CN101141415B - 电子邮件系统 - Google Patents

Abstract

在以往的电子邮件系统中，存在为了共享邮件服务器发送接收的电子邮件的历史信息，需要在邮件服务器中准备数据库等存储装置，进行使历史信息保存在记录装置的处理的问题。而且，还具有不能按照成员详细地设定历史信息的参照范围的问题。在本发明中，通过以下技术解决上述问题，即在因特网服务器(10)和企业内部的终端机(11)之间设置用于进行电子邮件的中继的数据中继装置(12)，将中继的电子邮件的历史信息记录在历史信息数据库(12a)中，根据权限设定单元(12d)设定的按成员的参照权限使该历史信息显示在终端机(11)上。

Description

电子邮件系统

技术领域

本发明涉及使被设置在因特网服务器和企业内部的终端机之间的数据中继装置进行中继从而被发送接收的电子邮件共享的电子邮件系统，特别涉及将数据中继装置中继了的电子邮件的历史信息记录在历史信息数据库中，从而将该历史信息在企业内部的终端机之间共享的电子邮件系统。

背景技术

以往的电子邮件系统利用进行电子邮件的发送接收、或者进行接收到的电子邮件的保存、管理的软件(MUA：Mail User Agent的缩写)，将接收到的电子邮件在企业内共享。

在专利文献1中，公开了以下电子邮件系统，即对于用户，预先设定邮件的确认(阅览)权限或邮件的对应、处理权限等邮件的参照权限，并且在多个终端间共享按照每个种类分配保存的一个终端地址的接收邮件。该电子邮件系统包括：将邮件服务器接收或者从邮件服务器发送的电子邮件的信息保存在存储单元中的单元；以及根据被赋予用户的参照权限检索被保存在存储单元中的过去的电子邮件，并且允许该邮件的显示的控制单元。邮件服务器接收到的电子邮件通过保存的单元按照预先设定的发送者或业务等种类进行分配存储，被累积在数据库等存储单元中。参照权限对各用户进行设定，按照每个种类进行权限的设定、注册。控制单元按照种类检查用户的参照权限是否适当，并且进行控制，以便可以阅读具有接收的权限的多个用户同时接收到的邮件。

而且，在专利文件2中公开了以下电子邮件系统，即具有将邮件服务器发送接收的电子邮件按照每个工作组分配保存的电子邮件保存用数据库，并且将被保存在该电子邮件保存用数据库的各工作组的每一个中的电子邮件在属于各工作组的成员之间共享。该电子邮件系统具有：邮件服务器；电子邮件保存用数据库，设定有按多个工作组的每一个设定而保存各个工作组的电子邮件，同时可以从各个工作组访问的保存区域；判断接收到的电子邮件的目的地的工作组的目的地判断步骤；以及将电子邮件分配并保存到通过该目的地判断步骤判断的目的地的工作组所对应的电子邮件保存用数据库的保存区域的保存步骤。

〔专利文献1〕特开2002-044124号公报

〔专利文献2〕特开2003-198633号公报

但是，在如上所述的以往的电子邮件系统中，为了在多个终端机间共享一个终端机发送接收到的电子邮件，需要将邮件服务器发送接收的电子邮件保存在存储装置中，并且在每次参照过去的电子邮件时经由邮件服务器访问存储装置。因此，存在需要准备保存电子邮件的数据的数据库等存储装置，并且从邮件服务器对存储装置设置用于保存电子邮件的处理的问题。而且，还存在在邮件服务器中产生了故障的情况下，不能访问存储装置，不能参照电子邮件的数据的问题。

而且，在电子邮件的参照权限的设定方法中由于对每个工作组进行作为成员的用户的电子邮件地址等的注册，或对于以电子邮件的内容分类的每个种类进行可参照的用户的注册，所以在可参照多个工作组或种类的用户情况下，还存在参照权限的设定烦杂的问题。

而且，在电子邮件的检索中，由于邮件服务器将电子邮件按照每个种类分配而保存在存储装置内的对应区域中，所以在检索对象的种类不明的情况下，还存在必需对被分配的每个区域进行电子邮件的检索的问题。

