JP2005346509A - レポート処理方法及びレポート処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】本発明の目的は、権限者・管理者の承認を容易に確認でき、文書の作成・回付などの作業負担を低減し、迅速且つ効率的に処理できるレポート処理方法及びレポート処理装置を提供すること。
【解決手段】レポート処理方法は、送信者からの第１情報及び第２情報を含むレポート情報の入力を送信者端末１で受け入れ、電子メールで送信し、送信者端末１からの第１情報を電子メールで受付部で受信して、第１情報をチェックし、第１情報を蓄積して、第１情報から所定のデータを抽出し、経理処理部に出力し、経理処理部において、経理書類を印刷し、送信者端末からの第２情報を電子メールで受付管理部で受信して、第２情報をチェックし、第２情報を蓄積して、第２情報から所定のデータを抽出し、電子メールでレポート管理部に送信し、レポート管理部で第２情報からの所定データをレポート・データベースに保存する。
【選択図】図１

Description

本発明は、レポートの処理に関し、特に電子メールを用いて行うレポート処理方法及びレポート処理装置に関する。

組織内外で、紙の連絡文書、手紙及びレポートなどの回付において、通常、紙文書が用いられている。紙文書に加え、近年、電子メールも用いられ、電子メールは、作業報告書、業務報告のほか、例えば、顧客からのクレームレポート処理など、多くの業務に用いられている。

電子メールを用いたクレームレポート処理では、例えば、顧客からのクレーム情報を得た場合、送信者（顧客や技術サービス担当者など）からクレームを受信した管理部署は、受信したクレームに関係する商品を特定し、その商品を担当する回答部署へメールを転送する。そして、回答部署は、その回答を顧客に行うとともに管理部署に回答したことをメールで通知する。
コンピュータを用いたクレームレポート処理を効率化するために、レポートを受信した後、前記データをその内容に対応して予め定められた宛先に転送するクレームレポートの処理方法が提案されている。
特開２００３−２８８３１３号公報

しかしながら、電子メールによるレポート処理において、処理対応を誤った場合、不具合、損害などを被ることがあり、単に予め定められた宛先に転送するレポート処理では無く、権限者による承認を必要とする。電子メールでは、紙文書における押印・署名などによる権限者の承認の確認が難しく、電子的認証可能な特殊な電子文書を用いなくてはならない。
紙連絡文書などのレポート処理では、権限者の承認の確認が容易であるが、紙文書の作成、複製、回付などの手作業に加え、時間がかかり、紙消費の増加という不都合がある。

本発明の目的は、権限者・管理者の承認を容易に確認でき、文書の作成・回付などの作業負担を低減し、迅速且つ効率的に処理できるレポート処理方法及びレポート処理装置を提供することである。

本発明によるレポート処理方法は、送信者からの第１情報及び第２情報を含むレポート情報の入力を送信者端末で受け入れ、該レポート情報を電子メールで送信し、送信者端末からの該第１情報を電子メールで受付部で受信して、該第１情報をチェックし、所定期間該第１情報を蓄積して、該第１情報から所定のデータを抽出し、経理処理部に出力し、経理処理部において、経理処理の為の所定様式に従った書類を印刷し、送信者端末からの該第２情報を電子メールで受付管理部で受信して、該第２情報をチェックし、所定期間該第２情報を蓄積して、該第２情報から所定のデータを抽出し、電子メールでレポート管理部に送信し、レポート管理部において、該第２情報からの所定のデータをレポート・データベースに保存する、ことを特徴とする。

本発明によるレポート処理方法の好ましい態様において、受付管理部から該レポート情報が電子メールで該レポート管理部に送信されることによって、該受付管理部の管理者から承認が得られる。

本発明によるレポート処理方法の好ましい態様において、レポート情報が、第１情報及び第２情報とからなり、該第１情報が少なくとも経理処理用データを含み、該第２情報が少なくともレポート内容を含む。

本発明によるレポート処理方法の好ましい態様において、レポート・データベースに該レポート管理部において保存された該第２情報が、該送信者端末、該受付部、該受付管理部及び該レポート管理部からアクセス可能である。

