JP2007249806A - 文書共有システム - Google Patents

Abstract

【課題】
効率良く文書を取得することが可能になる、文書一覧の表示方法を提供する。
【解決手段】 本発明は、文書共有サーバに保持された最近使用した文書（過去のアクセス履歴情報）を表示する際に、ログインユーザによるアクセスがリスト表示を実施する時点で可能かどうか判別する。また、過去のアクセス時に使用したクライアント端末を選択することや、他のグループのユーザがアクセスしたファイルも表示対象とすることを可能とする。
【選択図】 図９

Description

本発明は、文書共有システムに関し、印刷を目的とした文書の取得要求を行った文書を、容易に再取得することを可能にするシステムに関する。

インターネットや企業内のＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）環境を利用したＷＷＷベースの文書共有システムは多く存在し、デジタル文書の共有を可能とするシステムは広く普及している。

これらの文書共有システムを利用するには、パーソナルコンピュータ（以下ＰＣ）を使用することが一般的であるが、昨今では携帯電話や携帯情報端末（ＰＤＡ）などからのアクセスも可能であり、さらにはＦＡＸ／コピー／電子メール／プリンタ機能を持つデジタル複合機に搭載されたＷＷＷブラウザからもアクセスが可能となっている。

しかし、ＰＣ上で動作するＷＷＷブラウザと比較すると、デジタル複合機では表示領域の限られたディスプレイを使用してＷｅｂページの閲覧を行う必要がある。また、入力デバイスとしても、キーボードやマウスを搭載しているものは稀であり、タッチパネルでソフトウェアキーボードによって入力を行うことが多い。

このように、ＰＣでの操作と同じレベルのユーザビリティを得ることは困難であるが、フォルダの階層構造を保持し、各フォルダ内に文書を格納する文書共有システムでは、キーワードの入力による検索機能やフォルダの木構造を表示する機能を備えていることが一般的である。

また、マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）オペレーティングシステムにおいては、ファイルシステムの機能として、アクセスしたファイルへのショートカットを保持することで、過去にアクセスしたことがあるファイルへのアクセスを容易にする機能がある。
特開2000-056885号公報

しかしながら、上述のフォルダの木構造をデジタル複合機などの限られた表示領域に表示したとしても、表示領域が狭いために逆に操作性が低下してしまうという課題がある。また、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）の「最近使ったファイル」の機能は、アクセスしたファイルのショートカットを保持しているだけであり、再度アクセスしたときにオリジナルのファイルが移動／削除されていたり、アクセス権を失ったりしていたりすると、ファイルの取得や操作を行うことができないが、操作を行ってみるまでそれが分からないという課題がある。

上記課題を解決するために、本発明の文書共有システムは、フォルダおよび文書を階層構造で管理し、ユーザのアクセス権によって、フォルダあるいは文書単位にアクセス制御が行われる文書共有システムであって、クライアント端末から要求された文書データを転送する転送手段と、前記クライアント端末から取得要求されて転送した文書に関するアクセス情報を保存する文書使用履歴保存手段と、前記クライアント端末から最近使用した文書の一覧表示要求を受信すると、前記クライアント端末のユーザが最近アクセスした文書の一覧を取得する一覧データ取得手段と、前記一覧データ取得手段で取得した一覧表示対象の文書に前記ユーザがアクセス可能かどうかを判別するアクセス可否判別手段と、を有し、前記一覧表示要求を受信した際、前記転送手段は、前記アクセス可否判別手段でアクセス可能と判断した文書の一覧データを転送することを特徴とする。

本発明によって、表示領域や入力デバイスに制限があるクライアント端末を使用して文書共有システムにアクセスする際に、過去に自分がアクセスした文書や同じグループメンバー、あるいはキャビネットや組織内などの同じカテゴリに含まれるメンバーが過去にアクセスした文書のうち、アクセス可能文書のみを、ユーザ単位、グループ単位、カテゴリ単位、アクセスしたクライアント端末単位に表示することによって、取得したい文書を効率良く取得することができる。

（実施例１）
図１は、本実施形態のユーザがクライアントコンピュータやデジタル複合機などのクライアント端末から過去に使用した文書の一覧を、最近使用した文書の一覧として表示し、一覧に表示された文書の取得を可能とする文書共有システムのシステム構成図である。図１に示すように、デジタル複合機１０１（１）、１０１（２）、・・・、１０１（Ｍ）、クライアントコンピュータ１０２（１）、１０２（２）、・・・１０２（Ｎ）、文書共有サーバ１０３がインターネットなどのネットワーク１００を介して接続されている。

