JPH0756794A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 プログラム及び設計書等の文書を、会社組織
及び業務分類にもとづきアクセス権を設定する文書管理
装置を提供すること。 【構成】 設計書又はプログラムを、アクセス権を有す
るもののみアクセス可能に管理する文書管理装置におい
て、設計書又はプログラムが格納される文書データベー
スを保持する文書・修正項格納部２と、組織のメンバと
リーダを登録する組織データベースと、業務名とメンバ
又はリーダを登録する作業データベースが格納されるア
クセス権格納部１と、アクセス要求された文書が、アク
セス要求した個人に対してアクセスを与えることが可能
か否かを前記アクセス権格納部１をアクセスして判別す
るアクセス権管理部４とを具備する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、プログラム及び設計書
等の文書を統合的に管理する文書管理装置に係り、特に
会社組織及び業務分類に基づいてアクセス権を設定した
ものに関する。

【０００２】

【従来の技術】会社では、業務の遂行のためにデータ処
理装置を運用しており、そのために多数のプログラム及
びこれらに関係する設計書（仕様書）を管理している。
ところで従来の管理はプログラム担当者やプログラム管
理者はアクセスできるように管理されているが、会社組
織と合致するアクセス権の設定はできず、業務分類に基
づいたアクセス権の設定はできず、しかも運用開始日、
バージョンを新しくした修正理由、照査中文書（作成し
た仕様書又はプログラムが正常か否かチェック中のも
の）等を格納する機能や、これらの検索機能がない。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】プログラムやその設計
書は、プログラムや設計書の作成者のみがアクセス可能
とするよりは、そのグループのリーダもアクセス可能
な、つまり組織に依存して管理できる方が望ましい。例
えば新しく作成される機能仕様書などは、新機能の理解
のため、組織の上部の者も読むことが必要であり、部下
が参照できる文書（仕様書やプログラム）は、管理者が
参照可能であるというアクセス権管理が望ましい。

【０００４】また文書は業務に依存して分類されている
ので、文書のアクセス権は組織のみならず、業務に関連
してアクセスできるようにすることが必要である。例え
ば銀行業務において、預金業務には定期預金とか普通預
金とか分類され、それぞれ共通な処理部分と利息計算部
分があり、従って定期預金担当者は普通預金の分野もア
クセスできることが望ましく、逆に普通預金担当者は定
期預金の分野もアクセスできることが望ましい。このよ
うに、業務分野に応じてアクセス権を設定することが必
要である。

【０００５】運用中のプログラムに障害が発生したと
き、障害箇所から同一理由で修正した他のモジュールに
ついても、障害発生の可能性が高いため、その検索が必
要である。またそのモジュール修正以降に運用開始した
モジュールを検索して、修正範囲を急ぎ特定する必要が
ある。

【０００６】本発明の目的は、これらの問題点を解決す
ることにより、効率のよい文書管理、つまり仕様書やプ
ログラムを管理する文書管理装置を提供することであ
る。

【０００７】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、本発明では、図１に示す如く、アクセス権格納部
１、文書・修正項格納部２、業務カテゴリ格納部３、ア
クセス権管理部４、修正管理部５、運用登録・障害対応
部６を設ける。

【０００８】アクセス権格納部１には、組織構成事項で
あるグループ員とそのリーダを登録したり、作業登録事
項である各グループの構成員と、その作業のためにアク
セスすべき業務のカテゴリ（業務、科目等）、モジュー
ル名、版数、設計書又はプログラムの別を登録する。

【０００９】文書・修正項格納部２には、文書データベ
ースが格納されている。文書データベースには、登録す
る業務の階層と文書の対応や修正理由一覧部分が登録さ
れている。例えば業務・科目、モジュール、プログラ
ム、版数、運用開始日、修正理由、照査中か否か等が記
入されている。また修正理由一覧部分には修正したとき
のタイトルつまり修正タイトルとモジュールと版数が記
入され、モジュールと版数よりその修正したタイトルが
逆引きできるように構成されている。

