JPH07271650A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 共有化された文書及び文書群に対して効率的
な作業環境の下で文書更新処理を行なえる電子ファイル
装置を提供する。 【構成】 文書を記憶して管理する文書保管手段と、保
管した文書を検索情報により捜し出す検索手段とを備え
た電子ファイル装置において、文書の保管領域８とは別
に文書の内容の更新を行なう文書更新作業領域７を設け
ると共に、保管領域に保管された文書の中から更新の対
象の文書を文書更新作業領域に複写によって取出す複写
手段17と、文書更新作業領域に取出された文書のデータ
を管理する管理手段15、16とを設け、文書更新作業領域
に取出された更新中の文書について、重複して更新され
ることを防止している。更新作業者は、更新対象文書を
保管領域から文書更新作業領域に複写して更新作業を行
なう。更新作業が終了すると、更新された文書は、自動
的に元の場所に戻される。この間、他のユーザは、更新
対象文書を閲覧することはできるが、それを削除したり
編集したりする更新作業はできない。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書蓄積機能を有する
電子ファイリング装置に関し、特に、蓄積した文書の分
類等の編集作業を実行し易く構成したものである。

【０００２】

【従来の技術】年々、オフィスで発生する文書量は増加
の一途をたどり、その増え続ける文書を効率良く管理す
るために、大容量の蓄積機能を備えた電子ファイリング
装置が普及して来ている。また、ワープロを使用して文
書を作成することが多くなり、電子化された文書が増え
ていることも、電子ファイリング装置の普及に拍車をか
けている。文書を電子ファイリング装置で蓄積管理する
目的には、単にペーパーレス化だけではなく、複数の人
がファイリングされた文書に簡単にアクセスできるよう
に、文書を共有化し、情報の管理の一元化を図ることも
含まれている。

【０００３】ファイリングされた文書は、必要に応じ
て、内容が更新され、再びファイルに戻される。こうし
た文書の更新処理は、文書が共有化されている場合にも
行なわる。従来の電子ファイルでは、共有化された文書
の分類を直接選択して目的の文書を指定したり、検索結
果一覧の中から目的の文書を指定して、処理すべき文書
を読出し、更新処理を行なっている。このとき、他の人
は、更新中の文書に対してアクセスが禁止される。ま
た、更新しようとする文書が複数ある場合にも、更新作
業を、複数の文書について同時に行なうことはできなか
った。また、文書を更新した場合は、文書毎に定義され
ている検索情報に変更が生じることが多々あるが、この
検索情報の変更に関しては、文書更新処理の終了後に別
の手順で行なわれるが通例である。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、こうした従来
の方法では、更新作業が長時間に及ぶ場合、さらには数
日に跨がる場合には、次のような問題が発生する。

【０００５】更新作業の作業者にとっては、作業の度
に、共有化されて管理されている文書の中から、共用分
類を使って更新する文書を捜し出さなければならないた
め、作業負担が大きい。更新する文書が複数存在する場
合は、更新文書の数だけ目的の分類を捜す操作が必要に
なり、作業負担が累積する。

【０００６】これには、共有化された文書の分類カテゴ
リーが、文書の更新作業を行なう人の分類カテゴリーと
必ずしも一致していないことが大きく作用しており、作
業者にとっては目的の分類を記憶しておくだけでも大変
な負担となる。

【０００７】また、更新者以外のユーザにとっては、更
新中の文書のアクセスが禁止されることによる不便があ
る。アクセス禁止状態が長時間続く場合には、共有文書
としての性質上、他のユーザに対するシステム利用価値
が半減する。また、アクセス禁止状態であることを知ら
せる手段を設けないと、他ユーザは、文書にアクセスす
るまでアクセス禁止状態が分からないことになる。ま
た、文書更新処理の作業者を特定できないため、文書更
新処理の中断を要請することができず、他ユーザは、該
当文書の更新処理の終了を延々と待ち続けなければなら
ない。

【０００８】また、複数の関連する文書群に対して更新
処理を行なう場合には、次のような問題が生じる。通
常、管理される文書は、文書ひとつで意味をなす事は少
なく、文書が複数集まって意味を持つことが多い。電子
ファイル装置では、それら複数の文書を上位概念で表現
される分類の下に管理する方法がとられている。こうし
た関連する複数の文書について、個々人による更新処理
を許すと、一つの関連した文書群としての内容の整合性
を欠く危険性がある。

【０００９】本発明は、こうした従来の問題点を解決す
るものであり、共有化された文書および文書群に対して
効率的な作業環境の下で文書更新処理を行なうことがで
きる電子ファイル装置を提供することを目的としてい
る。

【００１０】

【課題を解決するための手段】そこで、本発明では、文
書を記憶して管理する文書保管手段と、保管した文書を
検索情報により捜し出す検索手段とを備えた電子ファイ
ル装置において、文書の保管領域とは別に文書の内容の
更新を行なう文書更新作業領域を設けると共に、保管領
域に保管された文書の中から更新の対象の文書を文書更
新作業領域に複写によって取出す複写手段と、文書更新
作業領域に取出された文書のデータを管理する管理手段
とを設け、文書更新作業領域に取出された更新中の文書
について、重複して更新されることを防止している。

【００１１】また、文書の保管領域において、複数の文
書を分類して保管し、複写手段が、更新の対象の分類と
この分類に含まれる更新の対象の文書とを文書更新作業
領域に複写によって取出し、管理手段が、文書更新作業
領域に取出された分類と文書とを管理することにより、
文書更新作業領域に取出された更新中の分類に含まれる
文書について、重複して更新されることを防止してい
る。

【００１２】また、この文書更新作業領域をユーザ毎に
設けている。

【００１３】また、文書または分類に付されている検索
情報を文書更新作業領域に取出す検索情報複写手段を設
け、文書更新作業領域に、更新の対象の文書または分類
と共に文書または分類の検索情報を取出している。

【００１４】また、文書更新作業領域に取出した文書ま
たは分類を、更新の作業が終了した後、管理手段の管理
するデータを基に、複写手段を通じて、元の保管領域に
戻している。

【００１５】また、文書更新作業領域に取出した文書ま
たは分類を元の保管場所へ戻す場合に、同時に、文書の
更新に伴って変更された文書または分類の前記検索情報
を、検索情報複写手段を通じて、元の保管領域に戻して
いる。

