JP2006185150A - ファイル管理システム、ファイル管理方法およびファイル管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子ファイルに関する良好な管理効率と確かなセキュリティ維持とを両立する。
【解決手段】クライアントマシン１０の記憶装置１５において、新規作成、移動、およびコピーのいずれかの処理により管理対象ファイルとなる新規な電子ファイルが格納された事象を検知するファイル検知部１１０と、クライアントマシン１０から外部記憶装置６０への前記管理対象ファイルの移動処理を実行する移動処理部１１１と、管理対象ファイルのショートカットのクライアントマシン１０の記憶装置１５上への作成を指示するショートカット作成指示を該当クライアントマシン１０に通知するショートカット作成指示部１１２と、からシステム構成する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子ファイルを管理するファイル管理システム、ファイル管理方法およびファイル管理プログラムに関し、特に電子ファイルの分類管理と実体ファイルへのセキュリティ管理に関する。

電子ファイルの管理手法として、クライアントマシンの記憶装置に格納する方法と外部の記憶装置へ格納する方法とがある。クライアントマシンの記憶装置に格納した電子ファイルの管理は、クライアントマシンの所有者に依存し、フロッピーディスク等の持ち運び可能な外部記憶装置による情報の持ち出しや、クライアントマシン自体の持ち出しにより、情報漏洩するおそれがある。

一方、ファイルサーバ等の外部記憶装置への格納は、前記の持ち出しについてはアクセスログの管理などで監視することが可能であるが、格納の方法が無秩序になりやすく、任意のファイルの検索や抽出が困難であった。

こうした点を改善する為の方法として例えば、電子ファイルも、分類キャビネットに整然と格納された物理ファイルと同様に、データベースソフトなしに階層を追って容易に検索できるようにするとの課題の下、被管理ファイルが格納されるべき階層フォルダと同じ名前で、階層構造順に並べた一連の格納先情報を原ファイル名に付けて、前記ファイルの原ファイル名を格納先情報付きファイル名に変更するファイル名作成手段と、前記ファイル名作成手段で作成された格納先情報付きファイル名の一連の格納先情報に従って前記ファイル格納先情報と同じ名前の階層フォルダを順次作成し、前記格納先情報付きファイル名の最後の格納先情報と同じ名前の階層フォルダの配下に前記格納先情報付きファイルを格納するファイル振分け手段とを備えたファイル管理装置（特許文献１参照）などが提案されている。
特開２００１−１８８６９７号公報

上記したような従来のファイル管理装置は、ファイルを任意のルールに基づいて分類ディレクトリに自動的に移動し格納することで、ファイル分類及び管理に有用な装置である。しかしながら、次のような課題が残されていた。すなわち、実際に業務では、ファイル作成者および更新者はクライアントマシンの記憶装置上の任意のディレクトリに格納されたファイルに対して処理を行うのが一般的であり、共通のファイル格納先に移動されたファイルに対しもアクセスを行うということは作業が面倒になりがちで管理の実効性に問題がある場合がある。また、クライアントマシンの記憶装置上に格納されているファイルは、フロッピーディスク等の外部記憶装置による持ち出しや、クライアントマシン自体の持ち出しにより、情報漏洩する危険性があるが、機密情報となりうるファイルの持ち出しを効果的に防ぐ手だてが提案されてこなかった。

そこで本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、電子ファイルに関する良好な管理効率と確かなセキュリティ維持とを両立する、ファイル管理システム、ファイル管理方法およびファイル管理プログラムを提供することを主たる目的とする。

上記課題を解決する本発明のファイル管理システムは、電子ファイルを管理するシステムであって、クライアントマシンの記憶装置において、新規作成、移動、およびコピーのいずれかの処理により管理対象ファイルとなる新規な電子ファイルが格納された事象を検知する、ファイル検知部と、前記クライアントマシンから外部記憶装置への前記管理対象ファイルの移動処理を実行する移動処理部と、前記管理対象ファイルのショートカットの、前記クライアントマシンの記憶装置上への作成を指示するショートカット作成指示を該当クライアントマシンに通知する、ショートカット作成指示部と、を備えることを特徴とする。

また、前記ファイル管理システムは、前記クライアントマシンの記憶装置上の任意のファイルについて、管理対象ファイルとする指示を入力インターフェイスより受け付けて、前記任意のファイルを管理対象ファイルとする、管理対象指示受付部を備えるものとすれば好適である。

また、前記ファイル管理システムは、、前記外部記憶装置へ移動する管理対象ファイルの名称変更指示を、入力インターフェイスより受け付ける、名称変更受付部を備えるものとすれば好適である。

また、前記ファイル管理システムは、前記外部記憶装置に移動される前記管理対象ファイルのファイル名を認識し、当該ファイル名の属性と適合する属性が設定された格納先フォルダを、前記外部記憶装置において特定し、当該特定した格納先フォルダに前記管理対象ファイルを格納する、振分処理部を備えるものとすれば好適である。

また、前記ファイル管理システムにおいて、前記振分処理部が、前記ファイル名の属性と適合する属性が設定された格納先フォルダを前記外部記憶装置において特定できなかった場合、前記ファイル名の属性と適合する属性の格納先フォルダを外部記憶装置において生成し、当該生成した格納先フォルダに前記管理対象ファイルを格納するものとすれば好適である。

また、前記ファイル管理システムにおいて、前記振分処理部が、前記ファイル名の属性として、対応する管理対象ファイルの発生元となったクライアントマシンの属性情報を設定するものとすれば好適である。

また、前記ファイル管理システムは、前記ファイル名の属性たるキーワードの定義または編集を入力インターフェイスより受け付ける、属性編集部を備えるものとすれば好適である。

また、前記ファイル管理システムは、外部記憶装置へ移動済みの管理対象ファイルに対する、クライアントマシンからのアクセスに際し、アクセス実行者のユーザ情報をクライアントマシンより取得し、当該取得したユーザ情報を、管理対象ファイル毎に設定された認証情報と照合してアクセス認証を行う、アクセス認証部を備えるものとすれば好適である。

また、前記ファイル管理システムにおいて、前記アクセス認証部が、クライアントマシンより取得するユーザ情報として、クライアントマシンの属性情報を当該クライアントマシンより取得し、このクライアントマシンの属性情報を前記管理対象ファイル毎に設定された認証情報と照合してアクセス認証を行うものとすれば好適である。

