JP4874079B2 - 文書管理システム、サーバ、文書管理方法、文書管理プログラム - Google Patents

文書管理システム、サーバ、文書管理方法、文書管理プログラム Download PDF

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Description

本発明は、画像形成装置によりスキャンされた文書データの管理を行う文書管理システム、サーバ、文書管理方法、文書管理プログラムに関する。
近年では、各種業務において紙文書の管理に当たり、繁雑な管理作業の効率化を図るため、紙文書を電子化し、電子化された文書データを管理する方法がある。
例えばオフィス機器のメンテナンスを請け負う企業などでは、顧客の有するオフィス機器の保証書などを顧客に代わって管理する場合がある。このような企業では、例えば顧客からの機器のメンテナンス依頼を受けた場合、この顧客に対する保証期間や、過去の修理履歴や機器の使用状況などを確認する必要がある。このため、紙文書である保証書をファイリングして保管する以外に、保証書のファイル場所と顧客情報等を関連付けたデータリストを作成し、管理している。
また顧客からの修理依頼があった場合など、所望の保証書を取り出すときには、このデータリストを例えば顧客名や機器の型番などで検索し、所望の保証書がファイリングされた場所を把握し、所望の保証書がファイリングされたファイルを探して取り出す。
以上のように、特に顧客情報などが記載された紙文書の管理では、情報の保管や検索において非常に繁雑な作業が要求される。
このような紙文書の管理を簡素化する方法として、例えばグループウェアなどを用いて紙文書を電子化し、電子ファイルとして管理する方法がある。
従来のグループウェアを用いた管理方法では、紙文書を電子化された文書データとしてグループウェアサーバへ格納する場合、ユーザはまずスキャン機能を有する画像形成装置やスキャナでこの紙文書をスキャンし、電子化された文書データとする。そして、この文書データを一度ユーザの使用するコンピュータやファイルサーバなどに格納し、文書データのリネーム等の準備処理を行う。そして、準備処理を施された文書データを、グループウェアサーバの所定の領域に格納し直す処理が必要となる。
また、その他の紙文書の管理を簡素化する方法として方法として、特許文献１には、登録文書のフォームを認識し、自動的にフォルダに登録することにより、文書登録ユーザの操作を簡略化し、文書登録を迅速に行う文書管理システム及び記録媒体が記載されている。
特開２００４−２７２７１６号公報
上記従来の紙文書の管理方法では、情報の保管や検索に非常に繁雑な作業が必要となる。また紙文書を電子化された文書データとして管理する方法では、紙文書の電子化に係る操作が煩雑であり、手間がかかるため、速やかに紙文書を電子化することが困難であった。
本発明は、このような問題点を鑑みて、これらを解決すべくなされたものであり、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された文書データを効率的に管理する文書管理システム、サーバ、文書管理方法、文書管理プログラムを提供することを目的とするものである。
本発明は、上記目的を達成するために、以下の如き構成を採用した。
本発明の文書管理システムは、グループウェア端末として機能し、スキャン手段を有する画像形成装置と、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データをグループウェアで用いるグループウェア文書データとして管理するグループウェアのサーバとからなる文書管理システムにおいて、前記サーバは、前記文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部と前記文書データとが紐付けされたグループウェア文書データが格納される文書データベースと、前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記グループウェア文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースと、前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御手段と、前記文書データベースに格納された前記グループウェア文書データをメール送信するメール送信手段と、を有し、前記画像形成装置は、前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データを前記文書データベースに直接格納可能なグループウェア文書データとするグループウェアモジュール手段を有し、前記グループウェアモジュール手段は、前記文書データの特定情報を、前記管理データベースに格納された前記管理情報を参照して選択させる選択手段と、選択された前記管理情報に含まれる前記文書データの格納先情報を取得する取得手段と、前記格納先情報が付与された前記文書データを前記グループウェア文書データとして前記サーバへ送信する送信手段と、を有し、前記サーバにおいて、前記格納制御手段は、前記グループウェア文書データを、前記格納先情報と対応する前記特定情報の一部に紐付けした前記文書データベースへ格納し、前記メール送信手段は、前記グループウェア文書データのメール送信指示を受けて、前記グループウェア文書データが添付された電子メールを作成して送信する構成とした。
係る構成によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された紙文書を効率的に管理する。
また、前記サーバは、前記特定情報の一部を構成する情報の項目を設定する一部項目設定手段と、前記特定情報データベースに格納された前記特定情報から、前記一部項目設定手段により設定された項目に係る情報を抽出する抽出手段とを有し、前記格納制御手段は、前記抽出手段により抽出された情報を、前記文書データベースへ格納する構成としても良い。
係る構成によれば、前記サーバにおいて、前記特定情報が格納された場合に、自動的に前記特定情報の一部を抽出して前記文書データベースに格納することができる。
本発明の文書管理システムは、グループウェア端末として機能し、スキャン手段を有する画像形成装置と、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを管理するグループウェアのサーバとからなる文書管理システムにおいて、前記サーバは、前記文書データに含まれ、前記文書データを特定する特定情報が格納された特定情報データベースと、前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部に前記文書データが紐付けされて格納される文書データベースと、前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースと、前記文書データをテキスト化するＯＣＲ手段と、前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御手段とを有し、前記格納制御手段は、前記ＯＣＲ手段によりテキスト化された文書データから抽出された特定情報を前記特定情報データベースへ格納し、前記抽出された前記特定情報の一部と、前記文書データとを紐付けして前記文書データベースに格納する構成とした。
係る構成によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された紙文書を効率的に管理する。
また、前記サーバは、前記特定情報を構成する情報の項目を設定する項目設定手段と、前記ＯＣＲ手段によりテキスト化された文書データから、前記項目設定手段により設定された項目に係る情報を抽出する抽出手段とを有する構成としても良い。
係る構成によれば、前記サーバにおいて、前記特定情報を自動的に生成することができる。
また、前記特定情報を構成する項目には、前記特定情報を検索するための検索キーワードが含まれる構成としても良い。
係る構成によれば、前記検索キーワードにより、所望の特定情報を検索可能となり、ひいては所望の文書データを効率的に取得することができる。
また、前記サーバは、前記特定情報とに基づき前記管理情報を生成する管理情報生成手段とを有し、前記管理情報生成手段は、前記特定情報データベースに特定情報が格納されたとき、格納された前記特定情報に対応した管理情報を生成し、前記格納制御手段は、前記管理情報生成手段により生成された前記管理情報を、前記管理データベースに格納する構成としても良い。
係る構成によれば、前記サーバにおいて特定情報が格納されたとき、自動的に管理情報を生成することができる。
また、前記サーバは、前記文書データの格納先を示すリンク情報を生成するリンク情報生成手段を有し、前記リンク情報生成手段は、前記文書データベースに文書データが格納されたとき、前記文書データのリンク情報を生成し、前記格納制御手段は、前記特定情報データベースにおいて、前記文書データと対応した特定情報に前記生成されたリンク情報を付加する構成としても良い。
係る構成によれば、特定情報データベースに文書データを保管せずとも、特定情報から即座に文書データを取得することが可能となるため、特定情報データベースに対する不要な負荷をなくすことができる。
