JP2002207726A - 文書管理装置、関連文書抽出方法、文書操作支援方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書の分類整理や関連付けなどの事前作業を
行うことなく、操作対象文書に関連した文書を抽出し、
それを容易に参照できるようにする。 【解決手段】 操作履歴管理部１１４は、文書操作装置
１３０による文書操作の履歴情報を生成し、操作履歴情
報保存部１１５に保存する。関連文書処理部１１６は、
文書操作装置１３０で操作される文書の操作履歴情報
と、他の文書の操作履歴情報とを、ユーザにより選ばれ
た１つ以上の項目に関して照合することにより、操作対
象文書と関連している可能性が高い文書を抽出し、その
リストを文書操作装置１３０へ送る。ユーザは、表示装
置１３２に表示された関連文書リスト上で文書を選択す
ることにより、その内容を参照できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、大量の文書データ
を扱う装置やシステム、特に保存文書群を管理する文書
管理装置に係り、より詳細には、大量の保存文書群から
操作対象文書に関連した文書を抽出する技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般的に、コンピュータのファイルシス
テムでは階層ディレクトリを用いて文書を管理している
（従来技術１）。

【０００３】キーワード検索によって、特定の語句を含
む文書を検索するための各種の検索ツールが知られてい
る（従来技術２）。

【０００４】ワールド・ワイド・ウェブ（ＷＷＷ）で
は、関連する文書をリンクによって結びつけることがで
きる（従来技術３）。

【０００５】ＷＷＷブラウザなどでは、一定期間あるい
は一定数までの文書の閲覧履歴を表示したり、閲覧頻度
によって文書を順位付けする技術が知られている（従来
技術４）。さらに、特開２０００−２０２０２号公報に
は、ユーザによる情報の参照履歴を、ユーザの指定した
重要度判断基準に従って分析し、この分析の結果に従っ
て、重要度の高い情報を、ユーザによって関連付けされ
たシンボルで表示する技術（従来技術５）が開示されて
いる。

【０００６】また、特開平７−２８０２０５９号公報に
は、作業対象となっている複数の文書の関連の強度を算
出し、関連の強さを図示し、作業対象となっている文書
間の関連の全体像を把握できるようにする技術（従来技
術６）が開示されている。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】文書を操作する場合、
その文書の関連文書を参照したい場合が少なくない。ま
た、ある文書と関連のある文書をまとめて管理したい場
合もある。

【０００８】前記従来技術１によれば、階層ディレクト
リ上で文書の分類整理を徹底することにより、関連のあ
る文書を見つけやすくなるが、文書の保存時に予め文書
を分類する作業が必要である。文書の増加にともない分
類体系の変更もしばしば必要となるが、その変更には多
くの作業が必要となる。

【０００９】前記従来技術２によれば、特定の語句を含
む関連文書を見つけ出すことができる。しかし、キーワ
ードの入力が必要であり、また関連文書を検索するため
の適切なキーワードの選定は必ずしも容易でない。

【００１０】前記従来技術３によれば、関連文書の参照
が容易になる。しかし、予め文書の関連を調べ、関連し
た文書間にリンクを構築する作業が必要である。

【００１１】前記従来技術４及び５によれば、閲覧頻度
の高い文書を特定することは可能である。しかし、ある
文書と関連した文書を効率良く見つけ出すことができる
わけではない。また、事前にシンボルと重要度判断基準
との関係などを定義する作業も必要である。

【００１２】前記従来技術６によれば、作業中の文書間
の関連の強さの情報は保存されないため、その後に同じ
文書に対する作業を行う際に、前回の作業における関連
文書を特定することはできない。

【００１３】よって、本発明の目的は、前記従来技術の
ように予め文書の分類整理や関連付け、キーワード入力
などの作業を行うことなく、操作しようとする文書と関
連している可能性の高い文書を保存文書群から自動的に
抽出できるようにすることである。本発明のもう１つの
目的は、文書操作を支援するため、前記従来技術のよう
な事前作業を行うことなく、操作対象文書に関連した文
書を容易に参照したり利用できるようにすることであ
る。

【００１４】

【課題を解決するための手段】本発明は、同じような時
期もしくは時間帯に操作された文書や、同じ操作者に操
作された文書、文書操作中に参照された文書や文書情報
の複写が行われた文書などは、相互に関連し合っている
ことが多いことに着目して、前記目的を達成しようとす
るものであり、以下に述べるような特徴を有する。

【００１５】すなわち、本発明による文書管理装置の主
要な特徴は、請求項１記載のように、文書保存手段に保
存されている文書群を管理する文書管理装置であって、
当該文書管理装置に接続された文書操作装置による前記
文書群中の文書に関する操作に応じて、その文書に関す
る操作履歴情報を生成する第１手段と、この第１手段に
より生成された操作履歴情報を保存する第２手段と、前
記文書群中の前記文書操作装置による操作対象文書に関
する前記第２手段に保存されている操作履歴情報と、そ
れ以外の文書に関する前記第２手段に保存されている操
作履歴情報とを照合することにより前記操作対象文書の
関連文書を抽出する第３手段とを有することである。

【００１６】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項２記載のように、請求項１記載の構成にお
いて、前記第３手段が前記操作履歴情報中の少なくとも
１つの特定の項目の情報のみに関して前記操作履歴情報
の照合を行うことである。

【００１７】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項３記載のように、請求項２記載の構成にお
いて、前記特定項目が選択可能であることである。

【００１８】本発明による文書管理装置のもう１つの目
的は、請求項４記載のように、請求項２記載の構成にお
いて、前記特定項目が前記文書操作装置より指定される
ことである。

【００１９】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項５記載のように、請求項２記載の構成にお
いて、前記特定項目の情報として文書の操作時刻の情報
が含まれることである。

【００２０】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項６記載のように、請求項２記載の構成にお
いて、前記特定項目の情報として文書の操作者の情報が
含まれることである。

【００２１】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項７記載のように、請求項２記載の構成にお
いて、前記特定項目の情報として文書の操作内容の情報
が含まれることである。

【００２２】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項８記載のように、２、３又は４記載の構成
において、前記第３手段が、操作履歴情報中の特定項目
の照合により操作対象文書とそれ以外の文書間の関連の
強さを評価する手段を有し、評価した関連の強さに基づ
いて前記操作対象文書の関連文書を前記文書群より抽出
することである。

【００２３】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項９記載のように、請求項８記載の構成にお
いて、前記特定項目の情報として文書を操作した時間帯
の情報が含まれ、前記第３手段は操作対象文書と操作し
た時間帯が一致する文書について、一致する時間の長さ
に基づいて関連の強さを評価することである。

【００２４】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項１０記載のように、請求項８記載の構成に
おいて、前記特定項目の情報として文書間での参照切り
替え操作に関する情報が含まれ、前記第３手段は操作対
象文書との間で参照切り替え操作が行われた文書につい
て、参照切り替え回数に基づいて関連の強さを評価する
ことである。

【００２５】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項１１記載のように、請求項８記載の構成に
おいて、前記特定項目の情報として文書の内容をそれ以
外の文書へ複写する操作に関する情報が含まれ、前記第
３手段は操作対象文書との間で複写操作が行われた文書
について、複写された情報量に基づいて関連の強さを評
価することである。

【００２６】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項１２記載のように、請求項８記載の構成に
おいて、前記文書保存手段に保存されている各文書が、
それとの間で参照切り替え操作又は複写操作が行われた
文書を指示する関連文書指示リストを持ち、前記第３手
段が操作対象文書の関連文書指示リストの内容を他の文
書との関連の強さの評価に利用することである。

【００２７】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項１３記載のように、請求項１記載の構成に
おいて、前記第３手段が抽出した関連文書のリストを前
記文書操作装置へ転送することである。

【００２８】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項１４記載のように、請求項１記載の構成に
おいて、前記第３手段により抽出された関連文書のリス
トを保存するための第４手段をさらに有し、前記第３手
段が関連文書リストを操作対象文書の操作者に対応付け
て前記第４手段に保存し、また前記第３手段が、前記文
書操作装置より前記文書保存手段に保存されていない新
規文書が操作される時に、その操作者に対応付けられて
前記第４手段に保存されている関連文書リストを前記文
書操作装置へ転送することである。

【００２９】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項１５記載のように、請求項１３又は１４記
載の構成において、前記文書操作装置より前記関連文書
リストに含まれる文書の出力要求を受けた時に、その文
書のデータを前記文書操作装置へ転送する手段をさらに
有することである。

【００３０】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項１６記載のように、請求項１乃至１５のい
ずれか１項記載の構成において、前記文書保存手段とネ
ットワークを介して接続されることである。

【００３１】本発明による文書管理装置のもう１つの特
徴は、請求項１７記載のように、請求項１乃至１５のい
ずれか１項記載の構成において、前記文書操作装置とネ
ットワークを介して接続されることである。

【００３２】また、本発明による関連文書抽出方法の主
要な特徴は、請求項１８記載のように、文書保存手段に
保存されている文書群中の文書に関する操作に応じて、
その文書に関する操作履歴情報を生成して保存してお
き、前記文書群中の文書が操作対象となったときに、こ
の操作対象文書に関する前記操作履歴情報と、それ以外
の文書に関する前記操作履歴情報とを照合することによ
り、前記操作対象文書の関連文書を前記文書群より抽出
することである。

【００３３】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項１９記載のように、請求項１８記載の
構成において、関連文書を抽出するための前記操作履歴
情報の照合が、前記操作履歴情報中の少なくとも１つの
特定項目の情報のみに関して行われることである。

【００３４】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項１２０記載のように、請求項１９記載
の構成において、前記特定項目が前記操作対象文書の操
作者により指定されることである。

【００３５】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項２１記載のように、請求項１９記載の
構成において、前記特定項目の情報として文書の操作時
刻に関する情報が含まれることである。

【００３６】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項２２記載のように、請求項１９記載の
構成において、前記特定項目の情報として文書の操作者
に関する情報が含まれことである。

【００３７】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項２３記載のように、請求項１９記載の
構成において、前記特定項目の情報として文書の操作内
容に関する情報が含まれることである。

【００３８】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項２４記載のように、請求項１９又は２
０記載の構成において、操作履歴情報中の特定項目の照
合により操作対象文書とそれ以外の文書間の関連の強さ
を評価し、評価した関連の強さに基づいて前記操作対象
文書の関連文書を前記文書群より抽出することである。

【００３９】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項２５記載のように、請求項２４記載の
構成において、前記特定項目の情報として文書を操作し
た時間帯の情報が含まれ、操作対象文書と操作した時間
帯が一致する文書について、一致する時間の長さに基づ
いて関連の強さを評価することである。

