JP2002044124A - 電子メール管理システム及び方法並びに記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】複数の端末間でメールを共用可能とする電子メ
ール管理システム及び方法並びに記録媒体の提供。 【解決手段】電子メール管理システム２は、メールサー
バ１で受信したメール、及び／又はメールサーバから送
信されるメールの情報を記憶手段に保存し、ネットワー
ク３を介して接続される端末４からのアクセスに対し
て、前記端末を利用するユーザに付与された権限に基づ
き、前記記憶手段に保存されている過去のメールの検
索、該メールの表示を許可するように制御し、複数の端
末でメールを共有可能としている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールの管理
装置及び方法に関し、特に、メールサーバ宛のメールの
管理を行う装置及び方法並びに記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】インターネットの普及に伴い、インター
ネットユーザ、電子メールユーザも急増している。

【０００３】図２は、従来のメールソフトによる処理を
説明するための図である。企業等において、ユーザＩＤ
を″Ｉｎｆｏ″等のメールアドレス（″ｉｎｆｏ＠ｘｘ
ｘ．ｃｏ．ｊｐ″等）を用意し、顧客（あるいは一般ユ
ーザ）、会員等からの問い合わせの受付窓口（コールセ
ンタ）として用いている。

【０００４】メールサーバに送信されてきた受付窓口宛
てのメールは、受付窓口の端末上のメールソフトでメー
ルサーバから読み出し、受付窓口の端末から担当者の端
末に転送し、担当者が該メールに対応・処理し、該担当
者の端末でメールの保存、管理を行っている。そして、
必要に応じて担当者が直接顧客、会員等に回答を行って
いる。

【０００５】あるいは、顧客、会員が、企業の担当者の
メールアドレスを知っている場合、直接、当該担当者の
メールアドレスに問い合わせ等を送信する場合もある。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記し
た従来の電子メールシステムにおいては、下記記載の問
題点を有している。

【０００７】第１の問題点は、メールを受信した端末
（パソコン）でしか、該メールを読むことができない、
ということである。メールソフトでは受発信した端末だ
けが唯一メールを読み出し、保存できるが、この場合、
情報は、担当者のみのものとなり、そのメールの存在そ
のものが担当者以外にはわからない。

【０００８】第２の問題点は、上記第１の問題点によっ
て、従来のシステムでは、複数の担当者がいる場合、誰
がいつどのメールを処理したのかを管理者は把握するこ
とができない、ということである。

【０００９】メールソフトで受信メールが個々の担当者
の端末に受付担当端末から転送され、または、ノーチェ
ックで、直接届き、その返信メールは、担当者から直接
顧客に、ノーチェックで送信されてしまうため、誰がい
つどのような対応をしているのかが、誰にもわからない
ままにメールが行き交うことになり、対応トラブルなど
を招きやすい。

【００１０】すなわち、顧客、会員等からメールで依頼
された案件が適正に処理されているか管理することが困
難である。すなわち、メールを受信した端末上で未処理
のメールを削除してしまう、担当者宛てのメールの案件
が未処理のまま放置状態とされているのに誰も気づかな
い等の可能性もあり、各担当者に振り分けたメールの処
理が適正になされているかを管理する場合、その管理工
数が増大する。さらに、不充分な顧客サービスを提供す
る結果ともなりかねない。

【００１１】第３の問題点は、メールを受発信した端末
にしかメールは残っていない、ということである。

【００１２】メールソフトでのメール保存、管理は、各
担当者レベルの責任となり、バックアップの仕方もまち
まちであり、端末（パソコン）の故障時、場合によって
は、すべてのメールが失われるなど、確実性、安全性、
信頼性の点でも問題がある。

【００１３】したがって、本発明は、上記問題点に鑑み
てなされたものであって、その目的は、複数の端末間で
メールを共用可能とする電子メール管理システム及び方
法並びに記録媒体を提供することにある。また本発明の
他の目的は、既存のメールソフトには存在しない全く新
規なメール管理機能を付加し、メールに基づく業務処理
において処理案件を的確かつ効率的に遂行することを可
能とするとともに、安全性を向上する、電子メール管理
システム及び方法並びに記録媒体を提供することにあ
る。

