JP4186452B2 - 文書管理装置 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書データを管理して閲覧に供する文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ネットワーク技術が発展し、さまざまな組織でコンピュータネットワークの利用が進みつつある。例えば、文書を多く発行する行政機関などでも、当該文書を機関内の各部門で共有するために、文書管理装置を導入し、文書データの共有を図っている。
【０００３】
一方、かかる文書管理装置の多くは、蓄積管理する文書データから、利用者が所望する文書データを迅速に特定することができるように、検索機能を備えている。そして、当該検索機能に供する等の目的で、文書データに対して属性情報を関連づける場合がある。この属性情報としては、文書の名称や作成日時、修正日時など、どの文書データにも共通して付加されるべき基本属性情報のほか、各部門で文書データの検索を容易にするために独自に付加する追加属性情報の属性項目（追加属性項目）がある。
【０００４】
また、文書管理装置の多くは、各文書データを階層的構造を有するディレクトリのいずれかに分類して登録する場合があり、当該ディレクトリに対して属性情報を関連づけて管理することができるようになっている。ところが、１つの文書データを複数のディレクトリに「分類」したいという要求がある。例えば、一般の企業においても、「財務情報」を「営業用文書」と「投資家向け情報」との両方に分類し、かつ当該文書データを修正したときには、双方の文書データが一斉に修正結果を反映したものになって欲しいという要求がある。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の文書管理装置は、１つの文書データを複数のディレクトリに分類することはできなかった。また、いわゆるショートカット機能などを用いて、複数のディレクトリに分類したかのように扱わせる技術もあるが、ショートカットファイルは文書データそのものではないため、当該ファイルに属性を設定しても、文書データについての属性設定にはならない。
【０００６】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、文書データの分類に関する操作性を向上し、複数のディレクトリに分類された際の文書データへの属性項目の設定を可能として、利便性を向上できる文書管理装置を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、複数の文書データを記憶する手段であって、１つの文書データを複数の分類項目に関連づけて記憶する文書データ記憶手段と、利用者により設定されたアクセス権に関する情報を含む追加属性項目が少なくとも１つ設定された追加属性項目情報に、当該追加属性項目情報を識別するタイプ識別子を付加して記憶する追加属性項目情報記憶手段と、前記文書データ記憶手段に記憶された１つの文書データに対して、当該１つの文書データに関連づけされた複数の分類項目それぞれに設定されているタイプ識別子に対応する追加属性項目情報を、前記追加属性項目情報記憶手段を参照することにより特定し、その特定した複数の追加属性項目の組合せにより当該１つの文書データの追加属性項目を設定する設定手段と、を有することを特徴とする。
【０００８】
また、前記設定手段は、前記特定した複数の追加属性項目で論理演算することによって当該１つの文書データの追加属性項目を設定することを特徴とする。
また、前記設定手段は、前記特定した複数の追加属性項目と、当該１つの文書データにすでに設定されている追加属性項目との組合せにより当該１つの文書データの追加属性項目を設定することを特徴とする。
【０００９】
また、外部装置から送られてきた、文書データにアクセスしようとする利用者の認証情報を受け付ける受付手段と、利用者がアクセスしようとする文書データに設定された追加属性項目に含まれるアクセス権に関する情報と当該利用者の認証情報を照合することによって、当該利用者による当該文書データへのアクセスの可否を判断する判断手段と、をさらに有することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の別の態様によると、文書管理プログラムであって、コンピュータを、複数の文書データを記憶する手段であって、１つの文書データを複数の分類項目に関連づけて記憶する文書データ記憶手段、利用者により設定されたアクセス権に関する情報を含む追加属性項目が少なくとも１つ設定された追加属性項目情報に、当該追加属性項目情報を識別するタイプ識別子を付加して記憶する追加属性項目情報記憶手段、前記文書データ記憶手段に記憶された１つの文書データに対して、当該１つの文書データに関連づけされた複数の分類項目それぞれに設定されているタイプ識別子に対応する追加属性項目情報を、前記追加属性項目情報記憶手段を参照することにより特定し、その特定した複数の追加属性項目の組合せにより当該１つの文書データの追加属性項目を設定する設定手段、として機能させることを特徴とする。
