JP2023153506A - 情報処理装置、情報処理方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファイルの管理を容易にすること。【解決手段】記入事項を有する申請書ひな形に事項が入力された入力済申請書をネットワークを通じて受信すると、受信した入力済ひな形を、入力済申請書の送信者の識別情報と関連づけて記憶する記憶部１２と、入力済申請書の受信者が入力済申請書の内容を画面に表示する際に、当該入力済申請書を受理するか否かを選択させる識別情報を表示し、受信者の操作に応じて受信者が受理することを選択した第１の入力済申請書と、受信者が受理しないことを選択した第２の入力済申請書にそれぞれ固有のステータスを割り振り、第１の入力済申請書の概要一覧と第２の入力済申請書の概要一覧を切り替える受理ボタン２２ｅおよび不受理ボタン２２ｆを画面に表示する制御部１１と、を有する。【選択図】図４

Description

本発明は情報処理装置、情報処理方法およびプログラムに関する。

アンケート等の調査のため多くの人に一定の様式で行う問合せを、コンピュータを用いて実行する方法が知られている。例えば、アンケートフォーマット用データの全部または一部を作成して送り出すアンケートフォーマット用データ作成手段と、送り出されたアンケートフォーマット用データからアンケートフォーマットを作成し、アンケートフォーマットに関するアンケート結果データを受け付けるサーバ装置と、アンケートフォーマットをダウンロードして、回答データを書き込み、その書き込まれたアンケートの全部または一部をサーバに送信するアンケート記入クライアント装置と、人事担当者の担当するアンケート記入者のアンケート結果データをサーバからダウンロードして閲覧することが出来る人事担当クライアント装置とを備えたアンケートシステムが知られている。

特開２００１－３１２５７５号公報

特許文献１に記載された方法では、例えば１０００人から問い合わせ結果のファイルを回収した場合、その１０００のファイルの保存やファイル上の数値や内容の集計が困難であるという問題がある。これは、問い合わせ結果のファイル数が多くなればなるほど、より困難なものとなる。
１つの側面では、本発明は、ファイルの管理を容易にすることを目的とする。

上記目的を達成するために、開示の情報処理装置が提供される。この情報処理装置は、記入事項を有するフォームに、事項が入力された入力済フォームをネットワークを通じて受信すると、受信した前記入力済フォームを、入力済フォームの送信者の識別情報と関連づけて記憶する文書データ記憶部と、入力済フォームの受信者が入力済フォームの内容を画面に表示する際に、当該入力済フォームを受理するか否かを選択させる識別情報を表示し、受信者の操作に応じて受信者が受理することを選択した第１の入力済フォームと、受信者が受理しないことを選択した第２の入力済フォームにそれぞれ固有のステータスを割り振り、第１の入力済フォームの概要一覧と第２の入力済フォームの概要一覧を切り替える識別情報を画面に表示する制御部と、を有している。

１態様では、ファイルの管理を容易にすることができる。

実施の形態のファイル管理システムを示す図である。 実施の形態のファイル管理装置のハードウェア構成を示す図である。 実施の形態のファイル管理装置の機能を示すブロック図である。 初期ログイン時に表示される画面の一例を示す図である。 更新されたユーザ登録画面を示す図である。 作成対象の申請書ひな形の一例を示す図である。 申請書ひな形の作成時に表示される画面を示す図である。 申請書ひな形の作成を説明する図である。 追加ボタンを選択したときに表示される部品選択画面の一例を示す図である。 部品が選択されたときに申請書ひな形作成画面に表示される画面を説明する図である。 部品が選択されたときに申請書ひな形作成画面に表示される画面を説明する図である。 部品が選択されたときに申請書ひな形作成画面に表示される画面を説明する図である。 完成した申請書ひな形の一例を示す図である。 完成した申請書ひな形の一例を示す図である。 完成した申請書ひな形の一例を示す図である。 完成した申請書ひな形の一例を示す図である。 ユーザが操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。 招待画面を説明する図である。 承認画面を説明する図である。 設定画面を説明する図である。 ＵＲＬ取得画面を説明する図である。 フォームを切り替える画面の一例を示す図である。 受信者が操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。 受信者が操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。 受信者が操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。 不受理メール送信設定画面を説明する図である。 入力済申請書のステータスを「未開封」から「取下げ済」に変更する処理の一例を説明する図である。 申請者が操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。

以下、実施の形態のファイル管理システムを、図面を参照して詳細に説明する。

以下の図面等において示す各構成の位置、大きさ、形状、範囲などは、発明の理解を容易にするため、実際の位置、大きさ、形状、範囲などを表していない場合がある。このため、本発明は、必ずしも、図面等に開示された位置、大きさ、形状、範囲等に限定されない。
実施の形態において単数形で表される要素は、文面で明らかに示されている場合を除き、複数形を含むものとする。
＜実施の形態＞
図１は、実施の形態のファイル管理システムを示す図である。