なお、デジタル複合機１０１（１）、１０１（２）、・・・、１０１（Ｍ）は各々同様な構成を有している。ここでは説明を簡略化するため、複数のデジタル複合機１０１（１）、１０１（２）、・・・、１０１（Ｍ）の中でいずれかのデジタル複合機を指し示す場合はデジタル複合機１０１（Ｘ）と記述する。デジタル複合機１０１（１）、１０１（２）、・・・、１０１（Ｍ）すべてを表す場合には、デジタル複合機１０１と記述する。

また、クライアントコンピュータ１０２（１）、１０２（２）、・・・１０２（Ｎ）も各々同様な構成を有している。ここでは説明を簡略化するため、複数のクライアントコンピュータ１０２（１）、１０２（２）、・・・１０２（Ｎ）の中でいずれかのクライアントコンピュータを指し示す場合は、クライアントコンピュータ１０２（Ｙ）と記述する。クライアントコンピュータ１０２（１）、１０２（２）、・・・１０２（Ｎ）すべてを表す場合には、クライアントコンピュータ１０２と記述する。

文書管理サーバ１０３は、後述するようにＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等で構成される情報処理装置（コンピュータ）により構成される。

また、デジタル複合機１０１は、ネットワーク閲覧手段を備える一般的な画像形成装置による構成されるものとするが、これに限るものではない。例えば、ネットワーク閲覧手段を備える他のクライアント端末であっても構わない。

また、クライアントコンピュータ１０２は、ネットワーク閲覧手段を備える一般的な情報処理装置（コンピュータ）により構成されるものとする。

ネットワーク１００は、本実施形態ではインターネットを例に説明するが、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＷＡＮなどの他のネットワークシステムであってもよい。

図２は、文書共有サーバ１０３の具体的な構成例を示す図である。同図において、２０１は情報処理装置の演算・制御をつかさどる中央演算装置（以下、ＣＰＵと記す）である。２０２はランダムアクセスメモリ（以下、ＲＡＭと記す）であり、ＣＰＵ２０１の主メモリとして、及び実行プログラムの領域や該プログラムの実行エリアならびにデータエリアとして機能する。

２０３はＣＰＵ２０１の動作処理手順を記憶しているリードオンリーメモリ（以下、ＲＯＭと記す）である。ＲＯＭ２０３には情報処理装置の機器制御を行うシステムプログラムである基本ソフト（ＯＳ）を記録したプログラムＲＯＭと、システムを稼働するために必要な情報等が記録されているデータＲＯＭがある。また、ＲＯＭ２０３の代わりに、後述のＨＤＤ２０９を用いる場合もある。

２０４はネットワークインターフェース（ＮＥＴＩＦ）であり、ネットワークを介してデータ転送を行うための制御や接続状況の診断を行う。２０５はビデオＲＡＭ（ＶＲＡＭ）であり、後述する情報処理装置の稼働状態を示すＣＲＴ２０６の画面に表示させるための画像を展開し、その表示の制御を行う。２０６はディスプレイ等の表示装置（以下、ＣＲＴと記す）である。

２０７は外部入力装置２０８からの入力信号を制御するためのコントローラ（以下、ＫＢＣと記す）である。２０８は利用者が行う操作を受け付けるための外部入力装置（以下、ＫＢＣと記す）であり、例えばキーボードやマウス等のポインティングデバイスが用いられる。

２０９はハードディスクドライブ（以下、ＨＤＤと記す）であり、アプリケーションプログラムや各種データ保存用に用いられる。本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、本実施形態における各種処理手段を実行するソフトウェアプログラム等である。

２１０は外部入出力装置（以下、ＦＤＤと記す）であり、例えばフロッピー（登録商標）ディスクドライブ、ＣＤＲＯＭドライブ等のリムーバブルディスクを入出力するものであり、上述したアプリケーションプログラムの媒体からの読み出し等に用いられる。

