JPH07202934A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 パーソナルコンピュータ、エンジニアリング
ワークステーション等で取り扱うことのできる電子メー
ルシステムに関し、回答期限付のメールに対して自動的
にフォローを行い、業務の遅滞を防止させ、円滑なオフ
ィス環境を効果的に支援できるようにすることを目的と
する。 【構成】 宛先および回答要求を有するメールを端末２
４で作成し、メールサーバ１に対してその送信を指示
し、更にメール作成時には送信指示されるメールに対し
て回答期日を指示する期日指示情報が作成され、この期
日指示情報で指示された期日には、さきに送信されたメ
ールに対応して回答を要求する催促メールの送信を指示
する催促指示手段２２がメールサーバ１に設けられるよ
うに構成される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、パーソナルコンピュ
ータ、エンジニアリングワークステーション等で取り扱
うことのできる電子メールシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】今日のオフィスでは、ＯＡ化が進み、各
ＯＡ装置がＬＡＮで結ばれるようになっている。特に、
パーソナルコンピュータ等では、互いにＬＡＮで接続
し、データの送受信を行うことも行われている。例え
ば、１台のパソコンで情報をエディタ等で作成し、他の
パソコン等へその情報を送る電子メール等のソフトウェ
アが使用されて、送受信が行われている。

【０００３】このような電子メールでは、ユーザをサー
バ等に登録し、この登録されたユーザ毎に情報の管理を
行っている。近年、このＬＡＮ上では、各種の情報が交
換されており、紙面で行われていた回覧物や、依頼書等
も、この電子メールを用いて交換されてきている。そし
て、このような電子メールの内容には、時として、回答
を求め、さらに回答期限が設定されているものも送信さ
れている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記のように、ＯＡ化
が進んだオフィスでは、電子メールによって回答を求め
る回覧物や依頼書等の書類までも配布されるようになっ
てきている。この場合に、送信者は、回答の期限がせま
り、フォローすべき必要が生じた場合には、口頭もしく
は、再度電子メールにてフォローをすることになる。

【０００５】このようなフォローをする場合、送信者は
発送した電子メールの一覧からフォローすべき電子メー
ルを選択する必要が生じる。従って、この選択すべき対
象が数多くなると、送信者がフォローメールを送信する
だけでも作業負担が大きくなる。

【０００６】また、受信者側でも、回答の必要な電子メ
ールを受けとり、すぐに回答できるものは良いが、すぐ
に回答できず、回答を延ばす必要がある場合が生じる。
その後、受信者が回答しようとする電子メールを受信メ
ール一覧から選択しなければならなくなるため、受信メ
ールが数多くなることによって、メール選択の作業負担
が大きくなる。

【０００７】このように、電子メールの送信者、受信者
ともに、メール一覧から必要なメールの選択を行う必要
が生じ、各人の作業負担が大きくなる。まして、業務
上、回答期限のある電子メールが多く発生した場合に
は、その管理が煩雑となり、業務の進行に支障を来すと
いう問題点があった。

【０００８】この発明は、上記問題点を解決するために
なされたものであって、その目的とするところは、回答
期限付のメールに対して自動的にフォローを行い、業務
の遅滞を防止させ、円滑なオフィス環境を効果的に支援
する電子メールシステムを提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】第１の発明による電子メ
ールシステムの構成は、宛先および回答要求を有するメ
ールの送信を指示する送信指示手段と、この送信指示手
段で送信指示されるメールに対して催促期日を指示する
期日指示手段と、この期日指示手段で指示された期日
に、すでに送信されたメールに対応して送信される回答
要求を促す催促メールの送信を指示する催促指示手段と
を有することを特徴とする。

【００１０】また第２の発明による電子メールシステム
の構成は、受信したメールを一覧表示するとともにその
表示されたメールのうちで回答要求のあるメールを回答
期限と合わせて表示する一覧表示手段と、この一覧表示
手段に表示された回答要求のあるメールの回答期限の設
定をユーザ入力によって変更させる期限変更手段と、こ
の期限変更手段で変更できる前記メールの回答期限とそ
の当日とを比較し、表示する必要があるメールを選択し
て表示する選択表示手段とを有することを特徴とする。

