JP4455375B2 - 文書管理システム、文書処理装置及びその文書処理制御方法並びにプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム、文書処理装置及びその文書処理制御方法並びにプログラムに関し、文書処理の履歴情報を用いて文書処理を行う文書管理システム、文書処理装置及びその文書処理制御方法並びにプログラムに関する。

近年、文書データが電子化されてきていることに伴い、文書データを管理する文書管理サーバ及びＰＣや印刷装置からなるクライアント機器で構成される文書管理システムが使用されるようになってきている。この文書管理システムを使用するユーザは、ＰＣや印刷装置などのクライアント機器から文書管理サーバにアクセスし、そのクライアント機器を用いて、文書管理サーバに対する文書の登録、取得、更新、印刷等の文書処理を行うことができる。

一方、従来技術として、印刷を実行する度にその印刷ジョブの履歴情報とその履歴情報に対応するＰＤＬデータとを保存する記憶部を有し、ユーザがその記憶部に保存された履歴情報の１つを選択して印刷指示を行うと、その選択された履歴情報に対応するＰＤＬデータが読み出され、再印刷を実現するプリンタが開示されている（例えば、特許文献１参照）。

従って、このプリンタを文書管理システムにおけるクライアント機器に適用すれば、ユーザが文書管理サーバで管理する膨大な文書データから所望のデータを特定し、印刷データとして指定する際の手間を軽減することができるとも考えられる。
特開２００３−３３０６３８号公報

しかしながら、従来技術で開示されている上記履歴情報を保存する記憶部を有するプリンタは、ローカル環境に対応したもの、すなわち、単一のユーザの操作により行われる再印刷処理を簡略化するものである。従って、このプリンタをそのままクライアント機器に適用すると、一のユーザが他のユーザに対して秘密保持したい文書データの印刷処理をしたときに、他のユーザは履歴情報に基づいて、その文書データの印刷物を得ることができることとなり、他のユーザにその文書データの内容が漏洩してしまうという問題が生じる。

この問題は、上記履歴情報に基づく印刷処理は、履歴情報にある印刷処理を指示したユーザのみが実行できるようにすれば解消するが、その場合、一のユーザが共有文書データ等の印刷を実行したときであっても、他のユーザは履歴情報に基づいて、その文書データの再印刷をすることができないという問題が生じる。

さらに、上記従来技術は過去に印刷処理が行われた文書データを再印刷に利用する方法を開示するものであるため、印刷処理以外の文書処理が過去に行われていても、その文書処理に係る文書データを再印刷に利用することはできなかった。

本発明の目的は、ユーザが所望の文書データを指定して当該文書データに基づく文書処理を希望する際に、膨大な文書データの中から所望の文書データを指定する際の手間を軽減することができ、且つ、ユーザがアクセス権を持たないものを隠蔽することができる文書管理システム、文書処理装置及びその文書処理制御方法並びにプログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理システムは、複数の文書データを格納する文書管理サーバと、前記文書管理サーバにアクセスし、ユーザ操作により前記複数の文書データのうちの指定された文書データに対する印刷処理を行うクライアント機器とを備える文書管理システムにおいて、前記クライアント機器は、前記文書管理サーバに格納されている文書データのうちの第１の文書データに対する第１のユーザの印刷指示に基づく印刷処理についての履歴情報を保存する履歴情報保存手段と、前記第１のユーザとは異なる第２のユーザによって入力された、当該第２のユーザを特定するための識別情報を受信する第１の受信手段と、前記第２のユーザによって入力された、前記履歴情報を表示部に表示させる表示指示を受信する第２の受信手段と、前記第２の受信手段によって表示指示を受信するのに応じて、前記第１の受信手段によって受信した識別情報と、識別情報毎に文書へのアクセス権を示したアクセス権情報とに基づいて、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていれば前記履歴情報を前記表示部に表示させ、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていなければ前記履歴情報を前記表示部に表示させないように制御する表示制御手段と、前記第２のユーザによって選択された前記第１の文書データを印刷処理する印刷手段を備えることを特徴とする。

請求項６記載の文書処理制御方法は、複数の文書データを格納する文書管理サーバと、前記文書管理サーバにアクセスし、ユーザ操作により前記複数の文書データうちの指定された文書データに対する印刷処理を行うクライアント機器とを備える文書管理システムの文書処理制御方法において、前記クライアント機器により、前記文書管理サーバに格納されている文書データのうちの第１の文書データに対する第１のユーザの印刷指示に基づく印刷処理についての履歴情報を保存し、前記第１のユーザとは異なる第２のユーザによって入力された、当該第２のユーザを特定するための識別情報を受信し、前記第２のユーザによって入力された、前記履歴情報を表示部に表示させる表示指示を受信し、前記表示指示を受信するのに応じて、前記受信した識別情報と、識別情報毎に文書へのアクセス権を示したアクセス権情報とに基づいて、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていれば前記履歴情報を前記表示部に表示させ、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていなければ前記履歴情報を前記表示部に表示させないように制御し、前記第２のユーザによって選択された前記第１の文書データを印刷処理することを特徴とする。

