JPH1021416A

JPH1021416A - 文書入出力装置および文書入出力システム

Info

Publication number: JPH1021416A
Application number: JP8169754A
Authority: JP
Inventors: Yoshiko Takeda; 美子武田; Takeshi Ogaki; 武史大垣; Akira Saito; 明斉藤
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1996-06-28
Filing date: 1996-06-28
Publication date: 1998-01-23

Abstract

(57)【要約】【課題】一元管理された文書を複数のユーザがアクセス
して改訂可能な環境下における文書の登録及び印刷の際
の利便性の向上と、文書の改訂によるその文書を用いた
作業の効率の低下防止が図れる。【解決手段】少なくとも文書識別子とバージョン情報が
印刷された文書の画像を読み取る読取り部４と、この読
取り部４で読み取られた文書の画像から前記文書識別子
とバージョン情報を認識する認識部５と、この認識部５
で認識された文書識別子にて管理されている文書の最新
のバージョン情報を文書管理データベース１０から読み
出して、それを前記認識部５で認識されたバージョン情
報と比較し、前記認識部５で認識されたバージョン情報
が前記文書管理データベース１０で管理されている文書
の最新のバージョン情報と異なるとき、その旨を印刷部
３、表示部６を介して報知する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はネットワークに接続
されたプリンタ、スキャナ、ファクシミリ、ＬＡＮを介
して接続されたクライアントＰＣ等を介して入力される
文書を記憶して管理するとともに、これら各機器を介し
て記憶された文書を出力する文書入出力システムに関す
る。また、本発明は、プリンタ、スキャナ、ファクシミ
リ等の機能を複合化してこれら機能部を介して入力され
る文書もしくはＬＡＮで接続されたクライアントＰＣか
ら入力される文書を記憶して管理するとともに、これら
各機能部もしくはクライアントＰＣを介して記憶された
文書を出力する文書入出力装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、たとえば、普通紙複写機、プリン
タ、ファクシミリを複合化したデジタル式の複写機等の
画像形成記憶装置では、特願平６−８５５５１に記載さ
れているように、文書データは印刷時のイメージのまま
保管し、印刷時に印刷対象の文書データに検索情報を付
加して印刷するようになっている。また、検索情報を入
力することで、保管しているイメージデータを取り出
し、印刷やＦＡＸ送信に使用できるようになっている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来の装置では、印刷
した文書データを印刷時の画像データとして保管してい
るため、検索情報を入力しても、印刷した時点での文書
画像を得られるだけであり、その元となっている文書デ
ータに変更が加えられている場合に、新しい文書データ
を得ることができない。そのため、古い文書はそのまま
複写、ＦＡＸ送信されてしまうという問題点がある。ま
た、ユーザが積極的に検索コードを入力しなければなら
ないため、ユーザに手間が発生する。

【０００４】このような問題点は、前述の１台で複数の
機能を有した画像形成記憶装置のような文書入出力装置
の場合に限らず、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ、
記憶装置等の各機能を有した装置をネットワークに接続
して、互いに通信を行いながらユーザにより指定された
文書の入出力を行う文書入出力システムにおいても同様
である。

【０００５】そこで、本発明は、一度印刷された文書が
更新され最新の文書でなくなった場合に、古い情報のま
ま複写／ＦＡＸ送信などが行われ、活用されることによ
り、業務の効率が低下することを解決する。

【０００６】また、最新文書を得るために、検索情報を
ユーザが入力するという手間の発生を解決する。さら
に、印刷時に頻繁に改訂されるとわかっているにもかか
わらず、ユーザが印刷した文書を長期間利用することに
より、業務の効率が低下することを防ぐ。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明の文書入出力装置
は、入力された文書データを少なくともその文書識別子
とバージョン情報とともに記憶して管理する文書管理手
段を具備し、ユーザの指示に応じて前記文書管理手段に
アクセスして文書データの入力および出力のための所定
の情報処理を行う文書入出力装置において、少なくとも
文書識別子とバージョン情報を指定して前記文書管理手
段にアクセスした際、その指定された文書識別子にて管
理されている文書の最新のバージョン情報を前記文書管
理手段から読み出して、それを前記指定されたバージョ
ン情報と比較し、前記指定された文書のバージョン情報
が前記文書管理手段で管理されている文書の最新バージ
ョン情報と異なるとき、前記指定された文書識別子にて
管理される文書の改訂に関する情報を報知する手段を具
備することにより、一元管理された文書を複数のユーザ
がアクセスして改訂可能な環境下における文書の登録及
び印刷の際の利便性の向上と、文書の改訂によるその文
書を用いた作業の効率の低下防止が図れる。

【０００８】また、本発明の文書入出力システムは、ネ
ットワークに接続された複数の情報処理装置から構成さ
れ、前記複数の情報処理装置のうちの１つは、入力され
た文書データを少なくともその文書識別子とバージョン
情報とともに記憶して管理する文書管理手段を具備し、
前記複数の情報処理装置のそれぞれは、前記ネットワー
クを介して互いに通信を行って前記文書管理手段にアク
セスし、文書データの入力および出力のための所定の情
報処理を行う文書入出力システムにおいて、前記複数の
情報処理装置が少なくとも文書識別子とバージョン情報
を指定して前記文書管理手段にアクセスした際、その指
定された文書識別子にて管理されている文書の最新のバ
ージョン情報を前記文書管理手段から読み出して、それ
を前記指定されたバージョン情報と比較し、前記指定さ
れた文書のバージョン情報が前記最新のバージョン情報
と異なるとき、前記指定された文書識別子にて管理され
る文書の改訂に関する情報を報知することにより、一元
管理された文書を複数のユーザがアクセスして改訂可能
な環境下における文書の登録及び印刷の際の利便性の向
上と、文書の改訂によるその文書を用いた作業の効率の
低下防止が図れる。

【０００９】

【発明の実施の形態】本発明の実施形態について、図面
を参照して説明する。図１は、本発明の第１の実施形態
に係る文書入出力装置の構成を概略的に示したもので、
文書管理部１、通信部２、印刷部３、読取り部４、認識
部５、表示部６、バージョン比較部７、作業データ格納
部８、制御部９、文書管理部１に接続された文書管理デ
ータベース１０から構成されている。

【００１０】文書管理部は１、既存技術を利用した文書
管理データベース２を有し、複数文書を各バージョンご
とに記憶し管理するものである。そして、各部からの文
書情報の問い合わせに応答して文書管理データベース１
０へ文書の登録、読出し、バージョン管理、文書のバー
ジョンに基づく様々な制御を行うようになっている。