２１１はＦＤＤ２１０によって読み出しされる磁気記録媒体（例えば、フロッピー（登録商標）ディスクや外付けハードディスク）、光記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ）、光磁気記録媒体（例えば、ＭＯ）、半導体記録媒体（例えば、メモリカード）等の取り外し可能なデータ記録装置（リムーバブル・メディア）である（以下、ＦＤと記す）。尚、ＨＤＤ２０９に格納するアプリケーションプログラムやデータをＦＤＤ２１０に格納して使用することも可能である。

図３は、本実施形態の文書共有システムにおける、デジタル複合機１０１、クライアントコンピュータ１０２および、文書共有サーバ１０３内で動作する処理モジュール群および情報を格納する格納装置群、それら処理モジュール群および格納装置群間の制御および情報の流れを説明するための図である。同図において、３００、３０１、３０２、３０３、３０４、３０５、３０６、３０７、３０８は処理モジュールである。これら処理モジュールは、図２に示したＲＯＭ２０３（またはＨＤＤ２０９やＦＤＤ２１０）から読み込まれて、ＲＡＭ２０２に展開され、ＣＰＵ２０１で使用されるアプリケーションプログラム、またはプログラムの一部として動作するモジュールである。

図３において、３０９は情報格納装置であり、ファイルシステムまたはデータベースシステムを用いて文書共有サーバ１０３におけるＨＤＤ２０９を用いて情報を格納する。また、情報格納装置３０９に格納された情報は、特定のキーや条件によって直接特定の情報にアクセスすることが可能である。

図３において、３１０、３１１、３１２、３１３、３１４、３１５、３１６、３１７は情報格納装置３０９に含まれる情報記憶部であり、表形式のデータ構造によってデータを管理する。

図３において、情報格納装置３０９内のユーザ情報記憶部３１５にはあらかじめ本発明の実施形態である文書共有システムの利用ユーザとして情報が登録されているものとする。またグループ情報記憶部３１６、カテゴリ情報記憶部３１７も同様であり、ユーザ情報とグループ情報、カテゴリ情報の関連も登録されているものとするが、本発明に直接関係しないので記載は省略する。

図３に示す矢印は、処理モジュール間の制御や情報の流れの主要なものを意味する。文書管理サーバ１０３とその中の処理モジュールや情報格納装置との関係は、自動起動されるかもしくは操作者がＫＢ２０８より入力した情報や指示によりＫＢＣ２０７を通じて、必要に応じてＲＡＭ２０２に展開しＣＰＵ２０１へ伝えられる。ＣＰＵ２０１で演算し必要な処理モジュールと情報格納装置に格納された情報をＲＯＭ２０３、ＨＤＤ２０９、ＦＤＤ２１０或いはＲＡＭ２０２等によりＲＡＭ２０２に展開しＣＰＵ２０１へ伝え、ＣＰＵ２０１で演算した結果を、必要がある場合には、ＲＡＭ２０２、ＨＤＤ２０９、ＦＤＤ２１０等に存在する情報格納装置にその演算結果の情報を書き込む。また同時に、ＣＰＵ２０１での演算した結果を、必要がある場合には、ＶＲＡＭ２０５を介してＣＲＴ２０６に表示するものである。ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、ＮＥＴＩＦ２０４、ＶＲＡＭ２０５、ＫＢＣ２０７、ＨＤＤ２０９、ＦＤＤ２１０間の伝送は伝送バス２００を通じて行われる。

図３において、ユーザは、デジタル複合機１０１やクライアントコンピュータ１０２を介して、文書共有システム１０３上にフォルダの作成や文書の登録を行ってドキュメントの共有を行っていることを前提とする。文書共有を行うための手段やモジュールに関しては本発明には直接関係しないので記載は省略する。また、ユーザが文書共有サーバ１０３を使用する際には、ユーザの識別子とパスワードの組合せにより認証を行うことも前提とする。