実施の形態のファイル管理システム１０は、ファイル管理装置１が、インターネットや専用線等のネットワークを介して端末装置２ａ、２ｂ、２ｃに接続されている。

端末装置２ａは、Ａ社、端末装置２ｂはＢ社、端末装置２ｃはＣ社等、実施の形態の端末装置２ａ、２ｂ、２ｃは、それぞれ異なる組織の部門に配置されている装置である。端末装置２ａ、２ｂ、２ｃとしては、例えばデスクトップＰＣ、ノートＰＣ、タブレット端末、スマートフォン等が挙げられる。

ファイル管理装置１と、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃはＷｅｂプログラムを実装している。端末装置２ａ、２ｂ、２ｃは、Ｗｅｂブラウザを介してアンケート等の問い合わせ内容を電子化した文書ファイルを、ファイル管理装置１とやりとりする。文書ファイルとしては特に限定されないが、例えばアンケートフォーム、申請書、見積書、注文書、契約書等が挙げられる。図１ではアンケートフォームを例示している。
以下、ファイル管理システム１０をＡ社、Ｂ社、Ｃ社の各担当者が利用するものとして説明する。

Ａ社、Ｂ社、Ｃ社の各担当者は、それぞれ自己に割り当てられたＥメール（mail）アドレスを用いてファイル管理装置１にユーザ登録を行うことにより、ファイル管理装置１が構築する問い合わせファイル処理システムにアクセスする環境を整える。なお、メールアドレスは、担当者を識別する識別情報の一例である。

その後、例えばＡ社の担当者が端末装置２ａを操作することにより、ファイル管理装置１が端末装置２ａに接続されたモニタにログイン画面を表示させる。担当者はログイン画面にメールアドレスおよびユーザ登録時に入力したパスワードを入力することにより、ファイル管理装置１が提供するサービスにログインすることができる。

端末装置２ａ、２ｂ、２ｃは、ログイン後に、文書ファイルに関する処理を、ファイル管理装置１を介して実行することができる。処理の種別としては、例えば、文書ファイルの作成、送受信、閲覧、編集等が挙げられる。

例えば、Ａ社の担当者がＢ社宛にアンケートフォームを発行する際には、Ａ社の担当者は、端末装置２ａを操作することにより、ログイン後に表示される管理画面にてアンケートフォームを作成する。そして、作成したアンケートフォームを送信する。送信されたアンケートフォームはファイル管理装置１が保管する。またファイル管理装置１は、Ａ社の担当者がフォームの配布を希望するＢ社およびＣ社の担当者にアンケートフォームを配布することができる。Ｂ社およびＣ社の担当者は、アンケートフォームに必要事項を記入した回答ファイルをファイル管理装置１に送信する。Ａ社の担当者は、ファイル管理装置１にアクセスすることにより、回答ファイルを受理するか否か、回答ファイルの修正をＢ社やＣ社の担当者に依頼するか否かを決定することができる。

すなわち、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ間で文書ファイルを直接やりとりするのではなく、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃで作成され、送信先に送信された全ての文書ファイルはファイル管理装置１が保管し共有データのような取扱いとなる。そして、ファイル管理装置１は、必要に応じて文書ファイルの閲覧、編集権限を端末装置２ａ、２ｂ、２ｃに与える。

このように、電子上で文書ファイル原本そのものを電子化し、処理することができる。従って、紙やＰＤＦによるファイルの管理や保管の手間を省くことができる。

なお、前述したように、端末装置２ａ、２ｂ、２ｃ間で文書ファイルを直接やりとりするのではないが、以下の説明では、説明を分かり易くするために、例えばＡ社の担当者からＢ社の担当者のメールアドレスを宛先とする文書ファイルが送信された場合、一般的なファイルのやりとりと同じく、「ファイルを受信する」という表現を用いる場合がある。
なお、ファイル管理装置１と各端末装置２ａ、２ｂ、２ｃとの文書ファイルのやりとりは暗号化されるのが好ましい。
以下、開示のファイル管理システムをより具体的に説明する。
図２は、実施の形態のファイル管理装置のハードウェア構成を示す図である。

ファイル管理装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ１０１には、バス１０８を介してＲＡＭ（Random Access Memory）１０２と複数の周辺機器が接続されている。

ＲＡＭ１０２は、ファイル管理装置１の主記憶装置として使用される。ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１に実行させるＯＳのプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１による処理に使用する各種データが格納される。

バス１０８には、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ:Hard Disk Drive）１０３、グラフィック処理装置１０４、入力インタフェース１０５、ドライブ装置１０６、および通信インタフェース１０７が接続されている。

ハードディスクドライブ１０３は、内蔵したディスクに対して、磁気的にデータの書き込みおよび読み出しを行う。ハードディスクドライブ１０３は、ファイル管理装置１の二次記憶装置として使用される。ハードディスクドライブ１０３には、ＯＳのプログラム、アプリケーションプログラム、および各種データが格納される。なお、二次記憶装置としては、フラッシュメモリ等の半導体記憶装置を使用することもできる。

