JP5245242B2

JP5245242B2 - 文書処理管理装置、プログラムおよび文書処理管理システム

Info

Publication number: JP5245242B2
Application number: JP2006303450A
Authority: JP
Inventors: 裕史三部; 大日朗筧
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2006-11-09
Filing date: 2006-11-09
Publication date: 2013-07-24
Anticipated expiration: 2026-11-09
Also published as: JP2008123067A; US7949939B2; US20080112006A1

Description

本発明は、文書処理管理装置、プログラムおよび文書処理管理システムに関する。

従来より、コンピュータを用いて作成した電子文書を各利用者に配布して、閲覧・印刷・編集等に利用されることにより情報伝達や情報共有等がなされている。
このような電子文書の配布に関して種々の技術が提案されており、例えば以下のようなものがある。

証跡管理用コンピュータが、受信者コンピュータが配信者コンピュータから電子文書を入手した時刻の情報を回収して文書毎に蓄積し、さらに、電子文書の要約値、あるいは受信者コンピュータの固有値、あるいは配信者コンピュータから受信者コンピュータに至る経路上に存在したサーバの固有アドレスを蓄積する構成とし、証跡管理用コンピュータに蓄積された時刻などの情報を統計処理することにより、ある時刻に電子文書が存在していたこと、電子文書が一定期間は閲覧可能であったことを保証する技術が提案されている（特許文献１参照。）。

電子文書自身に、オペレーティングシステム毎の認証システムのユーザに対してアクセス権を付与できるようにし、電子文書へのアクセス時にオペレーティングシステム毎の認証システムに問い合わせることによりユーザ認証を行う構成とすることで、電子文書がどのオペレーティングシステムのファイルシステム上にあってもアクセス権制御ができ、また、任意のオペレーティングシステムの任意ユーザに対してアクセス権を設定できるために、ネットワーク的に離れているユーザに対してもアクセス権が設定可能な技術が提案されている（特許文献２参照。）。

利用者がコンテンツを利用する操作に応答して、クライアント側からサーバ側へ利用者識別子とコンテンツ識別子を送り、サーバ側が、送られた識別子を元にコンテンツの利用規則を決定してクライアント側へ該利用規則を送り、クライアント側が、該利用規則に従う形態で利用者にコンテンツを利用させる技術が提案されている（特許文献３参照。）。

暗号化して管理される文書に設定されているアクセス権情報を変更すると、文書ファイルの外においたアクセス権情報管理テーブルと整合を取るようにし、文書が利用されるときにアクセス権情報管理テーブルを参照して振る舞いを決めることにより、配布済み文書に対しても同じアクセス権設定を適用することができる技術が提案されている（特許文献４参照。）。

サーバ装置内の電子文書格納部に用意した電子文書をクライアント装置内の電子文書保存部に配信し、電子文書保存部内の電子文書に対して閲覧や印刷などの処理を行う際には、必ず、サーバ装置とオンライン接続した状態にして処理監視部の監視下でのみ処理が行われるようにし、実施された処理内容は処理監視部側に報告されて履歴情報として履歴格納部内に格納することで、条件設定部に条件設定を行うことにより印刷回数の制限などを課すことができる技術が提案されている（特許文献５参照。）。

特開２００４−００５０７５号公報特許第０３０９００２１号公報特開２００４−０３００５６号公報特開２００４−３５５６１０号公報特開２００３−０１６０５７号公報

配布された電子文書を閲覧・印刷・編集等の文書処理により利用する利用者は、電子文書の配布元から当該電子文書を取得した一次利用者と、一次利用者を介して電子文書を取得した二次的利用者（一次利用者から取得した二次利用者、二次利用者から取得した三次利用者等を含む）とに分けられる。

電子文書の提供者は一次利用者による利用を予測した上で、電子文書の閲覧や編集の可否等を許可する利用許可設定等を行うことで当該電子文書に対して可能な文書処理を制限するが、提供者は二次的利用者を具体的に把握できないために二次的利用者に対して適切な制限を行うことは困難である。

