JP2007234055A - 電子ドキュメントファイリング装置、電子ドキュメントファイリングシステム、電子ドキュメントファイリング方法及びプログラム - Google Patents
電子ドキュメントファイリング装置、電子ドキュメントファイリングシステム、電子ドキュメントファイリング方法及びプログラム Download PDFInfo
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Abstract
【課題】ドキュメント管理を容易にする電子ファイリング装置を実現する。
【解決手段】電子ドキュメントファイリング装置は、電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、入力した前記電子ドキュメントを1つのファイルとしてファイル化する手段であって、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するための印刷処理手段とを有し、前記印刷処理手段は、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させる。
【選択図】 図2
【解決手段】電子ドキュメントファイリング装置は、電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、入力した前記電子ドキュメントを1つのファイルとしてファイル化する手段であって、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するための印刷処理手段とを有し、前記印刷処理手段は、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させる。
【選択図】 図2
Description
本発明は、電子ドキュメントファイリング装置、電子ドキュメントファイリングシステム、電子ドキュメントファイリング方法及びプログラムに関し、特に電子ドキュメントをファイリングして保存し活用するための電子ドキュメントファイリング装置、電子ドキュメントファイリングシステム、電子ドキュメントファイリング方法及びプログラムに関する。
従来より、紙に印刷された文書等のドキュメントをスキャナ装置で画像データとして取り込み、光ディスク装置にそのまま格納して活用することができる電子ファイリングシステムや、あるいはOCR(光学式文字読み取り)装置で文書の文字をテキストデータ化して電子データファイルとして格納して活用する電子ファイリングシステムや、さらに、パーソナルコンピュータ(以下、PCという)等の文書作成ソフトウエアプログラムによって作成された文書を、電子データとして格納し活用することができる電子ファイリングシステムがある。これらのシステムは、光ファイリングシステム、ドキュメントファイリングシステム、あるいはデジタルファイリングシステムとも呼ばれている。
電子ファイリングシステムの目的は種々あるが、例えば、大量の伝票を手作業で入力していたものを自動化し、その際に作成された画像データあるいはテキストデータである電子ファイルを紙の伝票のかわりにエビデンスとして保存することによって大量の紙を破棄し省スペース化を図ることが主流であり、多くは専用機によって高度に処理されていた。
また、PC、スキャナ装置、プリンタ装置が低価格化し普及することによって、専用機でなくても同等の機能を構成することが可能となったため、伝票の電子化だけではなく一般に扱われる文書を電子化して省スペース化を図るペーパーレスオフィスの実現を目的とした電子ファイリングシステムもある。
さらに、ネットワークに接続されたPC等の端末装置がドキュメントデータのファイルを予め決められたネットワークストレージ装置にストアし、必要なときにいずれの端末装置からもそのネットワークストレージ装置にアクセスし、所望のファイルを入手して活用することができるネットワーク対応型のファイリングシステムもある(例えば、特許文献1参照)。
特開2001-101203号公報(図1)
しかし、電子ファイリングシステムがネットワーク対応型か否かに関わらず、従来の電子ファイリングシステムでは対象となる電子ドキュメントファイルの整理方法はユーザに任されていた。このため、伝票のような整理方法の確立されたドキュメントではない一般文書の整理は、面倒であった。
特に、紙のドキュメントの場合は、ステイプラ、クリップ、バインダ、袋、バーチカルボックス、引出し、棚等の種々の整理用品、収納用品が開発されてきているが、電子ドキュメントには、ページとページ、あるいはドキュメントとドキュメントを関連づける方法が確立されておらず、物理的な収納を模倣したファイルキャビネットやフォルダに複数の電子ドキュメントファイルを格納するしかなかった。このため、例えば、その文書のその後の活用を考えて、他の文書との関係を考慮してファイル名を付けたり、関連する複数の文書をまとめて一つのフォルダに入れたりしていた。
また、電子ファイルの場合、電子化されたドキュメントの内容は何らかの操作なしには物理的に目に見えないため、紙ファイルの場合に比べ、より見つけ出すことが困難な傾向がある。
しかも、電子ドキュメントは電子的に扱うことを想定されているため、紙に印刷しても、電子ドキュメントと印刷ドキュメントとの関連付けがなされていないので、印刷したドキュメントを別途保管するためにふたたび電子化すると元の電子ファイルと新たに読み込んで生成された電子ファイルの2つのファイルができてしまっていた。
また、電子ドキュメントが作成されたときと、電子ドキュメントを印刷して利用をするときとが、時間的に離れているために、電子ドキュメントが作成されたときに想定していた使用目的、管理方法、取扱方法、他のドキュメントとの関連付け等が、時間経過によってユーザが忘れてしまうと、使用目的等を確認するための時間等も掛かるため、電子ドキュメントは使い難いという問題があった。
そこで、本発明は、これらの使いにくさを解消するためのものであり、ドキュメント管理を容易にする電子ファイリング装置を提供することを目的とする。
本発明の電子ドキュメントファイリング装置は、電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、入力した前記電子ドキュメントを1つのファイルとしてファイル化する手段であって、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するための印刷処理手段とを有し、前記印刷処理手段は、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させる。
以上説明したように、本発明によれば、ドキュメント管理を容易にする電子ファイリング装置を実現することができる。
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
まず図1に基づき、本実施の形態に係わるシステムの構成を説明する。図1は、本実施の形態に係わる電子ファイリングシステムの構成を示す構成図である。
図1において、1は、PCであり、スキャナ装置2が接続されている。PC1は、通信ネットワーク3に接続されている。通信ネットワーク3には、PC1の他にも、複数のPC4と、プリンタ装置5が接続されている。なお、図1では、スキャナ装置2は、PC1にのみ接続されているが、他のPC4に接続されていてもよい。
