JP5467497B2 - 情報検索システム、情報検索装置及びプログラム - Google Patents
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請求項1に係る発明は、複数の使用者が利用可能な情報と、使用者ごとに予め登録された個別キーワードとが、対応付けられて登録されるようにする登録手段と、前記個別キーワードを用いて、前記登録手段により登録された情報が検索されるようにする検索手段とを有する情報検索システムである。
請求項4に係る発明は、複数の使用者が利用可能な情報と、使用者ごとに予め登録された個別キーワードとが、対応付けられて登録されるようにする登録手段と、前記個別キーワードを用いて、前記登録手段により登録された情報が検索されるようにする検索手段とを有する情報検索装置である。
請求項5に係る発明は、複数の使用者が利用可能な情報と、使用者ごとに予め登録された個別キーワードとが、対応付けられて登録されるようにするステップと、前記個別キーワードを用いて、登録された情報が検索されるようにするステップとをコンピュータに実行させるプログラムである。
メモリ12は、情報検索プログラム26(詳細は後述)などを記憶する。
記憶装置14は、電子メール送信先を指定する際に用いるメールアドレス帳、ファクシミリ送信先を指定する際に用いる宛先表、ネットワーク転送先を指定する際に用いる転送先アドレス帳、複合機1を使用するユーザの管理に用いるユーザ管理テーブル、メールアドレス帳及びユーザ管理テーブルを対応付けるメールアドレス帳連携情報、宛先表及びユーザ管理テーブルを対応付ける宛先表連携情報、及び、転送先アドレス帳及びユーザ管理テーブルを対応付ける転送先アドレス帳連携情報などを記憶する。
CPU10は、メモリ12に記憶された情報検索プログラム26などに基づき所定の処理を実行して、複合機1の動作を制御する。
なお、記憶装置14に記憶される情報はメモリ12に記憶されてもかまわないし、メモリ12に記憶される情報が記憶装置14に記憶されてもかまわない。
スキャナ20は、読み取った画像情報を、メモリ12、通信IF16及びプリント部22などに出力する。
ステップ100(S100)において、図1のUI装置18が、ユーザ認証を受け付け、ユーザ認証に成功したか否かを判定する。ユーザ認証に成功したか否かは、例えば、予め定められたパスワードが入力されたか否かによって判定する。ユーザ認証に成功した場合には、ステップ102の処理に進み、そうでない場合には、ステップ112の処理に進む。
ステップ102(S102)において、UI装置18は、複合機1の機能(ここでは、コピー、プリント、ファクシミリ送信、メール送信及びネットワーク転送)の選択を受け付ける。宛先の指定が必要な機能(ここでは、ファクシミリ送信、メール送信及びネットワーク転送)が選択された場合にのみ、ステップ104の処理に進む。
ここで、さらに、設定情報のいずれかが選択され、その詳細を表示する指示を受け付けた場合には、ステップ106の処理に進み、認証に成功してログインしたユーザ(ログインユーザ)によって予め登録されたキーワードの入力を受け付けた場合には、ステップ108の処理に進む。
ステップ110(S110)において、ステップ102で選択された機能がステップ108で指定された設定情報に基づいて実行されるよう、図1の構成要素が制御される。例えば、ステップ102でメール送信が選択された場合には、ステップ108で指定されたメール送信先に対し、スキャナから読み込んだ画像情報が送信されるよう、図1の通信IF16が制御される。
ステップ114(S114)において、ステップ104と同じ処理が行われる。ここで、さらに、設定情報のいずれかが選択され、その詳細を表示する指示を受け付けた場合には、ステップ116の処理に進み、設定情報のいずれかが選択されただけの場合には、ステップ118の処理に進む。
ステップ118(S118)において、ステップ112で選択された機能がステップ114で選択された設定情報に基づいて実行されるよう、図1の構成要素が制御される。
図3Aは、図2のステップ104において、タッチパネルに表示される画面例である。
