JP4445513B2

JP4445513B2 - 文書管理方法、文書管理システム、コンピュータプログラム、および、画像形成装置

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Publication number: JP4445513B2
Application number: JP2007102115A
Authority: JP
Inventors: 彰吾百武; 裕昭石塚; 稔青嶋; 昭夫木澤; 博之北田
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2001-03-01
Filing date: 2007-04-09
Publication date: 2010-04-07
Anticipated expiration: 2022-02-26
Also published as: JP2007213604A; CN1374616A; EP1237096A3; US20060168148A1; HK1050409A1; US20070133051A1; US7734715B2; US20040215671A1; US8059291B2; US7877458B2; CN100477709C; CN1320475C; JP4067844B2; US20070150534A1; JP2002351644A; EP1237096A2; CN1744651A

Description

本発明は、文書若しくはファイルを管理するための方法、コンピュータベースのシステム、コンピュータプログラム、および、画像形成装置に関する。

アプリケーションサービスプロバイダ（ＡＳＰ）は、ユーザ（各顧客、会社、企業体等）に、インターネットのようなネットワークを介して、そうでなければ顧客のローカルコンピュータ上に配置されなければならないアプリケーション及び関連サービスにアクセスすることを提供する、１つの存在、典型的には、１つの会社である。例えば、ＡＳＰは、法律、医学、財務、教育、科学若しくはマーケティングの文書からなる検索可能なデータベースを提供することができる。その代わりに、ある会社は、アプリケーションが、会社の従業者のパーソナルコンピュータではなく、会社のネットワークを介して従業者がアクセス可能な会社のコンピュータ上にある構内型ＡＳＰを提供する。この文書用には、「ＡＳＰ」という語は、広義に解釈され、かつ、ユーザのコンピュータ上にロードされていないアプリケーションをユーザが使用することを許容するプロバイダを含むように意図されている。

インターネットを介して接続される従来のＡＳＰのネットワークの例が、図１に示され、図１は、インターネット５０を介して接続される４つの例示的な文書ＡＳＰ１０−４０を示す。この例において、ユーザ７０は、インターネット５０を介して、独立にＡＳＰ１０−４０に接続可能であり、文書をダウンロードし、パーソナルコンピュータ８０のスクリーン上で見るか、あるいはプリンタ８２を用いて印刷し、ローカル記憶デバイス８４及び／又は媒体駆動装置８６に記憶することができる。

今時、様々な種類のサービス及び文書を提供する膨大な数のＡＳＰが存在する。例えば、あるＡＳＰは、法律文書を提供し、一方、他のＡＳＰは、マーケティング文書を提供し、さらに別のＡＳＰは、教育、科学、財務、あるいは医学文書を提供することができる。さらに、別異のＡＳＰは、例えば、異なるグラフィックユーザインターフェース（ＧＵＩ）を使用して、これらの文書を異なるフォーマットで提供することもできる。ユーザが異なる種類の文書、例えば、法律文書、財務文書、科学文書を必要とし、それぞれの文書が異なるＡＳＰに記憶されているときには、ユーザは、所望の文書を提供するＡＳＰを検索し、見出し、それにアクセスしなければならない。多数の異なる種類の文書が所望されているときには、ユーザは、ＡＳＰを検索し、見出し、いくつかのＡＳＰにアクセスすることが必要となる可能性がある。この多重検索必要性は、ユーザにとって時間を要する。さらに、種々のＡＳＰは、異なるフォーマットを使用して、文書を提供するので、ユーザは、単一フォーマットの文書を取得するためには、文書を再フォーマットすることが必要となる可能性がある。この再フォーマットもユーザにとっては、煩雑である。殆どのＡＳＰは、典型的には、利用ごとの支払いもしくは契約に基づいて、それらの提示サービスに対し顧客に課金するので、顧客あるいはユーザは、いくつかの請求金額あるいは使用したＡＳＰごとの請求金額を支払うことが必要となる可能性がある。この多重請求システムは、それ故、ユーザを更なる苦痛に曝す。

これらの問題を軽減する労力では、文書をＡＳＰから抽出し又はそれに記憶する管理システム、コンピュータプログラム製品及び方法が、通常に認められた共に出願中の米国特許出願０９／６８４９６５に開示され、ここで参照により引用される。

米国特許出願０９／６８４９６５に開示された管理システム、コンピュータプログラム製品及び方法は、エイリア（alia）間で、ネットワーク上のＡＳＰを検索し、文書、ＵＲＬ及び他のデータを抽出し、文書マネジャー内であるいはユーザで、ＡＳＰにある文書及びデータを記憶し、文書をフォーマットし、複数のＡＳＰからの複数の請求書から統一請求書を生成し、発行するように構成されている。文書マネジャーは、文書管理に関する専門的な助言を提供し、記憶された文書を管理することができる。

本発明の１つの目的は、オペレータ、例えばシステム利用者が、画像形成装置、米国特許出願０９／６８４９６５に開示されているような文書マネジャー及びＡＳＰと利便性良く交信することを許容するように、ユーザインターフェース若しくはメニューを提供する方法、システムまたはコンピュータプログラム製品を提供することである。特に、本発明は、多機能デジタルコピー機のような画像形成装置に表示されるメニューを介して利便性良く交信することにより、ＡＳＰへの文書の記憶及びＡＳＰからの文書抽出のような文書マネジャーにより提供されるサービスを、オペレータが利用することを許容する。例えば、オペレータは、多機能デジタルコピー機に表示されるメニューを使用して、記憶要求、記憶する文書及び所望の記憶場所を入力することにより、文書マネジャーにＡＳＰで文書を記憶するように要求することが可能である。オペレータは、また、多機能デジタルコピー機に表示されるメニューを使用して、抽出要求及び所望の文書を見出すためのキーワードを入力することにより、文書マネジャーにＡＳＰから文書を抽出するように要求しても良い。

この目的及び他の目的を達成するために、本発明は、画像形成装置、文書マネジャー及びＡＳＰと交信するためのメニューを提供するように構成されたコンピュータベースのシステムを提供する。本発明によるシステムは、典型的には、オペレータ及び／又は文書マネジャー及び／又はＡＳＰからデータを受信し、所望の方法で受信データを変換し、その後画像形成装置へ変換したデータストリームを出力するコンピュータプログラムを有する。例えば、コンピュータプログラムは、文書を検索し、抽出し、あるいは保存する要求を受信し、かつ、出力することができる。コンピュータプログラムは、受信した要求に基づいて画像形成装置のスクリーンに、メニューを選択して送信することができる。コンピュータプログラムは、ユーザＩＤ、文書（例えば、オペレータによりスキャンされた）、名前（例えば、文書、オペレータ、著作者に関する）、住所（例えば、ストリート、私書箱、電子メールアドレス）、電話番号、日付及び時刻（例えば、文書生成あるいは文書要求の）、シリアル番号（例えば、文書をスキャンしたデバイス）のような情報、及び他の透かし情報を受信し、出力する。コンピュータプログラムは、ＡＳＰから、要求された文書、文書名、ＵＲＬ、著作者名、抽出印刷日付、透かし情報のような情報を受信し、出力する。コンピュータプログラムは、受信したオペレータ情報に基づいてメニューを選択し、作成し、要求し、若しくは受信し、かつ、このメニューを画像形成装置のスクリーンに送信することができる。１つの実施例においては、選択されたメニューは、画像形成装置のオペレータ又は画像形成装置に対してカスタマイズされる。

上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係る文書管理方法は、
画像形成装置が、
文書を記憶する複数の記憶場所を管理する文書マネジャー手段に、通信ネットワークを介して前記画像形成装置を接続するステップと、
前記文書マネジャー手段に、文書を管理するための文書管理用メニュー情報を要求するステップと、
前記要求に応答して前記文書マネジャー手段より送信されてきた、少なくとも操作者のユーザＩＤと要求タイプを入力させるための前記文書管理用メニュー情報を受信するステップと、
前記文書管理用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示するステップと、
前記表示スクリーンに表示されたメニュー画面の操作により、操作者のユーザＩＤ、および、文書を記憶する記憶場所を含む記憶要求、もしくは、文書抽出要求のいずれかを示す要求タイプを入力するステップと、
入力された要求タイプが記憶要求であり、記憶場所がアプリケーションサービスプロバイダである場合に前記文書マネジャー手段から送信されるアクセスレベル登録用のメニュー画面を受信して前記表示スクリーンに表示するステップと、
前記アクセスレベル登録用のメニュー画面での操作により、記憶させる文書のアクセスレベルが登録された場合に、少なくとも該文書の文書タイプを指定するメニュー画面を前記表示スクリーンに表示するステップと、
該メニュー画面の操作で文書タイプが指定された場合に、前記画像形成装置が備えるスキャナユニットにより文書をスキャンして、該文書を電子化するステップと、
前記電子化された文書を、前記要求タイプとして入力された前記記憶場所へ送信するステップと、
を実行することを特徴とする。