【００１４】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成する本発
明は、メールサーバで受信したメール、及び／又は、前
記メールサーバから送信されるメールの情報を記憶手段
に保存する手段と、ネットワーク接続される端末からの
アクセスに対して、前記端末を利用するユーザに付与さ
れた権限に基づき、前記記憶手段に保存されている過去
のメールの検索、該メールの表示を許可するように制御
する手段を備えている。

【００１５】本発明は、前記メールを予め定められたカ
テゴリ毎に分類して前記記憶手段に保存し、指定された
カテゴリ毎に、過去のメールを検索、及び表示する。

【００１６】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態について説明
する。本発明は、その好ましい一実施の形態において、
メールサーバに接続された電子メール管理システムが、
メールサーバに接続される電子メール管理システムが、
前記メールサーバへ送信されてきた所定のメールアドレ
ス宛の受信メール、及び送信メールを、あらかじめ定め
られたカテゴリ毎に、記憶手段に蓄積管理する手段と、
ユーザの権限を記憶手段に登録管理する手段と、端末か
らアクセスしたユーザの認証を行う手段と、認証の結
果、前記ユーザの権限に応じて、前記端末から、所定の
電子メールアドレス宛のメールの検索、閲覧、メールに
対する返信を許可するように制御する手段と、を備え
る。

【００１７】本発明の一実施の形態において、メールサ
ーバに接続される電子メール管理システム（サーバ装
置）において、（ａ）前記メールサーバへ送信されてき
た所定のメールアドレス宛の受信メール、及び送信メー
ルを予め定められたカテゴリ毎にデータベースに蓄積す
る処理と、（ｂ）メールのアクセスに関するユーザの権
限を記憶手段に登録もしくは更新管理する処理と、
（ｃ）端末からアクセスしたユーザの認証を行う処理
と、（ｄ）認証の結果、前記ユーザの権限に応じて、前
記端末から、所定の電子メールアドレス宛のメールの検
索、閲覧、メールに対する返信を許可するように制御す
る処理、の前記（ａ）乃至（ｄ）の各処理は、電子メー
ル管理システムを構成するコンピュータでプログラムを
実行することで実現される。この場合、該プログラムを
記録した記録媒体（磁気ディスク、磁気テープ、光ディ
スク、あるいは半導体メモリ等）から、該プログラムを
コンピュータに読み出して実行することで、本発明を実
施することができる。

【００１８】

【実施例】本発明の実施例について図面を参照して以下
に説明する。図１は、本発明の一実施例のシステム構成
を示す図である。図１を参照すると、本発明の一実施例
において、電子メール管理システム（メールディレクタ
ー）２は、メールサーバ１へ送信されてきた所定のメー
ルアドレス宛の受信メールをデータベース等の記憶手段
に蓄積する。その際、あらかじめ設定されたカテゴリご
とに受信メールを振分けて格納する。カテゴリは、送信
者、問い合わせの内容（例えば問い合わせ商品名等）
等、業務等に応じて任意に設定される。送信元、あるい
はカテゴリのキーワードと、サブジェクトの内容、メー
ル本文の内容との照合により、キーワードに一致したメ
ールを当該キーワードのカテゴリに属するものとして分
類が行われる。なお、分類不能のメールは、「雑」等の
カテゴリにまとめて管理してもよい。

【００１９】電子メール管理システム２は、電子メール
管理システム２のサイトにインターネット３を介してア
クセスする端末４のユーザに対して、あらかじめメール
のアクセス権限の設定及び登録を行う。その際、カテゴ
リ毎に、権限の設定、登録が行われる。アクセス権限と
しては、メールの確認（閲覧）権限、メール対する対応
として必要な処理（メール返信等も含む）を行う対応・
処理権限、メール削除、移動等の管理権限を含む。