本発明のサーバは、グループウェア端末として機能し、スキャン手段を有する画像形成装置と接続されて、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データをグループウェアで用いるグループウェア文書データとして管理するグループウェアのサーバにおいて、前記文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部と前記文書データが紐付けされたグループウェア文書データが格納される文書データベースと、前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記グループウェア文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースと、前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御手段と、前記画像形成装置へ、前記管理データベースに格納された前記管理情報を送信する送信手段と、前記画像形成装置より、文書データと、前記管理情報を参照して選択された前記文書データの特定情報とを受信する受信手段と、前記文書データベースに格納された前記グループウェア文書データをメール送信するメール送信手段と、を有し、前記格納制御手段は、前記文書データベースにおいて、前記受信手段により受信した前記文書データを、前記受信手段により受信した前記文書データの特定情報と対応する特定情報の一部に紐付けしたグループウェア文書データとして格納し、前記メール送信手段は、前記グループウェア文書データのメール送信指示を受けて、前記グループウェア文書データが添付された電子メールを作成して送信する構成とした。
係る構成によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された紙文書を効率的に管理する。
本発明のサーバは、グループウェア端末として機能し、スキャン手段を有する画像形成装置と接続されて、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを管理するグループウェアのサーバにおいて、前記文書データに含まれ、前記文書データを特定する特定情報が格納された特定情報データベースと、前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部に前記文書データが紐付けされて格納される文書データベースと、前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースと、前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御手段と、画像形成装置より、文書データを受信する受信手段と、前記受信手段により受信した前記文書データをテキスト化するＯＣＲ手段と、前記ＯＣＲ手段によりテキスト化された前記文書データから特定情報を抽出する抽出手段とを有し、前記格納制御手段は、前記抽出手段により抽出された前記特定情報を前記特定情報データベースへ格納し、前記特定情報の一部と、前記文書データとを紐付けして前記文書データベースに格納する構成とした。
係る構成によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された紙文書を効率的に管理する。
本発明の文書管理方法は、グループウェア端末として機能し、スキャン手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データを前記文書データベースに直接格納可能なグループウェア文書データとするグループウェアモジュール手段とを有する画像形成装置と、前記スキャン手段にスキャンされた文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部と前記文書データが紐付けされたグループウェアで用いるグループウェア文書データとして格納される文書データベースと、前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記グループウェア文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースとを有するグループウェアのサーバとからなる文書管理システムにおける文書管理方法であって、前記画像形成装置の前記グループウェアモジュール手段による、前記文書データの特定情報を、前記管理データベースに格納された前記管理情報を参照して選択させる選択手順と、選択された前記管理情報に含まれる前記文書データの格納先情報を取得する取得手順と、前記格納先情報が付与された前記文書データを前記グループウェア文書データとして前記サーバへ送信する送信手順と、前記サーバによる前記グループウェア文書データを、前記格納先情報と対応する前記特定情報の一部に紐付けした前記文書データベースへ格納する格納制御手順と、前記グループウェア文書データのメール送信指示を受けて、前記グループウェア文書データが添付された電子メールを作成して送信するメール送信手順と、を有する方法とした。
係る方法によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された紙文書を効率的に管理する。
本発明の文書管理方法は、グループウェア端末として機能し、スキャン手段とを有する画像形成装置と、前記スキャン手段にスキャンされた文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部に前記文書データが紐付けされて格納される文書データベースと、前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースとを有するグループウェアのサーバとからなる文書管理システムにおける文書管理方法であって、前記サーバによる前記文書データをテキスト化するＯＣＲ手順と、前記ＯＣＲ手順によりテキスト化された前記文書データから特定情報を抽出する抽出手順と、前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御手順とを有し、前記格納制御手順は、前記抽出手順により抽出された前記特定情報を前記特定情報データベースへ格納する手順と、前記特定情報の一部と、前記文書データとを紐付けして前記文書データベースに格納する手順とを有する方法とした。
係る方法によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された紙文書を効率的に管理する。
本発明の文書管理プログラムは、グループウェア端末として機能し、スキャン手段を有する画像形成装置と接続され、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部と前記文書データが紐付けされたグループウェア文書データが格納される文書データベースと、前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記グループウェア文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースと、を有するグループウェアのサーバにおける文書管理プログラムにおいて、コンピュータに、前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御ステップと、前記画像形成装置へ、前記管理データベースに格納された前記管理情報を送信する送信ステップと、前記画像形成装置より、文書データと、前記管理情報を参照して選択された前記文書データの特定情報とを受信する受信ステップと、前記文書データベースに格納された前記グループウェア文書データをメール送信するメール送信ステップと、を有し、前記格納制御ステップは、前記文書データベースにおいて、前記受信手段により受信した前記文書データを、前記受信手段により受信した前記文書データの特定情報と対応する特定情報の一部に紐付けしたグループウェア文書データとして格納し、前記メール送信ステップは、前記グループウェア文書データのメール送信指示を受けて、前記グループウェア文書データが添付された電子メールを作成して送信するプログラムとした。
係るプログラムによれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された紙文書を効率的に管理する。
本発明の文書管理プログラムは、グループウェア端末として機能し、スキャン装置を有する画像形成装置と接続され、前記スキャン装置にスキャンされた文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部に前記文書データが紐付けされて格納される文書データベースと、前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースとを有するグループウェアのサーバにおける文書管理プログラムにおいて、コンピュータに、前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御ステップと、画像形成装置より、文書データを受信する受信ステップと、前記受信ステップにより受信した前記文書データをテキスト化するＯＣＲステップと、前記ＯＣＲステップによりテキスト化された前記文書データから特定情報を抽出する抽出ステップとを実行させ、前記格納制御ステップは、前記抽出ステップにおいて抽出された前記特定情報を前記特定情報データベースへ格納し、前記特定情報の一部と、前記文書データとを紐付けして前記文書データベースに格納するプログラムとした。
係るプログラムによれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された紙文書を効率的に管理する。
本発明によれば、紙文書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された文書データを効率的に管理することができる。
本発明では、スキャン機能を有する画像形成装置をグループウェア端末として機能させ、画像形成装置によりスキャンされた文書データを、この文書データを特定する特定情報と関連づけて直接グループウェアサーバに格納する。これにより、紙文書の電子化を簡略化し、電子化された文書データを効率的に管理する。
本発明は、例えばオフィス機器のメンテナンスを請け負う企業などにおいて行われるメンテナンス対象機器の保証書を管理する保証書管理システムなどに応用することができる。通常保証書には、この保証書と対応する機器の情報や顧客情報等が記載されている。本発明は、例えば保証書を紙文書、スキャンされた保証書データを文書データ、保証書と対応する機器情報や顧客情報などを文書データを特定する特定情報（保証書を特定する特定情報）として、実施することができる。
以下の本発明の各実施形態の説明では、本発明を保証書の管理に応用した形態として説明する。
（第一の実施形態）
以下に図面を参照して、本発明の第一の実施形態について説明する。
図１は、本発明の第一の実施形態における文書管理システム１００のシステム構成図である。
本実施形態の文書管理システム１００は、グループウェア端末として機能する画像形成装置２００、グループウェアサーバ３００、グループウェアのクライアント端末４００などが、例えばＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを介して接続されて構成されている。
画像形成装置２００は、クライアント用のグループウェアモジュールを有し、グループウェアのクライアント端末として機能する。
グループウェアサーバ３００は、例えばＣＰＵ等の演算処理装置とメモリ等の記憶装置を有するコンピュータ（以下、ＰＣ）に、サーバ用のグループウェアソフトをインストールしたものである。
クライアント端末４００は、演算処理装置や記憶装置を有する一般のＰＣなどであり、クライアント用のグループウェアソフトがインストールされている。クライアント端末５０は、画像形成装置２００に対して印刷指示を行ったり、グループウェアサーバ３００へアクセスし、グループウェアの有する各種機能を実現する。
本実施形態では、画像形成装置２００と、グループウェアサーバ３００との間で行われる処理に特徴を有するため、以下に画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００とについて説明する。尚、以下に説明するグループウェアは、例えばLotus Notes/Domino（登録商標）等であることが好ましいが、これと同等の機能を有するグループウェアであれば良い。
図２は、第一の実施形態における画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００との間で行われる処理を説明する図である。
画像形成装置２００は、紙文書をスキャンするスキャン部２１０と、グループウェア端末としての機能を実現するグループウェアモジュール２２０、画像形成装置２００の処理の操作を行うための操作パネル２３０とを備えている。各部の詳細な説明は後述する。
グループウェアサーバ３００は、保証対象となる機器を使用しているユーザ（顧客）に係る顧客情報（特定情報に該当）が格納された顧客情報データベース（以下、ＤＢ）３１０、顧客情報の一部と、画像形成装置２００によりスキャンされた保証書データ（文書データに該当）とが格納される保証書ＤＢ３２０、画像形成装置２００でスキャンされた保証書データを保証書ＤＢ３２０へ格納するために必要な管理情報が格納された管理ＤＢ３３０とを備えている。ここで管理情報には顧客情報の一部が含まれるものとした。
画像形成装置２００においてグループウェアモジュール２２０が起動されると、画像形成装置２００はグループウェアサーバ３００へアクセスし、管理ＤＢ３３０の管理情報を参照する。そして画像形成装置２００は、管理情報から、保証書データを特定する顧客情報の一部と、保証書データの格納先を示す格納先情報とを取得する。その後画像形成装置２００では、スキャン部２１０により紙文書である保証書がスキャンされて電子化された保証書データとされる。そしてこの保証書データに、この保証書データの格納先を示す情報が付加される。このように、保証書データに格納先を示す情報が付加されることにより、グループウェアサーバ３００へ直接格納することが可能となる。
なお、本実施形態では、スキャン部２１０によりスキャンされた保証書データは、画像形成装置２００内で所定の拡張子のファイルへ変換する加工処理が施される。本実施形態では所定の拡張子をｐｄｆとし、保証書データはｐｄｆファイルへ変換されるものとした。この格納先を示す情報が付加された保証書データは、画像形成装置２００からグループウェアサーバ３００へ送出される。
グループウェアサーバ３００は、格納先を示す情報が付加された保証書データを取得すると、この格納先を示す情報に基づき、この保証書データを、保証書ＤＢ３２０に格納された、保証書データと対応する顧客情報の一部に紐付けして格納する。
以上のように、本実施形態では、画像形成装置２００でスキャンされた保証書データを直接グループウェアサーバ３００に格納して管理することができる。よって保証書を紙文書のまま管理する必要がなくなり、管理作業における繁雑な手続きを排除することができる。
次に図３を参照して、本実施形態の画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００とについて、より詳細に説明する。図３は、第一の実施形態の画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００の機能構成を示す機能ブロック図である。
始めに画像形成装置２００について説明する。本実施形態の画像形成装置２００は、スキャン機能を有する一般の複合機などであり、スキャン部２１０、グループウェアモジュール２２０、操作パネル２３０の他に制御部２４０、通信部２５０とを備える。
スキャン部２１０は、画像形成装置２００の備えるスキャナ・エンジン等である。グループウェアモジュール２２０は、本実施形態において使用されるグループウェアのクライアント用ソフトウェアモジュールである。本実施形態の画像形成装置２００は、このグループウェアモジュール２２０が起動されると、グループウェアのクライアント端末として機能することができる。
操作パネル２３０は、例えばタッチパネルであったり、表示手段に表示されたソフトウェアキーボードなどにより実現される。操作パネル２３０は、スキャン部２１０によりスキャンされた保証書データの格納先を選択するための選択部２３１を備える。この選択部２３１については、後に図面を参照して更に説明する。
制御部２４０は、画像形成装置２００で実行される処理の制御を司る。通信部２５０は、画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００との間の通信や、画像形成装置２００と、画像形成装置２００とネットワークを介して接続された他の機器との間の通信を司る。
次に、本実施形態のグループウェアサーバ３００について説明する。
本実施形態のグループウェアサーバ３００は、顧客情報ＤＢ３１０、保証書ＤＢ３２０、管理ＤＢ３３０の他に、格納制御部３４０、通信部３４５、一部項目設定部３５０、一部情報抽出部３６０、表示項目設定部３７０、管理情報生成部３８０、リンク情報生成部３９０とを備える。
本実施形態のグループウェアサーバ３００では、例えばシステム管理者などにより顧客情報ＤＢ３１０に新たな顧客情報が入力されて格納されると、この顧客情報から、保証書ＤＢ３２０に格納する情報と、管理ＤＢ３３０に格納する情報を生成し、各ＤＢへ格納する。そして、画像形成装置２００において新規顧客の保証書がスキャンされると、グループウェアサーバ３００は、予め生成されて管理ＤＢ３３０に格納されている管理情報を用いて新規顧客の保証書データを保証書ＤＢ３２０へ格納する。
ここで、本実施形態のグループウェアサーバ３００に各ＤＢについて図面を参照して説明する。
まず顧客情報ＤＢ３１０について説明する。本実施形態の顧客情報ＤＢ３１０には、例えばＡ社の顧客情報３１１と、Ｂ社の顧客情報３１２とが格納されている。この顧客情報は、システム管理者などにより予め入力される。ここで、顧客情報ＤＢ３１０に格納された顧客情報の具体例を図４に示す。
図４は、第一の実施形態の顧客情報ＤＢ３１０に格納された顧客情報の具体例を示す図である。本実施形態におけるＡ社の顧客情報３１１には、図４に示すように、Ａ社の会社名、住所、連絡先電話番号、保証対象となる機器の設置場所、機器名、機器の型式や機番、保証開始日時、保証期間、過去の修理履歴などが含まれる。
また本実施形態の顧客情報には、顧客情報に対応する保証書データの有無を示す情報や、保証書データの格納先を示すリンク情報などが含まれても良い。例えば顧客情報３１１では、Ａ社で使用されている機器の保証書データの有無を示す情報と、保証書データの格納先を示すリンク情報４１とが付加されている。
