JP3700733B2 - 文書管理装置及び文書管理方法 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、付加情報を利用した文書の管理を行なう文書管理装置及び文書管理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、調査活動では、文献の収集、各文献の評価、評価結果の利用、という一連の手順が行なわれる。評価結果として文献に与えられる情報には、要不要の判断、重要度など価値の評価、内容についてのコメント、などがある。与えられた評価情報を利用して、文献の選別、分類、図表化が行なわれる。
【０００３】
文献に対する評価情報は、本来、文献に付随する情報ではなく、評価者独自の視点や尺度を反映した情報である。すなわち、評価の基準や目的があって、それに応じた形で評価情報は付与される。また、評価者や評価日時の違いなどでも評価が変わってくることもある。したがって、評価情報を用いて、文献の選別、分類などを行なうときには、評価の基準、目的、評価者、評価日時など、評価する視点に関する情報が明らかになっていることが望ましい。
【０００４】
多くの調査では、特定の種類の文献だけを対象とするだけでは十分ではない。限定されない多種多様な情報ソースの文献が対象となる。例えば、特許の公知情報を調査する場合にも、特許公報の資料だけでなく、論文、新聞や雑誌の記事、製品カタログなどの情報が対象となる。
【０００５】
近年では、文書を管理することのできるデータベース装置と、データベースに格納されているデータを用いた図表作成を行なう装置が開発されている。したがって、データベースに文献データと評価情報を適切に入力することができれば、文献の収集から評価情報の利用までの一連の手順を支援することができる。しかしながら、この一連の作業を円滑に行なうためには次に示す課題がある。
（１）文献に対して簡易かつ自由に評価情報を付与できること。
（２）評価を加える視点を簡易に定義し利用できること。
（３）多種多様の文献を評価の対象にできること。
それぞれの課題について従来の技術および運用による方法とそれらの問題点について述べる。
【０００６】
まず、文献データに評価情報を簡易かつ自由に付与するための従来の手法について説明する。文献に対する評価という作業の特徴からくる困難さは、電子的に情報を入力する場合だけではなく、紙を用いて行なう場合にも共通な本質的な課題である。まず、文献に対する評価という作業の特徴について述べ、紙の文献を用いたときの方法について整理する。
【０００７】
文献の評価と、評価結果の利用は、必ずしも直ちに行なわれるものではない。例えば、分類などのためには、ある程度まとまった数量の評価結果が蓄積されなければならない。また、複数名で評価を行なう場合には、それぞれの担当者の評価結果をとっておき、比較検討する必要がある。このように、調査活動において、文献の評価から、評価結果の利用まで、文献とその評価情報の関係が維持されなければならないことは多い。
【０００８】
紙の文献を用いた調査の場合には、文献への評価情報の付与方法の一つとして、文献や文献名のリストに、特定の意味を持つメモや、評価情報を書き込んだメモを添付するものがある。これ以外の方法には、例えば、別の管理台帳に文献と評価情報を記録する方法や、評価情報を直接文献に記入する方法がある。しかし、管理台帳を用いる方法では、文献とその評価情報とをいちいち対応づけて参照しなければならず、煩雑である。また、評価情報は本質的に文献の情報とは別異のものであり、例えば、評価情報を変更することも考えられ、評価情報を直接記入することは好ましくない。
【０００９】
図４３ないし図４６は、メモ添付の一例の説明図である。図４３ないし図４５は、文献へのメモ添付のイメージを示している。図４３（Ａ）、（Ｂ）は、同じ文献に対して異なる評価を与えるメモを添付する例を示している。図４４（Ａ）は、１つの文献に同時に複数のメモを添付する例を示している。図４４（Ｂ）は、文献に添付するメモ用紙に各種の欄を予め設けておき、評価方法をガイドするように構成した例を示している。さらに、図４５は、異なるメモ用紙を用いて、複数の部門で評価情報を共有する例を示している。
【００１０】
メモの添付は、文献に直接行なわれるものに限定されない。例えば、図４６（Ａ）、（Ｂ）に示した例では、文献のリストにメモを添付する例を示している。この場合には、メモは対応する文献が特定できる位置に添付することで、文献とメモとの関連付けが行なわれる。このように、メモの添付は、種々の目的、形態によって行なわれる。
【００１１】
メモを添付する方法では、文献とメモとは独立した媒体であり、文献とメモとの関連付けが両者の結合によって行なわれるという特徴から、次のような利点がある。
【００１２】
まず、文献とメモとは独立した媒体であるので、評価情報の有無が、文献を一見することでわかる。そのため、評価情報の紛失や忘却を防止できる。また、評価情報と元の文献の内容とを、容易に区別できる。さらに、評価情報の有無が、評価者以外の人にも一見してわかるので、複数名の間で評価情報の共有ができる。
【００１３】
さらに、文献を読んだ結果として与える評価情報を、管理台帳などを参照することなく、直接文献へ添付することで行なえる。また、直接記入するのとは異なり、文献とメモとの結合を解消すれば、関連付けを取り消すことができるので、気楽に評価情報を付与できるなどの利点がある。
【００１４】
このような、文献データと独立の媒体によるメモの添付によれば、容易かつ自由に評価情報を付与することができる。しかしながら、この作業は、紙をベースにして行なわれてきたものである。したがって、電子的に情報が入力されないので、付与した評価情報を利用した計算機処理を行なうことはできない。
【００１５】
このようなメモの有効活用を図るために、メモを電子化することが考えられる。例えば、特公平１−１８４７０号公報では、特定の文書データベースに格納される文書に対して、画像形式でメモ情報を付与する方法について述べられている。また、特開平６−２３６４０９号公報に記載された文書画像ファイリング装置では、利用者が文書画像に手書きのメモを書き入れることができる。そして、後でメモの有無を条件にして、メモを加えた文書画像を検索できる。しかしながら、これらの装置において、メモを添付したことによって可能になる検索は、メモの有無によるもののみに限定されている。また、メモの情報として、手書きの画像情報を用いているので、メモの内容、例えば上述の評価情報などを高度に利用した検索を可能にすることは、原理的に難しい。
【００１６】
メモの情報を画像ではなく、テキストとして保持できる装置も開発されている。特開平５−２５８４号公報では、文書内にテキストによるコメントを含む様々な形状のメモを貼ることができる。また、特開平５−１６５８２９号公報では、文書内の編集の必要な部分に、テキスト情報で記述された編集コメントを記したメモを付けたり外したりすることによって、共同での編集を支援するものである。いずれの装置も、メモがテキスト情報を保持することは入力時の便宜を図っているにすぎず、メモに記入された情報は、文書画像情報と一緒に表示されるという目的にしか使われない。
【００１７】
付箋を利用する技術として、データベースの中から付箋を付けたデータを順次呼び出す、いわゆる付箋めくりを目的にするものもある。中でも、特開平７−５６９３４号公報では、複数の種類の付箋を用いることで、それぞれの種類ごとに異なる付箋めくりを可能にしている。この方式では、付箋情報に種類だけでなく、順序などを設定できる属性情報を持たせることができ、それらの情報を用いて、データベースのアクセスを制御するものである。しかし、この発明で用いている付箋は単純な構造しか持っておらず、単純な検索機能しか提供することができない。独自の視点で文献データを整理する目的には不十分である。
【００１８】
次に、文献データに対して、評価を加える視点を簡易に定義し、利用するための従来の手法について説明する。文献に対する評価情報は、本質的に文献に付随する情報ではなく、評価者の視点や尺度を反映するものである。言いかえると、元の文献にはない新しい価値を持った情報を生み出すことである。評価情報の付与自体は、上述のように、例えば、メモの添付などによって行なうことができる。このメモに記述された評価情報を有効に活用することが望まれる。
【００１９】
文献とメモとは独立した媒体であるので、メモ用紙に所定の欄を設けて評価方法をガイドできる。同じメモ用紙を用いることで、文献の種類に関わらず、評価方法を統一することができる。逆に、メモとして複数の異なる種類のものを用いることで、複数の評価方法での評価情報を付与することができる。
【００２０】
上述のようなメモの添付は、調査活動以外にも広くオフィスにおける活動に利用されている。例えば、メモに作業指示を記述して文書に添付しておくことが行なわれている。この場合にも、メモの内容は、本質的に文書に付随する情報ではなく、別の情報ではあるが、文書と切り離されて存在する情報ではない。
【００２１】
評価情報は本質的に、評価者の視点から付けられる情報であって、元の文書自体に付随するものではない。したがって、評価者のもっている独自の価値観を反映する、メモの欄の与え方は重要である。メモの欄を適切に作っておくことによって、目的、分類、評価者、評価日時など、評価を行なったときの視点を記述するための情報を保持することができる。このように、文献データと独立の媒体によるメモの構造が共有化されていれば、一次情報ソースの種類や場所が様々に分散していても、統一した評価基準で評価を与えることが可能になる。
【００２２】
しかしながら、メモの欄についての情報の構造は、紙の媒体の上に表現されたものである限り、評価者に入力情報をガイドする役割しか果たすことができない。また、評価者などの情報をいちいち記入するのはわずらわしいという欠点もある。
【００２３】
特開平４−８０８７１号公報に記載されている文書作成・管理システムでは、利用者が、文書に付随するフィールド内に、文書の種類を示す情報と、属性データを記入することによって、文書をデータベースに登録できる。このシステムによれば、利用者はデータベースの操作を意識せずに、文書に対して所定のデータを記入するだけで、データベースの登録ができる。この属性情報をメモの代わりに用いることも可能である。しかし、このシステムでは、利用者が行なえることは、文書の種類ごとに管理方法が決まっているデータベースに、必要なデータを入力することだけである。それぞれの文書には、その文書に付随する情報を登録するための属性フィールドが、一組あるにすぎない。利用者が、その文書に対して、様々な評価情報を登録することはできない。
【００２４】
最後に、大量で多様な文献データに対してコメントなどの評価情報を関連付けて管理する従来の技術について説明する。文書や画像データに評価情報を付与する従来の技術では、いずれも、評価の対象となる文書は、固有に用意している文書管理データベース中の文書データだけが評価対象となる。この点では上述した、特公平１−１８４７０号公報、特開平６−２３６４０９号公報、特開平５−２５８４号公報、特開平５−１６５８２９号公報、特開平７−５６９３４号公報、特開平４−８０８７１号公報のいずれに記載されている構成も事情は同じである。しかし、このような構成は、多様な情報ソースから得られる大量で多種類の文献データを対象にする調査活動には向いていない。利用可能なデータのすべてを固有データベースに格納することができないからである。
【００２５】
一方、インターネットに代表される計算機ネットワークの発達に伴い、手元の計算機からネットワークを通じて世界中の様々な情報資源にアクセスすることが可能になった。このような環境下で、様々な情報ソースで分散して管理されている文献データを扱う技術として、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）と呼ばれるハイパーテキストに基づく広域情報システムが開発されている。ＷＷＷではサーバ・クライアントモデルに基づき、文書を管理するサーバと、利用者の要求にしたがってサーバから文書を取り出すクライアントとの間でデータのやり取りが行なわれる。
【００２６】
サーバに格納される文書にはネットワーク上でデータをやり取りするための取り決めにしたがって、文書を特定するための一意な識別子であるＵＲＬ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）が付与される。ＵＲＬには文書が格納されているサーバの情報が含まれているため、クライアントはＵＲＬのみを指定すれば、サーバを特定してアクセスし、文書を取り寄せることが可能である。
【００２７】
ＷＷＷで扱う文書は、一般にＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）という書式で記述されるハイパーテキストである。ＨＴＭＬでは、特殊な文字列で構成されるタグを文書内に埋め込むことによって、文書フォーマット形式やハイパーテキストのリンクを表現する。ＵＲＬを用いてリンクを表現することにより、リンクの参照先として他のサーバに格納されている文書を指定することも可能である。したがって、ＷＷＷの枠組みにおいては、複数のサーバにまたがったハイパーテキストネットワークを構築できる。
【００２８】
このような様々な情報ソースで管理されている文献データである、ＨＴＭＬで記述された文書にコメントを付与する機能を持つ既存のＷＷＷのクライアントとして、イリノイ大学のＮＣＳＡで開発されたＭｏｓａｉｃがある。Ｍｏｓａｉｃについては、例えば、“ＮＣＳＡ Ｍｏｓａｉｃ Ｔｅｃｈｎｉｃａｌ Ｓｕｍｍａｒｙ ２．１”，１９９３などを参照されたい。利用者がＭｏｓａｉｃを使ってＷＷＷサーバ上の文書にアクセスし、コメントの付与を指示すると、コメントの内容と文書のＵＲＬを対応付けたファイルが作成される。そして、次にＭｏｓａｉｃでその文書を表示する際に、文書の最後尾に元の文書には存在しないコメントを表わすリンクが表示される。利用者がコメントを表わすリンクを指定すると、対応するファイルからコメントの内容が読み込まれ、元の文書とは別の画面に表示される。
【００２９】
この方法では、多種多様な文献データに対応したコメントを与えることができても、与えたコメントは、まず文献データにアクセスし、それに関係のあるコメントを表示するという手順でしか参照できない。すなわち、多種多様な文献データに独自の視点でコメントを与え、そのコメントに基づいて元の文書を管理することはできない。
【００３０】
以上まとめると、多種多様の文献データに対して、独自に定義した視点に基づいた評価情報を、簡易かつ自由に関連付けることができ、関連付けた評価情報を利用して文献データを管理する従来技術はなかった。
【００３１】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述した事情に鑑みてなされたもので、メモ添付による方法の利点を生かし、利用者が簡単な操作で文書に対する様々な情報を登録でき、それらの情報を、例えば、文書の整理、分析、検索など、文書管理に利用することができる文書管理装置及び文書管理方法を提供することを目的とするものである。
【００３２】
より一般には、元の情報を一次情報、評価情報などの新たに付与する情報を二次情報としたときに、本発明は一次情報として管理されている文書に対し、二次情報として独自の視点からの関連情報を付与しておき、蓄積した二次情報を用いて一次情報を管理するという一連の作業を円滑に支援することを目的とするものである。
【００３３】
本発明は、一次情報と二次情報を対応付けることによって、簡易かつ自由に評価情報を関連付けられるようにすることを目的とする。また、本発明は、評価者の独自の視点を表現する、一次情報に付与する二次情報の構造が、利用者によって自由に定義できるようにすることを目的とする。さらに、本発明は、様々な情報源で管理されている一次情報を、対応付けた二次情報を利用することによって、評価者独自の観点から統一的に管理できるようにすることを目的とする。
【００３４】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の発明は、文書管理装置において、文書データに対して入力された評価情報を前記文書データを特定するＵＲＬに対応付けて記憶する記憶手段と、文書データを表示するための表示情報を生成する文書情報表示生成手段を有し、前記文書情報表示生成手段は、文書データ中に他の文書を参照するハイパーリンクが含まれていた場合、該ハイパーリンクが保持するＵＲＬに対応付けて評価情報が前記記憶手段に記憶されているときには、前記ハイパーリンクの表示に隣接して前記評価情報の存在を示す表示を行わせることを特徴とするものである。
【００３５】
また請求項２に記載の発明は、文書管理方法において、文書データに対して入力された評価情報を前記文書データを特定するＵＲＬに対応付けて記憶手段に記憶しており、前記文書データを表示する際に、前記文書データ中に他の文書を参照するハイパーリンクが含まれていた場合、該ハイパーリンクが保持するＵＲＬに対応付けて評価情報が前記記憶手段に記憶されているときには、前記ハイパーリンクの表示に隣接して前記評価情報の存在を示す表示を行わせることを特徴とするものである。
【００４１】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図である。図中、１は入力部、２は表示部、３は記憶部、４は制御部、１１は文書情報管理部、１２はタグテンプレート管理部、１３は文書評価情報管理部、２１は入力制御部、２２は表示制御部、２３は文書情報表示生成部、２４はコメントタグ生成部、２５は評価情報設定部、２６は文書タグ間関連定義部、２７は文書評価情報更新部である。以下の説明では、付加情報は、ここでは一例として文書の評価に関する評価情報であるものとするが、これに限らず、種々の情報であってよい。また、以下の説明では、電子付箋をコメントタグと呼ぶことにする。
【００４２】
入力部１は、ユーザが文書処理コマンドや文書データを入力する。例えば、キーボードやマウスなどで構成することができる。表示部２は、文書データ、文書データに付随する情報、コメントタグなどを表示する。例えば、ディスプレイ装置などで構成される。
【００４３】
記憶部３は、処理の対象となるデータを記憶する。例えば、半導体メモリや磁気記憶装置など、種々の記憶装置で構成される。記憶部３は、文書情報管理部１１、タグテンプレート管理部１２、文書評価情報管理部１３等を有する。文書情報管理部１１は、文書データを、文書に付随する情報とともに管理する。タグテンプレート管理部１２は、コメントタグの生成に必要な情報を持つタグテンプレートを管理する。文書評価情報管理部１３は、文書に対する評価情報を管理する。
【００４４】
制御部４は、処理の制御を行なう。例えばＣＰＵなどで構成される。制御部４は、入力制御部２１、表示制御部２２、文書情報表示生成部２３、コメントタグ生成部２４、評価情報設定部２５、文書タグ間関連定義部２６、文書評価情報更新部２７を有する。入力制御部２１は、利用者からの指示を取り込むために、入力部１を制御する。例えば、標準的なウィンドウシステムによる入力制御を行なうように構成することができる。表示制御部２２は、文書情報やタグを表示するために、表示部２を制御する。例えば、標準的なウィンドウシステムによる表示制御を行なうように構成することができる。文書情報表示生成部２３は、文書情報を表示するための表示情報を生成し、表示制御部２２に引き渡す。この実施の形態では、文書情報をリストにして表示するための表示情報が生成される。
【００４５】
コメントタグ生成部２４は、タグテンプレート管理部１２で管理されているタグテンプレートの情報に従ってコメントタグを生成する。コメントタグの生成は、評価情報の全部あるいは一部をまとまりとして扱うための単位として、利用者に提示することを意味する。このことは、個々のコメントタグごとに評価情報を保持するための独立したデータ構造を生成することを必ずしも意味しない。例えば、組み合わせる評価情報の組を定義する条件式を生成しておき、コメントタグの表示が必要になったときに仮想的に構成したビューとして、利用者に提示するものであってもよい。
【００４６】
評価情報設定部２５は、コメントタグ生成部２４で生成したコメントタグに、評価データを設定する。文書タグ間関連定義部２６は、コメントタグ生成部２４で生成したコメントタグと、文書情報管理部１１内の文書データを関連づける。文書評価情報更新部２７は、コメントタグに設定された評価データに基づいて、関連づけられている文書データについての評価情報を更新する。
【００４７】