また、本発明のファイル管理方法は、電子ファイルの管理方法をコンピュータにて実行する方法であって、クライアントマシンの記憶装置において、新規作成、移動、およびコピーのいずれかの処理により管理対象ファイルとなる新規な電子ファイルが格納された事象を検知し、前記クライアントマシンから外部記憶装置への前記管理対象ファイルの移動処理を実行し、前記管理対象ファイルのショートカットの、前記クライアントマシンの記憶装置上への作成を指示するショートカット作成指示を該当クライアントマシンに通知することを特徴とする。

また、本発明のファイル管理プログラムは、電子ファイルの管理方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、クライアントマシンの記憶装置において、新規作成、移動、およびコピーのいずれかの処理により管理対象ファイルとなる新規な電子ファイルが格納された事象を検知するステップと、前記クライアントマシンから外部記憶装置への前記管理対象ファイルの移動処理を実行するステップと、前記管理対象ファイルのショートカットの、前記クライアントマシンの記憶装置上への作成を指示するショートカット作成指示を該当クライアントマシンに通知するステップと、を含むことを特徴とする。

なお、本発明によれば、クライアントマシン上に機密情報となりうるファイルを無防備に残すことにならず、クライアントマシン以外の外部記憶装置上で管理することができる。また、移動したファイルのショートカットをそのファイルの格納されていた記憶装置上の同じ箇所に作成することにより、ファイル作成者は外部記憶装置上の格納先を意識することなくファイルに対しアクセスし作業することが可能となる。

また、クライアントマシンの記憶装置上の任意のファイルを管理対象ファイルとして新たに外部記憶装置への移動対象ファイルとするかの設定を行うこともできる。これにより、クライアントマシンの記憶装置上で作成し、修正を加えた時点から任意に外部記憶装置への移動が可能である。

また、外部記憶装置上に一定のルールに基づいて整理されたディレクトリが作成され、整然としたファイル管理が可能である。

また、管理対象ファイルのファイル名の判別に用いるキーワードを定義・編集する手段を提供することにより、独自のルールに基づくディレクトリ管理が可能である。

また、アクセス実行者のユーザＩＤ（ユーザ情報）と同じＩＤのディレクトリ以下にはアクセスを許可するが、それ以外のディレクトリについては、パスワードによる認証を求められるようにすることができる。これにより、外部記憶装置上の管理対象ファイルへのアクセスを管理し、機密情報の外部への持ち出しを防ぐことが可能である。

また、前記管理対象ファイルの移動に際し、外部記憶装置への移動の是非を問う手段を提供することにより、移動をさせない設定を行うことも可能である。こうした場合、ファイル名の変更も可能とし、ファイル名の属性に基づくファイルの振分処理にて振分の判断材料となる情報の変更が可能である。

また、クライアントマシンの記憶装置から外部記憶装置へのファイル移動のタイミングは、ファイル作成時に必ず画面をクライアントマシンのインターフェイスに表示し、利用者に選択を行わせる他に、クライアントマシンのシャットダウンのタイミングで全ファイルを移動させるように設定することも可能である。これにより、ファイル作成ごとに発生するファイル移動作業を行わずとも、外部記憶装置へのファイルの移動を行うことができる。

また、ファイルを移動する外部記憶装置については、クライアントマシンと外部記憶装置との間に一次保管用の外部記憶装置を用意することで、クライアントマシンのシャットダウン時等の一時的な外部記憶装置への転送負荷の集中を軽減することが可能である。一次保管用外部記憶装置に移動されたファイルは、一次保管用外部記憶装置ごとに夜間時などにおける定期的な処理によって、外部記憶装置への各々の転送処理のタイミングをずらし、転送負荷を軽減することができる。ファイル転送のタイミングをずらし転送負荷を軽減する一方、一次保管用外部記憶装置を設けることで、クライアントマシンにおけるファイルの格納場所を示すショートカットは一次保管用外部記憶装置から外部記憶装置への移動時にリンク先の変更が必要とされる。この処理は、クライアントマシンの起動時にショートカットのリンク先を検索し、ファイルが移動されていれば、新たにリンクを張りなおすことで、ファイル操作者にはファイルの保管場所を意識させることなく操作を行わせることが可能である。

その他、本願が開示する課題、及びその解決方法は、発明の実施の形態の欄、及び図面により明らかにされる。

本発明によれば、電子ファイルに関する良好な管理効率と確かなセキュリティ維持とを両立できる。

−−−システム構成−−−
以下に本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。図１は本発明の一実施形態であるファイル管理システムを含むネットワーク構成を示した図である。本実施形態におけるファイル管理システム（以下、システム１００）は、例えばサーバマシン２０が主体となって、これに接続されるクライアントマシン１０との協働を行うシステムを想定できるが、サーバマシン２０とクライアントマシン１０とが一体となった装置をシステム１００とした状況も想定できる。

前記システム１００を構成するサーバマシン２０は、本発明のファイル管理方法を実行する機能を実現すべく書き換え可能メモリなどのプログラムデータベース１０１に格納されたファイル管理サーバプログラム１０２をメモリ１０３に読み出し、演算装置たるＣＰＵ１０４により実行する。

また、前記サーバマシン２０は、コンピュータ装置が一般に備えている各種キーボードやボタン類、ディスプレイなどの入出力インターフェイス１０５を備えている。また、前記サーバマシン２０は、クライアントマシン１０といった外部装置との間のデータ授受を担う通信手段１０６を有している。

サーバマシン２０は、前記通信手段１０６により、例えばインターネットやＬＡＮ、シリアル・インターフェース通信線などのネットワーク１５０を介して、前記クライアントマシン１０らと接続し、データ授受を実行する。サーバマシン２０の各種機能部と通信手段１０６との間ではＩ／Ｏ部１０７がデータのバッファリングや各種仲介処理を実行している。

また、サーバマシン２０には、クライアントマシン１０から移動される電子ファイルを格納するための、ハードディスクなどの外部記憶装置６０が備わっている。また、当該サーバマシン２０は、後述する、格納パターンマスタ７０および時刻管理ファイル８０を有している。