本発明によるレポート処理装置は、送信者からの少なくとも経理処理用データを含む第１情報及び少なくともレポート内容を含む第２情報を含むレポート情報の入力を受け入れ、該レポート情報を電子メールで送信する送信者端末と、該送信者端末からの該第１情報を電子メールで受信して、該第１情報をチェックし、所定期間該第１情報を蓄積して、該第１情報から所定のデータを抽出し、出力する受付部と、受付部からの該第１情報に基づき、経理処理の為の所定様式に従った書類を印刷する経理処理部と、該送信者端末からの該第２情報を電子メールで受信して、該第２情報をチェックし、所定期間該第２情報を蓄積して、該第２情報から所定のデータを抽出し、電子メールで該受付管理部の管理者の承認を伴って送信する受付管理部と、該受付管理部からの該第２情報に基づき、該第２情報からの所定のデータをアクセル可能にレポート・データベースに保存するレポート管理部と、を有することを特徴とする。

本発明によるレポート処理方法及び装置では、送信者端末からレポート情報を電子メールで送信し、第１情報を電子メールで受付部で受信し、送信者端末からの第２情報を電子メールで受付管理部で受信し、第２情報からの所定のデータを電子メールでレポート管理部に送信する。

電子メールで送信されるので、迅速且つ効率的に処理することができる。紙文書を必要としないので、紙の消費量を低減することができる。また、送信者からのレポート情報を先ず受付部（受付管理部）で受信し、レポート情報をチェックすることによって、レポート処理の手続の信頼性を高めることができる。

ネットワーク及び電子メールなどのシステムへのアクセスは、通常、コンピュータへのログイン若しくは電子メールアプリケーション自体へのアクセスに、パスワード保護などによりセキュリティーが課せられている。従って、受付管理部の管理者からレポート情報が電子メールでレポート管理部に送信されることによって、受付管理部の管理者からの承認の上に、送信されたと見なすことができる。

電子メールで送信されるレポート情報が、第１情報及び第２情報とからなり、第１情報が少なくとも経理処理用データを含み、第２情報が少なくともレポート内容を含む。送信される情報を情報の内容に基づいて分けることによって、より効率的な処理を可能にする。
本発明の一形態として、レポート・データベースに保存されるレポート情報を、作業日付、労働時間、移動時間、交通手段、作業場所、機種名、商品名、顧客コード等をタグつき文書で書くこともできる。そのタグ内情報から、分類及びマッチングを容易に行うことができる。ここで「タグ」とは、テキストで書かれた内容を、例えばＸＭＬ（Extensible
Markup Language）で用いられ、フィールドやデータとして区別するための目印である。タグをつける作業は、マークアップまたはタグ付けなどと表現される。
タグ付けは、担当者がレポート情報を読み理解して行うことができるが、好ましい態様において、レポート処理部において、レポート情報を自然言語として処理し、レポート情報の内容から分類及びマッチングを自動的により効率的に行うこともできる。

上記から理解されるように、本発明によって、権限者・管理者の承認を容易に確認でき、文書の作成・回付などの作業負担を低減し、紙消費量を低減し、迅速且つ効率的に処理できるレポート処理方法及びレポート処理装置を提供することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
本発明の実施の形態におけるレポート処理システムの全体構成の一例を図１に示す。
実施形態におけるレポート処理装置の図１には、送信者端末１と、受付部２と、受付管理部３と、レポート管理部４と、レポート・データベース５と、経理処理部７と、入力を容易にする為の参照データベース８とを含む構成要素と、これらの構成要素を結ぶネットワーク６とが示されている。
レポート情報は、レポート・データベース５に保存される。

送信者端末１は、技術サービススタッフ、セールスなどが、作業報告書、業務報告、営業日誌、サービスレポートなどのレポート情報を送信する端末である。送信者端末は、ネットワーク（インターネット若しくはイントラネットなど）に固定的に接続したコンピュータ端末、携帯用のＰＤＡや携帯電話など移動体通信用端末であってもよい。

本発明におけるレポート処理システムに使用されるプログラムが、例えば、データベース・アプリケーション（具体的には、ファイルメーカープロ、マイクロソフト・アクセスなど）である場合、送信者端末を含めすべての必須要素に上記アプリケーションがインストールされる機種でなくてはならない。