図２は、文書情報管理部と文書評価情報管理部で管理している情報の関連を示す概念図である。文書情報管理部１１は、文書データと、文書データに付随する情報である文書付随情報を管理する。文書データは、文書を構成するデータであって、例えば、文書の画像イメージデータ、テキストデータ、チャートデータ、テーブルデータなどである。文書付随情報は、文書データに関連する管理データであって、例えば、著者、作成日時、名称などである。文書付随情報は、一般に、文書の種類によって異なる。例えば、特許文献であれば、出願日、出願人、要約などの情報が文書付随情報に含まれることが考えられる。いずれにしても、文書付随情報は、文書データ本体に付随する普遍的な情報であり、全ての文書データに一組付随し、その内容が評価者ごとの視点などによって、差異の生じるものではない。
【００４８】
文書評価情報管理部１３は、上述のように評価情報を管理する。評価情報は、評価する人の視点や尺度に基づいて、文書データに関連づけられる情報である。評価情報は、一般に、文書データ本体とは、関係のない情報である。例えば、特定の業務における重要性、関連する部門、誰が読んだか、などが評価情報となる。評価情報の与えられていない文書データがあってもよいし、同一の文書データに複数の評価情報が与えられてもよい。例えば、上述の特開平４−８０８７１号公報によって代表される従来の文書管理システムは、文書情報管理部１１を有してはいるが、文書評価情報管理部１３は持っていない。
【００４９】
図２に示した概念図では、説明を容易にするために、文書評価情報管理部１３と、文書情報管理部１１が分かれており、さらに、文書情報管理部１１が、文書データと文書付随情報を別々に管理するように図示している。本発明は、実施にあたって、このような構成に限定されるものではない。文書評価情報管理部と文書情報管理部とが実際には同一のものであってよい。また、文書付随情報が文書データ中に埋め込まれているように構成してもよい。
【００５０】
ここでは、文書付随情報と文書評価情報は、共に関係データベース中のリレーションとして、文書データとは別に管理される。図３は、文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションの一具体例の説明図である。文献管理リレーションは、文書付随情報を管理する。技術企画部リレーション、知的財産部リレーションは、それぞれの部署の観点からの文献の評価情報を管理する。文書データは別に管理されており、関係データベース中の文書付随情報および文書評価情報に対応するリレーションと文書データとの関連は、文書データの識別子である文献番号によって示されている。なお、ここでリレーションと呼んでいるのは関係データベース内部で扱っている表のデータ構造のことである。
【００５１】
この例では、文書評価情報と文書付随情報は、データベース中では、リレーションの違いでしかないが、それぞれの性質を満たすように管理される。すなわち、文書付随情報は、その性質から、文書データに必ず付随され、かつ、普遍的な内容を持っていることを前提として構成しておかなければならない。このような設定をするためには、例えば、特開平４−８０８７１号公報に示されているように、文書の登録時に利用者が付随する属性情報を記入するように構成すればよい。なお、利用するデータベースは、関係データベースに限定するものではない。少なくとも、属性名と属性値の組合せを用いてデータ管理をするシステムであれば、利用できる。
【００５２】
タグテンプレート管理部１２は、上述のようにタグテンプレートを管理する。タグテンプレートは、タグ名とフィールドリストから構成される。タグ名はタグテンプレートの名前である。フィールドリストは、フィールド情報のリストで構成される。フィールド情報は、属性名、属性値デフォルト、表示フラグ、入力フラグ等で構成される。属性名は属性の名前である。表示フラグは、タグ表示を行なう際に、当該フィールドを表示するか否かを指定する。入力フラグは、評価情報を入力する際に、当該フィールドへ利用者に入力させるか否かを指定する。属性値デフォルトは、評価情報を入力する際に、デフォルト値として表示される値を定義する。デフォルト値として、評価情報の入力時に、評価される変数を定義することもできる。例えば、％ＤＡＴＥを日付、％ＵＳＥＲを利用者名を示す変数とし、これらを値として指定すれば、評価情報入力時に、これらの変数を評価した値をフィールド値として設定することができる。
【００５３】
コメントタグには様々な評価情報を属性名と属性値の組として規定できる。このとき、表示スペースの制限や理解のしやすさから、評価情報のすべてを表示しないほうがよい場合がある。また、いくつかの属性値は自動的に計算できるものであって、利用者がすべての属性に値を入力する必要があるわけではない。上述の表示フラグ、入力フラグ、属性値デフォルトは、これらの制御を行なうためのものである。
【００５４】
図４は、タグテンプレートの一具体例の説明図である。図４に示したタグテンプレートの具体例は、図３（Ｂ）に示した技術企画部の評価情報に対応している。図４に示したタグテンプレートの例では、タグテンプレートの名前は「技術企画部」であり、５つのフィールド情報のリストが続いている。例えば、最初のフィールド情報は、属性名が「調査日」であり、このフィールドのデフォルト値として日付が与えられる。また、評価情報を入力する際に、このフィールドの値を入力する必要はなく、また、コメントタグとして表示されることもないことを示している。このタグテンプレートでは、評価情報の入力は技術分野とコメントのフィールドのみでよい。調査日、担当、評価の各フィールドにはデフォルト値が設定される。また、コメントタグとして表示されるのは、コメントのフィールドのみである。
【００５５】
タグテンプレートが定義する情報には、関係データベースがリレーションのスキーマとして定義する情報を含んでいる。この実施の形態では、タグテンプレートの定義とリレーションのスキーマが一致していることを前提としている。この実施の形態では、これらの関係を常時維持する方法について、特に規定していないが、例えば、タグテンプレートの定義ができるようにデータベースシステムを拡張するなどして、定義情報を一箇所で保持させることにすれば、定義間の一貫性を維持するのが容易になる。もちろん、利用するデータベースは関係データベースに限定されるものではない。
【００５６】
この実施の形態では、タグテンプレートの定義時に、対応する関係データベースのスキーマが定義され、評価情報の入力時に対応するデータベースへのデータ登録が行なわれるように実現している。本発明は、特に関係データベースによって実現されることに限定するものではないし、また、テンプレートの定義と評価情報の入力がこの手順でなされることに限定するものでもない。例えば、コメントタグの入力時に、フィールドを自由に追加、削除できるようにしてもかまわない。このような機能を実現するデータベースとしては、例えば、準構造化メッセージを扱うようなデータベースを用いることで実現できる。また、スキーマやクラスの定義のないデータベースを採用するときには、新しいコメントタグは、常にコメントタグの実例をコピーして使うようにすることで、過去に生成したコメントタグをタグテンプレートとして利用する方法を採ることもできる。また、複数のコメントタグの共通部分を抽出するなどの処理によってテンプレートを仮想的に定義するようにしてもよい。
【００５７】
次に、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における動作の一例を説明する。図５は、タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面の一例の説明図である。タグテンプレートは、例えば、図５に示すようなエディタを用いて作成することができる。図５に示した画面では、タグ名を入力する領域６ａと、各種のボタンと、各フィールドの定義を行なう領域６ｂが並んでいる。ボタンとしては、他のタグテンプレートを読み込む“ｌｏａｄ”ボタン、定義したタグテンプレートを保存するための“ｓａｖｅ”ボタン、フィールドを削除するための“ｄｅｌｅｔｅ ｆｉｅｌｄ”ボタン、新たなフィールドを追加挿入する“ｃｒｅａｔｅ ｆｉｅｌｄ”ボタンが用意されている。また、各フィールドの定義を行なう領域には、属性名を入力する属性名入力領域６ｃと、表示フラグおよび入力フラグの状態を切り替えるための表示ボタン６ｄおよび入力ボタン６ｅと、属性値デフォルトを入力するための領域６ｆが設けられている。表示ボタンおよび入力ボタンは、表示フラグおよび入力フラグの状態に応じて、その表示形態が変化する。図５では、一例として、表示するあるいは入力する状態に設定されたボタンは太線で示している。表示ボタンおよび入力ボタンはユーザがマウスなどによって指示することができ、指示のたびに表示フラグまたは入力フラグの状態を変更することができる。
【００５８】
図５では、一例として図４に示したタグテンプレートを定義する画面を示している。タグ名を入力する領域には、「技術企画部」と入力されている。そして、調査日、担当、評価、技術分野、コメントの各フィールドの定義がなされている。例えば、調査日のフィールドでは、属性値デフォルトとして、「％ＤＡＴＥ」が入力されている。また、技術分野のフィールドでは、入力フラグが入力する状態に設定されている。
【００５９】
図５に示した状態で“ｓａｖｅ”ボタンを押下することによって、表示されている内容を有するタグテンプレートデータがタグテンプレート管理部１２に格納される。それとともに、関係データベースのスキーマ定義コマンドが発行される。図５に示すタグテンプレートの定義のときには、例えば以下に示すようなコマンドを発行することによってデータベースのリレーションが定義される。なおこの例では、それぞれの属性のデータ型の宣言など、記述するべき他の詳細な情報は省略している。
ＣＲＥＡＴＥ ＴＡＢＬＥ 技術企画部 （調査日，担当，評価，技術分野，コメント）
【００６０】
図６は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグテンプレートの定義処理の一例を示すフローチャートである。このフローチャートは、図５に示したタグテンプレートエディタ上で、タグ名の設定および各フィールドの属性名、フラグの設定を行ない、“ｓａｖｅ”ボタンを押下したときに呼び出される。定義されたタグテンプレートは、例えば、上述の図４に示されるようなタグテンプレートデータとして、タグテンプレート管理部１２によって管理される。その際に、対応する文書評価情報管理部１３のデータベースのスキーマが定義される。
【００６１】
Ｓ３１において、タグテンプレートを記述するデータ構造を生成し、初期化する。また、Ｓ３２において、スキーマを定義するためのスキーマ定義情報のデータ構造を生成し、初期化する。データ構造は、属性名のリストになる。さらに、Ｓ３３において、例えばタグテンプレートの定義ツール等から入力されるタグ名を取得し、Ｓ３４において、取得したタグ名をタグテンプレートデータのタグ名の値として設定する。
【００６２】
Ｓ３５において、全フィールドに対して処理が終了したか否かを判断し、終了した場合にはＳ４３に移る。Ｓ３６において未処理のフィールドを選択する。Ｓ３７において追加するフィールド情報に対応する属性名をスキーマ定義情報に追加する。また、Ｓ３８において、フィールド情報を生成し、タグテンプレートデータに追加する。そして、生成したフィールド情報に対して、Ｓ３９において属性名を設定し、Ｓ４０において属性値としてデフォルト値を設定し、Ｓ４１において表示フラグとしてデフォルト値を設定し、Ｓ４２において入力フラグとしてデフォルト値を設定する。これで新たなフィールド情報がタグテンプレートのリストとして追加された。
【００６３】
全フィールドの処理が終了した場合には、Ｓ４３において、タグテンプレートデータをタグテンプレート管理部１２に格納する。また、Ｓ４４において、関係データベースのスキーマ定義コマンドを発行する。これにより、データベースのリレーションが定義される。以上の処理によって、新たなタグテンプレートデータが定義された。もちろん、以前に定義したタグテンプレートデータを修正することも可能であるし、以前に定義したタグテンプレートデータを用いて新たなタグテンプレートを定義することも可能である。
【００６４】
次に、生成したタグテンプレートを用いて、評価情報を入力する処理について説明する。評価情報の入力は、例えば評価情報入力ツールなどを用いることができる。評価情報入力ツールでは、ユーザからのタグ名の指示を受け、タグ名に対応するタグテンプレートに基づき、フィールド情報に対応した評価情報を入力するための領域を設ける。そして、その領域に入力されたデータを評価情報として取得する。
【００６５】
図７は、評価情報を入力するための評価情報入力ツールの表示画面の一例の説明図である。文書評価情報管理部１３に格納され、管理される評価情報の生成は、タグテンプレート管理部１２で管理されるタグテンプレートに従って行なうことができる。例えば、図４に示したようなタグテンプレートが定義されているとき、タグテンプレート中の各フィールドについて、値を設定することによって、評価情報を生成することができる。このとき、タグテンプレート中の入力フラグが入力する状態に設定されているフィールド、すなわち、利用者が入力すべき属性のみを利用者に提示するように構成すればよい。
【００６６】
図８は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における評価情報入力ツールの起動時の処理の一例を示すフローチャートである。Ｓ５１において、評価情報入力ウィンドウを生成し、共通に表示されるボタンなどを表示する。Ｓ５２において、ユーザからタグ名等によって指示されたタグテンプレートのデータをタグテンプレート管理部１２から取得する。一方、Ｓ５３において、コメントタグを表現するデータ構造を生成する。データ構造は、フィールド情報のリストになる。Ｓ５４において、タグテンプレートのデータからタグ名を取得し、評価情報入力ウィンドウに表示する。
【００６７】
Ｓ５５において、タグテンプレートのデータに未処理のフィールド情報が残っているか否かを判定する。すべてのフィールド情報について処理が済んだ時点で評価情報入力ツールの起動時の処理が終了する。未処理のフィールド情報が残っている場合には、Ｓ５６においてタグテンプレートのデータから未処理のフィールド情報を選択する。Ｓ５７において、選択したフィールド情報に対応するフィールド情報を生成し、コメントタグデータに追加する。そして、Ｓ５８において、タグテンプレートのフィールド情報から属性名を取り出し、コメントタグデータのフィールド情報に設定する。
【００６８】
ここで、Ｓ５９において、設定した属性名に対応する属性値デフォルトの値がコマンドであるか否かを判定する。属性値デフォルトの値がコマンドである場合には、Ｓ６０においてコマンドを実行し、その結果の値をコメントタグのフィールド情報の属性値として設定する。属性値デフォルトの値がコマンドでない場合には、Ｓ６１において、属性値デフォルトの値をそのままコメントタグのフィールド情報の属性値として設定する。
【００６９】
Ｓ６２において、タグテンプレートのフィールド情報の入力フラグの値を判定し、入力フラグの値が「する」である場合に限って、Ｓ６３において属性値を保持したフィールド入力領域を生成し、評価情報入力ウィンドウに表示する。そしてＳ５５に戻り、他の未処理のフィールド情報についての処理を繰り返す。このようにしてすべてのフィールド情報について処理を行なうことによって、指示されたタグテンプレートについて、入力フラグの値が「する」のフィールド情報に対応する評価情報の入力領域が評価情報入力ウィンドウに表示される。ユーザは表示されている入力領域に評価情報を入力すればよい。
【００７０】
図７に示した例では、図４に示したタグテンプレートの定義に基づき、タグ名と、利用者が入力すべき技術分野とコメントの２つのフィールドを表示している。図７（Ａ）に示すような画面を表示し、利用者は、例えば、図７（Ｂ）に示すように入力する。“ｏｋ”ボタンをクリックすることによって評価情報が文書評価情報管理部１３に格納される。
【００７１】
図９は、評価情報を入力するための評価情報入力ツールの表示画面の別の例の説明図である。図７では入力すべきフィールドのみを表示したが、これに限らず、種々の変形が可能である。図９（Ａ）では、すべてのフィールドを表示し、情報を入力できるように構成している。この例では、属性値デフォルトが設定されているフィールド“担当”、“調査日”、“評価”の値は、評価情報入力ツールの起動時に値が設定されている。“評価”のフィールドは、重要な文書に対してメモを添付するであろうという前提から、評価の属性値デフォルトの値を“重要”としている。また、利用者が入力すべき領域は、この例では太枠で示している。
【００７２】
また、評価情報入力ツールは、タグテンプレートのデータ構造を反映させたものである必要はない。例えば、図９（Ｂ）に示すような、付箋の表示を用いて入力を行なうように構成してよい。さらに、後述するような文書に添付した付箋の表示に直接情報を入力するように構成してもよい。
【００７３】
図１０は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるコメントタグと定義するデータの構成の一例の説明図である。上述のように、コメントタグは独立したデータ構造として記憶部に管理される形では存在しない。コメントタグは、選択した文書に関連づけられている評価情報を、タグテンプレートに従って表示する仮想的なビューあるいは一時的に生成されるデータ構造である。
【００７４】
図１０に示したコメントタグは、評価情報として保持される属性名と属性値の組に加え、タグ名によるタグテンプレートとの関連と、対応する文書との関連を維持する。属性名と属性値の組は、例えば、属性名“調査日”と属性値“９４．１０．１０”の組である。タグ名は、タグテンプレートに付されているタグ名である。この実施の形態では、タグ名は、評価情報の更新処理において更新されるリレーション名を兼ねる。対応文書は、文書情報管理部１１に保持されている対応文書の名前である。対応文書名は、評価情報の更新処理において、リレーション中の属性“文献番号”に対応する属性値として設定される。
【００７５】
もちろん、実際に図１０に示したデータ構造を用いて、コメントタグを表現するようにしてもかまわない。あるいは、タグテンプレート、文書データ、評価情報へのポインタの組として構成してもよい。コメントタグは、後述するように、メモの添付と同様に表示するので、表示形態を規定する情報を定義しておいてもよい。
【００７６】
図１１は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における文書リスト表示処理の一例を示すフローチャートである。まず、Ｓ７１において、文書情報管理部１１から表示文書のリストを取り込む。例えば、図３（Ａ）に示す文献管理リレーションから、表示する文書の文献番号と、その文書に付随する情報のリストを取り出す。
【００７７】
Ｓ７２において、表示していない未処理の文書を選択する。Ｓ７３において、選択された文書に付随する情報を表示する。Ｓ７４において、文書に対応する評価情報のリストを取り込む。例えば、図３（Ｂ）や（Ｃ）に示すようにデータベースのリレーションに評価情報が登録されているとき、技術企画部リレーションおよび知的財産部リレーションから、選択された文書に対応する評価情報のリストを取り込む。
【００７８】
Ｓ７５において、表示していない未処理の評価情報を選択を選択する。Ｓ７６において、選択された評価情報と、評価情報に対応するタグテンプレートの定義から、タグ図形を生成する。そして、Ｓ７７において、生成したタグ図形を、対応する文書情報に隣接して表示する。
【００７９】
Ｓ７８において、選択された文書に対応する、全ての評価情報を表示したか否かを判定する。表示していない評価情報が残っている場合は、Ｓ７５〜Ｓ７７の処理を繰り返し行なう。Ｓ７９において、全ての文書を処理したか否かを判定する。未処理の文書が残っている場合には、その文書について、Ｓ７２〜Ｓ７８の処理を行なう。
【００８０】
図１２は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグ図形生成処理の一例を示すフローチャートである。この処理は、図１１のＳ７６において行なわれる処理である。また、評価情報を入力する時にもこの処理を利用してタグ図形を表示させることもできる。
【００８１】
Ｓ８１において、コメントタグデータを取得する。評価情報の入力時にこの処理を利用する際には、入力処理中に作られるコメントタグのデータを利用する。文書情報を表示するときには、データベースを検索することによって関連するコメントタグのデータを取得する。Ｓ８２において、タグ図形を表示するための情報を保持するデータ構造を生成して初期化し、Ｓ８３において、タグ名を表示するラベル図形を表示するためのデータを、タグ図形データに追加する。Ｓ８４において、コメントタグに対応するタグテンプレートデータを、タグ名を利用してタグテンプレート管理部１２から取得する。