また、ユーザは、各PC1、4において、文書等の各種ドキュメントを作成し、各PC1、4からプリンタ装置5に印刷指示を出すことによって、作成したドキュメントを紙に印刷することができる。
各PC1、4が、電子ドキュメントファイリング装置であり、各PC1、4は、表示装置と、キーボード、マウス等の入力装置とを含むユーザインターフェース手段を有し、ユーザは、表示装置に表示される画面を見ながら、入力装置を操作してドキュメントの作成、ファイリング等をすることができる。
図2は、電子ドキュメントファイリング装置におけるファイルとエージェントプログラム(以下、単にエージェントという)の関係を説明するための図である。具体的には、図2は、PC1における、電子ドキュメントのファイルとファイル管理手段、およびファイル管理手段に付加されるエージェントシステムとエージェントシステム上で処理されるエージェントの関係を説明するための図である。
電子ドキュメントは、PCのメモリ装置11にストアされる。一般に、電子ドキュメントは、データそれ自身をあらわすファイルに格納され、後述するファイル管理部(ファイル管理ソフトウエアプログラム。以下、ソフトウエアプログラムをソフトウエアと略す。)によって管理されている。図2において、PCのメモリ装置11にストアされた各種ファイルは、そのファイル管理部によって管理され、PCの表示装置の画面上にファイル一覧12として整理されて表示され、ユーザが各ファイルを取扱い易いようになっている。
例えば、マイクロソフト社のウィンドウズ(登録商標)オペレーティングシステムでは、ワード(商品名)やエクセル(商品名)といったアプリケーションソフトウェアで作成されたドキュメントは、ワードファイルやエクセルファイルとしてウィンドウズ(登録商標)の持つドライブやフォルダといった概念で構成されるファイル管理システム上にファイル名という識別子を付けて格納されている。図2に示すように、各フォルダに入れられたファイル群は、ファイル一覧12の右側13にリスト形式で表示される。
また、ファイルにはファイル名以外にも、作成日時やユーザ名といった属性がプロパティとして付加されている。図2に示すように、あるファイルのプロパティの内容をユーザが見るために、プロパティ表示を行うと、ポップアップウインドウ14が表示され、その中にプロパティの内容が表示される。本実施の形態では、すべてのファイルに共通のプロパティ項目であるコメントに、エージェント情報を有するエージェントシステム15によって管理されるエージェント識別情報(以下、エージェントIDという)を格納することによって、電子ドキュメントに対するエージェントの付加を実現している。そして、エージェントシステム15は、後述するエージェント管理部とエージェント実行部を含み、各エージェントを管理し、各エージェントを定期的に実行する。そして、エージェントシステム15は、エージェント情報をストアする記憶部16を有し、記憶部16には後述するエージェント管理テーブル等のデータとともに、エージェントの実体情報がストアされている。
エージェントシステム15は、エージェント管理部とエージェント実行部を含む。エージェント管理部とエージェント実行部については後述する。また、エージェントとしては、特開平10−149287号公報等に記載されているエージェントシステムに用いられるエージェントが利用される。さらに後述するように、エージェントは、プログラム情報とリンク情報を含む。
本実施の形態に係るエージェントは、ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムである。ここで、ファイル処理プログラムとは、ファイルという対象に対する処理を行うプログラムを意味し、例えば、ファイル名を変更する、ファイルを削除する、ファイルをあるフォルダから他のフォルダへ移動する、等のファイル管理に関する処理を行うプログラムである。また、リンク情報とは、他のファイルとの関連を示す情報をいう。
図3は、電子ドキュメントファイリング装置としてのPC1における各種機能を示す機能ブロック図である。PC4も、スキャナ装置2を有していない点を除き、PC1と同様の構成である。
21は、PC1にインストールされたソフトウエア群であり、ここでは、本実施の形態に関わる複数のソフトウエアのみが示されている。22は、通信手段(図示せず)によって通信を行うための、通信ネットワーク3に接続するための通信インターフェース(以下、I/Fと略す)である。11は、各種ファイルがストアされるメモリ装置である。ソフトウエア群21には、エージェント管理部23と、エージェント実行部24と、ファイル管理部25と、スキャナ処理部26と、文書作成部27と、電子メール処理部28と、印刷処理部29を含む。エージェントシステム15は、エージェント管理部23とエージェント実行部24とを含む。スキャナ処理部26、文書作成部27及び電子メール処理部28は、電子ドキュメントの入力手段である。
エージェント管理部23は、エージェントの生成要求に応じてエージェントを生成し、管理するソフトウエアである。また、エージェント管理部23は、エージェントを生成するエージェント生成手段、エージェントのプログラム情報とリンク情報を管理する手段を含む。エージェント管理部23の記憶部16は、さらに各エージェントの実体(すなわちエージェントプログラムそのもの)を格納し、かつエージェント管理テーブル(後述する)を保持する。
エージェント実行部24は、エージェント管理部23が管理するエージェント(ファイル処理プログラムを含む)を定期的に実行するファイル処理プログラム実行手段としてのソフトウエアである。
ファイル管理部25は、PC1にて作成されたドキュメントデータを、ファイルとして、PC1に接続されたハードディスク装置等のメモリ装置にストアし管理するファイル処理プログラム管理手段としてのソフトウエアであり、例えば上述したマイクロソフト社のエクスプローラ(商品名)のソフトウエアである。
スキャナ処理部26は、PC1に接続されたスキャナ装置2を駆動制御して、スキャナ装置2によって読み込まれたイメージデータを取り込むソフトウエアである。スキャナ処理部26は、スキャナ装置2で読み込まれた電子化されたドキュメントを、ファイル管理部25によって管理されるファイルとしてメモリ装置11にストアすることができる。
文書作成部27は、PC1にてテキストデータ入力等を行わせてドキュメントデータを作成するソフトウエアであり、例えばマイクロソフト社のワード(商品名)のソフトウエアである。文書作成部27は、ユーザインターフェースを利用して作成された電子ドキュメントを、ファイル管理部25によって管理されるファイルとしてメモリ装置11にストアすることができる。
電子メール処理部28は、ネットワーク3を介して他のPC等と電子メールをやり取りするためのソフトウエアであり、例えばマイクロソフト社のアウトルック(商品名)のソフトウエアである。電子メール処理部28は、電子メールに添付されたファイルを、ファイル管理部25によって管理されるファイルとしてメモリ装置11にストアすることができる。
電子ドキュメント入力手段としてのスキャナ処理部26、文書作成部27及び電子メール処理部28は、スキャナ装置2で取り込まれた、ユーザインターフェースを利用して作成された、あるいは添付されたファイルを、ファイル管理部25によって管理できるファイルとして出力する機能を有する。