また、提供者が実際に把握している利用者が一次利用者となることが多く、このとき提供者はある程度自由な利用を許可したい場合があるが、実質的に管理が困難な二次的利用者に対して制限を行わないとすると、電子文書の不正利用や権限外の利用等が発生しかねない。

しかしながら、例えば、二次的利用者による文書処理を全て禁止するような制限を行うと、電子文書の配布先である組織の管理職を一次利用者とするような場合に、当該組織に所属する実務担当者が当該電子文書を利用できないという問題が生ずる。このため、配布する電子文書に対する文書処理の制限を行う場合、二次的利用者についても考慮する必要がある。

なお、電子文書の提供者が二次的利用者の全てを事前に把握して電子文書を配布することは難しいため、一次利用者に二次的利用者の利用許可設定等を任せる方法が考えられるが、この方法では提供者が二次的利用者を管理できないという問題がある。
そこで、電子文書の提供者が二次的利用者を具体的に把握せずとも、二次的利用者による電子文書の文書処理を制限する方法が望まれるが、そのような技術はこれまで提案されていない。

本発明は、上記従来の事情に鑑みなされたものであり、電子文書の提供者が二次的利用者を具体的に把握せずとも、二次的利用者による電子文書の文書処理を制限できるようにすることを目的としている。

請求項１に記載の本発明は、電子文書を取得する要求に応じて、その要求元に送信する電子文書に付加する前記要求を識別する情報を発行する発行手段と、前記要求を行なった利用者を一次利用者として識別する情報と、前記電子文書を識別する情報と、前記要求を識別する情報とを記録した取得履歴を保持する取得履歴保持手段と、一次利用者を介して電子文書を取得した二次的利用者による文書処理を一次利用者による文書処理とは区別して制限する二次利用許可情報を保持する利用許可情報保持手段と、文書処理装置から送信された、文書処理を指示する利用者を識別する情報と、前記文書処理の対象である電子文書に付加された前記要求を識別する情報とを受信したことに応じて、これらの情報と同様な記録内容の取得履歴が前記取得履歴保持手段に存在するかを調べ、該当する取得履歴が存在する場合には一次利用者と判定し、該当する取得履歴が存在しない場合には二次的利用者と判定する判定手段と、前記利用者が前記対象の電子文書の二次的利用者と判定された場合に二次利用許可情報を前記文書処理装置に送信して、前記利用者による前記対象の電子文書に係る文書処理を制限させる利用許可情報提供手段と、を備えたことを特徴とする文書処理管理装置である。

請求項２に記載の本発明は、コンピュータに、電子文書を取得する要求に応じて、その要求元に送信する電子文書に付加する前記要求を識別する情報を発行する発行機能と、前記要求を行なった利用者を一次利用者として識別する情報と、前記電子文書を識別する情報と、前記要求を識別する情報とを記録した取得履歴を保持する取得履歴保持機能と、一次利用者を介して電子文書を取得した二次的利用者による文書処理を一次利用者による文書処理とは区別して制限する二次利用許可情報を保持する利用許可情報保持機能と、文書処理装置から送信された、文書処理を指示する利用者を識別する情報と、前記文書処理の対象である電子文書に付加された前記要求を識別する情報とを受信したことに応じて、これらの情報と同様な記録内容の取得履歴が前記取得履歴保持機能による保持内容として存在するかを調べ、該当する取得履歴が存在する場合には一次利用者と判定し、該当する取得履歴が存在しない場合には二次的利用者と判定する判定機能と、前記利用者が前記対象の電子文書の二次的利用者と判定された場合に二次利用許可情報を前記文書処理装置に送信して、前記利用者による前記対象の電子文書に係る文書処理を制限させる利用許可情報提供機能と、を実現させるためのプログラムである。

