JP4980691B2 - 画像形成システム、グループウェアサーバ、画像形成装置、画像形成方法、画像形成プログラム - Google Patents

Description

本発明はグループウェアを使用した画像形成システム、グループウェアサーバ、画像形成装置、画像形成方法、画像形成プログラムに関する。

近年では、各種業務において紙文書の電子化が進められている。例えば従来のグループウェアでは、紙文書を電子化して文書データとしてグループウェアサーバへ格納する場合、ユーザはまずスキャン機能を有する画像形成装置やスキャナーなどでこの紙文書をスキャンして電子化された文書データとする。そして、この文書データを一度ユーザの使用するコンピュータやファイルサーバなどに格納し、文書データのリネーム等の準備処理を行う。そして、準備処理を施された文書データを、グループウェアサーバの所定の領域に格納し直す処理が必要となる。

また、このようにしてグループウェアサーバに格納された文書データに新たな文書データを追加したりして編集する場合などには、追加したい紙文書をスキャンして準備処理を施した文書データとする。そしてこの文書データを、グループウェアサーバにおいて追加される文書データが格納された所定の領域へ格納する処理が必要となる。

しかしながら、上記従来の方法では、電子化の作業に係る操作が煩雑であり、手間がかかるため、速やかに紙文書を電子化したり、電子化された文書データを編集することが困難であった。

本発明は、このような問題点を鑑みて、これらを解決すべくなされたものであり、紙文書を電子化に係る作業を簡略化し、且つ電子化された文書データの編集を簡単に行うことができる画像形成システム、グループウェアサーバ、画像形成装置、画像形成方法、画像形成プログラムを提供することを目的とするものである。

上記目的を達成するために、本発明の画像形成システムとグループウェアサーバは次の如き構成を採用した。

画像形成システムは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおいて、前記サーバは、文書データが、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された文書データベースを有し、前記画像形成装置は、前記文書データベースに格納された前記文書データと、前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出手段と、前記読出手段により読み出された前記属性情報に含まれる前記所定の情報の設定を変更する変更手段と、を有し、前記サーバは、前記読み出された文書データと、前記変更手段による変更後の前記文書データと対応した属性情報と、を前記文書データベースへ格納する構成とすることができる。

係る構成によれば、紙文書を電子化に係る作業を簡略化し、且つ電子化された文書データの編集を簡単に行うことができる。

また、前記画像形成装置は、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段を有し、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを前記読み出された前記文書データに追加し、前記サーバは、前記スキャンされた文書データが追加された文書データと、前記読み出された前記属性情報とを前記文書データベースへ格納する構成とすることができる。

係る構成によれば、既存の文書データに対し、簡単に新たな文書データを追加することができる。

本発明の画像形成システムは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおいて、前記サーバは、文書データが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースを有し、前記画像形成装置は、前記複数の文書データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から、文書データと、前記文書データに対応した前記属性情報を読み出す文書データベースを選択させる選択手段と、前記選択手段により選択された前記文書データベースから、前記文書データと前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出手段と、前記読出手段により読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更手段と、を有し、前記サーバは、前記読み出された文書データと、前記変更手段による変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記選択手段により選択された前記文書データベースへ格納する構成とすることができる。

係る構成によれば、文書データベースが複数あった場合でも、紙文書を電子化に係る作業を簡略化し、且つ電子化された文書データの編集を簡単に行うことができる。

また、前記画像形成装置は、紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段を有し、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを前記読み出された前記文書データに追加し、前記サーバは、前記スキャンされた文書データが追加された文書データと、前記読み出された前記属性情報とを前記選択手段により選択された前記文書データベースへ格納する構成とすることができる。

係る構成によれば、既存の文書データに対し、簡単に新たな文書データを追加するし、新たな文書データが追加された文書データを前記サーバへ上書きすることができる。

また、前記画像形成装置は、前記選択手段により選択された文書データベースに格納された文書データの一覧の全部又は一部を表示させ、前記文書データの一覧から、検索キーに基づき文書データを検索する検索手段を有する構成とすることができる。

係る構成によれば、ユーザが所望の文書データを容易に検索することができる。

また、前記属性情報は、少なくとも、前記グループウェアの環境情報と、前記文書データが格納される前記文書データベースの設定情報と、前記文書データに関する文書情報とが含まれる構成とすることができる。

係る構成によれば、前記文書データを前記文書データベースに格納するにあたり適切な属性情報を前記文書データに付与することができる。

本発明のサーバは、グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続された前記グループウェア用サーバであって、画像形成装置と通信を行う通信手段と、文書データが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースと、前記文書データと前記文書データに対応した属性情報とを前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段とを有し、前記通信手段により、前記画像形成装置から前記文書データに対応した属性情報の取得要求を受信すると、前記複数の文書データベースの一覧を前記画像形成装置へ送信し、前記一覧から選択された前記文書データベースに格納された前記文書データに対応した属性情報を前記画像形成装置へ送信し、前記通信手段により、前記画像形成装置から、変更された前記文書データに対応した属性情報の書き込み要求を受信すると、前記書き込み手段は変更された属性情報を前記文書データベースへ上書きする構成とすることができる。

係る構成によれば、前記サーバは前記属性データベースにおいて、変更された属性情報を上書きすることができる。

また、前記通信手段により、前記画像形成装置から新たな文書データが追加された文書データの書き込み要求を受信すると、前記書き込み手段は前記新たな文書データが追加された文書データを、前記文書データベースへ上書きする構成とすることができる。

係る構成によれば、前記サーバは前記文書データベースに格納された文書データに新たな文書データを追加されたとき、上書きすることができる。

画像形成装置は、文書データが、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された文書データベースを有するグループウェアのサーバに接続された、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置であって、前記サーバより、前記文書データベースに格納された前記文書データと、前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出手段と、前記読出手段により読み出された前記属性情報に含まれる前記所定の情報の設定を変更する変更手段と、前記読み出された文書データと、前記変更手段による変更後の前記文書データと対応した属性情報と、を前記サーバへ送信する送信手段とを有する構成とすることができる。

係る構成によれば、紙文書を電子化に係る作業を簡略化し、且つ電子化された文書データの編集を簡単に行うことができる。

本発明の画像形成装置は、文書データが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースを有するグループウェアのサーバに接続された、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置であって、前記複数の文書データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から文書データベースを選択させる選択手段と、前記選択手段により選択された前記文書データベースから、前記文書データと前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出手段と、前記読出手段により読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更手段と、前記読み出された文書データと、前記変更手段による変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記サーバへ送信する送信手段と有する構成とすることができる。

係る構成によれば、サーバが複数の文書データベースを有する場合においても、紙文書を電子化に係る作業を簡略化し、且つ電子化された文書データの編集を簡単に行うことができる。