尚本実施形態では、顧客情報ＤＢ３１０をグループウェアサーバ３００内に設け、その数を１つとしたが、これに限定されるものではない。即ち顧客情報ＤＢは、グループウェアサーバ３００の外部に設けられても良く、この場合には顧客情報ＤＢとグループウェアサーバ３００がネットワークを介して接続される。また顧客情報ＤＢは複数であっても良く、例えばＡ社のデータベース、Ｂ社のデータベース、という具合に顧客毎に設けても良い。
次に保証書ＤＢ３２０について説明する。保証書ＤＢ３２０には、画像形成装置２００においてｐｄｆファイルとされた保証書データが、顧客情報の一部に紐付けされて格納されている。例えばＡ社の保証書データ３２３が保証書ＤＢ３２０に格納される場合には、顧客情報３１１から一部の情報を抽出した一部顧客情報３２２に紐付けされて、保証書ファイル３２１に格納される。同様にＢ社の保証書データ３２７は、Ｂ社の顧客情報３１２から抽出された一部顧客情報３２６に紐付けされて、保証書ファイル３２５に格納される。
ここで保証書ＤＢ３２０に格納された保証書ファイルの具体例を図５に示す。図５は、第一の実施形態の保証書ＤＢ３２０に格納された保証書ファイル３２１の具体例を示す図である。
本実施形態では、一部顧客情報３２２を、顧客名、保証対象機器の設置先、機種名、型番とした。グループウェアサーバ３００では、顧客情報ＤＢ３１０に顧客情報３１１が入力されると、この顧客情報３１１からこれらの情報を抽出して一部顧客情報３２２とし、保証書ＤＢ３２０にコピーして格納する。
グループウェアサーバ３００では、画像形成装置２００において顧客情報３１１に対応する保証書がスキャンされると、スキャンされた保証書データ３２３を一部顧客情報３２２と紐付けして保証書ＤＢ３２０の保証書ファイル３２１に格納する。尚このとき、保証書ファイル３２１には、保証書データが格納されているか否かを示す保証書添付情報３２４が含まれても良い。
また本実施形態では、保証書ＤＢ３２０をグループウェアサーバ３００内に１つ設けたが、これに限定されるものではない。例えば保証書ＤＢはグループウェアサーバ３００の外部に設けられていても良い。この場合には保証書ＤＢとグループウェアサーバ３００がネットワークを介して接続される。また保証書ＤＢは複数であっても良く、例えばＡ社のデータベース、Ｂ社のデータベース、という具合に顧客毎に設けても良い。
また、本実施形態のグループウェアサーバ３００では、この保証書ファイル３２１を電子メールで送信するメール送信機能を有していても良い。このメール送信機能は、例えばグループウェアサーバ３００において、図５に示すように、保証書ファイル３２１を開いたときに表示されるメール送信ボタン３２８を選択することにより実行される。このメール送信機能については後述する。
次に管理ＤＢ３３０について説明する。管理ＤＢ３３０には、保証書データを画像形成装置２００から直接保証書ＤＢ３２０の所定ファイルへ格納するための管理情報が格納されている。この管理情報は、顧客情報毎に対応して生成されるものであり、本実施形態の管理ＤＢ３３０には、Ａ社の保証書データを保証書ファイル３２１に格納するための管理情報３３１、Ｂ社の保証書データを保証書ファイル３２５に格納するための管理情報３３２とが格納されている。
管理ＤＢ３３０に格納された顧客毎の管理情報の一覧は、画像形成装置２００における保証書のスキャンの際に参照されるものであり、グループウェアサーバ３００は、この参照された管理情報に基づき、保証書データが保証書ＤＢ３２０に格納される。
以下に管理情報について説明する。
管理情報には、保証書データの格納場所を示す情報と、画像形成装置２００の操作パネル２３０に、保証書データの格納先を選択させる選択画面を表示をさせる表示情報とが含まれる。ここで管理ＤＢ３３０に格納された管理情報の具体例を図６に示す。図６は、第一の実施形態の管理ＤＢ３３０に格納された管理情報の具体例を示す図である。
図６に示す例では、Ａ社の顧客情報に対応した管理情報３３１を示している。図６では、保証書データの格納先を示す格納先情報３３３と、画像形成装置２００に対する表示情報３３４が示されている。尚図６に示す情報は、管理情報３３１の一部であって、管理情報３３１には、ここに示す以外の情報が含まれていても良い。
格納先情報３３３は、例えば本実施形態の文書管理システム１００におけるグループウェアサーバ３００のＩＰアドレス、保証書ＤＢ３２０に格納されている保証書ファイルのファイル名、保証書ＤＢ３２０の名前、保証書ＤＢ３２０を識別するための識別情報などがある。
表示情報３３４には、画像形成装置２００の操作パネル２３０に表示させる情報と、表示する際のレイアウト情報とにより構成される。ここで、操作パネル２３０に表示させる情報とは、顧客情報から抽出された情報である。図６に示すように、本実施形態では顧客情報３１１のうち、顧客名、保証対象機器の設置先、機器の機番が抽出されて操作パネル２３０に表示される情報となる。ここで抽出される情報は、保証書ファイル３２１に格納される一部顧客情報３２２と同様の情報であっても良い。ここで抽出された情報は、表示情報３３４に含まれるレイアウト情報に従って操作パネル３２０に表示される。
レイアウト情報とは、操作パネル２３０における表示のレイアウトを指定する情報である。本実施形態では、一列目に顧客名、二列目に機器の設置先、三列目に機器の機番、となるレイアウトで操作パネル２３０に表示される。
本実施形態のグループウェアサーバ３００では、このレイアウト情報と、操作パネル２３０に表示させる情報の項目とを設定することができる。例えば画像形成装置２００の操作パネル２３０に、図６に示す顧客名、保証対象機器の設置先、機器の機番の他に保証開始日や保証期間などがここで設定されていた場合には、この設定に基づき保証開始日、保証期間が操作パネル２３０に表示される。
図７は、操作パネル２３０にレイアウト情報と、表示させる情報の項目との設定を説明する図である。本実施形態のグループウェアサーバ３００では、図７に示すように、顧客情報の項目から、画像形成装置２００の操作パネルに表示させる情報の項目を、レイアウトに沿った順序で選択することにより、表示レイアウト及び表示情報項目を設定できる。例えば図７に示す例では、一行目に顧客名を表示する設定となる。この設定は、例えばシステム管理者などにより、予め設定されていても良い。
以下に、グループウェアサーバ３００の有するその他の各部について説明する。
制御部３４０は、グループウェアサーバ３００における保証書データの格納に係る制御や、その他グループウェアサーバ３００で実行される処理の制御を司る。通信部３４５は、グループウェアサーバ３００と画像形成装置２００との間の通信や、グループウェアサーバ３００とグループウェア端末４００との間の通信を司る。
一部項目設定部３５０は、顧客情報ＤＢ３１０に格納された顧客情報から抽出される情報の項目を設定する。一部情報抽出部３６０は、一部項目設定部３５０により設定された項目の情報を、顧客情報から抽出する。ここで抽出された顧客情報の一部は、保証書データと紐付けされる一部顧客情報として、制御部３４０により保証書ＤＢ３２０へコピーされて格納される。
表示項目設定部３７０は、顧客情報のうち、画像形成装置２００の操作パネル２３０に表示される情報の項目を設定する。管理情報生成部３８０は、顧客情報ＤＢ３１０に格納された顧客情報と、表示項目設定部３７０により設定された項目とに基づき管理情報を生成する。管理情報生成部３８０により生成された管理情報は、制御部３４０により管理ＤＢ３３０へ格納される。この管理情報は、画像形成装置２００から保証書データを保証書ＤＢ３２０へ格納する際の格納処理において、画像形成装置２００に参照される情報である。
リンク情報生成部３９０は、保証書データが保証書ＤＢ３２０へ格納された後、この保証書データの格納先を示すリンク情報を生成する。このリンク情報は、顧客情報ＤＢ３１０において対応する顧客情報に付加されて保存される。
ここで、図８を参照して、本実施形態のグループウェアサーバ３００の顧客情報ＤＢ３１０に新たな顧客情報が追加された場合について説明する。図８は、第一の実施形態のグループウェアサーバ３００において、新規顧客情報が格納された場合の処理を説明するフローチャートの例である。
グループウェアサーバ３００において、システム管理者により新規の顧客情報が入力されると（Ｓ８１）、制御部３４０により、この新規の顧客情報が顧客情報ＤＢ３１０に格納される（Ｓ８２）。グループウェアサーバ３００において、顧客情報ＤＢ３１０に新たに顧客情報が格納されると、一部情報抽出部３６０は、一部情報設定部３６０により設定された項目の情報を顧客情報より抽出する（Ｓ８３）。
ここで、一部項目設定部３６０による項目の設定は、予めシステム管理者により行われているものとした。また本実施形態において設定された項目は、顧客名、保証対象機器の設置先、機器の機番とした。Ｓ８３において、顧客情報の一部が抽出されると、制御部３４０によりこの一部顧客情報が保証書ＤＢ３２０へ格納される（Ｓ８４）。
またグループウェアサーバ３００では、Ｓ８２において顧客情報が顧客情報ＤＢ３１０へ格納されると、管理情報生成部３８０がこの顧客情報に基づいて管理情報を生成する（Ｓ８５）。以下に管理情報生成部３８０による管理情報の生成について説明する。
管理情報生成部３８０では、新規の顧客情報ＤＢ３１０に顧客情報が格納されると、保証書ＤＢ３２０より、この顧客情報に対応した保証書データが格納される場所を示す格納先情報を取得する。尚ここで取得される格納先情報とは、例えばＳ８４において一部顧客情報が格納された場所を示す情報であっても良い。