【００１６】また、保管領域に保管されている文書また
は分類の中の更新中の文書または分類について、更新中
であることを表示する表示手段を設けている。

【００１７】また、文書更新作業領域に取出された文書
または分類の種類を表示する表示手段を設けている。

【００１８】また、保管領域に保管されている文書の中
の更新中の文書に対して、文書印刷処理、文書閲覧処理
または文書複写処理を許容し、文書削除処理および文書
移動処理を禁止している。

【００１９】また、更新中の前記文書または分類を検索
情報として登録する登録手段を設け、更新中の文書また
は分類の検索を可能にしている。

【００２０】また、更新中の文書または分類の更新の状
態を強制的に解除する解除手段を設け、この解除手段を
特定のユーザーに与えている。

【００２１】さらに、文書または分類の更新作業の期限
を管理する更新期限管理手段を設け、更新作業が更新期
限を経過したとき、更新状態を自動的に解除するように
構成している。

【００２２】

【作用】この電子ファイル装置では、更新作業者は、更
新対象文書を保管領域から文書更新作業領域に複写した
後、更新作業を実行する。更新作業が終了すると、更新
された文書は、自動的に元の場所に戻される。この間、
他のユーザは、更新対象文書を閲覧することはできる
が、それを削除したり編集したりする更新作業はできな
い。

【００２３】また、１つの分類を指定し、その分類に含
まれる複数の文書を、同じように更新することができ
る。このときには、他のユーザは、その分類に含まれる
文書の更新ができない。

【００２４】また、文書更新作業領域には、文書または
分類と共に、それらに付されている検索情報を取出すこ
とができ、更新に合わせてこの検索情報を変更すること
ができる。

【００２５】更新作業が行なわれている文書について
は、表示画面に更新中の表示が出るため、他のユーザは
その文書にアクセスしなくとも、編集不可であることを
知ることができる。

【００２６】また、更新文書やその作業者は、検索手段
を用いて捜すことができる。従って、更新作業者を検索
し、更新の中断を要請することもできる。

【００２７】また、システムの異常が発生したり、更新
作業者が更新の終了操作を忘れたために、文書の更新状
態が通常処理によって解除できなくなった場合には、特
定ユーザが解除手段により、その状態を強制的に解除す
るすることができる。

【００２８】さらに、更新作業時間が設定された期限を
超えたときには、自動的に、更新状態が解除される。

【００２９】

【実施例】以下、本発明の実施例について、図面を参照
しながら説明する。

【００３０】図１は本発明の実施例における電子ファイ
ル装置の構成を示すブロック図である。この装置は、デ
ータを入力するキーボード、マウス等の入力装置１と、
入力装置１を制御する入力部２と、表示を制御する表示
部３と、表示部３から送られてくるデータを表示するＣ
ＲＴ等の表示装置４と、装置全体を制御し文書および分
類を処理する処理部５と、ハードディスク、光ディス
ク、フロッピーディスク等の蓄積媒体６とを備えてい
る。

【００３１】この蓄積媒体６内には、ユーザ毎の文書編
集のための文書編集作業領域７と、階層的な分類構造を
構築し文書を保管する文書分類保管領域８と、文書分類
保管領域８にある文書および分類の更新状態を保持する
文書分類更新管理テーブル９と、文書編集作業領域７の
文書および分類の更新状態をユーザ毎に保持する文書編
集作業環境更新パス管理テーブル10と、文書分類保管領
域８にある文書および分類ごとの更新期限時間を管理す
る更新期限管理テーブル11と、文書分類保管領域８にあ
る更新中の文書および分類の更新期限時刻を管理する更
新中文書分類期限管理テーブル12とを具備している。

【００３２】また、蓄積媒体６内の各部を管理するブロ
ックとして、ユーザ毎の文書編集作業領域７を管理する
文書編集作業環境管理部13と、文書分類保管領域８にあ
る文書および分類の処理を管理する文書分類管理部14
と、文書分類更新管理テーブル９を管理し文書分類保管
領域８にある文書および分類の更新を管理する文書分類
更新管理部15と、文書編集作業環境更新パス管理テーブ
ル10を管理しユーザ毎の文書編集作業領域７の更新中文
書および更新中分類の文書分類保管領域８での文書およ
び分類パスをユーザ毎に管理する文書編集作業環境更新
パス管理部16と、更新する文書を文書分類保管領域８か
ら文書編集作業領域７へ複写し、あるいは、文書編集作
業領域７の更新終了した文書を元の文書分類保管領域８
へ複写更新する更新文書複写部17と、更新期限管理テー
ブル11を管理し文書分類保管領域８にある文書および分
類の更新期限時間の設定変更をする更新期限管理部18
と、更新中文書分類期限管理テーブル12を管理し文書分
類保管領域８にある更新中の文書および分類の更新期限
時刻の設定変更をする更新中文書分類期限管理部19と、
文書分類保管領域８にある文書および分類の検索情報を
保管するデータベース20と、データベース20内の検索情
報を管理し文書分類保管領域８にある文書および分類の
検索および登録を実行するデータベース管理部21とを備
えている。

【００３３】図２は、文書分類保管領域８内に構築され
る階層的な分類構造とその分類構造中に保管されている
文書を示し、22から30は分類であり、31から35は文書を
示している。なお、図中の斜線で示す30のフォルダ２は
更新中分類であり、31、33および34は更新中文書である
ことを示している。

【００３４】図３は、ユーザ１の文書編集作業領域７を
示し、36および37は新規に作成された文書であり、38は
ユーザ１が文書分類保管領域８内の文書である図２の31
の／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／フォル
ダ１／文書１を更新するために複写した文書を示し、39
はユーザ１が文書分類保管領域８内の分類である図２の
30の／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォ
ルダ２以下の文書群を更新するために作成した分類を示
し、40および41はユーザ１が文書分類保管領域８内の／
キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２
分類以下の文書である図２の33の文書３および図２の34
の文書４を更新するために複写した文書を示し、42、44
および45はユーザ１の文書分類保管領域８内に複写した
更新中文書である文書１および文書３および文書４のそ
れぞれの検索情報、43はユーザ１の文書分類保管領域８
内に複写した更新中分類であるフォルダ２の検索情報を
示す。