画像形成方法は、文書データが、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された文書データベースを有するグループウェアのサーバに接続された、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置における画像形成方法であって、前記サーバより、前記文書データベースに格納された前記文書データと、前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出手順と、前記読出手順により読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更手順と、前記読み出された文書データと、前記変更手順による変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記サーバへ送信する送信手順とを有する方法とすることができる。

係る方法によれば、紙文書を電子化に係る作業を簡略化し、且つ電子化された文書データの編集を簡単に行うことができる。

本発明の画像形成方法は、文書データが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースを有するグループウェアのサーバに接続された、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置における画像形成方法であって、前記複数の文書データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から文書データベースを選択させる選択手順と、前記選択手順により選択された前記文書データベースから、前記文書データと前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出手順と、前記読出手順により読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更手順と、前記読み出された文書データと、前記変更手順による変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記サーバへ送信する送信手順と有する方法とすることができる。

係る方法によれば、サーバが複数の文書データベースを有する場合においても、紙文書を電子化に係る作業を簡略化し、且つ電子化された文書データの編集を簡単に行うことができる。

画像形成プログラムは、文書データが、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された文書データベースを有するグループウェアのサーバに接続された、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置における画像形成プログラムであって、コンピュータに、前記サーバより、前記文書データベースに格納された前記文書データと、前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出ステップと、前記読出ステップにより読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更ステップと、前記読み出された文書データと、前記変更ステップによる変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記サーバへ送信する送信ステップとを実行させるプログラムとすることができる。

係るプログラムによれば、紙文書を電子化に係る作業を簡略化し、且つ電子化された文書データの編集を簡単に行うことができる。

本発明の画像形成プログラムは、文書データが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースを有するグループウェアのサーバに接続された、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置における画像形成プログラムであって、コンピュータに、前記複数の文書データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から文書データベースを選択させる選択ステップと、前記選択ステップにより選択された前記文書データベースから、前記文書データと前記文書データと対応した前記属性情報とを読み出す読出ステップと、前記読出ステップにより読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更ステップと、前記読み出された文書データと、前記変更ステップによる変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記サーバへ送信する送信ステップとを実行させるプログラムとすることができる。

係るプログラムによれば、サーバが複数の文書データベースを有する場合においても、紙文書を電子化に係る作業を簡略化し、且つ電子化された文書データの編集を簡単に行うことができる。

本発明によれば、紙文書を電子化に係る作業を簡略化することができる。

本発明は、スキャン機能を有する画像形成装置をグループウェア端末として機能させることにより、この画像形成装置にスキャンされた紙文書の文書データを直接グループウェアサーバに格納する。また、グループウェアサーバに格納された文書データを画像形成装置において読み出し、画像形成装置上で直接編集する。これにより、紙文書の電子化に係る処理を簡略化する。
（第一の実施形態）
以下に図面を参照して本発明について説明する。

図１は、本発明の第一の実施形態の画像形成システム１０のシステム構成図を示す例である。本発明の画像形成システム１０は、グループウェアサーバ２０、グループウェアのクライアントとして機能する画像形成装置３０、ブラウザ機能によりグループウェアサーバにアクセスする画像形成装置３０Ａ、グループウェアのクライアント端末５０が例えばＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを介して接続されて構成されている。

グループウェアサーバ２０は、例えばＣＰＵ等の演算処理装置とメモリ等の記憶装置を有するコンピュータ（以下、ＰＣ）に、サーバ用のグループウェアソフトをインストールしたものである。

画像形成装置３０は、クライアント用のグループウェアモジュールを有し、グループウェアのクライアント端末として機能する。画像形成装置４０は、グループウェアサーバ２０にアクセスするためのブラウザ機能を有する。クライアント端末５０は、演算処理装置や記憶装置を有する一般のＰＣなどであり、クライアント用のグループウェアソフトがインストールされている。クライアント端末５０は、画像形成装置３０、３０Ａに対して印刷指示を行ったり、グループウェアサーバ２０へアクセスし、グループウェアの有する各種機能を実現する。

本発明では、グループウェアサーバ２０と画像形成装置３０との間で行われる処理に特徴を有する。本発明のグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０とにおける処理として、以下の二つの処理について図面を参照して説明する。

まず一つめの処理は、画像形成装置３０において紙文書をスキャンして電子化した文書データに、これに対応する属性情報を付与し、この文書データと、これに対応する属性情報とを画像形成装置３０からグループウェアサーバ２０へ直接格納する処理である。

二つめの処理は、画像形成装置３０において、グループウェアサーバ２０に格納されている文書データと、これに対応する属性情報とを読み出してこれを編集し、編集された文書データ及び／又は属性情報をグループウェアサーバ２０へ上書きする処理である。尚、以下に説明するグループウェアは、例えばLotus Notes/Domino（登録商標）等であることが好ましいが、これと同等の機能を有するグループウェアであれば良い。

図２は、グループウェアサーバ２０と画像形成装置３０との間で行われる処理を説明する図である。グループウェアサーバ２０は、Ａデータベース２０１、Ｂデータベース２０２、Ｃデータベース２０３、属性データベース２０４を備えている。

Ａデータベース２０１には、文書データと、この文書データに対応して設定された属性情報が格納されている。この属性情報には、Ａデータベース固有の書式に係る情報や文書データのファイル名、格納先アドレスなどが含まれる。文書データにこの属性情報が付与されると、この属性情報を有する文書データは、グループウェアサーバ２０に格納可能な共有データとして識別されるようになる。本実施形態で、このようにグループウェアサーバ２０に格納されて共有される共有データをグループウェア文書データと呼ぶ。属性情報に含まれる情報の項目については後に詳細に説明する。Ｂデータベース２０２、Ｃデータベース２０３も、Ａデータベース２０１と同様に、文書データと、この文書データに対応して設定された属性情報からなるグループウェア文書データが格納されている。

属性データベース２０４は、Ａデータベース２０１、Ｂデータベース２０２、Ｃデータベース２０３に格納された属性情報のみが予め画像形成システムの管理者により登録されて、格納されている。例えば、属性データベース２０４には、Ａデータベース２０１の属性情報２０４Ａ、Ｂデータベース２０２の属性情報２０４Ｂ、Ｃデータベース２０３の属性情報２０４Ｃが格納されている。

画像形成装置３０は、紙文書をスキャンするスキャン部３０１と、グループウェア端末としての機能を実現するグループウェアモジュール３０２、画像形成装置３０の処理の操作を行うための操作パネル３０３を備えている。この操作パネル３０３は、例えばタッチパネルであったり、表示手段に表示されたソフトウェアキーボードなどであっても良い。

画像形成装置３０では、スキャン部３０２により紙文書がスキャンされて電子化された文書データとされ、この文書データに属性情報が付与されてグループウェア文書データとされる。

以下に、本発明のグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０とにおいて行われる一つめの処理について説明する。ここでは例えば、スキャン部３０２によりスキャンされた文書データがＡデータベース２０１へ格納される場合について説明する。