【００４０】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項２６記載のように、請求項２４記載の
構成において、前記特定項目の情報として文書間での参
照切り替え操作に関する情報が含まれ、操作対象文書と
の間で参照切り替え操作が行われた文書について、参照
切り替え回数に基づいて関連の強さを評価することであ
る。

【００４１】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項２７記載のように、請求項２４記載の
構成において、前記特定項目の情報として文書の内容を
それ以外の文書へ複写する操作に関する情報が含まれ、
操作対象文書との間で複写操作が行われた文書につい
て、複写された情報量に基づいて関連の強さを評価する
ことである。

【００４２】本発明による関連文書抽出方法のもう１つ
の特徴は、請求項２８記載のように、請求項２４記載の
構成において、前記文書保存手段に保存されている各文
書が、それとの間で参照切り替え操作又は複写操作が行
われた文書を指示する関連文書指示リストを持ち、操作
対象文書の関連文書指示リストの内容を他の文書との関
連の強さの評価に利用することである。

【００４３】また、本発明による文書操作支援方法の主
要な特徴は、請求項２９記載のように、請求項１８乃至
２８のいずれか１項記載の関連文書抽出方法により操作
対象文書の関連文書を抽出し、抽出された関連文書のリ
ストを前記操作対象文書の操作者に提示することであ
る。

【００４４】本発明による文書操作支援方法のもう１つ
の特徴は、請求項３０記載のように、請求項１８乃至２
８のいずれか１項記載の関連文書抽出方法により操作対
象文書の関連文書を抽出し、抽出された関連文書のリス
トを前記操作対象文書の操作者に対応付けて保存してお
き、前記文書保存手段に保存されていない新規文書の操
作時に、その操作者に対応付けて保存されている関連文
書のリストを当該操作者に提示することである。

【００４５】本発明による文書操作支援方法のもう１つ
の特徴は、請求項３１記載のように、請求項２９又は３
０記載の構成において、前記操作対象文書の操作者が、
提示された前記関連文書のリストから関連文書を選択し
た時に、その選択された関連文書のデータを前記操作者
に提示することである。

【００４６】

【発明の実施の形態】以下、添付図面を参照し、本発明
の実施の形態について説明する。

【００４７】図１は本発明の一実施形態である文書処理
管理システムの機能的ブロック構成の一例を説明するた
めのブロック図である。この文書処理管理システム１０
０は、本発明による文書管理装置１１０と、この文書管
理装置１１０により管理される文書を操作するための文
書操作装置１３０から構成される。

【００４８】文書操作装置１３０は、ユーザが各種指示
やデータを入力するための入力装置１３１（キーボード
やマウスなど）、文書操作等のために利用される表示装
置１３２、文書の印刷出力のための印刷装置１３３など
の周辺機器やハードディスク装置などの補助記憶装置１
３４を備える。同様の文書操作装置を複数台、文書管理
装置１１０に接続することも可能である。

【００４９】文書管理装置１１０は、多数の文書の実体
が保存される文書保存部１１１、この文書保存部１１１
に保存されている文書群を管理する文書管理部１１２、
この文書管理部１１２による文書管理のための文書管理
情報が保存される文書管理情報保存部１１３、文書保存
部１１１に保存されている文書に関する操作履歴を管理
するための操作履歴管理部１１４、この操作履歴管理部
１１４により生成される操作履歴情報が保存される操作
履歴情報保存部１１５を有する。文書管理装置１１０は
さらに、文書操作装置１３０の操作対象となっている文
書の操作履歴情報と、それ以外の文書の操作履歴情報と
の照合により関連文書を抽出し、そのリストを生成する
などの処理を行う関連文書処理部１１６、この関連文書
処理部１１６により生成された関連文書リストを操作者
別に保存するための関連文書リスト保存部１１７、前記
各部の動作や文書管理装置１１０の全体的な動作の制
御、文書操作装置１３０との情報交換の制御などを司る
制御部１２０を有する。関連文書リスト保存部１１７に
おける関連文書リストの保存や削除は関連文書処理部１
１６によって管理される。

【００５０】この文書処理管理システム１００は、全体
を単一の装置として実現する形態、ネットワークで接続
された複数の装置の集合体として実現する形態のいずれ
も採り得る。これについて図２及び図３を参照して説明
する。

【００５１】図２は文書処理管理システム１００を１つ
の装置として実現する形態を説明するための図である。
図２において、２００はワークステーションなどの汎用
のコンピュータであり、表示装置２０１、キーボードや
マウスなどの入力装置２０２、ハードディスク装置２０
３、印刷装置２０４などの周辺機器を備える。このコン
ピュータ２００のハードウェア資源を利用し、ソフトウ
ェアにより文書処理管理システム１００の文書管理装置
１１０及び文書操作装置１３０を実現することができ
る。この場合、情報保存部（１１１，１１３，１１５，
１１７）として利用されるハードウェア資源については
幾つかの選択肢がある。例えば、文書保存部１１１、文
書管理情報保存部１１３、操作履歴情報記憶部１１５及
び関連文書リスト保存部１１７として、共通のハードデ
ィスク装置２０３を利用することができる。また、コン
ピュータ２００とＬＡＮ（ローカルエリアネットワー
ク）２１０により接続された大容量記憶装置２１１を文
書保存部１１１として利用し、ハードディスク装置２０
３を文書管理情報保存部１１３、操作履歴情報記憶部１
１５及び関連文書リスト保存部１１７として利用するこ
とができる。ネットワーク間インターフェース手段２１
２（ルータ、ゲートウェイなど）を介してコンピュータ
２００と接続された他のネットワーク２１３（インター
ネットや他のＬＡＮなど）上のコンピュータ２１４など
が所有する大容量記憶装置も文書保存部１１１もしくは
その一部として利用し得る。

【００５２】このようなシステム形態で文書管理装置１
１０及び文書操作装置１３０を実現するためのプログラ
ム、もしくは、文書管理装置１１０で行われる処理を実
現するためのプログラム、及び、そのようなプログラム
が記録された磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディス
ク、半導体記憶素子などの各種記録媒体も本発明に包含
される。

【００５３】図３は文書処理管理システム１００をネッ
トワークで接続された複数の装置の集合体として実現す
る形態を説明するための図である。図３において、３０
０はサーバーマシンとして働くワークステーションなど
のコンピュータであり、大容量記憶装置３０１を備え
る。文書処理管理システム１００の文書管理装置１１０
を、このコンピュータ３００のハードウェア資源を利用
しソフトウェアにより実現することができる。コンピュ
ータ３００は、ＬＡＮ３０２を介して、クライアントマ
シンとして働くパソコンなどのコンピュータ３０３と接
続され、さらにネットワーク間インターフェイス手段３
０４を介して他のネットワーク３０５（例えばインター
ネット）と接続される。１台又は複数台のコンピュータ
３０３のハードウェア資源をそれぞれ利用し、文書処理
管理システム１００の１台又は複数台の文書操作装置１
３０をソフトウェアにより実現することができる。ネッ
トワーク３０５に接続されたコンピュータ３０６などの
ハードウェア資源を利用し、ソフトウェアにより１台又
は複数台の文書操作装置１３０を実現することも可能で
ある。文書保存部１１１、文書管理情報保存部１１３、
操作履歴情報記憶部１１５及び関連文書リスト保存部１
１７としては、共通の大容量記憶装置３０１が利用され
る。文書保存部１１１として、又はその一部として、Ｌ
ＡＮ３０２に接続された他のハードディスク装置や、ネ
ットワーク３０５に接続されたコンピュータ３０６など
の大容量記憶装置を利用することも可能である。このよ
うなシステム形態で文書管理装置１１０を実現するため
のプログラム、もしくは、文書管理装置１１０で行われ
る処理を実現するためのプログラム、及び、そのような
プログラムが記録された磁気ディスク、光ディスク、光
磁気ディスク、半導体記憶素子などの各種記録媒体も本
発明に包含される。

【００５４】以上のように、本発明の文書処理管理シス
テム１００は様々な実現形態をとり得るが、以下の説明
においては専ら図１を参照する。

【００５５】《実施例１》以下、本発明の文書処理管理
システム１００と、同システムにおける関連文書抽出方
法及び文書操作支援方法の第１の実施例について詳細に
説明する。

【００５６】文書管理装置１１０の文書管理部１１２
は、文書保存部１１１内の文書群をリレーショナル型デ
ータベースとして管理する。このような文書管理部１１
２は、例えば、リレーショナル型のデータベース・マネ
ージメント・システム（ＤＢＭＳ）と呼ばれる一般的な
ソフトウェアによって実現し得る。このような文書管理
のために文書管理部１１２により生成されて文書管理情
報保存部１１３に保存される文書管理情報は、例えば図
４に示すような構造である。文書管理情報の各レコード
（図中の各行）は保存文書と１対１に対応する。各レコ
ードは、文書の属性である「種類」「作成者」「文書
名」「操作履歴」「保存場所」の値が記録される５つの
フィールド４０１〜４０５からなる。

【００５７】「種類」フィールド４０１には文書の種類
を表す値が記録される。「作成者」フィールド４０２に
は文書の作成者名（ユーザ名）を表す値が記録される。
「文書名」フィールド４０３にはユーザが文書に付与し
た文書名が記録される。「文書保存場所」フィールド４
０５には、文書の実体が保存されいる場所を特定するた
めの情報が記録される。インターネット上のＷＷＷサー
バーに保存されている文書の場合、その保存場所を特定
するための情報としてＵＲＬが用いられる。「操作履
歴」フィールド４０４には、文書の操作履歴情報が記述
された操作履歴ファイルを特定するための情報（例えば
ファイル名）が記録される。

【００５８】この操作履歴ファイルは個々の文書毎に作
成されるもので、例えば図５に示すような内容である。
図５中の各行（１レコード）は１回の文書操作に関する
操作履歴情報であり、「操作者」（操作したユーザ名）
４１１、「操作時刻」（操作が終了した年月日時分）４
１２及び「操作内容」４１３の３項目の情報が記述され
る。以下、これら３項目の情報を単に「操作者」情報、
「操作時刻」情報、「操作内容」情報と呼ぶ。なお、こ
こに示す例では、後述のように、これら３項目の１つ又
は２つ以上の情報を関連文書の抽出のための操作履歴情
報の照合に利用することができ、また、利用する項目を
文書操作装置１３０のユーザ（文書の操作者）より指定
することができる。ただし、その照合に利用されない項
目の情報が操作履歴情報に含まれていてもよい。

