JP4721442B2 - 電子メールシステム - Google Patents

Description

本発明は、インターネットサーバと企業内部の端末機との間に設置されたデータ中継装置を中継して送受信された電子メールを共有する電子メールシステムに関し、特にデータ中継装置を中継した電子メールの履歴情報を履歴情報データベースに記録して、該履歴情報を企業内部の端末機間で共有する電子メールシステムに関する。

従来の電子メールシステムは、電子メールの送受信や、受信した電子メールの保存・管理を行うソフトウェア（ＭＵＡ：Mail User Agentの略）を利用して、受信した電子メールを企業内で共有化するものである。

特許文献１には、ユーザに対して、メールの確認（閲覧）権限やメールの対応・処理権限等のメールの参照権限を予め設定し、カテゴリごとに振分けて保存された一の端末宛の受信メールを複数の端末間で共用する電子メールシステムが開示されている。この電子メールシステムは、メールサーバで受信あるいはメールサーバから送信される電子メールの情報を記憶手段に保存する手段と、ユーザに付与された参照権限に基づいて記憶手段に保存された過去の電子メールを検索し、該メールの表示を許可する制御手段とを備えている。メールサーバが受信した電子メールは、保存する手段によりあらかじめ設定された送信者や業務等といったカテゴリごとに振分けて格納され、データベース等の記憶手段に蓄積される。参照権限は各ユーザに対して行われ、カテゴリ毎に権限の設定、登録がされる。制御手段はカテゴリ別にユーザの参照権限が適正であるか否かをチェックし、受信の権限を持った複数のユーザが同時に受信したメールを読めるように制御するものである。

また、特許文献２には、メールサーバが送受信した電子メールをワークグループ毎に振分けて保存する電子メール保存用データベースを装備し、該電子メール保存用データベースの各ワークグループ毎に保存された電子メールを各ワークグループに属する構成員間で共有する電子メールシステムが開示されている。この電子メールシステムは、メールサーバと、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループからアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースと、受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順、およびこの宛先判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に電子メールを振分けて保存する保存手順を有するものである。
特開２００２−０４４１２４号公報 特開２００３−１９８６３３号公報

しかしながら、上記の如く従来の電子メールシステムでは、一端末機が送受信した電子メールを複数の端末機間で共有するために、メールサーバで送受信した電子メールを記憶装置に保存し、過去の電子メールを参照する都度メールサーバを介して記憶装置へアクセスする必要があった。そのため、電子メールのデータを保存するデータベース等の記憶装置を用意し、メールサーバから記憶装置へ電子メールを保存するための処理を設ける必要があるという問題点があった。また、メールサーバに障害が生じた場合には、記憶装置へのアクセスが不能となり電子メールのデータを参照できなくなる問題点もあった。

また、電子メールの参照権限の設定方法では、ワークグループ毎に構成員であるユーザの電子メールアドレス等の登録を行ったり、電子メールの内容で分類したカテゴリ毎に参照できるユーザの登録を行ったりするため、複数のワークグループやカテゴリを参照できるユーザの場合には参照権限の設定が煩雑になる問題点もあった。

更に、電子メールの検索においては、メールサーバが電子メールをカテゴリ毎に振分けて記憶装置内の対応するエリアに保存するため、検索対象のカテゴリが不明の場合には、振分けられたエリア毎に電子メールの検索を行わなければならない問題点もあった。

本発明は、上述した問題点に鑑みて為されたものであり、企業外部のプロバイダを利用して、該プロバイダのインターネットサーバと企業内部の端末機とをインターネットを介して接続した電子メールの送受信を行う電子メールシステム、あるいは企業内部に設置されたインターネットサーバを利用して、該企業内部のインターネットサーバと企業内部の端末機とをインターネットを介して接続した電子メールの送受信を行う電子メールシステムにおいて、前者の場合には企業外部と企業内部を中継するルータと、前記端末機との間に電子メールの中継を行うデータ中継装置を設置し、後者の場合には前記企業内部のインターネットサーバと前記端末機との間に前記データ中継装置を設置し、前記データ中継装置は、中継した電子メールの履歴情報を履歴情報データベースに記録する履歴記録手段と、企業内のグループ間における参照範囲を設定した所属グループマスターと企業の構成員の属性における参照範囲を設定した属性マスターとを有し、前記構成員別に前記所属グループマスターと前記属性マスターとを組み合わせて参照権限を設定する権限設定手段と、前記履歴情報データベースに記録された全履歴情報を対象に所望の条件で検索する検索手段と、前記所望の条件により検索された結果を前記履歴情報データベースから抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出した履歴情報を前記端末機に表示する表示手段とを備え、前記権限設定手段により設定した前記参照範囲以外の履歴情報は前記端末機に非表示となるように制御され、企業内部及び企業外部で送受信される電子メールを共有化することで解決するものである。