図3Aに示すように、画面には、ログインユーザの名前を表示するログインユーザ名表示部180、この画面を閉じるための閉じるボタン182、メールアドレス帳のアドレスを表示するアドレス表示部184、キーワード入力部186及び検索ボタン188が含まれる。さらに、アドレス表示部184には、アドレスが選択されているか否かを示すチェックボックス190、1から始まる連番であるメールアドレス番号を表示するメールアドレス番号表示部192、メールアドレスに対応する名前を表示する名前表示部194、メールアドレスを表示するアドレス表示部196及びスクロールバー198が含まれる。なお、チェックボックス190には、右記のアドレスが選択されている場合、このことを示すチェックマークが入る(後述の図3Cを参照)。
また、アドレスの件数が多い場合には、メール送信先としたいアドレスが表示されているとは限らない。アドレスの件数が多く、スクロールバー198をスクロールしてメール送信先のアドレスを表示することが煩雑になる場合には、メール送信先のアドレスに対して予め登録されたキーワードをキーワード入力部186に入力し、検索ボタン188を押下する。
なお、図3Aのメールアドレス帳は、ログインユーザであるUser0001を含む全てのユーザから参照可能な共有メールアドレス帳である。以下、User0001は、システム管理者などではない、一般ユーザであるものとする。
図3Bに示すように、図3Aの共有メールアドレス帳は、表(テーブル)形式で図1の記憶装置14に記憶される。
図3Dに示すように、画面には、ログインユーザ表示部180及び閉じるボタン182のほか、前画面(図3Cの画面)で選択されたアドレスを簡易的に表示する簡易表示部206、前画面で選択されたアドレスのメールアドレス番号を表示するメールアドレス番号表示部208、前画面で選択されたアドレスの名前を表示する名前表示部210、前画面で選択されたアドレスのメールアドレスを表示するメールアドレス表示部212及び前画面で選択されたアドレスのキーワードを登録するキーワード登録部214が含まれる。
ここでは、前画面で選択されたアドレス「001 鈴木太郎」の詳細として、メールアドレス番号「001」、名前「鈴木太郎」、メールアドレス「Taro.suzuki@mail.com」が表示され、キーワードが編集可能になっている。
ここでは、ログインユーザであるUser0001はシステム管理者などではないので、アドレスに対してUser0001が登録するキーワードのみ、編集可能になっているが、システム管理者などがログインした場合には、メールアドレス番号、名前、メールアドレス及びキーワードのすべてが編集可能になる。
図3C〜Eに示した手順と同様の手順によって、他のアドレスに対してもキーワードを登録することができる。例えば、アドレス「002 杉井一郎」に対してキーワード「12G」を登録し、アドレス「003 須田次郎」に対してキーワード「11G」を登録し、アドレス「004 山田太郎」に対してキーワード「た,11G」を登録し、アドレス「005 山本一郎」に対してキーワード「12G」を登録し、アドレス「100 富士太郎」に対してキーワード「た」を登録することができる。
このように、ユーザごとにキーワードが登録されるため、全てのユーザに対してキーワードを登録する場合に比べ、キーワードの使いやすさが向上し、複数のユーザが同じキーワードを更新する場合に生じる同期の問題が回避される。
このように、ユーザごとのキーワードが共有メールアドレス帳に対応付けられて登録されるため、ユーザごとに登録したメールアドレス帳に対してキーワードを登録する場合に比べ、メールアドレス帳の登録作業が簡略化され、メールアドレス帳を記憶するために必要なメモリ量が少なくて済む。
図4Aは、図3Aの共有アドレス帳において、キーワードが入力された場合の画面例である。図4Aに示すように、キーワード「た」がキーワード入力部186に入力されている。
図4Bは、図4Aの画面において、さらに、検索ボタン188が押下された場合の画面例である。図4Bに示すように、検索結果がアドレス表示部184に表示されている。