【００５９】「操作内容」としては例えば「新規保存」
「上書き保存」「別名保存」「閲覧」「印刷」の５種類
がある。

【００６０】「新規保存」とは、例えば文書操作装置１
３０で作成した新規文書を文書保存部１１１に保存する
操作を意味する。「上書き保存」とは、文書操作装置１
３０で保存文書を開いて編集し、編集後の文書で元の保
存文書を書き換える操作を意味する。「別名保存」と
は、文書操作装置１３０で保存文書を開いて編集し、編
集後の文書を別の文書名で文書保存部１１１に保存する
操作を意味する。「閲覧」とは、文書操作装置１３０で
保存文書を開いて表示装置１３２に表示させ、そのまま
開いた文書を閉じる操作、あるいは、開いた文書を編集
したが、編集後の文書を元の文書に上書きすることも別
名で保存することもなく終了する操作を意味する。「印
刷」とは、文書操作装置１３０で保存文書を開き印刷装
置１３３で印刷する操作を意味する。なお、これ以外の
操作内容を定義することも可能である。

【００６１】次に、文書処理管理システム１００の全体
的な動作について、図６に示すフローチャートに沿って
説明する。図７は文書操作装置１３０が表示装置１３２
に表示する内容を説明するための模式図であり、５０１
から５０４は表示画面上のウィンドウを示す。ここで
は、これらウィンドウに情報が表示されるものとして説
明するが、同様の情報を共通のウィンドウに表示させる
形態も可能であることは言うまでもない。

【００６２】まず、文書操作装置１３０においてユーザ
識別処理を行う（ステップＳ１００）。このユーザ識別
処理では、例えば、文書操作装置１３０は表示装置１３
２にユーザ名とパスワードの入力画面を表示し、入力装
置１３１によりユーザが入力したユーザ名とパスワード
から操作が許されたユーザであるか否か判定する。この
ユーザ識別処理によって、作業の開始から終了までの
間、ユーザ（操作者）を特定することができ、また不正
な文書操作を禁止することができる。

【００６３】ユーザが特定されると、文書操作装置１３
０においてユーザ指示処理（ステップＳ１０１）を行
う。このユーザ指示処理はユーザから作業指示を受け付
ける処理であり、例えば、文書操作装置１３０は表示装
置１３２の画面上のウィンドウ５０１（図７）にユーザ
指示メニューを表示してユーザに選択させる。ここで
は、図７に示すように、文書操作、表示モード選択、作
業終了の３つの指示を選択できるものとする。

【００６４】ユーザからの指示を受け付けると、文書操
作装置１３０は、その指示が作業終了、文書操作、表示
モード選択のいずれの指示であるか判定する（ステップ
Ｓ１０２、ステップＳ１０３）。作業終了の指示ならば
（ステップＳ１０２，ＹＥＳ）、文書操作装置１３０は
それまでの作業を全て終了し待機状態に戻る。

【００６５】ユーザからの指示が文書操作ならば、文書
操作装置１３０は文書指定処理（ステップＳ１０４）に
進む。この文書指定処理では、文書操作装置１３０は、
ユーザに「新規作成」と「保存文書」の一方を選択させ
る。例えば、表示装置１３２の画面に選択メニューを表
示させ、ユーザに入力装置１３１を介してメニューから
「新規作成」か「保存文書」を選択させる。そして、文
書操作装置１３０はユーザの選択を判定し処理フローを
切り替える（ステップＳ１０５）。

【００６６】まず、ユーザによって「保存文書」が指定
された場合について説明する。この場合、文書操作装置
１３０は旧文書表示処理（ステップＳ１０８）に進み、
文書保存部１１１に保存されている１つの文書を指定さ
せ、指定された保存文書の内容を表示装置１３２の画面
に表示する。具体的には、文書操作装置１３０は文書管
理装置１１０に対し、例えば図８に示すような保存文書
群の階層ツリーを表示するための情報の転送を要求し、
またユーザ名（使用者名）を通知する。文書管理装置１
００においては、この要求が制御部１２０を介して文書
管理部１１２に与えられ、文書管理部１１２は文書管理
情報保存部１１３に保存されている文書管理情報に基づ
き、要求された情報を作成し、それを制御部１２０を介
して文書操作装置１３０へ送る。文書操作装置１３０
は、その情報に基づいて図８のような保存文書群の階層
ツリーを表示装置１３２に表示する。ユーザは、表示さ
れた階層ツリー上で、入力装置１３１を介して必要な保
存文書を指定する。ただし、文書の指定方法はこれに限
定されるものではない。このようにして文書が指定され
ると、文書操作装置１３０は指定された文書の出力要求
を文書管理装置１１０に送る。その要求は文書管理装置
１１０の制御部１２０を介して文書管理部１１２へ渡さ
れ、文書管理部１１２の管理下で要求された文書のデー
タが文書保存部１１１より読み出され、制御部１２０を
介し文書操作装置１３０へ送られ、表示装置１３２に表
示される。この文書は操作対象となるもので、表示装置
１３２の画面上では、例えばウィンドウ５０２（図７）
に文書の内容が表示され、また、その文書の文書名と操
作者名（すなわち現在作業中のユーザ名）がウィンドウ
５０３（図７）に表示される。ここまでが旧文書表示処
理（ステップＳ１０８）である。

【００６７】旧文書表示処理（ステップＳ１０８）が終
わると関連文書リスト取得処理（ステップＳ１０９）に
進む。この関連文書リスト取得処理においては、文書操
作装置１３０は、関連文書リスト取得要求を文書管理装
置１１０へ送る。文書管理装置１１０においては、関連
文書処理部１１６で処理対象文書の関連文書を抽出し
て、そのリストを生成し、それを制御部１２０を介して
文書操作装置１３０へ送る。すなわち、関連文書処理部
１１６は、関連文書を抽出してそのリストを生成する手
段であるとともに、制御部１２０と協働して関連文書リ
ストを文書操作装置１３０へ転送する手段でもある。な
お、この関連文書の抽出と、そのリストの生成について
は後に詳細に説明する。

【００６８】一方、文書指定処理（ステップＳ１０４）
で「新規作成」が指定された場合は、文書操作装置１３
０は新規文書表示処理（ステップＳ１０６）において、
何も入力されていない文書を表示装置１３２の画面上の
ウィンドウ５０２（図７）に表示する。この時点では、
ウィンドウ５０３（図７）には操作者名は表示される
が、文書名は表示されない。次に関連文書リスト取得処
理（ステップＳ１０７）に進む。この関連文書リスト取
得処理においては、文書操作装置１３０は、操作者名
（ユーザ名）とともに同操作者の関連文書リストの出力
要求を文書管理装置１１０へ送る。文書管理装置１１０
において、関連文書処理部１１６は通知された現在の操
作者に対応した関連文書リスト（以前の処理ステップ１
１１で保存されたもの）を関連文書リスト保存部１１７
より探索する。現在の操作者名に対応した関連文書リス
トが見つかった場合には、関連文書処理部１１６はその
関連文書リストを制御部１２０を介して文書操作装置１
３０へ送る。すなわち、関連文書処理部１１６は、保存
されていない新規文書の操作時に、その操作者に対応し
て保存されている関連文書リストを、制御部１２０と協
働して文書操作装置１３０へ転送する手段でもある。現
在の操作者名に対応した関連文書リストが見つからない
場合には、関連文書処理部１１６は空の関連文書リスト
を作成し、それを制御部１２０を介して文書操作装置１
３０へ送る。

【００６９】文書操作装置１３０は、ステップＳ１０７
又はＳ１０９で文書管理装置１１０より受信した関連文
書リストを表示装置１３２の画面に表示する。例えば、
図７に示すウィンドウ５０４に表示モード（後述）とと
もに関連文書リストを表示する（ステップＳ１１０）。
ステップＳ１０７で空の関連文書リストを取得した場合
には、ウィンドウ５０４には、表示モードのみが表示さ
れる。

【００７０】文書管理装置１１０は関連文書リスト保存
処理（ステップＳ１１１）に進む。文書管理装置１１０
において、関連文書処理部１１６は、現在表示中の関連
文書リストを次回に再利用できるように操作者と対応付
けて関連文書リスト保存部１１７に保存する。すなわ
ち、関連文書処理部１１６は生成した関連文書リストを
操作者に対応付けて関連文書リスト保存部１１７に保存
する手段でもある。このようにして保存された関連文書
リストは、新規文書操作に関連した関連文書リスト取得
処理（ステップＳ１０７）において利用される。なお、
関連文書リスト保存部１１７内に、現在の操作者に対応
した古い関連文書リストが存在する場合には、その関連
文書リストに現在表示中の関連文書リストが上書きされ
る。すなわち、関連文書リスト保存部１１７には、一人
の操作者に対応した関連文書リストは最新のものが１つ
だけ保存されることになる。したがって、ステップＳ１
０７で、ユーザの最近の操作に関連して生成された関連
文書リストが文書操作装置１３０へ渡されることにな
る。

【００７１】ユーザは、表示装置１３０の画面に表示さ
れた関連文書リストの中から、文書を指定して内容を参
照することができる。関連文書の内容を参照したい場
合、例えば、ユーザは入力装置１３１のマウスなどを利
用して関連文書リストのウィンドウ５０４をアクティブ
にし（ステップＳ１１２，Ｙｅｓ）、関連文書リストの
中から参照したい文書をマウスでクリックすることによ
り、関連文書を選択する（ステップＳ１１３）。ただ
し、関連文書リスト上で文書を選択する方法は、これに
限られない。文書操作装置１３０は、選択された関連文
書の出力要求を文書管理装置１１０へ送る。文書管理装
置１１０においては、文書管理部１１２が要求された文
書のデータを制御部１２０を介して文書操作部１３０へ
送信する。すなわち、文書管理部１１２は制御部１２０
と協働して、ユーザにより選択された文書のデータを文
書操作装置１３０へ転送する手段として機能する。文書
操作装置１３０は、受信した文書のデータを例えば表示
装置１３２の画面に開いたウィンドウに表示させる。こ
こまでがステップＳ１１４である。ユーザは、必要に応
じて別の関連文書を選択し、その内容を表示させること
ができる。

【００７２】ユーザは関連文書の参照を終了すると、例
えばマウスを利用して処理対象文書のウィンドウ５０２
をアクティブにする等によって、文書操作処理（ステッ
プＳ１１５）に進むことができる。

【００７３】文書操作処理（ステップＳ１１５）では、
ユーザは、操作対象文書の作成、編集のほか、「新規保
存」、「上書き保存」、「別名保存」、「閲覧」又は
「印刷」の処理を行うことができる。文書操作処理が終
わると、操作履歴処理（ステップＳ１１６）に進み、こ
れを終了するとユーザ指示処理（ステップＳ１０１）に
戻る。