【００２０】電子メール管理システム２は、該電子メー
ル管理システム２にインターネット３を介してアクセス
する端末４のブラウザにメールの情報を提供する機能
（Ｗｅｂサーバ機能）を備え、担当者（ユーザ）が、端
末４からＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ
Ｌｏｃａｔｏｒ）を指定してインターネット３を介して
Ｗｅｂサイトにアクセスした際に、担当者は、該端末か
ら、例えばユーザＩＤ、パスワード入力する。

【００２１】電子メール管理システム２は、端末４から
入力され電子メール管理システムに送信されたユーザＩ
Ｄ、パスワード情報に基づき、担当者の認証を行う。な
お、ユーザＩＤ、パスワード情報は、電子メール管理シ
ステム２側に予め登録されているものとする。

【００２２】電子メール管理システム２では、端末４の
担当者の認証の結果、前記担当者の権限に応じて、前記
端末から、所定の電子メールアドレス（例えば、受付窓
口端末用のメールアドレス）宛ての受信メールの検索、
閲覧、メールに対する返信を許可するように制御する手
段を備えている。

【００２３】本発明の一実施例においては、メールサー
バ１に送信されてきたメールの宛先電子メールアドレス
の端末とは異なる端末４から、Ｗｅｂサイトにアクセス
することが可能とされており、複数の端末（複数の担当
者）でメールを共有することができる。すなわち、アク
セス権限の許す範囲内で、複数の担当者Ａ、Ｂ、Ｃは、
互いに異なる端末から、メールの検索、確認、処理、あ
るいはメールに対する返信が行われる。

【００２４】本発明の一実施例において、電子メール管
理システムは、前記端末からの指示に基づき、前記電子
メールアドレス宛の受信メールについて、指定した発信
者からのメールを抽出して、整列表示する機能を備えて
いる。

【００２５】本発明の一実施例において、電子メール管
理システムは、前記端末からの指示に基づき、前記電子
メールアドレス宛の受信メールについて、カテゴリ別に
メールを抽出して表示する。

【００２６】カテゴリに対応するキーワードを、サブジ
ェクトの内容、もしくはメールの内容に有するメールを
抽出して表示する機能を備えている。

【００２７】電子メール管理システムは、前記端末から
の指示に基づき、前記電子メールアドレス宛の受信メー
ルを、未処理案件、処理済み案件をマーキングして表示
する。

【００２８】電子メール管理システムは、前記端末から
送信される送信メールを前記メールサーバを介して送信
するにあたり、前記メールを送信する権限が付与された
ユーザからのものであるかチェックする機能を備えてい
る。

【００２９】カテゴリ別にユーザの権限が、適正である
か否かをチェックし、前記ユーザにメール送信の権限が
ない場合、メールのカテゴリが、ユーザの送信権限が付
与されていない場合、前記送信メールの送信を不許可と
する。

【００３０】このように、電子メール管理システムで
は、あらかじめ設定されたカテゴリごとに振分けられた
受信メールについて、受信の権限を持った、複数の担当
者が同時に受信メールを読むことができ、メールの存在
が常にわかるので対応の遅れなどを防ぐことができる。

【００３１】電子メール管理システムでは、すべてのメ
ールを受発信された時点でデータベースに保存し、受信
権限の範囲内でいつでも過去のメールを検索して表示さ
せることができる。

【００３２】電子メール管理システムでは、最上位の権
限を有する管理者（システム管理者）がすべてのメール
に目を通すことができ、問題とそれに対する対応状況な
どをチェックすることができ、トラブルを未然に防ぐこ
とができる。

【００３３】また、従来のシステムにおいて、過去に顧
客とやり取りされたメールすべてを一箇所で保存・管理
するためにはさらに別の労力と投資が必要であるが、電
子メール管理システムによれば、複数の担当者が受信し
たメールを権限の範囲内で同時に見ることができ、情報
を共有することができる。