画像形成装置３０では、ユーザにより画像形成装置３０をグループウェア端末として機能させる選択がなされると、グループウェアモジュール３０１が起動し、画像形成装置３０においてグループウェアの端末としての機能を実現可能とする。すると、画像形成装置３０はグループウェアクライアントとして、グループウェアサーバ２０とデータを共有することが可能となる。

スキャン部３０２によりスキャンされた文書データは、画像形成装置３０内で所定の拡張子のファイルへ変換する加工処理が施される。本実施形態では所定の拡張子をｐｄｆとし、文書データはｐｄｆファイルへ変換されるものとした。

ｐｄｆファイルに変換された文書データ２００Ａには、画像形成装置３０においてこの文書データが格納されるＡデータベース固有の属性情報２０４Ａが付与される。以下に属性情報の付与について説明する。

画像形成装置３０は、属性データベース２０４にアクセスし、属性データベース２０４に格納された各データベース毎の属性情報一覧を取得する。取得された属性情報一覧は、画像形成装置３０において操作パネル３０３に表示される。ここで、ユーザによりＡデータベース２０１の属性情報２０４Ａが選択されると、画像形成装置３０は、属性データベース２０４より属性情報２０４Ａを取得する。属性情報２０４が取得されると、画像形成装置３０は、この属性情報に含まれるＡデータベースの設計情報を参照し、操作パネル３０３に属性情報２０４Ａ固有の書式に基づき情報の項目などを表示させる。

画像形成装置３０において操作パネル３０３に情報の項目が表示されると、ユーザにより、操作パネル３０３を用いてこの項目毎の設定が成される。画像形成装置３０において属性情報２０４Ａの各項目が設定されると、この設定された属性情報２０４Ａは文書データ２００Ａに付与されて、グループウェアサーバに格納されるグループウェア文書データ２００となり、Ａデータベース２０１に格納される。

このように、本発明によれば、画像形成装置３０とグループウェアサーバ２０内のデータベースを連携させ、画像形成装置３０で取得した文書データを画像形成装置３０かグループウェアサーバ２０内のデータベースへ直接格納することができる。また、グループウェアサーバ２０内に複数のデータベースが存在する場合には、画像形成装置３０と連携させるデータベースをユーザが任意に選択することができ、選択されたデータベースに文書データを直接格納することができる。

また、データベース固有の属性情報を予め属性データベースに登録し、この属性データベース内の属性情報を操作パネル３０３に表示させることにより、ユーザに対してあたかもこの属性情報を有するデータベースに直接アクセスしているかのように操作させることができる。また、係る構成では、既存のデータベースの設計を変更せずとも、その属性情報を属性データベースに登録するだけで画像形成装置と連携させることができる。よって、ユーザの有する既存のデータベース資源をそのまま活用できる。

次に、本発明のグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０とにおいて行われる二つめの処理について、引き続き図２を参照して説明する。ここでは例えば、Ａデータベース２０１へ格納されたグループウェア文書データ２００が画像形成装置３０により読み出されて編集される場合について説明する。

画像形成装置３０は、画像形成装置３０がグループウェア端末として機能している場合において、グループウェアサーバ２０内に格納されているグループウェア文書データを読み出すみことができる。

画像形成装置３０において、ユーザにより操作パネル３０３からＡデータベース２０１に格納されたグループウェア文書データ２００を読み出す指示がなされると、画像形成装置３０は、グループウェア２０からグループウェア文書データ２００を読み出す。そして画像形成装置３０は、操作パネル３０３に、このグループウェア文書データ２００の属性情報２０４Ａを表示させる。

ここで表示された属性情報２０４Ａの情報の項目は、項目毎に設定された状態となっている。画像形成装置３０では、属性情報２０４Ａの項目毎の設定を、例えば属性情報２０４Ａと同時に操作パネル３０３に表示されたソフトウェアキーボードなどを用いて変更することができる。すなわち、ここでは操作パネル３０３に表示されたソフトウェアキーボードなどが、属性情報を変更する変更手段となる。

この変更された属性情報２０４Ａは、属性情報２０４ＡＡとなり、画像形成装置３０においてこの属性情報２０４ＡＡは、再度文書データ２００Ａに付与される。そしてグループウェア文書データ２００は、グループウェア文書データ２００ＡＡとなり、グループウェアサーバ２０においてグループウェア文書データ２００が格納されていた場所へ上書きされる。すなわち、グループウェア文書２００ＡＡはＡデータベース２０１へ格納される。

このように、本発明によれば、一度グループウェアサーバ２０に格納されたグループウェア文書データの属性情報を、画像形成装置３０において直接変更して編集することができる。

また画像形成装置３０は、読み出したグループウェア文書データ２００に、新たにスキャンした文書データを追加することができる。以下に、グループウェア文書データ２００の属性情報２０４Ａを変更し、更に新たな文書データ２００Ｂを追加する場合を説明する。

新たな文書データを追加する場合、まず画像形成装置３０は、文書データ２００Ｂを追加するグループウェア文書データを読み出す。ここでは、グループウェア文書データ２００が読み出される。

次に画像形成装置３０は、スキャン部３０２により、新たに電子化したい紙文書をスキャンし、文書データ２００Ｂとする。そして画像形成装置３０は、グループウェア文書データ２００にこの文書データ２００Ｂを追加する。このときグループウェア文書データ２００の属性情報２０４Ａは、文書データ２００Ｂの追加に伴い変更が必要となる項目の設定について、変更を行っても良い。このようにして、グループウェア文書データ２００に、新たな文書データ２００Ｂが追加される。そして属性情報２０４Ａは、変更されて属性情報２０４ＡＡとなり、グループウェア文書データ２００がグループウェア文書データ２００ＡＢとされる。

このグループウェア文書データ２００ＡＢは、画像形成装置３０によりグループウェア文書データ２００が格納されていた場所へ上書きされる。すなわち、グループウェア文書データ２００ＡＢは、Ａデータベース２０１に格納される。

このように、本発明によれば、一度グループウェアサーバ２０に格納さたれグループウェア文書データに対して、画像形成装置３０において新たにスキャンした文書データを直接追加することができ、電子化された文書データを容易に編集することができる。

次に本実施形態の処理をより具体的に説明する。図３は第一の実施形態におけるグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０の機能ブロック図である。

グループウェアサーバ２０は、属性データベース２１０、マニュアル文書データベース２２０、図面データベース２３０、日報データベース２４０、制御部２５１、通信部２５２、書き込み部２５３、ユーザ情報データベース２５４を備えている。

属性データベース２１０には、マニュアル文書データベース２２０固有の属性情報２１１、図面データベース２３０固有の属性情報２１２、日報データベース２４０固有の属性情報２１３が、それぞれ初期設定の状態でシステム管理者などにより予め登録されて格納されている。