請求項３に記載の本発明は、文書処理装置と、文書処理管理装置と、を有し、前記文書処理管理装置は、電子文書を取得する要求に応じて、その要求元に送信する電子文書に付加する前記要求を識別する情報を発行する発行手段と、前記要求を行なった利用者を一次利用者として識別する情報と、前記電子文書を識別する情報と、前記要求を識別する情報とを記録した取得履歴を保持する取得履歴保持手段と、一次利用者を介して電子文書を取得した二次的利用者による文書処理を一次利用者による文書処理とは区別して制限する二次利用許可情報を保持する利用許可情報保持手段と、を備え、前記文書処理装置は、文書処理を行うに先立って、文書処理を指示する利用者の識別情報と、前記文書処理の対象である電子文書に付加された前記要求を識別する情報とを前記文書処理管理装置に送信する利用許可情報要求手段を備え、前記文書処理管理装置は、文書処理装置から送信された、文書処理を指示する利用者を識別する情報と、前記文書処理の対象である電子文書に付加された前記要求を識別する情報とを受信したことに応じて、これらの情報と同様な記録内容の取得履歴が前記取得履歴保持手段に存在するかを調べ、該当する取得履歴が存在する場合には一次利用者と判定し、該当する取得履歴が存在しない場合には二次的利用者と判定する判定手段と、前記利用者が前記対象の電子文書の二次的利用者と判定された場合に二次利用許可情報を前記文書処理装置に送信して、前記利用者による前記対象の電子文書に係る文書処理を制限させる利用許可情報提供手段と、を更に備えた、ことを特徴とする文書処理管理システムである。

請求項１〜３に記載の本発明によると、電子文書の二次的利用者を具体的に特定することなく、二次的利用者による電子文書の文書処理を制限することができる。

本発明を一実施例に基づいて具体的に説明する。
本例の文書処理管理システムは、配布元から電子文書を取得した一次利用者と、当該一次利用者を介して電子文書を取得した二次的利用者（一次利用者から取得した二次利用者、その後に取得した三次利用者等を含む）とで、当該電子文書に対する表示、印刷、編集等の文書処理に対する制限を異ならせており、図１に示すように、電子文書の提供者が操作する文書提供者操作端末１、一次利用者が操作する文書利用者操作端末（文書処理装置）２ａ、二次利用者が操作する文書利用者操作端末（文書処理装置）２ｂ、配布対象の電子文書を保持する文書保持装置３、一次利用者及び二次利用者による文書処理を管理する文書処理管理装置４、がネットワークＮを介して接続されている。

なお、図１では、各１台の文書提供者操作端末１、文書利用者操作端末２ａ、文書利用者操作端末２ｂ、文書保持装置３、文書処理管理装置４を示しているが、これらをそれぞれ複数台用いて文書処理管理システムを構成できる。

各端末及び装置の有する機能構成を、図２を参照して説明する。
文書提供者操作端末１は、ネットワークＮを介して他の端末や装置との通信を行う通信手段１１、液晶ディスプレイ等への表示出力により利用者に情報を提供すると共に、キーボードやマウス等の入力機器による提供者からの指示入力を受け付けるＵＩ（ユーザインタフェース）１２、配布対象の電子文書を文書保持装置３に送信して登録する文書登録手段１３、当該電子文書に対して後述の利用許可情報の設定を行う利用許可情報設定手段１４、を備えている。

文書利用者操作端末２（２ａ、２ｂ）は、ネットワークＮを介して他の端末や装置との通信を行う通信手段２１、液晶ディスプレイ等への表示出力により利用者に情報を提供すると共に、キーボードやマウス等の入力機器による利用者からの指示入力を受け付けるＵＩ２２、文書保持装置３又は他の文書利用者操作端末２から電子文書を取得する文書取得手段２３、文書処理管理装置４に処理対象の電子文書の利用許可情報を要求する利用許可情報要求手段２４、電子文書に対する表示・印刷・編集等の文書処理を行う文書処理手段２５、を備えている。

