JP2020009258A - 情報処理装置、制御方法、およびそのプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】 既存の一括処理ボタンに対応する処理とは一部異なる処理をユーザーが指定したことをきっかけに、指定された処理を含む一括処理ボタンを作成することを目的とする。【解決手段】 判定手段によって第二の処理ボタンが存在すると判定された場合、複数の処理に含まれる第三の処理ボタンに対応する処理を、第一の処理ボタンに対応する処理に置き換えた新たな複数の処理を実行するための第四の処理ボタンを作成することを特徴とする情報処理装置。【選択図】 図10
Description
本発明は、文書ファイルに対して行う操作の自動化を行うための情報処理装置、制御方法、およびそのプログラムに関する。
従来から、業務上発生する紙文書をデジタル化した文書データや、オフィスアプリケーションで作成した文書データをサーバ(例えば、ファイルサーバや文書管理サーバなど)で保管する方法がある。これらの文書データはサーバに保管されるだけではなく、編集されたり外部へ送信されたりすることもあり、こうした操作を実行するための文書管理アプリケーションが広く利用されている。
文書管理アプリケーションを用いて行われる操作は、手順が決められた複数の操作である場合がある。例えば、文書データのファクス送信、インデックスの変更、ファイル名の更新、ファイルの移動などの操作である。特許文献1には、文書データに対する操作に対応するボタンを複数用意し、実行される順序に従ってボタンを配置するユーザーインターフェースが開示されている。
しかし特許文献1の場合、予め順序の定められた一連の操作を実行するためには、各操作に対応したボタン(以下、単独処理ボタン)を一つずつ押下しなければならず、ユーザーにとって手間である。そこで、一連の操作を一つのボタン(以下、一括処理ボタン)によって実現する方法が考えられる。例えば、デバイスAへのファクス送信、インデックスの変更、ファイル名の更新、フォルダーBへのファイルの移動、といった一連の操作を自動的に実行する一括処理ボタンをユーザーが予め作成し、その一括処理ボタンを押下することで一連の操作が実行される。
しかし、一括処理ボタンに対応する処理とは一部異なる処理を実行したい場合、その異なる処理を含む新たな一括処理ボタンを、一から作成しなければならない。ここでの一部異なる処理とは具体的に、一括処理ボタンに含まれる処理「デバイスAへのファクス送信」が、ユーザーが所望する処理「デバイスBへのファクス送信」である状況を想定する。つまり、双方の処理内容としては同じ「ファクス送信」であるものの、ファクスの送信先といった処理を実行する上での設定内容が異なる処理のことを、一部が異なる処理と称している。
上記の課題を鑑みて本発明は、既存の一括処理ボタンに対応する処理とは一部異なる処理をユーザーが指定したことをきっかけに、指定された処理を含む一括処理ボタンを作成することを目的とする。
第一の設定内容に基づいて文書データに第一の処理を実行するための第一の処理ボタン、および複数の処理を実行するための第二の処理ボタンを作成する作成手段を有する情報処理装置であって、前記複数の処理は、前記第一の設定内容とは異なる第二の設定内容に基づいて前記文書データに前記第一の処理を実行するための第三の処理ボタンに対応する処理を含み、ユーザー操作によって前記第一の処理ボタンに対応する処理が指定された場合、前記情報処理装置は、前記作成手段によって作成された前記第二の処理ボタンが存在するかを判定する判定手段と、を有し、前記作成手段は、前記判定手段によって前記第二の処理ボタンが存在すると判定された場合、前記複数の処理に含まれる前記第三の処理ボタンに対応する処理を、前記第一の処理ボタンに対応する処理に置き換えた新たな複数の処理を実行するための第四の処理ボタンを作成することを特徴とする。
本発明によれば、上記の課題を鑑みて本発明は、既存の一括処理ボタンに対応する処理とは一部異なる処理を実行する場合、異なる部分の処理をユーザーが指定したことをきっかけに、指定された処理を含む一括処理ボタンを作成することができる。
以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。
<実施例1>
≪システム構成≫
図1は、本発明の実施例にかかるシステム構成を示す図である。クライアント端末101、文書管理サーバ102、画像処理装置103、画像処理装置104はネットワーク105を介して接続されている。また、画像処理装置103と画像処理装置104はネットワーク105とは別に公衆回線106にも接続されているものとする。
≪システム構成≫
図1は、本発明の実施例にかかるシステム構成を示す図である。クライアント端末101、文書管理サーバ102、画像処理装置103、画像処理装置104はネットワーク105を介して接続されている。また、画像処理装置103と画像処理装置104はネットワーク105とは別に公衆回線106にも接続されているものとする。
クライアント端末101は文書管理サーバ102に接続し、文書管理サーバ102に格納されている文書データを操作するための機能を有する。また、クライアント端末101は画像処理装置103、画像処理装置104とも接続し、画像処理装置103/104が保持する機能(本実施例では文書ファイルのプリント機能、外部FAXへのFAX送信機能)を利用する。クライアント端末101は、たとえば、デスクトップパソコンやノートパソコン、モバイルパソコン、タブレット端末、モバイルフォンなどで実現されるものであり、ネットワーク105に複数台接続していてもよい。
文書管理サーバ102は、文書データとその文書データを識別するための属性情報を紐付けて格納し、クライアント端末101からの要求に従って該当する文書データと属性情報を提供する機能を有する。
画像処理装置103は、操作部、スキャナ部、プリンタ部、FAX部を有する複合機である。本実施例のシステムでは、文書データのプリント機能とFAX送信機能を利用する。そのため、本実施例における画像処理装置103は構成の複合機に限るものではなく、プリント機能とFAX送信機能を有している機器であってもよい。画像処理装置104は、画像処理装置103と同様の機能を有する装置である。
本実施例では、作業場所や画像処理装置の機能に応じて複数の画像処理装置をユーザーが使い分けることを想定し、画像処理装置が2台存在するものとして説明するが、画像処理装置は1台や3台以上であってもよく、特に限定しない。また、本実施例では画像処理装置103を用いて説明を行い、画像処理装置103と異なる装置への処理が必要な場合に画像処理装置104を使用するように記載するが、それ以外の構成を制限するものではない。
ネットワーク105は、本システムを構成する機器を接続するための通信ネットワークであり、インターネットやLAN、WAN、専用デジタル回線などの手段、もしくはこれらを組み合わせにより構成されるネットワーク網のことを表す。ネットワーク105は、システムを構成する装置間でデータの送受信が可能であればよく、有線、無線の形態を問わない。
≪クライアント端末101と文書管理サーバ102のハードウェア構成≫
図2は、本発明の実施例に係る、クライアント端末101、文書管理サーバ102のハードウェア構成を表す図である。
図2は、本発明の実施例に係る、クライアント端末101、文書管理サーバ102のハードウェア構成を表す図である。
CPU202は装置全体の制御を行う。CPU202はHDD205に格納されているアプリケーションプログラム、OS等を実行し、RAM203にプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する制御を行う。HDD205は大容量メモリとして機能し、オフィスアプリケーションやWebブラウザー等のアプリケーションプログラム、OS、関連プログラム等を格納する。
RAM203は、CPU202の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ROM204はI/Oプログラム等の各種データを記憶する。
ディスプレイ206はキーボード/マウス207から入力したコマンドや各種処理用の画面などを表示するためのものである。インタフェース208は外部装置I/Fであり、プリンタ、USB機器、周辺機器を接続する。
システムバス201は、装置内におけるデータの流れを司るものである。NIC209は、ネットワーク105を介して外部装置とのデータのやり取りを行うネットワークインターフェースカードである。なお、上記コンピューターの構成はその一例であり、図2の構成例に限定されるものではない。例えば、データやプログラムの格納先は、その特徴に応じてROM204、RAM203、HDD205などで変更することも可能である。本実施例中で特に明記しない場合は、各種処理はROM204等に記憶されているプログラムをRAM203等にロードし、CPU202で実行することによって実現されるものとする。
≪画像処理装置のハードウェア構成≫
図3は、画像処理装置103および画像処理装置104のハードウェア構成例を示すブロック図である。今回は画像処理装置103を例にハードウェア構成について説明する。
図3は、画像処理装置103および画像処理装置104のハードウェア構成例を示すブロック図である。今回は画像処理装置103を例にハードウェア構成について説明する。
CPU311を含む制御部310は、画像処理装置103全体の動作を制御する。CPU311は、ROM312やHDD314などの記憶媒体に記憶された制御プログラムを読み出して実行することにより、スキャナの読取制御やデータの送信制御などの各種制御を行う。RAM313はCPU311の主メモリであり、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。HDD314は、画像データや各種プログラム、或いは各種情報テーブルを記憶する記憶媒体である。
