JPH11203314A

JPH11203314A - 文書番号自動採番システム

Info

Publication number: JPH11203314A
Application number: JP10005536A
Authority: JP
Inventors: Masayuki Kobayashi; 正幸小林
Original assignee: Mitsubishi Electric Corp
Current assignee: Mitsubishi Electric Corp
Priority date: 1998-01-14
Filing date: 1998-01-14
Publication date: 1999-07-30

Abstract

(57)【要約】【課題】文書番号体系に依存しない汎用的なシステ
ム、また、文書属性の管理を併せて行うシステムを提供
する。【解決手段】サーバ２０は、文書番号体系に依存しな
い共通の記述ルールに従い入力項目を定義して各文書番
号体系を記述した画面定義ファイル２１と、文書番号体
系に依存しない共通の記述ルールに従い各入力項目情報
に対応した選択項目を記述したリスト定義ファイル２２
と、文書番号及び各文書の文書属性情報を格納する採番
データベース２３とを有する。クライアント１０は、各
定義ファイル２１，２２に基づき必要な入力項目、文書
属性を入力するための画面を生成する画面生成部１１
と、採番実行要求に応じて文書番号管理部２９から送ら
れてきた一連番号に基づき最新文書番号を自動生成する
文書番号生成部１２とを有する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はコンピュータを用い
た文書番号自動採番システム、特に文書種別数が多く、
文書番号体系が広範囲にわたる場合にも対応可能とする
汎用的な文書番号自動採番システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】各文書に文書番号を採番する場合、文書
番号自動採番システムは、文書に関する情報を受け付け
た後、所定の体系のユニークな文書番号を自動生成して
その文書に割り当てる。文書番号は、通常、文書種別に
対応して英数文字やハイフンなどの区切り記号等の並び
により体系づけられる。例えば、特開平４−１１８７７
４号公報に開示されている文書処理装置の番号発生方式
には、最新番号を採番するロジックとして関係式やパラ
メータを入力し、文書番号を数列として自動発生させて
いる。また、特開平４−１１３４５６号公報に開示され
た図番の自動付与方式には、ガイダンスメッセージに従
って１項目ずつ指示をしながら最新番号を発生させてい
る。

【０００３】このような文書番号を自動採番するシステ
ム形態の一つとして、例えば、サーバに文書番号の自動
採番機能を持たせたクライアントサーバシステムがあ
る。ここで、従来の動作について自動採番システムをク
ライアントサーバシステムに適用した場合を例にして説
明する。

【０００４】クライアントは、ユーザ名とパスワードに
よるユーザ認証後、サーバに格納されている定義ファイ
ルを読み込み、定義ファイルに従った採番用の画面を自
動生成する。生成する画面は、システムで扱う全ての文
書種別のリスト画面と各文書種別に対応した採番画面の
２種類である。

【０００５】まず、クライアントは、文書番号の採番を
行う処理において最初に表示された文書種別リスト画面
の中から見積書、連絡書等のいずれかの文書種別がユー
ザにより選択されると、選択された文書種別に対応した
採番画面を表示する。クライアントは、採番画面に表示
したガイドに従って採番に必要な項目が操作者により入
力されると実行開始の指示をサーバに送出する。サーバ
は、入力された項目データに基づきシステムの文書番号
体系に対応した最新番号を生成する。そして、クライア
ントは、サーバからその最新番号を取得し、文書に割り
当てると共にデータベースに格納する。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ところで、文書番号体
系が異なれば、採番のための入力項目が異なるため、そ
れに伴って採番画面の表示項目も異なってくる。従来に
おいては、文書種別に対応させて個々に採番画面を用意
していたため、その開発に多くのコストが発生してしま
う。

【０００７】また、文書種別における文書番号体系が変
更されたり、文書種別が追加された場合、その変更が文
書種別に共通なものである場合にも各文書種別に対応し
た採番画面個々にその変更を反映させなければならない
ため、その作業量が膨大となり、迅速な対応ができな
い。

【０００８】また、文書番号の管理システムは、データ
ベースに登録する文書属性を関知していないため、文書
属性を別途管理する何らかの手段が必要となっていた。

【０００９】本発明は以上のような問題を解決するため
になされたものであり、その第１の目的は、文書番号体
系に即して採番画面を自動生成し、文書番号の採番、検
索、変更等の作業を効率的に行うことのできる文書番号
体系に依存しない汎用的な文書番号自動採番システムを
提供することにある。

【００１０】また、第２の目的は、文書番号のみならず
文書属性の管理を併せて行うことのできる文書番号自動
採番システムを提供することにある。

【００１１】

【課題を解決するための手段】以上のような目的を達成
するために、第１の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、画面入力された入力項目情報に基づき各文書に割
り当てる文書番号を自動生成する文書番号自動採番シス
テムにおいて、文書番号体系に依存しない共通の記述ル
ールに従い文書番号の生成に必要な入力項目情報を定義
して各文書番号体系を記述した単一の画面定義ファイル
と、文書番号体系に依存しない共通の記述ルールに従い
前記各入力項目情報に対応した選択項目を記述した単一
のリスト定義ファイルと、各文書に割り当てた文書番号
を格納する採番データベースと、前記画面定義ファイル
及び前記リスト定義ファイルに基づき文書番号の生成に
必要な項目情報を入力させる文書情報入力画面を生成す
る画面生成手段と、前記画面生成手段から入力された項
目情報に応じて前記採番データベースを参照して文書番
号を自動生成するとともにその生成した文書番号を前記
採番データベースに登録する文書番号自動採番手段とを
有するものである。