【００１１】通信部２は、この文書入出力装置をネット
ワークに接続するためのインタフェイスを司るもので、
例えば、ネットワークを介して他の端末機器から送信さ
れた各種指示（印刷指示等）を受信し、それを制御部９
へ通知する。

【００１２】印刷部３は、例えば、ネットワークを介し
てある端末機器から文書の印刷が指示されると、制御部
９の制御のもと、文書管理部１から、その指定された文
書を一意に識別する文書ＩＤ（識別子）、バージョンを
識別するバージョンＩＤ（識別子）、文書データを取り
だす。そして、文書データをイメージに展開し、文書Ｉ
ＤとバージョンＩＤから作成した文書識別子をこれに付
加して、文書データの印刷を行う。

【００１３】読取り部４は、例えばスキャナ等から構成
され、ユーザがセットした文書を画像として読み取るよ
うになっている。認識部５は、読取り部４で読み取られ
た文書画像から、あらかじめ定められた位置に印刷され
ている文書識別子を認識し、文書ＩＤとバージョンＩＤ
を得る。

【００１４】表示部６は、各部から依頼されたメッセー
ジを表示する。バージョン比較部７は、認識部５で認識
した文書ＩＤとバージョンＩＤを用いて、文書管理部１
からバージョンＩＤで示されるバージョン情報と、最新
のバージョン情報を得る。そして、この２つのバージョ
ン情報が異なっている場合に、後述するような各種処理
を実行するようになっている。

【００１５】作業データ格納部８は、各処理において必
要となる作業用のデータを一時的に格納するものであ
る。制御部９は、上記各処理にあわせて各部を制御する
ようになっている。

【００１６】文書管理部１は、通信部２を介して文書デ
ータの登録指示と文書データを受信すると、文書を一意
に識別するＩＤを発行して文書を管理する。図２は、文
書管理データベース１０に記憶され、文書管理部１で管
理される文書データおよび、そのバージョン情報を含む
文書管理データの記憶例を示したもので、入力された各
文書のそれぞれに対応して管理データが１つづつ存在す
る。文書管理部１では、既存技術である文書管理技術を
用いて、文書を一意に識別する文書ＩＤ、文書名、バー
ジョンを一意に識別するバージョンＩＤ、バージョン
名、バージョンを改訂した改定日など（これらをバージ
ョン情報と総称する）を管理している。既存技術の文書
管理技術により、各文書ごとに、いつ、どのように改訂
されたのかを検索できる。また、各文書がどのくらい改
訂されているのか、改訂の履歴がどうなっているのかな
ど、検索できる。

【００１７】図３は、図１の印刷部３で印刷された文書
の一例である。印刷された文書の各ページの右上方に
は、文書を一意に識別する文書ＩＤ「００１」、その文
書のバージョンを一意に識別する「０２００」から構成
させる文書識別子２０が印刷されている。図３に示した
例の場合、文書識別子２０は人間が認識できる数字で構
成されているが、これはバーコードなどの可視イメージ
で機械で読みとれるもの、磁気などの機械でのみ読みと
れるものなど、文書ＩＤとバージョンＩＤを認識できる
ものであれば何でもよい。

【００１８】図４は、例えば、文書を入力する際、読取
り部４で読み取られた文書画像から認識部５で予め定め
られた位置に印刷されている文書識別子を認識すると、
バージョン比較部７で、その文書識別子に含まれるバー
ジョンＩＤで示されるバージョン情報と、文書管理部１
で管理されているその文書ＩＤにて示されたバージョン
情報とを比較し、この２つのバージョン情報が異なって
いる場合に、バージョン比較部７で生成されるメッセー
ジの一例を示したものである。

【００１９】図４に示すように、このメッセージは、ユ
ーザにバージョンが異なることを告げるメッセージと、
ユーザが入力した文書のバージョン情報と文書管理部に
て管理されている文書の最新情報の違いが、一目で判別
できるようになっている。図４のメッセージは、制御部
９の制御のもと、表示部６にて表示されたり、印刷部３
にて印刷されたりする。

【００２０】図５は、例えば、文書を入力する際、読取
り部４で読み取られた文書画像から認識部５で予め定め
られた位置に印刷されている文書識別子を認識すると、
バージョン比較部７で、その文書識別子に含まれるバー
ジョンＩＤで示されるバージョン情報と、文書管理部１
で管理されているその文書ＩＤにて示されたバージョン
情報とを比較し、この２つのバージョン情報が異なって
いる場合に、文書データの異なる部分（差分）をユーザ
に提示するため、バージョン比較部７で生成される改訂
情報の一例を示したものである。この改訂情報は、制御
部９の制御のもと、印刷部３にて改訂情報記載シートと
して図５に示すような形式で印刷される。また、表示部
６にて表示されるようにしてもよい。

【００２１】図５において、改訂情報記載シートには、
文書を識別するための文字列「○○○文書」、改訂情報
であることを示す文字列「改訂情報」が印刷されてい
る。また、入力文書と文書管理部１で管理されていた最
新バージョンの文書は、どのページのどの位置にどのよ
うな違いがあるのかを示す文字列、例えば、「１Ｐａｇ
ｅ１３Ｌｉｎｅスイッチを切ってください→スイッチを
切り、電源プラグを抜いてください」等が印刷されてい
る。

【００２２】図６は、例えば、文書を入力する際、読取
り部４で読み取られた文書画像から認識部５で予め定め
られた位置に印刷されている文書識別子を認識すると、
バージョン比較部７で、その文書識別子に含まれるバー
ジョンＩＤで示されるバージョン情報と、文書管理部１
で管理されているその文書ＩＤにて示されたバージョン
情報とを比較し、この２つのバージョン情報が異なって
いる場合に、その文書ＩＤにて示される文書の改訂履歴
をユーザに提示するため、バージョン比較部７で生成さ
れる改訂履歴情報の一例を示したものである。この改訂
履歴情報は、制御部９の制御のもと、印刷部３にて改訂
履歴情報記載シートとして図６に示すような形式で印刷
される。また、表示部６にて表示されるようにしてもよ
い。