【００３５】図４は、データベース管理部21が管理する
データベース20内の検索情報テーブルであり、文書分類
保管領域８内の分類および文書に付与された検索情報が
保持されていることを示す。この例では、文書分類保管
領域８内の文書である／キャビネット１／シェルフ１／
バインダ１／フォルダ１／文書１には、項目１にコンピ
ュータ、更新状態項目に更新中、更新ユーザ項目にユー
ザ１、更新開始時間項目に１９９４／１／１ １２：０
０という検索情報60、分類である／キャビネット１／シ
ェルフ２／バインダ３／フォルダ２には、項目１にネッ
トワーク、項目２にインターフェース、更新状態項目に
更新中、更新ユーザ項目にユーザ１、更新開始時間項目
に１９９４／１／１ １３：００という検索情報61、文
書である／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／
フォルダ２／文書３には、項目１に公衆回線、更新状態
項目に更新中、更新ユーザ項目にユーザ１、更新開始時
間項目に１９９４／１／１ １３：００という検索情報
62、文書である／キャビネット１／シェルフ２／バイン
ダ３／フォルダ２／文書４には、項目１にＬＡＮ、項目
２にイーサネット、更新状態項目に更新中、更新ユーザ
項目にユーザ１、更新開始時間項目に１９９４／１／１
１３：００という検索情報63、文書である／キャビネ
ット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２／文書５
には、項目１にＩＳＤＮという検索情報64、また、分類
である／キャビネット１／シェルフ２／バインダ４に
は、項目３にキャッシュという検索情報65が付与されて
いることを示す。

【００３６】図５は、処理部５が表示部３によって表示
装置４上に文書分類保管領域８内の分類構造を表示した
文書保管ツリー表示画面を示す。この画面において、46
は文書分類保管領域８内の文書および分類を複写する複
写ボタン、47は文書分類保管領域８内の文書および分類
を移動する移動ボタン、48は文書分類保管領域８内の文
書および分類を削除する削除ボタン、49は文書分類保管
領域８内の文書を閲覧する閲覧ボタン、50は文書分類保
管領域８内の文書を印刷する印刷ボタン、51は文書分類
保管領域８内の文書および分類に検索情報を付与する検
索情報登録ボタン、52は文書分類保管領域８内の文書お
よび分類の検索情報によって文書および分類を検索をす
る検索ボタン、53は文書分類保管領域８内の文書および
分類を更新するためにユーザの文書編集作業領域８へ複
写する更新ボタン、54は文書分類保管領域８内の文書お
よび分類に更新期限時間を設定する更新期限時間設定ボ
タンを示す。この例では、82の文書１および84の文書３
および85の文書４が更新中であることを、また、83の分
類のフォルダ２が更新中であることを表示している。

【００３７】図６は、処理部５が表示部３によって表示
装置４上に文書編集作業領域７内の新規に作成した88の
新規文書１および89の新規文書２、更新中の文書である
86の文書１、更新中の分類である87のフォルダ２をアイ
コン表示した文書編集作業環境画面を示す。この画面に
おいて、55は更新作業の終了時に操作される更新終了ボ
タンであり、このボタン操作により、文書分類保管領域
８内の更新中の文書内容と文書および分類の検索情報と
が、ユーザの文書編集作業領域７内にある更新された文
書内容と文書および分類の検索情報とによって更新され
る。また、56は検索情報変更ボタンであり、これを操作
することにより、ユーザの文書編集作業領域７内にある
更新中の文書および分類の検索情報を変更することがで
きる。また、画面上には、ワープロ57、テキストエディ
タ58、イメージエディタ59等、文書の編集に使用されて
いる編集ツールが表示される。

【００３８】図７は、処理部５が表示部３によって表示
装置４上に文書編集作業領域７内の更新中の分類である
フォルダ２の内容を表示した時に表れる文書編集作業環
境画面であり、90の更新中の文書である文書３および91
の文書４をアイコン表示している状態を示す。

【００３９】図８は、文書分類更新管理テーブル９の内
容を示し、文書分類保管領域８内の文書分類パス、更新
している更新ユーザ名、更新を開始した時刻である更新
開始時刻を管理する。この例では、66のエントリが示す
ように／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／フ
ォルダ１／文書１は、ユーザ１によって９４／１／１１
２：００から更新中であり、67のエントリが示すように
／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ
２は、ユーザ１によって９４／１／１ １３：００から
更新中であり、68のエントリが示すように／キャビネッ
ト１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２／文書３
は、ユーザ１によって９４／１／１ １３：００から更
新中であり、69のエントリが示すように／キャビネット
１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２／文書４は、
ユーザ１によって９４／１／１１３：００から更新中で
あることを示す。

【００４０】図９は、ユーザ毎の文書編集作業環境更新
パス管理テーブル10の内容を示し、ユーザ毎の文書編集
作業領域７内にある更新中の文書名および分類名である
文書編集作業環境更新文書分類名、文書分類保管領域８
内の文書分類パスである文書分類パス、更新を開始した
時刻である更新開始時刻、文書あるいは分類のどちらか
を示す種別を管理する。この例では、70のエントリが示
すようにユーザ１の文書編集作業領域７内の更新中文書
である文書１は、文書分類保管領域８内の／キャビネッ
ト１／シェルフ１／バインダ１／フォルダ１／文書１の
文書で９４／１／１ １２：００から更新中であり、71
のエントリが示すようにユーザ１の文書編集作業領域８
内の更新中分類であるフォルダ２は、文書分類保管領域
８内の／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フ
ォルダ２の分類で９４／１／１１３：００から更新中で
あり、72のエントリが示すようにユーザ１の文書編集作
業領域８内の更新中文書であるフォルダ２下の文書３
は、文書分類保管領域８内の／キャビネット１／シェル
フ２／バインダ３／フォルダ２／文書３で９４／１／１
１３：００から更新中であり、73のエントリが示すよ
うにユーザ１の文書編集作業領域８内の更新中文書であ
るフォルダ２下の文書４は、文書分類保管領域８内の／
キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２
／文書４で９４／１／１ １３：００から更新中である
ことを示す。

【００４１】図１０は、更新期限管理テーブル１１の内
容を示し、文書分類保管領域８内の文書および分類に設
定された更新期限時間を管理する。この例では、74のエ
ントリが示すように文書分類保管領域８内の／キャビネ
ット１／シェルフ１／バインダ１／フォルダ１／文書１
は、更新期限時間が４５分と設定されており、75のエン
トリが示すように文書分類保管領域８内の／キャビネッ
ト１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２は、更新期
限時間が６０分と設定されており、76のエントリが示す
ように文書分類保管領域８内の／キャビネット１／シェ
ルフ２／バインダ３／フォルダ２／文書３は、更新期限
時間が３０分と設定されており、77のエントリが示すよ
うに文書分類保管領域８内の／キャビネット１／シェル
フ２／バインダ３／フォルダ２／文書４は、更新期限時
間が４５分と設定されていることを示す。