図３において、ユーザは、デジタル複合機１０１やクライアントコンピュータ１０２にて、ネットワーク閲覧モジュール３００を使用して、文書共有サーバ１０３の任意の文書を取得する。文書共有サーバ１０３の文書／フォルダ閲覧モジュール３０１によって表示された文書一覧から、ユーザはダウンロードあるいは印刷を行いたい文書を１つ以上選択可能である。文書共有サーバ１０３の文書データ転送モジュール３０２は、ユーザの操作により、クライアント端末であるデジタル複合機１０１あるいはクライアントコンピュータ１０２の機器情報を収集する。同時に、文書共有サーバ１０３の文書データ転送モジュール３０２は、ユーザが選択し取得要求した文書データを、情報格納装置３０９内の文書／フォルダ情報記憶部３１０から取得し、クライアント端末に転送する。また、同時に文書共有サーバ１０３の文書データ転送モジュール３０２は、収集したクライアント端末の情報、操作を行ったユーザの識別情報、取得要求のあった文書の情報および取得要求が行われたアクセス日時情報を、情報格納装置３０９内の文書使用履歴情報記憶部３１３に格納する。このように、ユーザによる文書データの取得要求が実行される度に、上記の情報が格納される。

また、ユーザをグループに振り分けている場合には、上記の情報に加えてユーザが所属するグループ情報も文書使用履歴情報記憶部３１３に格納される。

また、フォルダや文書の上位にキャビネットや組織などのカテゴリ単位に管理されている場合には、上記の情報に加えて、カテゴリ情報も文書使用履歴情報記憶部３１３に格納される。

図３において、ユーザは、デジタル複合機１０１やクライアントコンピュータ１０２にて、ネットワーク閲覧モジュール３００を使用して、文書共有サーバ１０３の最近使用した文書の一覧要求を行う。文書共有サーバ１０３の最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、取得要求を行ったユーザの識別情報とアクセス日時情報を特定する期間をキーに、情報格納装置３０９内の文書使用履歴情報記憶部３１３から、過去に使用した文書情報の一覧を取得する。

なお、閲覧対象とする文書を特定するための、アクセス日時情報を特定するための期間に関しては、ユーザ単位にあらかじめ保持していてもよいし、システムで固定としてもよい。あるいは、閲覧可能な文書数の最大数をユーザ単位に保持してもよいし、システムで固定としてもよい。

さらに最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、文書共有サーバ１０３のアクセス可否判別モジュール３０４や文書状態判別モジュール３０５に、文書の識別情報とユーザの識別情報を転送する。アクセス可否判別モジュール３０４および文書状態判別モジュール３０５は、受信した文書の識別情報とユーザの識別情報から、指定された文書が存在するかどうかと、指定されたユーザが文書に対するアクセス権を保持しているかどうかを、情報格納装置３０９内のアクセス制御情報記憶部３１２および文書属性情報記憶部３１１に問い合わせ、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３にアクセス可否状態を転送する。

最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、アクセス可否判別モジュール３０４および文書状態判別モジュール３０５から転送されたアクセス可否状態に従って、指定の文書を一覧対象とするかを判定する。この判定処理を最近使用した文書の一覧として取得したすべての文書に対して実施し、判定の結果アクセス可能な文書の一覧をクライアント端末のネットワーク閲覧モジュール３００に転送する。

図３において、ユーザが、最近使用した文書の一覧要求を行う際に、過去にアクセスしたユーザのうち、閲覧対象とするユーザを自身のみとするか、グループメンバー全員とするか、キャビネットや組織などのカテゴリに含まれるメンバー全員とするかを選択可能とする。また、過去のアクセス時に使用したクライアント端末を一覧し、デジタル複合機１０１（Ｘ）あるい、クライアントコンピュータ（Ｙ）などの特定のクライアント端末を選択可能とする。さらに、クライアント端末を特定しないことも選択可能とする。

図３において、上記のような対象ユーザを特定するためのグループ情報やカテゴリ情報、クライアント情報を表示するために、文書共有サーバ１０３の最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、システムの設定やユーザの設定に従い、クライアント端末表示モジュール３０６、グループ情報表示モジュール３０７、カテゴリ情報表示モジュール３０８と連携し、情報格納装置３０９内のクライアント端末情報記憶部３１４、グループ情報記憶部３１６、カテゴリ情報記憶部３１７から表示する情報を決定する。

図３において、ユーザが最近使用した文書の一覧要求を行う際に指定した対象ユーザやクライアント端末情報に基づき、文書共有サーバ１０３の最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、情報格納装置３０９内の文書使用履歴情報記憶部３１３から、指定された情報をキーとして過去に使用した文書情報の一覧を取得するが、その後の処理の流れは前述と同様である。

図３において、ユーザは最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３から転送された、現在アクセス可能な最近使用した文書の一覧の中から、取得したい文書を選択することによって、文書データを取得可能である。