【００７４】以下、文書操作処理（ステップＳ１１５）
と操作履歴処理（ステップＳ１１６）について説明す
る。

【００７５】まず、「新規保存」の場合について説明す
る。この場合、ユーザは文書操作装置１３０で新規文書
を作成して、その保存を指示する。あるいは、作成済み
であるが文書管理装置１１０には未登録の文書を補助記
憶装置１３４などから読み込み、その保存を指示する。
この際、文書名と文書の種類を指定する。文書操作装置
１３０は、その文書のデータ、文書名、文書の種類、新
規保存指示を文書管理装置１１０に送る。文書管理装置
１１０においては、文書管理部１１２の管理の下に、新
規文書のデータを文書保存部１１１に保存するととも
に、その文書に関する文書管理情報を作成して文書管理
情報保存部１１３に保存する。この時に、新規保存文書
のための操作履歴ファイルを生成する（この操作履歴フ
ァイルの生成を操作履歴管理部１１４で行うようにして
もよい）。ここまでが文書操作処理（ステップＳ１１
５）である。そして、操作履歴管理部１１４は、当該新
規文書に関する文書操作処理（ステップＳ１１５）にお
ける新規保存という操作の履歴情報を、当該新規文書の
操作履歴ファイルに記述する。これが操作履歴処理（ス
テップＳ１１６）である。

【００７６】次に「上書き保存」の場合について説明す
る。ユーザは、ステップＳ１０８で表示された保存文書
の編集が必要ならば、その編集作業を文書操作装置１３
０で行う。そして、編集後の文書を元の文書に上書きし
たいときには「上書き保存」を指示する。上書き保存を
指示された場合、文書操作装置１３０は、元の保存文書
を特定するための情報、編集後の文書データ、上書き保
存指示を文書管理装置１１０に送る。文書管理装置１１
０においては、文書管理部１１２の管理下で、その編集
後の文書データによって元の保存文書データを書き換え
る。ここまでが文書操作処理（ステップＳ１１５）であ
る。続いて、文書管理装置１１０の操作履歴管理部１１
４において、この上書き保存操作に関する操作履歴情報
を生成し、それを当該文書の操作履歴ファイルに追記す
る（ステップＳ１１６）。

【００７７】次に「別名保存」の場合について説明す
る。ユーザは、編集後の文書を別名で保存したいときに
は、新たな文書名を付与して「別名保存」を指示する。
文書操作装置１３０は、編集後の文書データとその文書
名、別名保存指示を文書管理装置１１０に送る。文書管
理装置１１０においては、文書管理部１１２の管理下
で、その文書データを文書保存部１１１に保存するとと
もに、その文書管理情報を生成して文書管理情報保存部
１１３に保存し、また、その文書に関する操作履歴ファ
イルを生成する。ここまでが文書操作処理（ステップＳ
１１５）である。次に操作履歴管理部１１４において、
この別名保存操作に関する操作履歴情報を作成し、それ
を当該文書の操作履歴ファイルに記述する（ステップＳ
１１６）。

【００７８】「印刷」の場合について説明する。ユーザ
は、表示された文書を印刷したいときには、印刷指示を
入力する。文書操作部１３０は、その文書データを印刷
装置１３３に出力するとともに、その文書を特定するた
めの情報、操作が印刷であることを示す情報を文書管理
装置１１０に送る。ここまでがステップＳ１１５であ
る。次に文書管理装置１１０において、操作履歴管理部
１１４は、この印刷操作に関する操作履歴情報を生成
し、それを当該文書の操作履歴ファイルに追記する（ス
テップＳ１１６）。

【００７９】最後に「閲覧」の場合について説明する。
ユーザは、表示された保存文書の閲覧を終えるか、その
保存文書を編集したが編集後の文書を保存することなく
廃棄したいときには、文書を閉じる指示を入力する。文
書操作装置１３０は、その保存文書を特定するための情
報と、操作が閲覧であることを示す情報を文書管理装置
１１０に送る。ここまでがステップＳ１１５である。続
いて文書管理装置１１０において、操作履歴管理部１１
４は、この閲覧操作に関する操作履歴情報を生成し、そ
れを当該文書の操作履歴ファイルに追記する（ステップ
Ｓ１１６）。

【００８０】図９は、以上に述べた操作履歴処理（ステ
ップＳ１１６）の処理フローの一例を示すフローチャー
トである。図９において、ステップＳ１２０〜Ｓ１２４
は操作内容を判定するステップであり、ステップＳ１２
６は新規保存操作に対する処理ステップ、ステップＳ１
２７は上書き保存操作に対する処理ステップ、ステップ
Ｓ１２８は別名保存操作に対する処理ステップ、ステッ
プＳ１２９は印刷操作に対する処理ステップ、ステップ
Ｓ１３０は閲覧操作に対する処理ステップである。

【００８１】次に、表示モード選択処理（ステップＳ１
１７）について説明する。文書操作装置１３０の表示装
置１３２の画面上のユーザ指示メニューの「表示モード
選択」をユーザが指定すると、ステップＳ１０３から表
示モード選択処理（ステップＳ１１７）に分岐する。関
連文書処理部１１６は複数のモードで関連文書リストを
作成することが可能であり、この表示モード選択処理
（ステップＳ１１７）では、そのモードを決定する。こ
こでは、「操作時刻」、「操作者」、「操作内容」、
「複合」の４つのモードが指定できるものとする。例え
ば、ユーザ指示メニューの「表示モード」のサブメニュ
ー（図７参照）から必要な項目を１つ以上、ユーザが指
定することで行う。すなわち、ユーザは、「操作時刻」
モードを選択したい場合には「操作時刻」のみを指定
し、「操作者」モードを選択したい場合には「操作者」
のみを指定し、「操作内容」モードを選択したい場合に
は「操作内容」だけを指定する。「複合モード」を選択
したい場合には、「操作時刻」、「操作者」、「操作内
容」の中の２つ以上の項目を指定する。ただし、このよ
うな指定方法は一例であり、他の指定方法を用いること
も可能である。

【００８２】次に、関連文書リスト取得処理（ステップ
Ｓ１０９）において関連文書を抽出してそのリストを生
成する処理の詳細について説明する。図１０は、この処
理を説明するためのフローチャートである。

【００８３】関連文書処理部１１６は、まず、文書操作
装置１３０で操作対象となっている文書に関する文書管
理情報を参照し、その「操作履歴」フィールドの情報に
基づいて、その文書の操作履歴ファイルを読み込む。そ
して、表示モード選択処理（ステップＳ１１７）でユー
ザに指定された項目を指定された順に１つキー項目とし
て選び、操作対象文書の操作履歴ファイルより、そのキ
ー項目に対応した操作履歴情報を抽出する。その文書が
複数回操作されている場合には、キー項目に対応した全
ての操作履歴情報を抽出する。ここまでが設定処理（ス
テップＳ３００）の内容である。

【００８４】関連文書処理部１１６は、次に、文書管理
情報保存部１１３に保存されている操作対象文書以外の
全ての文書に対して操作履歴情報の検索処理を実施し、
各文書の操作履歴ファイルのキー項目に対応した操作履
歴情報を抽出し、それと設定処理（ステップＳ３００）
で設定された操作履歴情報とを照合して一致判定を行
い、一致した場合には、その文書を関連文書として、処
理開始段階で用意した空の関連文書リストに追加する処
理を行う（ステップＳ３０１〜Ｓ３０４）。

【００８５】このようにして１つのキー項目に関連した
処理が終了すると（ステップＳ３０１，ＹＥＳ）、ユー
ザに指定された他の項目があるか調べる（ステップＳ３
０５）。「複合モード」以外のモードでは、１項目のみ
指定されるため、関連文書リスト生成はこの段階で終了
するが、「複合モード」が選択された場合には、２項目
以上が指定されるため、残りの指定項目についてステッ
プＳ３００〜Ｓ３０４の処理が繰り返され、最後の指定
項目をキー項目とした処理を終了した段階で関連文書リ
ストの生成が終了する。

【００８６】このようにして生成された関連文書リスト
は、前述した如く、関連文書リスト保存処理（ステップ
Ｓ１１１）において、現在のユーザ（操作者）のリスト
として関連文書リスト保存部１１７に保存される。つま
り、関連文書リスト保存部１１７上の当該ユーザの旧関
連文書リストがあれば、新しい関連文書リストによって
上書きされる形になる。

【００８７】以下、表示モード別に、関連文書の抽出と
そのリスト生成を説明する。

【００８８】まず、「操作時刻」モードの場合について
説明する。この場合、検索処理（ステップＳ３０２）で
は、検索対象となっている文書の操作履歴ファイルに記
述されている操作履歴情報の「操作時刻」情報を抽出す
る。その文書が複数回操作されている場合には、全ての
「操作時刻」情報を抽出する。一致判定処理（ステップ
Ｓ３０３）では、設定処理（ステップＳ３００）で設定
された「操作時刻」情報と、抽出された「操作時刻」情
報とを照合し、その一致判定を行う。この判定では、例
えば、「操作時刻」の「時分」を無視し、「年月日」が
同一であれば一致と判定したり、「年月」が同一であれ
ば一致と判定したり、あるいは、「年月日」の差が所定
日数以下であれば一致と判定するような基準を用いるこ
とができる。この判定基準は予め固定することも可能で
あるが、例えば表示モード選択処理（ステップＳ１１
７）などで、ユーザが指定できるようにすることも可能
である。

【００８９】なお、操作対象文書が複数回操作されてい
る場合に、その全ての操作時刻を設定処理（ステップＳ
３００）において設定するものとして説明したが、これ
に限らない。例えば、最新の操作時刻のみを設定する方
法、最新の所定回数分の操作時刻のみを設定する方法、
逆に、最古の１回又は所定回数分の操作時刻だけを設定
する方法なども採用し得る。それをユーザが指定できる
ようにすることも可能である。

【００９０】次に、「操作者」モードの場合を説明す
る。この場合、検索処理（ステップＳ３０２）では、検
索対象となっている文書の操作履歴ファイルに記述され
ている操作履歴情報の「操作者」情報を抽出する。その
文書が複数回操作されている場合には、全ての「操作
者」情報を抽出する。照合判定処理（ステップＳ３０
３）では、設定処理（ステップＳ３００）で設定した
「操作者」情報と、抽出した「操作者」情報とを照合し
て一致しているか否かを判定する。

