CN103825799A

CN103825799A - 一种电子邮件的管理方法

Info

Publication number: CN103825799A
Application number: CN201210461429.1A
Authority: CN
Inventors: 牟春林
Original assignee: SUZHOU JINGYIHUI INFORMATION TECHNOLOGY Co Ltd
Current assignee: SUZHOU JINGYIHUI INFORMATION TECHNOLOGY Co Ltd
Priority date: 2012-11-16
Filing date: 2012-11-16
Publication date: 2014-05-28

Abstract

本发明提出了一种电子邮件的管理方法，客户端通过互联网访问邮件服务器进行电子邮件的发送/接收操作，客户端同时访问邮件管理服务器，把其发送/接收的电子邮件信息保存至邮件管理服务器；邮件管理服务器进行邮件信息的更新与管理；用户在需要时通过客户端对邮件管理服务器进行访问获取需要的邮件信息。本发明实现技术简单，使企业对电子邮件信息便捷地进行统一管理，无论员工调岗、放假、离职等都不会影响企业的正常运行。

Description

一种电子邮件的管理方法

技术领域

本发明涉及电子邮件领域，特别涉及一种电子邮件的管理方法。

背景技术

电子邮件是一种用电子手段提供信息交换的通信方式，是Intemet应用最广的服务，通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格，以非常快速的方式与世界上任何一个角落的网络用户联系。随着互联网的快速普及，电子邮件已经成为人们工作和生活中非常重要的一部分。

对于一些规模小的企业，由于邮件服务器需要24小时不间断的工作和及时的维护，一般没有必要或者没有能力购买和维护专门的邮件服务器，而是使用邮件服务商提供的免费邮箱。免费邮箱一般都有容量的限制，在容量达到限制以后，如果不及时管理邮件，企业就可能接收不到或者发送不出去某些重要的邮件，影响企业的运作效率和企业对外的形象。服务商提供的邮件客户端(如Foxmail，Microsoft Outlook等)把邮件下载到客户端，避免了邮件服务器达到容量极限的情况出现，但是用户使用邮件客户端仍有一定的弊端，如果客户使用的工作地点变换了，使用的是不同的客户端，那么他就很难查找和使用之前客户端所下载的邮件内容。

申请号为200710147188.2的发明公布了一种电子邮件系统，该发明提到在因特网服务器和企业内部的终端机之间设置用于进行电子邮件的中继的数据中继装置，将中继的电子邮件的历史信息记录在历史信息数据库中，根据权限设定单元设定的成员的参照权限使该历史信息显示在终端机上。该发明使用户在有权限的情况下可以共享历史信息，在出现紧急工作调动而产生的工作移交或者出差、休假情况下可以很快交接工作，防止对顾客的延迟。但经过研究，该发明有以下不足之处：

1、该发明对中继装置稳定性要求较高，所提到的中继装置处于客户端和邮件服务器之间，如果中继装置出现故障，则用户发送和接收邮件就会受影响，与普通的邮件收发系统相比，稳定性要求高，风险大。

2、该发明的实现过程相对复杂，中继装置既要发送时把客户端发送的邮件传递到邮件服务器，又要在接收时把邮件服务器中的邮件信息传递到客户端，与客户端直接访问邮件服务器相比中间多了一个环节，实现的技术复杂程度增强。

发明内容

针对以上问题，本发明提出了一种电子邮件的管理方法，用户通过客户端对邮件服务器和邮件管理服务器进行访问，同时把电子邮件信息保存至邮件管理服务器，在需要时通过访问邮件管理服务器获取需要的邮件信息。

为实现上述发明内容，本发明采用了一种电子邮件的管理方法，该方法的技术方案如下：

客户端通过互联网访问邮件服务器进行电子邮件的发送/接收操作，客户端同时访问邮件管理服务器，把其发送/接收的电子邮件信息保存至邮件管理服务器；邮件管理服务器进行电子邮件信息的更新与管理；用户在需要时通过客户端对邮件管理服务器进行访问获取需要的邮件信息。