請求項７記載の文書処理装置は、文書管理装置に格納されている文書データのうちの第１の文書データに対する第１のユーザの印刷指示に基づく印刷処理についての履歴情報を保存する履歴情報保存手段と、前記第１のユーザとは異なる第２のユーザによって入力された、当該第２のユーザを特定するための識別情報を受信する第１の受信手段と、前記第２のユーザによって入力された、前記履歴情報を表示部に表示させる表示指示を受信する第２の受信手段と、前記第２の受信手段によって表示指示を受信するのに応じて、前記第１の受信手段によって受信した識別情報と、識別情報毎に文書へのアクセス権を示したアクセス権情報とに基づいて、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていれば前記履歴情報を前記表示部に表示させ、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていなければ前記履歴情報を前記表示部に表示させないように制御する表示制御手段と、前記第２のユーザによって選択された前記第１の文書データを印刷処理する印刷手段を備えることを特徴とする。

請求項８記載のプログラムは、複数の文書データを格納する文書管理サーバと、前記文書管理サーバにアクセスし、ユーザ操作により前記複数の文書データのうちの指定された文書データに対する印刷処理を行うクライアント機器とを備える文書管理システムの文書処理制御方法をコンピュータに実行させるプログラムにおいて、前記文書処理制御方法は、前記クライアント機器により、前記文書管理サーバに格納されている文書データのうちの第１の文書データに対する第１のユーザの印刷指示に基づく印刷処理についての履歴情報を保存し、前記第１のユーザとは異なる第２のユーザによって入力された、当該第２のユーザを特定するための識別情報を受信し、前記第２のユーザによって入力された、前記履歴情報を表示部に表示させる表示指示を受信し、前記表示指示を受信するのに応じて、前記受信した識別情報と、識別情報毎に文書へのアクセス権を示したアクセス権情報とに基づいて、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていれば前記履歴情報を前記表示部に表示させ、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていなければ前記履歴情報を前記表示部に表示させないように制御し、前記第２のユーザによって選択された前記第１の文書データを印刷処理することを特徴とする。

本発明によれば、クライアント機器は、文書処理された文書データを識別する識別情報を含む、ユーザ操作により行われた文書データの文書処理についての履歴情報を保存し、その履歴情報に含まれる識別情報が対応する各文書データについて、認証されているユーザがアクセス権を持っているか否かを判別し、判別の結果、上記認証されているユーザがアクセス権を持っている文書データをユーザによって選択可能にするための表示を行い、ユーザによって選択された文書データを文書処理するので、ユーザが所望の文書データを指定して当該文書データに基く文書処理を希望する際に、文書管理サーバで管理する膨大な文書データの中から所望の文書データを指定する際の手間を軽減することができ、且つ、文書管理サーバが管理する文書データのうち、ユーザがアクセス権を持たないものを隠蔽することができる。

好ましくは、クライアント機器はアクセス権判別の際、文書管理サーバに履歴情報にある文書データの文書ＩＤ及び認証されているユーザのユーザＩＤを送信し、文書管理サーバから文書ＩＤを受信したときに、その文書ＩＤの文書データを認証されているユーザがアクセス権を持っている文書データであると判断し、文書管理サーバは、管理する文書データの文書ＩＤ毎、認証が可能なユーザのユーザＩＤ毎にアクセス権を設定し、上記クライアント機器より送信された文書ＩＤのうち、上記送信されたユーザＩＤに対して上記アクセス権が設定されているものがあるときに、その文書ＩＤをクライアント機器に送信することにより、クライアント機器により、履歴情報にある文書データのうち、認証されているユーザがアクセス権を持っているものはどれかを確実に判断することができる。

好ましくは、上記履歴情報は、文書処理がされた文書データの名称と、その文書データの文書管理サーバにおける保存先と、その文書処理がされた日時の情報とを備え、上記文書データの一覧を表示する際に、これらの情報を同時に表示することにより、認証されているユーザが印刷データとして指定可能な文書データの内容を一意に把握することができる。

好ましくは、ユーザ選択された文書データの印刷体裁を、履歴情報中にあるそのユーザ選択された文書データの印刷体裁とすることにより、過去クライアント機器において文書処理がされた文書データをクライアントで印刷する際のユーザ操作をより簡易なものとすることができる。

好ましくは、文書処理は、原稿をスキャンすることにより画像データを取得し、この取得した画像データを文書管理サーバで管理する文書データとして登録するスキャン登録処理であり、このスキャン登録処理が終了したときに履歴情報を更新することにより、ユーザは履歴情報に基づく印刷処理では印刷体裁の設定をしなくて済み、操作をより簡易なものとすることができる。

また、本発明によれば、文書処理装置が、ユーザの認証を行う認証手段と、文書処理された文書データを識別する識別情報を含む、前記文書処理についての履歴情報を保存する履歴情報保存手段と、前記履歴情報に含まれる識別情報が対応する各文書データについて、前記認証されているユーザがアクセス権を持っているか否かを判別するユーザアクセス権判別手段と、前記認証されているユーザがアクセス権を持っている文書データをユーザによって選択可能にするための表示を行う表示手段と、ユーザによって選択された文書データを文書処理する文書処理手段とを備えることにより、ユーザが所望の文書データを指定して当該文書データに基く文書処理を希望する際に、膨大な文書データの中から所望の文書データを指定する際の手間を軽減することができ、且つ、ユーザがアクセス権を持たないものを隠蔽することができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を用いて詳述する。

図１は、本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。

図１において、文書管理システム１は、ネットワーク１３０を介して通信処理を行い、データの受け渡し等を行うユーザが操作を行うクライアント機器としての印刷装置１１０及びＰＣ１４０及び文書管理サーバ１２０を備える。ここで、ネットワーク１３０はＬＡＮやインターネットなどのネットワークが一般的であるが、ＵＳＢケーブル等の物理的なケーブルであってもよい。