上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係る文書管理システムは、
通信ネットワークを介して接続された画像形成装置と、文書を記憶する複数の記憶場所を管理する文書マネジャーと、から構成された文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
前記文書マネジャー手段に、文書を管理するための文書管理用メニュー情報を要求する手段と、
前記要求に応答して前記文書マネジャー手段より送信されてきた、少なくとも操作者のユーザＩＤと要求タイプを入力させるための前記文書管理用メニュー情報を受信する手段と、
前記文書管理用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示する手段と、
前記表示スクリーンに表示されたメニュー画面の操作により、操作者のユーザＩＤ、および、文書を記憶する記憶場所を含む記憶要求、もしくは、文書抽出要求のいずれかを示す要求タイプを入力する手段と、
入力された要求タイプが記憶要求であり、記憶場所がアプリケーションサービスプロバイダである場合に前記文書マネジャー手段から送信されるアクセスレベル登録用のメニュー画面を受信して前記表示スクリーンに表示する手段と、
前記アクセスレベル登録用のメニュー画面での操作により、記憶させる文書のアクセスレベルが登録された場合に、少なくとも該文書の文書タイプを指定するメニュー画面を前記表示スクリーンに表示する手段と、
該メニュー画面の操作で文書タイプが指定された場合に、前記画像形成装置が備えるスキャナユニットにより文書をスキャンして、該文書を電子化する手段と、
前記電子化された文書を、前記要求タイプとして入力された前記記憶場所へ送信する手段と、
を備えることを特徴とする。
また、上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係るコンピュータプログラムは、
文書を記憶する複数の記憶場所を管理する文書マネジャー手段と通信ネットワークを介して接続される画像形成装置を制御するコンピュータに、
前記通信ネットワークを介して画像形成装置を文書マネジャー手段に接続する機能と、
前記文書マネジャー手段に対し、文書を記憶するための文書管理用メニュー情報を要求する機能と、
前記要求に応答して前記文書マネジャー手段より送信されてきた、少なくとも操作者のユーザＩＤと要求タイプを入力させるための前記文書管理用メニュー情報を受信する機能と、
前記文書管理用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示する機能と、
前記表示スクリーンに表示されたメニュー画面の操作により、操作者のユーザＩＤ、および、文書を記憶する記憶場所を含む記憶要求、もしくは、文書抽出要求のいずれかを示す要求タイプを入力する機能と、
入力された要求タイプが記憶要求であり、記憶場所がアプリケーションサービスプロバイダである場合に前記文書マネジャー手段から送信されるアクセスレベル登録用のメニュー画面を受信して前記表示スクリーンに表示する機能と、
前記アクセスレベル登録用のメニュー画面での操作により、記憶させる文書のアクセスレベルが登録された場合に、少なくとも該文書の文書タイプを指定するメニュー画面を前記表示スクリーンに表示する機能と、
該メニュー画面の操作で文書タイプが指定された場合に、前記画像形成装置が備えるスキャナユニットにより文書をスキャンして、該文書を電子化する機能と、
前記電子化された文書を、前記要求タイプとして入力された前記記憶場所へ前記文書マネジャー手段を介して送信する機能と、
を実現させることを特徴とする。
また、上記目的を達成するため、本発明の第４の観点に係る画像形成装置は、
文書を記憶する複数の記憶場所を管理する文書マネジャー手段に対し、文書を管理するための文書管理用メニュー情報を、通信ネットワークを介して要求する手段と、
前記要求に応答して前記文書マネジャー手段より送信されてきた、少なくとも操作者のユーザＩＤと要求タイプを入力させるための前記文書管理用メニュー情報を受信する手段と、
前記文書管理用メニュー情報に基づきメニュー画面を画像形成装置の表示スクリーンに表示する手段と、
前記表示スクリーンに表示されたメニュー画面の操作により、操作者のユーザＩＤ、および、文書を記憶する記憶場所を含む記憶要求、もしくは、文書抽出要求のいずれかを示す要求タイプを入力する手段と、
入力された要求タイプが記憶要求であり、記憶場所がアプリケーションサービスプロバイダである場合に前記文書マネジャー手段から送信されるアクセスレベル登録用のメニュー画面を受信して前記表示スクリーンに表示する手段と、
前記アクセスレベル登録用のメニュー画面での操作により、記憶させる文書のアクセスレベルが登録された場合に、少なくとも該文書の文書タイプを指定するメニュー画面を前記表示スクリーンに表示する手段と、
該メニュー画面の操作で文書タイプが指定された場合に、前記画像形成装置が備えるスキャナユニットにより文書をスキャンして、該文書を電子化する手段と、
前記電子化された文書を、前記要求タイプとして入力された前記記憶場所へ送信する手段と、
を備えることを特徴とする。

本発明によれば、例えばシステム利用者が、画像形成装置、文書マネジャー及びＡＳＰと利便性良く交信することを許容するようなメニューを提供する文書管理システム等を提供することができる。

本発明の実施の形態にかかる文書管理システム、画像形成装置、コンピュータプログラ及び文書管理方法について、以下図面を参照して説明する。

いくつかの図を通じて参照番号が同一若しくは対応する部位を示すような図面を参照して、図２は、本発明による文書管理システムのブロックダイアグラムであり、特に、多機能デジタルプリンタのように、リモート位置から文書マネジャーと交信することを許容するメニューを提供するものである。システムは、少なくとも１つの、しかし好ましくは複数のＡＳＰ１０−４０を相互に接続するネットワーク５０と、文書マネジャー６０と、ネットワーク５５を介して文書マネジャー６０に接続された少なくとも１のユーザ、しかし好ましくは複数のユーザ７０、７２、７４、７６とを有する。このため、ユーザ７０、７２、７４、７６は、文書マネジャー６０に関してリモートユーザである。ネットワーク５０及び５５は、好ましくはインターネットであるが、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、イントラネットのような任意のタイプのネットワーク、エクストラネット、あるいはこれらの組合せであっても良い。エクストラネットは、例えばインターネットを介して、外部ユーザに対する制御されたアクセスを提供するために使用され得る。ネットワーク５０及び５５に対するユーザ７０及び文書マネジャー６０の接続状態は、当該分野では公知であり、例えば、Ron White著「コンピュータはどのように動くか」Que Corporation発行、１９９９年９月、ＩＳＢＮ：０−７８９７−２１１２−０の第３８部、３４０〜３４９頁に説明されており、この本の内容全体は、参照により引用される。仮想プライベートネットワーク、あるいは無線通信のようなネットワーク５０及び５５に対する他の通信網も、同様に使用可能である。

図２に示すように、ユーザ７２（及び同様にユーザ７０、７４、７６）は、ＰＣ８０、多機能プリンタ（ＭＦＰ，multi-function printer）９０及び図示しないグループウェアデータベースへのアクセスを提供することができるサーバ１００を備えることができる。勿論、ユーザ７２（及び同様にユーザ７０、７４、７６）は、また、プリンタ８２、ローカル記憶デバイス８４、若しくは媒体駆動装置８６、又はこれら装置の組合せを具備することができる。その代わりに、ユーザ７０、７２、７４、７６は、ＲｉｃｏｈｅＣａｂｉｎｅｔ（商標）のような他の多機能デバイスを有しても良い。

図２に示すように、ユーザ７２（及び同様にユーザ７０、７４、７６）は、その詳細が米国特許出願０９／６８４９６５に記載されている文書マネジャー６０により提供される多数のサービスから恩恵を受けるように、ネットワーク／インターネット５５を介して文書マネジャー６０と交信（データ交換）可能である。例えば、文書を検索、抽出する要求、又はＭＦＰ９０によりスキャンされた文書をＡＳＰで記憶する要求を、文書マネジャー６０に提供することができる。ユーザ７２は、また、ユーザＩＤ、パスワード、文書をスキャンした人名、文書の著作者名、スキャン日時、文書のバージョン、ＭＦＰ９０のシリアル番号及び／又は位置のような他の情報を文書マネジャー６０に提供しても良い。

好ましい実施例において、オペレータが文書マネジャー６０により提供されるサービスを利便性良く利用することを許容するように、ＭＦＰ９０は、ＭＦＰ９０のオペレータにより入力される情報に基づいてインタラクティブなメニューを提供する。これらのインタラクティブなメニューは、ネットワーク５５を介して、文書マネジャー６０からＭＦＰ９０によりダウンロードされ得る。ＭＦＰ９０は、オペレータ用表示スクリーンにインタラクティブなメニューを表示することができる。好ましい実施例において、ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＣｏｒｐ．社製のＩｎｔｅｒｎｅｔＥｘｐｌｏｒｅｒ（商標）又はＮｅｔｓｃａｐｅ社製ＮｅｔｓｃａｐｅＮａｖｉｇａｔｏｒ（商標）のようなブラウザがＭＦＰ９０にインストールされ、その結果、ＭＦＰ９０のオペレータは、閲覧操作を使用して文書マネジャー６０にアクセス可能である。ＭＦＰ９０は、以下図３〜図６とともに詳細に説明される。