また、前記設定手段は、前記特定した複数の追加属性項目で論理演算することによって当該１つの文書データの追加属性項目を設定することを特徴とする。
【００１１】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る文書管理装置１は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、ハードディスク１３と、ストレージ１４と、通信部１５とを含んでなるサーバコンピュータを用いて実装される。この文書管理装置１は、ネットワークを介して複数のクライアントコンピュータ２に接続されている。
【００１２】
制御部１１は、ハードディスク１３に格納されたプログラムに従って種々の処理を実行している。この制御部１１は、具体的に、Ｗｅｂサーバとしての処理と、文書管理のための処理とを基本的に行っている。これらの制御部１１の処理の内容については、後に詳しく述べる。記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとして動作している。ハードディスク１３は、制御部１１により実行されるプログラムなどを格納している。
【００１３】
ストレージ１４は、クライアントコンピュータ２によって共同利用される文書データと、文書データに関連する付帯情報と、ディレクトリ構造に関係する情報とを格納している。また、このストレージ１４は、利用者に関する情報として利用者と、その利用者が属するグループと、パスワードとを関連づけたテーブル（認証テーブル）を格納している。このストレージ１４が、文書データを分類管理（記憶・維持等）する手段に相当する。
【００１４】
ここで文書データについての付帯情報とは具体的には、図２に示すように各文書データごとに、その格納場所を示す情報（ＵＲＬ；Uniform Resource Locatorsなど）と、文書データの分類に関する情報（Ｃ）と、文書データの最終更新日時などの基本属性情報（Ｂ）と、利用者によって設定される追加属性情報（Ａ）と、文書データについてのアクセス権に関する情報（Ｓ）とを関連づけたものである。ここで、文書データの分類に関する情報（Ｃ）は、実際には、後に説明するディレクトリ構造の中で、どのディレクトリに属するかを示す情報であり、本実施の形態において特徴的なことに、複数の分類に関する情報を含んでもよい。このように複数の分類に関する情報を含むことで、あたかも複数のディレクトリのそれぞれに格納されているかのように表示されることとなる。
【００１５】
さらに、追加属性情報（Ａ）は一般に複数の追加属性項目からなり、それぞれの追加属性項目について、当該追加属性項目の名称（ｔ）と、その値（ｖ）と、設定した利用者に関係する情報（利用者または利用者の属するグループについての情報；ｕ）と、アクセス権に関する情報（ｓ）とを含む。アクセス権に関する情報は、例えば設定した利用者（オーナー）と、当該オーナーの属するグループの利用者と、これら以外の利用者（他グループの利用者）とについて、それぞれ読み出し権や書き込み権に関する情報を関連づけたものである。また、このアクセス権に関する情報は、各グループや各利用者ごとに、それぞれの読み出し権や書き込み権に関する情報を関連づけたものとしても構わない。
【００１６】
この付帯情報は、例えば一般的なデータベースソフトウエアを利用して管理することができ、広く知られている、ＳＱＬ（Structured Query Language）などを利用して操作することができる。
【００１７】
また、このストレージ１４が格納するディレクトリ構造に関する情報は、ディレクトリの階層構造に関する情報である。この情報の保持の方法については、一般的なオペレーティングシステムにおけるファイルシステムで用いられている方法や、データベースにて階層関係を示す方法など、広く知られたものを用いる。ストレージ１４はまた、各ディレクトリについて、各ディレクトリの直下にある文書データやディレクトリに対して付されるべき追加属性項目を指定する情報を含む。
【００１８】