发明内容

本发明是鉴于上述问题点而完成的，本发明的电子邮件系统，利用企业外部的提供者，经由因特网连接了该提供者的因特网服务器和企业内部的终端机并进行电子邮件的发送接收，或者利用被设置在企业内部的因特网服务器，经由因特网连接了该企业内部的因特网服务器和企业内部的终端机并进行电子邮件的发送接收，在前者的情况下在中继企业外部和企业内部的路由器和所述终端机之间设置用于进行电子邮件的中继的数据中继装置，在后者的情况下在所述企业内部的因特网服务器和所述终端机之间设置所述数据中继装置，所述数据中继装置包括：历史记录单元，将中继的电子邮件的历史信息记录到历史信息数据库；检索单元，以所述历史信息数据库中记录的全部历史信息为对象按照希望的条件进行检索；提取单元，从所述历史信息数据库中提取通过所述希望的条件检索到的结果；以及显示单元，将通过所述提取单元提取的历史信息显示在所述终端机上，使在企业内部和企业外部发送接收的电子邮件共享。

而且，在本发明中特征在于，所述历史信息数据库至少由以下项目构成：发送日期时间、接收日期时间、发送人名、接收人名、电子邮件的标题、电子邮件的正文、发送人的电子邮件地址、接收人的电子邮件地址、或者电子邮件的数据大小。

进而，在本发明中特征在于，所述数据中继装置具有：设定了企业内的组间的参照范围的所属组主机、和设定了企业的成员的属性中的参照范围的属性主机，并且进行控制，以便通过权限设定单元按照所述成员将所述所属组主机和所述属性主机组合来设定参照权限，从而所述参照范围以外的历史信息不显示在所述终端机上。

进而，在本发明中特征在于，所述权限设定单元在画面中设定所述参照权限，所述画面包括：所述成员的个人信息；指定所述成员所属的组的区域；指定所述成员可阅览的其他组的区域；以及指定所述成员的所述属性的区域。

进而，在本发明中特征在于，所述检索单元限定在希望的发送人和希望的接收人之间发送接收的电子邮件来进行检索，所述提取单元将被检索到的该电子邮件按照发送接收的时间序列来进行提取，通过所述显示单元进行显示。

如上所述，在本发明的电子邮件系统中，通过在被设置在企业外部的提供者或者企业内部的因特网服务器、和终端机之间设置用于进行电子邮件的中继的数据中继装置，在每次电子邮件通过了数据中继装置时，可以将电子邮件的历史信息记录在历史信息数据库中。由此，仅通过将数据中继装置连接到网络就可以简单地利用数据中继装置的各功能，而不变更与企业外部的提供者或企业内部的因特网服务器连接的现状的设定，在拆卸数据中继装置的情况下只要从网络拆下即可。而且，不需要用于在邮件服务器中保存电子邮件的存储装置的设置、或用于保存到该存储装置的处理。而且，可以不受邮件服务器的故障所干扰地访问数据中继装置，使在企业内部和企业外部发送接收的电子邮件的历史信息共享。

而且，按照本发明，通过在历史信息数据库至少包含以下项目，即发送日期时间、接收日期时间、发送人名、接收人名、电子邮件的标题、电子邮件的正文、发送人的电子邮件地址、接收人的电子邮件地址、或者电子邮件的数据大小，可以用检索单元进行项目单位的精细检索，或用显示指示单元对项目单位重新排列为升序或者降序。由此，可以使限定的检索或数据的编辑变得容易。

进而，按照本发明，通过具有设定了组间的参照范围的所属组主机、和设定了属性中的参照范围的属性主机，可以将所属组主机和属性主机组合来按照成员设定参照权限。由此，可以容易地设定按照成员而有所不同的参照权限。而且，因为对于没有参照权限的历史信息可以进行控制使其不显示在终端机上，所以可以一元地管理全部历史信息，而不需要对每个成员分配历史信息数据库而按区域进行管理。

进而，按照本发明，通过在进行权限设定的画面中包括：成员的个人信息；指定成员所属的组的区域；指定成员可阅览的其他组的区域；以及指定成员的属性的区域，可以容易地进行按照个人的参照权限的设定。由此，即使不是对系统详细了解的管理者，也可以简单地操作。特别是由于在进行权限设定的画面中只要选择各项目的内容就可以设定每个人的参照权限，所以最适合于在企业成员中不存在系统管理者的企业或者企业成员少的中小企业。

进而，按照本发明，通过限定在希望的发送人和希望的接收人之间的检索，和可按照被发送接收的电子邮件的时间序列来显示其结果，可以容易地掌握在两者间交叉的往来。由此，无论是业务担当者或当事人以外的人，都可以从历史信息中了解过去的原委。

而且，由于只要是属于企业的成员，就可以共享记录在历史信息数据库中的电子邮件，所以即使在由于担当者紧急调动工作而产生的业务的移交或由于休假、出差而不在的情况下，也可以代替该担当者，从而新担当者或其他的成员代行业务。由此，可以防止对应顾客的延迟，而且，成员代行所花费的作业时间也可以缩短。