【００２３】図６において、改訂履歴情報記載シートの
右上方には文書識別子「００１−００００」が印刷され
ている。この文書識別子は一意に識別する文書ＩＤ「０
０１」と通常バージョンＩＤとして仕様されないＩＤ
「００００」で構成されているため、文書識別子を認識
すれば、履歴情報のシートであることがわかるようにな
っている。シートの中央上方には、改訂履歴情報である
ことを示す文字列「改訂履歴情報」、文書名を表す文字
列「文書名：○○○仕様書」が印刷されており、ユーザ
がどの文書の改訂履歴情報であるかを知ることができる
ようになっている。シートの中央部には、改訂された日
付順に、その文書の改訂履歴情報がリスト形式で印刷さ
れている。リストの左一列にはユーザチェック欄３０が
あり、ユーザが手に入れたいバージョンにチェックする
ことができるようになっている。またリストには各バー
ジョンとそれが改訂された日付がかかれており、その履
歴が一目してわかるようになっている。

【００２４】図７は、例えば、文書を入力する際、読取
り部４で読み取られた文書画像から認識部５で予め定め
られた位置に印刷されている文書識別子を認識すると、
バージョン比較部７で、その文書識別子に含まれる文書
ＩＤで示されるバージョン情報が文書管理部１で管理さ
れていないと判断したとき、その旨をユーザに提示する
ため、バージョン比較部７で生成されるメッセージの一
例を示したものである。このメッセージにより、入力さ
れた文書が文書管理部１で管理されていないことを、一
目してわかるようになっている。図７のメッセージは、
制御部９の制御のもと、表示部６にて表示されたり、印
刷部３にて印刷されたりする。

【００２５】次に、図１に示した文書入出力装置の処理
動作について説明する。図８に示すフローチャートは、
文書管理部１にて管理されている文書の一般的な印刷手
順を説明するためのもので、まず、例えば、通信部２を
介してネットワークに接続された他の端末機器からの文
書の印刷指示を受信する。その際、印刷対象の文書は、
文書ＩＤもしくは、文書ＩＤとバージョンＩＤにて指定
されていてもよい。そして、印刷部３に対して、指定さ
れた文書を印刷するように依頼する（ステップＳ１）。

【００２６】印刷部３は、文書ＩＤにみが与えられた場
合は、その文書ＩＤにて指定される文書データのうち最
新バージョンであることを示すバージョンＩＤの付与さ
れた文書データを文書管理部１を介して取り出す。ま
た、文書ＩＤとバージョンＩＤが与えられた場合は、そ
の文書ＩＤとバージョンＩＤにて指定される文書データ
を、文書管理部１を介して取り出す（ステップＳ２）。

【００２７】文書ＩＤとバージョンＩＤから文書識別子
を作成する（ステップＳ３）。そして、文書データを画
像に展開し、作成した文書識別子を所定の位置に付加し
て印刷する（ステップＳ４〜ステップＳ６）。

【００２８】次に、文書を入力する際、あるいは、文書
を印刷する際、バージョン情報に伴う各種処理動作につ
いて説明する。まず、第１の処理動作について、図９に
示すフローチャートを参照して説明する。

【００２９】読取り部４が文書を読み取ると、認識部５
に対して文書識別子の認識を行うように依頼する（ステ
ップＳ１０）。認識部５は、既存技術である文字認識技
術、マーク認識技術、バーコード認識技術、磁気読取り
技術などを利用して、文書識別子を認識し（ステップＳ
１１）、認識した文書ＩＤとバージョンＩＤとともにバ
ージョン比較部７に対してバージョン比較依頼を行うよ
うに依頼する（ステップＳ１２）。

【００３０】バージョン比較部７は、受け取った文書Ｉ
Ｄで示される文書の最新バージョン情報と、バージョン
ＩＤで示されるバージョン情報を、文書管理部１を介し
て文書データベース１０から取り出し（ステップＳ１
３）、バージョンが一致するかどうかを調べる（ステッ
プＳ１４）。一致しなかった場合、あらかじめ記憶され
たメッセージを表示部６に渡し、表示部６にて図４に示
したようにメッセージを表示する（ステップＳ１５）。

【００３１】通信部２を介してネットワークに接続され
た他の端末機器からの文書の印刷指示を受信した場合
（ステップＳ１６）、文書ＩＤのみで印刷対象の文書が
指示されたとき、ステップＳ１７に進み、最新バージョ
ンの文書を図３に示したようにの印刷する（図８参
照）。一方、文書ＩＤとバージョンＩＤにて印刷対象の
文書が指定されたとき、ステップＳ１８に進み、図８に
示した手順に従って、指定された文書を図３に示したよ
うに印刷する。その後、ステップＳ１３に進み、以下、
前述同様である。

【００３２】次に、第２の処理動作について、図１０に
示すフローチャートを参照して説明する。なお、図９と
同一ステップには、同一符号を付し、異なる部分につい
てのみ説明する。すなわち、図１０では、図９のステッ
プＳ１５がステップＳ２０に置き換わっている。

【００３３】ステップＳ１４において、読取り部４を介
して入力された文書のバージョン情報あるいは印刷指示
対象の文書のバージョン情報と、文書管理部１を介して
文書管理データベース１０から読み出された最新のバー
ジョン情報が異なる場合、ステップＳ２０に進み、あら
かじめ記憶されたメッセージを印刷部３に渡し、印刷部
３にて、例えば、図４に示したようなメッセージを印刷
する。

【００３４】次に、第３の処理動作について、図１１に
示すフローチャートを参照して説明する。なお、図９と
同一ステップには、同一符号を付し、異なる部分につい
てのみ説明する。すなわち、図１１では、図９のステッ
プＳ１５がステップＳ３０に置き換わっている。

【００３５】ステップＳ１４において、読取り部４を介
して入力された文書のバージョン情報あるいは印刷指示
対象の文書のバージョン情報と、文書管理部１を介して
文書管理データベース１０から読み出された最新のバー
ジョン情報が異なる場合、ステップＳ３０に進み、最新
バージョンの文書データを文書管理部１を介して取り出
して、図８に示した手順に従って最新バージョンの文書
を、例えば、図３に示したように印刷する。

【００３６】次に、第４の処理動作について、図１２に
示すフローチャートを参照して説明する。なお、図９と
同一ステップには、同一符号を付し、異なる部分につい
てのみ説明する。すなわち、図１１では、図９のステッ
プＳ１５がステップＳ４０〜ステップＳ４４に置き換わ
っている。