印刷装置１１０は、原稿の読取を行うスキャン実行部１１６と、印刷を実行する印刷実行部１１５（文書処理手段）と、ユーザへの情報の提示やユーザからの要求を受け付ける情報表示部１１４（表示手段）と、情報表示部１１４でユーザに提示する情報を生成したり、ユーザから受け付けた要求を解析したりする情報処理部１１３と、ネットワーク１３０を介して文書管理サーバ１２０と通信を行うための通信部１１２と、印刷装置１１０で行われた操作の履歴情報を管理する履歴情報管理部１１１（履歴情報保存手段）とを備える。

文書管理サーバ１２０は、ネットワーク１３０を介して印刷装置１１０と通信を行うための通信部１２４と、印刷装置１１０から後述の図４のアクセス権要求や文書取得要求を受信すると、その要求内容を解釈して文書管理サーバ１２０で要求に応じた処理を行う処理部１２５と、後述する図２の文書情報１２１、アクセス権情報１２２及びユーザ情報１２３を保存するＤＢ部１２６と、管理している文書データを、印刷装置１１０で印刷可能なデータに変換する変換部１２７とを備える。

なお、図１においては、文書管理サーバ１２０と印刷装置１１０とがそれぞれ別の筐体になっているように説明したが、これらが１つの筐体になっていてもよい。この場合には、１つの文書処理装置が、履歴情報管理部１１１、情報処理部１１３、情報表示部１１４、印刷実行部１１５、スキャン実行部１１６、処理部１２５、変換部１２７、ＤＢ部１２６を備えていることになる。

図２は、図１における文書管理サーバ１２０のＤＢ部１２６で管理される情報を示す図である。

図２において、ＤＢ部１２６は、文書情報１２１、アクセス権情報１２２及びユーザ情報１２３の各情報を保存する。

文書情報１２１は、文書管理サーバ１２０が管理する文書データに関する情報であり、具体的には、文書に対するユニークな値である文書ＩＤ情報、文書データの名称である文書名、及び文書データが格納されている位置を示す情報である保存場所情報を関連付けた状態で管理する情報である。本実施の形態では、この３つの情報のみを例示しているが、これに限定されるものでなく、文書に関する他の情報についても、上記３つの情報と関連づけて管理してもよい。

アクセス権情報１２２は、文書管理サーバ１２０が管理する文書データに対するユーザのアクセス権の有無を表す情報であり、具体的には、ユーザＩＤ情報と文書ＩＤ情報及びアクセス権情報（Read（読取）／Write（作成・変更）／Delete（削除）／Nothing（アクセス権なし））を関連付けた状態で管理する情報である。

ユーザ情報１２３は、文書管理システム１を利用することが可能なユーザの情報であり、具体的には、ユーザに対するユニークな値であるユーザＩＤ情報、ユーザの名称であるユーザ名情報、ユーザのログインＩＤ情報、及びユーザのパスワード情報を関連付けた状態で管理する情報である。

以下、図３及び図４を用いて、ユーザＡが印刷装置１１０で文書１と文書２を印刷した後、その印刷操作の履歴情報を利用してユーザＢが文書１を印刷する場合について説明する。

図３は、文書管理システム１で実行される履歴情報保存処理を説明するのに用いられる図である。

図３において、まず、印刷装置１１０は、文書処理メニューを情報表示部１１４に表示する。この文書処理メニューからユーザＡが印刷処理を選択すると、情報表示部１１４にログイン画面５００（図５）を表示し、ユーザＡに対してログインＩＤとパスワードの入力を要求する。

印刷装置１１０は、ユーザＡからのログインＩＤとパスワードの入力があると、文書管理サーバ１２０に通信部１１２を介してユーザ入力されたログインＩＤ、パスワードからなるログイン要求を送信する。

文書管理サーバ１２０は、通信部１２４を介して上記ログイン要求を受信すると、処理部１２５によりユーザ情報１２３で管理されているユーザ情報とそのログインＩＤ及びパスワードとの照合を行い、照合できたときはユーザＡがログインされた旨を通信部１２４を介して印刷装置１１０に送信する。

印刷装置１１０は、文書管理サーバ１２０からユーザＡがログインされた旨を受信したときは、図８に示すように文書操作画面８００を表示する。その後、この文書操作画面８００上で、ユーザＡにより文書管理サーバ１２０で管理する文書情報１２１の文書データから印刷用文書を指定する旨の要求（サーバ文書要求）があると（ステップＳ３０１）、印刷装置１１０は、文書管理サーバ１２０に対して上記サーバ文書の一覧からなるリストを要求する（ステップＳ３０２）。具体的には、図８の「リストから指定」ボタン８０１がユーザ選択されたときに、上記リストからの文書指定要求があった旨を印刷装置１１０は検出する。

文書管理サーバ１２０は、上記サーバ文書リスト要求を受信すると、アクセス権情報１２２と文書情報１２１を用いて、ログインされたユーザＡがアクセス可能な文書データの一覧のデータを作成し、これをサーバ文書リストとして印刷装置１１０に送信する。