図３〜図４に示すＭＦＰ９０は、中央演算ユニット（ＣＰＵ）３３１を具備し、種々のエレメントが内部バス３３２によりＣＰＵ３３１に接続される。ＣＰＵ３３１は、多数のタスクを行う一方で、ＭＦＰ９０の状態を監視（モニタ）する。ＣＰＵ３３１に接続されるエレメントは、リードオンリーメモリ（ＲＯＭ）３３３、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）３３４、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３３５、フレキシブルディスク３０７を受け入れ可能なフレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）３３６、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）３３８及びモデムユニット３３９を含む。さらに、制御パネル３３７、スキャナユニット３４０、プリンタユニット３４１及び画像処理ユニット３４２が、内部バス３３２によりＣＰＵ３３１に接続され得る。Ｉ／Ｆ３３８及びモデムユニット３３９の両者は、さらに公衆電話回線（図示しない）に接続される通信ネットワーク３００に接続される。このため、ＭＦＰ９０は、通信ネットワーク３００を介して、ＰＣ８０又はネットワーク５５に接続可能である。本発明の１つの実施例に従って、ここで全ての内容が参照により引用される米国特許５９２８３３５に示されるサーバを使用して、ＭＦＰ９０は、装備され得る。

ＭＦＰ９０がデジタルコピー機を備える実施例においては、モデムユニット３３９、スキャナユニット３４０、プリンタユニット３４１及び画像処理デバイス３４２は、一括してＭＦＰ９０の画像処理ユニットと呼称される。これらのエレメントは、デジタルコピー機として画像処理機能を実行するＭＦＰ９０のハードウェアに対応する。

好ましい実施例において、ＭＦＰ９０に対するプログラムコード指令は、ＨＤＤ３３５に記憶され、ＣＰＵ３３１により実行され得る。これらの指令は、メニューを作成し、選択し、抽出し、送信し、表示し、記憶する指令のような、メニュー管理指令である。換言すれば、これらの指令は、図７〜図１５に対応させて、以下詳細に記述される方法のステップを実行する指令であっても良い。これらの指令は、ＭＦＰ９０が文書マネジャー６０と交信し、制御パネル３３７及びＭＦＰ９０の画像処理ユニットを制御することを許容する。これらの指令は、また、画像処理指令であっても良い。

その代わりに、プログラムコード指令は、フレキシブルディスク３０７に記憶され、ＦＤＤ３３６により読み出され、指令を実行するためにＣＰＵ３３１により処理される。その代わりに、プログラムコード指令は、フレキシブルディスク３０７からＨＤＤ３３５に読み出されても良い。さらにまた、プログラムコード指令は、ＲＯＭ３３３にロードされても良い。このため、本発明において、ＨＤＤ３３５、フレキシブルディスク３０７、ＲＡＭ３３４及びＲＯＭ３３３のうちいずれか任意のものが、プログラムコード指令を記憶することができるコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に対応する。本発明による当該指令を記憶することができる他のデバイス及び媒体は、例えば、磁気ディスク、ＤＶＤを含む光学ディスク、ＭｏｓのようなＭＯディスク及びＰＣカードのような半導体メモリカードを含む。

好ましい実施例においては、制御パネル３３７は、ＭＦＰ９０のオペレータが文書マネジャー６０と交信することを許容するメニューを表示する表示スクリーン１４２（図５（ａ）−（ｃ）及び図６（ａ）−（ｂ）参照）を含む。この表示スクリーン１４２は、ＬＣＤ、プラズマディスプレイ、あるいはブラウン管（ＣＲＴ）であり得る。表示スクリーン１４２は、制御パネル３３７に統合されたり、埋め込まれたりする必要はないが、単純に、有線あるいは無線接続のいずれかにより、制御パネル３３７に接続され得る。制御パネル３３７は、情報を入力し、種々の操作を要求するためのキーを含んでも良い。その代わりに、制御パネル３３７及び表示スクリーン１４２は、キーボード、マウス、リモート制御、表示スクリーン１４２へのタッチ、音声認識又は目の動きの追跡、若しくはこれらの組合せにより動作し得る。

表示スクリーン１４２に表示されるメニューの例が図５（ａ）に示され、ここで、表示スクリーン１４２は、ＭＦＰ９０のオペレータをして文書マネジャー６０と交信することを許容するメニューを表示する。この例では、文書マネジャー６０は、表示スクリーン１４２上では「文書モール」として参照される。表示スクリーン１４２は、メッセージ領域５００のような１つのあるいは複数のメッセージ領域を有することができる。例えば、メッセージ領域５００は、オペレータ（「ユーザ」）が新規である場合の署名の要求、又は無料文書相談を開始するオプションを提供するような、種々のオプション若しくは要求をオペレータに通知することができる。表示スクリーン１４２は、文書マネジャー６０により提供されるオンライン文書コンサルティングセッションを開始するように選択し得る選択ボタン５１０のような、１つの又は複数の選択ボタンを具備し得る。表示スクリーン１４２は、インタラクティブ領域５２０、５３０、５４０のような、１つの又は複数のインタラクティブ領域を有することができる。この例においては、インタラクティブ領域５２０、５３０は、オペレータに、ユーザＩＤ及びユーザパスワードをそれぞれ入力することを許容する。インタラクティブ領域５４０は、オペレータに、文書マネジャー６０を使用してＡＳＰに文書を記憶する要求、及び／又は文書マネジャー６０を使用してＡＳＰから文書を抽出する要求を選択することを許容する。インタラクティブ領域５５０は、オペレータに、法律、財務、保険関係、工学関係、経理関係、若しくは総務関係のような、記憶若しくは抽出する文書のタイプを識別することを許容する。勿論、他のタイプの文書も表示スクリーン１４２に表示され得る。例えば、マウスのボタンをクリックすること、リモート制御、キーボード若しくは制御パネル３３７のキーの押下げ、表示スクリーン１４２へのタッチ、コマンドの送話等により、選択ボタン５１０及びインタラクティブ領域５２０−５５０は、活性化され得る。

図５（ａ）に示す表示スクリーン１４２上に表示されるメニューから文書モールオプションの１つ（例えば、記憶若しくは抽出）が選択された後、ＭＦＰ９０は、表示スクリーン１４２上に次のメニューを表示することができる。例えば、記憶オプションが選択された場合には、図５（ｂ）に示すメニューは、ＭＦＰ９０のオペレータに、文書タイトルウィンドウ５５５に文書のタイトルを、日付ウィンドウ５６０に要求日を、アクセスレベルウィンドウ５６５に文書のアクセスレベル（後述する）を入力するように催促する。オペレータは、また、文書を「見るだけの」文書若しくは「見て変更する」文書として記憶すべきかどうかを示すようにしても良い。文書が「見るだけの」文書として記憶される場合には、印刷用に透かしを文書に付加する可能性のある例外を除いて、以降の当該文書の抽出は、編集することなく文書を見ることのみを許容する。文書が「見て変更する」文書として記憶される場合には、これ以降、オペレータは、当該文書を見るため及び編集するために抽出することができる。

文書のアクセスレベルの概念は、詳細は、米国特許出願０９／６８４９６５に記載されている。端的には、アクセスレベルは、特定のユーザが文書マネジャー６０を介してアクセスすることができるＡＳＰにある文書を識別する。ユーザ７２（及び同様にユーザ７０、７４、７６）は、ＡＳＰに記憶される各文書に対してアクセスレベルを割り当てることができる。抽出操作中に、ユーザのＩＤが、文書マネジャー６０に送信され、文書マネジャー６０は、ユーザのアクセスレベルに適合する文書を抽出する。結果として、セキュリティ管理は達成可能であり、検索時間が短縮可能である。各ユーザに対するアクセスレベルは、文書マネジャー６０に記憶され得る。文書がＡＳＰに記憶されるとき、アクセスレベルは各文書に設定される。各記憶された文書に対するアクセスレベルもまた、ＡＳＰに記憶可能である。文書マネジャー６０が文書抽出操作を実行するとき、文書マネジャーの検索エンジン及び／又は、ＡＳＰの検索エンジンは、ユーザのアクセスレベルに適合するアクセスレベルを有する文書に対してのみ、抽出操作を実行する。結果的に、抽出時間が短縮され、高度のセキュリティ文書が適当なユーザによってのみアクセスされ得る。

抽出オプションが図５（ａ）で選択されると、図５（ｃ）に示すメニューが、ＭＦＰ９０のオペレータに、キーワードウィンドウ５７０に複数のキーワードを、日付ウィンドウ５６０に日付を、オプションとして文書タイプウィンドウ５７５に抽出される文書のタイプを入力するように催促するために表示され得る。文書タイプウィンドウ５７５は、法律、財務、工学、会計、総務のような複数の文書タイプのうちから１つを選択するためのプルダウンメニューを有しても良い。

図５（ａ）〜図５（ｃ）は、ＭＦＰ９０のオペレータが文書マネジャー６０と交信することを許容するために表示スクリーン１４２上に表示されるメニューの例である。別異のレイアウト、別異の名前、別異のデザイン、別異のフォント、領域及びボタンに対する別異の寸法及び別異のオプションを伴う他のメニューが、本発明の精神の範囲内で可能である。