【００１２】第２の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、第１の発明において、前記文書番号自動採番手段
は、前記画面生成手段から入力された項目情報を含む問
合せに応じて前記採番データベースを参照することによ
って取得した採番情報を送出するとともに自動採番され
た文書番号を前記採番データベースに登録する文書番号
管理部と、前記文書番号管理部が取得した採番情報に基
づき文書番号を自動生成する文書番号生成部とを有する
ものである。

【００１３】第３の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、第２の発明において、クライアントサーバシステ
ム形態に適用し、前記サーバは、前記画面定義ファイル
と前記リスト定義ファイルと前記採番データベースと前
記文書番号管理部と、前記クライアントと相互にデータ
通信を行う通信処理部とを有し、前記クライアントは、
前記画面生成手段と前記文書番号生成部と、前記サーバ
と相互にデータ通信を行う通信処理部とを有し、システ
ム内における文書管理を前記サーバに一括管理させるも
のである。

【００１４】第４の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、画面入力された入力項目情報に基づき各文書に割
り当てる文書番号を自動生成する文書番号自動採番シス
テムにおいて、文書番号体系に依存しない共通の記述ル
ールに従い文書番号の生成に必要な入力項目を定義して
各文書番号体系を記述するとともに画面入力させる文書
属性情報を定義した単一の画面定義ファイルと、文書番
号体系に依存しない共通の記述ルールに従い前記各入力
項目情報に対応した選択項目を記述した単一のリスト定
義ファイルと、各文書に割り当てた文書番号及び各文書
の文書属性情報を格納する採番データベースと、前記画
面定義ファイル及び前記リスト定義ファイルに基づき文
書番号の生成に必要な項目情報及び文書属性情報を入力
させる文書情報入力画面を生成する画面生成手段と、前
記画面生成手段から入力された項目情報に応じて前記採
番データベースを参照して文書番号を生成するとともに
その生成した文書番号及び文書属性情報を対応させて前
記採番データベースに登録する文書番号自動採番手段と
を有し、文書番号のみならず文書属性の管理も併せて行
うものである。

【００１５】第５の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、第４の発明において、前記文書番号自動採番手段
は、前記画面生成手段から入力された項目情報を含む問
合せに応じて前記採番データベースを参照することによ
って取得した採番情報を送出するとともに生成された文
書番号を前記採番データベースに登録する文書番号管理
部と、前記画面生成手段から入力された文書属性情報を
生成された文書番号と対応させて前記採番データベース
に登録する文書属性情報管理部と、前記文書番号管理部
が取得した採番情報に基づき文書番号を自動生成する文
書番号生成部とを有するものである。

【００１６】第６の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、第５の発明において、クライアントサーバシステ
ム形態に適用し、前記サーバは、前記画面定義ファイル
と前記リスト定義ファイルと前記採番データベースと前
記文書番号管理部と前記文書属性情報管理部と、前記ク
ライアントと相互にデータ通信を行う通信処理部とを有
し、前記クライアントは、前記画面生成手段と前記文書
番号生成部と、前記サーバと相互にデータ通信を行う通
信処理部とを有し、システム内における文書管理を前記
サーバに一括管理させるものである。

【００１７】第７の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、第１又は第４の発明において、前記リスト定義フ
ァイルにおいて選択項目を階層的に記述可能としたもの
である。

【００１８】第８の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、第１又は第４の発明において、前記画面定義ファ
イルへの記述ルールとして入力項目の設定方式を予約語
に割り付けて格納する予約語データベースを有するもの
である。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、図面に基づいて、本発明の
好適な実施の形態について説明する。

【００２０】図１は、本発明に係る文書番号自動採番シ
ステムをクライアントサーバシステムに適用した場合の
一実施の形態を示したシステム構成図である。クライア
ント１０及びサーバ２０は、それぞれクライアントとし
ての機能、サーバとしての機能を有するコンピュータで
あり、従来からある通信手法を用いて相互に通信を行う
ことができる。本実施の形態では、便宜上、１台のクラ
イアントのみを示している。

【００２１】図１において、サーバ２０は、画面定義フ
ァイル２１、リスト定義ファイル２２、採番データベー
ス２３及び予約語データベース２４の４種類に分類され
た各記憶手段と、採番データベース管理部２５、定義フ
ァイル管理部２６、通信処理部２７及び主制御処理部２
８の実行手段を有している。画面定義ファイル２１は、
文書番号体系に依存しない共通の記述ルールに従い文書
番号の生成に必要な入力項目を定義して各文書番号体系
を記述するためのファイルである。また、画面入力させ
る文書属性情報も定義している。この画面定義ファイル
２１は、システム内にただ１つのみ存在する。リスト定
義ファイル２２は、文書番号体系に依存しない共通の記
述ルールに従い各入力項目情報に対応した選択項目を記
述したファイルである。このファイルもシステム内にた
だ１つのみ存在する。採番データベース２３は、各文書
に割り当てた文書番号及び各文書の文書属性情報を格納
するデータベースである。予約語データベース２４は、
画面定義ファイル２１への記述ルールとして入力項目の
設定方式を予約語に割り付けて格納しているデータベー
スである。