【００３７】ステップＳ１４において、読取り部４を介
して入力された文書のバージョン情報あるいは印刷指示
対象の文書のバージョン情報と、文書管理部１を介して
文書管理データベース１０から読み出された最新のバー
ジョン情報が異なる場合、ステップＳ４０に進み、それ
ぞれのバージョンの文書データを取りだし、バージョン
比較部７に渡す（ステップＳ４０〜ステップＳ４１）。
バージョン比較部７は、受け取った２つの文書データを
比較し（ステップＳ４２）、その差分を印刷可能なデー
タに変換して印刷部３に渡す（ステップＳ４３）。印刷
部３は受け取ったデータを、例えば、図５に示したよう
に印刷する（ステップＳ４４）。

【００３８】次に、第５の処理動作について図１３に示
すフローチャートを参照して説明する。なお、図９と同
一ステップには、同一符号を付し、異なる部分について
のみ説明する。すなわち、図１３では、図９のステップ
Ｓ１５がステップＳ５０〜ステップＳ５１に置き換わっ
ている。

【００３９】ステップＳ１４において、読取り部４を介
して入力された文書のバージョン情報あるいは印刷指示
対象の文書のバージョン情報と、文書管理部１を介して
文書管理データベース１０から読み出された最新のバー
ジョン情報が異なる場合、ステップＳ５０に進み、文書
管理部１を介して文書データベース１０から文書ＩＤに
て指定される文書に関する今までのバージョン情報をす
べて取り出す。そして、あらかじめ記憶しているシート
フォーマット画像に、取り出した全てのバージョン情報
の各文字列を付加した改訂履歴情報を印刷部３に渡す。
印刷部３は、受け取った改訂履歴情報の画像を、例え
ば、図６に示したように印刷する（ステップＳ５１）。

【００４０】次に、第６の処理動作について、図１４に
示すフローチャートを参照して説明する。第６の処理動
作は、前述の第５の処理動作により出力された改訂履歴
情報のシートを認識することにより印刷を実行するもの
である。

【００４１】図１４において、まず、読取り部４がシー
トを読み取ると、認識部５に読み取った画像データを渡
す（ステップＳ６０）。認識部５は、読み取った画像デ
ータから、所定の位置に配置されている文書識別子を認
識する（ステップＳ６１）。認識したバージョンＩＤが
改訂履歴情報を印刷したシートを表すＩＤの場合は、シ
ートの所定の位置に印刷されているユーザチェック欄の
認識を開始する（ステップＳ６２〜ステップＳ６３）。
そして塗りつぶされているチェック欄を認識した場合
に、その行の所定の位置に印刷されている文書識別子を
認識して、文書ＩＤ、バージョンＩＤを印刷部３に渡す
（ステップＳ６４）。

【００４２】印刷部３は、受け取った文書ＩＤ、バージ
ョンＩＤを用いて、文書識別子を作成し（ステップＳ６
５）、文書データベース１０から文書管理部１を介して
文書データを取りだして、画像に展開する（ステップＳ
６６）。そして、展開した画像に文書識別子を付加し
て、図３に示すように印刷する（ステップＳ６７〜ステ
ップＳ６８）。

【００４３】次に、第７の処理動作について、図１５に
示すフローチャートを参照して説明する。なお、図９と
同一ステップには、同一符号を付し、異なる部分につい
てのみ説明する。すなわち、ステップＳ１１で、読取り
部４で読み取られた文書に対し認識部５で文書識別子の
認識を行って、文書ＩＤ、バージョンＩＤを取り出す
か、あるいは、ステップＳ１６で通信部２を介してネッ
トワークに接続された他の端末機器からの文書の印刷指
示を受信すると、ステップＳ７０において、バージョン
比較部７は、受け取った文書ＩＤを利用して、文書管理
部１がこの文書を管理しているかどうかを問い合わせ
る。ここで、文書管理部１がその文書を管理していない
と応答した場合に、この文書が管理されていないことを
示すメッセージを作成し（ステップＳ７１）、表示部６
に渡す。表示部６は、受け取ったメッセージを、例え
ば、図７に示したように表示する（ステップＳ７２）。

【００４４】なお、ステップＳ７０で文書管理部１で該
当の文書を管理している場合は、ステップＳ７３に進
み、次の処理に進む。すなわち、例えば、印刷指示を受
信した場合には、指定された文書の印刷を実行し、文書
の登録であるならば、所定の登録処理を実行する。

【００４５】次に、第８の処理動作について図１６に示
すフローチャートを参照して説明する。なお、図１５と
同一ステップには、同一符号を付し、異なる部分につい
てのみ説明する。すなわち、図１６では、図５のステッ
プＳ７２がステップＳ８０に置き換わっている。

【００４６】文書管理部１が該当の文書を管理していな
い場合、ステップＳ７１でその旨のメッセージを作成す
ると、印刷部３に渡す。表示部３は、受け取ったメッセ
ージを、例えば、図７に示したように印刷する（ステッ
プＳ８０）。

【００４７】図１７は、第１の実施形態に係る文書入出
力装置の他の構成例を概略的に示したものである。図１
７において、図１と同一部分には、同一符号を付し、異
なる部分について説明する。すなわち、図１７では、図
１のバージョン比較部７が改訂頻度判定部１５に置き換
わっている。

【００４８】改訂頻度判定部１５は、文書管理部１を介
して各文書のバージョン情報を得て、改訂頻度を求め
る。改訂頻度が一定条件を満たした場合、対応する処理
を実行する。例えば、文書が登録されてから印刷指示を
受けるまでの期間に一定回数以上の改訂が行われている
場合に、表示部６にて所定のメッセージを表示したり、
印刷部３にてそのメッセージを印刷したりする。また、
印刷指示を受けた時間から過去一定期間内に一定回数以
上の改訂が行われている場合に、表示部６にて所定のメ
ッセージを表示したり、印刷部３にてそのメッセージを
印刷したりする。

【００４９】図１８は、改訂頻度判定部１５で求めたあ
る文書に対し印刷指示があったとき、その文書に関する
改訂頻度に基づくメッセージの一例を示したものであ
る。このメッセージは、例えば、文書の改訂頻度が高い
ことを示す文字列「この文書は頻繁に改訂されていま
す」、文書に関する情報を示す文字列「登録日、登録さ
れてからの改訂回数、最近１カ月の改訂回数、最終バー
ジョン、改訂日」、印刷した文書の情報を示す文字列
「印刷バージョン、改訂日」から構成されている。

【００５０】図１８に示したようなメッセージが表示部
６に表示されたり、印刷部３で印刷されることにより、
ユーザが文書の改訂頻度を一目してわかるようになって
いる。