文書保持装置３は、ネットワークＮを介して他の端末や装置との通信を行う通信手段３１、公開対象の電子文書を保持する文書保持手段３２、文書提供者操作端末１から受信した電子文書を文書保持手段３２に格納する文書格納手段３３、文書利用者操作端末２からの要求に該当する電子文書を文書保持手段３２から読み出して返信する文書提供手段３４、を備えている。

文書処理管理装置４は、ネットワークＮを介して他の端末や装置との通信を行う通信手段４１、後述する各テーブルを保持する情報保持手段４２、文書保持装置３に保持された電子文書毎のＩＤ及び文書保持装置３からの電子文書の取得毎のＩＤを発行するＩＤ発行手段４７、一次利用者又は二次的利用者に応じた利用許可情報を文書利用者操作端末２に提供する利用許可情報提供手段４８、を備えている。

情報保持手段４２は、利用許可テーブル４３、紐付けテーブル４４、取得履歴テーブル４５、利用履歴テーブル４６、を保持している。

利用許可テーブル４３は、図３に示すように、配布対象の電子文書を識別する「文書識別ＩＤ」、当該電子文書に対する一次利用者が許可された文書処理を表す情報である「一次利用者利用許可情報」と、当該電子文書に対する二次的利用者が許可された文書処理を表す情報である「二次利用者利用許可情報」と、を組にして保持している。なお、文書識別ＩＤは、配布対象の電子文書が文書保持手段３２に格納される毎にＩＤ発行手段４７により発行される。また、一次利用者及び二次的利用者を具体的に特定せずに利用許可情報を設定している。
同図によると、文書識別ＩＤ：００１、００２に該当する電子文書は、一次利用者は閲覧・印刷・編集のいずれも行えるが、二次的利用者は閲覧を行えるものの印刷・編集を行えない。

紐付けテーブル４４は、図４に示すように、文書保持手段３２からの電子文書の取得毎にＩＤ発行手段４７により発行された「文書取得識別ＩＤ」、当該電子文書を識別する「文書識別ＩＤ」、を組にして保持している。
同図によると、文書識別ＩＤ：００１の電子文書が２回取得され、文書識別ＩＤ：００２の電子文書が１回取得されている。

取得履歴テーブル４５は、図５に示すように、文書保持手段３２からの電子文書の取得毎にＩＤ発行手段４７により発行された「文書取得識別ＩＤ」、当該電子文書を取得した利用者（一次利用者）を識別する「利用者識別情報」、当該取得に用いた文書利用者操作端末２を識別する「端末識別情報」、を組にして保持している。すなわち、文書取得識別ＩＤを特定することにより、文書保持手段３２から電子文書を取得した一次利用者を識別でき、また、当該取得された電子文書を識別できる。
同図によると、Ｕｓｅｒ１（利用者）がＰＣ２（文書利用者操作端末２）を用いて文書取得識別ＩＤ：００１に対応する電子文書（文書識別ＩＤ：００１）を取得し、Ｕｓｅｒ２（利用者）がＰＣ１（文書利用者操作端末２）を用いて文書取得識別ＩＤ：００２に対応する電子文書（文書識別ＩＤ：００１）を取得している。

利用履歴テーブル４６は、図６に示すように、文書保持手段３２からの電子文書の取得毎にＩＤ発行手段４７により発行された「文書取得識別ＩＤ」、当該電子文書に対する文書処理を指示した利用者を識別する「利用者識別情報」、当該文書処理に用いた文書利用者操作端末２を識別する「端末識別情報」、を組にして保持している。
同図によると、Ｕｓｅｒ１（利用者）がＰＣ２（文書利用者操作端末２）を用いて文書取得識別ＩＤ：００１に対応する電子文書（文書識別ＩＤ：００１）に対する文書処理を指示し、Ｕｓｅｒ３（利用者）がＰＣ３（文書利用者操作端末２）を用いて文書取得識別ＩＤ：００１に対応する電子文書（文書識別ＩＤ：００１）に対する文書処理を指示している。

なお、端末識別情報に代えて、例えば、文書利用者操作端末２のＩＰアドレスや、文書利用者操作端末２で動作する文書表示・編集アプリケーション等のシリアル番号を用いて、文書利用者操作端末２を識別するようにしてもよい。