印刷処理部29は、プリンタ装置5に対して指定したドキュメントの印刷指示をするためのソフトウエアであり、ファイル管理部25あるいは文書作成部27によって指定されたドキュメントデータをプリンタ装置5に送信する。
印刷処理部29は、プリンタ装置5に対して指定したドキュメントの印刷指示をするためのソフトウエアであり、ファイル管理部25あるいは文書作成部27によって指定されたドキュメントデータをプリンタ装置5に送信する。
電子ドキュメントは、文書作成部27を用いて直接テキストデータ等として作成されるか、スキャナ処理部26を用いて紙に書かれた文書あるいは描かれた図面をスキャナ装置2によって読み込み電子化されたイメージデータの電子化されたドキュメントとして作成されるか、あるいはスキャナ装置2によって読み込まれたイメージデータを、OCRソフトウエアを用いてテキストデータに変換することによってテキストデータ等の電子化されたドキュメントとして作成される。そして、各ドキュメントは、ファイル化されてファイル管理部25によって管理される。ファイル化とは、ドキュメントを一つのファイルとすることをいう。ユーザは、ファイル管理部25で管理されているファイルの内容を、印刷処理部29に対して印刷指示をすることによって、プリンタ装置5において紙に印刷することができる。
さらに、各PCで作成された電子ドキュメントのファイルは、通信I/F22を介して、通信ネットワーク3に接続された他の複数のPCと情報交換を行うことができ、電子ドキュメントを作成したPCだけでなく、社内LANのようなローカルネットワークやインターネットのような広域ネットワークを介して遠隔地にあるPC等の電子ドキュメントファイリング装置と通信してエージェントの付加された電子ドキュメントを交換し活用することができる。
電子ドキュメントに付加されるエージェントは、ファイル管理部25によって電子ドキュメントのファイルとして取り込まれる際、すなわち、例えば物理的な紙ドキュメントがスキャナ装置によって画像データとして、あるいは、更にOCRソフトウエアによってテキストデータとして電子化されファイル化された際に、エージェント管理部23によって生成され、プロパティ項目にエージェント識別情報であるエージェントIDが登録される。あるいは、電子メールやFTPファイル転送アプリケーション等のファイル転送アプリケーションによって、電子データを入手してファイルとして取り込まれるときに、エージェントはエージェント管理部23によって生成され、プロパティ項目にエージェントIDが登録される。生成されたばかりのエージェントは、プログラムやリンク情報は空の状態にあり、それだけでは何も処理内容が記述されていない。
次に、ファイル化処理について説明する。図4は、ファイル管理部25のファイル化処理の流れの例を示すフローチャートである。ファイル管理部25は、種々のファイル管理機能、例えば、指定されたドキュメントを指定されたフォルダに入れることによって、ユーザが使用目的に応じて各種ドキュメントを整理して保存する機能、日付順にファイル表示を行なう等の機能等を有している。図4は、その中の機能の一つとしての、文書作成部27で作成されたドキュメント、スキャナ処理部26で取り込まれて作成されたドキュメント等を、ファイル管理部25によって管理される一つのファイルとして、メモリ装置11に保存する場合の、ファイル管理部25の処理の流れの例を示すフローチャートである。
例えば、PC1の文書作成部27を利用して作成された電子ドキュメントに名前を付けて、ユーザがメモリ装置11に保存するべく保存コマンドを入力する。その保存コマンドが入力されると、ファイル管理部25は、指定されたファイルを保存するときに、図4の処理を実行する。
ファイル管理部25は、その保存コマンドを受信すると、エージェント管理部23に対して、空エージェントの生成を要求、すなわち空エージェント要求コマンドを出力する(ステップ(以下Sと略す)1)。空エージェント要求コマンドに応じて、エージェント管理部23は、空エージェントを作成し、作成した空エージェントIDのデータを、ファイル管理部25へ供給する。
ファイル管理部25は、空エージェントのIDデータを受信し(S2)、保存すべきファイルのプロパティにエージェントIDを書き込み、ドキュメントをファイル化する(S3)。すなわち、ファイルの属性値として、エージェントIDを付加する。ファイル化は、電子ドキュメントを1つのファイルにするときに、エージェント情報を記録できる記録領域(関連情報記録領域)をファイルに付加して行われる。すなわち、ファイル化される電子ドキュメントに関連するエージェントを特定するための識別情報が、記録できる記憶領域をファイルに付加して、ファイル化が行われる。
ここでは、ファイルに関連する情報として関連エージェントIDを記録するための情報記録領域(関連情報記録領域)が付加されて、ファイル化を行っているが、ファイル化によって生成されたファイルに関連する情報であるファイル処理プログラムあるいはリンク情報自体を記録するための情報記録領域(関連情報記録領域)を付加して、ファイルを生成してもよい。また、ファイル化がされたときは、エージェントIDのみが付加されるが、ファイル化後に、エージェントシステム15の記憶部16にエージェントの内容が記述される。
そして、ファイル管理部25は、ファイルをユーザが指定したフォルダ等に入れて保存する(S4)。
このように、ファイル管理部25は、一つのドキュメントを一つのファイルと保存するときに、ファイルの一部のデータとして、エージェントIDを追加する。なお、本実施の形態では、エージェントIDは、ファイルのプロパティのコメント領域に記述されるが、ファイルの一部の情報として記述できる情報記録領域であればどこでもよい。
図5は、エージェント管理部23が管理するエージェント管理テーブルの構造を説明するための図である。
エージェント管理テーブル31は、エージェントID部32、エージェント実体指示部33と実体化マーク部34を含む。エージェントID部32のデータは、エージェントIDを示す。エージェント実体指示部33のデータは、エージェント実体の存在するメモリ装置16内における位置を示すデータである。エージェントID部32のエージェントIDと、エージェント実体指示部33において指示されたエージェント実体が対応する。各エージェント実体指示部33で指示されたエージェント実体は、エージェント管理部23によって管理されてメモリ装置11内の記憶部16にストアされている。例えば、エージェントID「1」は、「ABC.exe」で指示されるファイルであることを示している。実体化マーク部34には、対応する電子ドキュメントが実体化されると、実体化マークデータが記録され、再電子化されると、実体化マークデータが削除される。実体化マークの利用方法については、後述する。
図6は、エージェント実体の構造を説明するための図である。エージェントの実体41は、プログラム部42とリンク部43とを含む。
プログラム部42は、エージェントプログラム情報が記録される領域であり、リンク部43は、リンク情報等のデータが記録される領域である。上述した空エージェントとは、プログラム部42とリンク部43に何も記録されていないエージェントである。よって、空エージェントが生成されるとは、エージェントを生成するが、そのエージェントには識別情報としてのIDのみが付与されただけで、プログラム部42とリンク部43に何のプログラム情報もリンク情報も記録されていないことをいう。