また、本発明では、前記権限設定手段は、前記構成員の個人情報と、前記構成員の所属するグループを指定するエリアと、前記構成員が閲覧可能とする他のグループを指定するエリアと、前記構成員の前記属性を指定するエリアを備えた画面で前記参照権限を設定することを特徴とする。

更に、本発明では、前記検索手段は所望の差出人と所望の受取人との間で送受信された電子メールに限定して検索を行い、前記抽出手段は検索された該電子メールを送受信の時系列に沿って抽出し、前記権限設定手段は前記参照範囲以外の該電子メールを前記端末機に非表示となるように制御して、前記表示手段で表示することを特徴とする。

上述したように、本発明の電子メールシステムでは、企業外部のプロバイダあるいは企業内部に設置されたインターネットサーバと、端末機との間に電子メールの中継を行うデータ中継装置を設置することにより、データ中継装置を電子メールが通過した都度、電子メールの履歴情報を履歴情報データベースに記録することができる。これにより、企業外部のプロバイダや企業内部のインターネットサーバに接続している現状の設定を変更することなく、データ中継装置をネットワークに接続するだけで簡単にデータ中継装置の各機能を利用することができ、データ中継装置を取り外す場合にはネットワークから外すだけでよい。また、メールサーバに電子メールを保存するための記憶装置の設置や、該記憶装置へ保存するための処理が不要となる。更に、メールサーバの障害に左右されずにデータ中継装置へアクセスして、企業内部及び企業外部で送受信される電子メールの履歴情報を共有することができる。

また、本発明によれば、履歴情報データベースに少なくとも送信日時、受信日時、差出人名、受取人名、電子メールの標題、電子メールの本文、差出人の電子メールアドレス、受取人の電子メールアドレス、あるいは電子メールのデータサイズの項目を含ませることにより、検索手段で項目単位の細かい検索や、表示指示手段で項目単位に昇順あるいは降順へと並べ替えることができる。これにより、限定した検索やデータの編集が容易となる。

更に、本発明によれば、グループ間における参照範囲を設定した所属グループマスターと属性における参照範囲を設定した属性マスターとを有することにより、所属グループマスターと属性マスターを組み合わせて構成員別に参照権限を設定できる。これにより、構成員別に異なる参照権限を容易に設定できる。そして、参照権限の無い履歴情報については端末機に非表示となるように制御できるため、履歴情報データベースを構成員毎に振分けてエリア別に管理する必要がなくなり、全ての履歴情報を一元に管理できる。

更に、本発明によれば、権限設定を行う画面に構成員の個人情報と、構成員の所属するグループを指定するエリアと、構成員が閲覧可能とする他のグループを指定するエリアと、構成員の属性を指定するエリアとを備えることにより、容易に個人別の参照権限の設定ができる。これにより、システムに詳しい管理者でない場合も、簡単に操作できる。特に、権限設定を行う画面で各項目の内容を選択するだけで個人毎の参照権限が設定できるので、企業構成員にシステム管理者が存在しない企業や、企業構成員の少ない中小企業に最適である。

更に、本発明によれば、所望の差出人と所望の受取人に限定した検索と、その結果を送受信された電子メールの時系列に沿って表示できることにより、両者間で交わされたやり取りが容易に把握できる。これにより、業務担当者や当人達以外の者であっても、過去の経緯を履歴情報から理解することができる。

