JP2000174968A - 文書入力システム、及び文書入力方法 - Google Patents

文書入力システム、及び文書入力方法

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Abstract

(57)【要約】 【課題】共有されるデバイスを入力機器として利用した
環境で、使い勝手の良い文書画像の入力を可能にする。 【解決手段】文書画像を入力すると共に、文書画像に関
係する情報を入力する少なくとも１つのディジタルコピ
ー機１１ａ（１１ｂ）と、ディジタルコピー機１１ａ
（１１ｂ）によって入力された文書画像の送信先となる
複数のシステム（３５ａ〜３６ｄ）と、ディジタルコピ
ー機１１ａ（１１ｂ）によって入力された文書画像と文
書画像に関係する情報とが格納される、システムのそれ
ぞれに対応する転送ディスク３２ａ〜３２ｄと、転送デ
ィスク３２ａ〜３２ｄに格納されている文書画像を定期
的に読み出して文書画像に関係する情報に応じた所定の
システムに送信するシステムのそれぞれに対応して設け
られたエージェント３４ａ〜３４ｃ，４１とを具備す
る。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、紙文書に記録され
た情報をディジタル化して入力するディジタル入力機器
と、ドキュメントファイリング等のサーバシステムとを
連携して構成される文書入力システム、及び文書入力方
法に関する。
【０００２】
【従来の技術】一般に、ディジタル複写機（ＤＰＰＣ）
が広く用いられるようになっており、このディジタル複
写機を用いることで紙文書に記録された画像情報を簡単
にディジタル化して各種の処理に供することができるよ
うになっている。ディジタル複写機には、多くの機能が
設けられており、拡大・縮小、両面複写機能などの複写
機としての基本的な機能の他に、ＦＡＸ送受信や印刷
等、通信回線を介してディジタル化した画像情報を送受
信する機能が設けられている。
【０００３】ところで、近年では、このディジタル複写
機をディジタル入力機器として利用し、ネットワークを
介して接続されたサーバシステムと連携して使用するこ
とが考えられている。
【０００４】例えば、特願平８−１９７１６７号（特開
平１０−４２１１４号）公報には、ディジタル複写機を
ディジタル入力機器として用いた複写機管理システムが
開示されている。
【０００５】この特願平８−１９７１６７号に開示され
た複写機管理システムは、通信回線に接続された複数の
ディジタル複写機と、１個のサーバとからなり、サーバ
は各ディジタル複写機から送信された画像データを格納
する画像ファイルを備えた画像ファイルディレクトリ
と、各ディジタル複写機毎に作成され受信すべき画像デ
ータに関する管理データを格納する受信ヘッダ管理ファ
イルを備えたクライアントディレクトリとを具備してい
る。ディジタル複写機は、受信時には定期的にサーバの
自己のクライアントディレクトリの受信ヘッダ管理ファ
イルにアクセスして受信する画像データがあるかを確認
し、受信する画像データがある場合には該画像ファイル
ディレクトリにアクセスして該当する画像データを取り
込む機能を有している。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】このように従来では、
ディジタル複写機をディジタル入力機器として利用し、
サーバシステムとを組み合わせたシステムが考えられて
いる。
【０００７】ディジタル複写機を画像データ（文書画
像）の入力機器として利用する場合は、オフィスでの複
数の利用者が随時立ち寄ってコピーをとるかのようにし
て、文書画像入力のための作業が行われる状況が想定さ
れる。
【０００８】このような状況では、他のシステムと組み
合わせて使用するために、入力した文書画像に関する各
種の情報を入力しなければならない。例えば、文書画像
を検索するために予め決められたキーワードを入力する
だけでなく、誰が、いつ、文書画像の入力を行ったかと
いった、文書画像入力時に決まる情報をも重要になる。
また、入力した文書画像を他のシステムでどのように格
納し、どう管理させるかといった指定も必要となる。し
かしながら、ディジタル複写機では、通常、任意の文字
を入力することが可能なキーボードが設けられていない
ため、作業者による前述したような各種の情報を入力す
ることが困難となっていた。たとえ、キーボードが設け
られていたとしても、その作業は非常に煩雑であり手間
のかかる作業となってしまう。
【０００９】また、入力機器が特定用途の専用システム
である場合には、文書画像を登録しようとするユーザが
入力が完了するまでシステムから離れないことも考えら
れるが、ディジタル複写機を入力機器として利用する場
合には、ディジタル複写機が、コピー、ＦＡＸ送受信や
印刷など、ディジタル入出力デバイスではさまざまな機
能を１台で提供するため、ユーザによる１回の操作に必
要な占有時間を最低限にし、共有効率を最大にする必要
があることから、例えばユーザが用意した文書画像の読
み込み操作が終了した時点で、そのデバイスを他のユー
ザや機能のために開放するためにユーザがディジタル複
写機から離れてしまう状況がある。
【００１０】すなわち、入力された文書画像が他のシス
テムへ登録完了する前に何らかのエラーが発生した際
に、ディジタル複写機から文書画像の入力を行っていた
ユーザが離れてしまうと、エラー発生を通知することが
できなくなってしまい、再入力を促すといったことがで
きず使い勝手の点で課題があった。
【００１１】本発明は前記のような事情を考慮してなさ
れたもので、共有されるデバイスを入力機器として利用
した環境で、使い勝手の良い文書画像の入力が可能な文
書入力システム、及び文書入力方法を提供することを目
的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】本発明は、文書画像を入
力すると共に、前記文書画像に関係する情報を入力する
少なくとも１つのディジタルコピー機と、前記ディジタ
ルコピー機によって入力された文書画像の送信先となる
少なくとも１つのシステムと、前記ディジタルコピー機
によって入力された文書画像と前記文書画像に関係する
情報とが格納される前記システムのそれぞれに対応する
格納手段と、前記格納手段に格納されている文書画像を
定期的に読み出して前記文書画像に関係する情報に応じ
た所定のシステムに送信する前記システムのそれぞれに
対応して設けられた送信手段とを具備したことを特徴と
する。
【００１３】このような構成によれば、ディジタルコピ
ー機と複数のシステムとを連携させるために、それぞれ
のシステムに対応する送信手段（データ転送エージェン
ト）が組み込まれ、またそれぞれの送信手段ごとに格納
手段（転送ディスク）が設けられている。ディジタルコ
ピー機によって入力された文書画像は、ディジタルコピ
ー機において文書画像と共に入力された情報をもとにし
て格納すべき格納手段が特定される。転送手段は、それ
ぞれに対応する格納手段に対して定期的に文書画像の読
出しを行ない、文書画像があれば所定のシステムに登録
する。
【００１４】また、前記ディジタルコピー機は、前記文
書画像を入力する画像入出力処理手段と、前記画像入出
力処理手段によって入力される文書画像に関係する情報
として、前記文書画像の送信先のシステムと登録・送信
先を示す情報とを含めて入力する管理手段と、前記管理
手段によって入力された文書画像に関係する情報をもと
に、前記画像入出力処理手段によって入力された文書画
像の送信先とするシステムを判別し、この判別したシス
テムに対応する前記格納手段に文書画像を書き込む画像
入力制御手段とを具備している。
【００１５】また、前記ディジタルコピー機は、文書画
像の入力を含む各種のジョブの履歴を格納するためのジ
ョブ履歴格納手段と、入力された文書画像の所定のシス
テムへの送信にエラーが発生した場合に、エラーの発生
を示す情報を前記ジョブ履歴格納手段に格納するジョブ
履歴管理手段とを具備したことを特徴とする。
【００１６】また、前記管理手段は、前記文書画像に関
係する情報として異なる複数の情報を入力するものであ
って、前記画像入力制御手段は、前記管理手段によって
入力された複数の情報をもとにして前記文書画像に対す
るタイトル情報を生成し、前記文書画像と共に前記格納
手段に格納することを特徴とする。
【００１７】このような構成によれば、異なる複数の情