【００２２】定義ファイル管理部２６は、各定義ファイ
ル２１，２２を要求に応じてクライアント１０に送信し
たり、各定義ファイル２１，２２の更新などの管理を一
括して行う。また、本実施の形態では、画面生成部１１
から入力された項目情報に応じて採番データベース２３
を参照して文書番号を生成するとともにその生成した文
書番号及び文書属性情報を対応させて採番データベース
２３に登録する文書番号自動採番手段を設ける必要があ
るが、本実施の形態では、文書番号自動採番手段を構成
する要素のうち文書番号管理部２９及び文書属性情報管
理部３０をサーバ２０に設けた。文書番号管理部２９
は、画面生成部１１から入力された項目情報を含む問合
せに応じて採番データベース２３を参照することによっ
て取得した採番情報をクライアント１０へ送出する。ま
た、新たに生成された文書番号を採番データベース２３
に登録する。文書属性情報管理部３０は、画面生成部１
１から入力された文書属性情報を新たに生成された文書
番号と対応させて採番データベース２３に登録する。採
番データベース管理部２５は、文書番号管理部２９及び
文書属性情報管理部３０を内蔵する形態で構成され、採
番データベース２３へのアクセス処理を一括して行うこ
とになる。通信処理部２７は、クライアント１０と相互
にデータ通信を行うため手段である。主制御処理部２８
は、サーバ２０における処理制御全般を行う。

【００２３】一方、クライアント１０は、画面生成部１
１、文書番号生成部１２、通信処理部１３及び主制御処
理部１４を有している。画面生成部１１は、画面定義フ
ァイル２１及びリスト定義ファイル２２に基づき文書番
号の生成に必要な項目情報及び文書属性情報を入力させ
る文書情報入力画面を生成する画面生成手段である。本
実施の形態においては、文書情報入力画面として文書種
別選択ウィンドウ画面及び採番実行ウィンドウ画面を生
成する。文書番号生成部１２は、文書番号自動採番手段
を構成する一要素であり、文書番号情報管理部３０が取
得した採番情報に基づき文書番号を生成する。通信処理
部１３は、サーバ２０と相互にデータ通信を行うため手
段である。主制御処理部１４は、クライアント１０にお
ける処理制御全般を行う。

【００２４】本実施の形態では、画面定義ファイル２１
や採番データベース２３などをディスク装置などの外部
記憶装置に設けるが、メモリ上に展開するようにしても
実現可能である。また、主制御処理部２８などの実行手
段は、ＣＰＵで実行されるＯＳやアプリケーションによ
り実現される。

【００２５】ここで、本実施の形態において扱う文書番
号体系について説明する。図２は、本実施の形態におい
て自動採番する文書番号体系の一例を示した図であり、
この例では文書種別が「見積書」である場合を例示して
いる。「見積書」という文書種別に対応する文書番号体
系は、“ＰＭ−Ｅ”と“−”の固定部分４１と、それ以
外の可変部分とで構成される。可変部分は、部門名に応
じて“Ｘ”又は“Ｙ”が設定される部分４２、扱う製品
の種別に応じて“Ｐ”、“Ｗ”又は“Ｚ”が設定される
部分４３、及び一連番号が設定される部分４４で構成さ
れる。例えば、「営業第一部」の「パソコン」に関する
見積書で一連番号が「００４」の文書番号は、“ＰＭ−
ＥＸＰ−００４”となる。

【００２６】図３は、本実施の形態における採番データ
ベース２３の各テーブル構成例を示した図である。採番
データベース２３は、台帳テーブルと管理テーブルとで
構成されている。台帳テーブルは、いわゆる文書台帳に
相当するもので、管理する文書属性が定義されている。
台帳テーブルには、管理する文書の数だけレコードが登
録される。台帳テーブル内の文書番号及び文書種別ＩＤ
を除いた各フィールド内容、この例では、文書名、作成
者、採番日及び備考については、画面定義ファイル２１
のdb_input{}内に定義する入力項目名と整合性を取りな
がら自由に定義することが可能である。ただ、画面定義
ファイル２１は、入力画面作成の際に使用されるため、
入力を要する文書属性のみを定義しておけばよい。すな
わち、台帳テーブルには、作成日や作成部門等の文書属
性を更に付加して定義することも可能であり、画面定義
ファイル２１に定義する文書属性と台帳テーブルに定義
する文書属性とを１対１に対応させる必要はない。

【００２７】管理テーブルは、所定の体系に従った文書
番号の自動採番に必要な情報が定義されている。管理テ
ーブルにも管理する文書の数だけレコードが登録され
る。本実施の形態における採番キー文字列１には文書番
号のうち番号情報（一連番号）を除いた部分の文字列
が、採番キー文字列２には文書番号のうち番号情報を除
いた部分の文字列と番号情報の桁数を表示した所定形式
の文字列の組合せがそれぞれ指定される。例えば、前述
した“ＰＭ−ＥＸＰ−００４”の場合、採番キー文字列
１は、“ＰＭ−ＥＸＰ−”となり、採番キー文字列２
は、“ＰＭ−ＥＸＰ−％０３ｌｄ”というような形式で
設定されることになる。なお、本実施の形態において
は、文書番号に含まれる番号情報として一連番号のみが
含まれるようにしているが、番号情報として更に一連番
号（親番号）とともに、関連文書であることを示す派生
番号、文書を改訂したことを示す副番等を含めるように
してもよい。例えば、派生番号を“０１”、副番を
“Ａ”とすると、前述した例では“ＰＭ−ＥＸＰ−００
４−０１−Ａ”となる。