操作部I/F315は、操作部320と制御部310とを接続するためのインタフェースである。操作部320には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられている。
プリンタI/F316は、プリンタ部321と制御部310とを接続するためのインタフェースである。プリンタ部321で印刷すべき画像データは、プリンタI/F316を介して制御部310から転送され、プリンタ部321において記録媒体上に印刷される。スキャナI/F317は、スキャナ部322と制御部310とを接続するためのインタフェースである。スキャナ部322は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナI/F317を介して制御部310に該画像データを入力する。モデムI/F318は、モデム部323と制御部310とを接続するためのインタフェースである。モデム部323は、制御部310を公衆回線106に接続する。モデム部323は、公衆回線106を用いて、FAXの送受信を外部のFAX装置に対して行う。
ネットワークI/F319は、制御部310をLAN等のネットワークに接続するためのインタフェースである。ネットワークI/F319は、ネットワークを構成する他の装置(たとえばクライアント端末101)と画像データや各種情報を送受信する。
≪ソフトウェア構成≫
図4は、クライアント端末101、文書管理サーバ102および画像処理装置103(104)のソフトウェア構成を表すブロック図である。
図4は、クライアント端末101、文書管理サーバ102および画像処理装置103(104)のソフトウェア構成を表すブロック図である。
クライアント端末101は、文書管理アプリケーション401とその文書管理アプリケーション401を格納するHDD205(図4上では不図示)を有する。文書管理アプリケーション401はクライアント端末101にインストールされるアプリケーションプログラムであって、文書管理サーバアプリケーション411と連携して文書管理サーバ102内の文書データにアクセスするアプリケーションプログラムである。文書管理アプリケーション401はユーザーからの要求に応じて、文書管理サーバ102内の文書データの各種操作を行うことが可能である。
文書管理アプリケーション401は、UI部402、処理実行部403、設定情報管理部404、データ通信制御部405を有する。UI部402は、クライアント端末101のユーザーインタフェースの構築や、ユーザーからの各種入力操作を受付対応する処理を処理実行部403に指示する。処理実行部403は、UI部402からの指示に従って、文書データの閲覧、検索、移動、コピーなどの各種操作を実行する。
設定情報管理部404は文書管理アプリケーション401を構成するために必要な情報を管理する。本実施例では、処理ボタンの情報を保持することに使用する。処理ボタンとは、文書データに対して特定の処理を実行するためのUIであって、一つの処理を実行するための処理ボタンを単独処理ボタン、複数の処理を実行するための処理ボタンを一括処理ボタンと称する。ここでの処理は処理内容と設定内容とで特徴づけられる。処理内容とは、印刷、ファクス送信、フォルダ移動等といった処理の種別であり、設定内容とは、印刷枚数やファクスの送信先、移動先のフォルダ等といった該当の処理を実行するための条件である。
設定情報管理部404で管理される情報についてはこれに限定されない。データ通信制御部405は、処理実行部403からの指示に基づいて、文書管理サーバ102や画像処理装置103との通信を実行する。
文書管理サーバ102は、文書管理サーバアプリケーション411とその文書管理サーバアプリケーション411を格納するHDD205(図4では不図示)とを有する。
文書管理サーバアプリケーション411は、クライアント端末101の文書管理アプリケーション401からの要求に応じて文書データの登録および提供を行うアプリケーションプログラムである。
文書管理サーバアプリケーション411は、文書データベース412、データ管理部413、データ通信制御部414を有する。文書データベース412は、文書データおよび文書データを識別するための属性情報を管理する。データ管理部413は、データ通信制御部414の指示に応じて、文書データベース412への文書データや属性情報の入出力や検索を行う。データ通信制御部414は、文書管理アプリケーション401からの要求に応じて、データ管理部413に対して文書データの処理を指示する。
画像処理装置103はFAX送信処理部421、印刷処理部422、処理制御部423、データ通信制御部424を有する。CPU311がHDD314に格納されたソフトウェアモジュールを読み出して実行することにより、画像処理装置103の各種機能は実現する。
FAX送信処理部421は、クライアント端末101から処理制御部423を介してFAX送信リクエストを受信すると、FAX送信リクエストと共に受信したFAX文書データを用いてFAX送信を行う。印刷処理部422は、クライアント端末101から処理制御部423を介してプリントリクエストを受信すると、プリントリクエストと共に受信した印刷文書データを用いて印刷処理を実行する。
処理制御部423は、データ通信制御部424で受信した処理リクエストと処理となる文書データを、適切な処理部に対して送信する。ここでの適切な処理部とは、上記で例示した通り、FAX送信処理部421や印刷処理部422のことである。
データ通信制御部424は、ネットワークI/F319を介してクライアント端末101からFAX送信リクエストや印刷リクエストを受信し、処理制御部423に対してリクエストを送信する。データ通信制御部424は、処理制御部423の処理結果をクライアント端末101に対して返信することも行う。
≪文書管理アプリケーションのユーザーインタフェース≫
図5(A)と図5(B)は、クライアント端末101の文書管理アプリケーション401が表示するホーム画面500の一例である。ホーム画面500の動作は特に記載がない限り、ユーザーからの入力をUI部402が受け、UI部402からの指示を処理実行部403が実行することによって実現されるものとする。
図5(A)と図5(B)は、クライアント端末101の文書管理アプリケーション401が表示するホーム画面500の一例である。ホーム画面500の動作は特に記載がない限り、ユーザーからの入力をUI部402が受け、UI部402からの指示を処理実行部403が実行することによって実現されるものとする。
メニュー501は、文書管理アプリケーション401が保持する機能を提供するための機能メニューである。メニュー501をキーボード/マウス207などで選択することで、実行可能な機能一覧を表示する。本実施例ではメニュー501の一機能として、ファイル操作を例示している。
メニュー501のファイル操作を選択したことによって表示される操作メニューの一例を、図5(B)に示す。この操作メニュー一覧510に列挙された操作メニューを押下する事でユーザーは所望の操作を実行することができる。下位階層の操作メニューが存在する場合には、記号511を操作メニュー内に表示する。記号511が表示された操作メニューを選択した場合には、更に下位の操作メニュー一覧512を表示する。この階層展開の最大階層数は特に制限を設けるものではない。
本実施例では、操作メニュー一覧510に「インポート」「エクスポート」「処理ボタン作成」「終了」が表示されているものとする。「処理ボタン作成」メニューには記号511が表示されており、それを押下すると、さらに下位の操作メニュー一覧512が表示される。「処理ボタン作成」メニューは処理ボタンを作成するための操作メニューであって、操作メニュー一覧512には、各処理ボタンの処理タイプが列挙される。この処理タイプを選択すると、該当の処理ボタンを作成するためのダイアログが表示され、処理ボタンの作成が開始される。ここで処理タイプとは、印刷、ファクス送信、フォルダ移動等といった処理内容のことである。
図5(A)の説明に戻る。ナビゲーションペイン502は、文書管理アプリケーション401が管理している文書管理サーバ102へのアクセスをナビゲートするための領域である。具体的には、文書管理アプリケーション401が管理する各種サーバと、各種サーバで管理されているフォルダが表示されている。ナビゲーションペイン502に表示されたフォルダは、その階層構造に従ってさらに表示される。
ナビゲーションペイン502には、文書管理サーバ102以外にも、クライアント端末101のHDD205やネットワーク上の共有フォルダなど、文書管理アプリケーション401がアクセス可能な接続先が一覧で表示される。
本実施例では、注文管理503が文書管理サーバ102に対応するものとする。注文管理503を選択すると、注文管理503の下位に格納されている文書情報やフォルダがペイン505に表示される。ペイン505は、ナビゲーションペイン502上で指定された接続先に存在する文書データの文書情報を一覧表示する。文書情報は、文書データベース412内で文書データを一意に表すIDや文書データの保管場所、文書データの特徴を表すインデックスを含む。
ペイン505は、文書データのプレビューを表示させたり、文書データ自体を編集可能とする構成であってもよいが、本実施例では文書情報のみを表示する構成で説明する。文書情報を表示する構成に留める理由としては、本実施例で例示している処理(ファクス送信、ファイル名更新など)は、文書データの編集が完了した後の処理であって、文書データの名称を変更したり外部に送信することは想定されるものの、文書データの内容自体を編集することは想定されない。よって、ユーザーは、文書データの中身を編集することまでは求めないものとし、本実施例ではペイン505には文書情報のみを表示する構成に留めている。
