JP4852915B2

JP4852915B2 - タイムスタンプ取得プログラム、画像形成装置及びデジタルデータ管理システム

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Publication number: JP4852915B2
Application number: JP2005211912A
Authority: JP
Inventors: 俊一小島
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2005-07-21
Filing date: 2005-07-21
Publication date: 2012-01-11
Anticipated expiration: 2025-07-21
Also published as: US7873834B2; US20070022462A1; JP2007028554A

Description

本発明は、デジタルデータの生成時刻認証のためにタイムスタンプ局が発行するタイムスタンプの取得方法に関する。

コンピュータ上において電子文書ファイル等のデジタルデータが作成されると、一般にその作成時刻がデジタルデータの属性情報としてシステムにより設定される。ただ、作成時刻は、本来、変更されるべきでない属性情報であると考えられるが、実際には通常のデータと同様に書き換えることが可能である。つまり、デジタルデータは、過去や未来の時刻を持つデータとして自由自在に作り出すことができてしまうため、デジタルデータが実際にいつ作成されたものであるのか、属性情報のみで保証できないのが現実である。

そこで、現在では、デジタルデータの生成時刻認証を行うために第三者機関によるタイムスタンプ局が設けられている。すなわち、ユーザがデジタルデータのダイジェスト（ハッシュ値）を含むタイムスタンプ要求をタイムスタンプ局へ送信すると、タイムスタンプ局では、送られてきたダイジェストに時刻情報を付加した後、タイムスタンプ局の秘密鍵を用いてデジタル署名を行った後、署名されたダイジェストを返信する。なお、この返信する情報は、一般に「タイムスタンプトークン」と呼ばれている。そして、ユーザがデジタルデータの、ある時刻での存在を証明したいとき、当該デジタルデータのタイムスタンプが付加されたダイジェストを、タイムスタンプ局へ送信することでタイムスタンプの検証を依頼する。依頼を受けたタイムスタンプ局では、デジタル署名を利用して、送られてきたタイムスタンプの検証を行う。これにより、ユーザは、当該デジタルデータがその時刻にはすでに存在していたことを証明することができる。

ところで、複合機など近年の画像形成装置には、コンピュータが搭載されており、スキャン機能、コピー機能に加えてファックス機能やメール機能等が具備されることで、更に多量の多種多様な画像データが取り扱われるようになってきている。そして、これらの読取画像データは、ｅ文書法などの関係からデジタルデータのまま保存する機会が増大する傾向にある。ただ、画像形成装置は、基本的には読取データを蓄積して管理する装置ではない。従って、画像形成装置は、文書管理システムの運用に従い読取データを文書管理用の文書管理サーバなどにネットワーク経由で送信して別途管理させている。

画像形成装置により取得された画像が機密文書等の場合には、前述したタイムスタンプを取得、付加して保持管理することが望ましい場合がある。従来の画像形成装置では、機密文書を読み取ったときにその読み取った時点でタイムスタンプを取得、付加して文書管理サーバに送信していた。

特開２００３−３２３５１２号公報特開２００２−１１６６９４号公報

しかしながら、画像形成装置においては、デジタルデータの生成の度にタイムスタンプを取得することが必ずしも適当でない場合がある。例えば、汎用的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）などから構成されるクライアント端末装置であれば、デジタルデータの生成の度にタイムスタンプを取得しても、パーソナルユースであるため、他人や他の処理との関係上、問題になることは少ないと考えられる。これに対し、画像形成装置というのは、複数のユーザによって共有される装置である。従って、画像読取によりデジタルデータが生成されると、従来の画像形成装置では、タイムスタンプ局からタイムスタンプを取得してデジタルデータに付加し、そしてタイムスタンプが付加されたデジタルデータを文書管理サーバへ送信するという一連のデータ処理を行う。つまり、デジタルデータが生成される度に上記一連の処理が実行されると、共有される装置という性質上、処理負荷等の観点から必ずしも適当でないと考えられる。従って、画像形成装置にとって適切なタイミングでタイムスタンプを取得できることが好都合である。

本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、デジタルデータに付加するタイムスタンプを効率的に取得できるようにすることを目的とする。