グラフィック処理装置１０４には、モニタ１０４ａが接続されている。グラフィック処理装置１０４は、ＣＰＵ１０１からの命令に従って、画像をモニタ１０４ａの画面に表示させる。モニタ１０４ａとしては、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）を用いた表示装置や、液晶表示装置等が挙げられる。

入力インタフェース１０５には、キーボード１０５ａとマウス１０５ｂとが接続されている。入力インタフェース１０５は、キーボード１０５ａやマウス１０５ｂから送られてくる信号をＣＰＵ１０１に送信する。なお、マウス１０５ｂは、ポインティングデバイスの一例であり、他のポインティングデバイスを使用することもできる。他のポインティングデバイスとしては、例えばタッチパネル、タブレット、タッチパッド、トラックボール等が挙げられる。

ドライブ装置１０６は、例えば、光の反射によって読み取り可能なようにデータが記録された光ディスクや、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等の持ち運び可能な記録媒体に記録されたデータの読み取りを行う。例えば、ドライブ装置１０６が光学ドライブ装置である場合、レーザ光等を利用して、光ディスク２００に記録されたデータの読み取りを行う。光ディスク２００には、Ｂｌｕ－ｒａｙ（登録商標）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ－ＲＡＭ、ＣＤ－ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＣＤ－Ｒ（Recordable）／ＲＷ（ReWritable）等が挙げられる。

通信インタフェース１０７は、ネットワーク５０に接続されている。通信インタフェース１０７は、ネットワーク５０を介して、他のコンピュータまたは通信機器との間でデータを送受信する。

以上のようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。なお、図２にはファイル管理装置１のハードウェア構成を示したが、端末装置２ａ等、他のコンピュータも同様のハードウェア構成で実現することができる。
図２に示すようなハードウェア構成のファイル管理装置１内には、以下のような機能が設けられる。
図３は、実施の形態のファイル管理装置の機能を示すブロック図である。
ファイル管理装置１は、制御部１１と記憶部１２とを有している。
制御部１１は、ファイル管理装置１全体を制御する。

記憶部１２には、ユーザ情報や、作成されたひな形（フォーム）や、ひな形に情報を入力することにより作成された入力済フォーム等、各種のデータが記憶される。

以下、ファイル管理装置１の処理を説明する。まず、文書ファイルに関わるユーザ（例えば、文書ファイルの作成者や、文書ファイルを受信する受信者等）は、ファイル管理装置１が公開するウェブサイトにアクセスする。そして、ウェブサイト上でメールアドレスおよびパスワードを入力することによりアカウントを作成する。これにより、ファイル管理装置１が構築するシステムへのログインが可能となる。ユーザは、作成したアカウントでシステムにサインインする。
ユーザは、まずユーザ登録を行う。
図４は、初期ログイン時に表示される画面の一例を示す図である。
図４に示すように、画面２００には、ステータス画面表示部２０と内容画面表示部３０とが表示される。

ステータス画面表示部２０には、新たな文書ファイルを作成する際に選択する新規作成ボタン２１が配置されている。また、ステータス画面表示部２０には、予め用意されたＴＯＰ画面に遷移するＴＯＰボタン２２が配置されている。

また、ステータス画面表示部２０には、文書ファイルの現在の処理状況（ステータス）に対応するボタンが表示される。制御部１１は、文書ファイルをステータス毎にまとめて管理する。ユーザや、ユーザが送信した文書ファイルを受信した者（以下、単に受信者という）は、ステータス画面表示部２０に表示された各ボタンを選択することにより、ステータス毎にまとめられた文書ファイルを閲覧したり、処理したりすることができる。

具体的には、ステータス画面表示部２０には下書きボタン２２ａ、作成済ボタン２２ｂ、ゴミ箱ボタン２２ｃ、未開封ボタン２２ｄ、受理ボタン２２ｅ、不受理ボタン２２ｆ、保管箱ボタン２２ｇ、削除済ボタン２２ｈ、取下げ済（送信取消）ボタン２２ｉ、および送信済ボタン２２ｊが配置されている。なお、各ステータスの詳細については、後述する。
内容画面表示部３０には、文書ファイルの内容が表示される。

初期ログイン時には、内容画面表示部３０にユーザ登録画面３０ａが表示される。ユーザ登録画面３１には、ボタン３１ａが表示される。ユーザがボタン３１ａを選択すると、制御部１１は、組織・部門名登録画面３１ｂを表示する。作成者が、自分が所属する組織名および部門名を組織・部門名登録画面３１ｂに入力して登録ボタン３１ｃを選択すると、制御部１１は、入力された組織・部門名をユーザ情報に登録して更新する。
図５は、更新されたユーザ登録画面を示す図である。