ナビゲーションペイン502で文書管理アプリケーション401の接続先と、その接続先が格納されるフォルダーを選択すると、アドレスバー504には選択されたフォルダーのパス情報が表示される。例えば、ナビゲーションペイン502の注文管理503とその下位層に存在するフォルダー「2018」を選択すると、アドレスバー504にはパス情報「http://xxx.xx.xx.xx/注文管理/2018」が表示される。
フォルダー「2018」を選択したことによってペイン505に一覧表示された文書情報をさらに選択すると、その文書情報で特定される文書データのパス情報がアドレスバー504に表示される。尚、ナビゲーションペイン502で選択した接続先が、階層構造を持たない場合は、文書データの表示単位(文書データのタイトル等)をアドレスバー504に表示させてもよい。
アウトプットペイン506は、ペイン505で選択した文書データに対する処理を実行するための単独処理ボタン507が表示される領域である。アウトプットペイン506は複数の処理ボタンを表示可能である。処理ボタンとは、一つの処理を実行するためのUI(ボタン)であって、一例としては「インデックス更新」「ファイル名更新」等である。
また、処理ボタンは一つの処理を実行するのみならず、順序が定められた複数の処理を実行するためのボタンであってもよく、一例としては「ファクス返信」508等である。
一つの処理を実行する処理ボタンを単独処理ボタン(507、513、514)と称し、複数の処理を実行する処理ボタンを一括処理ボタン(508)と称する。
本実施例では、アウトプットペイン506に表示される処理ボタンの個数を4つに限定しているが、表示される処理ボタンの個数はこれに限定されない。すべての処理ボタンをアウトプットペイン506に表示しきれない場合にはスクロールバー等を設けることで、アウトプットペイン506に表示されていない処理ボタンを表示させる形態であってもよい。
また、一括処理ボタン508の表示形態は図5のような形態に限定されない。単独処理ボタン507と区別できるような表示形態であってもよく、一括処理ボタン508が押下されたことによって一括処理ボタン508近傍に、一括処理ボタン508に含まれる複数の処理内容をユーザーに認識させる形態であってもよい。例えば、マウス操作によって一括処理ボタン508にポインターを重ねると、ポインターが重ねられた一括処理ボタン508に対応する複数の処理をポップアップ表示させることも可能である。その際にポップアップとして表示される表示画面の一例を図12の1207に示す。
ペイン505で文書情報を選択し、アウトプットペイン506に表示された処理ボタンを押下すると、押下された処理ボタンに対応する単数、または複数の処理が文書データに対して実行される。
文書データまたは文書情報に対して実行される処理内容は、上述の操作メニュー一覧512に示された処理タイプに対応する。また、本実施例では、処理ボタンの押下をきっかけに該当の処理が実行されるものとするが、例えば、ペイン505で選択した文書情報を単独処理ボタン507、513〜514、または一括処理ボタン508上にドラッグアンドドロップすることで処理が実行されても良い。
閉じるボタン509が押下されるとホーム画面500が閉じ、文書管理アプリケーション401が終了する。
≪処理ボタンを作成するためのダイアログ≫
図6は、処理ボタンを作成するためのユーザーインターフェースであるダイアログ600である。ダイアログ600で作成される処理ボタンは、単独処理ボタン507を想定する。
図6は、処理ボタンを作成するためのユーザーインターフェースであるダイアログ600である。ダイアログ600で作成される処理ボタンは、単独処理ボタン507を想定する。
ダイアログ600の動作に関しては特に記載がない限り、ユーザーからの入力をUI部402が受け、UI部402からの指示を処理実行部403が実行することによって実現するものとする。また、ダイアログ600は、上述の操作メニュー一覧512に示されたいずれかの処理タイプを選択したことによって、表示されるものとする。今回は処理タイプ「ファクス送信」が選択されたものとして説明する。
処理ボタン名称601は、単独処理ボタン507に付与する名称を入力する場所である。単独処理ボタン514の場合であれば、名称「ファクス(MFP2)」を処理ボタン名称601で作成、編集することができる。
設定項目表示エリア602は、操作メニュー一覧512で選択した処理タイプに対応した設定項目が表示される。操作メニュー一覧512で選択した処理タイプによって、設定項目表示エリア602に表示される設定項目は異なる。今回は処理タイプ「ファクス送信」が操作メニュー一覧512で選択されているので、「送信ファクス機器名」「送信方法」が設定項目として表示されている。
各処理タイプに対応する設定項目は、表Aに示されるようなテーブルによって管理される。表Aは「処理タイプ」とそれに対応する「設定項目一覧」とを含む。表Aの「処理タイプ」は、操作メニュー一覧512(図5(B))の内容に対応し、「設定項目一覧」はダイアログ600の設定項目表示エリア602に表示される設定項目に対応する。「設定項目一覧」の括弧で示された名称は、OKボタン605(図6)が押下されたことで生成される処理ボタン情報に記載されるタグの名称である。
上記で例示した設定項目「送信ファクス機器名」(603)、「送信方法」(604)は、表Aの処理タイプ「ファクス送信」の設定項目一覧に含まれていることが確認できる。「ファクス送信」以外の処理タイプのうち、3つ以上の設定項目が存在するものもあるが、必ずしもすべての設定項目をダイアログ600に表示させる必要はない。ダイアログ600の設定項目一覧のうちの一部の設定項目のみをダイアログ600に表示させる形態でもよい。
ダイアログ600の送信ファクス機器名603は、ファクス送信に使用するファクス機器(画像処理装置103など)を指定するための設定項目である。今回は、あらかじめクライアント端末101に登録してあるファクス機器の一覧から、所望のファクス機器をプルダウンで選択する形態であるものとする。しかし、送信ファクス機器名603におけるファクス機器の指定方法はこれには限定されず、ファクス機器名を直接入力する形態でもよい。
ダイアログ600の送信方法604は、ペイン505で指定された文書データをファクス送信する送信方法を指定するための設定項目である。例えば、ペイン505において複数の文書情報が選択された場合、選択された文書情報に対応する各文書データを別の宛先にファクス送信を実行する送信方法「別ファクス送信」、または、すべての文書データをひとつの宛先にファクス送信を実行する送信方法「一括送信」が、送信方法604で選択できるものとする。
ファクス番号を指定する方法については、ファクス送信の実行時にユーザーが画像処理装置103で直接入力する方法、またはファクス送信の対象である文書データの文書情報にファクス番号を予め含めておく方法、または、設定項目表示エリア602にファクス番号の入力欄(不図示)を設ける方法でもよく、ファクス番号の指定方法についてはここでは特に問わない。
OKボタン605は、ダイアログ600で設定された設定値を反映した単独処理ボタンの作成処理を実行するためのボタンであり、OKボタン605が押下されると、ダイアログ600は閉じる。キャンセルボタン606が押下されると、単独処理ボタン507を作成することなくダイアログ600の画面は閉じ、ダイアログ600で設定された設定値は破棄される。
≪単独処理ボタン情報≫
図7は、OKボタン605が押下されることで作成され、クライアント端末101の設定情報管理部404に保存される単独処理ボタン情報700を示す。本実施例ではXML形式で示すが、そのほかの形式を用いることも可能である。今回は、ファクス送信の単独処理ボタン情報700を例に図7を説明する。
図7は、OKボタン605が押下されることで作成され、クライアント端末101の設定情報管理部404に保存される単独処理ボタン情報700を示す。本実施例ではXML形式で示すが、そのほかの形式を用いることも可能である。今回は、ファクス送信の単独処理ボタン情報700を例に図7を説明する。
<OutputButton>タグ701は、一つの単独処理ボタンに紐付ける単独処理ボタン情報の単位を表すタグである。つまり、一つの単独処理ボタンに対応する単独処理ボタン情報700であれば、<OutputButton>タグ701は一つしか存在しない。<OutputButton>タグ701は、処理タイプを識別するためのfunctionName情報を保持する構成としており、今回は処理タイプがファクス送信であることを示すfunctionName情報「Fax」が記載されている。
<OutputButton>タグ701は、<ID>タグ702、<DisplayName>タグ703、<UserImageFilePath>タグ704、<Attributes>タグ705を含む。
<ID>タグ702は、単独処理ボタン514を一意に識別する識別情報を表すタグである。この識別情報は、プログラムで処理を行なう際に使用されるものであり、本実施例では単独処理ボタン514を識別するID「P−004」が記載されている。
<DisplayName>タグ703は、処理ボタン名称601に入力されたボタン名称を保持するためのタグであり、設定値として「ファクス送信(MFP2)」が記載されている。
<UserImageFilePath>タグ704は、単独処理ボタンの見た目であるイメージファイルのパス情報を表すタグである。ここでイメージファイルのパス情報が指定されることによって、単独処理ボタンがアウトプットペイン506に表示される際の見た目が決定される。例示したパス情報は、文書管理アプリケーション401が予め保持するイメージファイルのパス情報であり、ユーザーによるイメージファイルの指定を不要とする構成としている。ただし、ダイアログ600等で任意のパス情報をユーザーに指定させ、処理ボタンのイメージをカスタマイズさせる構成でもよい。