【００９１】なお、操作対象文書が複数回操作されてい
る場合に、その全ての操作者を設定処理（ステップＳ３
００）において設定するものとして説明したが、例え
ば、最新の操作者のみを設定する方法、最新の所定回数
分の操作者のみを設定する方法、逆に、最古の１回又は
所定回数分の操作者だけを設定する方法なども採用で
き、また、それをユーザが指定できるようにすることも
可能である。

【００９２】次に、「操作内容」モードの場合を説明す
る。この場合、検索処理（ステップＳ３０２）では、検
索対象となっている文書の操作履歴ファイルに記述され
ている操作履歴情報の「操作内容」情報を抽出する。そ
の文書が複数回操作されている場合には、全ての「操作
内容」情報を抽出する。照合判定処理（ステップＳ３０
３）では、設定処理（ステップＳ３００）で設定した
「操作内容」情報と、抽出した「操作内容」情報とを照
合し一致判定を行う。なお、操作対象文書が複数回操作
されている場合に、設定処理（ステップＳ３００）にお
いて、例えば、最新の操作の内容のみを設定する方法、
最新の所定回数分の操作の内容のみを設定する方法、逆
に、最古の１回又は所定回数分の操作の内容だけを設定
する方法なども採用でき、また、それをユーザが指定で
きるようにすることも可能である。

【００９３】「複合」モードの場合は、ユーザによって
指定された２以上の項目について処理が行われるが、各
項目に関する処理内容は前述した通りであるので説明を
繰り返さない。

【００９４】以上の説明においては、文書操作を支援す
るため、関連文書リストを文書操作装置１３０へ転送し
操作者が関連文書を容易に参照できるようにしたが、文
書管理装置１１０において、生成した関連文書リストを
関連文書群の管理などに利用することもできることは明
らかである。

【００９５】《実施例２》次に、本発明の文書処理管理
システム１００と、同システムにおける関連文書抽出方
法及び文書操作支援方法の第２の実施例について説明す
る。なお、説明の重複を避けるため、以下の説明におい
て前記実施例１に関連した図面を適宜援用する。

【００９６】文書管理装置１１０の文書管理部１１２
は、前記実施例１に関連して説明した通り、文書保存部
１１１内の文書群をリレーショナル型データベースとし
て管理する。このような文書管理のために文書管理部１
１２により生成されて文書管理情報保存部１１３に保存
される文書管理情報は、例えば図１１に示すような構造
である。文書管理情報の各レコード（図中の各行）は保
存文書と１対１に対応する。各レコードは、文書の属性
である「種類」「作成者」「文書名」「操作履歴」「保
存場所」「関連文書指示リスト」の値が記録される６つ
のフィールドからなる。

【００９７】「種類」フィールド６０１には文書の種類
を表す値が記録される。「作成者」フィールド６０２に
は文書の作成者名（ユーザ名）を表す値が記録される。
「文書名」フィールド６０３にはユーザが文書に付与し
た文書名が記録される。「文書保存場所」フィールド６
０５には、文書の実体が保存されいる場所を特定するた
めの情報が記録される。インターネット上のＷＷＷサー
バーに保存されている文書の場合、その保存場所を特定
するための情報としてＵＲＬが用いられる。「操作履
歴」フィールド６０４には、文書の操作履歴情報が記述
された操作履歴ファイルを特定するための情報（例えば
ファイル名）が記録される。

【００９８】「関連文書指示リスト」フィールド６０６
は本実施例で追加されたフィールドで、関連文書を明示
するため関連文書指示リストが記録される。このリスト
は、複数の関連文書を指示することができ、その文書の
保存場所の組として記述される。インターネット上のＷ
ＷＷサーバーに保存されている文書の場合、関連文書は
ハイパーリンクによって指示する方法が一般的であり、
この場合は文書に含まれるリンク先のリストが関連文書
指示リストとみなされる。なお、この関連文書指示リス
トは、後述のように文書操作に関連して文書管理装置１
１０において自動生成される。

【００９９】操作履歴ファイルは個々の文書毎に作成さ
れるもので、例えば図１２に示す内容である。図１２中
の各行（１レコード）は１回の文書操作（後述の「新規
保存「上書き保存」「別名保存」「印刷」「閲覧」）に
対応した操作履歴情報であり、「操作者」（操作したユ
ーザ名）６１１、「操作内容」６１２、「操作時間帯」
（操作を開始、終了した年月日時分）６１３、「参照切
替回数」（複数の文書を同時に参照している場合に参照
を切り替えた回数と文書名の組）６１４及び「複写内
容」（他の文書へ複写したときの複写内容と文書名の
組）６１５の５項目の情報が記述される。以下、これら
５項目の情報を単に「操作者」情報、「操作内容」情
報、「操作時間帯」情報、「参照切替回数」情報、「複
写内容」情報と呼ぶ。後述のように、これら「操作時間
帯」情報、「参照切替回数」情報、「複写内容」情報の
１つ又は２つ以上の情報を関連文書の抽出のための操作
履歴情報の照合に利用することができ、また、利用する
項目を文書操作装置１３０のユーザ（文書の操作者）よ
り指定することができる。ただし、その照合に利用され
ない項目の情報が操作履歴情報に含まれていてもよい。

【０１００】「操作内容」としては例えば「新規保存」
「上書き保存」「別名保存」「印刷」「閲覧」の５種類
がある。これらの操作の内容は前記実施例１に関連して
説明した通りである。これ以外の操作内容を定義するこ
とも可能である。

【０１０１】なお、本実施例においては、関連文書処理
部１１６は、関連文書の抽出処理に関連して、後述の文
書間の関連の強さ（関連強度）の評価のための手段を含
む。ただし、この文書間の関連強度の評価手段を関連文
書処理部１１６から独立させることも可能である。

【０１０２】本実施例の文書処理管理システム１００の
全体的な動作は、前記実施例１と同様であるので、図６
を援用して説明する。なお、前記実施例１と同様な内容
についての説明は省略又は簡略化し、前記実施例１との
相違点もしくは本実施例で新たに付加された内容を中心
に説明する。図１３は文書操作装置１３０が表示装置１
３２に表示する内容を説明するための模式図であり、６
０１から６０４は表示画面上のウィンドウを示す。同様
の情報を共通のウィンドウに表示させる形態も可能であ
る。

【０１０３】まず、文書操作装置１３０において、ユー
ザ識別処理を行う（ステップＳ１００）。

【０１０４】ユーザが特定されると、文書操作装置１３
０においてユーザ指示処理（ステップＳ１０１）を行
う。この時に、例えば、文書操作装置１３０は表示装置
１３２の画面上のウィンドウ６０１（図１３）にユーザ
指示メニューを表示してユーザに選択させる。

【０１０５】ユーザからの指示を受け付けると、文書操
作装置１３０は、その指示が作業終了、文書操作、表示
モード選択のいずれの指示であるか判定し（ステップＳ
１０２、ステップＳ１０３）、作業終了の指示ならば
（ステップＳ１０２，ＹＥＳ）、文書操作装置１３０は
それまでの作業を全て終了し待機状態に戻る。

【０１０６】ユーザからの指示が文書操作ならば、文書
操作装置１３０は文書指定処理（ステップＳ１０４）に
進み、ユーザに「新規作成」か「保存文書」を選択させ
る。そして、文書操作装置１３０はユーザの選択を判定
し処理フローを切り替える（ステップＳ１０５）。

【０１０７】ユーザによって「保存文書」が指定された
場合、文書操作装置１３０は旧文書表示処理（ステップ
Ｓ１０８）に進み、文書保存部１１１に保存されている
文書を指定させ、その保存文書の内容を表示装置１３２
の画面に表示する。具体的な手順は前記実施例１の場合
と同様でよい。この文書は操作の対象とすることができ
るもので、表示装置１３２の画面上では、例えばウィン
ドウ６０２（図１３）に文書の内容が表示され、また、
その文書名と操作者名（すなわち現在作業中のユーザ
名）がウィンドウ６０３（図１３）に表示される。指定
操作を繰り返すことにより複数の保存文書を指定するこ
とも可能であり、この場合は、図１３に示すように、各
文書の内容と文書名呼び操作者名が表示されたウインド
ウ６０２，６０３が複数組、画面上に表示される。この
場合、ユーザは、例えば入力装置１３０のマウスで画面
上のウインドウをクリックすることにより、複数の文書
中の１つを参照対象（アクティブな文書）として任意に
選択することができる。

【０１０８】旧文書表示処理（ステップＳ１０８）が終
わると関連文書リスト取得処理（ステップＳ１０９）に
進み、文書操作装置１３０は、関連文書リスト取得要求
を文書管理装置１１０へ送る。操作対象文書が複数の場
合は、各文書について関連文書リストを取得する。文書
管理装置１１０においては、関連文書処理部１１６で処
理対象文書の関連文書を抽出し、そのリストを生成して
文書操作装置１３０へ送る。この関連文書の抽出とリス
トの生成については後に詳細に説明する。

【０１０９】一方、文書指定処理（ステップＳ１０４）
で「新規作成」が指定された場合は、文書操作装置１３
０は新規文書表示処理（ステップＳ１０６）において、
何も入力されていない文書を表示装置１３２の画面上の
ウィンドウ６０２（図１３）に表示し、ウィンドウ６０
３（図１３）に操作者名を表示する。次に関連文書リス
ト取得処理（ステップＳ１０７）に進み、文書操作装置
１３０は操作者名（ユーザ名）とともに同操作者の関連
文書リストの出力要求を文書管理装置１１０へ送り、文
書管理装置１１０において、関連文書処理部１１６が通
知された現在の操作者に対応した関連文書リストを関連
文書リスト保存部１１７より探索し、見つかった場合に
はそれを文書操作装置１３０へ送る。現在の操作者名に
対応した関連文書リストが見つからない場合には、関連
文書処理部１１６は空の関連文書リストを作成し、それ
を文書操作装置１３０へ送る。

【０１１０】文書操作装置１３０は、ステップＳ１０７
又はＳ１０９で文書管理装置１１０より受信した関連文
書リストを表示装置１３２の画面上のウィンドウ６０４
に表示モードとともに表示する（ステップＳ１１０）。
旧文書表示処理（ステップＳ１０８）で操作対象文書が
複数指定されたの場合は、現時点で参照中の（アクティ
ブな）文書に関する関連文書リストを表示する。ステッ
プＳ１０７で空の関連文書リストを取得した場合には、
ウィンドウ６０４には表示モードのみが表示される。