所述客户端有访问邮件服务器和邮件管理服务器的权限。具体的权限内容根据企业的实际情况由权限管理人员进行设置。

所述邮件服务器可以在企业内部，也可以是企业外部的。对于规模较大的企业，企业可以有自己的邮件服务器；对于一般的中小型企业，可以使用邮件服务商提供的邮件服务器。

与现有技术相比，本发明中的邮件管理服务器是与客户端相连的，不会对正常的电子邮件收发产生影响，对稳定性的要求和普通的电子邮件系统一样；本发明在满足用户需求的同时技术实现过程简单，与邮件服务器没有技术关联；本发明只需企业增加一台邮件管理服务器即可实现，该邮件管理服务器可以是一台正在使用的普通计算机，对企业的运行成本的影响几乎可以忽略；本发明使企业对电子邮件信息便捷地进行统一管理，无论员工调岗、放假、离职等都不会影响企业的正常运行。

附图说明

图1为本发明所提供的一种电子邮件的管理方法的示意图。

图2为本发明所提供的一种电子邮件的管理方法的实施例流程图。

具体实施方式

为了使本发明所提到的一种电子邮件的管理方法及其优点更加清楚明确，以下参照附图对本发明进行更进一步的详细说明。

图1为本发明所提供的一种电子邮件的管理方法的示意图。如图1所示，该方法有3个部分参与，其实现结构如下：

1部分，邮件服务器，接受客户端的访问，发送/接收电子邮件；

2部分，邮件管理服务器，接受客户端的访问，管理客户端发送/接收的电子邮件信息和用户的访问请求；

3部分，客户端，可以访问邮件服务器和邮件管理服务器，提交发送/接收电子邮件的请求，在需要时可以使用邮件管理服务器存储的电子邮件信息。

如果企业的邮件使用频率较高，且信息量大，为了避免邮件空间限制对企业带来的影响，客户端可以采用把邮件下载到客户端的方式，即使用邮件客户端。

图2为本发明所提供的一种电子邮件的管理方法的实施例流程图。如图2所示，该方法主要有以下步骤：

步骤11-1，客户端通过互联网访问邮件服务器。

邮件服务器无论是在企业内部还是企业外部，因为涉及到与客户的沟通，需要通过互联网才能访问。另外，为了保证访问的安全、有效，用户在通过客户端访问邮件服务器时需要提交验证信息。

步骤11-2，邮件服务器判断是否可以访问。

邮件服务器对接收到的验证信息进行验证，如果验证有效，则用户可以访问邮件服务器，接着到步骤13。

步骤12-1，客户端访问邮件管理服务器。

为了保证访问的安全、有效，用户在通过客户端访问邮件服务器时需要提交验证信息。

步骤12-2，邮件管理服务器判断是否可以访问。

邮件管理服务器对接收到的验证信息进行验证，如果验证有效，则用户可以访问邮件管理服务器，接着到步骤13。

需要说明的是，步骤11-1与12-1和11-2与12-2可以是同时进行的，故附图编号这样标识。

步骤13，客户端发送/接收电子邮件。

客户端在访问有效时，通过邮件服务器发送/接收电子邮件。

步骤14，客户端将电子邮件信息保存至邮件管理服务器。

步骤15，邮件管理服务器进行邮件信息的更新与管理。

在接收到新的收/发电子邮件信息时，邮件管理服务器会对邮件信息进行自动更新，并按照企业的需求有效地进行邮件信息管理。

步骤16，用户在需要时，通过客户端访问邮件管理服务器。

用户工作调动或者使用的客户端变化时，需要用到以前的邮件信息；或者为了管理方便，需要查询其他的电子邮件信息时，提交验证信息，通过客户端访问邮件管理服务器，获取其需要的邮件信息。

需要说明的是，用户执行步骤16的操作时不一定需要执行前面所有的步骤，除非用户要使用的是最新的信息。

以上所述是对本发明的较佳的具体实施方式，本技术领域人员应当理解，所述实施方式并非限定本发明的保护范围。在不脱离本发明的精神实质和原则下，在细节方面可以进行变化或者修改，均应涵盖在本发明的权利要求范围之内。

Claims

1.一种电子邮件的管理方法，客户端通过互联网访问邮件服务器进行电子邮件的发送/接收操作，其特征在于，客户端同时访问邮件管理服务器，把其发送/接收的电子邮件信息保存至邮件管理服务器；邮件管理服务器进行电子邮件信息的更新与管理；用户在需要时通过客户端对邮件管理服务器进行访问获取需要的邮件信息。

2.如权利要求1所述的一种电子邮件的管理方法，其特征在于，所述客户端有访问邮件服务器和邮件管理服务器的权限。

3.如权利要求1所述的一种电子邮件的管理方法，其特征在于，所述邮件服务器可以在企业内部，也可以是企业外部的。