ユーザ登録画面３０ａ内の組織・部門・ユーザ名の部分に入力された組織・部門名（図５では、特許用テスト組織・特許用テスト部門）が設定されている。ユーザは任意のタイミングでメニュー画面表示部２０の一覧（変更）ボタン２２ｋを選択することにより、再度ユーザ登録画面３０ａが表示される。これにより、組織・部門名を変更することができる。また、ユーザが複数の組織に所属している場合は、当該処理を繰り返し行うことで複数の組織をユーザ情報に登録することができる。また、ユーザは、当該部門に属するメンバーのユーザ情報を登録することも可能である。

次に、ユーザが文書ファイルを作成する場合の例を説明する。文書ファイルを作成するユーザ（以下、作成者と言う）がステータス画面表示部２０に表示されている下書きボタン２２ａを選択すると、制御部１１は、申請書ひな形作成・編集画面を内容画面表示部３０に表示する。
図６は、作成対象の申請書ひな形の一例を示す図である。

本実施の形態では、文書ファイルの一例として図６に示す支払金口座振替登録依頼書のひな形（申請書ひな形）を作成する場合を例に説明する。図６に示す依頼書は紙やｐｄｆで配付されており、申請者が入力事項に筆記で入力していく。ファイル管理装置１は、この依頼書に基づき申請書ひな形を作成し、依頼者が端末を操作することにより各項目を入力できるようにする。
図７は、申請書ひな形の作成時に表示される画面を示す図である。
内容画面表示部３０は、申請書ひな形情報概要表示部３１と申請書ひな形内容表示部３２とを有している。

申請書ひな形情報概要表示部３１には、これから作成するまたは既に作成された申請書ひな形に関する情報（申請書ひな形情報）のうち、少なくとも一部の情報（例えば作成者が閲覧を希望する情報）が表示される。どの情報を表示するかは任意に変更できる。各申請書ひな形情報には、書類名や宛先の部門、組織名、問い合わせフォームの作成者、公開開始日、公開終了日、作成者のメモ等が含まれる。これらの情報は以下に示す部品選択画面によって作成者が入力することができる。

作成者が申請書ひな形情報概要表示部３１に表示されている申請書ひな形情報のうち、任意の申請書ひな形情報を選択すると、制御部１１は、選択された申請書ひな形情報を、申請書ひな形内容表示部３２に表示する。表示されるひな形は、制御部１１が記憶部１２を参照して抽出したものである。
図８は、申請書ひな形の作成を説明する図である。
申請書ひな形内容表示部３２には、申請書のひな形を作成するための項目（フォーム）が表示される。

図８では、申請書ひな形の書類名、Ｔｏ部門、公開期間、公開範囲等の入力を受け付けるフォームが表示されている。作成者は、これらのフォームに情報を入力することができる。また、作成者は、オリジナルのフォームを申請書ひな形に追加する場合は、追加ボタン（図示せず）を選択する。これにより制御部１１は、申請書ひな形に追加するフォームの部品（フォームの種別）を選択する画面（部品選択画面）を表示する。
図９は、追加ボタンを選択したときに表示される部品選択画面の一例を示す図である。

部品選択画面４４には、追加するフォームの部品を示すボタンが表示されている。ここでは、「１項目１入力」の部品を選択するものとする。作成者が追加ボタン４４ａを選択すると、制御部１１は、選択した部品に応じた申請書ひな形を作成する画面を申請書ひな形内容表示部３２に表示する。
図１０～図１２は、部品が選択されたときに申請書ひな形作成画面に表示される画面を説明する図である。
図１０に示すように、図９に示すフォーム３２ａに加えて新たにフォーム３２ｂが追加されている。

本具体例では、図１１に示すように、作成者は、「従来のひな形（ＰＤＦ）を参考にしながらフォームを入力して下さい。」と言う文言をフォーム３２ｂに追加している。また、作成者は、東京都中央区のウェブサイトに用意されている、支払金口座振替登録依頼書のリンクをフォーム３２ｂに貼り付けることができる。また、フォーム３２ｂには、支払金口座振替登録依頼書の画像を貼り付ける欄が設けられており、作成者は、この欄に支払金口座振替登録依頼書をフォーム３２ｂに貼り付けることができる。

次に、図１２に示すように、作成者は、部品選択画面４４を呼び出し、「自由記入欄」の部品を選択する。これにより、制御部１１は、自由記入用のフォーム３２ｃを申請書ひな形内容表示部３２に表示する。本具体例では、作成者は、「（宛先）中央区長 中央区からの支払金は、下記に払い込みしてください。」の文言を追加している。

次に作成者は部品選択画面４４を呼び出し、「年月日」の部品を選択する。これにより、制御部１１は、年月日入力用のフォーム（図示せず）を申請書ひな形内容表示部３２に表示する。本具体例では、作成者は、このフォームを用いて「提出日」を入力させるフォーマットを作成する。
このように、作成者は部品選択画面４４を呼び出し、従来のひな形（ＰＤＦ）を、電子入力できる申請書ひな形を作成する。
図１３～図１６は、完成した申請書ひな形の一例を示す図である。
図１３～図１５は、スマートフォンに表示された申請書ひな形を示している。