本発明に使用可能な表示スクリーン１４２を有するＭＦＰ９０に対する制御パネル３３７の例が図６（ａ）に示される。制御パネル３３７は、表示スクリーン１４２のコントラストを変更する表示スクリーン１４２に隣接するコントラスト量キー１４３を含むことができる。制御パネル３３７は、また、押し下げられたときに複写操作若しくはＡＳＰ文書操作を開始する開始キー１４９及びデータ入力用テンキーのキーパッド１５０を含み得る。制御パネル３３７は、また、アルファベットの又は英数字のキーパッド（図示しない）を含んでも良い。これらのキーパッドは、例えば、オペレータのユーザＩＤ、パスワード、記憶又は抽出する文書の文書名及びタイプ、文書を記憶する場所、キーワード、日付、アクセスレベル及び文書マネジャー６０に送信するその他の情報を入力するために使用可能である。勿論、キーパッド１５０は、コピーの数、所望の拡大率／縮小率のような複写モード情報を入力するためにも使用され得る。制御パネル３３７は、また、押し下げられると、プリセットされた数をクリアするか複写操作を停止するための設定数クリア及び複写停止キー１５１を含んでも良い。ＡＳＰ文書モードにおいて、キー１５１は、また、キーパッド１５０から入力された文字を消去するためにも使用可能である。確認キー１５２は、また、コピーの数、拡大／縮小、及び／又は複写紙のマージンのような、ＭＦＰ９０を複写機として使用するための情報を確認するために使用され得る。制御パネル３３７は、また、押し下げられると、文書記憶操作若しくは文書抽出操作若しくは複写操作を中断するための複写中断キー１５３を有しても良い。定着ローラを予熱するための予熱キー１５４、及び／又はプリセットされたモードをクリアするモードクリアキー１５４もまた、制御パネル３３７に含まれ得る。制御パネル３３７のキー１５５及びキー１４４〜１４８は、ＭＦＰ９０の種々のモードの他の操作に対して使用可能である。本発明の１つの実施例によれば、制御パネル３３７は、ここでその全内容が参照により引用される米国特許６０２３５９３に示される制御パネルを使用して実施され得る。

図５（ａ）〜図５（ｃ）及び図６（ａ）〜図６（ｂ）に示される表示スクリーン１４２は、例えば、液晶、蛍光材料のようなフィルドット表示エレメントから構成可能であり、フルドット表示エレメント上に重ねられたシート状のマトリックスタッチパネルを含むことができる。表示スクリーン１４２に表示されるインタラクティブメニューの例が図６（ｂ）に示される。図６（ｂ）に示すインタラクティブメニューは、ＭＦＰ９０のＲＡＭ３３４に記憶され、そこから読み出され得る。換言すれば、図６（ｂ）に示すインタラクティブメニューは、ＭＦＰ９０と文書マネジャー６０との間のネットワークを接続することなく、表示スクリーン１４２に表示され得る。好ましい実施例において、図６（ｂ）に示すインタラクティブメニューは、ＭＦＰ９０がオンにされたとき、ＲＡＭ３３４から読み出され、表示される基本メニュー（「基本スクリーン」）である。この実施例では、表示スクリーン１４２は、例えば、紙トレイを選択し、コピーの針留めを要求し、縮小又は拡大し、マージンを設定する等のために、１つ又は複数の複写オプション及びメッセージを表示するために使用され得る。換言すれば、ＭＦＰ９０のオペレータは、いかなるネットワークにも接続することなく、制御パネル３３７を介して、複写操作及びファックス操作を実行できる。これらの複写モードの設定及びメッセージに加えて、表示スクリーン１４２に表示されるインタラクティブメニューは、「文書モール」選択ボタン１６２を有し得る。この例では、「文書モール」選択ボタン１６２は、複写モードメッセージ及び／又はＡＳＰ文書モードメッセージを表示し得るメッセージ表示領域１６１の隣りに配置される。このため、ＭＦＰ９０のオペレータは、例えば、「文書モール」選択ボタン１６２及び開始キー１４９に触れることにより、ＡＳＰ文書モードを選択することができる。「文書モール」選択ボタン１６２を介して一旦ＡＳＰ文書モードが選択されると、ＭＦＰ９０は、文書マネジャー６０との間の接続を確立する。インタラクティブメニューは、その後、例えば、閲覧操作を介して文書マネジャー６０からＭＦＰ９０にダウンロードされ得る。例えば、図５（ａ）に示すメニューが最初にダウンロードされ、表示スクリーン１４２に表示される。このメニューを介してＭＦＰ９０のオペレータからの入力に基づいて、次いで、ＭＦＰ９０は、文書マネジャー６０から他のメニューをダウンロードする。例えば、オペレータが文書記憶操作を要求すると、図５（ｂ）に示すメニューが文書マネジャー６０からダウンロード可能である。同様に、オペレータが文書抽出操作を要求すると、図５（ｃ）に示すメニューが文書マネジャー６０からダウンロードされ得る。

有利なことに、例えば、「文書モール」選択ボタン１６２を介して一旦ＡＳＰ文書モードが選択されると、表示スクリーン１４２は、ＭＦＰ９０のオペレータに対してカスタマイズされたＡＳＰ文書モードのメニューを表示することができる。例えば、ユーザＩＤ及びパスワードを入力すると、ＭＦＰ９０は、オペレータが各個人ベースで文書マネジャーと交信することを許容するカスタマイズされたメニューを表示する。このカスタマイズされたメニューは、文書マネジャー６０の記憶デバイスに記憶され、ネットワーク５５を介して文書マネジャー６０からＭＦＰ９０にダウンロードされ得る。１つの実施例においては、ＭＦＰ９０のオペレータは、ＡＳＰ文書モードが選択された後で表示されるデフォールトのＡＳＰ文書メニューを使用して、ユーザＩＤ及びパスワードを入力する。次いで、文書マネジャー６０は、例えば、文書マネジャー６０の記憶デバイスの１つに記憶されているルックアップ（参照）テーブルを使用して、例えば、ルックアップテーブルに記憶されるユーザＩＤと、これに対応させたメニューの表示項目とに基づいて、送信するメニューをカスタマイズする。例えば、オペレータ「Ａ」が制御パネル３３７にユーザＩＤを入力すると、それは、文書マネジャー６０にオペレータ「Ａ」が働くＡＢＣ会社用にカスタマイズされたＡＳＰ文書モードメニューを選択するように促す。このため、文書マネジャー６０は、オペレータ「Ａ」に、ルックアップテーブルからそのユーザＩＤに対応する表示項目を選択して、送信するメニューを構成することにより、会社レベルのカスタマイズを提供することができる。その代わりに、若しくはさらに、オペレータ「Ｂ」が、オペレータ「Ｂ」の働くＤＥＦ会社の法律部門用にカスタマイズされたメニューを選択するように、文書マネジャー６０に促すユーザＩＤを入力する。それ故、文書マネジャー６０は、同様にルックアップテーブルの表示項目を選択して、オペレータ「Ｂ」に、グループ（若しくは部門）レベルのカスタマイズを提供することができる。その代わりに、若しくはさらに、オペレータ「Ｃ」が、オペレータ「Ｃ」用にカスタマイズされたメニューを選択するように、文書マネジャー６０に促すユーザＩＤを入力する。このため、文書マネジャー６０は、同様にして、オペレータ「Ｃ」に個人レベルのカスタマイズを提供することができる。

有利なことに、ＭＦＰ９０がロータスノーツ（Lotus Notes）のようなグループウェアを利用するシステムの一部である場合には、会社名、グループ又は部門名、及び／又は個人名がグループウェアデータベースから読み出され、当該データベースから選択され得る。グループウェアデータベースのアクセスは、記憶する文書用アクセスレベルが設定されているときに、特に有益であり得る。ＭＦＰ９０のオペレータが、所定の文書をＡＳＰに記憶しているときには、オペレータは各文書に対してアクセスレベルを設定することができる。アクセスレベルは、各人に対して変更可能であり、例えば、人物「Ｅ」は、「見るのみの」人物として明示されることが可能であり、人物「Ｆ」は、「見て変更する」人物として明示され得る。各人用に文書に対するアクセスレベルを明示するために、オペレータは、グループウェアアドレスデータベースから文書にアクセスできる個人を選択することが可能であり、各選択された人物用の文書に対するアクセスレベルを明示することができる。そのようにするために、グループウェアデータベース、特にグループウェアアドレスデータベースは、ＭＦＰ９０に接続され、例えば、サーバ１００を介して及び／又はＬＡＮを通じてＭＦＰ９０からアクセスされ得る。