マニュアル文書データベース２２０は、例えば企業などで開発された製品のマニュアルを作成するための文書データが格納されるものであり、マニュアル文書データベース２２０には、例えばマニュアル文書データ２１１と、マニュアル文書データ２１１に対応して設定された属性情報２１２Ａが格納されている。図面データベース２２０は、例えば企業などで開発された製品の設計図面などが格納されるものであり、図面データ２２１と、この図面データ２２１に対応して設定された属性情報２１２Ａが格納されている。日報データベース２３０は、例えば企業内で日々作成される日報などが格納されるものであり、日報データ２３１と、この日報データ２３１に対応して設定された属性情報２１３Ａが格納されている。

ここで、属性情報について説明する。属性情報はこれからスキャンされる紙文書の文書データに付与するデータであり、この属性情報が付与されるとスキャンされた文書データがグループウェア文書となり、グループウェアサーバ２０内のデータベースに格納可能な文書データとなる。

属性情報に含まれる情報は、例えばグループウェアの環境情報と、データベースに格納される文書データに関する文書情報と、文書データが格納される文書データベースの設定情報などである。文書情報は、グループウェアサーバ２０内に格納されている各データベースが有するデータベース固有の書式で設定される情報であり、画像形成装置３０においてスキャンにより文書データが取得される度に、この文書データに対応した文書情報が設定される。

例えばマニュアル文書データベース２２０の文書情報には、マニュアル文書の管理に必要となる項目が設けられている。その項目は、例えば文書データの名称が、文書データが属性情報を有するグループウェア文書データファイルとして格納されるときのファイル名、例えば機密性を有する文書であるか否か等を示す文書データの種類、文書データの作成者名、文書データが作成された日時、文書データが配置されるページ情報、文書データを検索するための検索キーワード等である。マニュアル文書データベース２２０の文書情報は、このような各項目に所定の書式に基づいた情報が入力されて設定される。

また、図面データベース２３０の文書情報であれば、例えば図番号、作成者名、例えばカラー図面かモノクロ図面かを示す図面の種類などの項目が考えられる。同様に日報データベースの文書情報の場合には、例えば作成者名、作成者の所属する部署名、作成日時等の項目が考えられる。

また、設定情報は、上述の文書情報に設けられた各項目を設定する際の所定の書式に関する情報、画像形成装置３０が各データベースにアクセスするために必要となる各データベースのアドレス情報、データベースの名称などである。画像形成装置３０は、画像形成装置３０と連携するデータベースに文書データを格納する際に、連携先となるデータベースの設定情報を参照してこの連携先データベースへアクセスし、文書データを格納する。

また、ここで言う所定の書式に関する情報を具体的に説明すると、例えばマニュアル文書データベース２１０の場合では、文書データのファイル名の項目においては所定の書式を英字、文書データの作成日時の項目においては所定の書式を８桁の数字、文書データの作成者名の項目においては所定の書式を仮名とするといった情報である。画像形成装置３０上で、ユーザが文書情報の設定する際には、この書式に係る情報に従って各項目の情報が入力される。

尚、システム管理者が属性データベース２１０に属性情報２１１、２１２、２１３を登録する際に、システム管理者は属性データベース２１０において、画像形成装置３０上に表示させてユーザに設定させる文書情報の項目を選択する。属性データベース２１０は、この選択された項目の書式に関する情報を各データベースの設計情報から自動的に取得することができる。ここで言う書式に関する情報とは、上で述べた所定の書式に関する情報の他に、例えば文書情報入力時の入力方法、各項目の初期設定値、選択肢、データ型などである。

このように、属性データベース２１０への属性情報の登録時に、属性データベース２１０が自動的に各データベースの有する設計情報から属性情報に関連する、あるいは付随する情報を取得することにより、システム管理者による属性情報の登録作業が簡素化できる。

制御部２５１は、グループウェアサーバ２０で実行される処理の制御を司る。通信部２５２は、グループウェアサーバ２０が画像形成装置３０や他のグループウェア端末と通信するためのものである。書き込み部２５３は、画像形成装置３０から送信された文書データを上記の各データベースへ書き込む処理を行うものである。ユーザ情報データベース２５４は、ユーザが画像形成システム１０へログインするためのユーザ情報が格納されている。

画像形成装置３０は、グループウェアモジュール３０１、スキャン部３０２、操作パネル３０３の他に、通信部３０４、記録媒体読込部３０５、制御部３０８を有する。通信部３０４は、画像形成装置３０が、グループウェアサーバ２０やその他のグループウェア端末と通信を行うためのものである。記録媒体読込部３０５は、例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリなどを読み込むＵＳＢドライブなどであり、例えばユーザ情報が記憶されたＵＳＢメモリから、このユーザ情報を読み込むことができる。制御部３０８は、画像形成装置３０で実行される処理の制御を司る。

操作パネル３０３には、属性情報を設定するための入力画面を表示させる設定タブ３０６と、属性データベース２０４に格納された属性情報の一覧から参照する属性情報を選択するための選択画面を表示させる選択タブ３０７とを有する。操作パネル３０３については、後に画面遷移図を参照して詳細に説明する。

次に、本実施形態の処理について、図４に示すフローチャートと、図５乃至図１１に示す操作パネルの画面遷移図を参照して説明する。図４は、第一の実施形態における画像形成システム１０での処理を説明するフローチャートである。

画像形成装置３０の有するグループウェア機能を使用する際に、ユーザはまず画像形成装置３０の有する個人メニュー機能にログインし、さらにグループウェアにログインする必要がある。尚ここで言う個人メニュー機能とは、画像形成装置３０に予めユーザＩＤとパスワードが登録されたユーザだけが使用できる機能の名称である。個人メニュー機能で実行可能な機能は、例えば画像形成装置３０内にユーザ毎に蓄積された画像データや電子文書へのアクセス、閲覧、ユーザ個別のアドレス帳の使用、ユーザ個別のメール文書の閲覧などである。

本実施形態の画像形成装置３０では、グループウェアにログインするためのユーザ情報を用いて、画像形成装置３０の個人メニュー機能へのログインも同時に行える。以下に本実施形態でのユーザ認証について説明する。

記録媒体読込部３０５に、予めグループウェアへログインするためのユーザＩＤとパスワードを含むユーザ情報が記憶されたＵＳＢメモリ等の記録媒体が差し込まれると、制御部３０８はこの記録媒体を読み込みユーザＩＤとパスワードを取得する。ここで、この記録媒体には、ユーザＩＤとパスワードのほか、グループウェアのライセンス、認証期限、暗号キーなどの情報が格納されていても良い。

さらに、画像形成装置３０では、操作パネル３０３にユーザがパスワードを入力可能な例えばソフトウェアキーボードなどを表示する。そして、ユーザにより、操作パネル３０３からパスワードが入力されると、制御部３０８は、記録媒体より取得したパスワードと、ユーザにより入力されたパスワードが一致するか否かを判断する処理を行う。そして、記録媒体より取得したパスワードと、ユーザにより入力されたパスワードが一致していた場合、制御部３０８はこのユーザを認証する（Ｓ４１０）。

