JPH09223056A

JPH09223056A - 電子文書管理装置

Info

Publication number: JPH09223056A
Application number: JP8030266A
Authority: JP
Inventors: Hiroaki Maezawa; 浩明前澤
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 1996-02-19
Filing date: 1996-02-19
Publication date: 1997-08-26

Abstract

(57)【要約】【課題】複数の利用者によって共有利用されている電
子文書ファイルの情報を利用者の指定した形式で表示さ
せ、かつ変化を指定した形態で通知させる。【解決手段】ファイル検査手段１ａとその条件を設定
する監視形式設定手段１ｇとで二次記憶装置２における
複数の利用者による追加・削除・更新の電子文書ファイ
ルの変化を検査し、電子文書ファイルの指定属性値を取
得する属性情報取得手段１ｂと、その属性値の絞り込み
を行う絞り込み処理手段１ｃと、絞り込み条件を設定す
る表示制限条件設定手段１ｆとで標準の属性情報や自己
都合で自由に設定できる固有の属性情報を絞り込み条件
として設定できるようにし、一覧の情報を作成する表示
情報作成手段１ｄとその表示形式を設定管理する表示形
式設定手段１ｅとで変更のあった部分のみ他と異なった
形式で表示させ、変更の内容を設定された形態で通知さ
せる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子文書管理装置に
関し、特に、保管された複数の電子文書ファイル群から
所望のテーマについての全体的傾向に関する情報を分析
把握する支援や、複数の利用者によって共有利用されて
いる電子文書ファイル群の変化の様子を知るための支援
を行う電子文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、光ファイリングシステムのよ
うに大量に保存しておいた変更のない電子文書ファイル
に対して、あらかじめ設定しておいたキーワードとなる
属性情報を検索し、それを一覧表示させることが行われ
ている。その一覧表示も、定型的な表示方法だけでな
く、利用者の指定した見方で内容情報の一覧を作成表示
することも行われている。

【０００３】たとえば、特開平７−２００５９７号公報
に記載の文書管理装置によれば、同じテンプレート文書
を用いて作成された文書に対し、文書の見たい部分（表
示対象領域）を、テンプレートを使って指定し、その表
示対象領域をテンプレート文書から抜き出して表示する
ようにしている。また、表示対象文字列を対象にして検
索絞り込み条件を指定することにより、該当する情報の
ファイルのみを表示させたり、表示対象文字列を対象に
して、ソート条件を指定することが行われている。

【０００４】また、複数の文書のタイトルを表示する際
に、利用者が操作したい文書の行を反転表示することで
利用者の使いやすさを向上させたり（特開平５−０６７
１１１号公報）、文書番号付き文書のタイトルと文書番
号を一覧表示する際に、文書番号を降順に並べること
で、最新の文書を一番上に表示させ、見易くしたものも
ある（特開平３−１０５５６２号公報）。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】以上の従来の装置は、
一度保存されると、その後データが変更されることのな
い静的な文書群に対するデータ一覧の作成であって、一
覧対象の文書のフォーマットが様々であったり、一覧の
形式を文書の内容属性に応じて柔軟に指定するには不十
分である。

【０００６】また、従来の装置では、記憶装置が複数の
利用者により共有され、貯えられた文書や文書の内容が
刻々と変化する場合には、一度表示させた一覧を利用者
が明示的に再表示させなけばその変化を一覧表に反映さ
せることができず、新しい一覧表が作成されても、利用
者はどの文書が変化したのか、文書の変化したデータが
どれであるかを一目ではよく分からなかった。

【０００７】本発明はこのような点に鑑みてなされたも
のであり、大量に保管された電子文書を集約して、利用
者の指定した見方で内容情報の一覧を作成表示させ、文
書内容が刻々と変化する場合にはその変化を利用者の指
定した形態で通知させ、かつ、文書の内容の変更が利用
者に一目で分かるようにすることで、複数の利用者によ
って共有利用されている電子文書群の変化の様子をリア
ルタイムに反映させつつ、所望のテーマについての全体
的傾向に関する情報を分析把握する支援を行うことがで
きる電子文書管理装置を提供すること目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】図１は本発明による電子
文書管理装置の原理構成図である。この図において、電
子文書管理装置１は、一覧対象の電子文書ファイルの変
化を検査するファイル検査手段１ａと、一覧対象の電子
文書ファイルから指定属性値を取得する属性情報取得手
段１ｂと、表示対象の情報を絞り込む絞り込み処理手段
１ｃと、表示対象を利用者があらかじめ指定した形式で
表示させるための情報を作成する表示情報作成手段１ｄ
と、一覧表の表示形式を設定する表示形式設定手段１ｅ
と、絞り込み条件を設定する表示制限条件設定手段１ｆ
と、ファイル検査の条件を設定する監視形式設定手段１
ｇとから構成されている。電子文書管理装置１には、複
数の利用者によって共有利用されている電子文書ファイ
ル２ａおよび各種設定情報２ｂが保存されている記憶装
置２が接続され、さらに、表示情報作成手段１ｄの表示
情報を表示させる表示手段３および各種設定情報を入力
するための入力手段４が接続されている。

【０００９】上記構成の電子文書管理装置１によれば、
ファイル検査手段１ａは、記憶装置２に保存され複数の
利用者によって共有利用されている電子文書ファイル２
ａを、監視形式設定手段１ｇにて設定された監視条件に
従って監視する。記憶装置２内の表示対象となる電子文
書ファイルの情報は表示情報作成手段１ｄに渡され、利
用者の指定した表示形式で一覧表が作成され、表示手段
３にて表示される。表示情報作成手段１ｄに渡される電
子文書ファイルの情報は、必要なら、絞り込み処理手段
１ｃにおいて、表示制限条件設定手段１ｆにて利用者が
設定した条件に従って絞り込み処理が行われる。ここ
で、電子文書ファイルが追加・削除されたり、文書内容
が変更されたりした場合、ファイル検査手段１ａは、そ
の変化情報を表示情報作成手段１ｄに渡し、表示内容の
更新を行う。

【００１０】これにより、複数の利用者により共有され
ている記憶装置２上の一覧対象の電子文書ファイルが複
数の利用者により追加・削除・更新されるたびに、一覧
の表示内容を動的に変更させるようにしたことで、その
電子文書ファイルの情報を閲覧している利用者が逐一再
表示要求を出さなくても最新の状態を表示させることが
できる。しかも、その表示形式は、利用者が自由に設定
することができ、いつでも柔軟に変更することができ
る。

【００１１】

【発明の実施の形態】まず、本発明の概略について図面
を参照して説明する。図１は本発明による電子文書管理
装置の原理構成図である。

【００１２】この図において、電子文書管理装置１は、
複数の利用者によって共有利用されている電子文書ファ
イル２ａおよび各種設定情報２ｂが保存されている記憶
装置２と、この記憶装置２に保存されている電子文書フ
ァイル１ａに関する情報を利用者が指定した見方で表示
させる表示手段３と、利用者が希望する表示形式をあら
かじめ設定するために使用される入力手段４とが接続さ
れている。

【００１３】電子文書管理装置１は、記憶装置２の中で
一覧対象となっている電子文書ファイルの変化を監視す
るファイル検査手段１ａと、一覧対象の電子文書ファイ
ルから利用者指定の属性値を取得する属性情報取得手段
１ｂと、監視されている電子文書ファイルの情報や取得
された属性情報など、表示対象の情報を利用者指定の条
件で絞り込む絞り込み処理手段１ｃと、表示対象を利用
者があらかじめ指定した形式で表示手段３に表示させる
ための情報を作成する表示情報作成手段１ｄと、入力手
段４を通じて一覧表の表示形式を設定する表示形式設定
手段１ｅと、入力手段４を通じて絞り込み条件を設定す
る表示制限条件設定手段１ｆと、入力手段４を通じてフ
ァイル検査の監視条件を設定する監視形式設定手段１ｇ
とから構成されている。