【００１１】また第３の発明による電子メールシステム
の構成は、ユーザがメールの送信または受信時の操作を
行うクライアントマシンと、このクライアントマシンを
少なくとも１台以上接続させ、その内部の記憶手段にメ
ールの送信情報を有するサーバマシンと、このサーバマ
シンの送信情報にクライアントマシンの送信指定時にお
ける催促メールの設定に応じて催促メール情報を書き込
む情報管理手段と、この情報管理手段によって書き込ま
れた催促メール情報をウォッチするとともに、その期日
に催促メールを送信する催促メール送信手段とを有する
ことを特徴とする。

【００１２】また第４の発明による電子メールシステム
の構成は、ユーザがメールの送信または受信時の操作を
行うクライアントマシンと、このクライアントマシンが
少なくとも１台以上接続され、その内部の記憶手段にメ
ールの受信情報を各ユーザ毎に有するサーバマシンと、
このサーバマシンの受信情報にクライアントからの受信
メールの確認時に処理期限を設定し、この期限情報を前
記記憶手段のメール情報に書き込む情報管理手段と、こ
の情報管理手段によって書き込まれた処理期日をウォッ
チし、ユーザがクライアントマシンからログインしたそ
の日に、未処理で期限がないメールを通知する未処理メ
ール通知手段とを有することを特徴とする。

【００１３】

【作用】このように構成したことにより、本発明の電子
メールシステムにおいては、送信指示手段が宛先および
回答要求を有するメールの送信を指示し、この送信指示
手段で送信指示されるメールに対して回答期日指示手段
が期日を指示し、この期日指示手段により指示された期
日に催促指示手段が送信されたメールに対応して送信さ
れる回答要求を促す催促メールの送信を指示して、回答
期限付のメールに対し、自動的にフォローを行い、メー
ルに対する回答を容易かつ円滑にさせて、業務の遅滞を
防止し、円滑なオフィス環境にする。

【００１４】また、この電子メールシステムは、一覧表
示手段が受信したメールを一覧表示するとともにその表
示されたメールのうちで回答要求のあるメールを回答期
限と合わせて表示し、この一覧表示手段に表示された回
答要求のあるメールの回答期限の設定を期限変更手段が
ユーザ入力によって変更させるようにし、この期限変更
手段で変更できるメールの回答期限とその当日とを選択
表示手段が比較して、表示する必要があるメールを選択
して表示することによって、回答期限付のメールに対し
て自動的にフォローを行い、業務の遅滞を防止して円滑
なオフィス環境にする。

【００１５】更に、電子メールシステムは、ユーザがク
ライアントマシンでメールの送信または受信時の操作を
行い、このクライアントマシンを少なくとも１台以上接
続させるサーバマシンは、その内部の記憶手段にメール
の送信情報を有し、情報管理手段がサーバマシンの送信
情報にクライアントマシンの送信指定時における催促メ
ールの設定に応じて催促メール情報を書き込み、催促メ
ール送信手段が情報管理手段によって書き込まれた催促
メール情報をウォッチして、その期日に催促メールを送
信することによって、回答期限付のメールに対して自動
的にフォローを行い、業務の遅滞を防止して円滑なオフ
ィス環境にする。

【００１６】また、電子メールシステムは、ユーザがク
ライアントマシンでメールの送信または受信時の操作を
行い、このクライアントマシンが少なくとも１台以上接
続されるサーバマシンは、その内部の記憶手段にメール
の受信情報を各ユーザ毎に有し、情報管理手段がサーバ
マシンの受信情報にクライアントからの受信メールの確
認時に処理期限を設定し、この期限情報を前記記憶手段
のメール情報に書き込み、未処理メール通知手段が情報
管理手段によって書き込まれた処理期日をウォッチし、
ユーザがクライアントマシンからログインしたその日
に、未処理で期限がないメールを通知することによっ
て、回答期限付のメールに対して自動的にフォローを行
い、業務の遅滞を防止して円滑なオフィス環境にする。