報として、例えば文書画像の入力操作時に発生する情報
（ユーザ名、操作時刻、グループ名など）、あらかじめ
設定されているコンパネボタン属性（文書登録先データ
ベース名、エージェント名など）、読み込んだ文書画像
（認識結果を含む）の情報が用いられ、これら３種類の
情報からタイトル情報が生成されて書画像との関連づけ
が行なわれる。
【００１８】また、前記画像入力手段は、前記複数の情
報について優先度を設定し、この優先度に従う情報を用
いて前記文書画像に対するタイトル情報を生成すること
を特徴とする。
【００１９】これにより、例えば前述した入力操作時に
発生する情報（ユーザ、時刻、認証情報）、読み込み文
書画像の認識結果、コンパネボタン属性の３種類の情報
を、この順で優先度を設定してタイトル情報の生成が行
われる。
【００２０】また、前記格納手段の他に別の格納手段を
設けて、それぞれに対して異なる最大格納時間を設定
し、前記送信手段は、前記文書画像を最大格納時間の短
い格納手段から順に移動させることを特徴とする。
【００２１】このような構成によれば、入力された文書
画像を所定のシステムに送信するまでに複数の格納手段
を介し、それぞれの格納手段には最大格納時間（データ
を置く最大時間）が設けられる。送信手段（データ転送
エージェント）は、文書画像を最大格納時間の短い方か
ら格納し、そのタイムリミットになる前に次に最大格納
時間が長い格納手段に移動させる。これにより、各格納
手段を利用目的に応じて機能させることができ、例えば
最大格納時間が短い格納手段では複数のディジタルコピ
ー機からの文書画像を格納し得るようにし、また、最大
格納時間が長い格納手段では文書画像にして任意のタイ
ミングでアクセスできるようにできる。
【００２２】また、前記文書画像の入力が終了する前に
エラーが発生した場合には前記ディジタルコピー機にお
いてエラー発生を通知し、前記文書画像の入力が終了し
た後にエラーが発生した場合には、この文書画像の送信
先となるシステムに対してエラー発生を通知することを
特徴とする。
【００２３】すなわち、ディジタルコピー機がさまざま
な機能を１台で提供し、複数のユーザによって共有され
る場合には、ユーザによる１回の操作に必要な占有時間
を最低限にし、共有効率を最大にする必要があり、例え
ばユーザが用意した文書画像の読み込み操作が終了した
時点で、そのデバイスを他のユーザや機能のために開放
する必要があるため、入力した文書画像が送信先のシス
テムに実際に登録される前であっても、読み込み処理が
完了した時点でそのユーザは立ち去る状況がある。この
構成では、処理中に発生したエラーについては、文書画
像の入力が終了する前であれば、文書画像の入力作業の
ためにディジタルコピー機の近くにユーザがいる場合が
多いためディジタルコピー機においてエラー発生を通知
し、文書画像の入力が終了した後、では、前述の理由か
らユーザがディジタルコピー機から立ち去っている場合
があるので、エラーの通知先を文書画像の送信先とする
ことで、より効果的にエラーの発生をユーザに通知する
ことができる。
【００２４】また、前記管理手段によって入力される文
書画像の送信先のシステムと登録・送信先を示す情報に
対して、リセットが指定されるまでまたは前記画像入出
力処理手段による前記文書画像の入力後、一定時間が経
過するまでは、前記画像入力制御手段は、前記画像入出
力処理手段によって入力される文書画像を一連の情報と
して扱うことを特徴とする。
【００２５】このような構成によれば、文書画像の入力
の際の操作、すなわちリセットの指定、または予め決め
られた一定時間が経過するか否かによって、入力された
文書画像の送信先システムでの管理を制御できる。
【００２６】
【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態について説明する。図１は本実施形態に係わる
概念的なシステム構成を示している。
【００２７】図１に示すように、本実施形態におけるシ
ステムは、ユーザがドキュメント（文書画像）や電子メ
ールを表示して利用するクライアントＰＣ１０ａ，１０
ｂ、紙の文書をコピーすることに加えてディジタル文書
画像を紙メディアに印刷出力したり紙メディアの文書画
像を入力するためのディジタルコピー機（ＤＰＰＣ）１
１ａ，１１ｂ、文書を管理するドキュメントファイリン
グサーバ１２ａ，１２ｂ、電子メールの送受信を管理す
る電子メールサーバ１３ａ，１３ｂ、電子掲示板やスケ
ジュール管理環境を提供するグループウェアサーバ１４
ａ，１４ｂが、それぞれのグループ内でＨＵＢ（ハブ）
１５ａ，１５ｂを介してネットワークによって接続され
ている。
【００２８】また、ＨＵＢ１５ａ，１５ｂには、ディジ
タルコピー機（ＤＰＰＣ）１１ａ，１１ｂから入力され
た文書画像を管理して、ドキュメントファイリングサー
バ１２ａ，１２ｂなどの各種サーバやアプリケーション
に受け渡すＤＰＰＣコントロール装置１６ａ，１６ｂが
接続されている。
【００２９】ＤＰＰＣコントロール装置１６ａ，１６ｂ
では、エージェント群１７ａ，１７ｂに含まれる所定の
エージェント（後述するデータ受信エージェント３０）
によって、ディジタルコピー機１１ａ，１１ｂから入力
された文書画像を受信し、また文書画像の送信先（サー
バ等）に対応して用意されたエージェント（送信手
段）、すなわち後述するファイリング登録エージェント
３４ａ、電子メール送信エージェント３４ｂ、グループ
ウェア登録エージェント３４ｃ、文書移動エージェント
４１によって送信先で登録される。なお、図１におい
て、ＤＰＰＣコントロール装置１６ａ，１６ｂは、各グ
ループ毎に設けられた構成としているが、ＤＰＰＣコン
トロール装置上で動作するエージェントが、各ディジタ
ルコピー機との間でデータの送受信が可能なシステム構
成であれば１つであっても良い。
【００３０】また、ＤＰＰＣコントロール装置１６ａ，
１６ｂ（エージェント）は、それぞれ共有ディスク１８
ａ，１８ｂにおいて、ディジタルコピー機１１ａ，１１
ｂから入力された文書画像を送信先毎に管理し、例えば
定期的に送信すべき文書画像があるか読み出して、あれ
ば該当する送信先に送信する。すなわち、共有ディスク
１８ａ，１８ｂは、ディジタルコピー機１１ａ，１１ｂ
から入力された文書画像を、送信先に応じたエージェン
トによって所定の送信先に送信するための転送ディスク
として機能する。
【００３１】なお、図１に示す構成例では、２つの業務
グループがイントラネット１９によって接続され、各グ
ループ内ではそれぞれの機器がＨＵＢ（ハブ）１５で接
続されている。この場合、例えば上位のグループの作業
者は、ディジタルコピー機１１ａを共有し、一方、下位
グループの作業者は、ディジタルコピー機１１ｂを共有
することを想定している。ただし、図１においては、説
明を簡単にするために、各グループに１つのディジタル
コピー機が設けられた構成を示しているが、複数のディ
ジタルコピー機が設けられていても良い。
【００３２】次に、図１に示すシステム上において実現
されるソフトウェアシステムモジュール構成について、
図２に示す概念図を参照しながら説明する。
【００３３】図２に示すように、ディジタルコピー機１
１ａ（１１ｂ）は、コンパネ管理部２１、コンパネプロ
ファイルデータベース２２、画像入出力処理部２３、画
像入力制御部２４、ジョブ履歴管理部２５、及びジョブ
履歴データベース２６の機能が設けられる。
【００３４】コンパネ管理部２１は、画像入力制御部２
４の制御のもとで、コントロールパネル（以下、コンパ
ネと略称する）によって各種情報を入力するためのもの
で、後述するコンパネプロファイルデータベース（Ｄ
Ｂ）２２に格納された情報に基づいてコンパネを管理
（ディジタルコピー機が提供する機能に応じたコンパネ
への変更）することにより、コンパネに対するユーザに
よる操作に応じてディジタルコピー機で利用する機能や
環境を設定する。コンパネは、例えば液晶ディスプレイ
に複数のボタン等を表す表示を所定の位置に行なうこと
で実現される。なお、コンパネ管理部２１は、コンパネ
に予め設けられているボタン（詳細については後述す
る）によって指定される情報（例えば、文書登録先デー
タベース名、エージェント名など）の他に、文書画像の
入力操作時に発生する情報（例えば、ユーザ名、操作日
時、グループ名、認証情報など）を入力することができ
る。
【００３５】コンパネプロファイルデータベース２２