他の実施例では、表示スクリーン１４２は、ＭＦＰ９０に対してカスタマイズされているＡＳＰ文書モード用メニューを表示することができる。

図７〜図１５は、図２〜図６に示すシステム及びデバイスにより実施され得る本発明による文書管理方法を図解するフローチャートを示す。本発明の１つの実施例においては、図３〜図４に示すＭＦＰ９０は、以下に述べる方法を実行する。以下に述べる方法は、ＭＦＰ９０のオペレータが文書マネジャー６０と交信するためにＭＦＰ９０の制御パネル３３７及び表示スクリーン１４２を利用するこの実施例に基づいて記載される。そのため、この方法は、文書マネジャー６０と交信するＭＦＰ９０により実行されるステップを説明することにより、記載される。勿論、以下の方法のステップは、限定されることが意図されたものではなく、本発明の精神の範囲内にある限り、改良され、除外され、再配列され得る。

ＭＦＰ９０を使用する前に、典型的には、オペレータは、既に文書マネジャー６０に登録されており、オペレータのアカウント情報（ユーザＩＤ、パスワード、カスタマイズ情報等）が登録されている。図７に示すようにステップ６００において、ＭＦＰ９０は、そのＲＡＭ３３４から基本メニューを読み出し、表示スクリーン１４２に当該基本メニューを表示する。この基本メニューは、例えば図６（ｂ）に示すメニューであり得る。ステップ６０５にて、ＭＦＰ９０は、操作が要求されているかどうかを質問する。操作が要求されていない場合には、ＭＦＰ９０は、操作が要求されるまでループする。ステップ６１０において、ＭＦＰ９０は、オペレータが文書モールへのアクセス、即ち、文書マネジャー６０の使用を要求したかどうかを質問する。例えば、この要求は、図６（ｂ）に示す「文書モール」ボタン１６２を選択することにより入力されたことになる。文書モールが要求されなかった場合には、ステップ６１５において、ＭＦＰ９０は、複写開始スイッチが入っているかどうかを質問する。制御パネル３３７の開始キー１４９を押し下げることにより、複写開始スイッチが入り得る（図６（ａ）参照）。一旦複写開始スイッチが入ると、ＭＦＰ９０は、ステップ６２０にて複写操作を実行し、その後ルーチンを終了する。

ステップ６１０において、文書モールが要求された場合には、ステップ６２５にて、ＭＦＰは、例えば、制御パネル３３７の開始キー１４９を押し下げることにより、複写開始スイッチが入っているかどうかを質問する。複写開始スイッチが入っていなければ、ステップ６３０において、ＭＦＰ９０は、要求がキャンセルされたかどうかを質問する。要求がキャンセルされた場合には、ＭＦＰ９０はそのルーチンを終了する。さもなければ、ＭＦＰ９０は、ステップ６２５に戻る。一旦、複写開始スイッチが入ると、ステップ６３５において、ＭＦＰ９０は、文書マネジャー６０が接続されているか否かを質問する。文書マネジャー６０が接続されていない場合には、ステップ６４０において、ＭＦＰ９０は、タイムアウトエラーが発生したか否かを質問する。タイムアウトエラーが発生しなかった場合には、ＭＦＰ９０はステップ６３５にループバックする。タイムアウトエラーが発生した場合には、ステップ６４５において、ＭＦＰ９０は、そのＲＡＭ３３４からエラーメッセージを読み出し、表示スクリーン１４２にそのメッセージを表示する。例えば、エラーメッセージは、図６（ｂ）に示すメッセージ表示部１６１に表示され得る。次いで、ＭＦＰ９０はステップ６９５（図８）に進み、そのＲＡＭ３３４から基本メニューを読み出し、この基本メニューを表示スクリーン１４２に表示する。

ステップ６３５に戻って、文書マネジャー６０がＭＦＰ９０に接続されている場合には、ステップ６５０において、ＭＦＰ９０は、文書モールメニュー要求命令を文書マネジャー６０に送信する。ステップ６５５において、ＭＦＰ９０は、このメニューが文書マネジャー６０から受信されたか否かを質問する。メニューが受信されていない場合には、ステップ６６０において、ＭＦＰ９０は、タイムアウトエラーが発生したか否かを質問する。タイムアウトエラーが発生しなかった場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ６５５にループバックする。タイムアウトエラーが発生した場合には、ＭＦＰ９０はステップ６９０（図８）に進み、文書マネジャー６０との接続を解除する。ステップ６５５に戻ると、メニューがネットワーク５５を通じて文書マネジャー６０から受信されている場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ６６５（図８）において、そのメニューを表示スクリーン１４２上に表示する。ＭＦＰ９０は、ステップ６７０にて、ユーザＩＤ及びパスワードが入力されているか否かを質問し、これらの登録が入力されるまで巡回する。一旦、ユーザＩＤ及びパスワードが入力されると、ステップ６７５において、ＭＦＰ９０は、当該要求が記憶要求であるか否か、即ち、オペレータが文書マネジャー６０を介してＡＳＰに文書を記憶することを望んでいるか否かを質問する。要求が記憶要求ではない場合には、ステップ６８０において、ＭＦＰ９０は、当該要求が抽出要求であるか否か、即ち、オペレータが文書マネジャー６０を介してＡＳＰから文書を抽出することを望んでいるか否かを質問する。当該要求が抽出要求でない場合には、ステップ６８５において、ＭＦＰ９０は、要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされている場合には、ステップ６９０にて、文書マネジャーとの通信を解除する。ステップ６９５において、ＭＦＰ９０は、そのＲＡＭ３３４から基本メニューを読み出し、この基本メニューを表示スクリーン１４２に表示する。その後、ＭＦＰ９０は、そのルーチンを終了する。

ステップ６７５に戻って、要求が記憶要求である場合には、ＭＦＰ９０はステップ７００（図９）に進み、記憶場所が入力されているか否かを質問する。記憶場所が入力されていない場合には、ステップ７０５にて、要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ６９０（図８）に進み、文書マネジャー６０との通信を解除する。要求がキャンセルされていない場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ７００にループバックする。一旦、記憶場所が入力されると、ＭＦＰ９０は、ステップ７１０において、記憶場所がＡＳＰであるか否かを質問する。記憶場所がＡＳＰでない場合には、ステップ７１５にて、ＭＦＰ９０は、記憶される文書が複写／スキャン用にＭＦＰ９０にセットされているか否かを質問する。例えば、文書は、ＭＦＰ９０のガラスプレート又はＭＦＰ９０の自動文書フィーダにセットされ得る。文書がセットされていなければ、ステップ７２０において、ＭＦＰ９０は、要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされていなければ、ＭＦＰ９０は、ステップ７１５にループバックする。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ６９０（図８）に進む。一旦文書がセットされると、ステップ７２５で、ＭＦＰ９０は、文書を読み込み、ステップ７３０において、明示された場所に文書を記憶する。明示された場所は、ローカル記憶デバイスであることが可能で、例えば、フレキシブルディスク３０７、ＨＤＤ３３５、ＲＡＭ３３４、及び／又はＲＯＭ３３３のような、ＭＦＰ９０の記憶デバイスの任意の１つである。文書を記憶した後、ＭＦＰ９０はステップ６９０（図８）に進む。

ステップ７１０に戻って、記憶場所がＡＳＰである場合には、ＭＦＰ９０は、文書のアクセスレベルを登録するためのメニューを表示する。次いで、ステップ７４０において、ＭＦＰ９０は、文書に対するアクセスレベルが入力されているか否かを質問する。アクセスレベルが入力されていなければ、ステップ７４５にて、ＭＦＰ９０は、要求がキャンセルされたか否かを質問する。要求がキャンセルされていない場合には、ＭＦＰはステップ７４０にループバックする。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ６９０（図８）に進む。一旦アクセスレベルが入力されると、ステップ７５０において、ＭＦＰ９０は、文書タイプが入力されているか否かを質問する。文書タイプが入力されていない場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ７４５にて、要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされていない場合には、ＭＦＰ９０はステップ７４０にループバックする。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０はステップ６９０（図８）に進む。一旦、文書タイプが設定されると、ステップ７５５において、ＭＦＰ９０は、文書が複写／スキャン用にＭＦＰ９０にセットされているか否かを質問する。文書がセットされていなければ、ステップ７６０において、ＭＦＰ９０は、要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされていなければ、ＭＦＰ９０は、ステップ７５５にループバックする。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ６９０（図８）に進む。一旦文書がセットされると、ＭＦＰ９０は、ステップ７６５にて文書を読み込み、ステップ７７０にて文書を記憶する。例えば、ＭＦＰ９０は、文書をＨＤＤ３３５に記憶する。