なお、エージェント管理テーブル31中、図5のエージェント実体指示部33の代わりに、エージェントIDに対応するエージェントの実体のテキストデータ自体をストアするエージェント実体部とからなるように構成してもよい。その場合、エージェント実体をシリアライズすることによって変換されたテキストデータが、エージェント実体部にストアされる。エージェントプログラムを実行するときは、プログラム実体部のプログラムは、プログラムテキストデータを中央処理装置(CPU)が実行できるバイナリーデータに変換してから、CPUによって実行される。
ファイル中の関連情報記録領域には、エージェントIDが記録されているが、エージェントシステム15の記憶部16にエージェントの内容を書き込むことによって種々のファイル処理が可能となる。
ここで、空エージェントのIDが付加されたファイルの活用方法について例を挙げながら説明する。
(1)プログラム情報の活用
電子ドキュメントのファイルを作成したり入手したときに、ユーザは、そのドキュメントをどのように活用するかを想定することができるので、ユーザはエージェントに活用方法の指示をプログラムとして書き込む。例えば、今後活用することは稀だが保管する必要があるようなファイルのエージェントに、有効期限を設定し、その期限を過ぎたらそのファイルを消去するプログラムを設定する、あるいは、ハードディスク装置ではなく低速ではあるが大容量の光ディスク装置に格納するといったプログラムである。この例を次に示す。
(1)プログラム情報の活用
電子ドキュメントのファイルを作成したり入手したときに、ユーザは、そのドキュメントをどのように活用するかを想定することができるので、ユーザはエージェントに活用方法の指示をプログラムとして書き込む。例えば、今後活用することは稀だが保管する必要があるようなファイルのエージェントに、有効期限を設定し、その期限を過ぎたらそのファイルを消去するプログラムを設定する、あるいは、ハードディスク装置ではなく低速ではあるが大容量の光ディスク装置に格納するといったプログラムである。この例を次に示す。
プログラム例1は、120分継続してアクセスがないときは、そのファイルを光ディスクに格納する、という指示内容のプログラムである。
例1) move to OpticalDisk if no access for 120minutes
プログラム例2は、2005年12月30日になったら、そのファイルを削除する、という指示内容のプログラムである。
例1) move to OpticalDisk if no access for 120minutes
プログラム例2は、2005年12月30日になったら、そのファイルを削除する、という指示内容のプログラムである。
例2) delete at 2005/12/30
なお、プログラムはこれらのような一行のスクリプトでもいいし、C言語やJava(登録商標)言語で書かれていてもよい。ただし、プログラムがコンパイラ言語の場合、そのバイナリデータを実行できるコンパイラを有するPCに限定されるので、プログラムの形式は、実行するPCに応じて記述される。
なお、プログラムはこれらのような一行のスクリプトでもいいし、C言語やJava(登録商標)言語で書かれていてもよい。ただし、プログラムがコンパイラ言語の場合、そのバイナリデータを実行できるコンパイラを有するPCに限定されるので、プログラムの形式は、実行するPCに応じて記述される。
また、別の例として、エージェントに、電子ドキュメントの操作方法に応じて、自動的にファイルに対する処理を実行するようなファイル処理プログラムが記述されていてもよい。例えば、そのプログラムは、ファイルがオープンされたことを検知した場合に、ファイルがクローズされた際にファイル名を更新するスクリプトである。プログラム例3は、そのファイルのファイル名「20020823特許明細書」をファイル名「20021230特許明細書」に変更する、という指示内容のプログラムである。
例3) rename 20020823特許明細書 20021230特許明細書
例3では、「20020823特許明細書」というファイル名中の数字は、ファイルの作成日付を意味している。例3は、ファイルが前回オープンされたのは「2002年8月23日」であるが、今回オープンされてクローズしたのが、「2002年12月30日」であるので、ファイル名を「20021230特許明細書」に変更する、という指示内容のプログラムを示す。ウィンドウズ(登録商標)オペレーティングシステムに付属のエクスプローラというファイラーアプリケーション(ファイル管理ソフトウエア)には、ファイルを名前順にソート機能がある。このようにファイル名を自動で変更しておくことによって、アクセスした時間順にファイルを並べることができるので、ユーザがエクスプローラ等のファイル管理ソフトウエアを用いて取り扱う場合に時間的に現在に近い順に表示させたいという要求を満足するように自動的にファイルに対する処理が実行される。
例3では、「20020823特許明細書」というファイル名中の数字は、ファイルの作成日付を意味している。例3は、ファイルが前回オープンされたのは「2002年8月23日」であるが、今回オープンされてクローズしたのが、「2002年12月30日」であるので、ファイル名を「20021230特許明細書」に変更する、という指示内容のプログラムを示す。ウィンドウズ(登録商標)オペレーティングシステムに付属のエクスプローラというファイラーアプリケーション(ファイル管理ソフトウエア)には、ファイルを名前順にソート機能がある。このようにファイル名を自動で変更しておくことによって、アクセスした時間順にファイルを並べることができるので、ユーザがエクスプローラ等のファイル管理ソフトウエアを用いて取り扱う場合に時間的に現在に近い順に表示させたいという要求を満足するように自動的にファイルに対する処理が実行される。
また、ネットワークを跨いで電子ドキュメントを活用する、例えば、オフィスで作成中のドキュメントを帰宅後自宅で継続して作成し編集したい場合に、エージェントに自宅のPCへ移動しておくように指示しておくことができる。
例4) move into file://myhomepc.network.domain/folder/name/
例4のスクリプトは、ファイルの移動プログラムである。ユーザが、例4のスクリプトをエージェントのプログラム部に記述してもよいし、ファイルの移動プログラムが自動生成されるようにしてもよい。特に、ユーザの利用可能なPCとその位置情報を事前に設定しておき、ユーザの携帯電話に付属のGPS(全方位測位システム)を利用してユーザの位置を特定し、その特定された位置の近くにあるPCにファイルを移動するスクリプトを自動生成するようにすれば、ユーザは、利用可能な近くのPCでそのファイルを利用することができる。その場合、エージェント管理部23が予め決められた条件に応じて自動的にプログラム情報を生成する。
例4のスクリプトは、ファイルの移動プログラムである。ユーザが、例4のスクリプトをエージェントのプログラム部に記述してもよいし、ファイルの移動プログラムが自動生成されるようにしてもよい。特に、ユーザの利用可能なPCとその位置情報を事前に設定しておき、ユーザの携帯電話に付属のGPS(全方位測位システム)を利用してユーザの位置を特定し、その特定された位置の近くにあるPCにファイルを移動するスクリプトを自動生成するようにすれば、ユーザは、利用可能な近くのPCでそのファイルを利用することができる。その場合、エージェント管理部23が予め決められた条件に応じて自動的にプログラム情報を生成する。