は、ディジタルコピー機が提供する機能に応じてコンパ
ネ管理部２１によりコンパネを変更するために、各種機
能に応じたコンパネとその中で設けられるボタンに関す
る情報が登録されている。コンパネプロファイルデータ
ベース２２に登録される情報の内容は、例えばコンパネ
管理部２１により管理されるコンパネに対する操作によ
って任意に書き換えが可能であるものとする。コンパネ
プロファイルデータベース２２に登録される情報の具体
例については後述する（図５）。
【００３６】画像入出力処理部２３は、画像入力制御部
２４の制御のもとで、コンパネ管理部２１によって管理
されたコンパネに対する操作により入力される情報に基
づいてハードウェアを動作させて、ユーザにより読み取
り台にセットされた読み取り文書について文書画像を入
力する。
【００３７】画像入力制御部２４は、ディジタルコピー
機での画像入力処理全体を制御するもので、コンパネ管
理部２１からのコンパネに対する操作により入力される
情報に応じて、画像入出力処理部２３によって入力され
た文書画像に対する処理を実行する。画像入力制御部２
４には、コンパネ／画像対応判定部２４ａとエラー処理
判定部２４ｂが設けられており、それぞれ以下のように
機能する。
【００３８】コンパネ／画像対応判定部２４ａは、コン
パネ管理部２１により入力された、入力操作時に発生す
る情報及びコンパネに予め設定されたボタンにより指定
された情報（以下、コンパネボタン属性と称する）と、
画像入出力処理部２３によって入力された１つ以上の文
書画像との対応関係を判定すると共に、前述した各情報
をもとにして文書画像の送信先を判別し、ＤＰＰＣコン
トロール装置１６ａ，１６ｂ上で機能するデータ受信エ
ージェント３０を通じて、送信先に該当する転送ディス
クに文書画像を書き込む。なお、文書画像には、文書の
イメージデータに対して文字認識処理を施すことによっ
て得られた認識結果（文字コードデータ）を含むことも
可能である。
【００３９】また、文書画像の送信先の設定条件を、優
先度の高い方から、入力操作時に発生する情報、文書画
像から得られた認識結果の内容、コンパネボタン属性と
する。コンパネ／画像対応判定部２４ａは、この条件に
従って画像入出力処理部２３から入力された各文書画像
に対する情報を採用して、文書画像の送信先、すなわち
文書画像を書き込む転送ディスク（連携するシステムに
対応する）を決定する。
【００４０】エラー処理判定部２４ｂは、画像情報の読
み取りの対象とする全ての文書に対して読み取り操作が
終了する前に発生したエラーについて、エラーが発生し
たタイミングに応じてエラー発生の通知先を判定し、こ
の判定に応じた適切なエラー通知手段を用いてエラーを
通知する。エラー発生の通知先としては、文書画像の送
信先である連携先のサーバ、ジョブ履歴管理部２５を介
したジョブ履歴データベース２６、またはコンパネ管理
部２１を介したディジタル複写機のコンパネなどがあ
る。なお、エラー処理判定部２４ｂにより判定の対象と
なるエラーは、文書画像の入力からシステム連携までの
一連の処理で発生したエラーを対象としている。
【００４１】ジョブ履歴管理部２５は、画像入力制御部
２４の制御のもとで実行される処理の履歴をジョブ履歴
データベース２６に格納するもので、エラー処理判定部
２４ｂによってエラー発生の通知先として文書画像の送
信先である連携先のサーバが特定されない場合には、エ
ラーの内容についてのデータを格納する。
【００４２】次に、ディジタルコピー機１１ａ（１１
ｂ）により入力された文書画像の送信先である連携先の
システムについて説明する。本実施形態では、図２に示
すように、ディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）の連携
先として、ドキュメントファイリングサーバ３６ａ（ド
キュメントファイリングサーバ１２ａ，１２ｂ）、電子
メールサーバ３６ｂ（電子メールサーバ１３ａ，１３
ｂ）、グループウェアサーバ３６ｃ（グループウェアサ
ーバ１４ａ，１４ｂ）、及び画像入力アプリケーション
３６ｄ（クライアントＰＣ１０ａ，１０ｂ）の４つのシ
ステムがある。
【００４３】共有ディスク１８ａ（１８ｂ）としては、
ディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）との連携先に応じ
て、ファイリング転送ディスク３２ａ、電子メール用転
送ディスク３２ｂ、グループウェア転送ディスク３２
ｃ、ネットワークスキャナ転送ディスク３２ｄが設けら
れる。
【００４４】また、各転送ディスク３２ａ〜３２ｄに格
納されるデータを、それぞれに対応する連携先のシステ
ムに転送するファイリング登録エージェント３４ａ、電
子メール送信エージェント３４ｂ、グループウェア登録
エージェント３４ｃ、及び文書移動管理部３４ｄ（文書
移動エージェント４１を含む）が設けられている。
【００４５】データ受信エージェント３０、及び各連携
先のシステムに対応するエージェント３４ａ〜３４ｃ，
４１は、例えばＤＰＰＣコントロール装置１６ａ，１６
ｂのエージェント群１７ａ，１７ｂに含まれ、ＤＰＰＣ
コントロール装置１６ａ，１６ｂ上で実現される。
【００４６】データ受信エージェント３０は、ディジタ
ルコピー機１１ａ（１１ｂ）の画像入力制御部２４から
受信した文書画像を、前述した文書画像の送信先の設定
条件に従って決定される送信先に対応する転送ディス
ク、すなわち本実施例では、ディジタルコピー機から入
力した文書画像を４つのシステムとの連携により転送す
ることができるので、それぞれのシステム対応するファ
イリング転送ディスク３２ａ、電子メール用転送ディス
ク３２ｂ、グループウェア転送ディスク３２ｃ、ネット
ワークスキャナ転送ディスク３２ｄの何れかに対して書
き込みを行なう。
【００４７】ディジタルコピー機をファイリングシステ
ム（ドキュメントファイリングサーバ３６ａ）と連携さ
せる場合、入力した文書画像をファイリングシステムに
自動的に登録できる。この時、コンパネボタン属性と文
書画像のデータとをファイリング転送ディスク３２ａに
書き込むと、ファイリング登録エージェント３４ａがこ
れらのデータを読み出し、タイトルを決定してドキュメ
ントファイリングシステム３６ａに登録する。
【００４８】また、入力した文書画像を電子メールの添
付ファイルとして電子メール送信エージェント３４ｂを
介して電子メールサーバ３６ｂに送信することで、電子
メールサーバ３６ｂから任意のメールユーザに送受信で
きる。なお、文書画像に含まれる文字認識処理の結果を
電子メールの本文のデータとして利用することもでき
る。
【００４９】また、入力した文書画像を電子掲示板など
のデータとしてグループウェア登録エージェント３４ｃ
を介してグループウェアサーバ３６ｃに登録することが
できる。
【００５０】さらに、入力した文書画像を文書移動管理
部３４ｄ（文書移動エージェント４１）を介してクライ
アントＰＣなどで実行される画像編集アプリケーション
プログラムなどで読み出すことができるようにして、ネ
ットワークスキャナ機能を提供することができる。
【００５１】なお、図１及び図２に示す構成では、ディ
ジタルコピー機１１ａ，１１ｂから入力された文書画像
を、ＤＰＰＣコントロール装置１６ａ，１６ｂ上で実行
されるデータ受信エージェント３０によって共有ディス
ク（転送ディスク）１８ａ，１８ｂに書き込み、さらに
連携先のシステムのそれぞれに対応する各エージェント
３４ａ〜３４ｃ，４１によって読み出して、該当するサ
ーバに送信するものとしているが、共有ディスク１８
ａ，１８ｂの存在場所、及び各エージェントの実行場所
は特に限定されるものではない。
【００５２】すなわち、各システムに対応するエージェ
ント３４ａ〜３４ｃ，４１が、ディジタルコピー機１１
ａ，１１ｂから入力された文書画像（コンパネボタン属
性当の関連する情報を含む）を転送ディスクから読み出
して、それぞれに対応する連携先のシステムに送信でき
る構成であれば良い。
【００５３】例えば、共有ディスク１８ａ，１８ｂは、
ディジタルコピー機１１ａ，１１ｂに接続された記憶装
置において実現することもできる。また、文書画像の送
信先である各システムに対応する転送ディスク３２ａ〜
３２ｄは、１つの記憶装置上で論理的に分割して実現さ
れるものでも良いし、物理的に各システムに対応して設
けられた記憶装置によって実現されても良い（この場合