<Attributes>タグ705は、設定項目表示エリア602で設定された設定値とそれに対応する設定項目を含む。設定項目のタグは、表Aの「設定項目一覧」で示されたタグ(表A中で括弧で示された値)である。今回は、ファクス送信の設定項目である「送信ファクス機器名」(<FaxName>)と「送信方法」(<FaxSendType>)が記載されている。さらに各設定項目には設定値として「MFP−4000」、「Individually」が記載されている。設定値「MFP−4000」」は、送信ファクス機器名603でユーザーによって選択されたファクス機器名を表す。設定値「Individually」は、送信方法604でユーザーによって選択された送信方法を表す。送信方法604で選択できる設定値には、「Individually」(別ファクス送信)と「Temporary」(ファクス一括送信)とが存在するものとする。
単独処理ボタン情報700は、単独処理ボタン毎にファイル形式でHDD205などの記憶領域に保存されるものとする。ただし、保存単位はこれに限らず、複数の単独処理ボタンを一つの保存単位としてもよい。その場合は、<OutputButton>タグ701を並列に列挙して更なる上位タグで括ってもよい。
表Bは、設定情報管理部404によって管理される単独処理ボタン情報700の一覧である。表Bで単独処理ボタン情報700が登録されている単独処理ボタンは、アウトプットペイン506上での作成処理が完了しているものとする。
表Bはカラムとして、「処理ボタンID」、「処理タイプ」、「表示名」、「設定値」を有する。「処理ボタンID」カラムは、<ID>タグ702に設定された単独処理ボタン507のIDである。「処理タイプ」カラムは、<OutputButton>タグ701のfunctionName情報の設定値を表している。「表示名」カラムは、<DisplayName>タグ703に設定する単独処理ボタンの表示名称を表す値である。「設定値」カラムは、<Attributes>タグ705に記載された設定項目とそれに対応する設定値である。図7で例示した単独処理ボタン情報700は、表B中の「P−004」で特定される情報に相当する。
≪一括処理ボタンを作成するためのダイアログ≫
図6のダイアログ600を用いて単独処理ボタンの作成方法を説明したが、図8では、一括処理ボタン508を作成するためのダイアログ800について説明する。図8に示されるダイアログ800は、図5(B)の操作メニュー一覧510に記載された「一括処理ボタンの作成」515が選択されることで表示される。
図6のダイアログ600を用いて単独処理ボタンの作成方法を説明したが、図8では、一括処理ボタン508を作成するためのダイアログ800について説明する。図8に示されるダイアログ800は、図5(B)の操作メニュー一覧510に記載された「一括処理ボタンの作成」515が選択されることで表示される。
一括処理ボタン名称801は、一括処理ボタン508を表示する際に表示されるボタンの名称を入力する領域である。
処理ボタン一覧表示ペイン802は、一括処理ボタン508を構成する単独処理ボタンの候補を一覧表示する領域である。つまり、ダイアログ600を介して作成された単独処理ボタンを含む処理ボタンは、処理ボタン一覧表示ペイン802に表示される。今回、処理ボタン一覧表示ペイン802に表示される単独処理ボタンは、アウトプットペイン506に表示された単独処理ボタンと同じようなボタン形式で表示されている。単独処理ボタンの数が多い場合には、縦にスクロールをして所望の単独処理ボタンを探すことができる。しかし、単独処理ボタンを候補として処理ボタン一覧表示ペイン802に表示する際には、少なくとも単独処理ボタンの名称をユーザーが認識できればいいので、ボタンの形式ではなく各処理ボタンの名称やそれらを選択するためのチェックボックス等を表示する形式でも良い。
処理順序作成ペイン803は、処理ボタン一覧表示ペイン802に表示された単独処理ボタンを使用して処理の順序を定義する場所である。この処理順序作成ペイン803では、それまで追加した単独処理ボタンの右端に一つまたは複数の配置スペース804が表示される。この配置スペース804に処理ボタン一覧表示ペイン802の中の単独処理ボタンをドラッグアンドドロップすることによって、一括処理ボタン508の処理内容や処理順序を定義できる。定義方法についてはこれに限定されず、一括処理ボタンに対応する処理の順序等を定義できさえずればよい。例えば、処理ボタン一覧表示ペイン802に配置された単独処理ボタンを押下することによって、配置スペース804に該当の単独処理ボタンが配置させてもよく、処理順序作成ペイン803の任意の位置に処理ボタンをドラッグアンドドロップすることで、任意の順番に単独処理ボタンを追加させることも可能である。また、処理順序作成ペイン803に配置できる単独処理ボタンの上限値については、ここでは特に問わない。
OKボタン805は、一括処理ボタン名称801と処理順序作成ペイン803の処理順序に基づいて、一括処理ボタン508の作成処理を開始するためのボタンである。OKボタン805を押下することで、一括処理ボタン名称801で設定された名称や処理順序作成ペイン803で配置された単独処理ボタンに関する情報を含む一括処理ボタン情報が生成される。一括処理ボタン情報は、単独処理ボタンの場合の単独処理ボタン情報700に相当する。
キャンセルボタン806は、一括処理ボタン508の作成処理を中止するためのボタンであり、ダイアログ800に入力された設定値等を破棄する。OKボタン805、またはキャンセルボタン806が押下されると、ダイアログ800は閉じる。
≪一括処理ボタン情報≫
図9(A)は、OKボタン805が押下されたことで作成される一括処理ボタン情報900であり、クライアント端末101の設定情報管理部404で管理される。今回、一例として示した一括処理ボタン情報900は、処理順序作成ペイン803(図8)で例示した内容に対応する。また、一括処理ボタン情報900はXML形式で示されているが、そのほかの形式であってもよい。上述の単独処理ボタン情報700と同様の部分(タグの名称やその説明など)については同じ符番を振り、説明を省略する。
図9(A)は、OKボタン805が押下されたことで作成される一括処理ボタン情報900であり、クライアント端末101の設定情報管理部404で管理される。今回、一例として示した一括処理ボタン情報900は、処理順序作成ペイン803(図8)で例示した内容に対応する。また、一括処理ボタン情報900はXML形式で示されているが、そのほかの形式であってもよい。上述の単独処理ボタン情報700と同様の部分(タグの名称やその説明など)については同じ符番を振り、説明を省略する。
<BatchProcessButton>タグ901は、一括処理ボタン508の一括処理ボタン情報900の単位を表すタグである。<BatchProcessButton>タグ901は、<ID>タグ702、<DisplayName>タグ703、<UserImageFilePath>タグ704、<StructuredProcess>タグ902を有する。
<ID>タグ702には、一括処理ボタン508の識別情報である「BP−001」が記載されている。<DisplayName>タグ703には、一括処理ボタン名称801に入力された名称「ファクス返信」が記載されている。
<StructuredProcess>タグ902は、処理順序作成ペイン803で指定した単独処理ボタンに関する情報とその順序を定義するためのタグである。<StructuredProcess>タグ902を参照することで、一括処理ボタン508に含まれる単独処理ボタンを特定できればいいため、<StructuredProcess>タグ902には、少なくとも単独処理ボタンのID(<ID>タグ702)が含まれればよく、そのほかの冗長な情報(703〜705等)は含まれなくてもよい。
<OutputButton>タグ701の記述順は、一括処理ボタン508を押下したことで実行される処理の順序であり、処理順序作成ペイン803で設定された処理の順序に相当する。
表Cは、ダイアログ800で作成された一括処理ボタン情報900の一覧である。表Cに一括処理ボタン情報が管理される一括処理ボタンは、アウトプットペイン506上での作成処理が完了しているものとする。表Cは、設定情報管理部404で管理される。
表Cはカラムとして「処理ボタンID」、「表示名」、「実行処理ID」とを有する。「処理ボタンID」は、一括処理ボタン情報900の<ID>タグ702に設定されるIDである。
「表示名」カラムは、<DisplayName>タグ703に設定する処理ボタンの表示名称を表す値である。「実行処理ID」は、<StructuredProcess>タグ902に含まれる<ID>タグ702のIDを列挙したものである。
≪処理ボタンが押下されたことによる実行フロー≫
図10は、アウトプットペイン506に配置された単独処理ボタン507もしくは一括処理ボタン508が押下された際の処理フローである。図10に示す各ステップは、クライアント端末101のハードウェア構成200のCPU202がHDD205に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。また、ユーザーによって押下された処理ボタンをUI部402が特定し、押下した処理ボタンのボタン情報(700、900)と処理対象の文書情報を処理実行部403に通知されることで本フローは開始される。本フローチャートにおいては特に明記しない限り、処理実行部403が主体となって実行されるものとする。