更に、企業に属する構成員であれば、履歴情報データベースに記録された電子メールを共有できるため、担当者の急な転勤による業務の引継ぎや休暇や出張による不在の場合であっても、該担当者に変わって新しい担当者や他の構成員が業務を代行することができる。これにより、顧客対応の遅延を防げ、また構成員が代行に費やす作業時間も短縮できる。

更に、データ中継装置に履歴情報の記録機能や管理機能、構成員別に異なる権限を設定する機能が含まれることにより、一つの装置でデータの共有化が可能となる。これにより、データの共有化のために複数の装置を準備するコストが不要となり、ネットワーク環境やシステムの構築にコストをかけることができない中小企業であっても、容易に履歴情報の管理および共有化を実現できる。

以下に、本発明における実施の形態について、図１乃至図４を参照にして詳細に説明する。

まず、図１に本発明の電子メールシステムを示す。図１（Ａ）は第１の形態を示す構成図であり、図１（Ｂ）は第２の形態を示す構成図である。

本発明の電子メールシステムは、企業外部のプロバイダや企業内部に設置されたインターネットサーバ１０と、インターネットサーバ１０にインターネットを介して接続された端末機１１と、インターネットサーバ１０と端末機１１との間に設置されたデータ中継装置１２とから構成される。

インターネットサーバ１０は、図１（Ａ）に示す企業外部のプロバイダや、図１（Ｂ）に示す企業内部に設置されていて、クライアントコンピュータに対し、自身の持っている機能やデータを提供するコンピュータである。具体的にはメールサーバであり、メールサーバ１０はインターネット上に常に接続され、自ネットワーク内におけるユーザの電子メールの送信や受信を行うコンピュータである。

端末機１１は、インターネットに接続され、電子メールを送受信できる企業内部に設置されたコンピュータである。企業内部の端末機１１間はＬＡＮで接続され、社外のネットワークとはルータ１３を経由してデータを中継している。

データ中継装置１２は、図１（Ａ）に示す企業外部のプロバイダのメールサーバ１０へ企業内部のデータを中継するルータ１３と端末機１１との間や、図１（Ｂ）に示す企業内部のメールサーバ１０と端末機１１との間に設置され、メールサーバ１０と端末機１１との間で送受信される電子メールを中継し、中継した電子メールの情報を履歴情報として履歴情報データベース１２ａに記録する装置である。企業外部あるいは企業内部のメールサーバ（インターネットサーバ）１０の設定を変更することなく、データ中継装置１２単独で投入できる。データ中継装置１２は、履歴情報データベース１２ａと、所属グループマスター１２ｂと、属性マスター１２ｃと、権限設定手段１２ｄと、履歴記録手段１２ｅと、検索手段１２ｆと、抽出手段１２ｇと、表示手段１２ｈと、表示指示手段１２ｉとから構成される。

履歴情報データベース１２ａとは、データ中継装置１２を中継した履歴情報の集合で、少なくとも送信日時、受信日時、差出人名、受取人名、電子メールの標題、電子メールの本文、差出人の電子メールアドレス、受取人の電子メールアドレス、あるいは電子メールのデータサイズ等の内容が管理されている。なお、履歴情報データベース１２ａは構成員毎にエリア分けして履歴情報を管理するのではなく、全ての履歴情報を一元に管理している。

所属グループマスター１２ｂとは、企業内のグループ間における履歴情報の参照範囲を設定したマスターである。具体的には、総務部、営業部、開発グループ等のグループ別の閲覧権限が管理されている。所属グループマスター１２ｂの詳細については、後で説明する。

属性マスター１２ｃとは、企業の構成員の属性における履歴情報の参照範囲を設定したマスターである。具体的には、最高責任者、管理職、システム管理者、一般ユーザ等の属性における閲覧権限が管理されている。属性マスター１２ｃの詳細については、後で説明する。

権限設定手段１２ｄとは、構成員別に所属グループマスター１２ｂと属性マスター１２ｃとを組み合わせて構成員別の参照権限を設定する手段である。権限設定手段１２ｄは、参照範囲以外の履歴情報は端末機１１に非表示となるように制御する。権限設定手段１２ｄの参照権限を設定する画面の具体例については、後で詳細に説明する。