の記憶装置も何れの場所にあっても良い）。また、転送
ディスクが設けられる場所によっては、データ受信エー
ジェント３０が不要であり、画像入力制御部２４が、文
書画像の送信先に応じた転送ディスクに、直接的に文書
画像を書き込むようにしても良い。
【００５４】図３は、図２における文書移動管理部３４
ｄの詳細な構成を示している。文書移動管理部３４ｄ
は、ディジタルコピー機１１ａ，１１ｂで入力した文書
画像をネットワークスキャナ機能を利用して、画像入力
アプリケーション３６ｄに渡すシステムの構成例であ
り、ネットワークスキャナ転送ディスク３２ｄだけでな
く、その他にユーザ別のデータ読み込みディスクを設け
て、２階層で画像入力アプリケーション３６ｄに渡すデ
ータを管理するようにしている。
【００５５】例えば、図３に示す例では、ユーザＸ用の
ユーザＸ用ネットワークスキャナ読込ディスク４３ａ
と、ユーザＹ用のユーザＹ用ネットワークスキャナ読込
ディスク４３ｂが設けられている。このユーザ用のネッ
トワークスキャナ読込ディスク４３ａ，４３ｂは、例え
ばクライアントＰＣ１０ａ，１０ｂ上で実行される画像
入力アプリケーション４５ａ，４５ｂから、ユーザの意
志によって読み込みが行われるもので、長期にわたって
データを保管可能なディスクデバイスである。これに対
して、ネットワークスキャナ転送ディスク３２ｄは、ユ
ーザ用のネットワークスキャナ読込ディスク４３ａ，４
３ｂに対して、比較的短時間しかデータを保持しない。
【００５６】文書移動エージェント４１は、ネットワー
クスキャナ転送ディスク３２ｄに格納された文書画像
を、画像入力制御部２４から得られる情報、及びユーザ
用読込ディスク管理データベース４２に格納された情報
をもとにどのユーザ用であるかを判別し、該当するユー
ザ用のネットワークスキャナ読込ディスク（４３ａ，４
３ｂ）に転送する。画像入力アプリケーション４５ａ，
４５ｂは、それぞれネットワークスキャナ読込ディスク
４３ａ，４３ｂから読み込んだ情報を、スキャナ読込ラ
イブラリ４４ａ，４４ｂとして管理する。
【００５７】なお、ネットワークスキャナ読込ディスク
４３ａ，４３ｂは、それぞれのユーザが利用しているク
ライアントＰＣに登録された記憶装置によって実現する
ことができる。
【００５８】なお、図１と図２に示す情報の格納場所と
して、共有ディスク１８ａ，１８ｂ、転送ディスク３２
ａ〜３２ｂとして説明しているが、記憶媒体としてはど
のようなものを使っても良い。
【００５９】次に、本実施形態における文書入力システ
ムの主要な特徴（１）〜（６）について個々に説明す
る。
【００６０】（１）はじめに、文書の入力操作時に発生
する情報と、あらかじめ設定されているコンパネボタン
属性、読み込んだ文書画像とをそれぞれ対応づけて、文
書の入力時にユーザによって指定されたコンパネボタン
属性と一致するエージェントへの転送ディスクを特定
し、これら３種類の情報からタイトル情報（文書タイト
ル）を抽出し、入力された文書画像を書き込む方法につ
いて説明する。
【００６１】以下、図４に示すフローチャートを参照し
ながら、ドキュメントファイリングサーバ３６ａ（ファ
イリングシステム）を連携先のシステムとした場合を例
にして、文書画像を入力してからファイリングシステム
へ登録するまでの動作について説明する。
【００６２】まず、ユーザによって登録対象とする紙文
書がディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）の読み取り台
にセットされ、ファイリング登録用のコンパネが指定さ
れる。コンパネ管理部２１は、ファイリング登録用のコ
ンパネの指定を入力すると、コンパネプロファイルデー
タベース２２から指定されたコンパネの情報を読み出し
てコンパネ（図示せず）に設定する。
【００６３】例えば、コンパネプロファイルデータベー
ス２２には、図５に示すようにな情報が登録されてい
る。すなわち、パネル番号（パネル＃）、ボタン番号
（ボタン＃）、連携先のシステムに対応する転送エージ
ェント、文書画像の登録・送信先、及び文書タイトル名
の定義を示す情報が対応づけられて登録されている。
【００６４】コンパネに設定される各ボタンは、パネル
番号とボタン番号の組み合わせにより一意に決まる。そ
れぞれのボタンには、コンパネプロファイルデータベー
ス２２に登録された各情報に応じて、そのボタンが選択
された時に転送する先の転送エージェント、その転送エ
ージェントによって文書画像を登録したり送信する先に
関する情報、さらにはエージェントが処理する際に使用
する文書タイトル名が含まれている。
【００６５】例えば、図５に示す情報がコンパネプロフ
ァイルデータベース２２に登録されている場合にパネル
番号１が指定されると、コンパネ管理部２１は、ファイ
リング登録用コンパネ（パネル番号１に対応する）に関
する情報をコンパネプロファイルデータベース２２から
読み出し、図６に示すような画面をコンパネに表示させ
る（ステップＳ１０２）。
【００６６】図６は、図５で示したデータベースによる
パネル番号１に対応したコンパネ表示例を示している。
このコンパネでは、文書画像の送信先として２つのボタ
ンの何れかを操作して選択することができる。まず、文
書画像を「経理週報」として読み込んでファイリングシ
ステムに登録するボタン６１（パネル番号１のボタン番
号１によるボタン）と、文書画像を「提案決定書」とし
て「ｆｏｏ＠ｂａｒ．ｏｒｇ」という宛先で電子メール
を送信するためのボタン６２（パネル番号１のボタン番
号２によるボタン）がある。さらに、コンパネには、処
理の実行を指示するためのスタートボタン６３、操作方
法や各種メッセージを説明するためのガイド表示領域６
４、ボタンの選択指定を解除するためのリセットボタン
６５が設けられている。
【００６７】また、パネル番号２が指定された場合に
は、コンパネプロファイルデータベース２２に登録され
た情報をもとにして、図７に示すようなコンパネが表示
される。図７に示すコンパネでは、文書画像を「技術情
報」として読み込んでファイリングシステムに登録する
ボタン７１（図５に示すパネル番号２のボタン番号１に
よるボタン）と、文書画像を「カタログ」としてユーザ
Ｘに送信するためのボタン７２（パネル番号２のボタン
番号２によるボタン）が設けられている。
【００６８】この図６、図７に示すような処理を選択す
るためのボタン６１，６２，７１，７２の何れかが選択
され、スタートボタン６３が押下されると、ディジタル
コピー機１１ａ（１１ｂ）は、指定された処理を実行す
る。ここでは、例えば図６に示すボタン６１「ファイリ
ング登録：経理・週報」が選択され（ステップＳ１０
３）、さらにスタートボタン６３が押下されたものとす
る（ステップＳ１０４）。
【００６９】すると、コンパネ管理部２１は、指定され
たボタン６１に対応する予め設定された情報をコンパネ
プロファイルデータベース２２から読み出し、コンパネ
ボタン属性として画像入出力制御部２４に渡す（ステッ
プＳ１０５）。このコンパネボタン属性には、読み込ん
だ文書画像に対する処理内容について記述されている。
例えば、図５におけるパネル番号１ボタン番号１のボタ
ンが押下された場合、読み込んだ文書画像をファイリン
グ登録エージェント３４ａに渡し、そしてエージェント
はドキュメントファイリングサーバ３６ａの総務情報ド
キュメントデータベースに登録することを示す。
【００７０】また、コンパネ管理部２１は、文書画像の
登録時には、文書タイトル名として、コンパネプロファ
イルデータベース２２にパネル番号１ボタン番号１と対
応づけられて登録された文書タイトル名の定義「週報％
ＤＡＴＥ％ＵＳＥＲ」に基づいて「週報＜今日の日付
＞」を生成して画像入力制御部２４に渡す。すなわち、
入力操作時に発生する情報を画像入力制御部２４に渡
す。
【００７１】文書タイトル名の定義中の「ＤＡＴＥ」
は、例えばディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）に設け
られた時計機能から日時のデータを読み込んで設定す
る。従って、日付だけでなく、時刻の情報を含めること
も勿論可能である。また、文書タイトル名の定義中「Ｕ
ＳＥＲ」は、例えば別途登録されている使用者のリスト
をコンパネに表示させ、この中から選択することによっ
て指定する。なお、「ＤＡＴＥ」「ＵＳＥＲ」の情報以
外にも、入力操作時に発生する情報として他の情報を用