具体的にディレクトリに対する属性の設定方法の一例について説明する。ストレージ１４には、追加属性項目の組み合わせの設定がタイプ設定テーブルとして事前に登録されている（図３）。また、各組み合わせの設定には、タイプ識別子（Ｔ）が付されている。各ディレクトリには、このタイプ識別子のいずれかが関係付けられており、このタイプ識別子によって識別される追加属性項目の組み合わせが当該ディレクトリの直下にある文書データやディレクトリの追加属性項目として設定される。これらタイプ設定テーブル及びディレクトリの情報の変更や設定保存は、制御部１１の処理により行われる。また、この追加属性項目の設定は事前に定められた全ての追加属性項目からなるセットのうち、どの追加属性項目をアクセス（参照、設定）可能とするかなどのアクセス権の設定として行われてもよい。つまり、この場合はディレクトリに対する追加属性項目の設定はアクセス権の設定として行われる。
【００１９】
ここで追加属性項目の設定の一例として、図３に示すように、タイプ識別子「Ａ」に対し、追加属性項目「Ｐ１」と「Ｐ２」との組み合わせが設定され、タイプ識別子「Ｂ」に対し、追加属性項目「Ｐ１」と「Ｐ３」との組み合わせが設定され、タイプ識別子「Ｃ」に対し、追加属性項目「Ｐ４」のみという組み合わせが設定されているとして、図４に示すようなディレクトリの階層構造を用いて説明すると、次のようになる。
【００２０】
図４では、ディレクトリＤ１の直下にディレクトリＤ２及びＤ３が格納され、ディレクトリＤ２の直下に文書データＴ１が、ディレクトリＤ３の直下に文書データＴ２が格納されている状態が示されている。また、ディレクトリＤ４の直下には、ディレクトリＤ５及びＤ６が格納され、ディレクトリＤ５の直下に文書データＴ３が格納され、ディレクトリＤ６の直下には文書データＴ１（ディレクトリＤ２の直下に格納されているものと同じもの）が格納されているとする。
【００２１】
ここで、ディレクトリＤ１に対してタイプ識別子「Ａ」を関係づけて設定すると、その直下にあるディレクトリＤ２及びＤ３の追加属性項目として、Ｐ１及びＰ２の組み合わせが設定される。また、ディレクトリＤ３及びＤ５に対してそれぞれタイプ識別子「Ｂ」を関係づけて設定すれば、その直下にある文書データＴ２やＴ３について、追加属性項目Ｐ１とＰ３とが設定される。
【００２２】
さらに、ディレクトリＤ２に対してタイプ識別子「Ａ」を関係づけて設定し、ディレクトリＤ６に対してタイプ識別子「Ｃ」を関係づけて設定すると、両方の直下にある文書データＴ１には、タイプ識別子「Ａ」から設定される追加属性項目Ｐ１及びＰ２と、タイプ識別子「Ｃ」によって設定される追加属性項目Ｐ４との論理演算結果が追加属性項目として設定される。すなわち、ある態様では、これらＰ１，Ｐ２と、Ｐ４との論理和として、Ｐ１，Ｐ２，Ｐ４が文書データＴ１の追加属性項目として設定される。また別の態様では、例えばタイプ識別子「Ａ」と「Ｂ」とがそれぞれ設定された２つのディレクトリの両方の直下に置かれた一の文書データＴｘについて、各タイプ識別子により設定される追加属性項目Ｐ１及びＰ２と、Ｐ１及びＰ３との論理積であるＰ１のみが追加属性項目として設定されてもよい。
【００２３】
また、文書データ自体に追加属性項目が設定されている場合、ディレクトリに関連づけられたタイプ識別子により設定される追加属性項目と、当該文書データ自体に設定されている追加属性項目との双方が当該文書データに対して設定される。
【００２４】
ここで、制御部１１の具体的な処理の内容について説明する。制御部１１は、Ｗｅｂサーバとしての処理を実行しており、ネットワークを介してクライアントコンピュータ２側からのアクセスに応答してＷｅｂページを配信するとともに、ハードディスク１３に格納されている各種のＣＧＩ（Common Gateway Interface）プログラムなど、制御部１１側（サーバ側）で実行される各種プログラムや、Ｊａｖａ（登録商標）アプレットのように、クライアントコンピュータ２側に配信して実行させるプログラムによって、文書データの管理に関する各種の処理を実行する。ここでは、制御部１１側で、例えばＰｙｔｈｏｎやＰＨＰといった言語で記述したプログラムにより各処理が実装されているものとして説明する。
【００２５】
［認証処理］
制御部１１は、クライアントコンピュータ２からホームページへのアクセスを受けると、ログインを促すＷｅｂページを配信し、利用者名とパスワードとの入力を促す。そして利用者名とパスワードとがフォームを利用して受信されると、ストレージ１４に格納されている認証テーブルを参照し、受信した利用者名に関連づけられたパスワードを取得し、受信したパスワードと当該取得したパスワードとが一致しているか否かを判断する。そして、一致していれば、認証が成功したものとする。ここで、認証が成功した後は、例えば当該セッションで有効となるクッキー（Cookie）等をクライアントコンピュータ２側に送信して蓄積させ、後に説明する処理の実行前に当該クッキーが蓄積されているかどうかにより、認証が完了しているか否かを判断するようにしてもよい。
【００２６】