履歴記録手段１２ｅとは、履歴情報データベース１２ａにデータ中継装置１２を中継して送受信された電子メールの履歴情報を記録する手段である。

検索手段１２ｆとは、所望の検索条件を指示して、検索条件に該当する履歴情報が履歴情報データベース１２ａに有るか否かを検索する手段である。検索手段１２ｆの検索条件を設定する画面、および表示手段１２ｈの検索結果を表示する画面の具体例については後で詳細に説明する。

抽出手段１２ｇとは、検索手段１２ｆの検索結果を履歴情報データベース１２ａから抽出する手段である。データの抽出は、履歴情報データベース１２ａに記録されているデータ順番、具体的には日時順で抽出される。

表示手段１２ｈとは、抽出手段１２ｇが抽出した履歴情報を端末機１１の表示部に表示させる手段である。

表示指示手段１２ｉとは、表示手段１２ｈで表示された履歴情報を履歴情報データベース１２ａの項目単位で昇順あるいは降順に並べ替える指示を与える手段である。具体的には、差出人で昇順（降順）に並べ替える指示や、差出人毎に受取人順に昇順（降順）に並べ替える指示を与える。

上述の各手段の機能やデータベース等の資源を一つのデータ中継装置にまとめることにより、検索用やデータ管理用の装置をそれぞれ揃える場合と比較してコストも抑えることができる。また、各手段の機能の操作を簡単にすることで特別なシステムの知識を有さなくても、容易にデータ中継装置の管理が行えるので、中小企業に設置するのに適している。そして、企業の構成員で履歴情報データベースの内容を共有化できるので、業務担当者が不在の場合や、業務担当者の急な転勤の場合であっても過去の履歴情報を追うことで、業務の経緯を容易に把握できるようになる。

次に、図２に本発明の所属グループマスターと属性マスターの設定を行う画面の一例を示す。図２（Ａ）は所属グループマスターの設定の画面の一例であり、図２（Ｂ）は属性マスターの設定の画面の一例である。

図２（Ａ）に示すように、所属グループマスターの設定画面２０は、グループ名の欄２０ａと、他のグループへの閲覧許可を示す欄２０ｂと、他のグループからの閲覧許可を示す欄２０ｃと、修正欄２０ｄとから構成される。

グループ名の欄２０ａには、データ中継装置１２を設置する企業のグループの一覧が記載されている。具体的には、総務部、第１営業部、商品開発グループ、人事部等のグループである。なお、組織改正や組織名の変更等が生じた場合には、図示した「追加する」ボタンや「削除する」ボタンを押下して、新しいグループの追加や不要なグループの削除を行い、所属グループマスター１２ｂを整備する。

他のグループへの閲覧許可を示す欄２０ｂには、他のグループへの閲覧許可の要否が設定されている。具体的には、閲覧許可の場合には「〇」、閲覧不許可の場合には「×」が設定されている。総務部の場合には、総務部に所属する構成員は、他のグループの履歴情報の閲覧が許可されていることを表している。

他のグループからの閲覧許可を示す欄２０ｃには、他のグループからの閲覧許可の要否が設定されている。具体的には、前述した他のグループへの閲覧許可を示す欄２０ｂと同様で「〇」あるいは「×」が設定されている。総務部の場合には、他のグループに属する構成員は、総務部の履歴情報の閲覧が不許可であることを表している。

修正欄２０ｄには、所属グループマスターの内容の変更および削除を指示するボタンが各グループ毎に設けられている。

図２（Ｂ）に示すように、属性マスターの設定画面２１は、最高責任者の設定欄２１ａと、管理職の設定欄２１ｂと、システム管理者の設定欄２１ｃとから構成される。

最高責任者の設定欄２１ａでは、企業の最高責任者名と、最高責任者の履歴情報の閲覧許可の要否を設定している。具体的には、企業の最高責任者である「×山一郎」は、他の構成員へ自分の履歴情報を閲覧させない設定がされている。

