JP2008003961A - 電子メール共有システム、電子メール共有方法、電子メール共有プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】管理するメーリングリストの数を減少させることができる電子メール共有システム等を提供すること
【解決手段】電子メール共有システム6は、メール送信端末1から電子メールを受信するメール受信部30と、電子メールの表題に含まれるキーワードに対応して予め定められた電子掲示板のフォルダに電子メールを掲載する内容掲載部130と、フォルダに対応して予め定められた閲覧可能者の電子メールアドレスに、表題とフォルダを特定するフォルダ特定情報を含む通知メールを送信する通知部150とを備えている。
【選択図】図2
【解決手段】電子メール共有システム6は、メール送信端末1から電子メールを受信するメール受信部30と、電子メールの表題に含まれるキーワードに対応して予め定められた電子掲示板のフォルダに電子メールを掲載する内容掲載部130と、フォルダに対応して予め定められた閲覧可能者の電子メールアドレスに、表題とフォルダを特定するフォルダ特定情報を含む通知メールを送信する通知部150とを備えている。
【選択図】図2
Description
本発明は、電子メールを多数の閲覧者により共有する技術に関し、特に管理するメーリングリストの数を減少させることができる電子メール共有システム等に関する。
従来のメーリングリストシステム300では、図10に示すように、メール発信端末301からメールサーバ303へ送信されたメールは、その内容等にかかわりなくメーリングリストに登録されたメールアドレスのすべてに対して送信されていた。
そのため、メールサーバ303とメール閲覧端末305との通信回線、例えばインターネット302、に大きな負荷を与えていた。また、メール閲覧端末305では、メールの受信に多くの時間を要していた。また、メール閲覧端末305を使用するメール閲覧者が多数のメールの中から自分が読む必要のあるものを選別することも困難であった。
そのため、メールサーバ303とメール閲覧端末305との通信回線、例えばインターネット302、に大きな負荷を与えていた。また、メール閲覧端末305では、メールの受信に多くの時間を要していた。また、メール閲覧端末305を使用するメール閲覧者が多数のメールの中から自分が読む必要のあるものを選別することも困難であった。
特許文献1には、上述の問題点の解消を図る電子掲示板自動制御装置が記載されている。この電子掲示板自動制御装置は、電子掲示板に掲示する電子メールと共に送付された添付ファイルに対して、指定された採番形式で自動的に番号を付与する自動採番付与部と、採番形式を指定する採番指定部と、採番ルール及び採番追記番号を格納する採番情報データベースと、送付された添付ファイルの新規登録又は既存ファイルへの上書きを、自動採番付与部により付与された番号に基いて制御するファイル管理部と、添付ファイルを自動採番付与された番号を含むファイル名で保存するメッセージ及び添付ファイル格納部とを備える。
上記の従来技術では、メール発信者が、参照対象者のメールアドレスを直接入力する必要がある。
そのため、参照対象者のグループ毎にメーリングリストを維持する必要があり、メーリングリストの数が多くなってしまうという問題があった。
そのため、参照対象者のグループ毎にメーリングリストを維持する必要があり、メーリングリストの数が多くなってしまうという問題があった。
そこで、本発明は、管理するメーリングリストの数を減少させることができる電子メール共有システム等を提供することを目的とする。
本発明の電子メール共有システムは、メール送信端末から電子メールを受信するメール受信部と、電子メールの表題に含まれるキーワードに対応して予め定められた電子掲示板のフォルダに電子メールを掲載する内容掲載部と、フォルダに対応して予め定められた閲覧可能者の電子メールアドレスに、表題とフォルダを特定するフォルダ特定情報を含む通知メールを送信する通知部とを備えている(請求項1ないし請求項5)。
上記電子メール共有システムによれば、メール送信端末から送信されたメールをその表題に含まれるキーワード毎に定められた電子掲示板のフォルダに掲示する。フォルダを閲覧可能な閲覧可能者のメールアドレスは予め定められているから、メールの送信者は、送信するメールの宛先は一定とし、表題を調整することにより、所望の閲覧者にメールを閲覧させることができる。
そのため、メールの宛先により閲覧者を選択する場合に比べ、システムで管理するメーリングリストの数を減少させることができる。