以下、文書データに関する処理について説明するが、以下に説明する処理は、事前に認証がされた利用者に対してのみ実行されるものとし、利用者の認証情報はクッキーなどを利用してクライアントコンピュータ２側から取得できるものとする。また、付帯情報はＳＱＬにてアクセス可能なデータベースソフトウエア（Oracle（登録商標）など）を利用して管理されるものとする。
【００２７】
［文書登録処理］
ここで文書データの登録処理について説明する。クライアントコンピュータ２からネットワークを介して通信部１５にて受信された文書登録要求に応じて、制御部１１は、文書の登録処理を開始し、文書データの指定や当該文書データに対するアクセス権に関する情報を設定するためのＷｅｂページ（図５）を配信し、このＷｅｂページを利用して指定された文書データを取得してストレージ１４に格納する。また制御部１１は、当該文書データの格納場所を示す情報と、文書データの分類に関する情報（既定の分類が事前に設定されているものとする）と、文書データの最終更新日時などの基本属性情報と、文書データについてのアクセス権に関する情報（図５のＷｅｂページを介して入力されたもの）とを含んだ付帯情報を生成し、データベースソフトウエアの処理として、この付帯情報を当該文書データに関連づけてストレージ１４に格納する。また、制御部１１は、分類に関する情報を参照し、当該分類に相当するディレクトリについて設定されたタイプ識別子を取得し、このタイプ識別子に対してタイプ設定テーブルに示された追加属性項目を付帯情報に関連づけて登録する。
【００２８】
［属性作成処理］
次に、利用者により追加属性項目が追加される場合の処理について説明する。制御部１１は、クライアントコンピュータ２からネットワークを介して通信部１５にて受信された属性作成要求に応じて、追加属性を作成するためのＷｅｂページをクライアントコンピュータ２へ配信する。そして、制御部１１は、追加属性を設定する対象である文書データの指定とともに、当該文書データに設定する追加属性項目の名称と、各項目についての追加属性情報の既定値（初期値）と、アクセス権に関する情報との指定を受け付ける。制御部１１は、当該指示を行った利用者の認証情報（利用者名やグループ名）を取得し、データベースソフトウエアの処理として、当該対象となった文書データの付帯情報に当該指示された追加属性項目及び、設定者に関する情報として当該取得した認証情報を追加する。
【００２９】
また、利用者は、ディレクトリに対して追加属性項目を追加することができる。例えば、すでに説明したように、タイプ設定テーブルを介して各ディレクトリに対する追加属性項目を設定する場合、制御部１１は、追加属性を作成するためのＷｅｂページを利用して、追加属性を設定する対象であるタイプ識別子の指定とともに、当該タイプ識別子に設定する少なくとも１つの追加属性項目の名称と、各項目についての追加属性情報の既定値（初期値）と、設定しようとする各追加属性項目についてのアクセス権に関する情報との指定をクライアントコンピュータ２から受け付け、また当該指示を行った利用者の認証情報（利用者名やグループ名）を取得して、これら受け付けた情報及び取得した認証情報に基づき、当該タイプ識別子に関連づけて、データベースソフトウエアの処理として、タイプ設定テーブルに含めて登録する。
【００３０】
［文書提供処理］
こうして、登録された文書データや付帯情報は、文書データを閲覧のために提供する際の処理に供される。具体的にクライアントコンピュータ２側の利用者から文書データの提供の要求を受けた制御部１１は、ディレクトリに関連する情報に従って、当該利用者に対して事前に設定されたディレクトリ（いわゆるホームディレクトリ）に含まれているディレクトリ及び文書データの一覧を図６に示すような態様のＷｅｂページとして提供する。この際、当該ディレクトリに含まれる文書データは、各文書データに関連づけられた付帯情報のうち、分類に関する情報を参照し、当該分類に関する情報に現在のディレクトリが含まれているか否かによって一覧に含めるか否かが判断される。
【００３１】
図６では、現在のディレクトリに関する情報（Ｄ）と、一覧（Ｌ）とが含まれ、一覧には、各エントリがディレクトリであるか文書データであるかを識別するためのアイコン（Ｉ）と、ディレクトリや文書データに付された名称（Ｔ）と、当該文書データやディレクトリを作成した利用者の名称（Ｎ；ここでは利用者のメールアドレスが関連づけられてもよい）と、登録・作成した日時に関する情報（Ｍ）と、基本属性情報及び追加属性情報を参照するためのリンク（属性参照リンク：Ｐ）とが関連づけられている。
【００３２】
ここで、ディレクトリの名称には、当該ディレクトリに関連づけられた文書データや他のディレクトリの一覧を表示する処理のためのリンクが関連づけられ、利用者が当該リンクをクリックすることで、あたかもディレクトリ間を移動したかのような処理が行われる。
【００３３】
また、文書データの名称には、当該文書データへのＵＲＬが関連づけられ、これがクリックされると、当該文書データそのものが提供されるようになっている。