上述した各機能手段による処理内容を、図７、図８、図９を用いて具体的に説明する。
図７は、配布する電子文書の登録時の処理手順を示している。
文書提供者操作端末１で、提供者から配布対象の電子文書を登録する指示入力を受け付けると、文書登録手段１３が当該電子文書を文書保持装置３に送信する（ステップＳ１１）。

文書保持装置３は、文書提供者操作端末１から電子文書を受信すると、文書格納手段３３が文書処理管理装置４に対して文書識別ＩＤの発行要求を行い（ステップＳ１２）、文書処理管理装置４が、ＩＤ発行手段４７で当該発行要求に応じて文書識別ＩＤを発行して（ステップＳ１３）、文書保持装置３に返信する（ステップＳ１４）。

文書保持装置３は、発行された文書識別ＩＤを受信すると、文書格納手段３３が当該文書識別ＩＤを前記受信した電子文書に対応付けて文書保持手段３２に保持させるとともに（ステップＳ１５）、当該文書識別ＩＤを文書提供者操作端末１に通知する（ステップＳ１６）。

文書提供者操作端末１は、当該電子文書に対する一次利用者利用許可情報及び二次利用者利用許可情報の設定入力を提供者から受け付けると、利用許可情報設定手段１４が、当該入力内容を文書保持装置３から通知された文書識別ＩＤに対応付けて文書処理管理装置４に送信し（ステップＳ１７）、文書処理管理装置４は、受信した文書識別ＩＤと一次利用者利用許可情報及び二次利用者利用許可情報とを対応付けて利用許可テーブル４３に設定し（ステップＳ１８）、設定完了通知を文書提供者操作端末１に返信する（ステップＳ１９）。

以上の処理により、配布対象の電子文書が文書保持装置３の文書保持手段３２に登録されるとともに、当該電子文書に対する一次利用者利用許可情報及び二次利用者利用許可情報が文書処理管理装置４の利用許可テーブル４３に設定される。

なお、配布対象の電子文書の登録は、上述した方法に限らず他の方法により行うこともできる。例えば、文書提供者操作端末１から電子文書を受信した文書保持装置３が当該電子文書を文書処理管理装置４に転送し、文書処理管理装置４が文書識別ＩＤを発行して当該電子文書に付して文書保持装置３に返送して登録してもよい。また、例えば、文書提供者操作端末１が文書処理管理装置４に文書識別ＩＤの発行を要求し、発行された文書識別ＩＤを電子文書に付して文書保持装置３に送信して登録してもよい。また、例えば、文書提供者操作端末１が電子文書を文書処理管理装置４に送信し、文書処理管理装置４が文書識別ＩＤを発行して当該電子文書に付し、文書保持装置３に文書提供者操作端末１を介して送信して登録してもよく、或いは文書保持装置３に直接送信して登録してもよい。

また、一次利用者利用許可情報及び二次利用者利用許可情報の設定は、上述した方法に限らず他の方法により行うこともできる。例えば、文書保持装置３を介して電子文書に対する利用者利用許可情報及び二次利用者利用許可情報を文書処理管理装置４に送信して設定してもよい。また、例えば、電子文書の登録の指示入力と一次利用者利用許可情報及び二次利用者利用許可情報の設定入力とを提供者から受け付けたことに応じて、両処理を開始してもよい。

図８は、利用者が配布元から電子文書を取得する処理手順を示している。
文書利用者操作端末２で、利用者から電子文書を取得する指示入力を受け付けると、文書取得手段２３が当該電子文書の文書識別ＩＤを当該利用者の利用者識別情報と当該文書利用者操作端末２の端末識別情報と共に文書保持装置３に送信して、当該電子文書の送信を要求する（ステップＳ２１）。

文書保持装置３は、文書利用者操作端末２から受信した文書識別ＩＤと利用者識別情報と端末識別情報とを文書提供手段３４が文書処理管理装置４に転送して文書取得識別ＩＤの発行要求を行う（ステップＳ２２）。