このユーザ認証処理において、制御部３０８は、例えば記録媒体より取得したパスワードと、ユーザにより入力されたパスワードが一致しなかった場合には、ユーザを認証しないものとし、ユーザ認証処理に関するエラー情報を操作パネル３０３に表示しても良い。また、画像形成装置３０は、記録媒体よりユーザＩＤとパスワードを取得した後、この取得したユーザＩＤとパスワードを画像形成装置３０内のメモリなどに格納し、次回のユーザ認証処理からは、メモリに格納されたユーザＩＤとパスワードを用いて認証処理を行っても良い。

Ｓ４１０において、ユーザ認証されると、画像形成装置３０では、グループウェアと個人メニュー機能に同時にログインしたものとし、操作パネル３０３に個人メニュー機能ログイン後の操作画面を表示する。図５は、個人メニュー機能ログイン後の操作パネルの図の例である。ここで、スキャン機能を意味する「紙文書」ボタンがユーザにより押下されると（Ｓ４１１）、画像形成装置３０の制御部３０８は、操作パネル３０３にグループウェアモジュール３０１を起動させるためのグループウェア機能タブ３１１を表示させる（Ｓ４１２）。図６は、グループウェア機能タブが表示された操作パネルの図の例である。

ここでグループウェア機能タブ３１１が選択されると、グループウェアモジュール３０１が起動し、画像形成装置３０がグループウェア端末として機能するようになる。グループウェア端末の機能としては、文書データをデータベースに直接格納する機能の他に、グループウェアサーバ２０内のデータベースの検索機能、データベースに格納された所定の文書データを指定された配布先へ送信するファイル送信機能、メール送受信機能等がある。ここでユーザにより図６に示す詳細設定ボタン３１２が押下されると（Ｓ４１３）、画像形成装置３０は、これを属性情報取得要求とみなし、グループウェアサーバ２０へこの信号を送信する。

グループウェアサーバ２０では、この属性情報取得要求を受けて、制御部２５１が属性データベース２１０に格納されている属性情報の一覧を画像形成装置３０へ送信する。画像形成装置３０は、この属性情報の一覧を取得し、この一覧を操作パネル３０３へ表示する。図７は属性情報の一覧が表示された図の例である。尚、ここでは画像形成装置３０はグループウェア端末として機能しており、図７に示す操作パネル３０３にはグループウェア画面が表示されている。

ここで、図３で説明したように、本実施形態では属性データベース２１０には、マニュアル文書データベース２２０の属性情報２１１、図面データベース２３０の属性情報２１２、日報データベース２４０の属性情報２１３が格納されているため、操作パネル３０３には、属性情報２１１を選択するためのボタン３１３、属性情報２１２を選択するためのボタン３１４、属性情報２１３を選択するためのボタン３１５が表示されている。

ユーザはこの一覧の中から、画像形成装置３０と連携させたいデータベースの属性情報に該当するボタンを選択して押下することで、任意のデータベースと画像形成装置３０を連携させることができる（Ｓ４１４）。
ここで連携させたいデータベースが選択されると、画像形成装置３０は、このユーザが選択されたデータベースへアクセスするため権限を有するか否かを確認する処理を行う。すなわち、Ｓ４１０において認証されたユーザＩＤとパスワードを、通信部３０４を介してグループウェアサーバ２０へ送信する。グループウェアサーバ２０の制御部２５１は、このユーザＩＤとパスワードを受けて、これらと同一のユーザＩＤとパスワードがユーザ情報データベース２５４内に存在している否かを確認する処理を行う。

そして、画像形成装置３０から送信されたユーザＩＤとパスワードが、ユーザ情報データベース２５４内に１つだけ存在した場合に、制御部２５１は、このユーザがグループウェアサーバ２０内のデータベースへアクセスする権限を有するものとし、データベースへのアクセスを許可する。

尚、本実施形態では、マニュアル文書データベース２２０を画像形成装置３０と連携させるデータベースとした。よって、ここではユーザによりボタン３１３が押下される。

Ｓ４１４で画像形成装置３０の連携先のデータベースが選択されると、次に画像形成装置３０は、これからスキャンされる紙文書を新規のグループウェア文書データファイルとしてデータベースに格納する処理か、データベース内の既存のグループウェア文書データファイルを編集する処理か、いずれの処理かをユーザに選択させる（Ｓ４１５）。図８は処理を選択させる画面が表示された図の例である。

Ｓ４１５において、これからスキャンされる紙文書を新規のグループウェア文書データファイルとしてデータベースへ格納する処理が選択された場合、画像形成装置３０は、新規文書データをマニュアル文書データベース２２０格納するための処理を開始する。

制御部３０８は、操作パネル３０３に、マニュアル文書データベース２２０の属性情報２１１に含まれる文書情報を設定するための入力画面を表示させる。このとき、文書情報は初期値が入力された状態で表示される。図９は、文書情報の入力画面が表示された図の例である。図９に示されるように、ここでスキャンにより取得された文書データ名、マニュアル文書データベース２２０に格納されるファイル名、文書データを検索するための検索キーワード等が操作パネル３０３より入力される。文書情報が設定されると、属性情報２１１は、文書データに対応して設定された属性情報２１１Ａとして文書データに付与される。

次に操作パネル３０３はアクション選択画面に遷移する。以下に、アクション機能について説明する。アクション機能とは、設定された属性情報を付与された文書データに対して、予め決められた所定の処理を実行させる機能のことである。アクション機能により実行される所定の処理は、ユーザが適宜設定することができる。また、この処理の実行命令を出すための操作部材を本実施形態ではアクションボタンと呼ぶ。

図１０はアクション選択画面が表示された図の例である。操作パネル３０３には、アクションボタン３２０と、Ｓ４１７において設定された文書情報が表示されており、ユーザは、この文書情報を確認しながらアクションボタンを押下することにより、制御部３０８にこの文書データに対する処理を実行させることができる。

本実施形態では、文書データに対して、文書データを保存する保存処理を実行させるアクションボタン３２１と、文書データを送信する送信処理を実行させるアクションボタン３２２と、文書データを承認したことを意味する電子印鑑の捺印処理を実行させるアクションボタン３２３、文書データの審査が済んだことを意味する電子印鑑の捺印処理を実行させるとアクションボタン３２４とが表示されている。例えばここでユーザがアクションボタン３２１を選択すると（Ｓ４１８）、制御部３０８は、属性情報２１１Ａを有する文書データを、マニュアル文書データベース２２０へ格納する処理を実行する。