文書を記憶した後、ステップ７７５（図１０）において、ＭＦＰ９０は、文書読み込み操作が完了したか否かを質問する。文書は、独立にセットされ、複写／スキャンされ、及び記憶されなければならない数頁を含んでいるので、文書読み込み操作が完了していない可能性がある。文書読み込み操作が完了していない場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ７５５（図９）にループバックする。一旦、文書読み込み操作が完了すると、ステップ７８０において、ＭＦＰ９０は、送信スイッチがオンになっているか否かを質問する。例えば、送信スイッチは、制御パネル３３７の開始キー１４９を押し下げることにより、入れられ得る。送信スイッチが入っていない場合には、ステップ７８５において、ＭＦＰ９０は、要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ６９０（図８）に進み、文書マネジャー６０との接続を解除する。要求がキャンセルされていない場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ７８０にループバックする。一旦送信スイッチがオンになると、ステップ７９０において、ＭＦＰ９０は、アクセスレベル、文書タイプ、ユーザ情報及びＭＦＰのＩＰアドレスと共に記憶された文書を文書マネジャー６０に送信する。ステップ７９５において、ＭＦＰ９０は、送信が完了したか否かを質問する。送信が完了していない場合には、ステップ８００において、ＭＦＰ９０は、送信エラーが検出されているか否かを質問する。送信エラーが検出されていない場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ７９５にループバックする。送信エラーが検出されている場合には、ステップ８０５において、ＭＦＰ９０は、ＭＦＰ９０のオペレータがエラーを正すことに役立つメッセージを表示スクリーン１４２に表示する。例えば、ＭＦＰ９０は、ＭＦＰ９０のオペレータが再度送信スイッチを押すように指示するメッセージを表示することができる。このメッセージの表示後、ＭＦＰ９０は、ステップ８１０にて要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０はステップ６９０（図８）に進む、さもなければ、ＭＦＰ９０は、ステップ７９５にループバックする。一旦送信が完了すると、ステップ８１５において、ＭＦＰ９０は、送信が完了したことを表すメッセージを表示する。このメッセージは、ＲＡＭ３３４に記憶され、読み出される。次いで、ＭＦＰは、ステップ６９０（図８）に進み、文書マネジャー６０との接続を解除して、基本メニューを読み出し、表示し、ＡＳＰモードの操作を終了する。

ステップ６８０（図８）に戻って、要求が抽出要求である場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ８２０（図１１）に進み、オペレータ（ユーザ）に、文書マネジャー６０により実行される抽出操作用のキーワードの入力を指示するように表示スクリーン１４２のメニューを変更する。オプションとして、このメニューは、ユーザに抽出する文書のタイプを入力するように促すこともできる。例えば、ＭＦＰ９０は、図５（ｃ）に示すメニューを表示可能である。ステップ８２５において、ＭＦＰ９０は、キーワードが入力されたか否かを質問する。キーワードが入力されていない場合には、ステップ８３０において、ＭＦＰ９０は、要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ６９０（図８）に進み、文書マネジャー６０との接続を解除する。要求がキャンセルされていない場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ８２５にループバックする。一旦キーワードが入力されると、ステップ８３５において、ＭＦＰ９０は、複写開始スイッチがオンであるか否かを質問する。ＭＦＰ９０は、複写開始スイッチがオンになるまで巡回する。一旦複写開始スイッチがオンになると、ステップ８４０において、ＭＦＰ９０は、キーワード、ユーザＩＤ、及びオプションとして文書タイプを文書マネジャー６０に送信する。ステップ８４５において、ＭＦＰ９０は、抽出結果が文書マネジャー６０から受信されたか否かを質問する。結果が受信されていない場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ８５０にて要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ６９０（図８）に進み、文書マネジャー６０との接続を解除する。要求がキャンセルされていない場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ８４５にループバックする。一旦抽出結果が受信されると、ステップ８５５において、ＭＦＰ９０は、抽出された文書を印刷する。追加的な実施例では、ＭＦＰ９０は、透かし情報を当該文書と併合し、透かしの埋め込まれた文書を印刷する。一旦抽出された文書が印刷されると、ＭＦＰ９０は、ステップ６９０（図８）に進み、文書マネジャー６０との接続を解除し、基本メニューを読み出し、表示して、ＡＳＰモードの操作を終了する。

好ましい実施例においては、ＭＦＰ９０は、文書マネジャー６０との接続を維持したままで、ＭＦＰ９０により実行される複写操作を許容する。この実施例は、特に数人のユーザ（オペレータ）がＭＦＰ９０を使用しているときに便利である。例えば、１人のユーザが文書マネジャー６０を介してＡＳＰから文書を抽出している間に、他のユーザが文書を複写するためにＭＦＰ９０を使用することができる。この実施例は、図１２とともに説明される。図１２を参照して、ステップ８６０において、ＭＦＰ９０は、中断要求が受信されているか否かを質問する。中断要求が受信されていない場合には、ＭＦＰ９０はループバックする。一旦中断要求が受信されると、ステップ８６５において、ＭＦＰ９０は、文書マネジャー６０が接続されているか否かを質問する。文書マネジャー６０が接続されていない場合には、ステップ８７０において、ＭＦＰ９０は、現在の複写操作を中断する。文書マネジャー６０が接続されている場合には、ステップ８８０において、ＭＦＰ９０は、文書マネジャー６０との接続を維持したままで、基本スクリーンを表示する。ステップ８７５において、ＭＦＰ９０は、新規な複写操作を実行する。ステップ８８５において、ＭＦＰ９０は、中断スイッチが再度押されたか否かを質問する。そうでなければ、ＭＦＰ９０は、ループバックする。中断スイッチが再度押されている場合には、ステップ８９０にて中断された操作に戻り、ステップ８９５にて中断された操作を再開する。中断された操作がＡＳＰ文書操作である場合には、ＭＦＰ９０は、中断要求に先立って表示されたＡＳＰ文書モードのメニューを表示する。ステップ９００において、ＭＦＰ９０は、（中断された）操作が完了したか否かを質問する。この操作が完了していない場合には、操作が完了するまでステップ８９５にループバックする。一旦操作が完了すると、ＭＦＰ９０は、そのルーチンを終了する。

上述したように、本発明の１つの実施例においては、ＡＳＰ文書モードのメニューが文書マネジャー６０に記憶され得るので、その結果、ＭＦＰ９０は、表示スクリーン１４２に表示するために文書マネジャー６０からメニューを要求し、受信する。この実施例で、文書マネジャー６０により実行されるステップは、図１３とともに説明される。図１３を参照して、ステップ１０００において、文書マネジャー６０は、接続要求が受信されているか否かを質問する。一旦接続要求が受信されると、ステップ１００５において、文書マネジャー６０は、ＭＦＰ９０に接続する。ステップ１０１０において、文書マネジャー６０は、文書モールメニューの要求が受信されているか否かを質問する。そのような要求が受信されていない場合には、文書マネジャーは巡回する。一旦文書モールメニューの要求が受信されると、文書マネジャー６０は、ステップ１０１５にて文書モールメニューをＭＦＰ９０に送信する。例えば、文書マネジャー６０は、図５（ａ）に示すようなメニューを送信することができる。次いで、文書マネジャー６０は、ステップ１０２０において、ユーザＩＤ及び要求タイプが受信されているか否かを質問する。要求タイプは、例えば、文書記憶要求又は文書抽出要求である。文書マネジャー６０は、これらの登録が受信されるまで巡回する。その後、ステップ１０２５において、要求が文書記憶要求であるか否かを質問する。要求が文書記憶要求でない場合には、ステップ１０３０において、文書マネジャー６０は、要求が文書抽出要求であるか否かを質問する。要求が文書抽出要求でない場合には、文書マネジャー６０はそのルーチンを終了する。要求が文書抽出要求である場合には、ステップ１０３５において、文書マネジャー６０は、ＭＦＰ９０のオペレータに抽出操作用キーワードの入力を促すメニューを送信する。例えば、文書マネジャー６０は、図５（ｃ）に示すようなメニューを送信することができる。次いで、文書マネジャー６０はステップ１０４０にて抽出操作を実行する。ステップ１０４０の抽出操作は、ここでその全内容が参照により引用される、通常に認められた出願中のＳ．Ｎ．０９／６８４９６５に詳細に記載されている。特に、Ｓ．Ｎ．０９／６８４９６５の図５Ａ１、図５Ａ２、図５Ｃ及び図５Ｄが、ステップ１０４０における文書マネジャー６０により実行される抽出操作を説明する。一旦抽出操作が完了すると、文書マネジャー６０は、そのルーチンを終了しても良い。

ステップ１０２５に戻って、要求が文書記憶要求である場合には、ステップ１０４５において、文書マネジャー６０は、ＭＦＰ９０のオペレータに記憶操作用アクセスレベルの入力を促すメッセージを送信する。例えば、文書マネジャー６０は、図５（ｂ）に示すようなメニューを送信することができる。次いで、文書マネジャーは、ステップ１０５０にて記憶操作を実行する。ステップ１０５０の記憶操作は、通常に認められた出願中のＳ．Ｎ．０９／６８４９６５、特にその図５Ｂ及び図５Ｃに詳細に記載されている。一旦文書記憶操作が完了すると、文書マネジャー６０は、そのルーチンを終了しても良い。