【００５１】次に、図１７に示した文書入出力装置の印
刷処理動作について説明する。まず、第９の処理動作に
ついて、図１９に示すフローチャートを参照して説明す
る。

【００５２】通信部２は印刷指示を受信し、その指示を
改訂頻度判定部１５に渡す（ステップＳ９０）。改訂頻
度判定部１５は、印刷が指示された文書について、例え
ば、文書管理部１にて管理されているバージョン情報を
検索することにより、その文書が登録された日時から現
時点までの改訂回数をカウントする（ステップＳ９
１）。そして、この改訂回数が予め定められた一定回数
よりも多かった場合に、改訂頻度が高いことを示す、例
えば図１８に示すようなメッセージを作成し（ステップ
Ｓ９３）、そのメッセージを印刷指示とともに印刷部３
に渡し、印刷部３は受け取ったメッセージを印刷する
（ステップＳ９４）。

【００５３】さらに、印刷部３は、受け取った印刷指示
で示されている文書ＩＤ、バージョンＩＤに対応する文
書データを文書データ管理部１を介して文書管理データ
ベース１０から取り出し、図８と同様にして指示された
文書の印刷処理を実行する。すなわち、取り出した文書
ＩＤとバージョンＩＤから文書識別子を作成し（ステッ
プＳ９６）、取り出した文書データは画像に展開して
（ステップＳ９７）、作成した文書識別子を付加して
（ステップＳ９８）、印刷を実行する（ステップＳ９
９）。

【００５４】次に、第１０の処理動作について、図２０
に示すフローチャートを参照して説明する。なお、図２
０において、図１９と同一ステップには同一符号を付
し、異なる部分についてのみ説明する。すなわち、図２
０において、図１９のステップＳ９１の処理がステップ
Ｓ１００に置き換わっている。

【００５５】ステップＳ９０で、通信部２が印刷指示を
受信し、その指示を改訂頻度判定部１５に渡すと、ステ
ップＳ１００に進む。ステップＳ１００では、改訂頻度
判定部１５は、印刷が指示された文書について、例え
ば、文書管理部１にて管理されているバージョン情報を
検索することにより、その文書が現時点から過去一定期
間内に改訂された回数をカウントする。以後の処理は、
図１９と同様である。

【００５６】以上、説明したように、上記第１の実施形
態によれば、１度紙に印刷した文書であっても、それを
利用するための複写／ＦＡＸ送信などを行おうとした場
合に、その文書のバージョンに関する情報を容易に得る
ことができるため、ユーザがその印刷文書の位置づけを
知ることができ、古い情報の無駄な複製操作を減少させ
ることができる。

【００５７】すなわち、第１〜第２の処理動作では、最
新バージョンの有無を通知するメッセージをユーザに提
示することにより、ユーザは、紙文書として持っている
情報が最新のものではないことを認識できるため、古い
情報を複写して配布したり、古い情報のまま他の業務に
活用するということを防ぐことができる。

【００５８】また、第３の処理動作では、ユーザが古い
バージョンの文書の登録、印刷を指示した場合でも最新
バージョンの文書の印刷を行うため、ユーザがコピー感
覚で常に最新の情報を入手することができ、ユーザの手
間を省くことができる。

【００５９】また、第４の処理動作では、ユーザが古い
バージョンの文書の登録、印刷を指示した場合でも、そ
の古いバージョンの文書と最新のバージョンの文書の差
分をユーザに提示するため、ユーザは、紙文書と最新バ
ージョンの違いを一目してわかるとともに、その文書が
どのように改訂されたのか知ることができ、例えば仕様
書などにおいて作業の助けになる。

【００６０】また、第５の処理動作では、ユーザが古い
バージョンの文書の登録、印刷を指示した場合でも、そ
の文書の改訂履歴情報を印刷したシートを出力すること
により、ユーザは、そのシートから今までの改訂におけ
る紙文書の位置づけや、現在の最新バージョンなど簡単
に得られるようになる。

【００６１】また、第６の処理動作では、出力された改
訂履歴情報の印刷されたシートを用いて簡単に希望する
バージョンの文書を印刷できるため、ユーザが文管理デ
ータベース１０を検索する手間を省くことができる。

【００６２】また、第７〜第８処理動作では、ユーザが
指示した文書が文書管理部１に管理されていないとき
に、その旨のメッセージをユーザに提示することによ
り、ユーザは、登録漏れの可能性や、すでに利用価値の
ない情報であることを容易に知ることができる。

【００６３】さらに、第９〜第１０の処理動作では、ユ
ーザが印刷指示を行った文書の改訂頻度を文書管理デー
タベース１０に記憶されている文書管理データに基づき
判定して、その判定結果を出力することにより、ユーザ
にその文書が改訂されやすいことを通知でき、従って、
ユーザが最新情報をチェックすべきかどうか判断する場
合の助けになる。

【００６４】なお、上記第１の実施形態では、文書を登
録する際、読取り部４で読み取られた文書の場合につい
て説明したが、登録する文書データは、通信部２を介し
て他の端末機器から送られてくる場合にも同様に適用で
きる。

【００６５】また、上記１の実施形態では、文書の印刷
指示は通信部２を介して他の端末機器から送信されてく
る場合について説明したが、例えば、印刷部３に文書の
印刷指示を行う操作パネル等が具備されていて、この操
作パネルから印刷指示を受け付けるようにすることも可
能である。

【００６６】次に、本発明の第２の実施形態について説
明する。前述の第１の実施形態では、１つの装置、すな
わち、文書入出力装置一台で前述の機能を全て具備して
いる場合について説明したが、ここに示す第２の実施形
態に係る文書入出力システムでは、前述の各主要部（文
書管理部１、文書管理データベース１０、印刷部３、読
取り部４、認識部５、表示部６、バージョン比較部７、
作業データ格納部８）が異なる端末装置に具備されて、
これら端末装置がネットワークを介して互いに通信を行
うことにより前述の第１から第１０の処理動作を行うも
のである。

【００６７】図２１は、第２の実施形態に係る文書入出
力システムの全体の構成の一例を示したもので、デジタ
ルコピー機１０１、ネットワークサーバ１０２、ファク
シミリ１０３、複数（例えば、３台）の各ユーザが所有
するパーソナルコンピュータ１０４がＬＡＮ等の構内私
設網１００に互いに通信可能なように接続されて構成さ
れる。

【００６８】デジタルコピー機１０１は、普通紙複写機
（ＰＰＣ）、プリンタ、ファクシミリを複合化したもの
で、文書を入力するスキャナ、文書データを印刷するプ
リンタ、ユーザにメッセージを表示する液晶表示部、ユ
ーザからのキーインを可能にするコントロールパネル、
データを保管するハードディスク等を具備している。