【００３４】インターネット接続環境とブラウザのみ
で、メールの送受信、管理が可能であり、Ｗｅｂメール
機能を提供している。

【００３５】メールのデータを設定した項目ごとにデー
タベース化して管理し、全送受信メールを蓄積すること
で顧客、会員情報を充実化することができる。

【００３６】メールシステムをＷｅｂ上で使い、データ
管理は、アウトソーシングさせるというメール管理アウ
トソーシングを実現することができる。

【００３７】本発明において、メールサーバなどは既設
のものがそのまま利用でき、電子メール管理システムの
機能を追加するだけでよい。このためコストの増大を抑
止低減する。

【００３８】申し込みや問い合わせをすべてメールで受
け付けることにより顧客の購買履歴まで一元管理するこ
とができる。

【００３９】さらに、電子メール管理システムのデータ
ベースには、インターネット接続環境とブラウザだけで
いつでもどこでもアクセスすることができる。

【００４０】以下、従来のメールソフトによる問題点に
対して、本発明の電子メール管理システム導入によりも
たらされるメリットを説明する。

【００４１】従来のシステムでは、メールを受信したパ
ソコンでしかメールを読むことができない、すなわち、
メールソフトでは受発信したパソコンだけが唯一メール
を読めて保存できるが、情報は担当者のみのものとな
り、そのメールの存在そのものが担当者以外にはわから
ない、という問題点がある。

【００４２】本発明の電子メール管理システムでは、カ
テゴリーごとに振分けられた受信メールについて、受信
の権限を持った複数の担当者が同時に受信メールを読む
ことができ、メールの存在が常にわかるので対応の遅れ
などを防ぐことができる。

【００４３】従来のメールソフトでは、メールを受発信
したパソコンにしかメールは残っていず、データの確実
性で問題がある。

【００４４】本発明の電子メール管理システムではすべ
てのメールを受発信された時点でデータベースに保存
し、受信権限の範囲内でいつでも過去のメールを検索し
て表示させることができる。

【００４５】また、複数の担当者がいる場合、誰がいつ
どのメールを処理したのかを管理者は把握することがで
きない、という問題がある。

【００４６】本発明の電子メール管理システムでは、管
理者がすべてのメールに目を通すことができ、問題とそ
れに対する対応状況などをチェックすることができ、ト
ラブルを未然に防ぐことができる。

【００４７】過去に顧客とやり取りされたメールすべて
を一箇所で保存・管理するためにはさらに別の労力と投
資が必要とされ、メールソフトでは担当者のパソコンそ
れぞれに存在する過去のメールを全社的または部署ごと
で一元管理・保存しようとした場合、メールソフトから
の書き出しやファイルの移動、保存するサーバ、サーバ
管理者などの用意が必要になる。

【００４８】本発明の電子メール管理システムはサーバ
に保存されたメールをＷｅｂ上で見ることができるた
め、導入と同時にすべてのメールが一元管理される。

【００４９】さらに、従来のシステムでは、受信するメ
ールが多く、新種のコンピュータウイルスによる被害が
心配であり、メールソフトそのものに依存する新種のコ
ンピュータウイルスに対しては、最新のワクチンソフト
をインストールしていても間に合わないことがありう
る。

【００５０】本発明の電子メール管理システムはＷｅｂ
メール型であるため、メールソフト依存のウイルスに対
しては感染による被害の心配がない。

【００５１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば下
記記載の効果を奏する。

【００５２】本発明によれば、カテゴリーごとに振分け
られた受信メールについて、受信の権限を持った複数の
ユーザが、同時に受信メールを読むことができ、メール
の共用を可能としたことにより、複数の端末間で、一の
端末宛のメールの存在が常にわかるので、対応の遅れな
どを未然に防ぐことができる。

【００５３】また本発明によれば、すべてのメールを受
発信された時点でデータベースに保存し、受信権限の範
囲内でいつでも過去のメールを検索して表示させること
ができる。

【００５４】さらに、本発明によれば、管理者がすべて
のメールに目を通すことができ、問題とそれに対する対
応状況などをチェックすることができ、トラブルを未然
に防ぐことができる。