【００１７】

【実施例】以下、この発明の一実施例について図面を参
照して説明する。この一実施例の電子メールシステム
は、図１および２に示すように、複数の画像処理装置を
備えたものである。複数の画像処理装置１，１，…がＬ
ＡＮ等の通信回線３０を介して互いに接続されている。
各画像処理装置１，１，…はその内部で画像およびその
他の情報を加工および蓄積する装置である。

【００１８】画像処理装置１は、図２に示すように、そ
の内部にＣＰＵ（中央制御処理部）３を備えている。こ
のＣＰＵ３は、この画像処理装置１の全体の制御を司る
ものである。

【００１９】この画像処理装置１の上記ＣＰＵ３には、
第１インターフェース４、メインメモリ５、ページメモ
リ６、表示メモリ７、画像処理部８、第２インターフェ
ース９および通信インターフェース１０等が、システム
バス１１を介して接続されている。このシステムバス１
１は上記各装置４〜１０およびＣＰＵ３間の情報の伝送
を行う。

【００２０】第１インターフェース４には、キーボード
１２、マウス１３および磁気ディスク装置１４が接続さ
れている。この第１インターフェース４は主にマンマシ
ンインターフェース関係の装置の入出力を制御するもの
で、この第１インターフェース４はキーボード１２、マ
ウス１３および磁気ディスク装置１４から入力される情
報をシステムバス１１に送り、また、システムバス１１
から送られてくる情報を各キーボード１２、マウス１３
および磁気ディスク装置１４に送る。

【００２１】メインメモリ５には、この画像処理装置１
を制御するプログラムおよびデータならびに一時的に使
用するデータ等が格納される。ページメモリ６には、こ
の画像処理装置１が扱う画像等のデータが一時的に格納
される。表示メモリ７には、ＣＲＴ等の表示装置１５が
接続されていて、この表示装置１５に表示すべきデータ
が格納される。

【００２２】画像処理部８は、上記ページメモリ６およ
び表示メモリ７等で扱う画像データの符号化、復号化、
線密度変換、拡大、縮小等の画像処理を行う。第２イン
ターフェース９には、光ディスク１６をドライブする光
ディスクドライバ１７、スキャナ１８およびプリンタ１
９が接続されている。この第２インターフェース９は主
に画像情報の入出力を制御するもので、光ディスクドラ
イバ１７およびスキャナ１８から入力される情報をシス
テムバス１１に送り、また、システムバス１１から送ら
れてくる情報をプリンタ１９に出力する。

【００２３】また、通信インターフェース１０には、通
信回線３０に対する通信信号の送受を制御している。ま
た、画像を扱う上記メインメモリ５、ページメモリ６、
表示メモリ７、画像処理部８、第２インターフェース９
および通信インターフェース１０は、画像バス２０を介
して接続される。画像バス２０は、上記各層置換の画像
情報の伝送を行う。

【００２４】画像情報は、通常、膨大な量なので、シス
テムバス１１に対する送受を行うことでシステムバス１
１が混雑する。このため、画像情報の効率的な伝送を行
う目的で画像バス２０を設けてあり、画像バス２０のバ
ス幅はシステムバス１１よりもビット幅を拡張して強化
してある。

【００２５】以後、ある特定の画像処理装置１（他と区
別するときには画像処理装置１ａと表記する）に対する
各部には光ディスク１６ａというように「ａ」を付加
し、通信先となる他の画像処理装置１（他と区別すると
きには画像処理装置１ｂと表記する）に対する各部には
光ディスク１６ｂと「ｂ」を付加し、さらに他の通信先
となる画像処理装置１（他と区別するときには画像処理
装置１ｃと表記する）に対する各部には光ディスク１６
ｃと「ｃ」を付加して説明する。

【００２６】上記画像処理装置１、…には、一例とし
て、オペレーティングシステムとしてマルチユーザ、マ
ルチタスクのＯＳ（オペレーションシステム）であるＵ
ＮＩＸ（ＡＴＴ社商標）を使用している。また、通信回
線３０にはイーサネット（ゼロックス社商標）を使用
し、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルを使用している。