さらに管理情報生成部３８０は、表示項目設定部３７０により設定された項目に基づき、顧客情報ＤＢ３１０に格納された顧客情報のなかから、画像形成装置２００の操作パネル２３０に表示させる項目の情報を取得する。そして、表示項目設定部３７０の設定に基づき、取得した情報のレイアウト情報を取得する。
管理情報生成部３７０では、この保証書データの格納先情報、表示させる項目の情報と表示のレイアウト情報から成る表示情報などを管理情報とする。この管理情報が生成されると、制御部３４０は、この管理情報を管理ＤＢ３３０へ格納する（Ｓ８６）。
このように、本実施形態のグループウェアサーバ３００では、新規の顧客情報が入力されると、画像形成装置２００からスキャンされた保証書データを直接保証書ＤＢ３２０へ格納するために上記の準備処理を行う。グループウェアサーバ３００において、予め顧客情報より一部顧客情報３２２を抽出し、保証書ＤＢ３２０に格納しておくことにより、保証書データをこの一部顧客情報３２２に紐付けして保証書データを格納することができる。
また、グループウェアサーバ３００において、新規の顧客情報が入力されると、管理情報生成部３７０によりこの顧客情報に対応した管理情報が生成される。よって、画像形成装置２００は、この管理情報を参照して、スキャンされた保証書データの格納先を選択することができる。
次に、図９を参照して、本実施形態の文書管理システム１００全体の動作について説明する。図９は、第一の実施形態の文書管理システム１００の動作を説明するフローチャートの一例である。
画像形成装置２００の操作パネル２３０において、図１０に示す処理選択画面により文書管理ボタン２３１が押下またはタッチされて選択されると（Ｓ９１）、画像形成装置２００においてグループウェアモジュール２２０が起動される。図１０は、画像形成装置２００の操作パネル２３０を示す図である。
画像形成装置２００において、グループウェアモジュール２２０が起動されると、画像形成装置２００がグループウェア端末として機能するため、グループウェアサーバ３００へアクセス可能となる。そこで制御部２４０は、グループウェアサーバ３００へアクセスし、管理ＤＢ３３０を管理情報の一覧の取得要求を通信部２５０により伝達する。グループウェアサーバ３００は、通信部３４５を介してこの要求を受けると、管理ＤＢ３３０に格納されている顧客毎の管理情報の一覧を画像形成装置２００へ送信する。
画像形成装置２００がこの一覧を受けると、制御部２４０は、取得した一覧を操作パネル２３０へ表示させる（Ｓ９２）。このとき、管理情報は顧客情報に対応して生成されているので、ここでは顧客情報の一覧が表示されることになる。図１１は、画像形成装置２００の操作パネル２３０に管理情報の一覧が表示された状態を示す図である。操作パネル２３０では、各管理情報を選択できる選択ボタンが表示された選択部２３１により、保証書データに対応する管理情報を選択することにより、保証書データの格納先を選択することができる。
画像形成装置２００において、操作パネル２３０において、選択部２３１により保証書データに対応する管理情報が選択されると（Ｓ９３）、画像形成装置２００は、再びグループウェアサーバ３００へアクセスし、通信部２５０により、選択された管理情報の取得要求を伝達する。グループウェアサーバ３００は、通信部３４５を介してこの要求を受けると、該当する管理情報を画像形成装置２００へ送信する。画像形成装置２００において管理情報が取得されると、制御部２４０により、管理情報に含まれる表示情報が操作パネル２３０に表示される（Ｓ９４）。
例えば本実施形態の操作パネル２３０では、選択部２３１に、管理ＤＢ３３０に格納されたＡ社の管理情報を選択するボタン２３３と、Ｂ社の管理情報を選択するボタン２３４とが表示される。ここでボタン２３３が押下またはタッチされると、制御部２４０は、グループウェアサーバ３００へアクセスし、管理ＤＢ３３０に格納されたＡ社の管理情報３３１の取得要求を送出する。グループウェアサーバ３００は、この取得要求を受けると、Ａ社の管理情報３３１を画像形成装置２００へ送信する。画像形成装置２００では、この管理情報３３１に含まれる表示情報が操作パネル２３０に表示される。図１２は、表示情報に基づき操作パネル２３０に情報が表示された状態を示す図である。
画像形成装置２００では、このように表示情報が操作パネル２３０に表示されるので、ユーザが保証書をスキャンする際に、保証書データの格納先の情報を確認することができる。画像形成装置２００において、操作パネル２３０に表示情報が表示された後、ユーザによりスキャン指示がなされると、制御部２４０は、スキャン部２１０により紙文書の保証書がスキャンさせ、保証書を電子化された保証書データとする（Ｓ９５）。
次に画像形成装置２００では、制御部２４０により、この保証書データに、Ｓ９４で取得された管理情報に含まれる格納先情報を付加する。そして、通信部２５０によりこの格納先情報が付加された保証書データをグループウェアサーバ３００へ送信する。
グループウェアサーバ３００では、通信部３４５を介してこの格納先情報が付加された保証書データを取得すると、制御部３４０が、格納先情報に基づき保証書データを保証書ＤＢ３２０の指定された場所へ格納する（Ｓ９６）。ここで図３に戻って、グループウェアサーバ３００における保証書データの格納処理を説明する。
例えば画像形成装置２００において、Ａ社の管理情報３３１が選択された場合、管理情報３３１に含まれる格納先情報は、保証書ＤＢ３２０においてＡ社の一部顧客情報３２２が格納された保証書ファイル３２１を示す。よって画像形成装置２０において、Ｓ９３で管理情報３３１が選択された場合、この保証書データには保証ファイル３２１を示す格納先情報が付加される。グループウェアサーバ３００では、制御部３４０によりこの保証書データに付加された格納先情報が参照され、保証書データが保証書ファイル３２１内で、一部顧客情報３２２と対応づけられて格納される。
このようにしてグループウェアサーバ３００において、保証書データ３２３が格納されると、制御部３４０はリンク情報生成部３９０により保証書データ３２３の格納場所を示すリンク情報を生成させる（Ｓ９７）。ここで生成されたリンク情報は、顧客情報ＤＢ３１０において、対応する顧客情報に付加される。保証書データ３２３に対応する顧客情報は、Ａ社の顧客情報３１１である。よってここでは、保証書データ３２３のリンク情報が、顧客情報３１１に付加される。
以上により、本実施形態における保証書データの格納処理が終了する。
このようにすれば、顧客情報ＤＢ３１０に保証書データを格納しなくても、顧客情報と対応した保証書データを迅速に取得することができる。よって、日常の作業においてアクセスされることが多い顧客情報ＤＢ３１０に負荷をかけず、効率よく保証書データを管理することができる。また本実施形態では、保証書データが格納される場所と、顧客情報が格納される場所とを別々に設けたため、例えば顧客情報ＤＢ３１０への顧客情報の入力処理と、保証書ＤＢ３２０への保証書データの格納処理とを独立して行うことができる。
さらに本実施形態では、顧客情報ＤＢ３１０のデータ構成を変更せずに、新たに保証書ＤＢ３２０と管理ＤＢ３３０とを設けることで文書管理システム１００を実現することができる。よって、例えば既存の顧客情報ＤＢをそのまま利用することが可能であり、汎用性を向上させることができる。
さらに本実施形態のグループウェアサーバ３００では、保証書ＤＢ３２０に格納された保証書データを効率的に検索することができる。
以下に本実施形態における保証書データの検索処理について説明する。図１３は、グループウェアサーバ３００における検索画面の例を示す図である。
本実施形態のグループウェアサーバ３００は、図示しない表示装置と入力装置とを有し、この表示装置に、グループウェアサーバ３００において実行可能な各処理が選択可能に表示される。そして、選択可能に表示された各処理から、入力装置によりユーザが所望の処理を選択することができる。
ここでグループウェアサーバ３００において保証書データの検索処理が選択された場合、制御部３４０は、表示装置に図１３に示す検索キー入欄１３１を備える検索画面を表示させる。この検索画面において、検索キー入欄１３１に検索キーが入力されて検出ボタン１３２が選択されると、制御部３４０は、入力された検索キーによる顧客情報ＤＢ３１０の検索処理を実行する。
本実施形態のグループウェアサーバ３００では、保証書ＤＢ３２０に保証書データが格納されると、この保証書データのリンク情報が顧客情報に付加される。よって所望の保証書データを検索する場合には、顧客情報ＤＢ３１０内を検索すればよい。従って、グループウェアサーバ３００では、顧客情報に含まれる項目の情報を検索キーとすることができる。
図１３に示す例では、検索キーを保証対象機器の機番として検索処理を行った場合を示している。図１３に示す例では、検索キー入力欄１３１には、顧客情報の項目である機番が入力され、この機番と同様の機番の情報を要する顧客情報が検索される。ここで検索された顧客情報と対応する保証書データが保証書ＤＢ３２０に格納されていれば、ここで検索された顧客情報に保証書データへのリンク情報が付加されている。
図１３に示す例では、該当する保証書データが保証書ＤＢ３２０に格納されているので、リンク情報１３３が付加されている。ユーザは、このリンク情報１３３を選択することにより、この保証書データのｐｄｆファイルを保証書ＤＢ３２０より取得することができる。
