JPH02255975A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 この発明は、空きとなったファイルを自１１消去する機
能を備えた電子ファイリングシステムに関するものであ
る。

〔従来の技術〕

第３図は例えば特公昭６２−５９８１９号公報に示され
た従来の電子ファイリングシステムを示すブロック図で
ある。図において、１は多数のファイルを格納すること
が可能な、例えば磁気ディスク装置等の大容量の記憶装
置であり、２は利用者からのコマンドに基づいて、この
記憶装置１内に格納さオ］たファイルの検索、文書の追
加／削除等の処理を実行する処理装置である。また、３
および４はそれぞれこの処理装置２に接続されて、前記
利用者からのコマンドを処理装Ｗ２に入力するとともに
、処理装置２からの検索結果等を表示する。例えばキー
ボードを備えたグラフィックデイスプレィ装置等の端末
装置である。

また、第４図は前記記憶装置１に格納されたファイルの
構成を示すファイル構成図である。

図において、１１〜１４は記憶装置１内に格納されたフ
ァイルであり、２１〜２４は各ファイル１１〜１４の名
称やそれらに収められている文書の表題等が記録された
表題部、３１〜３５は各ファイル１１〜１４に収められ
る文書である。図示の例によれば、ファイル１１は表題
部２１と３つの文書３１〜３３によって、ファイル１２
は表題部２２と２つの文書３２゜３４によって、ファイ
ル１４は表題部２４と２つの文書３５．３６によってそ
れぞれ構成されており、ファイル１３は表題部２３のみ
で文書を持たない空きファイルとなっている。

次に動作について説明する。処理装置２は利用者からの
コマンドの端末装置３あるいは４より入力されると、記
憶装置１をアクセスして、入力されたコマンドに従って
ファイル１１〜１４の検索、文書３１〜３６の追加／削
除等の処理を実行する。ここで、端末装置３より特定の
文書、例えば文書３２のファイル１２内からの削除を指
示するコマンドが入力されると、処理装置２は記憶装置
１をアクセスして、当該ファイル１２の表題部２２に記
載されている文書３２の表題、およびその記憶番地等の
データを消去することによって実行される。次いで、フ
ァイル１２内の文書３４の消去を指示するコマンドが端
末装置３より入力されると、処理装置２は同様にしてそ
の表題部２２の該当データの消去を行う。その結果、記
憶装置１内のファイル１２は表題部２２のみの空きファ
イルとなる。

このようにしてできた空きファイル１２、および前から
の空きファイル１３は、１日の業務の終了時等、所定の
期間毎に利用者が端末装置３または４より会話形式で指
示することによって記憶装置１内より消去される。即ち
、処理装置２は端末装置３あるいは４から前述の指示を
受は取ると、記憶装置１内の各ファイル１１〜１４の表
題部２１〜２４を検索し、表題部２２．２３のみで文書
がない空きファイル１２．１３を検出して、当該ファイ
ル１２および１３、即ち、それらの表題部２２および２
３を記憶装置１内から消去する。

また、利用者が端末装置３あるいは４より、既に消去さ
れたりして記憶装置１内に存在しないファイルを指定し
て、そこに所定の文書を収めるように指示するコマンド
を入力した場合、そのコマンドを受は取った処理装置２
は、指定されたファイルを新たに記憶装置１内に登録す
る。即ち、新たに指定されたファイルの名称、当該ファ
イルに収められる文書の表題等を含む表題部を生成し、
この表題部とこのファイルに収める前記文書とをそれぞ
れ記憶装置１内の所定の領域に格納する。

〔発明が解決しようとする課題〕

従来の電子ファイリングシステムは以上のように構成さ
れているので、空きファイルの削除は利用者が所定の期
間毎に会話形式で実行する必要があり、利用者が削除を
失念すると、不要な空きファイルが記憶装置１内に増大
してゆき、記憶装置１の使用効率を低下させるという問
題点があった。