以上のような目的を達成するために、本発明に係る画像形成装置は、ネットワーク通信機能を有する画像形成装置において、画像読取手段と、前記画像読取手段により読み取られることで生成された媒体の画像データをデジタルデータとして入力すると共に、その媒体と共に読み取られた所定のタイムスタンプ取得指示データの画像データを入力するデータ入力手段と、入力されたデジタルデータをデータ管理させるためにデータ管理サーバへ送信するデータ送信手段と、入力されたデジタルデータからダイジェストを生成するダイジェスト生成手段と、前記ダイジェスト生成手段が生成したダイジェストを記憶するダイジェスト記憶手段と、入力されたタイムスタンプ取得指示データの画像データを解析することによって当該デジタルデータに付加するタイムスタンプの取得のためのタイムスケジュールを設定するスケジュール設定手段と、前記スケジュール設定手段により設定されたタイムスケジュールに従い前記ダイジェスト記憶手段から取り出したダイジェストを含むタイムスタンプ要求を発信することによって、各デジタルデータの生成時刻認証のためのタイムスタンプをタイムスタンプ局から取得するタイムスタンプ取得手段と、先に送信したデジタルデータを、前記タイムスタンプ取得手段が取得した当該デジタルデータのタイムスタンプと組にしてデータ管理させるために、当該タイムスタンプを前記データ管理サーバへ送信するデータ管理指示手段とを有することを特徴とする。

また、タイムスタンプの取得タイミングが設定されているタイミングテーブルを有し、前記スケジュール設定手段は、入力されたタイムスタンプ取得指示データの画像データを解析することによってスケジュール特定情報を抽出し、その抽出したスケジュール特定情報をキーにして、前記タイミングテーブルから読み出した該当する取得タイミングによって、当該デジタルデータに付加するタイムスタンプの取得のためのタイムスケジュールを設定することを特徴とする。

本発明に係るタイムスタンプ取得プログラムは、ネットワーク通信機能を有する画像形成装置に搭載されたコンピュータを、前記画像形成装置の画像読取手段により読み取られることで生成された媒体の画像データをデジタルデータとして入力すると共に、その媒体と共に読み取られた所定のタイムスタンプ取得指示データの画像データを入力するデータ入力手段、入力されたデジタルデータをデータ管理させるためにデータ管理サーバへ送信するデータ送信手段、入力されたデジタルデータからダイジェストを生成してダイジェスト記憶手段へ登録するダイジェスト生成手段、入力されたタイムスタンプ取得指示データの画像データを解析することによって当該デジタルデータに付加するタイムスタンプの取得のためのタイムスケジュールを設定するスケジュール設定手段、前記スケジュール設定手段により設定されたタイムスケジュールに従い前記ダイジェスト記憶手段から取り出したダイジェストを含むタイムスタンプ要求を発信することによって、各デジタルデータの生成時刻認証のためのタイムスタンプをタイムスタンプ局から取得するタイムスタンプ取得手段、先に送信したデジタルデータを、前記タイムスタンプ取得手段が取得した当該デジタルデータのタイムスタンプと組にしてデータ管理させるために、当該タイムスタンプを前記データ管理サーバへ送信するデータ管理指示手段として機能させるためのものである。

本発明に係るデジタルデータ管理システムは、ネットワーク通信機能を有する画像形成装置と、デジタルデータを保持管理するデータ管理サーバとを有し、前記画像形成装置は、画像読取手段と、前記画像読取手段により読み取られることで生成された媒体の画像データをデジタルデータとして入力すると共に、その媒体と共に読み取られた所定のタイムスタンプ取得指示データの画像データを入力するデータ入力手段と、入力されたデジタルデータにデータ識別情報を付加して前記データ管理サーバへ送信するデータ送信手段と、入力されたデジタルデータからダイジェストを生成するダイジェスト生成手段と、前記ダイジェスト生成手段が生成したダイジェストを記憶するダイジェスト記憶手段と、入力されたタイムスタンプ取得指示データの画像データを解析することによって当該デジタルデータに付加するタイムスタンプの取得のためのタイムスケジュールを設定するスケジュール設定手段と、前記スケジュール設定手段により設定されたタイムスケジュールに従い前記ダイジェスト記憶手段から取り出したダイジェストを含むタイムスタンプ要求を発信することによって、各デジタルデータの生成時刻認証のためのタイムスタンプをタイムスタンプ局から取得するタイムスタンプ取得手段と、前記タイムスタンプ取得手段が取得したタイムスタンプに、当該デジタルデータのデータ識別情報を付加して前記データ管理サーバへ送信するデータ管理指示手段とを有し、前記データ管理サーバは、データ識別情報に対応させてデジタルデータを蓄積するデジタルデータ記憶手段と、前記画像形成装置から送られてきたデジタルデータを前記デジタルデータ記憶手段に登録するデジタルデータ登録手段と、前記画像形成装置から送られてきたタイムスタンプを、タイムスタンプに付加されたデータ識別情報により特定される、前記デジタルデータ記憶手段に登録済みのデジタルデータに付加するタイムスタンプ付加手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、入力されたデジタルデータをデータ管理サーバへ送信する処理と、入力されたデジタルデータに対して付加するタイムスタンプを取得する処理とを別個に実施することができる。これにより、タイムスタンプを取得するという特別な処理を、デジタルデータ取得の度に行うのではなく複数のデジタルデータをまとめて行うことができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