このように本実施形態によれば、顧客情報ＤＢ３１０から顧客情報を検索し、この顧客情報に付加されたリンク情報を辿って保証書データを取得するため、保証書データの取得時に、保証書データに対応する詳細な顧客情報も同時に取得することができる。
さらに例えばシステム管理者が顧客情報ＤＢ３１０に顧客情報を入力する際に、検索キー等を予め入力しておくこともできる。顧客情報に検索キーが含まれる場合には、上述した検索処理において、この検索キーによる検索を行うことができる。
また、本実施形態のグループウェアサーバ３００では、保証書ＤＢ３２０に格納されている保証書ファイルを電子メールで送信するメール送信機能を有する。ここで図５に戻り、図５を参照して保証書ファイルの電子メール送信機能について説明する。
本実施形態のグループウェアサーバ３００では、保証書ＤＢ３２０に格納されている保証書ファイルを電子メールにより、ネットワークに接続された他の機器へ送信することができる。この保証書ファイルの送信先としては、例えば修理依頼などがあった際に、実際に顧客先へ出向き修理などのサポート業務を行うサポート担当者が在籍するサポート担当事業所などである。
グループウェアサーバ３００から、例えば図５に示す保証書ファイル３２１をサポート担当事業所へ送信する場合、システム管理者は、まずグループウェアサーバ３００に格納された保証書ファイル３２１を選択して表示装置に表示させる。ここでメール送信ボタン３２８が選択されると、制御部３４０は、グループウェアサーバ３００の有する電子メール機能を用いて自動的に保証書ファイル３２１が添付された電子メールを作成する。またこのとき制御部３４０は、この電子メールの本文中又はタイトル中に保証開始日を示す情報を自動的に挿入する。そしてグループウェアサーバ３００は、保証書ファイル３２１が添付され、保証開始日が本文中またはタイトル文中に記載された電子メールを送信する。
このようにすれば、電子メールを受信するサポート担当事業所などでも、例えば紙文書である保証書の保証開始日欄の記載漏れがあり、保証開始日の記載がない保証書データが添付されていた場合でも、保証開始日を確認することができる。
以上に説明したように、本実施形態によれば、紙文書である保証書の電子化に係る作業を簡略化し、電子化された保証書データを効率的に管理することができ、所望の保証書データを迅速に検索して取得することができる。
(第二の実施形態)
以下に図面を参照して本発明の第二の実施形態について説明する。
本発明の第二の実施形態のシステム構成は第一の実施形態と同様であるが、グループウェアサーバがＯＣＲ機能を有する点が第一の実施形態と相違する。以下の本実施形態の説明において、第一の実施形態と同様の機能構成を有するものについては、第一の実施形態で使用した符号と同様の符号を付与し、その説明を省略する。
図１４は、第二の実施形態における画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００Ａとの間で行われる処理を説明する図である。本実施形態では、画像形成装置２００においてスキャンされた保証書データが新規の顧客の保証書データであった場合、この顧客の顧客情報を自動的に生成する。
画像形成装置２００でスキャンされた保証書データは、グループウェアサーバ３００Ａの有するＯＣＲ機能によりテキストデータ化され、このテキストデータから顧客情報が自動的に抽出されて顧客情報が生成される。グループウェアサーバ３００Ａにおいて、顧客情報が生成されると、この顧客情報が顧客情報ＤＢ３１０へ格納される。
またグループウェアサーバ３００Ａでは、テキストデータから顧客情報の一部を抽出し、この顧客情報の一部と、ｐｄｆファイルである保証書データとを対応付けて保証書ＤＢ３２０へ格納する。
このように、本実施形態では、例え顧客情報が新規の顧客情報であった場合でも、自動的に顧客情報を生成することができ、システム管理者による入力の手間を省くことができる。
図１５を参照して、本実施形態のグループウェアサーバ３００Ａについてより詳細に説明する。図１５は、第二の実施形態における画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００Ａの機能構成を示す機能ブロック図である。
本実施形態のグループウェアサーバ３００Ａは、ＯＣＲ部４５０、顧客情報設定部４６０、顧客情報抽出部４７０を有する点で第一の実施形態のグループウェアサーバ３００と異なる。
ＯＣＲ部４５０は、通信部３４５を介して画像形成装置２００より受信した保証書データを文字コード化してテキストデータとする。顧客情報設定部４６０は、顧客情報とされる情報の項目を設定する。顧客情報設定部４６０により設定される項目とは、例えば第一の実施形態で説明したように、顧客名、住所、連絡先電話番号、保証対象機器の機番、保証対象機器の設置先、保証開始日、保証期間などである。顧客情報抽出部４７０は、ＯＣＲ部４５０によりテキストデータとされた保証書データから、顧客情報設定部４６０により設定された項目の情報を抽出する。
次に、図１６を参照して本実施形態の文書管理システム１００Ａの動作を説明する。図１６は、第二の実施形態の文書管理システム１００Ａの動作を説明するフローチャートの例である。
本実施形態の文書管理システム１００Ａにおいて、画像形成装置２００により文書管理処理が選択されると（Ｓ１６１）、グループウェアモジュール２２０が起動される。画像形成装置２００において、グループウェアモジュール２２０が起動されると、画像形成装置２００がグループウェア端末として機能する。
グループウェア端末としての画像形成装置２００は、保証書データの格納処理において、既存顧客の保証書データを格納する処理か、または新規顧客の保証書データを格納する処理かを選択させる選択画面を操作パネル２３０へ表示させる。図１７は、操作パネル２３０に上記２つの処理を選択させる選択画面２３５が表示された場合を示している。
ここで新規顧客の保証書データを格納する処理が選択されると（Ｓ１６２）、画像形成装置２００において制御部２４０は、紙文書のスキャン指示を促すメッセージを操作パネル２３０へ表示させても良い。
画像形成装置２００において、ユーザにより保証書のスキャン指示がなされると（Ｓ１６３）、この保証書は電子化された保証書データとされる。そして画像形成装置２００は、通信部２５０によりこの保証書データをグループウェアサーバ３００Ａへ送信する。
グループウェアサーバ３００Ａでは、通信部３４５を介してこの保証書データを受けると、ＯＣＲ部４５０により、この保証書データを文字コード化したテキストデータを生成する（Ｓ１６４）。尚ここでグループウェアサーバ３００Ａは、例えば画像形成装置２００より管理情報の一覧の取得要求を受ける前に、格納先情報が付加されていない保証書データを受信した場合、この保証書データが新規顧客の保証書データであることを判断し、Ｓ１６４以降の処理を行ってもよい。
または、Ｓ１６２において新規顧客の保証書データの格納処理が選択された場合、画像形成装置２００において制御部２４０が、スキャン後の保証書データに新規顧客の保証書データであることを示す識別情報を付加しても良い。この場合、グループウェアサーバ３００Ａは、この識別情報が付加された保証書データを受信した場合に、新規顧客の保証書データであることを判断してＳ１６４以降の処理を実行しても良い。
Ｓ１６４において、ＯＣＲ部４５０により保証書データがテキストデータとされると、グループウェアサーバ３００Ａでは、顧客情報抽出部４７０により、このテキストデータから顧客情報設定部４６０で設定された項目の情報が抽出される（Ｓ１６５）。ここで抽出された情報が顧客情報となる。
グループウェアサーバ３００Ａでは、顧客情報が抽出されると、この顧客情報ＤＢ３１０に抽出された顧客情報の格納場所を生成し（Ｓ１６６）、顧客情報を格納する（Ｓ１６７）。
またグループウェアサーバ３００Ａでは、Ｓ１６５で顧客情報が抽出されると、一部情報抽出部３６０により、顧客情報から一部項目設定部３５０で設定された項目の情報を抽出する（Ｓ１６８）。ここで抽出される情報は一部顧客情報となる。この一部顧客情報が抽出されると、制御部３４０は、この一部顧客情報と保証書データとを紐付けして保証書ＤＢ３２０へ格納する（Ｓ１６９）。
またグループウェアサーバ３００Ａでは、Ｓ１６５において顧客情報が抽出されると、管理情報生成部３８０により、この顧客情報を用いて管理情報が生成されて（Ｓ１７０）、管理ＤＢ３３０へ格納される（Ｓ１７１）。ここで管理情報の生成処理については第一の実施形態と同様の処理であるから、その詳細な説明は省略する。
このように、各ＤＢにそれぞれの情報が格納されると、グループウェアサーバ３００Ａは、リンク情報生成部３９０により保証書データの格納先を示すリンク情報を生成する。そして生成されたリンク情報を、Ｓ１６７で顧客情報ＤＢ３１０に格納された顧客情報に付加して保存する（Ｓ１７３）。尚本実施形態において、Ｓ１６２で既存顧客の保証書データの格納処理が選択された場合、図９のＳ９２以降の処理を実行する。
以上のように、本実施形態では、顧客情報が新規の情報であった場合でも、紙文書の保証書をスキャンするだけで、後の保証書データの管理に必要となる顧客情報や管理情報などを自動的に生成することができる。よって、紙文書である保証書の電子化に係る処理と、保証書の管理に係る作業を大幅に簡略化することができる。