进而，通过在数据中继装置中包含历史信息的记录功能和管理功能、按照成员而设定不同的权限的功能，可以通过一个装置进行数据的共享。由此，不需要为了数据的共享而准备多个装置的成本，即使是不能对网络环境或系统的构筑花费成本的中小企业也可以容易地实现历史信息的管理和共享。

附图说明

图1是本发明的电子邮件系统的(A)表示第1实施方式的结构图，(B)表示第2实施方式的结构图。

图2是本发明的(A)所属组主机的一例设定画面，(B)属性主机的一例设定画面。

图3是本发明的权限设定单元中的进行按个人的权限设定的一例画面。

图4是本发明的电子邮件系统的(A)设定检索单元的检索条件的一例画面，(B)显示单元的搜索结果的一例显示画面。

标号说明

10因特网服务器

11终端机

12数据中继装置

12a历史信息数据库

12b所属组主机

12c属性主机

12d权限设定单元

12e历史记录单元

12f检索单元

12g提取单元

12h显示单元

12i显示指示单元

13路由器

具体实施方式

以下参照图1至图4，详细地说明本发明的实施方式。

首先，在图1中表示本发明的电子邮件系统。图1(A)是表示第1实施方式的结构图，图1(B)的表示第2实施方式的结构图。

本发明的电子邮件系统由以下部分构成：被设置在企业外部的提供者或企业内部的因特网服务器10、经由因特网与因特网服务器10连接的终端机11、被设置在因特网服务器10和终端机11之间的数据中继装置12。

因特网服务器10被设置在图1(A)所示的企业外部的提供者、或者图1(B)所示的企业内部中，是对客户计算机提供自身具有的功能或数据的计算机。具体来说是邮件服务器，邮件服务器10始终连接在因特网上，是进行本网络内的用户的电子邮件的发送或接收的计算机。

终端机11是与因特网连接，可以发送接收电子邮件的被设置在企业内部的计算机。企业内部的终端机11之间以LAN连接，经由路由器13与公司外的网络中继数据。

数据中继装置12是被设置在图1(A)所示的将企业内部的数据中继到企业外部的提供者的邮件服务器10的路由器13和终端机11之间，或者被设置在图1(B)所示的企业内部的邮件服务器10和终端机11之间，对在邮件服务器10和终端机11之间发送接收的电子邮件进行中继，并且将中继的电子邮件的信息作为历史信息记录在历史信息数据库12a中的装置。数据中继装置12可以单独接通，而不变更企业外部或者企业内部的邮件服务器(因特网服务器)10的设定。数据中继装置12由以下部件构成：历史信息数据库12a、所属组主机12b、属性主机12c、权限设定单元12d、历史记录单元12e、检索单元12f、提取单元12g、显示单元12h、显示指示单元12i。

所谓历史信息数据库12a是数据中继装置12中继的历史信息的集合，至少管理发送日期时间、接收日期时间、发送人名、接收人名、电子邮件的标题、电子邮件的正文、发送人的电子邮件地址、接收人的电子邮件地址、或者电子邮件的数据大小等内容。而且，历史信息数据库12a一元地管理全部历史信息，而不是对每个成员分区域来管理历史信息。

所谓所属组主机12b是设定了企业内的组间的历史信息的参照范围的主机。具体来说，管理总务部、营业部、开发组等不同组的阅览权限。对于所属组主机12b的细节在后面说明。

所谓属性主机12c是设定了企业的成员的属性的历史信息的参照范围的主机。具体来说，管理最高责任者、管理职务、系统管理者、一般用户等的属性中的阅览权限。对于属性主机12c的细节在后面说明。

所谓权限设定单元12d是按照成员将所属组主机12b和属性主机12c组合来设定不同成员的参照权限的单元。权限设定单元12d进行控制，使得参照范围以外的历史信息在终端机11上为非显示。对于设定权限设定单元12d的参照权限的画面的具体例在后面详细说明。

所谓历史记录单元12e是在历史信息数据库12a中记录数据中继装置12中继而发送接收的电子邮件的历史信息的单元。

所谓检索单元12f是指示希望的检索条件，检索在历史信息数据库12a中是否有与检索条件对应的历史信息的单元。对于设定检索单元12f的检索条件的画面、以及显示显示单元12h的检索结果的画面的具体例在后面详细说明。

所谓提取单元12g是从历史信息数据库12a提取检索单元12f的检索结果的单元。数据的提取按照被记录在历史信息数据库12a中的数据顺序，具体来说按照日期时间顺序来提取。