印刷装置１１０は、文書管理サーバ１２０から上記サーバ文書リストを取得すると（ステップＳ３０３）、この取得したサーバ文書リストを情報表示部１１４で表示可能なデータ（図８のフォルダツリー８０２及びリスト画面８０３）に変換し、情報表示部１１４を用いてこの変換されたデータ中の文書をユーザ選択可能に提示する（ステップＳ３０４）。ユーザＡにより、この提示された一覧にある文書（本実施の形態では、文書１及び文書２）が指定されると（ステップＳ３０５）、印刷装置１１０は、通信部１１２を介して文書管理サーバ１２０に対して文書１と文書２の取得を要求する（ステップＳ３０６）。具体的には、図８の「決定」ボタン８０４がユーザ選択されたときに、上記文書取得要求があった旨を印刷装置１１０は検出する。

文書管理サーバ１２０は、印刷装置１１０から上記文書取得要求を受信すると、処理部１２５により文書情報１２１中の文書１と文書２の情報を取得し、この取得した情報を変換部１２７で印刷可能なデータに変換して、印刷装置１１０に送信する。

印刷装置１１０は、文書管理サーバ１２０から文書１と文書２の印刷可能なデータを取得すると（ステップＳ３０７）、印刷体裁設定画面を表示し、この表示に基づきユーザ選択された文書の印刷体裁で印刷実行部１１５によりこの受信したデータの印刷を実行する（ステップＳ３０８）。印刷が完了すると、図９（ａ）に示すように、印刷装置１１０は印刷を行った文書データに関する情報（文書管理サーバ１２０で管理している文書ＩＤ情報及びその操作が行われた日時情報）と、印刷を行った日時を履歴情報として履歴情報管理部１１１に登録する（ステップＳ３０９）。

図３の説明では、印刷装置１１０が、ユーザＡにより選択された文書データを印刷したが、この他の文書処理として、ユーザＡにより選択された文書データを電子メールに添付して所定のメールアドレスに送信したり、ユーザにより選択された文書データをＦＡＸ送信したりしても良い。

図４は、文書管理システム１で実行される再印刷処理を説明するのに用いられる図である。

図４において、まず、印刷装置１１０が上述した図３のユーザＡに対するログイン処理と同様の処理を行うことにより、文書管理サーバ１２０に対してユーザＢがログインされると、図１０に示すように文書操作画面８００を情報表示部１１４に表示する。その後、この文書操作画面８００上で、ユーザＢにより印刷装置１１０において最近使用された文書リストから印刷用文書を指定する旨の要求（履歴情報の要求）があったときに（ステップＳ４０１でＹＥＳ）、ステップＳ４０２からの処理に進む。ここで、印刷装置１１０は、図８の「最近使用された文書から指定」ボタン１００２がユーザ選択されたときに上記履歴情報の要求があった旨を検出する。また、本実施の形態においては、履歴情報には先ほどのユーザＡが行った文書１と文書２の印刷操作履歴のみが存在するものとする。

ステップＳ４０２において、印刷装置１１０は、履歴情報に含まれる文書ＩＤが対応する文書データのうち、ユーザＢがアクセス権を持っているものがどれかを示すアクセス権情報を文書管理サーバ１２０に対して要求する。その後、この要求に応じて文書管理サーバ１２０が作成したアクセス権情報を取得し（ステップＳ４０３）、取得したアクセス権情報に基づき、ユーザＢがアクセス権を持っている文書のリストを生成する。このステップＳ４０２から文書リスト生成までの処理は、後述する図６の文書リスト生成処理において詳説する。

次に、印刷装置１１０は、上記生成された履歴情報に基づき、再印刷処理が可能な文書のリスト（図１０のリスト画面１００１）を、情報表示部１１４を用いて提示する（ステップＳ４０４）。このリスト画面１００１中の文書はユーザ選択可能に表示されるものであって、本実施の形態では文書１のみが表示される。

ユーザＢにより、この提示されたリストにある文書の１つ（本実施の形態では文書１）が指定されると（ステップＳ４０５）、印刷装置１１０は、通信部１１２を介して文書管理サーバ１２０に対して文書ＩＤを用いて文書１の取得を要求する（ステップＳ４０６）。具体的には、図１０の「決定」ボタン８０４がユーザ選択されたときに、上記文書取得要求があった旨を印刷装置１１０は検出する。

文書管理サーバ１２０は、印刷装置１１０から上記文書取得要求を受信すると、処理部１２５により文書情報１２１中の文書１の文書データを取得し、この取得した情報を変換部１２７で印刷可能なデータに変換して、印刷装置１１０に送信する。

印刷装置１１０は、文書管理サーバ１２０から文書１の印刷可能なデータを受信すると（ステップＳ４０７）、印刷体裁設定画面を表示し、この表示に基づきユーザ選択された文書の印刷体裁でこの受信したデータの印刷を実行する（ステップＳ４０８）。

図３及び図４の処理によれば、印刷装置１１０は、図３の処理で履歴情報が登録された後（ステップＳ３０９）、ユーザＢより履歴情報の要求があったときに（ステップＳ４０１）、文書管理サーバ１２０からアクセス権情報を取得し（ステップＳ４０２，Ｓ４０３）、この取得したアクセス権情報に基づき、履歴情報に含まれる識別情報が対応する文書データ（文書１、文書２）のうち、ユーザＢがアクセス権を持っているもののリストを生成し、このリストをユーザに提示し（ステップＳ４０４）、ユーザＢがこのリストから文書１を指定したときに（ステップＳ４０５）、文書１の印刷データを文書管理サーバ１２０から取得し（ステップＳ４０６，Ｓ４０７）、取得した印刷データを印刷するので（ステップＳ４０８）、ユーザＢが印刷装置１１０で印刷処理を行う際に、文書管理サーバ１２０で管理する文書データが膨大にあっても、その中の１つを印刷データとして指定する際の手間を軽減することができる。