いることが可能である。例えば、入力した文書画像に対
して、任意の認証情報（パスワード）等を付加すること
もできる。
【００７２】一方、画像入出力処理部２３は、読み取り
対象とする紙文書を機械的（光学的走査）に読み取り、
この読み取った文書画像を画像入力制御部２４に渡す
（ステップＳ１０６）、この時、画像入出力処理部２３
は、ページ単位で文書画像を画像入力制御部２４に渡
す。なお、画像入力制御部２４に渡す文書画像には、読
み込んだ画像に対して文字認識処理を施すことによって
得られた認識結果（文字コード列）が含まれていても良
い。
【００７３】コンパネ／画像対応判定部２４ａは、コン
パネ管理部２１から入力された入力操作時に発生する情
報及びコンパネボタン属性と、画像入出力処理部２３か
ら入力された文書画像との対応関係を判別し、入力操作
時に発生する情報及びコンパネボタン属性の内容に基づ
いて各文書画像を書き込むべき転送ディスクを特定す
る。
【００７４】例えば、図６に示すボタン６１が押下され
ている場合、このボタン６１に対する転送エージェント
として「ファイリング」、登録・送信先として「経理週
報ＤＢ」が登録されているので（図５参照）、コンパネ
／画像対応判定部２４ａは、文書画像の書き込み先をフ
ァイリング転送ディスク２５ａと特定する（ステップＳ
１０７）。
【００７５】なお、前述したステップＳ１０５とステッ
プＳ１０６の処理は、並行して実行することも可能であ
る。その場合、読み込みのためにセットされた全ての紙
文書について文書画像の読み込み終えた時に、画像入出
力処理部２３がその終了を画像入力制御部２４に通知す
る（ステップＳ１０８）。一方、全ての紙文書の読み込
みを完了してから転送ディスクへの書き込みを実行する
場合には、ステップＳ１０８の時点で全ての紙文書の読
み込みが完了することになり、ステップＳ１０８とステ
ップＳ１０６の処理とは同時になる。
【００７６】画像入力制御部２４は、コンパネ管理部２
１からの操作発生時に関する情報とコンパネボタン属性
と、画像入出力処理部２３からの文書画像を、データ受
信エージェント３０を介してファイリング転送ディスク
３２ａに書き込む（ステップＳ１０９）。
【００７７】一方、ファイリング登録エージェント３４
ａは、ファイリング転送ディスクを定期的に監視してお
り、未登録の文書画像があれば、その文書画像を取り出
す（ステップＳ１１０）。
【００７８】続いて、ファイリング登録エージェント３
４ａは、文書画像と共に格納されているコンパネボタン
属性と入力操作時に発生する情報を参照し、これらの情
報をもとにしてタイトル情報を生成し、文書画像と共に
ドキュメントファイリングシステム３６ａに登録する
（ステップＳ１１１）。
【００７９】このようにして、ドキュメントファイリン
グサーバ３６ａ（ファイリングシステム）への登録処理
の過程として、ディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）の
コンパネに対する操作だけで、入力した文書画像を例え
ばファイリングシステムなど特定の送信先であるサーバ
に送信することができる。また、コンパネに対する操作
だけで、操作日時やユーザ名などディジタルコピー機で
の操作時に発生する情報と、システムの設計時にコンパ
ネボタンの属性として記録されていた情報を使ってタイ
トル情報を生成することができる。従って、一般のファ
イリングシステムでの文書画像のファイリング時のよう
に、キーボードを操作することによって、各情報を逐次
入力する必要がないのでファイリングのための操作が非
常に簡単となる。
【００８０】（２）ドキュメントファイリングサーバ３
６ａ（ファイリングシステム）との連携時に文書画像に
対するタイトル情報を次の優先度（高い順）で設定す
る。
【００８１】・入力操作時に発生する情報（ユーザ名、
操作日時、グループ名、認証情報など） ・読み込み文書画像の認識結果 ・コンパネボタン属性 ファイリングシステムへ文書を登録する際に利用するタ
イトル情報を、上記３種類の発生源を利用するが、同一
の種類のデータが複数の発生源に含まれることが考えら
れる。例えば、登録ユーザ名は、入力操作時に実際に操
作者から得たユーザ名が有るが、その他にも、ディジタ
ルコピー機１１ａ（１１ｂ）で読み込んだ文書画像に対
して文字認識した結果、その中に登録ユーザ名として利
用すべき名前がありうる。さらに、コンパネボタンの属
性として、そのボタンが選択された時にデフォルトで指
定すべきユーザ名が設計時に組み込まれていることもあ
りうる。
【００８２】そこで、ファイリング登録エージェント３
４ａは、ファイリングシステムに登録する文書のタイト
ル情報を決定する際に、これら３種類の発生源から重複
した情報が得られた場合（ファイリング転送ディスク３
２ａに格納されていた場合）に、まず、入力操作時に発
生する情報を最優先に採用し、続いて読み込み文書画像
の認識結果を採用し、そしてこれらに該当する情報が無
い場合にコンパネボタン属性として設定されている情報
を利用してタイトル情報を生成する。何れにも該当しな
い場合には、ファイリング登録エージェント３４ａは、
予めデフォルトとして内部的に持っている情報を利用し
てタイトル情報を生成する。
【００８３】こうして、３種類の発生源から得られる情
報を優先度をつけて利用することにより、コンパネだけ
に対する簡単な操作だけであっても、適切にタイトル情
報を設定することができる。 （３）複数のシステムと連携するために、それぞれのシ
ステムに対応するデータ転送エージェント３４ａ〜３４
ｃ，４１と、それぞれのエージェントに対応する共有デ
ィスク（転送ディスク）を設ける。ディジタルコピー機
１１ａ（１１ｂ）は、コンパネボタン属性と入力操作時
に発生する情報から格納すべき共有ディスク（転送ディ
スク３２ａ〜３２ｄ）を特定して処理する。各システム
に対応するエージェントは、それぞれに対応する共有デ
ィスクを定期的に監視し、文書画像が格納されていれば
文書画像の送信先として特定されたシステムに登録す
る。
【００８４】図２に示すように、本実施形態における文
書入力システムでは、文書画像を４種類のシステムに送
信するために、４つの転送ディスク３２ａ〜３２ｄが設
けられ、４種類のシステムにそれぞれ対応するエージェ
ント３４ａ〜３４ｃ，４１が設けられている。
【００８５】エージェント３４ａ〜３４ｃ，４１は、文
書画像の送信先であるシステムに対応して設けられるた
め、文書画像を入力するディジタルコピー機の台数が変
化したとしても、各ディジタルコピー機から入力された
文書画像に対する処理を共通して実行する。また、転送
ディスクもエージェントに対応して設けられるため、デ
ィジタルコピー機の台数が変化しても、それに応じて増
設するといったことを行なう必要が無い。
【００８６】図８には、ファイリング登録エージェント
３４ａの処理を説明するためのフローチャートを示して
いる。
【００８７】ファイリング登録エージェント３４ａは、
ファイリング転送ディスク３２ａに対して定期的に文書
画像が格納されているかを確認し（ステップＡ１）、登
録すべき文書画像がある場合には、その文書画像の読み
込み状態が正常であるか否かを判別する（ステップＡ
２）。
【００８８】正常であった場合、ファイリング登録エー
ジェント３４ａは、コンパネボタン属性と入力操作時に
発生する情報（操作日時の情報など）をもとにしてタイ
トル情報を生成する（ステップＡ３）。
【００８９】ファイリング転送ディスク３２ａは、この
生成したタイトル情報を、文書画像の文書タイトルとし
てドキュメントファイリングサーバ３６ａ（ファイリン
グシステム）に登録する（ステップＡ４）。なお、タイ
トル情報については、前述した（１）（２）のようにし
て設定される。
【００９０】なお、ファイリング転送ディスク３２ａに
格納された文書画像の読み込み状態が正常ではなく、フ
ァイリング転送ディスク３２ａにエラー情報が記録され
ている場合には（ステップＡ２）、ファイリング登録エ
ージェント３４ａは、エラー情報（エラーメッセージ等
を表す）をドキュメントファイリングサーバ３６ａの動
作記録（ログファイル）に登録する（ステップＡ５）。
なお、エラー発生時の動作の詳細については後述する。
【００９１】ファイリング登録エージェント３４ａは、
以上の動作を一定時間毎に実行する（ステップＡ６）。
【００９２】このようにして、文書画像の送信先である
システムに応じて転送ディスク３２ａ〜３２ｄを設け、