このようにユーザがエージェントに記述したプログラム、あるいはシステムが自動的にエージェントに設定したプログラムは、エージェント実行部24によって、予め決められた定周期で実行される。ただし、エージェントのプログラムが、実行の日時に制約のあるファイル削除のようなスクリプトの場合は、実行日時が記述された条件文の評価を行うのみで、削除するという処理内容が記述された実行部の処理は保留される。
また、移動を伴うスクリプトを実行する場合には、外部との通信I/F22を介して相手先のPC内のエージェント実行部24と情報交換を行い、エージェントの実体をファイルとともに相手先PCへ送出する。相手先PCのエージェント実行部24は、受信したエージェントの実体をエージェント管理部23によって記憶部16に格納し、ファイルのプロパティに付加されたエージェントIDを更新して、指定された場所にファイルを格納する。そして、移動後のPCで実行すべきスクリプトのみ、移動後のPCのエージェント実行部24で実行される。
(2)リンク情報の活用
次に、エージェントのリンク部の利用した活用方法について説明する。
次に、エージェントのリンク部の利用した活用方法について説明する。
電子化されたドキュメントは、何らかの形で他の電子化されたドキュメントと関連をもつことが多い。元々一枚の紙の裏と表に文書等が記載されている紙のドキュメントだったものが、表と裏で別々のファイルになっていたり、ステイプラやクリップでひとつの文書にまとめられていたかもしれない複数の紙のドキュメントが、複数のファイルになっていることがある。あるいは、複数の電子ドキュメントが、同一プロジェクトに関連していたり、複数の電子ドキュメントが定周期に発生する週報、月報だったりする場合がある。すなわち、複数の電子化ドキュメントがつながりを持っている場合がある。本実施の形態では、これらのつながりは、リンク情報という形でエージェントに保持されている。エージェントのリンク部43に記述されるリンク情報は、例えば、関連するドキュメントのファイルに付加されたエージェントIDと関連名の組み合せを用いる。リンク情報は、
例5) reverseside(myofficepc10:A010298492011)
例6) projectX(myofficepc5:1)
例7) 週報つながり(myofficepc1:KKa029830411)
のようなデータである。
例5) reverseside(myofficepc10:A010298492011)
例6) projectX(myofficepc5:1)
例7) 週報つながり(myofficepc1:KKa029830411)
のようなデータである。
例5において、「reverseside」は関連名であり、カッコ内の「myofficepc10:A010298492011」が繋がりのある相手方を特定するエージェントIDである。ここでは、エージェントIDは、ホスト名とエージェントIDの組み合せとして例示している。例5は、ホスト名が「myofficepc10」でエージェントIDが「A010298492011」のファイルのドキュメントが、紙(記録媒体)に印刷されたときに表と裏の関係でいう裏の関係にあるドキュメントであることを意味する、リンク情報を示している。
例6は、カッコ内の「myofficepc5:1」が示すファイルと、「projectX」という関連名で繋がりあることを意味している、リンク情報を示している。
例7は、カッコ内の「myofficepc1:KKa029830411」が示すファイルと、「週報つながり」という関連名で繋がるがあることを意味している、リンク情報を示している。
リンクはメンテナンス容易のため、双方向に張られている。また、エージェントの保持するリンク情報は複数であってよい。
リンク情報の付与の方法も、ユーザがリンク情報を記述する方法と、エージェント管理部23が予め決められた条件に応じて自動的にリンク情報を生成する方法がある。そして、リンク情報は、ファイルへのアクセス状況に変化が生じた際に更新される。更新後のリンク情報も、ユーザが明示する方法と、エージェント管理部23が自律的に生成する方法がある。
リンク情報の自動生成は、例5であれば、2つの電子ドキュメントの一方のファイルのエージェントのリンク部43に表と裏の関係が記述されたときは、他方のファイルのリンク部43に、その一方のファイルと表と裏の関係が有る旨のリンク情報を自動的に生成して記述することによって行われる。
また、リンク情報の自動更新が行われるようにしてもよい。例えば、電子ドキュメントが移動した際にリンク情報の自動更新が発生する。リンク情報のエージェントIDは、ホスト名とエージェントIDの組み合せとして例示しているが、ファイルが移動するとそれに伴ってエージェントも移動してホスト名が変わる。従って、リンク情報のエージェントIDは、新しいホスト名と新しいエージェントIDの組み合せに更新され、その更新に伴って、各エージェントに保持されているリンク情報を利用して関連するエージェントIDを得ることできるので、その関連するエージェントに対して、エージェントIDの更新があったことを通知することによって、通知を受けたその関連するエージェントは、保持するリンク情報のエージェントIDを最新のものに変更することができる。
また、例えば、ファイルがエージェントのプログラムにより自動消滅する場合は、同様に消滅するファイルのエージェントが関連するエージェントに消滅することを通知し、関連するエージェントが保持するリンク情報を削除することによって、リンク部43のデータのメンテナンスを実行することができる。エージェントのリンク部43の情報がエージェントによって自動更新されるため、リンク先のエージェントが勝手に変化したために発生するリンクの不整合を回避することができる。
また、ユーザのファイルへのアクセス履歴から、ドキュメントの関連性を推論することができるので、ドキュメントの関連性を自動生成するようにしてもよい。例えば、週報作成の際には、前回作成された週報を参照しながら行うことが多いという事実に基づいて、アクセスの関連性から週報つながりを自動的に生成することができる。さらには内容的には直接には関連がないが、時系列で近いものを関連づけることができる。例えば、同時並行して行われている2つの作業があれば、これらの作業で使われているドキュメントは、ユーザの記憶の中では関連づけられていることが多い。従って、時間が経って記憶があいまいになっていても、Aプロジェクトの作業中に割り込んだ「キーワードの思い出せない」電子ドキュメントを探す、などの検索キーに、時間データを利用したリンク情報を用いれば、関連性を自動的に付けることができる。