そのため、メールの宛先により閲覧者を選択する場合に比べ、システムで管理するメーリングリストの数を減少させることができる。
上記電子メール共有システムにおいて、キーワードとフォルダ特定情報とを対応付けて記憶する表題条件記憶部と、電子メールをメール受信部から取得し、表題条件記憶部からキーワードに対応するフォルダ特定情報を取得し、取得したフォルダ特定情報を内容掲載部に通知する表題検索手段とを備えるようにしてもよい(請求項2)。
このようにすれば、キーワードをフォルダとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
このようにすれば、キーワードをフォルダとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
上記電子メール共有システムにおいて、フォルダ特定情報と閲覧可能者の電子メールアドレスとを対応付けて記憶するフォルダ設定記憶部と、表題検索手段からフォルダ特定情報を取得し、フォルダ設定記憶部からフォルダ特定情報に対応する電子メールアドレスを取得し、取得した電子メールアドレスを通知部に通知するフォルダ解析部とを備えるようにしてもよい(請求項3)。
このようにすれば、フォルダと閲覧可能者のメールアドレスとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
このようにすれば、フォルダと閲覧可能者のメールアドレスとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
上記電子メール共有システムにおいて、電子メールアドレスの集合毎に、この集合に含まれる各電子メールアドレスのフォルダに対するアクセス権限と、フォルダとキーワードとの対応関係を記述する設定表を記憶する設定記憶部を備え、内容掲載部は、設定表に基づいてフォルダのアクセス権限を設定するようにしてもよい(請求項4)。
このようにすれば、フォルダ毎にアクセス権を設定し、電子メールに記載された情報や電子メールに添付されたファイルの拡散をコントロールすることができる。
このようにすれば、フォルダ毎にアクセス権を設定し、電子メールに記載された情報や電子メールに添付されたファイルの拡散をコントロールすることができる。
上記電子メール共有システムにおいて、設定表が編集されたときに作動し、編集の結果を表題条件記憶部とフォルダ設定記憶部に反映させる設定反映部を備えるようにしてもよい(請求項5)。
このようにすれば、設定表を編集することにより、表題条件記憶部とフォルダ設定記憶部の記憶内容を同時に設定・修正することができる。
このようにすれば、設定表を編集することにより、表題条件記憶部とフォルダ設定記憶部の記憶内容を同時に設定・修正することができる。
本発明の電子メール共有方法は、メール送信端末から電子メールを受信するメール受信工程と、電子メールの表題に含まれるキーワードに対応して予め定められた電子掲示板のフォルダに電子メールを掲載する内容掲載工程と、フォルダに対応して予め定められた閲覧可能者の電子メールアドレスに、表題とフォルダを特定するフォルダ特定情報を含む通知メールを送信する通知工程とを備えている(請求項6ないし請求項10)。
上記電子メール共有方法によれば、メール送信端末から送信されたメールをその表題に含まれるキーワード毎に定められた電子掲示板のフォルダに掲示する。フォルダを閲覧可能な閲覧可能者のメールアドレスは予め定められているから、メールの送信者は、送信するメールの宛先は一定とし、表題を調整することにより、所望の閲覧者にメールを閲覧させることができる。
そのため、メールの宛先により閲覧者を選択する場合に比べ、システムで管理するメーリングリストの数を減少させることができる。
そのため、メールの宛先により閲覧者を選択する場合に比べ、システムで管理するメーリングリストの数を減少させることができる。
上記電子メール共有方法において、内容掲載工程では、キーワードとフォルダ特定情報とを対応付けて記憶する表題条件記憶部からキーワードに対応するフォルダ特定情報を取得するようにしてもよい(請求項7)。
このようにすれば、キーワードをフォルダとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
このようにすれば、キーワードをフォルダとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