さらに、印刷装置１１０は、ユーザＢがアクセス権を持っていない文書２をリスト画面１００１に表示しないので、文書管理サーバ１２０が管理する文書データのうち、ユーザＢがアクセス権を持たないもの（文書２）を隠蔽することができ、この結果、ユーザＢが文書２の印刷指示が禁止できることによりセキュリティを向上でき、また操作ミスを防止することができる。

また、ステップＳ４０８で印刷が完了すると、図９（ｂ）に示すように、印刷履歴管理部１１１で管理する文書１に対する印刷操作履歴情報の操作日時情報を、ユーザＡによる印刷処理が行われた日時からユーザＢによる再印刷処理が行われた日時に更新する。この更新の後、履歴情報に基づく再印刷処理が可能な文書のリストを更新する。これにより、ユーザは常に最新の履歴情報に基づいて印刷を行うことができる。

また、ステップＳ４０４でリストをユーザＢに提示する際に、過去に文書処理がされた文書データの名称と、その文書データの文書管理サーバ１２０における保存先と、その文書処理がされた日時の情報を同時に表示させてもよい。これにより、認証されているユーザが印刷データとして指定可能な文書データの内容を一意に把握することができる。

また、本処理においては、印刷装置１１０を含む複数のクライアント機器から変更要求のあったアクセス権設定は、文書管理サーバ１２０で一括更新されるので、履歴情報に基づく印刷にも即時に反映させることができ、システム全体の管理が容易になる。

図４の説明では、印刷装置１１０がユーザＢにより選択された文書データを印刷したが、この他の文書処理として、ユーザＢにより選択された文書データを電子メールに添付して所定のメールアドレス宛てに送信したり、ユーザにより選択された文書データをＦＡＸ送信したりしても良い。

図６は、図１における印刷装置１１０によって実行される文書リスト生成処理の手順を示すフローチャートである。

図６において、まず、履歴情報管理部１１１に履歴情報が存在するか否かを判別し（ステップＳ６０１）、存在するときは、過去に文書管理サーバ１２０に対して行われた全文書の履歴情報に対するユーザＢのアクセス権情報の取得を、通信部１１２を介して文書管理サーバ１２０に要求する（ステップＳ６０２）。この要求の際、履歴情報として保存されている全ての文書ＩＤ及びユーザＢのユーザＩＤが同時に文書管理サーバ１２０に送信される。

文書管理サーバ１２０は、通信部１２４を介して上記アクセス権情報の取得要求を受信すると、後述する図７のアクセス権情報送信処理を行い、ユーザＢがアクセス権を持っている文書の文書ＩＤを服務アクセス権情報を印刷装置１１０に送信する（ステップＳ６０３）。

印刷装置１１０は、文書管理サーバ１２０からアクセス権情報を受信すると、このアクセス権情報に基づき、過去に文書管理サーバ１２０に対して行われた全文書の履歴情報に対するユーザＢのアクセス権の有無のチェックが終了したか否かを判別する（ステップＳ６０４）。具体的には、履歴情報にある文書の文書ＩＤの全てについて、文書管理サーバ１２０から受信したアクセス権情報との比較が終了したときに、このチェックは終了したと判別する。

ステップＳ６０４の判別の結果、上記チェックが未終了であるときは、その未終了の文書について、ユーザＢがアクセス権を持っているか否かを判別する（ステップＳ６０５）。この処理は、具体的には、現在チェックを行っている文書の文書ＩＤが、文書管理サーバ１２０から受信したアクセス権情報に含まれていたときに、その文書に対するユーザＢのアクセス権はあると判断し、含まれていなかったときは、その文書に対するユーザＢのアクセス権はないと判断する。

ステップＳ６０５の結果、ユーザＢにアクセス権がない文書については直接、アクセス権がある文書については、文書リストにその文書の文書名、格納場所情報を追加した後に（ステップＳ６０６）、ステップＳ６０４からの処理を繰り返す。

ステップＳ６０４の判別の結果、上記チェックが終了したとき、文書リストを指定項目でソートし（ステップＳ６０７）、本処理を終了する。

図７は、図６のステップＳ６０３のアクセス権情報送信処理の手順を示すフローチャートである。

本処理は、文書管理サーバ１２０により実行される。

図７において、まず、ステップＳ６０２の印刷装置１１０からのユーザＢのアクセス権情報の取得要求を処理部１２５が受信すると（ステップＳ７０１でＹＥＳ）、ユーザＢの全文書に対するアクセス権有無のチェックが終了したか否かを判別する（ステップＳ７０２）。具体的には、ステップＳ６０２の要求の際に印刷装置１１０から送信された文書ＩＤの文書の全てについて、アクセス権情報１２２との比較が終了したときに、このチェックは終了したと判断する。本実施の形態では、文書１及び文書２の印刷操作に関する履歴のみで履歴情報が構成されているので、ステップＳ７０２において、文書管理サーバ１２０は文書１及び文書２に対するアクセス権有無のチェックが終了したか否かを判別する。

ステップＳ７０２の判別の結果、上記チェックが未終了であるときは、その未終了の文書について、ユーザＢがアクセス権を持っているか否かの情報を取得し（ステップＳ７０３）、ステップＳ７０２からの処理を繰り返す。この取得処理において、アクセス権情報１２２にある上記文書のユーザＩＤにユーザＢのユーザＩＤが含まれているときは、ユーザＢはアクセス権を持っていると判別し、含まれていないときはアクセス権を持っていないと判断する。