【０１１１】文書管理装置１１０は関連文書リスト保存
処理（ステップＳ１１１）に進み、関連文書処理部１１
６で、現在表示中の関連文書リストを次回に再利用でき
るように操作者と対応付けて関連文書リスト保存部１１
７に保存する。なお、関連文書リスト保存部１１７内
に、現在の操作者に対応した古い関連文書リストが存在
する場合には、その関連文書リストに現在表示中の関連
文書リストが上書きされる。

【０１１２】ユーザは、表示装置１３０の画面に表示さ
れた関連文書リストの中から、文書を指定して内容を参
照することができる。関連文書の内容を参照したい場
合、例えば、ユーザは入力装置１３１のマウスなどを利
用して関連文書リストのウィンドウ６０４をアクティブ
にし（ステップＳ１１２，Ｙｅｓ）、関連文書リストの
中から参照したい文書をマウスでクリックすることによ
り、関連文書を選択する（ステップＳ１１３）。文書操
作装置１３０から選択された関連文書の出力要求が文書
管理装置１１０へ送られ、文書管理装置１１０より、そ
の文書のデータが文書操作部１３０へ送信され、その文
書内容が例えば表示装置１３２の画面に開いたウィンド
ウに表示される。ここまでがステップＳ１１４である。
ユーザは、必要に応じて別の関連文書を選択し、その内
容を表示させることができる。複数の関連文書が選択さ
れた場合、それら文書は画面上の別々のウィンドウに表
示され、ユーザは、例えば、その任意のウィンドウをマ
ウスでクリックすることにより、１つの関連文書を参照
することができる。

【０１１３】ユーザは、関連文書の選択を終わった後、
例えばマウスを利用して処理対象文書のウィンドウ６０
２を（複数開いている場合は、その１つを）クリックし
てアクティブにすることによって、文書操作処理（ステ
ップＳ１１５）に進むことができる。

【０１１４】文書操作処理（ステップＳ１１５）では、
ユーザは、操作対象文書の作成・編集、複写、関連文書
の参照や複写のほか、「新規保存」、「上書き保存」、
「別名保存」、「印刷」、「閲覧」の操作を行うことが
できる。旧文書表示処理Ｓ１０８で複数の文書が選択さ
れた場合には、この文書操作処理において、その複数の
文書を任意に選択し（アクティブにし）、参照、編集、
文書間の複写の操作を行うことができる。また、関連文
書選択処理Ｓ１１３で選択された関連文書も任意に選択
し（アクティブにし）、それを参照し、また、文書デー
タを操作対象文書に複写することもできる。

【０１１５】「新規保存」、「上書き保存」、「別名保
存」、「印刷」又は「閲覧」の文書操作処理が終わる
と、操作履歴処理（ステップＳ１１６）に進み、これを
終了するとユーザ指示処理（ステップＳ１０１）に戻
る。

【０１１６】次に、文書操作処理（ステップＳ１１５）
について、より詳細に説明する。

【０１１７】まず、「参照切替」の場合の処理を説明す
る。ユーザが一度に操作できる文書は１つであるため、
複数の文書を参照する場合は参照切替操作を行う。文書
操作装置１３０は、参照対象が切り替わると、切替先及
び切替元の文書の文書名と参照切替回数の組からなる参
照切替操作情報を作成し保存する。

【０１１８】次に「複写」の場合の処理を説明する。ユ
ーザは、操作対象文書に、他の文書（関連文書又は他の
操作対象文書）の文書データ（ここでは文字列とする）
を複写することができる。文書操作装置１３０は、複写
操作が行われた場合には、複写元及び複写先の文書の文
書名と複写文字数の組からなる複写操作情報を作成し保
存する。

【０１１９】次に、「新規保存」の場合について説明す
る。この場合、ユーザは文書操作装置１３０で新規文書
を作成して、その保存を指示する。あるいは、作成済み
であるが文書管理装置１１０には未登録の文書を補助記
憶装置１３４などから読み込み、その保存を指示する。
この際、文書名と文書の種類を指定する。文書操作装置
１３０は、その文書のデータ、文書名、文書の種類、そ
の文書の操作開始時刻（年月日時分）と操作終了時刻
（新規保存を指示した時刻）、新規保存指示を文書管理
装置１１０に送る。また、文書操作装置１３０は、その
文書の作成に関連して作成された参照切替操作情報及び
複写操作情報も文書管理装置１１０へ送る。文書管理装
置１１０においては、文書管理部１１２の管理の下に、
新規文書のデータを文書保存部１１１に保存するととも
に、その文書に関する文書管理情報を作成して文書管理
情報保存部１１３に保存し、また、新規保存文書のため
の操作履歴ファイルを生成する（この操作履歴ファイル
の生成を操作履歴管理部１１４で行うようにしてもよ
い。）。

【０１２０】次に「上書き保存」の場合について説明す
る。ユーザは、ステップＳ１０８で表示された保存文書
の編集が必要ならば、その編集作業を文書操作装置１３
０で行う。そして、編集後の文書を元の文書に上書きし
たいときには「上書き保存」を指示する。上書き保存を
指示された場合、文書操作装置１３０は、元の保存文書
を特定するための情報、編集後の文書データ、操作開始
時刻と操作終了時刻、上書き保存指示を文書管理装置１
１０に送る。また、その文書の編集に関連して作成され
た参照切替操作情報及び複写操作情報も文書管理装置１
１０へ送る。文書管理装置１１０においては、文書管理
部１１２の管理下で、その編集後の文書データによって
元の保存文書データを書き換える。

【０１２１】次に「別名保存」の場合について説明す
る。ユーザは、編集後の文書を別名で保存したいときに
は、新たな文書名を付与して「別名保存」を指示する。
文書操作装置１３０は、編集後の文書データとその文書
名、操作開始時刻と操作終了時刻、別名保存指示を文書
管理装置１１０に送る。また、その文書の編集に関連し
て作成された参照切替操作情報及び複写操作情報も文書
管理装置１１０へ送る。文書管理装置１１０において
は、文書管理部１１２の管理下で、その文書データを文
書保存部１１１に保存するとともに、その文書管理情報
を生成して文書管理情報保存部１１３に保存し、また、
その文書に関する操作履歴ファイルを生成する。

【０１２２】次に、「印刷」の場合について説明する。
ユーザは、表示された文書を印刷したいときには、印刷
指示を入力する。文書操作部１３０は、その文書データ
を印刷装置１３３に出力するとともに、その文書を特定
するための情報、操作が印刷であることを示す情報、操
作開始時刻と操作終了時刻を文書管理装置１１０に送
る。また、その文書の印刷に先立って編集したような場
合には、参照切替操作情報や複写操作情報が作成されて
いるので、これら情報も文書管理装置１１０へ送る。

【０１２３】次に、「閲覧」の場合について説明する。
ユーザは、表示された文書の内容を単に閲覧するか、編
集などの操作を行ったが文書を破棄する場合がある。こ
の場合には「閲覧」を指示する。文書操作装置１３０
は、その文書を閉じるとともに、その文書を特定するた
めの情報、操作が閲覧であることを示す情報、操作開始
時刻と操作終了時刻を文書管理装置１１０に送る。ま
た、その文書に関連して作成された参照切替操作情報や
複写操作情報がある場合には、それも文書管理装置１１
０に送る。

【０１２４】次に、操作履歴処理（ステップＳ１１６）
について、図９のフローチャートを援用して説明する。

【０１２５】文書管理装置１１０においては、ユーザに
より指示された操作が「新規保存」「上書き保存」「別
名保存」「印刷」「閲覧」のいずれであるか操作履歴管
理部１１４で判定し（ステップＳ１２０〜Ｓ１２４）、
操作種類に応じた処理（ステップＳ１２６〜Ｓ１２９）
を実行する。

【０１２６】まず、「新規保存」の操作の場合の処理
（ステップＳ１２６）について説明する。操作履歴管理
部１１４は、新規保存文書の操作履歴情報を作成し、そ
れを新規保存文書のために生成された操作履歴ファイル
に記述する。この操作履歴情報の「操作者」項目６１２
には新規保存操作をしたユーザ名を記録し、「操作内
容」項目６１２に「新規保存」を記録し、「操作時間
帯」項目６１３に操作開始時刻と操作終了時刻を記録す
る。また、文書操作装置１３０より送られた参照切替操
作情報に基づいて、当該新規保存文書（参照切替元）か
ら他の文書（参照切替先）への参照切替の回数と参照切
替先の文書名の組からなる「参照切替回数」情報を作成
し、それを当該新規保存文書の操作履歴情報に記録す
る。また、文書操作装置１３０より送られた複写操作情
報に基づいて、当該新規保存文書（複写元）への複写文
字数と複写元の文書名の組からなる「複写内容」情報を
作成し、それを当該新規保存文書の操作履歴情報に記録
する。さらに、参照切替先文書又は複写元文書の保存場
所の情報を、当該新規保存文書の文書管理情報の「関連
文書指示リスト」フィールド６０６に記述するととも
に、それら参照切替先又は複写元の文書の文書管理情報
の「関連文書指示リスト」フィールド６０６に当該新規
保存文書の保存場所を追記する。

【０１２７】次に、「上書き保存」の操作の場合の処理
（ステップＳ１２７）について説明する。操作履歴管理
部１１４は、上書き保存の操作履歴情報を作成し、それ
を当該上書き保存文書、つまり元の文書の操作履歴ファ
イルに追記する。この操作履歴情報の「参照切替回数」
項目６１４、「複写内容」項目６１５には、文書操作装
置１３０より送られた参照切替操作情報、複写操作情報
に基づいた情報を記録し、また、参照切替先又は複写元
の文書の保存場所の情報を、当該上書き保存文書の文書
管理情報の「関連文書指示リスト」フィールド６０６に
追記するとともに、それら参照切替先又は複写元の文書
の文書管理情報の「関連文書指示リスト」フィールド６
０６に当該上書き保存文書の保存場所を追記する。

【０１２８】次に、「別名保存」の操作の場合の処理
（ステップＳ１２８）では、操作履歴管理部１１４は、
別名保存の操作履歴情報を作成し、それを当該別名保存
文書の操作履歴ファイルに記述する。この操作履歴情報
の「参照切替回数」項目６１４、「複写内容」項目６１
５には、文書操作装置１３０より送られた参照切替操作
情報、複写操作情報に基づいた情報を記録する。また、
参照切替先又は複写元の文書の保存場所の情報と、元の
文書の文書管理情報の「関連文書指示リスト」フィール
ド６０６の内容を、当該別名保存文書の文書管理情報の
「関連文書指示リスト」フィールド６０６に記述すると
ともに、それら参照切替先又は複写元の文書の文書管理
情報の「関連文書指示リスト」フィールド６０６に当該
上書き保存文書の保存場所を追記する。

