JP2022079352A - 情報処理装置、情報処理システム、及び情報処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】人の知識だけで請求書と書類の不整合に対する対応を判断する場合に比べて、不整合に対する確認にかかる時間を短縮可能な情報処理装置、情報処理システム、及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。【解決手段】請求書要素抽出部５０が、請求書を取得して支払い金額確認に用いる予め定めた要素を抽出し、関連書類抽出部５２が、処理対象の請求書に関連する書類を関連文書ＤＢ５４から抽出し、関連書類要素抽出部５６が、関連書類から支払金額確認に用いる要素を抽出する。そして、整合性判定部５８が、請求書の要素と関連書類の要素とを突合して整合性を判定し、不整合内容分類部６０が、不整合がある場合にその差異の大きさを算出してレベル分けして不整合の内容を分類し、ＵＩ画面表示部６４が、整合性の判定結果に応じて、経理担当者に次の指示を出すための表示を行う。【選択図】図４

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム、及び情報処理プログラムに関する。

特許文献１には、仕訳要素解析部において、抽出した仕訳要素に対して、金額に関する仕訳要素については検算を行って、複数の仕訳要素抽出ＡＩにより抽出した仕訳要素抽出結果を突合させ、不整合な仕訳要素については警告表示を付して表示する会計処理装置が提案されている。

特許第６６３５５６３号公報

請求書と対応する書類を突き合わせた結果、不具合があれば、間違いに応じて対応する必要がある。不整合には、例えば、事務方のみで対応可能な不整合もあれば、担当者に聞き込みを行う必要がある不整合もある。従って、不整合に応じて、次に実施すべき事項は異なる。

そこで、本発明は、人の知識だけで請求書と書類の不整合に対する対応を判断する場合に比べて、不整合に対する確認にかかる時間を短縮可能な情報処理装置、情報処理システム、及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、第１態様に係る情報処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、処理対象の請求書を取得し、前記請求書に関連する書類を取得し、前記請求書に記載された内容と、前記書類に記載された内容との不整合の内容に応じて予め定めた、次に実施すべき事項の示唆を出力する処理を行う。

また、第２態様に係る情報処理装置は、第１態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記請求書に記載された前記書類に記載された内容が整合している場合も、前記示唆を出力する処理をさらに行う。

また、第３態様に係る情報処理装置は、第１態様又は第２態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記不整合の内容をレベル分けして、前記示唆を出力する。

また、第４実施形態に係る情報処理装置は、第１態様～第３態様の何れか１の態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記書類の関係者に関する情報を取得して、前記示唆として出力する。

また、第５態様に係る情報処理装置は、第１態様～第４態様の何れか１の態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記示唆における次の実施すべき事項へ移行するための手順をさらに出力する処理を行う。

また、第６態様に係る情報処理装置は、第５態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記手順として電子メールの作成が出力されて選択された場合に、予め定めたメールフォームを作成する処理を行う。

また、第７態様に係る情報処理装置は、第６態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記メールフォームを作成する際に、対象の電子メールアドレスを取得して、前記メールフォームに設定する処理をさらに行う、

また、第８態様に係る情報処理装置は、第５態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記手順として確認修正を行う指示が出力されて選択された場合に、前記不整合の内容を確認するための確認画面を出力する処理を行う。

また、第９態様に係る上布処理装置は、第８態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記確認画面から修正内容を受け付ける処理をさらに行う。

また、第１０態様に係る情報処理装置は、第１態様～第９態様の何れか１の態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、不整合がない場合でも、過去の傾向から外れる内容の場合に、確認を促す示唆を出力する処理をさらに行う。

また、第１１態様に係る情報処理システムは、請求項１～１０の何れか１項に記載の情報処理装置と、前記請求書と前記書類との突き合わせを前記情報処理装置に依頼して、前記示唆を受信して表示する処理を行う情報処理端末と、を含む。

また、第１２態様に係る情報処理プログラムは、コンピュータに処理対象の請求書を取得し、前記請求書に関連する書類を取得し、前記請求書に記載された内容と、前記書類に記載された内容との不整合の内容に応じて予め定めた、次に実施すべき事項の示唆を出力する処理を実行させる。

第１態様によれば、人の知識だけで請求書と書類の不整合に対する対応を判断する場合に比べて、不整合に対する確認にかかる時間を短縮可能な情報処理装置を提供できる、という効果がある。

第２態様によれば、請求書と関連書類が整合している場合であっても出力された示唆によって次に実施すべき実行を認識できる。

第３態様によれば、不整合の内容のレベルに応じた示唆を確認できる。

第４態様によれば、不整合が発生した場合に、問い合わせる関係者を調べる手間を省くことができる。

第５態様によれば、出力された手順に従って次に実施すべ事項を実行できる。

第６態様によれば、関係者に電子メールで問い合わせる場合の手間を削減できる。

第７態様によれば、関係者に電子メールで問い合わせる際のメールアドレスを設定する手間を省くことができる。

第８態様によれば、不整合に対する詳細な内容を自ら検索して確認する場合に比べて、不整合に対する確認が容易となる。

第９態様によれば、不整合に対する詳細な内容を自ら検索して修正する場合に比べて、不整合に対する修正が容易となる。

第１０態様によれば、不整合がなくても過去の傾向と外れるような間違った請求などを検出することが可能となる。

第１１態様によれば、人の知識だけで請求書と書類の不整合に対する対応を判断する場合に比べて、不整合に対する確認にかかる時間を短縮可能な情報処理システムを提供できる。