ステップＳ７０２の判別の結果、上記チェックが終了したとき、ステップＳ７０３でユーザＢがアクセス権を持っているという情報を得た文書について、その文書ＩＤ及びその格納先情報を取得し、この取得した各種情報を含むアクセス権情報を生成する（ステップＳ７０４）。本実施の形態では、ユーザＢは文書１に対してのみアクセス権が設定されているので、文書管理サーバ１２０は文書１の文書ＩＤ及びその格納先情報を含むアクセス権情報を生成する。

その後、通信部１２４から印刷装置１１０にこの生成したアクセス権情報を送信して（ステップＳ７０５）、本処理を終了する。

図６及び図７の処理によれば、印刷装置１１０は、アクセス権要求の際、同時に文書管理サーバ１２０に履歴情報に含まれる文書ＩＤ及びユーザＡのユーザＩＤを送信し（ステップＳ６０２）、アクセス権情報送信処理により、文書管理サーバ１２０から文書ＩＤを含むアクセス権情報を受信したときに（ステップＳ６０３）、その文書ＩＤの文書データについて、ユーザＢはアクセス権を持っていると判断し（ステップＳ６０５でＹＥＳ）、一方、文書管理サーバ１２０は、ステップＳ６０２で印刷装置１１０からのアクセス権要求を受信した際に同時に文書ＩＤを受信し（ステップＳ７０１）、この受信した文書ＩＤのうちアクセス権情報１２２でその送信されたユーザＩＤに対してアクセス権が設定されているものの文書ＩＤを含むアクセス権情報を生成し（ステップＳ７０４）、印刷装置１１０に送信するので（ステップＳ７０５）、印刷装置１１０で、履歴情報に含まれる文書ＩＤが対応する文書データのうち、ユーザＢがアクセス権を持っているものはどれかを確実に判断することができ、また、履歴情報に含まれる文書のうち、ユーザＢがアクセス権を持っている文書があったときに（ステップＳ６０５でＹＥＳ）、その文書の文書名、格納場所の情報を再印刷可能な文書の文書リストに追加するので（ステップＳ６０６）、ユーザＡがユーザＢには内容を知られたくない文書データを、ユーザＢから確実に隠蔽することができる。

図８は、図３のステップＳ３０４において表示される文書操作画面を示す図である。

図８の画面は、文書操作画面８００の「リストから指定」ボタン８０１がユーザ選択されることにより、図３のステップＳ３０１でサーバ文書のユーザ要求があった後に、ステップＳ３０４で表示される画面である。

画面向かって左に存在するフォルダツリー８０２において、所望の文書データが保管されているフォルダ８０５がユーザ選択されると、画面向かって中央に存在するリスト画面８０３において、上記ユーザ選択されたフォルダ８０５に保管されている文書データの一覧をリスト画面８０３で表示する。ユーザＡは、リスト画面８０３に表示されている文書データ一覧から所望するデータ（文書１及び文書２）の文書選択を行う。

例えば、ユーザＡが所望のデータが存在するフォルダが１０階層目に存在するとき、フォルダツリー８０２のフォルダを１０回選択し、階層を開く操作が必要となる。さらに、リスト画面８０３上で一度に表示可能な文書データの件数には限界があるため、１つのフォルダ中に保管されている文書データの件数が多い場合は、スクロール等により１つのフォルダ中の文書データを閲覧する必要がある。また、ユーザが所望のデータがどのフォルダに格納されているのか正確に把握できていないときには、フォルダツリー８０２に表示される様々なフォルダを検索しなくてはならず、この場合、ユーザＡは、１０回以上フォルダを選択し、階層を開く操作を行わなければならない。

図１０は、図４のステップＳ４０４において表示される文書操作画面を示す図である。

図１０の画面は、文書操作画面８００の「最近指定された文書から指定」ボタン１００２がユーザ選択されることにより、図４のステップＳ４０１で履歴情報のユーザ要求があった後にステップＳ４０４で表示される画面である。

画面に向かって中央に存在するリスト画面１００１において、アクセス権情報や履歴情報に基づき生成される文書リストが表示される。

このため、ユーザＢは、フォルダツリー８０２やリスト画面８０３を操作しなくても、所望の文書の文書名がリスト画面中に表示されるので、文書選択を簡単に行うことができる。

通常、印刷装置１１０のような機器はＰＣに比べユーザインタフェース部分が小さく、ユーザにとって操作しにくいものになっているため、このように１つでもユーザ操作を減らすことができると、ユーザにとって格段に使用しやすいものものとすることができる。

次に、図１１を用いて、ユーザＡが印刷装置１１０で文書１と文書２をスキャンした後、そのスキャン操作の履歴情報を利用してユーザＢが文書１を印刷する場合について説明する。

図１１は、図１の文書管理システム１で実行される履歴情報保存処理の変形例を説明するのに用いられる図である。

図１１において、印刷装置１１０は、文書処理メニューを情報表示部１１４に表示する。この文書処理メニューでユーザＣが新たな文書データをスキャンして、文書管理サーバ１２０に登録する処理を要求すると（スキャン登録要求）（ステップＳ１１０１）、上述した図３のユーザＡに対するログイン処理と同様の処理を行う。その後、文書管理サーバ１２０に対してユーザＣがログインされると、図１２に示すように文書操作画面１２００を情報表示部１１４に表示する。