【０１２９】次に、「印刷」の操作の場合の処理（ステ
ップＳ１２９）では、操作履歴管理部１１４は、この印
刷操作に関する操作履歴情報を生成し、それを当該文書
の操作履歴ファイルに追記する。文書操作装置１３０よ
り参照切替操作情報、複写操作情報が送られた場合に
は、その情報に基づいて操作履歴情報の「参照切替回
数」項目６１４、「複写内容」項目６１５を記述すると
ともに、参照切替先又は複写元の文書の保存場所の情報
を、印刷した文書の文書管理情報の「関連文書指示リス
ト」フィールド６０６に追記するとともに、それら参照
切替先又は複写元の文書の文書管理情報の「関連文書指
示リスト」フィールド６０６に当該印刷文書の保存場所
を追記する。

【０１３０】次に、表示モード選択処理（ステップＳ１
１７）について説明する。文書操作装置１３０の表示装
置１３２の画面上のユーザ指示メニューの「表示モード
選択」をユーザが指定すると、ステップＳ１０３から表
示モード選択処理（ステップＳ１１７）に分岐する。関
連文書処理部１１６は複数のモードで関連文書リストを
作成することが可能であり、この表示モード選択処理
（ステップＳ１１７）では、そのモードを決定する。こ
こでは、「操作時間帯」、「参照切替回数」、「複写内
容」、「複合」の４つのモードが指定できるものとす
る。例えば、ユーザ指示メニューの「表示モード」のサ
ブメニュー（図１３参照）から必要な項目を１つ以上、
ユーザが指定することで行う。すなわち、ユーザは、
「操作時間帯」モードを選択したい場合には「操作時間
帯」のみを指定し、「参照切替回数」モードを選択した
い場合には「参照切替回数」のみを指定し、「複写内
容」モードを選択したい場合には「複写内容」だけを指
定する。「複合モード」を選択したい場合には、「操作
時間帯」、「参照切替回数」、「複写内容」の中の２つ
以上の項目を指定する。ただし、このような指定方法は
一例であり、他の指定方法を用いることも可能である。

【０１３１】次に、関連文書リスト取得処理（ステップ
Ｓ１０９）において関連文書を抽出し、そのリストを生
成する処理の詳細について説明する。図１４は、この処
理を説明するためのフローチャートである。

【０１３２】関連文書処理部１１６は、まず、文書操作
装置１３０で操作対象となっている文書に関する文書管
理情報を参照し、その「操作履歴」フィールドの情報に
基づいて、その文書の操作履歴ファイルを読み込む。そ
して、表示モード選択処理（ステップＳ１１７）でユー
ザに指定された項目を、指定された順に、１つキー項目
として選び、操作対象文書の操作履歴ファイルより、そ
のキー項目に対応した操作履歴情報を抽出する。その文
書が複数回操作されている場合には、キー項目に対応し
た全ての操作履歴情報を抽出する。ここまでが設定処理
（ステップＳ５００）の内容である。

【０１３３】関連文書処理部１１６は、次に、文書管理
情報保存部１１３に保存されている操作対象文書以外の
全ての文書に対して操作履歴情報の検索処理を実施し、
各文書の操作履歴ファイルのキー項目に対応した操作履
歴情報を抽出し（ステップＳ５０２）、抽出した操作履
歴情報と設定処理（ステップＳ５００）で設定された操
作履歴情報とを照合して関連強度を評価し（ステップＳ
５０３）、関連強度の強い文書名から構成される関連文
書リストを生成する（ステップＳ５０４）。この関連文
書リストは、関連強度の値の大きい文書の文書名から順
に並ぶように作成される。

【０１３４】このようにして１つのキー項目に関連した
処理が終了すると（ステップＳ５０１，ＹＥＳ）、ユー
ザに指定された他の項目があるか調べる（ステップＳ５
０５）。「複合モード」以外のモードでは、１項目のみ
指定されるため、関連文書リスト生成はこの段階で終了
するが、「複合モード」が選択された場合には、２項目
以上が指定されるため、残りの指定項目についてステッ
プＳ５００〜Ｓ５０４の処理が繰り返され、最後の指定
項目をキー項目とした処理を終了した段階で関連文書リ
ストの生成が終了する。

【０１３５】このようにして生成された関連文書リスト
は、前述した如く、関連文書リスト保存処理（ステップ
Ｓ１１１）において、現在のユーザ（操作者）のリスト
として関連文書リスト保存部１１７に保存される。つま
り、関連文書リスト保存部１１７上の当該ユーザの旧関
連文書リストがあれば、新しい関連文書リストによって
上書きされる形になる。

【０１３６】以下、表示モード別に、関連文書の抽出と
そのリスト生成について、より詳細に説明する。

【０１３７】まず、「操作時間帯」モードの場合につい
て説明する。この場合、検索処理（ステップＳ５０２）
では、検索対象となっている文書の操作履歴ファイルに
記述されている操作履歴情報の「操作時間帯」情報を抽
出する。その文書が複数回操作されている場合には、全
ての「操作時間帯」情報を抽出する。関連強度評価処理
（ステップＳ５０３）では、設定処理（ステップＳ５０
０）で設定された「操作時間帯」情報と、抽出された
「操作時間帯」情報とを照合し、一致する時間の長さを
積算した値を関連強度として算出する。関連強度は、例
えば、一致する時間の長さを秒単位で表した値とする。
関連強度の値は他のモードとの整合を取るために０から
１までの実数値となるように３６００で割って正規化す
る（１を超える値のときは１とする）。この結果、一致
する時間の積算値が０秒のときに関連強度の値は最小値
０となり、３６００秒以上のとき最大値１となる。

【０１３８】以上の方法により操作履歴に基づいた関連
強度が算出されるが、文書管理情報中の「関連文書指示
リスト」フィールド６０６の情報を利用することによっ
て関連強度の算出精度を高めることも可能である。例え
ば、操作対象文書の「関連文書指示リスト」に検索対象
となっている文書がに含まれているときは関連強度の算
出値に所定の定数値（例えば１．２）を乗じることによ
り、関連がある文書に対する操作が行われた場合に関連
強度値をより大きな値とすることができる。

【０１３９】次に、「参照切替回数」モードの場合を説
明する。この場合、検索処理（ステップＳ５０２）で
は、検索対象となっている文書の操作履歴ファイルに記
述されている操作履歴情報の「参照切替回数」情報を抽
出する。「参照切替回数」情報は文書名と切替回数の値
が組として記述されているが、文書名が操作中の文書名
と一致している全ての「参照切替回数」情報を抽出す
る。関連強度評価処理（ステップＳ５０３）では、抽出
した「参照切替回数」情報の切替回数の値を文書毎に積
算した値を関連強度として算出する。関連強度の値は他
のモードとの整合を取るために０から１までの実数値と
なるように、積算値を１０で割って正規化する（１を超
える値のときは１とする）。この結果、切替回数の積算
値が０回のときに関連強度は最小値０となり、１０回以
上のとき最大値１となる。

【０１４０】以上の方法により操作履歴に基づいた関連
強度が算出されるが、文書管理情報中の「関連文書指示
リスト」フィールド６０６の情報を活用することによっ
て関連強度の算出精度を高めることも可能である。例え
ば、検索対象となっている文書が操作対象文書の「関連
文書指示リスト」に含まれているときは関連強度の算出
値に所定の定数値（例えば１．２）を乗じることによ
り、関連がある文書に対する操作が行われた場合に、関
連強度値をより大きな値とすることができる。

【０１４１】次に、「複写内容」モードの場合を説明す
る。この場合、検索処理（ステップＳ５０２）では、検
索対象となっている文書の操作履歴ファイルに記述され
ている操作履歴情報の「複写内容」情報を抽出する。
「複写内容」情報は文書名と複写した情報量（ここでは
文字列としたが、これに限らない）の値が組として記述
され、その文書名が操作中の文書名と一致している全て
の「複写内容」情報を抽出する。関連強度評価処理（ス
テップＳ５０３）では、抽出した「複写内容」情報の複
写した情報量を文書毎に積算した値を関連強度として算
出する。関連強度の値は他のモードとの整合を取るため
に０から１までの実数値となるように、積算値を８００
で割って正規化する（１を超える値のときは１とす
る）。この結果、複写した文字列の長さの積算値が０字
のとき関連強度は最小値０となり、８００字以上のとき
最大値１となる。

【０１４２】以上の方法により操作履歴に基づいた関連
強度が算出されるが、文書管理情報中の「関連文書指示
リスト」フィールド６０６の情報を利用することによっ
て関連強度の算出精度を高めることも可能である。例え
ば、検索対象となっている文書が操作対象文書の「関連
文書指示リスト」に含まれているときは関連強度の算出
値に所定の定数値（例えば１．２）を乗じることによ
り、関連がある文書に対する操作が行われた場合に、関
連強度値をより大きな値とすることができる。

【０１４３】「複合」モードの場合は、ユーザによって
指定された２以上の項目について処理が行われる。各項
目に関する処理内容は前述した通りであるので説明を繰
り返さない。それぞれのモードで算出された関連強度の
算出値の大きい文書から順に並べ替え、それを関連文書
リストとして生成する。

【０１４４】以上の説明においては、文書操作を支援す
るため、関連文書リストを文書操作装置１３０へ転送し
操作者が関連文書を容易に参照できるようにしたが、文
書管理装置１１０において、生成した関連文書リストを
関連文書群の管理などに利用することもできることは明
らかである。

【０１４５】

【発明の効果】本発明によれば、（１）同じような時期
もしくは時間帯に操作された文書や、同じ操作者に操作
された文書、交互に参照を切り替えた文書や、複写が行
われた文書などは関連し合っていることが多いため、操
作対象文書の操作履歴情報と他の文書の操作履歴情報と
の照合によって操作対象文書と関連している可能性の高
い文書群を自動的に抽出することができる。（２）関連
文書の抽出のために、前記従来技術のような文書の分類
整理や関連付けなどの煩瑣な事前作業は不要である。
（３）操作履歴情報の特定項目の情報のみ照合すること
により、操作履歴情報全体を照合する場合に比べ照合の
ための処理量を減らすことができる。（４）照合項目を
選択又は指定することにより、関連文書の抽出範囲を適
宜制御することができる。（５）関連文書リストを文書
操作者に提示して関連文書の参照を容易にすることによ
り、文書操作を支援することができる。（６）新規文書
を操作する場合には同じ操作者について過去に生成され
た関連文書リストが提示されるが、この関連文書リスト
には、その新規文書に関連した文書が含まれている可能
性が高いため関連文書の参照が容易になる、などの効果
を得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による文書処理管理システムの機能的ブ
ロック構成の一例を示すブロック図である。

