JP6883879B2 - 情報処理装置、情報処理方法およびプログラム - Google Patents
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Description
例えば、ある診療所が健康診断を行い、検査会社に血液検査や尿検査の検査を依頼する場合を考える。
1つの側面では、本発明は、秘密データの管理を容易にすることを目的とする。
<実施の形態>
図1は、実施の形態の情報管理システムを示す図である。
実施の形態の情報管理システム10は、情報管理装置1が、インターネットや専用線等のネットワークを介して端末装置2a、2b、2cに接続されている。
端末装置2a、2b、2cとしては、例えばデスクトップPC、ノートPC、タブレット端末、スマートフォン等が挙げられる。
このビジネス文書データとしては、送付状、依頼書、見積書、発注書、請求書等が挙げられる。
以下、情報管理システム10を会社20、診療所30、および血液検査会社40の各担当者が利用するものとして説明する。
図2は、ログイン後の端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。
図2に示す初期画面110は、診療所30の担当者がシステムにログインした後に端末装置2bに表示される画面の一例である。
図3は、端末装置に表示される画面の一例を説明する図である。
図3に示す管理画面120は、担当者がチェックボックス114(発注書)を選択したときに端末装置2bに表示される画面の一例である。
管理画面120の詳細については、後に詳述する。ここでは簡単な説明を行う。
なお、情報管理装置1と各端末装置2a、2b、2cとのデータのやりとりは暗号化されるのが好ましい。
再び図1に戻って説明する。
ところで、ビジネス文書データには、第三者に公開されてよいデータと、データ作成者が第三者への公開を希望しないデータ(秘密データ)がある。
本実施の形態では、血液検査会社40の担当者は、ビジネス文書データに消去対象データを設定して秘密データを作成することができる。
以下、開示の情報管理システムをより具体的に説明する。
図4は、実施の形態の情報管理装置のハードウェア構成を示す図である。
図4に示すようなハードウェア構成の情報管理装置1内には、以下のような機能が設けられる。
図5は、実施の形態の情報管理装置の機能を示すブロック図である。
情報管理装置1は、データ処理部11と、管理データ記憶部12と、本文データ記憶部13と、添付データ記憶部14と、データ消去部15とを有している。
管理データ記憶部12には、情報管理装置1が受信したビジネス文書データを管理するためのデータ(以下、管理用データと言う)が記憶される。
図6は、基本データの一例を説明する図である。
本実施の形態では基本データがテーブル化されて記憶されている。
送受信日時の欄には、当該ビジネス文書データを送受信した日時のうち、最新の日時が格納される。
担当者ステータスの欄には、当該担当者から見たビジネス文書データのステータス(処理に関する進捗)が設定される。
相手ステータスの欄には、当該ビジネス文書データのやり取りをする相手の担当者から見た秘密データのステータスが設定される。
担当者アドレスの欄には、当該担当者のメールアドレスが格納される。
担当者名の欄には、当該担当者の所属および名前が格納される。
相手アドレスの欄には、当該ビジネス文書データのやり取りをする相手の担当者のメールアドレスが格納される。
消去対象データの欄には、当該ビジネス文書データに消去対象データが設定されているか否かを示す情報が設定される。
図7は、本文データの一例を説明する図である。
本実施の形態では本文データがテーブル化されて記憶されている。
本文データ管理テーブルT2には、管理ID、時間、および本文データの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
管理IDの欄には、ビジネス文書データ(本文データが関連づけられたビジネス文書データ)の管理IDが格納されている。
時間の欄には、本文データの作成日時(具体的には後述する送信ボタンが選択されたときの日時)が格納されている。
本文データの欄には本文データの名前が格納されている。本文データが分散されたデータの集合体であれば、これらの分散されたデータの名前が格納される。
図8は、添付データの一例を説明する図である。
本実施の形態では添付データがテーブル化されて記憶されている。
添付データ管理テーブルT3には、ID、時間、および添付データの欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
時間の欄には、添付データの添付日時が格納されている。
添付データの欄には添付データの名前が格納されている。
図9は、消去データの一例を説明する図である。
本実施の形態では消去データがテーブル化されて記憶されている。
データ種別の欄には、消去対象のデータを含むビジネス文書データの種別が設定される。
消去対象の欄には、消去対象のデータを識別する名称(図10では添付データのデータ名)が設定される。
消去条件の欄には、担当者が設定した消去条件が設定される。