なお、前記ファイル管理サーバプログラム１０２は、媒体に記憶された状態で提供される。プログラムを記憶した媒体としては、例えばＣＤ−ＲＯＭ等を用いることができる。媒体に記録されたプログラムは、サーバマシン２０のハードウェアシステムに組み込まれている前記外部記憶装置６０、例えばハードディスク装置にインストールされることにより、サーバマシン２０による実行に供される。

前記システム１００を前記サーバマシン２０と共に構成するクライアントマシン１０も、書き換え可能メモリなどのプログラムデータベース２０１に格納されたファイル管理クライアントプログラム２０２をメモリ２０３に読み出し、演算装置たるＣＰＵ２０４により実行する。

また、前記クライアントマシン１０は、コンピュータ装置が一般に備えている各種キーボードやボタン類、ディスプレイなどの入出力インターフェイス２０５を備えている。また、前記クライアントマシン１０は、サーバマシン２０との間のデータ授受を担う通信手段２０６を有している。

クライアントマシン１０は、前記通信手段２０６により、例えばインターネットやＬＡＮ、シリアル・インターフェース通信線などのネットワーク１５０を介して、前記サーバマシン２０らと接続し、データ授受を実行する。クライアントマシン１０の各種機能部と通信手段２０６との間ではＩ／Ｏ部２０７がデータのバッファリングや各種仲介処理を実行している。

また、クライアントマシン１０には、利用者が作成するファイル、つまり管理対象ファイルを一旦格納する、ハードディスクなどの記憶装置１５が備わっている。また、当該クライアントマシン１０には、後述する環境設定ファイル１３が備わる。

なお、前記ファイル管理クライアントプログラム２０２は、媒体に記憶された状態で提供される。プログラムを記憶した媒体としては、例えばＣＤ−ＲＯＭ等を用いることができる。媒体に記録されたプログラムは、クライアントマシン１０のハードウェアシステムに組み込まれている記憶装置１５、例えばハードディスク装置にインストールされることにより、クライアントマシン１０による実行に供される。

続いて、前記システム１００が、ファイル管理サーバプログラム１０２およびファイル管理クライアントプログラム２０２に基づき構成・保持する機能部につき説明を行う。前記システム１００のうち、クライアントマシン１０は、クライアントマシン１０の記憶装置１５において、新規作成、移動、およびコピーのいずれかの処理により管理対象ファイルとなる新規な電子ファイルが格納された事象を検知する、ファイル検知部１１０を備える。

また、システム１００を構成するクライアントマシン１０は、前記管理対象ファイルの外部記憶装置６０への移動を実行するファイル移動処理を行う、移動処理部１１１を備える。

また、システム１００を構成するサーバマシン２０は、前記管理対象ファイルのショートカットの、前記クライアントマシン１０の記憶装置１５上への作成を指示するショートカット作成指示を、該当クライアントマシン１０に通知する、ショートカット作成指示部１１２を備える。

また、システム１００を構成するサーバマシン２０またはクライアントマシン１０は、前記クライアントマシン１０の記憶装置１５上の任意のファイルについて、管理対象ファイルとする指示を入力インターフェイスより受け付けて、前記任意のファイルを管理対象ファイルとする、管理対象指示受付部１１３を備えることとすれば好適である。

また、システム１００を構成するクライアントマシン１０またはサーバマシン２０は、前記外部記憶装置６０へ移動する管理対象ファイルの名称変更指示を、入力インターフェイスより受け付ける、名称変更受付部１１４を備えることすれば好適である。

また、システム１００を構成するサーバマシン２０は、前記外部記憶装置６０に移動される前記管理対象ファイルのファイル名を認識し、当該ファイル名の属性と適合する属性が設定された格納先フォルダを、前記外部記憶装置６０において特定し、当該特定した格納先フォルダに前記管理対象ファイルを格納する、振分処理部１１５を備えることとすれば好適である。

なお、前記振分処理部１１５が、前記ファイル名の属性と適合する属性が設定された格納先フォルダを前記外部記憶装置６０において特定できなかった場合、前記ファイル名の属性と適合する属性の格納先フォルダを外部記憶装置６０において生成し、当該生成した格納先フォルダに前記管理対象ファイルを格納することとすれば好適である。

また、前記振分処理部が１１５、前記ファイル名の属性として、対応する管理対象ファイルの発生元となったクライアントマシン１０の属性情報を設定することとすれば好適である。

また、前記システム１００を構成するサーバマシン２０は、前記ファイル名の属性たるキーワードの定義または編集を入力インターフェイスより受け付ける、属性編集部１１６を備えることとすれば好適である。

また、システム１００を構成するサーバマシン２０は、外部記憶装置６０へ移動済みの管理対象ファイルに対する、クライアントマシン１０からのアクセスに際し、アクセス実行者のユーザ情報をクライアントマシン１０より取得し、当該取得したユーザ情報を、管理対象ファイル毎に設定された認証情報と照合してアクセス認証を行う、アクセス認証部１１７を備えることとすれば好適である。

なお、前記アクセス認証部１１７が、クライアントマシン１０より取得するユーザ情報として、クライアントマシン１０の属性情報を当該クライアントマシン１０より取得し、このクライアントマシン１０の属性情報を前記管理対象ファイル毎に設定された認証情報と照合してアクセス認証を行うこととすれば好適である。

なお、本実施形態においては、一例として、前記ファイル管理サーバプログラム１０２が備える機能部として、ショートカット作成指示部１１２、管理対象指示受付部１１３、振分処理部１１５、属性編集部１１６、アクセス認証部１１７を例示し、他方、ファイル管理クライアントプログラム２０２が備える機能部として、ファイル検知部１１０、移動処理部１１１、名称変更受付部１１４を例示したが、クライアントマシン１０とサーバマシン２０との協働の際の役割分担や装置の一体化などにより、任意に機能部１１０〜１１７の配置構成を設定するとしてもよい。

また、これまで示したシステム１００を構成するクライアントマシン１０やサーバマシン２０における各機能部１１０〜１１７は、ハードウェアとして実現してもよいし、メモリやＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）などの適宜な記憶装置に格納したプログラムとして実現するとしてもよい。この場合、前記ＣＰＵ１０４、２０４がプログラム実行に合わせて記憶装置より該当プログラムをメモリ１０３、２０３に読み出して、これを実行することとなる。