【００１４】上記構成の電子文書管理装置１によれば、
表示形式設定手段１ｅ、表示制限条件設定手段１ｆおよ
び監視形式設定手段１ｇは、入力手段４により利用者か
らの設定変更要求があると、記憶装置２の設定情報２ｂ
に対して設定値の変更および更新処理を行う。

【００１５】ファイル検査手段１ａは、記憶装置２に保
存され複数の利用者によって共有利用されている電子文
書ファイル２ａを、監視形式設定手段１ｇにて設定され
た監視条件に従って検査する。検査の結果、記憶装置２
内の表示対象となる電子文書ファイル２ａの情報は表示
情報作成手段１ｄに渡されて利用者の指定した表示形式
で一覧表が作成される。作成された一覧表は表示手段３
において表示される。なお、表示情報作成手段１ｄに渡
される電子文書ファイルの情報は、必要ならば、絞り込
み処理手段１ｃにおいて、表示制限条件設定手段１ｆに
て利用者が設定した条件に従って絞り込み処理が行われ
る。絞り込みの条件としては、あらかじめ規定されてい
る共通の属性情報だけではなく、電子文書を作成したア
プリケーションソフトウェア固有の属性情報や、その様
な文書内容に関連した属性情報に加えて、利用者による
電子文書の操作に関する情報を設定することができる。
ここで、電子文書ファイルが追加・削除されたり、文書
内容が変更されたりした場合、ファイル検査手段１ａ
は、その変化情報を絞り込み処理手段１ｃの機能を使用
してまたはパスして表示情報作成手段１ｄに渡し、表示
内容の更新を行う。

【００１６】したがって、複数の利用者により共有され
ている記憶装置２上の一覧対象の電子文書ファイルが複
数の利用者により追加・削除・更新されるたびに、一覧
の表示内容を動的に変更させるようにしたことで、その
電子文書ファイルの情報を閲覧している利用者が逐一再
表示要求を出さなくても最新の状態を表示させることが
できる。しかも、その表示形式は、あらかじめ規定され
ている属性値に限らず、利用者が自由に設定することが
でき、また、設定値はいつでも柔軟に変更することがで
きる。

【００１７】次に、本発明の実施の形態を図面を参照し
て説明する。図２は文書管理装置の構成例を示すブロッ
ク図である。文書管理装置１０は、二次記憶装置２１の
指定したディレクトリにおける電子文書ファイルの変化
を検査するファイル検査部１１と、二次記憶装置２１の
電子文書ファイルから指定属性値を取得する属性情報取
得部１２と、表示対象の電子文書ファイルを利用者指定
の条件によって限定する絞り込み部１３と、二次記憶装
置２１の指定ディレクトリの電子文書ファイルから取り
出したデータを表形式にして表示装置２２に表示させる
情報を作成する表示情報作成部１４と、表の形式や表示
する属性の順序を設定管理する一覧表形式・表示順設定
部１５と、絞り込みの条件を設定する絞り込み設定部１
６と、ファイル検査の条件を設定する監視形式設定部１
７と、入力装置２３を通じて利用者からの一覧表形式・
表示順設定部１５、絞り込み設定部１６および監視形式
設定部１７の設定処理を行う入力処理部１８とで構成さ
れている。

【００１８】ファイル検査部１１は、二次記憶装置２１
からの電子文書ファイルの読み込み、監視形式設定部１
７からの監視対象ディレクトリなどの設定値読み込み、
属性情報取得部１２から変更のあった電子文書ファイル
の属性値取得を行い、結果を絞り込み部１３または表示
情報作成部１４に渡す。属性情報取得部１２は、二次記
憶装置２１からの電子文書ファイルの指定された属性値
を読み込み、その属性値を絞り込み部１３に渡す。絞り
込み部１３は絞り込みのための表示制限条件を絞り込み
設定部１６から読み込み、その条件にて入力された属性
値の絞り込みを行い、絞り込まれた属性値を表示情報作
成部１４に渡す。この絞り込み部１３は、また、ファイ
ル検査部１１にて検査された電子文書ファイルの絞り込
みも行う。表示情報作成部１４は、一覧表形式・表示順
設定部１５から一覧表形式および表示順の設定値を読み
込んで、ファイル検査部１１、属性情報取得部１２また
は絞り込み部１３からの情報をその読み込んだ一覧表形
式で、かつ表示順に従ったデータに加工し、表示装置２
２に出力する。

【００１９】一覧表形式・表示順設定部１５、絞り込み
設定部１６および監視形式設定部１７は、入力処理部１
８に入力装置２３を通じて利用者からの設定変更要求が
あった場合に、それぞれ該当する設定処理を行う。設定
処理による各種設定情報は二次記憶装置２１に表設定フ
ァイルとして永続的に保存される。一覧表の表示実行の
際には、二次記憶装置２１から保存されていた表設定フ
ァイルを読み込んで各設定部に設定される。

【００２０】ここで、二次記憶装置２１に保存されてい
る電子文書およびその電子文書の情報を取り出して一覧
を表示する例を以下に示す。図３は電子文書の一例を示
す図である。

【００２１】図示の例によれば、電子文書３０は報告書
として作成され、たとえば３つのフィールド３１，３
２，３３を文書構成要素として持つ複合文書である。こ
のような報告書は、たとえばアンケート用紙などのよう
に、フィールドが必要な情報を複合文書に属性として付
加するように特定の形式で特定用途の文書版を作成して
おいたものである。複数の利用者は、その版をコピーし
て、指定されたフィールドに所定事項を記入して二次記
憶装置２１に格納しておく。ここでは、例として、作成
された電子文書は報告書とし、その複数の報告書は二次
記憶装置２１のディレクトリ「Ｊ：￥報告書￥」に配置
しているとする。ある利用者が、そのようにして作成さ
れた個々の報告書に付加された情報をまとめて一覧表示
結果を以下に示す。

【００２２】図４は指定された形式で表示された一覧表
の一例を示す図である。この図において、一覧表４０は
表の表示列名として、ファイル名、更新者、項目１、お
よび項目２の属性値があり、これらの属性値は一覧表形
式・表示順設定部１５にて設定される。図示の例では、
電子文書３０を版元とした３つの電子文書ファイルにつ
いて、各属性の値が表示されている。

【００２３】この実施例では、通常は黒色で表示してお
き、新しく追加された文書は青を基調とした色で表示
し、以前からあったが表形式に指定して表示されている
情報が変化した場合は赤を基調とした色で表示し、以前
からあり表形式には表示はされていないが、その文書フ
ァイルの何かの属性が変化した場合は緑を基調とした色
で表示することとする。

【００２４】次に、文書管理装置１０の各構成要素の詳
細について説明する。まず、入力処理部１８は、利用者
より入力装置２３を通じて各種要求が入力される。入力
処理部１８は、入力要求の種別に応じて、「設定読み込
み」、「設定保存」、「監視機能設定」、「一覧表形式
設定」、「表示順序設定」、「文書属性による絞り込
み」、「操作属性による絞り込み」のいずれかを実行す
る。これらの処理は以下のウィンドウメニューを操作す
ることによって開始される。

【００２５】図５は利用者からの入力を処理するウィン
ドウメニューの一例を示す図である。この図において、
（Ａ）は入力装置２３のたとえばマウスを操作して、ウ
ィンドウメニュー５０の「ファイル」メニューを指示し
たときの、ファイル操作に関するプルダウンメニュー５
１が表示された場合を示し、（Ｂ）はウィンドウメニュ
ー５０の「表示」メニューを指示したときの表示に関す
るプルダウンメニュー５２が表示された場合を示してい
る。プルダウンメニュー５１には、「開く」および「閉
じる」コマンドが設定され、プルダウンメニュー５２に
は、「一覧表の設定」、「表示順の設定」、「絞り込み
条件」、「操作絞り込み条件」、および「監視機能の設
定」コマンドが設定表示される。