ところで、ファイルの管理で煩雑となる作業に2以上のドキュメントに対する「同一性の判断」がある。例えば、2つのドキュメントは同じような構成で同じような文面なのだが、一部が修正されているかどうかが判断しにくいような場合がある。そこで、電子ドキュメント間の差分をとり、差分に基づいてリンク情報を生成し、そのリンク情報を用いて、ファイル管理を行う。具体的には、複数のバージョンを持つ一つのドキュメントが、複数の電子ドキュメントとして管理されるとき、差分に基づいて電子ドキュメント間のバージョン管理が行われるようにする。そして、その応用例として、ユーザが古いバージョンの電子ドキュメントにアクセスしても、ユーザには常に最新のバージョンのドキュメントを提示するようにするバージョン管理が行われる。こうすることによって、ユーザが古いバージョンのドキュメントを最新のバージョンのものとして間違って判断して編集等をすることが防ぐことができる。エージェント管理部23が、同一性の判断を行う同一性判断手段及び差分をとる差分抽出手段を有する。
なお、差分の認識は、テキスト同士ならば、例えばUNIX(登録商標)のdiffプログラムによって、画像データ同士であればXOR画像処理を用いて判断することができる。逆に差分のない同一のドキュメントに関しては、応用例として、リンク情報やプログラムをひとつに統合する処理を行い、片方のデータとエージェントを消去するようにすることができる。
次に、上述したようなエージェントを実行するエージェント実行部24の処理の流れの例を、図7を用いて説明する。
図7は、エージェント毎に実行されるエージェント実行部24の処理の流れの例を示すフローチャートである。なお、エージェント実行部24は、エージェント管理部23で管理されるエージェントを例えば順番に実行するが、図7は、説明を簡単にするために各エージェントに対する処理の流れを示す。
あるエージェントが関連するファイルのドキュメントに対して操作があったか否かを判断する(S11)。操作があったか否かはファイルの更新日時のデータに変化があったか否かによって判断される。操作があった場合は、S11でYESとなって、リンク情報を更新する(S12)。S11でNOの場合、あるいはS12の処理の後は、S13の判断処理に移行し、ユーザの位置が変化したか否かを判断する(S13)。位置の変化の有無は、ユーザが保有する携帯電話の位置情報に基いて判断される。位置に変化があったときは、S13でYESとなって、移動すべきファイルがあるか否かを判断する(S14)。移動すべきファイルがある、すなわち移動すべきファイルとして指定されたファイルがあれば、S14でYESとなって、そのファイルを移動する(S15)。
移動すべきファイルがない(S14でNOの)場合、及びファイルを移動した後は、S16の処理に移行する。S16では、予め決められた周期になったか否か、すなわちエージェントプログラムの実行周期になったか否かが判断される。実行周期になった場合は、エージェントのプログラムの内容を実行する(S17)。S16での場合、及びS17の処理の後は、ファイルそのものが消滅したか否かが判断される(S18)。ファイルが消滅する場合とは、例えば、例2のプログラムが実行された場合である。ファイルが消滅すれば、そのファイルについてはエージェントは無いので、処理は終了する。ファイルが存続している場合は、処理はS11へ移行する。
次に、電子ドキュメントの印刷管理、すなわち印刷処理と再電子化処理について説明する。
この印刷管理においては、電子ドキュメントが一旦紙に印刷されると、そのドキュメントについては紙のドキュメントを正とし、電子ドキュメントは、正でないものとして扱い、さらに、紙のドキュメントが再びスキャナ装置によって読み込まれて電子化されたときは、その新たに電子化されたドキュメントを正として取り扱うことを前提としている。
そのために、本実施の形態では、電子ドキュメントを印刷する際に、同時に、付加されているエージェントIDが、バーコードで記録媒体である紙の余白部分に印刷される。印刷する場所は余白ならばどこであっても構わない。余白部分は、余白位置の判断を行う余白位置判断手段(具体的には、電子ドキュメントを記録媒体に印刷するときに、印刷されない部分を計算して求めるソフトウエア)によって検出される。印刷されたエージェントについて、エージェント管理部23は、印刷日時および実体化マーク(すなわち印刷されたことを示すマーク)を付けて、エージェントの実行処理が保留する。実体化マークが付けられているエージェントに関係する電子ドキュメントは、正のドキュメントでないことを意味する。エージェントIDは、OCR装置によって認識できるならば人間が判別可能な文字であってもよい。ただし、紙にエージェントIDが印刷されるとき、エージェントIDを識別できるように、マジックキーが付与されて印刷される。
そして、その紙ドキュメントをスキャナ装置で読み込んで再電子化したときは、バーコードあるいはマジックキー付エージェントIDの文字列も電子データとして読み込まれて、エージェント管理部23に読み込まれたエージェントIDが供給される。読み込まれたエージェントIDに基づいて、エージェント管理部23は、そのエージェントが実体化中だった場合には、そのエージェントの実体化マークを削除し、エージェントの実行処理を復活する。
さらに、読み込んだ電子ドキュメント中の、バーコードあるいはエージェントIDの場所を空白に戻し、電子ドキュメントをファイル化し、そのエージェントIDをそのファイルのプロパティに設定する。
また、元の電子ドキュメントのファイルと読み込まれた電子ドキュメントのファイルの同一性の確認を行い、同一ならばファイルの統合を、差分があるならばリンク情報を最新のものに更新する。
ドキュメントの再電子化が完了すると、電子ドキュメントは他の電子ドキュメントと同様に扱われ、次の周期で実体化中に実行できなかったスクリプトが実行される。
図8は、上述した印刷処理の流れの例を示すフローチャートである。
まず、ある電子ドキュメントに対して印刷コマンドが指示されると、その電子ドキュメントのエージェントIDをシリアライズ、すなわちテキスト化し(S21)、ドキュメントを印刷する(S22)。印刷は、紙にドキュメントの内容と、エージェントIDが印刷される。エージェント管理図23は、印刷されたドキュメントに関連するエージェントについて実体化マークを付与する(S23)。
そして、実体化マークを付与した後、エージェント管理部23は、実体化マークが付与されたエージェントに関連するファイルを、予め決められたフォルダ、例えば隠しフォルダ等に移動するように、ファイル管理部25に対して、ファイル移動を指示する(S24)。このようにすることによって、PC1のユーザは、印刷されたドキュメントのファイルが、元あったフォルダから無くなるので、正のドキュメントに対してのみ、ファイルの編集等をすることができる。
なお、エージェント管理部23は、ファイル移動の指示をしたときに、元のファルダ情報を、エージェント情報に書き込む。これによって、ファイルが復活したときに、そのエージェント情報に書き込まれた元のフォルダ情報に基いて、そのファイルの移動先フォルダを決定して移動させることができる。あるいは、エージェント管理部23は、ファイル移動の指示をしたときに、エージェントのプログラムに、ファイルが復活したときに、元のフォルダに移動するコマンドを書き込むようにしてもよい。
図9は、一旦実体化されたドキュメント、すなわち紙に印刷されたドキュメントを再電子化するときの再電子化処理の流れの例を示すフローチャートである。
まず、スキャナ装置2を用いて、紙ドキュメントを読み込み電子データに変換するために、スキャンを実行する(S31)。ドキュメントの内容が読み込まれるだけでなく、印刷されたエージェントIDも読み込まれる。