【００４２】図１１は、更新中文書分類期限管理テーブ
ル12の内容を示し、現在更新中の文書分類保管領域８内
の文書および分類パス、更新している更新ユーザ名、更
新期限時刻を管理する。この例では、78のエントリが示
すように文書分類保管領域８内の／キャビネット１／シ
ェルフ１／バインダ１／フォルダ１／文書１は、ユーザ
１によって更新中で更新期限時刻が１９９４／１／１
１２：４５であり、79のエントリが示すように文書分類
保管領域８内の／キャビネット１／シェルフ２／バイン
ダ３／フォルダ２は、ユーザ１によって更新中で更新期
限時刻が１９９４／１／１ １４：００であり、80のエ
ントリが示すように文書分類保管領域８内の／キャビネ
ット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２／文書３
は、ユーザ１によって更新中で更新期限時刻が１９９４
／１／１ １４：００、81のエントリが示すように／キ
ャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２／
文書４はユーザ１によって更新中で、更新期限時刻が１
９９４／１／１ １４：００であることを示す。

【００４３】以上のように構成された電子ファイル装置
について、図面を参照しながら以下その動作を説明す
る。

【００４４】最初に、図１２の動作フローに沿って、文
書分類保管領域８に保管された文書を、更新するために
文書編集作業領域７へ複写し、文書編集作業領域７での
更新作業終了後、元の文書分類保管領域８へ自動的に戻
す動作について説明する。これらの動作は、処理部５の
制御の下に、連携を取って行なわれる。

【００４５】ステップ１；図５の文書保管ツリー表示画
面において、マウスあるいはキーボード上のカーソルキ
ーによって文書分類保管領域８の／キャビネット１／シ
ェルフ１／バインダ１／フォルダ１／文書１という文書
を選択する。

【００４６】ステップ２；図５の文書保管ツリー表示画
面において、マウスあるいはキーボード上のカーソルキ
ーによって削除ボタン48、移動ボタン47、更新ボタン5
3、検索情報登録ボタン51、閲覧ボタン49、複写ボタン4
6、印刷ボタン50のいずれかの処理ボタンを押す。

【００４７】ステップ３；閲覧ボタン49、複写ボタン46
または印刷ボタン50が押された場合は、 ステップ４；文書閲覧、文書複写または文書印刷処理が
実行される。

【００４８】ステップ３；削除ボタン48、移動ボタン4
7、更新ボタン53または検索情報登録ボタン51が押され
た場合は、 ステップ５；文書分類更新管理部15は、文書分類更新管
理テーブル９を検索し／キャビネット１／シェルフ１／
バインダ１／フォルダ１／文書１のエントリが存在する
かどうかを調べ、文書更新中かどうかをチェックする。

【００４９】ステップ６；更新中の場合、更新中である
ことを示すメッセージを表示し、処理を終了する。

【００５０】ステップ７；更新中でない場合で、文書削
除、文書移動または検索情報登録処理が選択されている
ときは、 ステップ４；文書削除、文書移動または検索情報登録処
理の実行に移る。

【００５１】ステップ８；更新中でない場合で、文書更
新処理が選択されるいるときは、文書分類更新管理部15
は、図８の66のように、文書パスを／キャビネット１／
シェルフ１／バインダ１／フォルダ１／文書１、更新ユ
ーザ名をユーザ１、更新開始時刻を１９９４／１／１
１２：００とするエントリを文書分類更新管理テーブル
９へ設定する。

【００５２】ステップ９；図５の文書保管ツリー表示画
面の／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／フォ
ルダ１／文書１の文書アイコンを更新中アイコンへ変更
し表示する。この表示により、更新中文書であることが
一目で判断できる。なお、この時、画面上に、更新ユー
ザ名、更新開始時刻を表示し、更新ユーザに対し更新作
業終了を促すことも可能である。

【００５３】ステップ１０；データベース管理部21は、
図４の60に示すように、データベース20の検索情報テー
ブルに、／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／
フォルダ１／文書１の検索情報として、更新状態項目に
更新中、更新ユーザ項目にユーザ１、更新開始時刻項目
に１９９４／１／１ １２：００を登録する。これによ
り、更新状態、更新ユーザ名および更新開始時刻をキー
にして文書を検索することが可能になる。

【００５４】ステップ１１；図３の38および42に示すよ
うに、更新文書複写部17が、文書分類保管領域８内の／
キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／フォルダ１
／文書１の文書内容を、また、データベース管理部21
が、データベース20の検索情報テーブルから図４の60に
示す項目１のコンピュータという検索情報を、ユーザ１
の文書編集作業領域７へ複写する。

【００５５】ステップ１２；文書編集作業環境更新パス
管理部16は、図９の70に示すように、文書編集作業環境
上の更新文書名として文書１を、文書分類保管領域８内
の文書パスとして／キャビネット１／シェルフ１／バイ
ンダ１／フォルダ１／文書１を、更新開始時刻として１
９９４／１／１ １２：００を、種別として文書を、そ
れぞれ文書編集作業環境更新パス管理テーブル10に設定
する。

【００５６】ステップ１３；更新期限管理部18は、図１
０の更新期限管理テーブルから、文書分類保管領域８内
の／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／フォル
ダ１／文書１に設定されている更新期限時間（４５分）
を取得する（なお、更新期限時刻を決定する更新期限時
間は、あらかじめ図５の更新期限設定ボタンによって設
定され、図１０の更新期限管理テーブルに、文書分類保
管領域８内の文書および分類と対応させて記録され
る）。また、更新中文書分類期限管理部19は、図１１の
78に示すように、更新中文書分類期限管理テーブル12
に、文書分類保管領域８内の文書パスとして／キャビネ
ット１／シェルフ１／バインダ１／フォルダ１／文書１
を、更新ユーザ名としてユーザ１を、また、更新期限時
刻として、更新開始時刻に更新期限時間（４５分）を加
えた１９９４／１／１ １２：４５を設定し、更新期限
時刻が経過するのをチェックする。

【００５７】ステップ１４；文書編集作業環境上の文書
１のアイコン表示を図６の86に示すように更新中アイコ
ンで表示し、更新中文書であることを一目で判断できる
ようにする。なお、この際に更新開始時刻を表示し、い
つ更新を開始したかを確認できるようにすることも可能
である。