また各転送ディスク３２ａ〜３２ｄに応じて、転送ディ
スクに格納された文書画像を該当するシステムにタイト
ル情報と共に送信するエージェントが設けられているの
で、ディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）から文書画像
を入力する際の操作を非常に簡単化することができる。
すなわち、ディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）ではコ
ンパネに対するボタン選択だけで良く、例えばキーボー
ド操作によって、入力した文書画像の送信先の指定入力
やタイトル情報の入力など、送信先のシステムに文書画
像を登録するための一般的に必要な操作が不要とするこ
とができる。ディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）に対
しては、通常行われている操作による文書画像の入力だ
けで、ファイリングシステムなどの各種のシステムに登
録することができる。
【００９３】なお、前述した説明では、ドキュメントフ
ァイリングサーバ３６ａに対して文書画像を送信する場
合を例にして説明しているが、電子メール送信エージェ
ント３４ｂ、グループウェア登録エージェント３４ｃ、
文書移動エージェント４１も基本的に同じ動作を実行す
る。すなわち、定期的に対応する転送ディスクにアクセ
スし、送信すべき情報が格納されていれば送信先のシス
テムに送信する。
【００９４】（４）画像入力アプリケーション３６ｄに
文書画像を渡すまでに複数のディスク（記憶手段）を設
けて、それぞれ最大格納時間（データの格納可能な最大
時間）を設ける。文書画像を最大格納時間の短い方から
格納し、そのタイムリミットになる前に、文書移動エー
ジェント４１は最大格納時間が次に長いディスクに移動
する。
【００９５】図２及び図３に示す本実施形態における構
成では、画像入力アプリケーション３６ｄに送信する文
書画像について、ネットワークスキャナ転送ディスク３
２ｄとネットワークスキャナ読込ディスク（４３ａ，４
３ｂ）とが設けられている。この場合、ネットワークス
キャナ転送ディスク３２ｄの最大格納時間が、ユーザ別
に設けられたネットワークスキャナ読込ディスク４３
ａ，４３ｂよりも短くなっている。
【００９６】エージェント転送ディスク３２ｄに対して
は、文書移動エージェント４１のみが読み出し可能であ
る。文書移動エージェント４１は、ネットワークスキャ
ナ転送ディスク３２ｄに格納された文書画像が最大格納
時間を超えないタイミングで、定期的にネットワークス
キャナ転送ディスク３２ｄに対してアクセスし、文書画
像が格納されていれば、この文書画像に対応するコンパ
ネボタン属性をもとにして、文書画像の登録・送信先で
あるユーザ名、例えばユーザＸを判別する（図５参
照）。
【００９７】なお、文書移動エージェント４１のネット
ワークスキャナ転送ディスク３２ｄに対する文書画像の
読み出しタイミングは、ネットワークスキャナ転送ディ
スク３２ｄに文書画像の格納を行なうディジタルコピー
機の台数や、文書画像の送信先となるユーザ数、その他
の条件に基づいて、最大格納時間を超えない適切な時間
が設定されるものとする。
【００９８】文書移動エージェント４１は、コンパネボ
タン属性の登録・送信先から判別された、例えばユーザ
Ｘに応じたユーザＸ用ネットワークスキャナ読込ディス
ク４３ａに文書画像とその他の情報を書き込む。
【００９９】一方、各ユーザごとに設けたネットワーク
スキャナ読込ディスク４３ａ，４３ｂは、それぞれユー
ザＸとユーザＹに対応する画像入力アプリケーション４
５ａ，４５ｂからアクセスすることができる。
【０１００】例えば、画像入力アプリケーション４５ａ
は、ユーザから任意に与えられる指示に応じてユーザＸ
用ネットワークスキャナ読込ディスク４３ａに格納され
た文書画像に対して読込を行なうので、長期にわたって
データを保管しておくことが可能である。
【０１０１】このようにして、最大格納時間が比較的短
いネットワークスキャナ転送ディスク３２ｄを用いるこ
とで、複数のディジタルコピー機から入力された文書画
像を格納する状況であっても、文書移動エージェント４
１によってそれぞれの文書画像についての最大格納時間
の範囲で順次読み出されるため、必要以上に大容量の記
憶領域を必要としない。また、ユーザ毎のネットワーク
スキャナ読込ディスク４３ａ，４３ｂを設けることで、
ユーザが任意のタイミングでアクセスすることが可能と
なる。
【０１０２】なお、図３に示す構成例では、ネットワー
クスキャナ転送ディスク３２ｄの他にユーザ毎に設けら
れたネットワークスキャナ読込ディスクを設け、２段階
で文書画像を移動させるものとして説明しているが、３
段階以上で文書画像が移動されるように記憶手段を設け
ることも可能である。この場合、前述したように、ネッ
トワークスキャナ転送ディスク３２ｄから順次、格納時
間が短くなるように、各段階の記憶手段に対する最大格
納時間が設定される。
【０１０３】また、前述した説明では、画像入力アプリ
ケーションに対して、ファイリング転送ディスク３２ａ
とネットワークスキャナ読込ディスク４３ａ，４３ｂと
を設けるとしているが、ドキュメントファイリングサー
バ３６ａ、電子メールサーバ３６ｂ、グループウェアサ
ーバ３６ｃのそれぞれに対して、対応する転送ディスク
よりも最大格納時間が長い記憶手段を設けることも可能
である。
【０１０４】（５）文書画像の読み込み操作がすべて終
了する前に発生したエラーは、入力デバイス（ディジタ
ルコピー機１１ａ，１１ｂ）に表示し、すべての文書画
像についての読込操作が終了後に発生したエラーは、そ
の文書画像の送信先とになっていたシステムに通知す
る。
【０１０５】図９には、画像入力制御部２４（エラー処
理判定部２４ｂ）がエラー発生を検出した場合の処理を
説明するためのフローチャートを示している。
【０１０６】まず、画像入力制御部２４のエラー処理判
定部２４ｂは、エラー発生を検出した時、画像入出力処
理部２３によって処理対象としてセットされた全ての紙
文書に対して文書画像の入力が完了しているか否かを判
別する（ステップＢ１）。
【０１０７】ここで、文書画像の入力が完了していなか
った場合、画像入力制御部２４は、コンパネ管理部２１
に対してエラー情報を渡す（ステップＢ７）。コンパネ
管理部２１は、画像入力制御部２４からのエラー情報に
応じて、コンパネに対してエラー発生を通知する所定の
メッセージを表示させる（ステップＢ８）。
【０１０８】図１０には、コンパネのガイド表示領域６
４においてエラーメッセージが表示された一例を示して
いる。
【０１０９】図１０に示す例では、コンパネ番号２のコ
ンパネであり、ファイリングシステムに登録するボタン
７１により指示された処理においてエラーが発生したた
めに、ボタン７１によって指定された文書タイトル名
「最新技術情報」と共に、推奨操作を表す「もう一度や
りなおしてください」のメッセージが表示されている。
【０１１０】通常、文書画像の入力を行なうディジタル
コピー機１１ａ（１１ｂ）は、複数のユーザによって共
有されているので、必要な処理が終了すれば他の利用者
が使用できるように開放される。しかし、処理対象とす
る文書の全てについての文書画像の入力が完了する前に
エラーが発生した場合には、ユーザがディジタルコピー
機１１ａ（１１ｂ）から離れないでいる可能性が高い。
従って、ディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）のコンパ
ネにおいてエラーメッセージを表示させることで、文書
画像の入力作業を行っているユーザに対して確実にエラ
ー発生を通知することができるので文書画像の再入力を
促すことができる。
【０１１１】一方、文書画像の入力が完了している場
合、エラー処理判定部２４ｂは、入力した文書画像に対
応するコンパネボタン属性及び入力操作時に発生する情
報をもとにして、文書画像の送信先に対応するエージェ
ントが特定できるかを判別する（ステップＢ２）。
【０１１２】エージェントが特定できる場合、エラー処
理判定部２４ｂは、本来の送信先エージェントに対応す
る転送ディスクにエラー情報を書き込む（ステップＢ
３）。例えば、入力された文書画像の送信先がドキュメ
ントファイリングサーバ３６ａであった場合、エラー処
理判定部２４ｂは、ファイリング転送ディスク３２ａに