【００６９】ネットワークサーバ１０２は、ＬＡＮ１０
０に接続されたパソコン１０４等の各機器を管理するも
のである。ファクシミリ１０３は、ＬＡＮ１００と公衆
回線網をファクシミリ回線を介して接続するものであ
る。

【００７０】パソコン１０４のそれぞれは、ＬＡＮ１０
０に接続された他の端末機器やネットワークサーバ１０
２を利用して各種アプリケーションを実行するものであ
る。ここで、デジタルコピー機１０１は、第１の実施形
態の文書入出力装置の主要部を全て具備するものであっ
てもよい。この場合、第１の実施形態で説明したよう
に、例えば、パソコン１０４から送られてきた文書デー
タあるいは、印刷指示に応じて、前述同様に第１から第
１０の処理動作を行うことになる。

【００７１】また、デジタルコピー機１０１やファクシ
ミリ１０３は、印刷部３、読取り部４、認識部５、表示
部５を具備し、ネットワークサーバ１０２は、文書管理
部１、文書管理データベース１０、バージョン比較部
７、改訂頻度判定部１５、作業データ格納部８を具備
し、デジタルコピー機１０１とネットワークサーバ１０
２の両方に通信部２を具備するものであってもよい。こ
の場合、各部は、ＬＡＮ１００を介して互いに通信を行
うことにより第１の実施形態の説明と同様に第１〜第１
０の処理動作を行うことになる。

【００７２】このように、第１の実施形態で説明した文
書入出力装置の各部の機能を複数の機器に分散させて
も、前述同様な効果が得られる。以上説明したように、
上記第１〜第２の実施形態に係る文書入出力装置および
文書入出力システムは、印刷される文書を管理する文書
管理部１をもち、印刷された文書が再入力された場合
に、その文書を識別するために、印刷時に文書とバージ
ョンを識別する文書識別子を付加する印刷部３を具備
し、また、文書が入力された場合に、付加された文書識
別子を認識する認識部５、認識した文書識別子から、そ
のバージョンと最新バージョンを比較し、異なっている
場合にユーザへの通知、最新バージョンの印刷、差分の
印刷、履歴情報の印刷などの処理を行うバージョン比較
部７を具備し、さらに、文書印刷時にその文書の改訂頻
度を検索し、改訂頻度が高い場合は、それをユーザに通
知する改訂頻度判定部１５を具備することにより、文書
管理データベース１０で一元管理された文書を複数のユ
ーザがアクセスして改訂可能な環境下における文書の登
録及び印刷の際の利便性の向上と、文書の改訂によるそ
の文書を用いた作業の効率の低下防止が図れる。

【００７３】

【発明の効果】以上、説明したように、本発明によれ
ば、一元管理された文書を複数のユーザがアクセスして
改訂可能な環境下における文書の登録及び印刷の際の利
便性の向上と、文書の改訂によるその文書を用いた作業
の効率の低下防止が図れる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書入出力装置
の構成を概略的に示した図。