上記電子メール共有方法において、通知工程では、フォルダ特定情報と閲覧可能者の電子メールアドレスとを対応付けて記憶するフォルダ設定記憶部からフォルダ特定情報に対応する電子メールアドレスを取得するようにしてもよい(請求項8)。
このようにすれば、フォルダと閲覧可能者のメールアドレスとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
このようにすれば、フォルダと閲覧可能者のメールアドレスとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
上記電子メール共有方法において、内容掲載工程では、電子メールアドレスの集合毎に、この集合に含まれる各電子メールアドレスのフォルダに対するアクセス権限と、フォルダとキーワードとの対応関係を記述する設定表を記憶装置から読み出し、設定表に基づいてフォルダのアクセス権限を設定するようにしてもよい(請求項9)。
このようにすれば、フォルダと閲覧可能者のメールアドレスとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
このようにすれば、フォルダと閲覧可能者のメールアドレスとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
上記電子メール共有方法において、設定表が編集されたときに、編集の結果を表題条件記憶部とフォルダ設定記憶部に反映させる設定反映工程を備えるようにしてもよい(請求項10)。
このようにすれば、フォルダ毎にアクセス権を設定し、電子メールに記載された情報や電子メールに添付されたファイルの拡散をコントロールすることができる。
このようにすれば、フォルダ毎にアクセス権を設定し、電子メールに記載された情報や電子メールに添付されたファイルの拡散をコントロールすることができる。
本発明の電子メール共有プログラムは、コンピュータに、メール送信端末から電子メールを受信するメール受信処理と、電子メールの表題に含まれるキーワードに対応して予め定められた電子掲示板のフォルダに電子メールを掲載する内容掲載処理と、フォルダに対応して予め定められた閲覧可能者の電子メールアドレスに、表題とフォルダを特定するフォルダ特定情報を含む通知メールを送信する通知処理とを実行させる(請求項11ないし請求項15)。
上記電子メール共有プログラムによれば、メール送信端末から送信されたメールをその表題に含まれるキーワード毎に定められた電子掲示板のフォルダに掲示する。フォルダを閲覧可能な閲覧可能者のメールアドレスは予め定められているから、メールの送信者は、送信するメールの宛先は一定とし、表題を調整することにより、所望の閲覧者にメールを閲覧させることができる。
そのため、メールの宛先により閲覧者を選択する場合に比べ、システムで管理するメーリングリストの数を減少させることができる。
そのため、メールの宛先により閲覧者を選択する場合に比べ、システムで管理するメーリングリストの数を減少させることができる。
上記電子メール共有プログラムにおいて、内容掲載処理では、キーワードとフォルダ特定情報とを対応付けて記憶する表題条件記憶部からキーワードに対応するフォルダ特定情報を取得するようにしてもよい(請求項12)。
このようにすれば、キーワードをフォルダとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
このようにすれば、キーワードをフォルダとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
上記電子メール共有プログラムにおいて、通知処理では、フォルダ特定情報と閲覧可能者の電子メールアドレスとを対応付けて記憶するフォルダ設定記憶部からフォルダ特定情報に対応する電子メールアドレスを取得するようにしてもよい(請求項13)。
このようにすれば、フォルダと閲覧可能者のメールアドレスとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
このようにすれば、フォルダと閲覧可能者のメールアドレスとの対応関係を容易に設定し、また、容易に変更することができる。
上記電子メール共有プログラムにおいて、内容掲載処理では、電子メールアドレスの集合毎に、この集合に含まれる各電子メールアドレスのフォルダに対するアクセス権限と、フォルダとキーワードとの対応関係を記述する設定表を記憶装置から読み出し、設定表に基づいてフォルダのアクセス権限を設定するようにしてもよい(請求項14)。
このようにすれば、フォルダ毎にアクセス権を設定し、電子メールに記載された情報や電子メールに添付されたファイルの拡散をコントロールすることができる。