図１３～図１５に示す申請書ひな形は、図６に示す支払金口座振替登録依頼書の入力事項について、電子的に入力できるチェックボックスや入力フォームが設定されたひな形である。申請者は、このひな形のチェックボックスにチェックを行ったり、入力フォームに情報を入力したりすることで、必要事項が記入された支払金口座振替登録依頼書を作成することができる。
図１６に示す申請書ひな形は、ＰＣで必要事項を入力する場合の申請書ひな形の一例である。
＜申請書ひな形を共有＞

部門のユーザ（申請書ひな形の宛先となる部門に属する者）は、作成済ボタン２２ｂを選択することにより、申請書ひな形を共有者と共有することができる。共有者は、作成者が後述する招待画面で選択することができる。
図１７は、ユーザが操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。
図１７に示すように、ユーザが操作する端末の画面２０１には、メニュー画面表示部２０と内容画面表示部３０とが表示される。
ユーザがメニュー画面表示部２０に表示されている作成済ボタン２２ｂを選択すると、制御部１１は、申請書ひな形確認画面を内容画面表示部３０に表示する。
内容画面表示部３０には、申請書ひな形情報概要表示部３３と申請書ひな形内容表示部３４とが表示される。

申請書ひな形情報概要表示部３３には、既に作成された申請書ひな形情報が表示される。ユーザが申請書ひな形情報を選択すると、制御部１１は、申請書ひな形確認画面を申請書ひな形内容表示部３４に表示する。

申請書ひな形内容表示部３４には、ゴミ箱ボタン５１ａ、コピーボタン５１ｂ、招待ボタン５１ｃ、作成時確認ボタン５１ｄ、確認の取り消しボタン５１ｅ、通知設定ボタン５１ｆ、およびＵＲＬの取得ボタン５１ｇが表示される。
ユーザがゴミ箱ボタン５１ａを選択すると、制御部１１は、当該申請書ひな形をゴミ箱に移動する。
ユーザがコピーボタン５１ｂを選択すると、制御部１１は、当該申請書ひな形のコピーを下書きに複写する。
ユーザが招待ボタン５１ｃを選択すると、制御部１１は、当該申請書ひな形を他の部門（のメンバー）や個人と共有する画面（招待画面）を表示する。
図１８は、招待画面を説明する図である。

招待画面５３にはプルダウン５３ａが表示される。ユーザは、プルダウン５３ａにて部門を選択する、または、メールアドレスを入力して招待ボタン５３ｂを選択する。これにより、制御部１１は、選択された部門またはメールアドレスにより特定されるユーザに、当該申請書ひな形を共有することを許可する。当該申請書ひな形を共有する部門またはユーザは、システムにログインすることにより当該申請書ひな形を閲覧することができる。

再び図１７に戻って説明する。ユーザが作成時確認ボタン５１ｄを選択すると、制御部１１は当該申請書ひな形を公開することを当該ユーザが承認したことを申請書ひな形情報に上書きする。また、制御部１１は当該申請書ひな形のステータスを「未開封」に変更する。
また、制御部１１は、当該申請書ひな形を公開することを承認したことを示す画面（承認画面）を表示する。
図１９は、承認画面を説明する図である。
承認画面５４には当該ユーザが当該申請書ひな形を公開することを承認していることを確認できるマーク５４ａが表示されている。

再び図１７に戻って説明する。ユーザが確認の取り消しボタン５１ｅを選択すると、制御部１１は当該申請書ひな形を公開しないことを当該ユーザが承認したことを申請書ひな形情報に上書きする。

ユーザが通知設定ボタン５１ｆを選択すると、制御部１１は当該申請書ひな形を公開したときに、受信通知を受け取るメンバーを設定する画面（設定画面）を表示する。
図２０は、設定画面を説明する図である。
設定画面５５には、当該申請書ひな形を公開したときに、受信通知を受け取るメンバー一覧が表示される。
ユーザがＵＲＬの取得ボタン５１ｇを選択すると、制御部１１はＵＲＬ取得画面を表示する。
図２１は、ＵＲＬ取得画面を説明する図である。
ＵＲＬ取得画面５６には、取得ボタン５１ｇの選択により得られる当該申請書ひな形の共有用ＵＲＬが表示される。
また、ＵＲＬ取得画面には、ＵＲＬを変更・上書きするボタン５１ｈ、フォームを切り替えるボタン５１ｉが表示される。

ユーザが、ＵＲＬを変更・上書きするボタン５１ｈを選択すると、制御部１１はＵＲＬの変更・上書き画面５７を表示する。ユーザはＵＲＬの変更・上書き画面５７にてＵＲＬを変更・上書きすることができる。

ユーザがフォームを切り替えるボタン５１ｉを選択すると、制御部１１は当該ＵＲＬに紐付ける申請書ひな形（もしくは他の文書ファイル）を切り替える画面を表示する。
図２２は、フォームを切り替える画面の一例を示す図である。