その後、文書操作画面１２００の左に配置されるフォルダツリー１２０１で保存先フォルダ（「営業１課」フォルダ）がユーザ選択された後、登録ファイル名記載欄１２０２にスキャンにより得られる新たな文書の文書名（「文書１」）がユーザ入力された後、「決定」ボタン９０４のユーザ押下があると、印刷装置１１０は、スキャン実行部１１６でセットされた紙原稿のスキャンを行い（ステップＳ１１０２）、スキャンしたデータを情報処理部１１３で電子化し、通信部１１２からスキャンした電子データ、文書名、格納フォルダの情報を文書管理サーバ１２０に送信する（ステップＳ１１０３）。

文書管理サーバ１２０は、受信した電子データを、文書操作画面１２００でユーザが指定したフォルダ先及び文書名で文書情報１２１に登録する。この時点では、文書１に対するアクセス権はユーザＡのみに与えられているため、アクセス権情報１２２には文書１にユーザＡがアクセス可能である情報が登録される。また、文書情報１２１に登録されるときに、登録文書を一意に特定可能な文書ＩＤ情報を生成し、あわせて登録を行う。文書管理サーバ１２０は、文書の登録が完了すると、登録完了通知とともに、登録した文書名、登録時に発行された文書ＩＤの情報を印刷装置１１０に送信する。

印刷装置１１０は、文書管理サーバ１２０から上記登録完了通知を受信すると、登録を行った履歴として、登録した文書ＩＤ、実行した日時の情報を履歴情報として履歴情報管理部１１１に登録する（ステップＳ１１０４）。また、文書２も同様な手順で登録を行う。

ユーザＣは、上記の登録処理実行後、ＰＣ１４０から文書管理サーバ１２０にアクセスし、登録した文書１と文書２のアクセス権を設定する（ステップＳ１１０５）。

その後、ユーザＤは、ユーザＢが行った図４の再印刷処理と同様の処理を行うことにより、図１１のスキャン登録処理の履歴情報を利用して文書１の印刷を行うことができる。

図３は、文書管理システム１で実行される履歴情報保存処理を説明するのに用いられる図である。

図１１の処理によれば、印刷装置１１０は、図４の処理により新規に履歴情報が追加登録された後（ステップＳ１１０４）、またＰＣ１４０で文書管理サーバ１２０に新たに登録された文書のアクセス権が設定されると（ステップＳ１１０５）、ユーザＤの操作に基づき、図４と同様の印刷処理を実行することができるので、過去印刷装置１１０においてスキャン登録処理がされたときであっても、その履歴情報に基づく印刷処理を行うことができる。

同様に、共有文書を印刷装置１１０から登録した後、その共有文書に対するアクセス権をシステム利用ユーザ全員に設定しておけば、その他のユーザは登録の履歴情報を用いて、容易に印刷を実行することができる。

また、履歴情報として管理する情報に印刷体裁設定形態情報が含まれていてもよい。この場合の履歴情報保存処理は、図３のステップＳ３０９において履歴情報として保存する情報として、図１３に示すように、ステップＳ３０８でユーザ指定された印刷体裁情報を含み、また、その後に行われる再印刷処理は、図４のステップＳ４０８において、印刷体裁設定画面の表示は行わず、ステップＳ４０５でユーザ指定された文書データは、その文書データについての履歴情報に含まれる印刷体裁情報の印刷体裁で印刷される。

これにより、過去の印刷処理において設定された文書データの印刷体裁を、履歴情報に基づきその文書データの再印刷処理を行う場合の印刷体裁とするので、ユーザは再印刷処理において印刷体裁の設定をしなくて済み、操作をより簡易なものとすることができる。

また、例えば、印刷装置１１０の設定に熟練したユーザが一度、複雑な印刷設定で印刷を行ったときに、印刷体裁の設定方法を熟知していないその他のユーザであっても、履歴情報から簡単にその複雑な印刷設定による再印刷を実行することができる。

また、本発明の目的は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（又は記録媒体）を、システム又は装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(ＯＳ)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。

プログラムを供給する記録媒体としては、例えば、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ）、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。或いは、上記プログラムは、インターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。

本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成を概略的に示すブロック図である。 図１における文書管理サーバのＤＢ部で管理される情報を示す図であり、（ａ）は文書情報を示し、（ｂ）はアクセス権情報を示し、（ｃ）はユーザ情報を示す。 図１の文書管理システムで実行される履歴情報保存処理を説明するのに用いられる図である。 図１の文書管理システムで実行される再印刷処理を説明するのに用いられる図である。 図１における情報表示部に表示されるログイン画面を示す図である。 図１における印刷装置によって実行される文書リスト生成処理の手順を示すフローチャートである。 図６のステップＳ６０３のアクセス権情報送信処理の手順を示すフローチャートである。 プリント操作がユーザ選択されたときに、図１における情報表示部の文書操作画面上で「リストから指定」ボタンが押下された後の表示画面を示す図である。 図１における履歴管理部で管理する履歴情報を説明するのに用いられる図であって、（ａ）は更新前を示し、（ｂ）は更新後を示す。 プリント操作がユーザ選択されたときに、図１における情報表示部の文書操作画面上で「最近使用された文書から指定」ボタンが押下された後の表示画面を示す図である。 図１の文書管理システムで実行される履歴情報保存処理の変形例を説明するのに用いられる図である。 スキャン操作がユーザ選択されたときに、図１における情報表示部の文書操作画面上で「リストから指定」ボタンが押下された後の表示画面を示す図である。 図９の履歴情報の変形例を示す図である。