また、前記ネットワーク１５０に関しては、インターネット、ＬＡＮの他、ＡＴＭ回線や専用回線、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、電灯線ネットワーク、無線ネットワーク、公衆回線網、携帯電話網、シリアル・インターフェース通信線など様々なネットワークを採用することも出来る。また、ＶＰＮ（Ｖｉｒｔｕａｌ Ｐｒｉｖａｔｅ Ｎｅｔｗｏｒｋ）など仮想専用ネットワーク技術を用いれば、インターネットを採用した際にセキュリティ性を高めた通信が確立され好適である。なお、前記シリアル・インターフェイスは、単一の信号線を用いて１ビットずつ順次データを送るシリアル伝送で、外部機器と接続するためのインターフェースを指し、通信方式としてはＲＳ−２３２Ｃ、ＲＳ−４２２、ＩｒＤＡ、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４、ファイバ・チャネルなどが想定できる。

−−−管理用のファイル構造例−−−
次に、本実施形態における前記クライアントマシン１０およびサーバマシン２０が利用する各種管理用のファイルのデータ構造について説明する。図２はクライアントマシン１０の記憶装置１５上に保存する環境設定ファイル１３の一例を示す。この環境設定ファイル１３は、ファイルの移動先となるサーバマシン２０（および一次保管用マシン５０）のサーバ名の情報が記述される。クライアントマシン１０における前記ファイル管理クライアントプログラム２０２は、サーバマシン２０等との接続が必要となる処理時に、この環境設定ファイル１３を参照することで、ファイル移動先のサーバを決定することとなる。

図３はサーバマシン２０、一次保管用マシン５０上に保管する時刻管理ファイル８０の一例を示す。前記時刻管理ファイル８０は、サーバマシン２０や一次保管用マシン５０における夜間処理（後述）の起動時刻が記述されたファイルである。前記ファイル管理サーバプログラム１０２は、本ファイルを夜間処理の実行時に参照することとなる。

図４はサーバマシン２０、一次保管用マシン５０上に保管する格納パターンマスタの一例を示す。この格納パターンマスタ７０は、サーバマシン２０らが、管理対象ファイルのファイル名による格納先のフォルダを特定する際に参照するキーワード（格納先のフォルダの属性）が格納されたものである。前記キーワードの編集、登録、更新、削除といった処理に際してもアクセスされるファイルである。前記ファイル管理サーバプログラム１０２は本マスタファイル７０を処理実行時に参照することで、ファイル名に含まれるキーワードによるファイル格納先の判別を行うこととなる。

−−−処理の基本概念−−−
次に、本実施形態におけるファイル管理方法の基本的な概念について説明する。図５は、本実施形態におけるファイル管理方法の基本概念を示す図である。システム１００を構成するクライアントマシン１０は前記ファイル管理クライアントプログラム２０２により、記憶装置１５上でファイル１１が作成されたことを検知したら、サーバマシン２０へ該当ファイルを移動処理要求する。

サーバマシン２０では、ファイル管理クライアントプログラム２０２からのファイル移動処理要求を受信したファイル管理サーバプログラム１０２が動作する。このファイル管理サーバプログラム１０２は、サーバマシン２０の外部記憶装置６０上でクライアントマシン１０のユーザＩＤと同じフォルダ下にファイルを移動した日付（ＹＹＹＹＭＭＤＤ）のフォルダを作成し該当ファイルを格納する。そして、この該当ファイルの格納後、サーバマシン２０上のファイル管理サーバプログラム１０２は、格納先情報をクライアントマシン１０へ送信する。

一方、クライアントマシン１０では、前記格納先の情報を受信し、この情報を前記ファイル管理クライアントプログラム２０２が取得する。ファイル管理クライアントプログラム２０２は、該当ファイルの格納先場所を示すショートカット１２をクライアントマシン１０の、前記ファイルが作成された記憶装置１５上に作成する。そうすることで、クライアントマシン１０の使用者は、自分が作成したファイル１１の実体の有無を意識することなく、作業を進めることが可能となる。

図６は、本実施形態のファイル管理システムにおけるアクセス管理の基本概念を示す図である。図６に示すように、クライアントマシン１０からサーバマシン２０上のファイル１１：「開発メモ.doc」にアクセスしようとした場合、ファイル管理サーバプログラム１０２はクライアントマシン１０のユーザＩＤ：「１０２４０６５４」と、サーバマシン２０上のファイル１１が格納されているフォルダ名：「１０２４０６５４」とを比較し、前記ユーザＩＤとフォルダ名とが等しい場合は、該当ファイル１１へのアクセス可能とする。 他方、クライアントマシン１０が、ファイル２１：「見積.doc」にアクセスしようとした場合は、ファイル管理サーバプログラム１０２は、前記ユーザＩＤ：「「１０２４０６５４」とフォルダ名：「見積.doc」との比較により、フォルダ名がユーザＩＤと異なるフォルダに対してアクセスしていることを検知する。この場合、前記使用者にファイル２１へのアクセスに際し、前記ファイル管理サーバプログラム１０２は、認証用のパスワード入力を前記クライアントマシン１０に求めることになる。これにより、任意の使用者による特定のファイルへの不正アクセスを防ぎ、セキュリティを確保することに繋がる。

−−−処理フロー−−−
以下、本実施形態におけるファイル管理方法の実際手順について、図に基づき説明する。なお、以下で説明するファイル管理方法に対応する各種動作は、前記システム１００を構成する前記サーバマシン２０またはクライアントマシン１０が、メモリ１０３、２０３に読み出して実行するファイル管理サーバプログラム１０２、ファイル管理クライアントプログラム２０２らによって実現される。そして、これらファイル管理サーバプログラム１０２、ファイル管理クライアントプログラム２０２は、以下に説明される各種の動作を行うためのコードから構成されている。

図７は、本実施形態におけるファイル管理方法の実際手順を示すフロー図である。まず、クライアントマシン１０で管理対象ファイルとなるファイル１１が作成されたとする（ｓ１０１）。この場合、クライアントマシン１０の記憶装置１５にインストールされている前記ファイル管理クライアントプログラム２０２が、前記ファイル１１の作成を検知する（ｓ１０２）。