図10は、アウトプットペイン506に配置された単独処理ボタン507もしくは一括処理ボタン508が押下された際の処理フローである。図10に示す各ステップは、クライアント端末101のハードウェア構成200のCPU202がHDD205に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。また、ユーザーによって押下された処理ボタンをUI部402が特定し、押下した処理ボタンのボタン情報(700、900)と処理対象の文書情報を処理実行部403に通知されることで本フローは開始される。本フローチャートにおいては特に明記しない限り、処理実行部403が主体となって実行されるものとする。
処理実行部403は、UI部402から取得したボタン情報の<ID>タグ702から、設定情報管理部404で管理されるボタン情報(700、900)の処理ボタンを用いて特定し、単独処理ボタン情報700もしくは一括処理ボタン情報900を取得する(S1001)。取得した単独処理ボタン情報700もしくは一括処理ボタン情報900は、クライアント端末101のRAM203に保存され、後述のステップで使用できる状態にする。
処理実行部403は処理対象の文書情報をUI部402から取得し(S1002)、クライアント端末101のRAM203に保存して、後述のステップに使用できる状態にする。
処理実行部403は、S1001でRAM203に保存したボタン情報が一括処理ボタン情報900であるかどうかを判断する(S1003)。ここでは、ボタン情報を構成するXMLの最上位タグが一括処理ボタン情報900を表す<BatchProcessButton>であるかどうかで判断をする。一括処理ボタン情報900であると判断された場合にはS1009に進み、一括処理ボタン情報900でない(単独処理ボタン情報700である)と判定された場合にはS1004に進む。今回は、S1001において、押下された単独処理ボタン514(ファクス(MFP2))であるものとする。
一括処理ボタン情報900でないと判定された場合、S1001で取得した単独処理ボタン情報700と、表Cで管理される一括処理ボタンとを照合し、代替可能な一括処理ボタン情報900が存在するかどうかの確認する(S1004)。具体的には、S1001で取得した単独処理ボタン情報と同じ処理タイプの単独処理ボタン情報を含む一括処理ボタン情報が存在するかを確認する。確認された場合は、該当の一括処理ボタン情報900がRAM203に保存され、S1005に進む。S1004において該当の一括処理ボタン情報900が複数存在した場合には、複数の一括処理ボタン情報900がRAM203に保存される。
今回、S1001で押下された単独処理ボタン514の処理タイプは、単独処理ボタン情報700のタグ701より「Fax」である。表Bと表Cを参照し、処理タイプ「Fax」の単独処理ボタンを含む一括処理ボタンは、「BP−001」と「BP−003」であることがわかる。S1004では、一括処理ボタン「BP−001」と「BP−003」の一括処理ボタン情報がRAM203に保存される。
処理実行部403は、S1004でRAM203に保存された一括処理ボタン情報900が存在するかどうかを判定し(S1005)、存在すると判定された場合にはS1006に進み、存在しないと判定された場合にはS1009に進む。
RAM203に保存された一つまたは複数の一括処理ボタン情報900に含まれる<OutputButton>タグ701のうち、S1001で取得した単独処理ボタン情報700の<OutputButton>タグ701と一致する部分を、S1001で取得した単独処理ボタン情報で置換し、新たな一括処理ボタン情報903を作成する(S1006)。
具体的には、一括処理ボタン情報900の<OutputButtonfunctionName=“Fax”>と</OutputButton>で囲われた部分を、単独処理ボタン情報700を用いて変更する。ここで新たに作成された一括処理ボタン情報903を、図9(B)に示す。一括処理ボタン情報900と903を比較するとわかる通り、<OutputButtonfunctionName=“Fax”>のIDが、単独処理ボタン情報700に記載のIDに置き換わっていることがわかる。尚、S1004で取得した一括処理ボタン情報900が複数存在する場合は、複数の一括処理ボタン情報903が作成される。
S1006で作成される新たな一括処理ボタン情報903のうち、一括処理ボタン「BP−001」の一括処理ボタン情報900に基づいて作成された一括処理ボタン情報903を、図9(B)に示す。
新たな一括処理ボタン情報903を用いて、RAM203上の一括処理ボタン情報900を更新する。その際、一括処理ボタン情報が更新されたことを示す一時実行情報フラグ(不図示)をRAM203に保存する。
処理実行部403は、S1006で更新された一括処理ボタン情報903をUI部402に送信し、実行確認ダイアログ1100(図11)の表示を依頼する(S1007)。UI部402は、一括処理ボタン情報903を元に図11に示す実行確認ダイアログ1100を表示し、ユーザーに代替可能な一括処理を提示する。
≪実行確認ダイアログ≫
図11は、ユーザーが選択した単独処理ボタンを含めた一括処理ボタンを、実行する処理の候補として提示する実行確認ダイアログの一例である。
図11は、ユーザーが選択した単独処理ボタンを含めた一括処理ボタンを、実行する処理の候補として提示する実行確認ダイアログの一例である。
メッセージ1101は、実行確認ダイアログ1100を表示する目的を示したメッセージである。
一括処理情報表示欄1102は、S1006で作成された一括処理ボタン情報903を用いて、複数の処理内容を表示する領域である。具体的に、S1006で作成された一括処理ボタン情報903のうち、<StructuredProcess>タグ902が保持する<OutputButton>タグ701が左から順に表示される。実行確認ダイアログ1100に実際に表示される情報は、各<OutputButton>タグ701が保持するIDと表Bとで特定される「表示名」である。
一括処理情報表示欄1102に表示される単独処理ボタンのうち、S1001でユーザーによって押下された単独処理ボタンは強調表示される(1103)。このように強調表示されることで、ユーザーがアウトプットペイン506で選択した単独処理ボタンと同じ処理タイプを含む一括処理ボタンの存在とその順序を認識することができる。今回であれば、ユーザーが選択した単独処理ボタン「ファクス送信(MFP2)」は、実行確認ダイアログ1100に表示された一括処理ボタンにおいて先頭に配置されていることが図11からわかる。尚、ユーザーが選択した一括処理ボタンに対応する処理と、一括処理ボタンに対応する処理との位置関係は特に問わず、先頭に位置しない場合であってもよい。
実行の候補となる一括処理ボタンが複数存在する場合には、次候補ボタン1104または前候補ボタン1105が有効になり、それらを押下することで一括処理情報表示欄1102の表示内容を切り替え、候補となる複数の一括処理ボタンを確認することができる。今回は、S1004で例示したように、2つの一括処理ボタン「BP−001」と「BP−003」が候補として挙げられる。図11は一括処理ボタン「BP−001」に基づいて作成された一括処理ボタン情報903が表示されているため、次候補ボタン1104を押下することによって、一括処理ボタン「BP−003」に基づいて作成された一括処理ボタン情報(不図示)が実行確認ダイアログ1100上で表示状態となる。
OKボタン1106が押下されると、一括処理情報表示欄1102に表示中の処理内容と処理順序に従って、一連の処理が実行される。キャンセルボタン1107が押下されると、実行候補として挙げられた一括処理の実行をユーザーが拒否したことになるため、S1001で押下された単独処理ボタンの処理のみが実行される。
つまり、図11に示された状態でOKボタン1106が押下されると、一括処理ボタン「BP−001」に対応する一連の処理「ファクス送信(MFP1)」「インデックス更新(完了)」「ファイル名更新(完了)」「ファイル移動(完了)」ではなく、「ファクス送信(MFP2)」「インデックス更新(完了)」「ファイル名更新(完了)」「ファイル移動(完了)」が実行される。一方、キャンセルボタン1107が押下されると、ユーザーが選択した単独処理ボタン「ファクス送信(MFP2)」に対応した処理のみが実行される。
図11に示した実行確認ダイアログ1100は、ホーム画面1200のアウトプットペイン506でユーザが押下した単独処理ボタン514の近傍に表示されるものとする。実行確認ダイアログ1100が表示されるタイミングは、ユーザーが単独処理ボタン514を押下したタイミングであって、押下された単独処理ボタンの処理を実行する前である。
実行確認ダイアログ1100に示された一連の処理を実行する形態としては、OKボタン1106を押下する形態のみならず、一括処理ボタン情報表示欄1207の任意のエリアをクリックする形態であってもよい。一方、一連の処理の実行を拒否する際にはキャンセルボタン1107を押下する形態のみならず、S1001でユーザーが押下した単独処理ボタン514を再度押下することで、実行確認ダイアログ1100に示された一連の処理を実行させないようにしてもよい。
図10の説明に戻る。S1008において、処理実行部403は、実行確認ダイアログ1100でユーザーが押下したボタンがOKボタン1106であるかキャンセルボタン1107であるかによって、一括処理を実行するかどうかを判定する。実行する(OKボタン1106)と判定された場合はS1010に進み、実行しない(キャンセルボタン1107)と判定された場合はS1009に進む。