第１２態様によれば、人の知識だけで請求書と書類の不整合に対する対応を判断する場合に比べて、不整合に対する確認にかかる時間を短縮可能な情報処理プログラムを提供できる。

本実施形態に係る情報処理システムの概略構成を示す図である。 本実施形態に係る画像形成装置の電気系の要部構成を示すブロック図である。 本実施形態に係るサーバ及び情報処理端末の電気系の要部構成を示すブロック図である。 本実施形態に係る情報処理システムにおけるサーバの機能構成を示す機能ブロック図である。 請求書と関連書類の整合性が正常と判定された場合の正常表示の画面例を示す図である。 詳細確認画面の画面例を示す図である。 請求書と関連書類の整合性が予め定めた軽微な不整合と判定された場合の警告表示１の画面例を示す図である。 請求書と関連書類の整合性が申請担当者に問い合わせが必要な不整合と判定された場合の警告表示２の画面例を示す図である。 本実施形態に係る情報処理システムのサーバで行われる具体的な処理の一例を示すフローチャートである。 請求書と関連書類の整合性判定の具合的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。 発行元リストの一例を示す図である。 品名リストの一例を示す図である。 金額リストの一例を示す図である。 不整合内容の分類の処理の流れの一例を示すフローチャートである。 本実施形態に係る情報処理システムのサーバで行われる具体的な処理の変形例を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して本発明の実施形態の一例を詳細に説明する。図１は、本実施形態に係る情報処理システムの概略構成を示す図である。

本実施形態に係る情報処理システム１０は、図１に示すように、画像形成装置１２と、サーバ１４と、情報処理端末１６とを備えている。なお、本実施形態では、画像形成装置１２、情報処理装置としてのサーバ１４、及び情報処理端末１６を１つのみ示すがそれぞれ複数備えてもよい。また、画像形成装置１２は省略した形態としてもよい。また、情報処理端末１６としては、パーソナルコンピュータを適用してもよいし、タブレット端末やスマートフォン等の携帯端末を適用してもよい。

画像形成装置１２、サーバ１４、及び情報処理端末１６は、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、インターネット、イントラネット等の通信回線１８を介して各々接続されている。そして、画像形成装置１２、サーバ１４、及び情報処理端末１６の各々は、通信回線１８を介して各種データの送受信を相互に行うことが可能とされている。

図２は、本実施形態に係る画像形成装置１２の電気系の要部構成を示すブロック図である。

本実施形態に係る画像形成装置１２は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０Ａ、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０Ｂ、及びＲＡＭ（Random Access Memory）２０Ｃを含むコントロール・ユニット２０を備えている。ＣＰＵ２０Ａは、画像形成装置１２の全体の動作を司る。ＲＡＭ２０Ｃは、ＣＰＵ２０Ａによる各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる。ＲＯＭ２０Ｂは、各種制御プログラムや各種パラメータ等が予め記憶される。そして、画像形成装置１２は、コントロール・ユニット２０の各部がシステムバス４２によって電気的に接続されている。

一方、本実施形態に係る画像形成装置１２は、各種のデータやアプリケーション・プログラム等を記憶するＨＤＤ（hard disk drive）２６を備えている。また、画像形成装置１２は、ユーザインタフェース２２に接続され、ユーザインタフェース２２のディスプレイへの各種の操作画面等の表示を制御する表示制御部２８を備えている。また、画像形成装置１２は、ユーザインタフェース２２に接続され、ユーザインタフェース２２を介して入力される操作指示を検出する操作入力検出部３０を備えている。そして、画像形成装置１２では、ＨＤＤ２６、表示制御部２８、及び操作入力検出部３０がシステムバス４２に電気的に接続されている。なお、本実施の形態に係る画像形成装置１２では、ＨＤＤ２６を備える例を説明するが、これに限らず、フラッシュメモリ等の不揮発性の記憶部を備えてもよい。

また、本実施形態に係る画像形成装置１２は、原稿読取部４６による光学的な画像の読み取り動作、及び原稿搬送部による原稿送り動作を制御する読取制御部３２と、画像形成部２４による画像形成処理、及び搬送部２５による画像形成部２４への用紙の搬送を制御する画像形成制御部３４と、を備えている。また、画像形成装置１２は、通信回線１８に接続され、当該通信回線１８に接続されたサーバ１４等の他の外部装置と通信データの送受信を行う通信回線インタフェース（通信回線Ｉ／Ｆ）部３６、及び各種画像処理を行う画像処理部４４を備えている。また、画像形成装置１２は、図示しない電話回線に接続され、当該電話回線に接続されているファクシミリ装置とファクシミリデータの送受信を行うファクシミリインタフェース（ファクシミリＩ／Ｆ）部３８を備えている。また、画像形成装置１２は、ファクシミリインタフェース部３８を介したファクシミリデータの送受信を制御する送受信制御部４０を備えている。そして、画像形成装置１２では、送受信制御部４０、読取制御部３２、画像形成制御部３４、通信回線インタフェース部３６、ファクシミリインタフェース部３８、及び画像処理部４４がシステムバス４２に電気的に接続されている。