【００５８】ステップ１５；これまでの処理によって、
文書分類保管領域８内に保管された文書は、文書編集作
業領域７に複写され、更新が可能になる。また、更新作
業が終了するまで、この文書の更新処理、削除処理およ
び移動処理を禁止することができる。文書編集作業領域
７の文書１は、図６の文書編集作業環境画面上に表示さ
れたワープロ57、テキストエディタ58、イメージエディ
タ59等の編集ツールを用いて更新される。

【００５９】ステップ１６；検索情報を変更したい場合
には、図６の検索情報変更ボタン５７を押し、文書編集
作業領域７の文書１の検索情報の項目１をコンピュータ
からワークステーション等の別の検索情報へ変更する。

【００６０】次に、ステップ１５およびステップ１６に
よって更新作業を終了した後、文書編集作業領域７の更
新中文書を文書分類保管領域８へ戻す動作について説明
する。

【００６１】ステップ１７；マウスあるいはキーボード
上のカーソルキーによって、文書編集作業環境画面の更
新中文書である文書１を選択し図６の更新終了ボタン55
を押す。 ステップ１８；文書編集作業環境更新パス管理部16は、
文書編集作業環境更新パス管理テーブル10から文書編集
作業領域７の文書１のエントリを検索し、文書分類保管
領域８の文書パスである／キャビネット１／シェルフ１
／バインダ１／フォルダ１／文書１を取得する。

【００６２】ステップ１９；更新中文書分類期限管理部
19は、図１１の更新中文書分類期限管理テーブル20のエ
ントリ78を削除する。 ステップ２０；更新文書複写部17は、文書分類保管領域
８にある／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／
フォルダ１／文書１の更新前文書である図２の31を文書
編集作業環境７内の更新された文書１の文書内容である
図３の38に更新する。 ステップ２１；データベース管理部21は、データベース
20の検索情報テーブルのエントリである図４の60の項目
１をコンピュータからワークステーション等の変更した
検索情報へ変更するとともに、更新状態項目、更新ユー
ザ項目、更新開始時間項目を削除する。

【００６３】ステップ２２；文書分類更新管理部15は、
文書パスの／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１
／フォルダ１／文書１と更新ユーザ名のユーザ１により
文書分類更新管理テーブルを検索し、図８の66のエント
リを削除する。

【００６４】ステップ２３；図５の文書保管ツリー表示
画面の／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／フ
ォルダ１／文書１の更新中アイコン表示を通常の文書ア
イコン表示へ戻す。

【００６５】ステップ２４；文書編集作業環境更新パス
管理部16は、文書編集作業環境更新パス管理テーブル10
（図９）の文書１のエントリ70を削除する。

【００６６】ステップ２５；図６の文書編集作業環境画
面の文書１のアイコン表示を削除する。 ステップ２６；図３の38の文書編集作業領域７の更新中
文書である文書１38と検索情報42とを文書編集作業領域
７から削除する。

【００６７】以上の処理によって、文書分類保管領域８
に保管された文書を更新するために文書をユーザ毎の文
書編集作業領域７へ複写し、更新作業終了するまで文書
の更新／削除／移動処理を禁止し、更新作業終了後に、
文書を自動的に保管場所へ戻すことができる。

【００６８】次に、図１３の動作フローによって、文書
分類保管領域８の文書である／キャビネット１／シェル
フ１／バインダ１／フォルダ１／文書１に設定された更
新期限時刻が経過した時の動作について説明する。

【００６９】ステップ１；更新中文書分類期限管理部19
は、／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／フォ
ルダ１／文書１が更新期限時刻の１９９４／１／１ １
２：４５が経過したことを検知すると、文書パスの／キ
ャビネット１／シェルフ１／バインダ１／フォルダ１／
文書１と更新ユーザ名のユーザ１とを処理部５に通知す
る。通知を受けた処理部５の制御の下に、次の動作が行
なわれる。

【００７０】ステップ２；更新中文書分類期限管理部19
は、図１１の更新中文書分類期限管理テーブル20のエン
トリ78を削除する。

【００７１】ステップ３；データベース管理部21は、デ
ータベース20の検索情報テーブルのエントリである図４
の60の更新状態項目、更新ユーザ項目、更新開始時刻項
目を削除する。

【００７２】ステップ４；文書分類更新管理部15は、文
書パスの／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／
フォルダ１／文書１により文書分類更新管理テーブルを
検索し図４の60のエントリを削除する。

【００７３】ステップ５；図５の文書保管ツリー表示画
面の／キャビネット１／シェルフ１／バインダ１／フォ
ルダ１／文書１の更新中アイコン表示を通常の文書アイ
コン表示へ戻す。

【００７４】ステップ６；文書編集作業環境更新パス管
理部16は、文書編集作業環境更新パス管理テーブル10の
文書１のエントリ70を削除する。

【００７５】ステップ７；図６の文書編集作業環境画面
の文書１のアイコン表示を通常の文書アイコン表示へ変
更する。

【００７６】以上の処理によって、更新期限時刻が経過
した文書について、文書分類保管領域８の更新中文書の
更新状態および文書編集作業領域に複写した更新中文書
の更新状態を自動的解除することができる。

【００７７】また、特権ユーザを設定し、特権ユーザの
操作に応じて、図１３のステップ２からステップ７まで
の動作が行なわれるように構成することにより、特権ユ
ーザが文書の更新を強制的に解除することを可能にす
る。

【００７８】次に、図１４および図１５の動作フローに
沿って、文書群の更新の動作について説明する。この場
合、文書分類保管領域８の分類以下の複数文書について
更新が行なわれ、その更新作業中、文書分類保管領域８
の分類以下のすべての文書について、更新／削除／移動
処理が禁止される。また、文書編集作業領域７での更新
作業終了後、更新した分類以下のすべての更新文書は元
の文書分類保管領域８に自動的に戻される。

【００７９】ステップ１；図５の文書保管ツリー表示画
面において、マウスあるいはキーボード上のカーソルキ
ーによって文書分類保管領域８の／キャビネット１／シ
ェルフ２／バインダ３／フォルダ２という分類を選択す
る。

【００８０】ステップ２；図５の文書保管ツリー表示画
面において、マウスあるいはキーボード上のカーソルキ
ーによって、削除ボタン４８、移動ボタン４７、更新ボ
タン５３、検索情報登録ボタン５１、複写ボタン４６、
または検索ボタン５２のいずれかの処理ボタンを押す。