【００２８】なお、本実施の形態では、文書属性情報を
管理するための台帳テーブルと自動採番のために文書番
号を管理する管理テーブルとを明確に分割して採番デー
タベース２３に定義するようにした。これは、情報の管
理上、文書管理システム等への移行や他のシステムから
利用しやすいようにしたためであり、本システムにおい
て使用する範囲においては統合して設けてもかまわな
い。

【００２９】図４は、本実施の形態において使用する画
面定義ファイル２１の記述例を示した図であり、図５
は、予約語データベース２４の内容例を示した図であ
る。画面定義ファイル２１は、db_inputから始ま
り“｛”、“｝”で囲まれたデータベース格納項目設定
部分４５と、これに続く「見積書」、「連絡書」等から
始まる採番実行画面構成設定部分４６の大きく２種類の
部分から構成される。データベース格納項目設定部分４
５は、“｛”、“｝”内において“［”、“］”で囲ま
れた入力項目名４７、“（”、“）”で囲まれた入力文
字数（なお、次に続く入力項目が予約語の場合は
“０”）４８、入力項目設定方式に関する予約語４９、
採番データベース２３のフィールド名５０、入力データ
形式（正数であれば“ｉ”、文字列であれば“ｃ”）５
１及び採番データベース格納時のデータ長５２で構成さ
れる。このうち、予約語４９は、予約語データベース２
４にキーワード名として設定されているものを指定する
ことができる。

【００３０】採番実行画面構成設定部分４６は、「見積
書」、「連絡書」等の文書種別名から始まり文書種別毎
に“｛”、“｝”で囲まれた文書番号体系の定義群で構
成されている。これは、図２に示した文書番号体系に対
応しており、文書番号体系を構成するデータの並び順に
記述されている。すなわち、各設定部分は、文書番号の
固定部分５３、可変部分５４、固定部分５５及び一連番
号部分５６で構成される。可変部分５４
は、“［”、“］”で囲まれた入力項目名５
７、“（”、“）”で囲まれた入力文字数（なお、次に
続く入力項目が予約語の場合は“０”）、選択リスト名
あるいは予約語指定による入力項目方式指示５９、採番
キー文字列であるときに設定される採番キー文字列設定
マーク６０“＊”で構成される。一連番号部分５６は、
予約語のnumberと“（”、“）”内に番号の桁数を記述
する。

【００３１】予約語データベース２４には、画面定義フ
ァイル２１に記述できる予約語（キーワード名）と各キ
ーワードに対する入力方式とが対応されている。

【００３２】図６は、本実施の形態において使用するリ
スト定義ファイル２２の記述例を示した図である。選択
リスト名６１から始まり選択リスト毎に“｛”、“｝”
で囲まれた選択項目候補の定義群で構成されている。

【００３３】各設定部分では、文書番号に含まれること
になる英数文字（列）６２とそれに対応するコンボボッ
クスに表示される選択項目名６３とを“：”でつないで
記述する。選択項目は、階層記述が可能である。例え
ば、図６に示したように、kojyo_listの第１階層は
“Ａ：発電機製作所”と“Ｂ：電動機製作所”であり、
第２階層は、“Ａ：発電機製作所”の下位に“ＳＳ：タ
ービン工場”と“ＴＴ：ボイラー工場”が、“Ｂ：電動
機製作所”の下位に“ＲＲ：モーター工場”と“ＭＭ：
軸受工場”がそれぞれ階層的に記述されている。

【００３４】次に、本実施の形態における動作について
図７に示したフローチャートに基づいて説明する。

【００３５】クライアント１０において文書を作成し、
その文書に割り当てる文書番号を作成するために定義フ
ァイルの送信要求をサーバ２０に対して送出する（ステ
ップ１０１）。

【００３６】サーバ２０において、クライアント１０か
らの上記要求を受け取ると、定義ファイル管理部２６
は、画面定義ファイル２１及びリスト定義ファイル２２
を読み込み、クライアント１０に送出する（ステップ２
１０）。

【００３７】クライアント１０において、サーバ２０か
ら各定義ファイル２１，２２を受け取ると、画面生成部
１１は、画面定義ファイル２１に基づいて文書種別選択
ウィンドウを作成し表示する（ステップ１２０）。図８
は、本実施の形態において作成する文書種別選択ウィン
ドウの表示例を示した図である。画面生成部１１は、こ
の作成した文書種別一覧を画面上の所定のコンボボック
ス６４に表示するが本実施の形態では、メモリに展開し
た画面定義ファイル２１の文書種別名を抽出するだけで
文書種別一覧を容易に生成することができる。図４に示
した画面定義ファイル２１の例によれば、文書種別一覧
には、図８に示したように「見積書」、「連絡書」、
「納品書」が含まれることになる。