符号の説明

１ 文書管理システム
１１０ 印刷装置
１２０ 文書管理サーバ
１１１ 履歴情報管理部
１１２ 通信部
１１３ 情報処理部
１１４ 情報表示部
１２１ 文書情報
１２２ アクセス権情報
１２３ ユーザ情報
１２４ 通信部

Claims (8)

1. 複数の文書データを格納する文書管理サーバと、前記文書管理サーバにアクセスし、ユーザ操作により前記複数の文書データのうちの指定された文書データに対する印刷処理を行うクライアント機器とを備える文書管理システムにおいて、
   前記クライアント機器は、
   前記文書管理サーバに格納されている文書データのうちの第１の文書データに対する第１のユーザの印刷指示に基づく印刷処理についての履歴情報を保存する履歴情報保存手段と、
   前記第１のユーザとは異なる第２のユーザによって入力された、当該第２のユーザを特定するための識別情報を受信する第１の受信手段と、
   前記第２のユーザによって入力された、前記履歴情報を表示部に表示させる表示指示を受信する第２の受信手段と、
   前記第２の受信手段によって表示指示を受信するのに応じて、前記第１の受信手段によって受信した識別情報と、識別情報毎に文書へのアクセス権を示したアクセス権情報とに基づいて、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていれば前記履歴情報を前記表示部に表示させ、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていなければ前記履歴情報を前記表示部に表示させないように制御する表示制御手段と、
   前記第２のユーザによって選択された前記第１の文書データを印刷処理する印刷手段を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記履歴情報は、前記印刷処理がされた第１の文書データの名称と、当該第１の文書データの前記文書管理サーバにおける保存先と、前記印刷処理がされた日時の情報とを備え、前記表示部は、前記履歴情報を表示する際にこれらの情報を同時に表示することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記印刷処理が終了したときに前記履歴情報を更新する更新手段を備えることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
4. 前記履歴情報は、前記印刷処理の際に設定された印刷体裁の情報をさらに含み、
   前記印刷手段は、前記第２のユーザによって選択された前記第１の文書データの印刷体裁を、履歴情報中にある印刷体裁とすることを特徴とする請求項３記載の文書管理システム。
5. 前記文書管理サーバとクライアント機器とが一つの筐体に含まれることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理システム。
6. 複数の文書データを格納する文書管理サーバと、前記文書管理サーバにアクセスし、ユーザ操作により前記複数の文書データうちの指定された文書データに対する印刷処理を行うクライアント機器とを備える文書管理システムの文書処理制御方法において、
   前記クライアント機器により、
   前記文書管理サーバに格納されている文書データのうちの第１の文書データに対する第１のユーザの印刷指示に基づく印刷処理についての履歴情報を保存し、
   前記第１のユーザとは異なる第２のユーザによって入力された、当該第２のユーザを特定するための識別情報を受信し、
   前記第２のユーザによって入力された、前記履歴情報を表示部に表示させる表示指示を受信し、
   前記表示指示を受信するのに応じて、前記受信した識別情報と、識別情報毎に文書へのアクセス権を示したアクセス権情報とに基づいて、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていれば前記履歴情報を前記表示部に表示させ、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていなければ前記履歴情報を前記表示部に表示させないように制御し、
   前記第２のユーザによって選択された前記第１の文書データを印刷処理することを特徴とする文書処理制御方法。
7. 文書管理装置に格納されている文書データのうちの第１の文書データに対する第１のユーザの印刷指示に基づく印刷処理についての履歴情報を保存する履歴情報保存手段と、
   前記第１のユーザとは異なる第２のユーザによって入力された、当該第２のユーザを特定するための識別情報を受信する第１の受信手段と、
   前記第２のユーザによって入力された、前記履歴情報を表示部に表示させる表示指示を受信する第２の受信手段と、
   前記第２の受信手段によって表示指示を受信するのに応じて、前記第１の受信手段によって受信した識別情報と、識別情報毎に文書へのアクセス権を示したアクセス権情報とに基づいて、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていれば前記履歴情報を前記表示部に表示させ、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていなければ前記履歴情報を前記表示部に表示させないように制御する表示制御手段と、
   前記第２のユーザによって選択された前記第１の文書データを印刷処理する印刷手段を備えることを特徴とする文書処理装置。
8. 複数の文書データを格納する文書管理サーバと、前記文書管理サーバにアクセスし、ユーザ操作により前記複数の文書データのうちの指定された文書データに対する印刷処理を行うクライアント機器とを備える文書管理システムの文書処理制御方法をコンピュータに実行させるプログラムにおいて、
   前記文書処理制御方法は、
   前記クライアント機器により、
   前記文書管理サーバに格納されている文書データのうちの第１の文書データに対する第１のユーザの印刷指示に基づく印刷処理についての履歴情報を保存し、
   前記第１のユーザとは異なる第２のユーザによって入力された、当該第２のユーザを特定するための識別情報を受信し、
   前記第２のユーザによって入力された、前記履歴情報を表示部に表示させる表示指示を受信し、
   前記表示指示を受信するのに応じて、前記受信した識別情報と、識別情報毎に文書へのアクセス権を示したアクセス権情報とに基づいて、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていれば前記履歴情報を前記表示部に表示させ、前記第２のユーザが前記第１の文書に対するアクセス権を持っていなければ前記履歴情報を前記表示部に表示させないように制御し、
   前記第２のユーザによって選択された前記第１の文書データを印刷処理することを特徴とするプログラム。

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