S1003でユーザーが押下した処理ボタンが単独処理ボタンであると判定された場合、または、S1005で一括処理ボタン情報900が存在しないと判定された場合、またはS1008でユーザーがキャンセルボタン806を押下した場合は、ユーザーが押下した単独処理ボタンの単独処理ボタン情報700もしくは一括処理ボタン情報900を、処理実行部403がRAM203から取得する(S1009)。単独処理ボタン情報700を取得した場合はXML形式変換し、実行対象処理としての一括処理ボタン情報900としてRAM203に保存する。S1010で一括処理ボタン情報900を取得した場合には、情報の形式を変更することなくRAM203に保存する。RAM203に保存されている一時実行情報フラグが存在している場合は、このタイミングで削除する。ここで一時実行情報フラグを削除する理由は、S1003、またはS1005、またはS1008の処理結果により、新たな一括処理ボタンを作成する必要がないと判断されたためである。
S1010では、本ステップでRAM203に保存された一括処理ボタン情報900を使用して、RAM203に保存された文書データに対して処理を実行する。文書データへの処理が終了した後、S1011に進む。
S1011において、処理実行部403は、RAM203に一時実行情報フラグが存在するかどうかを判定する。一時実行情報フラグが存在すると判定された場合にはS1012に進み、存在しない場合にはS1015に進む。
一時実行情報フラグとは上述した通り、実行確認ダイアログ1100におけるユーザー操作によって、RAM203に保存された一括処理ボタン情報が更新されたことを示すフラグである。そのフラグの有無によって、S1001でユーザーが押下した単独処理ボタンと、既に保存されている一括処理ボタンとを用いて、新たな一括処理ボタンを作成するかどうかが判断されることになる。
S1012において、S1007でユーザーが選択した一括処理ボタン情報903を一括処理ボタン508として登録するかどうかを確認するためのダイアログを、処理実行部403がUI部402を介して表示する。ここで表示されるダイアログは、クライアント端末101における標準的な構成であるため、ダイアログの構成についての説明は省略する。ダイアログで保存することをユーザーが受理したかどうかを処理実行部403がUI部402を介して受信した後、S1013に進む。
S1013において該当の一括処理ボタンを作成すると判定された場合はS1014に進み、作成しないと判定された場合にはS1015に進む。
S1014において、登録する一括処理ボタン情報のカスタマイズを、ダイアログ800を介してユーザーに対して促す。その際にダイアログ800に表示される一括処理ボタン情報903は、実行確認ダイアログ1100で表示された一括処理ボタン情報に相当する。S1014の処理により、実行確認ダイアログ1100で表示された処理内容に基づいてユーザーは、登録対象の一括処理ボタンをカスタマイズできる。
尚、S1014の処理については、ダイアログ800を表示してユーザーにカスタマイズを促すことなく、実行確認ダイアログ1100で提示された処理内容を新たな一括処理ボタンとして登録する形態であってもよい。その際のボタンの名称は、文書管理アプリケーション401によって自動的に付与されるものとする。
S1014でダイアログ800のOKボタン805が押下された後、本フローを実行したことによりRAM203に格納されたすべての情報を削除し(S1015)、本フローを終了する。以上が図10の処理である。
≪一括処理ボタン情報の確認フロー≫
図13は、図10のS1004で示した処理を詳細に説明するフローチャートである。
図13は、図10のS1004で示した処理を詳細に説明するフローチャートである。
本フローは、ユーザーがS1001で押下した単独処理ボタンと同じ処理タイプの単独処理ボタンが、一括処理ボタンに含まれているかを確認するための処理である。尚、本フローが開始される時点で、ユーザーが押下した単独処理ボタンの単独処理ボタン情報700がRAM203に保存されているものとする。
また、図13のフローチャートを示す各ステップは、クライアント端末101のCPU202がHDD205に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。そして、本フローチャートにおいては特に明記しない限り、処理実行部403における処理として実行されるものとする。
処理実行部403は、設定情報管理部404に保存されている一括処理ボタン情報900をすべて取得する(S1301)。取得した一括処理ボタン情報900は、リスト形式でRAM203に保存される。
処理実行部403は、RAM203xに格納された一括処理ボタン情報900の処理実行リストから1件の一括処理ボタン情報900を取得し(S1302)、S1303で取得できたと判定された場合はS1304に進み、S1303で取得できなかったと判定された場合は本処理を終了する。尚、一括処理ボタン情報の有無の判定は、S1302のタイミングではなくてもよく、S1301でRAM203に格納する段階で確認するようにしてもよい。
処理実行部403は、ユーザーが押下した単独処理ボタン514と同じ処理タイプの処理が、一括処理ボタンに対応する処理に含まれているかを判定する(S1304)。具体的には、S1302で取得した一括処理ボタン情報900に記載された<OutputButton>タグ701を抽出する。そして、抽出した<OutputButton>タグ701と、ユーザーが押下した単独処理ボタン514に対応する単独処理ボタン情報700の<OutputButton>タグ701のfunctionName属性が同じかどうかを確認する。具体的には、単独処理ボタン情報700の<OutputButton>タグ701のfunctionName属性は「Fax」であり、一括処理ボタン情報900の<OutputButton>タグ701のfunctionName属性は、「Fax」「UpdateIndex」「UpdateFileName」「MoveOrCopy」である。双方のボタン情報(700、900)を比較した結果、一括処理ボタン情報900のfunctionName属性には、単独処理ボタン情報700のfunctionName属性と同じ「Fax」が含まれていると判断されるため、S1304では「YES」と判定され、S1305に進む。S1304において、同じfunctionName属性が含まれないと判定された場合はS1308に進む。
一括処理ボタン情報900の<OutputButton>タグ701に含まれるIDで特定される単独処理ボタン情報700を処理実行部403が設定情報管理部404から取得し、S1306に進む。今回、一括処理ボタン情報900にはIDとして「P−003」、「P−006」、「P−007」、「P−008」が含まれるため、表Bを参照することで処理実行部403は該当の単独処理ボタン情報を取得する。
S1306において、S1305で取得した単独処理ボタン情報の<Attributes>タグに含まれる情報を参照し、単独処理ボタン情報700の<Attributes>タグに含まれる情報と異なるかどうかを判定する。異なると判定された場合にはS1307に進み、同じであると判定された場合にはS1308に進む。S1307において、S1302で取得した一括処理ボタン情報900をRAM203の代替リストに追加し、S1308に進む。代替リストに追加された一括処理ボタン情報は、実行確認ダイアログ1100を表示する際(S1007)に参照される。
S1305で取得した単独処理ボタン情報の<Attributes>タグに含まれる情報とは表Bの「設定値」に相当し、ユーザーが押下した単独処理ボタン514の設定値と同じであるかを判定する。単独処理ボタン情報700の<Attributes>タグには、設定項目「FaxName」とそれに対応する設定値「MFP−4000」と、設定項目「FaxSendType」とそれに対応する設定値「Individually」とが含まれている。一方のS1305で取得した単独処理ボタン情報の「設定値」を参照すると、ID「P−004」の設定項目と設定値と一致することがわかる。よって、S1306では「No」と判定され、S1308に進む。
S1304において同じ処理タイプでないと判定された場合、またはS1306において設定値が異なると判定された場合、処理実行部403は、S1302で取得した一括処理ボタン情報900をRAM203のリストから削除し(S1308)、S1302に戻る。
≪一括処理ボタンに対応する処理を実行するフロー≫
図14は、図10のS1010を詳細に説明するフローチャートである。
図14は、図10のS1010を詳細に説明するフローチャートである。
本フローチャートは、一括処理ボタン情報900に基づいて、文書データに対して処理を実行するためのフローである。そのため、本フローチャート開始時には、処理を行う対象となる文書データとその文書情報、実行が確定した一括処理ボタン情報900とが処理実行部403に提供されているものとする。
図14のフローチャートを示す各動作(ステップ)は、クライアント端末101のハードウェア構成200のCPU202がHDD205に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。また、本フローチャートにおいては、明記しない限り、処理実行部403における処理として実行されるものとする。
処理実行部403は、一括処理ボタン情報900の<StructuredProcess>タグ902から<OutputButton>タグ701を、一括処理ボタン情報900に記載されている順番に抽出する(S1401)。抽出した<OutputButton>タグ701は記載順に、リスト形式でRAM203に保存する。ここで保存されるリストを、処理実行リストを称する。
処理実行部403は、S1401で保存された処理実行リストの最初の1件の処理情報を取得する(S1402)。取得した情報の<ID>タグ702の設定値に合致する単独処理ボタン情報700を、設定情報管理部404から取得してRAM203に保存する。IDが合致する単独処理ボタン情報700が存在しない場合は、一括処理ボタンを構成する処理内容を特定できないため、本処理を終了する。