【００２６】図６は入力処理部の処理の流れを示すフロ
ーチャートである。入力処理部１８は、ウィンドウメニ
ュー５０を通じて利用者から何らかの入力があると、設
定読み込み要求か否かを判定し（ステップＳ１）、設定
読み込み要求の場合は、設定読み込み処理を行う（ステ
ップＳ２）。次に、設定保存要求か否かを判別し（ステ
ップＳ３）、設定保存要求ならば、設定保存処理を行う
（ステップＳ４）。同様に、監視形式設定要求か否かを
判別して（ステップＳ５）、肯定ならば、監視形式設定
処理を行い（ステップＳ６）、一覧表形式設定処理か否
かを判別して（ステップＳ７）、肯定ならば、一覧表形
式設定処理を行い（ステップＳ８）、表示順序設定処理
か否かを判別して（ステップＳ９）、肯定ならば、表示
順序設定処理を行い（ステップＳ１０）、文書属性絞り
込み設定要求か否かを判別して（ステップＳ１１）、肯
定ならば、文書属性による絞り込み設定処理を行い（ス
テップＳ１２）、そして、操作属性絞り込み設定要求か
否かを判別し（ステップＳ１３）、肯定ならば、操作属
性による絞り込み設定処理を行う（ステップＳ１４）。

【００２７】次に、入力処理部１８の設定読み込み処理
から順に説明する。入力処理部１８の設定読み込み処理
は、利用者により設定ファイルの読み込みが指示される
ことによって開始される。具体的には、ウィンドウメニ
ュー５０のファイルメニューの「開く」が選択指示され
ると、二次記憶装置２１から設定情報が記述された設定
ファイルが読み込まれ、一覧表形式・表示順設定部１
５、絞り込み設定部１６および監視形式設定部１７の各
設定部が設定ファイルの内容で設定される。そして、設
定ファイルで指定されていた二次記憶装置２１のディレ
クトリのファイルを一覧する表が表示される。

【００２８】設定保存処理は、利用者により設定ファイ
ルへの保存が指示されると、具体的には、ウィンドウメ
ニュー５０のファイルメニューの「閉じる」が選択指示
されると、各部の設定内容が二次記憶装置２１の設定フ
ァイルに保存され、表示されている表が閉じる。

【００２９】次に、図６のステップＳ６以降の各設定処
理では、共通した処理の流れがあり、以下、その流れに
ついて説明する。図７は各種設定処理の流れを一般的に
示したフローチャートである。

【００３０】まず、利用者からの設定要求があると、指
示に応じた設定ダイアログが開く（ステップＳ２１）。
次いで、その設定ダイアログの中で利用者が必要な入力
を完了すると、設定ダイアログを閉じ（ステップＳ２
２）、設定を文書管理装置の各部に反映させ（ステップ
Ｓ２３）、表示を更新する（ステップＳ２４）。その後
は、設定処理を終了するか次の設定処理に移る。

【００３１】次に、図６のステップＳ６以降の各設定処
理を、ウィンドウメニュー５０の表示メニューの下に現
れる各種設定のメニュー順に説明する。一覧表形式設定
処理では、利用者が入力装置２３により一覧表形式の設
定を指示すると、具体的には、ウィンドウメニュー５０
における表示メニューの「一覧表の設定」を選択指示す
ると、以下に示す、表の設定ダイアログが開く。

【００３２】図８は表の設定ダイアログの例を示す図で
ある。図示の設定ダイアログ６０には、指定ディレクト
リを入力するテキストボックス６１および指定フォーム
を入力するテキストボックス６２があり、表示対象とす
る二次記憶装置２１の一部を特定するディレクトリおよ
びテンプレート文書となる指定フォーム文書を指定する
ことができる。図示の例では、指定ディレクトリに
「Ｊ：￥報告書￥」を指定し、指定フォームとして二次
記憶装置２１のディレクトリ「Ｊ：￥版元」にあるテン
プレート文書「報告書．ＤＯＴ」を指定している。指定
ディレクトリおよび指定フォームを入力して「表の構
成」ボタンを押すと、一覧表の構成のダイアログ６５が
開く。

【００３３】このダイアログ６５には、タイトル行の各
セルに表示される「表示列名」、セルの幅を指定する
「列幅」および取得する属性値を指定する「属性キー」
とをそれぞれ設定するボックス６６がある。ここで、表
の形式は、１列につき、取得する属性キー、その表示列
幅、および表示列名を指定するが、これは、「行追加」
ボタンを押すことによって属性キーの一覧が表示され、
その中から１つを選択指定することによって、設定す
る。

【００３４】取得する属性キーは、対象としている複合
文書に共通に付加されているファイル名、最終更新者、
最終更新日、キーワード情報などの共通属性値の他に、
複合文書の構成要素が構成要素毎に付加する固有属性値
も指定できる。図示の例では、「ファイル名」と「最終
更新者」が共通属性であり、フィールドが設定する「項
目１」、「項目２」がフィールドの固有属性値である。

【００３５】また、図８の例では、１列目に「５０ｍ
ｍ」幅で「ファイル名」という表示列名で「ファイル
名」属性値を表示し、２列目に「３０ｍｍ」幅で「更新
者」という表示列名で「最終更新者」属性を表示し、
３、４列目に「１０ｍｍ」幅で「項目１」、「項目２」
という表示列名でフィールドの設定する「項目１の
値」、「項目２の値」属性を表示する指定である。

【００３６】上記の指定で、この報告書を表示させる
と、図４のような表４０ができる。表示順序の設定処理
では、利用者が入力装置２３により「表示順序」の設定
を指示すると、具体的には、ウィンドウメニュー５０の
表示メニューの「表示順の設定」を選択指示する。する
と、以下に示した設定ダイアログが開く。

【００３７】図９は表示順序の設定用ダイアログの例を
示す図である。表示順序の設定用ダイアログ７０は、一
覧表示の際に、どのフィールドを基準にして並べ変える
かを設定するもので、ソート対象を指定する複数のテキ
ストボックスと各テキストボックスに対応して昇順また
は降順を指示するチェックボタンとがある。ソート対象
は、たとえば、テンプレート文書に設定されているいろ
いろな情報のどれか１つを指定することができる。この
指定は、たとえば、マウスカーソルをソート対象のテキ
ストボックスの上に置くことにより一覧表示される候補
の中から任意の１つを選択することにより行うことがで
きる。

【００３８】図示の例では、まず、「項目１」の値で昇
順に並べ、「項目１」が同じものについては「項目２」
の値を使って昇順に並べ、それでも同じものについては
「更新時間」について降順に並べる指定を行っている。

【００３９】次に、文書属性による絞り込み設定処理で
は、利用者が入力装置２３により「文書属性による絞り
込み」の設定を指示、具体的には、ウィンドウメニュー
５０の表示メニューの「絞り込み条件」を選択指示す
る。すると、以下の表示制限条件の設定ダイアログが開
く。

【００４０】図１０は表示制限条件の設定ダイアログの
例を示す図である。図示の表示制限条件の設定ダイアロ
グ８０では、絞り込みの対象とする属性、その条件、値
を指定し、追加する。属性は前述の、表形式の設定に利
用できるものすべてを指定することができる。

【００４１】図示の例では、たとえば複合文書に「部
門」というフィールドがあったとして、その「部門」と
いう属性値に「東京営業」という文字列を含むものを表
示対象とし、さらに、更新日が９４年９月１０以降のも
ので、「項目１」の値が「５」である文書のみを表示対
象にする、という制限を付けている。

【００４２】操作属性による絞り込み設定処理では、利
用者が入力装置２３により「操作属性による絞り込み」
の設定を指示、具体的には、ウィンドウメニュー５０の
表示メニューの「操作絞り込み条件」を選択指示する。
すると、以下の操作による表示制限条件の設定ダイアロ
グが開く。