個人用のメールアドレス帳を作成するには、共有メールアドレス帳のアドレスから、個人用のメールアドレス帳に入れたいアドレスが検索され、この検索結果が個人用のメールアドレス帳として表示されるよう、設定登録すればよい。
具体的には、まず、図5Aに示すように、共有メールアドレス帳のアドレスのうち、個人用のメールアドレス帳に入れたいアドレスに、予め定められたキーワード(ここでは「*」)を登録する。
図3C〜Eを参照して説明したように、アドレスにキーワードを登録するには、共有メールアドレス帳から、キーワードを登録したいアドレスを選択し、アドレスの詳細を表示する。図5Bは、共有メールアドレス帳のアドレス「001 鈴木太郎」の詳細を表示し、このアドレスにキーワード「*」を登録する場合の画面例である。同様の手順によって、他のアドレス(例えば、アドレス「002 杉井一郎」、「005 山本一郎」及び「100 富士太郎」)にも、キーワード「*」を登録することができる。
図5Cに示すように、キーワード「*」を用いて、アドレス「001 鈴木太郎」、アドレス「002 杉井一郎」、「005 山本一郎」及び「100 富士太郎」が検索されている。ここで、さらに、個人用登録ボタン216を押下することにより、キーワードで検索した結果を、個人用メールアドレス帳として表示する設定を登録することができる。キーワードで検索した結果を登録するのではなく、検索結果を個人用メールアドレス帳として表示する設定を登録することにより、キーワードが登録されたアドレスに変更が生じた場合(例えば、新たなアドレスにキーワードが登録された場合及びキーワード登録済みのアドレスの一部が削除された場合)であっても、変更が反映された個人用メールアドレスを表示することができる。
図5Dに示すように、種別表示部218によって、個人用メールアドレス帳及び共有メールアドレス帳のいずれが表示されているかが示される。
図5Eに示すように、個人用メールアドレス帳が作成された場合には、種別表示部218が表示される。種別表示部218は、プルダウンメニューとして、個人用メールアドレス帳及び共有メールアドレス帳のいずれかを切り替えることができる。
また、ログインユーザのグループごとにキーワードを予め登録し、グループのメンバそれぞれが、このキーワードを用いて設定情報を検索してもよい。例えば、会社の部署ごとにキーワードを予め登録し、営業部の社員は、営業部用に予め登録されたキーワードを用い、経理部の社員は、経理部用に予め登録されたキーワードを用いてもよい。さらに、このようにグループごとに予め登録したキーワードを、ログインユーザごとに予め登録した個別キーワードと組み合わせて用いてもよい。
図6は、図3Bの共有メールアドレス帳に対し、共有キーワードが登録された場合の記憶形式を示す図である。共有キーワードが登録された共有メールアドレス帳は、図6に示す表形式で図1の記憶装置14に記憶される。このように共有メールアドレス帳に共有キーワードを登録するには、システム管理者などが、図3C〜Eに示した手順と同様の手順を行えばよい。
共有メールアドレス帳に個別キーワード及び共有キーワードの両方が登録されている場合、ログインユーザUser0001は、個別キーワード及び共有キーワードの少なくとも一方を用いて設定情報を検索することができる。
例えば、図7の共有メールアドレス帳に対し、個別キーワード「た」のみを用いた場合には、アドレス「001 鈴木太郎」、「004 山田太郎」及び「100 富士太郎」が検索される。また、共有キーワード「す」のみを用いた場合には、アドレス「001 鈴木太郎」、「002 杉井一郎」及び「003 須田次郎」が検索される。個別キーワード「た」及び共有キーワード「す」を用いた場合には、「001 鈴木太郎」が検索される。
このように、個別キーワードを共有キーワードと組み合わせて用いることにより、より高い精度で検索することができる。
なお、図1の複合機1のユーザが、User0001としてログインに成功する場合を説明したが、ログインに失敗した場合及びログインしなかった場合には、共有キーワードのみを用いて設定情報を検索するようにしてもよい。
10 CPU
12 メモリ
14 記憶装置
16 通信IF
18 UI装置
180 ログインユーザ表示部
182 閉じるボタン
184 アドレス表示部