消去時期の欄には、担当者が設定した消去条件が満たされたときの消去対象のデータを消去する時期が設定される。
消去予定時刻の欄には、消去対象の欄に設定された消去対象のデータを消去する時刻が設定される。
再び図5に戻って説明する。
本文データ記憶部13には、本文データが記憶される。
添付データ記憶部14には、添付データが記憶される。
データ消去部15は、消去条件を満たした消去対象のデータを、所定期間経過後に情報管理装置1内から削除する処理を実行する。
次に、管理画面120を説明する。
<管理画面>
データ処理部11は、担当者の選択操作に応じて図3に示す管理画面120を端末装置2a等に表示する。
ステータス表示部122には、情報管理システムにログインしている担当者が取り扱うビジネス文書データの数がステータス毎に表示される。
大きく分けて、ステータス表示部122には受信BOX、下書き、送信BOXおよび送受信BOXの欄が設けられている。
データ処理部11は、担当者のメールアドレスを宛先とするビジネス文書データを受信BOXに割り振る。
ステータス表示部122に表示される数字は、それぞれ、割り振られたステータスの数が表示されている。
例えば、ステータス表示部122の未開封の欄には、受信したビジネス文書データのうち、担当者が未確認のビジネス文書データの数が表示される。
なお、ステータス表示部122の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
データ処理部11は、担当者が作成して保存したが、送信先の担当者に未送信のビジネス文書データを下書きに割り振る。
データ処理部11は、担当者が送信したビジネス文書データを送信BOXに割り振る。
図3に示すように、送信BOXに割り振られたビジネス文書データのステータスの内訳には、「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「保管箱」がある。
ステータス表示部122の保管箱の欄には、特に数字は表示されない。
「送信済」、「返送戻り」、「破棄済」、「保管箱」の各BOXに入っているビジネス文書データの内容を閲覧する場合には、その箇所を選択すればよい。
これらのステータスは、ビジネス文書データを送受信した双方の担当者の管理画面上にそれぞれ同じものが表示される。
図10は、概要表示部に表示される情報を説明する図である。
再び図3に戻って説明する。
なお、データ処理部11は、ビジネス文書データの管理IDを文書表示部124に表示するようにしてもよい。
担当者は、管理画面120上にて文書表示部124に表示されている文書の処理が可能である。
具体的には、ビジネス文書データのステータスに応じて、文書を処理するためのボタンが文書表示部124に表示される。
図3では、ステータスが「未開封」の秘密データを選択したときに表示されるボタンを示している。
文書表示部124には、確認ボタン124bが設けられている。
再び図3に戻って説明する。
次に、管理画面120に表示されている各ボタンについて説明する。
<社外連絡ボタン>
<添付ファイルボタン>
<履歴ボタン>
<メモボタン>
<社外連絡一覧表示ボタン>
<メモ一覧表示ボタン>
次に、請求書データを処理するときの管理画面を説明する。
図11は、端末装置に表示される画面の他の例を説明する図である。
図3に示す管理画面と異なる箇所を説明し、同様の箇所については詳細な説明を省略する。
図11に示すように、請求書データを処理するときの受信BOXに割り振られたステータスの内訳には、さらに「支払済」がある。
担当者は、支払済のステータスの請求書データを集計することで、入金明細を把握することができる。
また、請求書データを処理するときの送信BOXに割り振られたステータスの内訳には、さらに、「入金済」がある。
図12は、請求書データのやりとりに関する概要表示部に表示される情報を説明する図である。
図12(a)に示す概要123c、113d、113eは、いずれも請求書データD2についての概要を示している。
また、他の例として、図12(b)に示す概要123f、113gは、いずれも請求書データD3についての概要を示している。
次に、秘密データの作成方法を、一例を用いて説明する。
図13および図14は、データ消去部の処理を説明する図である。
血液検査会社40の担当者は、これらのタブを選択することで、ビジネス文書データに消去対象データを設定して秘密データを作成することができる。
図15は、診療所の担当者が閲覧する管理画面を説明する図である。
データ消去部15は、消去データ管理テーブルT4を監視し、消去予定時刻が来ると、消去対象データを消去する。
次に、秘密データ作成時の処理を、フローチャートを用いて説明する。
図16は、秘密データ作成時の処理を説明するフローチャートである。
[ステップS1] データ処理部11は、送信ボタン124fの選択を受け付けるとステップS2に遷移する。
図17は、消去データを管理する処理を説明するフローチャートである。
次に、データ消去時の処理を、フローチャートを用いて説明する。
図18は、データ消去時の処理を説明するフローチャートである。