実施の形態１．
図１は、本発明に係るデジタルデータ管理システムの一実施の形態を示した電子文書管理システムの全体構成図である。図１には、複数台のクライアント２と文書管理サーバ４と画像形成装置６とゲートウェイ８とがＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１０で接続された構成の電子文書管理システムが示されている。本実施の形態における電子文書管理システムは、ゲートウェイ８を介して公衆網１２に接続され、タイムスタンプ局に設置されたタイムスタンプサーバ７との間で情報交換が可能に構成されている。本実施の形態では、既存のタイムスタンプサーバをそのまま利用することができる。クライアント２は、画像形成装置６の利用者が使用するＰＣ等のコンピュータである。文書管理サーバ４は、電子文書管理システムにおいて取り扱う電子文書を統合して保持管理するサーバコンピュータである。画像形成装置６は、画像データを形成する装置であり、本実施の形態では、スキャン機能、コピー機能、ファックス機能やメール機能等の機能を有し、内部にコンピュータが搭載された複合機を想定している。

図２は、本実施の形態における画像形成装置６及び文書管理サーバ４のブロック構成図である。本実施の形態における画像形成装置６には、ハードウェア構成として、スキャナ１４、プリンタ１６、操作パネル１８、通信インタフェース２０、ハードディスク装置２２及びコンピュータ２４が搭載されている。これらのハードウェアは、画像形成装置として本来的に従来から搭載されている。コンピュータ２４は、データ入力部２６、デジタル署名部２８、データ送信部３０、スケジュール設定部３２、属性情報登録部３４、タイムスタンプ取得部３６及びタイムスタンプ付加指示部３８を有している。データ入力部２６は、画像形成装置６の利用により得られた画像データを入力する。例えば、スキャン機能、コピー機能あるいはＦＡＸ送信機能等の利用の際にスキャナ１４が読み取った用紙の読取画像、あるいはメール機能やプリンタ機能の利用の際にＬＡＮ１０を介して送られてきた電子文書等を、画像データとして入力する。デジタル署名部２８は、データ入力部２６により入力された画像データに付加する署名を生成する。デジタル署名部２８に含まれるハッシュ値生成部４０は、署名の際にハッシュ値（ダイジェスト）を生成する。データ送信部３０は、デジタル署名が付加された画像データを文書管理サーバ４へ送信する。スケジュール設定部３２は、スケジュール保存部４２に設定されているスケジュール情報を参照に、入力された画像データに付加するタイムスタンプを取得するタイミングを特定する。属性情報登録部３４は、各画像データに設定されたスケジュール及び署名付加時に生成されたハッシュ値を属性情報として属性情報保存部４４に登録する。タイムスタンプ取得部３６は、各画像データに設定されたスケジュールに従ったタイミングでタイムスタンプを取得する。タイムスタンプ付加指示部３８は、取得されたタイムスタンプを文書管理サーバ４へ送信することによって、先に送信した画像データに、送信するタイムスタンプとの関連づけを指示する。

画像形成装置６のコンピュータ２４が有する各構成要素２６〜３８の処理機能は、当該処理機能を発揮するタイムスタンプ取得プログラムと、画像形成装置６を構成する各ハードウェア１４〜２４との協調動作により実現される。

一方、文書管理サーバ４は、画像形成装置６あるいはクライアント２から送られてくる電子文書を統合管理するサーバコンピュータであり、画像データ登録部４６が画像形成装置６などから送られてくる画像データを画像データベース５０に登録することによって電子文書を保持する。本実施の形態では、従前からある文書管理サーバ４を利用することができる。但し、後述する説明から明らかになるが、本実施の形態においては、画像データベース５０に登録済みの画像データに対して後付けでタイムスタンプを付加するので、画像形成装置６から送られてくるタイムスタンプを画像データベース５０に登録済みの対応する画像データに付加するためにタイムスタンプ付加部４８を設けておく必要はある。画像データ登録部４６及びタイムスタンプ付加部４８の処理機能は、当該処理機能を発揮するプログラムと、文書管理サーバ４を構成するハードウェアとの協調動作により実現される。