【００３８】次に、文書種別選択ウィンドウを作成し表
示すると、この画面において文書番号を付与する文書の
種別がユーザによって選択されることになる。例えば、
選択可能な文書種別一覧の中から「見積書」が選択され
たとすると、画面生成部１１は、「見積書」に関する文
書情報を入力させる採番実行ウィンドウを作成し表示す
る（ステップ１３０）。この処理の詳細について図９に
示したフローチャートを用いて説明する。なお、図１０
は、文書種別として「見積書」が選択されたときに作成
される採番実行ウィンドウの表示例を示した図である。

【００３９】画面生成部１１は、メモリに残した画面定
義ファイル２１のデータベース格納項目設定部分４５と
「見積書」の採番実行画面構成設定部分４６のうち、
「見積書」における入力項目名５７、具体的には「部門
名」及び「種別」を抽出して表示する（ステップ１３
１）。そして、各入力項目名５７に対する入力領域の形
式を決める。すなわち、画面生成部１１は、画面定義フ
ァイル２１における各入力項目名５７に対応した入力項
目方式指示５９が予約語であるかどうかを調べる（ステ
ップ１３２）。予約語かどうかは、読み出した入力項目
方式指示５９がサーバ２０にある予約語データベース２
４に定義されているかを調べることによって知ることが
できる。この例のように、入力項目方式指示５９が“bu
mon_list”、“shubetu_list”であり予約語でない場
合、メモリに展開したリスト定義ファイル２２から同じ
名称の選択リスト名６１に含まれている英数文字（列）
６２と選択項目名６３との組を抽出して選択候補とする
（ステップ１３３）。この選択候補は、図９におけるボ
タン６５，６６をクリックして表示されるコンボボック
ス形式で表示することになる。この例では、「部門名」
に対応したコンボボックスには、“［Ｘ］営業第一部”
と“［Ｙ］営業第二部”が、「種別」に対応したコンボ
ボックスには、“［Ｐ］パソコン”、“［Ｗ］メインフ
レーム”及び“［Ｚ］ミニコン”がそれぞれ表示される
ことになる。図１０には、“［Ｘ］営業第一部”、
“［Ｐ］パソコン”がそれぞれ選択された例が示されて
いる。一方、入力項目名５７に対応した入力項目方式指
示５９が予約語である場合、予約語データベース２４の
各予約語（キーワード名）に対応したキーワード内容に
従った形式で入力形式を設定することになる（ステップ
１３４）。

【００４０】また、画面生成部１１は、横線で表された
セパレータの下部に文書属性を入力させるためにデータ
ベース格納項目を表示する。すなわち、画面定義ファイ
ル２１のデータベース格納項目設定部分４５に記述され
た入力項目名４７を表示する（ステップ１３５）。そし
て、各入力項目名４７の入力形式は、対応する予約語４
９に対応したキーワード内容に従った形式で入力形式を
設定することになる（ステップ１３６）。

【００４１】このようにして、採番実行ウィンドウを作
成し表示する。図１１は、文書種別として「連絡書」が
選択されたときの採番実行ウィンドウの表示例を示した
図であるが、この採番実行ウィンドウを作成する処理
は、「見積書」のときと扱う項目情報が異なるだけで全
く同じである。

【００４２】自動採番のために必要な所定の入力項目情
報及び文書属性情報をそれぞれ所定のフィールドに指定
された後、「採番」キーがクリックされると、画面生成
部１１は、入力された内容から採番キー文字列（「見積
書」の場合、“ＰＭ−ＥＸＰ−”）を生成し、その文字
列を含んだ採番実行すなわち文書番号付与の要求をサー
バ２０に送出することになる（ステップ１４０）。採番
キー文字列のうち、固定部分“ＰＭ−Ｅ”、“−”は、
メモリに展開した画面定義ファイル２１から取得でき、
可変部分“Ｘ”、“Ｐ”は、画面から選択された内容に
基づきリスト定義ファイル２２から特定することができ
る。

【００４３】サーバ２０において、採番データベース管
理部２５は、クライアント１０から送られてきた採番キ
ー文字列による問合せをＳＱＬ文に自動変換して実行す
ることにより、採番データベース２３の管理テーブルを
検索してその採番キー文字列に対応する文書種別の最新
一連番号を読み出す（ステップ２２０）。そして、その
読み出した最新の一連番号を採番情報としてクライアン
ト１０に送信する（ステップ２３０）。

【００４４】クライアント１０において、文書番号生成
部１２は、得られた最新一連番号を用いて最新文書番号
を自動作成する（ステップ１５０）。最新文書番号のう
ち“ＰＭ−ＥＸＰ−”は、採番キー文字列と同様な方法
であるいは採番キー文字列をそのまま使用し、一連番号
は、画面定義ファイル２１の“number(3)”の記述に従
い、最新の３桁の数字を自動発生させて得ることができ
る。このようにして、文書番号生成部１２が文書番号を
作成すると、その文書番号と上記処理で入力済みの文書
属性とをサーバ２０へ送信する（ステップ１６０）。

【００４５】サーバ２０において、採番データベース管
理部２５は、クライアント１０から送られてきた情報を
もとにＳＱＬ文に自動変換して実行することにより、採
番データベース２３の台帳テーブルに文書属性情報を、
管理テーブルに最新の文書番号に関する情報を所定の形
式でそれぞれ登録する（ステップ２４０）。この登録処
理が正常に終了すると、その旨をクライアント１０に通
知する（ステップ２５０）。クライアント１０では、そ
の通知を受けると、その結果を表示する（ステップ１７
０）。