なお、アクセスできなくなったデータについては、所定のメッセージ「消去済データです」等を管理画面120に表示するようにしてもよい。
また、電子署名処理やタイムスタンプ処理等を施さなくてもよいので、例えば税務調査のために紙の文書をPDF化する等の手間を削減することができる。
また、秘密データを送信した担当者が、一旦設定した消去対象時刻を変更できるようにしてもよい。
以下、変形例を説明する。
<変形例1>
図19は、変形例の診療所の担当者が閲覧する管理画面を説明する図である。
また、社外連絡の文言に含まれるワードを拾って、消去時期を設定するようにしても良い。
以下、他の変形例を説明する。
<変形例2>
変形例2では、社外連絡一覧を用いて消去対象データを消去する例を説明する。
図20は、社外連絡データの一例を説明する図である。
本実施の形態では社外連絡データがテーブル化されて記憶されている。
社外連絡データ管理テーブルT5には、管理ID、時間、および文言の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
連絡者アドレスの欄には、当該社外連絡データを作成した作成者のメールアドレスが格納されている。
時間の欄には、社外連絡データの作成日時が格納されている。
文言の欄には社外連絡の内容が格納されている。
図21および図22は、社外連絡一覧の一例を示す図である。
これにより、社外連絡にて用いた用語に基づき担当者が探したいビジネス文書データを容易に見つけることができる。
このような社外連絡方法を用いて、担当者は事後的に消去対象データの消去時刻を容易に変更することができる。
なお、情報管理装置1が行った処理が、複数の装置によって分散処理されるようにしてもよい。
2a、2b、2c 端末装置
10 情報管理システム
11 データ処理部
12 管理データ記憶部
13 本文データ記憶部
14 添付データ記憶部
15 データ消去部
T1 基本データ管理テーブル
T2 本文データ管理テーブル
T3 添付データ管理テーブル
T4 消去データ管理テーブル
T5 社外連絡データ管理テーブル
Claims (5)
- 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶する第1の記憶部と、
前記ビジネス文書データに含まれるデータの少なくとも一部に前記受取人がアクセスできないようにする条件を記憶する第2の記憶部と、
前記第2の記憶部に設定された条件を前記発行者または前記受取人が実行すると、前記ビジネス文書データに含まれるデータの少なくとも一部を前記受取人がアクセスできないようにする処理部と、を有し、
前記条件にはアクセスできなくする時刻に関する情報が含まれ、前記受取人および前記発行者それぞれが前記時刻を設定可能であり、前記処理部は、双方の設定した、より短い時間に前記受取人がアクセスできないようにする処理を実行することを特徴とする情報管理装置。 - 前記受取人および前記発行者間でやりとりした文書のチャット履歴に含まれる文言に基づき、前記処理部は、前記時刻を変更する処理を実行する請求項1に記載の情報管理装置。
- 前記実行条件にはビジネス文書データのうちアクセスできなくする対象のデータに関する情報が含まれ、前記処理部は、前記対象のデータのみ受取人がアクセスできないようにする処理を実行する請求項1に記載の情報管理装置。
- 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶する第1の記憶部を備えるコンピュータが、
前記ビジネス文書データに含まれるデータの少なくとも一部に前記受取人がアクセスできないようにする条件を記憶する第2の記憶部に設定された前記条件を前記発行者または前記受取人が実行すると、前記ビジネス文書データに含まれるデータの少なくとも一部を前記受取人がアクセスできないようにする、に際し、前記条件にはアクセスできなくする時刻に関する情報が含まれ、前記受取人および前記発行者それぞれが前記時刻を設定可能であり、前記処理部は、双方の設定した、より短い時間に前記受取人がアクセスできないようにする処理を実行することを特徴とするデータ処理方法。 - 端末装置から特定の受取人に向けて送信されたビジネス文書データをネットワークを通じて受信すると、受信した前記ビジネス文書データを、前記受取人の識別情報と、前記ビジネス文書データの発行者の識別情報とを関連づけて記憶する第1の記憶部を備えるコンピュータに、
前記ビジネス文書データに含まれるデータの少なくとも一部に前記受取人がアクセスできないようにする条件を記憶する第2の記憶部に設定された前記条件を前記発行者または前記受取人が実行すると、前記ビジネス文書データに含まれるデータの少なくとも一部を前記受取人がアクセスできないようにする、に際し、前記条件にはアクセスできなくする時刻に関する情報が含まれ、前記受取人および前記発行者それぞれが前記時刻を設定可能であり、前記処理部は、双方の設定した、より短い時間に前記受取人がアクセスできないようにする処理を実行させることを特徴とするプログラム。
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