図３は、本実施の形態におけるスケジュール保存部４２に登録されているデータの構成例を示した図であるが、スケジュール保存部４２には、読み取られた文書画像の文書フォームを特定するフォームＩＤとスケジュール時刻とが組にして予め登録されている。

本実施の形態において特徴的なことは、入力された画像データに付加するタイムスタンプをいつ取得するか、その取得タイミングを画像データの文書管理サーバ４への登録とは別個に設定できるようにしたことであるが、以下、この特徴的な本実施の形態の動作について説明する。

本実施の形態は、画像データが取得されたときの処理と、タイムスタンプを取得するときの処理に大別できるので、まず最初に前者の画像データ取得時処理から図４に示したフローチャートを用いて説明する。なお、本実施の形態において取り扱う画像データは、全てタイムスタンプ取得対象として説明する。

例えば、画像形成装置６のスキャナ１４によって読取対象の用紙がスキャンされたことにより、データ入力部２６が画像データを入力すると（ステップ１１０）、デジタル署名部２８は、当該画像データに付加する署名を生成する（ステップ１２０）。なお、デジタル署名に関しては、本実施の形態の要旨ではないので説明を省略する。その後、データ送信部３０は、署名が付加された画像データを文書管理サーバ４へ送信する（ステップ１３０）。このとき、データ送信部３０は、画像データに、当該画像データを識別する情報として読取文書の文書ＩＤを付加してから送信する。

文書管理サーバ４において、画像データ登録部４６は、画像形成装置６から画像データが送られてくると、画像データベース５０に登録する。

本実施の形態においては、以上のように画像データを取得した時点でタイムスタンプの取得をすることなく画像データを文書管理サーバ４へ送信するようにした。但し、いずれタイムスタンプを取得して画像データに付加しなければならない。スケジュール設定部３２は、この画像データ送信後に送信済みの画像データに付加するタイムスタンプをいつ取得するかということを特定するためにスケジュールの設定処理を行う（ステップ１４０）。スケジュール設定部３２におけるスケジュール設定処理について図５に示したフローチャートを用いて説明する。

スケジュール設定部３２は、該当する画像データの画像解析を行うことで読み取った原稿用紙のフォームを認定し、フォームＩＤを特定するが（ステップ１４１）、ここで、本実施の形態においてフォームＩＤを特定するようにした理由及びフォームＩＤとスケジュール時刻とを組にしてスケジュール保存部４２に予め登録する理由について説明する。

電子文書の生成時刻認証のために第三者機関によるタイムスタンプ局からタイムスタンプを取得し、該当する電子文書に付加し、管理するようにすることは、前述したとおりである。そして、生成時刻の認証を受けてまで管理する電子文書は、契約書や請求書等企業にとって重要な文書の読取画像であると考えられる。このような契約書等の文書は、一般に予め決められた定型フォームを用いることが少なくない。このような定型フォームには、それぞれの定型フォームに固有の識別番号、すなわちフォームＩＤが割り当てられており、定型フォームの各用紙には、その用紙の片隅など所定の箇所にフォームＩＤが印刷されている場合が少なくない。近年では、フォームＩＤが用紙に埋め込まれたＩＤタグに記録されている場合もある。そこで、本実施の形態においては、スケジュール設定部３２を設けて、読取画像データの所定領域からフォームＩＤを抽出し、そのフォームＩＤに対応付けされている時刻を、当該画像データのために設定されたスケジュール情報としてスケジュール保存部４２から読み出すようにした。つまり、本実施の形態では、用紙のフォーム毎に設定されたスケジュール情報を取得し、当該画像データのタイムスケジュールとして自動設定するようにした。例えば、画像データから特定されたフォームＩＤが“Ｆ０１”であれば、図３から明らかなように“Ｆ０１”はスケジュール保存部４２に登録されているので（ステップ１４２）、フォームＩＤ“Ｆ０１”である画像データには、１８時にタイムスタンプを取得するという内容のスケジュールが取得できたことになる（ステップ１４３）。本実施の形態では、以上のように予め設定されているものの中から当該画像データのためのスケジュールを特定する情報としてフォームＩＤを利用した。

一方、画像データを解析した結果、フォームＩＤを特定できなかった場合（ステップ１４２）、あるいはフォームＩＤを特定できても該当するフォームＩＤがスケジュール保存部４２に登録されていなかった場合（ステップ１４４）、画像データ全てにタイムスタンプを付加することを前提としている本実施の形態においては、デフォルト値としてスケジュール保存部４２に登録されているフォームＩＤ“Ｆ００”のレコードを参照して、当該画像データにデフォルトのスケジュールを設定する（ステップ１４５）。