管理職の設定欄２１ｂでは、管理職の氏名と、管理者の履歴情報の閲覧許可の要否を設定している。具体的には、管理者である「山〇太郎、〇丘花子」は、該管理者が所属するグループ以外の履歴情報の参照は禁止され、また最高責任者を除く他の構成員には履歴情報の参照を禁止する設定がされている。

システム管理者の設定欄２１ｃでは、システム管理者の氏名と、全ての構成員の履歴情報の閲覧許可の要否を設定している。具体的には、システム管理者である「×村謙二」は、全ての構成員の履歴情報の参照を許可する設定が与えられている。

上述した属性マスターの設定が終了したら、画面下方にある「設定する」ボタンを押下して設定内容を確定させる。なお、構成員名が一覧に無い場合には、それぞれの欄の右側に設けられた、ユーザ追加を選択して、構成員を登録すればよい。

なお、図２（Ａ）あるいは図２（Ｂ）に示した画面レイアウトはこの形態に限らず、各欄を有していればレイアウトは異なってもよい。

次に、図３に本発明の権限設定手段による権限を設定する画面の一例を示す。

権限設定手段１２ｄは、構成員別に所属グループマスター１２ｂと属性マスター１２ｃとを組み合わせて参照権限を設定する手段であり、権限設定手段１２ｄによる権限の設定画面２２は、構成員の個人情報２２ａと、構成員の所属するグループを指定するエリア２２ｂと、構成員が閲覧可能とする他のグループを指定するエリア２２ｃと、構成員の属性を指定するエリア２２ｄとから構成される。具体的には、図３に示すように、構成員情報エリア２２ａと、所属グループ設定エリア２２ｂと、閲覧可能なグループ設定エリア２２ｃと、属性設定エリア２２ｄとから構成される。

構成員情報エリア２２ａは、構成員の氏名、氏名の読み、電子メールのアドレス、パスワードを設定するエリアである。

所属グループ設定エリア２２ｂは、構成員が所属するグループをグループ一覧より選択するエリアである。ここに表示されるグループ一覧は、図２（Ａ）で設定した所属グループマスター１２ｂの内容が表示されている。

閲覧可能なグループ設定エリア２２ｃは、構成員が履歴情報の閲覧を許可されたグループをグループ一覧より選択するエリアであり、構成員によって一グループであったり、複数グループであったりする。ここに表示されるグループ一覧も、図２（Ａ）で設定されたものである。

属性設定エリア２２ｄは、構成員の属性を属性一覧より選択するエリアである。ここに表示される属性一覧は、図２（Ｂ）で設定された属性マスター１２ｃの内容が表示されている。

上述の各エリアを設定することにより、構成員別に異なった参照権限を容易に設定できる。具体的には、山〇太郎は総務部に所属し、一般ユーザの属性である。また、図２（Ａ）に示した所属グループマスターによれば、総務部は他のグループへの閲覧は可能であるが、図３に示すように閲覧可能なグループ設定エリア２２ｃで「総務部、第１営業部」と指定することにより、総務部であっても個人別に履歴情報の参照範囲を限定することができる。

なお、権限設定の画面は図示した形態に限らず、構成員情報エリア２２ａと所属グループ設定エリア２２ｂと閲覧可能なグループ設定エリア２２ｃと属性設定エリア２２ｄとを有していればレイアウトは異なってもよい。

最後に、図４を用いて本発明の電子メールシステムにおける履歴情報の検索について説明をする。

図４（Ａ）は検索手段による検索条件の設定画面の一例であり、図４（Ｂ）は表示手段により検索結果を表示した画面の一例である。

履歴情報の検索は、検索手段１２ｆで設定された検索条件により履歴情報データベース１２ａを検索し、抽出手段１２ｇで検索された履歴情報を抽出して、表示手段１２ｈで端末機１１の表示部に検索結果を表示する。

図４（Ａ）に示すように、検索条件の設定画面２３は、所属グループ、検索対象、内部スタッフ（あるいはアドレス）、外部登録名（またはアドレス）、検索文字列、対象項目、期間、添付ファイルに関する条件を設定するエリアから構成される。具体的には、検索対象として受信ログと送信ログ、期間として２００６年８月１日〜２００６年８月３０日、添付ファイルは両方と設定して、検索ボタンを押下する。