対してエラー情報を書き込む。
【０１１３】ファイリング登録エージェント３４ａは、
ファイリング転送ディスク３２ａにエラー情報が書き込
まれていた場合には、文書画像の送信先として指定され
たドキュメントファイリングサーバ３６ａに対してエラ
ー発生を通知する（ステップＢ４）。
【０１１４】ドキュメントファイリングサーバ３６ａ
は、ファイリング登録エージェント３４ａからの通知に
応じてエラー発生を記録する。この場合、入力操作時に
発生する情報やコンパネボタン属性をもとにして、エラ
ーが発生したジョブを確認できるようにしておく。
【０１１５】また、エラー処理判定部２４ｂは、文書画
像の入力が完了し、文書画像の送信先に対応するエージ
ェントが特定できなかった場合には（ステップＢ２）、
ジョブ履歴管理部２５に対してジョブエラー情報を渡す
（ステップＢ５）。ジョブ履歴管理部２５は、エラー処
理判定部２４ｂからのジョブエラー情報をジョブ履歴デ
ータベース２６に記録する（ステップＢ６）。
【０１１６】処理対象とする文書に対して文書画像の入
力が完了した場合には、前述したように、ディジタルコ
ピー機１１ａ（１１ｂ）が複数のユーザによって共有さ
れているので、他の利用者が使用できるように開放さ
れ、文書画像の入力操作を行っていたユーザがディジタ
ルコピー機１１ａ（１１ｂ）から離れてしまう。
【０１１７】従って、この場合には、ディジタルコピー
機１１ａ（１１ｂ）のコンパネにおいてエラーメッセー
ジを表示させたとしても、文書画像の入力操作を行って
いたユーザにエラー発生を通知させることが困難となっ
てしまう。
【０１１８】これに対して、本実施形態では、文書画像
の入力処理が完了した後に発生したエラーについては、
文書画像の送信先であるシステム、あるいはディジタル
コピー機１１ａ（１１ｂ）のジョブ履歴データベース２
６において記録することができる。
【０１１９】このため、文書画像の入力操作を行ったユ
ーザは、任意のタイミングで、ディジタルコピー機１１
ａ（１１ｂ）のジョブ履歴データベース２６に記録され
たジョブ履歴を読み出して、ジョブエラーが発生したか
否かを確認することができる。
【０１２０】また、そのユーザが利用するクライアント
ＰＣから、ネットワークを介してディジタルコピー機１
１ａ（１１ｂ）にアクセスして、同様にしてジョブ履歴
を読み出して確認しても良いし、文書画像の送信先であ
るシステムにアクセスして、入力操作時に発生する情報
やコンパネボタン属性をもとにして指定されるジョブに
ついて、ディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）からエラ
ー発生が通知されているか否かを確認しても良い。
【０１２１】図１１は、画像入力アプリケーション３６
ｄによって表示される文書画像読み込みのダイアログの
例を示している。図１１に示すように、文書読み込みで
エラーが発生した場合には、該当する文書に対応する状
態の情報として「エラー」が提示される。
【０１２２】図１２は、システム連携処理中にエラーが
発生した時に、エラーに関する情報を画像入力アプリケ
ーション３６ｄでのダイアログ画面で表示する例を示し
ている。図１２に示す例では、文書画像の入力操作時に
得られた入力操作時に発生する情報及びコンパネボタン
属性をもとにした、文書名、入力日時を表示すると共
に、エラー発生の状況を通知する処理状況、推奨処置を
通知するメッセージが表示されている。なお、処理状況
と推奨処置の情報は、例えばエラー処理判定部２４ｂが
判別して、提携先のシステムにエラー情報として通知す
る。
【０１２３】さらに、エラー処理判定部２４ｂは、エラ
ーの発生を検出した場合に、文書画像の入力操作を行っ
たユーザなど特定の相手に対して、エラー発生を連絡す
るための電子メールの送信を、電子メール用転送ディス
ク３２ｂ及び電子メール送信エージェント３４ｂを介し
て電子メールサーバ３６ｂに要求することができる。こ
の場合、エラー処理判定部２４ｂは、エラー発生の内容
（例えば、図１２に示す読み取り文書プロパティの内
容）を本文とし、ユーザに該当する電子メールアドレス
（ディジタルコピー機に予め登録しておくか、あるいは
文書画像入力の際に入力しておく）を指定して電子メー
ルの送信を要求する。
【０１２４】これにより、文書画像を入力して他のシス
テムと連携させる処理において、エラーが発生したか否
かを意識的にユーザが確認しなくても電子メールとして
通知されるため、ユーザの負担を軽減することが可能と
なる。
【０１２５】このようにして、ある文書を登録する際に
読み取りが必要な全てのページに関する文書画像の読み
込み処理が完了する時点を境にして、読み取り処理が完
了していなければディジタルコピー機１１ａ（１１ｂ）
のコンパネにおいてエラー発生を通知するメッセージを
表示させ、読み取り処理が完了していれば、ジョブ履歴
データベース２６あるいは提携先のシステムにおいて、
エラー発生の情報を記録することでユーザに通知するこ
とができる。すなわち、状況に応じたエラー発生通知が
可能なので、確実、かつ効率的にユーザが状況を把握す
ることができる。
【０１２６】（６）ディジタルコピー機１１ａ（１１
ｂ）のコンパネにおける同一ボタンの連続指定は、リセ
ットの指定またはタイムアウトになるまでは同一文書へ
のページ追加登録として扱う。リセットキー動作には、
ページ連続リセットと全体リセットとの２段階がある。
【０１２７】以下、図６に示すコンパネを例にして説明
する。例えばボタン６１「ファイリング登録：経理・週
報」を使って週報ドキュメントとして扱う文書画像の入
力を行なうものとする。ユーザによって紙文書がセット
されてボタン６１が選択され、そしてスタートボタン６
３が押されると、画像入力制御部２４は、セットされた
紙文書から得られる文書画像を、経理・週報としてドキ
ュメントファイリングサーバ３６ａ（ファイリングシス
テム）に登録する処理を実行する。
【０１２８】これら文書画像を登録した直後では、画像
入力制御部２４は「追加登録モード」になっている。す
なわち、別の紙文書がセットされ、ボタン６１「ファイ
リング登録：経理・週報」が選択されてスタートボタン
６３が押された場合には、画像入力制御部２４は、画像
入出力処理部２３から入力される文書画像を一連の情報
として扱い、それまでにドキュメントファイリングサー
バ３６ａに登録した文書画像の次のページに続けて、こ
れから入力される文書画像を登録する処理を実行する。
また、単にスタートボタン６３が押された場合も同じ処
理を実行する。
【０１２９】ただし、最初の登録操作が完了してから一
定時間が経過したり（タイムアウト）、または、リセッ
トボタン６５が押された場合には、画像入力制御部２４
は、「追加登録モード」を解除する。こうして「追加登
録モード」が解除された状態で、文書画像のドキュメン
トファイリングサーバ３６ａへの登録がボタン６１によ
り指示された場合には、画像入力制御部２４は、新たな
文書における文書画像としてドキュメントファイリング
サーバ３６ａに登録する処理を実行する。
【０１３０】このようして、ディジタルコピー機１１ａ
（１１ｂ）のコンパネに対する操作だけで、連携先のシ
ステムにおける入力された文書画像の管理を制御するこ
とができるので、追加登録などの操作効率を向上させる
ことが可能となる。
【０１３１】なお、上述した実施形態において記載した
手法は、コンピュータに実行させることのできるプログ
ラムとして、例えば磁気ディスク（フロッピーディス
ク、ハードディスク等）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、
ＤＶＤ等）、半導体メモリなどの記録媒体に書き込んで
各種装置に提供することができる。また、通信媒体によ
り伝送して各種装置に提供することも可能である。本装
置を実現するコンピュータは、記録媒体に記録されたプ
ログラムを読み込み、または通信媒体を介してプログラ
ムを受信し、このプログラムによって動作が制御される
ことにより、上述した処理を実行する。
【０１３２】
【発明の効果】以上詳述したように本発明によれば、デ
ィジタルコピー機と複数のシステムとを連携させるため
に、それぞれのシステムに対応する送信手段（データ転
送エージェント）が組み込まれ、またそれぞれの送信手
段ごとに格納手段（転送ディスク）が設けられ、ディジ
タルコピー機によって入力された文書画像は、ディジタ