図４に戻り、属性情報登録部３４は、以上のようにして送信済みの画像データに対するスケジュールが設定されると、当該画像データを識別する文書ＩＤに、スケジュール設定部３２により特定されたスケジュールと、デジタル署名部２８におけるハッシュ値生成部４０が署名生成の過程において生成したハッシュ値とを対応付けして、当該画像データの属性情報として属性情報保存部４４に登録する（ステップ１５０）。属性情報保存部４４に登録される属性情報の例を図６に示す。

本実施の形態における画像データ取得時処理は以上の通りであるが、以上の処理は、データ入力部２６がスキャナ１４による画像読取りによって、あるいはネットワークを介して送られてくる電子文書を受信する度に実施される。従って、属性情報保存部４４には、画像データが入力される度に属性情報がその都度登録されていくことになる。

続いて、タイムスタンプを取得するときの処理を図７に示したフローチャートを用いて説明する。なお、ここで説明するタイムスタンプ取得時処理のみならず、前述した画像データ取得時処理においても、正確には各処理を実行するプログラムがコンピュータ２４のメモリに常駐して処理を継続実行することになるが、各フローチャートでは、便宜的にその都度処理が終了し、そしてその都度実行されるような処理フローとして図示した。

タイムスタンプ取得部３６は、コンピュータ２４が持つ計時手段（図示せず）から現在時刻を所定の時間間隔毎に取得する（ステップ２１０）。続いて、属性情報保存部４４に登録されている各画像データのスケジュール情報を参照して、スケジュールされた時刻に達している画像データの有無を調べる（ステップ２２０）。その結果、該当する画像データが存在すると、タイムスタンプ取得部３６は、当該画像データのハッシュ値を属性情報保存部４４から読み出し、そのハッシュ値を含むタイムスタンプ要求をタイムスタンプサーバ７へ送信することで当該画像データのためのタイムスタンプを取得する（ステップ２３０）。続いて、タイムスタンプ付加指示部３８は、タイムスタンプ取得部３６により取得されたタイムスタンプを文書管理サーバ４へ送信することによって、先に送信した画像データに、送信するタイムスタンプとの関連づけを指示する（ステップ２４０）。このとき、タイムスタンプ付加指示部３８は、タイムスタンプを付加すべき画像データを特定する情報として文書ＩＤを、タイムスタンプに付加してから送信する。

文書管理サーバ４において、タイムスタンプ付加部４８は、画像形成装置６から送られてくるタイムスタンプを、画像データベース５０に登録済みの当該画像データに付加する。より具体的に説明すると、タイムスタンプ付加部４８は、タイムスタンプと共に送られてきた文書ＩＤをキーにして画像データベース５０を検索することで該当する画像データを取り出し、その画像データにタイムスタンプを付加した後、画像データベース５０に再登録する。

以上の画像データへのタイムスタンプの付加処理の正常終了が確認できると、タイムスタンプ付加指示部３８は、処理対象の画像データの属性情報を属性情報保存部４４から削除する（ステップ２５０）。これにより、同じ処理の繰り返しを防止する。なお、スケジュールされた時刻に達している画像データが複数存在すれば、各画像データに対してステップ２３０〜２５０の処理を行う。

本実施の形態によれば、以上説明したように、入力された画像データを文書管理サーバ４へ送信する処理と、入力された画像データに対して付加するタイムスタンプを取得する処理とを別個に実施することができる。もちろん、各処理を切り離して実行することで、タイムスタンプ取得処理を画像形成装置６の処理負荷が比較的小さいときに行うという運用上の効果も期待できるが、本実施の形態では、むしろ公衆網１２を介して外部からタイムスタンプを取得するという特別な処理を、画像データ取得の度に行うのではなく複数の画像データをまとめて実施できるようにしたことがより効果的である。

以上のように、本実施の形態では、各画像データに対して、文書管理サーバ４への登録処理とタイムスタンプの取得処理とを一連の処理として実施するのではなく、画像データ取得時には取得した画像データを即座に文書管理サーバ４へ登録するものの、タイムスタンプの取得処理は、タイムスケジュールに従い他の画像データと共にタイムスタンプを取得するようにした。タイムスタンプの取得を文書管理サーバ４への登録と切り離せるのは、次の理由による。