受付部２では、送信者端末１からの第１情報を電子メールで受信して、第１情報をチェックし、所定期間、例えば、数日間又は１週間、第１情報を蓄積する。その期間に複数の送信者がある場合、他の送信者端末からの情報も蓄積する。蓄積した第１情報から所定のデータを抽出し、経理処理部７に出力する。
経理処理部７において、経理処理の為の所定様式に従った書類を印刷する。その様式には、旅費・出張清算処理用、顧客に対する対価・報酬等の請求処理用などがある。

第２情報に関しては、送信者端末１から送信され、電子メールで受付管理部３で受信して、第２情報をチェックし、所定期間、例えば、数日間又は１週間、第２情報を蓄積して、第２情報から所定のデータを抽出し、電子メールでレポート管理部４に送信する。
レポート管理部４において、第２情報からの所定のデータをレポート・データベース５に保存する。

実施形態におけるレポート処理装置の各端末、各部は、通常、入力装置と，表示装置と，ドライブ装置と，記録媒体と，補助記憶装置と，メモリ装置と，演算処理装置と，インターフェース装置とを含むように構成される。
実施形態におけるレポート処理装置では、システムを動作させるためのプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体によって提供されるか、ネットワークを通じてダウンロードされる。

以下に本発明によるレポート処理を、第２の実施の形態である図２及び第２の実施形態のフローチャートである図３を参照して、説明する。
顧客担当の技術サポート又はセールスが、作業日付、労働時間、移動時間、交通手段、作業場所、機種名、商品名、顧客コード、包装材料、包装充填機、外包装機、それらのパーツなどに関するレポート情報レポート情報を送信者端末１から入力する。入力画面において、機械データリスト、顧客データリスト、パーツデータリスト及び包材データリストのデータベース８を参照することができる。これらのデータベースはネットワーク６を介してアクセスすることができる。送信者が入力を完了すると、送信者端末１から送信する。好ましい態様において、この態様のレポート処理システムのアプリケションの入力画面で、入力完了後に、送信ボタンをクリックすることによって、電子メールアプリケーションが自動的に起動してレポート情報がネットワークを介して送信される。

図２で示す第２の実施の形態では、複数のローカルネットワーク６ａ、６ｂがあり、メインネットワーク６と接続している。それぞれのローカルネットワークには、それぞれ、送信者端末１ａ、１ｂ１、１ｂ２と、受付部２ａ、２ｂと、受付管理部３ａ、３ｂとがつながっている。
メインネットワーク６には、経理処理部７と、レポート・データベース５と、レポート管理部４と、入力を容易にする為の参照データベース８とが接続している。
この形態では、ローカルネットワーク６ａで、レポート情報の入力を送信者端末１ａで受け入れ、レポート情報を電子メールで送信し、受付部２ａでは、送信者端末１ａからの第１情報を電子メールで受信して、第１情報をチェックし、所定期間、例えば、１週間、第１情報を蓄積する。蓄積した第１情報から所定のデータを抽出し、経理処理部７に出力する。

経理処理部７において、出張清算、顧客に対する請求書を印刷する。第２情報に関しては、送信者端末１ａから送信され、電子メールで受付管理部３ａで受信して、第２情報をチェックし、例えば、１週間、第２情報を蓄積して、第２情報から所定のデータを抽出し、電子メールでレポート管理部４に送信する。
同様に、ローカルネットワーク６bでは、レポート情報の入力を送信者端末１ｂ１や１ｂ２で受け入れ、電子メールで送信し、受付部２ｂで、送信者端末１bからの第１情報を電子メールで受信して、第１情報をチェックし、例えば、１週間、送信者端末１ｂ１及び１ｂ２からの第１情報を蓄積する。第１情報から所定データを抽出し、経理処理部７に出力する。
第２情報に関しては、送信者端末１b１、１b２もから送信され、受付管理部３ａで、第２情報をチェックし、例えば、１週間、第２情報を蓄積して、第２情報から所定のデータを抽出し、電子メールでレポート管理部４に送信する。