【００２７】メール通信処理システムでは、図１に示す
ように、複数のメールサーバ２１（２１ａ）、メールサ
ーバ２１（２１ｂ）、…が動作している。あるメールサ
ーバ２１ａは他のメールサーバ２１ｂ（２１ｃ、…）と
ＬＡＮ等の通信回線３０を介して電子メールの受け渡し
を行う。このメールサーバ２１ａは、自身に登録されて
いるユーザ宛ての電子メールを、他のメールサーバ２１
ｂ（２１ｃ、…）から受け取り、１つのファイルとして
格納する。また、他のメールサーバ２１ｂ（２１ｃ、
…）に登録されているユーザ宛てのメールを、その他の
メールサーバ２１ｃ（２１ｄ、…）に送る。

【００２８】メールサーバ２１（２１ａ、２１ｂ、…）
は、処理を実行するメールサーバ処理部２２（２２ａ、
２２ｂ、…）と、ユーザおよびその組織の情報、メール
の管理情報、業務管理情報を格納したテーブル部２３
（２３ａ、２３ｂ、…）とを、その内部に持つ。ここで
いう業務とは文書配布に関する種別を意味し、例えば、
回覧、承認一斉通知等を管理する業務である。

【００２９】テーブル部２３（２３ａ、２３ｂ、…）に
は、メールサーバ２１（２１ａ、２１ｂ、…）が管理す
る（管理下の）端末２４（２４ａ，２４ｂ，２４ｃ，
…）に対するデータが記憶されているとともに、他のメ
ールサーバ２１ｂ、…が管理する端末（２４ｄ、…）に
対するデータも記憶されている。また、このメールサー
バ２１（２１ａ、２１ｂ、…）には複数の端末２４（２
４ａ、２４ｂ、…）が接続される。

【００３０】これらの端末２４（２４ａ、２４ｂ、…）
は、端末処理部２５（２５ａ、２５ｂ、…）を用いてユ
ーザとの入出力処理を行う。このため端末２４（２４
ａ、２４ｂ、…）は、組織関係情報およびメール内容を
メールサーバ２１（２１ａ、２１ｂ、…）から受け取っ
て表示を行う。また、ユーザは、この端末２４（２４
ａ、２４ｂ、…）を操作することでメールの送受信を行
うことができる。このため端末２４（２４ａ、２４ｂ、
…）はキーボード１２（１２ａ、１２ｂ、…）およびマ
ウス１３（１３ａ、１３ｂ、…）からなる入力装置およ
びディスプレイ１５（１５ａ、１５ｂ、…）を管理制御
している。

【００３１】これらメールサーバ２１（２１ａ、２１
ｂ、…）と端末２４（２４ａ、２４ｂ、…）とは、同一
の画像処理装置上で動作させるばかりでなく、異なる画
像処理装置上で動作させることができるようにしてもよ
い。また、端末２４（２４ａ、２４ｂ、…）のみをパー
ソナルコンピュータまたはＥＷＳ（エンジニアリングワ
ークステーション）等で動作させることもできる。この
ためメールサーバ２１と端末２４との情報の送受は通信
回線２０（２０ａ、２０ｂ、…）によるソケット通信を
用いている。

【００３２】次に、メール送信者におけるメールフォロ
ーの例について説明する。この例では、送信者がメール
を送信するときに、回答要求とその期限、およびそのフ
ォローをするためのメールを送信することを設定する。
このときの端末２４のディスプレイ１５に表示するメー
ル送信を設定するメール送信ウィンドウ１０１を図３に
示す。

【００３３】このウィンドウ１０１は、メールの宛先を
設定する宛先入力欄１０２、メールの題を設定するｓｕ
ｂｊｅｃｔ欄１０３、回答要求の要否を設定するボタン
１０４、１０５、その時の回答期限を設定する回答期入
力欄１０６、フォローするメールの送信の要否を設定す
る牡丹１０７、１０８、そのフォローメール送信の日時
を設定するリストエディタ１０９を有する。