【００１０】業務カテゴリ格納部３には、業務に対する
科目名、モジュール名が格納されている。アクセス権管
理部４は、前記組織構成事項や作業登録事項等に基づ
き、個人がその文書をアクセス可能か否かを管理するも
のである。

【００１１】修正管理部５はアクセス権の付与された個
人がモジュールの修正を実施したとき、新版を作成し、
またその修正理由の記述を求めるものである。運用登録
・障害対応部６は、修正中の版に対して運用登録を行う
ことにより、照査版が新版となる。また運用開始日の登
録を行い、運用開始日をもとにした障害影響調査を行う
ことができる。また障害を出したモジュールの運用開始
前日の版数でのモジュール構成として、障害の発生した
前の版、つまり正常に動作を行うモジュール構成とする
ことができる。

【００１２】

【作用】アクセス権管理部４に、アクセス要求が行われ
ると、アクセス権管理部４はそのユーザＩＤの如き個人
名とアクセス先のファイル名を認識する。そして個人名
に基づき、アクセス権格納部１をアクセスして、リーダ
か否かチェックし、リーダでなければグループ員リスト
をアクセスしてそのファイルがアクセス可能か否かチェ
ックし、アクセス可能か否か判別し、アクセス可能なら
アクセス権を与える。

【００１３】しかしファイル名より、アクセス可能でな
い場合でも、業務カテゴリ格納部３をアクセスして、そ
のファイルの属する業務カテゴリをサーチし、業務カテ
ゴリに基づきアクセス可能な場合にはアクセス権を与え
る。

【００１４】またリーダの場合には、そのリーダの属す
るグループ員のリストを作り、これに基づき、同様にし
てファイルアクセスの可否を判別し、可能な場合にはア
クセス権を付与する。

【００１５】障害が発生したとき、文書・修正項格納部
２をアクセスして障害の発生したモジュールの運用開始
前日のモジュール構成とするとともに、その障害箇所か
ら同一理由で修正したモジュールを検索することがで
き、修正範囲を特定することができる。

【００１６】

【実施例】本発明の一実施例を図２〜図７にもとづき説
明する。図２は本発明の一実施例構成図、図３は文書・
修正項格納部２の格納事項説明図、図４は組織登録部動
作説明図、図５（Ａ）は作業登録部の入力形式説明図、
同（Ｂ）は業務カテゴリ格納部の格納事項説明図、図６
はアクセス権管理部の動作説明図、図７（Ａ）は修正管
理部の動作説明図、同（Ｂ）は運用登録部の動作説明
図、同（Ｃ）は障害対応部の動作説明図である。

【００１７】図２において図１と同記号は同一部を示
し、１１は組織登録部、１２は作業登録部、１３はデー
タベース作成部、１４は文書登録部、１５は業務登録部
である。

【００１８】アクセス権格納部１は、図４に示す如く、
グループ員とそのリーダがグループ名とともに格納され
たり、図５（Ａ）に示す如く、各グループの構成員とそ
の作業のためにアクセスすべき業務のカテゴリ（業務、
科目など）、モジュール名、版数、設計書（仕様書）、
プログラムの別が格納される。なお図４（Ａ）における
＊印は、複数個登録されることを示す。

【００１９】文書・修正項格納部２は、図３に示す如
く、管理される対象である設計書、プログラムが格納さ
れたり、修正したときのタイトルつまり修正タイトル
と、そのモジュール＋版数が記入される修正理由一覧が
格納されている。これには図３に示されるように、業務
毎に科目１、科目２・・・と格納されている。

【００２０】各科目の内容は、科目１で例示されるよう
に、モジュール名、版数、プログラム名、運用開始日、
修正理由、照査中か否かを示すポインタ等の項目が存在
する。照査が終了すれば、この設計書名が、版数１の横
に記入される。図３においては、照査中であれば版数１
の横に表示されている設計書名は未記入の状態である。
図３では、版数１のモジュールには、複数のプログラム
が存在することが示されている。