【００８２】
Ｓ８５において、タグテンプレートのデータに未処理のフィールド情報が残っているか否かを判定する。未処理のフィールド情報が残っている場合には、Ｓ８６において、未処理のフィールド情報を選択する。Ｓ８７において、フィールド情報の表示フラグを判定し、表示フラグの値が「する」の場合には、Ｓ８８において、フィールド情報の属性値として設定されているテキストを表示するためのデータをタグ図形データに合成する。
【００８３】
タグテンプレートのすべてのフィールド情報について処理を終了した時点で、表示すべきタグ図形が生成されている。このタグ図形は、上述の図１１のＳ７７において表示される。
【００８４】
図１３は、表示された文書リストとタグテンプレートフォルダの一例の説明図である。上述の図１１に示すような処理によって、文書リストが表示される。ここでは、文書リストは、図３（Ａ）に示すような文献管理リレーションで管理されている文書付随情報をリストにして表示している。そして、評価情報を添付されている文書の位置に、評価情報を表示したコメントタグが表示される。この例では、１つの文書について、評価情報が添付されている。このコメントタグの表示は、例えば、上述の図１０に示すようなデータの構成に基づいて生成される。
【００８５】
また、図１３に示した表示例では、文書リストとともにタグテンプレートフォルダが表示されている。タグテンプレートフォルダは、コメントタグを生成するのに必要な情報であるタグテンプレートを、付箋のような図形として表示している。この付箋のような表示を、以下、タグ表示と呼ぶ。このタグテンプレートフォルダには、次のようなコメントタグを生成するためのタグテンプレートがタグ表示されている。
（１）技術企画部の評価のためのコメントタグ
コメントを示すために用いられる。
（２）再チェックが必要であることを示すためのコメントタグ
コメントタグの有無のみを示すために用いられる。
（３）チェックしたことを示すためのコメントタグ
コメントではなく、チェックを行なった者の名前を示すために用いられる。
このほか、タグはコメントを記入する以外にも様々な利用方法が考えられる。いずれも構造としては共通であるので、以下では（１）のタグについて詳しく説明する。
【００８６】
図１４は、複数のタグ図形を表示する場合の表示例の説明図である。上述のようにタグ表示を行なう場合に、１つの文書データに複数の評価情報が存在するとき、複数のタグ図形を表示することになる。複数のタグ図形を表示することができる場合には、各タグ図形を並べて表示する。しかし、並べて表示するのに十分な表示スペースがない場合には、例えば、図１４に示すように重ねて表示することもできる。この場合、マウスによるクリックなどによって、下に表示されているタグ図形を上に表示するように構成すればよい。
【００８７】
図１５、図１６は、文書データの表示の一例の説明図である。図１３に示した例では、文書データに付随する文書付随情報をリストとして表示し、そのリストに対してタグを添付している。しかし、本発明はこれに限らず、例えば、図１５に示すように、個々の文書データのイメージを表示し、その文書データのイメージにタグ図形を添付するように構成してもよい。また、図１５では文書ビューワという文書データのイメージを表示するツールのウィンドウ内のみでタグの添付を行なっているが、これ以外にも、例えば、図１６に示すように、ウィンドウから飛び出してタグを添付するように、標準のウィンドウシステムを拡張して構成してもよい。
【００８８】
次に、文書データに対して評価情報を付与するための一連の操作の流れを示す。図１７は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグ添付および評価情報更新処理の一例を示すフローチャートである。以下の説明において、利用者は入力装置の一つとしてマウスを用いている。マウスの制御は標準的なウィンドウシステムによって行なわれるものとする。
【００８９】
まず、Ｓ９１において、タグテンプレートフォルダでマウスボタンが押されたか否かを判定する。タグテンプレートフォルダでマウスボタンが押された場合には、Ｓ９２において、カーソルがタグテンプレートの上か否かを判定する。カーソルがタグテンプレートの上に存在する場合には、さらに、Ｓ９３において、マウスボタンを押したままカーソルが移動されているか否かを判定する。これらの判定によって、タグテンプレートフォルダ中のタグテンプレートがドラッグされたか否かを判定している。これらの条件を満たさない場合には、ウィンドウシステムに制御を戻す。
【００９０】
Ｓ９４において、タグテンプレートの図形を複製し、Ｓ９５において、タグ図形をカーソルに追随して移動させる。Ｓ９６において、マウスボタンが放されたか否かを判定し、マウスボタンが押され続けている限り、Ｓ９５の処理を続ける。
【００９１】
マウスボタンが放されると、Ｓ９７においてタグ図形を消去し、Ｓ９８において、カーソル位置は文書リスト内か否かを判定する。カーソルが文書リスト内である場合には、さらに、Ｓ９９において、カーソル位置で文書を特定できるか否かを判定する。この判定は、文書リストのツールに問い合わせることによって行なってもよい。Ｓ９８，Ｓ９９の判定で条件を満たさない場合には、ウィンドウシステムに制御を戻す。
【００９２】
カーソル位置で文書を特定できる場合には、Ｓ１００において、その文書を特定する。そして、Ｓ１０１において、例えば評価情報入力ツールを起動し、利用者からの入力を受け付け、評価情報を取得する。Ｓ１０２において、データベースに評価情報を登録するコマンドを生成し、コマンドを発行する。これにより、取得した評価情報はデータベースに登録される。その後、Ｓ１０３において、特定された文書について、文書リストを再表示する。すなわち、図１１に示したような文書リストの表示処理のＳ７３〜Ｓ７８に該当する処理を行ない、新しく加わった評価情報に対応するタグ図形を表示する。
【００９３】
図１８は、文書に対する評価情報の付与の具体的な操作の一例の説明図である。ここでは、タグテンプレートフォルダに表示されている技術企画部の評価のためのコメントタグを選択して文書に添付する例を示す。
【００９４】
まず、タグテンプレートフォルダ内の技術企画部の評価のタグテンプレートを示すタグ表示の上にカーソルを移動し、マウスボタンを押す。これによって、技術企画部の評価のタグテンプレートを選択することができる。この状態を図中（Ａ）で示している。ここでは、選択されたタグテンプレートの枠を太線で示している。
【００９５】
次に、マウスボタンを押したまま、カーソル位置を動かす（ドラッグする）。これによって、図中（Ｂ）に示すように、タグ表示が複製され、カーソルに追随して動く。さらに図中（Ｃ）を経て、（Ｄ）の位置まで、マウスボタンを押しながら、文書リストウィンドウ内にタグ表示をドラッグする。そして、文書リスト中の評価の対象となる文書に対応する、図中（Ｄ）の位置で、マウスボタンを離す。
【００９６】
この一連の操作の結果、図１８の文書リストに示した１番目の文書データにコメントタグを付与することができる。引き続いて、例えば評価情報入力ツールが起動し、図７（Ａ）に示すようなウィンドウが開く。そこで、例えば、図７（Ｂ）に示すように、太枠で示された領域に入力を行なうことによって、必要な属性が定義される。そして、“ｏｋ”ボタンをマウスで押すことによって評価情報が確定し、データベースを更新する。データベースの更新の後、図１３に示されるように、文書リストの表示が更新される。
【００９７】
ここでは、評価情報入力ツールは、タグ添付操作の直後に起動されるものとしたが、タグの添付時に評価情報を入力することに限定されるものではない。例えば、ドラッグアンドドロップによってタグを添付した後、評価情報入力ツールを別途起動してもよい。さらに、タグ図形上で直接評価情報を入力できようにしてもよい。また、評価情報の入力が、添付の後でなければならないわけでもない。評価情報を入力したコメントタグを保存しておき、それを添付するように構成してもよい。
【００９８】
評価情報の登録、更新処理は、例えば、ＳＱＬなどの検索言語におけるコマンドを生成し、発行することによって行なうことができる。例えば、図１８に示したようにしてコメントタグを添付した後、図７に示したような評価情報入力ツールを用いて評価情報を入力し、更新を指示した場合、以下に示すようなコマンドを生成し、発行すればよい。
ＩＮＳＥＲＴ ＩＮＴＯ 技術企画部（文献番号，調査日，担当，技術分野，評価，コメント）
ＶＡＬＵＥＳ（’平○−○○○’，’‘９４．１０．１０’，’明石’，’データベース’，’重要’，’商品Ｘが抵触する可能性あり。’）
このコマンドによって、例えば、図３（Ｂ）に示した技術企画部リレーションに、入力した評価情報が追加される。タグ名がリレーションとして用いられ、文書との関連付けのために、文献番号という属性が追加されている。
【００９９】
上述の例では、文書にコメントタグを添付する際に評価情報を入力し、入力終了直後にデータベースの更新を行なっているが、これに限定するものではない。いくつかのコメントタグを添付し、評価情報の入力を行なっておき、まとめてデータベースの更新を指示するように構成してもよい。
【０１００】
また、一つのコメントタグを添付する対象が必ず一つの文書であるとは限らない。利用者によって選択された文書の集合に対して、一つのコメントタグを添付することによって、その集合に含まれるすべての文書に共通の評価情報を与えるように構成してもよい。あるいは、既にある文書に添付されているコメントタグを、別の文書にも添付するように指示してもよい。
【０１０１】
上述のようにして、簡単な操作によって、コメントタグを添付し、評価情報を入力することができる。また、例えば、添付されているコメントタグにカーソルを合わせてマウスボタンを押し、文献外でボタンを放すといった簡単な操作によって、コメントタグをはずすことも可能である。この場合、評価情報は削除してもよいし、そのまま残しておいてもよい。
【０１０２】
このように、本発明の情報管理装置によって、評価情報のような高度な文書管理のためのデータの登録を、データベースを意識することなく、メモを添付するのと同様に、タグを添付する操作だけで行なうことができるようになる。
【０１０３】
このようにしてコメントタグが添付され、入力された評価情報は、上述のようにデータベースに格納される。そのため、様々に変形して利用することができる。図１９は、評価情報を利用した検索結果の一例の説明図である。例えば、図３に示したように、文書付随情報と評価情報がデータベースに格納されているとき、例えばＳＱＬなどの検索言語を用いることによって、図３に示したリレーションを結合して図１９に示すような検索結果を得ることができる。この例では、技術企画部における評価が“重要”であるような文献について、文献に付随する情報に加えて、技術企画部でのコメントと、知的財産部の対応の情報を一覧表にしたものである。
【０１０４】
例えば、次のようなコマンドを発行することによって得られる。なお、表やカードに適切な項目を記入することで、検索コマンドを生成する従来技術を用いることによって、このような検索コマンドは利用者が直接入力する必要はない。
ＳＥＬＥＣＴ 文献番号，出願日，出願人，技術分野，技術企画部．コメント，知的財産部．対応
ＦＲＯＭ 文献管理，技術企画部，知的財産部
ＷＨＥＲＥ 技術企画部．評価＝”重要”
この検索式の中には、文書固有の付随情報として、文書管理リレーションに属する文献番号と出願人が使用されている。文書に対する評価情報として、技術企画部リレーションに属する‘調査日’，‘技術分野’，‘コメント’，‘評価’と知的財産部に属する‘対応’の属性が用いられている。
【０１０５】
この例では、検索の条件を一つの評価の視点である技術企画部リレーションの要素だけで規定しているが、知的財産部リレーションなど、他の評価の視点の要素と組み合わせたり、文書固有の付随情報である文書管理リレーションの要素と組み合わせた、もっと複雑な条件を記述しても構わない。いずれにしても、文書に対する評価としてコメントタグを添付した結果として、それらのコメントタグの構造とコメントタグへの入力データを利用して、評価した文書を独自の視点で整理することが可能になる。
【０１０６】
もちろん、データベース中に格納した評価情報の利用方法は、データベースの検索やその結果からなる表の作成にとどまらない。より高度な表の作成プログラムや、各種のグラフやチャート作成プログラムなどを利用してもよい。
【０１０７】
このように、評価情報を文書データとは独立した情報として管理することによって、評価情報を有効に利用することが可能になる。上述の説明では、評価情報を用いたが、これに限らず、例えば作業指示など、種々の情報をタグとして文書データに添付し、利用することが可能である。
【０１０８】
次に、本発明の文書管理装置の第２の実施の形態について説明する。上述の第１の実施の形態では、利用者が管理する文書データに対して評価情報を添付する例を示したが、この第２の実施の形態によれば、ネットワークを介して参照可能な外部の文書データベースによって管理される文書データに対しても評価情報を関連づけて管理することが可能である。
【０１０９】
この第２の実施の形態では、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）サーバに格納される文書データを参照し、利用者が参照した文書データにコメントタグを添付する機能を有する文書管理装置を示す。
【０１１０】
図２０は、本発明の文書管理装置の第２の実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図である。図中、図１と同様の部分には同じ符号を付して説明を省略する。５はＷＷＷサーバ、６はネットワーク、２８は文書情報取得部である。この実施の形態では、記憶部３は、文書情報管理部１１を有しておらず、タグテンプレート管理部１２と文書評価情報管理部１３を含んでいる。文書情報は、ネットワーク６で接続されているＷＷＷサーバ５に格納されている。
【０１１１】
制御部４には、文書情報取得部２８が追加されている。文書情報取得部２８は、利用者の指示したＵＲＬ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）にしたがって、ネットワーク６で接続されているＷＷＷサーバ５から文書データを獲得する。
【０１１２】
図２１は、文書評価情報管理部が管理している情報とＷＷＷサーバに格納されている文書データの関連を示す概念図である。この第２の実施の形態では、文書評価情報を添付する対象は、複数のＷＷＷサーバ５に格納される様々な種類の文書データである。これらの文書データは、例えば文献情報、特許情報、新聞記事などである。文書評価情報管理部１３が管理する文書評価情報には、その文書評価情報が添付される対象を示す情報が含まれている。
【０１１３】
図２２ないし図２４は、文書情報とタグテンプレートの表示の一例の説明図である。図２２ないし図２４には、利用者が現在参照している文書にコメントタグを添付する様子を示している。文書情報表示ウィンドウには、利用者が指示したＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」に基づいてＷＷＷサーバから取得した文書データが表示されているものとする。
【０１１４】
文書情報表示ウィンドウを作成する処理は、Ｍｏｓａｉｃなどの既存のＷＷＷクライアントと同様である。まず利用者がＵＲＬを入力すると、文書情報取得部２８がＵＲＬを解析して接続するＷＷＷサーバ５を特定し、ＷＷＷサーバ５に接続して文書データを取得する。次に、文書情報表示生成部２３が、取得した文書データに基づいて表示情報を生成し、表示制御部２２が文書情報表示ウィンドウを作成してその中に表示情報を表示する。
【０１１５】
図２２に示す表示の例では、文書情報表示ウィンドウのメニューに「タグを添付」という項目を用意し、利用者がメニューからこの項目を選択することによってコメントタグを添付する例を示したものである。図２２に示すように、利用者が「タグを添付」という項目を選択すると、タグテンプレートの名前の一覧を表示するメニューがポップアップする。さらに、添付するタグテンプレートを選択すると、第１の実施の形態と同様に図７に示すような評価情報入力ツールを起動し、利用者が必要な項目を記入することによって、コメントタグを添付する。タグテンプレートの一覧メニューは、タグテンプレート管理部１２からタグテンプレートの名前を取得することにより作成できる。
【０１１６】
図２３に示す表示の例では、タグテンプレートの一覧をボタンによって表示した例である。利用者は、タグテンプレートの名前を表示するボタンを選択することにより、添付するコメントタグの種類を決定する。タグテンプレートを表わすボタンは、文書情報表示ウィンドウ内に常に表示するようにしてもよいし、利用者がコメントタグの添付操作を行なう間のみ表示するようにしてもよい。
【０１１７】
図２４に示す表示の例では、タグテンプレートの一覧を第１の実施の形態と同様に、タグを表わす図形とそれを内包するタグテンプレートフォルダによって表示した例である。利用者は、上述の第１の実施の形態と同様に、タグテンプレートフォルダ上で特定のコメントタグのテンプレートを選択し、文書情報表示ウィンドウ上にドラッグアンドドロップすることによってコメントタグを添付する。タグテンプレートを文書情報表示ウィンドウにドラッグアンドドロップする代わりに、タグテンプレートフォルダ上でタグテンプレートを選択した後に、メニュー項目またはボタンで指示することによって、コメントタグの添付を行なうようにしてもかまわない。
【０１１８】
図２５は、本発明の文書管理装置の第２の実施の形態におけるコメントタグを定義するデータの構成の一例の説明図である。図１０に示した第１の実施の形態とは異なり、対応文書のフィールドには、文書データを示すＵＲＬが格納される。これによって、評価情報を添付する対象となる文書データを特定することになる。
【０１１９】
図２６は、文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションの別の具体例の説明図である。この第２の実施の形態においても、上述の第１の実施の形態と同様に、コメントタグの内容をリレーションとして文書評価情報管理部１３で管理することができる。図２６に示したリレーションでは、図３に示した具体例とは異なり、各コメントタグの内容を文献ＵＲＬで関係づけている。
【０１２０】
図２７は、文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションのさらに別の具体例の説明図である。図２７に示した例では、図３に示した文献番号を用いたリレーションと図２６に示した文献ＵＲＬによるリレーションを一元化し、異なる種類の文書に対する評価情報を、一つのリレーションで一元管理することも考えられる。
【０１２１】
図２８、図２９は、文書情報とコメントタグの表示の一例の説明図である。図２８に示した表示の例では、文書情報表示ウィンドウと、文書データに添付されたコメントタグを表示する評価情報ウィンドウを表示している。文書情報表示ウィンドウと、評価情報ウィンドウは互いに連動しており、文書情報表示ウィンドウに表示している文書データが変更されると、変更された文書データに対応したコメントタグが評価情報ウィンドウに表示される。文書データに対応したコメントタグが複数存在する場合は、評価情報ウィンドウ内に複数のコメントタグを並置するように表示してもよいし、上述の第１の実施の形態の図１４で示すように複数のコメントタグを重ね合わせて表示してもよい。また、図２９は、コメントタグを対応する文書データと同一のウィンドウ内に表示した例である。
【０１２２】
これまでは、コメントタグを添付することによって文書に対する評価情報を関連づける例を示したが、コメントタグによって文書に関連づけることの出来る情報は、評価に関する情報に限るものではない。次に示す例では、コメントタグの添付によって、文書と各部門における備品購入に関する情報を関連づけている。この例では、すでに「技術企画部」というタグが添付された文書データに対して、文書内で紹介されている製品を備品として購入することを示す「備品購入」タグを添付している。
【０１２３】