制御部３０８は、属性情報２１１Ａを有する文書データを通信部３０４を介してグループウェアサーバ２０へ送信する。グループウェアサーバ２０では、通信部２５２を介してこの文書データを受信する。そして、書き込み部２５３は、属性情報２１１Ａに含まれるマニュアル文書データベース２２０の設定情報に基づき、この文書データを属性情報２１１Ａと共にマニュアル文書データベース２２０へ書き込む処理を実行する。これにより、文書データは、属性情報２１１Ａと共にマニュアル文書データベース２２０へ格納され、保存される。

尚ここで、図１０に示すようにアクションボタン３２０を操作パネル３０３に表示させる場合には、このアクションボタン３２０内のテキスト表示はユーザの任意に設定することができる。例えば、アクションボタン３２１においては、アクションボタン３２０内のテキスト表示は「保存」となっているが、これを例えば「格納」、「登録」などとして表示させることもできる。

また、Ｓ４１８において文書データの送信処理を実行するアクションボタン３２２が選択された場合には、制御部３０８は、属性情報２１１Ａを有する文書データをＳ４１７において予め設定された配布先アドレスへ配信する処理を実行しても良い。ここで、例えば文書データの配布先が文書データの審査者である場合には、アクションボタン３２２のテキスト表示を「審査申請」等としても良い。

このように、スキャンにより取得される文書データに対する各設定が完了した後、ユーザにより画像形成装置３０のスキャン部３０２に紙文書がセットされてスキャンされる（Ｓ４１９）。そして、文書データが取得されると、制御部３０８はＳ４１３からＳ４１８の処理で行われた設定に基づき処理を行う。すなわち制御部３０８は、設定された属性情報２１１Ａを文書データに付与し、文書データをグループウェア文書データとする処理を実行する。そして、このグループウェア文書データを、画像形成装置３０から直接マニュアル文書データベース２２０に格納する（Ｓ４２０）。

このように、本発明によれば、画像形成装置３０の操作パネル３０３上で、グループウェアのクライアント端末５０と同等の処理を行うことができる。また、画像形成装置３０のスキャン機能により取得した文書データを、直接グループウェアサーバ２０内の連携先のデータベースにグループウェア文書データとして格納することができる。このため、紙文書の電子化に係る作業を大幅に簡略化することができる。

さらに、属性データベース２１０に格納された、連携先のデータベースの有するデータベース固有の書式に関する情報を参照して文書情報を設定させるため、画像形成装置３０上で文書情報を適切な書式で設定することができる。係る構成によれば、連携先となるデータベースが既存のデータベースであった場合でも、そのデータベースの設定情報を属性データベース２１０へ登録すれば、画像形成装置３０においてスキャンされた文書データがこの設定情報に含まれる書式情報に従ったデータ形式に設定される。よって、データベースの設計などを変更することなく画像形成装置３０から直接、データベース固有の書式に設定された文書データを格納することができ、既存のデータベース資源を本発明の画像形成システムにおいて簡単に活用することができる。

また、属性情報に含まれる文書情報に、文書データを検索するための検索キーワードが設定されているため、この文書データがグループウェア文書データとしてグループウェアサーバ２０内に格納された後も、この検索キーワードから文書データを検索して容易に引き出すことができる。

次に、Ｓ４１５において、データベースに格納された既存のグループウェア文書データファイルを編集する処理が選択された場合について説明する。ここではグループウェア文書データの属性情報が変更され、さらに新たな文書データが追加される場合について説明する。

Ｓ４１５において、図８に示す画面で、「既存文書」ボタンが押下されると、画像形成装置３０は、マニュアル文書データベース２２０内に格納されている既存のグループウェア文書データファイルの一覧を取得する。

制御部３０８は、通信部３０４を介してグループウェア文書データファイル一覧の取得要求をグループウェアサーバ２０に送信する。グループウェアサーバ２０では、制御部２５１がこの要求を受けて、マニュアル文書データベース２２０に格納されたグループウェア文書データファイルの一覧３１８を取得する。そして、この一覧３１８を通信部２５２を介して画像形成装置３０へ送信する。

制御部３０８は一覧３１８を取得すると、操作パネル３０３にこの一覧３１８を選択可能に表示する。図１１は、文書データの一覧が表示された図の例である。この一覧３１８の中から、ユーザにより、新たにスキャンされた文書データが追加されるグループウェア文書データファイルが選択される（Ｓ４１６）。本実施形態では、例えば技術教育３１９なる文書データが選択された。

ここで画像形成装置３０では、グループウェア文書データファイルを選択する際に、操作パネル３０３に表示された一覧３１８より所望のグループウェア文書データを検索することができる。操作パネル３０３には、例えば図１１に示すように、検索キーを入力する検索キー入力領域３３０が表示されていても良い。ユーザにより検索キー入力領域３３０に例えば検索キーワードなどが入力され、検索ボタン３３１を押下されることにより、画像形成装置３０へ検索処理の指示が出される。画像形成装置３０は、この検索指示を受けて、操作パネル３０３に表示された一覧３１８から所望のグループウェア文書データファイルを検索する。ここでの検索キーとは、検索キーワード以外にも、例えば日付やファイル名などであっても良い。

またこのとき、画像形成装置３０は、一覧３１８に表示されるグループウェア文書データファイルの数を制限しても良い。例えばマニュアル文書データベース２２０に１０００件のグループウェア文書データファイルが格納されていた場合には、操作パネル３０３において一覧３１８として表示されるグループウェア文書データは５００件までとしても良い。この場合、検索ボタン３３１を用いて行う検索処理は、一覧３１８に表示された５００件に対して行うことになる。このように一覧３１８に表示されるグループウェア文書データの数を制限することにより、検索処理にかかる時間が長くなることを抑制できる。

ここでグループウェア文書データファイルが選択されると、制御部３０８は、選択されたグループウェア文書データファイルの有する属性情報に含まれる、設定済みの文書情報の取得要求をグループウェアサーバ２０へ送信する。すなわち、本実施形態では、技術教育３１９の有する属性情報に含まれる、設定済みの文書情報に該当する。制御部２５１はこの取得要求を受けて、この文書情報を取得する。以下に文書情報取得の処理について説明する。

グループウェア文書データファイルの有する属性情報には、グループウェア文書データを特定する固有の識別情報が含まれている。制御部２５１はこの取得要求を受けると、属性情報に含まれる識別情報を辿って属性データベース２１０にアクセスし、Ｓ４１４において選択された、画像形成装置３０の連携先となるデータベースの属性情報を参照する。

本実施形態では制御部２５１は、マニュアル文書データベース２２０の属性情報２１１を参照する。次に、制御部２５１は、属性情報２１１に含まれるマニュアル文書データベース２２０の設定情報に基づきマニュアル文書データベース２２０にアクセスする。そして、制御部２５１は、選択されたグループウェア文書データファイルである技術教育３１９の属性情報の中から文書情報を取得する。制御部２５１はこの取得した文書情報を通信部２５２を介して画像形成装置３０へ送信する。