前述のように、文書マネジャー６０が実行する文書の抽出操作及び記憶操作は、通常に認められた出願中の米国特許出願０９／６８４９６５を引用して説明される。具体的には、ユーザにより要求された文書の抽出操作及び記憶操作を、ＡＳＰに対して実行させる場合には、例えば、文書マネジャー６０は、以下のようにして適当なＡＳＰを選択し、選択したＡＳＰに対して所望のサービスを要求し、ＡＳＰとの交信（文書、透かし情報等のデータの交換）を実行し得る。文書マネジャー６０は、ユーザ７２により要求されたサービスに対して適当なＡＳＰを選択する。さらに、文書マネジャー６０は、例えば、サービスのコストと時間とを示して、ユーザ７２にＡＳＰの選択に関するフィードバックを送信する。ユーザ７２から承認を受けると、文書マネジャー６０は、選択したＡＳＰに所定のサービスを要求する。当該サービスが文書の記憶である場合には、１つの実施例においては、文書マネジャー６０は、ＭＦＰ９０により読み取った文書を、当該文書のアクセスレベルとともに、選択したＡＳＰに送信して、要求した文書記憶サービスを実行させる。また、当該サービスが文書の抽出である場合には、１つの実施例においては、文書マネジャー６０は、ＭＦＰ９０から送られてくるキーワードを選択したＡＳＰに送信して、要求した文書抽出サービスを実行させる。さらに、文書マネジャー６０は、ＡＳＰにおける抽出結果を、文書に対応する透かし情報とともに受信し、これらをＭＦＰ９０に転送する。

上述したように、本発明の好ましい実施例においては、ＡＳＰ文書モード用にカスタマイズされたメニューが表示スクリーン１４２に表示され得る。この実施例に対するＭＦＰ９０により実行されるステップは、図１４とともに説明される。この実施例に関連するステップは、図７に示す実施例のステップに追加可能である。図１４を参照して、ステップ６１０（図７と同様）において、ＭＦＰ９０は、文書モールが要求されているか否かを質問する。文書モールが要求されていない場合には、ＭＦＰ９０は、図７のステップ６１５に進む。文書モールが要求されている場合には、ステップ１０６０において、ＭＦＰ９０は、ユーザＩＤ及びパスワードが受信されているか否かを質問する。これらの登録が受信されていない場合には、ＭＦＰ９０は、ステップ１０７０において、ユーザにユーザＩＤ及びパスワードを入力し、複写開始スイッチを入れるように指示する。一旦、ユーザＩＤ及びパスワードが受信されると、ＭＦＰ９０は、ステップ６２５にて複写開始スイッチが入っているか否かを質問する。スイッチが入っていない場合には、ステップ６３０において、ＭＦＰ９０は、要求がキャンセルされているか否かを質問する。要求がキャンセルされている場合には、ＭＦＰ９０は、そのルーチンを終了する。さもなければ、ＭＦＰ９０は、ステップ６２５にループバックする。一旦複写開始スイッチが入れられると、ＭＦＰ９０は、図７のステップ６３５に進む。

上記の実施例においては、カスタマイズされたメニューが表示スクリーン１４２に表示され、このカスタマイズされたメニューは文書マネジャー６０に記憶され得る。その場合、文書マネジャー６０は、図１３に示す方法とは異なる方法に従う。文書マネジャー６０に対するこの改良された実施例は、次に図１５とともに説明される。図１５を参照して、ステップ１０８０において、文書マネジャー６０は、ユーザＩＤが受信されているか否かを質問する。受信されていない場合には、文書マネジャー６０は、ユーザＩＤが受信されるまで巡回する。一旦ユーザＩＤが受信されると、ステップ１０８５において、文書マネジャー６０は、受信されたユーザＩＤをルックアップテーブルに対してチェックする。このルックアップテーブルは、文書マネジャー６０に記憶され得る。ステップ１０９０において、文書マネジャー６０は、受信されたユーザＩＤがルックアップテーブルのユーザＩＤと一致するか否かを質問する。受信されたユーザＩＤがルックアップテーブルのユーザＩＤと一致しない場合には、ステップ１０９５において、文書マネジャー６０は、基本文書モールメニューを読み出す。この基本（デフォールトの）文書モールメニューは、文書マネジャー６０に記憶され得る。受信されたユーザＩＤがルックアップテーブルのユーザＩＤと一致する場合には、ステップ１１００において、文書マネジャー６０は、例えば、文書マネジャー６０に配置されたデータベースから、受信されたユーザＩＤに対応するカスタマイズされた文書モールメニューを読み出す。ステップ１１０５において、文書マネジャー６０は、文書モールメニュー（基本又はカスタマイズされたもののいずれか）をＭＦＰ９０に送信する。その後、文書マネジャー６０は、図１３のステップ１０２５に進み、その操作を完了する。

上述の方法（図７〜図１５）は、本発明の例示的な実施例を表し、本発明は、上記の特定のステップやステップの順番に限定されない。当業者は、本発明が様々な順番で種々の類似するステップを使用して実行され得ることを認識するであろう。

このため、本発明は、また、記憶媒体上でホストされ得るコンピュータベースの製品、及び、本発明に合致するプロセスを実行するようにコンピュータをプログラムするために使用され得る指令を含む。この記憶媒体は、フレキシブルディスク、光学ディスク、ＭＯディスク、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ、磁気又は光学カードを含む任意のタイプのディスク、若しくは電気指令を記憶するために適した任意のタイプの媒体を含むが、これらに限定されない。

本発明は、また、便利なことに、当業者に明らかになるように、本明細書の教示に従ってプログラムされた従来の汎用デジタルコンピュータを使用して実施され得る。適当なソフトウェアコードが、当業者に明らかになる本開示の教示に基づいて、熟練したプログラマにより容易に調製され得る。特に、本発明によるインタラクティブメニューを提供し、ＡＳＰ文書を管理するためのコンピュータプログラムが、当業者に認識されるように、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｆｏｒｔｒａｎ及びＢａｓｉｃを含むが、これらに限定されない多数のコンピュータ言語で書かれ得る。本発明は、また、当業者に容易に明らかになるように、ＡＳＩＣ（application specific integrated circuit）の調製、又は従来の構成要素の回路の適当なネットワークの相互接続により、実施可能である。

明らかに、本発明の多数の追加的な改良及びバリエーションが、上記の教示に照らして、可能である。そのため、添付のクレームの範囲内で、本発明は、ここで特に記載された以外にも実行可能である。

従来のＡＳＰ／ユーザネットワークを示すブロックダイアグラムである。本発明による全体のシステム構成を示すブロックダイアグラムである。本発明の１つの実施例による画像形成装置を図解するブロックダイアグラムである。本発明の１つの実施例による画像形成装置の模式図である。（ａ）は、本発明の１つの実施例による文書マネジャーと交信するために画像形成装置のスクリーンに表示されるメニューの一例である。（ｂ）は、本発明の１つの実施例による文書マネジャーと交信するために画像形成装置のスクリーンに表示されるメニューの別の例である。（ｃ）は、本発明の１つの実施例による文書マネジャーと交信するために画像形成装置のスクリーンに表示されるメニューの他の例である。（ａ）は、本発明の１つの実施例による画像形成装置用制御パネルの模式図である。（ｂ）は、本発明の１つの実施例による画像形成装置のスクリーンに表示されるメニューの模式図である。本発明の１つの実施例による画像形成装置からの文書の管理方法のフローチャートである。本発明の１つの実施例による画像形成装置からの文書の管理方法のフローチャートである。本発明の１つの実施例による画像形成装置からの文書の管理方法のフローチャートである。本発明の１つの実施例による画像形成装置からの文書の管理方法のフローチャートである。本発明の１つの実施例による画像形成装置からの文書の管理方法のフローチャートである。本発明の他の実施例による画像形成装置からの文書の管理方法のフローチャートである。本発明の１つの実施例による文書マネジャーからの文書の管理方法のフローチャートである。本発明の１つの実施例による画像形成装置からの文書の管理方法のフローチャートである。本発明の他の実施例による文書マネジャーからの文書の管理方法のフローチャートである。

符号の説明

１０文書ＡＳＰ
２０文書ＡＳＰ
３０文書ＡＳＰ
４０文書ＡＳＰ
５０ネットワーク
５５ネットワーク
６０文書マネジャー
７０ユーザ
７２ユーザ
７４ユーザ
７６ユーザ
８０ＰＣ
８２プリンタ
８４ローカル記憶デバイス
８６媒体駆動装置
９０ＭＦＰ
１００サーバ
１４２表示スクリーン
１４３コントラスト量キー
１４９開始キー
１５０テンキーキーパッド
１５１クリア／中止キー
１５２確認キー
１５３中断キー
１５４予熱キー
１６１メッセージ表示領域
１６２「文書モール」選択ボタン
３０７フレキシブルディスク
３３１中央演算ユニット
３３２内部バス
３３３ＲＯＭ
３３４ＲＡＭ
３３５ＨＤＤ
３３６ＦＤＤ
３３７制御パネル
３３８インターフェース
３３９モデムユニット
３４０スキャナユニット
３４１プリンタユニット
３４２画像処理ユニット
５００メッセージ領域
５１０選択ボタン
５２０インタラクティブ領域
５３０インタラクティブ領域
５４０インタラクティブ領域
５５０インタラクティブ領域
５５５文書タイトルウィンドウ
５６０日付ウィンドウ
５６５アクセスレベルウィンドウ
５７０キーワードウィンドウ
５７５文書タイプウィンドウ