それは、読み取る文書の種類に依存することになるであろうが、通常は、時分レベルでの時刻認証までは要求されておらず、日付レベルで認証できればよいという電子文書がほとんどであると考えられるからである。つまり、タイムスタンプの取得を画像データの取得の度に必ずしも行う必要はなく、その日のうち、あるいは近々に取得できればよい。そこで、本実施の形態では、「日毎にまとめて」などのタイムスケジュールに従いタイムスタンプを取得できるようにした。本実施の形態では、画像データをまとめる単位の一例として文書のフォーム毎としたが、もし、フォーム毎ではなく全ての画像データをまとめたいのであれば、スケジュール保存部４２に設定する各フォームＩＤに同じ時刻を設定すればよいし、あるいはデフォルトのレコードのみをスケジュール保存部４２に残すようにしてもよい。あるいは、スケジュール保存部４２を利用せずに、タイムスタンプ取得部３６が予め決められた時刻に自動的に処理を開始し、全ての画像データに対してタイムスタンプを取得するようにしてもよい。更に、本実施の形態では、簡単に時刻のみを設定した例を示したが、スケジュール保存部４２に翌日以降の日時を設定するようにしてもよい。

なお、本実施の形態では、全ての画像データに対してタイムスタンプを取得することを前提にして説明したが、運用上、実際には必ずしも全ての画像データに取得する必要はないかもしれない。この場合は、例えばデフォルト値（“Ｆ００”のレコード）を設定せずに、画像データから特定できたフォームＩＤがスケジュール保存部４２に登録されていれば、設定された時刻にタイムスタンプを取得し、スケジュール保存部４２に登録されていなければ、その画像データにはタイムスタンプを付加しないようにすることも可能である。

実施の形態２．
上記実施の形態１では、読取画像データに対してフォーム単位にタイムスタンプ取得のスケジュールを設定できる例を示した。本実施の形態では、画像データ毎に設定できる例を示す。

図８は、本実施の形態において使用するタイムスタンプの指示フォーム用紙のフォーマット例を示した図である。この指示フォーム用紙には、タイムスタンプの取得を申し込む際の申込番号の記入欄、書類の種別を指定する欄、本人確認書類を指定する欄、そしてタイムスタンプのスケジュールについて指定する欄が設けられている。このうち、スケジュールについて指定する欄には、タイムスタンプ取得の要否、取得する場合には、時刻を指定するか否か、時刻を指定する場合にはその指定時刻、指定しない場合には標準時刻、をそれぞれ指定するチェックボックスが設けられている。

次に、本実施の形態における動作について図９及び図１０に示したフローチャートを用いて説明する。なお、図９は実施の形態１における図４に、図１０は実施の形態１における図５に、それぞれ対応するフローチャートである。なお、それ以外の処理は、実施の形態１と同じである。各フローチャートにおいて同じ処理には、同じステップ番号を付け、処理の説明を適宜省略する。また、本実施の形態におけるシステム構成は、実施の形態１と同じである。

電子化する文書にタイムスタンプを付加したい場合、ユーザは、前述した指示フォーム用紙に必要事項を記入し、文書と共にスキャナ１４で読み取らせる。

データ入力部２６は、この読取操作によって生成された画像データを入力する（ステップ１１０）。そして、入力された各画像データを解析することによって、指示フォーム用紙の読取画像データが存在するか否かを調べる（ステップ１６０）。本実施の形態で用いる指示フォーム用紙は、定型フォームなので、データ入力部２６は、所定の方法にて指示フォーム用紙の読取画像データの有無を判別する。所定の方法というのは、例えばフォーム用紙の所定箇所にバーコード等の識別情報を印刷しておいたり、コンピュータ２４に指示フォーム用紙の画像データを予め登録しておいたりすることで、指示フォーム用紙の有無を容易に判定できる。データ入力部２６は、読取画像データの中に指示フォーム用紙の画像データが含まれていた場合には、その画像データを除く画像データを抽出して（ステップ１７０）、後段のデジタル署名部２８及びデータ送信部３０へ渡すことになる。その後、デジタル署名部２８によって署名された画像データは、データ送信部３０により文書管理サーバ４へ送信される（ステップ１２０，１３０）。

続いて、スケジュール設定部３２は、指示フォーム用紙の画像データが存在していると（ステップ１４７）、その画像データを解析することによって指定されたスケジュール内容、つまりタイムスタンプを取得する時刻を特定する（ステップ１４８）。画像形成装置６に搭載されたＯＣＲ等の既存技術を利用することで、ユーザによる記入内容も容易に判読することができるので、スケジュール設定部３２は、ユーザによって記入された時刻を認識することができる。標準時刻が選択されていた場合には、実施の形態１で用いたスケジュール保存部４２若しくは他の記憶手段等に予め設定されている時刻を読み出し標準時刻として利用する。なお、指示フォームがない場合、本実施の形態では、タイムスタンプの取得指示がなかったものとする。