【００８１】ステップ３；分類複写処理または検索処理
が選択された場合は、 ステップ６；分類複写または検索処理が実行される。

【００８２】ステップ３；分類削除、分類移動、分類更
新または検索情報登録処理が選択された場合は、 ステップ４；文書分類更新管理部15が、文書分類更新管
理テーブル９を検索し、／キャビネット１／シェルフ２
／バインダ３／フォルダ２以下の文書あるいは分類のエ
ントリが存在するかどうかをチェックすることにより、
／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ
２以下の文書あるいは分類が更新中かどうか判断する。

【００８３】ステップ５；／キャビネット１／シェルフ
２／バインダ３／フォルダ２以下の文書あるいは分類が
更新中の場合は、更新中であること示すメッセージ等を
表示し、処理を終了する。

【００８４】ステップ７；／キャビネット１／シェルフ
２／バインダ３／フォルダ２以下の文書あるいは分類が
更新中でない場合は、分類削除、分類移動または検索登
録処理が選択されているときは、 ステップ６；通常の分類削除、分類移動または検索登録
処理を行なう。

【００８５】ステップ７；更新中でない場合で、分類更
新処理が選択されているときは、 ステップ８；文書分類更新管理部15は、文書分類更新管
理テーブル９に、図８の67に示すように、分類パスが／
キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ
２、更新ユーザ名がユーザ１、更新開始時刻が１９９４
／１／１ １３：００のエントリを設定する。

【００８６】ステップ９；図５の文書保管ツリー表示画
面の／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォ
ルダ２の分類アイコンを、図５の83に示すように更新中
アイコンへ変更し表示する。こうすることによって、更
新中分類であることを一目で判断できる。また、このと
き、画面上に、更新ユーザ名、更新開始時刻を表示する
こともできる。

【００８７】ステップ１０；データベース管理部21は、
データベース20の検索情報テーブルに、図４の61に示す
ように、／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／
フォルダ２の検索情報として、更新状態項目に更新中
を、更新ユーザ項目にユーザ１を、更新開始時刻項目に
１９９４／１／１ １３：００をそれぞれ登録する。こ
れによって、この分類を更新状態、更新ユーザ名または
更新更新開始時刻項目によって検索することが可能とな
る。

【００８８】ステップ１１；更新文書複写部17は、ユー
ザ１の文書編集作業領域７にフォルダ２の分類を図３の
39に示すように作成し、また、データベース管理部21
は、データベース20の検索情報テーブルから、図４の61
に示す項目１のネットワーク、項目２のインターフェー
スという検索情報をユーザ１の文書編集作業領域７へ図
３の43に示すように複写する。

【００８９】ステップ１２；文書編集作業環境更新パス
管理部16は、文書編集作業環境更新パス管理テーブル10
に、図９の71に示すように、文書編集作業環境上の更新
分類名としてフォルダ２を、文書分類保管領域８内の分
類パスとして／キャビネット１／シェルフ２／バインダ
３／フォルダ２を、更新開始時刻として１９９４／１／
１ １３：００を、種別として分類を設定する。

【００９０】ステップ１３；更新期限管理部18は、予め
更新期限設定ボタンによって設定された文書分類保管領
域８内の／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／
フォルダ２に関する更新期限時間（６０分）（図１０の
75）を取得し、更新中文書分類期限管理部19は、図１１
の79に示すように、更新中文書分類期限管理テーブル12
に、文書分類保管領域８内の分類パスとして／キャビネ
ット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２を、更新
ユーザ名としてユーザ１を設定し、更新期限時刻が経過
するのをチェックする。

【００９１】ステップ１４；文書編集作業環境上のフォ
ルダ２のアイコン表示を、図６の87に示すように、更新
中アイコンで表示し、更新中文書であることを一目で判
断できるようにする。

【００９２】ステップ１５；更新作業者は、更新したい
／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ
２以下の文書を文書保管ツリー表示画面で選択し文書更
新ボタンを押す。

【００９３】ステップ１６；文書分類更新管理部15は、
文書分類更新管理テーブル９を検索し、／キャビネット
１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２を更新してい
るユーザが自ユーザであるユーザ１かどうかチェックす
る。他ユーザの場合は、更新中であることを示すメッセ
ージ等を表示し、ステップ５；処理を終了する。

【００９４】ステップ１７；更新しているユーザが自ユ
ーザであるとき、文書分類保管領域８の／キャビネット
１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２以下の文書の
更新が可能になる。このときには、図１２のステップ１
からステップ１４までと同じ処理が実行される。但し、
図１２のステップ１３において、更新中文書分類期限管
理テーブル（図１１）に設定される文書の更新期限時刻
は、／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォ
ルダ２の更新期限時刻と同じ時刻になる。

【００９５】ステップ１８；図１４のステップ１５から
ステップ１７までを、更新したい／キャビネット１／シ
ェルフ２／バインダ３／フォルダ２以下の文書の全てに
ついて繰り返す。

【００９６】この例では、／キャビネット１／シェルフ
２／バインダ３／フォルダ２以下の／キャビネット１／
シェルフ２／バインダ３／フォルダ２／文書３と、／キ
ャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２／
文書４とが更新の対象にされ、文書分類更新管理テーブ
ル９（図８の68および69）およびユーザ１の文書編集作
業環境更新パス管理テーブル10（図９の72および73）に
は、それらの文書に関する情報が設定され、また、更新
期限管理テーブル11には、図１１の80および81で示すよ
うに、それらの更新期限時刻について、更新中文書分類
期限管理テーブル12（図１０の76および77）の更新期限
時間の違いに関わらず、／キャビネット１／シェルフ２
／バインダ３／フォルダ２の更新期限時刻と同じ時刻に
設定されている。

【００９７】結局、文書分類保管領域８は、図２の30、
33および34のような状態となり、文書保管ツリー表示画
面は、図５のように表示される。また、ユーザ１の文書
編集作業領域７は、図３の39と43、40と44、41と45のよ
うな状態であり、ユーザ１の文書編集作業環境画面にお
いて、フォルダ２は図６の87のように表示される。ま
た、文書編集作業環境画面でフォルダ２内を表示する
と、図７のように、／キャビネット１／シェルフ２／バ
インダ３／フォルダ２以下の更新中文書である文書３と
文書４とが表示される。