【図２】文書管理データベースで管理される文書管理デ
ータの記憶例を示した図。

【図３】文書識別子が付加された印刷文書の一例を示し
た図。

【図４】第１、第２の処理動作においてユーザに提示さ
れるメッセージの具体例を示した図。

【図５】第４の処理動作においてユーザに提示される改
訂情報の具体例を示した図。

【図６】第５の処理動作においてユーザに提示される改
訂履歴情報の具体例を示した図。

【図７】第７、第８の処理動作においてユーザに提示さ
れるメッセージの具体例を示した図。

【図８】図１の文書入出力装置の一般的な印刷手順を説
明するためのフローチャート。

【図９】第１の処理動作を説明するためのフローチャー
ト。

【図１０】第２の処理動作を説明するためのフローチャ
ート。

【図１１】第３の処理動作を説明するためのフローチャ
ート。

【図１２】第４の処理動作を説明するためのフローチャ
ート。

【図１３】第５の処理動作を説明するためのフローチャ
ート。

【図１４】第６の処理動作を説明するためのフローチャ
ート。

【図１５】第７の処理動作を説明するためのフローチャ
ート。

【図１６】第８の処理動作を説明するためのフローチャ
ート。

【図１７】文書入出力装置の他の構成を概略的に示した
図。

【図１８】第９、第１０の処理動作においてユーザに提
示されるメッセージの具体例を示した図。

【図１９】第９の処理動作を説明するためのフローチャ
ート。

【図２０】第１０の処理動作を説明するためのフローチ
ャート。

【図２１】本発明の第２の実施形態に係る文書入出力シ
ステムの全体の構成例を示した図。

【符号の説明】

１…文書管理部、２…通信部、３…印刷部、４…読取り
部、５…認識部、６…表示部、７…バージョン比較部、
８…作業データ格納部、１０…文書管理データベース、
１５…改訂頻度判定部。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】入力された文書データを少なくともその
文書識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する
文書管理手段を具備し、ユーザの指示に応じて前記文書
管理手段にアクセスして文書データの入力および出力の
ための所定の情報処理を行う文書入出力装置において、少なくとも文書識別子とバージョン情報を指定して前記
文書管理手段にアクセスした際、その指定された文書識
別子にて管理されている文書の最新のバージョン情報を
前記文書管理手段から読み出して、それを前記指定され
たバージョン情報と比較し、前記指定された文書のバー
ジョン情報が前記文書管理手段で管理されている文書の
最新バージョン情報と異なるとき、前記指定された文書
識別子にて管理される文書の改訂に関する情報を報知す
る手段を具備したことを特徴とする文書入出力装置。
【請求項２】前記指定された文書のバージョン情報が
前記文書管理手段で管理されている文書の最新のバージ
ョン情報と異なるとき、前記最新のバージョン情報にて
管理されている文書データを前記文書管理手段から読み
出して印刷する手段をさらに具備したことを特徴とする
請求項１記載の文書入出力装置。
【請求項３】入力された文書データを少なくともその
文書識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する
文書管理手段を具備し、ユーザの指示に応じて前記文書
管理手段にアクセスして文書データの入力および出力の
ための所定の情報処理を行う文書入出力装置において、少なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文
書の画像を読み取る読取手段と、この読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識
別子とバージョン情報を認識する認識手段と、この認識手段で認識された文書識別子にて管理されてい
る文書の最新のバージョン情報を前記文書管理手段から
読み出して、それを前記認識手段で認識されたバージョ
ン情報と比較し、前記認識手段で認識されたバージョン
情報が前記最新のバージョン情報と異なるとき、その旨
を報知する手段と、を具備したことを特徴とする文書入出力装置。
【請求項４】入力された文書データを少なくともその
文書識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する
文書管理手段を具備し、ユーザの指示に応じて前記文書
管理手段にアクセスして文書データの入力および出力の
ための所定の情報処理を行う文書入出力装置において、少なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文
書の画像を読み取る読取手段と、この読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識
別子とバージョン情報を認識する認識手段と、この認識手段で認識された文書識別子にて管理されてい
る文書の最新のバージョン情報を前記文書管理手段から
読み出して、それを前記認識手段で認識されたバージョ
ン情報と比較し、前記認識手段で認識されたバージョン
情報が前記最新のバージョン情報と異なるとき、前記最
新のバージョン情報にて管理されている文書データを前
記文書管理手段から読み出して印刷する手段と、を具備したことを特徴とする文書入出力装置。
【請求項５】入力された文書データを少なくともその
文書識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する
文書管理手段を具備し、ユーザの指示に応じて前記文書
管理手段にアクセスして文書データの入力および出力の
ための所定の情報処理を行う文書入出力装置において、少なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文
書の画像を読み取る読取手段と、この読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識
別子とバージョン情報を認識する認識手段と、この認識手段で認識された文書識別子にて管理されてい
る文書の最新のバージョン情報を前記文書管理手段から
読み出して、それを前記認識手段で認識されたバージョ
ン情報と比較し、前記認識手段で認識されたバージョン
情報が前記最新のバージョン情報と異なるとき、前記最
新のバージョン情報にて管理されている文書データと、
前記読取手段で読み取られた文書データの差分を出力す
る手段と、を具備したことを特徴とする文書入出力装置。
【請求項６】入力された文書データを少なくともその
文書識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する
文書管理手段を具備し、ユーザの指示に応じて前記文書
管理手段にアクセスして文書データの入力および出力の
ための所定の情報処理を行う文書入出力装置において、少なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文
書の画像を読み取る読取手段と、この読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識
別子とバージョン情報を認識する認識手段と、この認識手段で認識された文書識別子に基づき管理され
ている文書の最新のバージョン情報を前記文書管理手段
から読み出して、それを前記認識手段で認識されたバー
ジョン情報と比較し、前記認識手段で認識されたバージ
ョン情報が前記最新のバージョン情報と異なるとき、前
記認識手段で認識された文書識別子にて管理されている
文書のバージョン情報を前記文書管理手段から読出し、
それを基にその文書の改訂履歴情報を生成して所定のシ
ートに印刷する手段と、を具備したことを特徴とする文書入出力装置。
【請求項７】前記シートの画像を読取り、そのシート
に印刷された改訂履歴情報に基づきユーザにより指示さ
れたバージョン情報を認識し、その認識されたバージョ
ン情報にて管理されている文書データを前記文書管理手
段から読み出して印刷する手段をさらに具備したことを
特徴とする請求項６記載の文書入出力装置。
【請求項８】入力された文書データを少なくともその
文書識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する
文書管理手段を具備し、ユーザの指示に応じて前記文書
管理手段にアクセスして文書データの入力および出力の
ための所定の情報処理を行う文書入出力装置において、少なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文
書の画像を読み取る読取手段と、この読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識
別子とバージョン情報を認識する認識手段と、この認識手段で認識された文書識別子にて識別される文
書が前記文書管理手段に記憶されていないとき、その旨
を報知する手段と、を具備したことを特徴とする文書入出力装置。
【請求項９】入力された文書データを少なくともその
文書識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する
文書管理手段を具備し、ユーザの指示に応じて前記文書
管理手段にアクセスして文書データの入力および出力の
ための所定の情報処理を文書入出力装置において、少なくとも文書識別子を指定して前記文書管理手段にア
クセスした際、前記文書管理手段から前記指定された文
書識別子にて管理されている文書のバージョン情報を読
出し、それを基に改訂頻度を求め、その値が予め定めら
れた回数以上であるとき、その旨を報知する手段を具備
したことを特徴とする文書入出力装置。
【請求項１０】前記文書管理手段から読み出された文
書データを印刷する際、その文書の文書識別子とバージ
ョン情報を付加して印刷することを特徴とする請求項１
〜９のいずれか１つに記載の文書入出力装置。
【請求項１１】前記改訂頻度は、前記文書データが発
生してから現時点までの間に当該文書のバージョン情報
が読み出された回数であることを特徴とする請求項１０
記載の文書入出力装置。
【請求項１２】前記改訂頻度は、現時点から所定期間
までの間に前記文書のバージョン情報が読み出された回
数であることを特徴とする請求項１０記載の文書入出力
装置。
【請求項１３】ネットワークに接続された複数の情報
処理装置から構成され、前記複数の情報処理装置のうち
の１つは、入力された文書データを少なくともその文書
識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する文書
管理手段を具備し、前記複数の情報処理装置のそれぞれ
は、前記ネットワークを介して互いに通信を行って前記
文書管理手段にアクセスし、文書データの入力および出
力のための所定の情報処理を行う文書入出力システムに
おいて、前記複数の情報処理装置が少なくとも文書識別子とバー