図４は、文書共有サーバ１０３の情報格納装置３０９内の文書使用履歴情報記憶部３１３のフォーマットの例を示す図である。
文書使用履歴情報テーブル４００は、アクセスしたユーザのユーザＩＤ４０１、組織あるいはキャビネットなどのカテゴリＩＤ４０２、アクセスしたユーザが所属するグループＩＤ４０３、ユーザが取得要求した文書の文書ＩＤ４０４、ユーザ取得要求を行った日時４０５、ユーザがアクセスしたクライアント端末の識別情報４０６などから構成される。

図５は、デジタル複合機１０１やクライアントコンピュータ１０２のネットワーク閲覧モジュール３００により表示され、クライアント端末にてユーザが文書共有システムにログイン後、最近使用した文書の一覧要求を行った後に表示され、最近使用した文書のうち、表示対象をログインユーザのみとするか、グループやカテゴリのメンバーを対象とするか、どのクライアント端末を対象とするかを選択するための、画面例である。

図５の最近使用した文書の対象選択画面５００は、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３が表示したイメージの一例であり、対象ユーザが５０１に表示され、クライアント端末が５０３に表示される。また、ログインユーザが所属するグループの一覧とカテゴリの一覧が５０２に表示される。また、クライアント端末の一覧が５０４に表示される。

なお、これらの情報はログインユーザによって異なった情報が表示される。

この画面において、ユーザが対象ユーザとクライアント端末を選択し、表示ボタン５０５を押下すると、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、選択されたグループやカテゴリからこれらに属する全ユーザの情報をグループ情報記憶部３１６やカテゴリ情報記憶部３１７から取得し、取得されたユーザのユーザＩＤと選択されたクライアント端末の情報をキーにして、文書使用履歴情報記憶部３１３から最近使用した文書のリストを取得する。

さらに取得された文書の一覧に対して、ユーザが現在アクセス可能かどうかを判別するアクセス可否判別モジュール３０４および文書状態判別モジュール３０５と連携し、表示する文書の一覧情報を生成する。

図６は、デジタル複合機１０１やクライアントコンピュータ１０２のネットワーク閲覧モジュール３００により表示され、クライアント端末にてユーザが図５の最近使用した文書の対象選択画面５００の次に表示される最近使用した文書一覧を表示する画面例である。

図６のａ）の最近使用した文書一覧画面６００は、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３が表示したイメージの一例であり、最近使用した文書の対象選択画面５００により選択された対象に基づいた情報が表示される。ａ）の画面例は、対象ユーザとしては操作しているユーザを、クライアント端末としてはデジタル複合機ＡＡＡを選択した場合の例である。

また、ｂ）の画面例は、対象ユーザとしてグループＡを、クライアント端末は指定しないを選択した場合の例である。

クライアント端末６０１、対象ユーザ６０２には最近使用した文書の対象選択画面５００で選択した選択肢が表示される。最近使用した文書のリスト６０４には、選択された対象に従って取得された、最近使用した文書の一覧が表示される。６０４に表示される項目の一例としては、アクセスしたユーザのユーザＩＤ、ユーザ名、このユーザが所属するキャビネットを特定するＩＤやグループを特定するＩＤ、アクセスした文書のＩＤや文書名、アクセス時に使用したクライアント端末の情報、アクセスを行った日時などである。本画面では各項目によるソート機能を持っていてもよい。

図６の取得ボタン６０２を押下することで、文書共有サーバ１０３の、文書データ転送モジュール３０２が、要求された文書を情報格納装置３０９の文書／フォルダ情報記憶部３１０から文書データを取得し、クライアント端末のネットワーク閲覧手段３００にデータを転送する。

ネットワーク閲覧手段３００は、デジタル複合機１０１、クライアントコンピュータ１０２内のハードディスク装置などに文書データを保管する。デジタル複合機の場合は直接印刷することも可能な場合があるが、本発明では説明を省略する。

図７は、あるユーザの操作によって、文書が取得されたときに行われる一連の処理を表すフローチャートである。

ステップＳ７００で、ユーザはデジタル複合機１０１やクライアントコンピュータ１０２のクライアント端末のネットワーク閲覧モジュール３００を使用して、文書共有サーバ１０３にアクセスし、文書の一覧表示を行い、文書データの取得を要求する。