ここで本実施形態において、顧客情報設定部４６０による設定は、システム管理者により予めなされているものとした。また、顧客情報設定部４６０により項目設定が行われる際に、例えば設定項目の中に検索キー項目を設けても良い。この場合、顧客情報抽出部４７０は、Ｓ１６５においてテキストデータとされた保証書データの中から検索キーとなる情報を抽出し、顧客情報とする。
このように本実施形態では、検索キーの生成も自動で行うことが可能となる。よって保証書の管理に係る作業を大幅に簡略化でき、所望の保証書データを迅速に取得することができる。
また、以上に説明した実施形態における各機能を実現する手順は、コンピュータに読み取り可能な文書管理プログラムとして記録媒体に記録されていても良い。
図１８は各実施形態で説明した各機能を実現させる文書管理プログラムが記録された記録媒体を説明する図である。記録媒体６１０に記録されたプログラムが、コンピュータ５００に読み込まれて実行されることにより、本実施形態で説明した各機能を実現することができる。
例えばコンピュータ５００は、ＣＰＵ５１０、ハードディスク５２０、メモリ５３０、表示部５４０、入力部５５０、通信部５６０、記録媒体読込部５７０を備えている。ＣＰＵ５１０は演算処理装置であって、コンピュータ５００において実行される演算や処理を実行する。ハードディスク５２０は、データを格納する記憶手段であって、コンピュータ５００上で動作するアプリケーションや、このアプリケーションにより作成されたデータなどが格納されている。メモリ５３０には、コンピュータ５００に係る各種の設定値や、ＣＰＵ５１０での演算結果などが格納される。
表示部５４０はディスプレイなどであり、コンピュータ５００において作成されたデータなどをユーザに閲覧可能に表示する。入力部５５０は例えばキーボードやマウスであって、ユーザの操作により各種データが入力される。通信部５６０は例えばネットワークコントロールユニットなどであり、コンピュータ５００が外部の装置と通信を行うためのものである。記録媒体読み込み部５７０は、各種記録媒体に記録されたデータやプログラムなどを読み込むものであり、例えばフロッピー（登録商標）ディスクドライバなどである。
記録媒体６１０は、本実施形態の各機能を実現させる文書管理プログラム６００が記録されている。この文書管理プログラム６００は、記録媒体読込部５７０により読み込まれてＣＰＵ５１０において実行される。記録媒体６１０は、例えばフロッピー（登録商標）ディスクやＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read Only Memory）等であっても良く、コンピュータ５００において読み取り可能なに媒体であれば良い。また、文書管理プログラム６００はネットワークを介して通信部５６０により受信されて、ハードディスク５２０等に格納されても良い。
以上、各実施形態に基づき本発明の説明を行ってきたが、上記実施形態に示した要件に本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することができ、その応用形態に応じて適切に定めることができる。
本発明は、文書データを管理する文書管理システム、サーバ、文書管理方法、文書管理プログラムに利用することができる。
第一の実施形態における文書管理システム１００のシステム構成図である。 第一の実施形態における画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００との間で行われる処理を説明する図である。 第一の実施形態の画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００の機能構成を示す機能ブロック図である。 第一の実施形態の顧客情報ＤＢ３１０に格納された顧客情報の具体例を示す図である。 第一の実施形態の保証書ＤＢ３２０に格納された保証書ファイル３２１の具体例を示す図である。 第一の実施形態の管理ＤＢ３３０に格納された管理情報の具体例を示す図である。 操作パネル２３０にレイアウト情報と、表示させる情報の項目との設定を説明する図である。 第一の実施形態のグループウェアサーバ３００において、新規顧客情報が格納された場合の処理を説明するフローチャートである。 第一の実施形態の文書管理システム１００の動作を説明するフローチャートの一例である。 画像形成装置２００の操作パネル２３０を示す図である。 画像形成装置２００の操作パネル２３０に管理情報の一覧が表示された状態を示す図である。 表示情報に基づき操作パネル２３０に情報が表示された状態を示す図である。 グループウェアサーバ３００における検索画面の例を示す図である。 第二の実施形態における画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００Ａとの間で行われる処理を説明する図である。 第二の実施形態における画像形成装置２００とグループウェアサーバ３００Ａの機能構成を示す機能ブロック図である。 第二の実施形態の文書管理システム１００Ａの動作を説明するフローチャートである。 操作パネル２３０に２つの処理を選択させる選択画面２３５が表示された状態を示す図である。 各実施形態で説明した各機能を実現させる文書管理プログラムが記録された記録媒体を説明する図である。
符号の説明
１００、１００Ａ 文書管理システム
２００ 画像形成装置
２１０ スキャン部
２２０ グループウェアモジュール
２３０ 操作パネル
２４０、３４０ 制御部
２５０、３４５ 通信部
３００、３００Ａ グループウェアサーバ
３１０ 顧客情報データベース
３２０ 保証書データベース
３３０ 管理データベース
３８０ 管理情報生成部
３９０ リンク情報生成部
４５０ ＯＣＲ部
４７０ 顧客情報抽出部
５００ コンピュータ
６００ 文書管理プログラム
６１０ 記録媒体

Claims (15)

  1. グループウェア端末として機能し、スキャン手段を有する画像形成装置と、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データをグループウェアで用いるグループウェア文書データとして管理するグループウェアのサーバとからなる文書管理システムにおいて、
    前記サーバは、
    前記文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、
    前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部と前記文書データとが紐付けされたグループウェア文書データが格納される文書データベースと、
    前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記グループウェア文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースと、
    前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御手段と、
    前記文書データベースに格納された前記グループウェア文書データをメール送信するメール送信手段と、
    を有し、
    前記画像形成装置は、
    前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データを前記文書データベースに直接格納可能なグループウェア文書データとするグループウェアモジュール手段を有し、
    前記グループウェアモジュール手段は、
    前記文書データの特定情報を、前記管理データベースに格納された前記管理情報を参照して選択させる選択手段と、
    選択された前記管理情報に含まれる前記文書データの格納先情報を取得する取得手段と、
    前記格納先情報が付与された前記文書データを前記グループウェア文書データとして前記サーバへ送信する送信手段と、
    を有し、
    前記サーバにおいて、
    前記格納制御手段は、
    前記グループウェア文書データを、前記格納先情報と対応する前記特定情報の一部に紐付けした前記文書データベースへ格納し、
    前記メール送信手段は、
    前記グループウェア文書データのメール送信指示を受けて、前記グループウェア文書データが添付された電子メールを作成して送信することを特徴とする文書管理システム。
  2. 前記メール送信手段は、
    前記電子メールの本文又はタイトル中に、前記文書データを特定する前記特定情報の一部を挿入することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
  3. 前記文書データは、保証書を電子化した保証書データであり、前記特定情報の一部は、前記保証開始日を示す情報であることを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
  4. 前記サーバは、
    前記特定情報の一部を構成する情報の項目を設定する一部項目設定手段と、
    前記特定情報データベースに格納された前記特定情報から、前記一部項目設定手段により設定された項目に係る情報を抽出する抽出手段とを有し、
    前記格納制御手段は、前記抽出手段により抽出された情報を、前記文書データベースへ格納することを特徴とする請求項１ないし３の何れか一項に記載の文書管理システム。
  5. 前記サーバは、
    前記文書データをテキスト化するＯＣＲ手段を有し、
    前記格納制御手段は、