読み込まれたエージェントIDのデリシアライズが行われ(S32)、読み込まれたエージェントIDのデータは、エージェント管理部23へ供給される。エージェント管理部23は、そのエージェントIDについて、実体化マークを削除する処理を実行する(S33)。
以上の再電子化処理では、スキャナ装置2を用いて一旦紙に印刷されたドキュメントを読み込むことによってドキュメントを再電子化していたが、紙に印刷されたドキュメントの内容に変更がなければ、元の電子ドキュメントの内容を継続して正のドキュメントとして利用してもよい。そこで、元の電子ドキュメントを正のドキュメントとして利用することも可能とするように、再電子化処理において、ユーザに対して紙のドキュメントをスキャナ装置で読み込ませるか、あるいは元の電子ドキュメントを正のドキュメントとして復活させるかの選択をさせるようにしてもよい。
図10は、スキャナ装置を用いるか、又は元の電子ドキュメントを復活させるかの選択をさせるための画面表示の例を示す図である。一旦電子ドキュメントが紙に印刷されて利用された後、再度電子化を行うとき、例えば、ユーザがPC1において、再電子化処理を行うとする。そのとき、PC1の表示装置上に、図10に示す画面51を表示するようにし、ユーザは、スキャナ装置2を利用して紙のドキュメントを読み込んで再電子化するときは、「スキャナ」と表示されているボタン52をクリックして選択する。ボタン52が選択されると、図9に示す処理が実行させる。
また、エージェントID入力部53に、再電子化するドキュメントのエージェントIDを入力した後、「電子データの復活」と表示されているボタン54をクリックして選択すると、エージェント管理部23は、入力されたエージェントIDに関する、エージェント管理テーブル31上の実体化マークを削除する処理を実行する。これによって、電子ドキュメントが正として取り扱うことができる。
また、印刷処理において、リンク情報の内容を判断して、そのリンク情報に基いて印刷処理を行うようにしてもよい。例えば、上述した例5のようなリンク情報であれば、印刷指示がされたドキュメントを印刷するときに、そのドキュメントを印刷した紙の裏面に、関連するドキュメントを印刷するようにする。特殊なプリンタ装置を用いて、裏面に印刷すべきドキュメントを、人間には見えない特殊インクで重ねて印字してもよい。この場合はスキャナ装置も特殊なものを用いる必要がある。
なお、S21において、シリアライズは、エージェントIDだけでなく、エージェントの実体に対しても行ってもよい。そして、シリアライズされたデータは、紙の余白部分に印刷、すなわち、紙の余白部分にプログラム又はリンク情報の実体を含めたエージェントが印刷される。この場合、エージェントのプログラム情報又はリンク情報であることを示すキーを、エージェントの実体と併せて印刷することによって、エージェントの実体情報の位置を、エージェント管理部23に認識させることができる。
なお、エージェントの実体化は、例えば、Java言語のシリアライズという技術を利用すればいい。この場合は、エージェントの実体も印刷しているため、エージェント管理部23が当該エージェントを削除してしまってもよい。こうすることによって紙ドキュメントは遠隔地の無縁なPC等において復活させることができる。
本実施の形態では、電子ドキュメントにエージェント(例えば特開平10−149287号に記載のエージェント)を付加し、一定時間放置したら所定の記憶装置に移動する、あるいは特定の日付が過ぎたら消滅するなど、電子ドキュメント自体が自律的に動作するように電子ドキュメントファイリング装置が構成されている。ファイルに対する処理は、エージェントの保持するプログラムによって行う。これによって、従来すべてユーザに任されていた電子ドキュメントの整理の負担が軽減される。エージェントの保持するプログラムは、ユーザインタフェースを介してユーザが明示的に与える構成をとることもできるし、予め想定したプログラムを電子ドキュメントファイリング装置が提供してもよいし、あるいは、ルールをいくつか用意しておいて状況に合せてプログラムを生成するプランニング技術を使ってダイナミックに生成してもよい。
また、上述した電子ドキュメントファイリング装置は、電子ドキュメント間の関連を電子ドキュメントに付加したエージェントの保持するリンク情報として管理する。これによって、電子ドキュメント間の関連性が変化した際には、エージェントが自律的にリンク情報を更新するため、ユーザはドキュメント間の関連のメンテナンスを行うわずらわしさから解放される。
さらに、上述した電子ドキュメントファイリング装置は、エージェントが付加された電子ドキュメントを印刷するなどして実体化する際には、エージェント自体も同時に印刷してもよい。このドキュメントを再びスキャナ装置で読み込む際に、同時にエージェントも復活し、元の電子ファイルに付加されたエージェントと同一性を判断して、電子ドキュメントデータの一元化を行う。
以上説明したように本実施の形態によれば、電子ドキュメントにエージェントが付加されることによって、電子ドキュメントに自律性を持たせることが可能で、電子ドキュメントの管理の手間を低減することが可能になる。さらに、印刷したドキュメントを元の電子ドキュメントと関連付けることが可能であり、ドキュメントを紙で印刷して扱うユーザビリティの良さを犠牲にすることなく、ドキュメントの電子化を促進することが可能となる。
本明細書における各「部」は、実施の形態の各機能に対応する概念的なもので、必ずしも特定のハードウエアやソフトウエア・ルーチンに1対1には対応しない。従って、本明細書では、以下、実施の形態の各機能を有する仮想的回路ブロック(部)を想定して実施の形態を説明した。また、本実施の形態における各手順の各ステップは、その性質に反しない限り、実行順序を変更し、複数同時に実行し、あるいは実行毎に異なった順序で実行してもよい。
なお、以上説明した動作を実行するプログラムは、フロッピー(登録商標)ディスク、CD−ROM等の可搬媒体や、ハードディスク等の記憶装置等に、その全体あるいは一部が記録され、あるいは記憶されている。そのプログラムがコンピュータにより読み取られて、動作の全部あるいは一部が実行される。あるいは、そのプログラムの全体あるいは一部を通信ネットワークを介して流通または提供することができる。利用者は、通信ネットワークを介してそのプログラムをダウンロードしてコンピュータにインストールしたり、あるいは記録媒体からコンピュータにインストールすることで、容易に本発明の電子ファイリングシステムを実現することができる。
本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を変えない範囲において、種々の変更、改変等が可能である。
1、4・・・電子ドキュメントファイリング装置(PC)、2・・・スキャナ装置、3・・・通信ネットワーク、5・・・プリンタ装置、11・・・メモリ装置、12・・・ファイル一覧、16・・・記憶部、31・・・エージェント管理テーブル、41・・・エージェントの実体41
Claims (14)
- 電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、
入力した前記電子ドキュメントを1つのファイルとしてファイル化する手段であって、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、
前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するための印刷処理手段とを有し、