ステップＳ７０１で、文書共有サーバ１０３のプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムである文書データ転送モジュール３０２は、ユーザが操作したクライアント端末の情報、アクセスした日時、操作を行ったユーザの情報を収集し、ＲＡＭ２０２やＨＤＤ２０９に一時的に保持する。

ステップＳ７０２で、文書データ転送モジュール３０２は、ユーザが選択した文書の識別情報をキーにして、情報格納装置３０９内の文書／フォルダ情報記憶部３１０から文書データを取得し、ＲＡＭ２０２に保持する。

ステップＳ７０３で、文書データ転送モジュール３０２は、ＲＡＭ２０２に保持した文書データを、クライアント端末に転送する。

ステップＳ７０４で、文書データ転送モジュール３０２は、ステップＳ７０１で保持した情報をＲＡＭ２０２から読み出し、Ｓ７０３で転送を行った文書の情報を合わせて、情報格納装置３０９内の文書使用履歴情報記憶部３１３に格納する。

図８は、最近使用した文書の一覧を表示するための基本的な一連の処理を表すフローチャートである。対象のユーザはアクセスしているユーザを固定としている例である。

ステップＳ８００で、ユーザはデジタル複合機１０１やクライアントコンピュータ１０２のクライアント端末のネットワーク閲覧モジュール３００を使用して、文書共有サーバ１０３にアクセスし、最近使用した文書の一覧表示を要求する。

ステップＳ８０１で、文書共有サーバ１０３のプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムである最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、ユーザの識別情報とアクセス日時情報を指定する期間をキーにして、情報格納装置３０９内の文書使用履歴情報記憶部３１３から、過去にこのユーザが使用した文書情報の一覧を取得し、ＲＡＭ２０２に保持する。

ステップＳ８０２で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、取得した文書情報の一覧から１つずつ文書の情報を取得する。

ステップＳ８０３で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、文書共有サーバ１０３のプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムであるアクセス可否判別モジュール３０４や文書状態判別モジュール３０５に、文書の識別情報とユーザの識別情報を転送する。

ステップＳ８０４で、アクセス可否判別モジュール３０４および文書状態判別モジュール３０５は、受信した文書の識別情報とユーザの識別情報から、指定された文書が存在するかどうかと、指定されたユーザが文書に対するアクセス権を保持しているかどうかを、情報格納装置３０９内のアクセス制御情報記憶部３１２および文書属性情報記憶部３１１に問い合わせ、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３にアクセス可否状態を転送する。

ステップＳ８０５で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、この文書が現在アクセス可能であれば、ステップＳ８０６に処理を進め、アクセス不可であれば、ステップＳ８０７に処理を進める。

ステップＳ８０６で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、文書の情報を表示対象リストとして、ＲＡＭ２０２に保持する。

ステップＳ８０７で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、Ｓ８０１で取得した文書情報のリストに次の文書情報があるかを判断し、あればステップＳ８０２に戻り、上記のステップを繰り返す。リスト内にこれ以上判別の必要な文書の情報がなければ、ステップＳ８０８に処理を進める。

ステップＳ８０８で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、ＲＡＭ２０２から読み出した、表示対象リスト内の文書の識別情報をキーにして、情報格納装置３０９の文書／フォルダ情報記憶部３１０や文書属性情報記憶部３１１から文書の情報を取得し、クライアント端末のネットワーク閲覧モジュール３００に転送する。

図９は、図８の処理に加えて、最近使用した文書の一覧を表示する前に、対象のユーザとクライアント端末を指定することを行った場合の一連の処理を表すフローチャートである。

ステップＳ９００で、ユーザはデジタル複合機１０１やクライアントコンピュータ１０２のクライアント端末のネットワーク閲覧モジュール３００を使用して、文書共有サーバ１０３にアクセスし、最近使用した文書の一覧表示を要求する。

ステップＳ９０１で、文書共有サーバ１０３のプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムである最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、「最近使用した」の対象となるユーザとクライアント端末を特定するために、要求したユーザが所属するグループやカテゴリの情報およびクライアント端末の情報を、情報格納装置３０９内のグループ情報記憶部３１６、カテゴリ情報記憶部３１７、クライアント端末情報記憶部３１４から取得し、図５にある画面を表示するためのデータをクライアント端末に転送する。