【００４６】以上のようにして、文書種別毎に文書番号
を自動採番することができるが、本実施の形態において
は、単一の各定義ファイル２１，２２を一定の記述ルー
ルにより記述するようにしたので、文書種別に依存しな
い定義ファイルとすることができる。これにより、文書
番号体系毎に別個の採番画面を設ける必要がない。ま
た、本実施の形態における記述ルールに従えば、あらゆ
る文書番号体系に対応した採番が可能となるため汎用的
である。

【００４７】また、本実施の形態では、各定義ファイル
２１，２２をサーバ２０において一括管理するようにし
た。これにより、文書番号体系を変更する場合や文書種
別の追加、削除をする場合でもサーバ２０にある各定義
ファイル２１，２２を変更するだけでその変更内容を全
クライアントに即座に反映させることができる。

【００４８】上記説明では、自動採番に関する処理につ
いてのみ説明したが、新規文書番号の作成のみならず検
索をすることができる。例えば、図１０又は図１１の
「検索」キーをクリックすることで発せられるクライア
ント１０からの要求に応じて文書番号管理部２９及び文
書属性情報管理部３０が対応することになる。

【００４９】なお、本実施の形態においては、文書番号
のみならず文書属性の管理を併せて行うようにするた
め、画面定義ファイル２１、採番データベース２３、画
面生成部１１及び文書番号自動採番手段（文書属性情報
管理部３０）に文書属性情報を扱うことができるように
したが、文書番号体系に依存しない汎用的なシステムを
構築するためだけであれば、この機能を各手段に設ける
必要はない。

【００５０】また、本実施の形態では、文書種別と文書
番号体系とを１対１となる場合で説明したが、この対応
関係に限らず本実施の形態における自動採番処理を適用
することは可能である。

【００５１】また、本実施の形態では、クライアント１
０に最新一連番号を送信して、クライアント１０の文書
番号生成部１２において最新文書番号を自動作成するよ
うにしたが、クライアント側でなくサーバ側で最新文書
番号を自動作成し、採番情報として最新文書番号を送信
するようにしてもよい。

【００５２】また、本実施の形態では、作成した最新文
書番号と共に文書属性をサーバ２０に送信するようにし
たが、文書属性を採番要求時に送るようにしてもよい。

【００５３】また、本発明に係る文書番号自動採番シス
テムをクライアントサーバシステムに適用した場合を例
にして説明したが、１台の装置として構成することも可
能である。

【００５４】

【発明の効果】本発明によれば、文書番号体系に依存し
ない共通の記述ルールに従い文書番号体系や選択項目を
各定義ファイルに記述することで汎用的なシステムを提
供できるようにしたので、文書番号体系に依存しない自
動採番のための入力画面を作成することができる。すな
わち、文書番号体系や文書種別に対応させて採番画面を
設ける必要がないため、システムの作成に手間がかから
ず、また、文書番号体系の変更や文書種別の追加、削除
にも容易に対応することができる。

【００５５】また、本発明をクライアントサーバシステ
ムに適用した場合は、サーバに各定義ファイル等を一括
管理させることによりシステム管理が容易にすることが
できる。すなわち、文書番号体系の変更や文書種別の追
加、削除する際には、サーバにある各定義ファイルのみ
修正を加えればよく、クライアントにおいては何もしな
くてよい。

【００５６】また、文書属性情報を自動採番に必要な情
報と共に文書情報入力画面から同時に入力させて扱うこ
とができるようにしたので、文書管理のみならず文書属
性の管理も併せて行うことができる。

【００５７】また、リスト定義ファイルに記述する選択
項目の階層記述をできるようにしたので、文書が主従関
係や親子関係のあるような階層構造を有する場合にもそ
の関係を考慮した設定をさせることができる。

【００５８】また、画面定義ファイルで使用できる予約
語を設けたので、画面定義ファイルの作成を効率よく簡
便に行うことができる。また、画面定義ファイルを使用
した入力画面の作成を容易にすることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書番号自動採番システムをク
ライアントサーバシステムに適用した場合の一実施の形
態を示したシステム構成図である。

【図２】本実施の形態において自動採番する文書番号
体系の一例を示した図である。

【図３】本実施の形態における採番データベースの各
テーブル構成例を示した図である。

【図４】本実施の形態において使用する画面定義ファ
イルの記述例を示した図である。

【図５】本実施の形態における画面定義ファイルに記
述できる予約語の例とその内容を示した図である。

【図６】本実施の形態において使用するリスト定義フ
ァイルの記述例を示した図である。

【図７】本実施の形態における自動採番処理を示した
フローチャートである。

【図８】本実施の形態において作成する文書種別選択
ウィンドウの表示例を示した図である。

【図９】本実施の形態において用いる採番実行ウィン
ドウの作成、表示処理を示したフローチャートである。

【図１０】本実施の形態において作成する採番実行ウ
ィンドウの表示例を示した図である。

【図１１】本実施の形態において作成する採番実行ウ
ィンドウの表示例を示した図である。

【符号の説明】

１０クライアント、１１画面生成部、１２文書番
号生成部、１３通信処理部、１４主制御処理部、２
０サーバ、２１画面定義ファイル、２２リスト定義
ファイル、２３採番データベース、２４予約語デー
タベース、２５採番データベース管理部、２６定義
ファイル管理部、２７通信処理部、２８主制御処理
部、２９文書番号管理部、３０文書属性情報管理
部。