この発明は上記のような問題点を解消するためになされ
たもので、利用者による指示なしに、自動的に空きファ
イルの削除が実行される電子ファイリングシステムを得
ることを目的とする。

〔課題を解決するための手段〕

この発明に係る電子ファイリングシステムは、記憶装置
内の各ファイルに当該ファイルに収められている文書の
数を計数する接続カウンタを設けるとともに、処理装置
に、ファイル中の文書を追加／削除した時に、それに対
応して当該ファイルの接続カウンタの計数値を更新し、
この接続カウンタの計数値に基づいて当該ファイルが空
きファイルになったことを検出すると、そのファイルを
表題部および接続カウンタを含めて自動的に記憶装置内
より消去する機能を持たせたものである。

（作用） この発明における処理装置は、記憶装置に格納された各
ファイルの検索、文書の追加／削除などの処理を実行し
、前記ファイル中の前記文書を追加／削除する度に、当
該ファイル内に設けられた接続カウンタの計数値をそれ
に応じて更新してゆき、この接続カウンタの計数値に基
づいてそのファイルが空きファイルとなったことを検出
すると、当該ファイルをその表題部および接続カウンタ
を含めて記憶装置内より自動的に消去する。

〔実施例〕

以下、この発明の一実施例を図について説明する。第１
図において、１は記憶装置、３および４は端末装置であ
り、第３図に同一符号を付した従来のそれらと同一、あ
るいは相当部分であるため詳細な説明は省略する。５は
端末装置３もしくは４に入力された利用者からのコマン
ドに従って、記憶装置１に格納された各ファ、イルの検
索、文書の追加／削除などの処理を実行する機能以外に
、ファイル中の文書を追加／削除→−る都度、後述する
接続カウンタの計数値なそＪｌに応じて更新し・、この
接続カウンタの計数値に基づいてそのファイルが空きフ
ァイルとなったことを検出すると、そのファイルを記憶
装置１内より自動的に消去する機能を有する点で従来の
処理装置２とは異なる処理装置である。６はこの処理装
置５に接続されて、処理装置５の処理結果を出力する、
例えばプリンタ装置等の出力装置である。

また、第２図は前記記憶装置１に格納された、この発明
におけるファイルの構成を示すファイル構成図である。

図において、１１〜ｉ４はファイル、２１・・−２４は
表題部、３１−３６は文書であり、第４図は同−拍号を
付℃・た従来のそれらと同一、あるいは相当部分である
ため詳細な説明は省略する。４１−・４４は前述の接続
カウンタであり、前記各ファイル１１へ・１４の各々に
対応して設けられ、それが配置さｊまたファイルｔ　１
　”−ｉ　４に収められた文書３１・〜３６の数を計数
１ノている。図示の例によれば、ファイル１１は表題部
２１．３つの文書３１〜３３および接続カウンタ４１で
、ファイル１２は表題部２２．２つの文書３２．３４お
よび接続カウンタ４２で、ファイル１４は表題部２４．
２つの文書３５．３６および接続カウンタ４４でそれぞ
れ構成されており、ファイル１３は表題部２３および接
続カウンタ４３のみで文書を持たない空きファイルとな
っている。

従りて、接続カウンタ４１の計数値は“３゛接続カウン
タ４２および４４の計数値は２”となっており、接続カ
ウンタ４３の計数値は０″どなっている。

次に動作について説明する。利用者によフて特定の文書
、例えば文書３２のファイル１２内からの削除を指示す
るコマンドが端末装置３または４より入力されると、処
理装置５は記憶装置１をアクセスして、当該ファイル１
２の表題部２２に記載されている文書３２の表題、およ
びその記憶番地等のデー・夕を消去する。この時、処理
装置５は同時にファイル１２の接続カウンタ４２の計数
値を１”だけ減少さゼでその計数値が“０“となったか
否かを識別する。