このようにすれば、フォルダ毎にアクセス権を設定し、電子メールに記載された情報や電子メールに添付されたファイルの拡散をコントロールすることができる。
上記電子メール共有プログラムにおいて、コンピュータに、設定表が編集されたときに、編集の結果を表題条件記憶部とフォルダ設定記憶部に反映させる設定反映処理を実行させるようにしてもよい(請求項15)。
このようにすれば、設定表を編集することにより、表題条件記憶部とフォルダ設定記憶部の記憶内容を同時に設定・修正することができる。
このようにすれば、設定表を編集することにより、表題条件記憶部とフォルダ設定記憶部の記憶内容を同時に設定・修正することができる。
本発明によれば、メール送信端末から送信されたメールをその表題に含まれるキーワード毎に定められた電子掲示板のフォルダに掲示する。フォルダを閲覧可能な閲覧可能者のメールアドレスは予め定められているから、メールの送信者は、送信するメールの宛先は一定とし、表題を調整することにより、所望の閲覧者にメールを閲覧させることができる。
そのため、メールの宛先により閲覧者を選択する場合に比べ、システムで管理するメーリングリストの数を減少させることができる。
そのため、メールの宛先により閲覧者を選択する場合に比べ、システムで管理するメーリングリストの数を減少させることができる。
以下、図を参照しながら本発明の一実施形態である電子メール共有システム6の構成と動作について説明する。
図1は、電子メール共有システム6の全体構成図である。
電子メール共有システム6は、メールサーバ3と、ウェブサーバ4と、メール発信端末1と、メール閲覧端末5と、インターネット2で構成される。
メールサーバ3には、掲示板用データベース(以下、「掲示板DB」と記す)10が組み込まれ、ウェブサーバ4には、電子掲示板20が組み込まれている。メールサーバ3とウェブサーバ4は、CPUと通信機能を備えたサーバコンピュータである。
図1は、電子メール共有システム6の全体構成図である。
電子メール共有システム6は、メールサーバ3と、ウェブサーバ4と、メール発信端末1と、メール閲覧端末5と、インターネット2で構成される。
メールサーバ3には、掲示板用データベース(以下、「掲示板DB」と記す)10が組み込まれ、ウェブサーバ4には、電子掲示板20が組み込まれている。メールサーバ3とウェブサーバ4は、CPUと通信機能を備えたサーバコンピュータである。
メール発信端末1はメーリングリスト宛へメールを送る端末で、インターネット2に複数接続されている。
メール閲覧端末5は、メールサーバ3からの通知メールを受けるとともに、掲示板20に掲載されたメールを閲覧またはダウンロードする。メール閲覧端末はインターネット2に複数接続されている。
メール発信端末1、メール閲覧端末5としては、パーソナルコンピュータ、携帯電話機、スマートフォン等の通信機能を備えた端末装置を用いることができる。
メール閲覧端末5は、メールサーバ3からの通知メールを受けるとともに、掲示板20に掲載されたメールを閲覧またはダウンロードする。メール閲覧端末はインターネット2に複数接続されている。
メール発信端末1、メール閲覧端末5としては、パーソナルコンピュータ、携帯電話機、スマートフォン等の通信機能を備えた端末装置を用いることができる。
メール共有システム6では、メール発信端末1が送信した電子メールは、その表題に含まれるキーワードにより定まる電子掲示板20の所定のフォルダに掲載され、メール閲覧者はメールサーバ3からメール閲覧端末に送信される通知メールにより、新着メールがあることと、その掲載フォルダを知り、電子掲示板20にアクセスしてメールを閲覧する。
図2は、メールサーバ3の機能ブロック図である。
メールサーバ3は、掲示板DB10とメール受信部30とを備えている。掲示板DB10は、掲示板DB10に送られた電子メールを処理するデータ処理部110とデータ処理部110が参照するデータを記憶する記憶部210からなり、データ処理部110は、表題検索部120、内容掲示部130、フォルダ解析部140、通知部150、設定反映部160を、記憶部210は、設定記憶部215、表題条件記憶部220、フォルダ設定記憶230を備えている。
メールサーバ3は、掲示板DB10とメール受信部30とを備えている。掲示板DB10は、掲示板DB10に送られた電子メールを処理するデータ処理部110とデータ処理部110が参照するデータを記憶する記憶部210からなり、データ処理部110は、表題検索部120、内容掲示部130、フォルダ解析部140、通知部150、設定反映部160を、記憶部210は、設定記憶部215、表題条件記憶部220、フォルダ設定記憶230を備えている。