【手続補正書】

【提出日】平成１１年１月４日

【手続補正１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】特許請求の範囲

【補正方法】変更

【補正内容】

【特許請求の範囲】

【手続補正２】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００１１

【補正方法】変更

【補正内容】

【００１１】

【課題を解決するための手段】以上のような目的を達成
するために、第１の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、画面入力された項目情報に基づき各文書に割り当
てる文書番号を自動生成する文書番号自動採番システム
において、文書番号体系及び文書種別に依存しない共通
の記述ルールに従い文書番号の生成に必要な項目情報を
定義して各文書番号体系を記述した単一の画面定義ファ
イルと、文書番号体系及び文書種別に依存しない共通の
記述ルールに従い前記各項目情報に対応した選択項目候
補を記述した単一のリスト定義ファイルと、各文書に割
り当てた文書番号を格納する採番データベースと、前記
画面定義ファイル及び前記リスト定義ファイルに基づき
文書番号の生成に必要な項目情報を前記選択項目候補の
中から選択させる複数の文書種別共通の文書情報入力画
面を生成する画面生成手段と、前記文書情報入力画面で
選択された項目情報に応じて前記採番データベースを参
照して文書番号を自動生成するとともにその生成した文
書番号を前記採番データベースに登録する文書番号自動
採番手段とを有し、項目情報を選択させるのみで文書番
号の自動生成を行うものである。

【手続補正３】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００１２

【補正方法】変更

【補正内容】

【００１２】第２の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、第１の発明において、前記文書番号自動採番手段
は、前記文書情報入力画面で選択された項目情報を含む
問合せに応じて前記採番データベースを参照することに
よって取得した採番情報を送出するとともに自動採番さ
れた文書番号を前記採番データベースに登録する文書番
号管理部と、前記文書番号管理部が取得した採番情報に
基づき文書番号を自動生成する文書番号生成部とを有す
るものである。

【手続補正４】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００１４

【補正方法】変更

【補正内容】

【００１４】第４の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、画面入力された項目情報に基づき各文書に割り当
てる文書番号を自動生成する文書番号自動採番システム
において、文書番号体系及び文書種別に依存しない共通
の記述ルールに従い文書番号の生成に必要な入力項目を
定義して各文書番号体系を記述するとともに画面入力さ
せる文書種別共通の文書属性情報を定義した単一の画面
定義ファイルと、文書番号体系及び文書種別に依存しな
い共通の記述ルールに従い前記各項目情報に対応した選
択項目を記述した単一のリスト定義ファイルと、各文書
に割り当てた文書番号及び各文書の文書属性情報を格納
する採番データベースと、前記画面定義ファイル及び前
記リスト定義ファイルに基づき文書番号の生成に必要な
項目情報及び文書属性情報を選択させる複数の文書種別
共通の文書情報入力画面を生成する画面生成手段と、前
記文書情報入力画面で選択された項目情報に応じて前記
採番データベースを参照して文書番号を生成するととも
にその生成した文書番号及び文書属性情報を対応させて
前記採番データベースに登録する文書番号自動採番手段
とを有し、文書番号のみならず文書属性の管理も併せて
行うものである。

【手続補正５】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００１５

【補正方法】変更

【補正内容】

【００１５】第５の発明に係る文書番号自動採番システ
ムは、第４の発明において、前記文書番号自動採番手段
は、前記文書情報入力画面で選択された項目情報を含む
問合せに応じて前記採番データベースを参照することに
よって取得した採番情報を送出するとともに生成された
文書番号を前記採番データベースに登録する文書番号管
理部と、前記画面生成手段から入力された文書属性情報
を生成された文書番号と対応させて前記採番データベー
スに登録する文書属性情報管理部と、前記文書番号管理
部が取得した採番情報に基づき文書番号を自動生成する
文書番号生成部とを有するものである。