検索結果は、表示手段１２ｈにより、図４（Ｂ）に示すような検索結果画面２４で表示される。具体的には、画面左より送受信日時、差出人、受取人、添付ファイル、表題、備考の順に表示され、複数頁に渡る場合には画面下方に設けた頁を送るボタン（この場合は、先頭へ、前の５０件へ、次の５０件へ）を押下すればよい。

なお、送受信日時で降順に並べられた状態を図示しているが、表示指示手段１２ｉにより差出人名の昇順や備考のデータの多い順に並べ替えて表示させることもできる。

また、図示はしないが、検索手段１２ｆは所望の差出人と所望の受取人との間で送受信された電子メールに限定して、履歴情報の検索もすることができる。検索結果は、抽出手段１２ｇにより送受信日時の時系列に沿って抽出され、表示手段１２ｈで端末機１１の表示部に表示される。これにより、所望の差出人あるいは受取人以外の構成員であっても履歴情報を時系列に追って把握することで、両者間におけるやり取りを容易に把握することができる。

本発明の電子メールシステムの（Ａ）第１の形態を示す構成図、（Ｂ）第２の形態を示す構成図である。 本発明の（Ａ）所属グループマスターの設定画面の一例、（Ｂ）属性マスターの設定画面の一例である。 本発明の権限設定手段における個人別の権限設定を行う画面の一例である。 本発明の電子メールシステムの（Ａ）検索手段による検索条件を設定する画面の一例、（Ｂ）表示手段による検索結果の表示画面の一例である。

符号の説明

１０ インターネットサーバ
１１ 端末機
１２ データ中継装置
１２ａ 履歴情報データベース
１２ｂ 所属グループマスター
１２ｃ 属性マスター
１２ｄ 権限設定手段
１２ｅ 履歴記録手段
１２ｆ 検索手段
１２ｇ 抽出手段
１２ｈ 表示手段
１２ｉ 表示指示手段
１３ ルータ

Claims (3)

1. 企業外部のプロバイダを利用して、該プロバイダのインターネットサーバと企業内部の端末機とをインターネットを介して接続した電子メールの送受信を行う電子メールシステム、あるいは企業内部に設置されたインターネットサーバを利用して、該企業内部のインターネットサーバと企業内部の端末機とをインターネットを介して接続した電子メールの送受信を行う電子メールシステムにおいて、
   前者の場合には企業外部と企業内部を中継するルータと、前記端末機との間に電子メールの中継を行うデータ中継装置を設置し、後者の場合には前記企業内部のインターネットサーバと前記端末機との間に前記データ中継装置を設置し、
   前記データ中継装置は、中継した電子メールの履歴情報を履歴情報データベースに記録する履歴記録手段と、企業内のグループ間における参照範囲を設定した所属グループマスターと企業の構成員の属性における参照範囲を設定した属性マスターとを有し、前記構成員別に前記所属グループマスターと前記属性マスターとを組み合わせて参照権限を設定する権限設定手段と、前記履歴情報データベースに記録された全履歴情報を対象に所望の条件で検索する検索手段と、前記所望の条件により検索された結果を前記履歴情報データベースから抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出した履歴情報を前記端末機に表示する表示手段とを備え、
   前記権限設定手段により設定した前記参照範囲以外の履歴情報は前記端末機に非表示となるように制御され、企業内部及び企業外部で送受信される電子メールを共有化することを特徴とする電子メールシステム。
2. 前記権限設定手段は、前記構成員の個人情報と、前記構成員の所属するグループを指定するエリアと、前記構成員が閲覧可能とする他のグループを指定するエリアと、前記構成員の前記属性を指定するエリアを備えた画面で前記参照権限を設定することを特徴とする請求項１に記載の電子メールシステム。
3. 前記検索手段は所望の差出人と所望の受取人との間で送受信された電子メールに限定して検索を行い、前記抽出手段は検索された該電子メールを送受信の時系列に沿って抽出し、前記権限設定手段は前記参照範囲以外の該電子メールを前記端末機に非表示となるように制御して前記表示手段で表示することを特徴とする請求項１に記載の電子メールシステム。
   

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