【００９８】これまでの処理により、文書分類保管領域
８の分類以下の複数の文書について更新することが可能
となる。また、この分類以下の全て文書は、更新作業終
了まで、他ユーザによる文書の更新／削除／移動処理が
禁止される。

【００９９】ステップ１９；文書編集作業領域７のフォ
ルダ２下の文書３および文書４を文書編集作業環境画面
上の編集ツールによって編集し、検索情報変更ボタン57
によって、文書編集作業領域７の文書３および文書４の
検索情報を変更する。

【０１００】ステップ２０；／キャビネット１／シェル
フ２／バインダ３／フォルダ２の検索情報を変更したい
場合には、図６の検索情報変更ボタン57を押し文書編集
作業領域７のフォルダ２の検索情報の項目１のネットワ
ークおよび項目２のインターフェースを別の検索へ変更
する。

【０１０１】次に、ステップ１９とステップ２０での更
新作業を終了した後、文書編集作業領域７の更新中分類
以下の更新中文書を文書分類保管領域８へ戻すための動
作について説明する。

【０１０２】ステップ２１；マウスあるいはキーボード
上のカーソルキーによって、文書編集作業環境画面の更
新中分類であるフォルダ２を選択し、図６の更新終了ボ
タン55を押す。

【０１０３】続いて図１５に移り、 ステップ２２；文書編集作業環境更新パス管理部16が、
文書編集作業環境更新パス管理テーブル10から文書編集
作業領域７のフォルダ２以下の更新中文書のエントリを
取得する。 ステップ２３；図１２のステップ１９からステップ２６
までと同様の処理を実行する。

【０１０４】ステップ２４；図１５のステップ２２から
ステップ２３までの動作を文書編集作業環境更新パス管
理テーブル10から文書編集作業領域７のフォルダ２以下
の更新文書のエントリが無くなるまで繰り返す。

【０１０５】この例では、文書分類保管領域８の／キャ
ビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２／文
書３および／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３
／フォルダ２／文書４の文書内容と検索情報とを、文書
編集作業領域７のフォルダ２以下の更新文書の文書３お
よび文書４の文書内容と検索情報とによって更新する。
そして、文書保管ツリー表示画面の／キャビネット１／
シェルフ２／バインダ３／フォルダ２／文書３および／
キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２
／文書４における更新中アイコンを通常のアイコンの表
示に変更する。

【０１０６】ステップ２５；文書編集作業環境更新パス
管理部16は、文書編集作業環境更新パス管理テーブル10
から文書編集作業領域７のフォルダ２のエントリを取得
し、文書分類保管領域８の分類パスである／キャビネッ
ト１／シェルフ２／バインダ３／フォルダ２を取得す
る。

【０１０７】ステップ２６；更新中文書分類期限管理部
19は、図１１の更新中文書分類期限管理テーブル20のエ
ントリ79を削除する。

【０１０８】ステップ２７；データベース管理部21は、
データベース20の検索情報テーブルのエントリである図
４の61の項目１および項目２をユーザ１の文書編集作業
領域のフォルダ２のステップ２０で変更された検索情報
に変更するとともに、更新状態項目、更新ユーザ項目、
更新開始時間項目を削除する。

【０１０９】ステップ２８；文書分類更新管理部15は、
分類パスの／キャビネット１／シェルフ２／バインダ／
フォルダ２で文書分類更新管理テーブルを検索し、図８
の67のエントリを削除する。

【０１１０】ステップ２９；図５の文書保管ツリー表示
画面の／キャビネット１／シェルフ２／バインダ３／フ
ォルダ２の更新中アイコン表示を通常の分類アイコン表
示へ戻す。

【０１１１】ステップ３０；文書編集作業環境更新パス
管理部16によってユーザ１の文書編集作業環境更新パス
管理テーブル10のフォルダ２のエントリである図９の71
を削除する。

【０１１２】ステップ３１；図６の文書編集作業環境画
面のフォルダ２のアイコン表示を削除する。

【０１１３】ステップ３２；図３の文書編集作業領域７
の更新中分類であるフォルダ２を文書編集作業領域７か
ら削除する。

【０１１４】以上の処理によって、文書分類保管領域８
の分類以下の複数文書を更新し、更新作業終了後、更新
した分類以下のすべて文書を元の文書分類保管領域８へ
自動的に戻すことができ、また、その間、その分類以下
のすべての文書について文書の更新／削除／移動処理を
禁止することができる。

【０１１５】なお、分類の更新期限時刻が経過した場合
の動作についても図１３の動作を分類以下の更新中文書
に対し実行することによって同様に実現できる。

【０１１６】また、特権ユーザが分類の更新を強制的に
解除することも文書に対する強制解除と同様の動作で実
現できる。

【０１１７】

【発明の効果】以上の実施例の説明から明らかなよう
に、本発明の電子ファイル装置は、文書保管場所と異な
る文書編集作業環境と、その文書編集作業領域に更新対
象の文書を取り出す手段とを具備することにより、更新
作業者に対して、共有化された分類カテゴリーにある文
書を更新作業者個人の分類カテゴリー上で更新作業がで
きる環境を提供することができる。

【０１１８】そのため、作業者は、更新作業を継続する
間、共通の分類を意識することなく作業を行なうことが
できる。また、更新作業を一時中断する場合にも、更新
文書を共通の分類に戻す必要がない。文書の更新が終了
したときは、元の文書保管場所の分類に自動的に戻され
るため、作業者自身は元の分類名を記憶しておく必要が
ない。また、その文書に定義されている検索情報を必要
に応じて自動的に更新することもできる。作業者は、こ
うした文書の更新と、それに伴う関連処理の作業を、自
由度に恵まれた快適な文書ファイリング環境の下で一貫
して行なうことができる。

【０１１９】また、他ユーザは、文書更新作業が行なわ
れている文書を、更新中の表示によってそれを知ること
ができるため、無駄な操作が避けられる。

【０１２０】また、特権ユーザによる排他状態の強制解
除または指定時間経過による排他状態の自動解除の機能
を持たせたことによって、システムの異常や、排他処理
を実行した当事者がそのことを忘れたため等によって、
排他状態が解除できなくなった場合でも、速やかに排他
状態を解除することができる。