【００４３】図１１は操作による表示制限条件の設定ダ
イアログの例を示す図である。図示の設定ダイアログ９
０では、絞り込みの対象とする利用者、限定する期間、
および限定する操作を指定し、追加する。

【００４４】図示の例では、利用者「ＡＢ」が９４年１
０月１日から９４年１１月３０日の間に閲覧し、かつ９
４年９月３０日迄に誰かが内容の編集を行った文書のみ
を表示対象にせよ、との制限を付けている。電子文書で
は、誰が、何時、どのような操作をしたかという操作履
歴をログにして取っているので、この操作履歴情報を表
示制限の条件に利用している。

【００４５】これにより、文書の操作という観点から、
アプリケーションソフトウェアによらない観点で表示文
書を選択し、それらの内容を一覧させることができる。
たとえば、どんな形式の伝票であっても、それを作成し
た人、書き込んだ時間や利用者で一律に分類整理し、内
容の一覧をする場合などに利用することができる。

【００４６】監視形式設定処理では、利用者が入力装置
２３により「監視機能」の設定を指示、具体的には、ウ
ィンドウメニュー５０の表示メニューの「監視機能の設
定」を選択指示する。すると、以下の監視機能の設定ダ
イアログが開く。

【００４７】図１２は監視機能の設定ダイアログを示す
図である。図示の監視機能の設定ダイアログ１００で
は、監視機能の動作の有無、監視機能の動作間隔、通知
形態、および通知メッセージの文面を指定する。図示の
例では、１０分毎に監視機能を動作させて、指定ディレ
クトリの内容を検査し、もし、内容に変化があれば、そ
の旨を通知する通知ダイアログ１０１が開いて、指定し
た通知メッセージの文字列「＄ＤＩＲ」および「＄ＦＩ
ＬＥ」を該当するディレクトリ名およびファイル名に置
き換えた通知メッセージをその通知ダイアログ１０１に
表示する。図示の表示例では、１０分の間に、ディレク
トリ「Ｉ：￥ＭＰＧ￥」の中の３つのファイル「００
１．ｍｐ」、「００５．ｍｐ」および「００８．ｍｐ」
に変化があったことを通知している。

【００４８】次に、ファイル検査部１１およびファイル
検査部１１により起動される処理について説明する。文
書管理装置１０は、入力処理部１８による利用者からの
要求の処理と並行して、ファイル検査部１１により二次
記憶装置２１の指定ディレクトリを監視形式設定部１７
により設定された形式により監視している。

【００４９】指定ディレクトリ中の一覧対象文書ファイ
ルに変化があった場合に、属性情報取得部１２により各
ファイル属性値を取得し、表形式や絞り込みの設定部で
設定された様式により、表示情報作成部１４で表示情報
を作成し、表示装置２２に表形式で二次記憶中のファイ
ルを一覧表示する。

【００５０】次に、監視機能設定条件により、一定時間
毎に行われるファイル検査部１１、絞り込み部１３およ
び表示情報作成部１４にて行われる表示の自動更新処理
について説明する。

【００５１】図１３はファイル検査部から駆動される処
理の流れを示すフローチャートである。ある時刻におい
て、監視機能が動作されると、ファイル検査部１１で
は、指定ディレクトリの削除・新規追加・更新された形
跡のあるファイルだけのファイルリストを作成する（ス
テップＳ３１）。次いで、絞り込み部１３において、新
規追加・更新された形跡のあるファイルのデータを取得
し、表示対象となるかを検査する（ステップＳ３２）。
表示情報作成部１４では、新規追加・更新されているフ
ァイルのデータの色を変え、表を再表示する（ステップ
Ｓ３３）。そして、ファイル検査部１１は、新規追加・
更新されているファイルがあることを利用者に通知する
（ステップＳ３４）。その後、監視機能設定条件により
設定された一定時間の間、監視機能の動作を停止する
（ステップＳ３５）。設定された一定時間が経過する
と、再度、ステップＳ３１に戻り、上述のステップを繰
り返し、ファイルに変化があった場合は、一覧表でのフ
ァイル表示を自動更新する。

【００５２】なお、変化したファイルの再表示処理を一
定時間毎に行っているが、この再表示処理は、ファイル
の削除・追加・更新を常時監視していて、何らかの変化
があった時点で、開始させて、再表示をリアルタイムに
行うように構成することもできる。

【００５３】次に、上記のファイル検査部から駆動され
る各処理の詳細につい説明する。図１４はファイル検査
部のファイルリスト作成処理を示すフローチャートであ
る。

【００５４】ファイル検査部１１のファイルリスト作成
処理は、図１３のステップＳ３１に相当する処理であ
る。この処理では、まず、ファイル検査部１１は、表形
式で設定されている監視指定ディレクトリ中のファイル
を数え上げ、リストを作成する（ステップＳ４１）。こ
れを新規ファイルリストと呼ぶ。これを１回前のファイ
ルリストである旧リストと比較する（ステップＳ４
２）。ここで、新・旧リストの各ファイルそれぞれにつ
いて、ファイル名および二次記憶装置上の修正時間に差
が無い場合には、今回の処理を終了し、次の処理開始時
間まで休止する。すなわち、図１３の一定時間停止処理
のステップＳ３５に進む。ステップＳ４２の新・旧リス
トの比較において、差がある場合には、削除ファイルリ
ストを空にし、まず、今回削除されたファイルがあるか
確認する。削除されたファイルがある場合、そのファイ
ルが現在表示対象のファイルであったかを調べる（ステ
ップＳ４３）。旧リスト中で現在表示対象のファイルが
今回削除されていた場合、そのファイルはすべてファイ
ル削除リストに追加される（ステップＳ４４）。そし
て、図１３のステップＳ３２における絞り込み部１３の
処理に移る。

【００５５】図１５は絞り込み部のファイル絞り込み処
理を示すフローチャートである。ファイル検査部１１に
おけるファイルの検査が終了したら、ファイルの絞り込
み処理を行う。このファイル絞り込み処理は、新規ファ
イルリスト中のすべてのファイル一つ一つについて、設
定されている絞り込み（表示制限）条件に照らし合わ
せ、表示対象となるファイルを取捨選択する処理であ
る。

【００５６】まず、追加・変更ファイルリストを空にす
る（ステップＳ５１）。次に、Ｎに新規ファイルリスト
の要素数を代入し（ステップＳ５２）、カウンタｉを１
に設定する（ステップＳ５３）。そして、カウンタｉを
１から新規ファイルリストの要素数Ｎまで、１つずつ増
やしながら以下の処理を繰り返す。

【００５７】まず、ｉがＮ以下か否かを判定し（ステッ
プＳ５４）、新規ファイルリストからｉ番目の要素Ｅｎ
ｅｗを取り出す（ステップＳ５５）。この要素は二次記
憶装置中のファイル名と二次記憶での修正時間とを対に
して保持する。

【００５８】次に、Ｅｎｅｗと同じファイル名を持つ要
素が現在表示されているかどうか調べる（ステップＳ５
６）。この要素に該当する旧ファイルリストの要素をＥ
ｏｌｄとする。ここで、表示がない場合、このファイル
は今回新規に追加されたファイルということになる。す
なわち、これは、新規に作成されたか、以前は絞り込み
条件に該当せず表示されていなかったが、表示内容のデ
ータに対応する属性値が変更され、絞り込み条件に該当
するようになった場合である。Ｅｎｅｗについて、設定
されている絞り込み（表示制限）条件に照らし合わせ、
表示対象となるかどうかを調べる（ステップＳ５７）。
次に、Ｅｎｅｗが新規に表示の対象となるかどうかを調
べ（ステップＳ５８）、Ｅｎｅｗが新規に表示の対象と
なる場合には、データの取得が必要となり、このＥｎｅ
ｗを追加ファイルリストに追加する（ステップＳ５
９）。Ｅｎｅｗが表示対象とならない場合には、このフ
ァイルに関するデータの取得は必要なくなるので、この
ファイルは無視する。