前記印刷処理手段は、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させることを特徴とする電子ドキュメントファイリング装置。 - さらに、前記電子ドキュメントが印刷されると、前記電子ドキュメントが印刷されたことを示す実体化マークデータを、前記プログラム情報又は前記リンク情報に関連付けて記録する実体化マークデータ記録手段を有することを特徴とする請求項1に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
- 前記印刷処理手段は、前記電子ドキュメントが印刷される前記記録媒体上の余白位置を判断し、該余白位置に前記プログラム情報又は前記リンク情報を印刷させることを特徴とする請求項1又は請求項2に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
- さらに、前記実体化マークデータの記録された前記プログラム情報又は前記リンク情報が関連する前記電子ドキュメントが、再度電子化されたときは、前記実体化マークデータを削除する実体化マークデータ削除手段を有することを特徴とする請求項2又は請求項3に記載の電子ドキュメントファイリング装置。
- 印刷される前記プログラム情報又は前記リンク情報は、前記記録媒体上に、バーコードで印刷されることを特徴とする請求項1ないし請求項4のいずれか1つに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
- 印刷される前記プログラム情報又は前記リンク情報は、前記記録媒体上に、前記プログラム情報又は前記リンク情報であることを示すキーと併せて印刷されることを特徴とする請求項1ないし請求項5のいずれか1つに記載の電子ドキュメントファイリング装置。
- 複数の電子ドキュメントファイリング装置が通信ネットワークを介して接続されてなるシステムであって、
前記電子ドキュメントファイリング装置の夫々は、
電子ドキュメントを入力する電子ドキュメント入力手段と、
入力した前記電子ドキュメントを1つのファイルとしてファイル化する手段であって前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化するファイル化手段と、
前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するための印刷処理手段と、
前記通信ネットワークを介して通信を行うための通信手段とを有し、
前記印刷処理手段は、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させ、かつ、前記複数の電子ドキュメントファイリング装置間で、前記プログラム情報又は前記リンク情報を交換することを特徴とする電子ドキュメントファイリングシステム。 - 電子ドキュメントを入力し、
入力した前記電子ドキュメントを1つのファイルとしてファイル化し、
該ファイル化された前記電子ドキュメントを印刷する方法であって、
前記ファイル化をするときに、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化し、
前記ファイル化された前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するときに、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させることを特徴とする電子ドキュメントファイリング方法。 - さらに、前記電子ドキュメントが印刷されると、前記電子ドキュメントが印刷されたことを示す実体化マークデータを、前記プログラム情報又は前記リンク情報に関連付けて記録することを特徴とする請求項8に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
- 前記電子ドキュメントが印刷される前記記録媒体上の余白位置を判断し、該余白位置に前記プログラム情報又は前記リンク情報を印刷させることを特徴とする請求項40又は請求項41に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
- さらに、前記実体化マークデータの記録された前記プログラム情報又は前記リンク情報が関連する前記電子ドキュメントが、再電子化されたときは、前記実体化マークデータを削除することを特徴とする請求項9又は請求項10に記載の電子ドキュメントファイリング方法。
- 印刷される前記プログラム情報又は前記リンク情報は、前記記録媒体上に、バーコードで印刷されることを特徴とする請求項8ないし請求項11のいずれか1つに記載の電子ドキュメントファイリング方法。
- 印刷される前記プログラム情報又は前記リンク情報は、前記記録媒体上に、前記プログラム情報又は前記リンク情報であることを示すキーと併せて印刷されることを特徴とする請求項8ないし請求項12のいずれか1つに記載の電子ドキュメントファイリング方法。
- コンピュータに、
電子ドキュメントを入力する機能と、
入力した前記電子ドキュメントを1つのファイルとしてファイル化する機能と、
該ファイル化された前記電子ドキュメントを印刷する機能を実現させるプログラムであって、
前記ファイル化する機能は、前記ファイルに関連付けられたファイル処理プログラムのプログラム情報又は他のファイルとの関連を示すリンク情報が記録できる関連情報記録領域を前記ファイルに付加してファイル化する機能であり、
前記印刷する機能は、前記ファイル化された前記電子ドキュメントを記録媒体に印刷するときに、前記プログラム情報又は前記リンク情報を、前記記録媒体上の予め決められた位置に印刷させる機能であることを特徴とするプログラム。
Priority Applications (1)
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JP2007128501A JP2007234055A (ja) | 2007-05-14 | 2007-05-14 | 電子ドキュメントファイリング装置、電子ドキュメントファイリングシステム、電子ドキュメントファイリング方法及びプログラム |
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Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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JP2011191862A (ja) * | 2010-03-12 | 2011-09-29 | Innovature Technologies株式会社 | ファイル管理装置、ファイル管理システム、およびファイル管理プログラム |
JP2014041451A (ja) * | 2012-08-22 | 2014-03-06 | Fujitsu Ltd | 関連づけプログラム、関連づけ方法、および情報処理装置 |
-
2007
- 2007-05-14 JP JP2007128501A patent/JP2007234055A/ja active Pending
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