以上の構成により、本実施形態に係る画像形成装置１２は、ＣＰＵ２０Ａにより、ＲＡＭ２０Ｃ、ＲＯＭ２０Ｂ、及びＨＤＤ２６へのアクセスを各々実行する。また、画像形成装置１２は、ＣＰＵ２０Ａにより、表示制御部２８を介したユーザインタフェース２２のディスプレイへの操作画面、各種のメッセージ等の情報の表示の制御を実行する。また、画像形成装置１２は、ＣＰＵ２０Ａにより、読取制御部３２を介した原稿読取部４６及び原稿搬送部の作動の制御を実行する。また、画像形成装置１２は、ＣＰＵ２０Ａにより、画像形成制御部３４を介した画像形成部２４及び搬送部２５の作動の制御と、通信回線インタフェース部３６を介した通信データの送受信の制御と、を各々実行する。また、画像形成装置１２は、ＣＰＵ２０Ａにより、送受信制御部４０によるファクシミリインタフェース部３８を介したファクシミリデータの送受信の制御を実行する。さらに、画像形成装置１２は、ＣＰＵ２０Ａにより、操作入力検出部３０によって検出された操作情報に基づくユーザインタフェース２２における操作内容の把握が行われ、この操作内容に基づく各種の制御を実行する。

続いて、本実施形態に係るサーバ１４及び情報処理端末１６の電気系の要部構成について説明する。図３は、本実施形態に係るサーバ１４及び情報処理端末１６の電気系の要部構成を示すブロック図である。なお、サーバ１４及び情報処理端末１６は基本的には一般的なコンピュータの構成とされているので、サーバ１４を代表して説明して情報処理端末１６の説明は省略する。

本実施の形態に係るサーバ１４は、図３に示すように、ＣＰＵ１４Ａ、ＲＯＭ１４Ｂ、ＲＡＭ１４Ｃ、ＨＤＤ１４Ｄ、キーボード１４Ｅ、ディスプレイ１４Ｆ、及び通信回線インタフェース（Ｉ／Ｆ）部１４Ｇを備えている。ＣＰＵ１４Ａは、サーバ１４の全体の動作を司る。ＲＯＭ１４Ｂは、各種制御プログラムや各種パラメータ等が予め記憶される。ＲＡＭ１４Ｃは、ＣＰＵ１４Ａによる各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる。ＨＤＤ１４Ｄは、各種のデータやアプリケーション・プログラム等が記憶される。キーボード１４Ｅは各種の情報を入力するために用いられる。ディスプレイ１４Ｆは、各種の情報を表示するために用いられる。通信回線インタフェース部１４Ｇは、通信回線１８に接続され、当該通信回線１８に接続された他の装置と各種データの送受信を行う。以上のサーバ１４の各部はシステムバス１４Ｈにより電気的に相互に接続されている。なお、本実施形態に係るサーバ１４では、ＨＤＤ１４Ｄを備える例を説明するが、これに限らず、フラッシュメモリ等の他の不揮発性の記憶部を備えてもよい。

以上の構成により、本実施の形態に係るサーバ１４は、ＣＰＵ１４Ａにより、ＲＯＭ１４Ｂ、ＲＡＭ１４Ｃ、及びＨＤＤ１４Ｄに対するアクセス、キーボード１４Ｅを介した各種データの取得、ディスプレイ１４Ｆに対する各種情報の表示を各々実行する。また、サーバ１４は、ＣＰＵ１４Ａにより、通信回線インタフェース部１４Ｇを介した通信データの送受信の制御を実行する。

ところで、経理業務において支払い処理は主に、請求書から支払金額を確定、振込、出勤伝票の作成及び記帳等の会計処理、出金の消込により行われる。これらの内、請求書から支払金額を確定させるために、納品書などの証憑と請求書との金額及び内容の整合を取る必要がある。この作業は、経理担当者が目視で行うことも多く、多大な手間がかかってしまうことがある。そこで、上述のように構成された本実施形態に係る情報処理システム１０では、情報処理端末１６を経理担当者が操作してサーバ１４にアクセスして請求書と関連書類との突き合わせを依頼する。これにより、サーバ１４では、請求書と関連書類の突き合わせを行って整合性を判定し、不整合に応じて予め定めた、次に実施すべき事項の示唆を出力する処理を行う。

また、情報処理端末１６は、請求書を作成してサーバ１４に登録する処理を行ってもよいし、関連書類をサーバ１４等に登録する処理を行ってもよい。また、請求書や関連書類の登録は、画像形成装置１２で請求書や関連書類を読み取ってサーバ１４に登録してもよい。なお、本実施形態では、関連書類は、納品書や契約書等の証憑であってもよいし、これらの証憑に加えて、担当者を特定するための書類等を含めたものであってもよい。

続いて、サーバ１４のＣＰＵ１４ＡがＲＯＭ１４Ｂに記憶されたプログラムを実行することにより実現される機能構成について説明する。図４は、本実施形態に係る情報処理システム１０におけるサーバ１４の機能構成を示す機能ブロック図である。

サーバ１４は、請求書要素抽出部５０、関連書類抽出部５２、関連書類要素抽出部５６、整合性判定部５８、不整合内容分類部６０、メールフォーム作成部６２、及びＵＩ画面表示部６４の機能を有する。

請求書要素抽出部５０は、請求書から支払い金額確認に用いる予め定めた要素を抽出する。予め定めた要素の一例としては、発行元、品名、及び金額等を抽出する。例えば、紙で作成した請求書を画像形成装置１２によって読み取った場合には、ＯＣＲ（Optical character recognition）により支払い金額確認に用いる要素を抽出する。また、情報処理端末１６によって作成した請求書の場合は、請求書を表す文書情報から金額確認に用いる要素を抽出する。

関連書類抽出部５２は、処理対象の請求書に関連する書類を関連文書ＤＢ５４から抽出する。例えば、請求書要素抽出部５０により抽出した管理番号に基づいて関連文書ＤＢ５４から同一の管理番号の関連書類を抽出する。