図３０は、タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面の別の例の説明図である。図３０に示した例は、図５に示したような第１の実施の形態におけるタグテンプレートエディタによって、「備品購入」のためのタグテンプレートを作成した例である。この「備品購入」のためのタグテンプレートでは、「申請日」、「担当」、「種別」、「納入部門」、「コメント」の各フィールド情報が定義されている。タグを付与する際には、付与者は納入部門とコメントの欄を記入する。タグの添付の際には申請日と納入部門がコメントタグ内に表示される。
【０１２４】
図３０に示すようにして定義したタグテンプレートは、タグテンプレート管理部１２に格納される。そして、備品を購入しようとする際に、このタグテンプレートを用いてタグを付与する。図３１は、備品購入に関する情報をリレーションとして表わす場合の具体例の説明図である。ここでは２つのコメントタグがそれぞれ別の文書データに付与されている。例えば１つ目のコメントタグのデータは、上述のＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」に基づいてＷＷＷサーバから取得した文書データに対して、「備品購入」のタグを添付したものである。
【０１２５】
図３２は、文書情報とコメントタグの表示のさらに別の例の説明図である。図３２では、図２９に示した文書データと「技術企画部」タグの表示に、さらに「備品購入」タグを表示した例である。「備品購入」タグは、図３１に示すようなデータとして文書評価情報管理部１３に格納しておけばよい。利用者が文書データを見る際に「技術企画部」タグと「備品購入」タグが同時に表示されることにより、利用者は、技術企画部によって「商品Ｘの競合商品」とコメントされている製品を、第１開発部が備品として購入しようとしていることを知ることが出来る。
【０１２６】
別の例として、コメントタグの添付によって、文書と利用者のスケジュールに関する情報を関連づける例を示す。以下の例では、すでに「技術企画部」というタグが添付された文書データに対して、利用者が文書に記述された情報に関連する業務活動のスケジュールを記述した「スケジュール」タグを添付する。
【０１２７】
図３３は、タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面のさらに別の例の説明図である。この例では、「スケジュール」というタグのテンプレートを作成している。「スケジュール」タグは、「登録日」、「担当」、「作業内容」、「納期」、「コメント」のフィールド情報を有している。タグの付与者は「作業内容」、「納期」、「コメント」について入力する。コメントタグ内には「作業内容」と「納期」が表示される。
【０１２８】
図３３に示すようにして定義した「スケジュール」タグのタグテンプレートは、タグテンプレート管理部１２に格納される。そして、このタグテンプレートを用いてスケジュールに関するタグを付与する。図３４は、スケジュールに関する情報をリレーションとして表わす場合の具体例の説明図である。この例でも２つのコメントタグがそれぞれ別の文書データに付与されている。例えば１つ目のコメントタグのデータは、上述のＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」に基づいてＷＷＷサーバから取得した文書データに対して、「スケジュール」タグを添付している。
【０１２９】
図３５は、文書情報とコメントタグの表示のさらに別の例の説明図である。図３５では、文書データと、その文書データに付与されている「技術企画部」タグおよび「スケジュール」タグを表示している。利用者が文書データを見る際に「技術企画部」タグと「スケジュール」タグが同時に表示されることにより、利用者は、技術企画部によって「商品Ｘの競合商品」とコメントされている製品に関して、展示会に参加し報告所を作成するというスケジュールがあることを確認することが出来る。
【０１３０】
なお、上述の備品購入やスケジュールに関する情報も、評価に関する情報と同様に管理し、コメントタグとして付与することができ、また表示させることができる。このような意味から、この明細書では備品購入やスケジュールなど、内容が評価に関する情報以外であっても評価情報という言葉で示している。
【０１３１】
一般に、ＷＷＷサーバで管理される文書データのうち、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）で記述された文書は、他の文書を参照するハイパーリンクを埋め込むことが出来る。図３６は、ＨＴＭＬ文書の一例の説明図である。図３６に示したＨＴＭＬ文書の内容を、ここではＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｗｈａｔｓ−ｎｅｗ．ｈｔｍｌ」で示されるＨＴＭＬ文書の内容であるとする。この文書の中には、ＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」で示されるＨＴＭＬ文書を参照するハイパーリンクとして、「＜ａ ｈｒｅｆ＝”ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ”＞新製品リリース開始＜／ａ＞」という記述が含まれている。ここで「＜ａ ｈｒｅｆ．．．＞」や「＜／ａ＞」などの記述は通常「タグ」と呼ばれているが、本明細書ではコメントタグとの区別をするためにこれらをＨＴＭＬタグと呼ぶことにする。
【０１３２】
図３７は、図３６に示したＨＴＭＬ文書を文書情報表示ウィンドウに表示した例の説明図である。文書情報表示ウィンドウ上では、ＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」で示されるＨＴＭＬ文書を参照するハイパーリンクは、「新製品リリース開始」という文字列で示されるアンカーとして表示される。この例では、アンカーを示す文字列にアンダーラインを表示することによって、アンカーでない文字列との区別をしている。
【０１３３】
既存のＷＷＷクライアントでは、利用者がマウスなどの装置によってアンカーを指定することによって、アンカーに対応するハイパーリンクが保持するＵＲＬに基づいて文書データをＷＷＷサーバから取得し、表示する機能を備えている。例えば、図３７に示す文書情報表示ウィンドウ上で、「新製品リリース開始」というアンカーをマウスでクリックすると、図２２ないし図２４に示すように、ＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」で示される文書データが文書情報表示ウィンドウに表示される。
【０１３４】
この第２の実施の形態では、評価情報が文書データに対応するＵＲＬを保持しているので、ＨＴＭＬ文書の表示処理を行なう際に、文書中にハイパーリンクが含まれていた場合、ハイパーリンクが保持するＵＲＬに対応する評価情報を検索することによって、ハイパーリンクが参照する文書にコメントタグが添付されているか否かを知ることが出来る。
【０１３５】
図３８は、ハイパーリンクが参照する文書にコメントタグが添付されている場合の表示例の説明図である。ハイパーリンクが参照する文書にコメントタグが添付されている場合、例えば、図３８に示すように、ハイパーリンクを表わすアンカーに、コメントタグが添付されていることを表すマークを付けて表示することができる。図３８では、対応する文書データにコメントタグが添付されているアンカーと、そうでないアンカーを区別するために、対応する文書データにコメントタグが添付されているアンカーに隣接してコメントタグが添付されていることを表すマークを表示している。この他にも、アンカーのフォント、色、線の太さを変える、またはアンカーを枠で囲む、アンカーを点滅させるなど、種々の表示方法を用いて区別することが考えられる。
【０１３６】
図３９、図４０は、本発明の文書管理装置の第２の実施の形態において、アンカーにコメントタグが添付されていることを示すマークを付けるようにした文書情報表示を作成する処理の一例と、文書データに対応する評価情報の表示を作成する処理の一例を示すフローチャートである。Ｓ１１１において、利用者がキーボードで入力するか、またはアンカーをマウスでクリックすることによって、ＵＲＬを指定する。Ｓ１１２において、文書情報取得部２８がＵＲＬを解析することによってＷＷＷサーバ５を特定し、ＷＷＷサーバ５に接続してＵＲＬで示される文書データを取得し、文書情報表示生成部２３に渡す。Ｓ１１３において、文書データに未処理の部分が残っているか否かを判定し、残っていればＳ１１４に進む。残っていなければ、Ｓ１２２に進む。
【０１３７】
Ｓ１１４において、文書データから取り出した文字列がＨＴＭＬタグであるか否かを判定し、ＨＴＭＬタグであればＳ１１６に進む。タグでなければ、Ｓ１１５において、文字列を表示情報に加えて、Ｓ１１３に進む。
【０１３８】
Ｓ１１５において、ＨＴＭＬタグがハイパーリンクを示すタグであるか否かを判定し、ハイパーリンクを示すタグであれば、Ｓ１１８に進む。ハイパーリンクを示すタグでなければ、Ｓ１１７において、ハイパーリンク以外のＨＴＭＬタグの処理を行ない、Ｓ１１３に進む。
【０１３９】
Ｓ１１８において、ハイパーリンクを示すＨＴＭＬタグからＵＲＬを取り出し、文書評価情報管理部１３に渡す。Ｓ１１９において、ＵＲＬを対応文書として含む評価情報を検索し、評価情報があればＳ１２１に進む。評価情報が無ければ、Ｓ１２０において、アンカーを作成して表示情報に追加し、Ｓ１１３に進む。評価情報がある場合には、Ｓ１２１において、アンカーを作成して表示情報に追加し、さらにあらかじめ用意されているコメントタグを示す図形データを表示情報に追加し、Ｓ１１３に進む。
【０１４０】
文書データについてすべての処理が終了すると、Ｓ１２２において、文書情報表示ウィンドウが作成されているか否かを判定し、作成されていなければＳ１２３において、文書情報表示ウィンドウを作成する。そして、Ｓ１２４において、文書情報表示ウィンドウ中に表示情報を表示する。
【０１４１】
Ｓ１２５において、Ｓ１１１で得たＵＲＬを対応文書として含む評価情報を検索し、評価情報があればＳ１２８に進む。評価情報が無ければ、Ｓ１２６において、評価情報ウィンドウが作成されているか否かを判定し、作成されていればＳ１２７においてステップ１４に進み、評価情報ウィンドウを消去して処理を終了する。評価情報ウィンドウが作成されていなければ、そのまま処理を終了する。Ｓ１２５において評価情報が検索された場合、Ｓ１２８において、ＵＲＬを対応文書として含む評価情報の集合を文書情報表示生成部２３に渡し、文書情報表示生成部２３が評価情報用の新たな表示情報を作成する。
【０１４２】
Ｓ１２９において、まだ処理してない評価情報があるか否かを判定し、あればＳ１３０において、評価情報の内容と評価情報に対応するタグテンプレートの定義からタグ図形を生成し、表示情報に加え、Ｓ１２９に戻る。すべての評価情報が処理された後、Ｓ１３１において評価情報ウィンドウが作成されているか否かを判定し、作成されていない場合にはＳ１３２において評価情報ウィンドウを作成し、Ｓ１３３において評価情報ウィンドウ中に表示情報を表示し、処理を終了する。
【０１４３】
評価情報を利用する例として、評価情報の内容に基づいて新たに文書データを作成する例を示す。図４１、図４２は、評価情報を利用した文書データの作成の一例の説明図である。図４１に示す例は、図２６に示す「技術企画部」の評価情報の中から、評価が「重要」である文書ＵＲＬとコメントを取得し、「重要文書へのリンク」というタイトルを持つＨＴＭＬ文書を作成した例である。この例では、ＵＲＬをアンカーとして表示しており、アンカーを選択することによって対応する文書データを参照するようになっている。これ以外にもコメントをアンカーとして表示する方法が考えられる。図４１に示すほか、文書評価情報が対象とする文書のＵＲＬの他に、文書のタイトルを保持することにより、文書のタイトルをアンカーとして一覧表示するといった、様々な表示方法が考えられる。また、図４２に示す例のように、評価情報の一覧を文書として表示するのではなく、図形を用いて表示する方法も考えられる。
【０１４４】
以上のように、この第２の実施の形態によれば、コメントタグを付与する対象となる文書データまで管理する必要はなく、外部に存在する文書データをも対象としてコメントタグを付与することが可能である。そして、文書データを特定して文書データとともにコメントタグを表示させるほか、コメントタグの内容に対して検索し、対応する文書データを得ることができる。さらに、上述のようにコメントタグの内容から文書データを作成することも可能である。
【０１４５】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、利用者がメモを文書に添付するのと同様の簡単な操作で、文書に付加情報を与えることができ、それらの付加情報を用いて文書の管理を行なう文書管理装置及び文書管理方法を提供することができる。本発明の文書管理装置は、メモ添付による方式と同様にして付加情報を取り扱うので、当然、メモ添付による方式の利点を持つ。さらに、これに加え、次の利点を有する。
【０１４６】
まず、紙の文献の場合と同等な方法で、計算機上での操作ができるので、計算機上での操作が理解しやすくなる。利用者はデータベースへの登録であることを意識する必要がない。すなわち、表示されている文書データに付箋を添付するという単純な操作によって、管理対象となる文書データの選択、評価のための視点の定義、定義された視点での文書管理データの登録が行なわれる。従来技術では、これらのそれぞれについて利用者が意識的に操作を行なう必要があった。
【０１４７】
また、評価情報のデータの入力がなされるので、計算機を用いた高度な評価情報の利用が行なえる。例えば、図表を作成するプログラムを用いて、評価情報に基づいた図表を作成できる。また、データベースの検索機能を用いて、文献に与えられた様々な評価情報から、特定の種類の評価情報のみを選択したり、異なる種類の評価情報を合成したりすることが可能になる。
【０１４８】
また、評価情報の構造を定義することで、利用者の独自の視点を自由に定義でき、それに基づく評価を容易に行なうことができる。また、様々な情報ソースの情報を独自の統一的な視点に基づいて管理することができるなど、種々の効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図である。
【図２】 文書情報管理部と文書評価情報管理部で管理している情報の関連を示す概念図である。
【図３】 文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションの一具体例の説明図である。
【図４】 タグテンプレートの一具体例の説明図である。
【図５】 タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面の一例の説明図である。
【図６】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグテンプレートの定義処理の一例を示すフローチャートである。
【図７】 評価情報を入力するための評価情報入力ツールの表示画面の一例の説明図である。
【図８】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における評価情報入力ツールの起動時の処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】 評価情報を入力するための評価情報入力ツールの表示画面の別の例の説明図である。
【図１０】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるコメントタグと定義するデータの構成の一例の説明図である。
【図１１】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における文書リスト表示処理の一例を示すフローチャートである。
【図１２】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグ図形生成処理の一例を示すフローチャートである。
【図１３】 表示された文書リストとタグテンプレートフォルダの一例の説明図である。
【図１４】 複数のタグ図形を表示する場合の表示例の説明図である。
【図１５】 文書データの表示の一例の説明図である。
【図１６】 文書データの表示の別の例の説明図である。
【図１７】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグ添付および評価情報更新処理の一例を示すフローチャートである。
【図１８】 文書に対する評価情報の付与の具体的な操作の一例の説明図である。
【図１９】 評価情報を利用した検索結果の一例の説明図である。
【図２０】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図である。
【図２１】 文書評価情報管理部が管理している情報とＷＷＷサーバに格納されている文書データの関連を示す概念図である。
【図２２】 文書情報とタグテンプレートの表示の一例の説明図である。
【図２３】 文書情報とタグテンプレートの表示の別の例の説明図である。
【図２４】 文書情報とタグテンプレートの表示のさらに別の例の説明図である。
【図２５】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態におけるコメントタグを定義するデータの構成の一例の説明図である。
【図２６】 文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションの別の具体例の説明図である。
【図２７】 文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションのさらに別の具体例の説明図である。
【図２８】 文書情報とコメントタグの表示の一例の説明図である。
【図２９】 文書情報とコメントタグの表示の別の例の説明図である。
【図３０】 タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面の別の例の説明図である。
【図３１】 備品購入に関する情報をリレーションとして表わす場合の具体例の説明図である。
【図３２】 文書情報とコメントタグの表示のさらに別の例の説明図である。
【図３３】 タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面のさらに別の例の説明図である。
【図３４】 スケジュールに関する情報をリレーションとして表わす場合の具体例の説明図である。
【図３５】 文書情報とコメントタグの表示のさらに別の例の説明図である。
【図３６】 ＨＴＭＬ文書の一例の説明図である。
【図３７】 図３６に示したＨＴＭＬ文書を文書情報表示ウィンドウに表示した例の説明図である。
【図３８】 ハイパーリンクが参照する文書にコメントタグが添付されている場合の表示例の説明図である。
【図３９】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態において、アンカーにコメントタグが添付されていることを示すマークを付けるようにした文書情報表示を作成する処理の一例と、文書データに対応する評価情報の表示を作成する処理の一例を示すフローチャートである。
【図４０】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態において、アンカーにコメントタグが添付されていることを示すマークを付けるようにした文書情報表示を作成する処理の一例と、文書データに対応する評価情報の表示を作成する処理の一例を示すフローチャート（続き）である。
【図４１】 評価情報を利用した文書データの作成の一例の説明図である。
【図４２】 評価情報を利用した文書データの作成の別の例の説明図である。
【図４３】 メモ添付の一例の説明図である。
【図４４】 メモ添付の別の例の説明図である。
【図４５】 メモ添付のさらに別の例の説明図である。
【図４６】 メモ添付のさらに別の例の説明図である。
【符号の説明】
１…入力部、２…表示部、３…記憶部、４…制御部、５…ＷＷＷサーバ、６…ネットワーク、１１…文書情報管理部、１２…タグテンプレート管理部、１３…文書評価情報管理部、２１…入力制御部、２２…表示制御部、２３…文書情報表示生成部、２４…コメントタグ生成部、２５…評価情報設定部、２６…文書タグ間関連定義部、２７…文書評価情報更新部、２８…文書情報取得部。
【発明の属する技術分野】
本発明は、付加情報を利用した文書の管理を行なう文書管理装置及び文書管理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、調査活動では、文献の収集、各文献の評価、評価結果の利用、という一連の手順が行なわれる。評価結果として文献に与えられる情報には、要不要の判断、重要度など価値の評価、内容についてのコメント、などがある。与えられた評価情報を利用して、文献の選別、分類、図表化が行なわれる。