【００３４】
［属性参照処理］
さらに、属性参照リンクがクリックされると、制御部１１は、当該クリックを行った利用者の認証情報を取得する。そして、制御部１１は、クリックされた属性参照リンクに関連づけられた文書データの基本属性情報と、当該認証された利用者が読み出し権を有する追加属性情報とをデータベースソフトウエアの処理として付帯情報の中から抽出し、これら抽出された基本属性情報と追加属性情報の少なくとも一部とを表示するＷｅｂページを生成して、利用者のクライアントコンピュータ２に配信する。
【００３５】
この処理により、文書データそのものに対するアクセス権とは別のアクセス権設定によって、追加属性の表示／非表示が制御される。具体的に、グループＡに属する利用者ａ１が登録した文書データについて文書データそのものには他のグループの利用者にも読み出し権が設定されているとするとき、他のグループＢに属する利用者ｂ１は当該文書データそのものを閲覧することはできる。しかし例えば追加属性Ｐ１がこの文書データに設定され、グループＡの利用者に対しては当該追加属性Ｐ１についての読み出し権が設定されているが、他のグループの利用者に対しては、追加属性Ｐ１についての読み出し権が設定されていない場合、上記の利用者ｂ１は、この追加属性Ｐ１を参照できない。同様に、この文書データに対し、利用者ｂ１が追加属性Ｐ２を設定し、グループＢの利用者にのみ読み出し権を設定すると、グループＡに属する利用者ａ１は、この追加属性Ｐ２を参照することはできないことになる。
【００３６】
さらに、利用者によっては、グループＡとグループＢとの双方に属するとして設定される場合がある。この場合には、当該利用者には、グループＡの利用者に対して読み出し可能と設定されている追加属性項目と、グループＢの利用者に対して読み出し可能と設定されている追加属性項目との双方が参照可能となる。すなわち、利用者が複数のグループに属する場合、当該属している複数のグループのそれぞれに対して設定されたアクセス権の論理和が当該利用者に対するアクセス権となる。
【００３７】
なお、ディレクトリや文書データに利用者を特定した（グループ単位でない）アクセス権が設定されているときには、グループに対して設定されたアクセス権にかかわらず、当該利用者に対して個別に設定されたアクセス権に基づき、参照可能であるか否かが決定されるようにしてもよいし、グループと個別に設定されたアクセス権との論理和（いずれか一方でアクセス可能と設定されていればアクセスできるとする）に基づき参照可能か否かが決定されるようにしてもよい。また、ここではアクセス権として読み出し権について説明したが、アクセス権としては別に編集権（追加属性項目の属性値を変更の可否）や表示権（属性項目の名称を表示するか否かの権利）等があり、これらについても同様に処理される。具体的にある利用者に対して、表示権が設定され、読み出し権が設定されない場合、その利用者には、属性項目名は表示されるが、その内容である属性値は参照できないこととなる。
【００３８】
［文書検索処理］
また、制御部１１は、指示によりストレージ１４に蓄積された文書データを検索する処理を実行する。制御部１１は、クライアントコンピュータ２から検索の要求を受けると、図７に示すようなＷｅｂページ（検索条件設定ページ）をクライアントコンピュータ２へ配信する。このＷｅｂページには、検索対象となる文書データの種類（Ｔ；テキストデータや特定のアプリケーションにより作成されたデータであることを示す情報等）と、検索結果の表示に関する条件（Ｖ）と、文書データの作成日時や更新日時を条件とする指定（Ｃｄ）と、検索範囲のディレクトリ指定（Ｃｒ）と、その他の条件（Ｃｏ；例えば属性情報に関係する情報）とを入力する欄が表示され、利用者は、これらの欄に所定の情報を入力して、「検索」ボタン（Ｓ）をクリックして、各欄に入力した情報（条件情報）を送信する。制御部１１は、この各欄に入力された条件情報を受信して、当該条件に合致する文書データをストレージ１４から検索することになる。ここで、その他の条件を入力する欄には、検索条件の対象となる項目を選択するためのプルダウンメニューと、検索条件である値を入力するテキストボックスとが表示される。つまり、利用者は、このプルダウンメニューから検索条件の対象となる項目（例えば「追加属性Ｐ１」）を選択し、対応するテキストボックスに条件を入力することになる。
【００３９】
本実施の形態において特徴的なことは、この検索条件設定ページにおいても、基本属性項目のほか、当該検索条件設定ページの提供対象となった利用者がアクセス可能であるとしてアクセス権（読み出し権）が設定された追加属性項目のみが検索対象となることである。例えば上記の利用者ａ１，ｂ１の例を用いれば、利用者ａ１が検索を行うときには、追加属性Ｐ１に関する条件は設定可能となってプルダウンメニューに含まれるが、追加属性Ｐ２に関する条件はプルダウンメニューに含められず、設定できない状態となる。