関連文書ＤＢ５４は、見積書及び納品所情報等の請求書に関連する証憑や、申請者の情報等を含む関連書類のデータベースである。また、関連文書ＤＢ５４は、サーバ１４に構築したものとするが、サーバ１４以外の他の外部サーバに構築したものであってもよい。

関連書類要素抽出部５６は、関連書類抽出部５２によって抽出された関連書類から支払金額確認に用いる予め定めた要素を抽出する。例えば、紙で作成した請求書を画像形成装置１２によって読み取った場合には、ＯＣＲにより支払い金額確認に用いる要素を抽出する。また、情報処理端末１６によって作成した請求書の場合は、請求書を表す文書情報から要素を抽出する。

整合性判定部５８は、請求書要素抽出部５０によって抽出した請求書の要素と、関連書類要素抽出部５６によって抽出した関連書類の要素とを突合し、整合性を判定する。

不整合内容分類部６０は、整合性判定部５８によって請求書と関連書類の各要素を突き合わせた結果、不整合がある場合に、その差異の大きさを算出し、不整合の内容を分類する。

メールフォーム作成部６２は、申請担当者の処理が必要で申請担当者へ問い合わせる際の電子メールのメールフォームを作成する。なお、メールフォームを作成する際には、関連文書ＤＢ５４等から申請担当者のメールアドレスを取得して、メールフォームの送信アドレスに設定してもよい。

ＵＩ画面表示部６４は、整合性判定部５８の整合性判定結果に応じて、次に実施すべき事項の示唆として、経理担当者に次ぎの指示を出すための画面を表示する処理を行う。

本実施形態では、経理担当者の情報処理端末１６に対して、次に実施すべき事項の示唆として、整合性の判定結果に応じた画面を表示する処理を行う。

ここで、ＵＩ画面表示部６４によって表示される整合性の判定結果に応じた画面例について説明する。図５は、請求書と関連書類の整合性が正常と判定された場合の正常表示の画面例を示す図である。

請求書と関連書類の整合性が正常と判定された場合には、図５に示す正常表示の画面が表示される。図５の正常表示の画面例では、発行元、品名、及び金額が要素として抽出されてそれぞれ正常であることが表示された例を示す。また、メッセージとして、「請求書と証憑の金額が一致しました。次は、入金処理を行ってください。」と表示された例を示す。また、図５の正常表示の画面例では、「詳細確認画面」ボタン、及び「入金処理画面」ボタンが、次に実施すべき事項へ移行するための手順の一例として表示された例を示す。それぞれのボタンを選択する操作が行われた場合に、それぞれに対応する画面を表示する。例えば、「詳細確認画面」ボタンを選択する操作が行われた場合には、確認画面の一例として、図６に示す詳細確認画面が表示される。図６は、詳細確認画面の画面例を示す図である。図６の詳細確認画面では、請求書と証憑の各々から抽出した要素として、会社名、商品名を抽出した例を示し、請求書及び証憑のそれぞれの要素の画像と、ＯＣＲ結果とを対応させて表示した例を示す。図６の画面例では、ＯＣＲ結果に対して修正がある場合には修正内容を入力して、図６の「修正」を指示することにより、サーバ１４が修正内容を受け付けてＯＣＲ結果の修正が行われる。

図７は、請求書と関連書類の整合性が予め定めた軽微な不整合と判定された場合の警告表示１の画面例を示す図である。

請求書と関連書類の整合性が軽微な不整合と判定された場合には、図７に示す警告表示１の画面が表示される。図７の警告表示１の画面例では、品名が整合で、発行元と金額が不整合であることが表示された例を示す。また、メッセージとして、「請求書と証憑に軽微な不整合が存在します。下記画面から確認・修正を行ってください」と表示された例を示す。また、図７の警告表示１の画面例では、「詳細確認画面」ボタンが表示され、「詳細確認画面」ボタンを選択する操作が行われた場合に、上述の図６に示す詳細確認画面が表示される。

図８は、請求書と関連書類の整合性が申請担当者に問い合わせが必要な不整合と判定された場合の警告表示２の画面例を示す図である。なお、本実施形態では、警告表示２は、警告表示１より不整合の内容のレベルが高い警告とする。

請求書と関連書類の整合性が申請担当者に問い合わせが必要な不整合と判定された場合には、図８に示す警告表示２の画面が表示される。図８の警告表示２の画面では、発行元及び品名が整合で、金額が不整合であることが表示された例を示す。また、メッセージとして、「支払い金額確定に必要な証憑が足りない可能性があります。申請担当者に問い合わせをお願いします。申請担当者：××××」と表示された例を示す。また、図８の警告表示２の画面例では、次に実行すべき事項へ移行するための手順の一例として「メールフォーム作成」ボタンが表示された例をしめす。「メールフォーム作成」ボタンを選択する操作が行われた場合に、予め定めたメールフォームが作成されて画面が表示される。

続いて、上述のように構成された本実施形態に係る情報処理システム１０で行われる具体的な処理について説明する。図９は、本実施形態に係る情報処理システム１０のサーバ１４で行われる具体的な処理の一例を示すフローチャートである。なお、図９の処理は、本実施形態では、情報処理端末１６を経理担当者が操作してサーバ１４にアクセスして請求書と関連書類との突き合わせを依頼した場合に開始するものとするが、他のタイミングで開始してもよい。例えば、予め定めた日時になった場合、或いは、画像形成装置１２または情報処理端末１６からサーバ１４に対して申請された請求書が予め定めた数になった場合に、開始してもよい。また、請求書や関連書類のサーバ１４への登録は、例えば、画像形成装置１２によって対象の書類を読み取った結果を画像形成装置１２または情報処理端末１６を操作してサーバ１４に送信して登録してもよい。或いは、情報処理端末１６によって作成された請求書や関連書類をサーバ１４に送信して登録してもよい。