図９に戻り、属性情報登録部３４は、以上のようにして送信済みの画像データに対するスケジュールが設定されると、当該画像データを識別する文書ＩＤに、スケジュール設定部３２により特定されたスケジュールと、署名生成時に生成されたハッシュ値とを対応付けして、当該画像データの属性情報として属性情報保存部４４に登録する（ステップ１５０）。

これ以降の処理については、実施の形態１と同じなので省略するが、本実施の形態によれば、指示フォーム用紙を利用することで画像データ個々にタイムスタンプの取得タイミングを設定することができる。

なお、本実施の形態では、指示フォーム用紙を用いるようにしたが、指示フォーム用紙を電子化して用意しておくことで、スキャナ１４から読み取らせなくても電子メール等ネットワーク経由で送られてくる画像データを入力する場合にも、本実施の形態を適用することができる。

また、タイムスタンプの取得タイミングの設定方法として、実施の形態１，２にそれぞれ異なる実施例を示したが、その他の方法によってタイムスケジュールを設定してもよい。例えば、画像形成装置６の操作パネル１８からの操作指示により文書がスキャナ１４によって読み取られたときには、ユーザは、画像形成装置６の所にいることは明らかなので、この場合には、タイムスタンプの取得の是非や取得する時刻を指定させる画面を操作パネル１８に表示させて、ユーザに入力させるようにしてもよい。この場合、画像データ毎にタイムスタンプの取得タイミングを設定させることができる。また、スケジュールの設定は、前述した方法を個別に利用するのではなく、優先順位を付けることによって組み合わせて利用することも可能である。例えば、指示フォーム用紙の利用を第１優先とする場合、管理対象の文書と共に指示フォーム用紙が読み取られた場合には、その用紙に記入された指示に従う。もし、読み取られていなければ、第２優先の読取文書のフォームＩＤに従う、などである。

なお、本発明は、上記各実施の形態に示したように画像形成装置６に適用することで最も効果的であるが、汎用的なコンピュータで実施することも可能である。

本発明に係るデジタルデータ管理システムの一実施の形態を示した電子文書管理システムの全体構成図である。本実施の形態における画像形成装置６及び文書管理サーバ４のブロック構成図である。本実施の形態におけるスケジュール保存部に登録されているデータの構成例を示した図である。実施の形態１における画像データ取得時処理を示したフローチャートである。実施の形態１におけるスケジュール設定処理を示したフローチャートである。実施の形態１において属性情報保存部に登録される属性情報の例を示した図である。実施の形態１におけるタイムスタンプ取得時処理を示したフローチャートである。実施の形態２において使用するタイムスタンプの指示フォーム用紙のフォーマット例を示した図である。実施の形態２における画像データ取得時処理を示したフローチャートである。実施の形態２におけるスケジュール設定処理を示したフローチャートである。

符号の説明

２クライアント、４文書管理サーバ、６画像形成装置、７タイムスタンプサーバ、８ゲートウェイ、１０ＬＡＮ、１２公衆網、１４スキャナ、１６プリンタ、１８操作パネル、２０通信インタフェース、２２ハードディスク装置、２４コンピュータ、２６データ入力部、２８デジタル署名部、３０データ送信部、３２スケジュール設定部、３４属性情報登録部、３６タイムスタンプ取得部、３８タイムスタンプ付加指示部、４０ハッシュ値生成部、４２スケジュール保存部、４４属性情報保存部、４６画像データ登録部、４８タイムスタンプ付加部、５０画像データベース。