【００２１】また運用開始日は、図３の下方に示す如
く、記入することにより、版数１の運用開始日を逆引き
できるように構成されている。修正理由についてもその
「モジュール名＋版数」より逆引きできるように、図３
に示す如く、修正理由一覧が構成されている。修正理由
一覧における修正タイトルは、「〜障害」の如く、修正
したタイトルを示す。なお、修正の具体的理由は、各版
数毎の修正理由の部分に記入されている。

【００２２】業務カテゴリ格納部３は、前記アクセス権
格納部１に登録された業務の階層と文書の対応を登録す
るものであり、図５（Ｂ）に示す如く、業務名とその下
位の科目名とモジュール名が記入される。例えば業務１
に関しては科目１とＡＡで始まる複数のモジュール名が
登録される。また業務２については科目２とモジュール
名ＡＢＣＤＥが登録される。

【００２３】業務について科目が複数存在するときは、
複数の科目名と、各科目におけるモジュール名が登録さ
れることになる。アクセス権管理部４はグループ（組
織）の構成と作業の登録にもとづき、アクセス要求のあ
った個人がその文書をアクセス可能か否かを管理するも
のであり、その動作については図６を参照して後述す
る。

【００２４】修正管理部５は、アクセス権の付与された
個人がモジュールの修正を実施すると、新版の階層を作
成し、新版の照査中バージョンの中に設計書とプログラ
ムが複写される。すなわち、図７（Ａ）に示す如く、モ
ジュールの修正要求が行われると、アクセス権管理部４
は、アクセス権の有無をチェックし、アクセス権がある
場合、修正管理部５は、図示省略したメモリ上に新版の
枠を作り、そのときの版数、例えば版数１の設計書をコ
ピーして修正し、照査中項目に設計書名を入れる。また
その修正理由の記述を要求し、その修正理由が入力され
る。

【００２５】運用登録・障害対応部６は、運用登録部６
−１及び障害対応部６−２により構成される。運用登録
部６−１は修正中の版に対して運用登録を行うものであ
り、この運用登録を実施することにより照査版が新版と
なる。すなわち、図７（Ｂ）に示すように、運用登録を
行う場合、アクセス権の有無がチェックされ、アクセス
権を有するものであることが認識されたとき、照査版を
新版とし文書・修正項格納部２に格納する。このとき、
運用開始日も登録される。

【００２６】障害対応部６−２は障害が発生した場合、
運用開始日をもとにして障害影響調査機能を持つもので
あり、図７（Ｃ）に示す如く、障害が発生した場合その
障害発生モジュールの運用開始日を、文書・修正項格納
部２より検索する。これにより得た運用開始日をもとに
して、文書・修正項格納部２に格納されている図３に示
す如き文書データベースをアクセスし、前記運用開始日
以降に登録したモジュールを検索する。これにより検索
されたモジュールとその修正理由を出力する。

【００２７】また、障害の発生したモジュールの運用開
始日前のモジュールをその版数より求めることも行う。
組織登録部１１は、グループ（組織）つまりグループ員
とそのリーダを登録するものであり、図４（Ａ）に示す
如く、グループ名の入力が、グループの構成員とそのリ
ーダ名とともに行われる。この場合、このグループの下
位に別のグループがあればその登録も行われる。したが
って、グループ１の下位に２つのグループが存在する組
織の場合、図４（Ｂ）に示す如き組織登録が行われる。

【００２８】作業登録部１２は、図５（Ａ）に示す如
く、各グループの構成員とその作業のためにアクセスす
べき業務のカテゴリ（業務、科目など）、モジュール
名、版数、設計書又はプログラムの別をアクセス権格納
部１に登録する。これを登録することにより、構成員、
グループ名が指定されているときはそのグループの構成
員、リーダ全員が指定されている版数の設計書又はプロ
グラム名をアクセス可能となる。

【００２９】データベース作成部１３は、前記組織登録
部１１及び作業登録部１２より入力されたデータを、そ
れぞれアクセス権格納部１に格納する処理を行うもので
ある。

【００３０】このアクセス権格納部１に格納されたデー
タにより構成員（グループ名が指定されている時はその
グループの構成員）、リーダが指定されている版数の設
計書又はプログラムをアクセス可能であることがわか
る。