前記ファイル１１の作成を検知したファイル管理クライアントプログラム２０２は、ファイル移動確認画面３０を起動する（ｓ１０３）。図８は、本実施形態におけるファイル移動確認画面３０を示す説明図である。クライアントマシン１０でファイル１１が作成された場合、ファイル管理クライアントプログラム２０２が動作し、この画面３０をディスプレイ上に開くこととなる（ｓ１０３）。この画面３０では、使用者に対し、作成したファイル１１のサーバマシン２０への移動を行うか否かを問うことになる（ｓ１０４）。

クライアントマシン１０における前記ファイル管理クライアントプログラム２０２は、この画面３０で前記使用者から「はい」を指定された場合は、クライアントマシン１０からサーバマシン２０へのファイルの移動処理要求を、サーバマシン２０のファイル管理サーバプログラム１０２へ送信する。他方、この画面３０で前記使用者から「いいえ」を指定された場合は、、ファイル移動確認画面３０を閉じ、処理を終了する。つまり、クライアントマシン１０からサーバマシン２０へファイルの移動は行わない。

ここでは、クライアントマシン１０で作成される全てのファイルについて確認を行わせることで、業務目的以外で作成したものも含む全てのファイルをサーバマシン２０へ移動してしまうことを抑止しており、サーバマシン２０の外部記憶装置６０におけるデータ容量の急激増加を未然に防止している。また、前記画面３０では、クライアントマシン１０で作成したファイル１１に対してファイル名を変更するインタフェースを設けることで、後述するファイル名の命名規則に従った、サーバマシン２０へのファイルの移動・格納手法も提供している。

前記ステップｓ１０４において、ファイル１１を移動するとした場合（ｓ１０４：ＹＥＳ）、前記画面３０において、ファイル名を変更するか利用者に対する確認処理を行う（ｓ１０５）。利用者はファイル名を変更したい場合、ファイル移動確認画面３０の「ファイル名を変更する」ボタンを押下することにより、ファイル名の変更を実施することができる。この時、ファイル管理クライアントプログラム２０２は、この押下した事象を認識し（ｓ１０５：ＹＥＳ）、適宜な変更受付用の入力インターフェイスを画面表示する。そしてこの入力インターフェイスにて受け付けた変更ファイル名を前記ファイル１１のファイル名とする（ｓ１０６）。他方、ファイル名が変更されない場合（ｓ１０５：ＮＯ）、前記ファイル管理クライアントプログラム２０２は、前記ファイル１１をそのままサーバマシン２０へ移動すべく、ファイル移動処理の要求をサーバマシン２０に送信する（ｓ１０７）。

一方、前記ファイル移動処理要求を受け付けしたサーバマシン２０上のファイル管理サーバプログラム１０２は、クライアントマシン１０からの移動処理が選択されたファイル１１のファイル名を判別する（ｓ１０８）。

続いて、サーバマシン２０のファイル管理サーバプログラム１０２は、前記判別したファイル名の中にキーワードが含まれるか判定を行う（ｓ１０９）。この判定に置いて、キーワードを含むファイル名であった場合（ｓ１０９：ＹＥＳ）、前記ファイル管理サーバプログラム１０２は、該当するキーワードと同じ名称のフォルダを、外部記憶装置６０において検索する（ｓ１１０）。

一方、キーワードを含まないファイル名であった場合（ｓ１０９：ＮＯ）、ファイル管理サーバプログラム１０２は、クライアントマシン１０におけるログイン処理で取得されたユーザＩＤと同じ名称のフォルダを、外部記憶装置６０にて検索する（ｓ１１１）。

前記ファイル管理サーバプログラム１０２は、上記のステップｓ１１０、ｓ１１１のフォルダ検索処理の結果に基づき、該当フォルダが存在しているかどうかの判定を行う（ｓ１１２）。

サーバマシン２０の外部記憶装置６０上に該当フォルダが存在していなければ（ｓ１１２：ＮＯ）、前記ファイル管理サーバプログラム１０２は、検索に用いた前記キーワードもしくはユーザＩＤをフォルダ名としたフォルダを外部記憶装置６０にて作成する（ｓ１１３）。

次に、前記ファイル管理サーバプログラム１０２は、前記フォルダ検索にて特定されたフォルダ、もしくは前記作成したフォルダへの、前記ファイル１１の移動処理の実施日をサーバマシン２０の備えるクロック機能等から取得する。そして、この実施日に対応する日付のフォルダが外部記憶装置６０に存在しているか判定を行う（ｓ１１４）。ここで、該当日付のフォルダが外部記憶装置６０に存在していなければ（ｓ１１４：ＮＯ）、該当日付が含まれるフォルダ名のフォルダを外部記憶装置６０に作成する（ｓ１１５）。

その後、ファイル管理サーバプログラム１０２は、移動対象としてクライアントマシン１０より受信していたファイル１１を、上記ステップｓ１０８〜ｓ１１５の処理で検索ないし新規作成したフォルダへ、移動する（ｓ１１６）。

前記フォルダへのファイル１１の移動が完了したならば、前記ファイル管理サーバプログラム１０２は、サーバマシン２０上のファイル１１の格納先を示す情報を、クライアントマシン１０のファイル管理クライアントプログラム２０２へ送信する。一方、クライアントマシン１０のファイル管理クライアントプログラム２０２はこれを受信し、サーバマシン２０の外部記憶装置６０上の前記ファイル１１の格納先と対応するショートカットを作成し（ｓ１１７）、処理を終了する。

なお、前記ステップｓ１０２にてファイル１１が検知されるタイミングのみならず、任意のタイミングで、サーバマシン２０の外部記憶装置６０への移動対象とするファイルの指定を利用者から受け付けることも可能である。図９は、本実施形態における移動ファイル選択画面を示す説明図であり、クライアントマシン１０を使用する使用者による、移動対象となるファイルについての任意のタイミングでの選択を受付ける画面を示す。

例えば、前記ファイル管理クライアントプログラム２０２が、クライアントマシン１０ディスプレイ上にてメニュー表示を行って、図９に示す画面４０の起動指定を利用者より受け付けるとする。この画面４０において利用者が「ファイルを開く」ボタンを押下することで、クライアントマシン１０は、自身の記憶装置１５が格納するファイル一覧等を表示して、サーバマシン２０への移動対象となるファイルの選択を受付ける。一方、前記画面４０にて利用者が「キャンセル」ボタンを押下すると、管理クライアントプログラム２０２は、この画面４０を閉じて処理を終了する。他方、前記画面４０にて利用者が、「サーバへ移動する」ボタンを押下すると、ファイル管理クライアントプログラム２０２は、前記「ファイルを開く」ボタンの押下に伴って選択されたファイルを、クライアントマシン１０からサーバマシン２０へ移動することとなる。