【０００３】
文献に対する評価情報は、本来、文献に付随する情報ではなく、評価者独自の視点や尺度を反映した情報である。すなわち、評価の基準や目的があって、それに応じた形で評価情報は付与される。また、評価者や評価日時の違いなどでも評価が変わってくることもある。したがって、評価情報を用いて、文献の選別、分類などを行なうときには、評価の基準、目的、評価者、評価日時など、評価する視点に関する情報が明らかになっていることが望ましい。
【０００４】
多くの調査では、特定の種類の文献だけを対象とするだけでは十分ではない。限定されない多種多様な情報ソースの文献が対象となる。例えば、特許の公知情報を調査する場合にも、特許公報の資料だけでなく、論文、新聞や雑誌の記事、製品カタログなどの情報が対象となる。
【０００５】
近年では、文書を管理することのできるデータベース装置と、データベースに格納されているデータを用いた図表作成を行なう装置が開発されている。したがって、データベースに文献データと評価情報を適切に入力することができれば、文献の収集から評価情報の利用までの一連の手順を支援することができる。しかしながら、この一連の作業を円滑に行なうためには次に示す課題がある。
（１）文献に対して簡易かつ自由に評価情報を付与できること。
（２）評価を加える視点を簡易に定義し利用できること。
（３）多種多様の文献を評価の対象にできること。
それぞれの課題について従来の技術および運用による方法とそれらの問題点について述べる。
【０００６】
まず、文献データに評価情報を簡易かつ自由に付与するための従来の手法について説明する。文献に対する評価という作業の特徴からくる困難さは、電子的に情報を入力する場合だけではなく、紙を用いて行なう場合にも共通な本質的な課題である。まず、文献に対する評価という作業の特徴について述べ、紙の文献を用いたときの方法について整理する。
【０００７】
文献の評価と、評価結果の利用は、必ずしも直ちに行なわれるものではない。例えば、分類などのためには、ある程度まとまった数量の評価結果が蓄積されなければならない。また、複数名で評価を行なう場合には、それぞれの担当者の評価結果をとっておき、比較検討する必要がある。このように、調査活動において、文献の評価から、評価結果の利用まで、文献とその評価情報の関係が維持されなければならないことは多い。
【０００８】
紙の文献を用いた調査の場合には、文献への評価情報の付与方法の一つとして、文献や文献名のリストに、特定の意味を持つメモや、評価情報を書き込んだメモを添付するものがある。これ以外の方法には、例えば、別の管理台帳に文献と評価情報を記録する方法や、評価情報を直接文献に記入する方法がある。しかし、管理台帳を用いる方法では、文献とその評価情報とをいちいち対応づけて参照しなければならず、煩雑である。また、評価情報は本質的に文献の情報とは別異のものであり、例えば、評価情報を変更することも考えられ、評価情報を直接記入することは好ましくない。
【０００９】
図４３ないし図４６は、メモ添付の一例の説明図である。図４３ないし図４５は、文献へのメモ添付のイメージを示している。図４３（Ａ）、（Ｂ）は、同じ文献に対して異なる評価を与えるメモを添付する例を示している。図４４（Ａ）は、１つの文献に同時に複数のメモを添付する例を示している。図４４（Ｂ）は、文献に添付するメモ用紙に各種の欄を予め設けておき、評価方法をガイドするように構成した例を示している。さらに、図４５は、異なるメモ用紙を用いて、複数の部門で評価情報を共有する例を示している。
【００１０】
メモの添付は、文献に直接行なわれるものに限定されない。例えば、図４６（Ａ）、（Ｂ）に示した例では、文献のリストにメモを添付する例を示している。この場合には、メモは対応する文献が特定できる位置に添付することで、文献とメモとの関連付けが行なわれる。このように、メモの添付は、種々の目的、形態によって行なわれる。
【００１１】
メモを添付する方法では、文献とメモとは独立した媒体であり、文献とメモとの関連付けが両者の結合によって行なわれるという特徴から、次のような利点がある。
【００１２】
まず、文献とメモとは独立した媒体であるので、評価情報の有無が、文献を一見することでわかる。そのため、評価情報の紛失や忘却を防止できる。また、評価情報と元の文献の内容とを、容易に区別できる。さらに、評価情報の有無が、評価者以外の人にも一見してわかるので、複数名の間で評価情報の共有ができる。
【００１３】
さらに、文献を読んだ結果として与える評価情報を、管理台帳などを参照することなく、直接文献へ添付することで行なえる。また、直接記入するのとは異なり、文献とメモとの結合を解消すれば、関連付けを取り消すことができるので、気楽に評価情報を付与できるなどの利点がある。
【００１４】
このような、文献データと独立の媒体によるメモの添付によれば、容易かつ自由に評価情報を付与することができる。しかしながら、この作業は、紙をベースにして行なわれてきたものである。したがって、電子的に情報が入力されないので、付与した評価情報を利用した計算機処理を行なうことはできない。
【００１５】
このようなメモの有効活用を図るために、メモを電子化することが考えられる。例えば、特公平１−１８４７０号公報では、特定の文書データベースに格納される文書に対して、画像形式でメモ情報を付与する方法について述べられている。また、特開平６−２３６４０９号公報に記載された文書画像ファイリング装置では、利用者が文書画像に手書きのメモを書き入れることができる。そして、後でメモの有無を条件にして、メモを加えた文書画像を検索できる。しかしながら、これらの装置において、メモを添付したことによって可能になる検索は、メモの有無によるもののみに限定されている。また、メモの情報として、手書きの画像情報を用いているので、メモの内容、例えば上述の評価情報などを高度に利用した検索を可能にすることは、原理的に難しい。
【００１６】
メモの情報を画像ではなく、テキストとして保持できる装置も開発されている。特開平５−２５８４号公報では、文書内にテキストによるコメントを含む様々な形状のメモを貼ることができる。また、特開平５−１６５８２９号公報では、文書内の編集の必要な部分に、テキスト情報で記述された編集コメントを記したメモを付けたり外したりすることによって、共同での編集を支援するものである。いずれの装置も、メモがテキスト情報を保持することは入力時の便宜を図っているにすぎず、メモに記入された情報は、文書画像情報と一緒に表示されるという目的にしか使われない。
【００１７】
付箋を利用する技術として、データベースの中から付箋を付けたデータを順次呼び出す、いわゆる付箋めくりを目的にするものもある。中でも、特開平７−５６９３４号公報では、複数の種類の付箋を用いることで、それぞれの種類ごとに異なる付箋めくりを可能にしている。この方式では、付箋情報に種類だけでなく、順序などを設定できる属性情報を持たせることができ、それらの情報を用いて、データベースのアクセスを制御するものである。しかし、この発明で用いている付箋は単純な構造しか持っておらず、単純な検索機能しか提供することができない。独自の視点で文献データを整理する目的には不十分である。
【００１８】
次に、文献データに対して、評価を加える視点を簡易に定義し、利用するための従来の手法について説明する。文献に対する評価情報は、本質的に文献に付随する情報ではなく、評価者の視点や尺度を反映するものである。言いかえると、元の文献にはない新しい価値を持った情報を生み出すことである。評価情報の付与自体は、上述のように、例えば、メモの添付などによって行なうことができる。このメモに記述された評価情報を有効に活用することが望まれる。
【００１９】
文献とメモとは独立した媒体であるので、メモ用紙に所定の欄を設けて評価方法をガイドできる。同じメモ用紙を用いることで、文献の種類に関わらず、評価方法を統一することができる。逆に、メモとして複数の異なる種類のものを用いることで、複数の評価方法での評価情報を付与することができる。
【００２０】
上述のようなメモの添付は、調査活動以外にも広くオフィスにおける活動に利用されている。例えば、メモに作業指示を記述して文書に添付しておくことが行なわれている。この場合にも、メモの内容は、本質的に文書に付随する情報ではなく、別の情報ではあるが、文書と切り離されて存在する情報ではない。
【００２１】
評価情報は本質的に、評価者の視点から付けられる情報であって、元の文書自体に付随するものではない。したがって、評価者のもっている独自の価値観を反映する、メモの欄の与え方は重要である。メモの欄を適切に作っておくことによって、目的、分類、評価者、評価日時など、評価を行なったときの視点を記述するための情報を保持することができる。このように、文献データと独立の媒体によるメモの構造が共有化されていれば、一次情報ソースの種類や場所が様々に分散していても、統一した評価基準で評価を与えることが可能になる。
【００２２】
しかしながら、メモの欄についての情報の構造は、紙の媒体の上に表現されたものである限り、評価者に入力情報をガイドする役割しか果たすことができない。また、評価者などの情報をいちいち記入するのはわずらわしいという欠点もある。
【００２３】
特開平４−８０８７１号公報に記載されている文書作成・管理システムでは、利用者が、文書に付随するフィールド内に、文書の種類を示す情報と、属性データを記入することによって、文書をデータベースに登録できる。このシステムによれば、利用者はデータベースの操作を意識せずに、文書に対して所定のデータを記入するだけで、データベースの登録ができる。この属性情報をメモの代わりに用いることも可能である。しかし、このシステムでは、利用者が行なえることは、文書の種類ごとに管理方法が決まっているデータベースに、必要なデータを入力することだけである。それぞれの文書には、その文書に付随する情報を登録するための属性フィールドが、一組あるにすぎない。利用者が、その文書に対して、様々な評価情報を登録することはできない。
【００２４】
最後に、大量で多様な文献データに対してコメントなどの評価情報を関連付けて管理する従来の技術について説明する。文書や画像データに評価情報を付与する従来の技術では、いずれも、評価の対象となる文書は、固有に用意している文書管理データベース中の文書データだけが評価対象となる。この点では上述した、特公平１−１８４７０号公報、特開平６−２３６４０９号公報、特開平５−２５８４号公報、特開平５−１６５８２９号公報、特開平７−５６９３４号公報、特開平４−８０８７１号公報のいずれに記載されている構成も事情は同じである。しかし、このような構成は、多様な情報ソースから得られる大量で多種類の文献データを対象にする調査活動には向いていない。利用可能なデータのすべてを固有データベースに格納することができないからである。
【００２５】
一方、インターネットに代表される計算機ネットワークの発達に伴い、手元の計算機からネットワークを通じて世界中の様々な情報資源にアクセスすることが可能になった。このような環境下で、様々な情報ソースで分散して管理されている文献データを扱う技術として、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）と呼ばれるハイパーテキストに基づく広域情報システムが開発されている。ＷＷＷではサーバ・クライアントモデルに基づき、文書を管理するサーバと、利用者の要求にしたがってサーバから文書を取り出すクライアントとの間でデータのやり取りが行なわれる。
【００２６】
サーバに格納される文書にはネットワーク上でデータをやり取りするための取り決めにしたがって、文書を特定するための一意な識別子であるＵＲＬ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）が付与される。ＵＲＬには文書が格納されているサーバの情報が含まれているため、クライアントはＵＲＬのみを指定すれば、サーバを特定してアクセスし、文書を取り寄せることが可能である。
【００２７】
ＷＷＷで扱う文書は、一般にＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）という書式で記述されるハイパーテキストである。ＨＴＭＬでは、特殊な文字列で構成されるタグを文書内に埋め込むことによって、文書フォーマット形式やハイパーテキストのリンクを表現する。ＵＲＬを用いてリンクを表現することにより、リンクの参照先として他のサーバに格納されている文書を指定することも可能である。したがって、ＷＷＷの枠組みにおいては、複数のサーバにまたがったハイパーテキストネットワークを構築できる。
【００２８】
このような様々な情報ソースで管理されている文献データである、ＨＴＭＬで記述された文書にコメントを付与する機能を持つ既存のＷＷＷのクライアントとして、イリノイ大学のＮＣＳＡで開発されたＭｏｓａｉｃがある。Ｍｏｓａｉｃについては、例えば、“ＮＣＳＡ Ｍｏｓａｉｃ Ｔｅｃｈｎｉｃａｌ Ｓｕｍｍａｒｙ ２．１”，１９９３などを参照されたい。利用者がＭｏｓａｉｃを使ってＷＷＷサーバ上の文書にアクセスし、コメントの付与を指示すると、コメントの内容と文書のＵＲＬを対応付けたファイルが作成される。そして、次にＭｏｓａｉｃでその文書を表示する際に、文書の最後尾に元の文書には存在しないコメントを表わすリンクが表示される。利用者がコメントを表わすリンクを指定すると、対応するファイルからコメントの内容が読み込まれ、元の文書とは別の画面に表示される。
【００２９】
この方法では、多種多様な文献データに対応したコメントを与えることができても、与えたコメントは、まず文献データにアクセスし、それに関係のあるコメントを表示するという手順でしか参照できない。すなわち、多種多様な文献データに独自の視点でコメントを与え、そのコメントに基づいて元の文書を管理することはできない。
【００３０】
以上まとめると、多種多様の文献データに対して、独自に定義した視点に基づいた評価情報を、簡易かつ自由に関連付けることができ、関連付けた評価情報を利用して文献データを管理する従来技術はなかった。
【００３１】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述した事情に鑑みてなされたもので、メモ添付による方法の利点を生かし、利用者が簡単な操作で文書に対する様々な情報を登録でき、それらの情報を、例えば、文書の整理、分析、検索など、文書管理に利用することができる文書管理装置及び文書管理方法を提供することを目的とするものである。
【００３２】
より一般には、元の情報を一次情報、評価情報などの新たに付与する情報を二次情報としたときに、本発明は一次情報として管理されている文書に対し、二次情報として独自の視点からの関連情報を付与しておき、蓄積した二次情報を用いて一次情報を管理するという一連の作業を円滑に支援することを目的とするものである。
【００３３】
本発明は、一次情報と二次情報を対応付けることによって、簡易かつ自由に評価情報を関連付けられるようにすることを目的とする。また、本発明は、評価者の独自の視点を表現する、一次情報に付与する二次情報の構造が、利用者によって自由に定義できるようにすることを目的とする。さらに、本発明は、様々な情報源で管理されている一次情報を、対応付けた二次情報を利用することによって、評価者独自の観点から統一的に管理できるようにすることを目的とする。
【００３４】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の発明は、文書管理装置において、文書データに対して入力された評価情報を前記文書データを特定するＵＲＬに対応付けて記憶する記憶手段と、文書データを表示するための表示情報を生成する文書情報表示生成手段を有し、前記文書情報表示生成手段は、文書データ中に他の文書を参照するハイパーリンクが含まれていた場合、該ハイパーリンクが保持するＵＲＬに対応付けて評価情報が前記記憶手段に記憶されているときには、前記ハイパーリンクの表示に隣接して前記評価情報の存在を示す表示を行わせることを特徴とするものである。
【００３５】
また請求項２に記載の発明は、文書管理方法において、文書データに対して入力された評価情報を前記文書データを特定するＵＲＬに対応付けて記憶手段に記憶しており、前記文書データを表示する際に、前記文書データ中に他の文書を参照するハイパーリンクが含まれていた場合、該ハイパーリンクが保持するＵＲＬに対応付けて評価情報が前記記憶手段に記憶されているときには、前記ハイパーリンクの表示に隣接して前記評価情報の存在を示す表示を行わせることを特徴とするものである。
【００４１】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図である。図中、１は入力部、２は表示部、３は記憶部、４は制御部、１１は文書情報管理部、１２はタグテンプレート管理部、１３は文書評価情報管理部、２１は入力制御部、２２は表示制御部、２３は文書情報表示生成部、２４はコメントタグ生成部、２５は評価情報設定部、２６は文書タグ間関連定義部、２７は文書評価情報更新部である。以下の説明では、付加情報は、ここでは一例として文書の評価に関する評価情報であるものとするが、これに限らず、種々の情報であってよい。また、以下の説明では、電子付箋をコメントタグと呼ぶことにする。
【００４２】
入力部１は、ユーザが文書処理コマンドや文書データを入力する。例えば、キーボードやマウスなどで構成することができる。表示部２は、文書データ、文書データに付随する情報、コメントタグなどを表示する。例えば、ディスプレイ装置などで構成される。
【００４３】
記憶部３は、処理の対象となるデータを記憶する。例えば、半導体メモリや磁気記憶装置など、種々の記憶装置で構成される。記憶部３は、文書情報管理部１１、タグテンプレート管理部１２、文書評価情報管理部１３等を有する。文書情報管理部１１は、文書データを、文書に付随する情報とともに管理する。タグテンプレート管理部１２は、コメントタグの生成に必要な情報を持つタグテンプレートを管理する。文書評価情報管理部１３は、文書に対する評価情報を管理する。
【００４４】
制御部４は、処理の制御を行なう。例えばＣＰＵなどで構成される。制御部４は、入力制御部２１、表示制御部２２、文書情報表示生成部２３、コメントタグ生成部２４、評価情報設定部２５、文書タグ間関連定義部２６、文書評価情報更新部２７を有する。入力制御部２１は、利用者からの指示を取り込むために、入力部１を制御する。例えば、標準的なウィンドウシステムによる入力制御を行なうように構成することができる。表示制御部２２は、文書情報やタグを表示するために、表示部２を制御する。例えば、標準的なウィンドウシステムによる表示制御を行なうように構成することができる。文書情報表示生成部２３は、文書情報を表示するための表示情報を生成し、表示制御部２２に引き渡す。この実施の形態では、文書情報をリストにして表示するための表示情報が生成される。
【００４５】
コメントタグ生成部２４は、タグテンプレート管理部１２で管理されているタグテンプレートの情報に従ってコメントタグを生成する。コメントタグの生成は、評価情報の全部あるいは一部をまとまりとして扱うための単位として、利用者に提示することを意味する。このことは、個々のコメントタグごとに評価情報を保持するための独立したデータ構造を生成することを必ずしも意味しない。例えば、組み合わせる評価情報の組を定義する条件式を生成しておき、コメントタグの表示が必要になったときに仮想的に構成したビューとして、利用者に提示するものであってもよい。
【００４６】
評価情報設定部２５は、コメントタグ生成部２４で生成したコメントタグに、評価データを設定する。文書タグ間関連定義部２６は、コメントタグ生成部２４で生成したコメントタグと、文書情報管理部１１内の文書データを関連づける。文書評価情報更新部２７は、コメントタグに設定された評価データに基づいて、関連づけられている文書データについての評価情報を更新する。
【００４７】
図２は、文書情報管理部と文書評価情報管理部で管理している情報の関連を示す概念図である。文書情報管理部１１は、文書データと、文書データに付随する情報である文書付随情報を管理する。文書データは、文書を構成するデータであって、例えば、文書の画像イメージデータ、テキストデータ、チャートデータ、テーブルデータなどである。文書付随情報は、文書データに関連する管理データであって、例えば、著者、作成日時、名称などである。文書付随情報は、一般に、文書の種類によって異なる。例えば、特許文献であれば、出願日、出願人、要約などの情報が文書付随情報に含まれることが考えられる。いずれにしても、文書付随情報は、文書データ本体に付随する普遍的な情報であり、全ての文書データに一組付随し、その内容が評価者ごとの視点などによって、差異の生じるものではない。
