル
　Ｔ７　権限データ管理テーブル

Claims (7)

  1. 　端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、
    　前記ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータを記憶するテキストデータ記憶部と、
    　端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードを前記テキストデータから検索し、一致するワードを含むテキストデータに関連づけられた前記ビジネス文書データの内容を前記端末装置の処理画面上に表示させる表示部と、
    　を有することを特徴とする情報処理装置。
  2. 　端末装置を介した発行者または受取人のビジネス文書データの閲覧または編集要求に応じて前記ビジネス文書データ記憶部を参照し、該当するビジネス文書データの閲覧または編集の権限を付与する権限付与部と、
    　閲覧または編集に応じて変化する前記ビジネス文書データの発行者、受取人それぞれの処理に関する進捗を管理する進捗管理部とをさらに有する請求項１に記載の情報処理装置。
  3. 　前記ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータを前記テキストデータの作成日時とともに記憶するテキストデータ記憶部と、
    　前記ビジネス文書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させる際に、前記添付データ記憶部を参照し、表示させるビジネス文書データに関連づけられた添付データを時系列で前記処理画面上に表示させる表示部とをさらに有する請求項１に記載の情報処理装置。
  4. 　前記ビジネス文書データの発行者、受取人それぞれの処理の進捗を発行者、受取人それぞれの端末装置の処理画面上にリアルタイム表示させる表示部を備える請求項１ないし３のいずれかに記載の情報処理装置。
  5. 　端末装置を介した発行者または受取人のビジネス文書データの閲覧または編集要求に応じて前記ビジネス文書データ記憶部を参照し、該当するビジネス文書データの編集の権限を付与する権限付与部と、
    　前記ビジネス文書データの編集に応じて前記ビジネス文書データの版数が更新されると、更新前のビジネス文書データの識別情報と更新後のビジネス文書データの識別情報とを関連づけて記憶する版数情報記憶部とをさらに有し、
    　前記表示部は、更新前または更新後のビジネス文書データの内容を端末装置の処理画面上に表示させる際に、表示させるビジネス文書データの版数を切り替える情報を処理画面上に併せて表示させることを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の情報処理装置。
  6. 　端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、前記ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータを記憶するテキストデータ記憶部とを備えるコンピュータが、
    　端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードを前記テキストデータから検索し、
    　一致するワードを含むテキストデータに関連づけられた前記ビジネス文書データの内容を前記端末装置の処理画面上に表示させる、
    　ことを特徴とする情報処理方法。
  7. 　端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶するビジネス文書データ記憶部と、前記ビジネス文書データ毎に関連づけられたテキストデータを記憶するテキストデータ記憶部とを備えるコンピュータに、
    　端末装置を介して入力されたワードの検索要求に一致するワードを前記テキストデータから検索し、
    　一致するワードを含むテキストデータに関連づけられた前記ビジネス文書データの内容を前記端末装置の処理画面上に表示させる、
    　処理を実行させることを特徴とするプログラム。
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