Claims

ネットワーク通信機能を有する画像形成装置において、
画像読取手段と、
前記画像読取手段により読み取られることで生成された媒体の画像データをデジタルデータとして入力すると共に、その媒体と共に読み取られた所定のタイムスタンプ取得指示データの画像データを入力するデータ入力手段と、
入力されたデジタルデータをデータ管理させるためにデータ管理サーバへ送信するデータ送信手段と、
入力されたデジタルデータからダイジェストを生成するダイジェスト生成手段と、
前記ダイジェスト生成手段が生成したダイジェストを記憶するダイジェスト記憶手段と、
入力されたタイムスタンプ取得指示データの画像データを解析することによって当該デジタルデータに付加するタイムスタンプの取得のためのタイムスケジュールを設定するスケジュール設定手段と、
前記スケジュール設定手段により設定されたタイムスケジュールに従い前記ダイジェスト記憶手段から取り出したダイジェストを含むタイムスタンプ要求を発信することによって、各デジタルデータの生成時刻認証のためのタイムスタンプをタイムスタンプ局から取得するタイムスタンプ取得手段と、
先に送信したデジタルデータを、前記タイムスタンプ取得手段が取得した当該デジタルデータのタイムスタンプと組にしてデータ管理させるために、当該タイムスタンプを前記データ管理サーバへ送信するデータ管理指示手段と、
を有することを特徴とする画像形成装置。
請求項１記載の画像形成装置において、
タイムスタンプの取得タイミングが設定されているタイミングテーブルを有し、
前記スケジュール設定手段は、入力されたタイムスタンプ取得指示データの画像データを解析することによってスケジュール特定情報を抽出し、その抽出したスケジュール特定情報をキーにして、前記タイミングテーブルから読み出した該当する取得タイミングによって、当該デジタルデータに付加するタイムスタンプの取得のためのタイムスケジュールを設定することを特徴とする画像形成装置。
ネットワーク通信機能を有する画像形成装置に搭載されたコンピュータを、
前記画像形成装置の画像読取手段により読み取られることで生成された媒体の画像データをデジタルデータとして入力すると共に、その媒体と共に読み取られた所定のタイムスタンプ取得指示データの画像データを入力するデータ入力手段、
入力されたデジタルデータをデータ管理させるためにデータ管理サーバへ送信するデータ送信手段、
入力されたデジタルデータからダイジェストを生成してダイジェスト記憶手段へ登録するダイジェスト生成手段、
入力されたタイムスタンプ取得指示データの画像データを解析することによって当該デジタルデータに付加するタイムスタンプの取得のためのタイムスケジュールを設定するスケジュール設定手段、
前記スケジュール設定手段により設定されたタイムスケジュールに従い前記ダイジェスト記憶手段から取り出したダイジェストを含むタイムスタンプ要求を発信することによって、各デジタルデータの生成時刻認証のためのタイムスタンプをタイムスタンプ局から取得するタイムスタンプ取得手段、
先に送信したデジタルデータを、前記タイムスタンプ取得手段が取得した当該デジタルデータのタイムスタンプと組にしてデータ管理させるために、当該タイムスタンプを前記データ管理サーバへ送信するデータ管理指示手段、
として機能させるためのタイムスタンプ取得プログラム。
ネットワーク通信機能を有する画像形成装置と、
デジタルデータを保持管理するデータ管理サーバと、
を有し、
前記画像形成装置は、
画像読取手段と、
前記画像読取手段により読み取られることで生成された媒体の画像データをデジタルデータとして入力すると共に、その媒体と共に読み取られた所定のタイムスタンプ取得指示データの画像データを入力するデータ入力手段と、
入力されたデジタルデータにデータ識別情報を付加して前記データ管理サーバへ送信するデータ送信手段と、
入力されたデジタルデータからダイジェストを生成するダイジェスト生成手段と、
前記ダイジェスト生成手段が生成したダイジェストを記憶するダイジェスト記憶手段と、
入力されたタイムスタンプ取得指示データの画像データを解析することによって当該デジタルデータに付加するタイムスタンプの取得のためのタイムスケジュールを設定するスケジュール設定手段と、
前記スケジュール設定手段により設定されたタイムスケジュールに従い前記ダイジェスト記憶手段から取り出したダイジェストを含むタイムスタンプ要求を発信することによって、各デジタルデータの生成時刻認証のためのタイムスタンプをタイムスタンプ局から取得するタイムスタンプ取得手段と、
前記タイムスタンプ取得手段が取得したタイムスタンプに、当該デジタルデータのデータ識別情報を付加して前記データ管理サーバへ送信するデータ管理指示手段と、
を有し、
前記データ管理サーバは、
データ識別情報に対応させてデジタルデータを蓄積するデジタルデータ記憶手段と、
前記画像形成装置から送られてきたデジタルデータを前記デジタルデータ記憶手段に登録するデジタルデータ登録手段と、
前記画像形成装置から送られてきたタイムスタンプを、タイムスタンプに付加されたデータ識別情報により特定される、前記デジタルデータ記憶手段に登録済みのデジタルデータに付加するタイムスタンプ付加手段と、
を有することを特徴とするデジタルデータ管理システム。