【００５９】ステップＳ５６において、Ｅｎｅｗと同じ
ファイル名を持つ要素がＥｏｌｄにある場合、すなわ
ち、Ｅｎｅｗが以前から表示されていたが、表示されて
いるデータのある属性値が変更されていた場合は、旧リ
ストからＥｏｌｄを取り出し（ステップＳ６０）、Ｅｎ
ｅｗの保持する修正時間とＥｏｌｄの修正時間とを比較
する（ステップＳ６１）。ここで、時間が相違する場
合、そのファイルに何かしらの変更があったことになる
ので、Ｅｎｅｗについて、設定されている絞り込み（表
示制限）条件に照らし合わせ、表示対象となるかどうか
を調べる（ステップＳ６２）。次に、Ｅｎｅｗが表示対
象となるかどうかを調べ（ステップＳ６３）、Ｅｎｅｗ
が表示対象となる場合には、何かしら情報の変更がされ
ているので、このファイルについて属性情報取得部１２
により、各列分の属性値を取得し、Ｅｎｅｗを更新リス
トに加えて、表示用データを更新する（ステップＳ６
４）。Ｅｎｅｗが表示対象とならない場合には、このフ
ァイルに関するデータの取得や更新は必要なくなるので
このファイルは無視される。また、ステップＳ６１にお
いて、ＥｎｅｗとＥｏｌｄとの修正時間が同じ場合もこ
のファイルはなんら変更がないことになるので、データ
の再取得修正は行われず、このファイルは無視される。
そして、カウンタｉを１つ増やし（ステップＳ６５）、
ステップＳ５４に戻る。カウンタが順次増やされていっ
て、カウンタ値ｉが新規ファイルリストの要素数Ｎを越
えた場合には、このファイル絞り込み処理は終了し、再
表示処理に移る。

【００６０】図１６は表示情報作成部の再表示処理を示
すフローチャートである。この処理は図１３のステップ
Ｓ３３に相当する処理である。表示情報作成部１４にお
ける再表示処理では、新規ファイルリストのうち、表示
対象のファイルのみについて、内容の変更に応じて表示
色を変えて属性を表示する。

【００６１】まず、Ｎに新規ファイルリストの要素数を
代入し（ステップＳ７１）、カウンタｉを１に設定する
（ステップＳ７２）。そして、カウンタｉを１から新規
ファイルリストの要素数Ｎまで、１つずつ増やしながら
以下の処理を繰り返す。

【００６２】まず、ｉがＮ以下か否かを判定し（ステッ
プＳ７３）、新規ファイルリストからｉ番目の要素Ｅを
取り出す（ステップＳ７４）。次に、要素Ｅのファイル
から属性値を取得し、各種絞り込み条件を検査する（ス
テップＳ７５）。ここで、Ｅについて、設定されている
絞り込み（表示制限）条件に照らし合わせ、表示対象と
なるかどうかを調べる（ステップＳ７６）。表示対象と
なる場合は、そのファイルが新規に追加されたファイル
かどうかを調べる（ステップＳ７７）。具体的には、追
加リスト中にＥがあるかどうかを調べる。新規に追加さ
れたファイルである場合には、表示色を「青」に設定す
る（ステップＳ７８）。ステップＳ７７にて、追加リス
ト中にＥがなければ、データが更新されているかを調べ
る（ステップＳ７９）。つまり、先ほど作成した更新リ
ストにＥがあるかどうかを調べる。変更リストにある場
合には、表示されているすべての列について、表示列に
指定されている属性値を取り出し、今現在表示している
属性値と比較する（ステップＳ８０）。ここで、何か１
つでも差があった場合、表示されている情報が変化して
いることを示すために、表示色を「赤」に設定する（ス
テップＳ８１）。そうでない場合は、表示されていない
データが何か更新されていることになる。この非表示デ
ータが変更されていた場合には、表示色を「緑」に設定
してそのことを示す（ステップＳ８２）。ステップＳ７
９にて、Ｅが更新リストにない場合は、データに変更が
ないことになり、この場合は、文書に変更がないことを
示すように表示色を「黒」に設定する（ステップＳ８
３）。そして、ファイルや、ファイル中の属性情報の変
化に応じて表示色を設定した後、１つの行について属性
情報取得部１２により各列の属性値を取得し、順次描画
する（ステップＳ８４）。ステップＳ７６にて、表示対
象とならない場合は、何もせず、次の要素の処理のため
に、カウンタｉを１つ増やし（ステップＳ８５）、ステ
ップＳ７３に戻る。カウンタが順次増やされていって、
カウンタ値ｉが新規ファイルリストの要素数Ｎを越えた
場合には、この再表示処理は終了し、通知処理に移る。

【００６３】図１７はファイル検査部での通知処理を示
すフローチャートである。この処理は図１３のステップ
Ｓ３４に相当する処理である。ファイル検査部１１にお
ける通知処理では、削除・追加・更新されたファイルが
あるかどうかを調べる（ステップＳ９１）。すなわち、
削除ファイルリスト、追加ファイルリスト、更新ファイ
ルリストに何か要素があるかどうかを調べる。いずれか
のファイルリストに要素があれば、通知指定があるかど
うかを調べる（ステップＳ９２）。ここで、該当ファイ
ルがあって、通知をするように指定されている場合に
は、監視機能の設定に従って、通知ダイアログ１０１を
出し、利用者に変更通知メッセージを表示する。

【００６４】これで、文書管理装置１０の一連の処理が
終了する。そして、再び一定時間が経過すると、図１３
のステップＳ３１に戻り、ファイル検査部１１の処理が
起動される。

【００６５】上述の実施例では、文書ファイルの内容を
表示装置に表示するだけであったが、この表示内容をＣ
ＳＶ（ＣｏｍｍａＳｅｐａｒａｔｅｄＶａｌｕｅ）
形式にファイル保存するように構成することができる。
ＣＳＶ形式とは、表を二次記憶装置２１に保存する際に
広く使われるフォーマットの一つである。

【００６６】図１８はＣＳＶ形式の出力機能を備えた文
書管理装置の構成例を示すブロック図である。表示内容
をＣＳＶ形式で出力する場合、文書管理装置は、図２の
構成に加え、さらにＣＳＶ形式出力部１９ａを備える。
このＣＳＶ形式出力部１９ａは入力処理部１８に接続さ
れ、入力装置２３からのＣＳＶ形式の出力要求を受け
て、出力処理をする。この場合、入力処理部１８の処理
を示した図６の流れは、その途中に、表出力要求かどう
かの判断があり、表出力処理であれば、ＣＳＶ出力処理
をするよう分岐される形式になる。

【００６７】この出力処理は、利用者により表出力要求
が指示されると、具体的にはウィンドウメニュー５０の
ファイルメニューに新たに設定された「ＣＳＶ形式で保
存」コマンドが選択指示されると、起動される。する
と、表示情報作成部１４は、表示情報作成部１４から一
覧表の表示情報を取得し、その表示情報をＣＳＶ形式に
加工して、二次記憶装置２１に出力する。このＣＳＶ形
式の出力処理の結果、得られたファイルの内容例を以下
に示す。

【００６８】図１９はＣＳＶ形式の出力処理による出力
例を示す図である。この図において、（Ａ）は表示装置
２２において表示されている一覧表の表示例を示し、
（Ｂ）はその一覧表の表示内容をＣＳＶ形式で出力した
場合のファイル１１０の内容を示している。ＣＳＶ形式
の出力処理では、一覧表の各行毎に各列（１セル毎）の
表示要素を出力し、これらの要素をセパレータ（コンマ
やタブ記号）で区切るようにしている。

【００６９】これにより、各種グラフ作成・表計算のア
プリケーションソフトウェアにこのＣＳＶ形式のファイ
ルを読み込ませ、分析用などのデータ源として活用する
ことが可能になる。