文書処理管理装置４は、ＩＤ発行手段４７で当該発行要求に応じて文書取得識別ＩＤを発行して、前記転送された文書識別ＩＤに当該文書取得識別ＩＤを対応付けて紐付けテーブル４４に格納し、当該文書取得識別ＩＤと前記転送された利用者識別情報と端末識別情報とを記録した取得履歴を取得履歴テーブル４５に格納し（ステップＳ２３）、当該文書取得識別ＩＤを文書保持装置３に返信する（ステップＳ２４）。

文書保持装置３は、発行された文書取得識別ＩＤを受信すると、文書提供手段３４が前記受信した文書識別ＩＤに該当する電子文書を文書保持手段３２から読み出して、当該電子文書に文書取得識別ＩＤを付して（ステップＳ２５）、文書利用者操作端末２に送信する（ステップＳ２６）。

図９は、利用者が電子文書に対して文書処理を行う際の処理手順を示している。
文書利用者操作端末２で、利用者から電子文書に対する文書処理の指示入力を受け付けると（ステップＳ３１）、利用許可情報要求手段２４が当該電子文書に付された文書取得識別ＩＤを当該利用者の利用者識別情報と当該文書利用者操作端末２の端末識別情報と共に文書処理管理装置４に送信して、利用許可情報の送信を要求する（ステップＳ３２）。

文書処理管理装置４は、文書利用者操作端末２から受信した文書取得識別ＩＤと利用者識別情報と端末識別情報とを記録した利用履歴を利用履歴テーブル４６に格納し、利用許可情報提供手段４８が、当該利用履歴と同様な記録内容の取得履歴が取得履歴テーブル４５に存在するかを調べ、存在する場合には当該利用者識別情報に該当する利用者は一次利用者、存在しない場合には二次的利用者と判定し、判定結果に応じて利用許可設定テーブル４３から当該文書取得識別ＩＤに対応する文書識別ＩＤに対応付けられた一次利用者利用許可情報又は二次利用者利用許可情報を特定し（ステップＳ３３）、文書利用者操作端末２に送信する（ステップＳ３４）。

文書利用者操作端末２は、一次利用者利用許可情報又は二次利用者利用許可情報を受信すると、受信した一次利用者利用許可情報又は二次利用者利用許可情報に基づいて、利用者に指示された電子文書に対する文書処理を行う（ステップＳ３５）。

配布元から電子文書を取得した利用者が文書処理の指示入力を行った場合は、当該文書処理に係る利用履歴と同様な記録内容の取得履歴が存在するので、当該利用者は一次利用者と判定されて一次利用者利用許可情報が送信される。したがって、例えば、文書識別ＩＤ：００１の電子文書に対する文書処理を行う指示入力がなされた場合には、閲覧処理、印刷処理、編集処理のいずれも行うことができる。

一方、一次利用者から当該電子文書を取得した他の利用者が文書処理の指示入力を行った場合は、当該文書処理に係る利用履歴と同様な記録内容の取得履歴が存在しないので、当該利用者は二次的利用者と判定されて二次利用者利用許可情報が送信される。したがって、例えば、文書識別ＩＤ：００１の電子文書に対する文書処理を行う指示入力がなされた場合には、閲覧処理は行うことができるものの、印刷処理及び編集処理は行うことができない。

本例では、利用履歴及び取得履歴に利用者識別情報と端末識別情報とを記録しているため、電子文書を取得した利用者及び文書利用者操作端末２と、当該電子文書に対する文書処理を指示した利用者及び文書利用者操作端末２とが一致する場合に、当該利用者を一次利用者と判定しているが、利用者又は文書利用者操作端末２の一方が一致する場合に、一次利用者と判定してもよい。また、利用者又は文書利用者操作端末２の両方が一致する場合、利用者が一致する場合、文書利用者操作端末２が一致する場合、に分けて利用許可情報を設定するようにしてもよい。