【手続補正６】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３９

【補正方法】変更

【補正内容】

【００３９】画面生成部１１は、メモリに残した画面定
義ファイル２１のデータベース格納項目設定部分４５と
「見積書」の採番実行画面構成設定部分４６のうち、
「見積書」における入力項目名５７、具体的には「部門
名」及び「種別」を抽出して表示する（ステップ１３
１）。そして、各入力項目名５７に対する入力領域の形
式を決める。すなわち、画面生成部１１は、画面定義フ
ァイル２１における各入力項目名５７に対応した入力項
目方式指示５９が予約語であるかどうかを調べる（ステ
ップ１３２）。予約語かどうかは、読み出した入力項目
方式指示５９がサーバ２０にある予約語データベース２
４に定義されているかを調べることによって知ることが
できる。この例のように、入力項目方式指示５９が“bu
mon_list”、“shubetu_list”であり予約語でない場
合、メモリに展開したリスト定義ファイル２２から同じ
名称の選択リスト名６１に含まれている英数文字（列）
６２と選択項目名６３との組を抽出して選択候補とする
（ステップ１３３）。この選択候補は、図１０における
ボタン６５，６６をクリックして表示されるコンボボッ
クス形式で表示することになる。この例では、「部門
名」に対応したコンボボックスには、“［Ｘ］営業第一
部”と“［Ｙ］営業第二部”が、「種別」に対応したコ
ンボボックスには、“［Ｐ］パソコン”、“［Ｗ］メイ
ンフレーム”及び“［Ｚ］ミニコン”がそれぞれ表示さ
れることになる。図１０には、“［Ｘ］営業第一部”、
“［Ｐ］パソコン”がそれぞれ選択された例が示されて
いる。一方、入力項目名５７に対応した入力項目方式指
示５９が予約語である場合、予約語データベース２４の
各予約語（キーワード名）に対応したキーワード内容に
従った形式で入力形式を設定することになる（ステップ
１３４）。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】画面入力された入力項目情報に基づき各
文書に割り当てる文書番号を自動生成する文書番号自動
採番システムにおいて、文書番号体系に依存しない共通の記述ルールに従い文書
番号の生成に必要な入力項目情報を定義して各文書番号
体系を記述した単一の画面定義ファイルと、文書番号体系に依存しない共通の記述ルールに従い前記
各入力項目情報に対応した選択項目を記述した単一のリ
スト定義ファイルと、各文書に割り当てた文書番号を格納する採番データベー
スと、前記画面定義ファイル及び前記リスト定義ファイルに基
づき文書番号の生成に必要な項目情報を入力させる文書
情報入力画面を生成する画面生成手段と、前記画面生成手段から入力された項目情報に応じて前記
採番データベースを参照して文書番号を自動生成すると
ともにその生成した文書番号を前記採番データベースに
登録する文書番号自動採番手段と、を有することを特徴とする文書番号自動採番システム。
【請求項２】前記文書番号自動採番手段は、前記画面生成手段から入力された項目情報を含む問合せ
に応じて前記採番データベースを参照することによって
取得した採番情報を送出するとともに自動採番された文
書番号を前記採番データベースに登録する文書番号管理
部と、前記文書番号管理部が取得した採番情報に基づき文書番
号を自動生成する文書番号生成部と、を有することを特徴とする請求項１記載の文書番号自動
採番システム。
【請求項３】クライアントサーバシステム形態に適用
し、前記サーバは、前記画面定義ファイルと前記リスト定義
ファイルと前記採番データベースと前記文書番号管理部
と、前記クライアントと相互にデータ通信を行う通信処
理部とを有し、前記クライアントは、前記画面生成手段と前記文書番号
生成部と、前記サーバと相互にデータ通信を行う通信処
理部とを有し、システム内における文書管理を前記サーバに一括管理さ
せることを特徴とする請求項２記載の文書番号自動採番
システム。
【請求項４】画面入力された入力項目情報に基づき各
文書に割り当てる文書番号を自動生成する文書番号自動
採番システムにおいて、文書番号体系に依存しない共通の記述ルールに従い文書
番号の生成に必要な入力項目を定義して各文書番号体系
を記述するとともに画面入力させる文書属性情報を定義
した単一の画面定義ファイルと、文書番号体系に依存しない共通の記述ルールに従い前記
各入力項目情報に対応した選択項目を記述した単一のリ
スト定義ファイルと、各文書に割り当てた文書番号及び各文書の文書属性情報
を格納する採番データベースと、前記画面定義ファイル及び前記リスト定義ファイルに基
づき文書番号の生成に必要な項目情報及び文書属性情報
を入力させる文書情報入力画面を生成する画面生成手段
と、前記画面生成手段から入力された項目情報に応じて前記
採番データベースを参照して文書番号を生成するととも
にその生成した文書番号及び文書属性情報を対応させて
前記採番データベースに登録する文書番号自動採番手段
と、を有し、文書番号のみならず文書属性の管理も併せて行
うことを特徴とする文書番号自動採番システム。
【請求項５】前記文書番号自動採番手段は、前記画面生成手段から入力された項目情報を含む問合せ
に応じて前記採番データベースを参照することによって
取得した採番情報を送出するとともに生成された文書番
号を前記採番データベースに登録する文書番号管理部
と、前記画面生成手段から入力された文書属性情報を生成さ
れた文書番号と対応させて前記採番データベースに登録
する文書属性情報管理部と、前記文書番号管理部が取得した採番情報に基づき文書番
号を自動生成する文書番号生成部と、を有することを特徴とする請求項４記載の文書番号自動
採番システム。
【請求項６】クライアントサーバシステム形態に適用
し、前記サーバは、前記画面定義ファイルと前記リスト定義
ファイルと前記採番データベースと前記文書番号管理部
と前記文書属性情報管理部と、前記クライアントと相互
にデータ通信を行う通信処理部とを有し、前記クライアントは、前記画面生成手段と前記文書番号
生成部と、前記サーバと相互にデータ通信を行う通信処
理部とを有し、システム内における文書管理を前記サーバに一括管理さ
せることを特徴とする請求項５記載の文書番号自動採番
システム。
【請求項７】前記リスト定義ファイルにおいて選択項
目を階層的に記述可能としたことを特徴とする請求項１
又は４いずれかに記載の文書番号自動採番システム。
【請求項８】前記画面定義ファイルへの記述ルールと
して入力項目の設定方式を予約語に割り付けて格納する
予約語データベースを有することを特徴とする請求項１
又は４いずれかに記載の文書番号自動採番システム。