【００７０】また、別の実施例として、文書管理装置
は、文書ファイルの内容を表示装置２２に表示すること
に加えて、表の任意の部分にマーク付けできるように構
成することもできる。そして、この付加されたマーク
を、文書ファイルの内容情報や文書の操作情報などに加
えて、絞り込み条件に指定できるように構成することが
できる。一覧表はデータファイルを編集するのではな
く、データファイルの一部を抜き出して表形式に集計し
ているだけであり、しかも、このマーク付けは、一覧表
に対して付加されているので、オリジナルの文書の内容
を変更することはない。

【００７１】図２０はマーク付け機能を備えた文書管理
装置の構成例を示すブロック図である。マーク付けとマ
ークによる絞り込みを行う場合、文書管理装置は、図２
の構成に加え、さらにマーク付け部１９ｂを備える。こ
のマーク付け部１９ｂは入力処理部１８に接続され、入
力装置２３からのマーク付け要求およびマークによる絞
り込み要求を受けて、それぞれの処理をする。この場
合、入力処理部１８の処理を示した図６の流れは、その
途中に、マーク付け開始かどうかの判断と、マーク絞り
込み要求かどうかの判断とがあり、利用者からの入力要
求がマーク付け開始ならば、マーク付け処理に分岐し、
マーク絞り込み設定要求ならば、付加マークによる絞り
込み設定処理に分岐する形式となる。

【００７２】ここで、入力処理部１８におけるマーク付
け処理について説明する。図２１はマーク付け処理の流
れを示すフローチャートである。このマーク付け処理
は、利用者によりマーク付け開始が指示されることによ
り、具体的にはウィンドウメニュー５０の編集メニュー
に設定された「マーク付け開始」が選択指示されること
により、処理開始される。入力装置２３としてマウスを
使用した場合、まず、マウスのボタンをダウンしたかど
うかが判断され（ステップＳ１０１）、マウスダウンの
場合は、利用者の入力待ちになる（ステップＳ１０
２）。次いで、マウスボタンをアップしたかどうかが判
断され（ステップＳ１０３）、マウスアップでなけれ
ば、マウスをドラッグしたかどうかが判断される（ステ
ップＳ１０４）。ここで、マウスをドラッグしたのでは
なければ、ステップＳ１０２の入力待ちに戻り、ドラッ
グの場合は、そのドラッグに合わせて画面上のマークサ
イズを更新する（ステップＳ１０５）。その後、ステッ
プＳ１０２の入力待ちに戻り、ステップＳ１０３におい
てマウスアップが判断されると、マークサイズを現在位
置のマークサイズに決定し、マークを一覧表に付加する
（ステップＳ１０６）。

【００７３】図２２は利用者によるマーク付け操作の一
例を示す図である。この図によれば、表示装置２２に、
表の一要素値として、「過去の資産の引き継ぎ」なる文
字列が表示されているものとする。ここで、マウスカー
ソル１２０をマーク付け開始位置１２１においてマウス
のボタンをダウンし、その位置からマウスをドラッグし
てマーク付け終了位置でマウスのボタンをアップする。
たとえば、図示のマウスカーソル１２０の位置でマウス
アップすると、矩形１２２によって示される領域にマー
ク付けされる。このように、マーク付け処理では、マウ
スダウンの位置を左上、マウスアップの位置を右下とす
る矩形をマークとして記憶する。

【００７４】次に、マークによる絞り込みを行う場合に
ついて説明する。利用者が入力装置２３により「付加マ
ークによる絞り込み」の設定を指示すると、具体的に
は、ウィンドウメニュー５０の表示メニューに追加設定
された「マーク絞り込み条件」を選択指示すると、以下
に示すマークによる絞り込み条件の設定ダイアログが開
く。

【００７５】図２３はマークによる絞り込み条件の設定
ダイアログの例を示す図である。マークによる絞り込み
条件の設定ダイアログ１３０は、絞り込みの対象とする
マークと属性との組を指定するボックスがあり、そこに
条件を追加することにより絞り込み条件が設定される。

【００７６】図示の例では、「項目１」の表示セルに何
かマークが付加されており、さらに「変更者」の表示セ
ルに赤マークが付加されている文書ファイルのみを表示
対象にせよ、という制限が設定されている場合を示して
いる。

【００７７】このように、マーク付けおよびマークによ
る絞り込み条件の設定を可能にしたことにより、一覧表
を作成する時点であらかじめ決めた表示制限だけではな
く、表を見ながら利用者の気になる情報に後からマーク
付けができるので、データのさまざまな見方が柔軟にで
きるようになる。これにより、たとえば、数千枚の文書
を一覧表示し、一覧を見ながら、気になる情報別に、利
用者は数種類のマークを自由に付加していく。その後、
マークの種類を指定することにより、特定のマークが付
加されているファイルのみを表示の対象にすることがで
きる。この表示の絞り込みで、数百件になった一覧に対
して再びマーク付けをすることで、さらに絞り込みを変
更していくことができる。このマーク付けは、一覧表に
付加されているため、オリジナルの文書の内容を変更し
ない。そのため、複数の利用者が１つのファイル群を共
有しつつ自分の見方で自由にマーク付けを行うことがで
きる。

【００７８】別の実施例として、一覧表示するデータは
文字列や数字に限らず、画像イメージ情報も混在できる
ように構成することができる。この画像イメージ情報を
含む一覧表の例を以下に示す。

【００７９】図２４は対象とする文書ファイルとその一
覧表の表示概念を示す図である。この図において、
（Ａ）は画像イメージ情報を含む文書ファイルの例を示
し、（Ｂ）はその文書ファイルから取得した画像イメー
ジ情報を含む情報の一覧表示の例を示している。図示の
例では、「報告書１」なる文書ファイルの１つの「感
想」なるフィールドの部分が手書きのイメージ情報を含
んでいて、これを一覧表示させた場合に、表の対応する
セルにイメージ情報が表示されることになる。

【００８０】このように、表示対象の属性値として画像
イメージを扱えるようにしたことにより、ファックス文
書や、スキャナーで取得した写真などの画像イメージの
ファイルに、従来のキーワードや検索条件などをコード
で入力しなくとも、そのまま指定ディレクトリにおくだ
けで内容一覧の対象となる。

【００８１】さらに、別の実施例によれば、文書ファイ
ルの内容を表示装置に表示することに加え、さらに、そ
の表示内容の行を指定して、その行に対応する文書ファ
イルを取得し、表示装置に表示させるように構成するこ
とができる。この場合、入力処理部１８の処理を示した
図６の流れの途中に、文書取得要求かどうかの判断と、
利用者からの要求が文書取得要求ならば、文書取得処理
に分岐する形式となる。

【００８２】この文書取得処理は、利用者により、文書
ファイル取得が指示されると、具体的には、表の一部を
マウスでダブルクリック指示すると、処理開始される。
すなわち、ダブルクリックしたマウス位置のデータファ
イルのファイル名を調べ、そのファイルを開き、内容表
示を行う。

【００８３】これにより、一覧を見ている利用者に二次
記憶装置のデータファイルのありかを意識させることな
く、データファイルを入手できるという利点がある。ま
た、利用者はデータファイルの更新を明示的に調べるこ
となく、表示の変化に着目していれば、内容が変化した
データファイルを知ることができる。表示の変化した部
分のデータを選んで指示すると、そのデータファイルそ
のものが簡単に入手できることになる。

【００８４】さらに、指定したディレクトリ中で、削除
されたもの、追加されたもの、更新されたものがある場
合に通知ダイアログを表示して通知させることに加え
て、通知ダイアログによる通知だけでなく、ＣＳＶ形式
のファイルに最新のデータを出力するように構成するこ
とができる。

【００８５】図２５は通知内容のファイル出力設定用の
ダイアログの例を示す図である。図示の例によれば、監
視機能の設定ダイアログの中に、ＣＳＶファイルに通知
する機能を設定するチェックボックスが追加されてい
る。この設定をチェックしておくことにより、ファイル
検査部１１の通知処理は以下のようになる。

