JPS58114149A - 電子フアイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （１）発明の技術分野 本発明は、電子ファイリングシステムに関し・特に空の
ファイルの自動消去および存在しないファイルが指定さ
れたときのファイルの自動生成機能を備えた磁子フアイ
リングシステムに関する。

（２）技術の背景 最近、大容量記憶装置、処理装置およびｙｓ末等を用い
て構成され九″峨子ファイリングシステムが注目されて
いるが、こｉは゛区子ファイリングシステムがきわめて
多くのファイルを記憶できることおよび各ファイルに対
して迅速にアクセスがｏＴ能であること等その性能の優
秀性が認識さｎてきたためである。また、このようなシ
ステム昏こνけるファイルは一般に単数または複数の文
書と該文書の名称等を記憶する表題部とによって構成さ
ｎるが、電子ファイリングシステムが頻繁Ｖこ利用され
るに従い多くの文書や表題部の追加削除が行なわｎる。

このため、表題部のみ存在して文書が実際には存在しな
い「空」のファイルが生じ、また以前には存在したファ
イルが実際には存在しなくなることが生じる。

（３）従来技術と問題点 従来、上述の空のファイルは利用者が端末から消去コマ
ンドを投入して消去する方式がとられており、また利用
者が存在しないファイルを指定した場合は該ファイルは
すでに消去された旨あるいは該ファイルは存在しない旨
を利用者端末に表示する必要があった。

しかしながら、＊記従来形においては、利用者が消去コ
マンドを投入しない限少システムは空のファイルを保存
しておく必要があるため記憶領域の有効利用を図ること
ができないという不都合があった。また、空でないファ
イルに対して消去コマンドが投入された場合の処理、倒
えば利用者に対して空でなり′にファイルが指定された
旨の表示を行なってコマンドの修正を求める等の処理を
要し、あるいは、廂用者が存在しないファイルの読み出
し等を行なった場合にもその旨の表示等の処理を要し、
電子７アイリングシステム〈おける利用者インタフェー
スｌｌＯ処理が複雑になるという不都合があった。さら
に、前記従来形においては利用者がシステムに対し消去
コマンド等を投入する場合等にファイルの状態を意識し
て該投入を行なう必要があるため磁子７アイリングシス
テムの操作が複雑になるという不都合があった。

（４）発明の目的 本発明の目的は前述の従来形における問題点にかんがみ
、電子ファイリングシステムに２いて。

システム側において所定条件発生時に空のファイルを自
動的に消去せしめる等の構想にもとづき。

電子ファイリングシステムの記憶領域の有効利用を図り
、利用者インタフェース部の処理を軽減化し、かつ電子
ファイリングシステムの操作を簡略化することにある。

（５）発明の構成 そしてこの目的は本発明によれば、処理装置、端末、お
よび、各々表題部と単数または複数の文書とを備えるフ
ァイルを記憶する大容量記憶装置を具備する電子ファイ
リングシステムにおいて、所定の条件発生時に該処理装
置が前記各ファイルを検索し文書を有しない空のファイ
ルを消去することを特徴とする電子ファイリングシステ
ムを提供することによって達成される。

（６）　　発明の実施例 以下図面を用いて本発明の詳細な説明する。

ｍ１図は、本発明のｌ実施例に係る電子７アイリングシ
ステムの概略の構成を示す、同図のシステムは、処理装
置ｌ、端末２ｅ３．２よびファイルを記憶する丸めの例
えば磁気ディスク装置あるいは磁気バブルメモリ装置等
の大容量記憶装置４を具備する。ｍ末２，３は例えばキ
ーが−ドを有するグラフィックディスプレイ装置等が用
いられる。

また、第２図社第１図のシステムの大容量記憶装置４内
に記憶された複数のファイルの構成を示す、すなわち、
１つめファイルは１つの表題部と単数または複数の文書
とを具備する。すなわち、表題部２１と文書３１．３２
，３３、表題部２２と文書ａ２，３４、表題部２４と文
書３５．３６はそれぞれ１つのファイルを構成しておシ
、また、表題部２３は文書を有しない空のファイルとな
っている。ここで、各文書３１ないし３６は電子ファイ
リングシステムの管理単位としての文献、データ、その
他の情報単位をいう。また、ファイルとは文書を構成要
素とする集合をいう。表題部はファイルの名称等のデー
タおよび該ファイルに含まｎる文書の表題等を含む乙と
により、１つのファイル全構成する表題部と文書とを結
びつけている。