本例では、利用者から文書処理の指示入力がなされる毎に利用許可情報を要求しているが、事前に利用許可情報を要求して取得しておくようにしてもよい。
この場合は、例えば、図２に破線で示す受信情報保持手段２６を文書利用者操作端末２に設け、受信した利用許可情報を受信情報保持手段２６に保持するようにし、文書処理手段２５は、文書処理を行う際に受信情報保持手段２６に保持された利用許可情報に基づいて文書処理を行うようにすればよい。

本例では、文書保持装置２に、電子文書を取得可能な利用者を予め設定して管理しており、同管理により一次利用者となりうる者も管理しているために文書処理管理装置４で一次利用者の管理が必要とならず、利用者管理の設定の簡易化を実現している。

本例のように文書保持装置２に配布対象の電子文書を一旦登録して、文書保持装置２から電子文書を取得する形態に限らず、例えば、提供者が電子メールにて一次利用者に提供する等の形態としてもよく、その際に配布した電子文書の識別情報と配布先の一次利用者の識別情報とを文書処理管理装置４に提供し、文書処理管理装置４に取得履歴として記録できればよい。

また、本例のように配布した電子文書の識別情報と配布先の一次利用者の識別情報とを文書取得識別ＩＤで紐付けし、文書取得識別ＩＤを電子文書に付して一次利用者に提供し、利用許可情報の要求に用いる形態に限らず、例えば、電子文書の識別情報を当該電子文書に付して一次利用者に提供し、利用許可情報の要求に用いる形態としても実現できる。

本例の文書利用者操作端末２は、外部の記憶媒体に対するデータアクセスを行う媒体アクセス部、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のハードウェア資源を有しており、本発明に係る文書処理プログラムを記憶保持した記憶媒体やＨＤＤから当該プログラムを読み出し、ＲＡＭ上に展開してＣＰＵに演算処理させることにより、文書処理手段２５、利用許可情報要求手段２６を構成しているが、専用の電子回路により構成するようにしてもよい。

本例の文書処理管理装置４は、外部の記憶媒体に対するデータアクセスを行う媒体アクセス部、ＨＤＤ、ＲＡＭ、ＣＰＵ等のハードウェア資源を有しており、本発明に係る文書処理管理プログラムを記憶保持した記憶媒体やＨＤＤから当該プログラムを読み出し、ＲＡＭ上に展開してＣＰＵに演算処理させることにより、利用許可情報提供手段４８を構成しているが、専用の電子回路により構成するようにしてもよい。

本発明の一実施例に係る文書処理管理システムの概要を示す図である。本発明の一実施例に係る文書処理管理システムが備える端末及び装置の機能構成を示す図である。本発明の一実施例に係る利用許可テーブルのデータ例を示す図である。本発明の一実施例に係る紐付けテーブルのデータ例を示す図である。本発明の一実施例に係る取得履歴テーブルのデータ例を示す図である。本発明の一実施例に係る利用履歴テーブルのデータ例を示す図である。本発明の一実施例に係る配布する電子文書の登録時の処理手順を示す図である。本発明の一実施例に係る利用者が配布元から電子文書を取得する手順を示す図である。本発明の一実施例に係る利用者が電子文書に対し文書処理を行う際の手順を示す図である。

符号の説明

１：文書提供者操作端末、２（２ａ、２ｂ）：文書利用者操作端末、
３：文書保持装置、４：文書処理管理装置、
１３：文書登録手段、１４：利用許可情報設定手段、
２３：文書取得手段、２４：利用許可情報要求手段、
２５：文書処理手段、２６：受信情報保持手段、
３２：文書保持手段、３３：文書格納手段、
３４：文書提供手段、４２：情報保持手段、
４３：利用許可テーブル、４４：紐付けテーブル、
４５：取得履歴テーブル、４６：利用履歴テーブル、
４７：ＩＤ発行手段、４８：利用許可情報提供手段