ステップ１００では、ＣＰＵ１４Ａが、請求書の要素を抽出してステップ１０２へ移行する。すなわち、請求書要素抽出部５０が、請求書から支払い金額確認に用いる予め定めた要素を抽出する。例えば、紙で作成した請求書を画像形成装置１２によって読み取った場合には、ＯＣＲにより支払い金額確認に用いる要素を抽出する。また、情報処理端末１６によって作成した請求書の場合は、請求書を表す文書情報から金額確認に用いる要素を抽出する。

ステップ１０２では、ＣＰＵ１４Ａが、関連文書ＤＢ５４から関連書類を抽出してステップ１０４へ移行する。すなわち、関連書類抽出部５２が、処理対象の請求書に関連する書類を関連文書ＤＢ５４から抽出する。例えば、請求書要素抽出部５０により抽出した管理番号に基づいて関連文書ＤＢ５４から同一の管理番号の関連書類を抽出する。

ステップ１０４では、ＣＰＵ１４Ａが、関連書類の要素を抽出してステップ１０６へ移行する。すなわち、関連書類要素抽出部５６が、関連書類抽出部５２によって抽出された関連書類から支払金額確認に用いる要素を抽出する。例えば、紙で作成した請求書を画像形成装置１２によって読み取った場合には、ＯＣＲにより支払い金額確認に用いる要素を抽出する。また、情報処理端末１６によって作成した請求書の場合は、請求書を表す文書情報から要素を抽出する。

ステップ１０６では、ＣＰＵ１４Ａが、請求書と関連書類の整合性判定を行ってステップ１０８へ移行する。すなわち、整合性判定部５８が、請求書要素抽出部５０によって抽出した請求書の要素と、関連書類要素抽出部５６によって抽出した関連書類の要素とを突合し、整合性を判定する。なお、整合性の判定の詳細な処理について後述する。

ステップ１０８では、ＣＰＵ１４Ａが、請求書と関連書類の整合性判定の結果から、不整合があるか否かを判定する。該判定が否定された場合にはステップ１１０へ移行し、肯定された場合にはステップ１１８へ移行する。

ステップ１１０では、ＣＰＵ１４Ａが、正常表示を行ってステップ１１２へ移行する。すなわち、ＵＩ画面表示部６４が、整合性判定部５８の整合性の判定結果に応じて、経理担当者に次の指示を出すための表示を行う。例えば、経理担当者が操作する情報処理端末１６または画像形成装置１２に対して、図５に示す正常表示画面を表示するための情報を送信することにより、情報処理端末１６または画像形成装置１２に正常表示画面を表示する。

ステップ１１２では、ＣＰＵ１４Ａが、請求書の金額が予め定めた金額（図９では、「Ａ円」）以上であるか否かを判定する。該判定が否定された場合にはステップ１１４へ移行し、肯定された場合にはステップ１１６へ移行する。

ステップ１１４では、ＣＰＵ１４Ａが、入金処理を指示して一連の処理を終了する。すなわち、ＵＩ画面表示部６４が、整合性判定部５８の整合性の判定結果として正常であるため、次の指示として入金処理の指示を出すための表示を行う。例えば、経理担当者が操作する情報処理端末１６または画像形成装置１２に対して、次の処理として入金処理を行うことを表示する。

ステップ１１６では、ＣＰＵ１４Ａが、上長承認依頼を指示して一連の処理を終了する。すなわち、ＵＩ画面表示部６４が、整合性判定部５８の整合性の判定結果として正常であるが、上長承認が必要な金額であるため、次の指示として上長承認依頼の指示を出すための表示を行う。例えば、経理担当者が操作する情報処理端末１６または画像形成装置１２に対して、次の処理として上長承認依頼の指示を出すための表示を行う。

一方、ステップ１１８では、ＣＰＵ１４Ａが、不整合内容を分類する処理を行ってステップ１２０へ移行する。すなわち、不整合内容分類部６０が、整合性判定部５８によって請求書と関連書類の各要素を突き合わせた結果、不整合がある場合に、その差異の大きさを算出し、不整合の内容を分類する。なお、不整合内容の分類の処理の詳細については後述する。

ステップ１２０では、ＣＰＵ１４Ａが、経理担当のみで完結できるか否かを判定する。該判定は、不整合内容の分類結果が経理担当のみで完結できる分類結果か否かを判定する。該判定が肯定された場合にはステップ１２２へ移行し、否定された場合にはステップ１２６へ移行する。

ステップ１２２では、ＣＰＵ１４Ａが、警告表示１を行ってステップ１２４へ移行する。すなわち、ＵＩ画面表示部６４が、整合性判定部５８の整合性の判定結果に応じて、経理担当者に次の指示を出すための表示として、警告表示１を表示することにより、確認・修正を指示する。例えば、経理担当者が操作する情報処理端末１６または画像形成装置１２に対して、図７に示す警告表示１の画面を表示するための情報を送信することにより、情報処理端末１６または画像形成装置１２に警告表示１の画面を表示して、確認・修正を指示する。