Ｌのような°一子ファイリングシステムに２いては、利
用者は端末２，３等からのコマンドにより所定のファイ
ル中の所定の文書あるいは所定のファイル中のすべての
文書等をＪｌｌ！み出すことができ、１ｔた逆に何らか
の文書を端末から所定のファイルに収めることができる
。このようなコマンドが端末から入力されると、石垣装
置１は、該コマンドに応じて該コマンドにおいて指定さ
れた文書を大容量記憶装置４から読み出して端末に出力
する。

１また、ある文書をファイルに収める場合は、コマンド
において指定されたファイルの表題部に咳文書の表題等
を書き込むとともに、該文書を記憶装置ｔ４の所定の領
域に記憶させる。また、利用者は所定のコマンドによっ
であるファイルに属する文２書を他のファイルに移し、
あるいはあるファイルに属する文書を消去することがで
きる。文書をあるファイルから他のファイルに移す場合
は各ファイルの表題部を書き換えるのみでよく、文書を
消去する場合は表題部に記載されている文書の表題およ
び文書の記憶番地等のデータを消去すればよい。

ところがこのようにして、あるファイルに属するファイ
ルが消去された夛あるいは他のファイルに移され九シす
ると空のファイルが生ずる。従来は、このような空のフ
ァイルは利用者が端末から消去コマンドを投入すること
くよって消去していた。これに対して本発明においては
システム側において所定の条件発生時に自動的に消去す
る。ここで、所定の条件発生時とは、例えば電子ファイ
リングシステムの１日の業務の終了時、処理装置の熟理
能力に余裕がある時あるいは利用者ごとに１区切りの仕
事すなわち七シ冒ンの終了時等である。また、セシ冒ン
とは会話形式によるシステムの使用開始から終了までの
１つのまとまった仕事の単位をいう、すなわち、このよ
うな所定の条件が発生した時に、処理装置１扛記憶装置
４内の各ファイルの表ｉ１部を検索して空のファイルす
なわら文書を有しないファイルを検出し、該ファイルし
たがって表題部を消去する。

利用者が、すでに消去されたファイル等の存在しないフ
ァイルを指定した場合、例えば存在しないファイルにあ
る文書を収めるよう指示した場合は、処理装置１におい
て指定されたファイルに相当するファイルを新たに生成
する。すなわち、指定されたファイルの名称および該フ
ァイルに収められる文書の表題等を含む表題部と該文書
とを記憶装置４内の所定領域に記憶する。

（７）発明の効果 したがって、本発明によれば、空のファイルが予め定め
られた条件の発生時に自動的に消去されるので、電子７
アイリングシステムが空のファイルを長期間保存するこ
とがないためファイルの記憶領域を有効に利用すること
ができる。また、利用者はシステム内のファイルの状態
すなわちファイルの生成、消去の有無等をあまシ考慮す
る必要かないため電子７アイリングシステムの操作が簡
略化される。さらに、本発明においては、コマンドによ
って空のファイルを消去しないので、空のファイルに消
去コマンドを投入するようなことがなく、シたがって利
用者インタフェース関係の処理が簡単になる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、本発明の方式を行なうための電子ファイリン
グシステムの１例を示すブロック回路図、そして 第２図は、第１図のシステムにおけるファイルの構成例
を示す説明図である。 １・・・処理装置、２　、３−・・端末、４・・・大容
量記憶装置、２１，２２．２３．２４−・・表題部、３
１゜３２１３３＃３４＃３５＃３６・・・文書。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、処理装置、端末、および、各々表題部と単数または
   複数の文書とを備えるファイル１に記憶する大容量記憶
   装置を具備する電子ファイリングシステムにおいて、所
   定の条件発生時に該処理装置が前記各ファイルを検索し
   文書を有しない１空のファイルを消去することを特徴と
   する電子ファイリングシステム。 ２、利用者から電子ファイリングシステムに記憶されて
   いないファイルを指定するアクセス要求がのった場合に
   、・処理装置が指定されたファイルを自動的に生成する
   ことを特徴とする特許請求の範囲第１項に記載の電子フ
   ァイリングシステム。