【００３４】この宛先入力欄１０２には、このメールを
送信する者の宛先を入力する。この欄にて複数の宛先を
設定することも可能であるとする。この時は、複数の宛
先をコンマで区切って入力する。また、あらかじめ作成
されたリストから宛先を選択できるようにしてもよい。
次に、ｓｕｂｊｅｃｔ欄１０３には、このメールの題を
入力する。例えば「月刊報告１１月」「会議の案内」等
である。次に、このメールに対し、受信者からこのメー
ルに対してのコメント、返答等の回答を要求するか否か
をボタン１０４、１０５を押下して選択する。要求が必
要ならばボタン１０４を、要求が不必要ならばボタン１
０５を押下する。また、ボタン１０４，１０５は、押下
されると反転表示となる。また、同時に両ボタンが選択
できないようにしてある。次に、回答期限入力欄１０６
には、回答期限を入力する。このシステムでは西暦を使
うものとし、「１９９３−１２−２０」等と入力する。

【００３５】次に、このメールに対しての回答のメール
を受信者に催促するフォローメールの送信の要否を設定
する。催促のフォローメールを受信者に送ることが必要
な場合にはボタン１０７を押下し、フォローメールを受
信者に送る必要がない場合にはボタン１０８を押下す
る。また、ボタン１０７、１０８は、押下されると返転
表示となる。また、同時に両ボタンが選択できないよう
にしてある。次に、ここでフォローメールの送信が必要
であると、そのフォローメールを送信する日時を指定す
る。この選択には、リストエディタ１０９を用いる。こ
こには、回答期限の当日、１日前、１日後等が表示され
ている。また、それ以外の日は右側の矢印をクリックす
ることでスクロール表示される。ここでフォローメール
を送信する日時をクリックする。選択された日時は、反
転表示される。また、再度クリックすることで選択が解
除される。また、このリストエディタでは複数の日時を
同時に選択することができる。以上、このウィンドウ１
０１にてメールの送信に必要な事項を入力して終了す
る。そして、図示されていないエディタ等で本文を作成
したり、ファイルを選択して送信する。画像データも直
接指定することで送信できる。さらに、ファイル形式、
データ形式にとらわれず本文をメールとして送ることも
できる。

【００３６】次に、実際にフォローメールが送信され、
このフォローメールを受信して、その内容をウィンドウ
１１０に表示した例を図４に示す。このフォローメール
の内容を表示したウィンドウ１１０には、実際に催促し
ている本文１１１が表示される。このときに、その回答
期限に合わせて、１日前、本日、１日おくれ等が表示さ
れる。また、実際のメールの送信者が表示される送信者
欄１１２、メールの題が表示されるｓｕｂｊｅｃｔ欄１
１３が設けられている。

【００３７】次に、送信したメールを管理するテーブル
３８について示す。このテーブル３８を図５に示す。こ
のテーブル３８はメールサーバに各ユーザ毎に持ってい
る。このテーブル３８は、メールＩＤ欄６１、送信者欄
６２、受信者欄６３、本文の頁数を示すページ数欄６
４、データ格納ファイル名欄６５、送信時刻欄６６、着
信時刻欄６７、受信済欄６８を持つ。

【００３８】このメールＩＤ欄６１には、この管理テー
ブル３８があるサーバ内でメールをシリアルに扱えるシ
リアルナンバーが格納されている。送信者欄６２には、
メールの送信者のユーザ名が格納される。受信者欄６３
にはそのメールを受け取る受信者のユーザ名が格納され
る。ページ数欄６４には、本文の頁数が格納される。ま
たデータ格納ファイル名欄６５にはこのメールの本文が
サーバ上のどのファイルに納められているかを示すため
のファイル名が格納される。送信時刻６６には、このメ
ールを送信者が送信した日時が格納される。着信時刻欄
６７には、このメールを受信者が開封した日時が格納さ
れる。受信済欄６８には、このメールを受信者が開封し
たか否かを示すコードが格納されている。ここでは、開
封された場合には「Ｔ」が、開封されていなければ
「Ｆ」が格納されている。