【００８６】図２６は通知・ファイル出力処理の流れを
示すフローチャートである。ファイル検査部１１におけ
る通知処理では、まず、削除・追加・更新されたファイ
ルがあるかどうかを調べる（ステップＳ１１１）。すな
わち削除ファイルリスト、追加ファイルリスト、更新フ
ァイルリストに何か要素があるかどうかを調べる。次
に、いずれかのファイルリストに要素があれば、通知指
定があるかどうかを調べる（ステップＳ１１２）。ここ
で、該当ファイルがあり、通知をするように指定されて
いる場合、指定に従って利用者に変更通知メッセージを
表示する（ステップＳ１１３）。ここで、表ＣＳＶファ
イルへの出力指定がなされているかどうかを調べ（ステ
ップＳ１１４）、表ＣＳＶファイルへの出力による通知
が指定されている場合には、表示内容の表ＣＳＶファイ
ルへの出力処理を行う（ステップＳ１１５）。

【００８７】これにより、ＣＳＶ形式のファイルを読み
込んで、グラフを描画するようなグラフ描画アプリケー
ションソフトウェアを使用して、たとえば集計処理など
を行う場合に、グラフ描画アプリケーションソフトウェ
アが直接、文書ファイルを操作してデータを表示するわ
けでなく、何かしら文書に変更があった場合にグラフの
データとして用いるＣＳＶファイルが更新されることに
なるので、常に最新データのグラフを自動で描画させる
ことが可能となる。

【００８８】最後に、電子文書管理装置の実施の形態
を、電子稟議（回覧）システムへ適用した場合を例にし
て説明する。電子文書である複合文書の構成要素とし
て、回覧アプリケーションソフトウェアを用いる。この
回覧アプリケーションソフトウェアは、自分の構成要素
として承認アプリケーションソフトウェアを保持する。
回覧アプリケーションソフトウェアは停止状態と実行状
態とを持つ。

【００８９】図２７は回覧アプリケーションソフトウェ
アの説明図である。この図において、複合文書１４０に
は、回覧アプリケーションソフトウェア１４１が貼り込
まれており、この回覧アプリケーションソフトウェアに
よって（自己都合）属性値、すなわち、「回覧者」、
「終了日」、「状態」、「動作回覧」が設定されてい
る。

【００９０】利用者の指示により、回覧アプリケーショ
ンソフトウェアが停止状態から実行状態に移行すると
き、最初の文書構成要素である承認アプリケーションソ
フトウェアの属性である、「承認者」という属性値（こ
の例だと「ａ」）を、この回覧アプリケーションソフト
ウェアを貼り込んでいる、親複合文書の「回覧者」とい
うアプリケーションソフトウェア固有の属性値に設定す
る。

【００９１】それとともに、親複合文書の「動作回覧」
属性に自分の名前（この例だと「回覧Ａ」）を設定し、
「状態」属性に現在の承認進行度（この例だと１／２）
を設定する。この処理は図２７での「状態１」から「状
態２」に進行する操作に該当する。

【００９２】回覧実行中で、電子承認印アプリケーショ
ンソフトウェアにより承認アプリケーションソフトウェ
アに押印がなされると、回覧アプリケーションソフトウ
ェアは次の文書構成要素である承認アプリケーションソ
フトウェアの「回覧者」という属性値（この例だと
「ｂ」）を、この回覧アプリケーションソフトウェアを
貼り込んでいる、親複合文書の「回覧者」というアプリ
ケーションソフトウェア固有属性値に設定する。

【００９３】それとともに、親複合文書の「状態」属性
に現在の承認進行度（この例だと２／２）を設定する。
この処理は図２７において、「状態２」から「状態３」
に進行する操作に該当する。

【００９４】こうして承認作業が進んでいって、最後の
承認アプリケーションソフトウェアが承認された場合、
回覧は終了となる。電子承認印アプリケーションソフト
ウェアにより最後の承認アプリケーションソフトウェア
に押印されると、回覧アプリケーションソフトウェアは
親複合文書の「回覧者」というアプリケーションソフト
ウェア固有属性値を削除し、親複合文書の「状態」属性
に現在の承認進行度（この例だと済２／２）を設定し、
「終了日」属性値に現在の日時（この例だと９５／０８
／１０）を設定する。この処理は図２７において、「状
態３」から「状態４」に進行する操作に該当する。

【００９５】回覧対象者および事務管理者は、本電子文
書管理装置において以下のように一覧表を構成してお
く。図２８は表形式設定の設定ダイアログの例を示す図
である。

【００９６】図示の例によれば、回覧対象となる文書フ
ァイルがおかれるディレクトリを「Ｊ：￥稟議書￥」と
設定し、さらに、表の構成では、１列目に「回覧」とい
う表示列名で、属性値「ファイル名」を、２列目には
「回覧者」という表示列名で、属性値「回覧者」を、３
列目には「回覧状態」という表示列名で、属性値「状
態」を、そして４列目に「終了日」という表示名で、属
性値「終了日」を、それぞれ設定するようにしている。

【００９７】事務管理者のように、回覧の内容や進行度
合によらず、指定ディレクトリにあるすべての回覧文書
を一覧しておきたい場合には、絞り込み条件（表示制限
条件）を何も設定しておかない。すると、表示装置２２
には以下のような一覧表が表示される。

【００９８】図２９は回覧状況の一覧表を示す図であ
る。この図のように、表形式の設定ダイアログで設定さ
れた通り、タイトルを設定する１行目のセルには、「回
覧」、「回覧者」、「回覧状態」、「終了日」が順に表
示され、２行目以下に、指定ディレクトリ中の文書ファ
イルの回覧状況が表示される。

【００９９】ここで、たとえば、回覧対象者である利用
者「ａ」が以下のように、表示制限条件と監視機能の条
件とを設定しておいたとする。図３０は表示制限条件お
よび監視機能の条件の設定例を示す図である。

【０１００】この図において、（Ａ）に示したように、
表示制限条件として、属性「状態」に「済」が含まれて
いなく、かつ、属性値「回覧者」が「ａ」であることを
設定している。また、（Ｂ）に示したように、監視機能
の条件の設定として、通知メッセージに、「回覧＄ＦＩ
ＬＥを承認してください」と設定している。ここで、図
２７の回覧文書の状態が「状態１」から「状態２」に移
行した時点で、以下のような通知ダイアログが表示さ
れ、一覧表が表示される。

【０１０１】図３１は通知ダイアログおよび一覧表の表
示例を示す図である。表示制限条件および監視機能の条
件を図３０のように設定して、回覧文書の状態が「状態
１」から「状態２」に移行した時点で、（Ａ）に示した
ように、通知ダイアログには該当したファイルの名前を
埋め込んだ通知メッセージが表示され、また、それとと
もに、（Ｂ）に示したように、一覧表が表示される。

【０１０２】このときに、前述の「文書ファイルの取得
機能」を用いて、この表の１行目を指定し、文書ファイ
ルを取得・表示させることにより、認証作業を行うこと
ができる。

【０１０３】さらに、利用者「ｂ」も、利用者「ａ」と
同様に、表示制限条件を設定しておくことにより、回覧
文書の状態が「状態２」から「状態３」に移行する時
に、自分に回覧の順番が来たことを、通知ダイアログに
よって知ることができる。

【０１０４】一方、何かの回覧が終ったときに処理をし
たいと思っている利用者、たとえば、回覧終了した文書
をファイリング保存したい事務官などは、以下のように
表示制限条件と監視機能の条件とを設定しておくとよ
い。

【０１０５】図３２は表示制限条件および監視機能の条
件の設定例を示す図である。この図において、（Ａ）に
示したように、表示制限条件として、属性「状態」に
「済」が含まれていることを設定している。また、
（Ｂ）に示したように、監視機能の条件の設定として
は、通知メッセージに、「回覧＄ＦＩＬＥが終了しまし
た」と設定している。ここで、図２７の回覧文書の状態
が「状態３」から「状態４」に移行した時点で、以下の
ような通知ダイアログが表示される。