【００３１】文書登録部１４は、例えば図３に示す如き
文書を登録するものである。この文書は業務−科目−版
数等に構成され、版数部分には、設計書名、プログラム
名、運用開始日、修正理由、照査中項目等が記入され
る。

【００３２】業務登録部１５は、図５（Ｂ）に示す如
く、文書・修正項格納部２に登録する業務の階層と文書
の対応を業務カテゴリ格納部３に登録するものである。
図５（Ｂ）の場合は、業務１に関しては科目１が対応
し、科目１にはＡＡで始まる名前の複数（＊印が複数を
示す）のモジュールが存在することを示し、業務２には
ＡＢＣＤＥという名前のモジュールが存在することを示
す。勿論１つの業務に複数の科目が存在し、１つの科目
に複数のモジュールが存在することも多い。

【００３３】本発明では、グループの構成員は個人名ま
たは個人が属するグループ名で指定された文書にのみア
クセス可能である。文書名が業務名のときは、その業務
そのもの及びその下位の全ての文書にアクセス可能であ
る。

【００３４】科目のときはその科目に属する全てのモジ
ュールにアクセス可能である。またモジュール名が指定
されたときは、そのモジュールに属する全ての版数にア
クセス可能である。そして版数まで指定されたときは、
その版数のみアクセス可能である。また設計書、プログ
ラムの別が指定されたときは、それのみのアクセス権と
なる。リーダの場合、リーダ個人のアクセス権と構成員
のアクセス権が全て付与される。図４（Ｂ）はこのグル
ープの階層状態を示し、リーダ１は、グループ名１１、
グループ名１２の両方の構成員のアクセス可能なものを
アクセスできる。しかし、リーダ１２は構成員１２１、
１２２のアクセス可能なものだけがアクセスできる。

【００３５】次に本発明の中心的部分であるアクセス権
管理部４の動作について、図６に示すフローチャートに
もとづき説明する。 アクセスを行う場合、オペレータは個人名とアクセス
したいファイル名つまり設計書名又はプログラム名を入
力する。アクセス権管理部４はこれを受けてアクセス権
格納部１に格納されている、図４（Ｂ）に示す如き組織
データベースをサーチし、アクセス要求した個人が、リ
ーダか否か認識する。

【００３６】リーダであると認識したとき、そのグル
ープ員のリストを作成する。例えばリーダ１１であると
認識したとき該グループを構成する構成員１１１、１１
２、１１３及び本人１１のリストを作成する。

【００３７】またリーダでないと認識したとき、その
構成員を順次アクセスし、本人が属するグループ即ち本
人がグループ員であるグループ名のリストを読み出す。
例えば構成員１１１の場合には、グループ名１１、グル
ープ名１を読み出す。

【００３８】アクセス権管理部４は、リストよりアク
セス権格納部１に格納されている、図５（Ａ）に示す如
き作業データベースをサーチし、ファイルアクセス可能
か否かを識別する。可能な場合にはアクセス権を付与す
る。

【００３９】しかしファイルアクセス可能と判定され
なかったとき、そのファイルの属する業務カテゴリを、
業務カテゴリ格納部３よりサーチする。業務カテゴリ格
納部３には、図５（Ｂ）に示す如き、業務名、科目名、
モジュール名等が格納されているので、前記により、
作業データベースをサーチした結果得られた業務名、科
目名等の業務カテゴリより、アクセス要求のファイル名
がアクセス可能かサーチする。これによりアクセス可能
ならばアクセス権を付与する。アクセス可能でなければ
アクセス不可とする。

【００４０】またモジュール障害が発生したとき、図７
（Ｃ）に示す如く、障害対応部６−２が文書・修正項格
納部２を検索して、その障害発生したモジュールの運用
開始日を認識する。

【００４１】そして、この運用開始日を基にして、文書
・修正項格納部２に格納されている図３に示す文書デー
タベースを検索して、この日以降に登録したモジュール
を検索し抽出する。