この場合、接続カウンタ４２の計数値は“２”から”１
“に更新されて、“Ｏ“にはならないのでそのまま処理
を終了する。

その後、ファイル１２内の文書３４の消去を指示するコ
マンドが端末装置３あるいは４より入力されると、前述
の場合と同様に、処理装置５によってそのファイル１２
の表題部２２の該当データの消去が行われ、その結果、
記憶装置１内のファイル１２は表題部２２のみの空きフ
ァイルとなる。この時も、処理装置５は接続カウンタ４
２の計数値なパ１”だけ減少させてその計数値が゛Ｏパ
か否かの識別を行う。この場合、接続カウンタ４２の計
数値は“１”から０”に更新されるため、この計数値゛
′０”を検出した処理装置５は、ファイル１２が表題部
２２ど接続カウンタ４２のみの空想ファイルになりたも
のど判定し°Ｃ１当該ファイル１２、即ち、その表題部
２２および接続カウンタ４２な記憶装置１内から消去す
る。

このようにしてファイル１２が空きファイルとなった場
合、処理装置５はその空ぎファイル１２を消去する時に
、その表題部２２の内容を所定のフォーマットで出力装
置６に出力し、当該空きファイル１２の消去履歴をプリ
ントアウトして残す。これによって利用者は消去された
ファイル１２の履歴を確認することができるようになる
。

また、利用者が端末装置３あるいは４より、既に消去さ
れたりして記憶装置ｉ内に存在しないファイル１３を指
定して、そこにある文書を収めるためのコマンドを入力
した場合、そのコマンドを受は取りた処理装置５は、指
定されたファイル１３を新たに記憶装置１内に登録する
。即ち、新たに指定されたファイル１３の名称等を含む
表題部２３と、計数値が“φ”の接続カウンタ４３とを
生成し、この表題部２３と接続カウンタ４３だけで文書
を内包しないファイル１３を記憶装置１内の所定の領域
に生成する。その後、このファイル２３に所定の文書を
登録すれば、その都度その文書の表題等のデータが表題
部２３に記録されて、接続カウンタ４３の計数値がカウ
ントアツプされる。

〔発明の効果〕

以上のように、この発明によれば、ファイル中の文書を
追加／削除する都度、当該ファイルの接続カウンタの計
数値を更新し、この接続カウンタの計数値に基づいてそ
のファイルが空きファイルとなったことを検出すると、
当該ファイルを記憶装置内より自動的に消去するように
構成したので、記憶装置に格納されたファイルは、それ
が空きファイルになると利用者からの指示がなくとも即
座に自動消去されるため、利用者の失念などによって不
要な空きファイルが記憶装置内に増加するようなことは
なく、記憶装置の使用効率の低下を防止することができ
る電子ファイリングシステムが得られる効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例による電子ファイリングシ
ステムを示すブロック図、第２図はその記憶装置に格納
されたファイルの構成を示すファイル構成図、第３図は
従来の電子ファイリングシステムを示すブロック図、第
４図はその記憶装置に格納されたファイルの構成を示す
ファイル構成図である。 １は記憶装置、３，４は端末装置、５は処理装置、１１
〜１４はファイル、２１〜２４は表題部、３１〜３６は
文書、４１〜４４は接続カウンタ。 なお、図中、同一符号は同一、又は相当部分を示す。 （外２名） 第 図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 表題部と当該ファイルに収められている文書の数を計数
   する接続カウンタとを有するファイルが格納された記憶
   装置と、利用者からのコマンドに従って前記記憶装置に
   格納された前記各ファイルの検索、文書の追加／削除な
   どの処理を実行し、前記ファイル中の前記文書を追加／
   削除する都度、それに対応して当該ファイルの前記接続
   カウンタの計数値を更新して、前記接続カウンタの計数
   値に基づいて当該ファイルが空きファイルとなったこと
   を検出すると、当該ファイルをその表題部および接続カ
   ウンタを含めて前記記憶装置内より消去する処理装置と
   、前記利用者からのコマンドを前記処理装置に入力する
   端末装置とを備えた電子ファイリングシステム。