レポート管理部４で第２情報からの所定のデータをレポート・データベース５に保存する。
そのレポート情報が、その他の付加情報とともに、レポート・データベース５に保存・登録される。データベースに登録された情報は、権限がある者によって閲覧、参照、若しくは更新が許可される。

受付管理部からレポート情報が電子メールでレポート管理部に送信されることによって、受付管理部の管理者から承認が得られたとみなすことができる。これは、このシステムへのアクセスは、通常、コンピュータへのログイン若しくはアプリケーション自体へのアクセスに、パスワード保護などによりセキュリティーが課せられ、従って、受付管理部の管理者から送信されることによって、その管理者からの承認の上に、送信されたと見なすことができるからである。

保存・登録されたレポート・データベース５は、第１情報及び第２情報、すなわち、例えば、作業日付、労働時間、移動時間、交通手段、作業場所、機種名、顧客コード、包装材料、包装充填機、外包装機、それらのパーツ、記録日付、商品名、機能、バージョンなどに関するレポート・データベースの記録内容と、レポート情報内容とが、所定の検索システムで、分類され、対比され、マッチングされて、タグ付け若しくは分類されてそのレポートが記録される。
ここでの検索・分類システムは、分類及びマッチングを行い、例えば、レポート情報を自然言語として処理し、レポート情報の内容から分類及びマッチングを自動的に行うこともできる。

なお、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づいて種々変形させることが可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。

この発明の方法及び装置は、種々のレポート業務処理に使用することができる。

本発明の一実施例のレポート処理システムの全体構成を示す概略図 本発明の別の実施例のレポート処理システムの全体構成を示す概略図 本発明の実施例のレポート処理システムのフローチャート

符号の説明

１ 送信者端末
２ 受付部
３ 受付管理部
４ レポート管理部

Claims (5)

1. 送信者からの第１情報及び第２情報を含むレポート情報の入力を送信者端末で受け入れ、該レポート情報を電子メールで送信し、
   該送信者端末からの該第１情報を電子メールで受付部で受信して、該第１情報をチェックし、
   所定期間該第１情報を蓄積して、該第１情報から所定のデータを抽出し、経理処理部に出力し、
   該経理処理部において、経理処理の為の所定様式に従った書類を印刷し、
   該送信者端末からの該第２情報を電子メールで受付管理部で受信して、該第２情報をチェックし、
   所定期間該第２情報を蓄積して、該第２情報から所定のデータを抽出し、電子メールでレポート管理部に送信し、
   該レポート管理部において、該第２情報からの所定のデータをレポート・データベースに保存する、
   ことを特徴とするレポート処理方法。
2. 該受付管理部から該レポート情報が電子メールで該レポート管理部に送信されることによって、該受付管理部の管理者から承認が得られる、請求項１記載のレポート処理方法。
3. 該レポート情報が、第１情報及び第２情報とからなり、該第１情報が少なくとも経理処理用データを含み、該第２情報が少なくともレポート内容を含む、請求項１記載のレポート処理方法。
4. レポート・データベースに該レポート管理部において保存された該第２情報が、該送信者端末、該受付部、該受付管理部及び該レポート管理部からアクセス可能である、請求項１記載のレポート処理方法。
5. 送信者からの少なくとも経理処理用データを含む第１情報及び少なくともレポート内容を含む第２情報を含むレポート情報の入力を受け入れ、該レポート情報を電子メールで送信する送信者端末と、
   該送信者端末からの該第１情報を電子メールで受信して、該第１情報をチェックし、所定期間該第１情報を蓄積して、該第１情報から所定のデータを抽出し、出力する受付部と、
   受付部からの該第１情報に基づき、経理処理の為の所定様式に従った書類を印刷する経理処理部と、
   該送信者端末からの該第２情報を電子メールで受信して、該第２情報をチェックし、所定期間該第２情報を蓄積して、該第２情報から所定のデータを抽出し、電子メールで該受付管理部の管理者の承認を伴って送信する受付管理部と、
   該受付管理部からの該第２情報に基づき、該第２情報からの所定のデータをアクセル可能にレポート・データベースに保存するレポート管理部と、
   を有することを特徴とするレポート処理装置。

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