ステップ１２４では、ＣＰＵ１４Ａが、確認・修正が完了したか否かを判定する。該判定は、経理担当が、警告表示１の画面の「詳細確認画面」を操作して、図６の詳細確認画面を表示して、ＯＣＲの誤認識や、請求書作成時の誤入力等を修正して、図６中の「修正」を指示したか否かを判定する。該判定が肯定されるまで待機して一連の処理を終了する。

一方、ステップ１２６では、ＣＰＵ１４Ａが、警告表示２を行ってステップ１２８へ移行する。すなわち、ＵＩ画面表示部６４が、整合性判定部５８の整合性の判定結果に応じて、経理担当者に次の指示を出すための表示として、警告表示２を表示することにより、申請担当者への問い合わせを指示する。例えば、経理担当者が操作する情報処理端末１６または画像形成装置１２に対して、図８に示す警告表示２の画面を表示するための情報を送信することにより、情報処理端末１６または画像形成装置１２に警告表示２の画面を表示して、申請者への問い合わせを指示する。

ステップ１２８では、ＣＰＵ１４Ａが、メールフォーム作成が指示されたか否かを判定する。該判定は、例えば、図８の警告表示２の画面における「メールフォーム作成」が指示されたか否かを判定する。該判定が肯定された場合にはステップ１３０へ移行し、否定された場合には一連の処理を終了する。

ステップ１３０では、ＣＰＵ１４Ａが、メールフォームを作成して一連の処理を終了する。すなわち、メールフォーム作成部６２が、申請担当者の処理が必要で申請担当者へ問い合わせる際の電子メールのメールフォームを作成する。メールフォームを作成する際には、関連文書ＤＢ５４等から申請担当者のメールアドレスを取得して、メールフォームの送信アドレスに設定してもよい。

続いて、上述のステップ１０６における請求書と関連書類の整合性判定について詳細に説明する。図１０は、請求書と関連書類の整合性判定の具合的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。

ステップ２００では、ＣＰＵ１４Ａが、発行元の一致判定を行ってステップ２０２へ移行する。すなわち、整合性判定部５８が、請求書から抽出した要素である発行元と、証憑などの関連書類から抽出した要素である発行元との一致判定を行う。

ステップ２０２では、ＣＰＵ１４Ａが、発行元の整合性の判定結果を記録してステップ２０４へ移行する。例えば、図１１に示すように、関連書類と請求書の発行元の一致判定の結果を発行元リストに記録する。

ステップ２０４では、ＣＰＵ１４Ａが、品名の一致判定を行ってステップ２０６へ移行する。すなわち、整合性判定部５８が、請求書から抽出した要素である品名と、証憑等の関連書類から抽出した要素である品名との一致判定を行う。

ステップ２０６では、ＣＰＵ１４Ａが、品名の整合性の判定結果を記録してステップ２０８へ移行する。例えば、図１２に示すように、関連書類と請求書の品名の一致判定の結果を品名リストに記録する。

ステップ２０８では、ＣＰＵ１４Ａが、金額文字列の数値化を行ってステップ２１０へ移行する。すなわち、請求書から抽出した要素である金額文字列と、証憑等の関連書類から抽出した要素である金額文字列とを数値化する。なお、請求書及び関連書類が情報処理端末１６によって作成された文書情報の場合は、金額文字列を請求書及び関連書類の各々から抽出する。

ステップ２１０では、ＣＰＵ１４Ａが、関連書類合計金額に関係書類金額を加算してステップ２１２へ移行する。

ステップ２１２では、ＣＰＵ１４Ａが、最後の関連書類であるか否かを判定する。該判定が否定された場合にはステップ２００に戻って上述の処理を繰り返し、判定が肯定された場合にはステップ２１４へ移行する。

ステップ２１４では、ＣＰＵ１４Ａが、請求金額と関連書類合計金額の一致判定を行ってステップ２１６へ移行する。すなわち、整合性判定部５８が、請求金額と関連書類合計金額の一致判定を行う。

ステップ２１６では、ＣＰＵ１４Ａが、金額の整合性の判定結果を記録し、請求書と関連書類の整合性判定の処理をリターンして図９のステップ１０８へ移行する。例えば、図１３に示すように、請求金額と関連書類合計金額の一致判定結果を金額リストに記録する。なお、図１３の例では、請求金額と関連書類合計金額が不一致を金額リストに記録した例を示す。

続いて、上述のステップ１１８の不整合内容の分類の処理について詳細に説明する。図１４は、不整合内容の分類の処理の流れの一例を示すフローチャートである。

ステップ３００では、ＣＰＵ１４Ａが、発行元に不整合があるか否かを判定する。該判定は、図１０の処理によって発行元リストに記録された一致判定結果に基づいて不整合内容分類部６０が判定する。該判定が肯定された場合にはステップ３０２へ移行し、否定された場合にはステップ３１０へ移行する。

ステップ３０２では、ＣＰＵ１４Ａが、発行元の文字列の一致度が予め定めたＸ％以下であるか否かを判定する。該判定は、不整合内容分類部６０が、発行元の文字列の一致度が、例えば、８０％等の予め定めた閾値以上であるか否かを判定する。該判定が否定された場合にはステップ３０４へ移行し、肯定された場合にはステップ３０６へ移行する。なお、予め定めたＸ％としては、例えば、８０％や９０％等の値が一例として適用される。

ステップ３０４では、ＣＰＵ１４Ａが、申請担当者への書類不備の問い合わせ必要と判断してステップ３０８へ移行する。すなわち、不整合内容分類部６０が、証憑等の関連書類の不備の問い合わせが必要であると判断する。