画像形成装置３０において、この文書情報を取得すると、制御部３０８が操作パネル３０３に取得された文書情報を表示させる。図１２は、画像形成装置３０により取得された文書情報が表示された場合の例を示す図である。このとき表示される文書情報は、技術教育３１９が、新規のグループウェア文書データとしてマニュアル文書データベース２２０に格納される際に設定された、設定済みの文書情報である。すなわち、技術教育３１９の文書情報は、図９に示す入力画面に過去に設定された情報が入力された状態で表示される。

Ｓ４１７において、ユーザはこの入力画面に表示された文書情報を変更することができる。以下に、属性情報に含まれる文書情報の変更について説明する。

画像形成装置３０において、操作パネル３０３に表示された図１２に示す文書情報は、操作パネル３０３に同時に表示されるソフトウェアキーボードなどによりに内容を変更できる。例えば本実施形態では、画像形成装置３０により、文書情報において項目毎に設定された内容を変更することができる。

変更可能な項目とは、図１２に示す例を用いて説明すると、例えば設定される項目であるファイル名、文書名、文書分類などである。例えばファイル名や文書名などは、操作パネル３０３に表示された５０音のソフトウェアキーボードにより書き換えられても良い。また文書分類の項目などでは、例えば入力形式がプルダウン形式になっており、そこから該当する分類が選択される形式となっていても良く、その場合には操作パネル３０３に備えられたポインタ機能などにより、ユーザ所望の分類が選択されても良い。

本実施形態の画像形成装置３０では、このようにして属性情報に含まれる文書情報を変更する。

次にＳ４１８におけるアクション選択について説明する。図１３は、本実施形態におけるアクション選択を説明する図である。

画像形成装置３０において、例えば技術教育３１９が審査者１に読み出され審査された場合などには、審査者１により「審査済」アクションボタン３２４が押下される。すると制御部３０８はこれを受けて、グループウェア文書データである技術教育３１９に対し、審査済みを意味する電子印鑑の捺印処理を実行する。そしてこの処理が終了した後、審査者１により「保存」アクションボタン３２１が押下されると、制御部３０８は、通信部３０４を介して技術教育３１９をグループウェアサーバ２０へ送信する。

また、例えば技術教育３１９が承認者に読み出され承認された場合などには、承認者により「承認」アクションボタン３２３が押下される。すると制御部３０８はこれを受けて、グループウェア文書データである技術教育３１９に対し、承認されたことを意味する電子印鑑の捺印処理を実行する。そしてこの処理が終了した後、承認者により「保存」アクションボタン３２１が押下されると、制御部３０８は、通信部３０４を介して技術教育３１９をグループウェアサーバ２０へ送信する。

グループウェアサーバ２０において制御部２５１は、編集後の技術教育３１９を受けると、技術教育３１９の属性情報に含まれる識別情報に基づき、編集前に技術教育３１９が格納されていた場所を辿る。そして書き込み部２５３は、編集前に技術教育３１９が格納されていた場所へ、編集後の技術文書３１９を上書きするように格納する。本実施形態では、編集後の技術教育３１９は、マニュアル文書データ２２０内に格納される。

このように、本発明によれば、グループウェアサーバ２０に格納されたグループウェア文書データの状態を、画像形成装置３０において直接変更して更新することができる。

次にＳ４１９における紙文書のスキャンについて説明する。

本実施形態では、スキャン部３０２において、これから取得される文書データに対する各設定及び／又は編集が完了した後、ユーザにより画像形成装置３０のスキャン部３０２に紙原稿がセットされてスキャンされる。

スキャン部３０２により紙原稿がスキャンされると、制御部３０８は、新たにスキャンされて取得された文書データを技術教育３１９に追加する。新たな文書データが追加された技術教育３１９Ａには、変更された属性情報が付与され、グループウェア文書データとしてマニュアル文書データベース２２０へ上書きされる。尚ここでの上書き処理においては、上述したように、グループウェアサーバ２０の制御部２５１が、変更された属性情報に含まれる識別情報を辿り、編集後のグループウェア文書データが上書きされる場所を決定する。尚ここで、画像形成装置３０では、編集後のグループウェア文書データが格納される前に画像形成装置３０から印刷出力しても良い。

また、画像形成装置３０において読み出されるグループウェア文書データは、文書データと属性情報とを有するものとして説明したが、これに限定されるものではない。例えば画像形成装置３０において、最初に属性情報を設定しておき、この設定された属性情報のみをグループウェアサーバ２０の文書データベースに格納することもできる。そして、後にこの格納された属性情報を読み出して、編集処理において文書データを追加していくことも可能である。

このように、本実施形態では、画像形成装置３０において、グループウェアサーバ２０内に格納された任意の既存のグループウェア文書データファイルの属性情報を変更したり、新たな文書データを追加したりする編集処理を実行することができる。

また、本実施形態における画像形成装置３０は、画像形成装置３０において実行された処理のログ情報を記録しても良い。ログ情報は制御部３０８により収集されても良く、画像形成装置３０の有する図示しない記憶手段に格納されても良い。ここでいうログ情報とは、例えば連携先としてアクセスしたデータベースの名称、処理を施したファイル名、文書名、画像形成装置３０において実行された処理の種類、格納先のデータベース名、処理結果などである。このログ情報は、例えば予め設定された容量まで画像形成装置３０に蓄積され、この容量を超えたとき、グループウェアサーバ２０側に回収されても良い。

また、以上に説明した実施形態における各機能を実現する手順は、コンピュータに読み取り可能な画像形成プログラムとして記録媒体に記録されていても良い。

図１４は実施形態で説明した各機能を実現させる画像形成プログラムが記録された記録媒体を説明する図である。記録媒体４１０に記録されたプログラムが、コンピュータ５００に読み込まれて実行されることにより、本実施形態で説明した各機能を実現することができる。

例えばコンピュータ５００は、ＣＰＵ５１０、ハードディスク５２０、メモリ５３０、表示部５４０、入力部５５０、通信部５６０、記録媒体読み込み部５７０を備えている。ＣＰＵ５１０は演算処理装置であって、コンピュータ５００において実行される演算や処理を実行する。ハードディスク５２０は、データを格納する記憶手段であって、コンピュータ５００上で動作するアプリケーションや、このアプリケーションにより作成されたデータなどが格納されている。メモリ５３０には、コンピュータ５００に係る各種の設定値や、ＣＰＵ５１０での演算結果などが格納される。

表示部５４０はディスプレイなどであり、コンピュータ５００において作成されたデータなどをユーザに閲覧可能に表示する。入力部５５０は例えばキーボードやマウスであって、ユーザの操作により各種データが入力される。通信部５６０は例えばネットワークコントロールユニットなどであり、コンピュータ５００が外部の装置と通信を行うためのものである。記録媒体読み込み部５７０は、各種記録媒体に記録されたデータやプログラムなどを読み込むものであり、例えばフロッピー（登録商標）ディスクドライバなどである。