フォームを切り替える画面５８には、作成済の他の申請書ひな形の一覧が表示される。ユーザは作成済の他の申請書ひな形の一覧の左側に表示されるチェックボックス５８ａを選択することにより、当該ＵＲＬに紐付ける申請書ひな形を切り替えることができる。当該処理により、例えば申請書ひな形をアップデートした場合にＵＲＬに関連づけるひな形を容易に変更することができる。
＜フォームの受信＞

次に、作成した申請書ひな形に必要事項が記入された申請書ひな形（以下、入力済申請書と言う）を受信したユーザ（受信者）が行うことができる処理を説明する。
図２３は、受信者が操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。
図２３に示すように、画面２０２には、メニュー画面表示部２０と内容画面表示部３０とが表示される。
受信者がメニュー画面表示部２０に表示されている未開封ボタン２２ｄを選択すると、制御部１１は、入力済申請書確認画面を内容画面表示部３０に表示する。
内容画面表示部３０には、申請書ひな形情報表示部３５と申請書ひな形内容表示部３６とが表示される。

申請書ひな形情報表示部３５には、受信した入力済申請書情報が表示される。受信者が申請書ひな形情報を選択すると、制御部１１は、申請書ひな形確認画面を申請書ひな形内容表示部３６に表示する。また、制御部１１は、選択された入力済申請書情報のステータスを「送信済（未読）から送信済（既読）」に変更する。これにより、申請書ひな形に必要事項を入力した申請者は、申請書ひな形情報表示部３５を確認することで受信者が入力済申請書情報を閲覧したことを確認できる。
申請書ひな形内容表示部３６には、受信後確認ボタン３６ａ、確認の取消ボタン３６ｂ、不受理ボタン３６ｃ、および受理ボタン３６ｄが表示される。

受信者が受信後確認ボタン３６ａを選択すると、制御部１１はＴｏ部門が確認したことを示す処理を行う。具体的には、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「確認済」に変更する。

受信者が確認の取消ボタン３６ｂを選択すると、制御部１１はＴｏ部門が確認したことを取り消す処理を行う。具体的には、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「確認済」から「送信済」に変更する。

受信者が不受理ボタン３６ｃを選択すると、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「不受理」に変更する。これにより、当該入力済申請書は、ユーザがメニュー画面表示部２０に表示されている不受理ボタン２２ｆを選択したときに内容画面表示部３０に表示される入力済申請書情報となる。受信者が不受理ボタン３６ｃを選択するケースとしては、例えば、部門に属するメンバー全員が確認などをしながら受入検収（チェック）する際に、入力の誤り等があった申請書ひな形に対して、後日再提出を依頼する場合等が挙げられる。

受信者が受理ボタン３６ｄを選択すると、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「受理」に変更する。これにより、当該入力済申請書は、受信者がメニュー画面表示部２０に表示されている受理ボタン２２ｅを選択したときに内容画面表示部３０に表示される入力済申請書情報となる。また、ステータスが「受理」の入力済申請書は、一括してＣＳＶ形式で出力して、基幹システムなどに連携できる。
＜受理後の管理＞
次に、受理ボタン２２ｅを選択した受信者が行うことができる処理を説明する。
図２４は、受信者が操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。
図２４に示すように、画面２０３には、メニュー画面表示部２０と内容画面表示部３０とが表示される。
受信者がメニュー画面表示部２０に表示されている受理ボタン２２ｅを選択すると、制御部１１は、申請書ひな形確認画面を内容画面表示部３０に表示する。

内容画面表示部３０には、申請書ひな形情報表示部３７と申請書ひな形内容表示部３８とが表示される。申請書ひな形情報表示部３７には、ステータスが「受理」の入力済申請書の概要が表示される。

受信者が入力済申請書情報を選択すると、制御部１１は、申請書ひな形確認画面を申請書ひな形内容表示部３８に表示する。また、制御部１１は、選択された入力済申請書情報のステータスを「受取済（既読）」に変更する。これにより、入力済申請書情報を作成した申請者は、申請書ひな形情報表示部３７を確認することで当該受信者が申請書ひな形情報を受理に移動したことを確認できる。

申請書ひな形内容表示部３８には、不受理ボタン３８ａ、受信後確認ボタン３８ｂ、確認の取消ボタン３８ｃ、受理メールボタン３８ｄ、および対応完了（保管箱）ボタン３８ｅが表示される。

受信者が不受理ボタン３８ａを選択すると、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「不受理」に変更する。これにより、当該入力済申請書は、受信者がメニュー画面表示部２０に表示されている不受理ボタン２２ｆを選択したときに内容画面表示部３０に表示される入力済申請書情報となる。

受信者が受信後確認ボタン３８ｂを選択すると、制御部１１は、受信後確認ボタン３６ａが選択されたときと同じ処理、すなわち制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「確認済」に変更する。

受信者が確認の取消ボタン３８ｃを選択すると、制御部１１は、取消ボタン３６ｂが選択されたときと同じ処理、すなわち、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「確認済」から「送信済」に変更する。

