CN105005605A - 一种电子文件谱系生成方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种电子文件谱系生成方法，该方法在电子文件中注入电子标签，并在电子标签中记录文件ID和父ID，然后将ID之间的引用关系都记录在服务器的数据库中，在进行文件谱系查询时，根据ID之间的引用关系生成文件的谱系结构图，这种方法便于对文件整个生命周期进行管控，实现对文件处理、流转过程的管理。并且本发明在电子文件标签中记录了文件的基本信息，便于对文件进行处理过程、流转过程、密级管理等问题进行查询，该监控过程智能透明，不会改变用户操作习惯，也不会改变原有信息的状态，大大提高了对电子数据安全和管理的效率。

Description

一种电子文件谱系生成方法

技术领域

本发明涉及电子文件处理技术领域，特别涉及一种电子文件谱系生成方法。

背景技术

目前企业内部对电子文件安全存储的解决方案，主要还停留在防火墙、入侵检测、网络防病毒及规章制度管理等被动的防护手段上，主要控制单位内网与外部的交换和信息传递。而对于单位内部电子文件被篡改和拷贝等有关操作缺少相应的全过程跟踪、记录及审计手段，目前存在的问题具体包括以下几点：

(1)、单位内部修改和拷贝的文件存在多个版本，如果不在文件中做出时间和所有人的标记，很容易造成文件管理的混乱，从而出现哪个文件是最后编辑的、这个文件是从哪个文件拷贝过来的、谁又从我这里拷贝文件了等一系列工作问题。

(2)、缺少对数据从创建开始到销毁结束的全生命周期管控过程。电子文件创建后，因为业务需要会经常传递和由其他用户修改，但现状是目前企业没有能力遍历跟踪其所有传递过程，无法掌握对该电子数据进行操作的所有用户，导致数据的传输和修改不受控。

(3)、单位对内部产生电子数据或外来数据不能有效区分，例如：对不同密级终端用户间的数据传输没有监控和提醒手段，导致高密级文件发往低密级用户，不符合相关规定。

发明内容

本发明的目的在于克服现有技术的不足，提供了一种电子文件谱系生成方法，该方法在电子文件中注入电子标签，并在电子标签中记录文件ID和父ID，然后将ID之间的引用关系都记录在服务器的数据库中，在进行文件谱系查询时，根据ID之间的引用关系生成文件的谱系结构图，这种方法便于对文件整个生命周期进行管控，实现对文件处理、流转过程的管理。

本发明的上述目的通过以下方案实现：

一种电子文件谱系生成方法包括以下步骤：

(1)、在生成电子文件时，采用Windows文件系统内核驱动在所述电子文件中注入电子标签，并在电子标签中为电子文件分配唯一的ID；

(2)、在电子文件被复制或流转处理时，生成副本文件，并对副本文件进行如下处理：

(2a)、采用Windows文件系统内核驱动在副本文件中注入电子标签，在电子标签中为副本文件分配唯一的ID，并将源文件的ID作为副本文件的父ID保存在所述电子标签内；

(2b)、在服务器数据库中记录副本文件ID及其父ID；

(3)、在进行电子文件谱系查询时，根据待查询电子文件的ID，在服务器数据库中查询电子文件ID的父ID，然后再查询出父ID对应电子文件的父ID，依次类推查询出电子文件对应的各级过程文件的ID，将过程文件ID和待查询电子文件ID按引用关系依次排列，形成电子文件ID谱系结构图。

上述的电子文件谱系生成方法，在步骤(1)和步骤(2)中，在电子标签中为电子文件中分配唯一的ID，所述ID按照处理电子文件的机构编码进行编制，即在所述ID中能够辨识进行文件处理的机构编码。

上述的电子文件谱系生成方法，在步骤(1)和(2)中，在电子标签中记录电子文件ID，并且将电子文件的基本信息记录在所述电子标签内，所述基本信息包括：文件名称、文件类型、文件大小、文件保存路径、处理PC编号、创建用户名称、创建时间、文件密级、归档状态、最后一次修改时间、修改次数。

本发明与现有技术相比，具有以下优点：

(1)、本发明在电子文件中引入电子标签，并根据电子标签中记录的ID和父ID数据，并根据服务器数据库中记录的ID之间的引用关系，得到电子文件的谱系结构图，从而掌控电子文件整个生命周期内的处理、流转过程，实现方法简单，结构清晰；

(2)、本发明在电子文件标签中记录了文件的基本信息，便于对文件进行处理过程、流转过程、密级管理等问题进行查询，该监控过程智能透明，不会改变用户操作习惯，也不会改变原有信息的状态，大大提高了对电子数据安全和管理的效率。