ジョン情報を指定して前記文書管理手段にアクセスした
際、その指定された文書識別子にて管理されている文書
の最新のバージョン情報を前記文書管理手段から読み出
して、それを前記指定されたバージョン情報と比較し、
前記指定された文書のバージョン情報が前記最新のバー
ジョン情報と異なるとき、前記指定された文書識別子に
て管理される文書の改訂に関する情報を報知することを
特徴とする文書入出力システム。
【請求項１４】前記指定された文書のバージョン情報
が前記文書管理手段で管理されている文書の最新のバー
ジョン情報と異なるとき、前記最新のバージョン情報に
て管理されている文書データを前記文書管理手段から読
み出して、それを前記複数の情報処理装置のうちの１つ
で印刷することを特徴とする請求項１３記載の文書入出
力システム。
【請求項１５】ネットワークに接続された複数の情報
処理装置から構成され、前記複数の情報処理装置のうち
の１つは、入力された文書データを少なくともその文書
識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する文書
管理手段を具備し、前記複数の情報処理装置のそれぞれ
は、前記ネットワークを介して互いに通信を行って前記
文書管理手段にアクセスし、文書データの入力および出
力のための所定の情報処理を行う文書入出力システムに
おいて、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、少
なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文書
の画像を読み取る読取手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識別
子とバージョン情報を認識する認識手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記認識手段で認識された文書識別子にて管理されている
文書の最新のバージョン情報を読み出して、それを前記
認識手段で認識されたバージョン情報と比較し、前記認
識手段で認識されたバージョン情報が前記最新のバージ
ョン情報と異なるとき、その旨を報知する報知手段と、を具備したことを特徴とする文書入出力システム。
【請求項１６】ネットワークに接続された複数の情報
処理装置から構成され、前記複数の情報処理装置のうち
の１つは、入力された文書データを少なくともその文書
識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する文書
管理手段を具備し、前記複数の情報処理装置のそれぞれ
は、前記ネットワークを介して互いに通信を行って前記
文書管理手段にアクセスし、文書データの入力および出
力のための所定の情報処理を行う文書入出力システムに
おいて、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、少
なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文書
の画像を読み取る読取手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識別
子とバージョン情報を認識する認識手段を具備し、前
記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前記
認識手段で認識された文書識別子にて管理されている文
書の最新のバージョン情報を前記文書管理手段から読み
出して、それを前記認識手段で認識されたバージョン情
報と比較し、前記認識手段で認識されたバージョン情報
が前記最新のバージョン情報と異なるとき、前記最新の
バージョン情報にて管理されている文書データを前記文
書管理手段から読み出す手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記文書管理手段から読み出された文書データを印刷する
手段を具備したことを特徴とする文書入出力システム。
【請求項１７】ネットワークに接続された複数の情報
処理装置から構成され、前記複数の情報処理装置のうち
の１つは、入力された文書データを少なくともその文書
識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する文書
管理手段を具備し、前記複数の情報処理装置のそれぞれ
は、前記ネットワークを介して互いに通信を行って前記
文書管理手段にアクセスし、文書データの入力および出
力のための所定の情報処理を行う文書入出力システムに
おいて、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、少
なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文書
の画像を読み取る読取手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識別
子とバージョン情報を認識する認識手段を具備し、前
記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前記
認識手段で認識された文書識別子にて管理されている文
書の最新のバージョン情報を前記文書管理手段から読み
出して、それを前記認識手段で認識されたバージョン情
報と比較し、前記認識手段で認識された文書のバージョ
ン情報が前記最新のバージョン情報と異なるとき、前記
最新のバージョン情報にて管理されている文書データ
と、前記読取手段で読み取られた文書データの差分デー
タを生成する手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記差分データを出力する手段を具備したことを特徴とす
る文書入出力システム。
【請求項１８】ネットワークに接続された複数の情報
処理装置から構成され、前記複数の情報処理装置のうち
の１つは、入力された文書データを少なくともその文書
識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する文書
管理手段を具備し、前記複数の情報処理装置のそれぞれ
は、前記ネットワークを介して互いに通信を行って前記
文書管理手段にアクセスし、文書データの入力および出
力のための所定の情報処理を行う文書入出力システムに
おいて、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、少
なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文書
の画像を読み取る読取手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識別
子とバージョン情報を認識する認識手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記認識手段で認識された文書識別子にて管理されている
文書の最新のバージョン情報を前記文書管理手段から読
み出して、それを前記認識手段で認識されたバージョン
情報と比較し、前記認識手段で認識されたバージョン情
報が前記最新のバージョン情報と異なるとき、前記認識
手段で認識された文書識別子にて管理されている文書の
バージョン情報を前記文書管理手段から読み出して、そ
れを基にその文書の改訂履歴情報を生成する手段を具備
し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記改訂履歴情報を所定のシートに印刷する手段を具備し
たことを特徴とする文書入出力システム。
【請求項１９】前記複数の情報処理装置のうちの少な
くとも１つは、前記シートの画像を読取り、そのシート
に印刷された改訂履歴情報に基づきユーザにより指示さ
れたバージョン情報を認識するシート認識手段を具備
し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記文書管理装置から読み出された前記シート認識手段で
認識されたバージョン情報にて管理されている文書デー
タを印刷する手段をさらに具備したことを特徴とする請
求項１６記載の文書入出力システム。
【請求項２０】ネットワークに接続された複数の情報
処理装置から構成され、前記複数の情報処理装置のうち
の１つは、入力された文書データを少なくともその文書
識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する文書
管理手段を具備し、前記複数の情報処理装置のそれぞれ
は、前記ネットワークを介して互いに通信を行って前記
文書管理手段にアクセスし、文書データの入力および出
力のための所定の情報処理を行う文書入出力システムに
おいて、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、少
なくとも文書識別子とバージョン情報が印刷された文書
の画像を読み取る読取手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記読取手段で読み取られた文書の画像から前記文書識別
子とバージョン情報を認識する認識手段を具備し、前記複数の情報処理装置のうちの少なくとも１つは、前
記認識手段で認識された文書識別子にて識別される文書
が前記文書管理手段に記憶されていないとき、その旨を
報知する手段を具備したことを特徴とする文書入出力シ
ステム。
【請求項２１】ネットワークに接続された複数の情報
処理装置から構成され、前記複数の情報処理装置のうち
の１つは、入力された文書データを少なくともその文書
識別子とバージョン情報とともに記憶して管理する文書
管理手段を具備し、前記複数の情報処理装置のそれぞれ
は、前記ネットワークを介して互いに通信を行って前記
文書管理手段にアクセスし、文書データの入力および出
力のための所定の情報処理を行う文書入出力システムに
おいて、前記複数の情報処理装置から少なくとも文書識別子を指
定して前記文書管理手段にアクセスした際、前記文書管
理手段から読み出された前記指定された文書識別子にて
管理されている文書のバージョン情報をもとに改訂頻度
を求め、その値が予め定められた回数以上であるとき、
その旨を報知する手段を具備したことを特徴とする文書
入出力システム。
【請求項２２】前記複数の情報処理装置のうちの少な
くとも１つで前記文書管理手段から読み出された文書デ
ータを印刷する際、その文書の文書識別子とバージョン
情報を付加して印刷することを特徴とする請求項１３〜
２１のいずれか１つに記載の文書入出力システム。
【請求項２３】前記改訂頻度は、前記文書データが発
生してから現時点までの間に当該文書のバージョン情報
が読み出された回数であることを特徴とする請求項２２
記載の文書入出力システム。
【請求項２４】前記改訂頻度は、現時点から所定期間
までの間に前記文書のバージョン情報が読み出された回
数であることを特徴とする請求項２２記載の文書入出力
システム。