【００４０】
［処理対象ディレクトリの指定］
制御部１１は、ディレクトリごとに、当該ディレクトリ内に含まれる文書データを対象にした所定の処理を実行するか否かの設定を受け付けて、ディレクトリの基本属性情報として当該処理の対象となるか否かの指定を含めることも好ましい。具体的に「所定の処理」としては、事前に設定された期間が到来したときに、バックアップの処理を行うなどの処理や、当該ディレクトリ内の文書データに対して変更（追加や削除）があった場合に事前に定められたあて先に電子メールにて当該変更を通知する処理、さらには、当該ディレクトリに含まれた文書データの一覧（目次）を作成する処理などがある。制御部１１は、所定のタイミングで、各ディレクトリの基本属性情報を参照し、上記処理の対象となる旨の指定がある場合には、当該ディレクトリ内の文書データについて、対応する処理を実行する。
【００４１】
また、複数の処理のいずれかを実行する場合には、どの処理の対象となるディレクトリであるかを、例えばディレクトリ表示の色を変更するなどの方法により、識別可能に表示することも好ましい。
【００４２】
これにより、行政機関などで行われる簿冊管理（互いに関連する一連の文書データを管理する単位）の処理の対象とするか否かをディレクトリに対する基本属性情報を設定するという簡便な操作で行うことができる。
【００４３】
［書庫化］
また、制御部１１は、指示に応じて文書データを「書庫化」する処理を実行するのも好ましい。これにより複数の文書データが一つのファイルとして参照されるようになる。すなわち、個々の文書データに直接アクセスして、それぞれの文書データの内容を直接閲覧することはできなくなるが（一度書庫化したファイルから文書データを取り出す操作が必要となる）、検索処理の際には個々の文書データの名称が検索結果として提供されるようにしておく。この処理は、例えば書庫化されたデータフォーマットの内容を一時的に（例えば記憶部１２内で）元の文書データに展開して検索を実行し、検索完了後、当該展開したデータを削除することで実現できる。
【００４４】
［動作］
以上で、本実施の形態に係る文書管理装置の各部の動作を説明したので、次に、本実施の形態に係る文書管理装置の動作について説明する。なお、以下では、文書管理装置を行政組織内のＡ課とＢ課とで共用する場合を例として説明する。また、Ａ課には、利用者ａ０を課長として、以下一般の利用者ａ１，ａ２，…がおり、Ｂ課には、一般の利用者ｂ１，ｂ２…がおり、Ａ課とＢ課との双方に所属する利用者ｃ１がいるものとする。
【００４５】
この例の場合、認証テーブルには、利用者ａ０，ａ１，ａ２，…がグループＡに属し、利用者ｂ１，ｂ２，…がグループＢに属し、利用者ｃ１はグループＡおよびＢの双方に属するものとして設定される。
【００４６】
ここでＡ課とＢ課とで共用される文書データは、一般文書と行政文書とのいずれかに分類され、行政文書は、Ｔ１，Ｔ２，…，Ｔｎの種別に分類されるものとすると、ディレクトリ構造のトップ（ルートディレクトリ）に「一般文書」と「行政文書」との２つのディレクトリが設定され、行政文書のディレクトリ以下には、Ｔ１〜Ｔｎのディレクトリが設定された状態となる。この状態において、一般文書の検索などの際に、当該行政組織として必要となる追加属性項目を一般文書ディレクトリに設定しておく。このようにすると、一般文書ディレクトリに蓄積される文書データのそれぞれに当該一般文書ディレクトリについて設定された追加属性項目が設定され、検索などの用に供される。
【００４７】
また、行政文書ディレクトリ内の、各Ｔ１〜Ｔｎのディレクトリのそれぞれには、各ディレクトリ内に格納される文書データの検索などで必要となる追加属性項目を設定しておく。例えばディレクトリＴ１には追加属性項目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ３が設定され、ディレクトリＴ２には、追加属性項目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ４とが設定されるとする。また、追加属性項目Ｐ１はグループＡ，Ｂの双方での検索に必要な項目であるのに対し、Ｐ２はグループＡで主に必要とされ、Ｐ３，Ｐ４はグループＢで主に必要とされるとすると、追加属性項目Ｐ１は、グループＡ，Ｂの双方の利用者に対して読み出し可能と設定され、Ｐ２はグループＡの利用者に対して読み出し可能と設定され、Ｐ３およびＰ４はグループＢの利用者に対して読み出し可能として、そのアクセス権を設定すればよい。
【００４８】