IDが合致した単独処理ボタン情報700が存在すると判定された場合、本フロー開始時に受け取った文書データに対して、RAM203に保存した単独処理ボタン情報700の処理を適用する(S1404)。
S1404の具体的な処理内容として、単独処理ボタン情報700が画像処理装置103への処理の場合には、文書データと<Attributes>タグと文書情報をデータ通信制御部405から、データ通信制御部424を介して処理制御部423に送信することで、画像処理装置103に処理の実行を依頼する。処理制御部423は依頼内容に応じて、FAX送信処理部421もしくは印刷処理部422に該当の処理を実行させる。処理が終了したら、文書管理アプリケーション401のデータ通信制御部405に対して結果を送信する。
単独処理ボタン情報700が文書管理サーバ102への処理の場合には、文書データを識別する情報と<Attributes>タグ情報をデータ通信制御部405に送信する。データ通信制御部405は、文書管理サーバアプリケーション411のデータ通信制御部414を介してデータ管理部413に処理を依頼する。データ管理部413は渡された情報を元に文書データベース412の情報を更新し、その結果を文書管理アプリケーション401のデータ通信制御部405に戻す。
処理実行部403は、文書データに対する処理が成功したかどうかを判定し(S1405)、S1404の処理結果が成功であればS1406に進む。失敗したと判定された場合は、本フローチャートを終了する。
S1406において、S1402で取得した1件の処理情報を処理実行リストから削除する。削除が完了したらS1402に戻り、別の単独処理ボタン情報700に基づいて処理を実行する。以上が図14の処理である。
本実施例により、ユーザーが選択した単独処理ボタンを含む一括処理ボタンが存在する場合、その一括処理ボタンに該当する処理を実行することができる。
なお、図13のS1304において、S1302で取得した一括処理ボタン情報900の全<OutputButton>タグと本処理開始時に受け取った単独処理ボタン情報700の<OutputButton>タグのfunctionName属性を比較し、一括処理ボタン情報900の<OutputButton>タグに単独処理ボタン情報700のfunctionName属性と同じものが存在するかを判定したがその形態に限定されない。一括処理ボタン情報900の先頭に位置する単独処理ボタンと、ユーザーによって押下された単独処理ボタンとが一致するかどうかを判定する形態であってもよい。
このように、ユーザーが押下した単独処理ボタン514に対応する処理を実行する前に、単独処理ボタン514と同じ処理タイプを含む一括処理ボタンの存在をユーザーに喚起することで、新たな一括処理ボタンを予め作成することなく、ユーザーの所望する一連の処理を自動的に実行することができる。つまり、その一連の処理を、ユーザーが単独処理ボタン514を押下したことをきっかけに実行することができ、一括処理ボタンを押下したときと同じようなユーザー操作性を実現できる。
<実施例2>
実施例1では、図13のS1304において、処理タイプが同じ単独処理ボタン情報が、一括処理ボタン情報に含まれるかを判定した。本実施例においては、処理タイプに加えて、処理タイプ毎に一致すべき判断条件に、履歴情報を追加する形態を示す。判断条件を実施例1よりもより厳しくすることによって、ユーザーの希望により合致した一括処理ボタンを提示することができる。なお、本実施例において、上記で説明済みの処理等については同じ符番を振り、詳細な説明を省略する。
実施例1では、図13のS1304において、処理タイプが同じ単独処理ボタン情報が、一括処理ボタン情報に含まれるかを判定した。本実施例においては、処理タイプに加えて、処理タイプ毎に一致すべき判断条件に、履歴情報を追加する形態を示す。判断条件を実施例1よりもより厳しくすることによって、ユーザーの希望により合致した一括処理ボタンを提示することができる。なお、本実施例において、上記で説明済みの処理等については同じ符番を振り、詳細な説明を省略する。
実施例2では処理タイプに加えて、ユーザーの処理ボタン操作履歴をS1304の判定条件に追加する。そのため、クライアント端末101の機能構成を以下のように変更する。
≪クライアント端末101のソフトウェア構造≫
図15は、実施例2におけるクライアント端末101のソフトウェア構成を表すブロック図である。実施例1で示したソフトウェア構成と異なる点は、文書管理アプリケーション401が実行履歴管理部1606を有する点である。
図15は、実施例2におけるクライアント端末101のソフトウェア構成を表すブロック図である。実施例1で示したソフトウェア構成と異なる点は、文書管理アプリケーション401が実行履歴管理部1606を有する点である。
実行履歴管理部1606は、アウトプットペイン506に対するユーザー操作によって実行された処理を履歴情報として管理する機能である。実行履歴管理部1606で管理される履歴情報の一例を表Dに示す。表Dには「処理ボタンID」、処理対象の文書データの格納先である「文書の保管ライブラリ」、処理の実行日である「実行日」が含まれる。
≪履歴情報を格納する処理≫
履歴情報を格納するための処理を加えた本実施例のメインフローチャートを図16に示す。図10と異なる点は、S1010において一括処理ボタンまたは単独処理ボタンに対応する処理が実行された後に、処理実行部403が実行結果を実行履歴管理部1606に送信し、履歴情報として管理させる(S1701)点である。履歴情報の一例は表Dに示した通りであるが、S1010で使用した単独処理ボタン情報700もしくは一括処理ボタン情報900、処理開始時に処理実行部403が受け付けた文書情報が、表Dが有する各項目に関連づけて記録される。S1701で履歴情報が保存された後は、S1011に進む。
履歴情報を格納するための処理を加えた本実施例のメインフローチャートを図16に示す。図10と異なる点は、S1010において一括処理ボタンまたは単独処理ボタンに対応する処理が実行された後に、処理実行部403が実行結果を実行履歴管理部1606に送信し、履歴情報として管理させる(S1701)点である。履歴情報の一例は表Dに示した通りであるが、S1010で使用した単独処理ボタン情報700もしくは一括処理ボタン情報900、処理開始時に処理実行部403が受け付けた文書情報が、表Dが有する各項目に関連づけて記録される。S1701で履歴情報が保存された後は、S1011に進む。
≪代替一括処理ボタンの存在を確認するフロー≫
図17は、図16のS1004での履歴情報を使用した代替一括処理ボタンの存在を確認する処理フローを表したフローチャートである。
図17は、図16のS1004での履歴情報を使用した代替一括処理ボタンの存在を確認する処理フローを表したフローチャートである。
本処理フローにおいては、図13、および図15で説明した処理と異なる部分のみ新規ステップ番号を用いて説明し、同じ処理内容であるステップについては図13と図15のステップ番号を用いて説明を省略する。
本フローチャートはユーザーが押下した単独処理ボタン情報700の処理を代替可能な一括処理ボタン情報900が存在するかを確認する処理を行うものである。そのため、本フローチャート開始時にはユーザーが押下した単独処理ボタン情報700とユーザーが選択した処理対象の文書情報がRAM203に保存されていることを前提とする。
図17のフローチャートを示す各ステップは、クライアント端末101のハードウェア構成200のCPU202がHDD205に記憶された制御プログラムを実行することにより実現される。また、本フローチャートは特に明記しない限り、処理実行部403が主体となって実行されるものとする。
処理実行部403は、S1305で取得した全ての単独処理ボタン情報700の<Attributes>タグと、本フローチャート開始時に受け取った単独処理ボタン情報700の<Attributes>タグを比較する(S1806)。そして、以下の条件に合致するかどうかを確認する。
条件1:後述の表Eに記載された比較項目の設定値が同じであること
条件2:表Eに存在しない設定項目の値が異なる設定値であること
条件1:後述の表Eに記載された比較項目の設定値が同じであること
条件2:表Eに存在しない設定項目の値が異なる設定値であること
上記2つの条件に共に合致する場合にはS1807に進む。一つでも合致しない場合にはS1308に進む。一方の実施例1(S1304、S1306)では、処理タイプが同じ、且つ設定値が一つでも異なれば、次の処理(S1307)に進む形態を示した。
表Eは、処理タイプ毎にS1806で比較対象となる設定項目を定義したものであって、プログラムが予め保持しているものとする。しかし設定情報管理部404など、外部が保存する形態であってもよい。
処理実行部403は、S1302で取得した一括処理ボタン情報900の<ID>タグの値が表Dの処理IDカラムと合致する最新の履歴情報を、実行履歴管理部1606から取得する(S1807)。取得した履歴情報はRAM203に保存し、S1808に進む。
処理実行部403は、S1807で取得しRAM203に保存された履歴情報が存在するかどうかを確認する(S1808)。存在すると判定された場合にはS1809に進み、存在しないと判定された場合にはS1307に進み、代替リストに追加する処理を行う。
履歴情報が存在すると判定された後、処理実行部403は、履歴情報の文書情報に含まれる保管ライブラリ情報と、本フロー開始時に取得した文書情報に含まれる保管ライブラリ情報とを比較する(S1809)。双方の保管ライブラリ情報の一致が確認された場合はS1307に進み、一致しないと判定された場合には代替リストに追加することなくS1308に進む。