メール受信部30は、メール発信端末1から発信された電子メールを受信し、受信した電子メールを掲示板DB10へ送る。この電子メールの宛先には、メーリングリストを指定する単一のメールアドレスが含まれている。
表題検索手段120は、メール受信部30から取得した電子メールの表題部分を表題条件記憶部220にあらかじめ登録されている表題表221と比較し、電子メールを掲載する電子掲示板20内のフォルダを決定し、そのフォルダ名を内容掲載部130とフォルダ解析部140に通知する。
図6に表題表221の一例を示す。表題表221には、電子メールの表題に含まれるキーワードに対しその電子メールを掲載する電子掲示板20のフォルダ名(フォルダ特定情報の一例)が一対一の関係で登録されている。例えば、図6の符号40の行は、電子メールの表題にキーワード”<緊急>”が含まれる場合には、その電子メールを電子掲示板20の”緊急”フォルダに掲載することを示している。
内容掲載部130は、表題検索手段120が決定したフォルダ名を取得して、そのフォルダ名に対応する電子掲示板20のフォルダに、メール受信部30が受信した電子メールを掲載する。電子メールが添付ファイルを含む場合には、添付ファイルもあわせて掲載する。内容掲載部130は、後述する設定表216に基づいて、電子掲示板20の各フォルダに対してアクセス権限の設定も行う。
フォルダ解析部140は、表題検索手段120が決定したフォルダ名を取得し、フォルダ設定記憶部230にあらかじめ登録されているフォルダ表231と比較し、受信部30が受信した電子メールについて、通知メールの宛先とするメールアドレスを決定する。そして、決定したメールアドレスを通知部150に通知する。
図7にフォルダ表231の一例を示す。フォルダ表231には、フォルダ名、そのフォルダに掲載された電子メールの閲覧可能者、閲覧可能者のメールアドレスが対応付けて登録されている。
図7にフォルダ表231の一例を示す。フォルダ表231には、フォルダ名、そのフォルダに掲載された電子メールの閲覧可能者、閲覧可能者のメールアドレスが対応付けて登録されている。
通知部150は、フォルダ解析部140から受け取ったメールアドレスをあて先として、新規電子メールがあったことを閲覧可能者に通知する通知メールをメール閲覧端末5に送信する。通知メールの一例を図8に示す。通知メールの本文44には、新規電子メールが掲載されているフォルダ名、例えば”緊急”と、新規電子メールの表題、例えば”<緊急>特許について”とが含まれている。
設定反映部160は、設定表216が編集されたときに、設定表216の内容を表題表221とフォルダ表231に自動的に反映して、これらの表の間の同期を取る。
図9に、設定表216の一例を示す。設定表216は、電子メール共有システム6で管理するメーリングリスト(メールアドレスの集合の一例)毎に設けられ、表題のキーワードとフォルダ名の対応関係と、メーリングリストに含まれる各メールアドレスについての各フォルダに対するアクセス権限とが登録されている。図中、”●”は、ユーザーはそのフォルダに掲載されている電子メールの閲覧とダウンロードが共に許されていること、”▲”は、電子メールの閲覧のみが許されていること、空欄は、電子メールの閲覧とダウンロードが共に許されていないことを示している。
また、設定表215と表題の条件記憶部220とフォルダ設定記憶部230は、常に同期をとっている。すなわち、設定表215が編集されると、設定反映部160が、その編集内容を表題表221と設定表231に自動的に反映する。
また、設定表215と表題の条件記憶部220とフォルダ設定記憶部230は、常に同期をとっている。すなわち、設定表215が編集されると、設定反映部160が、その編集内容を表題表221と設定表231に自動的に反映する。
次に、メール共有システム6の動作を詳細に説明する。
図5は、メール共有システム6の動作例を示すシーケンス図である。
メール発信端末1から図3に示すメールが発信されたとして説明する。ここで、宛先として記載されている”all@〜.ne.jp”(図3の符号41)はメーリングリスト用メールアドレスである。
メール受信部30は、メール発信端末1から送られたメール受信し、これを掲示板DB10内のデータ処理部110へ送信する(ステップA1)。
データ処理部110は、表題検索手段120によってメールの表題部分(図3の符号42)を記憶部210へ送信する(ステップA2)。今回の例では”<緊急>特許について”を送信する。