【００４８】
文書評価情報管理部１３は、上述のように評価情報を管理する。評価情報は、評価する人の視点や尺度に基づいて、文書データに関連づけられる情報である。評価情報は、一般に、文書データ本体とは、関係のない情報である。例えば、特定の業務における重要性、関連する部門、誰が読んだか、などが評価情報となる。評価情報の与えられていない文書データがあってもよいし、同一の文書データに複数の評価情報が与えられてもよい。例えば、上述の特開平４−８０８７１号公報によって代表される従来の文書管理システムは、文書情報管理部１１を有してはいるが、文書評価情報管理部１３は持っていない。
【００４９】
図２に示した概念図では、説明を容易にするために、文書評価情報管理部１３と、文書情報管理部１１が分かれており、さらに、文書情報管理部１１が、文書データと文書付随情報を別々に管理するように図示している。本発明は、実施にあたって、このような構成に限定されるものではない。文書評価情報管理部と文書情報管理部とが実際には同一のものであってよい。また、文書付随情報が文書データ中に埋め込まれているように構成してもよい。
【００５０】
ここでは、文書付随情報と文書評価情報は、共に関係データベース中のリレーションとして、文書データとは別に管理される。図３は、文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションの一具体例の説明図である。文献管理リレーションは、文書付随情報を管理する。技術企画部リレーション、知的財産部リレーションは、それぞれの部署の観点からの文献の評価情報を管理する。文書データは別に管理されており、関係データベース中の文書付随情報および文書評価情報に対応するリレーションと文書データとの関連は、文書データの識別子である文献番号によって示されている。なお、ここでリレーションと呼んでいるのは関係データベース内部で扱っている表のデータ構造のことである。
【００５１】
この例では、文書評価情報と文書付随情報は、データベース中では、リレーションの違いでしかないが、それぞれの性質を満たすように管理される。すなわち、文書付随情報は、その性質から、文書データに必ず付随され、かつ、普遍的な内容を持っていることを前提として構成しておかなければならない。このような設定をするためには、例えば、特開平４−８０８７１号公報に示されているように、文書の登録時に利用者が付随する属性情報を記入するように構成すればよい。なお、利用するデータベースは、関係データベースに限定するものではない。少なくとも、属性名と属性値の組合せを用いてデータ管理をするシステムであれば、利用できる。
【００５２】
タグテンプレート管理部１２は、上述のようにタグテンプレートを管理する。タグテンプレートは、タグ名とフィールドリストから構成される。タグ名はタグテンプレートの名前である。フィールドリストは、フィールド情報のリストで構成される。フィールド情報は、属性名、属性値デフォルト、表示フラグ、入力フラグ等で構成される。属性名は属性の名前である。表示フラグは、タグ表示を行なう際に、当該フィールドを表示するか否かを指定する。入力フラグは、評価情報を入力する際に、当該フィールドへ利用者に入力させるか否かを指定する。属性値デフォルトは、評価情報を入力する際に、デフォルト値として表示される値を定義する。デフォルト値として、評価情報の入力時に、評価される変数を定義することもできる。例えば、％ＤＡＴＥを日付、％ＵＳＥＲを利用者名を示す変数とし、これらを値として指定すれば、評価情報入力時に、これらの変数を評価した値をフィールド値として設定することができる。
【００５３】
コメントタグには様々な評価情報を属性名と属性値の組として規定できる。このとき、表示スペースの制限や理解のしやすさから、評価情報のすべてを表示しないほうがよい場合がある。また、いくつかの属性値は自動的に計算できるものであって、利用者がすべての属性に値を入力する必要があるわけではない。上述の表示フラグ、入力フラグ、属性値デフォルトは、これらの制御を行なうためのものである。
【００５４】
図４は、タグテンプレートの一具体例の説明図である。図４に示したタグテンプレートの具体例は、図３（Ｂ）に示した技術企画部の評価情報に対応している。図４に示したタグテンプレートの例では、タグテンプレートの名前は「技術企画部」であり、５つのフィールド情報のリストが続いている。例えば、最初のフィールド情報は、属性名が「調査日」であり、このフィールドのデフォルト値として日付が与えられる。また、評価情報を入力する際に、このフィールドの値を入力する必要はなく、また、コメントタグとして表示されることもないことを示している。このタグテンプレートでは、評価情報の入力は技術分野とコメントのフィールドのみでよい。調査日、担当、評価の各フィールドにはデフォルト値が設定される。また、コメントタグとして表示されるのは、コメントのフィールドのみである。
【００５５】
タグテンプレートが定義する情報には、関係データベースがリレーションのスキーマとして定義する情報を含んでいる。この実施の形態では、タグテンプレートの定義とリレーションのスキーマが一致していることを前提としている。この実施の形態では、これらの関係を常時維持する方法について、特に規定していないが、例えば、タグテンプレートの定義ができるようにデータベースシステムを拡張するなどして、定義情報を一箇所で保持させることにすれば、定義間の一貫性を維持するのが容易になる。もちろん、利用するデータベースは関係データベースに限定されるものではない。
【００５６】
この実施の形態では、タグテンプレートの定義時に、対応する関係データベースのスキーマが定義され、評価情報の入力時に対応するデータベースへのデータ登録が行なわれるように実現している。本発明は、特に関係データベースによって実現されることに限定するものではないし、また、テンプレートの定義と評価情報の入力がこの手順でなされることに限定するものでもない。例えば、コメントタグの入力時に、フィールドを自由に追加、削除できるようにしてもかまわない。このような機能を実現するデータベースとしては、例えば、準構造化メッセージを扱うようなデータベースを用いることで実現できる。また、スキーマやクラスの定義のないデータベースを採用するときには、新しいコメントタグは、常にコメントタグの実例をコピーして使うようにすることで、過去に生成したコメントタグをタグテンプレートとして利用する方法を採ることもできる。また、複数のコメントタグの共通部分を抽出するなどの処理によってテンプレートを仮想的に定義するようにしてもよい。
【００５７】
次に、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における動作の一例を説明する。図５は、タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面の一例の説明図である。タグテンプレートは、例えば、図５に示すようなエディタを用いて作成することができる。図５に示した画面では、タグ名を入力する領域６ａと、各種のボタンと、各フィールドの定義を行なう領域６ｂが並んでいる。ボタンとしては、他のタグテンプレートを読み込む“ｌｏａｄ”ボタン、定義したタグテンプレートを保存するための“ｓａｖｅ”ボタン、フィールドを削除するための“ｄｅｌｅｔｅ ｆｉｅｌｄ”ボタン、新たなフィールドを追加挿入する“ｃｒｅａｔｅ ｆｉｅｌｄ”ボタンが用意されている。また、各フィールドの定義を行なう領域には、属性名を入力する属性名入力領域６ｃと、表示フラグおよび入力フラグの状態を切り替えるための表示ボタン６ｄおよび入力ボタン６ｅと、属性値デフォルトを入力するための領域６ｆが設けられている。表示ボタンおよび入力ボタンは、表示フラグおよび入力フラグの状態に応じて、その表示形態が変化する。図５では、一例として、表示するあるいは入力する状態に設定されたボタンは太線で示している。表示ボタンおよび入力ボタンはユーザがマウスなどによって指示することができ、指示のたびに表示フラグまたは入力フラグの状態を変更することができる。
【００５８】
図５では、一例として図４に示したタグテンプレートを定義する画面を示している。タグ名を入力する領域には、「技術企画部」と入力されている。そして、調査日、担当、評価、技術分野、コメントの各フィールドの定義がなされている。例えば、調査日のフィールドでは、属性値デフォルトとして、「％ＤＡＴＥ」が入力されている。また、技術分野のフィールドでは、入力フラグが入力する状態に設定されている。
【００５９】
図５に示した状態で“ｓａｖｅ”ボタンを押下することによって、表示されている内容を有するタグテンプレートデータがタグテンプレート管理部１２に格納される。それとともに、関係データベースのスキーマ定義コマンドが発行される。図５に示すタグテンプレートの定義のときには、例えば以下に示すようなコマンドを発行することによってデータベースのリレーションが定義される。なおこの例では、それぞれの属性のデータ型の宣言など、記述するべき他の詳細な情報は省略している。
ＣＲＥＡＴＥ ＴＡＢＬＥ 技術企画部 （調査日，担当，評価，技術分野，コメント）
【００６０】
図６は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグテンプレートの定義処理の一例を示すフローチャートである。このフローチャートは、図５に示したタグテンプレートエディタ上で、タグ名の設定および各フィールドの属性名、フラグの設定を行ない、“ｓａｖｅ”ボタンを押下したときに呼び出される。定義されたタグテンプレートは、例えば、上述の図４に示されるようなタグテンプレートデータとして、タグテンプレート管理部１２によって管理される。その際に、対応する文書評価情報管理部１３のデータベースのスキーマが定義される。
【００６１】
Ｓ３１において、タグテンプレートを記述するデータ構造を生成し、初期化する。また、Ｓ３２において、スキーマを定義するためのスキーマ定義情報のデータ構造を生成し、初期化する。データ構造は、属性名のリストになる。さらに、Ｓ３３において、例えばタグテンプレートの定義ツール等から入力されるタグ名を取得し、Ｓ３４において、取得したタグ名をタグテンプレートデータのタグ名の値として設定する。
【００６２】
Ｓ３５において、全フィールドに対して処理が終了したか否かを判断し、終了した場合にはＳ４３に移る。Ｓ３６において未処理のフィールドを選択する。Ｓ３７において追加するフィールド情報に対応する属性名をスキーマ定義情報に追加する。また、Ｓ３８において、フィールド情報を生成し、タグテンプレートデータに追加する。そして、生成したフィールド情報に対して、Ｓ３９において属性名を設定し、Ｓ４０において属性値としてデフォルト値を設定し、Ｓ４１において表示フラグとしてデフォルト値を設定し、Ｓ４２において入力フラグとしてデフォルト値を設定する。これで新たなフィールド情報がタグテンプレートのリストとして追加された。
【００６３】
全フィールドの処理が終了した場合には、Ｓ４３において、タグテンプレートデータをタグテンプレート管理部１２に格納する。また、Ｓ４４において、関係データベースのスキーマ定義コマンドを発行する。これにより、データベースのリレーションが定義される。以上の処理によって、新たなタグテンプレートデータが定義された。もちろん、以前に定義したタグテンプレートデータを修正することも可能であるし、以前に定義したタグテンプレートデータを用いて新たなタグテンプレートを定義することも可能である。
【００６４】
次に、生成したタグテンプレートを用いて、評価情報を入力する処理について説明する。評価情報の入力は、例えば評価情報入力ツールなどを用いることができる。評価情報入力ツールでは、ユーザからのタグ名の指示を受け、タグ名に対応するタグテンプレートに基づき、フィールド情報に対応した評価情報を入力するための領域を設ける。そして、その領域に入力されたデータを評価情報として取得する。
【００６５】
図７は、評価情報を入力するための評価情報入力ツールの表示画面の一例の説明図である。文書評価情報管理部１３に格納され、管理される評価情報の生成は、タグテンプレート管理部１２で管理されるタグテンプレートに従って行なうことができる。例えば、図４に示したようなタグテンプレートが定義されているとき、タグテンプレート中の各フィールドについて、値を設定することによって、評価情報を生成することができる。このとき、タグテンプレート中の入力フラグが入力する状態に設定されているフィールド、すなわち、利用者が入力すべき属性のみを利用者に提示するように構成すればよい。
【００６６】
図８は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における評価情報入力ツールの起動時の処理の一例を示すフローチャートである。Ｓ５１において、評価情報入力ウィンドウを生成し、共通に表示されるボタンなどを表示する。Ｓ５２において、ユーザからタグ名等によって指示されたタグテンプレートのデータをタグテンプレート管理部１２から取得する。一方、Ｓ５３において、コメントタグを表現するデータ構造を生成する。データ構造は、フィールド情報のリストになる。Ｓ５４において、タグテンプレートのデータからタグ名を取得し、評価情報入力ウィンドウに表示する。
【００６７】
Ｓ５５において、タグテンプレートのデータに未処理のフィールド情報が残っているか否かを判定する。すべてのフィールド情報について処理が済んだ時点で評価情報入力ツールの起動時の処理が終了する。未処理のフィールド情報が残っている場合には、Ｓ５６においてタグテンプレートのデータから未処理のフィールド情報を選択する。Ｓ５７において、選択したフィールド情報に対応するフィールド情報を生成し、コメントタグデータに追加する。そして、Ｓ５８において、タグテンプレートのフィールド情報から属性名を取り出し、コメントタグデータのフィールド情報に設定する。
【００６８】
ここで、Ｓ５９において、設定した属性名に対応する属性値デフォルトの値がコマンドであるか否かを判定する。属性値デフォルトの値がコマンドである場合には、Ｓ６０においてコマンドを実行し、その結果の値をコメントタグのフィールド情報の属性値として設定する。属性値デフォルトの値がコマンドでない場合には、Ｓ６１において、属性値デフォルトの値をそのままコメントタグのフィールド情報の属性値として設定する。
【００６９】
Ｓ６２において、タグテンプレートのフィールド情報の入力フラグの値を判定し、入力フラグの値が「する」である場合に限って、Ｓ６３において属性値を保持したフィールド入力領域を生成し、評価情報入力ウィンドウに表示する。そしてＳ５５に戻り、他の未処理のフィールド情報についての処理を繰り返す。このようにしてすべてのフィールド情報について処理を行なうことによって、指示されたタグテンプレートについて、入力フラグの値が「する」のフィールド情報に対応する評価情報の入力領域が評価情報入力ウィンドウに表示される。ユーザは表示されている入力領域に評価情報を入力すればよい。
【００７０】
図７に示した例では、図４に示したタグテンプレートの定義に基づき、タグ名と、利用者が入力すべき技術分野とコメントの２つのフィールドを表示している。図７（Ａ）に示すような画面を表示し、利用者は、例えば、図７（Ｂ）に示すように入力する。“ｏｋ”ボタンをクリックすることによって評価情報が文書評価情報管理部１３に格納される。
【００７１】
図９は、評価情報を入力するための評価情報入力ツールの表示画面の別の例の説明図である。図７では入力すべきフィールドのみを表示したが、これに限らず、種々の変形が可能である。図９（Ａ）では、すべてのフィールドを表示し、情報を入力できるように構成している。この例では、属性値デフォルトが設定されているフィールド“担当”、“調査日”、“評価”の値は、評価情報入力ツールの起動時に値が設定されている。“評価”のフィールドは、重要な文書に対してメモを添付するであろうという前提から、評価の属性値デフォルトの値を“重要”としている。また、利用者が入力すべき領域は、この例では太枠で示している。
【００７２】
また、評価情報入力ツールは、タグテンプレートのデータ構造を反映させたものである必要はない。例えば、図９（Ｂ）に示すような、付箋の表示を用いて入力を行なうように構成してよい。さらに、後述するような文書に添付した付箋の表示に直接情報を入力するように構成してもよい。
【００７３】
図１０は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるコメントタグと定義するデータの構成の一例の説明図である。上述のように、コメントタグは独立したデータ構造として記憶部に管理される形では存在しない。コメントタグは、選択した文書に関連づけられている評価情報を、タグテンプレートに従って表示する仮想的なビューあるいは一時的に生成されるデータ構造である。
【００７４】
図１０に示したコメントタグは、評価情報として保持される属性名と属性値の組に加え、タグ名によるタグテンプレートとの関連と、対応する文書との関連を維持する。属性名と属性値の組は、例えば、属性名“調査日”と属性値“９４．１０．１０”の組である。タグ名は、タグテンプレートに付されているタグ名である。この実施の形態では、タグ名は、評価情報の更新処理において更新されるリレーション名を兼ねる。対応文書は、文書情報管理部１１に保持されている対応文書の名前である。対応文書名は、評価情報の更新処理において、リレーション中の属性“文献番号”に対応する属性値として設定される。
【００７５】
もちろん、実際に図１０に示したデータ構造を用いて、コメントタグを表現するようにしてもかまわない。あるいは、タグテンプレート、文書データ、評価情報へのポインタの組として構成してもよい。コメントタグは、後述するように、メモの添付と同様に表示するので、表示形態を規定する情報を定義しておいてもよい。
【００７６】
図１１は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における文書リスト表示処理の一例を示すフローチャートである。まず、Ｓ７１において、文書情報管理部１１から表示文書のリストを取り込む。例えば、図３（Ａ）に示す文献管理リレーションから、表示する文書の文献番号と、その文書に付随する情報のリストを取り出す。
【００７７】
Ｓ７２において、表示していない未処理の文書を選択する。Ｓ７３において、選択された文書に付随する情報を表示する。Ｓ７４において、文書に対応する評価情報のリストを取り込む。例えば、図３（Ｂ）や（Ｃ）に示すようにデータベースのリレーションに評価情報が登録されているとき、技術企画部リレーションおよび知的財産部リレーションから、選択された文書に対応する評価情報のリストを取り込む。
【００７８】
Ｓ７５において、表示していない未処理の評価情報を選択を選択する。Ｓ７６において、選択された評価情報と、評価情報に対応するタグテンプレートの定義から、タグ図形を生成する。そして、Ｓ７７において、生成したタグ図形を、対応する文書情報に隣接して表示する。
【００７９】
Ｓ７８において、選択された文書に対応する、全ての評価情報を表示したか否かを判定する。表示していない評価情報が残っている場合は、Ｓ７５〜Ｓ７７の処理を繰り返し行なう。Ｓ７９において、全ての文書を処理したか否かを判定する。未処理の文書が残っている場合には、その文書について、Ｓ７２〜Ｓ７８の処理を行なう。
【００８０】
図１２は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグ図形生成処理の一例を示すフローチャートである。この処理は、図１１のＳ７６において行なわれる処理である。また、評価情報を入力する時にもこの処理を利用してタグ図形を表示させることもできる。
【００８１】
Ｓ８１において、コメントタグデータを取得する。評価情報の入力時にこの処理を利用する際には、入力処理中に作られるコメントタグのデータを利用する。文書情報を表示するときには、データベースを検索することによって関連するコメントタグのデータを取得する。Ｓ８２において、タグ図形を表示するための情報を保持するデータ構造を生成して初期化し、Ｓ８３において、タグ名を表示するラベル図形を表示するためのデータを、タグ図形データに追加する。Ｓ８４において、コメントタグに対応するタグテンプレートデータを、タグ名を利用してタグテンプレート管理部１２から取得する。
【００８２】