186 キーワード入力部
188 検索ボタン
190 チェックボックス
192 メールアドレス番号表示部
194 名前表示部
196 アドレス表示部
198 スクロールバー
200 別ウインドウ
202 詳細表示ボタン
204 取消ボタン
206 簡易表示部
208 メールアドレス番号表示部
210 名前表示部
212 メールアドレス表示部
214 キーワード登録部
216 個人用登録ボタン
218 種別表示部
20 スキャナ
22 プリント部
24 制御バス
26 情報検索プログラム
Claims (5)
- 複数の使用者が利用可能な宛先情報と、使用者ごとに予め登録された個別キーワードとが、使用者ごと専用に対応付けられて登録されるようにする登録手段と、
認証により特定された使用者専用に個別キーワードと対応付けられた前記登録手段により登録された宛先情報が、前記使用者専用の個別キーワードを用いて検索されるようにする検索手段と、
前記複数の使用者が利用可能な宛先情報のうち選択された宛先情報について、使用者の個人用の宛先表として表示されるように制御する表示制御手段と
を有し、
前記表示制御手段は、個人用の宛先表に含める宛先情報に対して対応付けられた予め定められた前記個別キーワードを用いた前記検索手段による検索結果が、個人用の宛先表として表示されるように制御する
情報検索システム。 - 複数の使用者が利用可能な宛先情報と、使用者ごとに予め登録された個別キーワードとが、使用者ごと専用に対応付けられて登録できる登録手段と、
認証により特定された使用者専用に個別キーワードと対応付けられた前記登録手段により登録された宛先情報が、前記使用者専用の個別キーワードを用いて検索できる検索手段と、
前記複数の使用者が利用可能な宛先情報のうち選択された宛先情報について、使用者の個人用の宛先表として表示されるように制御できる表示制御手段と
を有し、
前記表示制御手段は、個人用の宛先表に含める宛先情報に対して対応付けられた予め定められた前記個別キーワードを用いた前記検索手段による検索結果が、個人用の宛先表として表示されるように制御できる
情報検索システム。 - 前記登録手段は、複数の使用者が利用可能な宛先情報と、複数の使用者に対して予め登録された共有キーワードとが、複数の使用者で共用に対応付けられて登録されるようにして、
前記検索手段は、前記個別キーワード及び共有キーワードの少なくとも一方を用いて、前記登録手段により登録された宛先情報が検索されるようにする
請求項1又は2に記載の情報検索システム。 - 複数の使用者が利用可能な宛先情報と、使用者ごとに予め登録された個別キーワードとが、使用者ごと専用に対応付けられて登録されるようにする登録手段と、
認証により特定された使用者専用に個別キーワードと対応付けられた前記登録手段により登録された宛先情報が、前記使用者専用の個別キーワードを用いて検索されるようにする検索手段と、
前記複数の使用者が利用可能な宛先情報のうち選択された宛先情報について、使用者の個人用の宛先表として表示されるように制御する表示制御手段と
を有し、
前記表示制御手段は、個人用の宛先表に含める宛先情報に対して対応付けられた予め定められた前記個別キーワードを用いた前記検索手段による検索結果が、個人用の宛先表として表示されるように制御する
情報検索装置。 - 複数の使用者が利用可能な宛先情報と、使用者ごとに予め登録された個別キーワードとが、使用者ごと専用に対応付けられて登録されるようにするステップと、
認証により特定された使用者専用に個別キーワードと対応付けられた登録された宛先情報が、前記使用者専用の個別キーワードを用いて検索されるようにするステップと、
前記複数の使用者が利用可能な宛先情報のうち選択された宛先情報について、使用者の個人用の宛先表として表示されるように制御するステップと
をコンピュータに実行させ、
前記制御するステップは、個人用の宛先表に含める宛先情報に対して対応付けられた予め定められた前記個別キーワードを用いた前記検索手段による検索結果が、個人用の宛先表として表示されるように制御する
プログラム。
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