このようにしておくと、行政文書の文書データＤがＴ１に分類されたときには、当該文書データＤの追加属性項目としてＰ１，Ｐ２，Ｐ３が設定され、グループＡの利用者がその文書データＤの属性情報を参照すると、追加属性項目ではＰ１とＰ２とが表示され、Ｐ３は表示されない。これにより、グループＡの利用者にとって必要でない属性情報が隠されて、追加属性項目の視認性が高まり、利便性を向上できる。
【００４９】
さらに、この文書データＤがＴ２にも分類され、Ｔ１とＴ２との双方の分類に属する文書データＤであるとされると、利用者は、行政文書ディレクトリからディレクトリＴ１の内容を参照することによっても、また、ディレクトリＴ２の内容を参照することによっても、当該文書データＤにアクセスできるようになる。つまり、ディレクトリＴ１，Ｔ２のどちらの内容にも、当該文書データＤが含まれているようになる。
【００５０】
この場合、当該文書データＤには、ディレクトリＴ１に設定された追加属性項目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ３のセットと、ディレクトリＴ２に設定された追加属性項目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ４のセットとの論理和である、Ｐ１，Ｐ２，Ｐ３，Ｐ４の追加属性項目が設定される。この場合にも、グループＡの利用者が当該文書データＤの属性情報を参照すると、アクセス権の設定に従い、Ｐ１，Ｐ２の追加属性情報が表示され、Ｐ３，Ｐ４は表示されない（すなわちディレクトリ等により設定された追加属性項目とアクセス権との「論理積」として選択される追加属性項目だけが表示される）。一方、グループＢの利用者が当該文書データＤの属性情報を参照すると、Ｐ１，Ｐ３，Ｐ４の追加属性情報が表示され、Ｐ２は表示されない。さらに、利用者ｃ１が当該文書データＤの属性情報を参照すると、この利用者ｃ１がグループＡ，Ｂの双方に属しているため、いずれかでアクセス可能となっているとの条件（アクセス権の論理和の条件）に従い、Ｐ１，Ｐ２，Ｐ３，Ｐ４の追加属性情報が表示されることとなる。
【００５１】
さらに、所定の文書データＤ１に決済に関係する追加属性項目を付したい場合、当該決済に関係する追加属性項目Ｐ５を当該文書データＤ１に設定する。これにより、例えば当該所定の文書データＤ１がディレクトリＴ１に格納されていたとすれば、ディレクトリに対して設定された追加属性項目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ３と、このＰ５とが当該文書データＤ１の追加属性項目として設定される。ここで、決済の権利を課長ａ０に対してのみ与える場合には、このＰ５の読み込み権をグループＡの全員に付与し、書き込み権をａ０に付与するよう設定すればよい。
【００５２】
ここでディレクトリＴ１に含まれる文書データについて所定期限でバックアップを作成することとなった場合には、当該ディレクトリＴ１に対する基本属性項目に所定期限でバックアップを作成する旨の属性（バックアップ属性）を付与する。この属性が付与されると、当該ディレクトリは、行政文書ディレクトリの一覧を参照したときに、例えば他のディレクトリが黄色のディレクトリのアイコンで表示されていれば、赤色のディレクトリのアイコンとするなど、一覧中で識別可能に表示される。
【００５３】
本実施の形態の文書管理装置１は、所定のタイミングで（例えば一定期間ごとに定期的に）ストレージ１４に設定された各ディレクトリの基本属性項目を参照し、上記バックアップ属性が設定されたディレクトリがあると、指示された所定期限が到来しているか否かを調べ、到来していれば、当該ディレクトリに含まれる文書データのバックアップを作成する。
【００５４】
また、バックアップ属性のみならず、他の処理としてディレクトリ内の文書データに変更があったときに、グループＡの課長ａ０に対して電子メールを送信する旨の属性（変更通知属性）を付与したときにも同様に定期的にディレクトリ内の文書データが検査され、更新日時などの情報から変更があったと検出された場合には、当該文書データを特定する情報（名称の情報など）とともに変更通知がグループＡの課長ａ０に対して送信される。このように別の処理が行われるときには、例えば当該ディレクトリについては青色のディレクトリのアイコンとするなど、処理ごとに異なる態様で、それぞれ一覧中で識別可能に表示されることが好ましい。
【００５５】
なお、ここまでの説明では、文書データとディレクトリとにそれぞれ追加属性項目を設定し、さらにそれらに対するアクセス権を設定できるとしていたが、いずれか一方に対して設定できるようにしても構わない。例えばある態様では、文書データには追加属性項目を設定せず、ディレクトリについて設定した追加属性項目が、そのディレクトリに含まれる文書データに設定されることとなっているだけでもよい。
【００５６】