ステップＳ９０２で、ユーザはクライアント端末のネットワーク閲覧モジュール３００を使用して、対象ユーザとクライアント端末を選択する。

ステップＳ９０３で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、選択されたグループあるいはカテゴリに所属するユーザの情報を、情報格納装置３０９内のユーザ情報記憶部３１５、グループ情報記憶部３１６、カテゴリ情報記憶部３１７から取得し、ＲＡＭ２０２に保持する。

ステップＳ９０４で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、Ｓ９０２で選択されたクライアント端末の情報と、Ｓ９０３で取得したユーザの情報をキーとして、情報格納装置３０９内の文書使用履歴情報記憶部３１３から、指定のユーザが指定のクライアント端末を使用して取得した文書の一覧を取得し、ＲＡＭ２０２に保持する。

ステップＳ９０５で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、取得した文書情報の一覧から１つずつ文書の情報を取得する。

ステップＳ９０６で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、文書共有サーバ１０３のプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムであるアクセス可否判別モジュール３０４や文書状態判別モジュール３０５に、文書の識別情報とユーザの識別情報を転送する。

ステップＳ９０７で、アクセス可否判別モジュール３０４および文書状態判別モジュール３０５は、受信した文書の識別情報とユーザの識別情報から、指定された文書が存在するかどうかと、指定されたユーザが文書に対するアクセス権を保持しているかどうかを、情報格納装置３０９内のアクセス制御情報記憶部３１２および文書属性情報記憶部３１１に問い合わせ、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３にアクセス可否状態を転送する。

ステップＳ９０８で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、この文書が現在アクセス可能であれば、ステップＳ９０９に処理を進め、アクセス不可であれば、ステップＳ９１０に処理を進める。

ステップＳ９０９で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、文書の情報を表示対象リストとして、ＲＡＭ２０２に保持する。

ステップＳ９１０で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、Ｓ９０４で取得した文書情報のリストに次の文書情報があるかを判断し、あればステップＳ９０５に戻り、上記のステップを繰り返す。リスト内にこれ以上判別の必要な文書の情報がなければ、ステップＳ９１０に処理を進める。

ステップＳ９１０で、最近使用した文書リスト閲覧モジュール３０３は、ＲＡＭ２０２から読み出した、表示対象リスト内の文書の識別情報をキーにして、情報格納装置３０９の文書／フォルダ情報記憶部３１０や文書属性情報記憶部３１１から文書の情報を取得し、クライアント端末のネットワーク閲覧モジュール３００に転送する。

以上のように、過去にアクセスした文書の履歴情報を効率的に表示することで、操作性の劣るデバイスにおいても操作性を向上させることができる。

なお、本発明の文書共有サーバは、処理モジュール群と情報格納装置を複数のサーバによって構成されるシステム上に適用してもよい。

本発明の文書共有システムを説明するためのシステム構成図 文書共有サーバ１０３の具体的な構成例を示す図 処理モジュール群および情報を格納する格納装置群、それら処理モジュール群および格納装置群の間の制御および情報の流れを示す図 文書使用履歴情報記憶部３１３の具体例を示した表 最近使用した文書の対象を選択する画面の具体例 最近使用した文書の一覧を表示する画面の具体例 ユーザが文書を取得したときの一連の処理を表すフローチャート ユーザが最近使用した文書一覧を表示する一連の処理を表すフローチャート ユーザが最近使用した文書一覧を表示する一連の処理を表すフローチャート

Claims (10)