本実施例では、S1809の判断基準となる履歴情報がない場合(S1808)、S1302で取得した一括処理ボタン情報を代替リストに追加していいのかどうかを判断しようがないため、代替リストへの追加処理を実行する(S1307)。
一方で履歴情報が存在すると判断され、履歴情報の保管ライブラリ情報と文書データの保管ライブラリ情報とが異なると判断された場合は、処理の対象の文書データが異なるため、過去に実行した処理とは異なる処理をユーザーが所望していると判断し、S1307を実行することなくS1308に進む。
本実施例において、予め決められた比較項目と履歴情報とを参照することにより、ユーザーの希望により合致した一括処理ボタンを提示することができる。
尚、S1806において表Dを参照する処理と、S1809において履歴情報を参照する処理は同じフローで実行する必要はなく、独立した処理として実行する事も可能である。
[その他の実施例]
実施例1では、一括処理ボタン508を作成する方法として、処理ボタン一覧表示ペイン802に表示された単独処理ボタンを選択し、処理順序作成ペイン803に配置する方法を示した。しかし、一括処理ボタンや単独処理ボタンを組み合わせることによって、新たな一括処理ボタンを作成する方法であってもよい。具体的には、処理ボタン一覧表示ペイン802に表示された単独処理ボタンまたは一括処理ボタンを選択し、処理順序作成ペイン803に配置して、新たな一括処理ボタンを作成する方法であってもよい。
実施例1では、一括処理ボタン508を作成する方法として、処理ボタン一覧表示ペイン802に表示された単独処理ボタンを選択し、処理順序作成ペイン803に配置する方法を示した。しかし、一括処理ボタンや単独処理ボタンを組み合わせることによって、新たな一括処理ボタンを作成する方法であってもよい。具体的には、処理ボタン一覧表示ペイン802に表示された単独処理ボタンまたは一括処理ボタンを選択し、処理順序作成ペイン803に配置して、新たな一括処理ボタンを作成する方法であってもよい。
実施例1の図10では、ユーザーによって押下された処理ボタンが、一括処理ボタンであるか単独処理ボタンであるかを判断し、判断結果によって処理内容を変更しているが、処置ボタンの種類に依らずに、同じ処理(S1004〜S1008)を実行する形態であってもよい。
実施例1の図10において、実行確認ダイアログ1100で提示された一括処理を、一括処理ボタンとして登録するかを判定する処理を行った(S1011〜1014)。しかし、一括処理ボタンとして登録することなく、図10のフローを終了させてもよい。あるいは、一括処理ボタンとして登録するまでのユーザーの処理回数に一定の閾値を設け、ユーザーがS1001〜S1010の処理を実行した回数が閾値を超えた場合に、S1011〜S1014において一括処理ボタンの登録を促す構成であってもよい。
実施例1のS1001では、単独処理ボタンをユーザーが選択したことをきっかけに、実行確認ダイアログ1100(S1007)とダイアログ800(S1014)とを表示し、ユーザーが選択した単独処理ボタンを含む一括処理ボタンを作成した。しかし、一括処理ボタンが作成されるきっかけは単独処理ボタンの押下に限定されない。具体的には、「一括処理ボタン作成」515を押下したことで表示された処理ボタン一覧表示ペイン802において、ユーザーがいずれかの処理ボタンを選択する。その選択操作をきっかけにS1001〜1006、S1012〜1013を実行し、作成確認ダイアログ(図18)を表示する。つまり、S1007の実行確認を行うことなく、一括処理ボタンを作成する形態であってもよい。
実施例1のS1304において、ユーザーが押下した単独処理ボタン514と同じ処理タイプの処理が、一括処理ボタンに対応する処理に含まれているかを判定したがその判定方法に限定されない。S1304において、ユーザーが押下した単独処置ボタンと同じ処理タイプであり、且つ設定内容が異なる処理が、一括処理ボタンに対応する処理に含まれているかを判定する判定方法であってもよい。その判定方法であれば、ユーザーが選択した単独処理ボタンを含む一括処理ボタンが既に存在していたとしても、S1014で再度同じ処理内容の一括処理ボタンが作成されることを防ぐことができる。
また、本発明の目的は以下の処理を実行することによっても達成される。即ち、上述した実施例の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施例の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
101 クライアント装置
102 文書管理サーバ102
103、104 画像処理装置
401 文書管理アプリケーション
411 文書管理サーバアプリケーション
102 文書管理サーバ102
103、104 画像処理装置
401 文書管理アプリケーション
411 文書管理サーバアプリケーション
Claims (9)
- 第一の設定内容に基づいて文書データに第一の処理を実行するための第一の処理ボタン、および複数の処理を実行するための第二の処理ボタンを作成する作成手段を有する情報処理装置であって、
前記複数の処理は、
前記第一の設定内容とは異なる第二の設定内容に基づいて前記文書データに前記第一の処理を実行するための第三の処理ボタンに対応する処理を含み、
ユーザー操作によって前記第一の処理ボタンに対応する処理が指定された場合、
前記情報処理装置は、
前記作成手段によって作成された前記第二の処理ボタンが存在するかを判定する判定手段と、を有し、
前記作成手段は、
前記判定手段によって前記第二の処理ボタンが存在すると判定された場合、前記複数の処理に含まれる前記第三の処理ボタンに対応する処理を、前記第一の処理ボタンに対応する処理に置き換えた新たな複数の処理を実行するための第四の処理ボタンを作成することを特徴とする情報処理装置。 - 前記判定手段によって前記第二の処理ボタンが存在しないと判定された場合、
前記作成手段は、
前記第四の処理ボタンを作成しないことを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記情報処理装置は、
前記判定手段によって前記第二の処理ボタンが存在すると判定された場合に、
前記作成手段によって前記第四の処理ボタンを作成するかどうかを第一の画面を介してユーザーに確認させる確認手段を更に有することを特徴とする請求項1または請求項2に記載の情報処理装置。 - 前記第一の画面は、
前記新たな複数の処理に含まれる処理が実行される順番をユーザーに認識させるための情報を少なくとも含む請求項3に記載の情報処理装置。 - 前記情報処理装置は、
ユーザー操作によって前記第一の処理ボタンが押下され、前記判定手段によって前記第二の処理ボタンが存在すると判定された場合に、
前記第四の処理ボタンに対応する処理を実行するかをユーザーに確認させるための第二の画面を表示する表示手段を更に有することを特徴とする請求項1乃至4のいずれか一項に記載の情報処理装置。 - 前記第二の画面は、
前記新たな複数の処理を実行することをユーザーに選択させるための第一の操作部と、
前記新たな複数の処理を実行しないことをユーザーに選択させるための第二の操作部と、を含み、
前記第二の操作部が押下された場合、
前記ユーザー操作によって押下された前記第一の処理ボタンに対応する処理のみを実行することを特徴とする請求項5に記載の情報処理装置。 - 前記設定内容は、
前記文書データに対して処理を実行する際に設定される条件であることを特徴とする請求項1乃至6のいずれか一項に記載の情報処理装置。 - 第一の設定内容に基づいて文書データに第一の処理を実行するための第一の処理ボタン、および複数の処理を実行するための第二の処理ボタンを作成する作成手段を有する情報処理装置として機能させるためのプログラムであって、
前記複数の処理は、
前記第一の設定内容とは異なる第二の設定内容に基づいて前記文書データに前記第一の処理を実行するための第三の処理ボタンに対応する処理を含み、
ユーザー操作によって前記第一の処理ボタンに対応する処理が指定された場合、
前記情報処理装置は、
前記作成手段によって作成された前記第二の処理ボタンが存在するかを判定する判定手段と、を有し、
前記作成手段は、
前記判定手段によって前記第二の処理ボタンが存在すると判定された場合、前記複数の処理に含まれる前記第三の処理ボタンに対応する処理を、前記第一の処理ボタンに対応する処理に置き換えた新たな複数の処理を実行するための第四の処理ボタンを作成することを特徴とする情報処理装置として機能させるためのプログラム。 - 第一の設定内容に基づいて文書データに第一の処理を実行するための第一の処理ボタン、および複数の処理を実行するための第二の処理ボタンを作成する作成ステップを有する情報処理装置の制御方法であって、
前記複数の処理は、
前記第一の設定内容とは異なる第二の設定内容に基づいて前記文書データに前記第一の処理を実行するための第三の処理ボタンに対応する処理を含み、
ユーザー操作によって前記第一の処理ボタンに対応する処理が指定された場合、
前記情報処理装置は、
前記作成ステップによって作成された前記第二の処理ボタンが存在するかを判定する判定ステップと、を有し、
前記作成ステップは、
前記判定ステップによって前記第二の処理ボタンが存在すると判定された場合、前記複数の処理に含まれる前記第三の処理ボタンに対応する処理を、前記第一の処理ボタンに対応する処理に置き換えた新たな複数の処理を実行するための第四の処理ボタンを作成することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
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