Ｓ８５において、タグテンプレートのデータに未処理のフィールド情報が残っているか否かを判定する。未処理のフィールド情報が残っている場合には、Ｓ８６において、未処理のフィールド情報を選択する。Ｓ８７において、フィールド情報の表示フラグを判定し、表示フラグの値が「する」の場合には、Ｓ８８において、フィールド情報の属性値として設定されているテキストを表示するためのデータをタグ図形データに合成する。
【００８３】
タグテンプレートのすべてのフィールド情報について処理を終了した時点で、表示すべきタグ図形が生成されている。このタグ図形は、上述の図１１のＳ７７において表示される。
【００８４】
図１３は、表示された文書リストとタグテンプレートフォルダの一例の説明図である。上述の図１１に示すような処理によって、文書リストが表示される。ここでは、文書リストは、図３（Ａ）に示すような文献管理リレーションで管理されている文書付随情報をリストにして表示している。そして、評価情報を添付されている文書の位置に、評価情報を表示したコメントタグが表示される。この例では、１つの文書について、評価情報が添付されている。このコメントタグの表示は、例えば、上述の図１０に示すようなデータの構成に基づいて生成される。
【００８５】
また、図１３に示した表示例では、文書リストとともにタグテンプレートフォルダが表示されている。タグテンプレートフォルダは、コメントタグを生成するのに必要な情報であるタグテンプレートを、付箋のような図形として表示している。この付箋のような表示を、以下、タグ表示と呼ぶ。このタグテンプレートフォルダには、次のようなコメントタグを生成するためのタグテンプレートがタグ表示されている。
（１）技術企画部の評価のためのコメントタグ
コメントを示すために用いられる。
（２）再チェックが必要であることを示すためのコメントタグ
コメントタグの有無のみを示すために用いられる。
（３）チェックしたことを示すためのコメントタグ
コメントではなく、チェックを行なった者の名前を示すために用いられる。
このほか、タグはコメントを記入する以外にも様々な利用方法が考えられる。いずれも構造としては共通であるので、以下では（１）のタグについて詳しく説明する。
【００８６】
図１４は、複数のタグ図形を表示する場合の表示例の説明図である。上述のようにタグ表示を行なう場合に、１つの文書データに複数の評価情報が存在するとき、複数のタグ図形を表示することになる。複数のタグ図形を表示することができる場合には、各タグ図形を並べて表示する。しかし、並べて表示するのに十分な表示スペースがない場合には、例えば、図１４に示すように重ねて表示することもできる。この場合、マウスによるクリックなどによって、下に表示されているタグ図形を上に表示するように構成すればよい。
【００８７】
図１５、図１６は、文書データの表示の一例の説明図である。図１３に示した例では、文書データに付随する文書付随情報をリストとして表示し、そのリストに対してタグを添付している。しかし、本発明はこれに限らず、例えば、図１５に示すように、個々の文書データのイメージを表示し、その文書データのイメージにタグ図形を添付するように構成してもよい。また、図１５では文書ビューワという文書データのイメージを表示するツールのウィンドウ内のみでタグの添付を行なっているが、これ以外にも、例えば、図１６に示すように、ウィンドウから飛び出してタグを添付するように、標準のウィンドウシステムを拡張して構成してもよい。
【００８８】
次に、文書データに対して評価情報を付与するための一連の操作の流れを示す。図１７は、本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグ添付および評価情報更新処理の一例を示すフローチャートである。以下の説明において、利用者は入力装置の一つとしてマウスを用いている。マウスの制御は標準的なウィンドウシステムによって行なわれるものとする。
【００８９】
まず、Ｓ９１において、タグテンプレートフォルダでマウスボタンが押されたか否かを判定する。タグテンプレートフォルダでマウスボタンが押された場合には、Ｓ９２において、カーソルがタグテンプレートの上か否かを判定する。カーソルがタグテンプレートの上に存在する場合には、さらに、Ｓ９３において、マウスボタンを押したままカーソルが移動されているか否かを判定する。これらの判定によって、タグテンプレートフォルダ中のタグテンプレートがドラッグされたか否かを判定している。これらの条件を満たさない場合には、ウィンドウシステムに制御を戻す。
【００９０】
Ｓ９４において、タグテンプレートの図形を複製し、Ｓ９５において、タグ図形をカーソルに追随して移動させる。Ｓ９６において、マウスボタンが放されたか否かを判定し、マウスボタンが押され続けている限り、Ｓ９５の処理を続ける。
【００９１】
マウスボタンが放されると、Ｓ９７においてタグ図形を消去し、Ｓ９８において、カーソル位置は文書リスト内か否かを判定する。カーソルが文書リスト内である場合には、さらに、Ｓ９９において、カーソル位置で文書を特定できるか否かを判定する。この判定は、文書リストのツールに問い合わせることによって行なってもよい。Ｓ９８，Ｓ９９の判定で条件を満たさない場合には、ウィンドウシステムに制御を戻す。
【００９２】
カーソル位置で文書を特定できる場合には、Ｓ１００において、その文書を特定する。そして、Ｓ１０１において、例えば評価情報入力ツールを起動し、利用者からの入力を受け付け、評価情報を取得する。Ｓ１０２において、データベースに評価情報を登録するコマンドを生成し、コマンドを発行する。これにより、取得した評価情報はデータベースに登録される。その後、Ｓ１０３において、特定された文書について、文書リストを再表示する。すなわち、図１１に示したような文書リストの表示処理のＳ７３〜Ｓ７８に該当する処理を行ない、新しく加わった評価情報に対応するタグ図形を表示する。
【００９３】
図１８は、文書に対する評価情報の付与の具体的な操作の一例の説明図である。ここでは、タグテンプレートフォルダに表示されている技術企画部の評価のためのコメントタグを選択して文書に添付する例を示す。
【００９４】
まず、タグテンプレートフォルダ内の技術企画部の評価のタグテンプレートを示すタグ表示の上にカーソルを移動し、マウスボタンを押す。これによって、技術企画部の評価のタグテンプレートを選択することができる。この状態を図中（Ａ）で示している。ここでは、選択されたタグテンプレートの枠を太線で示している。
【００９５】
次に、マウスボタンを押したまま、カーソル位置を動かす（ドラッグする）。これによって、図中（Ｂ）に示すように、タグ表示が複製され、カーソルに追随して動く。さらに図中（Ｃ）を経て、（Ｄ）の位置まで、マウスボタンを押しながら、文書リストウィンドウ内にタグ表示をドラッグする。そして、文書リスト中の評価の対象となる文書に対応する、図中（Ｄ）の位置で、マウスボタンを離す。
【００９６】
この一連の操作の結果、図１８の文書リストに示した１番目の文書データにコメントタグを付与することができる。引き続いて、例えば評価情報入力ツールが起動し、図７（Ａ）に示すようなウィンドウが開く。そこで、例えば、図７（Ｂ）に示すように、太枠で示された領域に入力を行なうことによって、必要な属性が定義される。そして、“ｏｋ”ボタンをマウスで押すことによって評価情報が確定し、データベースを更新する。データベースの更新の後、図１３に示されるように、文書リストの表示が更新される。
【００９７】
ここでは、評価情報入力ツールは、タグ添付操作の直後に起動されるものとしたが、タグの添付時に評価情報を入力することに限定されるものではない。例えば、ドラッグアンドドロップによってタグを添付した後、評価情報入力ツールを別途起動してもよい。さらに、タグ図形上で直接評価情報を入力できようにしてもよい。また、評価情報の入力が、添付の後でなければならないわけでもない。評価情報を入力したコメントタグを保存しておき、それを添付するように構成してもよい。
【００９８】
評価情報の登録、更新処理は、例えば、ＳＱＬなどの検索言語におけるコマンドを生成し、発行することによって行なうことができる。例えば、図１８に示したようにしてコメントタグを添付した後、図７に示したような評価情報入力ツールを用いて評価情報を入力し、更新を指示した場合、以下に示すようなコマンドを生成し、発行すればよい。
ＩＮＳＥＲＴ ＩＮＴＯ 技術企画部（文献番号，調査日，担当，技術分野，評価，コメント）
ＶＡＬＵＥＳ（’平○−○○○’，’‘９４．１０．１０’，’明石’，’データベース’，’重要’，’商品Ｘが抵触する可能性あり。’）
このコマンドによって、例えば、図３（Ｂ）に示した技術企画部リレーションに、入力した評価情報が追加される。タグ名がリレーションとして用いられ、文書との関連付けのために、文献番号という属性が追加されている。
【００９９】
上述の例では、文書にコメントタグを添付する際に評価情報を入力し、入力終了直後にデータベースの更新を行なっているが、これに限定するものではない。いくつかのコメントタグを添付し、評価情報の入力を行なっておき、まとめてデータベースの更新を指示するように構成してもよい。
【０１００】
また、一つのコメントタグを添付する対象が必ず一つの文書であるとは限らない。利用者によって選択された文書の集合に対して、一つのコメントタグを添付することによって、その集合に含まれるすべての文書に共通の評価情報を与えるように構成してもよい。あるいは、既にある文書に添付されているコメントタグを、別の文書にも添付するように指示してもよい。
【０１０１】
上述のようにして、簡単な操作によって、コメントタグを添付し、評価情報を入力することができる。また、例えば、添付されているコメントタグにカーソルを合わせてマウスボタンを押し、文献外でボタンを放すといった簡単な操作によって、コメントタグをはずすことも可能である。この場合、評価情報は削除してもよいし、そのまま残しておいてもよい。
【０１０２】
このように、本発明の情報管理装置によって、評価情報のような高度な文書管理のためのデータの登録を、データベースを意識することなく、メモを添付するのと同様に、タグを添付する操作だけで行なうことができるようになる。
【０１０３】
このようにしてコメントタグが添付され、入力された評価情報は、上述のようにデータベースに格納される。そのため、様々に変形して利用することができる。図１９は、評価情報を利用した検索結果の一例の説明図である。例えば、図３に示したように、文書付随情報と評価情報がデータベースに格納されているとき、例えばＳＱＬなどの検索言語を用いることによって、図３に示したリレーションを結合して図１９に示すような検索結果を得ることができる。この例では、技術企画部における評価が“重要”であるような文献について、文献に付随する情報に加えて、技術企画部でのコメントと、知的財産部の対応の情報を一覧表にしたものである。
【０１０４】
例えば、次のようなコマンドを発行することによって得られる。なお、表やカードに適切な項目を記入することで、検索コマンドを生成する従来技術を用いることによって、このような検索コマンドは利用者が直接入力する必要はない。
ＳＥＬＥＣＴ 文献番号，出願日，出願人，技術分野，技術企画部．コメント，知的財産部．対応
ＦＲＯＭ 文献管理，技術企画部，知的財産部
ＷＨＥＲＥ 技術企画部．評価＝”重要”
この検索式の中には、文書固有の付随情報として、文書管理リレーションに属する文献番号と出願人が使用されている。文書に対する評価情報として、技術企画部リレーションに属する‘調査日’，‘技術分野’，‘コメント’，‘評価’と知的財産部に属する‘対応’の属性が用いられている。
【０１０５】
この例では、検索の条件を一つの評価の視点である技術企画部リレーションの要素だけで規定しているが、知的財産部リレーションなど、他の評価の視点の要素と組み合わせたり、文書固有の付随情報である文書管理リレーションの要素と組み合わせた、もっと複雑な条件を記述しても構わない。いずれにしても、文書に対する評価としてコメントタグを添付した結果として、それらのコメントタグの構造とコメントタグへの入力データを利用して、評価した文書を独自の視点で整理することが可能になる。
【０１０６】
もちろん、データベース中に格納した評価情報の利用方法は、データベースの検索やその結果からなる表の作成にとどまらない。より高度な表の作成プログラムや、各種のグラフやチャート作成プログラムなどを利用してもよい。
【０１０７】
このように、評価情報を文書データとは独立した情報として管理することによって、評価情報を有効に利用することが可能になる。上述の説明では、評価情報を用いたが、これに限らず、例えば作業指示など、種々の情報をタグとして文書データに添付し、利用することが可能である。
【０１０８】
次に、本発明の文書管理装置の第２の実施の形態について説明する。上述の第１の実施の形態では、利用者が管理する文書データに対して評価情報を添付する例を示したが、この第２の実施の形態によれば、ネットワークを介して参照可能な外部の文書データベースによって管理される文書データに対しても評価情報を関連づけて管理することが可能である。
【０１０９】
この第２の実施の形態では、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）サーバに格納される文書データを参照し、利用者が参照した文書データにコメントタグを添付する機能を有する文書管理装置を示す。
【０１１０】
図２０は、本発明の文書管理装置の第２の実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図である。図中、図１と同様の部分には同じ符号を付して説明を省略する。５はＷＷＷサーバ、６はネットワーク、２８は文書情報取得部である。この実施の形態では、記憶部３は、文書情報管理部１１を有しておらず、タグテンプレート管理部１２と文書評価情報管理部１３を含んでいる。文書情報は、ネットワーク６で接続されているＷＷＷサーバ５に格納されている。
【０１１１】
制御部４には、文書情報取得部２８が追加されている。文書情報取得部２８は、利用者の指示したＵＲＬ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）にしたがって、ネットワーク６で接続されているＷＷＷサーバ５から文書データを獲得する。
【０１１２】
図２１は、文書評価情報管理部が管理している情報とＷＷＷサーバに格納されている文書データの関連を示す概念図である。この第２の実施の形態では、文書評価情報を添付する対象は、複数のＷＷＷサーバ５に格納される様々な種類の文書データである。これらの文書データは、例えば文献情報、特許情報、新聞記事などである。文書評価情報管理部１３が管理する文書評価情報には、その文書評価情報が添付される対象を示す情報が含まれている。
【０１１３】
図２２ないし図２４は、文書情報とタグテンプレートの表示の一例の説明図である。図２２ないし図２４には、利用者が現在参照している文書にコメントタグを添付する様子を示している。文書情報表示ウィンドウには、利用者が指示したＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」に基づいてＷＷＷサーバから取得した文書データが表示されているものとする。
【０１１４】
文書情報表示ウィンドウを作成する処理は、Ｍｏｓａｉｃなどの既存のＷＷＷクライアントと同様である。まず利用者がＵＲＬを入力すると、文書情報取得部２８がＵＲＬを解析して接続するＷＷＷサーバ５を特定し、ＷＷＷサーバ５に接続して文書データを取得する。次に、文書情報表示生成部２３が、取得した文書データに基づいて表示情報を生成し、表示制御部２２が文書情報表示ウィンドウを作成してその中に表示情報を表示する。
【０１１５】
図２２に示す表示の例では、文書情報表示ウィンドウのメニューに「タグを添付」という項目を用意し、利用者がメニューからこの項目を選択することによってコメントタグを添付する例を示したものである。図２２に示すように、利用者が「タグを添付」という項目を選択すると、タグテンプレートの名前の一覧を表示するメニューがポップアップする。さらに、添付するタグテンプレートを選択すると、第１の実施の形態と同様に図７に示すような評価情報入力ツールを起動し、利用者が必要な項目を記入することによって、コメントタグを添付する。タグテンプレートの一覧メニューは、タグテンプレート管理部１２からタグテンプレートの名前を取得することにより作成できる。
【０１１６】
図２３に示す表示の例では、タグテンプレートの一覧をボタンによって表示した例である。利用者は、タグテンプレートの名前を表示するボタンを選択することにより、添付するコメントタグの種類を決定する。タグテンプレートを表わすボタンは、文書情報表示ウィンドウ内に常に表示するようにしてもよいし、利用者がコメントタグの添付操作を行なう間のみ表示するようにしてもよい。
【０１１７】
図２４に示す表示の例では、タグテンプレートの一覧を第１の実施の形態と同様に、タグを表わす図形とそれを内包するタグテンプレートフォルダによって表示した例である。利用者は、上述の第１の実施の形態と同様に、タグテンプレートフォルダ上で特定のコメントタグのテンプレートを選択し、文書情報表示ウィンドウ上にドラッグアンドドロップすることによってコメントタグを添付する。タグテンプレートを文書情報表示ウィンドウにドラッグアンドドロップする代わりに、タグテンプレートフォルダ上でタグテンプレートを選択した後に、メニュー項目またはボタンで指示することによって、コメントタグの添付を行なうようにしてもかまわない。
【０１１８】
図２５は、本発明の文書管理装置の第２の実施の形態におけるコメントタグを定義するデータの構成の一例の説明図である。図１０に示した第１の実施の形態とは異なり、対応文書のフィールドには、文書データを示すＵＲＬが格納される。これによって、評価情報を添付する対象となる文書データを特定することになる。
【０１１９】
図２６は、文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションの別の具体例の説明図である。この第２の実施の形態においても、上述の第１の実施の形態と同様に、コメントタグの内容をリレーションとして文書評価情報管理部１３で管理することができる。図２６に示したリレーションでは、図３に示した具体例とは異なり、各コメントタグの内容を文献ＵＲＬで関係づけている。
【０１２０】
図２７は、文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションのさらに別の具体例の説明図である。図２７に示した例では、図３に示した文献番号を用いたリレーションと図２６に示した文献ＵＲＬによるリレーションを一元化し、異なる種類の文書に対する評価情報を、一つのリレーションで一元管理することも考えられる。
【０１２１】
図２８、図２９は、文書情報とコメントタグの表示の一例の説明図である。図２８に示した表示の例では、文書情報表示ウィンドウと、文書データに添付されたコメントタグを表示する評価情報ウィンドウを表示している。文書情報表示ウィンドウと、評価情報ウィンドウは互いに連動しており、文書情報表示ウィンドウに表示している文書データが変更されると、変更された文書データに対応したコメントタグが評価情報ウィンドウに表示される。文書データに対応したコメントタグが複数存在する場合は、評価情報ウィンドウ内に複数のコメントタグを並置するように表示してもよいし、上述の第１の実施の形態の図１４で示すように複数のコメントタグを重ね合わせて表示してもよい。また、図２９は、コメントタグを対応する文書データと同一のウィンドウ内に表示した例である。
【０１２２】
これまでは、コメントタグを添付することによって文書に対する評価情報を関連づける例を示したが、コメントタグによって文書に関連づけることの出来る情報は、評価に関する情報に限るものではない。次に示す例では、コメントタグの添付によって、文書と各部門における備品購入に関する情報を関連づけている。この例では、すでに「技術企画部」というタグが添付された文書データに対して、文書内で紹介されている製品を備品として購入することを示す「備品購入」タグを添付している。
【０１２３】
図３０は、タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面の別の例の説明図である。図３０に示した例は、図５に示したような第１の実施の形態におけるタグテンプレートエディタによって、「備品購入」のためのタグテンプレートを作成した例である。この「備品購入」のためのタグテンプレートでは、「申請日」、「担当」、「種別」、「納入部門」、「コメント」の各フィールド情報が定義されている。タグを付与する際には、付与者は納入部門とコメントの欄を記入する。タグの添付の際には申請日と納入部門がコメントタグ内に表示される。
【０１２４】