1. フォルダおよび文書を階層構造で管理し、ユーザのアクセス権によって、フォルダあるいは文書単位にアクセス制御が行われる文書共有システムであって、
   クライアント端末から要求された文書データを転送する転送手段と、
   前記クライアント端末から取得要求されて転送した文書に関するアクセス情報を保存する文書使用履歴保存手段と、
   前記クライアント端末から最近使用した文書の一覧表示要求を受信すると、前記クライアント端末のユーザが最近アクセスした文書の一覧を取得する一覧データ取得手段と、
   前記一覧データ取得手段で取得した一覧表示対象の文書に前記ユーザがアクセス可能かどうかを判別するアクセス可否判別手段と、を有し、
   前記一覧表示要求を受信した際、前記転送手段は、前記アクセス可否判別手段でアクセス可能と判断した文書の一覧データを転送することを特徴とする文書共有システム。
2. 前記一覧表示対象の文書が存在しているかどうかを判別する文書状態判別手段を更に有し、
   前記一覧表示要求を受信した際、前記転送手段は、前記アクセス可否判別手段でアクセス可能と判断し、且つ前記文書状態判別手段で存在すると判別した文書の一覧データを転送することを特徴とする請求項１に記載の文書共有システム。
3. 前記転送される文書一覧データには、当該一覧表示要求したクライアント端末がアクセスした中で最近使用した文書のみが含まれることを特徴とする請求項１に記載の文書共有システム。
4. 前記クライアント端末により表示対象のクライアント端末が選択されている場合、前記一覧データ取得手段は、当該選択されたクライアント端末のユーザが最近アクセスした文書の一覧を取得することを特徴とする請求項１に記載の文書共有システム。
5. 前記ユーザをグループに振り分けることが可能な前記文書共有システムにおいて、
   前記クライアント端末から、グループ一覧から選択されたグループメンバーが最近使用した文書の一覧表示要求を受信すると、前記一覧データ取得手段は、当該選択されたグループメンバーの最近使用した文書の一覧を取得することを特徴とする、請求項１に記載の文書共有システム。
6. カテゴリ単位に管理することが可能な前記文書共有システムにおいて、
   前記クライアント端末から、カテゴリ一覧から選択されたカテゴリに属するメンバーが最近使用した文書の一覧表示要求を受信すると、前記一覧データ取得手段は、当該選択されたカテゴリに属するメンバーが最近使用した文書の一覧を取得することを特徴とする、請求項１に記載の文書共有システム。
7. 前記クライアント端末は、前記文書一覧の要求を行う際に、グループ一覧を表示するグループ情報表示手段と、一覧表示対象の文書を前記ユーザが過去にアクセスした文書とするか、前記ユーザが属するグループのメンバーのいずれかが過去のアクセスした文書とするかを選択可能とするグループ選択手段と、を有することを特徴とする、請求項５に記載の文書共有システム。
8. 前記クライアント端末は、前記文書一覧の要求を行う際に、カテゴリ一覧を表示するカテゴリ表示手段と、一覧表示対象の文書をどのカテゴリに属するメンバーが過去にアクセスした文書とするか選択可能とするカテゴリ選択手段と、を有することを特徴とする、請求項６に記載の文書共有システム。
9. ユーザのアクセス権によって、フォルダあるいは文書単位にアクセス制御が行われる文書共有システムの制御方法であって、
   クライアント端末から要求された文書データを転送する転送ステップと、
   前記クライアント端末から取得要求されて転送した文書に関するアクセス情報を保存する文書使用履歴保存ステップと、
   前記クライアント端末から最近使用した文書の一覧表示要求を受信すると、前記クライアント端末のユーザが最近アクセスした文書の一覧を取得する一覧データ取得ステップと、
   前記一覧データ取得ステップで取得した一覧表示対象の文書に前記ユーザがアクセス可能かどうかを判別するアクセス可否判別ステップと、を有し、
   前記一覧表示要求を受信した際、前記転送ステップでは、前記アクセス可否判別ステップでアクセス可能と判断した文書の一覧データを転送することを特徴とする文書共有システムの制御方法。
10. ユーザのアクセス権によって、フォルダあるいは文書単位にアクセス制御が行われる文書共有システムを制御するためのコンピュータプログラムを格納した記憶媒体であって、
    クライアント端末から要求された文書データを転送する転送ステップと、
    前記クライアント端末から取得要求されて転送した文書に関するアクセス情報を保存する文書使用履歴保存ステップと、
    前記クライアント端末から最近使用した文書の一覧表示要求を受信すると、前記クライアント端末のユーザが最近アクセスした文書の一覧を取得する一覧データ取得ステップと、
    前記一覧データ取得ステップで取得した一覧表示対象の文書に前記ユーザがアクセス可能かどうかを判別するアクセス可否判別ステップと、を有し、
    前記一覧表示要求を受信した際、前記転送ステップでは、前記アクセス可否判別ステップでアクセス可能と判断した文書の一覧データを転送することを特徴とする文書共有システムを制御するためのコンピュータプログラムを格納した記憶媒体。

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