【００３９】次に、フォローメールを管理するためのフ
ォローメール管理テーブル１２０について説明する。こ
のフォローメール管理テーブル１２０は、メールサーバ
が各ユーザ毎に持っている。この管理テーブル１２０に
は、図３においてボタン１０７が押下されたメールのみ
がエントリされる。このテーブル１２０は、図６に示す
ように、メールＩＤ欄１２１、送信者欄１２２受信者欄
１２３、フォロー日欄１２４、フォロー発信済欄１２５
を持つ。

【００４０】メールＩＤ欄１２１には、図５のメールＩ
Ｄ欄６１と同じメールのシリアルナンバーが格納され
る。送信者欄１２２には、このメールの送信者のユーザ
名が格納される。受信者欄１２３には、このメールを送
り、受信する受信者のユーザ名が格納される。次にフォ
ロー日欄１２４には、フォローメールの送信を行う日時
が格納される。フォロー発信済欄１２５にはこのメール
に対するフォローメールがすでに発信されたか否かを示
すコードが格納される。すでに発信されている場合には
「Ｔ」が、まだ発信されていない場合には、「Ｆ」が格
納される。

【００４１】サーバは、このフォローメール管理テーブ
ル１２０を参照してフォローメールを発信する。サーバ
はその内部に持つ内部時計の日付が更新されることによ
って、このフォローメールを発信させるフォローメール
プログラムを動作させる。そして、各登録されているユ
ーザ毎にフォローメールの送信を確認していく。この確
認のフローチャートを図７に示す。この処理の流れは、
各ユーザ毎に行われる。

【００４２】まず、各メールのフォロー日欄１２４を確
認して、内部時刻の日付と合っているか確認する（ｓｔ
１３０）。次に、フォロー発信済欄１２５を確認して、
すでにフォローメールが発信されているか確認される
（ｓｔ１３１）。そして、フォローメールを送信するか
しないかを判断する（ｓｔ１３２）。フォローメールを
送信する必要がある場合には、フォローメールを送信す
る（ｓｔ１３３）。そして、フォローメール管理テーブ
ル１２０のフォロー発信済欄１２５を「Ｔ」に置き換え
る。ｓｔ１３２でフォローメールを送信する必要がない
と判断された時、およびフォロー発信済欄１２５が更新
されたと判断された時はチェックの行程を終了する。

【００４３】次に、メールの送信者における受信メール
の管理について説明する。この例では、受信したメール
の処理期限を受信者が自主管理する。ここでは、この自
主管理のためのツールを示している。ここでメールプロ
グラムにおいて、受信したメールの一覧を表示するウィ
ンドウ２０１を図８に示す。

【００４４】このウィンドウ２０１は、端末２４のディ
スプレイ１５に表示される。このウィンドウ２０１は、
リストエディタ２０２を持つ。このリストエディタには
受信メールが一行づつ表示される。また、表示領域数以
上にメールの数がある場合には右側の矢印をクリックす
ることでリストがスクロールするようになっている。ま
た、このリストエディタ２０２に表示されるメール情報
は、ｓｕｂｊｅｃｔフィールド２０３、発信者フィール
ド２０４、期限フィールド２０５を持つ。この受信者が
新たにメールを受信すると、このリストに追加される。
そのメールの題がｓｕｂｊｅｃｔフィールド２０３に表
示され、発信者が発信者フィールド２０４に表示され
る。また、そのメールに回答期限が設定されている場合
には、その日時が期限フィールド２０５に表示される。
このとき、受信者が自己管理のためにこの期限フィール
ドの値を書きかえることが可能となっている。この場合
には、リストフィールド中でそのメールをクリックす
る。すると、その指示されたメールは、その一行が反転
表示される。そして、期限設定ボタン２０６をクリック
すると、そのメールの期限フィールド２０５にカーソル
が表示され、入力できるようになる。また、さきに期限
設定ボタン２０６を押下せずに、反転されているメール
を再度クリックすると、そのメールの本文が表示され
る。

【００４５】次に、この設定された期限によって自己フ
ォローされる場合について説明する。受信者が端末２４
からログインし、、メールプログラムを実行すると、ま
ず、図９に示すメールウィンドウ２１０が表示される。
このウィンドウ２１０には、未処理の件数を示す本文２
１１が表示される。そして、この未処理のリストを示す
リストエディタ２１２が表示される。