Claims

電子文書を取得する要求に応じて、その要求元に送信する電子文書に付加する前記要求を識別する情報を発行する発行手段と、
前記要求を行なった利用者を一次利用者として識別する情報と、前記電子文書を識別する情報と、前記要求を識別する情報とを記録した取得履歴を保持する取得履歴保持手段と、
一次利用者を介して電子文書を取得した二次的利用者による文書処理を一次利用者による文書処理とは区別して制限する二次利用許可情報を保持する利用許可情報保持手段と、
文書処理装置から送信された、文書処理を指示する利用者を識別する情報と、前記文書処理の対象である電子文書に付加された前記要求を識別する情報とを受信したことに応じて、これらの情報と同様な記録内容の取得履歴が前記取得履歴保持手段に存在するかを調べ、該当する取得履歴が存在する場合には一次利用者と判定し、該当する取得履歴が存在しない場合には二次的利用者と判定する判定手段と、
前記利用者が前記対象の電子文書の二次的利用者と判定された場合に二次利用許可情報を前記文書処理装置に送信して、前記利用者による前記対象の電子文書に係る文書処理を制限させる利用許可情報提供手段と、
を備えたことを特徴とする文書処理管理装置。
コンピュータに、
電子文書を取得する要求に応じて、その要求元に送信する電子文書に付加する前記要求を識別する情報を発行する発行機能と、
前記要求を行なった利用者を一次利用者として識別する情報と、前記電子文書を識別する情報と、前記要求を識別する情報とを記録した取得履歴を保持する取得履歴保持機能と、
一次利用者を介して電子文書を取得した二次的利用者による文書処理を一次利用者による文書処理とは区別して制限する二次利用許可情報を保持する利用許可情報保持機能と、
文書処理装置から送信された、文書処理を指示する利用者を識別する情報と、前記文書処理の対象である電子文書に付加された前記要求を識別する情報とを受信したことに応じて、これらの情報と同様な記録内容の取得履歴が前記取得履歴保持機能による保持内容として存在するかを調べ、該当する取得履歴が存在する場合には一次利用者と判定し、該当する取得履歴が存在しない場合には二次的利用者と判定する判定機能と、
前記利用者が前記対象の電子文書の二次的利用者と判定された場合に二次利用許可情報を前記文書処理装置に送信して、前記利用者による前記対象の電子文書に係る文書処理を制限させる利用許可情報提供機能と、
を実現させるためのプログラム。
文書処理装置と、文書処理管理装置と、を有し、
前記文書処理管理装置は、
電子文書を取得する要求に応じて、その要求元に送信する電子文書に付加する前記要求を識別する情報を発行する発行手段と、
前記要求を行なった利用者を一次利用者として識別する情報と、前記電子文書を識別する情報と、前記要求を識別する情報とを記録した取得履歴を保持する取得履歴保持手段と、
一次利用者を介して電子文書を取得した二次的利用者による文書処理を一次利用者による文書処理とは区別して制限する二次利用許可情報を保持する利用許可情報保持手段と、を備え、
前記文書処理装置は、
文書処理を行うに先立って、文書処理を指示する利用者の識別情報と、前記文書処理の対象である電子文書に付加された前記要求を識別する情報とを前記文書処理管理装置に送信する利用許可情報要求手段を備え、
前記文書処理管理装置は、
文書処理装置から送信された、文書処理を指示する利用者を識別する情報と、前記文書処理の対象である電子文書に付加された前記要求を識別する情報とを受信したことに応じて、これらの情報と同様な記録内容の取得履歴が前記取得履歴保持手段に存在するかを調べ、該当する取得履歴が存在する場合には一次利用者と判定し、該当する取得履歴が存在しない場合には二次的利用者と判定する判定手段と、
前記利用者が前記対象の電子文書の二次的利用者と判定された場合に二次利用許可情報を前記文書処理装置に送信して、前記利用者による前記対象の電子文書に係る文書処理を制限させる利用許可情報提供手段と、を更に備えた、
ことを特徴とする文書処理管理システム。