【００５５】本発明によれば、システムの導入と同時に
すべてのメールが一元管理することができる。

【００５６】本発明は、Ｗｅｂメール型であるため、メ
ールソフト依存のウイルスに対しては感染による被害の
心配がない。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステム構成の一実施例の構成を示す
図である。

【図２】従来の電子メールを用いた受付窓口システムの
構成の一例を示す図である。

【符号の説明】

１ メールサーバ ２ 電子メール管理システム ３ インターネット ４ 端末

Claims (18)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】メールサーバで受信したメール、及び／又
   は、前記メールサーバから送信されるメールの情報を記
   憶手段に保存する手段と、 ネットワークを介して接続される端末に対して、前記端
   末を利用するユーザに付与された権限に基づき、前記記
   憶手段に保存されている過去のメールの検索、該メール
   の表示を許可するように制御する手段を備え、複数端末
   間でメールを共用可能とした、ことを特徴とする電子メ
   ール管理システム。
2. 【請求項２】前記メールを予め定められたカテゴリ毎に
   分類して前記記憶手段に保存し、 指定されたカテゴリ毎に、過去のメールを検索、及び表
   示する手段手段を備えたことを特徴とする請求項１記載
   の電子メール管理システム。
3. 【請求項３】メールサーバに接続される電子メール管理
   システムが、前記メールサーバに送信されてきた所定の
   電子メールアドレス宛の受信メール、及び／又は、前記
   メールサーバから送信されるメールを、予め定められた
   カテゴリ毎に記憶手段に保存する手段と、 メールのアクセスに関するユーザの権限を記憶手段に登
   録管理する手段と、 端末からアクセスしたユーザの認証を行う手段と、 認証の結果、前記ユーザの権限に応じて、前記端末か
   ら、前記記憶手段に記憶されている所定の電子メールア
   ドレス宛のメールの検索、閲覧、メールに対する返信を
   許可するように制御する手段と、を備えたことを特徴と
   する電子メール管理システム。
4. 【請求項４】メールサーバに送信されてきた所定の電子
   メールアドレス宛の受信メールを予め定められたカテゴ
   リ毎に蓄積するデータベースと、 ユーザに対して、カテゴリ毎に、メールのアクセス権限
   の設定及び登録を行う手段と、 端末のブラウザにインターネットを介してメール情報を
   提供する情報提供機能と、を備え、 前記端末のブラウザからＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅ
   ｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）を指定してサイトにア
   クセスしたユーザの認証を行い、認証の結果、前記ユー
   ザの権限に応じて、前記端末から、所定の電子メールア
   ドレス宛のメールの検索、閲覧、メールに対する返信を
   許可するように制御する手段と、 を備えたことを特徴とする電子メール管理システム。
5. 【請求項５】前記所定の電子メールアドレスが付与され
   た端末とは異なる端末からも、前記所定の電子メールア
   ドレス宛のメールの検索、閲覧、メールに対する返信が
   行われる、ことを特徴とする請求項３又は４記載の電子
   メール管理システム。
6. 【請求項６】前記端末からの指示に基づき、前記電子メ
   ールアドレス宛の受信メールについて、指定した発信者
   からのメールを抽出して、整列表示する手段を備えたこ
   とを特徴とする請求項３又は４記載の電子メール管理シ
   ステム。
7. 【請求項７】前記端末からの指示に基づき、前記電子メ
   ールアドレス宛の受信メールについて、カテゴリ毎に表
   示する手段を備えたことを特徴とする請求項３又は４記
   載の電子メール管理システム。
8. 【請求項８】前記端末からの指示に基づき、前記電子メ
   ールアドレス宛の受信メールを、未処理案件、処理済み
   案件をマーキングして表示する手段を備えたことを特徴
   とする請求項３又は４記載の電子メール管理システム。
9. 【請求項９】前記端末から送信される送信メールを前記
   メールサーバを介して送信するにあたり、前記メールを
   送信する権限が付与されたユーザからのものであるかチ
   ェックする手段を備えたことを特徴とする請求項３又は