受信者が受理メールボタン３８ｄを選択すると、制御部１１は、当該入力済申請書情報の回答内容を基幹システム等に入力・反映する。また、制御部１１は、当該入力済申請書の申請者のメールアドレス宛に、対応が完了したことを示すメールを送信する。

受信者が（保管箱）ボタン３８ｅを選択すると、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「保管箱」に変更する。これにより、当該入力済申請書は、ユーザがメニュー画面表示部２０に表示されている保管箱ボタン２２ｇを選択したときに内容画面表示部３０に表示される入力済申請書情報となる。
＜不受理後の管理＞
次に、不受理ボタン２２ｆを選択した受信者が行うことができる処理を説明する。
図２５は、受信者が操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。
図２５に示すように、画面２０４には、メニュー画面表示部２０と内容画面表示部３０とが表示される。
受信者がメニュー画面表示部２０に表示されている不受理ボタン２２ｆを選択すると、制御部１１は、申請書ひな形確認画面を内容画面表示部３０に表示する。

内容画面表示部３０には、申請書ひな形情報表示部３９と申請書ひな形内容表示部４０とが表示される。申請書ひな形情報表示部３９には、不受理ボタン２２ｆが選択された申請書ひな形の概要が表示される。

申請書ひな形内容表示部４０には、受理ボタン４０ａ、受信後確認ボタン４０ｂ、確認の取消ボタン４０ｃ、不受理メールボタン４０ｄ、および削除済ボタン４０ｅが表示される。
受信者が受理ボタン４０ａを選択すると、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「受理」に変更する。

受信者が受信後確認ボタン４０ｂを選択すると、制御部１１は、受信後確認ボタン３６ａが選択されたときと同じ処理、すなわち制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「確認済」に変更する。

受信者が確認の取消ボタン４０ｃを選択すると、制御部１１は、取消ボタン３６ｂが選択されたときと同じ処理、すなわち、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「確認済」から「送信済」に変更する。
受信者が不受理メールボタン４０ｄを選択すると、制御部１１は、不受理メール送信画面を表示する。
図２６は、不受理メール送信設定画面を説明する図である。

不受理メール送信設定画面５９では、例えば不受理にあるフォームの内容（回答内容）について、不備な点等を送信者（申請者）へメールして修正を依頼するメールを作成することができる。受信者が送信ボタンを選択すると、制御部１１は、To：の欄に入力されたメールアドレス宛にメールを送信する。再び図２５に戻って説明する。
受信者が削除済ボタン４０ｅを選択すると、制御部１１は、当該入力済申請書情報のステータスを「削除済」に変更する。
＜取下げの処理＞

受信者（自治体など）が受信した入力済申請書を未開封受信後、「受理」や「不受理」に分類前の入力済申請書（＝未開封の申請書ひな形）を、申請者は取り下げることができる。制御部１１は、取り下げられた入力済申請書のステータスを「未開封」から「取下げ済」に変更する。取下げ済にステータスが変更された入力済申請書は、ユーザが取下げ済（送信取消）ボタン２２ｉを選択することにより閲覧可能となる。
図２７は、入力済申請書のステータスを「未開封」から「取下げ済」に変更する処理の一例を説明する図である。

申請者が、送信後に受け取る送信完了メール６０には、送信した入力済申請書の状態を「送信済」から「取下げ済」に変更するためのリンク６０ａが同封される。申請者がリンク６０ａを選択すると、制御部１１は、入力済申請書のステータスを取下げに変更できる画面６１を表示する。画面６１には、当該入力済申請書のステータスを示す情報が表示される。画面６１に表示されたステータスが「送信済」であれば、当該入力済申請書のステータスが「未開封」であることを示している。このとき申請者が取下げ（送信取消）ボタン６１ａを選択すると、制御部１１は、当該入力済申請書のステータスを「未開封」から「取下げ済」に変更する。

画面６１に表示されたステータスが「受取済」であれば、当該入力済申請書のステータスが「受理」または「不受理」であることを示している。このとき画面６１には、取下げ（送信取消）ボタン６１ａは表示されない。
＜取下げ済の管理＞
次に、取下げ済（送信取消）ボタン２２ｉを選択したときに申請者が操作する端末に表示される画面を説明する。
図２８は、申請者が操作する端末に表示される画面の一例を示す図である。
図２８に示すように、画面２０５には、メニュー画面表示部２０と内容画面表示部３０とが表示される。

前述したように、申請者がメニュー画面表示部２０に表示されている取下げ済（送信取消）ボタン２２ｉを選択すると、制御部１１は、申請書ひな形確認画面を内容画面表示部３０に表示する。

内容画面表示部３０には、申請書ひな形情報表示部４１と申請書ひな形内容表示部４２とが表示される。申請書ひな形情報表示部４１には、取下げ済（送信取消）ボタン２２ｉが選択された入力済申請書の概要が表示される。