図5は、メール共有システム6の動作例を示すシーケンス図である。
メール発信端末1から図3に示すメールが発信されたとして説明する。ここで、宛先として記載されている”all@〜.ne.jp”(図3の符号41)はメーリングリスト用メールアドレスである。
メール受信部30は、メール発信端末1から送られたメール受信し、これを掲示板DB10内のデータ処理部110へ送信する(ステップA1)。
データ処理部110は、表題検索手段120によってメールの表題部分(図3の符号42)を記憶部210へ送信する(ステップA2)。今回の例では”<緊急>特許について”を送信する。
記憶部210は、表題条件記憶部220に記憶されている表題表221(図6参照)を参照してステップA1で受信したメールを格納する電子掲示板20のフォルダ名を決定し、そのフォルダ名をデータ処理部110に送信する。(ステップA3)。今回の例では”<緊急>”が表題キーワードに存在するので、これに対応するフォルダ名”緊急”を送信する。
データ処理部110は、記憶部210が決定したフォルダ名を取得する(ステップA4)。今回の例ではフォルダ名”緊急”を取得する。
取得したフォルダ名に従って、内容掲載部130が電子掲示板20にステップA1で受信した電子メールを掲載する(ステップA5)。
取得したフォルダ名に従って、内容掲載部130が電子掲示板20にステップA1で受信した電子メールを掲載する(ステップA5)。
電子掲示板20は、内容掲載部130から送られた電子メールをフォルダに格納する(ステップA6)。今回の例では”緊急”フォルダにメールを格納する(図4参照)。
次に、ステップA4で取得したフォルダ名をデータ処理部110内のフォルダ解析部140が記憶部210へ送信する(ステップA7)。
記憶部210は、フォルダ設定記憶部230のフォルダテーブル(図7参照)に基づいてメール閲覧可能者のメールアドレスを決定し、データ処理部110に送信する(ステップA8)。今回の例では、フォルダ名”緊急”に対応するメールアドレス”○○@〜.ne.jp”と”△△@〜.ne.jp”を送信する。
記憶部210は、フォルダ設定記憶部230のフォルダテーブル(図7参照)に基づいてメール閲覧可能者のメールアドレスを決定し、データ処理部110に送信する(ステップA8)。今回の例では、フォルダ名”緊急”に対応するメールアドレス”○○@〜.ne.jp”と”△△@〜.ne.jp”を送信する。
データ処理部110は、記憶部220が決定したメールアドレスを取得する(ステップA9)。
データ処理部110内の通知部150は取得したメールアドレスを元にそれぞれのメール閲覧可能者のメール閲覧端末5へ通知メール(図8参照)を送信する(ステップA10)。今回の例では図8のようなメールを送信する。図中“board@〜.ne.jp”(符号43)は通知部150からの送信専用メールアドレスである。通知メールの本文(符号44)には、新規電子メールが格納されている電子掲示板20内のフォルダ名と新規メッセージの表題部分が含まれている。通知メールには、新規電子メールの本文またはその要約は含まれていない。
データ処理部110内の通知部150は取得したメールアドレスを元にそれぞれのメール閲覧可能者のメール閲覧端末5へ通知メール(図8参照)を送信する(ステップA10)。今回の例では図8のようなメールを送信する。図中“board@〜.ne.jp”(符号43)は通知部150からの送信専用メールアドレスである。通知メールの本文(符号44)には、新規電子メールが格納されている電子掲示板20内のフォルダ名と新規メッセージの表題部分が含まれている。通知メールには、新規電子メールの本文またはその要約は含まれていない。
最後に、閲覧可能者は、通知メールを受信したメール閲覧端末5から電子掲示板20内の該当フォルダへアクセスし格納されているメールを閲覧する(ステップA11)。
メール閲覧端末5のディスプレイ装置に表示される電子掲示板の一例を図4に示す。メール閲覧者は、まず、”掲示メニュー”の欄から通知メールにより知った”緊急”フォルダを選択し、”内容”欄に表示された電子メールの表題の一覧から通知メールにより知った”<緊急>特許について”を選び閲覧する。
メール閲覧端末5のディスプレイ装置に表示される電子掲示板の一例を図4に示す。メール閲覧者は、まず、”掲示メニュー”の欄から通知メールにより知った”緊急”フォルダを選択し、”内容”欄に表示された電子メールの表題の一覧から通知メールにより知った”<緊急>特許について”を選び閲覧する。