【発明の効果】
本発明によれば、文書データを、少なくとも１つの分類項目に関連づけて分類管理し、各分類項目について、少なくとも１つの属性項目のアクセス権を設定しておき、複数の分類項目に関連づけられた文書データについて、当該複数の分類項目のそれぞれに関連づけられた属性項目のアクセス権のセットに基づき、当該文書データの属性項目のアクセス権を設定する文書管理装置としているので、文書データの分類に関する操作性を向上し、複数のディレクトリに分類された際の文書データへの属性項目の設定を可能として、利便性を向上できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の実施の形態に係る文書管理装置の構成および、その接続状態の一例を示す構成ブロック図である。
【図２】 文書データに付帯する情報の一例を表す説明図である。
【図３】 ディレクトリに対する追加属性項目の設定テーブルの一例を表す説明図である。
【図４】 ディレクトリの構造および追加属性の関係を示す説明図である。
【図５】 本発明の実施の形態に係る文書管理装置が提供するＷｅｂページの一例を表す説明図である。
【図６】 本発明の実施の形態に係る文書管理装置が提供するＷｅｂページの一例を表す説明図である。
【図７】 本発明の実施の形態に係る文書管理装置が提供するＷｅｂページの一例を表す説明図である。
【符号の説明】
１ 文書管理装置、２ クライアントコンピュータ、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ ハードディスク、１４ ストレージ、１５ 通信部。

Claims (6)

1. 複数の文書データを記憶する手段であって、１つの文書データを複数の分類項目に関連づけて記憶する文書データ記憶手段と、
   利用者により設定されたアクセス権に関する情報を含む追加属性項目が少なくとも１つ設定された追加属性項目情報に、当該追加属性項目情報を識別するタイプ識別子を付加して記憶する追加属性項目情報記憶手段と、
   前記文書データ記憶手段に記憶された１つの文書データに対して、当該１つの文書データに関連づけされた複数の分類項目それぞれに設定されているタイプ識別子に対応する追加属性項目情報を、前記追加属性項目情報記憶手段を参照することにより特定し、その特定した複数の追加属性項目の組合せにより当該１つの文書データの追加属性項目を設定する設定手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 請求項１に記載の文書管理装置において、
   前記設定手段は、前記特定した複数の追加属性項目で論理演算することによって当該１つの文書データの追加属性項目を設定することを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項１に記載の文書管理装置において、
   前記設定手段は、前記特定した複数の追加属性項目と、当該１つの文書データにすでに設定されている追加属性項目との組合せにより当該１つの文書データの追加属性項目を設定することを特徴とする文書管理装置。
4. 請求項１に記載の文書管理装置において、
   外部装置から送られてきた、文書データにアクセスしようとする利用者の認証情報を受け付ける受付手段と、
   利用者がアクセスしようとする文書データに設定された追加属性項目に含まれるアクセス権に関する情報と当該利用者の認証情報を照合することによって、当該利用者による当該文書データへのアクセスの可否を判断する判断手段と、
   をさらに有することを特徴とする文書管理装置。
5. コンピュータを、
   複数の文書データを記憶する手段であって、１つの文書データを複数の分類項目に関連づけて記憶する文書データ記憶手段、
   利用者により設定されたアクセス権に関する情報を含む追加属性項目が少なくとも１つ設定された追加属性項目情報に、当該追加属性項目情報を識別するタイプ識別子を付加して記憶する追加属性項目情報記憶手段、
   前記文書データ記憶手段に記憶された１つの文書データに対して、当該１つの文書データに関連づけされた複数の分類項目それぞれに設定されているタイプ識別子に対応する追加属性項目情報を、前記追加属性項目情報記憶手段を参照することにより特定し、その特定した複数の追加属性項目の組合せにより当該１つの文書データの追加属性項目を設定する設定手段、
   として機能させるための文書管理プログラム。
6. 請求項５に記載の文書管理プログラムにおいて、
   前記設定手段は、前記特定した複数の追加属性項目で論理演算することによって当該１つの文書データの追加属性項目を設定することを特徴とする文書管理プログラム。

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