図１０は、本実施形態におけるファイル移動手順を示すフロー図であり、ユーザによる任意のタイミングにおけるファイル移動操作の処理フローを示す。まず、クライアントマシン１０においてファイル管理クライアントプログラム２０２が起動され、移動対象とするファイルを選択する前記画面４０が表示されているとする（ｓ３０１）。そして、この画面４０において、上述の通り、移動対象とするファイルの選択を利用者より受け付ける（ｓ３０２）。ここでファイルが選択されない場合（ｓ３０２：ＮＯ）、ファイル管理クライアントプログラム２０２は処理を終了する。一方、前記ステップｓ３０２において、ファイルが選択された場合（ｓ３０２：ＹＥＳ）、前記ファイル管理クライアントプログラム２０２は、サーバマシン２０上のファイル管理サーバプログラム１０２に、該当ファイルに関するファイル移動処理要求を送信する（ｓ３０３）。

クライアントマシン１０より転送されてきたファイル１１を受付けたサーバマシン２０においては、ファイル管理サーバプログラム１０２が、前記ファイル１１のファイル名を取得する（ｓ３０４）。続いてファイル管理サーバプログラム１０２は、取得したファイル名の中にキーワードが含まれるか判定を行う（ｓ３０５）。この判定において、キーワードが含まれないとなった場合（ｓ３０５：ＮＯ）、ファイル管理サーバプログラム１０２は、クライアントマシン１０のログイン処理時に取得した前記利用者のユーザＩＤと同じ名称を含むフォルダを外部記憶装置６０にて検索する（ｓ３０７）。

前記キーワードを含んだファイル名であった場合（ｓ３０５：ＹＥＳ）、前記ファイル管理サーバプログラム１０２は、該当するキーワードと同じ名称を含むフォルダが外部記憶装置６０にて存在しているか、検索を実施する（ｓ３０６）。更に、ファイル管理サーバプログラム１０２は、前記ステップｓ３０５、及びステップｓ３０６で検索されたフォルダが外部記憶装置６０に存在しているか判定を行う（ｓ３０８）。この判定により、該当フォルダが外部記憶装置６０に存在していない場合（ｓ３０８：ＮＯ）、ファイル管理サーバプログラム１０２は、フォルダ作成を行う（ｓ３０９）。

続いて、ファイル管理サーバプログラム１０２は、検索したフォルダないし新規作成したフォルダの中に、ファイル移動日付を名称に含むフォルダが存在しているか判定を行い（ｓ３１０）、存在していれば該当のフォルダへ前記ファイル１１を移動する（ｓ３１０：ＹＥＳ、ｓ３１２）。存在していない場合は（ｓ３１０：ＮＯ）、日付のフォルダを作成しファイルを移動する（ｓ３１１）。

前記ファイル１１が外部記憶装置６０のフォルダに格納された後、サーバマシン２０上のファイル管理サーバプログラム１０２は、クライアントマシン１０上のファイル管理クライアントプログラム１０２へ、外部記憶装置６０における前記ファイル１１の格納先情報を示すショートカットの作成処理要求を送信し（ｓ３１３）、処理を終了する。

−−−他の実施形態−−−
図１１は、他実施形態におけるファイル管理システムを含むネットワークシステム構成図である。図１１で示すネットワーク構成は、図１にて既に示したネットワーク構成に一次保管用マシン５０が追加された構成となっている。クライアントマシン１０およびサーバマシン２０の装置構成は上記実施形態と同様である。また、一次保管用マシン５０も、書き換え可能メモリなどのプログラムデータベース３０１に格納されたファイル管理クライアントプログラム３０２をメモリ３０３に読み出し、演算装置たるＣＰＵ３０４により実行する。

また、前記一次保管用マシン５０は、コンピュータ装置が一般に備えている各種キーボードやボタン類、ディスプレイなどの入出力インターフェイス３０５を備えているとしてもよい。また、前記一次保管用マシン５０は、クライアントマシン１０やサーバマシン２０との間のデータ授受を担う通信手段３０６を有している。

一次保管用マシン５０は、前記通信手段３０６により、例えばインターネットやＬＡＮ、シリアル・インターフェース通信線などのネットワーク１５０を介して、前記クライアントマシン１０やサーバマシン２０らと接続し、データ授受を実行する。一次保管用マシン５０の各種機能部と通信手段３０６との間ではＩ／Ｏ部３０７がデータのバッファリングや各種仲介処理を実行している。

また、一次保管用マシン５０には、クライアントマシン１０から移動される電子ファイルを格納するための、ハードディスクなどの一次保管用外部記憶装置が備わっている。また、当該一次保管用マシン５０は、サーバマシン２０と同様に、格納パターンマスタ７０および時刻管理ファイル８０を有している。

なお、前記ファイル管理サーバプログラム３０２は、媒体に記憶された状態で提供される。プログラムを記憶した媒体としては、例えばＣＤ−ＲＯＭ等を用いることができる。媒体に記録されたプログラムは、一次保管用マシン５０のハードウェアシステムに組み込まれている前記一次保管用外部記憶装置５５、例えばハードディスク装置にインストールされることにより、一次保管用マシン５０による実行に供される。

−−−処理フロー−−−
以下、他の実施形態におけるファイル管理方法の実際手順について、図に基づき説明する。なお、以下で説明するファイル管理方法に対応する各種動作は、前記サーバマシン２０、クライアントマシン１０および一次保管用マシン５０が、各メモリ１０３、２０３、３０３に読み出して実行するファイル管理サーバプログラム１０２、ファイル管理クライアントプログラム２０２、ファイル管理サーバプログラム３０２によって実現される。そして、このファイル管理サーバプログラム１０２、ファイル管理クライアントプログラム２０２、ファイル管理サーバプログラム３０２は、以下に説明される各種の動作を行うためのコードから構成されている。