【図２】文書処理管理システムを集中システムとして実
現する形態を説明するための図である。

【図３】文書処理管理システムを分散システムとして実
現する形態を説明するための図である。

【図４】本発明の第１の実施例における文書管理情報の
一例を示す図である。

【図５】本発明の第１の実施例における操作履歴情報の
一例を示す図である。

【図６】文書処理管理システムの全体的動作を説明する
ためのフローチャートである。

【図７】本発明の第１の実施例における文書操作装置の
画面表示を例示する模式図である。

【図８】一般的な文書管理装置で用いられているファイ
ルシステムの階層構造の一例を示す図である。

【図９】操作履歴処理の処理フローの一例を示すフロー
チャートである。

【図１０】本発明の第１の実施例における関連文書を抽
出しそのリストを生成する処理の処理フローの一例を示
すフローチャートである。

【図１１】本発明の第２の実施例における文書管理情報
の一例を示す図である。

【図１２】本発明の第２の実施例における操作履歴情報
の一例を示す図である。

【図１３】本発明の第２の実施例における文書操作装置
の画面表示を例示する模式図である。

【図１４】本発明の第２の実施例における関連文書を抽
出しそのリストを生成する処理の処理フローの一例を示
すフローチャートである。

【符号の説明】 １００ 文書処理管理システム １１０ 文書管理装置 １１１ 文書保存部 １１２ 文書管理部 １１３ 文書管理情報保存部 １１４ 操作履歴管理部 １１５ 操作履歴情報保存部 １１６ 関連文書処理部 １１７ 関連文書リスト保存部 １２０ 制御部 １３０ 文書操作装置 １３１ 入力装置 １３２ 表示装置 １３３ 印刷装置 １３４ 補助記憶装置

Claims (33)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書保存手段に保存されている文書群を
   管理する文書管理装置であって、 当該文書管理装置に接続された文書操作装置による前記
   文書群中の文書に関する操作に応じて、その文書に関す
   る操作履歴情報を生成する第１手段と、 前記第１手段により生成された操作履歴情報を保存する
   第２手段と、 前記文書群中の前記文書操作装置による操作対象文書に
   関する前記第２手段に保存されている操作履歴情報と、
   それ以外の文書に関する前記第２手段に保存されている
   操作履歴情報とを照合することにより、前記操作対象文
   書の関連文書を前記文書群より抽出する第３手段とを有
   することを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記第３手段は前記操作履歴情報中の少
   なくとも１つの特定の項目の情報のみに関して前記操作
   履歴情報の照合を行うことを特徴とする請求項１記載の
   文書管理装置。
3. 【請求項３】 前記特定項目は選択可能であることを特
   徴とする請求項２記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 前記特定項目は前記文書操作装置より指
   定されることを特徴とする請求項２記載の文書管理装
   置。
5. 【請求項５】 前記特定項目の情報として文書の操作時
   刻の情報が含まれることを特徴とする請求項２記載の文
   書管理装置。
6. 【請求項６】 前記特定項目の情報として文書の操作者
   の情報が含まれることを特徴とする請求項２記載の文書
   管理装置。
7. 【請求項７】 前記特定項目の情報として文書の操作内
   容の情報が含まれることを特徴とする請求項２記載の文
   書管理装置。
8. 【請求項８】 前記第３手段は、操作履歴情報中の特定
   項目の照合により操作対象文書とそれ以外の文書間の関
   連の強さを評価する手段を有し、評価した関連の強さに
   基づいて前記操作対象文書の関連文書を前記文書群より
   抽出することを特徴とする請求項２、３又は４記載の文
   書管理装置。
9. 【請求項９】 前記特定項目の情報として文書を操作し
   た時間帯の情報が含まれ、前記第３手段は操作対象文書
   と操作した時間帯が一致する文書について、一致する時
   間の長さに基づいて関連の強さを評価することを特徴と
   する請求項８記載の文書管理装置。
10. 【請求項１０】 前記特定項目の情報として文書間での
    参照切り替え操作に関する情報が含まれ、前記第３手段
    は操作対象文書との間で参照切り替え操作が行われた文
    書について、参照切り替え回数に基づいて関連の強さを
    評価することを特徴とする請求項８記載の文書管理装
    置。
11. 【請求項１１】 前記特定項目の情報として文書の内容
    をそれ以外の文書へ複写する操作に関する情報が含ま
    れ、前記第３手段は操作対象文書との間で複写操作が行
    われた文書について、複写された情報量に基づいて関連
    の強さを評価することを特徴とする請求項８記載の文書
    管理装置。
12. 【請求項１２】 前記文書保存手段に保存されている各
    文書は、それとの間で参照切り替え操作又は複写操作が
    行われた文書を指示する関連文書指示リストを持ち、前
    記第３手段は操作対象文書の関連文書指示リストの内容
    を他の文書との関連の強さの評価に利用することを特徴
    とする請求項８記載の文書管理装置。
13. 【請求項１３】 前記第３手段は抽出した関連文書のリ
    ストを前記文書操作装置へ転送することを特徴とする請
    求項１記載の文書管理装置。
14. 【請求項１４】 前記第３手段により抽出された関連文
    書のリストを保存するための第４手段を有し、 前記第３手段は、関連文書リストを操作対象文書の操作
    者に対応付けて前記第４手段に保存し、 前記第３手段は、前記文書操作装置より前記文書保存手
    段に保存されていない新規文書が操作される時に、その
    操作者に対応付けられて前記第４手段に保存されている
    関連文書リストを前記文書操作装置へ転送することを特
    徴とする請求項１記載の文書管理装置。
15. 【請求項１５】 前記文書操作装置より前記関連文書リ
    ストに含まれる文書の出力要求を受けた時に、その文書
    のデータを前記文書操作装置へ転送する手段を有するこ
    とを特徴とする請求項１３又は１４記載の文書管理装
    置。
16. 【請求項１６】 前記文書保存手段とネットワークを介
    して接続されることを特徴とする請求項１乃至１５のい
    ずれか１項記載の文書管理装置。
17. 【請求項１７】 前記文書操作装置とネットワークを介
    して接続されることを特徴とする請求項１乃至１５のい
    ずれか１項記載の文書管理装置。
18. 【請求項１８】 文書保存手段に保存されている文書群
    中の文書に関する操作に応じて、その文書に関する操作
    履歴情報を生成して保存しておき、 前記文書群中の文書が操作対象となったときに、この操
    作対象文書に関する前記操作履歴情報と、それ以外の文
    書に関する前記操作履歴情報とを照合することにより、
    前記操作対象文書の関連文書を前記文書群より抽出する
    ことを特徴とする関連文書抽出方法。
19. 【請求項１９】 関連文書を抽出するための前記操作履
    歴情報の照合は、前記操作履歴情報中の少なくとも１つ
    の特定の項目の情報のみに関して行われることを特徴と
    する請求項１８記載の関連文書抽出方法。
20. 【請求項２０】 前記特定項目は前記操作対象文書の操
    作者により指定されることを特徴とする請求項１９記載
    の関連文書抽出方法。
21. 【請求項２１】 前記特定項目の情報として文書の操作
    時刻に関する情報が含まれることを特徴とする請求項１
    ９記載の関連文書抽出方法。
22. 【請求項２２】 前記特定項目の情報として文書の操作
    者に関する情報が含まれことを特徴とする請求項１９記
    載の関連文書抽出方法。
23. 【請求項２３】 前記特定項目の情報として文書の操作
    内容に関する情報が含まれることを特徴とする請求項１
    ９記載の関連文書抽出方法。
24. 【請求項２４】 操作履歴情報中の特定項目の照合によ
    り操作対象文書とそれ以外の文書間の関連の強さを評価
    し、評価した関連の強さに基づいて前記操作対象文書の
    関連文書を前記文書群より抽出することを特徴とする請
    求項１９又は２０記載の関連文書抽出方法。
25. 【請求項２５】 前記特定項目の情報として文書を操作
    した時間帯の情報が含まれ、操作対象文書と操作した時
    間帯が一致する文書について、一致する時間の長さに基
    づいて関連の強さを評価することを特徴とする請求項２
    ４記載の関連文書抽出方法。
26. 【請求項２６】 前記特定項目の情報として文書間での
    参照切り替え操作に関する情報が含まれ、操作対象文書
    との間で参照切り替え操作が行われた文書について、参
    照切り替え回数に基づいて関連の強さを評価することを
    特徴とする請求項２４記載の関連文書抽出方法。
27. 【請求項２７】 前記特定項目の情報として文書の内容
    をそれ以外の文書へ複写する操作に関する情報が含ま
    れ、操作対象文書との間で複写操作が行われた文書につ
    いて、複写された情報量に基づいて関連の強さを評価す
    ることを特徴とする請求項２４記載の関連文書抽出方
    法。
28. 【請求項２８】 前記文書保存手段に保存されている各
    文書は、それとの間で参照切り替え操作又は複写操作が
    行われた文書を指示する関連文書指示リストを持ち、操
    作対象文書の関連文書指示リストの内容を他の文書との
    関連の強さの評価に利用することを特徴とする請求項２
    ４記載の関連文書抽出方法。
29. 【請求項２９】 請求項１８乃至２８のいずれか１項記
    載の関連文書抽出方法により操作対象文書の関連文書を
    抽出し、抽出された関連文書のリストを前記操作対象文
    書の操作者に提示することを特徴とする文書操作支援方
    法。
30. 【請求項３０】 請求項１８乃至２８のいずれか１項記
    載の関連文書抽出方法により操作対象文書の関連文書を
    抽出し、抽出された関連文書のリストを前記操作対象文
    書の操作者に対応付けて保存しておき、 前記文書保存手段に保存されていない新規文書の操作時
    に、その操作者に対応付けて保存されている関連文書の
    リストを当該操作者に提示することを特徴とする文書操
    作支援方法。
31. 【請求項３１】 前記操作対象文書の操作者が、提示さ
    れた前記関連文書のリストから関連文書を選択した時
    に、その選択された関連文書のデータを前記操作者に提
    示することを特徴とする請求項２９又は３０記載の文書
    操作支援方法。
32. 【請求項３２】 請求項１８乃至３１のいずれか１項記
    載の方法をコンピュータで実行するためのプログラム。
33. 【請求項３３】 コンピュータが読み取り可能な記録媒
    体であって、請求項１８乃至３１のいずれか１項記載の
    方法をコンピュータで実行するためのプログラムが記録
    されたことを特徴とする記録媒体。