ステップ３０６では、ＣＰＵ１４Ａが、経理担当者が処理可能と判断してステップ３０８へ移行する。すなわち、不整合内容分類部６０が、発行元の不整合の内容が軽微で経理担当者だけで処理可能と判断する。

ステップ３０８では、ＣＰＵ１４Ａが、ステップ３０４またはステップ３０６の判断結果及び内容を保存してステップ３１０へ移行する。

ステップ３１０では、ＣＰＵ１４Ａが、品名に不整合があるか否かを判定する。該判定は、図１４の処理によって品名リストに記録視された一致判定結果に基づいて不整合内容分類部６０が判定する。該判定が肯定された場合にはステップ３１２へ移行し、否定された場合にはステップ３２０へ移行する。

ステップ３１２では、ＣＰＵ１４Ａが、品名の文字列の一致度が予め定めたＹ％以下であるか否かを判定する。該判定は、不整合内容分類部６０が、品名の文字列の一致度が、例えば、８０％等の予め定めた閾値以上であるか否かを判定する。該判定が否定された場合にはステップ３１４へ移行し、肯定された場合にはステップ３１６へ移行する。なお、予め定めたＹ％としては、例えば、８０％や９０％等の値が一例として適用される。

ステップ３１４では、ＣＰＵ１４Ａが、申請担当者への書類不備の問い合わせ必要と判断してステップ３１８へ移行する。すなわち、不整合内容分類部６０が、証憑等の関連書類の不備の問い合わせが必要であると判断する。

ステップ３１６では、ＣＰＵ１４Ａが、経理担当者が処理可能と判断してステップ３１８へ移行する。すなわち、不整合内容分類部６０が、品名の不整合の内容が軽微で経理担当者だけで処理可能と判断する。

ステップ３１８では、ＣＰＵ１４Ａが、ステップ３１４またはステップ３１６の判断結果を及び内容をＨＤＤ１４Ｄ等に保存してステップ３２０へ移行する。

ステップ３２０では、ＣＰＵ１４Ａが、最後の関連書類であるか否かを判定する。該判定は、例えば、不整合内容分類部６０が、関連書類として抽出された全ての証憑に対して上述の処理を行ったか否かを判定する。該判定が否定された場合にはステップ３００に戻って上述の処理を繰り返し、判定が肯定された場合にはステップ３２２へ移行する。

ステップ３２２では、ＣＰＵ１４Ａが、金額に不整合があるか否かを判定する。該判定は、図１４の処理によって金額リストに記録された一致判定結果に基づいて不整合内容分類部６０が判定する。該判定が肯定された場合にはステップ３２４へ移行し、否定された場合にはステップ３３２へ移行する。

ステップ３２４では、ＣＰＵ１４Ａが、金額差が予め定めたＢ円以下であるか否かを判定する。該判定は、例えば、不整合内容分類部６０が、金額の不整合が予め定めた金額以上であるか否かを判定する。該判定が否定された場合にはステップ３２６へ移行し、肯定された場合にはステップ３３２へ移行する。

ステップ３２６では、ＣＰＵ１４Ａが、請求金額が関連書類金額より多いか否かを判定する。該判定が否定された場合にはステップ３２８へ移行し、肯定された場合にはステップ３３０へ移行する。

ステップ３２８では、ＣＰＵ１４Ａが、申請担当者への書類不備の問い合わせ必要と判断してステップ３３４へ移行する。すなわち、不整合内容分類部６０が、証憑等の関連書類の不備の問い合わせが必要であると判断する。なお、請求書が間違っていることもあるが、経理担当者が関連書類の不備を問い合わせることで、申請担当者が請求書の間違いに気付くため、本実施形態では、一例として証憑等の関連書類の不備の可能性があるとして申請担当者に問い合わせを行うものとする。

ステップ３３０では、ＣＰＵ１４Ａが、申請担当者への証憑不足の問い合わせ必要と判断してステップ３３４へ移行する。すなわち、不整合内容分類部６０が、証憑等の関連書類の不足により問い合わせが必要であると判断する。なお、請求書が間違っていることもあるが、経理担当者が関連書類の不足を問い合わせることで、申請担当者が請求書の間違いに気付くため、本実施形態では、一例として証憑の不足の可能性があるとして申請担当者に問い合わせを行うものとする。

一方、ステップ３３２では、ＣＰＵ１４Ａが、経理担当者が処理可能と判断してステップ３３４へ移行する。すなわち、不整合内容分類部６０が、例えば、ＯＣＲ等の軽微な誤認識で経理担当者が処理可能と判断する。

ステップ３３４では、ステップ３２８、ステップ３３０、またはステップ３３４の判断結果及び内容をＨＤＤ１４Ｄ等に保存してステップ３３６へ移行する。

ステップ３３６では、ＣＰＵ１４Ａが、判断結果をまとめて不整合内容の分類の処理をリターンし、図９のステップ１２０へ移行する。

なお、図９の処理において、警告表示２の画面を表示する際に、申請担当者の電子メールアドレスや電話番号等の連絡先を表示してもよい。例えば、図１５に示すように、図９の処理に対してステップ１２５Ａ、１２５Ｂの処理を追加してもよい。なお、図１５は、本実施形態に係る情報処理システム１０のサーバ１４で行われる具体的な処理の変形例を示すフローチャートである。図９の処理と同一処理については同一符号を付して差異のみを説明する。