図３０に示すようにして定義したタグテンプレートは、タグテンプレート管理部１２に格納される。そして、備品を購入しようとする際に、このタグテンプレートを用いてタグを付与する。図３１は、備品購入に関する情報をリレーションとして表わす場合の具体例の説明図である。ここでは２つのコメントタグがそれぞれ別の文書データに付与されている。例えば１つ目のコメントタグのデータは、上述のＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」に基づいてＷＷＷサーバから取得した文書データに対して、「備品購入」のタグを添付したものである。
【０１２５】
図３２は、文書情報とコメントタグの表示のさらに別の例の説明図である。図３２では、図２９に示した文書データと「技術企画部」タグの表示に、さらに「備品購入」タグを表示した例である。「備品購入」タグは、図３１に示すようなデータとして文書評価情報管理部１３に格納しておけばよい。利用者が文書データを見る際に「技術企画部」タグと「備品購入」タグが同時に表示されることにより、利用者は、技術企画部によって「商品Ｘの競合商品」とコメントされている製品を、第１開発部が備品として購入しようとしていることを知ることが出来る。
【０１２６】
別の例として、コメントタグの添付によって、文書と利用者のスケジュールに関する情報を関連づける例を示す。以下の例では、すでに「技術企画部」というタグが添付された文書データに対して、利用者が文書に記述された情報に関連する業務活動のスケジュールを記述した「スケジュール」タグを添付する。
【０１２７】
図３３は、タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面のさらに別の例の説明図である。この例では、「スケジュール」というタグのテンプレートを作成している。「スケジュール」タグは、「登録日」、「担当」、「作業内容」、「納期」、「コメント」のフィールド情報を有している。タグの付与者は「作業内容」、「納期」、「コメント」について入力する。コメントタグ内には「作業内容」と「納期」が表示される。
【０１２８】
図３３に示すようにして定義した「スケジュール」タグのタグテンプレートは、タグテンプレート管理部１２に格納される。そして、このタグテンプレートを用いてスケジュールに関するタグを付与する。図３４は、スケジュールに関する情報をリレーションとして表わす場合の具体例の説明図である。この例でも２つのコメントタグがそれぞれ別の文書データに付与されている。例えば１つ目のコメントタグのデータは、上述のＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」に基づいてＷＷＷサーバから取得した文書データに対して、「スケジュール」タグを添付している。
【０１２９】
図３５は、文書情報とコメントタグの表示のさらに別の例の説明図である。図３５では、文書データと、その文書データに付与されている「技術企画部」タグおよび「スケジュール」タグを表示している。利用者が文書データを見る際に「技術企画部」タグと「スケジュール」タグが同時に表示されることにより、利用者は、技術企画部によって「商品Ｘの競合商品」とコメントされている製品に関して、展示会に参加し報告所を作成するというスケジュールがあることを確認することが出来る。
【０１３０】
なお、上述の備品購入やスケジュールに関する情報も、評価に関する情報と同様に管理し、コメントタグとして付与することができ、また表示させることができる。このような意味から、この明細書では備品購入やスケジュールなど、内容が評価に関する情報以外であっても評価情報という言葉で示している。
【０１３１】
一般に、ＷＷＷサーバで管理される文書データのうち、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）で記述された文書は、他の文書を参照するハイパーリンクを埋め込むことが出来る。図３６は、ＨＴＭＬ文書の一例の説明図である。図３６に示したＨＴＭＬ文書の内容を、ここではＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｗｈａｔｓ−ｎｅｗ．ｈｔｍｌ」で示されるＨＴＭＬ文書の内容であるとする。この文書の中には、ＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」で示されるＨＴＭＬ文書を参照するハイパーリンクとして、「＜ａ ｈｒｅｆ＝”ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ”＞新製品リリース開始＜／ａ＞」という記述が含まれている。ここで「＜ａ ｈｒｅｆ．．．＞」や「＜／ａ＞」などの記述は通常「タグ」と呼ばれているが、本明細書ではコメントタグとの区別をするためにこれらをＨＴＭＬタグと呼ぶことにする。
【０１３２】
図３７は、図３６に示したＨＴＭＬ文書を文書情報表示ウィンドウに表示した例の説明図である。文書情報表示ウィンドウ上では、ＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」で示されるＨＴＭＬ文書を参照するハイパーリンクは、「新製品リリース開始」という文字列で示されるアンカーとして表示される。この例では、アンカーを示す文字列にアンダーラインを表示することによって、アンカーでない文字列との区別をしている。
【０１３３】
既存のＷＷＷクライアントでは、利用者がマウスなどの装置によってアンカーを指定することによって、アンカーに対応するハイパーリンクが保持するＵＲＬに基づいて文書データをＷＷＷサーバから取得し、表示する機能を備えている。例えば、図３７に示す文書情報表示ウィンドウ上で、「新製品リリース開始」というアンカーをマウスでクリックすると、図２２ないし図２４に示すように、ＵＲＬ「ｈｔｔｐ：／／ｘｘｘ／ｙｙｙ／ｎｅｗ−ｐｒｏｄｕｃｔ．ｈｔｍｌ」で示される文書データが文書情報表示ウィンドウに表示される。
【０１３４】
この第２の実施の形態では、評価情報が文書データに対応するＵＲＬを保持しているので、ＨＴＭＬ文書の表示処理を行なう際に、文書中にハイパーリンクが含まれていた場合、ハイパーリンクが保持するＵＲＬに対応する評価情報を検索することによって、ハイパーリンクが参照する文書にコメントタグが添付されているか否かを知ることが出来る。
【０１３５】
図３８は、ハイパーリンクが参照する文書にコメントタグが添付されている場合の表示例の説明図である。ハイパーリンクが参照する文書にコメントタグが添付されている場合、例えば、図３８に示すように、ハイパーリンクを表わすアンカーに、コメントタグが添付されていることを表すマークを付けて表示することができる。図３８では、対応する文書データにコメントタグが添付されているアンカーと、そうでないアンカーを区別するために、対応する文書データにコメントタグが添付されているアンカーに隣接してコメントタグが添付されていることを表すマークを表示している。この他にも、アンカーのフォント、色、線の太さを変える、またはアンカーを枠で囲む、アンカーを点滅させるなど、種々の表示方法を用いて区別することが考えられる。
【０１３６】
図３９、図４０は、本発明の文書管理装置の第２の実施の形態において、アンカーにコメントタグが添付されていることを示すマークを付けるようにした文書情報表示を作成する処理の一例と、文書データに対応する評価情報の表示を作成する処理の一例を示すフローチャートである。Ｓ１１１において、利用者がキーボードで入力するか、またはアンカーをマウスでクリックすることによって、ＵＲＬを指定する。Ｓ１１２において、文書情報取得部２８がＵＲＬを解析することによってＷＷＷサーバ５を特定し、ＷＷＷサーバ５に接続してＵＲＬで示される文書データを取得し、文書情報表示生成部２３に渡す。Ｓ１１３において、文書データに未処理の部分が残っているか否かを判定し、残っていればＳ１１４に進む。残っていなければ、Ｓ１２２に進む。
【０１３７】
Ｓ１１４において、文書データから取り出した文字列がＨＴＭＬタグであるか否かを判定し、ＨＴＭＬタグであればＳ１１６に進む。タグでなければ、Ｓ１１５において、文字列を表示情報に加えて、Ｓ１１３に進む。
【０１３８】
Ｓ１１５において、ＨＴＭＬタグがハイパーリンクを示すタグであるか否かを判定し、ハイパーリンクを示すタグであれば、Ｓ１１８に進む。ハイパーリンクを示すタグでなければ、Ｓ１１７において、ハイパーリンク以外のＨＴＭＬタグの処理を行ない、Ｓ１１３に進む。
【０１３９】
Ｓ１１８において、ハイパーリンクを示すＨＴＭＬタグからＵＲＬを取り出し、文書評価情報管理部１３に渡す。Ｓ１１９において、ＵＲＬを対応文書として含む評価情報を検索し、評価情報があればＳ１２１に進む。評価情報が無ければ、Ｓ１２０において、アンカーを作成して表示情報に追加し、Ｓ１１３に進む。評価情報がある場合には、Ｓ１２１において、アンカーを作成して表示情報に追加し、さらにあらかじめ用意されているコメントタグを示す図形データを表示情報に追加し、Ｓ１１３に進む。
【０１４０】
文書データについてすべての処理が終了すると、Ｓ１２２において、文書情報表示ウィンドウが作成されているか否かを判定し、作成されていなければＳ１２３において、文書情報表示ウィンドウを作成する。そして、Ｓ１２４において、文書情報表示ウィンドウ中に表示情報を表示する。
【０１４１】
Ｓ１２５において、Ｓ１１１で得たＵＲＬを対応文書として含む評価情報を検索し、評価情報があればＳ１２８に進む。評価情報が無ければ、Ｓ１２６において、評価情報ウィンドウが作成されているか否かを判定し、作成されていればＳ１２７においてステップ１４に進み、評価情報ウィンドウを消去して処理を終了する。評価情報ウィンドウが作成されていなければ、そのまま処理を終了する。Ｓ１２５において評価情報が検索された場合、Ｓ１２８において、ＵＲＬを対応文書として含む評価情報の集合を文書情報表示生成部２３に渡し、文書情報表示生成部２３が評価情報用の新たな表示情報を作成する。
【０１４２】
Ｓ１２９において、まだ処理してない評価情報があるか否かを判定し、あればＳ１３０において、評価情報の内容と評価情報に対応するタグテンプレートの定義からタグ図形を生成し、表示情報に加え、Ｓ１２９に戻る。すべての評価情報が処理された後、Ｓ１３１において評価情報ウィンドウが作成されているか否かを判定し、作成されていない場合にはＳ１３２において評価情報ウィンドウを作成し、Ｓ１３３において評価情報ウィンドウ中に表示情報を表示し、処理を終了する。
【０１４３】
評価情報を利用する例として、評価情報の内容に基づいて新たに文書データを作成する例を示す。図４１、図４２は、評価情報を利用した文書データの作成の一例の説明図である。図４１に示す例は、図２６に示す「技術企画部」の評価情報の中から、評価が「重要」である文書ＵＲＬとコメントを取得し、「重要文書へのリンク」というタイトルを持つＨＴＭＬ文書を作成した例である。この例では、ＵＲＬをアンカーとして表示しており、アンカーを選択することによって対応する文書データを参照するようになっている。これ以外にもコメントをアンカーとして表示する方法が考えられる。図４１に示すほか、文書評価情報が対象とする文書のＵＲＬの他に、文書のタイトルを保持することにより、文書のタイトルをアンカーとして一覧表示するといった、様々な表示方法が考えられる。また、図４２に示す例のように、評価情報の一覧を文書として表示するのではなく、図形を用いて表示する方法も考えられる。
【０１４４】
以上のように、この第２の実施の形態によれば、コメントタグを付与する対象となる文書データまで管理する必要はなく、外部に存在する文書データをも対象としてコメントタグを付与することが可能である。そして、文書データを特定して文書データとともにコメントタグを表示させるほか、コメントタグの内容に対して検索し、対応する文書データを得ることができる。さらに、上述のようにコメントタグの内容から文書データを作成することも可能である。
【０１４５】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、利用者がメモを文書に添付するのと同様の簡単な操作で、文書に付加情報を与えることができ、それらの付加情報を用いて文書の管理を行なう文書管理装置及び文書管理方法を提供することができる。本発明の文書管理装置は、メモ添付による方式と同様にして付加情報を取り扱うので、当然、メモ添付による方式の利点を持つ。さらに、これに加え、次の利点を有する。
【０１４６】
まず、紙の文献の場合と同等な方法で、計算機上での操作ができるので、計算機上での操作が理解しやすくなる。利用者はデータベースへの登録であることを意識する必要がない。すなわち、表示されている文書データに付箋を添付するという単純な操作によって、管理対象となる文書データの選択、評価のための視点の定義、定義された視点での文書管理データの登録が行なわれる。従来技術では、これらのそれぞれについて利用者が意識的に操作を行なう必要があった。
【０１４７】
また、評価情報のデータの入力がなされるので、計算機を用いた高度な評価情報の利用が行なえる。例えば、図表を作成するプログラムを用いて、評価情報に基づいた図表を作成できる。また、データベースの検索機能を用いて、文献に与えられた様々な評価情報から、特定の種類の評価情報のみを選択したり、異なる種類の評価情報を合成したりすることが可能になる。
【０１４８】
また、評価情報の構造を定義することで、利用者の独自の視点を自由に定義でき、それに基づく評価を容易に行なうことができる。また、様々な情報ソースの情報を独自の統一的な視点に基づいて管理することができるなど、種々の効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図である。
【図２】 文書情報管理部と文書評価情報管理部で管理している情報の関連を示す概念図である。
【図３】 文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションの一具体例の説明図である。
【図４】 タグテンプレートの一具体例の説明図である。
【図５】 タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面の一例の説明図である。
【図６】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグテンプレートの定義処理の一例を示すフローチャートである。
【図７】 評価情報を入力するための評価情報入力ツールの表示画面の一例の説明図である。
【図８】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における評価情報入力ツールの起動時の処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】 評価情報を入力するための評価情報入力ツールの表示画面の別の例の説明図である。
【図１０】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるコメントタグと定義するデータの構成の一例の説明図である。
【図１１】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態における文書リスト表示処理の一例を示すフローチャートである。
【図１２】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグ図形生成処理の一例を示すフローチャートである。
【図１３】 表示された文書リストとタグテンプレートフォルダの一例の説明図である。
【図１４】 複数のタグ図形を表示する場合の表示例の説明図である。
【図１５】 文書データの表示の一例の説明図である。
【図１６】 文書データの表示の別の例の説明図である。
【図１７】 本発明の文書管理装置の第１の実施の形態におけるタグ添付および評価情報更新処理の一例を示すフローチャートである。
【図１８】 文書に対する評価情報の付与の具体的な操作の一例の説明図である。
【図１９】 評価情報を利用した検索結果の一例の説明図である。
【図２０】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態を適用した文書処理装置の一例を示したブロック構成図である。
【図２１】 文書評価情報管理部が管理している情報とＷＷＷサーバに格納されている文書データの関連を示す概念図である。
【図２２】 文書情報とタグテンプレートの表示の一例の説明図である。
【図２３】 文書情報とタグテンプレートの表示の別の例の説明図である。
【図２４】 文書情報とタグテンプレートの表示のさらに別の例の説明図である。
【図２５】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態におけるコメントタグを定義するデータの構成の一例の説明図である。
【図２６】 文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションの別の具体例の説明図である。
【図２７】 文書付随情報と文書評価情報を記述したリレーションのさらに別の具体例の説明図である。
【図２８】 文書情報とコメントタグの表示の一例の説明図である。
【図２９】 文書情報とコメントタグの表示の別の例の説明図である。
【図３０】 タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面の別の例の説明図である。
【図３１】 備品購入に関する情報をリレーションとして表わす場合の具体例の説明図である。
【図３２】 文書情報とコメントタグの表示のさらに別の例の説明図である。
【図３３】 タグテンプレートを定義するためのツールの表示画面のさらに別の例の説明図である。
【図３４】 スケジュールに関する情報をリレーションとして表わす場合の具体例の説明図である。
【図３５】 文書情報とコメントタグの表示のさらに別の例の説明図である。
【図３６】 ＨＴＭＬ文書の一例の説明図である。
【図３７】 図３６に示したＨＴＭＬ文書を文書情報表示ウィンドウに表示した例の説明図である。
【図３８】 ハイパーリンクが参照する文書にコメントタグが添付されている場合の表示例の説明図である。
【図３９】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態において、アンカーにコメントタグが添付されていることを示すマークを付けるようにした文書情報表示を作成する処理の一例と、文書データに対応する評価情報の表示を作成する処理の一例を示すフローチャートである。
【図４０】 本発明の文書管理装置の第２の実施の形態において、アンカーにコメントタグが添付されていることを示すマークを付けるようにした文書情報表示を作成する処理の一例と、文書データに対応する評価情報の表示を作成する処理の一例を示すフローチャート（続き）である。
【図４１】 評価情報を利用した文書データの作成の一例の説明図である。
【図４２】 評価情報を利用した文書データの作成の別の例の説明図である。
【図４３】 メモ添付の一例の説明図である。
【図４４】 メモ添付の別の例の説明図である。
【図４５】 メモ添付のさらに別の例の説明図である。
【図４６】 メモ添付のさらに別の例の説明図である。
【符号の説明】
１…入力部、２…表示部、３…記憶部、４…制御部、５…ＷＷＷサーバ、６…ネットワーク、１１…文書情報管理部、１２…タグテンプレート管理部、１３…文書評価情報管理部、２１…入力制御部、２２…表示制御部、２３…文書情報表示生成部、２４…コメントタグ生成部、２５…評価情報設定部、２６…文書タグ間関連定義部、２７…文書評価情報更新部、２８…文書情報取得部。
Claims (2)
- 文書データに対して入力された評価情報を前記文書データを特定するＵＲＬに対応付けて記憶する記憶手段と、文書データを表示するための表示情報を生成する文書情報表示生成手段を有し、前記文書情報表示生成手段は、文書データ中に他の文書を参照するハイパーリンクが含まれていた場合、該ハイパーリンクが保持するＵＲＬに対応付けて評価情報が前記記憶手段に記憶されているときには、前記ハイパーリンクの表示に隣接して前記評価情報の存在を示す表示を行わせることを特徴とする文書管理装置。
- 文書データに対して入力された評価情報を前記文書データを特定するＵＲＬに対応付けて記憶手段に記憶しており、前記文書データを表示する際に、前記文書データ中に他の文書を参照するハイパーリンクが含まれていた場合、該ハイパーリンクが保持するＵＲＬに対応付けて評価情報が前記記憶手段に記憶されているときには、前記ハイパーリンクの表示に隣接して前記評価情報の存在を示す表示を行わせることを特徴とする文書管理方法。
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