ルコピー機において文書画像と共に入力された情報をも
とにして格納すべき格納手段が特定される。転送手段
は、それぞれに対応する格納手段に対して定期的に文書
画像の読出しを行ない、文書画像があれば所定のシステ
ムに登録する。これにより、共有されるディジタルコピ
ー機を入力機器として利用した環境で、使い勝手の良い
文書画像の入力が可能となるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態に係わる概念的なシステム構成を示
すブロック図。
【図２】図１に示すシステム上において実現されるソフ
トウェアシステムモジュール構成を示す概念図。
【図３】図２における文書移動管理部３４ｄの詳細な構
成を示す図。
【図４】文書画像を入力してからファイリングシステム
へ登録するまでの動作について説明するためのフローチ
ャート。
【図５】コンパネプロファイルデータベース２２に登録
された情報の一例を示す図。
【図６】パネル番号１に対応するコンパネの一例を示す
図。
【図７】パネル番号２に対応するコンパネの一例を示す
図。
【図８】ファイリング登録エージェント３４ａの処理を
説明するためのフローチャート。
【図９】エラー処理判定部２４ｂがエラー発生を検出し
た場合の処理を説明するためのフローチャート。
【図１０】コンパネのガイド表示領域６４においてエラ
ーメッセージが表示された一例を示す図。
【図１１】画像入力アプリケーション３６ｄによって表
示される文書画像読み込みのダイアログの例を示す図。
【図１２】システム連携処理中にエラーが発生した時
に、エラーに関する情報を画像入力アプリケーション３
６ｄでのダイアログ画面で表示する例を示す図。
【符号の説明】
１０ａ，１０ｂ…クライアントＰＣ １１ａ，１１ｂ…ディジタルコピー機（ＤＰＰＣ） １２ａ，１２ｂ…ドキュメントファイリングサーバ １３ａ，１３ｂ…電子メールサーバ １４ａ，１４ｂ…グループウェアサーバ １５ａ，１５ｂ…ＨＵＢ １６ａ，１６ｂ…ＤＰＰＣコントロール装置 １７ａ，１７ｂ…エージェント群 １８ａ，１８ｂ…共有ディスク ２１…コンパネ管理部 ２２…コンパネプロファイルデータベース ２３…画像入出力処理部 ２４…画像入力制御部 ２４ａ…コンパネ／画像対応判定部 ２４ｂ…エラー処理判定部 ２５…ジョブ履歴管理部 ２６…ジョブ履歴データベース ３０…データ受信エージェント ３２ａ…ファイリング転送ディスク ３２ｂ…電子メール用転送ディスク ３２ｃ…グループウェア転送ディスク ３２ｄ…ネットワークスキャナ転送ディスク ３４ａ…ファイリング登録エージェント ３４ｂ…電子メール送信エージェント ３４ｃ…グループウェア登録エージェント ３４ｄ…文書移動管理部 ３６ａ…ドキュメントファイリングシステム ３６ｂ…電子メールサーバ ３６ｃ…グループウェアサーバ ３６ｄ…画像入力アプリケーション ４１…文書移動エージェント ４２…ユーザ用読込ディスク管理データベース ４３ａ…ユーザＸ用ネットワークスキャナ読込ディスク ４３ｂ…ユーザＹ用ネットワークスキャナ読込ディスク ４５ａ，４５ｂ…画像入力アプリケーション ４４ａ，４４ｂ…スキャナ読込ライブラリ
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B089 GA21 GB08 JA16 JB03 JB22 KA13 KB06 KC21 KC29 KC30 KC39 KD01 LB02 5C062 AA05 AA13 AA35 AB11 AB17 AB20 AB38 AB42 AC02 AC22 AC38 AC43 AC58 AE15 AF02 AF06 AF14 5C073 BA06 BB01 BC02 CE10

Claims (9)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 文書画像を入力すると共に、前記文書画
    像に関係する情報を入力する少なくとも１つのディジタ
    ルコピー機と、 前記ディジタルコピー機によって入力された文書画像の
    送信先となる少なくとも１つのシステムと、 前記ディジタルコピー機によって入力された文書画像と
    前記文書画像に関係する情報とが格納される前記システ
    ムのそれぞれに対応する格納手段と、 前記格納手段に格納されている文書画像を定期的に読み
    出して前記文書画像に関係する情報に応じた所定のシス
    テムに送信する前記システムのそれぞれに対応して設け
    られた送信手段とを具備したことを特徴とする文書入力
    システム。
  2. 【請求項２】 前記ディジタルコピー機は、 前記文書画像を入力する画像入出力処理手段と、 前記画像入出力処理手段によって入力される文書画像に
    関係する情報として、前記文書画像の送信先のシステム
    と登録・送信先を示す情報とを含めて入力する管理手段
    と、 前記管理手段によって入力された文書画像に関係する情
    報をもとに、前記画像入出力処理手段によって入力され
    た文書画像の送信先とするシステムを判別し、この判別
    したシステムに対応する前記格納手段に文書画像を書き
    込む画像入力制御手段とを具備したことを特徴とする請
    求項１記載の文書入力システム。
  3. 【請求項３】 前記ディジタルコピー機は、 文書画像の入力を含む各種のジョブの履歴を格納するた
    めのジョブ履歴格納手段と、 入力された文書画像の所定のシステムへの送信にエラー
    が発生した場合に、エラーの発生を示す情報を前記ジョ
    ブ履歴格納手段に格納するジョブ履歴管理手段とを具備
    したことを特徴とする請求項１記載の文書入力システ
    ム。
  4. 【請求項４】 前記管理手段は、前記文書画像に関係す
    る情報として異なる複数の情報を入力するものであっ
    て、 前記画像入力制御手段は、 前記管理手段によって入力された複数の情報をもとにし
    て前記文書画像に対するタイトル情報を生成し、前記文
    書画像と共に前記格納手段に格納することを特徴とする
    請求項２記載の文書入力システム。
  5. 【請求項５】 前記画像入力手段は、前記複数の情報に
    ついて優先度を設定し、この優先度に従う情報を用いて
    前記文書画像に対するタイトル情報を生成することを特
    徴とする請求項４記載の文書入力システム。
  6. 【請求項６】 前記格納手段の他に別の格納手段を設け
    て、それぞれに対して異なる最大格納時間を設定し、 前記送信手段は、前記文書画像を最大格納時間の短い格
    納手段から順に移動させることを特徴とする請求項１記
    載の文書入力システム。
  7. 【請求項７】 前記文書画像の入力が終了する前にエラ
    ーが発生した場合には前記ディジタルコピー機において
    エラー発生を通知し、前記文書画像の入力が終了した後
    にエラーが発生した場合には、この文書画像の送信先と
    なるシステムに対してエラー発生を通知することを特徴
    とする請求項１記載の文書入力システム。
  8. 【請求項８】 前記管理手段によって入力される文書画
    像の送信先のシステムと登録・送信先を示す情報に対し
    て、リセットが指定されるまでまたは前記画像入出力処
    理手段による前記文書画像の入力後、一定時間が経過す
    るまでは、前記画像入力制御手段は、前記画像入出力処
    理手段によって入力される文書画像を一連の情報として
    扱うことを特徴とする請求項２記載の文書入力システ
    ム。
  9. 【請求項９】 文書画像を入力すると共に、前記文書画
    像に関係する情報を入力する少なくとも１つのディジタ
    ルコピー機と、前記ディジタルコピー機によって入力さ
    れた文書画像の送信先となる少なくとも１つのシステム
    とを連携させたシステムにおける文書入力方法であっ
    て、 前記ディジタルコピー機によって入力された文書画像と
    前記文書画像に関係する情報とを前記システムのそれぞ
    れに対応して設けられた格納手段に格納し、 前記格納手段に格納されている文書画像を定期的に読み
    出して前記文書画像に関係する情報に応じた所定のシス
    テムに送信することを特徴とする文書入力方法。
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