【０１０６】図３３は通知ダイアログの表示例を示す図
である。表示制限条件および監視機能の条件を図３２の
ように設定して、回覧文書の状態が「状態３」から「状
態４」に移行した時点で、通知ダイアログが出力され、
該当ファイルの名前を埋め込んだ通知メッセージが表示
される。

【０１０７】

【発明の効果】以上説明したように本発明では、二次記
憶装置の電子文書ファイルの変化を検査するファイル検
査手段およびその検査の条件を利用者の指示によって設
定する監視形式設定手段を備えるように構成した。この
ため、二次記憶装置が複数の利用者により共有されその
二次記憶装置上の電子文書ファイルが複数の利用者によ
り追加・削除・更新されるたびに、その二次記憶装置を
一覧している電子文書管理装置の表示内容を利用者の指
定した見方で表示し、リアルタイムに変更させることが
できる。表示内容は利用者が逐一再表示要求を出さなく
ても最新の状態に更新されるので、利用者にとって簡便
である。

【０１０８】また、電子文書ファイルの指定属性値を取
得する属性情報取得手段、取得した属性値の絞り込みを
行う絞り込み手段および絞り込みの条件を設定する表示
制限条件設定手段を備えたことにより、あらかじめ設定
されている標準の属性情報だけではなく、電子文書を構
成している文書構成要素が自己都合により自由に設定で
きるような固有の属性情報も絞り込み条件として設定で
き、多様な表示結果を得ることができる。

【０１０９】さらに、一覧の情報を作成する表示情報作
成手段およびその表示形式などを設定管理する表示形式
設定手段を備えたことにより、多くの文書ファイルの内
容が一覧されていても、変更のあった部分のみ他と異な
った形式で表示させることができ、一目でデータが更新
されているファイルを他と識別し、変更の内容を知るこ
とを可能にしている。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による電子文書管理装置の原理構成図で
ある。

【図２】文書管理装置の構成例を示すブロック図であ
る。

【図３】電子文書の一例を示す図である。

【図４】指定された形式で表示された一覧表の一例を示
す図である。

【図５】利用者からの入力を処理するウィンドウメニュ
ーの一例を示す図である。

【図６】入力処理部の処理の流れを示すフローチャート
である。

【図７】各種設定処理の流れを一般的に示したフローチ
ャートである。

【図８】表の設定ダイアログの例を示す図である。

【図９】表示順序の設定用ダイアログの例を示す図であ
る。

【図１０】表示制限条件の設定ダイアログの例を示す図
である。

【図１１】操作による表示制限条件の設定ダイアログの
例を示す図である。

【図１２】監視機能の設定ダイアログを示す図である。

【図１３】ファイル検査部から駆動される処理の流れを
示すフローチャートである。

【図１４】ファイル検査部のファイルリスト作成処理を
示すフローチャートである。

【図１５】絞り込み部のファイル絞り込み処理を示すフ
ローチャートである。

【図１６】表示情報作成部の再表示処理を示すフローチ
ャートである。

【図１７】ファイル検査部での通知処理を示すフローチ
ャートである。

【図１８】ＣＳＶ形式の出力機能を備えた文書管理装置
の構成例を示すブロック図である。

【図１９】ＣＳＶ形式の出力処理による出力例を示す図
である。

【図２０】マーク付け機能を備えた文書管理装置の構成
例を示すブロック図である。

【図２１】マーク付け処理の流れを示すフローチャート
である。

【図２２】利用者によるマーク付け操作の一例を示す図
である。

【図２３】マークによる絞り込み条件の設定ダイアログ
の例を示す図である。

【図２４】対象とする文書ファイルとその一覧表の表示
概念を示す図である。

【図２５】通知内容のファイル出力設定用のダイアログ
の例を示す図である。

【図２６】通知・ファイル出力処理の流れを示すフロー
チャートである。

【図２７】回覧アプリケーションソフトウェアの説明図
である。

【図２８】表形式設定の設定ダイアログの例を示す図で
ある。

【図２９】回覧状況の一覧表を示す図である。

【図３０】表示制限条件および監視機能の条件の設定例
を示す図である。

【図３１】通知ダイアログおよび一覧表の表示例を示す
図である。

【図３２】表示制限条件および監視機能の条件の設定例
を示す図である。

【図３３】通知ダイアログの表示例を示す図である。

【符号の説明】

１電子文書管理装置１ａファイル検査手段１ｂ属性情報取得手段１ｃ絞り込み処理手段１ｄ表示情報作成手段１ｅ表示形式設定手段１ｆ表示制限条件設定手段１ｇ監視形式設定手段２記憶装置２ａ電子文書ファイル２ｂ各種設定情報３表示手段４入力手段１０文書管理装置１１ファイル検査部１２属性情報取得部１３絞り込み部１４表示情報作成部１５一覧表形式・表示順設定部１６絞り込み設定部１７監視形式設定部１８入力処理部２１二次記憶装置２２表示装置２３入力装置

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】記憶装置に保存され複数の利用者によっ
て共有利用されている電子文書ファイルを監視して一覧
対象の電子文書ファイルの情報およびその電子文書ファ
イルの変化情報を検出するファイル検査手段と、前記一覧対象の電子文書ファイルから指定属性値を取得
する属性情報取得手段と、前記ファイル検査手段にて検出された電子文書ファイル
の情報および変化情報または前記属性情報取得手段にて
取得した電子ファイルの指定属性値を表示手段において
表形式に一覧表示させる情報を作成する表示情報作成手
段と、前記表示情報作成手段にて作成される表の形式および表
示する属性を利用者の指定に従って設定管理する表示形
式設定手段と、前記ファイル検査手段における電子文書ファイルの検査
の条件を利用者の指定に従って設定する監視形式設定手
段と、を備えていることを特徴とする電子文書管理装置。
【請求項２】前記ファイル検査手段にて変化が検出さ
れた電子文書ファイルまたは前記属性情報取得手段にて
取得した電子文書ファイルの指定属性値を表示対象とす
るかどうかを判断する絞り込み処理手段と、前記絞り込
み処理手段における絞り込みの条件を利用者の指定に従
って設定する表示制限条件設定手段とをさらに備えてい
ることを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
【請求項３】前記表示制限条件設定手段は、文書内容
に関連した属性情報であって、あらかじめ規定された共
通の属性情報および電子文書ファイルを作成するアプリ
ケーションソフトウェアに固有の属性情報を表示制限の
条件として設定するように構成したことを特徴とする請
求項２記載の電子文書管理装置。
【請求項４】前記表示制限条件設定手段は、電子文書
ファイルの操作に関する属性情報を表示制限の条件とし
てさらに設定するように構成したことを特徴とする請求
項２記載の電子文書管理装置。
【請求項５】前記表示情報作成手段は、変化が検出さ
れた電子文書ファイルを一覧表上で差別化して表示する
ように構成したことを特徴とする請求項１記載の電子文
書管理装置。
【請求項６】前記ファイル検査手段は、前記監視形式
設定手段によってあらかじめ設定された所定時間間隔で
監視動作を実行するように構成されていることを特徴と
する請求項１記載の電子文書管理装置。
【請求項７】前記表示情報作成手段にて作成された表
示情報をファイルに出力する表示情報出力手段をさらに
備えていることを特徴とする請求項１記載の電子文書管
理装置。
【請求項８】前記表示情報作成手段にて作成された表
示情報に対してマーク付けを行うマーク付け手段をさら
に備えていることを特徴とする請求項１記載の電子文書
管理装置。
【請求項９】前記マーク付け手段は、前記表示情報に
付加されたマークを絞り込み条件の１つとして設定する
ように構成したことを特徴とする請求項８記載の電子文
書管理装置。