すなわち、ステップ１２０において、経理担当者のみで完結可能と判定された場合にステップ１２５Ａへ移行する。

ステップ１２５Ａでは、ＣＰＵ１４Ａが、関連文書ＤＢ５４から登録者名を抽出してステップ１２５Ｂへ移行する。

ステップ１２５Ｂでは、ＣＰＵ１４Ａが、社員情報ＤＢから登録者メールアドレス・電話番号を抽出してステップ１２６へ移行する。なお、社員情報ＤＢは、サーバ１４以外の外部サーバに構築されたものであってもよいし、サーバ１４に構築されたものでもよい。

これにより、ステップ１２６では、警告表示２の画面に登録者メールアドレス・電話番号等を表示して経理担当者に通知されるので、申請担当者の連絡先の検索の手間が省ける。

なお、上記の実施形態において、不整合がない場合であっても、請求金額等が過去の傾向から外れている場合には、その旨を警告する警告表示を出力してもよい。例えば、Ａ社から予め定めた金額以上の請求がきたことがない場合には、警告してもよい。この場合は、図９のステップ１０８が否定された場合に、過去の傾向から予め定めた閾値以上外れているか否かを判定し、該判定が肯定された場合に警告表示を出力してもよい。また、判定が否定された場合にステップ１１０へ移行する。外れ値の検出方法としては、機械学習を用いて検出してもよい。

また、上記の実施形態では、請求書から抽出した要素と、関連書類から抽出した要素の不整合がある場合に、一致度合いに応じて、警告表示１、または警告表示２を表示するようにしたが、これに限るものではない。例えば、不整合の項目が品名の場合は軽微な不整合を警告する警告画面を表示し、不整合の項目が金額の場合は申請担当者の問い合わせが必要な警告画面Ｂを表示する等のように、不整合の項目に応じて、次に実行すべき示唆を出力してもよい。

また、上記各実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えば CPU： Central Processing Unit、等）や、専用のプロセッサ（例えば GPU： Graphics Processing Unit、ASIC： Application Specific Integrated Circuit、FPGA： Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。

また、上記各実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

また、上記の実施形態に係る情報処理システム１０の画像形成装置１２で行われる処理は、ソフトウエアで行われる処理としてもよいし、ハードウエアで行われる処理としてもよいし、双方を組み合わせた処理としてもよい。また、画像形成装置１２の各部で行われる処理は、ＣＤ－ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＤＶＤ－ＲＯＭ（Digital Versatile Disc Read Only Memory）、及びＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等の記憶媒体にプログラムとして記憶して流通させるようにしてもよい。また、プログラムは、ネットワークを介して外部装置からダウンロードする形態としてもよい。

また、本発明は、上記に限定されるものでなく、上記以外にも、その主旨を逸脱しない範囲内において種々変形して実施可能であることは勿論である。

１０ 情報処理システム
１２ 画像形成装置
１４ サーバ
１４Ａ ＣＰＵ
１６ 情報処理端末
５０ 請求書要素抽出部
５２ 関連書類抽出部
５６ 関連書類要素抽出部
５８ 整合性判定部
６０ 不整合内容分類部
６２ メールフォーム作成部
６４ ＵＩ画面表示部

Claims (12)

1. プロセッサを備え、前記プロセッサは、
   処理対象の請求書を取得し、
   前記請求書に関連する書類を取得し、
   前記請求書に記載された内容と、前記書類に記載された内容との不整合の内容に応じて予め定めた、次に実施すべき事項の示唆を出力する処理を行う情報処理装置。
2. 前記プロセッサは、前記請求書に記載された前記書類に記載された内容が整合している場合も、前記示唆を出力する処理をさらに行う請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記プロセッサは、前記不整合の内容をレベル分けして、前記示唆を出力する請求項１又は請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記プロセッサは、前記書類の関係者に関する情報を取得して、前記示唆として出力する請求項１～３の何れか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記プロセッサは、前記示唆における次の実施すべき事項へ移行するための手順をさらに出力する処理を行う請求項１～４の何れか１項に記載の情報処理装置。
6. 前記プロセッサは、前記手順として電子メールの作成が出力されて選択された場合に、予め定めたメールフォームを作成する処理を行う請求項５に記載の情報処理装置。
7. 前記プロセッサは、前記メールフォームを作成する際に、対象の電子メールアドレスを取得して、前記メールフォームに設定する処理をさらに行う請求項６に記載の情報処理装置。
8. 前記プロセッサは、前記手順として確認修正を行う指示が出力されて選択された場合に、前記不整合の内容を確認するための確認画面を出力する処理を行う請求項５に記載の情報処理装置。
9. 前記プロセッサは、前記確認画面から修正内容を受け付ける処理をさらに行う請求項８に記載の情報処理装置。
10. 前記プロセッサは、不整合がない場合でも、過去の傾向から外れる内容の場合に、確認を促す示唆を出力する処理をさらに行う請求項１～９の何れか１項に記載の情報処理装置。
11. 請求項１～１０の何れか１項に記載の情報処理装置と、
    前記請求書と前記書類との突き合わせを前記情報処理装置に依頼して、前記示唆を受信して表示する処理を行う情報処理端末と、
    を含む情報処理システム。
12. コンピュータに
    処理対象の請求書を取得し、
    前記請求書に関連する書類を取得し、
    前記請求書に記載された内容と、前記書類に記載された内容との不整合の内容に応じて予め定めた、次に実施すべき事項の示唆を出力する処理を実行させるための情報処理プログラム。

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