【００４６】次に、この未処理のリストを表示するため
の管理を行う管理テーブル２２０を図１０に示す。この
管理テーブル２２０は、受信メールＩＤ欄２２１、送信
者欄２２２、データ格納ファイル名欄２２３、着信時刻
欄２２４、期限欄２２５、処理済欄２２６を持つ。

【００４７】受信メールＩＤ欄２２１には、サーバが受
信したメールにサーバ内でシリアルなナンバーが格納さ
れる。送信者欄２２２には、そのメールの送信者のユー
ザ名が格納される。データ格納ファイル名欄２２３に
は、そのメール本文が格納されているファイル名が格納
される。着信時刻欄２２４には、そのメールが受信者に
よって開封された時刻が格納される。期限欄２２５に
は、図８で説明した期限フィールド２０５の値が格納さ
れる。処理済欄２２６には、そのメールに対し回答のメ
ールを送ったか否かの処理を終了したか否かのコードが
格納される。ここでは、回答のメールを発信したものに
関しては「Ｔ」、まだ処理していないものに関しては
「Ｆ」のコードが格納される。

【００４８】つぎに、各ユーザがメールのプログラムを
実行し、未処理のメールがあるか否かを判断するフロー
チャートを図１１に示す。まず、期限欄２２５の値が前
記内部時計の日付と照合される（ｓｔ３００）。次に、
処理済欄２２６の値がＴかＦかチェックされる（ｓｔ３
０１）。そして、期限がすぎて、処理済でないものを表
示するように、表示についてのチェックを行う（ｓｔ３
０２）。ここで、表示すべきと判断されたメールについ
ては、表示を行う（ｓｔ３０３）。この処理群を各メー
ルに対して行い、図９に示されるように、未処理のメー
ルを表示する。

【００４９】

【発明の効果】以上のように、この発明による電子メー
ルシステムでは、送信指示手段が宛先および回答要求を
有するメールの送信を指示し、この送信指示手段で送信
指示されるメールに対して期日指示手段が期日を指示
し、この期日指示手段により指示された期日に催促指示
手段が送信されたメールに対応して送信される回答要求
を促す催促メールの送信を指示することができるように
したことによって、回答期限付のメールに対し、自動的
にフォローを行うことができ、メールに対する回答を容
易かつ円滑に行わせることができ、業務の遅滞が防止で
き、円滑なオフィス環境にすることができる。

【００５０】また、電子メールシステムは、一覧表示手
段が受信したメールを一覧表示するとともにその表示さ
れたメールのうちで回答要求のあるメールを回答期限と
合わせて表示し、この一覧表示手段に表示された回答要
求のあるメールの回答期限の設定を期限変更手段がユー
ザ入力によって変更させるようにし、この期限変更手段
で変更できるメールの回答期限とその当日とを選択表示
手段が比較して、表示する必要があるメールを選択して
表示することができるようにしたことによって、回答期
限付のメールに対して自動的にフォローを行うことがで
き、業務の遅滞が防止できて円滑なオフィス環境にする
ことができる。

【００５１】また、電子メールシステムは、ユーザがク
ライアントマシンでメールの送信または受信時の操作を
行い、このクライアントマシンを少なくとも１台以上接
続させるサーバマシンは、その内部の記憶手段にメール
の送信情報を有し、情報管理手段がサーバマシンの送信
情報にクライアントマシンの送信指定時における催促メ
ールの設定に応じて催促メール情報を書き込み、催促メ
ール送信手段が情報管理手段によって書き込まれた催促
メール情報をウォッチして、その期日に催促メールを送
信することができるようにしたことによって、回答期限
付のメールに対して自動的にフォローを行うことがで
き、業務の遅滞が防止できて円滑なオフィス環境にする
ことができる。