所谓显示单元12h是在终端机11的显示单元上显示提取单元12g提取的历史信息的单元。

所谓显示指示单元12i是提供将以显示单元12h显示的历史信息以历史信息数据库12a的项目单位按照升序或者降序重新排列的指示的单元。具体来说，提供按发送人重新排列为升序(降序)的指示，或对每个发送人按照接收人的顺序重新排列为升序(降序)的指示。

通过将上述的各单元的功能或数据库等资源汇总在一个数据中继装置中，与分别备齐检索用和数据管理用的装置的情况相比，还可以抑制成本。而且，通过简化各单元的功能的操作，即使没有特别的系统的知识，也可以容易地进行数据中继装置的管理，所以适合于设置在中小企业中。并且，由于可以在企业的成员中共享历史信息数据库的内容，所以即使在业务担当者不在的情况下或业务担当者紧急调动工作的情况下，通过追踪过去的历史信息，可以容易地掌握业务的原委。

接着，图2表示本发明的进行所属组主机和属性主机的设定的一例画面。图2(A)是所属组主机的设定的一例画面，图2(B)是属性主机的设定的一例画面。

如图2(A)所示，所属组主机的设定画面20由以下部分构成：组名的栏20a、表示对其他组的阅览许可的栏20b、表示从其他组的阅览许可的栏20c和修正栏20d。

在组名的栏20a中记载有设置数据中继装置12的企业的组的一览。具体来说，是总务部、第1营业部、商品开发组、人事部等组。而且，在产生了组织修改或组织名的变更等的情况下，按下图示的“追加”按钮或“删除”按钮，从而进行新的组的追加或不需要的组的删除，整理所属组主机12b。

在表示对其他组的阅览许可的栏20b中，设定是否需要对其他组的阅览许可。具体来说，在阅览许可的情况下设定“○”，在不许可阅览的情况下设定“×”。在总务部的情况下，表示属于总务部的成员被允许阅览其他组的历史信息。

在表示从其他组的阅览许可的栏20c中，设定是否需要从其他组的阅览许可。具体来说，与前述的表示对其他组的阅览许可的栏20b一样设定“○”或“×”。在总务部的情况下，表示属于其他组的成员不允许阅览总务部的历史信息。

在修正栏20d中对每个组设置有指示所属组主机的内容的变更以及删除的按钮。

如图2(B)所示，属性主机的设定画面21由最高责任者的设定栏21a、管理职务的设定栏21b和系统管理者的设定栏21c构成。

在最高责任者的设定栏21a中，设定企业的最高责任者名、是否需要最高责任者的历史信息的阅览许可。具体来说，作为企业的最高责任者的“×山一郎”被设定为不使其他成员阅览自身的历史信息。

在管理职务的设定栏21b中，设定管理职务的姓名、是否需要管理者的历史信息的阅览许可。具体来说，设定为作为管理者的“山○太郎、○丘花子”禁止参照该管理者所属的组以外的历史信息，而且除了最高责任者，对其他成员禁止参照历史信息。

在系统管理者的设定栏21c中，设定系统管理者的姓名、是否需要全部成员的历史信息的阅览许可。具体来说，作为系统管理者的“×村谦二”被设定为允许参照全部成员的历史信息。

在上述的属性主机的设定结束后，按下位于画面下方的“设定”按钮而确定设定内容。另外，在成员名不在一览中的情况下，选择设在各个栏右侧的用户追加，注册成员即可。

而且，图2(A)或者图2(B)所示的画面布局不限于本实施方式，只要具有各栏则布局不同也可以。

接着，图3表示本发明的权限设定单元设定权限的一例画面。

权限设定单元12d是按照成员组合所属组主机12b和属性主机12c从而设定参照权限的单元，权限设定单元12d进行的权限的设定画面22由以下部分构成：成员的个人信息22a、指定成员的所属组的区域22b、指定成员可阅览的其他组的区域22c、指定成员的属性的区域22d。具体来说，如图3所示，由成员信息区域22a、所属组设定区域22b、可阅览的组设定区域22c和属性设定区域22d构成。

成员信息区域22a是设定成员的姓名、姓名的读法、电子邮件的地址、密码的区域。

所属组设定区域22b是从组一览选择成员所属的组的区域。这里显示的组一览显示在图2(A)设定的所属组主机12b的内容。

可阅览的组设定区域22c是从组一览选择成员被允许阅览历史信息的组的区域，按照成员为一组或多组。这里显示的组一览也是在图2(A)中设定的内容。

属性设定区域22d是从属性一览选择成员的属性的区域。这里显示的属性一览显示在图2(B)中设定的属性主机12c的内容。

通过设定上述各区域，可以容易地设定按照成员而有所不同的参照权限。具体来说，山○太郎属于总务部，为一般用户的属性。而且，按照图2(A)所示的所属组主机，总务部可以进行对其他组的阅览，但是如图3所示，在可阅览的组设定区域22c中，通过指定为“总务部、第1营业部”，即使是总务部也可以按照个人而限定历史信息的参照范围。