Claims

画像形成装置が、
文書を記憶する複数の記憶場所を管理する文書マネジャー手段に、通信ネットワークを介して前記画像形成装置を接続するステップと、
前記文書マネジャー手段に、文書を管理するための文書管理用メニュー情報を要求するステップと、
前記要求に応答して前記文書マネジャー手段より送信されてきた、少なくとも操作者のユーザＩＤと要求タイプを入力させるための前記文書管理用メニュー情報を受信するステップと、
前記文書管理用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示するステップと、
前記表示スクリーンに表示されたメニュー画面の操作により、操作者のユーザＩＤ、および、文書を記憶する記憶場所を含む記憶要求、もしくは、文書抽出要求のいずれかを示す要求タイプを入力するステップと、
入力された要求タイプが記憶要求であり、記憶場所がアプリケーションサービスプロバイダである場合に前記文書マネジャー手段から送信されるアクセスレベル登録用のメニュー画面を受信して前記表示スクリーンに表示するステップと、
前記アクセスレベル登録用のメニュー画面での操作により、記憶させる文書のアクセスレベルが登録された場合に、少なくとも該文書の文書タイプを指定するメニュー画面を前記表示スクリーンに表示するステップと、
該メニュー画面の操作で文書タイプが指定された場合に、前記画像形成装置が備えるスキャナユニットにより文書をスキャンして、該文書を電子化するステップと、
前記電子化された文書を、前記要求タイプとして入力された前記記憶場所へ送信するステップと、
を実行することを特徴とする文書管理方法。
前記文書マネジャー手段が、
受信したユーザＩＤに基づいて前記文書管理用メニュー情報をカスタマイズするステップと、
前記ユーザＩＤに基づいてカスタマイズされたメニューを選択するステップと、
前記選択されたカスタマイズされたメニューを前記画像形成装置に送信するステップと、
をさらに備える、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
前記電子化された文書に対して、前記アクセスレベル登録用のメニュー画面で登録されたアクセスレベルを設定するステップを備える、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
前記電子化された文書の前記記憶場所への送信は、前記文書マネジャー手段を介して実行される、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
前記入力された要求タイプが文書抽出要求である場合に前記文書マネジャー手段より送信される前記文書抽出用メニュー情報を受信するステップと、
前記文書抽出用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示するステップと、
文書を抽出するためのキーワードを入力するステップと、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
通信ネットワークを介して接続された画像形成装置と、文書を記憶する複数の記憶場所を管理する文書マネジャーと、から構成された文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
前記文書マネジャー手段に、文書を管理するための文書管理用メニュー情報を要求する手段と、
前記要求に応答して前記文書マネジャー手段より送信されてきた、少なくとも操作者のユーザＩＤと要求タイプを入力させるための前記文書管理用メニュー情報を受信する手段と、
前記文書管理用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示する手段と、
前記表示スクリーンに表示されたメニュー画面の操作により、操作者のユーザＩＤ、および、文書を記憶する記憶場所を含む記憶要求、もしくは、文書抽出要求のいずれかを示す要求タイプを入力する手段と、
入力された要求タイプが記憶要求であり、記憶場所がアプリケーションサービスプロバイダである場合に前記文書マネジャー手段から送信されるアクセスレベル登録用のメニュー画面を受信して前記表示スクリーンに表示する手段と、
前記アクセスレベル登録用のメニュー画面での操作により、記憶させる文書のアクセスレベルが登録された場合に、少なくとも該文書の文書タイプを指定するメニュー画面を前記表示スクリーンに表示する手段と、
該メニュー画面の操作で文書タイプが指定された場合に、前記画像形成装置が備えるスキャナユニットにより文書をスキャンして、該文書を電子化する手段と、
前記電子化された文書を、前記要求タイプとして入力された前記記憶場所へ送信する手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
前記文書マネジャー手段は、
前記画像形成装置からユーザＩＤを受信する手段と、
受信したユーザＩＤに基づいて前記文書管理用メニュー情報をカスタマイズする手段と、
前記ユーザＩＤに基づいてカスタマイズされたメニューを選択する手段と、
前記選択されたカスタマイズされたメニューを前記画像形成装置に送信する手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
前記電子化された文書に対して、前記アクセスレベル登録用のメニュー画面で登録されたアクセスレベルを設定する手段を備える、
ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
前記電子化された文書の前記記憶場所への送信は、前記文書マネジャー手段を介して実行される、
ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
前記画像形成装置が、
前記入力された要求タイプが文書抽出要求である場合に前記文書マネジャー手段より送信される前記文書抽出用メニュー情報を受信する手段と、
前記文書抽出用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示する手段と、
文書を抽出するためのキーワードを入力する手段と、
を備えることを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
文書を記憶する複数の記憶場所を管理する文書マネジャー手段と通信ネットワークを介して接続される画像形成装置を制御するコンピュータに、
前記通信ネットワークを介して画像形成装置を文書マネジャー手段に接続する機能と、
前記文書マネジャー手段に対し、文書を記憶するための文書管理用メニュー情報を要求する機能と、
前記要求に応答して前記文書マネジャー手段より送信されてきた、少なくとも操作者のユーザＩＤと要求タイプを入力させるための前記文書管理用メニュー情報を受信する機能と、
前記文書管理用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示する機能と、
前記表示スクリーンに表示されたメニュー画面の操作により、操作者のユーザＩＤ、および、文書を記憶する記憶場所を含む記憶要求、もしくは、文書抽出要求のいずれかを示す要求タイプを入力する機能と、
入力された要求タイプが記憶要求であり、記憶場所がアプリケーションサービスプロバイダである場合に前記文書マネジャー手段から送信されるアクセスレベル登録用のメニュー画面を受信して前記表示スクリーンに表示する機能と、
前記アクセスレベル登録用のメニュー画面での操作により、記憶させる文書のアクセスレベルが登録された場合に、少なくとも該文書の文書タイプを指定するメニュー画面を前記表示スクリーンに表示する機能と、
該メニュー画面の操作で文書タイプが指定された場合に、前記画像形成装置が備えるスキャナユニットにより文書をスキャンして、該文書を電子化する機能と、
前記電子化された文書を、前記要求タイプとして入力された前記記憶場所へ前記文書マネジャー手段を介して送信する機能と、
を実現させることを特徴とするコンピュータプログラム。
前記画像形成装置を制御する前記コンピュータに、
前記入力された要求タイプが文書抽出要求である場合に前記文書マネジャー手段より送信される前記文書抽出用メニュー情報を受信する機能と、
前記文書抽出用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示する機能と、
文書を抽出するためのキーワードを入力する機能と、
を実現させることを特徴とする請求項１１に記載のコンピュータプログラム。
文書を記憶する複数の記憶場所を管理する文書マネジャー手段に対し、文書を管理するための文書管理用メニュー情報を、通信ネットワークを介して要求する手段と、
前記要求に応答して前記文書マネジャー手段より送信されてきた、少なくとも操作者のユーザＩＤと要求タイプを入力させるための前記文書管理用メニュー情報を受信する手段と、
前記文書管理用メニュー情報に基づきメニュー画面を画像形成装置の表示スクリーンに表示する手段と、
前記表示スクリーンに表示されたメニュー画面の操作により、操作者のユーザＩＤ、および、文書を記憶する記憶場所を含む記憶要求、もしくは、文書抽出要求のいずれかを示す要求タイプを入力する手段と、
入力された要求タイプが記憶要求であり、記憶場所がアプリケーションサービスプロバイダである場合に前記文書マネジャー手段から送信されるアクセスレベル登録用のメニュー画面を受信して前記表示スクリーンに表示する手段と、
前記アクセスレベル登録用のメニュー画面での操作により、記憶させる文書のアクセスレベルが登録された場合に、少なくとも該文書の文書タイプを指定するメニュー画面を前記表示スクリーンに表示する手段と、
該メニュー画面の操作で文書タイプが指定された場合に、前記画像形成装置が備えるスキャナユニットにより文書をスキャンして、該文書を電子化する手段と、
前記電子化された文書を、前記要求タイプとして入力された前記記憶場所へ送信する手段と、
を備えることを特徴とする画像形成装置。
前記電子化された文書に対して、前記アクセスレベル登録用のメニュー画面で登録されたアクセスレベルを設定する手段を備える、
ことを特徴とする請求項１３に記載の画像形成装置。
前記電子化された文書の前記記憶場所への送信は、前記文書マネジャー手段を介して実行される、
ことを特徴とする請求項１３に記載の画像形成装置。
前記入力された要求タイプが文書抽出要求である場合に前記文書マネジャー手段より送信される前記文書抽出用メニュー情報を受信する手段と、
前記文書抽出用メニュー情報に基づきメニュー画面を前記画像形成装置の表示スクリーンに表示する手段と、
文書を抽出するためのキーワードを入力する手段と、
を備えることを特徴とする請求項１３に記載の画像形成装置。