【００５２】また、電子メールシステムは、ユーザがク
ライアントマシンでメールの送信または受信時の操作を
行い、このクライアントマシンが少なくとも１台以上接
続されるサーバマシンは、その内部の記憶手段にメール
の受信情報を各ユーザ毎に有し、情報管理手段がサーバ
マシンの受信情報にクライアントからの受信メールの確
認時に処理期限を設定し、この期限情報を前記記憶手段
のメール情報に書き込み、未処理メール通知手段が情報
管理手段によって書き込まれた処理期日をウォッチし、
ユーザがクライアントマシンからログインしたその日
に、未処理で期限がないメールを通知することができる
ようにしたことによって、回答期限付のメールに対して
自動的にフォローを行うことができ、業務の遅滞が防止
できて円滑なオフィス環境にすることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を利用したメールシステムの概略構成図
である。

【図２】図１に示すサーバマシンの概略構成図である。

【図３】図１に示す端末でメールの送信時のウィンドウ
を示した図である。

【図４】図３で示されるウィンドウフォローメールを指
定してこのフォローメールを受け取り本文を表示したウ
ィンドウを示した図である。

【図５】サーバで送信メールを管理するテーブルを示し
た図である。

【図６】図５で示されるテーブルに示されるメールのう
ちフォローを行うことを指定したメールを管理するテー
ブルを示した図である。

【図７】図３で示されたフォローメールを送信するため
のアプリケーションの一部を示したフローチャートであ
る。

【図８】図１に示す端末で受信メールの一覧表示のウィ
ンドウを示した図である。

【図９】図１に示す端末でメールのプログラムの実行を
開始したときに表示されるウィンドウを示した図であ
る。

【図１０】図１に示す端末でメールの期限を管理するテ
ーブルを示した図である。

【図１１】図１０に示すテーブルをチェックするプログ
ラムの一部の流れを示すフローチャートである。

【符号の説明】

２１（２１ａ、２１ｂ、…）…メールサーバ、 ２３…テーブル部、 ２４（２４ａ，２４ｂ，２４ｃ，…）…端末、 ３８…送信メール管理テーブル、 １２０…フォローメール管理テーブル、 ２２０…期限管理テーブル。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】宛先および回答要求を有するメールの送信
   を指示する送信指示手段と、 この送信指示手段で送信指示されるメールに対して回答
   期日を指示する回答期日指示手段と、 この回答期日を指示して送信されたメールに対する回答
   を促す催促メールの送信を指示する催促指示手段と、 を有することを特徴とする電子メールシステム。
2. 【請求項２】受信したメールを一覧表示するとともにそ
   の表示されたメールのうちで回答要求のあるメールを回
   答期限と合わせて表示する一覧表示手段と、 この一覧表示手段に表示された回答要求のあるメールの
   回答期限の設定をユーザ入力によって変更させる期限変
   更手段と、 この期限変更手段で変更できる前記メールの回答期限と
   その当日とを比較し、表示する必要があるメールを選択
   して表示する選択表示手段と、 を有することを特徴とする電子メールシステム。
3. 【請求項３】ユーザがメールの送信または受信時の操作
   を行うクライアントマシンと、 このクライアントマシンを少なくとも１台以上接続さ
   せ、その内部の記憶手段にメールの送信情報を有するサ
   ーバマシンと、 このサーバマシンの送信情報にクライアントマシンの送
   信指定時における回答催促メールの設定に応じて催促メ
   ール情報を書き込む情報管理手段と、 この情報管理手段によって書き込まれた催促メール情報
   をウォッチするとともに、催促メール発送指定日に催促
   メールを送信する催促メール送信手段と、 を有することを特徴とする電子メールシステム。
4. 【請求項４】ユーザがメールの送信または受信時の操作
   を行うクライアントマシンと、 このクライアントマシンが少なくとも１台以上接続さ
   れ、その内部の記憶手段にメールの受信情報を各ユーザ
   毎に有するサーバマシンと、 このサーバマシンの受信情報にクライアントからの受信
   メールの確認時に処理期限を設定し、この期限情報を前
   記記憶手段のメール情報格納部に書き込む情報管理手段
   と、 この情報管理手段によって書き込まれた処理期日をウォ
   ッチし、ユーザがクライアントマシンからログインした
   その日に、未処理で期限がないメールを通知する未処理
   メール通知手段と、 を有することを特徴とする電子メールシステム。