【０１２１】また、同一分類に属する複数の文書を一括
して更新の対象に指定することができ、操作性の向上が
期待できる。また、この同一分類に属する複数の文書
は、更新処理の間、他ユーザに対して排他状態に置かれ
るため、これらの文書に対して整合の取れた更新処理が
可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例における電子ファイル装置の構
成を示すブロック図、

【図２】実施例の電子ファイル装置における文書分類保
管領域を示す模式図、

【図３】実施例の電子ファイル装置における文書編集作
業領域を示す模式図、

【図４】実施例の電子ファイル装置における検索情報テ
ーブルを示す模式図、

【図５】実施例の電子ファイル装置における文書保管ツ
リー表示画面を示す模式図、

【図６】実施例の電子ファイル装置における文書編集作
業環境画面を示す模式図、

【図７】実施例の電子ファイル装置におけるフォルダ２
内の文書編集作業環境画面を示す模式図、

【図８】実施例の電子ファイル装置における文書分類更
新管理テーブルを示す模式図、

【図９】実施例の電子ファイル装置における文書編集作
業環境更新パス管理テーブルを示す模式図、

【図１０】実施例の電子ファイル装置における更新中文
書分類期限管理テーブルを示す模式図、

【図１１】実施例の電子ファイル装置における更新期限
管理テーブルを示す模式図、

【図１２】実施例の電子ファイル装置の文書更新動作を
示すフロー図、

【図１３】実施例の電子ファイル装置の更新期限時刻経
過時の動作を示すフロー図、

【図１４】実施例の電子ファイル装置の分類更新動作を
示すフロー図、

【図１５】実施例の電子ファイル装置の分類更新動作を
示すフロー図の続きである。

【符号の説明】

１ 入力装置 ２ 入力部 ３ 表示部 ４ 表示装置 ５ 処理部 ６ 蓄積媒体 ７ 文書編集作業領域 ８ 文書分類保管領域 ９ 文書分類更新管理テーブル 10 文書編集作業環境更新パス管理テーブル 11 更新期限管理テーブル 12 更新中文書分類期限管理テーブル 13 文書編集作業環境管理部 14 文書分類管理部 15 文書分類更新管理部 16 文書編集作業環境更新パス管理部 17 更新文書複写部 18 更新期限管理部 19 更新中文書分類期限管理部 20 データベース 21 データベース管理部 22 キャビネット 23、24 シェルフ 25〜28 バインダ 29、30、39、83、87 フォルダ 31〜38、40、41、82、84〜86 文書 42〜45 検索情報 46 複写ボタン 47 移動ボタン 48 削除ボタン 49 閲覧ボタン 50 印刷ボタン 51 検索情報登録ボタン 52 検索ボタン 53 更新ボタン 54 更新期限時間設定ボタン 55 更新終了ボタン 56 検索情報変更ボタン 57、58、59 編集ツール表示 88〜91 文書

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 神林 宏行 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電器 産業株式会社内

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を記憶して管理する文書保管手段
   と、保管した文書を検索情報により捜し出す検索手段と
   を備えた電子ファイル装置において、 文書の保管領域とは別に前記文書の内容の更新を行なう
   文書更新作業領域を設けると共に、 前記保管領域に保管された文書の中から更新の対象の文
   書を前記文書更新作業領域に複写によって取出す複写手
   段と、 前記文書更新作業領域に取出された文書のデータを管理
   する管理手段とを設け、前記文書更新作業領域に取出さ
   れた更新中の文書について、重複して更新されることを
   防止したことを特徴とする電子ファイル装置。
2. 【請求項２】 前記文書の保管領域において、複数の文
   書を分類して保管し、前記複写手段が、更新の対象の分
   類と前記分類に含まれる更新の対象の文書とを前記文書
   更新作業領域に複写によって取出し、前記管理手段が、
   前記文書更新作業領域に取出された分類と文書とを管理
   することにより、前記文書更新作業領域に取出された更
   新中の分類に含まれる文書について、重複して更新され
   ることを防止したことを特徴とする請求項１に記載の電
   子ファイル装置。
3. 【請求項３】 前記文書更新作業領域をユーザ毎に設け
   たことを特徴とする請求項１または２に記載の電子ファ
   イル装置。
4. 【請求項４】 文書または分類に付されている検索情報
   を前記文書更新作業領域に取出す検索情報複写手段を設
   け、前記文書更新作業領域に、更新の対象の文書または
   分類と共に前記文書または分類の検索情報を取出すこと
   を特徴とする請求項１または２に記載の電子ファイル装
   置。
5. 【請求項５】 前記文書更新作業領域に取出した文書ま
   たは分類を、更新の作業が終了した後、前記管理手段の
   管理するデータを基に、前記複写手段を通じて、元の保
   管領域へ戻すことを特徴とする請求項１または２に記載
   の電子ファイル装置。
6. 【請求項６】 前記文書更新作業領域に取出した文書ま
   たは分類を元の保管場所へ戻す場合に、同時に、文書の
   更新に伴って変更された文書または分類の前記検索情報
   を、前記検索情報複写手段を通じて、元の保管領域に戻
   すことを特徴とする請求項１または２に記載の電子ファ
   イル装置。
7. 【請求項７】 前記保管領域に保管されている文書また
   は分類の中の更新中の文書または分類について、更新中
   であることを表示する表示手段を設けたことを特徴とす
   る請求項１または２に記載の電子ファイル装置。
8. 【請求項８】 前記文書更新作業領域に取出された文書
   または分類の種類を表示する表示手段を設けたことを特
   徴とする請求項１または２に記載の電子ファイル装置。
9. 【請求項９】 前記保管領域に保管されている文書の中
   の更新中の文書に対して、文書印刷処理、文書閲覧処理
   または文書複写処理を許容し、文書削除処理および文書
   移動処理を禁止することを特徴とする請求項１または２
   に記載の電子ファイル装置。
10. 【請求項１０】 更新中の前記文書または分類を検索情
    報として登録する登録手段を設け、更新中の文書または
    分類の検索を可能にしたことを特徴とする請求項１また
    は２に記載の電子ファイル装置。
11. 【請求項１１】 更新中の前記文書または分類の更新の
    状態を強制的に解除する解除手段を設け、前記解除手段
    を特定のユーザーに与えることを特徴とする請求項１ま
    たは２に記載の電子ファイル装置。
12. 【請求項１２】 前記文書または分類の更新作業の期限
    を管理する更新期限管理手段を設け、更新期限が経過し
    たとき、更新状態を自動的に解除することを特徴とする
    請求項１または２に記載の電子ファイル装置。