而且，权限设定的画面不限于图示的形态，只要具有成员信息区域22a、所属组设定区域22b、可阅览的组设定区域22c和属性设定区域22d，则即使布局不同也可以。

最后，利用图4对本发明的电子邮件系统中的历史信息的检索进行说明。

图4(A)是检索单元进行的检索条件的一例设定画面，图4(B)是一例通过显示单元显示了检索结果的画面。

历史信息的检索通过检索单元12f设定的检索条件检索历史信息数据库12a，并且通过提取单元12g提取被检索到的历史信息，通过显示单元12h在终端机11的显示单元上显示检索结果。

如图4(A)所示，检索条件的设定画面23由设定与以下部分有关的条件的区域构成：所属组、检索对象、内部职员(或者地址)、外部注册名(或者地址)、检索字符串、对象项目、期间、附件。具体来说，作为检索对象设定为接收记录和发送记录、作为期间设定为2006年8月1日～2006年8月30日，作为附件设为两方，按下检索按钮。

检索结果，通过显示单元12h，用图4(B)所示那样的检索结果画面24显示。具体来说，从画面左侧开始依次显示发送接收日期时间、发送人、接收人、附件、标题、备注，在包括多页的情况下按下在画面下方设置的转页的按钮(在该情况下为至开头、至前面的50件、至后面的50件)即可。

而且，虽然图示了以发送接收日期时间降序排列的状态，但是也可以通过显示指示单元12i使其重新排列显示为发送人名的升序或者备注的数据多的顺序。

而且，虽然未图示，但是检索单元12f也可以限定在希望的发送人和希望的接收人之间发送接收的电子邮件来进行历史信息的检索。检索结果通过提取单元12g沿着发送接收日期时间的时间序列进行提取，通过显示单元12h显示在终端机11的显示单元上。由此，即使是希望的发送人或者接收人以外的成员，通过追踪时间序列来掌握历史信息，从而可以容易地掌握两者之间的往来。

Claims (5)

1.一种电子邮件系统，利用企业外部的提供者，经由因特网连接了该提供者的因特网服务器和企业内部的终端机并进行电子邮件的发送接收，或者利用被设置在企业内部的因特网服务器，经由因特网连接了该企业内部的因特网服务器和企业内部的终端机并进行电子邮件的发送接收，其特征在于，

在前者的情况下在中继企业外部和企业内部的路由器和所述终端机之间设置用于进行电子邮件的中继的数据中继装置，在后者的情况下在所述企业内部的因特网服务器和所述终端机之间设置所述数据中继装置，

所述数据中继装置包括：历史记录单元，将中继的电子邮件的历史信息记录到历史信息数据库；检索单元，以所述历史信息数据库中记录的全部历史信息为对象按照希望的条件进行检索；提取单元，从所述历史信息数据库中提取通过所述希望的条件检索到的结果；以及显示单元，将通过所述提取单元提取的历史信息显示在所述终端机上，使在企业内部和企业外部发送接收的电子邮件共享。

2.如权利要求1所述的电子邮件系统，其特征在于，

所述历史信息数据库至少由以下项目构成：发送日期时间、接收日期时间、发送人名、接收人名、电子邮件的标题、电子邮件的正文、发送人的电子邮件地址、接收人的电子邮件地址、或者电子邮件的数据大小。

3.如权利要求1所述的电子邮件系统，其特征在于，

所述数据中继装置具有：设定了企业内的组间的参照范围的所属组主机和设定了企业的成员的属性中的参照范围的属性主机，并且进行控制，以便通过所述数据中继装置所包括的权限设定单元按照所述成员将所述所属组主机和所述属性主机组合来设定参照权限，从而所述参照范围以外的历史信息不显示在所述终端机上。

4.如权利要求3所述的电子邮件系统，其特征在于，

所述权限设定单元在画面中设定所述参照权限，所述画面包括：所述成员的个人信息；指定所述成员所属的组的区域；指定所述成员可阅览的其他组的区域；以及指定所述成员的所述属性的区域。

5.如权利要求1所述的电子邮件系统，其特征在于，

所述检索单元限定在希望的发送人和希望的接收人之间发送接收的电子邮件来进行检索，所述提取单元将被检索到的该电子邮件按照发送接收的时间序列来进行提取，通过所述显示单元进行显示。

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