   ４記載の電子メール管理システム。
10. 【請求項１０】送信メールの宛先、サブジェクト又は内
    容から抽出されるキーワード情報で判別されるカテゴリ
    情報に基づき、前記端末から前記送信メールの送信を行
    うユーザの権限が適正であるか否かをチェックし、前記
    ユーザにメール送信の権限がない場合、及び、前記ユー
    ザには、前記カテゴリのメールを送信する権限が付与さ
    れていない場合には、前記送信メールの送信を不許可と
    する手段を、を備えたことを特徴とする請求項３又は４
    記載の電子メール管理システム。
11. 【請求項１１】メールサーバに送信されてきた所定の電
    子メールアドレス宛てのメールを受信した時点で、前記
    メールの情報を記憶手段に保存するステップと、 ネットワーク接続される端末を利用するユーザに付与さ
    れた権限に応じて、前記記憶手段に保存されている、過
    去のメールの検索、該メールの表示、あるいは、メール
    の返信を許可する、ことを特徴とするメール管理方法。
12. 【請求項１２】メールサーバに接続される電子メール管
    理システムが、前記メールサーバへ送信されてきた所定
    のメールアドレス宛の受信メール、及び送信メールを、
    予め定められたカテゴリ毎にデータベースに蓄積し、 メールのアクセスに関するユーザの権限を登録管理し、 前記電子メール管理システムは、ネットワーク接続され
    る端末のブラウザに、メール情報を提供する機能を備
    え、 前記端末のブラウザからＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅ
    ｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）を指定してアクセスし
    てきたユーザの認証を行い、認証の結果、前記ユーザの
    権限に応じて、前記端末から、所定の電子メールアドレ
    ス宛のメールの検索、閲覧、メールに対する返信を許可
    するように制御する、 ことを特徴とするメール管理方法。
13. 【請求項１３】前記端末からの指示に基づき、前記電子
    メールアドレス宛の受信メールについて、指定した発信
    者からのメールを抽出して、整列表示する、ことを特徴
    とする請求項１２記載のメール管理方法。
14. 【請求項１４】前記端末からの指示に基づき、前記電子
    メールアドレス宛の受信メールについて、サブジェクト
    の内容、もしくは、所定のキーワードを有する内容のメ
    ールを抽出して表示することを特徴とする請求項１２記
    載のメール管理方法。
15. 【請求項１５】前記端末からの指示に基づき、前記電子
    メールアドレス宛の受信メールを、未処理案件、処理済
    み案件をマーキングして表示することを特徴とする請求
    項１２記載のメール管理方法。
16. 【請求項１６】前記端末から送信される送信メールを前
    記メールサーバを介して送信するにあたり、前記メール
    を送信する権限が付与されたユーザからのものであるか
    チェックすることを特徴とする請求項１２記載のメール
    管理方法。
17. 【請求項１７】前記送信メールの宛先、サブジェクト又
    は内容から抽出されるキーワード情報に基づき、前記端
    末から前記送信メールの送信を行ったユーザの権限が、
    適正であるか否かをチェックし、前記ユーザにメール送
    信の権限がない場合、及び前記ユーザには、前記内容の
    メールを送信する権限が付与されていない場合、前記送
    信メールの送信を不許可とする、ことを特徴とする請求
    項１２記載のメール管理方法。
18. 【請求項１８】メールサーバに接続される電子メール管
    理システムが、前記メールサーバへ送信されてきた所定
    のメールアドレス宛の受信メール、及び／又は、送信メ
    ールを予め定められたカテゴリ毎に、データベースに蓄
    積する処理と、 メールのアクセスに関するユーザの権限を記憶手段に登
    録もしくは更新管理する処理と、 端末からアクセスしたユーザの認証を行う処理と、 認証の結果、前記ユーザの権限に応じて、前記端末か
    ら、所定の電子メールアドレス宛のメールの検索、閲
    覧、メールに対する返信を許可するように制御する処
    理、 の前記各処理を前記電子メール管理システムを構成する
    コンピュータに実行させるプログラムを記録した記録媒
    体。