図１２は、他実施形態のファイル管理方法において一次保管用記憶装置を用いる際の基本概念を示す図である。クライアントマシン１０において、ファイル管理クライアントプログラム２０２により、ファイル１１が作成されたことを検知し、サーバマシン２０へファイル１１を移動する処理要求を送信する。このとき、全体の管理を行うサーバマシン２０ではなく、複数の一次保管用マシン５０を中継地点として用いることで、大規模な複数のクライアントマシン１０からのファイル転送処理要求の負荷を分散させることが可能となる。

複数の一次保管用マシン５０では、前述しているファイル管理システム１００を構成するサーバマシン２０と同等の処理を実施するが、ファイル転送処理の負荷集中を考慮して、日中では各一次保管用マシン５０でファイルの移動処理要求を受付け、時刻管理ファイル８０で実行時間を指定した夜間処理にて一次保管用マシン単位にサーバマシン２０へファイルを移動する。

一次保管用マシン５０からサーバマシン２０へ実ファイルが移動されたことで、クライアントマシン１０に対し、ファイル１１が移動したことを通知する必要がある。そのため、ファイル管理サーバプログラム１０２の夜間処理にてファイル１１のショートカット情報を変更する。クライアントマシン１０では、マシン起動時に毎回サーバマシン２０上で情報が変更されていないか確認し、変更されていればファイル管理クライアントプログラム２０２がファイル格納情報を表すショートカット情報をサーバマシン２０から取得する。

このように各クライアントマシン１０上のショートカットのリンク先を一次保管用マシン５０上のファイル格納場所からサーバマシン２０上のファイル格納場所へ変更することで、ユーザはファイルの操作性を落とすことなく進めることができる。また上述したように、一次保管用マシン５０を用いることで、サーバマシン２０への転送要求処理の負荷の集中を避けることができる。

図１３は、他実施形態におけるファイル移動手順を示すフロー図であり、夜間処理におけるファイル移動の処理フローを示す。前記一次保管用マシン５０のファイル管理サーバプログラム３０２は、時刻管理ファイル８０に定義されている、夜間処理の開始時刻の到来を検知し（ｓ２０１）、この開始時刻の検知をもって、一次保管用マシン５０からサーバマシン２０へのファイル移動処理を実行する（ｓ２０２）。この移動処理は、各一次保管マシン５０上の一次保管用外部記憶装置５５にあるフォルダ構成において、前回夜間処理以降に作成したファイルのみ検索・抽出し（ｓ２０３）、抽出したファイルが格納されている該当のフォルダ構成のままサーバマシン２０へ移動する（ｓ２０４）。

サーバマシン２０では、ファイル管理サーバプログラム１０２が、作成されたフォルダおよびファイルの情報に基づき、各クライアントマシン１０向けのファイル格納先情報を示すショートカットを作成する。

前記ファイル管理サーバプログラム１０２が作成したショートカットのリンク先については、夜間処理以降に各クライアントマシン１０を起動したタイミングでショートカットのリンク情報をファイル管理クライアントプログラム２０２がダウンロードし、リンク更新情報を取得することによって（ｓ２０５）、一次保管用マシン５０の利用有無を意識することなく、一元的なファイル管理が行えるようになる。

−−−管理処理−−−
図１４は本実施形態における管理者用メニュー画面９０を示す説明図である。管理者用メニュー画面９０は、ファイルの管理者が利用する画面であり、ファイル判別キーワード編集ボタン９１、及びアクセス権管理ボタン９２を画面構成に含むものである。管理者は、前記ファイル判別キーワード編集ボタン９１を押下することで、ファイル名の判別に用いる前記キーワードの編集を行うことができる。

図１５は本実施形態におけるファイル判別キーワード編集画面９３を示す説明図である。本画面９３では、キーワードテンプレートから適宜なキーワードの選択を受付けるインタフェース９４、及びフリーキーワードの入力を受け付けてこれをキーワードとして登録処理を受付けるインタフェース９５、さらに、登録したキーワードに対して削除を可能とするインタフェース９６を提供する。これにより、ファイルの管理者は、ファイル名によるファイル分類のキーワードを自由に設定することが可能となる。

一方、管理者は、前記画面９０においてアクセス権管理ボタン９２を押下することで、サーバマシン２０、もしくは一次保管用マシン５０の任意のフォルダに対するアクセス権の管理を行うことが可能となる。

図１６は本実施形態におけるアクセス権管理画面９７を示す説明図である。本画面９７では、外部記憶装置６０における任意のフォルダに対してアクセス可能な利用者を追加・削除可能とするインタフェースを提供する。画面左部のユーザを選択するインターフェイス９８については組織構造をツリー構造で表現することで、前記管理者はこの画面９７を通じて、任意のユーザを組織構造に従って選択し追加することが可能となる。また画面右部のユーザを削除あるいは追加するインターフェイス９９については、前記管理者はこの画面９７を通じて、削除或いは追加したいユーザを選択しアクセス権限の削除や追加が可能となる。

本発明によれば、クライアントマシンにデータを持たせず、ファイルの実体を外部記憶装置上に移動することにより、クライアントの記憶装置からファイルの持ち出しを防ぐことができる。

また、各ユーザのクライアントマシンを会社以外の外部で紛失した場合やクライアントマシンの盗難の被害にあった場合でも自社情報や顧客情報の漏洩を物理的に防ぐことができる。

また、サーバマシンで情報を一元管理することで、データ保全性、安全性を確保することができ、業務で使用する大切なユーザデータの破壊や消失を防止することもできる。

また、外部記憶装置上のファイルについても、ユーザＩＤによるアクセス認証を行うことで、社内での情報セキュリティを高め、フリーアクセス可能なファイルの持ち出しを未然に防ぐことができる。

また、外部記憶装置上のファイル格納先をファイル名の中のキーワードによって振分けを行うこと、かつクライアントマシンにファイルの外部記憶装置における格納先を示すショートカットを作成することで、外部記憶装置へ格納したファイルを容易に検索・抽出することができ、情報資産のさらなる有効活用が図れる。

したがって、電子ファイルに関する良好な管理効率と確かなセキュリティ維持とを両立できる。

以上、本発明の実施の形態について、その実施の形態に基づき具体的に説明したが、これに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である。