記録媒体４１０は、本実施形態の各機能を実現させる画像形成プログラム４００が記録されている。この画像形成プログラム４００は、記録媒体読み込み部５７０により読み込まれてＣＰＵ５１０において実行される。記録媒体４１０は、例えばフロッピー（登録商標）ディスクやＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read Only Memory）等であっても良く、コンピュータ７０において読み取り可能なに媒体であれば良い。また、画像形成プログラム４００はネットワークを介して通信部５６０により受信されて、ハードディスク５２０等に格納されても良い。

以上、各実施形態に基づき本発明の説明を行ってきたが、上記実施形態に示した要件に本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することができ、その応用形態に応じて適切に定めることができる。

本発明は、グループウェアを用いた画像形成システム及びグループウェアサーバに応用することができる。

本発明の第一の実施形態の画像形成システム１０のシステム構成図を示す例である。 グループウェアサーバ２０と画像形成装置３０との間で行われる処理を説明する図である。 第一の実施形態におけるグループウェアサーバ２０と画像形成装置３０の機能ブロック図である。 第一の実施形態における画像形成システム１０での処理を説明するフローチャートである。 個人メニュー機能ログイン後の操作パネルの図の例である。 グループウェア機能タブが表示された操作パネルの図の例である。 属性情報の一覧が表示された図の例である。 処理を選択させる画面が表示された図の例である。 文書情報の入力画面が表示された図の例である。 アクション選択画面が表示された図の例である。 文書データの一覧が表示された図の例である。 本実施形態において取得された文書情報が表示された場合の例を示す図である。 本実施形態におけるアクション選択を説明する図である。 本実施形態で説明した各機能を実現させる画像形成プログラムが記録された記録媒体を説明する図である。

符号の説明

１０ 画像形成システム
２０ グループウェアサーバ
３０、３０Ａ 画像形成装置
２０４、２１０ 属性データベース
２０１、２０２、２０３ データベース
２２０ マニュアル文書データベース
２３０ 図面データベース
２４０ 日報データベース
２５１、３０８ 制御部
２５２、３０４ 通信部
３０１ グループウェアモジュール
３０２ スキャン部
３０３ 操作パネル
４００ 画像形成プログラム
４１０ 記録媒体

Claims (9)

1. グループウェアの端末として機能する画像形成装置と、前記グループウェアのサーバから成る画像形成システムにおいて、
   前記サーバは、
   文書データが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースを有し、
   前記画像形成装置は、
   前記複数の文書データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から、文書データと、前記文書データに対応した前記属性情報を読み出す文書データベースを選択させる選択手段と、
   前記選択手段により選択された前記文書データベースから、前記文書データと前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出手段と、
   前記読出手段により読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更手段と、を有し、
   前記サーバは、
   前記読み出された文書データと、前記変更手段による変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記選択手段により選択された前記文書データベースへ格納することを特徴とする画像形成システム。
2. 前記画像形成装置は、
   紙文書をスキャンして文書データとするスキャン手段を有し、
   前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを前記読み出された前記文書データに追加し、
   前記サーバは、
   前記スキャンされた文書データが追加された文書データと、前記読み出された前記属性情報とを前記選択手段により選択された前記文書データベースへ格納することを特徴とする請求項１記載の画像形成システム。
3. 前記画像形成装置は、
   前記選択手段により選択された文書データベースに格納された文書データの一覧の全部又は一部を表示させ、
   前記文書データの一覧から、検索キーに基づき文書データを検索する検索手段を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の画像形成システム。
4. 前記属性情報は、少なくとも、前記グループウェアの環境情報と、前記文書データが格納される前記文書データベースの設定情報と、前記文書データに関する文書情報とが含み、
   前記所定の情報は、前記文書情報であることを特徴とする請求項１ないし３のいずれか一項に記載の画像形成システム。
5. グループウェアの端末として機能する画像形成装置と接続された前記グループウェア用サーバであって、
   画像形成装置と通信を行う通信手段と、
   文書データが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースと、
   前記文書データと前記文書データに対応した属性情報とを前記文書データベースへ書き込む処理を行う書き込み手段とを有し、
   前記通信手段により、前記画像形成装置から前記文書データに対応した属性情報の取得要求を受信すると、
   前記複数の文書データベースの一覧を前記画像形成装置へ送信し、前記一覧から選択された前記文書データベースに格納された前記文書データに対応した属性情報を前記画像形成装置へ送信し、
   前記通信手段により、前記画像形成装置から、変更された前記文書データに対応した属性情報の書き込み要求を受信すると、前記書き込み手段は変更された属性情報を前記文書データベースへ上書きすることを特徴とするグループウェア用サーバ。
6. 前記通信手段により、前記画像形成装置から新たな文書データが追加された文書データの書き込み要求を受信すると、
   前記書き込み手段は前記新たな文書データが追加された文書データを、前記文書データベースへ上書きすることを特徴とする請求項５記載のグループウェア用サーバ。
7. 文書データが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースを有するグループウェアのサーバに接続された、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置であって、
   前記複数の文書データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から文書データベースを選択させる選択手段と、
   前記選択手段により選択された前記文書データベースから、前記文書データと前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出手段と、
   前記読出手段により読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更手段と、
   前記読み出された文書データと、前記変更手段による変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記サーバへ送信する送信手段と有することを特徴とする画像形成装置。
8. 文書データが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースを有するグループウェアのサーバに接続された、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置における画像形成方法であって、
   前記複数の文書データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から文書データベースを選択させる選択手順と、
   前記選択手順により選択された前記文書データベースから、前記文書データと前記文書データに対応した属性情報とを読み出す読出手順と、
   前記読出手順により読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更手順と、
   前記読み出された文書データと、前記変更手順による変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記サーバへ送信する送信手順と有することを特徴とする画像形成方法。
9. 文書デーが、当該文書データが格納される文書データベース固有の設定項目の情報と、当該文書データベース固有の書式に係る情報と、設定された所定の情報とを含み、前記文書データを前記グループウェアの端末と前記グループウェアのサーバとに共有されるグループウェア文書データと識別させる属性情報と対応付けられて格納された複数の文書データベースを有するグループウェアのサーバに接続された、前記グループウェアの端末として機能する画像形成装置における画像形成プログラムであって、
   コンピュータに、
   前記複数の文書データベースの一覧を表示し、前記表示した一覧の中から文書データベースを選択させる選択ステップと、
   前記選択ステップにより選択された前記文書データベースから、前記文書データと前記文書データと対応した前記属性情報とを読み出す読出ステップと、
   前記読出ステップにより読み出された前記属性情報に含まれる所定の情報の設定を変更する変更ステップと、
   前記読み出された文書データと、前記変更ステップによる変更後の前記文書データに対応した属性情報と、を前記サーバへ送信する送信ステップとを実行させることを特徴とする画像形成プログラム。

Images