附图说明

图1为本发明的电子文件谱系生成方法中注入电子标签的示意图；

图2为本发明的电子文件谱系生成方法中文件谱系生成过程示意图；

图3为实施例中得到的文件谱系图结果。

具体实施方式

下面结合附图和具体实施例对本发明作进一步详细的描述：

采用本发明提供的电子文件谱系生成方法，可以对电子文件与副本文件在企业内部的分布情况进行展示，方法实现简单、准确、展示结果直观。

本发明的电子文件谱系生成方法包括以下步骤：

(1)、在生成电子文件时，采用Windows文件系统内核驱动在所述电子文件中注入电子标签，然后在电子标签中根据机构编码为电子文件分配唯一的ID，并将电子文件的基本信息记录在该电子标签内，该基本信息包括文件名称、文件类型、文件大小、文件保存路径、处理PC编号、创建用户名称、创建时间、文件密级、归档状态、最后一次修改时间、修改次数等。

(2)、在电子文件被复制或流转处理时，生成副本文件，并对副本文件进行如下处理：

(2a)、采用Windows文件系统内核驱动在副本文件中注入电子标签，在电子标签中根据处理机构编码为副本文件分配唯一的ID，并将源文件的ID作为副本文件的父ID保存在所述电子标签内；如图1所示的电子标签注入示意图，在副本文件的电子标签中包括本文件的ID、父ID和基本信息。

(2b)、在服务器数据库中记录副本文件ID及其父ID；

(3)、如图2所示的文件谱系生成示意图，在进行电子文件谱系查询时，根据待查询电子文件的ID，在服务器数据库中查询电子文件ID的父ID，然后再查询出父ID对应电子文件的父ID，依次类推查询出电子文件对应的各级过程文件的ID，将过程文件ID和待查询电子文件ID按引用关系依次排列，形成电子文件ID谱系结构图。

实施例：

在本实施例中，按照本发明的文件谱系生成方法，得到文件的谱系图，具体处理过程如下：

(1)、新建文件：生成文件名称为“新建Microsoft Word文档.doc”的电子文件，在该文件的电子标签中记录文件的基本信息和ID；

(2)、修改步骤(1)生成的电子文件：将文件名修改为“概要设计.doc”，在该文件的电子标签中记录文件的修改信息和ID，并将源文件的ID作为父ID记录在该电子标签内；在服务器数据库中记录ID及其父ID；

(3)、拷贝步骤(2)生成的电子文件并修改文件内容，在该文件的电子标签中记录文件的修改信息和ID，并将源文件的ID作为父ID记录在该电子标签内；在服务器数据库中记录ID及其父ID；

(4)、查询“新建Microsoft Word文档.doc”的文件谱系图，结果如图3所示。

以上所述，仅为本发明一个具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，可轻易想到的变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。

本发明说明书中未作详细描述的内容属于本领域专业技术人员的公知技术。

Claims (3)

1.一种电子文件谱系生成方法，其特征在于包括以下步骤：

(1)、在生成电子文件时，采用Windows文件系统内核驱动在所述电子文件中注入电子标签，并在电子标签中为电子文件分配唯一的ID；

(2)、在电子文件被复制或流转处理时，生成副本文件，并对副本文件进行如下处理：

(2a)、采用Windows文件系统内核驱动在副本文件中注入电子标签，在电子标签中为副本文件分配唯一的ID，并将源文件的ID作为副本文件的父ID保存在所述电子标签内；

(2b)、在服务器数据库中记录副本文件ID及其父ID；

(3)、在进行电子文件谱系查询时，根据待查询电子文件的ID，在服务器数据库中查询电子文件ID的父ID，然后再查询出父ID对应电子文件的父ID，依次类推查询出电子文件对应的各级过程文件的ID，将过程文件ID和待查询电子文件ID按引用关系依次排列，形成电子文件ID谱系结构图。

2.根据权利要求1所述的一种电子文件谱系生成方法，其特征在于：在步骤(1)和步骤(2)中，在电子标签中为电子文件中分配唯一的ID，所述ID按照处理电子文件的机构编码进行编制，即在所述ID中能够辨识进行文件处理的机构编码。

3.根据权利要求1所述的一种电子文件谱系生成方法，其特征在于：在步骤(1)和(2)中，在电子标签中记录电子文件ID，并且将电子文件的基本信息记录在所述电子标签内，所述基本信息包括：文件名称、文件类型、文件大小、文件保存路径、处理PC编号、创建用户名称、创建时间、文件密级、归档状态、最后一次修改时间、修改次数。