次に、電子メール共有システム6の効果について説明する。
メール閲覧端末5は通知メール(図8)のような短いメールを受信するだけなのでメーリングリスト宛のメールをそのまま受信していた時よりトラフィックを減らすことが出来る。
メール閲覧端末5は通知メール(図8)のような短いメールを受信するだけなのでメーリングリスト宛のメールをそのまま受信していた時よりトラフィックを減らすことが出来る。
メーリングリスト宛に届いたメールを電子掲示板20で一元管理することでメール毎の関係を理解している人が整理すれば、他の閲覧可能者にも直接関係のないメールと既存のメールとの関係をつかむことができる。また、電子掲示板20で閲覧を可、ダウンロード不可など制限をつけることでファイルの拡散をコントロールでき、セキュリティも向上する。
メーリングリスト毎に受信者を設定するのではなく、フォルダ毎に受信者を設定するためメーリングリストの絶対数を減らすことができる。例えば、N個のパターンでメールを送りたいとする。メーリングリスト毎に設定する場合は、当然N個メーリングリストが必要になる。だがフォルダ毎に設定するのであれば、メールを送る時に表題のキーワードを変えればそれだけでN個のパターンでメールを振り分けられる。つまり1つのメーリングリストでN個のパターンをつくれるので、メーリングリスト毎の場合と比べて差し引きN−1分のメーリングリストを減らすことができる。これよりつくりたいメール発信パターンが多ければ多いほど、削減できるメーリングリストの数が増えることになる。
1 メール発信端末
2 インターネット
3 メールサーバ
4 ウェブサーバ
5 メール閲覧端末
6 電子メール共有システム
10 掲示板データベース
20 電子掲示板
110 データ処理部
120 表題検索部
130 内容掲載部
140 フォルダ解析部
150 通知部
160 設定反映部
210 記憶部
215 設定表
220 表題条件記憶部
230 フォルダ設定記憶部
2 インターネット
3 メールサーバ
4 ウェブサーバ
5 メール閲覧端末
6 電子メール共有システム
10 掲示板データベース
20 電子掲示板
110 データ処理部
120 表題検索部
130 内容掲載部
140 フォルダ解析部
150 通知部
160 設定反映部
210 記憶部
215 設定表
220 表題条件記憶部
230 フォルダ設定記憶部
Claims (15)
- メール送信端末から電子メールを受信するメール受信部と、
前記電子メールの表題に含まれるキーワードに対応して予め定められた電子掲示板のフォルダに前記電子メールを掲載する内容掲載部と、
前記フォルダに対応して予め定められた閲覧可能者の電子メールアドレスに、前記表題と前記フォルダを特定するフォルダ特定情報を含む通知メールを送信する通知部とを備えたことを特徴とした電子メール共有システム。 - 前記キーワードと前記フォルダ特定情報とを対応付けて記憶する表題条件記憶部と、
前記電子メールを前記メール受信部から取得し、前記表題条件記憶部から前記キーワードに対応する前記フォルダ特定情報を取得し、取得したフォルダ特定情報を前記内容掲載部に通知する表題検索手段とを備えたことを特徴とした請求項1に記載の電子メール共有システム。 - 前記フォルダ特定情報と前記閲覧可能者の電子メールアドレスとを対応付けて記憶するフォルダ設定記憶部と、
前記表題検索手段から前記フォルダ特定情報を取得し、前記フォルダ設定記憶部から前記フォルダ特定情報に対応する前記電子メールアドレスを取得し、取得した電子メールアドレスを前記通知部に通知するフォルダ解析部とを備えたことを特徴とした請求項2に記載の電子メール共有システム。 - 電子メールアドレスの集合毎に、この集合に含まれる各電子メールアドレスの前記フォルダに対するアクセス権限と、前記フォルダと前記キーワードとの対応関係を記述する設定表を記憶する設定記憶部を備え、前記内容掲載部は、前記設定表に基づいて前記フォルダのアクセス権限を設定することを特徴とした請求項3に記載の電子メール共有システム。
- 前記設定表が編集されたときに作動し、前記編集の結果を前記表題条件記憶部と前記フォルダ設定記憶部に反映させる設定反映部を備えたことを特徴とした請求項4に記載の電子メール共有システム。
- メール送信端末から電子メールを受信するメール受信工程と、
前記電子メールの表題に含まれるキーワードに対応して予め定められた電子掲示板のフォルダに前記電子メールを掲載する内容掲載工程と、