ステータスが「取下げ済」に変更された入力済申請書は、受信者の手元にない状態になる、例えば受信者は閲覧は可能だが、受理や不受理等の操作ができない状態になる。

以上述べたように、本実施の形態のファイル管理システム１０によれば、記入事項を有する申請書ひな形に事項が入力された入力済申請書をネットワークを通じて受信すると、受信した入力済ひな形を、入力済申請書の送信者の識別情報と関連づけて記憶する記憶部１２と、入力済申請書の受信者が入力済申請書の内容を画面に表示する際に、当該入力済申請書を受理するか否かを選択させる識別情報を表示し、受信者の操作に応じて受信者が受理することを選択した第１の入力済申請書と、受信者が受理しないことを選択した第２の入力済申請書にそれぞれ固有のステータスを割り振り、第１の入力済申請書の概要一覧と第２の入力済申請書の概要一覧を切り替える受理ボタン２２ｅおよび不受理ボタン２２ｆを画面に表示する制御部１１と、を有する。これにより、ファイルの管理を容易にすることができる。

なお、ファイル管理装置１が行った処理が、複数の装置によって分散処理されるようにしてもよい。例えば、１つの装置が、申請書ひな形を受信し、他の装置が、その申請書ひな形を管理するようにしてもよい。
＜※以下、定型文です＞

以上、本発明の情報処理装置、情報処理方法およびプログラムを、図示の実施の形態に基づいて説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、各部の構成は、同様の機能を有する任意の構成のものに置換することができる。また、本発明に、他の任意の構成物や工程が付加されていてもよい。
また、本発明は、前述した各実施の形態のうちの、任意の２以上の構成（特徴）を組み合わせたものであってもよい。

なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、ファイル管理装置１が有する機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記憶装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリ等が挙げられる。磁気記憶装置には、ハードディスクドライブ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ等が挙げられる。光ディスクには、ＤＶＤ、ＤＶＤ－ＲＡＭ、ＣＤ－ＲＯＭ／ＲＷ等が挙げられる。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto-Optical disk）等が挙げられる。

プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ－ＲＯＭ等の可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。

プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータからプログラムが転送される毎に、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。

また、上記の処理機能の少なくとも一部を、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＰＬＤ（Programmable Logic Device）等の電子回路で実現することもできる。

１ ファイル管理装置
１０ ファイル管理システム
２０ ステータス画面表示部
３０ 内容画面表示部

Claims (4)

1. 記入事項を有するフォームに、事項が入力された入力済フォームをネットワークを通じて受信すると、受信した前記入力済フォームを、前記入力済フォームの送信者の識別情報と関連づけて記憶する文書データ記憶部と、
   前記入力済フォームの受信者が前記入力済フォームの内容を画面に表示する際に、当該入力済フォームを受理するか否かを選択させる識別情報を表示し、前記受信者の操作に応じて前記受信者が受理することを選択した第１の入力済フォームと、前記受信者が受理しないことを選択した第２の入力済フォームにそれぞれ固有のステータスを割り振り、前記第１の入力済フォームの概要一覧と前記第２の入力済フォームの概要一覧を切り替える識別情報を画面に表示する制御部と、
   を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記制御部は、前記固有のステータスを割り振る前に、送信者が入力済フォームを確認する画面を表示したときに、前記入力済フォームを取り下げるか否かを選択させる識別情報を表示し、前記入力済フォームを取り下げることが選択されると、前記固有のステータスを割り振ることをできなくする請求項１に記載の情報処理装置。
3. コンピュータが、
   記入事項を有するフォームに、事項が入力された入力済フォームをネットワークを通じて受信すると、受信した前記入力済フォームを、前記入力済フォームの送信者の識別情報と関連づけて記憶し、
   前記入力済フォームの受信者が前記入力済フォームの内容を画面に表示する際に、当該入力済フォームを受理するか否かを選択させる識別情報を表示し、前記受信者の操作に応じて前記受信者が受理することを選択した第１の入力済フォームと、前記受信者が受理しないことを選択した第２の入力済フォームにそれぞれ固有のステータスを割り振り、前記第１の入力済フォームの概要一覧と前記第２の入力済フォームの概要一覧を切り替える識別情報を画面に表示する、
   ことを特徴とする情報処理方法。
4. コンピュータに、
   記入事項を有するフォームに、事項が入力された入力済フォームをネットワークを通じて受信すると、受信した前記入力済フォームを、前記入力済フォームの送信者の識別情報と関連づけて記憶し、
   前記入力済フォームの受信者が前記入力済フォームの内容を画面に表示する際に、当該入力済フォームを受理するか否かを選択させる識別情報を表示し、前記受信者の操作に応じて前記受信者が受理することを選択した第１の入力済フォームと、前記受信者が受理しないことを選択した第２の入力済フォームにそれぞれ固有のステータスを割り振り、前記第１の入力済フォームの概要一覧と前記第２の入力済フォームの概要一覧を切り替える識別情報を画面に表示する、
   処理を実行させることを特徴とするプログラム。

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