本実施形態におけるファイル管理システムを含むネットワーク構成図である。 本実施形態における環境設定ファイルの一例を示す説明図である。 本実施形態における時刻管理ファイルの一例を示す説明図である。 本実施形態における格納パターンマスタの一例を示す説明図である。 本実施形態におけるファイル管理方法の基本概念を示す図である。 本実施形態のファイル管理システムにおけるアクセス管理の基本概念を示す図である。 本実施形態におけるファイル管理方法の実際手順を示すフロー図である。 本実施形態におけるファイル移動確認画面を示す説明図である。 本実施形態における移動ファイル選択画面を示す説明図である。 本実施形態におけるファイル移動手順を示すフロー図である。 他実施形態におけるファイル管理システムを含むネットワークシステム構成図である。 他実施形態のファイル管理方法において一次保管用記憶装置を用いる際の基本概念を示す図である。 他実施形態におけるファイル移動手順を示すフロー図である。 本実施形態における管理者用メニュー画面を示す説明図である。 本実施形態におけるファイル判別キーワード編集画面を示す説明図である。 本実施形態におけるアクセス権管理画面を示す説明図である。

符号の説明

１０ クライアントマシン
１１ ファイル（管理対象ファイル）
１２ 管理対象ファイルのショートカット
１３ 環境設定ファイル
１５ （クライアントマシンの）記憶装置
２０ ファイル管理システム、サーバマシン
２１ 他ユーザによって作成されたファイル（管理対象ファイル）
３０ ファイル移動確認画面
４０ 移動ファイル選択画面
５０ 一次保管用マシン
５５ 一次保管用外部記憶装置
６０ 外部記憶装置
７０ 格納パターンマスタ
８０ 時刻管理ファイル
９０ 管理者用メニュー画面
９３ ファイル判別キーワード編集画面
９７ アクセス権管理画面
１０１ プログラムデータベース
１０２ ファイル管理サーバプログラム
１０３ メモリ
１０４ ＣＰＵ
１０５ 入出力インターフェイス
１０６ 通信手段
１０７ Ｉ／Ｏ部
１１０ ファイル検知部
１１１ 移動処理部
１１２ ショートカット作成指示部
１１３ 管理対象指示受付部
１１４ 名称変更受付部
１１５ 振分処理部
１１６ 属性編集部
１１７ アクセス認証部
１５０ ネットワーク

Claims (11)

1. 電子ファイルを管理するシステムであって、
   クライアントマシンの記憶装置において、新規作成、移動、およびコピーのいずれかの処理により管理対象ファイルとなる新規な電子ファイルが格納された事象を検知する、ファイル検知部と、
   前記クライアントマシンから外部記憶装置への前記管理対象ファイルの移動処理を実行する移動処理部と、
   前記管理対象ファイルのショートカットの、前記クライアントマシンの記憶装置上への作成を指示するショートカット作成指示を該当クライアントマシンに通知する、ショートカット作成指示部と、
   を備えることを特徴とするファイル管理システム。
2. 請求項１において、
   前記クライアントマシンの記憶装置上の任意のファイルについて、管理対象ファイルとする指示を入力インターフェイスより受け付けて、前記任意のファイルを管理対象ファイルとする、管理対象指示受付部を備えることを特徴とするファイル管理システム。
3. 請求項１または２において、
   前記外部記憶装置へ移動する管理対象ファイルの名称変更指示を、入力インターフェイスより受け付ける、名称変更受付部を備えることを特徴とするファイル管理システム。
4. 請求項１〜３のいずれかにおいて、
   前記外部記憶装置に移動される前記管理対象ファイルのファイル名を認識し、当該ファイル名の属性と適合する属性が設定された格納先フォルダを、前記外部記憶装置において特定し、当該特定した格納先フォルダに前記管理対象ファイルを格納する、振分処理部を備えることを特徴とするファイル管理システム。
5. 請求項４において、
   前記振分処理部が、前記ファイル名の属性と適合する属性が設定された格納先フォルダを前記外部記憶装置において特定できなかった場合、前記ファイル名の属性と適合する属性の格納先フォルダを外部記憶装置において生成し、当該生成した格納先フォルダに前記管理対象ファイルを格納することを特徴とするファイル管理システム。
6. 請求項５において、
   前記振分処理部が、前記ファイル名の属性として、対応する管理対象ファイルの発生元となったクライアントマシンの属性情報を設定することを特徴とするファイル管理システム。
7. 請求項４〜６のいずれかにおいて、
   前記ファイル名の属性たるキーワードの定義または編集を入力インターフェイスより受け付ける、属性編集部を備えることを特徴とするファイル管理システム。
8. 請求項１〜７のいずれかにおいて、
   外部記憶装置へ移動済みの管理対象ファイルに対する、クライアントマシンからのアクセスに際し、アクセス実行者のユーザ情報をクライアントマシンより取得し、当該取得したユーザ情報を、管理対象ファイル毎に設定された認証情報と照合してアクセス認証を行う、アクセス認証部を備えることを特徴とするファイル管理システム。
9. 請求項８において、
   前記アクセス認証部が、クライアントマシンより取得するユーザ情報として、クライアントマシンの属性情報を当該クライアントマシンより取得し、このクライアントマシンの属性情報を前記管理対象ファイル毎に設定された認証情報と照合してアクセス認証を行うことを特徴とするファイル管理システム。
10. 電子ファイルの管理方法をコンピュータにて実行する方法であって、
    クライアントマシンの記憶装置において、新規作成、移動、およびコピーのいずれかの処理により管理対象ファイルとなる新規な電子ファイルが格納された事象を検知し、
    前記クライアントマシンから外部記憶装置への前記管理対象ファイルの移動処理を実行し、
    前記管理対象ファイルのショートカットの、前記クライアントマシンの記憶装置上への作成を指示するショートカット作成指示を該当クライアントマシンに通知することを特徴とするファイル管理方法。
11. 電子ファイルの管理方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、
    クライアントマシンの記憶装置において、新規作成、移動、およびコピーのいずれかの処理により管理対象ファイルとなる新規な電子ファイルが格納された事象を検知するステップと、
    前記クライアントマシンから外部記憶装置への前記管理対象ファイルの移動処理を実行するステップと、
    前記管理対象ファイルのショートカットの、前記クライアントマシンの記憶装置上への作成を指示するショートカット作成指示を該当クライアントマシンに通知するステップと、
    を含むことを特徴とするファイル管理プログラム。