前記フォルダに対応して予め定められた閲覧可能者の電子メールアドレスに、前記表題と前記フォルダを特定するフォルダ特定情報を含む通知メールを送信する通知工程とを備えたことを特徴とした電子メール共有方法。 - 前記内容掲載工程では、前記キーワードと前記フォルダ特定情報とを対応付けて記憶する表題条件記憶部から前記キーワードに対応する前記フォルダ特定情報を取得することを特徴とした請求項6に記載の電子メール共有方法。
- 前記通知工程では、前記フォルダ特定情報と前記閲覧可能者の電子メールアドレスとを対応付けて記憶するフォルダ設定記憶部から前記フォルダ特定情報に対応する前記電子メールアドレスを取得することを特徴とした請求項7に記載の電子メール共有方法。
- 前記内容掲載工程では、電子メールアドレスの集合毎に、この集合に含まれる各電子メールアドレスの前記フォルダに対するアクセス権限と、前記フォルダと前記キーワードとの対応関係を記述する設定表を記憶装置から読み出し、前記設定表に基づいて前記フォルダのアクセス権限を設定することを特徴とした請求項8に記載の電子メール共有方法。
- 前記設定表が編集されたときに、前記編集の結果を前記表題条件記憶部と前記フォルダ設定記憶部に反映させる設定反映工程を備えたことを特徴とした請求項9に記載の電子メール共有方法。
- コンピュータに、
メール送信端末から電子メールを受信するメール受信処理と、
前記電子メールの表題に含まれるキーワードに対応して予め定められた電子掲示板のフォルダに前記電子メールを掲載する内容掲載処理と、
前記フォルダに対応して予め定められた閲覧可能者の電子メールアドレスに、前記表題と前記フォルダを特定するフォルダ特定情報を含む通知メールを送信する通知処理とを実行させることを特徴とした電子メール共有プログラム。 - 前記内容掲載処理では、前記キーワードと前記フォルダ特定情報とを対応付けて記憶する表題条件記憶部から前記キーワードに対応する前記フォルダ特定情報を取得することを特徴とした請求項11に記載の電子メール共有プログラム。
- 前記通知処理では、前記フォルダ特定情報と前記閲覧可能者の電子メールアドレスとを対応付けて記憶するフォルダ設定記憶部から前記フォルダ特定情報に対応する前記電子メールアドレスを取得することを特徴とした請求項12に記載の電子メール共有プログラム。
- 前記内容掲載処理では、電子メールアドレスの集合毎に、この集合に含まれる各電子メールアドレスの前記フォルダに対するアクセス権限と、前記フォルダと前記キーワードとの対応関係を記述する設定表を記憶装置から読み出し、前記設定表に基づいて前記フォルダのアクセス権限を設定することを特徴とした請求項13に記載の電子メール共有プログラム。
- 前記コンピュータに、前記設定表が編集されたときに、前記編集の結果を前記表題条件記憶部と前記フォルダ設定記憶部に反映させる設定反映処理を実行させることを特徴とした請求項14に記載の電子メール共有プログラム。
Priority Applications (1)
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---|---|---|---|
JP2006174551A JP2008003961A (ja) | 2006-06-23 | 2006-06-23 | 電子メール共有システム、電子メール共有方法、電子メール共有プログラム |
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JP2006174551A JP2008003961A (ja) | 2006-06-23 | 2006-06-23 | 電子メール共有システム、電子メール共有方法、電子メール共有プログラム |
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Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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JP2013218401A (ja) * | 2012-04-05 | 2013-10-24 | Ibiden Co Ltd | プログラム、通信端末及び情報管理システム |
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2006
- 2006-06-23 JP JP2006174551A patent/JP2008003961A/ja active Pending
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