【００４２】かくして検索され抽出されたモジュールに
対しその修正理由をチェックする。このようにして抽出
されたモジュールと、前記障害発生したモジュールとが
関連のあるものであれば、この抽出したモジュールにつ
いても障害が発生する可能性があるので、その修正範囲
をこのようにして早く特定することができる。

【００４３】これにより効率のよい設計書管理つまり設
計書やプログラムの管理が可能になる。なお、特開昭６
２−２４１０６１号公報に、ファイルを参照、更新でき
る利用者として組織階層の階層位置ないしは上下関係を
ファイルに登録し、上下関係によりアクセス権を決定す
ることが記載されているが、これは組織の階層関係のみ
であり、本発明の如く業務に関連してアクセス権の付与
を判別できるように構成されたものとは異なる。

【００４４】また特開昭６４−８８７５８号公報に、予
め定められた特定ユーザにのみファイルのアクセスを許
可するとともに、グループ単位、階層単位のみならず、
グループや階層をまたがって特定の複数のユーザに対し
てアクセス権を与えることが記載されているが、本発明
の如く、業務に関連してアクセス権を付与するようにし
たものではない。

【００４５】本発明では、業務に関連してもアクセス権
の付与判定を行うので、例えばプログラマーでない者で
も、業務に関連した設計書つまり仕様書をアクセスでき
るので、実情に合致した管理を行うことができる。

【００４６】

【発明の効果】本発明によれば文書のアクセス権を組織
に依存して管理することができる。また本発明では、文
書は業務に依存して分類されるので、文書のアクセス権
は、組織と業務の双方に関連して定義することができ管
理を実情に合致したものとすることができる。

【００４７】障害が発生した場合、その障害箇所から、
同一理由で修正したモジュールの検索を高速に行うこと
ができる。そして、障害発生したモジュールの版数をそ
れ以前の版数に戻すことによりそのモジュール修正ある
いは運用の前日の状態に、つまり障害のなかった状態に
容易に戻すことができる。またテストすべきモジュール
の範囲も限定することができる。

【００４８】このようにして、本発明により効率のよい
設計書管理を行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の原理構成図である。

【図２】本発明の一実施例構成図である。

【図３】文書・修正項格納部の格納事項説明図である。

【図４】組織登録部動作説明図である。

【図５】（Ａ）は作業登録部の入力登録形式説明図、
（Ｂ）は業務カテゴリデータベースの説明図である。

【図６】アクセス権管理部の動作説明図である。

【図７】（Ａ）は修正管理部の動作説明図、（Ｂ）は運
用登録部の動作説明図、（Ｃ）は障害対応部の動作説明
図である。

【符号の説明】

１ アクセス権格納部 ２ 文書・修正項格納部 ３ 業務カテゴリ格納部 ４ アクセス権管理部 ５ 修正管理部 ６ 運用登録・障害対応部 １１ 組織登録部 １２ 作業登録部 １３ データベース作成部 １４ 文書登録部 １５ 業務登録部

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 設計書又はプログラムを、アクセス権を
   有するもののみアクセス可能に管理する文書管理装置に
   おいて、 設計書又はプログラムが格納される文書データベースを
   保持する文書・修正項格納部（２）と、 組織のメンバとリーダを登録する組織データベースと、
   業務名とメンバ又はリーダを登録する作業データベース
   が格納されるアクセス権格納部（１）と、 アクセス要求された文書がアクセス要求した個人に対し
   てアクセスを与えることが可能か否かを前記アクセス権
   格納部（１）をアクセスして判別するアクセス権管理部
   （４）とを具備したことを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記文書データベースに登録された業務
   の階層と文書との対応を登録保持する業務カテゴリデー
   タベースが格納される業務カテゴリ格納部（３）を具備
   したことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 【請求項３】 登録された文書に対して照査中文書や修
   正理由の格納を行う修正管理部（５）と、 照査中文書に対して版数管理したり版数ごとの運用開始
   日登録を行う運用登録部（６−１）と、 障害が発生したとき、障害の発生したモジュールの運用
   開始日を検索し、その日以降に登録したモジュールを検
   索する障害対応部（６−２）を具備したことを特徴とす
   る請求項１又は請求項２記載の文書管理装置。