    前記ＯＣＲ手段によりテキスト化された文書データから抽出された特定情報を前記特定情報データベースへ格納し、
    前記文書データを、前記抽出された前記特定情報の一部と紐付けしたグループウェア文書データ前記文書データベースに格納することを特徴とする請求項１ないし４の何れか一項に文書管理システム。
  6. 前記サーバは、
    前記特定情報を構成する情報の項目を設定する項目設定手段と、
    前記ＯＣＲ手段によりテキスト化された文書データから、前記項目設定手段により設定された項目に係る情報を抽出する抽出手段とを有することを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
  7. 前記特定情報を構成する情報の項目には、前記特定情報を検索するための検索キーワードが含まれることを特徴とする請求項６記載の文書管理システム。
  8. 前記サーバは、
    前記特定情報に基づき前記管理情報を生成する管理情報生成手段とを有し、
    前記管理情報生成手段は、前記特定情報データベースに特定情報が格納されたとき、格納された前記特定情報に対応した管理情報を生成し、
    前記格納制御手段は、前記管理情報生成手段により生成された前記管理情報を、前記管理データベースに格納することを特徴とする請求項１ないし７の何れか一項に記載の文書管理システム。
  9. 前記サーバは、
    前記グループウェア文書データの格納先を示すリンク情報を生成するリンク情報生成手段を有し、
    前記リンク情報生成手段は、前記文書データベースに前記グループウェア文書データが格納されたとき、前記グループウェア文書データのリンク情報を生成し、
    前記格納制御手段は、前記特定情報データベースにおいて、前記グループウェア文書データと対応した特定情報に前記生成されたリンク情報を付加することを特徴とする請求項１ないし８の何れか一項に記載の文書管理システム。
  10. グループウェア端末として機能し、スキャン手段を有する画像形成装置と接続されて、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データをグループウェアで用いるグループウェア文書データとして管理するグループウェアのサーバにおいて、
    前記文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、
    前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部と前記文書データが紐付けされたグループウェア文書データが格納される文書データベースと、
    前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記グループウェア文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースと、
    前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御手段と、
    前記画像形成装置へ、前記管理データベースに格納された前記管理情報を送信する送信手段と、
    前記画像形成装置より、文書データと、前記管理情報を参照して選択された前記文書データの特定情報とを受信する受信手段と、
    前記文書データベースに格納された前記グループウェア文書データをメール送信するメール送信手段と、を有し、
    前記格納制御手段は、
    前記文書データベースにおいて、前記受信手段により受信した前記文書データを、前記受信手段により受信した前記文書データの特定情報と対応する特定情報の一部に紐付けしたグループウェア文書データとして格納し、
    前記メール送信手段は、
    前記グループウェア文書データのメール送信指示を受けて、前記グループウェア文書データが添付された電子メールを作成して送信することを特徴とするサーバ。
  11. 前記受信手段により受信した前記文書データをテキスト化するＯＣＲ手段と、
    前記ＯＣＲ手段によりテキスト化された前記文書データから特定情報を抽出する抽出手段とを有し、
    前記格納制御手段は、前記抽出手段により抽出された前記特定情報を前記特定情報データベースへ格納し、
    前記文書データと、前記特定情報の一部とを紐付けしてグループウェア文書データとして前記文書データベースに格納することを特徴とする請求項１０記載のサーバ。
  12. グループウェア端末として機能し、スキャン手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた前記文書データを前記文書データベースに直接格納可能なグループウェア文書データとするグループウェアモジュール手段とを有する画像形成装置と、
    前記スキャン手段にスキャンされた文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、
    前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部と前記文書データが紐付けされたグループウェアで用いるグループウェア文書データとして格納される文書データベースと、
    前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記グループウェア文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースとを有するグループウェアのサーバとからなる文書管理システムにおける文書管理方法であって、
    前記画像形成装置の前記グループウェアモジュール手段による、
    前記文書データの特定情報を、前記管理データベースに格納された前記管理情報を参照して選択させる選択手順と、
    選択された前記管理情報に含まれる前記文書データの格納先情報を取得する取得手順と、
    前記格納先情報が付与された前記文書データを前記グループウェア文書データとして前記サーバへ送信する送信手順と、
    前記サーバによる
    前記グループウェア文書データを、前記格納先情報と対応する前記特定情報の一部に紐付けした前記文書データベースへ格納する格納制御手順と、
    前記グループウェア文書データのメール送信指示を受けて、前記グループウェア文書データが添付された電子メールを作成して送信するメール送信手順と、を有することを特徴とする文書管理方法。
  13. 前記サーバによる前記文書データをテキスト化するＯＣＲ手順と、
    前記ＯＣＲ手順によりテキスト化された前記文書データから特定情報を抽出する抽出手順と、を有し、
    前記格納制御手順は、前記抽出手順により抽出された前記特定情報データベースへ格納する手順と、
    前記文書データと、前記抽出された前記特定情報の一部とを紐付けしたグループウェア文書データを前記文書データベースに格納する手順とを有することを特徴とする文書管理方法。
  14. グループウェア端末として機能し、スキャン手段を有する画像形成装置と接続され、
    前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを特定するための特定情報が格納された特定情報データベースと、
    前記特定情報の一部が格納されており、前記特定情報の一部と前記文書データが紐付けされたグループウェア文書データが格納される文書データベースと、
    前記特定情報を含み、前記文書データベースに対する前記グループウェア文書データの格納を管理する管理情報が格納された管理データベースと、を有するグループウェアのサーバにおける文書管理プログラムにおいて、
    コンピュータに、
    前記特定情報データベース、前記文書データベース及び前記管理データベースへの情報の格納を制御する格納制御ステップと、
    前記画像形成装置へ、前記管理データベースに格納された前記管理情報を送信する送信ステップと、
    前記画像形成装置より、文書データと、前記管理情報を参照して選択された前記文書データの特定情報とを受信する受信ステップと、
    前記文書データベースに格納された前記グループウェア文書データをメール送信するメール送信ステップと、を有し、
    前記格納制御ステップは、
    前記文書データベースにおいて、前記受信手段により受信した前記文書データを、前記受信手段により受信した前記文書データの特定情報と対応する特定情報の一部に紐付けしたグループウェア文書データとして格納し、
    前記メール送信ステップは、
    前記グループウェア文書データのメール送信指示を受けて、前記グループウェア文書データが添付された電子メールを作成して送信することを特徴とする文書管理プログラム。
  15. 前記コンピュータに、
    前記受信ステップにより受信した前記文書データをテキスト化するＯＣＲステップと、
    前記ＯＣＲステップによりテキスト化された前記文書データから特定情報を抽出する抽出ステップとを実行させ、
    前記格納制御ステップは、前記抽出ステップにおいて抽出された前記特定情報を前記特定情報データベースへ格納し、
    前記文書データと、前記特定情報の一部とを紐付けしたグループウェア文書データとして前記文書データベースに格納することを特徴とする請求項１４記載の文書管理プログラム。
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